INFORMES DEL VENDEDOR SENA ESTRUCTURAR LA FUERZA DE VENTAS TATIANA GOMEZ JESSICA BENJUMEA TECNOLOGIA DE DIRECCION EN VENTAS 297422 18/09/2012 INFORMES DEL VENDEDOR Las empresas deben contar con unas herramientas que faciliten el control y la evaluación del equipo de ventas, en la actualidad con las nuevas tecnologías los vendedores llevan soportes informáticos capaces de brindar una exhaustiva información de los clientes y del mercado. Existen varias formas de llevar un seguimiento o informe entre ellos tenemos: Fichas de clientes: Es una especie de rutero donde el vendedor debe seguir las rutas asignadas acompañado de este tipo de documento, el vendedor debe registrar allí los datos del cliente y su clasificación, la frecuencia de la visita, forma de pago y plazos, fecha de la última visita realizada, volumen de pedidos del año anterior, volumen de pedidos previstos para este año, cantidad servida en el ultimo pedido, la gama de productos que trabaja, cómo y en que ciudad trabaja con la competencia y por último las observaciones. Estas fichas nos sirven para evaluar el tiempo transcurrido durante la última visita, la rotación del producto en ese tiempo, el comportamiento de nuestro producto en ese periodo y lo más importante las tendencias del mercado. Informe diario: Este documento se entregara diariamente por el vendedor en las oficinas o se enviara semanalmente en caso de desplazamiento, tiene como fin conocer la actividad diaria del vendedor, el resultado de la gestión de ventas, el grado de cobertura de los objetivos, la gestión de cobros realizada, los clientes nuevos, los productos vendidos y por último las observaciones. La nota de gastos también es muy utilizada para dar seguimiento a los gastos del vendedor, puede ser presentado semanal, quincenal o mensual. Permite mirar junto a los informes diarios la información recogida en uno y otro para comprobar el grado de coherencia de las actividades, y el mismo debe recoger las rutas seguidas, los kilómetros recorridos, el detalle de las invitaciones con facturas incluidas y las observaciones. También tenemos el informe mensual que realiza el jefe de ventas cada mes y reúne las actividades generales de la fuerza de ventas, el este informe debe incluirse el análisis de las ventas globales del correspondiente mes, el grado de cumplimiento de los objetivos, el resultado de las promociones, la situación del mercado, las promociones locales, los objetivos cualitativos y cuantitativos del mes siguiente y por último las tendencias del mercado tanto para le empresa como para la competencia. No se podría considerar el tema cerrado si no se menciona una de las herramientas más importantes que debe saber manejar el jefe de ventas para incrementar el rendimiento de los vendedores se debe hacer referencia a las reuniones de trabajo que todo directivo debe saber conducir para obtener un buen control, una mejor información y dar más dinamismo al equipo. Aunque es un método de informe fácil y practico tiene unos pasos como cualquier otro método para su buen desarrollo y funcionamiento, estos son: 1. Precisar el tema: Se debe obtener antecedentes de información y análisis, concretar un objetivo, preparar un guion detallado de lo que se quiere hablar en la reunión, seleccionar algunos puntos clave de suma importancia, definir los conceptos y revisar las conclusiones previas acordes con el objetivo. 2. Organizar el grupo: Se debe examinar las características individuales procurando que el grupo este equilibrado, distribuir a los participantes de forma eficaz de modo que todos puedan verse a la cara. 3. Planear la reunión: Se debe preparar la introducción y la clausura, prever cómo se van a abordar los puntos que se van a debatir, programar algunas preguntas, determinar los sistemas de discusión y programar los tiempos. 4. Prevenir los detalles: Se debe enviar la convocatoria con suficiente tiempo acompañada de toda la información, disponer del material y la información necesaria, preparar la sala de reuniones y comprobar todo antes de la reunión. En su mayoría los gerentes trabajan mucho con los vendedores que no obtienen buenos resultados y la persona que se esfuerza por dar lo mejor de sí misma mejora con el tiempo. Además de este tipo de informes de visitas, el vendedor tiene que ser capaz de hacer una previsión de los resultados que obtendrá. Dependiendo del tipo de vendedor, las previsiones son más o menos fiables. Algunas veces topamos con personas excesivamente optimistas, que siempre prevén unos resultados excelentes que después no se dan, y otras, con vendedores pesimistas que normalmente superan con diferencia sus previsiones iniciales. A continuación aparecerá el ejemplo de un cuadro de informe mensual de un vendedor: Este cuadro hay que hacerlo tanto para perspectivas de venta como para perspectivas perdidas. A primera vista puede parecer que no nos aporta demasiada información -o como mínimo, que las conclusiones que podemos obtener no son de gran utilidad-, pero no es así. Tened en cuenta que estos cuadros nos proporcionan una gran cantidad de datos para analizar éxitos y fracasos, de manera que siempre evitamos cometer los mismos errores en el futuro. Aparte del interés del vendedor por contar con esta información, los informes de ventas también poseen un efecto motivador, ya que el vendedor se da cuenta de la gran utilidad que tiene esta documentación para los responsables de la empresa: permite conocer mejor el mercado, ajustar la producción, afinar más los presupuestos, etc. De esta manera, como la empresa toma conciencia de los errores que comete, intenta mejorar y, al mismo tiempo, mejora también el servicio al cliente, que es lo que en definitiva busca todo buen vendedor. También podemos crear informes por medio de tablas de Excel a las que se les da el nombre de tablas dinámicas por su facilidad de comparación entre los vendedores, ejemplo: En conclusión para desarrollar los anteriores métodos de informes se debe tener unos estándares de referencia que sirvan como elementos de comparación para definir si esta mejor que o peor que.