Jefe de la Sección de Capacitación

INFORME DE FIN DE GESTIÓN
Sección de Capacitación
Ana Hazel Villar Barrientos
Enero 2010
Capacitación
Costado oeste del Parque Nacional, Apdo. 2163-1000, San José, Costa Rica
Teléfono: 2287-5437 • Fax: 2287-5576 • E-mail: [email protected]
INDICE
1 INTRODUCCIÓN
2 RESULTADOS DE LA GESTIÓN
2.1 REFERENCIA SOBRE LA LABOR SUSTANTIVA DE LA UNIDAD
2.1.1 DESCRIPCIÓN DE LA SECCIÓN
2.1.2 DESCRIPCIÓN DEL CARGO
2.2 CAMBIOS EN EL ENTORNO
2.3 AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
2.4 PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS
2.5 ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS
2.6 PENDIENTES
2.7 SUGERENCIAS QUE SE APORTAN
2.8 ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
3 ANEXOS
3.1 ANEXO No. 1: Guía para la autoevaluación de control interno 2007-2008-2009
3.2 ANEXO No. 2: Inventario de bienes
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1.-
INTRODUCCIÓN:
El presente informe tiene la finalidad de cumplir con lo dispuesto en el artículo 11 de
la Constitución Política que indica: “[…] La Administración Pública en sentido amplio,
estará sometida a un procedimiento de evaluación de resultados y rendición de
cuentas, con la consecuente responsabilidad personal para los funcionarios en el
cumplimiento de sus deberes. La Ley señalará los medios para que este control de
resultados y rendición de cuentas opere como un sistema que cubra todas las
instituciones públicas. […]”; con lo establecido en el artículo 12 inciso e) de la Ley
General de Control Interno, en cuanto a los deberes del jerarca y de los titulares
subordinados, en materia de Control Interno, que indica: “[…] Presentar un informe
de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de
acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por
los entes y órganos competentes de la administración activa. […]” y a la directriz RCO-61 del 24-06-2005 de la Contraloría General de la República, que al respecto
define el marco básico que regula el informe de fin de gestión, como instrumento de
rendición de cuentas, de los resultados obtenidos en cumplimiento de las funciones
asignadas.
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2.-
RESULTADOS DE LA GESTIÓN:
2.1 REFERENCIA SOBRE LA LABOR SUSTANTIVA DE LA UNIDAD
2.1.1. DESCRIPCIÓN DE LA SECCIÓN DE CAPACITACIÓN
Objetivo: lograr una mayor eficiencia y un mejor desempeño del
personal en sus funciones, así como de los diferentes actores del
proceso electoral, mediante la programación de capacitaciones
sistematizadas y relacionadas con los fines institucionales y el marco
filosófico, para el mejoramiento continuo de todos los procesos.
Misión: planear, organizar, ejecutar y supervisar las acciones de
capacitación, formación e investigación, que garanticen la enseñanza
del recurso humano institucional así como de los diferentes actores en
el proceso electoral.
Visión: personal con una formación sólida que les permita la eficiencia
y efectividad en los procesos administrativos, técnicos y electorales.
Valores: la Sección de Capacitación vivencia los valores institucionales
de acuerdo con las siguientes definiciones:
-
Transparencia: la capacitación se imparte en un marco de
sinceridad, igualdad de oportunidades, participación real y
ajustada a la legalidad.
-
Honradez: el personal de la Sección de Capacitación
desempeña su labor diaria con interés profundo y serio, con
dedicación y eficiencia en lo individual y colectivo.
-
Excelencia: los eventos de capacitación reflejan calidad,
pertinencia y oportunidad para el aprendiente.
-
Lealtad: se procura que las acciones de capacitación sean
fidedignas, que reflejen el marco filosófico y políticas
institucionales, los facilitadores de la capacitación están
obligados a comunicarse con seguridad y dar certeza del
tema que se está desarrollando en un clima de atención y
respeto al aprendiente.
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-
Liderazgo: las personas que laboran en la Sección de
Capacitación se constituyen en líderes de la capacitación
interna y externa en la materia administrativa, técnica y
electoral.
