Guía Nº 3 - Bienes de Cambio

AUDITORIA
Guía Nº 3 – Año 2010
CASO 1: COM CEL SRL
Ud. se encuentra realizando la Auditoria Externa de los Estados Contables, referida al rubro Bienes de Cambio y
Costos de Producción, correspondientes a la Empresa COM.CEL. SRL, cuyo ejercicio económico cerró el 30/04/2010.
La empresa se dedica a la producción y venta de teléfonos celulares. El proceso de fabricación es básicamente un
proceso de armado, puesto que los materiales que se utilizan son ensamblados en el mismo estado que se adquieren.
La composición del costo de un producto terminado es la siguiente: 80% Materiales e Insumos, 15% Mano de Obra y
5% Gastos Indirectos de Fabricación.
Se considera de importancia el control de calidad de los insumos recibidos, ya que de utilizarse materiales que no
reúnan la calidad adecuada, se obtienen productos defectuosos con escaso valor de recupero.
Si bien el proceso productivo de la empresa es sencillo, el mismo se desarrolla en un ambiente de tecnología muy
cambiante, ya que permanentemente se incorporan nuevas funciones y diseños en los equipos, que hacen variar
rápidamente los modelos solicitados por los clientes y el valor de recupero de aquellos productos no vendidos y
superados por las tecnologías nuevas.
La fabricación y venta de celulares se encuentran en pleno desarrollo, con expectativas de crecimiento constante para
los próximos años.
Ud. ha relevado los procedimientos administrativos y controles del sistema, vinculados con el componente Bienes de
Cambio y costos de Producción. A continuación se detallan los datos recogidos:
El Departamento de Recepción de Materiales, controla el ingreso de todos los materiales e insumos. Emite un Informe
de Recepción preenumerado, por duplicado en el cual se detalla:
Proveedor, Código del Insumo, Cantidad,
Descripción y número de Orden de Compra.
El original del citado informe acompaña a los bienes al Departamento de Control de Calidad. Si se verifica que la
calidad corresponde a lo solicitado, se le coloca un sello al informe de recepción “Calidad Aprobada” y se envían los
materiales al Departamento Almacenes. En los casos que no se consideren reunidos los requisitos exigidos, se emite la
Nota de Devolución prenumerada, se anula el Informe de Recepción y se ocupa de despachar la mercadería al
Proveedor correspondiente.
El departamento de Control de Calidad también realiza controles periódicos de los Productos Terminados, emitiendo un
informe detallado de las verificaciones realizadas, las partidas analizadas y los resultados obtenidos. Se envían copia al
Gerente de Producción, y Ventas.
El encargado de Almacenes se ocupa de la custodia tanto de las materias primas, como de los productos terminados.
Además lleva una ficha individual en las que registras los movimientos en cantidades de cada insumo o producto, en
tiempo real.
Al recibir las Materias Primas e Insumos, el encargado de Almacenes controla el Informe de Recepción, aprobado por
control de calidad con los bienes correspondientes y luego de registrar en las fichas individuales y envía dicho
comprobante a Contabilidad. Igual procedimiento realiza al recibir los Productos Terminados, que ingresan
acompañados de un reporte de producción, en el que se detalla el número de partida, la cantidad y descripción y
código del modelo.
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Contabilidad al recibir la factura compra del Proveedor controla la misma con el Informe de Recepción aprobado por el
sector de Control de Calidad, y registra contablemente las compras de Materiales. Además se confecciona un registro
en el que se detalla el valor de la última compra de cada uno de los Materiales e Insumos.
Se elabora un modelo de teléfono por ciclo productivo, y se inicia con una Orden de Trabajo, que emite el
Departamento de Ventas.
