UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONÓMA DE LOS ANDES UNIANDES FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES. CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA. TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA. TEMA: “CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS”. AUTORA: CARMEN JACQUELINE QUINTEROS CALLE. ASESOR: MBA. LEONARDO CARRIÓN HURTADO. PORTADA SANTO DOMINGO – ECUADOR. 2015 UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES CERTIFICACIÓN DEL ASESOR Yo, MBA Leonardo Carrión Hurtado, en calidad de Asesor de Tesis, designado por disposición de la Universidad UNIANDES certifico que la presente tesis sobre el tema: “CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS” previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A., ha sido desarrollada por Carmen Jacqueline Quinteros Calle, quien ha cumplido con las disposiciones legales establecidas por la universidad, por lo que autorizo su presentación para la sustentación respectiva. Atentamente, MBA. Leonardo Carrión Hurtado. Asesor. UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES DECLARATORIA DE AUTORÍA Yo, Carmen Jacqueline Quinteros Calle, portadora de la cedula de identidad número 171571633-6 declaro que la TESIS que presento sobre el tema: “CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS”, se realizó con el propósito de ayudar al Director Administrativo para solucionar el problema existente en el Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, previo a la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA, es auténtica y original y los derechos de autoría le corresponden a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”. _____________________________ Carmen Jacqueline Quinteros Calle NOTA DE ACEPTACIÓN ……………………………….... Firma Presidente del Tribunal ………….…………………….. Firma Oponente del Tribunal ……………………………….. Firma Miembro del Tribunal DEDICATORIA Mi trabajo de tesis se lo dedico a Dios, por haberme permitido llegar hasta este momento importante y especial de mi formación profesional. A mi padre, a pesar que no está junto a mí físicamente y sé que estuvieras orgulloso y feliz de este momento trascendental para mí. A mi madre, mis hijas y mis hermanos, por ser el pilar más importante en mi vida y por demostrarme siempre su amor y apoyo incondicional ya que jamás hubiese podido llegar a culminar con mi formación profesional. ______________________________ Carmen Jacqueline Quinteros Calle AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por brindarme los dones necesarios para permitirme llegar a culminar mi etapa profesional. A mis hijas, mis padres, hermana y hermanos quienes han demostrado su amor y apoyo incondicional para lograr con mi formación profesional. Por llegar a culminar mi formación profesional agradezco al MBA. Leonardo Carrión Hurtado, Asesor de Tesis, mis compañeras Diana, Paola, Gissela, Elizabeth y Cristina, quienes aportaron con un grano de arena en este tiempo de la elaboración de mi Tesis. A mis profesores y un agradecimiento especial al Ing. Jorge Almeida, quienes me impartieron sus conocimientos con paciencia para llegar a formarme como profesional de tan prestigiosa universidad UNIANDES. Al Ing. Diego Zurita, Administrador de Servicios Generales del IESS Hospital Santo Domingo de los Tsáchilas, por su ayuda y apoyo desinteresado que me brindo al elaborar mi trabajo, el mismo que será entregado a tan prestigiosa Institución para que sea analizada, aprobada y ejecutada en el área de Activos Fijos. ______________________________ Carmen Jacqueline Quinteros Calle ÍNDICE PORTADA CERTIFICACIÓN DEL ASESOR DECLARATORIA DE AUTORÍA NOTA DE ACEPTACIÓN DEDICATORIA AGRADECIMIENTO ÍNDICE RESUMEN EJECUTIVO EXECUTIVE SUMMARY INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1 Antecedentes de la investigación ............................................................................ 1 Planteamiento del problema.................................................................................... 1 Formulación del problema ....................................................................................... 3 Delimitación del problema ....................................................................................... 3 Objeto de Estudio y campo de Acción .................................................................... 3 Identificación de la línea de investigación ............................................................... 3 Objetivos ................................................................................................................. 3 Objetivo general ...................................................................................................... 3 Objetivos específicos .............................................................................................. 4 Idea a defender ....................................................................................................... 4 Justificación............................................................................................................. 4 Metodología ............................................................................................................ 5 Aporte Teórico......................................................................................................... 6 Novedad Científica .................................................................................................. 6 Significación Práctica .............................................................................................. 6 CAPÍTULO I ............................................................................................................ 7 1. MARCO TEÓRICO ................................................................................ 7 1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN ............. 7 1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN .............................................................. 7 1.2.1. Contabilidad ........................................................................................... 7 1.2.1.1. Objetivos de la Contabilidad ................................................................... 8 1.2.2. Auditoria ................................................................................................. 9 1.2.3. Control Interno ....................................................................................... 9 1.2.3.1. Elementos, objetivos y principios ......................................................... 10 1.2.3.2. Componentes del Control Interno......................................................... 11 1.2.3.2.1. Ambiente de control ............................................................................. 12 1.2.3.2.2. Evaluación del riesgo. .......................................................................... 13 1.2.3.2.3. Actividades de control .......................................................................... 14 1.2.3.2.4. Sistema de información. ...................................................................... 14 1.2.3.2.5. Monitoreo ............................................................................................. 15 1.2.4. Gestión de Inventarios ......................................................................... 16 1.2.4.1. Los inventarios ..................................................................................... 16 1.2.4.2. Elementos básicos de los sistemas de inventarios .............................. 17 1.2.4.3. La demanda ......................................................................................... 17 1.2.4.4. Los reaprovisionamientos .................................................................... 18 1.2.4.5. Los costos ............................................................................................ 19 1.2.4.6. Métodos de gestión de inventarios ....................................................... 21 1.2.4.6.1. Modelos para reaprovisionamiento no programados ........................... 22 1.2.4.6.2. Modelos para reaprovisionamiento programado .................................. 22 1.2.4.7. Métodos de gestión de stocks .............................................................. 23 1.2.4.7.1. Modelo de stock para artículos no perecederos ................................... 23 1.2.4.7.2. Modelo de stock de fluctuación con protección .................................... 23 1.3. ANÁLISIS CRÍTICO ............................................................................. 24 1.4. CONCLUSIONES PARCIALES............................................................ 25 CAPÍTULO II ......................................................................................................... 26 2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA. ...................................................................................... 26 2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA, CONTEXTO INSTITUCIONAL. ................................................................................. 26 2.1.1. Disposiciones y Base Legal del Hospital “IESS Santo Domingo de los Tsáchilas. ....................................................................................... 26 2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO. ............................................... 27 2.2.1. Tipos de investigación. ......................................................................... 27 2.2.1.1. Investigación Descriptiva. ..................................................................... 27 2.2.1.2. Investigación Bibliográfica. ................................................................... 28 2.2.1.3. De Campo. ........................................................................................... 28 2.2.2. Población. ............................................................................................ 28 2.2.3. Muestra. ............................................................................................... 28 2.2.4. Métodos, Técnicas e Instrumentos....................................................... 29 2.2.4.1. Inductivo - Deductivo. ........................................................................... 29 2.2.4.2. Analítico-Sintético................................................................................. 29 2.2.4.3. Técnicas. .............................................................................................. 29 2.2.4.3.1. Encuesta. ............................................................................................. 29 2.2.4.3.2. Entrevista. ............................................................................................ 30 2.2.4.4. Instrumentos. ....................................................................................... 30 2.2.4.4.1. Cuestionario de la Encuesta. ............................................................... 30 2.2.4.4.2. Guía de Entrevista................................................................................ 30 2.2.5. Interpretación de resultados. ................................................................ 30 2.2.5.1. Entrevista Director Administrativo. ....................................................... 30 2.2.5.2. Encuesta al Personal del Área de Administración de Servicios Generales ............................................................................. 34 2.2.5.3. Encuesta al Personal en General. ........................................................ 35 2.2.6. Verificación de la idea a defender. ....................................................... 36 2.3. PROPUESTA DEL INVESTIGADOR ................................................... 37 2.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. ................................ 37 CAPÍTULO III ........................................................................................................ 38 3. MARCO PROPOSITIVO. ..................................................................... 38 3.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS. ........................................................ 38 3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA. ................................................. 38 3.2.1. Justificación. ......................................................................................... 38 3.2.2. Objetivos .............................................................................................. 39 3.2.2.1. Objetivo General. ................................................................................. 39 3.2.2.2. Objetivos Específicos. .......................................................................... 39 3.2.3. Propuesta ............................................................................................. 39 3.2.3.1. Control Interno...................................................................................... 39 3.2.3.1.1. Planificación. ........................................................................................ 39 3.2.3.1.2. Ejecución de la auditoría del sistema de control interno. ..................... 50 3.2.3.1.3. Comunicación de resultados ................................................................ 56 3.2.3.2. Sistema de control interno, que contribuya al mejoramiento de la gestión de inventarios. ...................................................................................... 60 3.2.3.3. Direccionamiento Estratégico. .............................................................. 61 3.2.3.3.1. Visión propuesta................................................................................... 61 3.2.3.3.2. Misión actual. ....................................................................................... 61 3.2.3.4. Ambiente de control. ............................................................................ 62 3.2.3.4.1. La integridad y los valores éticos ......................................................... 62 3.2.3.4.2. El compromiso a ser competente ......................................................... 67 3.2.3.4.3. La mentalidad y estilo de operación de la gerencia.............................. 69 3.2.3.4.4. Estructura Organizacional .................................................................... 70 3.2.3.4.5. La asignación de autoridad y responsabilidad ..................................... 72 3.2.3.4.6. Manuales de procedimiento ................................................................. 78 3.3. Validación de la propuesta ................................................................... 81 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................... 82 4.1. Conclusiones ........................................................................................ 82 4.2. Recomendaciones................................................................................ 82 BIBLIOGRAFÍA ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1: Elementos, objetivos y principios del Control Interno .............................. 10 Tabla 2: Población Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas ..................... 28 Tabla 3: Tiempo estimado de trabajo .................................................................... 49 Tabla 4: Auditoría de control interno área de inventarios ...................................... 50 ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico 1: Clasificación del control interno ............................................................ 11 Gráfico 2: Componentes del Control Interno ......................................................... 12 Gráfico 3: Estructura Organizacional Hospital IESS Sto Dmgo Tsáchilas ............ 42 Gráfico 4: Unidades responsables. ....................................................................... 45 Gráfico 5: Estructura Organizacional .................................................................... 