Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico Página 1 de 8 Criterios para la evaluación y autoevaluación del establecimiento de un Programa de Control Interno y de Prevención (PROCIP) al 30 de junio de 2015, aplicables a los departamentos y las agencias de la Rama Ejecutiva del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, y a la Oficina de Administración de los Tribunales Nombre de la Entidad Gubernamental: Unidad Núm.: CRITERIO CUMPLE SÍ NO COMPONENTE 1 - AMBIENTE DE CONTROL I. COMUNICACIÓN DE CULTURA ÉTICA La entidad mostró evidencia de entregar el Código de Ética, Ley 84-2002, según enmendada, a los indicados en los apartados I.A. y B. La evidencia puede ser certificación o documento firmado por el proveedor o contratista. A. A los proveedores de bienes y servicios no profesionales con los que hizo negocios a partir del 1 de julio de 2014 hasta el momento de la evaluación realizada por nuestros auditores. En el caso de que la entidad haya hecho negocios en más de una ocasión con un mismo proveedor, deberá presentar evidencia de haberlo entregado por lo menos la primera vez que hizo negocios con este durante el año fiscal. El momento de entregar el mencionado Código de Ética es según lo establece este. B. A los contratistas de servicios profesionales y consultivos con los que formalizó contrato del 1 de julio de 2014 hasta el momento de la evaluación realizada por nuestros auditores. La entrega del mencionado Código de Ética es a la fecha de la formalización del contrato. II. REGLAMENTACIÓN SOBRE CAPITAL HUMANO Al 30 de junio de 2015, la entidad cuenta con: A. Reglamentación interna que contiene disposiciones específicas sobre la validación externa (background check) de la información provista por los candidatos a empleo a efectuarse por la División de Capital Humano y demuestra su cumplimiento. (Si no hubo reclutamiento del 1 de julio de 2013 al 30 de junio de 2015 se debe proveer una certificación firmada por el titular de la entidad) B. Reglamentación interna y demuestra su cumplimiento, en cuanto a orientación formal al personal de nuevo ingreso sobre valores y normas de conducta, dentro de los 30 días siguientes a su nombramiento. No constituye orientación formal, el hecho de que el personal de nuevo ingreso certifique que se compromete a leer la reglamentación, y que reconoce la responsabilidad de leerla y aplicarla en el desempeño de las funciones. C. Reglamentación interna y demuestra su cumplimiento, sobre el sistema de evaluación del desempeño para el personal de servicio de carrera, al menos anualmente. III. REGLAMENTACIÓN SOBRE EL SISTEMA DE ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS Al 30 de junio de 2015, el Funcionario Principal de la entidad promulgó reglamentación para establecer sistemas adecuados de clasificación, ordenación y archivo de documentos, y para proveer un sistema de referencia que facilite la búsqueda, los préstamos y el rearchivo de documentos. Cont. Anejo 1 Página 2 de 8 CRITERIO CUMPLE SÍ NO IV. REGLAMENTACIÓN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE LA PROPIEDAD Al 30 de junio de 2015, la entidad cuenta con un procedimiento por escrito para la toma del inventario físico de la propiedad. TOTAL DE CRITERIOS DEL COMPONENTE 1 - AMBIENTE DE CONTROL: 7 COMPONENTE 2 – EVALUACIÓN DE RIESGOS V. PLAN ESTRATÉGICO A. Al 30 de junio de 2015, la entidad tiene preparado y aprobado un Plan Estratégico vigente de al menos cuatro años que incluye objetivos. No se considerarán para propósitos del cumplimiento con este Criterio, los planes de ejecución anuales ni los informes de resultados. B. El Plan Estratégico contiene indicadores cuantificables que se utilizarán para medir el cumplimiento de los objetivos y poder evaluar los resultados obtenidos. Los indicadores permiten controlar el progreso o desempeño en el cumplimiento de los objetivos establecidos por la entidad. Ejemplo: porciento o cantidad