Oficio 340-064669 del 26 de dici

Oficio 340-064669 del 26 de diciembre de 2002
TRATAMIENTO CONTABLE DE ACREENCIAS NO COBRADAS DESPUÉS DE
DETERMINADO TIEMPO
Las normas o principios de contabilidad no señalan como procedimiento el “ castigo” de
los pasivos, como sí ocurre para el caso de los activos sociales, precisamente en
consideración a que pueden preverse pérdidas, pero no anticiparse utilidades.
Sin embargo y para el caso que nos ocupa debemos traer a colación el Código Civil, el cual
en su artículo 1625 se refiere a los modos de extinguir las obligaciones y en el ordinal 10º
señala expresamente la prescripción, cuyo desarrollo se encuentra en detalle en los
artículos 2.512 y siguientes de esta misma normatividad, figura jurídica que puede ser
utilizada en relación con los pasivos, teniendo presente la naturaleza del hecho económico
que generó la obligación.
Adicionalmente, merecen especial mención los artículos 1656 y 1657 del Código Civil que
disponen que el pago por consignación es un medio válido para extinguir las obligaciones,
bien cuando el pago sea rechazado o por no-comparecencia del acreedor y, el artículo 1663
ibídem prescribe que la obligación se extingue en la fecha en que se decrete la
consignación.
Por último, en lo que respecta a los dividendos por pagar, es necesario manifestar que este
Despacho se ha pronunciado en repetidas oportunidades sobre este tópico y en uno de sus
proveídos se refirió a la prescripción, sobre los títulos de acciones para lo cual transcribimos
apartes del mismo, según oficio OA-04480 del 13 de marzo de 1985; así:
…” Conforme con lo ordenado por el artículo 156 del Código de Comercio, las sumas que
se deban a lo socios por concepto de utilidades forman parte del pasivo externo de la
sociedad y pueden exigirse judicialmente. Agrega la norma que al efecto prestarán mérito
ejecutivo el balance y la copia auténtica de las actas en donde consten los acuerdos
válidamente aprobados por la asamblea o junta de socios.
…” Ahora bien, al tenor de lo dispuesto por el artículo 2515 del Código Civil el vocablo
“ prescripción” ; tiene dos aceptaciones a saber: Una como modo de adquirir las cosas
ajenas y otra como modo de extinguir acciones y derechos igualmente ajenos.
…Para fines del presente concepto, sólo interesa la prescripción extintiva, a la cual es del
caso referirse así: El ordinal 10º.) del artículo 1625 ibídem, alude a la prescripción como un
modo de extinguir las obligaciones. Por su parte el artículo 2535 de la misma obra, también
se refiere al fenómeno jurídico citado, pero sin hacer mención de las obligaciones, pues
habla únicamente de las acciones y derechos ajenos. En efecto, dice la norma invocada:
“ La prescripción que extingue las acciones y derechos ajenos exige solamente cierto lapso
durante el cual no se hayan ejercido dichas acciones” .
Se cuenta este tiempo desde que la obligación se haya hecho exigible.
…Como se observa, el fundamento del precepto no es otro que la inacción del acreedor
para hacer valer sus derechos dentro del término que la ley señala para que, dentro de él,
se ejerzan las acciones correspondientes. Procede por la concurrencia de los siguientes
requisitos: a) que el derecho sea prescriptible; b) la inacción del acreedor para reclamarlo
y c) transcurso de cierto tiempo.
…Por otro extremo conviene tener presente que si la prescripción afecta la acción, no por
ello desaparece en todos los casos del derecho, pues basta recordar que el artículo 2536
del Código Civil dice:
“ La acción ejecutiva se prescribe por diez años, y la ordinaria por veinte” .
La acción ejecutiva se convierte en ordinaria por el lapso “ de diez años, y convertida en
ordinaria durará solamente otros diez” .
Nótese que el transcurso de cierto lapso (10 años) sin que el titular de un crédito con mérito
ejecutivo haya hecho efectiva la obligación a cargo del deudor, extingue la acción ejecutiva.
En consecuencia, vencido aquel término, el acreedor no podría recurrir a los trámites de la
vía ejecutiva, pues la acción ya ha caducado, sin que por tal hecho el crédito se haya
extinguido, ya que bien puede su titular hacerlo valer por la vía ordinaria durante los diez
años siguientes, transcurridos los cuales la prescripción extingue la obligación civil de
deudor y, por ende, el crédito y la acción. No sobra advertir que la prescripción, a diferencia
de la nulidad, no requiere declaración judicial, sino que debe ser alegada para los fines de
su reconocimiento. (Art. 2513 C.C.).
Observando el asunto desde el ángulo que se ha comentado, es evidente que las sumas
adeudadas por la sociedad a título de dividendos y que, como se ha dicho, forman parte del
pasivo externo de aquella pueden prescribir según lo expuesto.
Por consiguiente, y teniendo en cuenta que, para el rubro Cuentas por Pagar no existe
procedimiento contable alguno, este Despacho considera que el pago por consignación es
la vía legal más apropiada a seguir.