71 ÍNDICE DE ANEXOS Anexo No. 1 .................................................................... Aprobación Perfil de Tesis Anexo No. 2 ......... Certificación del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas Anexo No. 3 ............................................................ Codificación de los activos fijos Anexo No. 4 ............................................................................. Evidencia fotográfica RESUMEN EJECUTIVO El disponer políticas y procedimientos para el control interno, facilita el reconocimiento de las operaciones y de las responsabilidades implícitas en cada proceso, de tal forma que coadyuve no solo a mantener información fiable sino también la optimización de recursos; sin embargo, el sistema de control interno apoyado en procedimientos establecidos, no garantizan la disminución de la totalidad de errores que pueden suscitarse, todo depende de cómo se implante, se evalué y supervise. En el desarrollo de este trabajo investigativo intervinieron el personal de la institución antes mencionada, que proporcionaron información confidencial con el fin de hallar solución al tema planteado. Es por ello, que considero que este trabajo será de gran utilidad en la búsqueda de posibles soluciones para los procedimientos de control de los activos fijos de control. Considerando que el control interno es un tema de discusión por parte del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas durante este años de funcionamiento, se ha visto la necesidad de realizar el presente trabajo investigativo, con el objetivo de ser útil en la toma de decisiones por parte de Dirección Administrativa en la búsqueda de salvaguardar sus activos, el cumplimiento eficiente de las operaciones. El presente tema: “Control Interno y Gestión de Inventario de los Activos Fijos del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas”, ha sido resultado de un análisis previo, puesto que los activos fijos bajo control y supervisión son muy importantes dentro de las actividades de la institución se ha detectado errores que se debe corregir de manera inmediata. EXECUTIVE SUMMARY The policies and procedures provide for internal control, facilitates the recognition of the operations and responsibilities implicit in each process, so that contributes not only to maintain reliable information but also the optimization of resources; however, the internal control system supported by established procedures do not ensure the decline of all errors that can arise, it all depends on how you implant, I evaluated and monitored. In the development of this research work intervened staff of the aforementioned institution that provided confidential information to find solution to the issue. That is why, I believe that this work will be useful in the search for possible solutions for the control procedures of fixed assets control. Whereas internal control is a topic of discussion by the Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas during the years of operation, has seen the need for this research work, in order to be useful in decision making of Administrative Management in seeking to safeguard its assets, the efficient discharge of operations. This theme: "Internal Control and Inventory Management of Fixed Assets of Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas" has been result of a previous analysis, since fixed assets under control and supervision are very important within the activities of the institution has encountered errors that must be corrected immediately. INTRODUCCIÓN Antecedentes de la investigación Los controles son diseñados e implementados para conocer los riesgos y fraudes que amenazan el beneficio de los objetivos establecidos en la institución, debido a estos métodos y medidas adoptadas dentro de la institución se puede salvaguardar los activos de la misma. Los inventarios ayudan a controlar los activos fijos y realizar la correcta valoración y conciliación contable, reflejando el valor real del bien y que permita la toma de decisiones correcta. Revisada la página del CDIC de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES se verifica que no existen temas iguales, pero si similares al que se está planteando en el presente perfil como son los siguientes: Sistema de Control Interno y Gestión de Cartera de Clientes de la Distribuidora La Chorrera en la ciudad de Santo Domingo. Guerrero Ureña José Antonio. 2010. Modelo de Control Interno y Manejo de Inventarios en la Empresa San Francisco S.A. en predios rústicos en Santo Domingo de los Tsáchilas. Mendoza Loor Jipson Luis. 2010. Diseño de un manual para el Control Interno de Inventarios de Repuestos para maquinaria pesada TRAC MOTOR CIA. LTDA. Romero Ramos Jadira Jomaira. 2010. Planteamiento del problema El Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, se inauguró el 17 de julio de 2012 en Santo Domingo, cuya localización está en la Av. Río Lelia S/N y La Lorena; es una institución dedicada a prestar salud a los afiliados del Instituto 1 Ecuatoriano de Seguridad Social, y cuya organización estructural comprende la Dirección Administrativa y Financiera, Dirección Médica, Dirección Técnica, Área Crítica, Servicios Generales y Trabajo Social, utilizando para el efecto equipos con tecnología de punta. Aunque el Hospital es relativamente nuevo en instalaciones, en personal y en los servicios que presta a la comunidad, el hecho de irse posicionando en la comunidad de salud de Santo Domingo ha generado diferentes áreas de salud, de manera que el cuidado y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles se ha visto desmejorado, razón por la cual se ha realizado el estudio al Departamento de Administración de Servicios Generales (Activos Fijos) detectando las siguientes observaciones: El Hospital no cuenta con un inventario de los activos de larga duración, por lo que se desconoce el número de bienes con que cuenta la Institución, además de no haberse determinado custodios. No se llevan registros individuales actualizados de los bienes de la institución, con las respectivas especificaciones técnicas que incluyen la marca, el tipo, el año de fabricación, el color, el código, el número de serie, las dimensiones internas y externas, la depreciación, entre otras. No se ha elaborado el inventario de los bienes inmuebles que posee la Institución en fichas de registro individual en la que consten los planos con el área y el avalúo. No se ha efectuado la entrega oportuna de muebles y enseres, equipos e implementos necesarios para que los funcionarios realicen sus labores, de acuerdo a las disponibilidades de los mismos. No se lleva el control correspondiente al traslado interno de los bienes del Ambulatorio y del Hospital. 2 La Comisión Técnica para la recepción de los bienes adquiridos por la Institución, en muchas ocasiones no realiza la debida verificación, de acuerdo al contrato celebrado. Formulación del problema ¿Cómo mejorar la Gestión de Inventario de los Activos Fijos en el Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas? Delimitación del problema La presente investigación realizará una evaluación de control interno en el Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas durante el mes de marzo 2013, en el Departamento de Servicios Generales (Activos Fijos). Objeto de Estudio y campo de Acción Objeto de estudio: Auditoría Control Interno Campo de acción: Sistema de Control Interno Identificación de la línea de investigación La línea de investigación para el presente trabajo investigativo es: Auditoría por qué se va a enfocar en el Control Interno. Objetivos Objetivo general Diseñar un Sistema de Control Interno para mejorar la Gestión de Inventario de Activos Fijos del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, 2013. 3 Objetivos específicos Fundamentar científica y teóricamente la contabilidad, auditoría, sistema de control interno y gestión de inventario para los activos fijos. Diagnosticar la situación actual de los Activos Fijos del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, a través de la aplicación de métodos, técnicas y herramientas de investigación, que permitan sustentar el problema planteado. Proponer un Sistema de Control Interno como alternativa de solución al problema para el adecuado manejo de activos fijos. Idea a defender El diseño de un sistema de control interno caracterizado por un ambiente de control adecuado, con una evaluación del riesgo razonable, para realizar actividades de control eficientes, con la aplicación del sistema de información y comunicación exhaustivo y monitoreo moderado que mejorará la gestión de inventario de los Activos Fijos, para una correcta toma de decisiones en el Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, de la ciudad de Santo Domingo. Justificación Un buen control interno ayudará a los directivos y funcionarios a lograr las metas y objetivos planteados en la institución, por lo que es necesario la elaboración de un manual de control de inventarios de activos fijos, para así poder controlar, registrar, contabilizar y obtener los valores reales que mantiene la institución y salvaguardar los activos fijos, conocer la vida útil de los mismos y permitiendo mejorar la gestión de inventarios, por lo que se justifica la puesta en práctica de este tema. 4 Para obtener los valores reales de los activos fijos se empleará el uso de herramientas estadísticas, entrevistas, para justificar esta propuesta en forma técnica, ya que será un beneficio trascendental para la institución. Además dicha investigación permitirá obtener el título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA. Metodología La modalidad investigativa a realizar en el presente trabajo va a ser cuantitativa ya que debemos obtener el número exacto de los activos fijos para la respectiva contabilización y valoración de acuerdo a su vida útil, al mismo tiempo será cualitativa debido a que se va a entregar el activo fijo al funcionario para que lo tenga en su custodio, es decir lo mantenga en buen uso. La presente investigación está estructurada en cuatro capítulos, que se resumen en lo siguiente: La introducción en la cual se manifiesta la problemática, objeto de estudio y campo de acción, identificación de la línea de investigación, objetivos, variables de la investigación que se van a aplicar para la realización de esta tesis. Primer Capítulo consta del marco teórico con autores versados en esta temática con la valoración crítica de los mismos. Segundo Capítulo trata del marco metodológico y planteamiento de la propuesta en la cual se realizó la descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación. Tercer Capítulo por el marco propositivo expresando la propuesta que está incluido el Manual de Control de Inventarios de Activos Fijos que será implementado en el Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas. 5 Aporte Teórico El presente trabajo de investigación va a realizarse con información verídica, datos exactos para emplear los medios, técnicas correctas y que sirva como una guía para enriquecer los conocimientos de los estudiantes y profesional de la ciudad, sea un apoyo para la institución para así sanear las falencias existentes en el Área de Activos Fijos. Novedad Científica El Control Interno y la Gestión de Inventarios en Activos Fijos van a resolver el problema existente en la contabilización que tienen dichos activos de la institución, entregando en custodio de los mismos a los funcionarios de cada área y así reflejará el patrimonio real del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas por lo que el directorio podrá tomar decisiones correctas para la misma. Significación Práctica Los años de estudio y preparación en la Universidad Regional Autónoma de los Andes (UNIANDES), nos han permitido realizar investigaciones en los diferentes entornos y campos académicos en un conjunto de aspectos o impactos. 6 CAPÍTULO I 1. MARCO TEÓRICO 1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN El Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas no cuenta con un adecuado ambiente de control que permita crear una filosofía a los integrantes del hospital para importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados, no se identifican los riesgos que impidan cumplir con la consecución de los objetivos, falta de manuales y procedimientos en los procesos realizados, inoportuna información y comunicación para el cumplimiento de funciones y la inexistencia del seguimiento que aseguren la eficiencia del control interno. Por ende, esta investigación se diseña un sistema de Control Interno en los Inventarios de Activos Fijos, para dar solución a la problemática que hay en El Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas. 1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN 1.2.1. Contabilidad Jesús Omeñaca García define a la contabilidad como “la ciencia que orienta a los sujetos económicos para que éstos coordinen y estructuren en libros y registros adecuados la composición cualitativa y cuantitativa de su patrimonio (estática contable), así como las operaciones que modifican, amplían o reducen dicho patrimonio (dinámica contable)” (Omeñaca García, 2008. Pàg.21). “La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de 7 carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados” (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados) (Luna Norma. Pág.21). Se puede decir que la contabilidad es una técnica que se encarga de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de una empresa con el único fin de interpretar sus resultados y así conocer la capacidad financiera de la misma. 1.2.1.1. Objetivos de la Contabilidad El objetivo básico de la contabilidad es servir de instrumento de información y, aunque son múltiples las informaciones o datos que puede suministrar la contabilidad, se pueden resumir en tres (Omeñaca García J. , 2008. Pág.22): a) Informar de la situación de la empresa, tanto en su aspecto económicocuantitativo como en su aspecto económico-financiero. Los inventarios y los balances serán fundamentalmente los instrumentos a través de los cuales se presentará esa información. b) Informar de los resultados obtenidos en cada ejercicio económico, es decir, cuánto se ha ganado o perdido en un periodo de tiempo determinado. c) Informar de las causas de dichos resultados. Mucho más importante que saber “cuanto” se gana o se pierde es saber el “porqué” de esas pérdidas y de esas ganancias, para tratar de corregir gastos e incrementar ingresos en lo sucesivo”. Según Luna y Ulloa, el objetivo primordial de la contabilidad “es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público” (Luna Norma, Contabilidad Básica. Pág. 22). 8 1.2.2. Auditoria Según Víctor Manuel Mendivil Escalante, la Auditoría “es el proceso que efectúa un contador público independiente, al examinar los estados financieros preparados por una entidad económica, para reunir elementos de juicio suficientes, con el propósito de emitir una opinión profesional, sobre la credibilidad de dichos estados financieros, opinión que se expresa en un documento formal denominado dictamen” (Mendivil Escalante, 2006. Pág.1). La Auditoria es un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas. La Auditoria tiene por objeto averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los estados financieros, expedientes y demás documentos administrativos – contables presentados por la dirección, así como sugerir las mejorar administrativo- contables que procedan. (Madariaga Juan María. Pág. 13). 1.2.3. Control Interno “Es un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales tienes por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y registros, cumplimiento de políticas definidas, etc.). Es importante destacar que esta definición de control interno no sólo abarca el entorno financiero y contable sino también los controles cuya meta es la eficiencia administrativa y operativa dentro de la organización empresarial. (Aguirre Ormaechea Juan. Pág. 7). 