FONDO GANADERO DEL MAGDALENA

INFORME DE AUDITORÍA
FONDO GANADERO DEL MAGDALENA S.A.
(VIGENCIA FISCAL 2010)
CGR – CDSA – GDM No.
ABRIL DE 2012
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
FONDO GANADERO DEL MAGDALENA S.A.
(VIGENCIA FISCAL 2010)
Contralora General de la República
Sandra Morelli Rico
Vicecontralor General
Álvaro Miguel Navas Patrón
Contralor Delegado para el Sector
Agropecuario
Rodrigo Fernando Quimbayo Carvajal
Director de Vigilancia Fiscal
Luz Jimena Duque Botero
Supervisor de Auditoría
Rodrigo Fernando Quimbayo Carvajal
Responsable de Auditoría
Miguel A. Moscarella Dávila
Equipo de Auditores:
Héctor Elías Mozo Roa
Líder de Auditoría
Integrantes del Equipo Auditor
Marlene Acosta Bornachera
Leonor Mora Suarez
Claudia Durán Sánchez (Apoyo)
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
TABLA DE CONTENIDO
Página
1.
HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO
2.
CARTA DE CONCLUSIONES
3.
RESULTADO DE LA AUDITORÍA
1
3.1
GESTIÓN Y RESULTADOS
1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.1.6
3.1.7
Evaluación de la Gestión y Resultados
Gestión de Talento Humano
Evaluación de los mecanismos de Control Interno
Gestión Presupuestal y Financiera
Gestión Contractual
Cumplimiento Planes y Programas
Quejas y Denuncias
1
7
8
8
15
19
19
4.
ANEXOS
25
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO
Para el Gerente del Fondo Ganadero del Magdalena S.A., la situación de los
Fondos Ganaderos (no es más que el reflejo de la difícil situación de la ganadería
de Colombia, que en los últimos años ha tenido que enfrentar realidades como
fenómenos naturales y el cierre del comercio con Venezuela, entre otras), se debe
entre otros, a la falta de subsidios por parte del Estado. "El Gobierno debería
apoyar a los fondos y no cerrarlos. Sin embargo, si toma esa decisión deberá
asumir la posición de estas organizaciones, que es promover la ganadería en el
país", dijo el Directivo, quien agregó además que los Fondos vienen perdiendo
plata desde hace años, realidad que ya conocía el Ministerio de Agricultura.
El modelo de negocio de los Fondos Ganaderos, donde el Estado tiene una
participación, no viene funcionando y la situación de la mayoría de ellos es difícil,
agravado ello por el desmonte de los incentivos tributarios; la Superintendente de
Sociedades advierte que las pérdidas de estas organizaciones a nivel nacional
superan los $22.000 millones; en sus balances de 2010, los Fondos Ganaderos
registraron pérdidas así: Atlántico, $781 millones; Huila, $699 millones; Santander,
$675 millones; Magdalena, $789 millones; Córdoba, $485 millones; Cesar, $415
millones; Meta, $181 millones; y Boyacá, $174 millones, entre otros.
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
2. CARTA DE CONCLUSIONES
Doctor
CARLOS TOMAS SEVERINI CABALLERO
Gerente
Fondo Ganadero el Magdalena S.A.
Santa Marta (Magdalena)
La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades
otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría (PGA
2011) al Fondo Ganadero del Magdalena S.A., a través de la evaluación de los
principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración
de los costos ambientales con que administró los recursos puestos a su
disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos
examinados.
La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras,
administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales,
estatutarias y de procedimientos aplicables.
Se realizó examen del Balance General al 31 de Diciembre de 2010 y el Estado de
Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año terminado en la
vigencia en estudio. Dichos Estados Financieros fueron examinados y
comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la
Contraloría General de la República.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información
suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de la República.
Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de los
Estados Financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación.
Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener mecanismos de
Control Interno adecuados para el cumplimiento de la Misión Institucional y para la
preparación y presentación de los Estados Financieros, libres de errores e
inconsistencias significativas, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las
políticas contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que
resulten razonables en las circunstancias.
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir
un informe integral que contenga el Concepto sobre el examen practicado.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental
colombianas (NAGC), compatibles con las normas internacionales de auditoría –
(NIA´s), y con políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría
General de la República. Tales normas requieren que se planifique y efectúe la
auditoría para obtener una seguridad razonable para fundamentar nuestro informe.
La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance:
Se examinaron las siguientes líneas de auditoría:
Evaluación de la Gestión y Resultado
•
•
•
•
•
•
•
•
Gestión Misional
Evaluación de los Mecanismos de Control Interno
Gestión del Talento Humano
Gestión Presupuestal y Financiera
Gestión Contractual
Cumplimiento Planes y Programas
Gestión Ambiental
Atención a las Quejas y Denuncias Ciudadanas
En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance
de nuestra auditoría. Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la
entidad dentro del desarrollo de la auditoría.
2.1 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO
La Contraloría General de la República como resultado de la auditoría adelantada,
conceptúa que la Gestión en las líneas auditadas (Gestión Misional, Evaluación de
los mecanismos del Control Interno, Gestión del Talento Humano, Gestión
Presupuestal y Financiera, Evaluación del Proceso Contable, Gestión Contractual,
Gestión Ambiental y Atención de Quejas y Denuncias Ciudadanas), cumplieron
parcialmente con los principios evaluados (economía, eficiencia, eficacia, equidad
y valoración de los costos ambientales), y la evaluación de esa Gestión dio como
resultado, una calificación de 57,650, que la ubica en el rango Desfavorable,
como consecuencia de los siguientes hechos:
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
2.1.1 Gestión Misional
Entrega de Ganado en Depósito
En la vigencia 2010, la Entidad entregó en Participación, mediante 27 contratos
suscritos con Depositarios, 1506 reses por un valor de $804.389 miles, de los
cuales se liquidaron 19 contratos, y están vigentes 8 contratos en los cuales el
Fondo Ganadero tiene distribuidas (Según informe a 31 de Octubre de 2011), 737
semovientes y siete (7) en tránsito.
Programa de Levante y Ceba
Este programa que se realiza en las dos haciendas (Magdalena 1 y Magdalena 2),
se nutre de los machos de levante que se obtienen de la utilidad en las
liquidaciones con los depositarios y de las compras directas de machos de levante
que realiza la Entidad, clasificando los machos según el peso promedio de 270
kilos para formar la preceba y ceba (Etapa final).
Las ventas de machos de ceba para el sacrificio en matadero fueron 526 machos
en la vigencia 2010. En la actualidad en este programa el Fondo Ganadero del
Magdalena cuenta con el siguiente inventario: Hacienda Magdalena I: 60 machos
de levante, 151 machos de levante (preceba) y 148 machos de ceba. Hacienda
Magdalena II: 257 machos de levante, para un inventario total de machos de
levante 317 y machos de ceba 299.
Programa de Inseminación Artificial
Según versión del promotor de las haciendas propiedad del Fondo, Desde el año
2009 se disminuyó el Programa de Inseminación Artificial debido al fuerte invierno
y que las condiciones climáticas no han permitido el desarrollo del programa en
forma eficiente; actualmente solo se trabaja con monta natural.
Para el año 2010 hubo 28 nacimientos por monta natural: 16 crías machos y 12
crías hembra, para un porcentaje del 65.12%, con una natalidad del 66.15%
Programa de Transferencia de Embriones
Para la vigencia auditada, no se llevó a cabo este programa.
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
En conclusión, la evaluación de la Gestión Misional se hizo en función de los
principios de eficiencia y eficacia aplicada a la actividad misional (Dar mediante
contratos, cabezas de ganado en Depósito) del Fondo Ganadero del Magdalena,
en la que se apreció que dicha actividad no es rentable para el Fondo Ganadero,
ni auto-sostenible.
2.1.2 Mecanismos de control Interno
Los mecanismos de Control Interno fueron evaluados en las diferentes Líneas de
Auditoría; se verificaron los procedimientos de control establecidos por la Entidad
en la ejecución de sus procesos (Administrativos, de Contratación, Estados
Contables, Financieros, de inventarios, Misionales, Talento Humano y Tesorería),
que arrojo una calificación con deficiencias, debido que se encuentra con en el
rango 1,5.
Se percibió debilidad en los mecanismos de control en las Acciones Preventivas a
los posibles riesgos en cada uno de sus procesos. Igualmente, carece de
indicadores que permitan evaluar la eficacia, economía, eficiencia, valoración de
costos ambientales, entre otros.
De igual forma, la Entidad carece de un Mapa de Riesgos que permita ejercer un
control en cada una de las actividades, a fin de evitar situaciones que dificulten
cumplir con su Misión.
Existe debilidad en el monitoreo y seguimiento al manejo de los inventarios.
La Entidad no cuenta con un Manual de Funciones actualizado, no ha diseñado el
Manual de Procedimientos; e igualmente no cuenta con una planeación de
ingresos y gastos que permita el control y seguimiento a la consecución de los
Objetivos institucionales.
Se denotan mecanismos de comunicación débiles para la ciudadanía en materia
de divulgación y ofrecimiento de las políticas y mercadeo de los beneficios en los
productos que ofrece el Fondo, con el objeto de un mejoramiento en la producción
ganadera de la Región.
2.1.3 Gestión de Talento Humano
La planta de personal de empleados del Fondo Ganadero del Magdalena, para la
vigencia 2010 estuvo conformada por 17 personas, incluyendo personal de campo
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
y de oficinas, los cuales se encuentran vinculados por contratos a Término
Indefinido y un contrato de Revisoría Fiscal, distribuidos de la siguiente manera:
Contrato a término indefinido
Contrato a término fijo
16 personas
1 persona
Los diecisiete (17) contratos se liquidan a 31 de diciembre de cada año, y se
cancelan sus acreencias laborales.
Como resultado de la evaluación a la Gestión del Talento Humano, se concluye
que el Fondo Ganadero no dispone de un Manual de Funcionamiento aplicado a
sus actividades (Tesorería, Manejo de Ingresos y Gastos) que minimicen los
riesgos que puedan suceder en el ejercicio de sus funciones. De igual manera, se
apreció que las capacitaciones que tengan que ver con sus actividades, son
escasas.
