Términos de sistemas de información

Sistemas de Información
DEFINICION DE TERMINOS
• ORGANIZACION: es difícil de definir pero hay principios generales que son más o menos compartidos.
En general las organizaciones se caracterizan por:
• Tecnologías que resuelven problemas en gran escala.
• Conformadas por múltiples Agentes: Humanos, Artificiales, o ambos.
• Comprometidos en una o más tareas, las organizaciones son sistemas de actividades.
• Con un objetivo (que puede cambiar, podría no estar articulado, y no estar compartido por todos los
miembros de la Organización).
• Capaz de afectar y ser afectada por el ambiente.
• Tener conocimiento, cultura, memorias, historia y distintas capacidades a partir de cualquiera de los
agentes que la conforman.
• Tiene derechos legales distintos a los de los agentes que la conforman.
¿Por qué existen?
Para superar las limitaciones de los individuos (agencias individuales)
Desde este punto de vista hay 4 limitaciones básicas: cognitiva, física, temporal e institucional.
Organizaciones como Sistemas:
Las Organizaciones son Sistemas:
Heterogéneos
Complejos
Dinámicos no lineales
Adaptativos y
Evolutivos
Con el fin de modelar una Organización los siguientes factores se modelan a algún nivel de detalle:
Agentes: que comprenden la Organización.
Estructura: o diseño de la organización.
Tareas: que realiza la Organización.
Tecnología: aspectos como cualquier ambiente de la Organización y la tecnología para procesamiento y/o
transformación del material.
Stressors: time pressure, deadline, turnover in government legislation.
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Organizaciones Sociales: se puede definir como un conjunto de roles interconectados por canales de
comunicación. En este nivel tenemos que preocuparnos del contenido y significado de los mensajes, de la
naturaleza y dimensión de los sistemas de valores, de la transcripción de imágenes en los registros históricos,
de las simbolizaciones del arte, música y poesía, y de todo el complejo de las emociones humanas. La unidad
en las organizaciones no es el individuo sino el papel que desempeña.
Organizaciones: son sistemas diseñados para metas y objetivos predeterminados por medio de la gente y
otros recursos que emplean. Las organizaciones están compuestas de subsistemas interrelacionados
(departamentos, unidades, divisiones, etc.) que sirven a funciones especializadas, ejemplos de funciones
típicas son: Contabilidad, Ventas, Producción, Administración.
Los principios de sistemas permiten adentrarnos en la manera en la que trabajan las Organizaciones. Es
importante comprender la organización como un todo para definir de manera adecuada los requerimientos de
información y diseñar Sistemas de Información adecuados.
Para continuar adaptándose y sobrevivir, las organizaciones deben ser capaces de importar gente, materias
primas e información e intercambiar su producción con el mundo exterior.
• Groupware: Es una tecnología diseñada para facilitar el trabajo de Grupos. Esta tecnología puede ser
usada para :
• Comunicar
• Cooperar
• Coordinar
• Resolver Problemas
• Competir y
• Negociar
Las tecnologías Groupware son categorizadas conforme a dos dimensiones:
• Aquellas donde los Usuarios están trabajando juntos al mismo tiempo (groupware en tiempo real o
'sincrono) o en tiempos diferentes (gropware asincrono) y
• Donde los usuarios están trabajando en el mismo lugar (votación, presentación) o a distancia (e−mail,
workflow).
¿En qué se diferencia el diseño de Groupware del Diseño de Interface de usuarios Tradicional?.
El Diseño de Groupware involucra entender a los grupos y como se comporta la gente en grupos. También
involucra tener un buen entendimiento de la tecnología de red y los aspectos de esa tecnología que pueden
afectar la experiencia de los usuarios (retrasos, sincronizaciones en las vistas). También todos los aspectos del
diseño tradicional de interface son relevantes porque se trata de Humanos.
El tamaño del grupo, una interface muy sencilla dado que en muchas ocasiones la aplicación acompaña el
paso de la conversación o negociación.