Marco Jurídico: la Sección de Capacitación sustenta su labor
basándose en la visión institucional según el Plan Estratégico
Institucional 2008 - 2012, la cual dice: "Ser un organismos electoral
líder de Latinoamérica, tanto por su solvencia técnica como por su
capacidad de promover cultura democrática".
El desarrollo y contratación de las acciones de capacitación y formación
queda sometido a lo indicado en los Reglamentos de la Sección de
Capacitación y de Facilidades de Capacitación y Formación para
Funcionarios del TSE y Registro Civil.
Desde que la suscrita asumió la jefatura en forma interina en febrero
del año 2007, asumimos el reto para que, dentro del Plan Estratégico
2008-2012, se le diera a la capacitación un lugar estratégico,
considerando a las personas el centro para la toma de decisiones, con
el fin de lograr las metas planteadas y de esta forma brindar la solución
específica, por medio de objetivos concretos para el fortalecimiento
institucional.
Esto implicó conocer de antemano la forma de alcanzar las metas, para
una mejor distribución de los recursos y medios disponibles, por medio
de un plan de capacitación y formación, cuyo objetivo ha sido proveer
actividades que proporcionen a nuestro personal, a los actores
electorales, al estudiantado y a la ciudadanía en general, de
herramientas que les permita mejorar los niveles de comprensión,
sensibilización y ejecución en los procesos asociados al ámbito
institucional, electoral y de educación cívica, apoyados por los valores
institucionales y en una cultura de calidad.
Estructura interna: con el objeto de aprovechar al máximo los
recursos con que se contaba en ese momento y muy especial los
deseos de colaboración del personal, se reestructuró la oficina por
medio de una propuesta que se hizo a la Dirección Ejecutiva, lo cual
implicó una división por unidades y la incorporación de un profesional
de gestión, dos asistentes funcionales como plazas fijas y una plaza de
auxiliar de operación que para el año 2010 está en forma interina.
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Actualmente la oficina está organizada en unidades, todas a cargo de
un profesional de gestión, para un total de 5 personas ocupando estos
cargos, además se cuenta con 2 asistentes funcionales que colaboran
con todas las unidades en la producción de materiales, coordinación de
actividades de capacitación, coordinación con funcionarios
institucionales y de otras instituciones, diseño de metodologías,
etcétera.
UNIDAD
DE
CIUDADANA:
EDUCACIÓN
CÍVICA
Y
PATICIPACIÓN
Hemos visualizado la educación cívica como el paso previo para lograr
la consolidación de los valores, las prácticas y los procedimientos
democráticos, en busca del verdadero equilibrio entre la sociedad y las
instituciones del país. Es necesaria para solucionar los problemas que
aquejan a nuestras comunidades y que van desde la falta de
conciencia para el cuidado del medio ambiente, la salud, los espacios
de convivencia, entre otros, hasta el ejercicio de nuestros derechos y
deberes políticos.
Es por ello que, concientes de su función primordial en la formación de
ciudadanía para vivir en democracia, consideramos la capacitación en
este tema como estratégica para la construcción social y cultural en
torno al fenómeno político.
Con el apoyo de nuestros jerarcas nos hemos comprometido con la
formación ciudadana y nos hemos dado a la tarea de realizar una serie
de actividades que apuntan hacia un proceso educativo centrado en la
persona, donde la meta es el desarrollo de una conciencia crítica y el
ejercicio responsable de los derechos políticos. Para ello hemos venido
trabajando de la mano con instituciones como el Ministerio de
Educación Pública, la Universidad Estatal a Distancia y la Universidad
de Costa Rica entre otras.
Asimismo esta oficina ha venido participando en actividades dirigidas a
la ciudadanía organizadas por la CONAMAJ.
UNIDAD DE CAPACITACIÓN INSTITUCIONAL:
La capacitación que está dirigida a personas que laboran en el TSE
orientada al fortalecimiento de su capacidad para la constante mejora
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en los procesos, así como para homologar conceptos, percepciones y
criterios de conformidad con las políticas institucionales.
