Informe de respuestas a observaciones al pliego de condiciones

INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES
PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES
INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR EL SERVICIO INTEGRAL DE IMPRESIÓN,
ORGANIZACIÓN, EMPAQUE, TRANSPORTE, DISTRIBUCIÓN, RECOLECCIÓN, CUSTODIA Y
DISPOSICIÓN FINAL DE LAS PRUEBAS QUE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
APLICARÁ A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMISIONES, DURANTE EL AÑO
2015, ASÍ COMO EL SERVICIO DE EMPAQUE, CUSTODIA Y TRANSPORTE DE
HONORARIOS A PERSONAL EXTERNO QUE PRESTE SUS SERVICIOS DURANTE LA
APLICACIÓN DE LAS PRUEBAS.
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Informe de respuestas a las observaciones presentadas por los posibles proponentes al Pliego de Condiciones Invitación pública para contratar el servicio integral de impresión, organización, empaque, transporte, distribución,
recolección, custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la
dirección nacional de admisiones, durante el año 2015, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de
honorarios a personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
La empresa Thomas Greg & Sons de Colombia mediante comunicación remitido el 02 de marzo de
2015 a las 10:26 a.m., formula las siguientes observaciones:
OBSERVACIÓN 1:
Por términos tributarios y de revisoría fiscal para las sociedades que conformarán las uniones temporales,
solicitamos expresamente modificar el literal c) del numeral 4.1.3 de la invitación, página 12, en el sentido
de aceptar que las mismas se constituyan por un término no inferior a las del plazo del contrato, su
liquidación y un (1) año más.
RESPUESTA:
La Universidad acoge la observación, considerando que la constitución de las uniones temporales o
consorcios por el término del plazo del contrato, su liquidación y un año más es suficiente para garantizar
el cumplimiento de las obligaciones a pactar y las que se puedan derivar de manera posterior. Por lo tanto,
la Universidad procederá a modificar el literal c) del numeral 4.1.3 mediante adenda.
OBSERVACIÓN 2:
RESPUESTA:
La Universidad no acoge esta observación. Lo anterior fundamentado en:
Al respecto de las capacidades del representante legal, la Superintendencia de Sociedades en el oficio
220-041402 junio 24 de 2008, manifestó lo siguiente:
“En este orden de ideas, es dable afirmar que el suplente del representante legal tiene una obligación permanente de
disponibilidad, pero la capacidad para contratar a nombre de la compañía solo nace para él en el momento en que el titular
no pueda ejercer el cargo y por consiguiente, sí no se da dicho presupuesto, el suplente actuaría sin poder para ello, lo
que lo situaría como deudor de la prestación o de su valor, cuando no sea posible su cumplimiento ante los terceros de
buena fe con los cuales haya pretendido contratar, de acuerdo con lo establecido en el artículo 841 del Código de
comercio, excepción hecha, claro está, que el titular ratifique las actuaciones de! mencionado administrador"
"Expuesto lo anterior, será preciso determinar en cada caso en particular si la persona en quien recae la suplencia de la
representación legal tiene capacidad para actuar a nombre de la sociedad, esto es si es dable afirmar que los actos o
contratos celebrados por él vinculan a la sociedad, o solamente comprometen su propia responsabilidad, pues no se
puede desconocer que los actos o contratos celebrados por el suplente del representante legal, estando el principal en el
ejercicio de su cargo, son válidos por producir todos sus efectos entre quienes los celebraron, más no así respecto de la
sociedad, precisamente por la falta de competencia del suplente del titular pana asumir la representación legal al no darse
los requisitos para que pueda actuar, por carecer de competencia para tal efecto".
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Informe de respuestas a las observaciones presentadas por los posibles proponentes al Pliego de Condiciones Invitación pública para contratar el servicio integral de impresión, organización, empaque, transporte, distribución,
recolección, custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la
dirección nacional de admisiones, durante el año 2015, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de
honorarios a personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
Igualmente, en Oficio 220-142234 del 26 de noviembre de 2010, la Superintendencia de
Sociedades concluyó:
"En resumen, se tiene que la actuación del suplente está circunscrita exclusivamente a la imposibilidad temporal o
definitiva del principal para actuar. Mientras el principal se encuentre en uso de sus funciones, no hay lugar a que el
representante legal lo supla, por lo tanto, mientras no actué como suplente del principal, el suplente no será
considerado administrador de la compañía, por lo tanto, no le asisten los derechos ni las obligaciones que la ley y los
estatutos confieren al representante legal principal."
