INFORME DE DERECHOS DE AUTOR DE LA CONTRALORIA

CODIGO: PM01DC01
VIGENCIA: 01/14/13
OFICINA DE CONTROL FISCAL
VERSION:02
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Nit: 892.300.310-2
INFORME DE DERECHOS DE AUTOR DE LA CONTRALORIA
MUNICIPAL DE VALLEDUPAR
ALJABIS MANUEL BERTEL
Coordinador de Control Interno
Marzo de 2016
¡Todo bajo Control!
Calle 14 No. 6 – 44 / piso 3 Teléfonos 5801842 – Telefax: 5803280
Email: [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co
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INFORME DERECHO DE AUTOR
La información relacionada con los derechos de autor y para dar cumplimiento a lo
establecido en la Directiva presidencial N° 02 de 2002 y CIRCULAR No. 017 de 01 de junio
de 2011, en lo referente cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre
programas de computador (software) utilizado por la Contraloría Municipal de Valledupar.
1. GENERALIDADES DEL INFORME
El presente se realiza en cumplimiento a las Directivas Presidenciales No 001 del 25 de
febrero de 1999, 02 de Febrero 12 de 2002 y la circular No 04 del 22 de diciembre de 2006
del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades
del orden nacional y territorial y la circular No 12 del 2 de febrero de 2007 modificada por
CIRCULAR No. 017 de 01 de junio de 2011 de la Unidad Administrativa Especial Dirección
Nacional de Derechos de Autor.
Respecto a los derechos de autor y los derechos conexos, en lo referente a la utilización de
programas de computador (Software), así mismo pretende presentar una síntesis de las
medidas adoptadas por la Contraloría municipal en cuanto al respeto de los derechos de
autor y los derechos conexos, en lo referente a utilización de programas de ordenador
(Software).
Además expresa los resultados de la revisión realizada por la Oficina de Control Interno en
cuanto al manejo de las licencias de Software y las recomendaciones derivadas de la
misma.
2.
ALCANCE
El Presente informe analiza la información recolectada con corte a 31 de diciembre de
2015, correspondiente a equipos de cómputo en servicio, propiedad de la Contraloría
municipal de Valledupar tal y como lo señala la Circular No. 012 de Febrero 2 de 2007 de
la UAE Dirección Nacional de Derechos de Autor, sin incluir aquellos equipos en poder de
terceros o que por razones de organización y funcionamiento se encuentren dentro de las
instalaciones de la Contraloría municipal, pero que son propiedad de otros organismos.
El presente informe analiza la aplicabilidad de las normas sobre uso de software existente
en la Contraloría Municipal de Valledupar. Para su elaboración y verificación de
cumplimiento de uso de software se realizó una revisión a las recomendaciones y normas
internas promulgadas, además se solicitó información a cada dependencia de la entidad,
para que comuniquen la situación en materia de Sistemas y software empleado, situación
que fue corroborado por la Oficina de Control Interno.
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3.
MARCO LEGAL
El derecho de autor es una propiedad especial, cuya protección se encuentra consagrada
en el Artículo 61 de la Constitución Nacional y desarrollada por las Leyes 23 de 1982 y 44
de 1993 y la Decisión Andina 351 de 1993 de la comunidad Andina de Naciones.
Específicamente las directivas presidenciales No. 01 de 1999 y No. 02 de 2002, establecen
las directrices con respecto al uso de software y la evaluación que debe realizar la Oficina
de Control Interno. Circular Nº. 04 del 22 de Diciembre de 2006 del Concejo Asesor del
gobierno nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden nacional y
Territorial. Circular Nº. 012 del 2 de Febrero de 2007 de la Unidad Administrativa Especial,
Dirección Nacional de Derechos de Autor.
4. METODOLOGIA
Para la elaboración del informe de verificación de cumplimiento de uso de Software se
realizó una recopilación de la normatividad interna y externa existente, además la Oficina
de Control Interno corroboró la legalidad del Software empleados en las distintas
dependencias de la Contraloría municipal de Valledupar.
5. OBJETIVO GENERAL

Evaluar el conjunto de procedimientos, principios, mecanismos técnicos y de
cumplimiento legal aplicados al software que utiliza de la CMV.