9 “Es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos: (Estupiñán Gaitán Rodrigo. Pág. 25) Efectividad y eficiencia de las operaciones. Suficiencia y confiabilidad de la información financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Según los autores definen al Control Interno en un proceso, ejecutado por la junta directiva, administrativa y personal, específicamente para proporcionar seguridad razonable de conseguir en la empresa. 1.2.3.1. Elementos, objetivos y principios Según Perdomo Moreno Abraham, los elementos, objetivos y principios para el Control Interno se definen a continuación: Tabla 1: Elementos, objetivos y principios del Control Interno Elementos 1. Organización. 2. Catálogo de cuentas. 3. Sistema de contabilidad. 4. Estados financieros. 5. Presupuestos y pronósticos. 6. Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal. 7. Supervisión. Objetivos Prevenir fraudes. Descubrir robos y malversaciones. Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y oportuna. Localizar errores administrativos, contables y financieros. Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la empresa en cuestión. Promover la eficiencia del personal. Detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo, etc. 10 Principios 1. Separación de funciones de operación, custodia y registro. 2. Dualidad o plurilateralidad de personas en cada operación; es decir en cada operación de la empresa, cundo menos deben intervenir dos personas. 3. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad. Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis, comprobación (pruebas) y estimación de las cuentas sujetas a auditoria, etc. 4. El trabajo de los empleados será de complemento y no de revisión. 5. La función de registro de operaciones será exclusiva del departamento de contabilidad. Fuente: AGUIRRE ORMAECHEA, Juan M. Elaborado por: Carmen Quinteros Calle Gráfico 1: Clasificación del control interno Contable CLASIFICACIÓN Administrativo Fuente: AGUIRRE ORMAECHEA, Juan M. Elaborado por: Carmen Quinteros Calle a) Control interno contable: “son los controles métodos establecidos para garantizar la protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables” (Aguirre Ormaechea, Auditoria y Control Interno. Pág. 190). b) Control interno administrativo: “son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la Dirección”. 1.2.3.2. Componentes del Control Interno El control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados. Se derivan de la manera como la administración dirige una institución, y están integrados en el proceso de administración, clasificándose de la siguiente manera: 11 Gráfico 2: Componentes del Control Interno AMBIENTE DE CONTROL VALORACIÓN DE RIESGOS COMPONENTES CONTROL INTERNO ACTIVIDADES DE CONTROL MONITOREO INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Fuente: Samuel Mantilla (Mantilla Samuel, Auditoria Control Interno. Pág.18) Elaborado por: Carmen J. Quinteros Calle 1.2.3.2.1. Ambiente de control Dado el efecto dominante que el ambiente de control tiene en la confiabilidad de la presentación de reportes financieros, el juicio preliminar del auditor sobre su efectividad a menudo influye en la naturaleza, oportunidad y extensión de las pruebas de la efectividad de la operación que se consideran necesarias. Las debilidades en el ambiente de control deben hacer que el auditor modifique la naturaleza, oportunidad, o extensión de las pruebas de la efectividad de la operación que de otra manera deben haberse desempeñado en ausencia de la debilidad. (Mantilla Samuel, Auditoria de Control Interno. Pág. 127) Representa la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. (Santillana González Juan. Pág. 4) Estos factores son los siguientes: a) Actitud de la Administración hacia los controles internos establecidos. b) Estructura de organización de la entidad. c) Funcionamiento del consejo de administración y sus comités. 12 d) Métodos para asignar autoridad y responsabilidad. e) Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de auditoria interna. f) Políticas y prácticas de personal. 1.2.3.2.2. Evaluación del riesgo. Cuando obtiene un entendimiento del proceso de valoración de riesgos que aplica la compañía, el auditor debe evaluar si la administración ha identificado los riesgos de declaración equivocada material en las cuentas y revelaciones significantes y en las aserciones relacionadas de los estados financieros y ha implementado los controles para prevenir o detectar errores o fraude que derivarían en declaraciones equivocadas materiales. Por ejemplo, el proceso de valoración de riesgos debe direccionar cómo la administración considera la posibilidad de transacciones no-registradas o identifica y analiza los estimados significantes registrados en los estados financieros. Los riesgos relevantes para la presentación confiable de reportes financieros también se relacionan con eventos o transacciones específicos. Toda entidad debe hacer frente a una serie de riegos tanto de origen interno como externo que deben evaluarse. Una condición previa a la evaluación de los riesgos es en el establecimiento de objetivos en cada nivel de la organización que sean coherentes entre sí. Consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían afectar la consecución de los objetivos y, en base a dicho análisis, determinar la forma en que los riesgos deben ser gestionados. Debido a que las condiciones económicas, industriales, normativas y operacionales se modifican de forma continua, se 13 necesitan mecanismos para identificar y hacer frente a los riesgos especiales asociados con el cambio. (LYBRAND. Pág. 43) 1.2.3.2.3. Actividades de control El entendimiento que el auditor tiene respecto de las actividades de control se relaciona con los controles que la administración ha implementado para prevenir o detectar errores o fraude que resultarían en declaración equivocada material en las cuentas y revelaciones y en las aserciones relacionadas de los estados financieros. Para el propósito de evaluar la efectividad del control interno sobre la presentación de reportes financieros, el entendimiento que tiene el auditor respecto de las actividades de control comprende un rango más amplio de cuentas y revelaciones que el que normalmente se obtiene para la auditoria de estados financieros. Consisten en las políticas y los procedimientos que tienden a asegurar que se cumplen las directrices de la dirección. También tienden a asegurar que se toman las medidas necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se llevan a cabo en cualquier parte de la organización, en todos sus niveles y en todas sus funciones y comprenden una serie de actividades tan diferentes como pueden ser aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, el análisis de los resultados de las operaciones, la salvaguarda de activos y la segregación de funciones. 1.2.3.2.4. Sistema de información. El entendimiento que el auditor tiene respecto de la información y comunicación de la administración implica entendimiento de los mismos sistemas y procesos que direcciona en una auditoría de estados financieros. Además, este entendimiento incluye un mayor énfasis en la comprensión de controles de salvaguarda y de los procesos para autorización de transacciones y 14 mantenimiento de registros, así como el proceso de presentación de reportes financieros de final de periodo. Es necesario identificar, recoger y comunicar la información relevante de un modo y en un plazo tal que permitan a cada uno asumir sus responsabilidades. Los sistemas de información generan informes que recogen información operacional, financiera y la correspondiente al cumplimiento, que posibilitan la dirección y el control del negocio. (Lybrand., Los nuevos conceptos del Control Interno: Informe Coso. Pág. 81) 1.2.3.2.5. Monitoreo El entendimiento que el auditor tiene respecto del monitoreo de los controles por parte de la administración se extiende e incluye su monitores de todos los controles, incluyendo las actividades de control, las cuales la administración identificó y diseñó para prevenir o detectar declaraciones equivocadas materiales en las cuentas y revelaciones y en las aserciones relacionadas de los estados financieros. (Mantilla Samuel, Auditoria de Control Interno. Pág. 128) Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Debe orientarse a la identificación de controles débiles, insuficientes o necesarios, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; de manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control), o mediante la combinación de ambas modalidades. (Fonseca Luna. Pág. 311) 15 1.2.4. Gestión de Inventarios La gestión de las existencias no puede enfocarse solamente como el coste financiero de un valor económico transitoriamente inmovilizado, sino que debe tener como objetivo determinar con criterios de eficiencia los niveles deseables de existencias para atender en plazo y forma la demanda. Los almacenes no deben ser administrados, sino gestionados de forma económica. La capacidad de operación de un almacén condiciona, con independencia del grado de utilización, gran parte de sus costes fijos; por tanto, es de gran importancia fijar el nivel de operación adecuado. El inmovilizado medio, al ser un activo casi fijo, debe someterse a las mismas consideraciones que las demás inversiones en activos. Una parte significativa de éste son las existencias de reserva (“stock” de reserva), que cubren las posibles variaciones de la demanda durante el plazo de reacción del sistema. (Pérez Moya José. Pág. 156) 1.2.4.1. Los inventarios En las empresas de servicios las existencias serán aquellos materiales y suministros que la empresa mantiene en sus stocks porque acompañan a la prestación del servicio. Pero, como se desprende del contenido de la NIC Nº 2, las empresas de servicios también podrán incluir en balance el valor de servicios prestados como si fueran activos en existencias finales. Esto se hará mediante la activación de los costes incurridos en su prestación, aunque dichos servicios sean elementos intangibles. Sólo será posible realizarlo con aquellos servicios que a fecha de cierre no se hayan podido trasladar a la cuenta de resultados como ventas del periodo porque no haya sido posible reconocer los ingresos ordinarios correspondientes a los mismos. Según la NIC Nº 2, estas existencias serán registradas como productos en curso. (Fullana Belda Carmen. Pág. 140) 16 1.2.4.2. Elementos básicos de los sistemas de inventarios Los elementos básicos de un sistema de inventario comprenden la relación con lo planeado, la medición, detección de desviaciones y establecimiento de medidas correctivas. En la relación con lo planeado debe existir el control para poder verificar el logro de los objetivos establecidos en la planificación. Respecto a la medición es imprescindible medir y cuantificar los resultados para poder efectuar un control eficaz. Una de las funciones más importantes del control es localizar las diferencias que puedan darse entre la ejecución y la planificación, de manera que se detecten a tiempo las posibles desviaciones. El objeto del control es prever y corregir los errores, mediante el establecimiento de medidas correctivas (Márquez Mayra, 2003. Pág. 23). 1.2.4.3. La demanda La demanda que afecta directamente a los artículos no perecederos es conocida como demanda independiente o demanda continua. Su nombre se debe a su procedencia directa del mercado consumidor, por esta razón es imposible que la empresa pueda determinarla y mucho menos controlarla, aunque si puede predecirla. La demanda independiente o no programada de un producto suele ser de tipo probabilista. Esta circunstancia aleatoria en la generación de la demanda puede causar rupturas de stock, con sus costos asociados y sus mermas indudables de la calidad del servicio. (Orellana Tigre, 2010. Pág. 26). 17 1.2.4.4. Los reaprovisionamientos Puede considerarse como reaprovisionamiento al reabastecimiento, es decir volver a aprovisionarse o suministrarse de los inventarios necesarios para cubrir la demanda de productos y servicios que oferta la empresa, logrando alcanzar los propósitos empresariales. Cuando las órdenes para reposición de los productos se generan automáticamente de las cajas y puntos de venta, mediante el escáner de los códigos de barra estándar de los diferentes productos vendidos; el reaprovisionamiento se planifica en base a la demanda real del cliente consumidor final, así se logra salvar posibles ineficiencias ocasionadas en la cadena de suministros y reducir en gran medida los costos vinculados a la planificación de pedidos, existencia de inventarios y manejo de productos. El manejo de la información de los niveles de inventarios y la automatización de las diversas transacciones por medio del intercambio electrónico de documentos aseguran una mejor respuesta en la entrega de productos, que se traduce en una disminución de los niveles de inventarios, y menores costos operativos y financieros, a lo largo de la cadena de suministros. En la cadena de suministros existen tres instancias de intercambio de información y de productos independientes: entre el consumidor final y el punto en el momento de la venta; entre el centro de distribución del proveedor y la bodega; y entre la bodega y el punto de venta. El propósito básico del reaprovisionamiento es lograr la unificación e integración conformar un solo ciclo, de manera que el primer eslabón de la cadena lo constituya el consumidor final, puesto que única demanda real es la que requiere el consumidor final mediante los productos escaneados en el punto de venta. 18 El reaprovisionamiento se sirve de técnicas entre las que se cuentan al Proveedor, Bodega, Punto de Venta y Consumidor. Estas técnicas deben estar vinculadas e integradas con los sistemas de los socios de la empresa o negocio. El programa de reposición continua por su parte persigue la integración de varias técnicas, el flujo de productos, el movimiento y la información de manera eficiente; medir cual es el impacto de trabajar con niveles de inventario basados en la información proveniente del escaneo de productos en el punto de venta versus la información proveniente del centro de distribución para pronosticar ventas. Todos los departamentos de la empresa deberán tener acceso a las mismas bases de datos de información y sistemas operativos. 1.2.4.5. Los costos Los costos de inventarios o costes de existencias implican conceptos importantes como son los costes de compras, costes de lanzamiento de pedidos y costes de gestión de la actividad. Aunque también existen los costes de transporte, éstos son incorporados al precio de venta del producto, ya que en la mayoría de los casos los transportes van por cuenta del proveedor, pero que son incluidos de forma regularmente explícita en el precio de venta final del artículo. Aunque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de mercancías adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido, en estas circunstancias el costo de transporte se convierte también en parte del costo de lanzamiento de pedido. De esta manera la división de los costes que se emplean en el manejo de los inventarios incluye los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión de stock; los costos de lanzamiento del pedido; los costos de adquisición y los costos de ruptura de stock. Los Costos de Almacenamiento, Mantenimiento y de Posesión de Stock son los gastos en que la empresa incurre para mantener los artículos en sus almacenes, 19 los cuales guardan proporción con el volumen del inventario, de forma que si el inventario se incrementa también se incrementan estos costos. Dichos costos se dividen también en costos de Capital, costos de almacenamiento, costos de riesgo y costos de lanzamiento de pedido. Los costos de capital se generan cuando el dinero no está disponible debido al inventario existente, y no puede utilizarse para otros fines, por lo que se convierte en un costo de oportunidad. Los costos de almacenamiento se dan debido a lo que se necesita para embodegar o almacenar el inventario, así se necesita de espacio, equipos y empleados para realizar un mantenimiento eficaz del inventario. Los costos de riesgo se originan en el manejo de los riesgos correspondientes al mantenimiento de los productos o artículos almacenados que están deteriorados, obsoletos, ya se han depreciado o presentan pérdidas. Los costos de lanzamiento del pedido involucran tanto al proveedor cuanto a la empresa, ya que el costo de emisión de un pedido no solo depende de la cantidad solicitada, ya que hay algunos costos que no dependen de dicha cantidad. Así el costo anual de lanzamiento del pedido depende del número de órdenes emitidas en cada año. Estos costos se componen además de los costos de puesta a punto y parada, los costos de almacenamiento, los costos de capital y los costos de riesgo. Los costos de capacidad perdida se originan cada vez que un pedido llega a la empresa, pues se pierde tiempo en recibirlo, retrasando el proceso productivo. Los costos administrativos del pedido se generan en el momento de realizar un pedido, e incluyen una petición remitida al proveedor, el seguimiento, la recepción, la autorización del pago y la contabilización de la operación. 