Municipalidad de Canela Región de Coquimbo

CONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
Municipalidad de Canela
Región de Coquimbo
Niomero do Informe: 4312012
21 de diciembre de 2012
CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLIC A
CONTRALORíA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
CE 1032
REMITE INFORME FINAL QUE IND ICA.
5447
OFICIO W _ _ _ _1
LASERENA. 21
ole 2012
Adjunto, para su conocimiento y fines
pertinentes, un ejemplar del Informe Fina l N' 43, de 20t2, elaborado por persona l de
esta Contral oría Reg iona l, rel acionado con una auditoría a las tra nsferencias y gastos
ejecutados en el año 2012, en la Municipalidad de Canela,
De Igual manera, procede señalar que
esta Contraloría Regional procederá a iniciar un juicio de cuentas en esa corporación
edilici a. con el fin de re parar el daño patrimonial observado en el punto N° 13, conforme
con las conclus iones del cllado Informe
Sm
PerJuIcIo
de
lo
antenor.
y con siderando los antecedentes de que da cuenta este in forme final, esa
municipa lidad deberá inicia r un sumario administrativo de acuerdo al punto N° 11, de
las conc lusiones del presente informe.
As im ismo, ese municipio, debe rá adoptar
las medid as tend ientes a subsanar las situaciones observadas, cuya efectividad se
constatará por la Un idad de Seguimiento de este Organ ismo de Control.
S
da atentamente a Ud ,
~~~/I..
AL SE ÑOR
ALCA LDE
MU NICIPALIDAD DE CANELA
PRESENTE
GUSTAVO ,I()<OAN ~STABURUAGA
Co'trolor Regoon¡.l de Coq-o 'l".oo
(.()I1:rat'l 'r& Ge'~'aI ele L. Rep~
CONTRAlORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
CE 1033
REM ITE INFORM E FINAL QUE IN DICA.
OF ICIO W
. 1'f' ~
J'
I
LA SERENA, 21 0l C2012
Adjunto, para su conodrnien to y fines
pertinentes . un ejemplar del Informe Final W 4 3, de 2012 . elaborado por personal de
esta Conlralofla Region al, re lacionado con una aud itoría a las transferencias y gastos
ej ecu tados en el año 2012, en la Municipa lidad de Cane la, con el fin de ser comun icado
al Concejo Municipal en la primera sesión a que tonga lugar después de la recepCión
del presente OfICIO, de lo cual se SOllCltil Informar a esta Contraloria Reg ional.
Saluda atentam ente a Ud •
GUSTA~O JOROAN ASTAElURUAGA
CC>I'I'óIJ ~" Q'J ''" 00 Coq, mm
Geoera· .Jt La ~,¡¡J~I~~
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AL SE ÑOR
SEC RETAR IO MUN ICIPAL
MUN ICIPALIDAD DE CANELA
PRESEN TE
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CON TRAlORiA GENERA L DE LA REPÚBLICA
CONTRAl ORiA REG IONAL DE COOUlM 80
CON TR OL EXTERNO
CE 1034
REMITE INFORME f iNAL Q UE IN DICA
OFIC IO W
LA SERENA.
I
21 OIe 21112
Adjunlo, para su co nOCimiento y fmes
pertinentes, un ejemplar del Informe Final N' 43, de 2012, elaborado por personal de
es ta Contraloría Regional , rela cionado co n un .. auditoría a las transferenCias y gastos
eJecl.ltados en el año 2012 , en la MUniCipa lidad de Canela
Saluda atentamente a Ud ..
I
I
AL SEÑOR
JEFE CO NTROL INTERN O
MU NICIPALIDAD DE CANELA
PRESENTE
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CE 1035
CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLIC A
CONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTER NO
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
OF ICIO N0 . _ _
",,--,4-=~_I_i
,
LA5ERENA. 21 DICZ012
En cumpl imiento del Plan Anua l de
Fisc alización de l presente año y conforme las Instrucciones Impartidas por esa
División, Adjunto, para su conocimiento y fines pertinelltes, un ejemplar del Informe
Final W 43 , de 2012, elaborado por personal de esta Contraloria Regional.
re laCionad o con una auditoría a las transferencias y gastos ejecutados en el año
2012
efectuada en la Mun iCipalidad de Canela, para su conocimiento y fines
cons iguientes.
Saluda atentamente a Ud "
A LA SEÑORA
PR ISCILA JARA FUENTES
DIVISiÓN DE MUNICIPALIDAD ES
CONTRAlORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA
SANTIAGO
CONTRA LO RíA GENERAL DE LA REPUBLlCA
CONTRALORíA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
PTRA 16 .00112012
INFORME FINAL N" 43, DE 2012,
SOBRE AUDITORíA AL PROGRAMA
DE TRANSFERENCIAS Y GASTOS
EJECUTADOS
EN
ANO
2012,
EFECTUADA A LA MUNICIPALIDAD DE
CANELA. __________
I.A SERENA. 21
DIC. 7011
En cump limiento del Plan Anual de
Fiscalización aprobado para el presente año, esta Contralorla Reg iona l efectuó
una audltorifl de las transferencias y gastos ejecutados en ano electoral, para el
periodo comprendido entre elIde enero al31 de julio del año en curso.
Objet ivo.
La auditoria tuvo por finalidad realizar un
examen de cuentas de las tran sferencllls y los gastos ejecutados en los subtitulas
21 "Gastos en Personal", 22 "Bienes y ServiCIOS de Consumo" y 24
" rransle renClas Corrientes"; co mo asimismo, venf lcar el correcto uso y cont rol de
los vehiculos y de otros bienes de origen municipal.
Metodologia.