Las diferentes acciones de capacitación en este ámbito se diseñan o se
contratan según las necesidades propias detectadas en el diagnóstico y
las solicitudes específicas de acuerdo con requerimientos técnicos,
poniendo especial atención en que su desarrollo garantice el
conocimiento y la actualización del personal en aspectos relacionados
con sus competencias y aplicación directa en su ámbito laboral. Pueden
ser acciones formales o informales siempre que den como resultado:
mejoramiento del desempeño, satisfacción del aprendiente y
aprovechamiento de los recursos disponibles.
La persona encargada de esta unidad tiene amplios conocimientos en
educación para adultos ya que le corresponde valorar, analizar y
proponer las metodologías en cada caso.
UNIDAD DE CAPACITACIÓN ELECTORAL:
Esta unidad está integrada con el conjunto de procesos, metodologías
y técnicas por medio de las cuales pretendemos transmitir a los actores
electorales, destrezas e información necesaria para el cumplimiento
adecuado de sus tareas en cada uno de los campos de acción que les
corresponda desempeñar.
A nivel latinoamericano, Costa Rica cuenta con una de las democracias
más estables y consolidadas, con un organismo electoral permanente,
confiable y con el rango y la independencia de un poder del Estado.
Los sistemas democráticos han venido avanzando poco a poco en el
resto de países y dentro de las expectativas está la mejora constante
de los procesos y la cobertura. Es por ello que la capacitación ha ido
ocupando un lugar muy importante en las actividades de los
organismos electorales. Cada elección implica la movilización del
personal permanente y del que se contrata en forma ocasional, sin
cuyo concurso no sería posible la realización de ningún proceso
electoral. El objetivo de la capacitación electoral es mejorar el
desempeño de los operadores electorales.
Esta unidad cuenta actualmente con una persona especialista en
mediación pedagógica, lo que ha contribuido al mejoramiento de los
textos y documentos necesarios para llevar a cabo la labor.
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Además hemos aprovechado los conocimientos como curriculista para
trabajar con la UNED por medio del programa Agenda Joven una
propuesta para Técnico en Prácticas Democráticas y Procesos
Electorales.
UNIDAD DE CAPACITACIÓN EN MATERIA LEGAL Y APOYO
TÉCNICO:
Por el espíritu propio de la institucionalidad, el Tribunal Supremo de
Elecciones es el organismo de derecho por excelencia. La persona
encargada de esta unidad debe coordinar todas las actividades propias
que conlleve materia legal y brindar el apoyo técnico principalmente en
la aplicación del Reglamento de Facilidades de Capacitación y en la
formulación de convenios de cumplimiento y de cooperación a nivel
nacional e internacional.
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y
APOYO TÉCNICO:
Los tiempos modernos y la normativa actual exigen que las actividades
que se desarrollan estén identificadas con el proceso administrativo,
esto es apegadas a la planificación, organización y controles de todas
sus actividades, buscando la eficiencia en los recursos y del personal,
con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.
Esta unidad colabora con la formulación y seguimiento del Plan Anual
de Capacitación, las acciones relacionadas con los controles de la
Dirección Ejecutiva para el seguimiento del Plan Estratégico
Institucional y el Plan Operativo Institucional y la actualización del
Manual de Procedimientos. Asimismo es la encargada de velar por
todos los procesos administrativos de la oficina y dar apoyo técnico en
los cursos de capacitación en materia administrativa.
SECRETARÍA:
Está constituida por una plaza de coordinador de apoyo con las
siguientes responsabilidades:
•
Recibir las diferentes consultas telefónicas de parte del público
interno y externo y distribuirlas para su adecuada evacuación,
según sea el tema.
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Recibir documentación proveniente de todas las oficinas
institucionales, externas y otras, ingresarla al sistema y distribuirla
según corresponda.
Levantar
textos
de
oficios,
memorandos,
circulares,
certificaciones, informes y otros documentos.
Ingresar al sistema toda la documentación que se produzca en la
oficina.
Llevar los controles de entrega de documentos.
Archivar toda la correspondencia enviada o recibida por la
Sección.
Fotocopiar los documentos necesarios en los procesos que se
llevan a cabo la sección.
Solicitar y controlar los materiales de oficina necesarios en las
funciones de la Sección.
Llenar los diferentes formularios para la solicitud de servicios
internos de la Institución.
Confeccionar los informes referentes a las labores realizadas en la
Sección.