Los aspectos de responsabilidad y confiabilidad se convierten en elementos muy significativos. Los
Diseñadores deben comprender el grado de homogeneidad de los usuarios, de los posibles roles de las
personas en el trabajo cooperativo, los tomadores de decisiones claves y que influencia tienen ellos.
Groupware Asíncrono
e−mail
Groupware Síncrono
Shared whiteboards
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newsgroups
Video
workflow
Chat
hypertext
Decision support
group calendars
games
collaborative writing
• Redes: Las redes son: (1) estructuras de distribución de personas, datos, actividades y tecnologías
(bloques o componentes del SI) en los lugares adecuados de la empresa y (2) movimientos de datos
entre dichos lugares.
El diseño de Redes pretender suministrar procesos cooperativos entre los sistemas (aplicaciones), las
computadoras y las personas. Las Redes han experimentado un auge considerable en los últimos tiempos por:
• El tamaño o volumen de los negocios que se manejan.
• La tendencia a realizar negocios en lugares distantes, donde se ubican cliente y proveedores.
• La complejidad y tamaño de las organizaciones.
• Creciente incremento en el volumen de datos e información generada y utilizada.
Una red de Empresa: define los lugares detallados de trabajo, los recursos específicos disponibles en cada
lugar y las necesidades de comunicación entre dichos lugares.
Red de Computadoras: es una disposición técnica que interconecta computadoras y periféricos de manera
que puedan intercambiar datos y compartir recursos técnicos.
(pág. 73 figura)
• Tecnología de Información: Designa la moderna combinación de tecnologías informáticas y tecnologías
de telecomunicaciones. En la tecnología de información se incluyen: computadoras, periféricos, , redes, los
fax, la telefonía, las impresoras inteligentes y otros tipos de dispositivos tecnológicos que apoyan el proceso
de información y las comunicaciones de empresas.
• Reingeniería: La Reingeniería significa cambio radical.
Def: es el rediseño rápido y radical de los procesos estratégicos de valor agregado − y de los sistemas, las
políticas y las estructuras organizacionales que los sustentan − para optimizar los flujos del trabajo y la
productividad de una organización.
El enfoque de la reingeniería es hacia los procesos como opuesto a la estructura.
Tipos de actividades:
• las que agregan valor (actividades importantes para los clientes)
• las de traspaso ( las que mueven el flujo de trabajo a través de fronteras que son principalmente funcionales,
departamentales u organizacionales) y
• de control (las que se crean en su mayor parte para controlar los traspasos a través de las fronteras
mencionadas).
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Def: reingeniería es el repensamiento fundamental y el rediseño radical de procesos del negocio para llevar a
cabo mejoras dramáticas( resultados del orden de 10% no son reingeniería) en indicadores contemporáneos y
críticos de la actuación, tales como costos (la reingeniería a menudo resulta en reducciones dramáticas en la
fuerza trabajadora, y demanda más trabajo de aquellos restantes, cambios de gran magnitud podrían parecer a
algunos como violencia en la organización), calidad, servicio y velocidad.
Def: el término reingeniería originalmente describía cambios significativos a los procesos básicos del negocio,
que producían porcentajes de mejoras entre 50 − 100%. Es decir que creaba cambios de escalón en la función
de las métricas corporativas como ventas por empleado, costo de producir bienes, tiempos de ciclo, reposición
de inventario.
Ciertamente Reingeniería: el término fue aplicado originalmente a aquellos cambios barredores como
nuevas ventas y mecanismos de entrega que incrementaban las ventas en un 60%, o reducir el tiempo de ciclo
para procesar un pedido de 10 días a 10 minutos, o una nueva planta que produzca 10% más productos, en
25% del espacio usando 50% de la fuerza laboral.
Symmetrix, pionero de BPR (Business Process Redesign), cree fuertemente en reinventar solo los procesos
críticos del negocio.