El examen se realizó de acuerdo con las
normas de auditoria aprobadas por esta Entidad de Control. mediante las
resolUCiones N"s. 1.485 Y 1.486. ambas de 2006, sobre procedimientos de
auditoría. y con la metodología de aud itoría de la Contraloría General, lo que
incluyó las pruebas de validación res pectivas, sin perjuIcIo de uti lizar otros mediOS
técnicos estima dos necesarios en las circunstancias.
Uníverso y muestra.
La revisión se efectuó sobre la base de la
Información contable proporcionada por la entidad edilicia , Inherente al período
comprendi do desde elIde enero al 31 de julio de 2012. lo que significó gastos
efectiVOs por la suma de S 280.674 .697, correspondiente al total de las cuentas de
los subtitulas 21. 22 Y 24, ya identificadas.
A L SENOR
GUSTAVO JORDÁN ASTABURUAGA
CONTRALOR REGIONAL DE COQUIMBO
' PRESENTE
v" 1\
l
'J HI,
CONTRA LO RíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTR ALORiA REGIONA L DE COQUIM60
CONTROL EXTERNO
La metod ología de selección de la muestra
es estad ística , utilizando el Sislema de Automatizado de Muestreo de la
Contra loría General de la República, en base a una confianza del 95%, y error y
preCISión de un 3% en cada uno . De lo anterior se dedujo una muestra total de
539643268, equivalentes a un 14% de los egresos (Anexo N" 1)
El examen de las operaciones se rea lizó
co nforme con los articulas 95 y 98 de la ley W 10336, Orgánica de esta
Institución y 54 Y 55 del decreto ley N' 1.263, de 1975, Orgánico de la
Admi nistración Financiera del Estado Para lal efeclo, la documentación flle
puestél a dispOSición de esta Sede de Control a conta r del 8 de agosto de 2012.
An tece dentes General es.
Para el presente programa se ha estlmndo
oportuno ve rificar el cum plimiento de las normas que regulan los aspectos
finanCieros en el ámbito mun icipal. contenidas en el decreto ley N° 1.263. de 1975.
que contiene la Ley Orgánica de Admin istración FinanCiera del Estado y la Ley
N' 18 .695. Orgánica ConstitUCional de MUnicipalidades. Que conte mpla una serie
de prec:cptos especiales, que se relncionnn con la aprobación del pre!wpuesto
mun icipal
En este sentido, cabe reco rda r que on 01
articulo 50 de la Citada ley N° 18.695, se indica que las municipéllidades se regirán
por las normas sobre Admin istración Financiera del Estado, lo que armoniza con el
articulo 2" del decreto ley W 1.263, de 1975, que expresamente las comprende.
Por otra parte, es menester indica r que en
el artícu lo 62 de la ley N" 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Genera les de
la Administración del Estado, se senalan las conductas que con travienen
especialmen te el principio de la probidad administrativa, el cua l debe ser
observado por los func ion arios de la Administración del Estado, entre qUienes se
encuentran, por cierto, los func ionarios municipa les.
En otro orden de considerac iones, los
articulas 62, inciso 1" y 107, inciso 3°_ de la ley W 18695 establecen los
procedimientos a seguir en los casos de presentación a reelecciones de alcalde, lo
que incluye la subrogación del cargo y remuneraciones a que tiene derecho quien
la ejerza.
Del mismo modo. los articulos 158 y 159
de la ley W 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloria General de la
República, señ alan las infracciones de que serán responsab les los funcionarios
fiscales y semifiscales, por los daños que ocasionen por el IIlcumplimiento de los
dos artículos que los anteceden, pudiendo ejercitarse las acciones civiles que
co rresp ondan .
CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
Finalmente, las instruccion es impartidas
por este Organismo de Control. a través del oficio N" 15.000, de 20 12, establecen
una serie de pre ceptos dedicados especialmenle a la prescindencia política de los
funcionarios de la Admin istración del Estado; a la aplicac ión de los artículos 156 y
siguientes de la Ley W 10.336, a reite rar la prohibición del uso de bienes.
vehículos y recursos en actividades políticas; define re gulaciones atingentes a
personal que deben tenerse especialmente en cuenta, la situación de los alcaldes
y co ncejales en periodos eleccionarios; y establece responsabi lidades y
proced imientos de denuncias
De acuerdo con lo anterio r, corresponde
señalar que el alcalde en ejercicio, don Norman Araya Araya, postuló como
alcal de en las últimas elecciones mUnicipales, efectuadas recientemente.
En dicho proceso repostularon , además, a
sus cargos de concejales la comuna, las ser'loras Ana Margarita Vega Flores y Luz
Eliana Vega Ramirez y los señores Néstor Valle Tapia y Juan Eduardo Ava los
Avalas.
Por
otra
parte,
respecto
de
la
Municipalidad de Canela, es menester indica r que la dotación total de funCionarios
co rresponde a 57 personas. de las cuales 21 son de planta, 8 a contrata y 28
prestan servicios a honorarios.
El examen de las operaciones se rea lizó
conforme con los articulas 95 y 98 de la ley W 10336, Orgánica de esta
Institución y 54 Y 55 del decreto ley W 1.263. de 1975, Orgánica de la
Adm inistra ción Financiera del Estado Para ta l efecto, la documentación fue
puesta a dispOSición de esta Sede de Control a contar del8 de agosto de 2012. la
que fue complementada con los an tecedentes aportados en la respuesta al
preinforme de observaciones, con fecha 29 de noviembre del presente año.
Finalmente, es precIso señalar que
mediante oficio N° 4.808 , de 2012 , fue puesto en conocim iento de la municipalidad
el preinforme de observaciones N" 43 , de 2012, con la finalidad de que tomara
conOC imiento e informara sobre las Situaciones estableCidas en el examen
practicado, lo que se concretó mediante ofiCIO N° 523, de 2012 , las que fueron
cons ideradas para la emisión del presente informe fina l.