Llevar junto con uno de los asistentes funcionales, el control del
presupuesto para las capacitaciones.
Armar expedientes de actividades de capacitación y llevar los
controles respectivos.
Llevar los controles de títulos entregados.
Distribuir correspondencia.
Otras labores atinentes al puesto según el manual descriptivo.
En esta área se está ubicando la plaza de auxiliar de operación con las
funciones propias del manual descriptivo de puestos, la cual empezó a
regir a partir de este año.
2.1.2 DESCRIPCIÓN DEL CARGO DE JEFATURA:
Según lo dispuesto por el Tribunal Supremo de Elecciones en sesión N°
36-2008 del 24 de abril de 2008, comunicado mediante oficio N° STSE1377-2008, esta clase fue reformada, debido a cambios en el entorno,
de los cuales se indicará en el aparte 2.2, quedando como se indica a
continuación:
NATURALEZA DEL TRABAJO
Planeación, coordinación, dirección, supervisión y control de las
actividades técnicas y administrativas de la Sección de Capacitación en
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las que debe aplicar principios teóricos y prácticos de una profesión
adquirida en una institución de enseñanza superior.
TAREAS
Planear, coordinar, dirigir, supervisar y controlar las actividades de
capacitación interna, externa, de desarrollo del personal institucional y la
implantación de sistemas de trabajo, enseñanza-aprendizaje,
procedimientos, métodos y control para su realización.
Velar porque se cumplan las normas establecidas en el Reglamento de la
Sección de Capacitación, el Reglamento de Facilidades de Capacitación
para los Funcionarios del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro
Civil y cualquier otra normativa relacionada con la función de la Sección
de Capacitación.
Elaborar, en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos y
las jefaturas de las distintas oficinas y dependencias del Tribunal, el
diagnóstico de necesidades de capacitación, en los términos que
establece el artículo 4º del Reglamento de Facilidades de Capacitación
para los Funcionarios del Tribunal Supremo de Elecciones.
Proponer al superior las políticas, normas, procedimientos, planes y
programas que rigen en materia de adiestramiento, capacitación y
formación, así como suministrar la estimación presupuestaria anual
para capacitación y formación, incluyendo los costos de los programas
de formación en el extranjero.
Programar, coordinar, supervisar y evaluar el desarrollo de proyectos e
investigaciones especializadas concernientes al campo de la capacitación,
de acuerdo con los requerimientos de la institución.
Atender las diferentes actividades a ejecutar relacionadas con la
materia electoral y las acciones cívicas en los centros educativos e
inculcar, fomentar y fortalecer en los habitantes y en los partidos
políticos la cultura cívica-electoral, lo que puede implicar la elaboración
de convenios con otras entidades.
Asesorar a las diferentes unidades administrativas de la institución en
aspectos propios de capacitación, desarrollo de personal, licencias para
estudios y becas, entre otros.
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Elaborar y documentar en un expediente todo lo relacionado con cada
acción de capacitación gestionada.
Identificar los funcionarios que tienen la preparación necesaria para
impartir capacitación y mantener actualizado un registro de potenciales
instructores.
Velar para que los conocimientos, habilidades y destrezas adquiridas
por los funcionarios en acciones de capacitación, sean transmitidos a
otros que así lo requieran, de conformidad con una programación
sistemática que deberá establecer al efecto.
Llevar el control y seguimiento de los becados e informar a las
autoridades correspondientes cuando hay
incumplimiento de las
obligaciones establecidas en la normativa vigente.
Diseñar estrategias de aprendizaje para la capacitación y desarrollo de los
funcionarios de la institución y elaborar diseños curriculares de estas
actividades.
Coordinar y participar en la redacción y confección de documentos
relacionados con materia civil y electoral a utilizar en las actividades de
capacitación.
Coordinar los programas de capacitación que se imparten a los
diferentes Registradores Auxiliares de todo el país (autoridades
políticas, religiosas y hospitalarias) e instruir a los Registradores
Auxiliares de la institución sobre esta materia.
Participar, coordinar y llevar controles de las actividades de la Comisión
de Asuntos Académicos institucional y ejecutar gestiones dirigidas a la
divulgación, recepción y trámite de solicitudes ante dicha Comisión.