2.1.4 Gestión Presupuestal y Financiera
Gestión Presupuestal
En cuanto a esta Línea de Auditoría es preciso manifestar que, según el Ente
auditado, fundamentado en la Resolución Orgánica No. 05544 de Diciembre de
2003, Título II Capítulo II (Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado
tenga una participación accionaria inferior al 50% del total del capital social
efectivamente suscrito), por su naturaleza jurídica regida por el Derecho Privado,
no está obligado a un manejo técnico del Presupuesto, acorde a las normas
prescritas (Ley Orgánica de Presupuesto o Decreto 111 de 1996), porque la
participación del Estado, llámese Nación, Departamentos y Municipios, en la
composición Accionaria de la entidad del total del capital suscrito y pagado, es del
33.18% para la vigencia fiscal 2010, asumiendo como tal la contabilidad de
ingresos costos y gastos, el cual se evalúa periódicamente en los Comités de
Auditorías y Juntas Directivas.
Gestión Financiera
Se analizó la información contable y financiera, con el objeto de dictaminar los
Estados Financieros correspondientes a los ejercicios económicos de 2010.
La Auditoría a los estados contables incluyó el análisis de las cuentas Disponible,
Propiedad Planta y Equipo, inventarios, del Activo, Pasivo Total y la incidencia del
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
resultado del ejercicio en el patrimonio de la Entidad; además se verificó
Control Interno Contable.
el
En el desarrollo del trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que
afectaran el alcance de nuestra auditoría.
Opinión sobre los Estados Contables
Con base a lo descrito en el informe, la Contraloría General de la República emite
Opinión sin Salvedades sobre la razonabilidad de los Estados Contables del
Fondo Ganadero del Magdalena S.A., con corte a 31 de diciembre de 2010, en
cuanto estos reflejan en todos sus aspectos su situación financiera, los cuales
fueron preparados y presentados de conformidad con
los principios de
contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación.
Los errores o inconsistencias, limitaciones o incertidumbres encontradas,
ascienden a $62,63 millones, valor que representa el 0.01% del activo total de la
Entidad; por lo anterior, se da una Opinión SIN SALVEDADES.
2.1.5 Gestión Contractual
El Fondo Ganadero del Magdalena S.A. suscribió 27 contratos para el periodo
auditado, bajo la figura de contrato de Participación, los cuales tenían por objeto la
entrega de semovientes al Depositario en calidad de tenedor.
Para el estudio y análisis de los contratos en mención se tomaron todos los
suscritos durante ese periodo, apreciándose que se liquidaron 19 de ellos y en la
actualidad se encuentran vigente 8 contratos.
La evaluación en 100% del proceso contractual realizado por el Fondo Ganadero
del Magdalena en la vigencia 2010, permite conceptuar que existe debilidad por
parte del Fondo Ganadero, en el control y exigencia al cumplimiento de las
cláusulas establecidas en dichos contratos, lo que pone en riesgo el Patrimonio de
la entidad y del Estado, en lo que le corresponde.
2.1.6 Gestión Ambiental
En desarrollo del proceso auditor se observó que la Entidad no destinó recursos
tendientes a mitigar los desafíos ambientales. Lo poco que se ha hecho es sobre
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
el tema de la reforestación con iniciativa de la empresa de energía eléctrica
Electricaribe y la empresa de Acueducto y Alcantarillado (Metroagua S.A.)
En concepto de la CGR, el Fondo Ganadero del Magdalena no realiza esfuerzos
que contribuyan a mitigar los desafíos ambientales y que contribuyan al
mejoramiento de los animales que administra.
2.1.7 Cumplimiento Planes y Programas
El Fondo Ganadero, dentro sus proyecciones planteó los siguientes Objetivos y
Metas.
Aumentar el número de cabezas de ganado macho en las haciendas y dejar solo
en Participación, a Depositarios que produzcan rendimientos al Fondo.
Se propusieron seguir mejorando las fincas en cuanto su estructura se refiere.
La administración se propuso mejorar el hato a través de programas de
inseminación artificial y llegar a ser en un futuro, uno de los mejores en genética.
Ejerce un mayor control en natalidad y productividad del ganado para obtener
mejores crías.
Seguir con el programa de Transferencia de Embriones.
La evaluación al cumplimiento de los planes y programas arriba anotados, permite
conceptuar que el Fondo Ganadero del Magdalena no alcanzó en la vigencia
auditada las metas trazadas debido a la falta de control y seguimiento a las
actividades propias de su Misión.
2.1.8 Quejas y Denuncias Ciudadanas
De acuerdo con la información suministrada por el Grupo de Participación
Ciudadana de la Gerencia Departamental CGR del Magdalena, y por la Entidad
auditada, no se presentaron Quejas y/o Denuncias en contra del Fondo Ganadero
Magdalena S.A.
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
2.2 RELACIÓN DE HALLAZGOS
En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron dieciocho (18) hallazgos
Administrativos, entre ellos dos (2) con posible alcance disciplinario y tres (3) con
posible alcance Fiscal, por valor de $20.78 millones, los cuales serán trasladados
a las autoridades competentes.
2.3. PLAN DE MEJORAMIENTO
La entidad debe ajustar el Plan de Mejoramiento que se encuentra desarrollando,
con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas
durante el proceso auditor y que se describen en este informe.
El Plan de Mejoramiento debe ser presentado en la Gerencia Departamental de
Magdalena (CGR), dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe,
en los formatos de que trata la Resolución 05872 de 11 de Julio de 2007, según lo
establecido en la Resolución Orgánica No. 06289 del 08 de marzo de 2011,
artículo 41, emitida por la CGR.
Dicho Plan de Mejoramiento debe contener las acciones y metas que se
implementarán por parte de la Entidad, que deberán responder a cada debilidad
detectada y comunicada, el cronograma para su implementación y los
responsables de su desarrollo.
Bogotá D.C.,
RODRIGO FERNANDO QUIMBAYO CARVAJAL
Contralor Delegado para el Sector Agropecuario
Dra. Luz Jimena Duque Botero (Directora DVF)
Supervisor: Dr. Rodrigo Fernando Quimbayo.
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
3.1. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS
Tabla No. 1
CALIFICACION DE GESTION PONDERADA
FACTORES MÍNIMOS
Ponderación
Calificación
Consolidasubcompoequipo
ción de la
nente
auditor
calificación
Procesos administrativos
25%
80
20
Indicadores
25%
30
7,50
Ciclo presupuestal
25%
50
12,50
Población objetivo beneficiaria
25%
50
12,50
Calificación control de gestión
100%
52,50
Objetivos misionales
50%
60,0
30,00
Cumplimiento planes, programas
50%
40%
20,00
y proyectos
Calificación control de
100%
50,00
resultados
Cumplimiento
normatividad
100%
50%
50%
aplicada a la Entidad
Calificación legalidad
100%
50%
Razonabilidad financiera
100%
90%
90%
C. componente financiero
100%
90%
Calidad y confianza
100%
1,500
1,50
C.Sistema de Control Interno
100%
1,50
CALIFICACION DE GESTION PONDERADA
Ponderación
calificación
componente
20%
10,50
30%
15,00
10%
50%
30%
27%
10,%
0,15
57,650
La calificación de la Gestión en las diferentes áreas o procesos relacionados con
la administración y manejo de los recursos, arroja un resultado de 57.650, que la
ubica en el rango de DESFAVORABLE, en virtud que la Gestión realizada por la
Administración del Fondo Ganadero del Magdalena S.A., en especial en las áreas
de Gestión Misional, cumplimiento de Normatividad aplicada y Gestión
Presupuestal y Financiera, presenta deficiencias significativas que limitan el
cumplimiento con los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad
3.1.1. Gestión
La Gestión Misional se orientan a cuatro (4) Aéreas Misionales a partir de las
cuales el Fondo Ganadero del Magdalena desarrolla su actividad, como son:
Entrega de Ganado a Depositarios en Participación, Programas de Ceba
Estabulada, Programa de Inseminación Artificial, Programa de Transferencia de
Embriones y un subprograma de Fertirriego.
1
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
3.1.1.1 Entrega de Ganado en Depósito.
En la vigencia 2010, la Entidad entregó en participación, mediante 27 contratos
suscritos con Depositarios, 1.506 reses por un valor de $804.389 miles, de los
cuales se liquidaron 19 contratos y están en vigencia 8 contratos en donde el
Fondo Ganadero tiene distribuidas (según informe a 31 de Octubre de 2011), 737
semovientes y siete (7) en tránsito .
En la visita realizada a las fincas Magdalena I y Magdalena II, ubicadas en el
municipio de Algarrobo (Magdalena), se observaron algunos semovientes con
situación corporal (en escala de 1 a 5) calificada según el veterinario de la CGR
entre 1,5 y 2; así lo reflejan fotos tomadas al grupo de animales en esa situación.
De igual manera, es preciso enfatizar que este ganado ha sido recibido de los
Depositarios, lo que refleja el tratamiento que éstos le dan al ganado que el Fondo
les entregó en Depósito, en un porcentaje de utilidad establecido en 60% para el
Depositario y 40% para el Fondo.
• Hallazgo No. 1 (A) - Ganado en Participación.
La finalidad que los Fondos Ganaderos persiguen con la entrega del ganado
mediante Contratos de Participación es el desarrollo, fomento y sostenibilidad del
sector agropecuario.
Se observó que algunos Depositarios no presentan rendimientos; por el contrario,
el ganado lo tienen en mal estado, situación que obliga al Fondo a liquidar el
contrato y a recuperar los animales. Esto origina un gasto para la Entidad en
alimentación y medicina que se traduce en pérdidas para el Fondo, por no tener
un control y seguimiento exigente, ante las obligaciones del Depositario.
3.1.1.2 Programa de Levante y Ceba
Este Programa se realiza en las dos haciendas (Magdalena 1 y Magdalena 2), y
se nutre de los machos de levante que se obtienen de la utilidad en las
liquidaciones con los Depositarios y de las compras directas de machos de levante
que realiza la Entidad, clasificando los machos según el peso promedio de 270
kilos para formar la preceba y ceba (Etapa final).