Del examen de cuentas rea lizado y de las
actividades de fiscalización inherentes al desarrollo del pre sente programa, se
dedujeron las siguientes observaciones:
1.
ENTORNO DE CONTROL INTERNO.
Sobre la materia, cabe señalar que el
examen practicado permitiÓ detectar las siguientes deficincias, relacionadas con el
control Interno.
"",
'-J
1\
l
a)
La municipalidad no ha formalizado
la estructura y func iones de la unidad de compras, ni ha desig nado a los
funcio narios municipales que se encuen tran habilitados pa ra utilizar el portal
\NWW.mercadopub lico.cl, con su respect ivo perfil.
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..
".~
~
¡
\
--
CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORíA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
En este mismo ámbito , se debe observar
que no eXiste una adocuada segregación de func iones del personal que uti liza el
sis tema de compras públicas, habida cons ideración que la Enca rg ada de
Ad quisiciones cuenta con los perfiles de digitador, supervisor, administrador,
auditor y gestor instituciona l
Al respecto, el municipio seña la que
mediante decreto alcald icio N' 1 775, de 29 de noviembre de 2012 , se deSignó a
doña Bárbara Zumará n Pizarro. supervisora, como Encargada de Adquis iciones
del área municipa l, con la facu ltad de crear, publicar, autorizar, enviar y adjudicar
cu alqu ier licitac ión u orden de compra , a través del sistema de compras públicas y
administrar la plataforma respectiva .
Asimismo,
adjunta
cert ificados
que
demuestran la participación y acreditación en perfil de supervisor, de esta
funciona ria, correspond iente a los anos 2010 y 2011 .
Sin embargo , el municipio no se refiere a
la observación relacionada co n la segregación de funciones del personal que
utiliza el sistema de compras públicas , ya que no ha formal il.ado el nombramiento
de qu ienes desempeñarán los demás perfiles que corresponden a dicho sistema .
Por tanto y en razón de las medidas
adoptadas por el municipio, se da por superada la obsorvaci ón re lacionada con el
perfil de supervisor, debiendo mantenerse aquella sobre los demás perfi les, hasta
que se dicten los actos administrativos cor respondientes
b)
No se encuentra formalizado por
decrelo alca ldicio, el reg lamento que regula el uso y el control de los vehícu los
mun icipales. a cargo de fu ncionarios mun icipales y de la autoridad edilicia.
Al respecto, la entidad señala que se
encuentra en proceso de aprobación, según consta en el memorando N' 64, de 29
de noviembre de 20 12, remitido por la Secretaria Municipal al A lca lde, el cual
adjurlla.
No obstan te que la med ida prevista por la
m unicipa lidad permitiría subsanar la obselVación planteada , ésta se mantiene
mientra s no se verifique su implementación.
c)
El Encargado de la Bodega
Municipal, quien tiene a su cargo la custod ia de los bienes de la entidad , se
en cuen tra contratado a honorarios, por lo tanto, sin responsab ilidad administrativa
y , por lo m ismo, no rinde caución, lo que vu lnera lo establecido en el artícu lo 56
del decreto ley N" 1.263 , de 1975 , Ley Orgánica de Administración Financiera del
Estado y el artícu lo 139 de la ley W 10.336, de organización y atribuciones de la
Contratoria General.
,11\
El municipio responde que, dada las
co ndiciones de contratación, según la aprobación de personal y su presupuesto
para el año 2012, es to aún no se ha podido regula rizar, pero consta en el
memorando N" 65 , de 29 de noviembre del año 2012, ya mencionado, que se ha
solicitado al A lca lde que autorice la contratación del funcionario a contrata ,
cu mpliendo así lo señalado en el organigrama vigente del municipio.
L
,
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Atend ido lo indicado precedentemente,
correspo nde mantener la observación, en tanto la municipalidad no adop te las
medidas que permllan regu larizar efectivamente los alcances sei'talados , lo que
será verificado en una futura vIsita de seguimiento.
d)
El
proceso
que
realiza
la
municipalidad para la compra de combustible, con lraviene el "Manual para
Compra de Combustible para Vehiculos Municipales", En efecto, según se
constató, es el Encargado de Movilización quien efectúa directamente la compra
de combust ible , emitiendo la ord en de compra respectiva, en forma presencial en
el lugar de adquisición; no obstante que el Citado estatuto indica que ta l
procedimiento lo debe realizar el Encargado de AdquIsiciones,
Asim ismo, se comprobó que es
Enca rgado de Movil izaCión el que mantiene las órdenes de compras, Sin llevar
control de las mismas, proceso que deberia realizar el Encargado
Adquisiciones, de acuerdo con lo establecido en el citado manual, con el objeto
valid ar la factu ración eml\lda por el proveed or,
el
un
de
de
El municipio responde que se trabajará
con las unidades de movilización, adquisiciones y secretario mun icipal, con el
objeto de regularizar el proceso, de acuerdo con las Instrucciones de la Contraloría
Regional.
Sobre el particular, cabe señalar que
mientras no se regu larice la situación planteada, y se de cumpl imiento a to que la
en\ldad edilicia ha normado sobre la materia, corresponde mantener la
observación, sin pelJuicio de validar posterIOrmente las medidas que al efecto
deben adoptarse
e)
Decretos de pago que no cuentan
con la totalidad de las firmas de autorización del gasto. Se comprobó esta
situación en el egreso N" 26, de 19 de enero de 2012, en que se omitió la firma del
Jefe de Administración y Finanzas, lo que transgrede lo dispuesto en el número 3
de la letra b, del articulo 27 de ta ley N" 18.695, Orgánica de Municipalidades.