20 Los costos asociados con la capacidad de la empresa se dan cuando los volúmenes de capacidad varían por motivo de las necesidades se incurre en costos de alquiler, entrenamiento, horas extra, paradas, y otros; fuera de lo previsto. Este tipo de costos se puede evitar obteniendo productos en época de demanda baja para ser vendidos en periodos de aumento de la misma lo que, por otro lado, producirá un incremento en los costos de posesión. El stock mínimo tiende a evitar las continuas rupturas de stock. Son puntos de protección; cuando las existencias llegan a ese punto se deberá efectuar el reaprovisionamiento. La proyección de venta surgirá en función del análisis de las ventas históricas. De esto se desprende, que el solicitar la reposición de las cantidades vendidas, se hace en función a una cantidad conocida, que tiene que ver con el promedio de ventas para un pedido determinado. El costo de adquisición es la cantidad total invertida en la compra de la mercancía, el costo de adquisición incorporara los conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura. Se debe tener en cuenta que muchos proveedores aplican descuentos por volumen, por lo que unas veces el costo de adquisición de un pedido tendrá un componente de costo evitable y otras veces será en su totalidad un costo no evitable (ORELLANA, Capítulo III – Gestión de Inventarios., 2010. Pág. 33). 1.2.4.6. Métodos de gestión de inventarios Los métodos o modelos en que el aprovisionamiento basa su planificación tiene dos categorías fundamentales según si la demanda es independiente o dependiente. 21 1.2.4.6.1. Modelos para reaprovisionamiento no programados Estos modelos tienen una demanda independiente, generadas por las decisiones de muchos actores ajenos a la cadena logística (clientes o consumidores), el modelo más utilizado es el Lote Económico de Compras. Además estos modelos se subdividen en otras dos categorías: los Modelos de reaprovisionamiento continuo y los modelos de reaprovisionamiento periódico (Espinoza Fernando. Pág. 12). En los modelos de reaprovisionamiento continuo lo inventarios se controlan continuamente y el pedido se cursa en el momento en que los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o punto de pedido. La cantidad a pedir entonces sería el lote económico de compras. En los modelos de reaprovisionamiento periódico la cantidad a pedir se establece de forma aparentemente sencilla, lanzando una orden de pedido cada cierto tiempo previamente establecido; una vez por semana, por mes; denominado periodo de reaprovisión. La cantidad a pedir en ese momento será la que restablece un cierto nivel máximo de existencias, o nivel objetivo. Este modelo es utilizado cuando se presentan demandas reducidas de muchos artículos, por lo que resulta conveniente unificar las peticiones de varios de ellos en un solo pedido para reducir los costos de lanzamiento o para obtener descuentos por volumen. 1.2.4.6.2. Modelos para reaprovisionamiento programado Estos modelos tienen una demanda dependiente ocasionada por un programa de producción o ventas, dan respuesta a las solicitudes de reaprovisionamiento establecidas por la Planeación de Requerimientos de Materiales (MRP) o Planificación de Recursos para la Distribución (DRP) basadas en técnicas de optimización o simulación. 22 1.2.4.7. Métodos de gestión de stocks Existen varios métodos o modelos de gestión de stock, entre los que destacan la gestión de stock para artículos no perecederos, de stock de fluctuación con protección. 1.2.4.7.1. Modelo de stock para artículos no perecederos El modelo de stock para artículos no perecederos es el de stock de fluctuación con protección, el cual influye en gran parte a la forma en la que se gestionan los inventarios en lo que se refiere a tiempos, cantidades y diferentes costos. 1.2.4.7.2. Modelo de stock de fluctuación con protección Este modelo es originado por el desconocimiento de los ritmos de las entradas o salidas de artículos al almacén, lo que implica que deba mantenerse un cierto nivel de stock de seguridad por arriba del considerado como necesario para prevenir posibles rupturas. Este modelo se basa en enfrentar el costo de mantenimiento con el costo de ruptura derivado de necesitar un material para poder atender a un pedido y no poder hacerlo por no disponer de él en ese momento. Para aplicar este modelo debe considerarse la variación de la demanda por desajustes en la previsión de ventas; los retrasos en los suministros por parte de los proveedores y subcontratistas; los fallos en la calidad del citado suministro, de forma que puedan ser devueltos; los problemas emanados de los proveedores: continuidad, precios, negociaciones; los problemas de planificación y programación de los lotes, los fallos en las entregas y los problemas derivados del personal (rendimiento, formación.). En el stock de fluctuación hay dos maneras de focalizar la gestión, el método de punto de pedido o del inventario permanente y el método del inventario cíclico. 23 1. Método de punto de pedido o del inventario permanente Se aplica cuando se emite la orden de pedido de una cantidad siempre constante cada vez que el nivel de stock llegue a un nivel determinado. Por tanto precisa de un permanente control del inventario o existencias para conocer el nivel exacto en cada momento. Se utiliza en artículos cuya importancia es estratégica para la empresa o para los artículos de alta rotación. 2. Método del inventario cíclico Se utiliza cuando periódicamente es revisado el nivel del stock y para solicitar el volumen necesario de artículos para lograr el nivel determinado del stock, se aplica en artículos de menor importancia para la empresa. 1.3. ANÁLISIS CRÍTICO Según el autor Samuel Mantilla el Control Interno es un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales tienes por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y registros, cumplimiento de políticas definidas, etc.). De acuerdo al autor José Pérez La gestión de las existencias no puede enfocarse solamente como el coste financiero de un valor económico transitoriamente inmovilizado, sino que debe tener como objetivo determinar con criterios de eficiencia los niveles deseables de existencias para atender en plazo y forma la demanda. Los almacenes no deben ser administrados, sino gestionados de forma económica. 24 1.4. CONCLUSIONES PARCIALES Los bienes de activos fijos son de gran importancia para la operación de cualquier organización. Estos bienes representan un gran porcentaje del capital ya que son los pilares para la realización de sus actividades diarias. En lo que respecta al control interno se busca adecuar un sistema en las empresas para mejorar sus actividades diarias. Los bienes de activo fijo deben ser administrados y controlados por la administración de una entidad. La administración debe implementar sistemas de control capaces de generar información correcta para la toma de decisiones de los altos mandos. Un sistema de control interno bien detallado respecto a la protección de activos facilita las actividades de los recursos humanos de la entidad. 25 CAPÍTULO II 2. MARCO METODOLÓGICO PROPUESTA. 2.1. CARACTERIZACIÓN Y DE LA PLANTEAMIENTO EMPRESA, DE LA CONTEXTO INSTITUCIONAL. El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y funcionamiento se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma parte del sistema nacional de Seguridad Social. El Hospital “IESS Santo Domingo de los Tsáchilas”, se inauguró el día 17 de julio del 2012, marcando un trascendental avance en la ciudad, debido a su infraestructura física y tecnológica, maquinarias y equipamiento de la institución de punta en el país. El Hospital en la actualidad cuenta con los siguientes servicios: Emergencia, Consulta Externa, Rehabilitación, Laboratorio Clínico, Farmacia, Centro Quirúrgico (2), Pediatría (29 camas), Centro Obstétrico, Neonatología, Centro de Diagnóstico por Imágenes (Rayos X, Ecosonografía, Tomografía Axial Computarizada y Resonancia Magnética), Unidad de Cuidados Intensivos (4 camas) y Hospitalización capacidad de 64 camas de hospitalización, en próximos días están por aperturarse nuevas áreas. 2.1.1. Disposiciones y Base Legal del Hospital “IESS Santo Domingo de los Tsáchilas. De acuerdo al Orgánico Funcional el Hospital “IESS Santo Domingo de los Tsáchilas”, está regido mediante Resolución C.I. 056, Reglamento General de las 26 Unidades Médicas del IESS, del 26 de enero de 2000; y en lo concerniente con la gestión de activos fijos por las normas generales vigentes señaladas más adelante. Resolución C.I. 056. Reglamento General de las Unidades Médicas del IESS. Código de Trabajo. Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de los Bienes del Sector Público. LOSEP Ley Orgánica del Servidor Público. 2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO. 2.2.1. Tipos de investigación. En el presente trabajo se aplicó la investigación descriptiva, bibliográfica y de campo, para tener un enfoque claro de lo realizado, concerniente con el control interno de la gestión de inventario de Activos Fijos de acuerdo al manejo, uso y custodia de bienes que se hacen uso dentro del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas. 2.2.1.1. Investigación Descriptiva. Con este tipo de investigación se pudo llegar a conocer las causas y consecuencias que ocurren y producen cuando el funcionario desconoce el debido procedimiento a seguir con el Control Interno de los Activos Fijos de la Institución. 27 2.2.1.2. Investigación Bibliográfica. Por medio de esta investigación permitió descubrir, establecer y explicar cómo, cuándo, dónde y por qué ocurre el mal procedimiento a seguir con el control de los activos fijos. 2.2.1.3. De Campo. En la investigación se utilizó este tipo de investigación por que permitió obtener información directa del personal de la institución con el tema de tesis planteado, debido a que se realizó encuestas a los funcionarios que laboran allí, ayudando a corroborar con sus conocimientos y experiencias en estos tipos de casos. 2.2.2. Población. La población del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas se compone de la siguiente manera: Tabla 2: Población Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas COMPOSICIÓN POBLACIÓN Dirección Administrativa 1 Servicios Generales 3 Personal Administrativo Personal Médico 37 140 TOTAL POBLACIÓN 181 Fuente: Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas Elaborado por: Carmen Jacqueline Quinteros Calle 2.2.3. Muestra. La población de esta investigación es pequeña, por lo cual no se va a emplear muestra para dicha indagación. 28 2.2.4. Métodos, Técnicas e Instrumentos. En el presente trabajo investigativo se empleó los siguientes métodos, técnicas e instrumentos, mediante los cuales permitieron alcanzar la información necesaria. 2.2.4.1. Inductivo - Deductivo. En la investigación que se realizó en el Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas aplicamos el método deductivo porque estuvo sujeto a las Leyes, normas y procedimientos en el Control Interno de los Activos Fijos. También empleamos el método inductivo debido a las experiencias vividas por los servidores responsables de los bienes se pudo establecer las necesidades de la institución. 2.2.4.2. Analítico-Sintético. El método analítico sintético ayudó a realizar un examen minucioso de los problemas que tiene la institución en el área de Activos Fijos, para la toma de decisiones y eliminar los errores que se han cometido. 2.2.4.3. Técnicas. 2.2.4.3.1. Encuesta. Se denomina encuesta al conjunto de preguntas especialmente diseñadas y pensadas para ser dirigidas a una muestra de población, que se considera por determinadas circunstancias funcionales al trabajo, representativa de esa población, con el objetivo de conocer la opinión de la gente sobre determinadas cuestiones corrientes. 29 2.2.4.3.2. Entrevista. La entrevista es un acto comunicativo que se establece entre dos o más personas y que tiene una estructura particular organizada a través de la formulación de preguntas y respuestas. La entrevista es una de las formas más comunes y puede presentarse en diferentes situaciones o ámbitos de la vida cotidiana. 2.2.4.4. Instrumentos. 2.2.4.4.1. Cuestionario de la Encuesta. A través de la información obtenida de los funcionarios permitió realizar una lista de preguntas y así sintetizar las falencias que tiene la institución. 2.2.4.4.2. Guía de Entrevista. Este instrumento se empleó para que la máxima autoridad exponga los inconvenientes que existen hasta la actualidad en la institución. 2.2.5. Interpretación de resultados. A continuación se realizó la interpretación de los resultados de la entrevista al Director Administrativo, Personal de Administración de Servicios Generales y Personal en general. 2.2.5.1. Entrevista Director Administrativo. Se realizó la entrevista al Director Administrativo del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas. 1. ¿Se dispone de un Inventario de Activos Fijos actualmente? R: Se está trabajando en el inventario por ser una institución recién creada. 30 2. ¿El inventario esta desagregado por área? R: Si, se lo planteó hacer por área. 3. ¿Se cuenta con una base de datos y/o programas computarizados del inventario? R: No, por ser una institución nueva. 4. ¿Quién es el responsable de validar la información de inventarios y quien supervisa? R: La persona de validar la información de inventarios es la que está encargada en Activos Fijos y supervisa el Administrador de Servicios Generales conjuntamente con el departamento Financiero. 5. ¿Con qué frecuencia se actualizan los inventarios? R: Debe hacerse semestral. 6. ¿Quién y cómo se tramitan las bajas definitivas de activo fijo? R: La persona responsable de Activos Fijos, por medio de Custodios. 7. ¿Se efectúa la recepción, el almacenamiento, temporal, la custodia y control de los bienes muebles y equipos institucionales? R: Debe hacerse, pero como la institución es nueva y la persona que está encargada fue nombrada en Septiembre, no lleva el debido control. 31 8. ¿Se realiza la entrega de los bienes a los Jefes de las Direcciones, Departamentos Administrativos, mediante actas de entrega de recepción debidamente legalizadas con las firmas de los responsables de la unidad financiero? R: No. 9. ¿Se elabora un catastro de los bienes inmuebles que posee la institución? R: No, por la situación que es institución nueva. 