Las ventas de machos de ceba para el sacrificio en matadero fueron de 526
machos en la vigencia 2010. En la actualidad en este Programa el Fondo
Ganadero del Magdalena cuenta con el siguiente inventario: Hacienda Magdalena
2
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
I (60 machos de levante, 151 machos de levante (preceba) y 148 machos de ceba)
y Hacienda Magdalena II (257 machos de levante), para un inventario total de
machos de levante 317 y machos de ceba 299.
3.1.1.3 Programa de Inseminación Artificial
Según versión del promotor de las haciendas propiedad del Fondo, desde el año
2009, se disminuyó el programa de inseminación artificial, debido al fuerte invierno
ya las condiciones climáticas, que no han permitido el desarrollo del programa en
forma eficiente; actualmente solo se trabaja con monta natural.
Para el año 2010, hubo 28 nacimientos por monta natural: 16 crías machos y 12
crías hembras, para un porcentaje del 65.12%, con una natalidad del 66.15
3.1.1.4 Programa de Transferencia de Embriones
Para la vigencia auditada, no se llevó a cabo este programa.
Según información suministrada por la Entidad, el inventario inicial del Fondo, a
enero de 2010 estaba en 5.444 animales y durante el mismo año, de enero a
diciembre, realizaron compras de 2.202 semovientes para un subtotal de 7.646
cabezas; de la misma manera, se vendieron 4.210 cabezas, quedando para el
inventario final de la vigencia un total de 3.436 reses.
En desarrollo de la auditoría, el equipo auditor realizó visita (Acompañados por un
veterinario zootecnista de la Contraloría delegada para el sector agropecuario,
Nivel Central) a las haciendas Magdalena I y Magdalena II, propiedad del Fondo
Ganadero del Magdalena, para realizar inspección del inventario de semovientes y
la calidad corporal de los mismos, para lo cual se tuvo en cuenta escala de 1 a 5,
evidenciándose lo siguiente:
El Fondo Ganadero del Magdalena (a la fecha de la visita) tiene un inventario de
1.438 Reses en Administración Directa, tal como se muestra en la siguiente tabla:
Tabla No. 2
INVETARIO DE GANADO
CLASIFICACION DEL GANADO
HACIENDA
MAGDALENA I
79
50
62
43
12
VACAS CON CRÍA
CRÍAS MACHOS
CRÍAS HEMBRAS
VACAS HORRAS
NOVILLAS VIENTRE
HACIENDA
MAGDALENA II
82
42
40
47
18
3
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
HEMBRA LEVANTE
TOROS
TORETES
MACHOS LEVANTE
TOTAL
257
3
1
250
757
159
9
1
286
681
FUENTE: CONTEO UNA AUNA DE SEMOVIENTES
Dentro de las clasificaciones dadas a los semovientes, el tipo que siempre se ha
manejado en las dos haciendas, es el ganado cebú brahmán
Los lotes de semovientes brahmán puro, vacas escoteras, novillas de vientre,
novillas de levante, toros y machos de levante que han sido manejados
directamente, descritos anteriormente, corresponden a 164 ganados en la
Magdalena I y 120 en la Magdalena II en total 284,y la verificación del inventario
se realizó uno por uno en su totalidad, por el grupo auditor.
Figura 1: Ganado Cebú Brahmán:
Foto: Henry Duarte S. Apoyo DES Sector Agropecuario
Ganado de Selección recibido a los propietarios:
Este grupo está conformado por 370 semovientes, 210 en la hacienda Magdalena
I, y 160 de la hacienda II, procedentes de los Depositarios; de la Magdalena I, 4
animales se encontraron sin identificar.
Al realizar la evaluación corporal, se evidenció que alguno de los semovientes
recibidos se encontraban en una condiciones corporales dentro de la calificación
4
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
baja: diecinueve (19) calificados 1.5; siete (7) en condición corporal 1.0; dieciséis
(16) con puntuación 2.0; y quince (15) con calificación 2.5 de condición corporal.
La verificación del inventario se realizó con la toma de numeración de animal por
animal y se realizó a la totalidad de los animales existentes.
Figura 2. Muestra de ganado recibido a Depositarios
Foto: Henry Duarte S. Apoyo DES Sector Agropecuario
Como se aprecia en la anterior figura el ganado recibido del Depositario presenta
condiciones corporales calificadas entre 1,5 a 2, en la gran mayoría, situación que
afecta la liquidez de la entidad, toda vez que se hace necesario la inversión en
medicamentos de desparasitación y alimentación para su recuperación, situación
que no es rentable para el Fondo.
Ganado Comercial
El segundo día de visita, en la inspección de este grupo a ciento cincuenta y
nueve (159) animales se pudo verificar a cada uno su identificación, pero de
doscientos veinte cuatro (224) solo se llevo a cabo el conteo por cabeza en virtud
a que se presentó un fuerte aguacero que hizo que por las condiciones del terreno
enlodazado y la suciedad de los animales fuera muy difícil la identificación (Figura
4) de los mismos. En este grupo se encontraba seis (6) toros recibidos de los
Depositarios, trescientos seis (306) machos de levante y ciento noventa y dos
(192) machos de ceba, para un total de 504 semovientes en las dos haciendas;
de éstos, 64 fueron comprados para ser cebados en las fincas del Fondo.
5
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
Figura 3. Muestra de ganado comercial
Foto: Henry Duarte S. Apoyo DES Sector Agropecuaria
Figura 4. Lluvia dificultó la verificación por números
Foto: Henry Duarte S. Apoyo DES Sector Agropecuario
Producción de Leche.
Según información del administrador de las fincas, se estableció que de las
haciendas de propiedad del Fondo Ganadero, en la Magdalena II es donde se
realiza la actividad de ordeño con un promedio de 30 vacas para tal fin.
6
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
La producción se comercializa con Coolechera, empresa de la ciudad de
Barranquilla.
Tabla No. 3
RELACION LITROS ENTREGADOS POR HACIENDA MAGDALENA II
2010
Litros
PAGADO
TOTAL
MES
ENTREGADOS
1ra QUINCENA
2da QUINCENA
ENERO
2.400
279.201
431.724
710.925
FEBRERO
1.280
301.338
178.900
480.328
MARZO
1.200
0
0
0
ABRIL
1.080
0
0
0
MAYO
1.160
0
0
0
JUNIO
2.040
326.506
253.502
580.008
JULIO
2.040
496.825
580.699
1.077.524
AGOSTO
2.416
477.754
339.914
817.668
SEPTIEMBRE
1.240
0
0
0
OCTUBRE
1.160
0
0
0
NOVIEMBRE
1.112
0
33.890
33.890
DICIEMBRE
1.240
0
0
0
TOTAL
18.728
1.818.719
1.818.719
3.700.344
3.1.2 Gestión del Talento Humano
La planta de personal de empleados del Fondo Ganadero del Magdalena para la
vigencia 2010 estuvo conformada por 17 personas, incluyendo el personal de
campo y el de oficina, los cuales se encuentran vinculados por contratos a término
indefinido y un contrato de Revisoría Fiscal, distribuidos de la siguiente manera:
Contrato a término indefinido
Contrato a término fijo
16 personas
1 persona
Los diecisiete (17) contratos se liquidan a 31 de diciembre de cada año, y se
cancelan sus acreencias laborales.
• Hallazgo No. 2 (A) - Manual de Funciones y Procedimientos
En la estructura de una entidad debe haber políticas y procedimientos
establecidos para proporcionar una seguridad razonable de lograr sus objetivos
esperados mediante el ejercicio de sus procesos.
El Fondo Ganadero no cuenta con Manual de Funciones y de Competencias
Laborales, ni posee un Plan de Capacitación que permita un mejor desempeño
laboral; no existen indicadores que involucren procesos, procedimientos, recursos
7
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
y funcionarios, para determinar el fortalecimiento o debilitamiento de políticas y
estrategias de la organización, los cuales generan ausencia de mecanismos de
control y herramientas gerenciales en la aplicación del Sistema de Control Interno,
causando posible pérdida de la memoria institucional, dilación en el cumplimiento
de las funciones y desmotivación del talento humano.
3.1.3 Evaluación de los Mecanismos de Control Interno.
Para la evaluación de los Mecanismos del Control Interno se tuvo en cuenta los
procesos administrativos, de contratación, Estados Contables, Financieros, de
Inventarios, Misionales, Talento Humano, y Tesorería, y los aspectos de control
utilizados por la Entidad, para disminuir riesgos en sus procesos o actividades
misionales, lo cual arrojó una calificación con deficiencias dentro del rango 1,5 a 2.
• Hallazgo No. 3 (A) - Mapa de Riesgos
El Mapa de Riesgos es una herramienta que le permite a una Entidad determinar
la ocurrencia de posibles errores en cada una de sus actividades, y así mismo
aplicar mecanismos para evitar o minimizar la ocurrencia de hechos negativos.
El Fondo Ganadero del Magdalena no posee mecanismos que le permitan
identificar los riesgos inherentes en cada uno de sus procesos, actividades y
tareas, con el objetivo de aplicar dispositivos y herramientas en caso de ocurrencia
de situaciones riesgosas. Esto debido a debilidades en los mecanismos de control
interno, que generan limitaciones en el ejercicio de producción y rendimiento en su
misión.
3.1.4. Gestión Presupuestal y Financiera
La entidad no elaboró el Presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia 2010,
herramienta que sirve como instrumento de gestión y control financiero que
permite responder a la proyección de acciones y propósitos a cumplir,
determinando las fuentes de financiamiento específicas de los recursos en un
periodo determinado (un año), situación que no ha permitido al Fondo responder a
los Objetivos Misionales, en procura de maximizar el rendimiento de la producción.
8
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
3.1.4.1 Opinión sobre los Estados Contables.
La Auditoría a los Estados Financieros incluyó el análisis de las cuentas
Disponible, Inventarios, Propiedad Planta y Equipo, y Valorizaciones, valor que
representa el 94,58% del total del Activo reflejado en los Estados Financieros
Los errores o inconsistencias, limitaciones o incertidumbres encontradas,
ascienden a $62,63 millones, valor que representa el 0.01% del Activo Total de la
entidad.
