16 CAPITULO Organizaci6n de 105 viajes Hasta que la moderna tecnologia, particularmente la videoconferencia (vease Capitulo 13), llegue a ser mas barata y sea mas utilizada por las empresas, muchos directivos (y algunas veces sus secretarias), seguiran viajando para contactar con proveedores, clientes, asociados de negocios y sociedades 0 para atender reuniones, exposiciones 0 ferias. Tu jefe puede tener que efectuar viajes de negocios frecuentemente por el pais, u ocasionalmente por to do el mundo. En cualquiera de los casos una de las preocupaciones de una secretaria sera asegurarse de que la visita se efecttie sin ningtin tipo de trastorno. El determinara los objetivos del viaje, pero tti tendras que asegurarte del desarrollo, el billete de avian, el material de trabajo necesario, la acomodacion adecuada. Cuando tengas que preparar un viaje deberas: • Discutir los objetivos y planificar el viaje con tu jefe para tener una idea clara de 10que necesita. • Elaborar un itinerario que Ie permita enfrentarse con facilidad a sus compromisos. • Hacer todas las reservas necesarias de coches, trenes, aviones y hoteles. • Asegurarte de que tiene toda la documentacion e informacion necesaria para el viaje, asi como sus documentos person ales. • Cerciorarte de que has llevado a cabo las acciones adecuadas para que sus actividades no se detengan en su ausencia. Tu primer paso es conocer el objetivo de la visita para saber con exac-titud: • • • • Cual es el proposito de la visita. El lugar de destino. Cuanto tiempo estara fuera. Que informacion, reservas, etc. necesitara. Algunos de los viajes senin rutinarios, de tal forma que, despues de la primera visita, tendnis la informacion necesaria para la programacion de los siguientes. Otros senin viajes y citas especiales que requieren una planificacion cuidadosa. No siempre es facil tener toda la informacion para preparar un viaje. Si tu jefe tiende a darte un pequeno resumen de instrucciones, sera interesante preparar una agenda de viaje en la que se incluya toda la informacion necesaria para preparar el itinerario y hacer las reservas apropiadas. Tambien sera uti I tener conocimiento de las preferencias 0 detalles caracteristicos de tu jefe; puedes consultarle en el momenta de hacer reservas; tendras que tener en cuenta si Ie gusta: primera clase, parte delantera, asientos de no fumador, viajes en tren, 0 cuando viaja con su mujer, si Ie gustan las habitaciones dobles con banD, por ejemplo. Debenis tener en cuenta, adeinas, cualquier otro detalIe personal que pueda afectar a su con fort -informate, si necesita una dieta especial, en donde puede comer-. Ya que estos puntos no son los habituales a tener en cuenta cuando prepares un viaje, tendras que considerarlos en cad a caso. La mayoria de los directivos esperan que sus secretarias sean suficientemente eficaces y se aseguren de que todos estos requerimientos se cumplen. EI itinerario es un documento de trabajo en el que se determina el plan del viaje, analizando principalmente: • Horarios (salida, lIegada, duracion del VlaJe, estancia, retraso, etc.). • Forma de viajar. • Localizacion. • Citas. • Reservas. • Personas 0 empresas con las que hay que contactar (incluyendo numero de telefono). En el caso de un viaje corto, este sera un pequeno documento; si el viaje es al extranjero y dura varios dias, el itinerario puede ocupar muchas paginas. En cualquiera de los casos es un documento util que le permitira comprobar detalles concretos mientras viaja. Si el itinerario es largo y complicado, sera mucho mejor preparar una version abreviada en una 0 mas tarjetas -quizas una tarjeta para cad a dia- que tu jefe puede llevar en su bolsillo 0 cartera. Generalmente, tendras que preparar mas de una copia del itinerario: • Una para ti, ya que asi sabras donde esta en to do momento, caso de que tengas que contactar con e1. • Una para el archivo. Puede que necesites otras copias para: • Com pan eros, superiores u otros miembros de la organizacion (que puedan necesitar contactar con el mientras esta fuera, 0 autorizar gastos, 0 cualquier otra cosa). • Su mujer. 16.3. PUNTOS Y CONTACTOS IMPORTANTES Cuando prepares un itinerario encontraras que unos puntos son mas importantes y prioritarios que otros, por tanto, todas las citas tendras que organizarlas alrededor de ellos. Con frecuencia estas acti vidadesseran citas previamente acordadas por tu jefe 0 programadas con mucho tiempo de antelacion, como conferencias 0 ferias. Sera mejor empezar tus preparativos anotando estas citas de forma que de un vistazo adviertas con claridad todas las actividades que hay que lIevar a cabo (vease Figura 16.1). Algunas 11.15 Delegacion Central Juan Moreno -Dtor. y Francisca Faro 13.45 "Carla MARYBEL (cornida castellana) Cister, n. 25 Mesa para cuatro personas. lt O 16.30 COPER S. A. C/Bareo, 18·2.