Coordinar la realización y seguimiento del trámite de licencias para
estudios.
Gestionar, coordinar y administrar los convenios que se suscriban con
las distintas universidades e instituciones de enseñanza profesional
nacionales e internacionales, en lo concerniente a las actividades de
capacitación y formación establecidas en dichos convenios.
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Evaluar los resultados obtenidos en los programas de capacitación y
determinar el grado de aprovechamiento para los funcionarios
participantes, así como el beneficio que representan para el Tribunal
Supremo de Elecciones.
Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar medidas de control interno
para el fiel cumplimiento de las normas, procedimientos y políticas
institucionales en materia de capacitación.
Redactar y revisar informes, memorandos, cartas y otros instrumentos
técnicos y documentos similares que surgen como consecuencia de las
actividades de la sección.
Participar en la formulación y ejecución (si se requiere) y comunicación
del Plan Estratégico Institucional.
Elaborar el Plan Operativo Anual (POA), en forma conjunta con el
personal a cargo para determinar las necesidades de la sección y darle
seguimiento.
Custodiar y velar por la seguridad de los activos y documentos
asignados a la sección, para lo cual realiza inventarios periódicos.
Atender y resolver consultas atinentes al cargo que le presentan usuarios
internos o externos.
Asistir a reuniones con superiores, compañeros y colaboradores con el
fin de coordinar actividades, mejorar métodos, procedimientos de
trabajo, analizar y resolver problemas que se presenten en la ejecución
de las labores y proponer cambios, ajustes y soluciones diversas.
Elaborar informes de las labores realizadas, en forma periódica según lo
establezca la jefatura respectiva.
Rendir informe de fin de gestión a las instancias respectivas según lo
dispuesto en la normativa vigente.
Realizar las labores administrativas que se derivan de su función.
Ejecutar otras tareas propias del puesto.
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CONDICIONES ORGANIZACIONALES Y AMBIENTALES
SUPERVISIÓN RECIBIDA: Trabaja con independencia siguiendo las
políticas e instrucciones y directrices de la institución establecidas para su
campo de trabajo, así como la legislación que define y regula las
actividades de capacitación que dirige o ejecuta. Su labor es evaluada
mediante el análisis de los informes que presenta, los aportes originales
al trabajo que realiza, los métodos empleados y la calidad de los
resultados obtenidos en su gestión.
SUPERVISIÓN EJERCIDA: Ejerce supervisión sobre personal que se
dedica a labores profesionales y administrativas, por lo que es
responsable del eficaz y eficiente cumplimiento de las actividades a ellos
asignadas.
RESPONSABILIDAD: La naturaleza del trabajo exige la definición de
políticas, planes y programas que permitan alcanzar los objetivos
institucionales. Es responsable de suministrar a los niveles superiores la
información veraz y oportuna que necesitan para su gestión.
La actividad origina relaciones constantes con superiores y demás
colaboradores de la institución, lo mismo que funcionarios de otras
entidades públicas y privadas, nacionales o extranjeras, y público en
general, las cuales deben ser atendidas con profesionalismo,
confidencialidad, tacto y discreción.
Es responsable por el adecuado empleo y mantenimiento tanto de las
instalaciones como del equipo y los materiales que le han sido asignados
a la Sección de Capacitación para el cumplimiento de sus fines.
CONDICIONES DE TRABAJO: Le puede corresponder trasladarse a
diferentes lugares dentro y fuera del país, cuando las circunstancias lo
exijan. Las características del puesto lo excluyen de la limitación de la
jornada laboral.
CONSECUENCIA DEL ERROR: Los errores cometidos pueden causar
pérdidas, daños y atrasos de consideración y afectar la consecución de
los objetivos institucionales, por lo que las actividades a cargo deben ser
realizadas con sumo cuidado y precisión.
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CARACTERÍSTICAS ESPECIALES: Tener los conocimientos,
habilidades y experiencias profesionales necesarias para dirigir las
distintas acciones de capacitación.
Habilidad para coordinar con funcionarios de la institución y de otras
entidades públicas, privadas o de organismos internacionales. Visión
estratégica, negociadora, de convencimiento y de coordinación. Debe
mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su
profesión, por cuanto la labor exige aportes creativos y originales.