No todas las compañías desean hacer cambios masivos a sus procesos. Los cambios van en un rango desde
ordenamiento hasta reinvención.
El reordenamiento de un proceso para hacerlo mas eficiente y eficaz implica hacer cambios incrementales al
proceso actual para elevar la calidad, acortar tiempos de ciclos, o reducir costos. Reinventar un proceso del
negocio significa desechar el actual y crear un proceso que realmente satisface las necesidades de la
compañía, esto usualmente requiere de una visión fresca del negocio y de competencias fundamentales para
servir a ese propósito.
Metodologías para Reingeniería: esperamos encontrar en ellas tanto facultades para los recursos humanos
con alta utilización de informática como factores primarios del cambio radical.
La reingeniería comienza con la premisa que el trabajo ha cambiado radicalmente desde los tiempos de la
revolución industrial, cuando la eficiencia y la productividad se alcanzaban dividiendo un cargo en pequeñas
tareas individuales que podían ejecutar en forma repetida cualquier Obrero.
La jerarquía piramidal de administración que se necesitaba para supervisar y controlar a esos Obreros, resulta
hoy totalmente ineficaz, habiendo aumentado capa por capa a medida que las organizaciones aumentaron el
tamaño de la fuerza laboral de una sola tarea. Este tipo de organización administrativa y supervisión gasta la
mayor parte de sus energías y de su tiempo en controles complicados y comunicaciones de un nivel a otro, con
demoras inevitables en la Toma de Decisiones. La tendencia es a facultar a los empleados, bajar la toma de
decisiones, las comunicaciones y el control al nivel donde se está efectuando el trabajo. Esto producirá
mejoras espectaculares en el tiempo y en la eficiencia de los procesos.
No solo se quieren transformar los procesos de valor agregado (tareas, responsabilidades, secuencias, etc.)
sino que son cambios significativos en el tiempo que se necesita para responder a las necesidades de Clientes
y mercados. La Tecnología de Información es el principal medio de lograrlo.
• Proceso:
Def −1:es un grupo de actividades requeridas para producir algo para un cliente.
Cualquier Compañía , sin importar su tamaño , estará conformada de 8 á 12 procesos claves del negocio. Cada
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proceso se divide en procesos más y más pequeños. Frederick Taylor dice, dada la naturaleza compleja e
interdependencia de los procesos, las compañías a menudo definen una porción de un proceso como su meta
para reingeniería, simplemente porque tomar todo es inmensamente difícil de emprender.
Para un Proceso de Pedidos, un operador toma un pedido cuando un cliente llama a un número 800. El Dpto.
de Pedidos es responsable de hablar al cliente y entrar su(s) pedido(s) a la computadora. El sistema chequea el
inventario para determinar si el bien requerido está disponible. Si es así, entonces produce una nota de envío
para el personal de Almacén quienes la usan para armar el pedido, si la mercancía pedida no está en
inventario, el sistema notifica al departamento de Compras que es el momento de reordenar y entonces se crea
un pedido pendiente en el sistema que podría ser enviado cuando se reciba nueva mercancía.
El proceso atraviesa al menos tres departamentos en la estructura dela organización: Pedidos, Almacén, y
Compras.
La Tecnología de información es un componente fundamental para lograr la reingeniería de procesos.
Las actividades de un proceso del negocio generalmente se acometen de manera secuencial. Un ejercicio
extremadamente útil en entender un proceso es seguir el rastro del papel. Se trata de ir de escritorio en
escritorio y observar a cada persona ejecutar su trabajo, esto se conoce como cazar el conejo.
Def−2: proceso es una serie de actividades relacionadas entre si que convierten insumos en productos. Los
procesos se componen de tres tipos: los que agregan valor (actividades importantes para los clientes),
actividades de traspaso (las que mueven el flujo de trabajo a través de fronteras que son principalmente
funcionales, departamentales u organizacionales), actividades de control (las que se crean en su mayor parte
para controlar los traspasos a través de las fronteras mencionadas).