10. ¿Se suministra oportunamente a los funcionarios, los muebles y equipos necesarios para sus labores? R: Si. 11. ¿La persona encargada de Activos Fijos verifica la calidad y estado de los bienes que han sido sujetos a reposición? R: Si. 12. ¿La persona encargada de Activos Fijos entrega al departamento de contabilidad el inventario anual actualizado de Activos Fijos, para la conciliación correspondiente? R: Si. 13. ¿La persona encargada de Activos Fijos colabora en la formulación del presupuesto? R: No. 32 14. ¿Interviene en la recepción de los bienes adquiridos y verifica la conformidad con los contratos celebrados? R: Si. 15. ¿Solicita y coordina el mantenimiento de bienes institucionales? R: Si. 16. ¿Mantiene un control sobre el traslado interno de los bienes de una unidad a otras? R: Si. 17. ¿Hace cumplir las disposiciones legales reglamentarias y demás normas pertinentes, establecidas para el sistema de administración de bienes? R: Si. 18. ¿Para la adquisición de Activos Fijos se elabora un cuadro de necesidades? R: Si. 33 2.2.5.2. Encuesta al Personal del Área de Administración de Servicios Generales De acuerdo al personal del área de Administración de Servicios Generales se obtuvo el siguiente resultado: PORCENTAJE Nº PREGUNTA SI 1 ¿Se dispone de un inventario de activos NO SI 3 100% 3 100% NO fijos actualmente? 2 ¿Quién y cómo se tramitan las bajas definitivas de activos fijos? 3 ¿Se elaboran registros de altas, bajas 3 100% 3 100% 3 100% 3 100% parciales y definitivas, así como transferencias de bienes muebles? 4 ¿Se efectúa la recepción, el almacenamiento, temporal, la custodia y control de los bienes muebles y equipos institucionales? 5 Se realiza la entrega de los bienes a los Jefes de las Direcciones, Departamentos Administrativos, mediante actas de entrega de recepción debidamente legalizadas con las firmas de los responsables de la unidad financiero. 6 Se elabora un catastro de los bienes inmuebles que posee la institución. 7 Se suministra oportunamente a los funcionarios, los muebles y equipos necesarios para sus labores. 34 3 100% 8 La persona encargada de activos fijos 3 100% 3 100% verifica la calidad y estado de los bienes que han sido sujetos a reposición. 9 ¿Para la adquisición de activos fijos se elabora un cuadro de necesidades? Elaborado por: Carmen Quinteros Fuente: Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas 2.2.5.3. Encuesta al Personal en General. El personal en general de acuerdo a la encuesta realizada se obtuvo el siguiente resultado: Nº 1 PREGUNTA ¿Existe un guardalmacén en la institución? 2 PORCENTAJE SI NO 177 0 19 158 10,74% 89,26% 62 115 35,03% 64,97% 44 133 24,86% 75,14% 141 36 79,66% 20,34% 55 122 31,07% 68,93% SI NO 100% 0% ¿Los bienes que están a cargo de usted le fueron entregados mediante acta entrega recepción? 3 ¿Cuida Ud. los bienes de la institución? 4 ¿En caso que se pierda un bien de la institución conoce Ud. el procedimiento a seguir? 5 ¿Se suministra oportunamente a los funcionarios, los muebles y equipos necesarios para sus labores? 6 ¿Se realiza la entrega de los bienes a los Jefes de las Direcciones, Departamentos Administrativos, mediante actas 35 de entrega de recepción debidamente legalizadas con las firmas de los responsables de la unidad financiero? 7 ¿Conoce Ud. si se actualiza el inventario de la institución se encuentran 53 124 29,94% 70,06% 85 92 48,02% 51,98% 148 29 83,62% 16,38% 80 97 45,20% 54,80% periódicamente? 8 ¿Sabe Ud. codificados si los bienes de la institución? 9 ¿Sabe Ud. si los bienes de la institución tienen manejos administrativos adecuados? 10 ¿Para la adquisición de activos fijos se elabora un cuadro de necesidades? Elaborado por: Carmen Quinteros Fuente: Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas 2.2.6. Verificación de la idea a defender. Mediante la entrevista al Director Administrativo, Personal Administrativo y General de la Institución se pudo verificar como válida la idea a defender del Control Interno de la Gestión de Inventario de Activos Fijos por lo siguiente: Se necesita un Control Interno en los Activos Fijos debido a que el personal de la Institución no se apropia de dicho bien, es decir no conocen los lineamientos a seguir en caso de una pérdida y los mueven de un sitio al otro. La Institución por ser nueva no cuenta con un sistema computarizado del inventario que mantiene y no se ha realizado la debida codificación en dichos bienes. 36 2.3. PROPUESTA DEL INVESTIGADOR La propuesta planteada contendrá los siguientes elementos: - Evaluación del control interno. - Informe de resultados. - Diseño de gestión de inventarios. 2.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. En este capítulo me reconoció realizar un estudio de investigación en el cual se observe el problema en sí, en el Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, se utilizó los métodos de investigación planteados anteriormente los más conocidos y los cuales eran factibles para esta investigación. Mediante esta investigación tengo la solución al problema suscitado en el Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, el mismo que se constituirá un beneficio para la Dirección Administrativa y Médica, con el fin de llevar un control exacto de los activos fijos de la institución. 37 CAPÍTULO III 3. MARCO PROPOSITIVO. 3.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS. 3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA. 3.2.1. Justificación. El diseño del presente sistema de control se relaciona con las necesidades del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, que requiere contar con un instrumento que facilite el control interno de los activos fijos, con la finalidad de mejorar la gestión de los mismos, este sistema se elaboró en base de los resultados de la entrevista y encuestas realizadas al personal administrativo y Director Administrativo del Hospital, donde se pudo verificar que la falta de control interno como; políticas y procedimientos ha provocado inconvenientes en la gestión de inventarios en activos fijos. La presente investigación se justifica con la aplicación del control interno que permitirá alcanzar la eficiencia de las actividades que se realizan en la correcta utilización de los activos fijos. En la actualidad contar con un sistema de control interno en el Hospital IESS es de gran importancia como se evidencio en el Capítulo I al señalar las definiciones de los diferentes autores para así aplicarlos en la investigación. 38 3.2.2. Objetivos 3.2.2.1. Objetivo General. Mejorar la gestión de inventarios a través de un diseño de modelo de control interno en el Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas. 3.2.2.2. Objetivos Específicos. Evaluar el control interno mediante el sistema de COSO I. Emitir una opinión respecto al control interno del hospital Diseñar un modelo de Control Interno. 3.2.3. Propuesta 3.2.3.1. Control Interno. 3.2.3.1.1. Planificación. El Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas se dedica a la atención médica a las personas que desempeñan alguna actividad económica con o sin relación de dependencia, al grupo familiar, a los jubilados, montepío en las diferentes especialidades con las que cuenta el Hospital. La auditoría de control interno se planifico realizarla del 01 al 31 de marzo del 2013, con autorización del Econ. Juan Carlos Nevárez Director Administrativo del Hospital Santo Domingo de los Tsáchilas, se realizó visitas para conocer detalles de la situación del hospital, esto nos permitió identificar las debilidades que tiene el hospital como el desconocimiento de los bienes de larga duración, ya que no posee ningún registro de control. 39 Memorándum de Planificación de la Auditoría de Control Interno en el HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS en el período 01 al 31 de marzo del 2013. 1.- Identificación de la entidad. NOMBRE: HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS DIRECCIÓN: AV. RIO LELIA S/N Y AV. LA LORENA TELÉFONO: 023940-800 HORARIO DETRABAJO: 8:00 a 17:00 2.- Motivos del examen. Examen de la auditoría del control interno en el área de activos fijos en el Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas se lo realizó en cumplimiento del Programa de Fin de Titulación para la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA. Tema aprobado por la Dirección General de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”. Se emitió una solicitud para realizar esta actividad al Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, la cual fue autorizada por el Econ. Juan Carlos Nevárez, Director Administrativo, a través de una carta. 3.- Objetivos del examen Ejecutar todas las fases del proceso de auditoría de control interno en el área de inventarios (bienes de larga duración). Concluir sobre el sistema de control interno y la gestión empresarial en el área de inventarios (bienes de larga duración). 40 4.- Alcance del examen La Evaluación de Control Interno para el área de inventarios (bienes de larga duración) del HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS se realizará por el periodo comprendido entre 01 al 31 de marzo del 2013 y cubrirá la evaluación del sistema de control interno y su efectividad en el manejo de programas y actividades. 5.- Base Legal. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NE C). Normas Ecuatorianas de Auditoria (NEA). IESS. Ley de Régimen Tributario Interno. Código de Trabajo. Código Civil. Código de Comercio. LOSEP Ley Orgánica del Servidor Público. Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de los Bienes del Sector Público. 41 6.- Estructura Orgánica. El HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS tiene la siguiente estructura orgánica, 31 de marzo de 2013. Gráfico 3: Estructura Organizacional Hospital IESS Sto Dmgo Tsáchilas Fuente: Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas Elaborado: Carmen Jacqueline Quinteros Calle 42 El área de inventarios (bienes de larga duración) del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, está conformada de la siguiente forma: HOSPITAL NIVEL II Gerencia: - Dirección Administrativa y Financiera Subgerencia: - Dirección Médica - Dirección Técnica Área Crítica Subgerencia de apoyo a la Dirección: - Unidad de Servicios al Asegurado - Subgerencia Financiera: Unidad de Presupuesto y Contabilidad Facturación y Costos Recaudación y Pagos - - Unidad de Servicios Generales: Adquisiciones Bodega Central Dietética y Nutrición Transportación Mantenimiento Lavandería Limpieza Integral Seguridad y guardianía Activos Fijos. Comités de coordinación y asesoría: Comité de farmacología Comité de Bio-ética 43 7.- Objetivo del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas. El Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas presta atención médica en cirugía, clínica, medicina crítica y auxiliar de diagnóstico y tratamiento a los afiliados y beneficiarios del IESS, en los términos del Art. 103 de la Ley de Seguridad Social. 8.- Sistema de Archivo. En el periodo de examen la documentación se encuentra archivada en forma cronológica de acuerdo a los ingresos a bodega y actas de entrega recepción valorada en las oficinas del Hospital IESS tanto en la administración de servicio como en el departamento de contabilidad y bodega. 9.- Unidades responsables y/o componentes. Las unidades relacionadas con el examen son las siguientes: Unidad Administrativa Director Administrativo Administrador Servicios Generales Responsable de Activos Fijos Personal Administrativo Unidad Médica Director Médico Director Técnico Área Crítica Personal Médico y Enfermería 44 Gráfico 4: Unidades responsables. Dirección Administrativa Dirección Médica Dirección Técnica de Hospitalización y Consulta Externa Dirección Técnica del Área Critica Administración Servicios Generales Adquisiciones Activos Fijos Bodega Central Fuente: Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas Elaborado: Carmen Jacqueline Quinteros Calle 10.- Estado de operaciones. El Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas adquirió 15 bienes en el mes de marzo del año 2013, por un valor de $. 163.500,00 (CIENTO SESENTA Y TRES MIL QUINIENTOS CON 00/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA). 11.- Puntos de interés para la auditoría. De la evaluación realizada se determinan varias observaciones preliminares, que serán confirmadas con las pruebas de control y sustantivas en la siguiente fase de la auditoría que es la ejecución del trabajo, entre las principales se citan las siguientes: 45 Constatar la existencia de un buen ambiente de control, que permita conocer las políticas a los empleados, una buena estructura organizacional, y que tenga valores éticos. Verificar que los directivos identifiquen los riesgos de los objetivos que permitan cumplir con la evaluación de riesgos. Revisar que en el Hospital IESS existan políticas establecidas, para el desempeño del personal en las funciones que deben realizar. Comprobar si el sistema de información que tiene el Hospital IESS es oportuno y confiable. Revisar si se realizan evaluaciones periódicas sobre la efectividad del Sistema de Control Interno. 12.- Grado de confiabilidad de la información. COMPRAS La unidad requirente (Médicos y/o Enfermería) solicita por medio del sistema de gestión documental Quipux con sus respectivos términos de referencia o especificaciones técnicas a la Dirección Médica la autorización de la compra conjuntamente con las proformas, la misma que aprueba y reasigna el proceso a la Dirección Administrativa, a continuación reasigna al departamento de compras públicas para continuar con el procedimiento respectivo. El departamento de compras públicas verifica si el bien consta o no en el catálogo electrónico del SERCOP, cuando el bien no consta en el catálogo electrónico se procede a emitir una certificación del plan anual de contrataciones PAC, justificativo de adquisiciones, solicitud de certificación presupuestaria y orden de gasto, documentos que se envía a la dirección administrativa para su respectiva autorización. La dirección administrativa autoriza al departamento de compras 46 públicas y reasigna al departamento financiero para la elaboración de la certificación presupuestaria. Departamento financiero elabora la certificación presupuestaria y envía al departamento de compras públicas, El departamento de compras públicas procede a subir el proceso de adquisición del bien por cualquier mecanismo (subasta inversa electrónica, régimen especial, menor cuantía bienes) y se culmina con la negociación o adjudicación del bien. Proceso de Subasta Inversa Electrónica: - Se designa una comisión técnica para la elaboración de pliegos y ejecución del proceso en el sistema del SERCOP. - La máxima Autoridad realiza la Resolución Administrativa conjuntamente con la Convocatoria de invitación al proceso. - La comisión técnica elabora el Acta de Preguntas y Respuestas. - El departamento de Compras Públicas recibe las ofertas técnicas. - La comisión técnica elabora el Acta de Apertura de Ofertas. - La comisión técnica revisa las ofertas técnicas si cumplen o no con las especificaciones técnicas de los pliegos presentados. - La comisión técnica elabora el Acta de Convalidación de Errores en caso que alguna de las ofertas requiera. - El departamento de Compras Públicas recibe la Convalidación de Errores - La comisión técnica revisa la convalidación de errores de los proveedores solicitados. - La comisión técnica elabora el Acta de Calificación de la ofertas. - En caso de calificar dos o más proveedores pasa a realizar el sistema del SERCOP la etapa de PUJA. - En caso de PUJA gana el proveedor que oferte menor valor. - En caso de calificar un proveedor pasa a realizar una Negociación entre el proveedor y la comisión técnica. - La comisión técnica elabora el acta de Negociación o PUJA. - La Máxima Autoridad elabora el Acta de Adjudicación. 