Por tanto, la condición que alude a las facultades del suplente del representante legal se asocia no
solamente a un supuesto de seguridad y certeza jurídica de sus actuaciones ante los terceros, sino
también a su interior frente a la misma sociedad.
En aras de otorgar seguridad jurídica a la Universidad, como entidad contratante respecto de la
persona que se está obligando desde la fase precontractual al cumplimiento del objeto
contractual requerido, el requisito de la capacidad legal para la presentación de la propuest a es
una condición que debe estar suficientemente soportada, a efectos igualmente de asegurar
jurídicamente el contrato.
En consecuencia, si dentro del certificado de existencia y representación legal el proponente no
prevé expresamente que el suplente tenga las facultad de presentar propuestas, suscribir
contratos y legalizarlos, independientemente de las limitaciones que consideren establecer los
órganos de dirección de la persona jurídica, será necesario que el proponente allegue el documento
idóneo que dé cuenta de la falta temporal o definitiva del representante legal principal, para que
en su lugar el suplente pueda ejercer el cargo y, por tanto, pueda entre otras, presentar la
propuesta, suscribir y legalizar el contrato, que como acto precontractual vincula a la sociedad y la
obliga a lo que ofrezca en su propuesta.
OBSERVACIÓN 3:
RESPUESTA:
La Universidad acoge la observación, previas las siguientes consideraciones:
a) De manera preliminar, se precisa que en virtud del principio de autonomía la Universidad se rige por
sus propias normas y la gestión contractual se realiza conforme a las que establezca, ajustándose a
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los principios generales de la administración pública.
b) El parágrafo 2 del artículo 7 de la ley 80 de 1993 dispuso que los miembros de la unión temporal
deberán designar la persona que para todos los efectos representará al consorcio o unión temporal, lo
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DECRETO 1210 DE 1993. Articulo 29 Régimen contractual y de asociación. "La Universidad Nacional está facultada para celebrar
toda clase de contratos de acuerdo con su naturaleza y objetivos. Los contratos que para el cumplimiento de sus funciones celebre la
Universidad Nacional se regirán por las normas del derecho privado y sus efectos estarán sujetos a las normas civiles y comerciales,
según la naturaleza de los contratos, salvo los contratos de empréstito, los cuales se someterán a las reglas previstas para ellos en el
Estatuto Nacional de Contratación y las disposiciones que lo modifiquen, complementen o sustituyan. Lo anterior sin perjuicio de que la
Universidad pueda aplicar las normas generales de contratación administrativa".
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recolección, custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la
dirección nacional de admisiones, durante el año 2015, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de
honorarios a personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
cual comprende que en cabeza de su representante esté la gestión de asuntos legales, contables y
administrativos.
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c) Según jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia , los miembros de una unión temporal deben
designar "por exigencia del mismo texto legal, la persona que, para todos los efectos, representará al
consorcio o unión temporal, pues lo que en realidad asume el designado es la dirección o coordinación
del provecto, lo mismo que la canalización de la actividad de los consorciados frente a la entidad
pública contratante, en todo lo que tiene que ver con el negocio celebrado
(...)
Obrará entonces, como representante convencional de sus integrantes, en los términos del art. 832 del
C. de Co., aplicable por la remisión a las normas mercantiles y civiles del caso que se hace en el art.
13 de la ley 80, cuyo radio de acción estará delimitado por los términos del acto de apoderamiento,
que bien puede incluir, desde luego, la facultad para suscribir, en nombre de los consorciados,
el contrato con la entidad pública de que se trate."
d) Adicionalmente, la observación realizada por el posible proponente se encuentra fundamentada en la
normativa tributaria aplicable a dicha figura asociativa. Según los contenidos del Decreto 2460 de 2013
"Por el cual se reglamenta el artículo 555-2 del Estatuto Tributario" el Número de Identificación
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Tributaria - NIT es uno de los elementos que integran el Registro Unico Tributario -RUT que es
definido en el artículo 1 del referido Decreto como "el mecanismo único para identificar, ubicar y
clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes de/impuesto
sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del régimen
común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores,
exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la
U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, respecto de los cuales esta requiera su
inscripción". Para efectos de la formalización de la inscripción en dicho registro, la normativa citada
previó lo siguiente para las uniones temporales y consorcios:
"Artículo 10o. DOCUMENTOS PARA LA FORMALIZACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO
TRIBUTARIO -RUT- Para efectos de la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario -RUTse deberán adjuntar los siguientes documentos:
d) Consorcios y Uniones Temporales
1.
Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original; cuando el
trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición
del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple
del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el
notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses
2.
Fotocopia de documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, que debe contener por lo
menos: nombre del Consorcio o de la Unión Temporal, miembros que lo conforman, domicilio principal,
participación, representante legal y el objeto del Consorcio o de la Unión Temporal.
3.
Fotocopía del acta de adjudicación de la licitación o del contrato o del documento que haga sus
veces.
4.
Constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa con fecha de expedición no mayor a
un (1) mes en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o cooperativas de ahorro y
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CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. Sala de Casación Civil. Radicación Exp. 88001-31-03-002-2002-00271-01. Sentencia de 13 de
Septiembre de 2006. Magistrado Ponente: Dr. Jaime Alberto Arrubla Paucar.
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DECRETO 2460 DE 2013, Artículo 4o. Elementos del registro único tributario -RUT-. Los elementos que integran el Registro único
Tributario -RUT, son: / /Identificación de las Personas Jurídicas y asimiladas. La identificación de las personas jurídicas y asimiladas
está conformada por la razón social, el Número de Identificación Tributaria -NIT-adicionado con un dígito de verificación y el número
de identificación tributaria otorgado en el exterior para las personas jurídicas o entidades extranjeras que lo posean.
El Número de Identificación Tributaria NIT, es asignado por la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN y permite la
individualización inequívoca de los inscritos, para todos los efectos, en materia tributaria, aduanera y de control cambiario y, en
especial, para el cumplimiento de las obligaciones de la misma naturaleza.
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Informe de respuestas a las observaciones presentadas por los posibles proponentes al Pliego de Condiciones Invitación pública para contratar el servicio integral de impresión, organización, empaque, transporte, distribución,
recolección, custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la
dirección nacional de admisiones, durante el año 2015, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de
honorarios a personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
crédito o cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito autorizadas por la Superintendencia de la
Economía Solidaria para adelantar actividad financiera, inscritas en el fondo de garantías de entidades
cooperativas -FOGACOOP, o el último extracto de la misma. La titularidad de la cuenta corriente o de ahorros
podrá corresponder a alguno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal."
e) De igual forma, es importante aclarar que aunque el tomador de la póliza pueda ser uno de los
miembros de la unión temporal; se deberá discriminar dentro de la garantía o sus anexos el porcentaje
de participación de cada uno de sus miembros, teniendo en cuenta el carácter solidario en el
cumplimiento de la propuesta y del objeto a contratar que por definición incluye una unión temporal, así
como la observancia de la garantía del oferente plural de la que trata el artículo 113 del Decreto 1510
de 2013, el cual indica que "cuando la oferta es presentada por un proponente plural, como Unión
Temporal, Consorcio o promesa de sociedad futura, la garantía debe ser otorgada por todos sus
integrantes.". Lo anterior, reiterando que si bien la Universidad en virtud del principio de autonomía
posee su propio régimen de contratación, tiene la facultad de darse sus propios reglamentos,
ajustándose a los principios generales de la administración pública.
Por lo anterior, el tomador de la póliza puede ser uno de los miembros de la unión temporal,
preferiblemente, en quien de conformidad con el documento de acuerdo de constitución entre las
entidades que la conformen esté delegada su representación, toda vez que según lo previsto por la
normativa el representante tiene, entre otras, la facultad para suscribir la totalidad de los documentos
resulten necesarios en el proceso de selección y asignación del contrato.
En concordancia con lo precedente, la Universidad procederá a modificar el literal d) del numeral 4.1.6
mediante adenda.
OBSERVACIÓN 4:
Se solicita modificar los códigos UNSPSC 731116 y 801417 establecidos en el numeral 4.1.7 de la
invitación, página 14, por cuanto no es clara su relación con el objeto a contratar. Para ello, sugerimos que
se varíen por el código que se señalamos a continuación: 781215 Empaque, 781015 transporte de carga
aérea y 781018 transporte de carga por carretera, los cuales inciden de manera directa con el objeto del
proceso de selección.