·-A Antonio Segurado - TEDA Financiero- 29 Sep. 08.30 h. 09.30 h. Salida Aeropuerto "Barajas". Puente aereo a Barcelona (cafe bebidas) . L1egada aeropuerto "E1 Prat". Taxi Barcelona / Hotel TRIO, C/Llorens, 12. Habitacion 325 (desayuno incluido). Reunion delegado Catalufta (recoge Sr. Arcos). Reservada mesa en "EI Horno (Marina, 13). Tarde libre. 10.30 h. 10.45 h. 12.00 h. 14.30 h. 30 Sep. 10.00 13 .30 16.20 17.24 18.30 20.00 1 Oct. 10.00 13 .26 14.37 15.00 17.00 19.00 21. 30 22.30 a ll Visi ta delegacion y Factoria (recoge Sr. Arcos) Comida en Factoria. Tren rapido a Tarragona (estaci6n, Central) . Llegada Tarragona (estacion). Taxi a Delegacion, C/ Salitre, 8 (Tfno. 762398). Reuni6n Delegado Tarragona. Hotel "Los Arces", habi tacion 423 (desayuno incluido) . Avda. Mirasol, 14 / Le acerca el Sr. Tolra. Visita delegacion y Factoria (recoge Sr. Arcos) . Estacion Tarragona / Tren rapido a Lerida. Llegada Lerida (estacion) . Mesa reservada en ItEI Tere (cerca de la estacion) . Reunion Dtor. Regional - Oficina principal C/ La Balsa, 35 - (Coger un Taxi). Recepcion Sala Capi tular (lleva Sr. Sufter). Taxi a 1a estacion. Expreso a Madrid / Servicio de Restaurante. Coche cama / coche n. 21, carna 34. Llegada Chamartin - Madrid. ll O 2 Oct. 08.30 veces Sera una reserva hecha hace tiempo de un vue10, 0 de un billete de tren, y tendnis que elaborar una guia en la que todos los compromisos, citas, comidas, etcetera se hagan en funcion de estas. Cuando planifiques un itinerario recuerda que tu jefe no es una maquina, que puede estar cansado despues de un largo viaje. sentirse incomodo despues de comer 0 vacio si no ha tenido tiempo para comer. Sufrini estos problemas si no dejas un tiempo extra para relajarse y en prevision de contratiempos 0 retrasos inesperados. Aqui hay unas cuantas consideraciones que te ayudanin a preparar un itinerario (vease Figura 16.2). • No prepares el programa de actividades demasiado apretado. Deja tiempo libre en prevision de retrasos en el transporte y para descanso y recuperacion (particularmente si el viaje ha sido muy largo, si hay un cambio horario 0 necesita acostumbrarse a las condiciones climaticas). Ie Anota los horarios usando el sistema de 24 horas; esto evita problemas de incertidumbre sobre la manana 0 la noche. • Si el viaje es al extranjero, calcula el cambio de horario; ten en cuenta el horario local. (Si has concertado una Ilamada telefonica no Ie agradara que Ie despierten despues de un largo viaje, alas dos de la madrugada, para contestar preguntas de su oficina central.) • Preve un periodo extra de tiempo, si el viaje se efectua durante las horas punta, 0 en periodos de intenso trafico, como las vacaciones. • Comprueba si el viaje coincide con fiestas locales, fiestas religiosas, 0 dias en los que las oficinas cierran temprano (sabados). (Muchas actividades 0 servicios, como los bancos, cierran sus puertas determinados dias, e incluso, en ciertos paises tienen distintos ciclos de vacaciones que en Espana.) • Indica claramente el dia de la semana y la fechao • Senala la hora de salida y de llegada e inclusive el nombre del pais, ciudad, aeropuerto, estacion u otra terminal (y si es necesario el tiempo o distancia desde la llegada y el tipo de transporte utilizado). • Anota los detalles basicos de las reserV'as (incluida compania aerea) y numeros de referencia como: n. asiento, clase, autobus, tren. • Indicale los servicios que disfrutara mientras viaja: comida, refrescos, etc. • Anota la informacion del hotel (nombre del hotel, direccion y numero de telefono, tipo de habitacion, numero de reserva). • Si van a ir a recogerle a la llegada, anota el punta de encuentro, como y por quien. • Determina el dia, la hora, ellugar y el nombre del contacto para la cita. • Proporciona una lista de contactos utiles, en caso de emergencia (numero de telefono del Consulado 0 la Embajada, Agencia de Viajes). O Una vez que te has puesto de acuerdo con tu jefe en las Iineas basicas de la preparacion del viaje, tendras que hacer las reservas del transporte y del alojamiento. Las empresas tienen diferentes procedimientos para preparar sus viajes. Algunas dejan los