Para el inicio de la fabricación, el Sector de Producción emite una Solicitud de Materiales e Insumos, por duplicado,
cuyo original se envía a Almacenes para que se prepare el pedido correspondiente. De no entregarse las cantidades
solicitadas, los empleados tachan los datos del formulario y sobreescriben las cantidades reales enviadas. Además el
encargado de Almacenes se ocupa de registra la salida de los materiales en las fichas individuales de stock, en la que
referencia en número de Solicitud de Materiales.
Producción una vez que controla las cantidades recibidas, conforman la solicitud de materiales, enviando una copia a
Contabilidad. Con dicho comprobante contabilidad registra el cargo de materiales insumidos para la Orden de Trabajo
en proceso y a su vez da de baja las existencias de Almacenes.
Cuando el Sector de Ventas requiere Productos Terminados para su despacho al cliente, el encargado de Almacenes
confecciona un Vale de Salida, en el que detalla la cantidad entregada y descripción y código de los bienes.
Referenciando dicho comprobante, registra la baja en la correspondiente ficha individual.
El encargado de almacenes posee un talonario de formularios para registrar las bajas de Materiales e Insumos o
Productos terminados, por obsolescencia o defectuosos. Al solicitarse las copias archivadas, nos entregó dos
comprobantes (los únicos emitidos durante el período bajo análisis). Uno correspondía a materiales que quedaron en
desuso por cambios en uno de los modelos de teléfonos, y el otro a la existencia de los teléfonos reemplazados por el
nuevo modelo. Los citados comprobantes carecían de autorización alguna y se encontraban debidamente
contabilizados.
Ha ocurrido en varias oportunidades que se ha tenido que detener o no iniciar el proceso de Producción, debido a la
falta de algunos de los componentes o insumos. Consultando sobre las causas, se verificó que el Encargado de
Almacenes, cuando lo estima conveniente, emite la Solicitud de Materiales y la envía al Sector Compras.
En función de la urgencia con que se necesiten los materiales, el Sector Compras, elige al Proveedor según la fecha de
entrega disponible. Emite la Orden de Compra preenumerada, enviando el original al Proveedor y el duplicado queda
archivado en el sector.
El encargado de Almacenes, en la entrevista realizada, manifestó que no conoce la planificación de producción y
cuando se modifican los procesos habituales es que ocurren los faltantes.
El sector Ventas es el encargado de realizar los presupuestos de las mismas y en función de ellos planifica la
producción y el stock. Emite un formulario resumen por triplicado, enviando el original y duplicado al Gerente de
Producción, quien una vez aprobado le asigna el Nº de Partida, lo firma y envía el duplicado al Departamento de
contabilidad.
Finalizado el armado de los teléfonos, el Departamento de Producción, confecciona el reporte de Productos
Terminados por triplicado, en el que detalla los bienes obtenidos y el Nº de Partida de Producción correspondiente y le
asigna el costo unitario de fabricación al modelo de Orden de Trabajo Finalizada. Archivando una copia, el original
acompaña a los bienes hasta el almacén y el duplicado es enviado a Contabilidad. Este departamento controla los
datos con la Orden de Trabajo y luego emite el asiento contable de transferencia de productos en proceso a Productos
Terminados.
Mensualmente personal de Tesorería concilia los mayores auxiliares de Productos Terminados con el mayor general.
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La empresa utiliza el sistema de costos por Orden de Trabajo, en la que se imputan los materiales valuados a costo de
reposición (con datos de la última compra efectuada a la fecha de salida del Almacén) y horas hombres insumidas en la
fabricación de la partida. Para la asignación de los gastos indirectos de fábrica se determina un coeficiente por hora
hombre. Los datos correspondientes a las asignaciones de los costos de mano de obra y gastos indirectos de
fabricación fueron auditados por miembros de su equipo, concluyendo que los procedimientos y cálculos son
razonables y sus registraciones adecuadas.
Periódica y sorpresivamente se verifican selectivamente, por un sector independiente las imputaciones efectuadas,
correspondientes a las Órdenes de Trabajo finalizadas y en proceso. En las citadas oportunidades se emite un informe,
con el detalle de la muestra seleccionada, los controles efectuados y las observaciones resultantes; el que es enviado
al Gerente General con copia al Gerente Administrativo y de Producción.
