MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA
Procedimiento:
Distribución de nóminas, cheques y comprobantes de pago a los Centros de
Trabajo.
Código:
513-PR-11
Elaboró
Revisó
Ing. Joel Enrique Vázquez Marín
M en ISE. Jesús Díaz Monteyano
Director de Recursos Humanos
Coordinador Sectorial de
Administración y Finanzas
Autorizó
Dr. Carlos Alfonso García Ibarra
Director General
Fecha de documentación:
18-09-09
Número de revisión:
O
FO-DGICO-002
VALIDACION
1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA
Procedimiento:
Distribución de nóminas, cheques y comprobantes de pago a los Centros de
Trabajo.
Código:
513-PR-11
Objetivo(s):
Distribuir en forma correcta las nóminas, cheques y comprobantes de pago a los Centros de
Trabajo, conforme a lo establecido en el Calendario de fechas límite para los procesos, ,
emisión distribución y conciliación del pago, para el personal de la Secretaría de Educación
Pública (Pago Electrónico y Cheque S.E.P.), a fin de cumplir oportunamente con el pago de
remuneraciones del personal adscrito a la Dirección General de Educación Superior
Tecnológica, Institutos Tecnológicos y Centros Especializados del SNEST.
Glosario:
Calendario de Fechas Límite para los Procesos, emisión, distribución y conciliación del pago,
para el personal de la Secretaría de Educación Pública.- Documento emitido por la Dirección
General de Personal, la Dirección de Tecnología de la Información y la Dirección General de
Administración Presupuestal y Recursos Financieros, mediante el cual se establecen las fechas
límite para los procesos de emisión, distribución y conciliación del pago para el Personal de la
Secretaría de Educación Pública.
Cheque.- Mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada de los fondos
que quien lo expide tiene disponibles en un banco.
Cheque Cancelado.- Cheque de pago anulado por motivos diversos, que no corresponde su
entrega o no fueron reclamados por sus beneficiarios.
Comprobante de Pago.- Documento de percepciones y deducciones el cual contiene los
códigos e importes de las percepciones y deducciones del trabajador.
Comprobante de Pago Cancelado.- Documento de percepciones y deducciones, anulado
por motivos diversos, que no corresponde su entrega o no fueron reclamados por sus
beneficiarios.
Control de Distribución.- Registro mediante el cual se asienta la distribución del pago
mediante cheques y comprobantes de percepciones y descuentos utilizados.
Control de Rangos.- Registro mediante el cual se asientan los rangos de cheque y
comprobantes de percepciones y descuentos que se utilizaron en la quincena de proceso de
pago.
Forma Comprobante.- Documento a través del cual, se realiza la impresión de los datos de
percepciones y deducciones del depósito realizado a un trabajador, siendo esta
posteriormente, comprobante de pago.
FO-DGICO-003
PRESENTACION DE PROCEDIMIENTOS
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA
Modalidad de Pago.- Tipo de pago de remuneraciones al personal, (Débito o Cheque.)
Motivos de cancelación de cheques bancarios y comprobantes de percepciones y
descuentos.•
01 Defunción
•
02 Renuncia
•
03 Jubilación
•
04 Abandono de Empleo
•
05 Licencia sin Goce de Sueldo
•
06 Término de Interinato
•
07 Insubsistencia de Nombramiento
•
08 Pago indebido
•
09 No reclamado
•
•
10 Cese o término de los efectos de
nombramiento
11
Suspensión de sueldos y funciones
•
12 Deterioro o maltrato
•
13 Pago omitido por la Institución Bancaria
•
Nómina.- Listado general de los trabajadores de una Institución, en donde se asientan las
percepciones brutas, deducciones y líquido de las mismas. La nómina es utilizada para
efectuar los pagos periódicos quincenales a los trabajadores por conceptos de sueldos.
•
Pagador General.- Trabajador encargado de recibir, entregar y conciliar las nóminas,
cheques y comprobantes de percepciones y descuentos a cada Unidad Administrativa.
•
Pagador Habilitado Titular.- Trabajador encargado de recibir, entregar y conciliar las
nóminas, cheques y comprobantes de percepciones y descuentos a los trabajadores.
•
Pagador Habilitado Suplente.- Trabajador encargado de recibir, entregar y conciliar las
nóminas, cheques y comprobantes de percepciones y descuentos al personal, en
ausencia del Pagador Titular.
•
Quincena.- Periodo de pago, establecido en el “Calendario de Fechas Límite para los
Procesos, Emisión, Distribución y Conciliación del Pago, para el Personal de la Secretaría de
Educación Pública.