preparativos a los viajeros 0 a sus secret arias. Otras (mu- cho mas grandes) cuyos ejecutivos viajan la mayor parte del tiempo -,-no solo por su pais, sino por el extranjerosuelen disponer de su propio departamento de viajes. Si es este el caso de la empresa en la que tll trabajas, tendras que asegurarte de que el departamento de viajes se ha informado convenientemente de las necesidades del itinerario. Cuando una empresa dispone de su propio servicio de viajes, 10 logico es que tenga muchas posibilidades a la hora de solicitar billetes, reservas, alquileres de coches, asi como ventajas en las negociaciones, ya que trabajaran con tarifas mucho mas ventajosas. Seguramente, tam bien dispondra de un servicio de informacion para los ejecutivos de la empresa, informacion relativa al cambio de moneda, visados, vacunaciones, etc. Por otra parte, las empresas pueden utilizar los servicios de una Agencia de Viajes, que satisfara tambien sus necesidades. Si tll eres la responsable de realizar reservas para to do el personal de tu empresa, puedes acudir a una de las muchas Agencias de Viajes que existen en nuestro pais, aunque previamente deb eras investigar la solvencia, seguridad y seriedad de la misma. Siempre sera interesante tener una buena relacion con las Agencias de la zona, ya que ellas pueden conseguir muchas mas ventajas que las individualmente se pueden obtenero Ademas, much as de tus preocupaciones (reservas aereas, billetes de tren, alquiler de coches, reserva de hoteles, documentaciones, permisos, etc.) quedaran solucionadas con una simple llamada. De todas formas no debes dejar de controlar cada billete 0 cada reserva; no pienses que son infalibles; antes de entregar un billete a tu jefe confirma que es para el dia y la hora correcto. En algunos casos no hay forma de elegir la forma de viaje y esta viene determinada por la empresa 0 por la naturaleza de la visita. Cuando existe la posibilidad de elegir, tanto tll como tu jefe podeis sentiros tentados a hacer falsas economias. Por ejemplo, sobre el papel puede parecer mas barato viajar a Barcelona en tren que en avion, sin embargo hay que analizar tambien el costo de permanencia, el hotel, las comidas, etc., y considerar ademas el gasto que supone la perdida de tiempo de un directivo. Otra eleccion pod ria ser el escoger primera clase 0 coche cama cuando se viaje en tren, 0 clase turista o preferente en el avion. Esta eleccion estaria determinada por la naturaleza de la visita; si el viajero llega con el tiempo justo, tendra que viajar de la forma mas comoda posible para llegar fresco y alerta, adem as puede aprovechar el viaje, cuando 10 hace comodamente, para terminar un trabajo pendiente. Si el metoda elegido es viajar en tren, puedes utilizar el horario de trenes de Renfe. Constrasta las diferencias que existen entre unos trenes y otros, los servicios que ofrecen al viajero; seria interesante que conocieras los diferentes simbolos, abreviaturas 0 caracteres. Una vez que has determinado la estacion de salida y de llegada, estudia el tiempo que tarda en hacer el trayecto cada tipo de tren, las estaciones en las que se para, si hay que hacer cambio de tren en alguna de ellas, etc. En todo caso, siempre puedes llamar al telefono de informacion de Renfe donde te daran todo tipo de explicaciones. Si por el contrario tu jefe desea viajar en avion, debes saber que puedes reservar directamente con las lineas aereas el billete de avion, ademas de hacerlo con una Agencia de viajes. Las Agencias de viaje pueden disponer de ofertas especiales, pero informate tam bien de las ofertas que suelen ofrecer las compafiias aereas (por ejemplo, los descuentos que se hacen cuando se reservan los billetes con mucha anticipacion). Cuando hagas una reserva tendras que comprobar las horas de salida y llegada cuidadosamente, teniendo en cuenta los cambios horarios que se puedan producir con algunos paises. Tendras que asegurarte asimismo del nombre del aeropuerto de salida y del de llegada, puesto que en muchas ciudades hay ya dos aeropuertos que hacen servicios de vuelos regulares. Tambien hay que confirmar si el vuelo es directo 0 hace escala en alglln aeropuerto (tu jefe podria encontrarse sentado en una sala de espera en la mitad del trayecto, sin conocer para nada esta circunstancia). En algunos aeropuertos existe un servicio especial para directivos en viaje. Este servicio incluye la posibilidad de disponer de un telefono, un despacho, un servicio de telex y en algunos casos