Con base en lo descrito en el informe, la Contraloría General de la República
emite una opinión Sin Salvedades, por cuanto los Estados Financieros presentan
razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera del Fondo
Ganadero del Magdalena S.A., con corte a 31 de Diciembre de 2010, así como los
resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad
con los principios y normas prescritas por la Contaduría General de la Nación.
3.1.4.2 Análisis Financieros.
Los Activos a 31 de diciembre de 2010 ascienden a $5.878,13 millones, saldo que
registra una disminución del 7,02% respecto a la vigencia anterior,
estableciéndose unas disminuciones en el activo correspondiente en inventarios –
semovientes, en 23,04%, Efectivo en el 10,94%, y Deudores en 7,76%; de igual
forma, se denota incremento en la cuenta de valorizaciones por 10,88%.
Dentro de los Activos, las cuentas más representativas son Inventarios con
$2.092,96 millones, equivalentes al 35,61%, incluyen los semovientes en
Depósito por $1.581,58 millones, Semovientes en Administración Directa por
$510,28 millones, y Semovientes en Tránsito por $1,10 millones; Valorizaciones
con $2.536,2 millones, representadas en acciones por $2,6 millones, Terrenos por
$1.973,76 millones, Construcciones y Edificaciones por $456,26 millones,
Acueducto Planta y Redes por $55,6 millones, e Inventarios de Semovientes por
$21,48 millones, entre otras, que representan el 43,15% del total del Activo;
Propiedades Planta y Equipo con $929,97 millones, que representan un 15,82%,
siendo la cuenta más representativa Terrenos con $751,4 millones y
Construcciones y Edificaciones por $412,99 millones, cuya depreciación de estos
es de $341,95 millones obteniéndose un valor neto de $71,04 millones.
Dentro de la Cuenta Deudores se encuentran 6 procesos ejecutivos en cuantía de
$259,0 millones en los Juzgados Civil del Circuito de Fundación: dos (2), 1ro. Civil
Circuito de Barranquilla: uno (1), 1ro. Civil Municipal de Barranquilla: uno (1), 3ro.
9
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
Civil Municipal de Barranquilla: uno (1), y 2do. Promiscuo – Fundación: uno (1).
Lo anterior generado por depositarios de ganado con procesos ejecutivos.
Los Pasivos ascienden a $449,64 millones (7,65% de los activos) y aumentaron en
$85,59 millones, equivalentes al 23,51% con respecto a la vigencia anterior; lo
anterior se evidencia en el incremento de Impuestos, Gravámenes en un 126,96%
al pasar de $68,67 millones a $155,87 millones, Cuentas por Pagar en un 86,48%
de pasar de la vigencia 2009 de $26,39 millones a $49,21 millones, y Obligaciones
Laborales de $35,15 millones a $49,17 millones; de igual forma se evidencia la
cuenta Otros Pasivos que representa el 23,05% del Pasivo presentándose una
disminución con respecto de la vigencia anterior de 9,94%.
Los Otros Pasivos corresponden a anticipos y avances recibidos para la venta de
ganado por $732 millones, representados en 4 clientes, y en Depósitos
Provisionales representados en $102,89 millones, de las cuales $100,84 millones
corresponden a dineros recibidos en la promesa de venta del lote de Gaira –
Sector Bureche. Al respecto, se desconoce la razón por el cual el nuevo
propietario no ha reclamado las Escrituras de este bien, no obstante el Fondo
haberle oficiado varias veces para que se haga presente.
Las Obligaciones Financieras a largo plazo disminuyeron en un 50% al pasar de
$30 millones a $15,99 millones, mientras que las de corto plazo no presentaron
variación presentándose el mismo saldo de $16 millones.
Grafica No. 1
Ingresos Operacionales (vigencias 2009 – 2010)
Fuente: Estados Financieros
El Patrimonio por $5.428,48 millones, presenta una disminución del 8.88%
respecto a la vigencia 2009, disminución reflejada en el resultado de los ejercicios
10
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
anteriores generando pérdidas acumuladas de $1.953, millones, y en el Resultado
del Ejercicio de $789,21 millones; la cuenta Revalorización del Patrimonio que
representa el 61,22% del total del Patrimonio se mantuvo constante por $3.648,9
millones; seguido se encuentra la cuenta Superávit por Valorizaciones por
$2.536,2 millones, que refleja un incremento del 10,88% con respecto a la
vigencia anterior.
El Total de Ingresos corresponden a $2.658,23 millones, de los cuales el 98,46%
está representado en Ingresos Operacionales por $2.617,42 millones, siendo los
más representativos la venta de semovientes con $2.545,21 millones, que
representan el 95,75% del total de los Ingresos Operacionales, seguido se
encuentran los Ingresos por Venta de Leche por $59,42 millones, evidenciándose
que este refleja una disminución con respecto a la vigencia anterior del 45,12% al
pasar de $108,3 millones a $59,42 millones que equivalen al 2.85%, y Asistencia
Técnica por $12,7 millones que de igual forma presenta disminución con respecto
a la vigencia anterior del 46,48% al pasar de $24,06millones a $12,79 millones.
Del total de las ventas de ganado corresponde a $1.368,35 millones por concepto
de Semovientes en Depósito, $1.159,64 millones por venta de semovientes en
Hacienda, Semoviente en tránsito $15,67 millones, y venta de equinos $1,55
millones, para un total de las ventas en semovientes de $2.545,20 millones.
El Capital suscrito y pagado del Fondo corresponde a $99,81 millones, de los
cuales el capital autorizado está representado en $200 millones y el capital por
suscribir está en -$100,19 millones. El capital autorizado del Fondo al cierre de la
vigencia es de $200,0 millones, representado en 200.000 acciones de valor
nominal de $10,00 cada una y el Capital suscrito y pagado a esta fecha es de
$99,81 millones representado en 9.980.941 acciones.
Durante la vigencia 2010, la sociedad suscribió 18.469 acciones por un valor
nominal de $10,00, las cuales fueron pagadas en su totalidad.
Tabla No. 4
Acciones suscritas y pagadas a 31 de Diciembre de 2010
Clase
Acciones
Valor
“A”
“B”
Total Capital Suscrito y
Pagado.
3.294.661
6.686.280
9.980.941
3.294.661
6.667.811
9.962.472
Fuente: Informe de Gestión FGM
11
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
El Total de los Gastos para la vigencia 2010 es de $1.145,03 millones, de los
cuales el 77,82% corresponden a Gastos Operacionales por $891,12 millones,
cuyo gasto más representativo son los Gastos de Personal que equivalen al
49,52% del total de estos, equivalentes a $441,43 millones; seguido se encuentran
Gastos por la cuenta Diversos por $153,04 millones representando el 17,17% de
la cuenta, siendo de estos el más representativo Gastos de Representación y
Relaciones Públicas por $41,66 millones, muerte de ganado en las haciendas de
propiedad del FGM por $38,35 millones, y muerte de ganado en los Depositarios
por $7,8 millones, además de Gastos de Viajes por $49,7 millones, entre otros; y
el restante corresponden a Gastos No Operacionales por $253,91 millones, donde
los más representativos corresponden a Gastos Extraordinarios por $112,6
millones, Gastos Diversos por $94,87 millones y Gastos Financieros por $45,34
millones.
El FGM presenta un acumulado de $-1.953.37 millones en el resultado de
ejercicios anteriores de pérdidas de las vigencias comprendidas entre los años
1998 al 2009, así: 1998: $-256,82 millones, 1999: $-589,07, 2006: $-315,33, 2007:
$-141,30, 2008: $-311,26 millones, y 2009: $-339,59. De igual forma, al cierre de
la vigencia 2010 presenta un resultado con pérdida neta del ejercicio en $-789,22
millones. Por lo anterior, se evidencian 5 vigencias con pérdidas consecutivas
mostrando que el FGM no es auto-sostenible, como se evidencia en la siguiente
grafica:
Gráfica No. 2
Pérdida en el Ejercicio de las
vigencias 1998 -1999, 2006-2010
0
199819992006 2007 2008
2009 2010
-200
Pérdida en el Ejercicio de
las vigencias 1998 -1999,
2006-2010
-400
-600
-800
Fuente: Estados Financieros FGM
12
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
• Hallazgo No. 4 (A)(D)(F) - Pagos Viáticos
Todo gasto de viáticos, una vez causado, debe ser legalizado con los documentos
soportes de Ley, que deben ser anexados a los comprobantes de pagos por este
concepto.
En el análisis realizado a los Comprobantes de Pagos, se evidenciaron
desembolsos por conceptos de viáticos durante la vigencia 2010, por un total de
$60.9 millones. No se apreció en las órdenes de pago los soportes de legalización
de dichos viáticos, constituyéndose en posibles hallazgos con connotaciones
Fiscal y Disciplinaria. Teniendo en cuenta que la participación accionaria del
Estado en el Fondo Ganadero, es del 33,18%, aplicando este porcentaje al monto
inicial, permite estimar la cuantía del hallazgo en $20.2 millones.
• Hallazgo No. 5 (A)(D)(F) - Soporte de Pago.
Todo pago realizado en una entidad, debe estar soportados por documentos que
sustente el concepto del desembolso.
Se apreció en el análisis de la orden de pago 9547 del mes de febrero de 2010, un
desembolso a favor de Augusto Simanca, por concepto de saldo a favor por
compra de ganado por valor de $0,845 millones; no evidenciándose soporte anexo
al comprobante en mención, lo que puede ocasionar que la Entidad presente
información no confiable. Esto por debilidad en el control en los procedimientos
realizados en la dependencia de Tesorería. La entidad manifiesta que los soportes
están en las carpetas empastadas. Teniendo en cuenta que la participación
accionaria del Estado en el Fondo Ganadero, es del 33,18%, aplicando este
porcentaje al monto inicial, permite estimar la cuantía del hallazgo en $0,28
millones.