La mun icipalidad manifestó que debido a
un error, el egreso N' 26, de enero del al'\o 2012 , no se encontraba con la tota lidad
de las firmas y que ello se encuentra regul arizado '1 certificado por el Secretario
Municipal, Adjunta documento,
En razón a que aportó el egreso
debidamente firmado por los funcionarios correspondientes, se da por superada la
obs ervación,
~
f)
Ausencia de documentación de
res paldo para proceder al pago. Se constató que en 27 casos examinados, de los
subtitulos 21,03,001 Y 21 ,04,004, individ ualizados posteriormente, no se incluia la
certificación de la jefatura directa o del supervisor au torizado, como tampoco
"
con tenian un Informe de actividades mensuales, que permitiera venficar que las
'-S
actividades encomendadas hubiesen sido cumplidas, conforme con lo establecido
, en los respectiv os convenios,
1\
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CONTROL EXTERNO
A l respecto. el municipio senala que se
instruirá a todos los jefes directos del personal conlratado en los subtitulas
21, 03.00 1 y 21.04004. que para proced er al pago de los servicios de éstos.
deberán entregar lo requeri do, según los té rm inos de la observación y asi po der
ve rifica r que las actividades encomendadas hubiesen sido cump lidas, con forme
co n lo estab leCido en los respectivos convenios.
Según lo ind icado precedentemente por e l
SelVicio, corresponde mantener la obselVación, en tanlo la municipalidad no
adopte las medidas efectivas que permilan regu lariza r los alcances señalados, lo
que será verificado en una futu ra visita de seguimiento ,
11.- SOBRE EL EXAM EN DE CUENTAS.
El análisis se efectuó sobre la base de
contratos a honorarios aprobados para el afio 2012, conforme con los artícul os 95
y 98 la ley W 10.336. Orgánica lI"lstitucional de esta Contralaría y con los artícu los
54 y 55 de la ley W 1.263, Orgánica de la Adm inistración Financiera del Estado,
Sobre la materia, el examen de los
egre sos de la muestra, la documentación de respa ldo y otros medios de va lidación
esti mados pertinentes, permllió deducir las Siguientes obselVaciones :
21-
Observaciones refe ridas al subtilulo 21 , "Gastos en Personal",
Dicho subtítulo comprende todos los
gastos que por concepto de remuneracíones, aportes del empleador y otros
relativos al personal, consu lta n los organismos del sector publico para el pago del
perso nal en actividad.
a-
Cuenta' Remuneraciones Va riables ", personal de Planta y Contrata .
Las remunerac iones varia bles cons ideran
el gasto por concepto de trabajos extraordinarios, com isiones de selVicío en el
pais y en el exterior y otras remuneracione s
1) Trabajos Extraord inarios, cuentas 21,01 004.005 , ' Personal de Planta" y
2 1,02,004 ,005, "Personal a Con trata' ,
a)
Por decreto alcaldicio N" 468, de 14
de marzo de 2012, se autorizó la realización de los trabajos extraordinarios
correspondientes a los meses de marzo y abril del presente año, con carácte r de
previsibles, sin indica r las actividades que los funcionarios debían rea lizar,
A l respecto , cabe senalar que este tipo de
actos administrativos deben emitirse previo a la realización de las actividades
lab orales mencionadas en el párrafo anterior, individualizando el personal que las
desarrollará, numero de horas, detalle del tipo (diurnas o nocturnas), e indicando
las labores especificas a efectuar El acto administrativo dictado no cump le con la
última cond ición, habida consideración que los argumentos que sustentan la
autorización, em itidas por las jefatu ras de los distinto s departamentos, sel'ialan
labores de carácter genéricas, que además son propias del quehacer normal de
los funcionarios ,
'',, '' .
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.
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CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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CONTROL EXTERNO
El municipio señala que se ha dispuesto
regularizar el decreto N' 468, de 14 de marzo de 2012, así como también los
decretos W 26 , 241 , 289, 349, 490, 498, 513 Y 762 , todos del mismo ano Se
procederá igual con el decreto N' " del año 2011 . También hace mención que
previo a la llegada del pre-informe de observaciones, algunos de estos decretos ya
habían sido corregidos, tomando la misma medida en relación con los que
quedaron pendientes por razones de fue rza mayor, lo que está en pleno
desarrol lo, para que se ajusten a la legalidad
Sin perjuicio de que las acciones
realizadas, y comp rometidas por la municipalidad, permiti rí an subsanar la
obs ervación planteada sobre las actividades extraord inarias que los funcionarios
realizan , ésta se mantiene mientras no se efectúen todas las adecuaciones y ello
sea verificado por esta Contralori a Regiona l.
b)
En lo que atañe al cómputo de los
trabaj os realizados por sobre la Jornada ordinaria , se comprobó que la
MuniCipalidad de Canela paga la total idad de los minutos ejecutados, lo que no
pro cede , por cuanto debe calcu larse sumando la totalidad de las horas y minutos
del mes, desechar las fracciones de minutos y calcu lar los montos a pagar en
base a dicha cant idad (Aplica dictámenes Ws 32.868, de 2007 y 74556, de
20 11 , de la Contraloría General de la Repúb lica) . (An exo N' 2).
En su respuesta, la entidad ediliCia
reconoce la situación observada y señala que el sistema de remuneraciones se
calcula en base a minutos, por lo que se generan diferenC ias menores. Manifiesta
que se alimentará el sistema solo con horas cerradas, para evitar las diferencias.
Agrega que en el caso de dona Antonieta
Navarro, sus horas autorizadas son menores que las efectl ~amen te rea lizadas.
pagándose solo las Indicadas en el decreto que ordenó hacerlas.