un servicio de secretarias. En algunas ocasiones tu jefe no tendra mas remedio que viajar en su coche, 10 que supondra para ti una cierta dificultad a la hora de concertar citas al final del viaje; no olvides que viajar en coche no es comb viajar en un tren que dispone de unos horarios determinados. Tendras que dejar un margen amplio en prevision de posibles atascos 0 percances. Por otra parte, puede que necesites alquilar un coche en el punta de destino de un viaje en avion o en tren. Esto no es ningun problema, ya que existen muchas compafiias de alquiler de coches que disponen de agencias en los aeropuertos y estaciones. Si, por alguna causa, tu jefe deseara viajar por mar -tal vez sea una persona reacia a volar- tendras que tener en cuenta que estos viajes son siempre mas lentos y, por ello no se utilizan casi nunca en viajes de negocios. Sin embargo, los servicios de Ferrys entre las islas Canarias son rapidos y puede ser necesario utilizarlos en algunos casos en los que no existe un servicio de aeropuerto. No olvides que la reserva en estos medios de transporte hay que hacerla con bastante tiempo de antelacion. x ":\ ..... ;;~f'··· La empresa en la que trabajas puede tener una politica clara y concreta acerca del tipo y la clase de hoteles que pueden ser utilizados por las diferentes categorias de ejecutivos dentro de la empresa. Si esto no es asi, el que puede tener sus propias preferencias es tu mismo jefe. Sera interesante si te organizas tu particular archivo anotando las referencias de visitas anteriores con 10 que puedes comprobar si los comentarios fueron favorables 0 desfavorables. Asi que si tienes que reservar un hotel, no dejes de cerciorarte de que este corresponde con las necesidades de tu jefe. l,Necesita habitacion sencilla 0 doble? l,suite de lujo? l,servicio de secretaria, fax? l,Le gustan los lugares tranquilos y silenciosos? 0, por el contrario, l,le agrada el centro de la ciudad lleno de luces y vida? Para hacer una buena reserva de hotel puedes: a) Acudir a la experiencia de la Agencia de via- jes. b) Hojear el libro de «Hoteles de Espana». c) Consultar guias especializadas de zonas 0 regiones concretas, escritas por famosos escritores 0 expertos viajeros. d) Solicitar la informacion en las oficinas centrales de las grandes cadenas hoteleras. No olvides que hay hoteles que se especializan en efectuar servicios a empresas, disponen de servicios excepcionales (secretaria, telex) asi como de tarifas especiales. Si el viaje no esta cerrado y el tiempo de permanencia en una capital determinada esta en funcion del trabajo que se va a realizar, se pueden hacer reservas con las gran des cadenas, que pueden utilizar su servicio de reserva de una habitacion en el proximo punta de destino. Las reservas de hoteles se pueden efectuar por telefono, telex y, en algunos casos, por computador. Si la reserva ha sido hecha por telefono, no dejes de confirmar todos los detalles antes de cortar la llamada. Hay algunos documentos que son imprescindibles para viajar, aunque muchos de ellos 10 son en fun- cion del destino del viaje. En todo caso necesitaras informarte de que documentos son precisos en cada ocasion. Si viaja al extranjero, un documento que se ha necesitado hasta hace poco tiempo ha sido el Pasaporte. Hoy en dia, con nuestra entrada en el mercado comun solo necesitara el pasaporte para entrar en algunos paises determinados. En todo caso 10 que si es seguro que va a requerir sera su Documento Nacional de Identidad. Conviene asegurarse en todo momenta de que no esta caducado y si asi fuera, llevar a cabo todos los tramites necesarios para solicitar su renovacion. (Como secretaria tendras que anotar en tu agenda la fecha de caducidad, tanto del DNI como del Camet de Conducir para avisar a tu jefe con tiempo sobre su futura caducidad.) Cuando tu jefe viaje no olvides quedarte con una fotocopia, tanto del pasaporte como del DNI, para agilizar cualquier tipo de accion caso de que Ie fuera rob ado 0 10 perdiera. Si esto Ie sucede en el extranjero, adem as de ir a la comisaria mas proxima, tendra que pasar por el Consulado de Espana en el pais en que se encuentre. Tendras que pensar en los documentos y visados especiales que hay que solicitar para viajar por ciertos paises (por ejemplo, una persona que viaja al Oriente Medio no podra entrar en ningun pais arabe si en su pasaporte tiene un sella israeli). Los visados, que resultan necesarios para entrar en algunos paises, sirven para comprobar la intencion