También dominio de operación de los equipos empleados por la
institución en actividades de capacitación y presentaciones. Requiere
motivación para el aprendizaje y la mejora continua, lo mismo que
compromiso con la calidad y cumplimiento de la capacitación.
Debe observar discreción con respecto a los asuntos que se le
encomienden, autoconfianza, lealtad con la institución, facilidad de
adaptación, iniciativa, creatividad, orientación de servicio al cliente,
orientación hacia el logro y liderazgo. Requiere habilidad para tratar en
forma cortés y satisfactoria al público, resolver situaciones imprevistas,
organizar y dirigir el trabajo de los colaboradores y para trabajar en
equipo, así como conocimiento y disponibilidad para participar en los
procesos electorales. Excelente presentación personal.
REQUISITOS
Licenciatura en Administración, Derecho o Educación.
Dos años de experiencia en la ejecución de tareas similares al
puesto.
Dos años de experiencia en supervisión de personal.
Incorporado al colegio profesional respectivo.
CAPACITACIÓN
Preferible poseer capacitación en:
Contratación Administrativa
Etiqueta y protocolo
Formador de formadores
Legislación civil y electoral
Paquetes computacionales
Pedagogía
Planificación estratégica y operativa
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2.2 CAMBIOS EN EL ENTORNO:
En febrero del año 2007, se dictó el “Reglamento de facilidades de capacitación
para funcionarios del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil”, el
cual vino a incentivar el mejoramiento de la condición profesional del personal de
estos organismos electorales, para contar con funcionarios altamente calificados,
lo cual ha permitido a la Institución cumplir de la mejor forma los cometidos que
la Constitución Política y la Ley le encargan, así como ofrecer a los empleados
oportunidades de capacitación y formación del mayor nivel posible. Este
novedoso cuerpo normativo vino a incorporar una serie de tareas y actividades
que evidentemente también generaron obligaciones y deberes adicionales a la
jefatura de Capacitación y, consecuentemente, nuevas responsabilidades, las
cuales quedaron plasmadas en la descripción del cargo, aprobada precisamente
en el año 2008.
Entre los cambios protagonizados por la Sección de Capacitación en estas
mismas fechas están el planeamiento, dirección, seguimiento, fiscalización y
evaluación de todas las acciones de capacitación surgidas con ocasión de la
actividad institucional desplegada en la organización del proceso de referéndum,
lo cual generó posteriormente la creación de la Unidad de Capacitación Electoral
que como ya se indicó en el aparte 2.1.1, en el párrafo correspondiente a la
estructura interna.
Esta nueva estructura, vigente como se indicó desde el año 2008, ha introducido
importantes cambios en el desarrollo de las diferentes actividades con
instituciones públicas y privadas, nacionales e internacionales:
•
Universidad de Costa Rica: se coordinaron cursos y conferencias
dirigidos a diferentes grupos de estudiantes.
•
Universidad Estatal a Distancia hemos realizado actividades por medio
del sistema de videoconferencias con las oficinas regionales, también
colaboramos en la propuesta curricular del Programa Educativo Técnico
en Prácticas Democráticas, gracias a que la funcionaria Lidieth Saborío
es curriculista con gran experiencia por su labor realizada principalmente
en el CONESUP.
•
Ministerio de Educación Pública: coordinamos la capacitación a
Tribunales Electorales Estudiantiles y Gobiernos Estudiantiles, para
enfrentar los procesos electorales de los diferentes colegios y escuelas
del país. También se realizaron charlas dirigidas a estudiantes de
educación diversificada, con el objeto de promover una cultura
democrática y enfatizar en el ejercicio de los derechos políticos.
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•
Fundación Omar Dengo: se colabora con el suministro de información
para los programas democráticos que desarrollan.