En cuanto a las contrataciones a
honorarios, en cuyo caso se observa que algunas de éstas son de ca rácter
permanente y habitua l. ind ica que se espera una instrUCC ión del órgano contralor,
orien tado en lo posible a sugerir el desarrollo de un concu rso públiCO, para
subsanar la fa lencia de personal existente en este municipio, puesto que el
ejercicio de dicha potestad no puede significar que se lleguen a desarrollar en
fo rma definitiva labores habituales por medio de personas contratadas a
honorariOS. Al realizarse el concurso, se buscará traspasar la dotación a planta y
a contrata , quienes si poseen la natura leza de funcionarios públicos. De ese
modo, se buscará ajustalse al ordenamiento jurí dico vigente.
Respecto del primer alcance , en relació n
al proced imiento de cá lculo usado por el municipio para paga r las horas
extraOldina rias, corresponde mantener la observación, hasta que la municipa lidad
demuestre que el sistema en comento haya Sido puesto en práctica y debidamente
Implementado, el cual será val idado en futuras vIsitas por esta Contraloria.
As imismo, con respecto al cálcu lo de las
horas extraordi narias, se deben pagar solamente las autorizadas, sin perjuicio de
que el funcionario rea lice una mayo r cantidad y sean éstas reg istradas por el reloj
con trol, lo que deberá tener presente la municipalidad , efectuando un nuevo
cá lcu lo de las horas pagadas durante el aFio 2012. re liquidándolas si corresponde
e in formando de ello a esta Contralorí a Regional
,
CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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En el caso de doña Antonleta Navarro
Ve ga , corresponde levantar la observación, cons iderando que, efectivamente, el
pago se ajustó a lo autorizado.
2) Comisiones de Servicio en el País, cuen ta s 21 .01.004.006 . y
21 .02.004.006, "Remuneraciones Variables", personal de Planta y Contrata.
respectivamente.
a)
Mediante decreto alca ldicio W 26,
de 19 de enero de 2012 , se le pagó a don Juan Carlos Araya Olivares el monto de
$ 56.204, por concepto de viáticos, por su asistencia al tercer módulo de Eficiencia
Energética en el Alumbrado Público, realizado en la ciudad de San tiago , entre los
d ias 16 y 19 de enero de 2012. Al respecto cabe señalar que no se estableció el
medio de transporte utilizado. ni si el alojam iento seria proporcionado al
funcionario, que justificara el pago de viático de solo un 40% diario: además, no
consta la existencia del correspondiente informe de cometido.
Sobre la materia el municipio no emite
re spuesta alguna, razón por la cual la observ aci ón se mantiene.
Por lo tanto. esa enlldad edilicia deberá
eXig ir el co rrespondiente informe de cometido, como asimismo, deberá acred ita r
fun dadamente el correcto pago de los viáticos atingentes a esta observación.
b)
El decreto alca ldicio N' 1, de 2011 ,
que autoriza la com isión en comento, ordena la imputación del gasto a la cuenta
2 t 05.001 , que no existe en el clas ificador presupuestario, sin embargo, cabe
aclarar que el decreto de pago W 26, de 2012 , contabi liZÓ correctamente cont ra la
cuenta presupuestar ia correspondiente. Similar situación se comprobó en el
decreto alca ldicio W 349, de 2012, que ordena la imputación contable a la misma
cuenta. lo que fue corregido en el decreto de pago.
c)
No consta la entrega de los
respectivos informes de comet ido que deben presentar los func ionarios
municipales por su asistencia a los diversos seminariOS En efecto , dicha situación
se ve rificó en los decretos de pago N's 26, 289 , 760 Y 762, todos de 2012.
Igualmente se ve rificó que no se
acompaña la rendici ón del cometido que debe efectuar el funcionario una vez
concl uido éste, ni vistos buenos que lo aprueben . Sobre el particular, co rresponde
señ alar que si bien los gastos por concepto de alojamiento y alimentación no se
rinden, por encontrarse aquellos comprendidos dentro del concepto de viático, es
obligación liquidar mensualmente los viáticoS a través de planillas que contengan
a lo menos: nombre ; grado; localida d de desempeño de lo encomendado; duración
total del cometido o com isión; monto parcial, fraccionado en días comp letos y sin
pernoctar ; tota l devengado; anticipos de viáticos a devengar y total liquido a pagar.
Documento que debe fi rmar el funcionario que hizo uso del cometido.
Lo anterior, en virtud de lo dispuesto en el
ofici o N° 43 890. de 1974 , de la Con tra lorla General de la República. que imparte
instrucciones para el control de reemplazo especial de las comisiones y cometidos
fun cionales co n derecho al pago de viáticos.
CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLI CA
CON TRALORiA REG IONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
Sobre la matena, el municipio no emite
respuesta alguna, razón por la cua l la observación se manHene, hasta ya lidar, en
una próxima auditoria de seguimiento, que se hubieren dispuesto las instrucciones
y medidas que corresponde adoptar, con arreg lo al citado oficio de la Contraloria
General
Subtitu lo 21 03001, ' Otras
Alzada - Personas Naturales,
b-
Remunera ciones ",
HonorariOS
a
Suma
Consistente en honorarios a profesionales ,
técnicos o expertos en determinadas materias y/o labores de asesoría altamente
calificada , de acuerdo con las disposiciones vigentes En relación con esta
materia , cabe sef'ialar lo siguien te:
El gasto rea lizado por concepto de
honorarios a suma alzada, de la cuenta 21 ,03 001 , en el periodo enero a julio de
201 2 , asciende a $13.445,187, monto que cump le con no exceder del 10% del
gasto contemp lado en el presupuesto municipa l, por concepto de remuneraciones
de su personal de planta.