Ud. solicitó una muestra de los citados informes para su verificación, de los cuales no surgen observaciones
significativas a considerar.
De las entrevistas realizadas a los directivos, surgen otros datos de su interés, los que se detallan a continuación:
•
La empresa posee personal de seguridad, solo en el horario nocturno.
•
No existen políticas de acceso restrictivos a los distintos sectores de la empresa (Almacenes, Administración y
Producción).
•
Existe solamente un seguro contratado contra incendio y destrucción del Edificio de la empresa. No se encuentran
aseguradas los materiales y productos terminados como tampoco las maquinarias y muebles de la empresa.
•
El movimiento del stock, es de alta rotación.
Periódicamente se efectúan recuentos físicos de materiales y productos terminados por personal del Departamento
Contable con ayuda del Responsable de Almacenes, el que se concilia con los mayores contables. Sólo emiten un
informe si observan diferencias significativas y lo elevan al Gerente Administrativo. Consultado sobre el tema, durante
todo el ejercicio el gerente no recibió ningún informe.
Ud. participó del recuento físico, el que fue organizado siguiendo sus recomendaciones efectuadas en auditorias
anteriores. La empresa confeccionó una planilla de inventario en la que resumió los datos de todas las etiquetas
confeccionadas durante el recuento, la que posteriormente fue valuada por Contabilidad, a costo de reposición los
materiales e insumos y a valor de refabricación los productos terminados.
Ud. verificó las planillas confeccionadas por la empresa en las que se encontraban detallados los datos relevados de
las etiquetas del inventario, comparándolas con sus anotaciones. Confeccionó el siguiente cuadro, en el que detalla las
diferencias observadas:
Materia Prima
Cantidad s/Empresa
Cantidad s/Auditoria
Costo de Reposición a FCE
MP II
(1)
350
520
23,40
MP VI
(2)
48
48
35,70
Cantidad s/Empresa
Cantidad s/Auditoria
Productos
Terminados
PT AB16
PT CJ35
(3)
(4)
Costo de
Precio Neto de
Reproducción FCE
Venta
125
75
93,00
167,40
223
373
328,50
591,30
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Datos de Corte de Documentación:
Ultimo Informe de Recepción: Nº 23.240
Última Factura de Ventas: Nº 225.318
Última Nota de Crédito emitida: Nº 25.716
Ultimo Reporte de Producción: Nº 13.258
Ultimo Vale de Salida: Nº 25.218
Observaciones:
(1)
Las MP correspondientes al Informe de Recepción Nº 23.240, ingresaron a última hora del día 30/04/2010, y
debido a que no se ha efectuado el control de calidad, quedó pendiente de registrase el ingreso.
(2)
Al controlarse los valores de reposición de las Materias Primas, se observó que el costo informado por el
Proveedor ( $ 40,30 por unidad), en la correspondiente circularización efectuada, no coincide con el imputado
por Contabilidad. Analizada las causas pudo constatarse que el precio del citado insumo sufrió variaciones
significativas días antes de la Fecha de Cierre. Contabilidad había imputado el precio de la última compra la
que se había efectuado el 28/10/2009.
(3)
La diferencia en los Productos PT AB16, corresponde a una partida vendida el día 30/04/2010 según datos de
la Factura de Cta. Cte. Nº 225.316, que no ha sido retirada por el transporte, debido a que el mismo tuvo
inconvenientes mecánicos. Se constató que dicha operación no fue contabilizada y que la mercadería se retiró
a primera hora del día hábil siguiente a la FCE.
(4)
Corresponde a una devolución efectuada por nuestro principal cliente, debido a defectos de calidad en los
productos. Se controló toda la partida de producción y se verificaron defectos importantes, lo que implica que de
los citados productos sólo se podrá recuperar un 10% de su costo. El total de la existencia a FCE de este
producto correspondía a la Partida Defectuosa.