Bancos
El FGM, presenta un saldo disponible al cierre de la vigencia de $8,5 millones
presentándose una disminución con respecto al año anterior del 10,94%, estos
están representados en Caja $0,3 millones, Bancos $7.78 millones, y en cuentas
de Ahorro $9,5 millones.
13
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
Propiedad Planta y Equipo
A diciembre 31 presenta un saldo de $929,96 millones presentando una
disminución con respecto a la vigencia anterior del 15,82% al pasar de $966.4
millones a $929,96 millones.
DETALLE
Plaza de las
Ferias
Predio
Magdalena N°1
vereda estación
lleras
Predio
Magdalena N°2
(Alaska) vereda
estación lleras
Hacienda
Matecaña
Camioneta
Mitsubishi
modelo 2007
Oficinas 403,
Oficinas 404,
Oficinas 405,
Tabla No. 5
Propiedades del Fondo Ganadero
CEDULA
Avalúo en
CIUDAD
CATASTRAL
Millones $
Municipio de
590.48
Fundación
225-001990
Municipio de
Algarrobo
1.121.12
225-005965
Municipio de
Algarrobo
Municipio de
Algarrobo
399.37
55.01
Zona Industrial
Bureche troncal
Caribe
Embargada por omisión en el
pago del impuesto predial
657.54
Placa QFF-399
Ubicadas en el edificio del BBVA
de Santa Marta
Ubicadas en el edificio del BBVA
de Santa Marta
Ubicadas en el edificio del BBVA
de Santa Marta
Observaciones
Para uso del gerente en sus
actividades misionales.
62.12
108.99
89.04
Está vendida pero el nuevo
propietario (Rafael Jaraba
Ternera) no ha exigido la
propiedad. Se le ha oficiado
al propietario para legalizar
el negocio pero no se ha
hecho presente
Inversiones
Esta cuenta presenta un saldo a diciembre 31 de $2,78 millones, representados en
acciones que mantiene el FGM con carácter temporal en 25 acciones ordinarias
en GANACOL S.A con valor nominal de $0,100 millones cada una, con una
participación del 1,96%.
14
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
Inventarios de Semovientes
Al cierre de la vigencia 2010, los inventarios de semovientes presentan una
disminución del 23,04% con respecto a la vigencia anterior, al pasar de $2.092,96
millones a $2.719,60 millones.
Tabla No. 6
Números de Cabezas de Ganado a Diciembre 31 de 2010
Clasificación
del ganado
Vacas paridas
Crías macho
Crías
Hembras
Destetes
Destetes
Vacas horras
Novillas 2-3 años
Novillas 2-3 años
Toretes
Toros
Machos
de
levante
Machos ceba
TOTAL
Hacienda
Magdalena I
Hacienda
Magdalena II
Total
700
358
98
47
798
405
344
76
83
841
145
397
0
87
51
92
20
158
1
19
395
76
83
934
165
555
1
106
190
328
518
14
3.235
153
967
167
4.203
Transito
1
Fuente: Informe de Gestión FGM
3.1.5 Gestión Contractual
El Fondo Ganadero del Magdalena suscribió 27 contratos en la vigencia 2010, por
un monto de $804,4 millones, bajo la figura de Contrato de Participación, los
cuales tienen por objeto la entrega de semovientes al depositario en calidad de
tenedor.
Para el estudio y seguimiento se tomó el 100% de los contratos mencionados,
observándose que se liquidaron 19 y se encuentran vigente 8 de éstos.
En todo contrato se establecen cláusulas que son de obligatorio cumplimiento para
las partes.
15
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
• Hallazgo No. 6(A) - Cumplimiento Cláusula Contractual.
La cláusula Tercera Numeral h) - (Obligación del depositario), de los contratos de
participación, dispone que el contratista debe informar al Fondo Ganadero
mensualmente por escrito y de manera detallada aspectos del mes anterior
referentes al inventario del ganado (Entradas, nacimientos, muertes, pérdidas y
retiros de animales), que es requisito indispensable para el pago o anticipo de
utilidades. Esto se viene incumpliendo solo por parte de los Depositarios, debido a
que la entidad tiene debilidad en la exigencia, control y seguimiento a las
obligaciones del contratista, en lo referente a la presentación de dicho informe; lo
que le generaría al Fondo Ganadero información no confiable respecto a la
situación real del ganado administrado por el Depositario. Es pertinente manifestar
que no obstante presentarse el incumplimiento del Depositario, la Entidad realiza
las liquidaciones, deduciéndole al contratista las perdidas ocurridas.
• Hallazgo 7(A) - Cumplimiento Cláusula Contractual.
La Cláusula Tercera de todos los contratos (27) de Participación suscritos por el
Fondo Ganadero, establece que el Contratista debe entregar al representante de
la Entidad la parte de la piel del semoviente muerto donde aparezca la marca
respectiva, como comprobación de la ocurrencia del hecho.
Existe debilidad de la Entidad en la exigencia al cumplimiento de lo que reza la
cláusula en mención debido a la falta de control, verificación y seguimiento
oportuno a la información por muertes ocurridas, lo cual puede ocasionar que la
información que posea la Entidad respecto del inventario de semovientes de su
propiedad, no sea confiable.
• Hallazgo No. 8 (A) - Cumplimiento Cláusula Contractual Garantías
Según Cláusula Segunda de los Contratos (27) de Participación suscrito por el
Fondo Ganadero, el Contratista o Depositario debe aportar información referente a
la descripción del inmueble (Matricula, número de Escritura, Fecha, Notaría y
oficina de Registro) y debe constituir hipoteca de primer grado. Al respecto, se
observa que en algunos contratos esta información no es aportada por el
Depositario y además sustituyen dicha hipoteca por una letra de cambio. Esto, por
debilidad del Fondo en la exigencia al cumplimiento de las clausulas del contrato;
lo que podría ocasionar que el Fondo suscriba contratos sin ninguna garantía,
poniendo en riesgo los bienes del la Entidad y por consiguiente la participación del
Estado.
16
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
• Hallazgo No. 9 (A) - Cumplimiento de Términos
Todo contrato tiene fecha de inicio y de terminación, lo que es obligación para las
partes.
En el estudio y análisis de los contratos 001, 010, 012, 015, 023, 025, 041 y 042,
se observó que algunos de ellos no se liquidaron en el tiempo establecido debido
(según concepto de la entidad) a que el Depositario manifiesta haber realizado
trámites de crédito bancario para la compra del ganado que tiene en depósito;
contraviniendo de esta manera la Cláusula Séptima del contrato en lo que
respecta a la Duración del mismo. Esto sucede porque la Entidad contratante
presenta debilidad en la exigencia, control y seguimiento, en la ejecución de
dichos contratos.
• Hallazgo No. 10 (A) - Cumplimiento cláusula contractual
El Fondo Ganadero y el Comité Ganadero del Magdalena suscribieron contrato de
Comodato cuyo objeto es: el Comodante (Fondo), entrega al Comodatario (comité)
en comodato o préstamo de uso, los bienes inmuebles de un lote de terreno de
24.462 metros cuadrados para el funcionamiento del Coliseo de Feria de
Fundación (Magdalena). En la Cláusula Séptima de este contrato, se establece el
pago del Impuesto Predial en los siguientes términos: “el Impuesto Predial será
asumido por las partes al 50% hasta el 31 de Diciembre del 2003. A partir del año
2004 la asume el Comité de Ganadero del Magdalena en su totalidad.
Las disposiciones establecidas en todo contrato son de obligatorio cumplimiento
para las partes. En desarrollo del proceso auditor, se evidenció que a la fecha el
Comité del Fondo Ganadero ha incumplido con las obligaciones pactadas en la
clausula en mención, lo que originó un proceso de embargo del inmueble, de
propiedad del Fondo Ganadero, como medida cautelar, tal como se evidencia en
el Certificado de Tradición y Libertad de fecha 11 de octubre de 2011, y con
anotación del 7/2/2003; de la misma manera, el Fondo Ganadero contravino la
Cláusula Penal Octava del contrato, que establece: ”si el Comodatario
incumpliere una cualquiera de las obligaciones (Contempladas en el contrato) a su
cargo, deberá pagar al Comodante la suma de $5.000.000.”. Esto sucede debido
a la falta de un control estricto y seguimiento al cumplimiento de las cláusulas
mencionadas.
17
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
• Hallazgo No. 11 (A) - Formato de control económico y financiero de los
contratos.
Los formatos de control Económico y Financiero diseñado por el Fondo deben ser
diligenciados con toda las informaciones
En el control efectuado a los Depositarios Emilia de la Hoz de la Cruz y Petronila
Gómez Acuña, se observa que en el formato diligenciado por el Fondo Ganadero
para el control de análisis económico y financiero de los contratos, no se
encuentra registro de muertes de ganado dado en depósito ocurridas en la
vigencia; es decir, aparece (0) muertes; pero en el análisis de los procesos se
observan dos (2), uno por faltante de ganado y otro por pérdida debido a las
inundaciones ocurridas durante la vigencia 2010, lo que refleja el incumplimiento a
los procedimientos internos establecidos para el registro de las muertes del
ganado y la sustentación de las mismas, ya que la administración en el momento
de la liquidación las registra por venta y no por muerte. Esto ocasiona
desconocimiento de la Entidad de las muertes del ganado en manos del
Depositario.
• Hallazgo No. 12 (A). Confiabilidad en la información
Toda información suministrada por una entidad debe ser veraz y confiable.
Se evidencia en el Informe de Visita No. 3 de 2010, realizado por el Fondo,
correspondiente al depositario de nombre Rodolfo de Lavalle, propietario de la
finca La Fortuna, un reporte de denuncia por pérdida de 15 semovientes, contrario
a lo certificado por la entidad a la CGR, en el cual informa que no se adjunta
denuncia porque no hubo robo y que los faltantes corresponden a muertes,
evidenciándose que la información dada por la entidad no es confiable y genera
incertidumbre en la información financiera.
SICE.
La entidad Fondo Ganadero del Magdalena no obstante estar inscrita en el
Sistema de Información para la Contratación Estatal, con base en el Decreto 3512
de 5 de Diciembre 2003 artículo 18, por su función social se encuentra exento
respecto a normas de este Sistema de Información, en consideración a que le
aplica la excepción manifiesta respecto a procesos contractuales para la
adquisición de animales vivos.