47 ALMACENAMIENTO El Departamento de Compras Públicas remite el proceso de compra mediante el Sistema de Gestión Documental Quipux enviando la carpeta del proceso de compra al departamento de Bodega. El Departamento de Bodega asigna día al proveedor para la recepción del bien, el día en que entregan el bien la responsable de Bodega elabora el Acta de Entrega-Recepción del Bien e ingreso de bodega, registrando en el Excel para control de las adquisiciones. PAGO El Departamento de Bodega envía el proceso de compra en el cual constan los siguientes documentos: Memorando de la Unidad Requirente, Proformas, Autorización de la Dirección Médica, Autorización de la Dirección Administrativa, Certificación del Plan Anual de Compras, Justificativo de Adquisición, Solicitud de Certificación Presupuestaria, Orden de Gasto, Memorando de la Responsable de Compras Públicas, Certificación Presupuestaria. Resolución Administrativa y Convocatoria para Inicio del Proceso, Acta de Preguntas y Respuestas, Acta de Apertura de Ofertas, Acta de Calificación, Acta de Negociación o Adjudicación, Oferta ganadora, Acta de Entrega-Recepción del Bien, Acta Única Definitiva elaborada por el Administrador del Contrato, Garantía Técnica, Copia de Cédula de Ciudadanía del proveedor, Copia del RUC, Copia del RUP, Factura. El departamento Financiero recibe la documentación del departamento de Bodega para su respectivo control previo y verificación, procede a la cancelación del bien y emisión de retenciones. 48 El departamento Financiero recibe hasta el 20 de cada mes las facturas para ser canceladas. CUSTODIA El departamento de Bodega elabora el Egreso a la unidad requirente y el departamento de Activos Fijos elabora el Acta entrega recepción valorada al Custodio. 13.- Tiempo Estimado de ejecución del trabajo. La ejecución de la presente auditoría, se estima concluir en aproximadamente 30 días laborables, los cuales se distribuirán de la siguiente manera: Tabla 3: Tiempo estimado de trabajo FASES ACTIVIDADES TIEMPO Planificación Conocimiento general del Hospital 10 días Ejecución Definición de componentes 15 días Evaluación del control Interno Comunicación de Elaboración del informe 5 días los resultados Total 30 Días Elaborado: Carmen Jacqueline Quinteros Calle 14.- Productos a obtener. Cuestionario de control interno. Informe de Auditoría Elaborado por: Carmen Quinteros AUDITOR, Estudiante 49 3.2.3.1.2. Ejecución de la auditoría del sistema de control interno. Se procede a realizar un cuestionario para evaluar el Control Interno que mantiene la institución, para verificar los controles que se están llevando a cabo, y determinar las falencias en el Sistema de Control Interno. a) Cuestionario de Control Interno Tabla 4: Auditoría de control interno área de inventarios (bienes de larga duración). HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS AUDITORIA DE CONTROL INTERNO PERIODO ENTRE 1 AL 31 DE MARZO DEL 2013 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Nº A. 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 COMPONENTE: ACTIVOS FIJOS 200. AMBIENTE DE CONTROL 200.01 INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS ¿Se han definido los valores éticos y de conducta que deben observarse de manera obligatoria por parte de los integrantes de la institución? ¿No se toma en cuenta la presión por parte de la dirección y coordinaciones principales para eludir y/o evadir obligaciones laborales y/o tributarias y/o emitir informes favorables engañosos? ¿Se abstienen los directivos y funcionarios de recomendar o presionar la contratación de servicios de familiares o personas vinculadas? Tiene definida la misión y visión de la institución y el personal mantiene pleno conocimiento de las mismas ¿Se asignan responsabilidades, acciones y cargos, para cada uno de sus servidoras y servidores? DISPOSICIONES LEGALES SI NO OBSERVACIONES Inexistencia de valores y código de ética NCI 200-01 1 NCI 200-01 Dirección Administrativa, Financiera y Médica 1 Dirección Administrativa, Financiera y Médica 1 Dirección Administrativa, Financiera y Médica NCI 200-01 NCI 200-02 FUNCIONARIO RESPONSABLE NOMBRE Y CARGO 1 Dirección Administrativa, Financiera y Médica Dirección Administrativa, Financiera y Médica NCI 200-04 50 B. B.1 B.2 2. 2.1 2.2 C. 3. 3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.2 D. 300. EVALUACIÓN DEL RIESGO ¿Se ha elaborado un plan estratégico? ¿La dirección y funcionarios claves participan en el establecimiento de los objetivos de las actividades de la cual son responsables? 300-01. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS ¿Se han definido los riesgos en función de los objetivos generales y estratégicos? ¿Se ha constituido un comité de evaluación de riesgos? 400. ACTIVIDADES DE CONTROL 406-06. IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN ¿Todos los bienes de larga duración llevan impresos el código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación? ¿El responsable de la custodia de los bienes de larga duración mantiene registros actualizados, individualizados, numerados y archivados? ¿Se encuentran asegurados los bienes de larga duración? 406-08. USO DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN ¿Solo el personal autorizado tiene acceso a los bienes de la institución? Se entregan actas de entrega – recepción a los funcionarios para uso y custodia de los bienes de largar duración. NCI 300 NCI 300 1 Dirección Administrativa, Financiera y Médica 1 Dirección Administrativa, Financiera y Médica NCI 300-01 1 NCI 300-01 1 NCI 406-06 NCI 406-06 Dirección Administrativa, Financiera y Médica Dirección Administrativa, Financiera y Médica 1 Dirección Administrativa, Unidad de Servicios Generales y Activos Fijos 1 Dirección Administrativa, Unidad de Servicios Generales y Activos Fijos Pólizas de seguros, Seguros Sucre NCI 406-06 1 NCI 406-08 1 NCI 406-08 1 500. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 51 Dirección Administrativa, Unidad de Servicios Generales y Activos Fijos Dirección Administrativa, Unidad de Servicios Generales y Activos Fijos Dirección Administrativa, Unidad de Servicios Generales y Activos Fijos 5 5.1 5.2 5.3 E. 6 6.1 6.2 6.3 500-01. CONTROLES SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ¿Posee un sistema de información automatizado que permita registrar, procesar, resumir e informar las operaciones administrativas y financieras? ¿Se ha considerado los cambios tecnológicos para la protección de la información? ¿Informática establece controles pertinentes que garanticen razonablemente la calidad de la información y de la comunicación? 600. seguimiento 600-01. seguimiento continuo o en operación ¿Se realizan comparaciones mensuales de los saldos que se acumulan en las unidades operativas con los que se registran en contabilidad? ¿Las unidades operativas emiten reportes detallados, cortados a la fecha del cierre mensual para que se puedan comparar con los saldos registrados en contabilidad, especialmente de: Existencias, Movimiento de Productos en Planta, Activos Fijos, etc.? ¿Se regularizan las diferencias que aparecen en las conciliaciones mensuales entre los reportes de las unidades operativas y los registros contables? NCI 500-01 Dirección Administrativa, Financiera y Médica 1 NCI 500-01 1 Dirección Administrativa, Financiera y Médica NCI 500-01 1 Dirección Administrativa, Financiera y Médica NCI 600-01 1 Contabilidad NCI 600-01 1 NCI 600-01 1 SUMAN 9 Contabilidad Bodega Contabilidad 11 Elaborado por: QCCJ: 2013-03-25 Elaborado: Carmen Jacqueline Quinteros Calle. Revisado: Mba. Leonardo Carrión. 52 HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL 01 AL 31 DE MARZO DEL 2013 MATRIZ DE CALIFICACIÓN Componente: Activos Fijos CONOCIMIENTO PT SI/NO CT PREGUNTAS 1.2 ; 1.3 ; B1 ; B2 ; 3.3 ; 5.1 ; 5.3 ; 6.1 ; 6.3 SI 9 1.1 ; 1.4 ; 1.5 ; 2.1 ; .2.2 ; 3.1 ; 3.2 ; 4.1 ; 4.2 ; 5.2 ; 6.2 NO 11 SUMAN 20 CALIFICACIÓN TOTAL = CT 9 PONDERACIÓN TOTAL = PT 20 NIVEL DE CONFIANZA = NC = CT / PT * 100 24 / 39 * 100 NIVEL DE RIESGO INHERENTE: RI = 100% - NC 100% 45% 45% 55% Elaborado por: QCCJ: 2013-03-25 HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL 01 AL 31 DE MARZO DEL 2013 NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO Componente: Activos Fijos NIVEL DE CONFIANZA BAJO MODERADO ALTO 15% - 50% 51% - 75% 76% - 95% ALTO MODERADO BAJO NIVEL DE RIESGO (100 – NC) ENFOQUE INICIAL DE AUDITORIA ALTO PRUEBAS SUSTANTIVAS MODERADO PRUEBAS MIXTAS (SUSTANTIVAS Y CUMPLIMIENTO) BAJO PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Elaborado por: QCCJ: 2013-03-25 53 HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PERÍODO: 01-03-2013 al 31-03-2013 AC-02.02 1/2 HOJA DE HALLAZGOS TITULO INEXISTENCIA DE LA CODIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS Los mobiliarios, maquinaria y equipo; y los sistemas y paquetes CONDICIÓN informáticos de propiedad de la institución del periodo de evaluación, carecen de codificación, no han definido un sistema de registro para identificarlos individualmente. CRITERIO CAUSA EFECTO Inobservaron las Normas de Control Interno 406-05 Sistema de registro y 406-06 Identificación y Protección. Debido a que la Contadora General, no contaba con un sistema y equipo de codificación no pudo registrar en forma individual los activos. Ocasionando que no se disponga de información real de los bienes de larga duración. CONCLUSIÓN Inadecuados procedimientos que permitan una adecuada administración, control y registro de los bienes, de acuerdo a las Normas de Control Interno, situación que ocasionó que no se disponga de información real de los bienes. RECOMENDACIÓN A la Dirección Administrativa y Servicios Generales Dispondrá al Contador ejecutar la implementación de la codificación de los bienes que permita su fácil identificación, serán ubicados en un lugar visible; y se mantendrán los registros considerando la ubicación por unidad administrativa - inversión e identificando al custodio, lo que permitirá salvaguardar los bienes de la institución. 54 HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PERÍODO: 01-03-2013 al 31-03-2013 AC-02.02 2/2 HOJA DE HALLAZGOS TITULO CONDICIÓN NO SE ELABORARON ACTAS DE ENTREGA RECEPCIÓN ENTRE LOS SERVIDORES SALIENTES Y ENTRANTES Inexistencia de actas entrega recepción o documentación que respalde la custodia de los bienes por cada funcionario de la institución. Incumplieron los artículos 76, 77 y 78 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración del Bienes del Sector Público; e, CRITERIO inobservaron las Normas de Control Interno 210-04 Documentación de respaldo y su archivo y 405-04 Documentación de respaldo y su archivo, vigente. Debido al cambio de puestos abruptamente no permitió que los bodegueros CAUSA realicen las respectivas Actas de Entrega Recepción de la documentación de respaldo de las operaciones realizadas; al tiempo que tampoco exigieron las autoridades de turno. EFECTO Ocasionando que no se disponga de la documentación e información que respalda la custodia de los bienes de la Institución. CONCLUSIÓN Inexistencia de actas entrega recepción de acuerdo al Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración del Bienes del Sector Público y Normas de Control Interno, situación que ocasionó que no se disponga de la documentación que sustenta el desempeño de los servidores y de la información para la toma de decisiones. RECOMENDACIÓN A Bodega Realizaran la entrega recepción de los documentos en los casos en que los servidores encargados de la custodia fueran remplazados temporal o definitivamente; de esta diligencia se dejará constancia en el acta que será suscrita por los servidores entrantes y salientes. 55 3.2.3.1.3. Comunicación de resultados Informe del Examen de Auditoría de Control Interno al HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, correspondiente al mes de marzo 2013. Santo Domingo, 31 de marzo del 2013 Econ. Juan Carlos Nevárez. DIRECTOR ADMINISTRATIVO DEL HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Presente.- De mi consideración: Como parte de la evaluación de control interno, componente activos fijos del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, ubicado en el cantón Santo Domingo, provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, por el período comprendido entre el 1 al 31 de marzo de 2013, consideramos la estructura del control interno, a efectos de determinar nuestros procedimientos de auditoría, en la extensión requerida por las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, el objeto de dicha evaluación fue establecer un nivel de confianza en los procedimientos de control interno. Nuestro estudio y evaluación de control interno, nos permitió además, determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría necesarios para expresar una opinión sobre la evaluación de control interno, componente activos fijos del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, y no tenía por objeto detectar todas las debilidades que pudiesen existir en el control interno, pues fue realizada sobre la base de pruebas selectivas sobre los registros y la respectiva documentación sustentatoria. 56 Sin embargo esta evaluación reveló ciertas condiciones que pueden afectar la gestión y procedimientos administrativos aplicados en el Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas. Las principales condiciones reportables que se detallan en el informe donde se encuentran descritas en los comentarios, por lo que una adecuada implantación de acciones correctivas, permitirá mejorar las actividades administrativas y financieras de la institución. Atentamente; Carmen Quinteros Calle Estudiante Universitaria RESULTADOS DEL EXAMEN Inexistencia de la codificación de los activos fijos En la constatación física realizada conjuntamente con el bodeguero el 23 de marzo de 2013, se constató que los mobiliarios, maquinaria y equipo médico; y los sistemas y paquetes informáticos de propiedad de la institución del período de evaluación, carecen de codificación, no han definido un sistema de registro para identificarlos individualmente, lo que no permite su localización inmediata, situación que ocasionó que no se disponga de información real de los bienes de larga duración. Los directores administrativos, los contadores generales y los bodegueros de la entidad, no implementaron procedimientos que permitan una adecuada administración, control registro y custodia de los bienes estableciendo el grado de responsabilidad y competencia de acuerdo a la función de servidores, actividades que no fueron ejecutadas en el período de análisis. 57 Con oficio 003-SDT-QCCJ-2013 de 10 de Abril 2013, se comunicó los resultados provisionales al contador, que actuaron del 1 al 31 de marzo de 2013, menciona: “…Debido a la falta de un sistema y equipo de codificación no se ha podido registrar en forma individual los activos…” Lo comentado por el servidor no justifica el incumplimiento, por cuanto no codifico, los bienes de larga duración de la entidad. Por lo expuesto, los directores administrativos, los contadores y los bodegueros que actuaron en el período sujeto a examen, inobservaron las normas de control interno 406-05, sistema de registro y 406-06, identificación y protección. Conclusión Los directores administrativos, el contador general y bodeguero que actuaron en el período sujeto a examen, no implementaron procedimientos que permitan una adecuada administración control y registro de los bienes, situación que ocasionó que no se identifique los bienes de larga duración y que no se disponga de información real de los mismos. Recomendación Al Director Administrativo 1. Dispondrá al contador general conjuntamente con el bodeguero ejecutar la implementación de la codificación de los bienes que permita su fácil identificación, serán ubicados en un lugar visible; mantendrán los registros considerando la ubicación por unidad administrativa - inversión e identificando al custodio responsable, lo que permitirá salvaguardar los bienes de la institución. 