Por otra parte, se debe ind icar que se
examinaron tanto las contrataciones, como los pagos realizados a siete personas,
las que se individualizan a cont inuación,
Función que realiza n
No mbre
M, ena Danlela Cortés TonrlO
01 01,200 5
Yam ,l et Est¡¡ y Su azo
28 09 2009
ti
Emllia Rojas Prado
,
----ti
M anuel Fran cisco Cast illo Rojo
,
Sus¡¡na AleJand'¡¡ Pue ll es V ega
mue bles del
Igna<:io Carrera Pinto N' 301 ,
despacho de
18 012009
01,012009
01082010
1Grac lI!la NGe lla Ara ya Ba rraza
04 012011
r~ >;¡uellna
01 01 ,2 012
--+
M¡¡Jlel a r ab ilo Henr iquez
1)
Según decreto de pago N" 498, de
201 2, se pagaron honorarios correspond ientes al mes de marzo del presente año,
por S 1.796.669, comprobándose que la planilla no con taba con la firma de
rece pción de esos recursos por parte de los prestadores Similar situación se
estableció en el decreto de pago W490 , de 2012 . donde se giró la suma de
$ 242 ,100, por concepto de pago de bono de escolaridad (beneficio contemp lado
en los respectivos conven ios de contratación) Cabe indicar que en ambos casos ,
la muniCipalidad regularizó, durante el transcurso de la vis ita. el registro de firmas ,
com o señal de conformidad ,
,
I
(./::1'"
;.~
CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORíA REGIONA L DE COQUrMBO
CONTROL EXTERNO
2)
Se comprobó que doi'la Milena
Cortés Tormo realizó actividades distintas para las que fue contratada. En efecto,
confo rme a la información de los decretos de pago N"s . 241 y 513, ambos de
20 12. se le ordenó que efectuara labores de venta de entrada s para el Festival de
Can ela, así como la entrega de co rrespon dencia en la Junta Nacional de Jardines
Infa ntiles, JU NJ I, y en el Gobierno Reg ional de Coquimbo, ad emás de acompañar
al encarga do de adquisiciones para la real ización de compra s y trámites Dicha s
tare as resultan distintas a las convenidas en su contrato , que sena la que
co rresponden al regist ro, COrllro l administrativo y rendición de programas y
proyect os con recursos ext ernos ; todo lo cual no resu lta procedente
Sobre la materia, el mun icipio no emite
res puesta alguna, razón por la cua l la observación se mantiene
Al respecto cabe señalar, que tas labores
señ aladas preceden temente, corresponden a funciones perman entes y habituales
del munici pio , razón por la que no proced e que , por la vía de un contrato a
honorarios, se encomienden cometidos genéricos, como ha ocurrido en la especie.
(Aplica Dictamen N' 31014, de 2001 , de la Contraloría General de la Repúb lica)
Ahora, respecto de la falta de supervisión
del cumplimiento de las labores para las cuales fue contratada la citada servidora,
co rre sponde que la entidad edilicia disponga la instrucción de un proceso
su marial, con el objeto de perseguir las eventuale s responsabil idades
admin istrativas de quienes por acción u omisión perm itieron los hecho s descrito s,
c ,"
Subtítu lo 21 04.004,
Comunitarios ",
"Prestaciones
de
Servicios
en
Programas
Es preciso señalar que 105 contratos a
honora rios imputados al subtitulo 21. item 04 . asignación 00 4. se encuentran
exentos del trámite de registro en la Contraloría General de la Repúb lica, no
con stituyen provIsión de personal y no tienen lím ite de gas to en función del
presupuesto por concepto de remuneraciones de su personal de planta.
Cabe señalar que se trata de personas
natura les, que prestan servicios ocasionales ylo transitorios, que son ajenos a la
gestión administrativa interna de las mun icipalidades. y que están directamente
asoci ados al desarro llo de programas en beneficio de la comunidad , en materias
de: · Caracter social, Cultura l, Deportivo. De rehab ilitación o Para enfrentar
Situaciones de emergencia".
~I
Efectuada la rev Isión atingente al gasto
indicado , co rresponde señalar que se verificó que los 20 prestadores de servicios
pers ona les contratados por la municipalidad . efectuaron labores, contestes co n
sus contratos , destinadas a compensa r carencias de personal pa ra el quehacer
mu nicipal, procedimiento que no se ajusta al ordenam iento jurídico, que ind ica que
no corresponde que se rea licen contrataciones de personas natu rales a honorarios
con dicho propósito. (Apl ica dictámenes N"s. 59.463. de 2007 y 60 469, de 2008 ,
de la Contralor ía General de la Repúb lica),
e
¡@
..
•
~;;;
CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CQNTRALO RiA REG IONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXT ERN O
En efecto, las descripciones de func iol1es
cont ratadas por la Mun icipalidad de Canela, propias del Estatuto Admm istrativo ,
indican tareas lales como: "Apoyo Adminis trativo' , "Apoyo en Departamento de
Adm inistración y Finanzas' , 'Apoyo Adm inistrativo Unidad de Adquisiciones ",
"Encargado de Contabilidad Departamento de Admin is tración y Finanzas",
"Comunicac iones Exte rnas del MuniCipio", "Atención de Infocentro, "Promover
Iniciativas Generadas Desde y Hacia la Juventud ", "Coord inador de Act ividades
Cultu ra les y Deportivas , "Otras ActiV idades de Apoyo a la Oficina de
Organizaciones Comunitarias", entre otros.
Al respecto , cabe preci sar que algunas
de estas contrataciones son de carácter permanente y habitual, ya que se
prolongan por más de un período presupuestario, y dedicadas a funC iones no
atnbuibles a un prog rama en particular, (Anexo W 3).