18
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
3.1.6 Cumplimiento Planes y Programas.
El Fondo Ganadero, dentro sus proyecciones, plantearon los siguientes objetivos y
metas.
•
•
•
•
•
Aumentar el número de cabezas de ganado machos en las haciendas y dejar
solo en Participación, a Depositarios que produzcan rendimientos al Fondo.
Se propusieron seguir mejorando las fincas en cuanto su estructura se refiere.
La administración se propuso mejorar el hato a través de Programas de
Inseminación Artificial y llegar a ser en un futuro uno de los mejores en
genética.
Ejerce un mayor control en natalidad y productividad del ganado para obtener
mejores crías.
Seguir con el Programa de Transferencia de Embriones.
Se observó que el Fondo Ganadero no presenta, como instrumento de planeación,
Planes, Metas ni Programas junto con la implementación de la documentación
(manual, procedimientos, instructivos, entre otros), que constituya el quehacer
operativo de las áreas que desarrollan la Gestión Misional.
3.1.7 Quejas y Denuncias Provenientes de la Ciudadanía.
De acuerdo con la información suministrada por el Grupo de Participación
Ciudadana de la Gerencia Departamental CGR del Magdalena, en esta
dependencia no se presentaron Quejas y/o Denuncias en contra del Fondo
Ganadero Magdalena S.A., en el transcurso del proceso auditor.
• Hallazgo No. 13 (A) - Informe de Gestión
Informe según la Ley 603 del 2000: Artículo 1°. El artículo 47 de la Ley 222 de
1995, quedará así: artículo 47. Informe de gestión. El Informe de Gestión deberá
contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación
económica, administrativa y jurídica de la sociedad. El informe deberá incluir
igualmente indicaciones sobre: 1. Los acontecimientos importantes acaecidos
después del ejercicio.
Se evidencia en el Informe de Gestión presentado a la Junta Directiva el Gerente
del FGM, manifiesta: “como en años anteriores, fuimos visitados por la Contraloría
General de la República, en el año 2008 no quedó pendiente ningún hallazgo por
lo tanto no hubo Plan de Mejoramiento, pero en la visita del 2010, que analizo los
19
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
Estados Financieros del 2009, detectaron hallazgos de tipo administrativo”. Lo
anterior contrario a la verdad en sentido que la auditoria estableció: “En desarrollo
de la presente auditoría, se establecieron quince (15) hallazgos administrativos, de
los cuales dos (2) tienen posible connotación disciplinarios y fiscal y uno (1) con
Proceso Administrativo Sancionatorio”. Denotándose información incompleta por
parte del funcionario responsable de la presentación del Informe de Gestión en
forma escrita a los accionistas y que fue allegado a la Contraloría General de la
República.
• Hallazgo 14 (A)(F) - Ingreso Venta de Leche
El FGM refleja en sus Estados Financieros un acumulado durante la vigencia de
$59,42 millones por venta de leche correspondiente a ingresos generados por la
producción de leche, así: por los Depositarios $26,7 millones, en cumplimiento de
la clausula contractual que establece: “Cláusula Sexta: por cada res en lactancia el
depositario entregará al Fondo medio litro de leche diario, o en su defecto pagará
el precio conforme al establecido en el mercado”, que al cierre de la vigencia se
encontraban 700 vacas paridas en poder de estos; y por el FGM $39,7 millones,
que al cierre de la vigencia poseían en Administración Directa 98 vacas paridas.
La producción de leche en las haciendas Madalena I y II, de propiedad del Fondo,
fue vendidas a Coolechera por $13,3 millones y a Cooagrobrasil por $19,3
millones. El equipo auditor circularizó a las recolectoras de leche y de acuerdo a la
información suministrada por Coolechera se pudo establecer:
Durante la vigencia 2010 el FMG entregó producción de leche a la Cooperativa
Coolechera en cantidad de 18.728 litros que corresponden a un valor pagado de
$14,2 millones, estableciéndose un valor promedio por litro de $758,97,
producción mensual promedio de 1.561 litros y un promedio diario de 52 litros.
El Concepto 069 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, del 28 de
noviembre de 1996, indica: “Concretamente en las entidades privadas se tiene la
responsabilidad del control interno en cabeza del Representante Legal, cuando la
Ley 222 de 1995 en el artículo 23 prescribe que: “Los administradores deben obrar
de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus
actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los
intereses de sus asociados””
Se pudo determinar que la finca Magdalena II, de propiedad del Fondo, no entregó
a la Cooperativa la producción de leche correspondiente a 23 días:
20
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
Tabla No. 7
Días de producción de Leche no Entregados a la Cooperativa.
(Dado en Millones $)
Total de
Días no
entregados
Marzo
29
1
Abril
4,23,29
3
Mayo
18, 24
2
Junio
7, 21, 23
3
Julio
30
1
Agosto
8 , 15
2
Septiembre
5, 12 , 15, 19, 27, 30
6
Octubre
10, 21
2
Noviembre
6, 7, 10
3
Total
23
Mes
Días no entregados
Fuente: Cooperativa Lechera.-
Valor promedio
mensual dejado
de percibir
0,04 **
0,12 **
0,08 **
0,12 **
0,04 **
0,08 **
0,24 **
0,08 **
0,12 **
0,91 **
Equipo de auditoría ** promedios
Por lo anterior, el Fondo Ganadero dejó de percibir en un valor aproximado, según
proyección promedio, de $0,91 millones, correspondiente a 23 días de producción
de leche que no fueron entregados a la Cooperativa Leche. La Entidad manifiesta
que lo que sucede es que a veces las vacas que se ordeñan son muy recentinas y
esta leche se vuelve agria y otras veces por mal manejo de la persona encargada
de recibir las tinas de leche. Situación que denota ausencia de mecanismos de
control que conlleva la disminución en el ingreso, y que afecta la utilidad en el
ejercicio.
Teniendo en cuenta que la participación accionaria del Estado en el Fondo
Ganadero, es del 33,18%, aplicando este porcentaje al monto del hallazgo,
permite estimar la cuantía del mismo en $0.302 millones.
• Hallazgo 15 (A) - Registro de ingreso
Decreto 2160 de 1986, artículo 12. Clasificación y Contabilización.” Las fuentes de
registros de los recursos de las obligaciones y de los resultados son hechos
económicos cuantificables que deben ser apropiadamente clasificados y
contabilizados en forma ordenada y sistemática para que puedan ser
comprobables y verificables. Las características de la información contable
determinan que debe ser verificable, susceptible de comprobación y de
conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas y externas, que acreditan y
confirman su procedencia y magnitud”
21
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
De igual forma se presenta diferencia en cuantía de $0,88 millones, entre lo
causado y pagado reportado por Coolechera y lo registrado en libros en razón a
que Coolechera reporta un valor causado y pagado por $14.2 millones, y el
registro en libros refleja un valor de $13.33 millones, conllevando una
subestimación del ingreso en dicha cuantía con incidencia en la Utilidad y/o
Pérdida del ejercicio y en el Patrimonio.
• Hallazgo 16 (A) - Calidad Higiénica de la Leche
El Artículo 5 del Decreto 616 de 2006, 28 de febrero, establece: “requisitos que
deben cumplir los hatos productores de leche. El diseño, la ubicación y el
mantenimiento de los sitios o áreas y locales de los hatos deben garantizar el
mínimo riesgo de contaminación de la leche cruda tanto de origen intrínseco
(animal) como de origen extrínseco (ambiental)”. Y el artículo 6.- de la rutina de
ordeño. El ordeño debe llevarse a cabo en condiciones que garantice la sanidad
de la ubre, permita obtener y conservar un producto con las características de
calidad empezará a regir dentro de los seis meses siguientes contados a partir de
la fecha de publicación del presente decreto en el Diario Oficial.”
Tabla No. 8.
Deducción por Calidad Higiénica
Mes
1ra Quincena
2da Quincena
3ra Quincena
Enero
55.460,00
57.340,00
Febrero
35.720,00
24.440,00
0,1128
0,06
Marzo
28.200,00
28.200,00
0,06
Abril
26.320,00
24.440,00
0,05
Mayo
28.200,00
26.320,00
0,05
Junio
47.000,00
48.880,00
0,10
Julio
56.400,00
56.400,00
0,11
Agosto
48.880,00
64.672,00
0,11
Septiembre
35.720,00
22.560,00
0,06
Octubre
26.320,00
28.200,00
0,05
Noviembre
24.064,00
24.064,00
0,05
Diciembre
28.200,00
28.200,00
0,06
0,8742
Fuente: Circularización Cooperativa Coolechera.
22
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
El ingreso en la producción de leche se ve afectado en cuantía de $0,87 millones,
en razón al deducible de $47 por litro por no cumplir las calidades establecidas en
la producción de leche. Denotándose mecanismos débiles en la supervisión en la
producción y calidad de leche que se genera. Situación que genera subestimación
en el ingreso en dicha cuantía, con incidencia en el resultado del ejercicio y en el
patrimonio. Por lo anterior, no se garantizan las normas de salubridad e inocuidad
de la leche.
• Hallazgo 17 (A) - Embargo Bienes
El Concepto 069 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública del 28 de
noviembre de 1996, indica: “Concretamente en las entidades privadas se tiene la
responsabilidad del control interno en cabeza del representante legal, cuando la
Ley 222 de 1995 en el artículo 23 prescribe que: “Los administradores deben obrar
de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus
actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los
intereses de sus asociados””
Se evidencia en el Certificado de Libertad y Tradición proferido por la Oficina de
Instrumentos Públicos, de fecha noviembre de 2011, que 1 de los bienes de
propiedad del Fondo Ganadero aún presenta medida cautelar de fecha 11 de
diciembre de 2008, mediante radicación 2008-080-6-12708, por el embargo
efectuado por la Administración de Impuestos Nacionales al bien ubicado en la
Calle 15 N0. 1C – 84 “Edificio Banco Ganadero Oficina 405”. Denotándose
mecanismos débiles en el control de los bienes en razón a que estos pagos ya
fueron efectuados por parte del Fondo desde el mes de abril de 2011, y ocho
meses después aun permanece embargado. Situación que limita las acciones que
se puedan generar en tiempo real sobre este inmueble.