de la visita, asi como que tu visita ha sido aprobada y confirmada con anterioridad. Los visados han de ser solicitados con bastante tiempo de antelacion. En tu Agencia de viajes tam bien te informaran convenientemente de la forma en que se formaliza un visado. Si, como veiamos antes. tujefe quiere viajar 0 utilizar un coche, no podra olvidar su Camet de Conducir. Como en el caso del pasaporte. en muchos paises es suficiente nuestro Camet de Conducif. sin embargo. en otros sera necesario disponer del camet de Conducir Internacional. EI documento es facil de sacar, pero requiere tiempo, con 10 que hay que prepararlo con antelaci6n. No estara de mas que confirmes las normas que rigen en cada pais para evitarle a tu jefe disgustos desagradables si se encontrara desinformado (en un control de carretera, por ejemplo). Otros documentos necesarios seran los relativos a la salud. Si va a viajar por 1<; Comunidad Econ6mica Europea sera conveniente que lleve consigo su cartiIIa de la Seguridad Social. Algunos paises exigen vacunas especificas contra ciertas enfermedades. Ya que esta legislaci6n esta cambiando deberas enterarte de cuales son las exigencias de cada pais. sera interesante tam bien disponer de un segura de viaje -que las agencias suelen hacer habitualmente- contemplando: • accidentes personales, • enfermedad (incluye tratamiento rio), • perdida de dinero 0 robo, y • retraso de un medio de transporte ci6n, hospitala- 0 cancela- por si, a pesar de todos los esfuerzos, se present a cualquier problema inesperado. Seguramente tu jefe cuando viaja lleva todos los gastos pagados ya que pagaras los transportes, las reservas de hotel y, en algunos casos, los restaurantes desde la oficina principal. A pesar de esto, tu jefe tendra que efectuar algunos pagos durante el viaje, pagos que no figuran en los presupuestos establecidos -no debes olvidar que en algunos paises es dificil utilizar cheques de viajeros 0 pagar con tarjeta de credito-. En consecuencia, este siempre ha de llevar dinero en efectivo, teniendo en cuenta el cambio de moneda si fuera a salir al extranjero. Sin embargo, sera interesante que ten gas en cuenta 10 siguiente: • Algunos paises tienen restricciones sobre la importacion/exportaci6n de su moneda. • Suelen exigir gravamenes cuando los cambios de moneda 0 devoluci6n no se hace en los bancos. • Llevar grandes sumas en efectivo puede conducir a peligros de robo 0 perdida del mismo. • EI sistema mas seguro de llevar dinero es en cheques de viajes, que a su vez son avalados por tarjetas de credito (American Express, Dinner's, etc.). Si tu jefe viaja con cheques de viaje, quedate con la informaci6n Msica referida a los mismos (mimero, serie), de tal forma que si se pierden 0 son robados la policia local puede ser informada nipidamente, con 10 que se impide su po sible utilizaci6n. Si necesitaras enviar dinero a tu jefe cuandoeste se encuentra en el extranjero, no olvides que los grandes bancos 0 las oficinas de correos pueden llevar a cabo este servicio. 16.7. PREPARAR EL RESTO DE INFORMACION Y DOCUMENTACION Para que tu jefe este 10 suficientemente informado cuando tenga que efectuar viajes de negocios al extranjero, tendras que recoger tambien la siguiente informaci6n: • Informacion general: Pueden ser hechos tipicos del pais, su cultura y sus costumbres, asi como formas determinadas de comportamiento a tener en cuenta en una reuni6n de negocios 0 un acto social. • Informacion especifica: Necesitara tener toda la informaci6n imprescindible relativa a la organizaci6n, empresa 0 persona que va a visitar. • Conferencias: Si tiene que dar una conferencia o presentar un discurso formal como parte de su visita, tendra que disponer del documento mecanografiado antes de su salida. (Deja margenes amplios para permitirle cualquier tipode correcci6n 0 comentario de ultima hora.) Arreglalo de forma que pueda disponer de alguna ayuda audiovisual complementaria (diapositivas, transparencias 0 videos). • Propaganda, folletos de empresa: Tendras que confirmar que toda la informaci6n que se va a entregar ha sido realizada en el formato adecuado; podria tener que ser corregida en funci6n del pais al que va destinada, sus leyes y su lengua. • Direcciones y numeros de telefono: Por supuesto, ha de tener en su poder un registro de telefonos, direcciones, nombres de empresas y personas con las que va a contactar, sea de la forma que sea (tanto telef6nicamente como en visita directa). No debes olvidar entregarle una caja de tarjetas de visita. Otros libros que podrian ser interesantes, 0 induso necesarios, pueden ser un diccionario y un libro de frases idiomaticas, mapa de carreteras y pianos de las ciudades que va a visitar, asi como cualquier otro tipo de documentos concretos que puedan ser provechosos para el caso concreto. 