De acuerdo con lo expuesto, los hechos
descritos demuestran que la mayoria de las contrataciones a honorarios
Imputadas a los subtítu los 21,03,00 1 Y 21.04 ,004 corresponden a labores prop ias
del municip io, las que, además, han pasado a desa rrol larse en forma habitual,
desvirtuando, por ende, la existencia misma de la excepción de la norma
establecida en las Instrucciones para la Ejecución de la Ley de Presupuesto del
Sector Público, lo que conlleva a una desviación de facultades , puesto que el
ejercicio de dicha potestad no puede Sign ificar que se lleguen a desarrollar en
forma indefinida labores habitua les, por medio de personas contratadas a
honorariOS , ya que , para tales efectos, el ordenamiento juridlco contempla las
dotaciones de personal de planta y a contrata. qu ienes sí poseen la naturaleza de
fun cionarios públicos.
En su respuesta, el municipio senala que
re specto a las cont rataciones a honorarios observadas, por cuanto algunas son de
carácte r permanente y habitual, se espera instrucción del Organismo Contralor,
orie ntado en lo posible a sugerir el desarrol lo de un concu rso público, para
subsanar la fa lencia de persona l existen te en este municipio, y asi traspasar la
dotación a planta y a contrata, quienes si poseen la naturaleza de func ionarios
públicos, desa rrol lan do el proced imiento para que se ajuste al ordenam iento
Jurí dico vigen te,
Atendido que a la Contraloria General no
le compete intervenir en cuestiones como las que se plantean en el párrafo
preceden te y a que, en su co ntestación , el mun icipio no en tregó antecedentes ni
razones que permitan levantar la observación, ésta se mantiene, correspond iendo
solamen te insistir en que la institución fisca lizada deberá mod ificar su crite rio de
cont ratación de personal a honorarios con ca rgo al subtitulo e ítemes y
asignaciones señalados, lo que se val idará en una visita de seguimiento posterior.
l
Al respecto, conviene serialar que el ofiCIO
N' 59.463, de 2007, de esta Con tralor ia General, en su punto 7, Contra tación de
Personas Naturales en Prog ramas Comunitarios , cons igna "(" ,) resulta del caso
manifestar que las con trataciones de personas natu rales a que se ha hecho
refe rencia, por parte de las corporaciones ed ilicias, no podrá significar en modo
alguno cub rir posibles carencias de personal en los municipios para cump lir las
funciones regu lares propias de su gestión administrativa interna La contravención
a lo antes expresado, dará origen al establecimiento de las responsabilidades que
correspondan y la subsecuente aplicac ión de sanciones ",
CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORi A REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERN O
En ese sentido , la autoridad comunal
deberá adecuarse a la normativa lega l sobre este tipO de contrataCiones, lo que
será materia de futuras fisca lizaciones
22 .-
Observaciones referidas al subtitulo 22 , "Bienes y Servicios de Consumo".
Dicho subtilulo comprende los gastos por
ad qUisiciones de bienes de consumo y servicios no personales, necesarios para el
cump limiento de las funciones y aclivldades de los organismos del sector público
Asimismo, incluye los gastos derivados del
pago de determinados Impuestos, tasas, derechos y otros gravámenes de
naturaleza similar, que en cada caso se indican en los items respect ivos.
a-
Cuenta 22 01 , "Bienes y Servicios de Consumo ", Alimentos y Beb idas.
Son gastos que se re alizan para la
alimentación de funcionarios, alumnos, reclusos y demás personas con derecho a
estos beneficios, de acuerdo con las leyes y los reglamentos vigentes. a excepción
de las ra ciones entregadas en dinero, las que se deben imputar al resp ectivo ítem
de Gastos en Personal. Incluye, además, los gastos por concepto de alimentación
de an imales
El examen rea lizado perm itió deducir las
sigUientes observaciones'
1)
Se efectuó un pago mediante
com probante de egreso N" 401 , de 2012 , por $ 224 055, emi tido a nombre de don
Samuel Perelra López, por alimentos y bebidas para, entre otros fines, las
seSiones del Concejo Municipa l, para stock del Alca lde, para el personal del
ca mping Agua la Zorra y pa ra actividades de verano, en cuyo caso se
comprometió la suma de S 134.000, lo que resu lta improcedente, toda vez que
dich as actividades no guardan relación con las func iones propias del municipio.
Similar situación se verificó en el
comp robante de eg reso N"s. 966, de 2012, por $159.940. en el que se observa el
gasto de S 17.200, correspond iente a la compra de insumas para coffebreak. cifra
que aun cuando es poco significativa, igualmente , es improcedente.
La municipalidad
responde que el
comprobante de egreso N° 401 , dio satisfacción a las medidas adoptadas para
tener un stock de alimentos y bebidas de diversa índole, tanto para la oficina del
Alcalde, como para las sesiones del Concejo Municipal, orienta das al consumo de
estos y a disposición cuando en uso de sus facultades , deban atender
autoridades, vis itas re levantes, reuniones de trabajo y protocolares, como ocurrió
en los casos en comento. Res pecto del comprobante de egreso N" 966, sel'iala
que se ha incurrido en una omisión , al no indicarse en el que responde a una
solicitud formulada en un memorando del Departamento Social, en el que
manifestaba que requeria los articu los para un coffebreak que se haría a los
usuarios del programa , según consta en el documento aclaratorio N° 289. de fecha
27 de noviembre de 2012 , emitido por el Jefe del Departamento Social, que se
adjunta.
l
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CONTRALORíA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
En relación con las razones entregadas
por la mun icipalidad , corresponde leIJan ta r la observación , en todo cuanto implica
el uso que se dará a los articulas adquiridos. Sin embargo, co rresponde
manifest ar que la imputación de los gastos resulta improce dente, con siderando
que la glosa del subtitulo 22, ítem 01 , se refiere a alimentos y bebidas para
qu ienes tienen el derecho a percibir el beneficio, cuyo no es 01 caso de qU ie nes se
menciona n en la exp licación A mayor abundam ien to, debe inslstirse que en lo que
atinge a los funcionarios del Estado , sus beneficios deben ser y son establecidos
por una norma legal.