•
OEA: la participación de la jefatura como panelista en el foro sobre
“Capacitación y Educación Cívica del Votante” en México, durante la I
Jornada electoral, lo cual abrió espacios para la presentación de un
proyecto propio del Tribunal Supremo de Elecciones el cual se encuentra
en este momento en ejecución y cuyos objetivos son:
o
Fomentar la cultura democrática en el ámbito educativo para
coadyuvar en la formación de una ciudadanía más crítica,
participativa y responsable, mediante la ejecución de programas
de capacitación en escuelas y colegios.
o Fortalecer la formación democrática de actores claves del sistema
electoral costarricense para facilitar su relación con la ciudadanía y
el Estado, a través del diseño de herramientas metodológicas,
cursos, seminarios y materiales didácticos
o Crear espacios dentro de la sociedad costarricense que promuevan
el sistema democrático y lo posicionen como una forma de vida,
mediante el establecimiento transversal de una política basada en
los deberes y derechos políticos y considerando el acceso efectivo
de la ciudadanía.
•
Fundación Konrad Adenauer: la jefatura participó como panelista en el
foro sobre “Formación Cívico Política desde los Órganos Electorales: las
experiencias de México y Costa Rica”, realizada en Guatemala.
Asimismo, con la legitimación de la Comisión de Asuntos Académicos y la pronta
creación del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED), también
se involucra de manera figurativa a la jefatura de la Sección de Capacitación, en
el primer caso como miembro integrante del órgano asesor del Tribunal y en el
segundo como enlace del Tribunal Supremo de Elecciones para la coordinación
de los cursos, seminario, talleres u otros, que se dirigirán a distintos sectores del
país con el claro fin de que en el corto y mediano plazo cuenten con mejor
formación en materia democrática, a fin de que se pueda contribuir a su
fortalecimiento. En este sentido cabe señalar que en la preparación del proceso
electoral 2010, y debido a que por razones legales no se consolidó para estas
fechas el IFED, la Oficina de Capacitación asumió la coordinación de las
capacitaciones a partidos políticos, prensa, delegados add-honorem, fuerza
pública, entre otros.
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Otro aspecto de relevancia que ha repercutido en esta oficina, ha sido el
aumento en el personal, producto de la nueva dinámica de trabajo tanto por la
proactividad, asertividad, capacidad en el manejo y análisis de información, lo
que, a modo de ejemplo, se ha materializado en la confección y divulgación de
material didáctico y de apoyo en los diferentes campos de acción.
Además se ha venido trabajando en cursos autoformativos y se ha venido
preparando al personal para que asuma en un futuro cercano la formulación de
cursos virtuales, que vendrían a facilitar la labor de capacitación y a dar mayores
oportunidades.
Por medio del vínculo existente con el Programa de Equiparación de
Condiciones para el Ejercicio del Voto se realizan actividades de capacitación
2.3 AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
En el Anexo No. 1 se incluyen las guías para la autoevaluación de control
internos correspondientes a los años 2007, 2008 y 2009.
Se puede observar el avance y mejoramiento continuo según los siguientes
resultados:
Valoración del
riesgo
2007
2008
2009
Pendiente
Aceptable
Satisfactorio
14%
0%
0%
0%
5%
0%
43%
26%
31%
Muy
satisfactorio
43%
68%
69%
2.4 PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS
♦
♦
♦
♦
♦
Con la implementación del Reglamento de Facilidades de Capacitación se
reestructura la oficina por unidades, y se reparten funciones según la especialidad
de cada profesional.
Se crea la Unidad de Capacitación Electoral y por primera vez en el 2007 y luego
en el 2009, se asume por completo la capacitación a actores electorales.
Por medio de un convenio con el Ministerio de Educación Pública se asume la
capacitación a Tribunales Electorales Estudiantiles y Gobiernos Estudiantiles.
Se coordinan con la UNED al menos 2 videoconferencias al año para capacitar o
instruir a las personas de las Oficinas Regionales.
Confección de materiales didácticos novedosos y atractivos, mediados
pedagógicamente, para la capacitación interna y electoral.
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Se propone una colección de 10 fascículos para la promoción de una cultura
democrática, quedando listos los 3 primeros.
Se asumen la coordinación y ejecución de todas las actividades de capacitación a
nivel institucional.
Se crea un sistema de certificación para las personas que reciben cursos y para
quienes las que imparten.
Se crea el sistema de expedientes para actividades de capacitación, divididos en
becas, capacitaciones internas, capacitaciones contratadas y permisos de
estudio.