Tareas a Realizar:
1)
Identifique las deficiencias de Control Interno y señale cuáles serían sus recomendaciones para cada una de
ellas.
2)
Precise para cada deficiencia planteada en el punto anterior la implicancia en la aplicación de procedimientos
de auditoria adicionales que usted deberá incorporar a su programa de trabajo.
3)
Señale los Objetivos de Auditoria para el Rubro Bienes de Cambio, adecuados al caso planteado y mencione
4)
Qué recomendaciones realizaría a la empresa en relación a la toma de inventario físico de bienes de cambio.
5)
Proponga los asientos de ajustes que considere necesarios para valuar y exponer el rubro de acuerdo a normas
dos procedimientos de auditoria para obtener evidencia para cada uno de los objetivos mencionados.
contables profesionales vigentes.
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CASO 2: INFORMES DE AUDITORIA
Indique, para la siguiente situación:
a) Cuál es la naturaleza del problema planteado ?
b) El tipo de informe que emitiría si Ud. fuese el Auditor Externo? y
c) En el caso que sea posible, qué ajuste debería proponer para que su informe sea Favorable sin Salvedades.
En el ejercicio cerrado al 31/12/2009 que usted está auditando, la empresa EL SALADO S.R.L. Debido a las
distorsiones producidas en el valor de la mercadería en el ejercicio anterior por los efectos de la inflación, decidió valuar
sus existencias en bienes de cambio de acuerdo al método U.E.P.S.. Para ello, dejó el método que se venía utilizando
hasta el ejercicio anterior, que era el de costo histórico ajustado sobre la base de primero entrado, primero salido. La
incidencia del cambio en los valores de las existencias iniciales y finales es la siguiente:
CONCEPTO
UEPS
PEPS
Existencias iniciales
2.060,00
1.575,00
Existencias finales
2.850,00
2.050,00
La situación descripta anteriormente, no fue adecuadamente expuesta en nota a los estados contables, debido a que a
criterio de los Socios Gerentes de la sociedad, la misma no representa un cambio significativo en los Estados
Contables, sino que representa una adecuación a los efectos inflacionarios sufridos en el año 2.009. Si bien aumenta el
valor de las existencias finales de bienes de cambio, los Estados Contable en su conjunto estaban reexpresados por
cambio en el poder adquisitivo de la moneda, y este rubro no estaba ajeno a ello. El total del Activo en moneda
homogénea al 31/12/09 ascendía a $ 865.325,34
CASO 3: CINUNDO EL CEMENTERIO SRL
Gaviota Migliónico, auditor externo, se encuentra participando del recuento de los bienes de cambio de “Cinundó el
Cementerio SRL” al 31 de mayo de 2009 y se le presentan las siguientes situaciones:
a)
Cinundó tiene 10 depósitos distribuidos en toda la ciudad de Santa Fe lo que le asegura un servicio de rápida
entrega a su cadena de clientes. Gaviota está participando del recuento del depósito de la calle Laprida y
durante el conteo, varios fletes Express entraron para cargar mercadería para distribuir y como es norma de la
empresa estos deben ser atendidos de inmediato. Como consecuencia de ello, los empleados detuvieron el
recuento y fueron a ayudar a cargar los fletes.
b)
Al recontar un lote de bolsas de azúcar, Gaviota observa que el lote tiene 5 años de antigüedad y su estado de
conservación es impecable.
c)
Mientras revisa la compilación del recuento, observa a la distancia que se están dando de baja y retirando del
almacén en camiones de terceros mercaderías que estaban para desechar.
¿Que acciones debe tomar Migliónico ante cada una de estas situaciones consideradas en forma individual?