Verificar el manejo dado al inventario de software y hardware de la CMV.
6. VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE NORMAS SOBRE DERECHOS DE AUTOR
6.1 ¿Con cuántos equipos cuenta la entidad?
Rta. A corte 31 de Marzo del año 2016, la Contraloría municipal de Valledupar cuenta
con: Equipos Portátiles son Dieciséis (16), Equipos de Cómputo PC son Catorce (14),
distribuidos así:
OFICINA
CANTIDAD
Despacho Contralora
Oficina Asesora
TIPO
MARCA
ESTADO
1
Portátil
HP ProBook 4440s
Buen Estado
1
HP
Toshiba
Mal Estado
1
PC
Portátil
1
PC
HP Pro 3400
Regular Estado
1
PC
Clon
Mal Estado
Mal Estado
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OFICINA
CANTIDAD
Oficina Administrativa y
Financiera
Oficina de Control Fiscal
Oficina Responsabilidad
Fiscal
TIPO
MARCA
ESTADO
1
PC
HP Todo en Uno
Buen Estado
1
PC
QBEX
Regular Estado
1
Portátil
PC Smart
Buen Estado
3
Portátil
HP 530
Mal Estado
1
Portátil
HP 550
Regular Estado
1
Portátil
PC Smart
Buen Estado
1
Portátil
HP Pro Book 4440s
Buen Estado
1
PC
HP
Regular Estado
1
PC
Compaq 5008 MT
Regular Estado
1
Portátil
PC Smart
Regular Estado
3
Portátil
HP 550
Buen Estado
1
PC
HP
Regular Estado
1
PC
Compaq Presario
Mal Estado
1
PC
HP Todo en Uno
Buen Estado
6.2 ¿El software instalado en estos equipos se encuentra debidamente licenciado?
Rta.
Sí. Todas las aplicaciones, sistemas operativos, software de oficina y programas de
antivirus cuentan con sus respectivas licencias.
Conforme a la inspección realizada por las dependencias, el software instalado en estos
equipos todos se encuentran debidamente licenciados, de igual manera el NOVASOFT,
utilizado en la Contraloría municipal de Valledupar cuenta con el debido respaldo de
autenticidad.
Los equipos nuevos son adquiridos con sistema operativo pre instalado (Windows XP
Profesional, Vista o Siete) y el software de ofimática se reciben con licenciamiento
corporativo.
6.3 ¿Qué mecanismos de control se han implementado para evitar que los usuarios
instalen programas o aplicativos que no cuenten con la licencia respectiva?

Rta.
En la Contraloría Municipal de Valledupar, cuando se entrega o pone a
disposición un equipo de Computo ya sea PC o Portátil, para el cumplimiento de las
actividades de las diferentes dependencias de la entidad; se le explica al usuario la
importancia del uso de contraseñas para acceso a Windows, sobre el manejo de la
información, uso de hardware y software, copias de seguridad y almacenamiento de la
información, instalación de periféricos, control de virus, seguridad en la intranet,
apagado de equipos, cierre de sesiones y otras disposiciones; todo esto para el buen
funcionamiento del equipo y salvaguarda de la información y además de los riesgos que
implicaría que se cambien las configuraciones de los equipos que le han sido asignados
a los funcionario para el desempeño de sus funciones.
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
Asimismo, cuando alguno de los funcionarios o usuarios de los equipos requiere de
utilizar algún dispositivo adicional, o software, debe recurrir al técnico administrativo,
quien es la persona encargada de custodiar los instaladores y este procederá a realizar
las respectivas instalaciones verificando previamente su licenciamiento.

Se han instalado claves en los equipos de cómputo para que solo el administrador
pueda instalar un nuevo software o aplicativo licenciado.

La Contraloría evita la instalación de software no autorizado, se inspeccionan
permanentemente todos los equipos de las diferentes dependencias, identificando y
confirmando que todos estén licenciados, al momento de detectar algún programa que
no cuente con licencia, este inmediatamente será desinstalado en su totalidad.

Socialización a todos los usuarios de los equipos de cómputo de la entidad con respecto
a la prohibición e implicaciones que existen sobre instalar software por cuenta propia sin
autorización de la entidad.
6.4 ¿Cuál es el destino final que se le da al software dado de baja en su entidad?
Rta.
En la Contraloría Municipal de Valledupar, no se le ha dado de baja a ningún
software, ni aplicativo
En el momento no existen procedimientos documentado para dar de baja y destrucción por
obsolescencia de software, son utilizados, hasta que se emite una nueva versión del
software o se re potencian en sus especificaciones técnicas o la renovación del equipo.
Es importante aclarar que al momento de dar de baja a un equipo de cómputo, en caso de
que este sea entregado en donación se hace entrega con las licencias de los equipos.
6.5. Softwares existentes en la Contraloría Municipal de Valledupar
La Contraloría municipal de Valledupar cuenta con software adquiridos y hacen referencia a
los que se emplean por la entidad en sus diferentes áreas y que fueron adquiridos con
terceros y con su respectiva licencia de uso.
SOFTWARE
SIIGO
LICENCIA DE USO
SI
DEPENDENCIA
Oficina de Administrativa y financiera
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7.
RECOMENDACIONES

Para la vigencia 2016 deberá adquirirse e instalarse en los equipos las diferentes
licencias, en el caso que no se cuente con los recursos instalarse el software gratuito
existente en el mercado.

Se recomienda realizar visitas periódicas por muestreo a las diferentes dependencias
para evaluar el cumplimiento a la aplicación de las normas de uso de software, por
parte de los funcionarios responsables de los equipos de cómputo.

Realizar la socialización del marco legal y sancionatorio sobre derechos de autor entre
los funcionarios de la administración municipal, adelantar las auditorías internas a las
diferentes dependencias respecto al tema, por parte de la oficina de control interno.

La Oficina de Control Interno considera que se debe realizar todas las gestiones
conducentes a minimizar los riesgos de virus y ataques informáticos, de manera que se
pueda brindar a los afiliados un servicio seguro y continuo.

Continuar con la depuración de software no utilizado y obsoleto, mediante el proceso de
baja.
8. CONCLUSIONES
Como resultado de la verificación realizada se encontró que la CMV, está cumpliendo de
manera integral con la Directiva Presidencial 02 de 2002 y la Circular 04 de 2006, normas
relacionadas con la protección del derecho de autor y uso de software.
Atentamente,
ALJABIS MANUEL BERTEL NORIEGA
Jefe Oficina de Control Fiscal
Contraloría Municipal de Valledupar
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