•
Reporte de Bajas y Licencias sin Goce de Sueldo.- Documento mediante el cual se notifica
con carácter preventivo del pago, la baja o la licencia sin goce de sueldo del trabajador.
•
Reporte de Inconsistencias.- Documento mediante el cual se notifica la cancelación y
retención al Departamento de Distribución, Comprobación y Conciliación del Pago.
FO-DGICO-003
PRESENTACION DE PROCEDIMIENTOS
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA
Marco Normativo
Ley de Ingresos y Egresos del Gasto Público
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
Referencias:
Manual de Normas para la Administración de Recursos Humanos en la Secretaria de
Educación Pública. Vigente.
Criterios para la Operación del Sistema de Administración de Recursos Humanos en la
Secretaria de Educación Pública. Vigente.
Calendario de Fechas Límite para los Procesos, Emisión, Distribución y Conciliación del Pago
para el personal de la Secretaria de Educación Pública. Vigente.
Alcance:
•
La Dirección de Recursos Humanos a través de la Jefatura de Área de Pagos, será la
responsable de realizar la distribución de nóminas, cheques y comprobantes de pago.
•
Este procedimiento se aplica al personal adscrito a la Dirección General de Educación
Superior Tecnológica, Institutos Tecnológicos y Centros Federales del SNEST.
Responsabilidades:
•
El Director de Recursos Humanos coordinara las actividades encaminadas a la distribución de
nóminas, cheques y comprobantes de pago, con estricto apego al Calendario de pagos y a
la normatividad vigente.
•
El Jefe del Área de Pagos, realizará la distribución de nóminas, cheques y comprobantes de
pago, con estricto apego al Calendario de Fechas Límite para los Procesos, Emisión,
Distribución y Conciliación del Pago, emitido por las Direcciones Generales de: Personal,
Administración Presupuestal y Recursos Financieros y Tecnología de la Información.
FO-DGICO-003
PRESENTACION DE PROCEDIMIENTOS
4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA
• El Jefe del Área de Pagos, recibirá de la Dirección de Administración de Personal del Sector
Central de DGP, las nóminas, cheques y comprobantes de pago por modalidad para su
distribución, así como la Pensión Alimenticia.
• El Jefe del Área de Pagos, entregará copia de las nóminas a las Jefaturas de Área que
corresponda, para su validación y liberación de la misma.
• El Jefe de Área de Pagos, recibirá de las Jefaturas de Área correspondientes, las
inconsistencias de las nóminas de cheques y comprobantes de pago, para la liberación
retención y/o inhibición, y cancelación de la misma.
• El Jefe de Área de Pagos, será el responsable de la entrega de las nóminas, cheques y
comprobantes de pago de las nóminas ordinarias, adicionales y de pensión alimenticia a los
pagadores de los Centros de Trabajo, para su entrega posterior a los trabajadores del Sistema
Nacional de Educación Superior Tecnológica, de acuerdo al Calendario de Fechas Límite
para los Procesos, Emisión, Distribución y Conciliación del Pago.
FO-DGICO-003
PRESENTACION DE PROCEDIMIENTOS
5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA
Procedimiento:
Distribución de nóminas, cheques y comprobantes de pago a los Centros de
Trabajo.
Código:
513-PR-11
FO-DGICO-004
DIAGRAMA DE BLOQUES
6
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA
Procedimiento:
Distribución de nóminas, cheques y comprobantes de pago a los Centros de
Trabajo.
Código:
ETAPA
1.-Recepción de
Nómina,
cheques y
comprobantes
de pago.
513-PR-11
ACTIVIDAD
1.1 Recibe
nómina
del
Departamento
de
Distribución de Nómina de la Dirección de
Administración de Personal del Sector Central
de la DGP en original y copia, de acuerdo a la
modalidad.
RESPONSABLE
Jefe del Área de Pagos
1.2 Recibe del Departamento de Distribución de
Nómina de la Dirección de Administración de
Personal del Sector Central, los cheques y
comprobantes de pago impresos, así como los
de reposición (en su caso) y registra la
información.
2.-Separación,
Registro y
Verificación.
2.1 Separa la nómina por centro de trabajo de
acuerdo a la modalidad y estampa el sello de
distribución en la última hoja de nómina, según
corresponda.
Jefe del Área de Pagos
2.2 Separa los cheques y comprobantes de pago
por centro de trabajo de acuerdo a la
modalidad.