16.8. COMPROBACIONES FINALES ANTES DE LA PARTIDA Antes de salir de viaje tendnis que comprobar que dispones de 10 siguiente: a) Una copia de su itinerario. b) Una copia de la direccion y numero de telefo- no de las empresas, personas, hoteles, etc. que visitani. c) Una lista detallada de todos los documentos que lleva. I. Como qui ere que se haga el trabajo en su ausenCla. 2. En que circunstancias estaria interesado en que contactaras con el. 3. Cualquier contacto preacordado, horas y numeros. • • • • • • • • • • • • • • Informacion del vuelo y lista de horarios. Transporte hasta el aeropuerto 0 estacion. EI billete. Pasaporte, DNI 0 visado. Seguros y certificados de la S.S. Su camet de conducir (0 licencia internacional). Moneda suficiente del pais de destino. Cheques de viaje y tarjetas de credito. Su talonario de cheques. Una nota aparte con los mimeros de serie y otros de los documentos que lleva para el caso de que se pierdan 0 sean robados. Su itinerario. Papeles personales. Libros de consulta, mapas u otra informacion. Su equipaje (personal y de empresa). En mas de una ocasion en ausencias mas 0 menos grandes tendras que asumir las funciones de tu jefe, habras de preparar 10 mejor posible la continuacion de 10strabajos pendientes mientras este fuera y tendras que esforzarte para afrontar cualquier eventualidad. No debes olvidar que tu trabajo tiene que continuar normal mente, el hecho de que el jefe este ausente no debe, en modo alguno, significar relax 0 abandono. De hecho, te daras cuenta que hay mucho trabajo que hacer 0 que esta es la oportunidad para poner al dia muchos datos, e incluso terminar esos trabajos para los que necesitas mucho tiempo de atencion, tiempo del que no dispones cuando esta tu jefe. No necesitaras molestar a tu jefe con asuntos rutinarios, pero seguramente te ha dejado instrucciones para que contactes con el en circunstancias especiales. Tu jefe te habra informado de la forma en que qui ere que se lleven a cabo las tareas normales en su ausencia. Puede, de todas formas, que tengas que tomar una decision cuando suceda algo inesperado; normalmente podras decidir 10 que hacer, pero en caso de duda siempre puedes acudir a solicitar el consejo de uno de los directivos de la empresa. Si no tienes ninguna linea marcada por tu jefe al respecto, tendras que actuar con cautela para no correr el riesgo de revelar asuntos que, a tu jefe, po sible mente no Ie gustaria que se supieran. Aunque este sea un momenta dificil para una secretaria, es una de las caracteristicas mas importantes que se -requieren en este puesto de trabajo: discrecion, y una secretaria competente intentara actuar como 10 hubiera hecho su jefe, que ha sido capaz de confiar en ella. Cuando tu jefe regrese se encontrara gran cantidad de documentos, de trabajo pendiente de revision, que requeriran su atencion. Como buena secretaria tienes que ir sacando adelante algunas cosas, antes de que tu jefe llegue y se hunda entre los papeles. Organiza el trabajo de forma, si es posible, que el primer dia de trabajo, tu jefe tenga la manana libre para atender todos los documentos y para que puedas informarIe de las incidencias ocurridas en su ausencia. Prepara y organiza los documentos en grupos clasificados como «urgente/de atencion inmediata», «importante» 0 «para revisar mas tarde». Agrupa los archivos relativos a correspondencia, colocando notas explicativas, si existe en ellos algun detalle especial mente interesante. Elabora un informe mecanografiado determinando todas las cosas que han sucedido en su ausencia y las acciones que se han llevado a cabo en cada caso; acompana una lista de todas las citas y acuerdos que hayas hechos en su ausencia. Si preparas la informacion convenientemente, tu jefe identificara los puntos esenciales, dandoles solucion y confirmando el exito de tu actuacion. En algunos casos te veras obligada a acompanar a tu jefe 0 incluso a viajar tu sola en su nombre. Por supuesto, este viaje requiere, a la hora de organizarIo, las mismas pautas que un viaje de tu jefe. encontraras con situaciones nuevas y nada familiares; se te exigira paciencia y control incluso si las negociaciones no salen demasiado bien y tu