58 No se elaboraron actas de entrega recepción entre los servidores salientes y entrantes Los bodegueros que actuaron en el período de análisis, no realizaron las actas de entrega recepción, documentación que respalda la custodia de los bienes por cada funcionario de la institución, por lo tanto no permite identificar al responsable del uso y cuidado de los activos fijos. La falta de control a este procedimiento entre los servidores entrantes y salientes, ocasionó que no se disponga de la documentación e información que respalda la custodia de los bienes de la Institución. Por lo expuesto, el director administrativo, no dispuso a los encargados de la bodega que actuaron en el período sujeto a examen, no observó lo que establece el reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de los bienes del sector público los artículos 76, 77 y 78; y la norma de control interno 405-04, documentación de respaldo y su archivo. Con oficio 003-SDT-QCCJ-2013 de 10 de abril 2013, se comunicó los resultados provisionales al bodeguero entrante que actuó del 1 al 31 de marzo de 2013, manifestó: “…Al asumir el nuevo cargo de bodeguero no se realizó la entrega recepción de los bienes ni los documentos de aspectos financieros…” El bodeguero saliente, quien actuó en el período del 1 de enero al 28 de febrero del 2013, manifestó: “…El cambio de puestos 28/02/2013 se realizó abruptamente, lo que no permitió que se realicen las respectivas actas de entrega recepción de la documentación de respaldo de las operaciones realizadas; al tiempo que tampoco exigieron las autoridades de turno…” 59 Lo manifestado por los servidores ratifica lo comentado por el equipo de control, por cuando no se cumplió con las actas de entrega recepción. Conclusión Los bodegueros de turno no realizaron las actas de entrega recepción de la documentación de respaldo de las operaciones realizadas, la falta de control de este procedimiento, ocasionó que no se disponga de la documentación que sustenta el desempeño de los servidores y de la información para la toma de decisiones. Recomendación Al Director Administrativo 1. Dispondrá a los bodegueros efectúen la entrega recepción de registros y archivos en todos los casos en que los servidores encargados de la administración o custodia de ellos fueren reemplazados temporal o definitivamente, dejando en constancia en un documento escrito, de la fecha de corte y del detalle de la información y los documentos de archivo serán entregados mediante inventario, que será suscrito por los servidores entrante y saliente en una acta. Elaborado: Carmen Jacqueline Quinteros Calle. Revisado: Mba. Leonardo Carrión. 3.2.3.2. Sistema de control interno, que contribuya al mejoramiento de la gestión de inventarios. A continuación se detalla el modelo de control interno a implementarse para mejorar la gestión de inventario de Activos Fijos del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas. 60 3.2.3.3. Direccionamiento Estratégico. De acuerdo al direccionamiento estratégico, se sustancia los objetivos en diferentes niveles cuyo alcance va desde lo universal hasta lo particular de la siguiente forma: 3.2.3.3.1. Visión propuesta. Convertir al Hospital en Nivel III a nivel regional, con la capacidad de cubrir y atender la demanda de sus afiliados en forma oportuna y a satisfacción, por medio de un personal capacitado, incentivado, eficiente, preparado para prestar sus servicios en una infraestructura física adecuada y que permita ampliar su portafolio de servicios. 3.2.3.3.2. Misión actual. Brindar atención médica a las personas que desempeñan alguna actividad económica con o sin relación de dependencia, al grupo familiar, a los jubilados, montepío, con una atención médica integral eficiente y oportuna en las diferentes especialidades con las que cuenta el Hospital, bajo los principios de universalidad, solidaridad, obligatoriedad, eficiencia y equidad. 61 3.2.3.4. Ambiente de control. Por medio de este componente, se puede plasmar los lineamientos a ser utilizados en la institución. 3.2.3.4.1. La integridad y los valores éticos El Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas al momento no cuenta un código de ética establecido, y se encuentra laborando con los principios, valores institucionales, etc., que tienen constituidos a nivel nacional. Simbología utilizada: H-IESS-SDT-CE-2013 H = Hospital IESS = Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social SDT = Santo Domingo de los Tsáchilas CE = Código de Ética 2013 = Año 62 HOSPITAL IESS Clave: HIESSSDT-CE- SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 2013 CÓDIGO DE ÉTICA Página 1 de 5 INTRODUCCIÓN Con la ejecución y aceptación del Código de Ética Institucional, el Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, manifiesta compromiso formal y práctico con los funcionario, usuarios, proveedores y colaboradores, para respetar y hacer respetar los principios y valores que presiden su función administrativa y asistencial promoviendo que toda acción que se desarrolle dentro o fuera de las instalaciones, se caracterice por la honestidad y transparencia en pro del interés común que permita finalmente una mejor atención en la prestación de los servicios de salud. El presente código de ética será difundido a toda la comunidad hospitalaria para que sea vigilante de su estricto cumplimiento. VALORES INSTITUCIONALES Oportunidad. Efectividad. Respeto a las personas. Disciplina en las labores. Trabajo en equipo. Liderazgo en la atención integral. Satisfacción de todos los usuarios. PRINCIPIOS INSTITUCIONALES Universalidad: Es la garantía de protección para todas las personas amparadas por esta Ley, sin ninguna discriminación y en todas las etapas de la vida. La Constitución Política (Art. 29) señala que la seguridad social es un derecho de todos los ecuatorianos y agrega que procurará extender el seguro social a toda la población. Los postulados de este principio se concretan en la regulación legal y estatutaria del régimen de afiliación voluntaria. Elaborado por: Revisado por: Carmen Quinteros 63 Aprobado por: HOSPITAL IESS Clave: HIESSSDT-CE- SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 2013 CÓDIGO DE ÉTICA Página 2 de 5 Equidad: Es la entrega de las prestaciones del Seguro General Obligatorio en proporción directa al esfuerzo de los contribuyentes y a la necesidad de amparo de los beneficiarios, en función del bien común. Eficiencia: Es la mejor utilización de los recursos disponibles, para que los beneficios que esta Ley asegura sean prestados en forma oportuna, adecuada y suficiente. Integridad: Proceder y actuar con coherencia entre lo que se piensa, se siente, se dice y se hace, cultivando la honestidad y el respeto a la verdad. El régimen de seguridad social deberá atender y solucionar con suficiencia, las contingencias sociales cubiertas, concediendo sus prestaciones adecuada y oportunamente. Solidaridad: Es la ayuda entre todas las personas aseguradas, sin distinción de nacionalidad, etnia, lugar de residencia, edad, sexo, estado de salud, educación, ocupación o ingresos, con el fin de financiar conjuntamente las prestaciones básicas del Seguro General Obligatorio. Unidad: Es la articulación de políticas, instituciones, procedimientos y prestaciones, a fin de alcanzar su objetivo. Subsidiaridad: Es el auxilio obligatorio del Estado para robustecer las actividades de aseguramiento y complementar el financiamiento de las prestaciones que no pueden costearse totalmente con las aportaciones de los asegurados. Participación Igualitaria: La Constitución establece que la entidad encargada de la aplicación del seguro social, tendrá en sus organismos directivos una representación igualitaria del Estado, los empleadores y los asegurados, todos quienes contribuirán equitativamente en el financiamiento del sistema. Elaborado por: Revisado por: Carmen Quinteros 64 Aprobado por: HOSPITAL IESS Clave: HIESSSDT-CE- SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 2013 CÓDIGO DE ÉTICA Página 3 de 5 Obligatoriedad: Es la prohibición de acordar cualquier afectación, disminución, alteración o supresión del deber de solicitar y el derecho de recibir la protección del Seguro General Obligatorio. COMPROMISO CON EL CÓDIGO DE ÉTICA El Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, se compromete a difundir el contenido y la forma de aplicación del Código de Ética, los valores, principios institucionales y normas vigentes, alineándose hacia una gestión integra frente a todos sus grupos de interés, procurando el bien colectivo y aplicables al servicio público. Respeto: Reconocimiento y consideración a cada persona como ser único/a, con intereses y necesidades particulares. Honradez: No deberá utilizar su cargo público para obtener algún provecho o ventaja personal o a favor de terceros. Colaboración: Actitud de cooperación que permite juntar esfuerzos, conocimientos y experiencias para alcanzar los objetivos comunes. Efectividad: Lograr resultados con calidad a partir del cumplimiento eficiente y eficaz de los objetivos y metas propuestos en su ámbito laboral. Calidez: Formas de expresión y comportamiento de amabilidad, cordialidad, solidaridad y cortesía en la atención y el servicio hasta los demás, respetando sus diferencias y aceptando su diversidad. Responsabilidad: Cumplimiento de las tareas encomendadas de manera oportuna en el tiempo establecido, con empeño y afán, mediante la toma de decisiones de manera consciente, garantizando el bien común y sujetas a los procesos institucionales. Elaborado por: Revisado por: Carmen Quinteros 65 Aprobado por: HOSPITAL IESS Clave: HIESSSDT-CE- SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 2013 CÓDIGO DE ÉTICA Página 4 de 5 Lealtad: Confianza y defensa de los valores, principios y objetivos de la entidad, garantizando los derechos individuales y colectivos. Transparencia: Acción que permite que las personas y las organizaciones se comporten de forma clara, precisa y veraz, a fin de que la ciudadanía ejerza sus derechos y obligaciones, principalmente la contraloría social. Imparcialidad: Su compromiso es tomar decisiones y ejercer sus funciones de manera objetiva, sin prejuicios personales y sin permitir la influencia indebida de otras personas. Rendición de cuentas: Significa asumir plenamente ante la sociedad, la responsabilidad de desempeñar sus funciones en forma adecuada y sujetarse a la evaluación de la propia sociedad, obligándolo a realizar sus funciones con eficacia y calidad, así como a contar permanentemente con la disposición para desarrollar procesos de mejora continua, de modernización y de optimización de recursos públicos. POLITICA DEL BUEN TRATO 1. Saludar amablemente a todas las personas. 2. Utilizar expresiones de cortesía como: “Buenas tardes”, “por favor”, “lo siento”, “con mucho gusto”. 3. Utilizar un adecuado lenguaje corporal, ello implica entre otros el contacto visual. 4. Dirigirse a las personas en forma adecuada, llamándole por su apellido y presentándose con amabilidad. Elaborado por: Revisado por: Carmen Quinteros 66 Aprobado por: HOSPITAL IESS Clave: HIESSSDT-CE- SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 2013 CÓDIGO DE ÉTICA Página 5 de 5 5. Tenga siempre en cuenta que el buen vestir refleja lo que somos como personas y como organización. 6. Tener presentes durante todo el día los principios y valores corporativos. 7. Lleguemos puntuales a nuestros sitios de trabajo, siempre 5 o 10 minutos antes 8. Promover y mantener siempre un espíritu de colaboración con los demás. 9. Hacer un adecuado uso de los equipos de comunicación como celulares y radios, utilizando para ello tonos discretos que no entorpezcan las actividades cotidianas o generen ruidos en el ambiente. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Carmen Quinteros 3.2.3.4.2. El compromiso a ser competente Los empleados de la institución deben comprometerse a ser competentes, es decir expresar el conocimiento y habilidades para efectuar las actividades individuales y en equipo de trabajo manteniendo el espíritu de colaboración ante los compañeros, los mismos que dependerán de la inteligencia, experiencia y entrenamiento de cada uno. 67 HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS HABILIDADES Y DESTREZAS Clave: HIESSSDT-HD-2013 Página 1 de 1 NIVEL ADMINISTRATIVO El nivel Administrativo representa el alto grado de la estructura de la institución y está conformado por la Dirección Administrativa y Financiera. CONOCIMIENTOS: Gestión administrativa, planeación estratégica, conocimientos en la Ley de Seguridad Social, Reglamento General, Resoluciones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, Leyes y Reglamentos de la Contraloría General del Estado. HABILIDADES Y DESTREZAS ESPECIALES: Planificación. Trabajo bajo presión. Capacidad de liderazgo. Facilidad de comunicación y socialización. Manejo de recursos financieros, humanos y relaciones humanas. Pensamiento crítico y analítico. Toma de decisiones. Gestión personal. Elaborado por: Revisado por: Carmen Quinteros 68 Aprobado por: HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Clave: HIESSSDT-HD-2013 HABILIDADES Y DESTREZAS Página 1 de 1 NIVEL DE APOYO – RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS El nivel de Apoyo representa a la Dirección Administrativa y Financiera un enlace en la estructura de la institución y está conformado por el Responsable de Activos Fijos. CONOCIMIENTOS: Conocimiento planificación estratégica, Plan Anual de Contrataciones y Programa Anual de Políticas Institucionales, Resoluciones del manejo de Activos Fijos, Ley de la Contraloría General del Estado, Reglamento General de Bienes del Sector Público, Catálogo de cuentas. HABILIDADES Y DESTREZAS ESPECIALES: Planificación. Trabajo bajo presión. Trabajo en equipo. Conocimientos de paquetes computacionales. Proactivo. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Carmen Quinteros 3.2.3.4.3. La mentalidad y estilo de operación de la gerencia De acuerdo a los objetivos del Buen Vivir actual del gobierno se sugiere que se estructure en forma horizontal, ya que la dirección administrativa del hospital mantiene las puertas abiertas a cualquier nivel para receptar las sugerencias del personal, para poder tomar una decisión correcta en la institución. 69 3.2.3.4.4. Estructura Organizacional El Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas no cuenta con un organigrama estructural plasmado que ayude a derivar las principales funciones de los empleados en su proceso, pero de acuerdo al Reglamento General de Unidades Médicas del IESS clasifica a las Unidades de Salud de acuerdo al nivel de complejidad que estas poseen; por lo que está considerado como Hospital de Nivel II, la siguiente estructura propongo continuando con los lineamientos de la institución: HOSPITAL NIVEL II Gerencia: - Dirección Administrativa y Financiera Subgerencia: - Dirección Médica - Dirección Técnica Área Crítica Subgerencia de apoyo a la Dirección: - Unidad de Servicios al Asegurado - Subgerencia Financiera: Unidad de Presupuesto y Contabilidad Facturación y Costos Recaudación y Pagos - - Unidad de Servicios Generales Adquisiciones Bodega Central Dietética y Nutrición Transportación Mantenimiento Lavandería Limpieza Integral Seguridad y guardianía. Comités de coordinación y asesoría Comité de farmacología Comité de Bio-ética 70 Gráfico 5: Estructura Organizacional Fuente: Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas 71 3.2.3.4.5. La asignación de autoridad y responsabilidad Para el correcto funcionamiento del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, el manual de funciones específicas que debe cumplir los funcionarios que laboran en la institución de acuerdo a los distintos puestos de trabajo que componen la estructura. HOSPITAL IESS Clave: HIESSSDT-MF-2013 SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS MANUAL DE FUNCIONES Página 1 de 3 ÁREA: GERENCIA CARGO: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Descripción del puesto: Es la máxima autoridad del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas. Funciones: La formulación de la proforma presupuestaria anual del Hospital, que será sometida a conocimiento del Director General del IESS, en la fecha señalada conforme a la ley. Implantar un adecuado control interno para la correcta administración, uso y mantenimiento de los bienes de la entidad. Designar a los miembros del comité de adquisiciones. La contratación de la compra de bienes y servicios de uso hospitalario, con sujeción a los procedimientos y límites de cuantía señalados en la ley, conforme las disposiciones generales del presupuesto del IESS y las directrices de la Dirección del Seguro General de Salud Individual y Familiar. Velar porque el proceso de contratación para la adquisición de bienes y servicios, se cumpla en sujeción a lo dispuesto en las respectivas leyes, reglamentos, ordenanzas, resoluciones y más normas pertinentes. Aprobar el plan anual de adquisiciones. Elaborado por: Revisado por: Carmen Quinteros 72 Aprobado por: HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS MANUAL DE FUNCIONES Clave: HIESSSDT-MF-2013 Página 2 de 3 ÁREA: GERENCIA CARGO: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Nombrar la comisión encargada de realizar constataciones físicas de los bienes y actualización de los inventarios. Autorizar la adquisición de bienes y servicios hasta por los montos a él facultados, e informar periódicamente de éstos al Nivel Central. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias y normativas, establecidas para la administración y control interno de los bienes. El conocimiento de los informes de los Comités de Coordinación y Asesoría del hospital, la resolución sobre ellos y su traslado al órgano superior competente. La organización y dirección del Hospital y la supervisión de la ejecución de los planes, programas y actividades de cada uno de sus órganos y dependencias; El establecimiento de los sistemas de control previo y concurrente de los ingresos y egresos del Hospital. El establecimiento, mediante reglamento interno, de las normas conducentes a utilizar con economía y eficacia los recursos humanos, financieros, tecnológico y materiales del hospital. La supervisión del cumplimiento de las políticas, estrategias, normas y procesos de reclutamiento, selección, contratación, inducción, entrenamiento, capacitación, evaluación del desempeño, promoción, remoción del personal, remuneraciones y estímulos, conforme a las políticas, normas y procedimientos aprobados por la Dirección General, observando las regulaciones legales correspondientes. La aprobación y el control del cumplimiento de las normas y los planes de bioseguridad, prevención de riesgos, seguridad hospitalaria, defensa civil y contingencias para casos de desastres o epidemias. Elaborado por: Revisado por: Carmen Quinteros 73 Aprobado por: HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS MANUAL DE FUNCIONES Clave: HIESSSDT-MF-2013 Página 3 de 3 ÁREA: GERENCIA CARGO: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES La autorización de la facturación de los servicios prestados por el hospital, sobre la base de las actividades producidas y con sujeción a los aranceles aprobados por el Consejo Directivo del IESS, y su presentación y entrega al Seguro General de Salud Individual y Familiar de la respectiva jurisdicción. Los informes de resultados de la gestión administrativa y financiera del Hospital, ante la Dirección del Seguro General de Salud Individual y Familiar, así como de la evaluación del impacto de los servicios producidos en el perfil epidemiológico de la población asegurada ante la respectiva Subdirección del Seguro General de Salud Individual y Familiar. Elaborado por: Revisado por: Carmen Quinteros 74 Aprobado por: HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Clave: HIESSSDT-MF-2013 MANUAL DE FUNCIONES Página 1 de 1 ÁREA: SUBGERENCIA DE APOYO A LA GERENCIA CARGO: JEFE FINANCIERO DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Descripción del puesto: Responsable de la ejecución y control de la gestión económico presupuestaria del Hospital. Funciones: Gestión económico – financiera y fiscal. Asumir las funciones que le delegue el Gerente. Representar al hospital en su ámbito competencial. Elaboración del anteproyecto de presupuesto del hospital y de cada una de las líneas de actividad, colaborando en la asignación de recursos a éstos y con la periodificación y programación de las necesidades de recursos económicos. Participar en la elaboración de la estrategia, objetivos económicos, política de compras y cuenta de resultados del hospital. Formulación y ejecución de la proforma presupuestaria. Proponer y elaborar las reformas presupuestarias según normativa. Certificar las partidas presupuestarias. La reserva y discreción en el tratamiento de la información. Manejo de los costos del Hospital. Realización de la facturación del Hospital. Desarrollo de la contabilidad analítica y del control y evaluación de gestión. Tramitación de operaciones financieras: créditos, expedientes de gasto, movimientos de efectivo y flujos de caja, documentos contables y presupuestarios. Elaborado por: Revisado por: Carmen Quinteros 75 Aprobado por: HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS MANUAL DE FUNCIONES Clave: HIESSSDT-MF-2013 Página 1 de 2 ÁREA: SUBGERENCIA DE APOYO A LA GERENCIA CARGO: RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Descripción del puesto: Responsable de los Activos Fijos de la Institución. Funciones: Efectuar la recepción, el almacenamiento temporal la custodia y control de los bienes muebles y equipos institucionales. Llevar registros individuales actualizados de los bienes de la entidad calificados como activos fijos, con los datos de las características generales y particulares como: marca, tipo, valor, año de fabricación, color, número de serie, dimensiones, código, depreciación, etc. Realizar la entrega de los bienes a los Jefes de las Direcciones, Departamentos o Unidades Administrativas, mediante actas de entrega-recepción debidamente legalizadas con las firmas de los responsables de la Unidad y del custodio. Elaborar un catastro de los bienes inmuebles que posee la institución así como fichas individuales de la propiedad en la que consten: planos, áreas y avalúos. Suministrar oportunamente a todas las dependencias, funcionarios y trabajadores, los muebles y equipos necesarios para sus labores, de acuerdo a las disponibilidades de los mismos. Entregar al Departamento de Contabilidad el inventario anual actualizado de activos fijos, para la conciliación correspondiente. Verificar la calidad y estado de los bienes que han sido sujetos de reposición. Colaborar en la formulación del plan anual de adquisiciones de activos fijos. Solicitar y coordinar el mantenimiento de bienes institucionales. Elaborado por: Revisado por: Carmen Quinteros 76 Aprobado por: HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Clave: HIESSSDT-MF-2013 MANUAL DE FUNCIONES Página 2 de 2 ÁREA: SUBGERENCIA DE APOYO A LA GERENCIA CARGO: RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Efectuar periódicamente o rotativamente constataciones físicas de los bienes por lo menos una vez al año en forma normal o cuando sea requerida por la Dirección Financiera, Dirección Administrativa o autoridad competente; y cuando cambie el custodio general o el responsable del control en cada unidad administrativa, a fin de determinar oportunamente las novedades con respecto a la utilización, ubicación y conservación de los activos fijos, especificando sus causas y presentando las recomendaciones que se estimen pertinentes. Participar por designación en los trámites de baja, remates y demás indicadas en el Reglamento General de Bienes del Sector Público. Mantener actualizado el catastro de predios que hayan sido sujetos de remate, expropiación, permuta, confiscación o reintegro, y presentar informes de la acción tomada. Intervenir en la recepción de los bienes adquiridos y verificar la conformidad con los contratos celebrados. Velar porque el servidor inmediatamente responsable de la custodia y uso de un bien que haya desaparecido por hurto, robo, abigeato o por cualquier hecho análogo, comunique a la máxima autoridad de la entidad, así como por la vigilancia o seguimiento de la tramitación de la respectiva causa penal. Llevar estadísticas de la información de los activos fijos, personas responsables de la custodia y uso, unidades administrativas donde se encuentran, grado de utilización y estado de conservación. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y demás normas pertinentes, establecidas para el sistema de administración de bienes. Elaborado por: Revisado por: Carmen Quinteros 77 Aprobado por: 3.2.3.4.6. Manuales de procedimiento HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Clave: HIESSSDT-MP-2013 MANUAL DE PROCESOS Página 1 de 1 PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Para la adquisición de cualquier tipo de bienes, que no consta en el respectivo Plan Anual de Contrataciones, se requiere de una resolución firmada por la máxima autoridad del Hospital o del funcionario delegado para este fin, con sujeción a las disposiciones legales pertinentes. El procedimiento es el siguiente: 1. Solicitud de pedido a la máxima autoridad. 2. Realizar el Plan Anual de Contratación y cargar al www.compraspublicas.gob.ec hasta el 15 de enero de cada año. 3. Certificar la Disponibilidad Presupuestaria y Existencia de Recursos. 4. Elaboración de pliegos para el portal de compras públicas. 5. Elaboración del contrato para la adquisición. 6. Orden de Compra. 7. Se recibe la factura para el pago. 8. Se elabora el Acta Entrega Recepción del bien en Bodega y Activos Fijos. 9. Solicitud de Gasto elaborada por la máxima autoridad de la institución. 10. Se envía el expediente completo a la Unidad Financiera. 11. Se ingresa la factura al sistema. 12. Se espera a que el pago sea acreditado al beneficiario. 13. Se archiva. 14. Fin del procedimiento. Elaborado por: Revisado por: Carmen Quinteros 78 Aprobado por: portal HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Clave: HIESSSDT-MP-2013 MANUAL DE PROCESOS Página 1 de 2 PRIMER PROCESO: ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS Las entidades como persona jurídica deberán aplicar de manera obligatoria la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP), Reglamento General y Resoluciones del Instituto Nacional de Contratación Pública (INCOP). A continuación el control que se debe mantener en el proceso de adquisición de activos fijos: 1. La adquisición de un bien nace por la necesidad ya sea porque el bien ha cumplido su vida útil, por perdida o por creación de nuevos departamentos en la Institución, etc., para un mejor control se deberá realizar una planificación presupuestaria previo un análisis del requerimiento. 2. La institución como parte de la planificación debe cumplir con los objetivos y necesidades institucionales, formulando el Plan Anual de Contratación (PAC) y la Programación Anual de Políticas Institucionales con el presupuesto correspondiente. 3. El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad y publicada en el portal de compras públicas www.compraspublicas.gob.ec; se incluirá los procesos de contratación, la descripción del objeto a contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de implementación del plan. 4. El personal solicitará por escrito a la dirección, los bienes que necesiten detallando las características técnicas o especificaciones del bien, deberá constar el nombre de la persona que solicita. 5. Para la adquisición de bienes se deberá solicitar las ofertas a los proveedores por medio del portal de compras públicas. 6. Los pliegos deben cumplir con las características técnicas o específicas que pide la entidad. Elaborado por: Revisado por: Carmen Quinteros 79 Aprobado por: HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Clave: HIESSSDT-MP-2013 MANUAL DE PROCESOS Página 2 de 2 7. La entidad debe subir una copia del contrato o del documento que sustente la adquisición del bien al portal de compras públicas. 8. Dentro de las etapas y plazo de entrega del bien debe especificarse fecha de compra, entrega y pago. 9. Para la finalización del proceso de adquisición la entidad deberá contar con la factura y la acta de entrega recepción del bien. 10. Para efectos de una información financiera real y confiable los activos fijos adquiridos se deberá realizar los primeros registros básicos contables correctamente cumpliendo con los principios, normas, etc. 11. El PAC. Es la planificación que debe realizar anualmente toda Entidad contratante y debe incluir todas las adquisiciones de bienes, obras, servicios durante el año para desarrollar y cumplir con sus actividades de manera eficiente. 12. Catalogo Electrónico. Es una tienda virtual de bienes y servicios en la cual las Entidades Contratantes realizan sus adquisiciones en forma directa, seleccionando los productos requeridos y emitiendo una orden de compra directa al proveedor. 13. Los productos que se encuentran en el Catálogo Electrónico son: Equipos Computación Suministros de Oficina Suministros de limpieza Vehículos 14. Para revisar los productos del Catálogo ingresa a: www.compraspublicas.gob.ec Elaborado por: Revisado por: Carmen Quinteros 80 Aprobado por: 3.3. Validación de la propuesta La actual investigación se valida por el lector de tesis designado por la rectora de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES, además será aprobada por los miembros del tribunal de grado designados por el ente rector. El Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas a través de su Director Administrativo se compromete a revisar esta propuesta y de considerarla positiva y la aplicara según consta en la carta de certificación otorgada por el mismo en esta tesis. 81 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.1. - Conclusiones El Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas no cuenta con manuales de procedimientos para el control de activos fijos que permita el óptimo desarrollo de los bienes sujetos a control. - No existe medios de evaluación para que indique si el funcionario está controlando los bienes que tienen sujetos a control. 4.2. - Recomendaciones Implementación de los manuales de procedimientos para un mejor desempeño del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas. - Evaluación del cumplimiento de las normas para el control de los bienes sujetos a control. 82 BIBLIOGRAFÍA Aguirre Ormaechea, J. M. (s.f.). Auditoria III: Control Interno Áreas Específicas de Implantación proceDimiento y control. (Cultura de Ediciones. ed.). ESPINOZA F., F. (s.f.). Modelos para gestión del inventario de mantenimiento. ESTUPIÑÁN GAITÁN, R. (s.f.). Control interno y fraudes. (Segunda Edición ed.). FONSECA LUNA, O. (s.f.). AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODERNA. (Primera Edición. ed.). FULLANA BELDA, C. P. (s.f.). MANUAL DE CONTABILIDAD DE COSTES. (Primera Edición. ed.). Madrid, España.: Publicaciones DELTA. LUNA, Norma. U. (s.f.). CONTABILIDAD BÁSICA. LYBRAND., C. &. (s.f.). Los nuevos conceptos del control interno: Informe COSO. Ediciones Díaz de Santos. LYBRAND., C. &. (s.f.). LOS NUEVOS CONCEPTOS DEL CONTROL INTERNO: INFORME COSO. Ediciones Díaz de Santos. MADARIAGA, J. M. (s.f.). Auditoria: manual práctico de auditoria. MANTILLA, S. A. (s.f.). AUDITORIA DE CONTROL INTERNO. MANTILLA, S. A. (s.f.). Control interno. Informe coso. (Cuarta Edición. ed.). ECOE Ediciones. MÁRQUEZ, M. (2003). Plan Estratégico de Auditoría para el fortalecimiento del control interno de recursos del GAD de Paján. MENDIVIL ESCALANTE, V. M. (2006). Elementos de auditoria. México. OMEÑACA GARCÍA, J. (2008). CONTABILIDAD GENERAL (Ediciones DEUSTO ed., Vol. 11a. Edicion actualizada.). España. OMEÑACA GARCÍA, J. (2008). CONTABILIDAD GENERAL. (Ediciones DEUSTO. ed.). España. ORELLANA, T. (2010. ). Capítulo III – Gestión de Inventarios. PÉREZ MOYA, J. (s.f.). ESTRATEGIA, GESTIÓN Y HABILIDADES DIRECTIVAS: UN MANUAL PARA EL NUEVO DIRECTIVO. Ediciones Díaz de Santos. SANTILLANA GONZÁLEZ, J. R. (s.f.). Establecimiento de sistemas de control interno. ANEXOS Anexo No. 1 Aprobación Perfil de Tesis Anexo No. 2 Certificación del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas Anexo No. 3 Codificación de los activos fijos Anexo No. 4 Evidencia fotográfica MUEBLES DE ADMINISTRACIÓN: ESCRITORIO GRANDE CODIFICACIÓN ANTERIOR CODIFICACIÓN PROPUESTA MUEBLES Y ENSERES: ARCHIVADOR PARA OFICINA CODIFICACIÓN ANTERIOR CODIFICACIÓN PROPUESTA EQUIPO INFORMÁTICO: MONITOR CODIFICACIÓN ANTERIOR CODIFICACIÓN PROPUESTA