2.3 Registra en el Control de Rangos y de
Distribución,
el
total
de
cheques
y/o
comprobantes de pago el total de los emitidos,
de acuerdo a la modalidad de pago, por
centro de trabajo, según corresponda.
2.4 Verifica que los cheques y comprobantes de
pago, coincidan con los rangos de la nómina.
2.5 Turna copia de nómina, según el caso, a las
Jefaturas de Área correspondientes para su
validación y liberación.
FO-DGICO-005
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA
3.- Recepción de
liberaciones,
cancelaciones
y/o retenciones.
3.1 Recibe de las Jefaturas de Área, la liberación e
inconsistencias
para
la
retención
y/o
cancelación de cheques y comprobantes de
pago.
Jefe del Área de Pagos
3.2 Recibe de la Unidad Preventiva del Pago,
reportes de Bajas y Licencias sin goce de sueldo,
para la retención y/o cancelación de cheques
y/o comprobantes de pago.
3.3 Recibe de Pensión Alimenticia nómina,
liberación e inconsistencias, para la retención
y/o cancelación de cheques.
4.- Cuantificación y
registro de
cheques y
comprobantes.
4.1 Realiza la cuantía de cheques y comprobantes
de pago, de acuerdo a la modalidad.
Jefe del Área de Pagos
4.2 Realiza el registro de la retención y/o
cancelación, en el Control de Distribución de
Cheques y/o Comprobantes de Pago y
transcribe la información en el sello de
distribución puesto en la nómina.
4.3 Verifica que los cheques y comprobantes de
pago, coincidan con el sello de distribución en
la nómina, así como en el control.
5.- Empaquetado
de nómina,
cheques y
comprobantes
de pago.
5.1 Realiza el empaquetamiento de nómina,
cheques y comprobantes de pago, de
acuerdo a cada Centro de Trabajo.
Jefe del Área de Pagos
6.- Distribución de
cheques y
comprobantes
de pago.
6.1 Elabora en original y copia, recibos de EntregaRecepción de los cheques y comprobantes de
pago de cada Centro de Trabajo.
Jefe del Área de Pagos
6.2 Realiza la distribución de paquetes a los
pagadores de cada Centro de Trabajo, acusa
de recibido y actualiza la información de los
registros de archivo.
FIN
TIEMPO APROXIMADO DE
EJECUCIÓN:
5 días
FO-DGICO-005
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
8
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA
Procedimiento:
Distribución de nóminas, cheques y comprobantes de pago a los Centros
de Trabajo.
Código:
513-PR-11
ANEXOS
Nombre del Documento
Propósito
Código del documento
Reporte General de Bajas y
Licencias Sin Goce de Sueldo
para la aplicación en Nómina
Permite el control de los pagos
que los Centros de trabajo
solicitan se cancelen por no
corresponder al trabajador que
causa baja temporal o definitiva.
513-PR-11-A01
Relación
de
Inconsistencias
detectadas en Nómina
Permite verificar la procedencia
y el correcto pago de los mismos,
para que sea entregado a los
centros de trabajo.
513-PR-11-A02
FO-DGICO-006
ANEXOS Y REGISTROS
9
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA
Procedimiento:
Distribución de nóminas, cheques y comprobantes de pago a los Centros
de Trabajo.
Código:
513-PR-11
REGISTROS
Documentos de
Trabajo
Tiempo de
conservación
Responsable de
conservar
Código de registro o
identificación única
Control de Rangos y
Distribución
de
cheques
y
comprobantes
de
pago.
5 años
Jefatura del Área de
Pagos.
513-PR-11-R01
Recibo de Distribución
de Nómina.
5 años
Jefatura del Área de
Pagos.
513-PR-11-R02
Informe de Cheques en
Proceso de Validación.
5 años
Jefatura del Área de
Pagos.
711-EM-PO-004-02
Relación de Cheques
y/o comprobantes de
pago Cancelados.
5 años
Jefatura del Área de
Pagos.
513-PR-11-R03
FO-DGICO-006
ANEXOS Y REGISTROS
10
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA
Procedimiento:
Distribución de nóminas, cheques y comprobantes de pago a los Centros de
Trabajo.
Código:
Revisión
Núm.
O
Fecha de aprobación
18 de septiembre de
2009
FO-DGICO-007
HISTORIAL DE CAMBIO
Descripción del cambio
Inicio de Procedimiento
513-PR-11
Motivo(s)
Certificación Individual de la
DGEST.
11