jefe esta desesperado. (Seguramente te encontraras sola en mas de una ocasion, sin el apoyo de tus compafieros y fuera de tu ambiente de trabajo.) Este tipo de experiencias sera altamente positivo cara al futuro, pero exigira de ti gran cuidado y eficacia en la planificacion -no solo del viaje, sino de tu propio trabajo- manteniendo un alto grado de atencion para llevar todos esos proyectos a una conclusion satisfactoria. En estos casos, tendnis que enfrentarte con los aspectos cansados del viaje sin abandonar tus tareas. Puede que necesites transportar contigo un ordenador personal 0 una maquina de escribir portatil para des~lITollarel trabajo cuando sea necesario. Tendras que tener en cuenta las diferencias de relacion entre el pesonal de las empresas en otros paises y adaptarte a sus expectativas. Cuando te planteen un viaje, puede parecerte una ventaja oy entusiasmarte, sin embargo no debes olvidar que un viaje de negocios no es en modo alguno un viaje de recreo y en mas de una ocasion te sentiras fatigada y cansada. Si acudes al viaje como soporte de tu jefe, seguramente te Cuestionario 1. ~Que es un itinerario y para que se utiliza? 2. ~Que documentos senin necesarios para viajar al extranjero? 3. Determina tres formas en las que se pueden pagar los gastos ocasionados por un viaje. 4. ~Que precauciones debes tomar si tu jefe viaja al extranjero? 5. Di de que formaspuedes organizar los viajes de nego~ cios. 6. Explica brevemente como debes organizar el trabajo para facilitarle a tu jefe la vuelta de un viaje. 7. ~Qi.lemedio sera mas interesante para utilizar a la hora de hacer un viaje de negocios? 8. ~Que puedes hacer para que no se te olvide nada cuando tengas que preparar un viaje para tu jefe? Fecha li-s-f- ° Actividades A) Eres secretaria en una empresa que ultimamente ha diversificado sus actividades y muchos de sus directivos viajan la mayor parte de s~ tiempo. Muchas de las secretarias tienen problemas a la hora de organizar los viajes. Te han pedido que elabores una lista para ayudar a tus compafieras a planificar los viajes con exito. Tu jefe tiene que hacer un viaje al extranjero. Que formalidades debe llevar a cabo y que pasos debes seguir antes de su salida para minimizar los cambios y evitar las consecuencias de: B) • • • • Enfemiedad en el extranjero, Perdida de documentos de viaje, Perdida del dinero, 0 Perdida del equipaje. Para ° A~ Sr. ?ou ~~ _0 ha venido 0 ha telefoneado ~ :S-_v..Q,.).A. el Sr. __ _ ~_C1_.0_01 _ ha dicho: T~ vm"u.u.o ~e.~ Lu,O ~ d:>e~ • e....... oc:..d€. &.. \'t~rcCZeii T~ ~ ro..ro.. ~ pro~ esfarti. e.u. Td1edi.o .e. rr6",tw> 6 de I7a.r2eo. .:i ° W#AMl SZ-frl.et..\ \.erlcu 1i:rlo).. ~ieu..lF' \JOLuero a u.e.. I • IQ C C) El Sr. Ruiz viaja frecuentemente a la busca de nuevos mercados. Normalmente uti!iza su coche en sus desplazamientos. • i,Que !ibros de consulta necesitanis consultar? • Raz una !ista de los preparativos que tienen que ser hechos antes de su partida. • i,Que cosas tendni que llevar el Sr. Ruiz en su maletin? D) Eres Estrella Torres, secretaria de Pablo Alma y Jaime Maravillas, socios en la empresa Alma y Maravillas, SA Sara, tu ayudante, recibi6 el mensaje telef6nico que puedes ver en la Figura 16.3, ayer por la tarde. • Mira la agenda del Sr. Alma (Figura 16.4) y selecciona las horas que consideres mas oportunas para la visita. EI Sr. Alma pierde por 10 menos media hora visitando propiedades. Como el jueves va a ser un dia muy ocupado, te ha pedido que Ie prepares una !ista de citas. MARZO 1984 marzo .fc. «> Juou -;;;;'a s . 16.00 Ct:x.w'Te?aI'a <Z!~~rro//D. /f'.~o .Jr.~~. 1'1.002>. Cfe/go A 4Pi). f.r.? D_.r ~~. 5 f!!!:f"ldoclsr. de marzo /0.00 (/;s,'rQ /om::t/6~ 7P~O ~£t .57"0 70_ A>a::r~r. /~.$O Q>.u f6/GJs.)OUQI.''wa CO_,ch rJer~ClD s;,t,.dacl~' 0~'7'A of"-Pa !""'6,,,;-1 4'~'7-4S. l.r, ~o 2>'JC<JS;~ Q<llf'C'O ~( p#O~nQll'-Lia/ c.o~ '/'o"".Pte,4}zyJ. /". 6 marzo 00 ""'ooAr' 11.00 7 marzo /0.00 N. 00 Sr. Ur '~ f" ft.. !:::'o - oea / 012 A.?'j). s..Jr!c,e l'''-l ''Lo re~ ~OClOCl~.k ,{b-UIt!'.da e;;.,.s~ "40 A. Al' = /6'.30 '" ~ -<b. 0<:> 8 9 marzo /o.