Igualmente para tal efecto debe tenerse en cuenta lo dispuesto en la Circular Externa n° 12 expedida por la
Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente- que define las directrices del uso
del clasificador de Bienes y Servicios en el Registro Único de Proponentes señalando que:
“La clasificación del proponente no es un requisito habilitante si no un mecanismo para establecer un
lenguaje común entre los partícipes del sistema de compras y contratación Pública”. En consecuencia, las
Entidades Estatales no pueden excluir a un proponente que ha acreditado los requisitos habilitantes
exigidos en un proceso de contratación por no estar inscrito en el RUP con el código de bienes, obras o
servicios del objeto de tal proceso de Contratación.
RESPUESTA:
La Universidad acoge la observación presentada y procederá ajustar los códigos UNSPSC el punto 4.1.7
mediante adenda. No obstante, el oferente debe presentar la clasificación solicitada, en caso de Uniones
Temporales y Consorcios, cada uno de los miembros puede certificarse como clasificado en cualquiera de
las actividades, grupos y especialidades solicitadas en la inscripción, calificación y clasificación de la
actividad en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio, siempre y cuando el proponente
en conjunto, pueda acreditar todas las actividades enmarcadas en la prestación de servicios de impresión,
organización, empaque, transporte, distribución, recolección, custodia, y disposición final de valores,
exigidas por la Universidad en el Numeral 4.1.7.
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recolección, custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la
dirección nacional de admisiones, durante el año 2015, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de
honorarios a personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
OBSERVACIÓN 5:
Solicitamos a la Entidad corregir los valores de los siguientes cuadros:
a. Cuadro N° 2 de la página 39, se debe corregir la cantidad total de cuadernillos de la prueba inglés
pregrado es 6.006 y no 6.005.
b. Cuadro N° 6 de la página 41, se debe corregir la cantidad total de cuadernillos de la prueba pregrado es
145.428 y no 145.424.
c. Cuadro N° 6 de la página 41, se debe corregir la cantidad total de cuadernillos blancos para la prueba de
posgrado es 8.671 y no 8.672.
d. Cuadro N° 6 de la página 41, se debe corregir la cantidad total del cuadernillos color para la prueba
posgrado es 2.736 y no 2.762.
RESPUESTA:
La Universidad acoge la solicitud, por lo tanto, se procederá a corregir las cantidades de los cuadros N° 2
de la página 39 y cuadro N° 6 de la página 41, correspondientes al punto 6.8, mediante adenda.
OBSERVACIÓN 6:
En el formato N° 2, solicitamos modificar la fórmula para calcular el valor total de la prueba, teniendo en
cuenta los cambios en cantidades anteriormente enunciados la cual debe quedar así;
RESPUESTA:
Teniendo en cuenta el ajuste de la observación número cinco, es necesario modificar la fórmula para
calcular el valor total de la propuesta según lo definido el Formato N° 02, mediante adenda. Dado lo
anterior, la Universidad acoge la solicitud.
OBSERVACIÓN 7:
Solicitamos a la Universidad modificar el numeral 6.3.1.4 MUESTRAS Y MATERIAL DE EXAMEN POR
FUERA DE PROGRAMACIÓN, página 30, de la siguiente manera:
En el evento que la Universidad notifique al oferente en un tiempo no inferior a 8 días calendario antes de
la aplicación de la prueba la modificación de la fecha de aplicación por eventos inesperados y se deba re
imprimir y empacar nuevamente el material, la Universidad reconocerá al oferente el valor adicional en el
que incurre por estas actividades debido a que este hecho se genera por causas ajenas a la
responsabilidad del oferente.
Lo anterior, teniendo en cuenta que como está planteado en la invitación es el oferente quien debe asumir
los costos que se generen por el desplazamiento de las pruebas, cuando la Universidad notifique este
hecho en un tiempo no inferior a 8 días calendario.
RESPUESTA:
La Universidad acoge la solicitud del posible proponente, por lo tanto se modifican los numerales 6.3.1.1.1
y 6.3.1.4 mediante adenda.
EN ESTOS TÉRMINOS SE DA RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LOS
POSIBLES PROPONENTES
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