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CASO 4 : EMPRESA INDUSTRIAL
A continuación se citan los procedimientos de auditoria que se desarrollan a menudo en el rubro bienes de cambio,
para una empresa industrial.
a)
Comparar el recuento del cliente del inventario físico en una fecha intermedia con el archivo maestro de inventario
permanente.
b)
Rastrear las cuentas de pruebas del auditor registradas en los papeles de trabajo hasta la recopilación final de
inventario y compare el número de etiqueta, descripción y cantidad.
c)
Comparar el precio unitario en el resumen final del inventario con las facturas de los proveedores.
d)
Leer las instrucciones del cliente sobre el inventario físico y observe si las ponen en vigor las personas
responsables del recuento del inventario.
e)
Contabilizar una secuencia de requisiciones de materias primas y examinar cada requisición para verificar que
existe una aprobación.
f)
Rastrear los comprobantes registrados en el archivo maestro de inventario perpetuo de artículos terminados hasta
los registros para la producción terminada.
g)
Contabilizar una secuencia de etiquetas de inventario y rastrear cada etiqueta en el inventario físico para
asegurarse que en realidad existe.
Tarea
a.
Identifique si cada uno de los procedimientos es principalmente una prueba de control o una prueba sustantiva.
b.
Indique los propósitos de cada uno de los procedimientos.
CASO 5 : REGISTROS DE INVENTARIO
Se incluyeron los siguientes errores en los registros de inventario y otros relacionados de ABC SRL.:
a)
Una partida de artículos de inventario tenía un precio de 12 pesos cada uno, en lugar del costo correcto de 12
pesos por docena..
b)
Al efectuar el inventario físico, los últimos embarques del día quedaron excluidos del inventario y no se les incluyó
como ventas sino hasta el año siguiente.
c)
El empleado a cargo del archivo maestro de inventario permanente alteró la cantidad en una etiqueta de inventario
para cubrir el faltante en el inventario ocasionado por su robo durante el año.
d)
Después que el auditor salió del establecimiento, se perdieron varias etiquetas de inventario y no se incluyeron en
el resumen final del inventario.
e)
Al registrar las adquisiciones de materias primas, se incluyó un precio unitario equivocado en el archivo maestro
de inventario perpetuo. Por tanto, estaba mal indicada la valuación del inventario porque se había puesto precio al
inventario físico con referencia a los registros perpetuos.
f)
Durante el conteo físico, se incluyeron varias partidas obsoletas de inventario.
Tarea
a. Para cada error indique una actividad de control interno que hubiera evitado que ocurriera.
b. Para cada error, indique un procedimiento sustantivo de auditoria que podría utilizarse para descubrirlo.
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CASO 6:
6: RUEDAS S.A.
1.
Información
Ruedas S.A. es una sociedad dedicada a la fabricación y comercialización de neumáticos.
La siguiente descripción surge del relevamiento efectuado por usted en la etapa de planificación de la de los saldos
contables al 30 de junio de 2009, referido al componente Bienes de cambio y costos de producción.
El principal insumo del proceso productivo es caucho, el cual es adquirido fundamentalmente en el mercado externo.
La composición relativa de los mismos en el costo de un producto terminado es:
Materias primas
85%
Mano de obra
10%
Gastos de fabricación
5%
A continuación se describe el proceso contable:
a)
Materias primas
Las materias primas se valorizan a costos de reposición, que son determinados en base a cotizaciones de proveedores
y facturas. Dicha valorización la efectúa el sector costos con datos suministrados por el sector compras.
Existe un inventario permanente valorizado de Materias Primas.
b)
Producción en Proceso
La existencia inicial del mes, abierta por componente, se revalúa en base al incremento mensual de los costos de
reposición de cada tipo de insumo.
Los ingresos del mes a producción en proceso se valorizan de la siguiente manera:
-
Materias Primas: al costo de reposición de un de mes. Existe un listado de vales de consumo de materia prima
ordenado en forma correlativa. En el sector “costos” se controla su secuencia.
-
Mano de Obra: según la liquidación de sueldos real de cada mes.