que se considera aceptable para poder concluir que se cumple con un objetivo. C. Al momento de la evaluación realizada por nuestros auditores, la entidad tiene publicado en su página en Internet, el Plan Estratégico vigente, el cual fue presentado en el Criterio V.A. D. Al 30 de junio de 2015, el Funcionario Principal de la entidad remitió a la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP), el Plan Estratégico vigente, el cual fue presentado en el Criterio V.A. VI. EVALUACIÓN DE RIESGOS DE LA ENTIDAD A. Al 30 de junio de 2015, la entidad cuenta con normas sobre la realización de la evaluación de riesgos de la entidad y además, en esta se establece realizar la misma, al menos una vez al año. B. La entidad realizó una evaluación de riesgos durante el año fiscal 2014-15 de, al menos, un objetivo de esta. Además, la evaluación contiene como mínimo los siguientes elementos: objetivo evaluado, clasificación del objetivo, identificación de eventos (riesgos), probabilidad de ocurrencia, impacto, nivel de riesgo, actividades de control, conclusión, así como firma y fecha de preparación. La evaluación de riesgos de auditoría que realiza la Oficina de Auditoría Interna no se considera evaluación de riesgos de la entidad. VII. RESPUESTA A LOS RIESGOS Al 31 de agosto de 2015, la gerencia respondió a las recomendaciones relacionadas a los riesgos identificados en la evaluación mencionada en el Criterio VI.B. La respuesta puede ser: evitar, reducir, compartir o aceptar el riesgo o los riesgos identificados. Dicha respuesta debe ser documentada por la gerencia. TOTAL DE CRITERIOS DEL COMPONENTE 2 - EVALUACIÓN DE RIESGOS: 7 Cont. Anejo 1 Página 3 de 8 CRITERIO CUMPLE SÍ NO COMPONENTE 3 - ACTIVIDADES DE CONTROL VIII. CONTROL PRESUPUESTARIO Y CONCILIACIONES A. Al 10 de julio de 2015, la entidad remitió a la OGP, el Informe de Gasto Mensual en la aplicación budget vs. actual del mes de junio de 2015. Aquella entidad que no recibe recursos del Fondo General o cuya ley orgánica la exime expresamente de cumplir con la de la OGP, es decir está exenta de cumplir con el mencionado Informe, no más tarde del 10 de julio de 2015 preparó un informe del cuadre presupuestario correspondiente al año fiscal 2014-15. El mismo está firmado por la persona que lo preparó y aprobado por el Funcionario Principal o su Representante Autorizado. B. Al 30 de junio de 2015, el resultado de las operaciones de la entidad refleja un superávit o un presupuesto balanceado correspondiente al año fiscal 2014-15, según el Informe de Gasto Mensual remitido a la OGP en la aplicación budget vs. actual del mes de junio de 2015. En aquellos casos que las entidades están exentas de remitir a la OGP, el Informe de Gasto Mensual, para validar este Criterio se utilizará el informe del cuadre presupuestario correspondiente al año fiscal 2014-15 presentado en el Criterio VIII.A. C. En el caso de que la contabilidad de los fondos de la entidad estén a través del Departamento de Hacienda, al momento de la evaluación realizada por nuestros auditores, la entidad está al día con la conciliación de sus registros de contabilidad internos contra el Informe de Actividad y Status de Asignaciones por Agencia (Modelo DH-GL-1292) emitido por el Departamento de Hacienda (al menos, al 31 julio de 2015). La misma está firmada por el servidor público que la preparó y aprobada por el Funcionario Principal o su Representante Autorizado. Aquella entidad cuya contabilidad de sus fondos no es a través del Departamento de Hacienda, al momento de la evaluación realizada por nuestros auditores demostrará que las conciliaciones de todas sus cuentas bancarias están al día (al menos, al 31 de julio de 2015). Las mismas están firmadas por la persona que las preparó y aprobadas por el Funcionario Principal o su Representante Autorizado. IX. NO DEUDAS CON ENTIDADES GUBERNAMENTALES Al 30 de junio de 2015, la entidad no tiene deudas con las siguientes entidades gubernamentales o, de tenerlas, tiene un plan de pago aprobado y cumple con los términos del mismo. Por otra parte, de existir discrepancias de deudas con alguna entidad gubernamental, la entidad efectuó reclamaciones durante el año fiscal 2014-15 y las mismas están documentadas. A. Autoridad de Acueductos y Alcantarillados de Puerto Rico B. Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico X. CONTRATACIÓN A TIEMPO DE AUDITORES EXTERNOS PARA REALIZAR EL SINGLE AUDIT DEL AÑO FISCAL 2014-15 Criterio aplicable, si la entidad tiene la obligación de realizar el Single Audit del año fiscal 2014-15. De lo contrario indique N/A. No más tarde del 1 de abril de 2015, la entidad formalizó el contrato con los auditores externos para realizar el Single Audit del año fiscal 2014-15. Cont. Anejo 1 Página 4 de 8 CRITERIO CUMPLE SÍ NO XI. CONTROL DE LA PROPIEDAD MUEBLE A. Al 30 de junio de 2015, la entidad cuenta con: 1. Encargado de la Propiedad, nombrado por el Secretario de Hacienda (Modelo SC-813, Solicitud y Nombramiento de Encargado de la Propiedad). Aquella entidad que está excluida de que el Encargado de la Propiedad sea nombrado por el Secretario de Hacienda debido a que sus transacciones no se registran en el Sistema PRIFAS, presentará evidencia del nombramiento emitido por el Funcionario Principal de esta al igual que en el próximo apartado. 2. Encargado de la Propiedad Sustituto, nombrado por el Secretario de Hacienda y quien entrará en función cuando el Encargado de la Propiedad esté ausente por cualquier tipo de licencia o en caso de emergencia (Modelo SC-813, Solicitud y Nombramiento de Encargado de la Propiedad). B. Al momento de la evaluación realizada por nuestros auditores: 1. La propiedad mueble de la entidad está identificada con el número de propiedad. 2. La propiedad mueble está incluida en el inventario perpetuo o en el registro interno de la propiedad de la entidad, y se incluyó en este al menos la siguiente información: descripción de la propiedad, número de propiedad, fecha de adquisición y costo de la misma. 3. Se emitió un Recibo por Propiedad en Uso a favor del funcionario o empleado que tiene asignado la propiedad mueble y el mismo está firmado por este. C. Durante el año fiscal 2014-15, la entidad efectuó y remitió al Departamento de Hacienda en el mes requerido, el inventario físico anual de la propiedad mueble, correspondiente al mencionado año fiscal. Aquella entidad que está excluida de remitir al Departamento de Hacienda, dicho inventario debido a que sus transacciones no se registran en el Sistema PRIFAS, presentará el inventario de la propiedad mueble realizado durante el año fiscal 2014-15. El mismo está firmado por la persona que lo preparó y aprobado por el funcionario que supervisó este con la respectiva fecha. XII. REGISTRO DE LOS CASOS DE PÉRDIDAS O IRREGULARIDADES EN EL MANEJO DE FONDOS O BIENES PÚBLICOS Al 30 de junio de 2015, la entidad mantiene su propio Registro para el control de los casos de pérdidas o irregularidades relacionadas con los fondos o bienes públicos, el cual incluye al menos la siguiente información: el número, la descripción y el costo de la propiedad; el número y la fecha de la querella; si se realizó la investigación administrativa y el resultado de la misma; la fecha en que el caso se notificó a la Oficina del Contralor de Puerto Rico, a la Policía de Puerto Rico, al Departamento de Hacienda y de Justicia, si aplica; y la reclamación efectuada a la compañía aseguradora o al servidor público de la entidad, según corresponda. No obstante, en el caso de que en la entidad no haya ocurrido pérdida alguna, esta también mantendrá disponible el Registro y efectuará una anotación al respecto. Cont. Anejo 1 Página 5 de 8 CRITERIO CUMPLE SÍ NO XIII. NOMBRAMIENTO DE ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS PARA EL ARCHIVO Y EL CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA ENTIDAD Al 30 