SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD Código: PRO–GC-121

SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD
Código: PRO–GC-121-003
Fecha aprobación: 24/11/2015
Versión: 12
PROCESO
GESTION DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y DE REGISTROS
OBJETIVO
PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios necesarios para controlar la creación, modificación o
eliminación de los documentos requeridos por el Sistema de Gestion de Calidad e
identificar los documentos de origen externo y definir la metodologia para el manejo
de los registros de los procesos en la Supervigilancia.
ALCANCE
Este procedimiento determina el manejo del control de los documentos y registros que hacen parte del sistema de gestion de calidad, a través del manejo de la documentacion como medida de control que apoya el cumplimiento
de las actividades que permiten alcanzar los resultados previstos en la Entidad.
ID ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
ID
TAREA
TAREA / CÓMO SE HACE?
CARGO RESPONSABLE
DE LA TAREA
PUNTO DE
CONTROL DE LA
TAREA (Con su
REGISTRO (Evidencia de la tarea
realizada)
responsable)
1.1
Identificar los documentos que deban ser incluidos, modificados o
eliminados en el Sistema de Gestión de Calidad.
Lideres de Procesos
N/A
N/A
Solicitar en la herramienta Suite Visión Empresarial la Creación,
modificación o eliminación de documentos así:
Solicitar el control de
documentos
1
1.2
2.1
2
Recibir y tramitar la solicitud de
creacion, modificacion o
eliminacion de documentos
2.2
2.3
2.4
2.5
3
Enviar notificacion al solicitante
FOR-GC-121-003
3.1
a. Consultar el documento sobre el cual se está haciendo la solicitud
b. Para los casos de Modificación y Eliminación usar en la Suite VE la Funcionarios o Lideres de
opción “Nueva Versión”
Procesos/Profesional
c. Para los casos de Creación usar en la Suite VE la opción “Crear” en
Oficina Asesora de
el Modulo de Documentos
Planeacion
d. Justificar la solicitud y mencionar los cambios realizados
e. El sistema enviará esta petición automáticamente al grupo de
Gestión de Calidad de la oficina de Planeación para su respectiva
aprobación.
Recibir en la herramienta Suite Vision Empresarial la creacion,
Profesional Oficina
modificacion o eliminacion de documentos. Si la solicitud no viene
Asesora de Planeacion
con la informacion correcta, se devolvera al solicitante y se reinicia el
proceso.
Analizar el documento y el tipo de solicitud: Crear, modificar o
eliminar?
Cual es la solicitud con el documento?
-Crear, pasar a la tarea 2.3 y continuar con tarea 3.1
-Modificar, pasar a la tarea 2.4 y continuar con tarea 3.1
-Eliminar, pasar a la tarea 2.5 y continuar con tarea 3.1.
Liberar el documento con el fin de que pueda ser consultado por
todos los funcionarios de la entidad en la Suite Vision Empresarial
Liberar nueva version del documento con el fin de que pase a estar
disponible para consulta de todos en la Suite Vision Empresarial
Marcar el documento como inactivo en la Suite Vision Empresarial
El sistema automaticamente enviará un correo electrónico al
solicitante del control de documentos informando el cambio
realizado.
Nota: el lider del proceso solicitante de la creacion, modificacion o
eliminacion es el responsable de hacer la divulgacion del cambio
teniendo en cuenta el impacto que se genera, es decir, en algunos
casos la divulgacion se tendria que hacer a toda la Entidad, en otros
casos sólo a los miembros del proceso solicitante, en otros casos a
los involucrados con el manejo del documento que se esta
cambiando o creando.
Fecha aprobación:04/06/2015
N/A
Registro
en
la
Suite
Empresarial de la solicitud
Vision
Verificacion de la
solicitud, que tenga
todos los datos
correctos
N/A
Profesional Oficina
Asesora de Planeacion
N/A
N/A
Profesional Oficina
Asesora de Planeacion
N/A
Archivo Maestro de documentos
Suite vision empresarial
Profesional Oficina
Asesora de Planeacion
N/A
Archivo Maestro de documentos
Suite vision empresarial
Profesional Oficina
Asesora de Planeacion
N/A
Archivo Maestro de documentos
Suite vision empresarial
Profesional Oficina
Asesora de Planeacion
N/A
Correo electronico enviado con la
notificacion del cambio realizado
Divulgacion del cambio realizado
Versión:04
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Código: PRO–GC-121-003
Fecha aprobación: 24/11/2015
Versión: 12
Controlar el manejo de
documentos obsoletos
4
4.1
5.1
5
Controlar los registros
5.2
6
Controlar la legibilidad de los
documentos y registros
Controlar los documentos
externos
7
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD
DEFINICIONES
6.1
Controlar que los documentos obsoletos no se estén utilizando y
restringir el acceso a estos documentos mediante el uso de la Suite
Vision Empresarial con el cual solo queda disponible para consulta la
ultima version aprobada por Gestion de Calidad
N/A
N/A
N/A
Registros en cada uno de los
procesos
N/A
Tablas de retencion documental
Todos los funcionarios de
la entidad
N/A
N/A
Todas las Dependencias
de la Supervigilancia
N/A
Memorando
Jefe Oficina Jurídica
N/A
Normograma
Oficina de Planeació n
Visto Bueno of. De
planceación
Normograma
Cada líder de proceso en el desarrollo de sus funciones tiene su
correspondiente archivo de gestión de acuerdo con su respectiva
Todos los funcionarios de
Tabla de Retención Documental; posteriormente mediante el
la entidad
procedimiento de Transferencia de Expedientes código PRO-GD3300-002 se realiza la transferencia documental al archivo central y
finalmente,
La informacion sobre la administración, el almacenamiento, la
protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición
de los registros se encuentra descrita en las tablas de retencion
Proceso Gestion
documental de cada uno de los procesos, las cuales se actualizan con
Documental
el liderazgo del proceso de Gestion Documental de la Entidad y se
archivan de acuerdo a lo descrito en el numeral 1.1 del MANUAL DE
DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA MAN-GD-3300-001 denominado
"Organizacion Documental"
Para asegurar la legibilidad de los documentos y registros que se
generan en la entidad se debe tener en cuenta:
1. Es responsabilidad de quien diligencia un formato fisico o incluido
en Orfeo, garantizar que éste sea legible.