• Hallazgo No. 18 (A) - Impuesto Predial
El tributo es la obligación monetaria establecida por la ley, cuyo importe se destina
al sostenimiento de las cargas públicas, en especial al gasto del Estado. Los
impuestos son cargas obligatorias que las personas y empresas tienen que pagar
para financiar al estado.
Como resultado de la circularización efectuada al Municipio de Algarrobo
(Magdalena), se pudo establecer que aún se presentan deudas por concepto del
Impuesto Predial Unificado y Sobretasa Ambiental, así:
23
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
• Hacienda Matecaña desde el año 2002 hasta el año 2011, la suma de $5,22
millones, de los cuales $3 millones corresponden a intereses.
• Hacienda Magdalena II, la suma de $5 millones de las cuales $1.12
millones corresponden a intereses.
• Montería. Desde el año 2002 y hasta el año 2011, la suma de $63,18
millones los cuales corresponden a intereses. $36,84 millones.
La Entidad manifiesta: “sobre la cancelación de los impuestos de las Haciendas
Magdalena Uno, Magdalena Dos, Mata de Caña, Matecaña Dos y la Plaza de
Ferias, se están haciendo los trámites de condonación de parte de los intereses de
mora, para cancelar antes de finalizar el año estos impuestos.
Lo anterior denotándose incumplimiento en el Plan de Mejoramiento suscrito con
la Contraloría General de la República, e igualmente lo establecido en el contrato
dado en Comodato, llevando a poner en alto riesgo los bienes del Fondo ya que el
bien de la Plaza de Ferias se encuentra en cobro coactivo.
24
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
4. ANEXOS
25
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
ANEXO No. 1
CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS
TIPO DE HALLAZGO
CANTIDAD
VALOR (millones $)
ADMINISTRATIVOS
18
-
FISCALES
3
$ 20.78
PENALES
0
-
DISCIPLINARIOS
2
-
26
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
ANEXO No 2
FORMATO DE CODIFICACIÓN DE HALLAZGOS
CONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR AGROPECUARIO
GERENCIA DEPARTAMENTAL DEL MAGDALENA (CGR)
ENTIDAD AUDITADA: Fondo Ganadero del Magdalena S.A.
VIGENCIA FISCAL: 2010
No
1
Código
Descripción Hallazgo
Causa del
Hallazgo
Efecto del
Hallazgo
La finalidad que los fondos
Ganaderos persiguen con la
entrega del ganado mediante
contratos de participación es el
desarrollo, fomento y sostenibilidad
del sector agropecuario,
Por no tener un
control
de
seguimiento
exigente ante
las
obligaciones
del depositario.
Esto origina un
gasto para la
Entidad en
alimentación y
medicina; lo
que se traduce
en perdida para
el Fondo
Se
observó
que
algunos
depositarios,
no
presentan
1405001
rendimientos sino por el contrario el
ganado lo tienen en mal estado,
situación que obliga al Fondo
liquidar el contrato y les quita los
animales para recuperarlos. Esto
origina un gasto para la Entidad en
alimentación y medicina; lo que se
traduce en perdida para el Fondo,
por no tener un control de
TIPO DE HALLAZGO
Cuantía $
Adminis
DisciMillones trativo Fiscal plinario Penal
X
27
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
seguimiento exigente ante las
obligaciones del depositario.
En la estructura de una entidad
debe
haber
políticas
y
procedimientos establecidos para
proporcionar
una
seguridad
razonable de lograr sus objetivos
esperados mediante el ejercicio de
sus procesos.
2
ausencia
de
mecanismos de
control
y
herramientas
gerenciales en
la
aplicación
del Sistema de
Control Interno
El Fondo Ganadero aun no posee
manual de funciones y de
competencias laborales, ni posee
un plan de capacitación con el fin
de permitir un mejor desempeño
laboral, ni existen indicadores que
1201001 involucren
procesos,
procedimientos,
recursos
y
funcionarios, para determinar el
fortalecimiento o debilitamiento de
políticas y estrategias de la
organización, los cuales causa
ausencia de mecanismos de control
y herramientas gerenciales en la
aplicación del Sistema de Control
Interno, causando posible pérdida
de la memoria institucional, dilación
en el cumplimiento de las funciones
y
desmotivación
del
talento
humano.
Causa posible
pérdida de la
memoria
institucional,
dilación en el
cumplimiento
de
las
funciones
y
desmotivación
del
talento
humano.
X
28
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
El Mapa de riesgo es una
herramienta que le permite a una
Entidad determinar la ocurrencia de
posibles errores en cada una de
sus actividades, asimismo aplicar
mecanismos para evitar o minimizar
la ocurrencia de hechos negativos.
3
4
Esto
debido
debilidades en
los
mecanismos de
control interno.
Genera en la
entidad
limitaciones en
el
ejercicio
producción
y
rendimiento en
su misión
El Fondo Ganadero del Magdalena,
no posee mecanismos que le
permita identificar los riesgos
inherentes en cada uno de sus
1902001
procesos, actividades y tareas, con
el objetivo aplicar dispositivos y
herramientas
en caso de
ocurrencia
de
situaciones
riesgosas. Esto debido debilidades
en los mecanismos de control
interno, que genera en la entidad
limitaciones
en
el
ejercicio
producción y rendimiento en su
misión.
Todo gasto de viáticos, una vez
causado, debe ser legalizado con
los documentos soportes de Ley,
que deben ser anexados a los
1704003 comprobantes de pagos por este
concepto.
X
Falta de control
en
la
dependencia
de tesorería
Causa
detrimento
a
los
recursos
depositados
por el estado
20,20
X
En el análisis realizado a los
comprobantes
de
pago,
se
29
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
X
X
evidenció
desembolsos
por
concepto de viáticos durante la
vigencia de 2010 por un total de
$60.929 miles. No se apreció en
las órdenes de pago los soportes
de legalización de dichos viáticos,
constituyéndose en posible hallazgo
Fiscal y Disciplinario. Teniendo en
cuenta
que
la
participación
accionaria del Estado en el Fondo
Ganadero,
es
del
33,18%,
aplicando este porcentaje al monto
inicial, nos permite estimar la
cuantía del hallazgo se estima en $
20.216 miles.
Todo pago realizado en una
entidad, debe estar soportados por
documentos que sustente el
concepto del desembolso.
5
Falta de control
en
la
dependencia
de tesorería
Se apreció en el análisis de la
orden de pago 9547 del mes de
1704003 febrero de 2010, desembolso a
favor de Augusto Simanca, por
concepto de saldo a favor por
compra de ganado por valor de $
845 miles; no se evidenció soporte
anexo al comprobante en mención,
lo que puede incidir en agudizar
aún más la situación de iliquidez de
la Entidad. Esto por debilidad en el
Causa
detrimento
a
los
recursos
depositados
por el estado
0,28
X
X
X
30
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
control en la dependencia de
tesorería, originando información no
confiable. La entidad manifiesta que
los soportes están en los contratos
liquidados. Teniendo en cuenta que
la participación accionaria del
Estado en el Fondo Ganadero, es
del
33,18%,
aplicando
este
porcentaje al monto inicial, nos
permite estimar la cuantía del
hallazgo, en $280 miles.
6
La cláusula Tercera Numeral h
(Obligación del depositario) de los
contratos de participación dispone,
que el contratista debe informar al
Fondo Ganadero mensualmente
por escrito de manera detallada
aspectos
del
mes
anterior
referentes al inventario del ganado
(Entradas, nacimientos, muertes,
pérdidas y retiros de animales), que
1405001
es requisito indispensable para el
pago o anticipo de utilidades. Esto
se viene incumpliendo por parte de
los depositarios, debido a que la
entidad tiene debilidad en la
exigencia, control y seguimiento a
las obligaciones del contratista, en
lo referente a la presentación de
dicho informe; lo que le generaría al
Fondo Ganadero, información no
debido a que la
entidad
tiene
debilidad en el
control
y
seguimiento a
las
obligaciones
del contratista;
Genera
desconocimient
o por parte del
Fondo, de la
producción real
del
ganado
entregado
al
depositario.
X
31
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
confiable, respecto a la situación
real del ganado administrado por el
depositario.
Es
pertinente
manifestar
que
no
obstante
presentarse el incumplimiento del
depositario, la Entidad realiza las
liquidaciones,
deduciéndole
al
contratista, las perdidas ocurridas
La Clausula Tercera de todos los
contratos (27) de participación
suscritos por el Fondo Ganadero,
establece que el contratista debe
entregar al representante de la
Entidad, la parte de la piel del
semoviente muerto donde aparezca
la
marca
respectiva
como
comprobación de la ocurrencia.
7
Debido a la
falta de control,
verificación
y
seguimiento
oportuno a la
información por
muertes
ocurridas
Existe debilidad de la Entidad, en la
1405001 exigencia al cumplimiento de lo que
reza la clausula en mención debido
a la falta de control, verificación y
seguimiento
oportuno
a
la
información por muertes ocurridas,
lo cual puede ocasionar que la
información que posea la Entidad
respecto
del
inventario
de
semovientes de su propiedad, no
sea confiable.
Lo cual puede
ocasionar que
la información
que tenga la
entidad
del
inventario
de
cabezas de su
propiedad
no
sea confiable.