de junio de 2015, la entidad cuenta con un Administrador de Documentos, autorizado por el Archivo General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña (Modelo ICP/AGPR-442, Designación y Evaluación de Candidato para Nombramiento de Administrador de Documentos Públicos) o por la Administración de Servicios Generales (ASG), según corresponda. XIV. NOMBRAMIENTOS DE COMPRADOR, RECEPTOR Y DE PREINTERVENTOR PARA EL CONTROL DEL PROCESO DE COMPRAS, CUENTAS POR PAGAR Y DESEMBOLSOS Al 30 de junio de 2015, la entidad cuenta con: A. Comprador, nombrado por la ASG (Modelo ASG-286, Solicitud de Nombramiento de Delegado y Subdelegado Comprador). Aquella entidad que está exenta de cumplir con la ley orgánica de la ASG, presentará evidencia del nombramiento emitido por el Funcionario Principal de esta al igual que en el próximo apartado. B. Receptor, nombrado por la ASG (Modelo ASG-288, Solicitud de Nombramiento de Receptor Oficial y Auxiliar). C. Preinterventor, nombrado por el Funcionario Principal de la entidad. XV. SEGREGACIÓN DE FUNCIONES PARA EL CONTROL ADECUADO DEL PROCESO DE COMPRAS, CUENTAS POR PAGAR Y DESEMBOLSOS, Y DE LA PROPIEDAD Al 30 de junio de 2015, las funciones de Comprador, Receptor, Preinterventor y de Encargado de la Propiedad de la entidad, las ejercen personas distintas. Esto debido a la susceptibilidad o naturaleza de las tareas que realizan, y de forma tal de evitar cualquier conflicto de funciones, lo cual pudiera propiciar el ambiente para la comisión de errores e irregularidades y de otras situaciones adversas en detrimento de los mejores intereses de la entidad. Además, las funciones relacionadas con un mismo ciclo de operaciones deben segregarse entre más de una persona, de manera que el trabajo de una persona sirva de revisión a las funciones realizadas por la otra. XVI. DESIGNACIÓN DE FUNCIONARIO O ÁREA PARA LA COORDINACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA REGLAMENTACIÓN Al 30 de junio de 2015, el Funcionario Principal designó por escrito a un funcionario o la entidad cuenta con un área que se encargue de la coordinación de las actividades de: redacción, revisión, actualización y solicitud de la aprobación final de toda la reglamentación de aplicación interna y externa. XVII. DESIGNACIÓN DE FUNCIONARIO PARA EL RECIBO Y REFERIDO DE QUERELLAS Al 30 de junio de 2015, el Funcionario Principal de la entidad designó por escrito a un funcionario de esta, la responsabilidad de recibir y de referir a la división correspondiente u organismo gubernamental con jurisdicción, las notificaciones o las alegaciones de actos constitutivos de corrupción o ilegales contra cualquier funcionario, empleado, proveedor o contratista de la entidad. La designación no puede ser a una Oficina, Área o División. Cont. Anejo 1 Página 6 de 8 CRITERIO CUMPLE SÍ NO XVIII. CONTROL DE LAS COMPUTADORAS Al momento de la evaluación realizada por nuestros auditores, las computadoras de la entidad: A. Requieren contraseñas de acceso. B. Contienen una pantalla con las advertencias sobre el uso correcto de las mismas y las sanciones que conlleva su uso impropio. XIX. REGISTRO DE HORAS DE ADIESTRAMIENTO POR EMPLEADO Al 30 de junio de 2015, la entidad cuenta con un Registro de Horas de Adiestramiento por empleado, el cual incluye al menos la siguiente información: nombre del empleado, título o temas del adiestramiento, fecha que lo tomó y cantidad de horas. (Con solamente archivar la evidencia de los adiestramientos en los expedientes de personal, no se considera como el Registro de Horas de Adiestramiento por empleado). TOTAL DE CRITERIOS DEL COMPONENTE 3 - ACTIVIDADES DE CONTROL ENTIDADES QUE NO ESTÁN OBLIGADAS A REALIZAR SINGLE AUDIT: 22 ENTIDADES QUE ESTÁN OBLIGADAS A REALIZAR SINGLE AUDIT: 23 COMPONENTE 4 - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN XX. SINGLE AUDIT Criterio aplicable, si la entidad tiene la obligación de realizar el Single Audit del