2. Se debe evitar realizar tachones o enmendaduras en los
documentos y registros.
7.1
Todas las dependencias de la Supervigilancia deben enviar las
modificaciones de la norma de su proceso, durante los cinco
primeros meses de cada semestre, a la Oficina Jurídica para que
esta a su vez actualice el normograma.
7.2
La Oficina Jurídica, cada seis (6) meses revisa la nueva normatividad
aplicable a cada uno de los procesos de la Entidad actualiza el
normograma de la Entidad y lo envia a la oficina de Planeación
7.3
Profesional Oficina
Asesora de Planeacion
La oficina de planeación revisa y aprueba el normograma
7.4
La oficina Jurídica socializa el normograma
Jefe Oficina Jurídica
7.5
Cuando no se presenten modificaciones al Normograma, se debe
elaborar constancia de revisión y vigencia, en la cual se indique
además que continua vigente el Normograma inmediatamente
anterior.
Jefe Oficina Jurídica
pagina web, de comunicado interno
N/A
Constancia de Revisión y Vigencia
Ley 87 de 1993
Decreto 2145 de 1999
Decreto 1599 de 2005
Decreto 4110 de 2004 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 1000:2009
Resolución 2045 de 2006 " Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI.
Resolución 2046 de 2006 "Por la cual se nombra el Representante de la Dirección y se nombran los equipos de trabajo.
Resolución 00592 de4 12 de febrero de 2007 Por la cual se nombra a los integrantes del Equipo MECI Operativo.
Resolución 01870 de 20 de mayo de 2008 Por la cual se modifica el Comité Coordinador de Control Interno.
Acta de compromiso No 3 MECI 11 de enero de 2007.
Norma Técnica de Calidad NTCGP:1000 :2009
Documento: Contienen información del como realizar actividades, funciones o responsabilidades, entre otras, dentro de la organización, ya sean comerciales o administrativas y que requieren ser
controlados porque hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad. Ej: procedimientos, instructivos, políticas, listas de precios, descriptivos de productos, modelos de contratos.
Registro: Es la evidencia de la realización de las actividades descritas en los procedimientos e instructivos, es decir, son los que se generan como resultado de la aplicación de las actividades que describe
el Sistema de Gestión de Calidad. Los registros no se modifican como los documentos.
Control de Documentos: Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad deben controlarse
FOR-GC-121-003
Fecha aprobación:04/06/2015
Versión:04
SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD
Código: PRO–GC-121-003
Fecha aprobación: 24/11/2015
Versión: 12
Control de los Registros: Los registros son un tipo especial de documento y se establecen para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como la operación eficaz,, eficiente y
efectiva del Sistema de Gestión de Calidad
Documentos Externos: Normatividad jurídica aplicable para el desarrollo de los
Procesos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
Normograma: Se puede definir el Normograma como un instrumento que contiene las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables a la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
CONTROL DE CAMBIOS
CAMBIO
FECHA
VERSION
26/07/2011 Creación
1
29/08/2012 Modificación se incluye control de documentos de origen externo
Se ajusta al nuevo formato para documentar los procedimientos/inclusion de actividades y detalle
22/03/2013 de tareas/ajuste de objetivo y alcance/Cambio de Codificacion/Cambio de logos.
2
Se asjustan las tareas de acuerdo a la implementacion de la Suite Vision Empresarial para el manejo documental del
10/07/2013 Sistema de gestion de calidad
Se elimina la tarea 7.3 que decia que la oficina juridica debia nviar el normograma a la oficina de Planeación para su
aprobación, esto es erroneo, debido a que es el formato Normograma el que debe estar controlado por el sistema de
gestion de calidad, ahora bien, el Normograma diligenciado es un registro que segun el presente procedimiento esta a
25/08/2014 cargo de la oficina Juridica.
La responsabilidad del Normograma queda explicada en la actividad nro 8. Se incluye el punto 6 para explicar lo
26/08/2014 relacionado con la actividad: "Controlar los registros"
Revision y ajuste del Objetivo del procedimiento/Inclusión de nota aclaratoria en la tarea numero 3.1 respecto a la
responsabilidad de la divulgacion del cambio realizado en los documentos/Ajustes en la actividad numero 5 respecto
al control de registros con el fin de que se encuentre alineado el presente procedimiento con lo que dice el manual de
06/11/2014 calidad acerca del control de registros.
29/05/2015 Cambio de logos, versión, codigo y fecha
3
4
5
6
7
8
17/06/2015 Cambio de Control de Documentos
9
17/06/2015 Error en el cambio de control de documentos
10
04/08/2015 Se establece un punto de control con la revisión por parte de la oficina de planeación
11
24/11/2015 Se3 incluyo la tarea 7.1, cambio de versión y fecha
12
APROBACIÓN
ELABORO
VALIDO
APROBÓ
FOR-GC-121-003
NOMBRE
CARGO
FECHA
Geovanny Sierra Prieto
Daniel Enique Pedroza
Daniel Enique Pedroza
Profesional de Oficina Asesora de Planeación
Jefe oficina Asesora de Planeación
Jefe oficina Asesora de Planeación
24/11/2015
24/11/2015
24/11/2015
Fecha aprobación:04/06/2015
Versión:04