~O .I -eo(LJOO ~C//~r 4SOQ4C1'o~ . aciQ /6.30 0l'~co. ~/.OO ~£r Mu-lPa:, marzo ~ £/.e. OF' EI director de Cloper va a estar en un congreso de tres dias, en Oviedo, en el mes de Abril con el Sr. Alma. Como su secretaria acaba de entrar en la empresa, el Sr. Alma te ha pedido que Ie entregues algunas notas informandola de su papel y responsabilidad mientras su director este ausente. Tendra que atender a clientes, tanto antiguos como nuevos, concertando citas, dando informaci6n, etc. • Escribe una nota de comunicaclOn interna para Linda, secretaria del Director de Cloper, incluyendo las notas sobre los hechos que tendra que compro bar con el Director antes de su marcha y durante su ausencia. Practicas Para practicar el diseno de itinerarios, preparativos y reserva de viaje organiza un trayecto para tus companeros de clase 0 un grupo de amigos. Puedes incluir visitas a lugares de interes, museos, teatros 0 conferencias. Para esto tendras que: 1. Preparar una lista de las citas que han de hacerse -para ello puedes elaborar una relaci6n. 2. Proyectar un itinerario para cad a dia (es muy necesario para organizar correctamente el viaje y tendra que ser entregado a todos los que van a participar para que sepan 10 que van a hacer). 3. Racer un estudio de los costos y las reservas necesari as de viajes, billetes, etc. Una vez rea!izado el viaje 0 las visitas planeadas, el grupo tendra que evaluar el nivel de organizaci6n del mismo. Se honesta con todo 10 que haya salido mal y analiza y cambia impresiones con 10s demas para determinar los errores; evitalos en el futuro. tf'o.<POLt, ~u.u'c/o cno • Elabora una tarjeta de citas, incluyendo cualquier informaci6n apropiada. ~ "';0'~ Investigaci6n A) Te sera de mucha utilidadllevar guientes tareas de investigaci6n: a cabo las SI- • Recoge informaci6n sobre las com pam as aereas, tipos de reserva, tarifas reducidas, etc. • Investiga sobre los tipos de segura de viaje que se pueden conseguir: seguros de equipajes, viajeros, beneficiarios, tarifas. • Aprende a utilizar guias de viaje. Practica buscando y organizando rutas, horarios, coordinaci6n entre diferentes transportes (por ejemplo: hasta un sitio en tren, luego barco, despues autobus, etc.). A~I".uJ'o Dc ~~"a .1. loJ r of~'ireJ cl- .L'If1C'a·o:U a0..woUi>J O.£l V'l¥ .;J cIe ~ de /"1 '1'1 . -klt:Jtr ~ ~ ~~~ .waro evf.u:> P4/fPrca 'Y:b{;;,;ql'a~ kn:o (Q,Q a.vlo~~). ~~rr:WoJ' ..[4(,'r a ~r~e~ It::{lttaUOIk:! 4.o/}:lr de del ./ ck ,;c{/o .r:/ ~J r'b ~ / 'fOC ~ f Dtf&ce epe (,ar O.e( Ja reo Cl laJ . '{. de ~ U<9 eM're,t; e& ~_ fo 0 !(?I.lCU1. u>.".I,:.JL.lct , eJte ~ I £.crono .. "uUQ~ T 'JQ'f'lllOS ., pewp ek Busca toda la informacion necesaria para viajar hasta Palma de Mallorca utilizando el autobtis y el barco. EI Sr. Cifuentes ha decidido no reservar camarotes y viajar en cubierta. Van a llevar las tiendas de campana y los sacos de dormir. Te ha dejado la nota de la Figura 16.5. Determina los horarios de viaje, tomando informacion de los horarios de los barcos que van a Palma de Mallorca (des de Barcelona 0 Valencia) y utilizando la nota del profesor. I I 0 .wit) ar rr' ~ /Fd~ X[/o knl~ I JJ' E'J ,p't.to Uctr L/b/iJ eP.t'b. A.Iq~ rtfetei ck e:wb£Js Ac&(j - Ita, bJa'o - AdriJ f £/f(?feJ ~ QCe- tbl.w.a - rfa~aet'a . ~ ~~_ B) Eres la secreta ria de direccion de un gran Colegio Mayor. EI catednitico de Geografia, Sr. Cifuentes, te ha pedido que realices las reservas para un viaje educativo que ha organizado. C) Eres la secretaria de direccion de la direccion de I+D de una empresa que se dedica a la horticultura. Tu jefa tendni que viajar proximamente a Africa para buscar posibles proveedores. Se va al extranjero dentro de dos dias; los preparativos ya estan terminados, pero ha recibido una invitacion Ufgente de la Universidad de Limpopo solicitando su asistencia como sustituta en una conferencia cientifica en la que el principal conferenciante ha sufrido un serio ataque de fiebres. Los organizadores, que desarrollaron una conferencia similar el ano pasado en Espana -en la que tu jefa participo con mucho exito- quieren que presida el seminario. Tu jefa ha decido cumplir este compromiso, pero no tiene tiempo para preparar su discurso antes de irse. Te ha pedido que te retinas con ella dentro de dos semanas en Limpopo para proporcionarle el apoyo administrativo necesario a fin de asegurar el exito de su participacion. Tendras que llegar dos dias antes de que comience la conferencia. Desarrolla los planes respondiendo las preguntas siguientes en forma de notas breves 0 de lista de com probacion: • Tendras que estar en el extranjero seis dias, i,que preparativos tienes que llevar a cabo? • i,Que clase de informacion y materiales deberias recoger para llevarte a la conferencia? • i,Que clase de equipamiento necesitaras llevar 0 solicitar? • i,Que planes de actuacion tendras que hacer? • i,Donde puedes acudir para solicitar ayuda e informacion?