año fiscal 2013-14. De lo contrario indique N/A. No más tarde del 31 de marzo de 2015, la entidad: A. Cumplió con el Single Audit correspondiente al año fiscal 2013-14. B. Remitió al Federal Audit Clearing House, el Single Audit correspondiente al año fiscal 2013-14. XXI. REGISTROS DE CONTABILIDAD AL DÍA Al momento de la evaluación realizada por nuestros auditores, los registros internos de contabilidad (cuentas y fondos) de la entidad están al día (al menos, al 31 de julio de 2015). XXII. CUMPLIMIENTO CON LA REMISIÓN DE LA CERTIFICACIÓN ANUAL DE NOTIFICACIÓN DE PÉRDIDAS O IRREGULARIDADES EN EL MANEJO DE FONDOS O BIENES PÚBLICOS No más tarde del 31 de agosto de 2015, el Funcionario Principal de la entidad remitió a la Oficina del Contralor, la Certificación Anual de Notificación de Pérdidas o Irregularidades en el Manejo de Fondos o Bienes Públicos juramentada, correspondiente al año fiscal 2014-15. Esto en el formulario para dichos fines, emitido por la Oficina del Contralor mediante Carta Circular. Cont. Anejo 1 Página 7 de 8 CRITERIO CUMPLE SÍ NO XXIII. CUMPLIMIENTO CON LA REMISIÓN DE LA CERTIFICACIÓN ANUAL DE REGISTRO DE CONTRATOS No más tarde del 31 de agosto de 2015, el Funcionario Principal de la entidad remitió a la Oficina del Contralor, la Certificación Anual de Registro de Contratos juramentada, correspondiente al año fiscal 2014-15. Esto en el formulario para dichos fines, emitido por la Oficina del Contralor mediante Carta Circular. XXIV. CUMPLIMIENTO CON LA REMISIÓN DEL INFORME MENSUAL DE NÓMINAS Y DE PUESTOS La entidad remitió a tiempo a la Oficina del Contralor, los informes mensuales de nómina y de puestos correspondientes a los meses de marzo y abril de 2015, conforme a las fechas límites establecidas en la Carta Circular que emita la Oficina del Contralor. XXV. RECIBO Y REFERIDO DE QUERELLAS Al 30 de junio de 2015: A. Existe reglamentación interna sobre el recibo y el referido de querellas contra cualquier funcionario, empleado, proveedor o contratista de la entidad por actos constitutivos de corrupción o ilegales. B. La entidad informó al personal del método o de los métodos disponibles para recibir las querellas. C. El método o los métodos establecidos con los que cuenta la entidad garantizan la confidencialidad del querellante en cuanto a: 1. El anonimato en caso de que este no desee que se conozca su identidad. 2. Que la información provista en una querella no pueda ser recibida, tramitada o interceptada por personas ajenas a la que fue designada para recibirlas. Además, si la entidad utiliza otros métodos que no garantizan la confidencialidad, tales como: fax y correo electrónico, se advirtió al personal sobre dicho particular. TOTAL DE CRITERIOS DEL COMPONENTE 4 - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ENTIDADES QUE NO ESTÁN OBLIGADAS A REALIZAR SINGLE AUDIT : 8 ENTIDADES QUE ESTÁN OBLIGADAS A REALIZAR SINGLE AUDIT: 10 COMPONENTE 5 – MONITOREO XXVI. CUMPLIMIENTO CON LA PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES DEL PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA (PAC) Al 30 de junio de 2015, la entidad está al día con: A. La presentación de los informes del Plan de Acción Correctiva (PAC) de la Oficina del Contralor. B. La atención de las recomendaciones establecidas en los informes de auditoría interna de esta. TOTAL DE CRITERIOS DEL COMPONENTE 5 - MONITOREO: 2 Cont. Anejo 1 Página 8 de 8 CUMPLE SÍ NO CRITERIO TOTALICE LA CANTIDAD DE SÍ Y DE NO, Y ANÓTELOS EN LA COLUMNA CORRESPONDIENTE TOTAL DE CRITERIOS (SI TIENE LA OBLIGACIÓN DE REALIZAR SINGLE AUDIT, ANOTE 49, DE LO CONTRARIO ANOTE 46) PORCIENTO DE CUMPLIMIENTO DEL TOTAL DE CRITERIOS [DIVIDA EL TOTAL DE SÍ ENTRE EL TOTAL DE CRITERIOS (46 Ó 49, SEGÚN CORRESPONDA) Y COMPLETE EL ANEJO 3] Preparado por: Nombre: Fecha: Puesto: Firma: Aprobado por el Funcionario Principal de la Entidad: Nombre: Puesto: Firma: 1 Porciento redondeado a número entero. Fecha: %1