Los procesos estratégicos son los más importantes para los objetivos, las metas, el posicionamiento y la
estrategia declarada de una compañía; son una aparte integrante de la manera como la compañía se define a si
misma. Los procesos de valor agregado son los procesos indispensables para satisfacer los deseos y las
necesidades del cliente, y por los cuales se está dispuesto a pagar, suministran algo que el cliente aprecia
como parte del producto o servicio que se le ofrece.
La mayoría de los negocios se pueden descomponer de 12 á 24 procesos, de los cuales aproximadamente
media docena son a la vez estratégicos y de valor agregado. También en la reingeniería se revisan todos los
sistemas (Sistemas de información, sistemas sociales y cultura organizacional), las políticas y las estructuras
organizacionales que sostienen dichos procesos.
• Toma de Decisiones:
Gerencia: La gerencia se define como el proceso de convertir información en acción mediante la Toma de
Decisiones.
La Información constituye, por lo tanto, el ingrediente esencial para la toma de decisiones en la ejecución de
las funciones gerenciales.
Senn clasifica las funciones gerenciales como sigue:
• Planificación: consiste en establecer metas y desarrollar estrategias, políticas, procedimientos o programas.
• Organización: permite agrupar actividades, establecer estructuras organizacionales y procedimientos que
garanticen la ejecución de las actividades.
• Administración de personal: permite seleccionar y entrenar el personal requerido para la Organización
• Control: mide el rendimiento.
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• Comunicación:
• Dirección
• Coordinación:
La ejecución de las funciones gerenciales antes descritas se basa en un proceso continuo de detección y
localización de Problemas y conflictos organizacionales, así como, la elección de alternativas que permiten
corregir tales problemas y evitar así que la organización se desvíe del rumbo que le permite alcanzar sus
objetivos.
Este Proceso se denomina Toma de Decisiones y constituye un proceso esencial en la solución de problemas
organizacionales.
La Toma de Decisiones se define como el proceso de seleccionar entre diferentes alternativas un curso de
acción que permite alcanzar un objetivo, resolver un problema o solucionar un conflicto.
La Toma de Decisiones incluye un conjunto de pasos:
• Reconocimiento del problema o de la necesidad de decidir.
• Formulación y análisis de alternativas.
• Selección de alternativa.
• Comunicación e implantación de la Decisión (acción).
• Seguimiento de la acción y retroalimentación con los resultados originados por la Decisión Tomada.
La Toma de Decisiones ocurre en diferentes niveles de la Organización, en cada nivel la información que se
requiere tiene características propias.
• Intranet: Es una ramificación o extensión de Internet. Básicamente, significa el uso de tecnología Web (
browsers, Web servers, HTTP, HTML, y Java) para desarrollo de aplicaciones y diseminación de
información de la organización.
Razones para elegir Intranet:
• La arquitectura intranet permite a los usuarios finales correr aplicaciones dentro de la organización
dentro del familiar ambiente del browser Web. La interfaz de hipertexto que provee el Web permite a
los usuarios una forma de navegar intuitiva a través de las aplicaciones y localizar la información que
necesitan. Los usuarios no necesitan emplear múltiples intefaces.
• La integración de aplicaciones ocurre dentro del browser, no dentro del sistema operativo del cliente.
Los browsers proveen acceso común a todos los recursos internos y aplicaciones, y a la vez a recursos
externos basados en internet.
• Al usar tecnologías como Java y Microsoft ActiveX los usuarios pueden lograr bajar e invocar
aplicaciones dinámicas complejas simplemente haciendo click en un icono. Estas aplicaciones
dinámicas tienen la capacidad de enlazarse a recursos externos tales como información en tiempo real,
servidores de base de Datos, a través de API's tales como JDBC.
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Nivel de Operaciones
Nivel Táctico
Nivel Estratégico
6
Administración
Estratégica
Coordinación o
Supervisión
Operación
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