-
Gastos de fabricación: se registran los gastos reales del mes, (abonados o devengados).
-
Los vales de transferencias de la producción en proceso a productos terminados se valorizan al costo de
reposición de cada mes de estos últimos que se obtiene en base a las especificaciones técnicas de cantidades de
materia prima, tiempo de mano de obra y cuota de gastos.
Se emite un listado que ordena en forma correlativa los vales de transferencias y en el sector costos se controla su
secuencia.
No existen inventarios permanentes.
c)
Productos terminados
Los saldos iniciales de cada mes son revaluados en base al incremento de los costos de reposición. Los ingresos se
registran como contrapartidas de los egresos de producción en proceso.
Los despachos de productos terminados se registran al costo de reposición del mes correspondiente para lo cual existe
un sistema que valoriza las unidades despachadas a los costos de reposición, emitiendo un listado mensual.
Existe un inventario permanente valorizado que es conciliado en forma mensual con el mayor general.
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d) Costo de ventas
El costo de ventas mensual surge como contrapartida de la contabilización de los despachos de productos terminados.
A fin de ejercicio, el costo de venta surge de ajustar por inflación los costos mensuales.
e) Inventarios Físicos
La sociedad tiene previsto tomar inventados físicos en las siguientes oportunidades:
Fecha
Materias Primas
30.6.2009
Producción en proceso
31.5.2009
Productos terminados
30.6.2009
La experiencia indica que no se han observado diferencias significativas de inventario.
Datos adicionales de otros componentes
En el sector “cuentas a pagar” se efectúa un control sobre el legajo de pago verificando la coincidencia entre orden de
compra, informe de recepción y factura. También se controla la correcta imputación del informe de recepción (compra
productiva, gastos, bienes de usos etc.). Por otra parte, el contador general aprueba mensualmente la imputación de la
nómina (gastos, producción en proceso).
2. Tarea a realizar
- Determine las afirmaciones correspondientes a los subcomponentes Bienes de cambio y Costos de producción.
- Para cada uno de ellos indique los riesgos, controles clave y las pruebas de cumplimiento y sustantivas a realizar.
CASO 7: CONTROLES CLAVE
1. Información y tarea a realizar
realizar
Estamos Muertos SA se dedica a la fabricación y comercialización de instalaciones y muebles de oficina. Para la
situación que se presenta a continuación, y en base a la afirmación planteada, identifique:
a) Los controles clave que validan la afirmación planteada
b) El enfoque de auditoria a aplicar en cada caso, indicando las pruebas de cumplimiento y sustantivas a realizar
El departamento de Control de materiales depende directamente del gerente de producción de la Empresa y
desempeña varias tareas entre las que se incluyen las siguientes:
1. Establecer la dimensión económica (lote óptimo) que deben tener los pedidos.
2. Efectuar el seguimiento de las entregas de materiales.
3. Establecer los niveles de existencia más adecuados.
4. Efectuar las tareas de control de calidad (materias primas y materiales comprados y productos fabricados).
5. Identificar, analizar y evaluar las existencias dañadas, obsoletas o rezagos de producción.
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Guía Nº 3 – Año 2010
Trimestralmente, el departamento prepara un informe que resume el resultado de sus tareas e identifica las existencias
dañadas y obsoletas más significativas, el cual es enviado al gerente de producción para su evaluación.
En entrevistas que hemos mantenido con el gerente administrativo de la Compañía, éste manifestó desconocer el
contenido del citado informe ya que el mismo sólo es distribuido a funcionarios de la gerencia de producción. En años
anteriores, no hemos hecho uso del informe mencionado en el curso de nuestros trabajos pese a que ha habido errores
de significación en la determinación de la previsión para existencias dañadas y obsoletas.
Afirmación: Las existencias están ajustadas para reflejar los valores estimados de recupero de partidas de poco
movimiento, obsoletas o no vendibles.
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