Se logra la aprobación de los planos para ampliar el área física de la Sección con
independencia de los funcionarios mediante el establecimiento de módulos de
trabajo, un aula para capacitación y un laboratorio de cómputo, sin embargo por
asuntos presupuestarios su ejecución quedó para el 2010.
Se aprueban tres plazas para cargos fijos: 1 profesional de gestión y 2 asistentes
funcionales y una plaza por servicios especiales de coordinador de apoyo.
Se logra un equipo de trabajo motivado y laborando con altos valores éticos y
morales, consolidado y comprometido con la Institución, conformado por
personas idóneas y en capacidad de ejecutar sus funciones de manera eficiente y
eficaz.
Se renovó todo el equipo de cómputo por uno de mayor capacidad y velocidad.
Se adquirió equipo de alta calidad: video-beam, computadoras portátiles,
unidades USB, quemador de DVD y CD.
Se creó un sistema de control para préstamo de equipos, materiales y utensilios.
Se asumieron dos acciones estratégicas: Promoción de la cultura democrática y
Readecuación de los planes de capacitación, este último ya finalizado.
Se capacitó y certificó a 119 personas de oficinas centrales y regionales en
servicio a usuarios y usuarias por medio de módulos autoformativos.
Se diseñó y propuso un curso dirigido a registradores auxiliares de nuevo
nombramiento.
Se diseñó y puso en práctica el curso de Inducción a personal nuevo.
2.5 ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS
Esta oficina no administra recursos financieros.
2.6 PENDIENTES
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Aunque ya se concretó el programa curricular del Técnico en Prácticas
Democráticas y Procesos Electorales, queda pendiente su implementación.
Quedan en proceso de impresión los dos primeros fascículos y en proceso de
revisión el tercero. En proceso de investigación y recopilación de la información
los siete restantes.
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La presentación del Plan de Capacitación 2010 ante la Dirección Ejecutiva. Se
deja adelantado un borrador.
La implementación del proyecto para la expansión del programa de Tribunales
Electorales Estudiantiles, que esta oficina ha venido coordinando con la OEA.
2.7 SUGERENCIAS QUE SE APORTAN
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Evaluación de impacto de la capacitación a Asesores Electorales y miembros de
Juntas Receptoras de Votos.
Dar seguimiento al proyecto con la OEA, de manera que se logre la cooperación
internacional necesaria para su implementación.
Dar seguimiento al oficio CAP-007, mediante el cual se solicita incluir un
profesional de gestión y un auxiliar de operación como cargos fijos, para contar
con un profesional en el diseño de cursos virtuales.
Fortalecer el proceso de inducción a funcionarios y funcionarias de nuevo
ingreso.
Fortalecer la confección de materiales y documentos para la capacitación y su
constante actualización.
Dar seguimiento a la construcción de la oficina, poniendo especial atención a las
el aulas para capacitación y el centro de cómputo.
Continuar el fortalecimiento interinstitucional y promover la firma de convenios y
cartas de entendimiento con el Ministerio de Educación, Universidades públicas
y privadas, Fundaciones y otras que puedan apoyar el crecimiento de la
capacitación.
2.8 ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DE
LA
En cuanto al cumplimiento de las disposiciones de la Contraloría General de la
República, debo manifestar que la oficina se encuentra técnicamente al día, pues
en todo momento tanto la suscrita como el personal a cargo hemos procurado
que las responsabilidades que asumimos se cumplan de la manera más
eficiente, haciendo sentir a nuestros superiores y personal institucional confianza
y reflejando transparencia en el trabajo que se hace. Hemos procurado
perfeccionar y evaluar los diferentes planes: anual de capacitación, operativo,
estratégico; los diferentes controles establecidos, según se puede demostrar en
el anexo 1; así como la descripción del manual de procedimientos.
Además se está haciendo entrega formal del inventario debidamente actualizado
a la Proveeduría, el cual además consta en el anexo No. 2 de este informe.
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ANEXO No. 1
Guía para la autoevaluación
de control interno
2007-2008-2009
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INFORME DE FIN DE GESTIÓN
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ANEXO No. 2
Inventario de bienes
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