X
32
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
8
9
Según Cláusula Segunda de los
contratos (27) de participación
suscrito por el Fondo Ganadero, el
contratista o depositario debe
aportar información referente a la
descripción del inmueble (matricula
número escritura, fecha, notaría y
oficina de registro) y debe constituir
hipoteca de primer grado. Al
respecto, se observa que en
algunos contratos esta información
1405001
no es aportada por el depositario y
además sustituyen dicha hipoteca
por una letra de cambio. Esto, por
debilidad del Fondo en la exigencia
al cumplimiento de las clausulas del
contrato; lo que podría ocasionar
que el fondo suscriba contratos sin
ninguna garantía, poniendo en
riesgo los bienes del la Entidad y
por consiguiente la participación del
estado.
por
debilidad
del Fondo en la
exigencia
al
cumplimiento
de
las
clausulas
del
contrato;
En el estudio y análisis de los
contratos 001, 010, 012, 015, 023,
025, 041, y 042, se observó que
algunos de ellos no se liquidaron en
1405001 el tiempo establecido debido (según
concepto de la entidad) a que el
depositario
manifiesta haber
realizado trámites de crédito
bancario para la compra del ganado
Contravención
a la clausula
séptima
del
contrato
Podría
ocasionar que
el
fondo
suscriba
contratos
sin
ninguna
garantía.
X
Esto
sucede
por
debilidad
en
el
seguimiento,
control
y
sugerencias a
la ejecución de
dichos
X
33
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
que
tiene
en
depósito;
contraviniendo de esta manera la
Cláusula Séptima del contrato en
lo que respecta a la Duración del
mismo. Esto sucede porque la
Entidad
contratante
presenta
debilidad en la exigencia, control, y
seguimiento, en la ejecución de
dichos contratos.
10
Las disposiciones establecidas en
todo contrato, es de obligatorio
cumplimiento para las partes. En
desarrollo del proceso auditor, se
evidenció que a la fecha, el Comité
del Fondo Ganadero ha incumplido
con las obligaciones pactadas en la
clausula en mención, lo que origino
un proceso de embargo del
inmueble, de propiedad del Fondo
Ganadero, como medida cautelar,
1402014
tal como se evidencia en el
certificado de tradición y libertad de
fecha 11 de octubre de 2011, y con
anotación No. Del 7/2/2003; de la
misma manera el Fondo Ganadero
contravino la cláusula Penal, octava
del contrato que establece” si el
Comanditario
incumpliere
una
cualquiera de las obligaciones a su
cargo deberá pagar a él Comodante
la suma de $5.000.000.” al no
contratos.
La falta de un Originó proceso
control
y de
embargo
seguimiento al contra el fondo
cumplimiento
del objeto del
contrato.
X
34
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
hacerla efectiva; debido a la falta de
un control y seguimiento al
cumplimiento
del
objeto
del
contrato.
Los formatos de control económico
y Financiero diseñado por el Fondo
deben ser diligenciados con toda
las informaciones
11
Falta de control
y seguimiento
al cumplimiento
de
las
obligaciones de
En el control efectuado a los la misión
Depositarios Emilia de la Hoz de la
Cruz y Petronila Gómez Acuña, se
observa que
en el formato
diligenciado por el Fondo Ganadero
para el control de análisis
económico y financiero de los
contratos, no se encuentra registro
1402014 de muertes de ganado dados en
depósito ocurridas en la vigencia;
es decir aparece (0) muerte; pero
en el análisis de los procesos ,se
observan dos, uno por faltante de
ganado y otro por perdida debido a
las inundaciones, ocurridas durante
la vigencia 2010, lo que refleja el
incumplimiento
a
los
procedimientos
internos
establecidos para el registro de las
muertes
del
ganado
y
la
sustentación de las mismas, ya que
la administración en el momento de
Esto ocasiona
desconocimient
o de la Entidad
de las muertes
del ganado en
manos
del
depositario.
X
35
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
la liquidación las registra por venta
y no por muerte. Esto ocasiona
desconocimiento de la Entidad de
las muertes del ganado en manos
del depositario.
12
13
Toda información suministrada por Falta de control
una entidad debe ser veraz y y seguimiento
al cumplimiento
confiable.
de
las
Se evidencia en el informe de visita obligaciones de
No.3 de 2010 realizado por el la misión
Fondo,
correspondiente
al
depositario Rodolfo de Lavalle
propietario de la finca la Fortuna, un
reporte de denuncia por perdida de
15 semovientes, contrario a lo
1404100
certificado por la entidad a la CGR,
en la cual informa que no se
adjunta denuncia, porque no hubo
robo
y
que
los
faltantes
corresponden
a
muertes,
evidenciándose que la información
dada por la entidad no es confiable
y genera incertidumbre en la
información financiera.
Se evidencia en el Informe de
Gestión presentado a la Junta
1301100
Directiva el Gerente del FGM,
manifiesta
“como
en
años
Genera
incertidumbre
en
la
información
financiera.
Ausencia
de Información
mecanismos de incompleta por
control
parte
del
utilizando
funcionario
X
X
36
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
anteriores, fuimos visitados por la
Contraloría
General
de
la
República, en el año 2008 no quedo
pendiente ningún hallazgo por lo
tanto
no
hubo
plan
de
mejoramiento, pero en la visita del
2010, que analizo los estados
financieros del 2009, detectaron
hallazgos de tipo administrativo”.
Lo anterior contrario a la verdad en
sentido que la auditoria estableció
“En desarrollo de la presente
auditoría, se establecieron quince
(16) hallazgos administrativos, de
los cuales hay dos (2) tienen
posible connotación disciplinarios y
fiscal y uno (1) con Proceso
Administrativo Sancionatorio”.
y
que fue allegado a la Contraloría
General de la República.
herramientas
gerenciales en
la
aplicación
del Sistema de
Control Interno,
e
incumplimiento
de las norma.
responsable de
la presentación
del Informe de
Gestión
en
forma escrita a
los accionistas
del Fondo de
interés
para
estos
que
conllevan a la
posible toma de
decisiones.
H A F. Ingreso Venta de Leche
1601002
14
Ausencia
de Conllevando a
mecanismos de obtener
disminución en
La CGR, mediante Circularización a control
preventivos,
el ingreso que
las Cooperativas Lecheras, pudo
afecta
la
detectar lo siguiente:
utilidad en el
ejercicio.
Durante la vigencia 2010 el Fondo
Posible gestión
Ganadero entrego producción de
antieconómica.
leche a la Cooperativa Coolechera
una producción anual de 18.728
litros por un valor recibido de $14,2
X
0.302
37
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
X
millones, estableciéndose un valor
promedio por litro de $758,97 por
litro, una producción mensual
promedio de 1561 litros y diario un
promedio de 52 litros. De igual
forma la finca Magdalena II de
propiedad del Fondo no entrego a
la Cooperativa producción de leche
correspondiente a los días: (ver
cuadro de informe).
Por lo anterior el Fondo Ganadero
dejo de percibir en un valor
aproximado
según
proyección
promedio la suma de $0,9 millones,
correspondiente a 23 días de
producción de leche que no fueron
entregados a la Cooperativa Leche.
Registro de ingreso
15
1801004
De igual forma se presenta
diferencia en cuantía de
$
880.216,00, entre lo causado y
pagado reportado por Coolechera y
lo registrado en libros en razón a
que Coolechera reporta un valor
causado
y
pagado
por
$14.214.032,00 y el registro en
libros
refleja
un
valor
de
$13.333.816,00.
Ausencia
de
mecanismos de
control
y
cumplimientos
de las normas
contables.
Obtención de
saldos
no
razonable
conllevando a
una
subestimación
del ingreso en
dicha cuantía
con incidencia
en la Utilidad
y/o pérdida del
ejercicio y en el
patrimonio.
X
38
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
1601002
Calidad Higiénica de la Leche
Ausencia de un
Plan
de
Contingencias
como
mecanismo de
control
e
incumplimiento
del. artículo 5.decreto
número
616
del 28 febrero
2006
Situación que
genera
subestimación
en el ingreso
en
dicha
cuantía
con
incidencia en el
resultado
del
ejercicio y en el
patrimonio.
Falta
de
Adopción
de
1604 002 Se evidencia en el Certificado de mecanismo de
Libertad y tradición proferido por la Control Interno
Oficina de Instrumentos públicos de
fecha noviembre de 2011 que 1 de
17
los bienes de propiedad del Fondo
Ganadero aun presenta medida
cautelar de fecha 11 de diciembre
de 2008 mediante radicación 2008080-6-12708, por el embargo
efectuado por la Administración de
Impuestos Nacionales el bien
Situación que
limita
las
acciones que
se
puedan
generar
en
tiempo
real
sobre
este
inmueble.
Producto de la Circularización a las
Cooperativas Lecheras la CGR,
determino:
16
El ingreso en la producción de
leche se ve afectado en cuantía de
$874.200, oo, en razón al deducible
de $47 por litro por no cumplir las
calidades establecidas en la
producción de leche. Denotándose
mecanismos
debeléis
en
la
supervisión en la producción y
calidad de leche que se genera. .
Por lo anterior no se garantiza las
normas de salubridad inocuidad de
la leche.
Embargo Bienes
X
X
39
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
ubicado en la Calle 15 N0. 1C – 84
“Edificio Banco Ganadero “Oficina
405. Denotándose mecanismos
débiles en el control de los bienes
en razón a que estos pagos ya
fueron efectuados por parte del
Fondo desde el mes de abril de
2011 y ocho meses después aun
permanece embargado.
Impuesto Predial
17030013 Como
resultado
de
la
Circularización
efectuada
al
Municipio de Algarrobo dio como
resultado que aún se presentas
deudas por concepto del impuesto
predial unificado y sobretasa
ambiental así:
18
•
Hacienda Matecaña desde
el 2002 hasta el 2011 la
suma de $5,22 millones, de
las cuales $3 millones
corresponden a intereses.
•
Hacienda Magdalena dos la
suma de $5 millones, de las
cuales
$1.12
millones
corresponden a interés.
•
Montería.
Incumplimiento
en el Plan de
Mejoramiento
Suscrito
y
presentado a la
CGR,
e
inobservancia
en la obligación
de pago de
este tributo.
Posible
incremento en
pagos
de
sanciones
e
intereses
y
poner en riesgo
los activos del
Fondo
conllevando a
una
gestión
antieconómica.
X
Desde el 2002
40
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co
hasta el 2011 la suma de
$63,18 millones de las
cuales
corresponden
a
intereses. $36,84 millones.
41
Carrera 15 No. 22-49 – Teléfonos: (075) 4213955 – Santa Marta (Magdalena) Colombia www.contraloriagen.gov.co