2)
Los comprobantes de egreso
N"s 1.031, de 2012. por $127.000 , por almuerzos, cenas y alojamientos para
personas que grabari an la cuenta pública: y N" 714, de 2012 por $232 .500, para
alimentación del grupo artistico "Los Vásquez" en el marco del FestiIJal de Canela,
cor resp ond e n a gastos mal imputados en la cuenta en análisis.
En su Ofi CIO respu esta. la autOridad señ ala
que se desconoce el motivo de esta obs ervación, ya que se asoció al área de
ges tión actlIJldades municipales, la que co mprende los gastos en bienes y
servicios que, incluidos dentro de la función municipal, se efectúa n con motiIJo de
la celeb rac ión y/o rea lización de festividades, an iversarios, inauguraCion es y
similares, que el municipiO defina como de Interés común en el ámbito local
Al resp ecto, el muniCipio aún no ha
efectu ado las regu larizaciones co rrespondi entes, por lo tanto , se mantiene la
observación, mientras no se verifique la regularizaci ón contable y el correcto uso
de las cuentas del Clasificador Presupuestario.
Cabe hacer presente que, en la
oportu nidad , se observó que los pagos mencionados precedentemente fue ron
imputados a la asignación 22.01 .001 , alimentos y bebidas para personas, que son
los gastos que, por estos conceptos , se rea li zan para la alimentación de
funcion arios , alumnos, reclusos y demás personas, con "derecho a estos
beneficios" de acuerdo con las leyes y los reglamentos vigentes, a excepción de
las racion es otorgadas en dinero, las que se imputarán al respectiIJo ítem de
gastos en personal. Por tanto, los gastos en cuestión deben ser imputados a la
partida 22.1 2.003, Gastos de Representación, Protocolo y Ceremonial, del
Cl asificador de Gastos IJigente, ya que co rresponde a otros gastos por causas
netamente institucionales y excepciona les, que deban responder a una necesidad
de exteriorización de la presencia del respectiIJo organismo
3)
Las órdenes de comp ra N"s 1 283
Y 1.292, de 20 12 , asociadas al comprobante de egreso N' 40 1, de 20 12, por
$ 224 .055, emitido a nombre de don Samuel Pereira l óp ez. fueron generadas en
for ma posterior a la prestación efectiIJa del servicio de alimentación, situación que
no se ajusta a los procedimientos administratiIJos que rigen la materia. En efecto ,
la factu ra N' 85 , tiene fecha de em isión 29 de feb rero de 20 12, en circunstancia
que la de las órdenes de comp ra corresponde a 1 y 5 de marzo de 2012.
l
En similar situación se encuentra la ord en
de compra W2288 -328-SEI2, de 28 de mayo de 2012; asociada al comprobante
de egre so W 1.031, de 2012, a nombre de doña Maria Contreras lemus , puesto
que fue emitida en fo rma posterior a la factu ra N' 1255. que cons igna fecha 18 de
mayo de 2012, es decir. diez d¡as antes.
n
CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTR ALORiA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
Por otra
parte,
la orden
de
compra
W 2288-220-SE12 , tiene fecha 13 de abril de 2012, en circunstancia que la factura
33 , data del 2 de abril de 2012, es decir, once días después . Cabe señalar que el
comproban te de eg reso asociado es el N' 714 , de 2012, emitido a nombre de don
Ángel González Godoy
El Alca lde, en su respuesta , reconoce que
existieron errores admin istrativos por parte del municipio y del proveedor, de
acuerd o a los siguientes argumen tos'
En primer lugar, manifiesta que al re visar
la cor relación de los requerimien tos, órdenes de compra y factura, efectivamente
esta última tiene una fecha anterior a aquellas. Sin embargo, su recepción se
realiZÓ el día 12 de marzo de 2012, como consta en el recuadro Inferior, de
acuerdo con la normativa tributar ia, por lo que in fiere que el proveedor tenía
escrita la fecha de la factura y registradas las primeras órdenes de compra,
esperando que se materializara la orden enViada por el municipiO .
Al respecto , la autOridad reconoce que
eXistió un e rror administrativo, en no advertir tal acción y haber soliCitado al
proveedor anular esa factura y solicitar una nueva con la fecha que correspondía.
Respecto de la orden de compra W 2288328 -SEI2, fue emillda con fecha 28 de mayo de 2012 y la factura respectiva con
fecha 18 de mayo, esto se aceptó considerando que la resolución que autorizaba
la con trataCión, se encontraba firmada ellO de mayo, sí bien , se reconoce que no
es aceptable, esto obedeció solo a la regul arización de dicho proced imiento.
Asim ismo, explica que en relaCión a la
orden de compra W 2288-220-SE12 de 13 de abril de 2012, la correlación de
antece dentes y fechas se da como sigue:
El reque rimiento que solicita la
regul arización, emitido por la autoridad alcaldicia, tiene fecha 5 de abril de 2012 .
El decreto alcald icio que autoriza la regu larización tiene fecha 10 de abril del
presente año.
- La orden de compra tiene fecha 13 de
abril de 2012 . La factura tiene fecha 2 de abril de 2012.
En conSideración a lo planteado, la
autoridad informa que existió un erlOr de facturac ión del proveedor, según sus
conclus iones, las cua les serán aclaradas en un decreto fundado, en donde el
proveedor será notificado por carta certificada, advirt iendo dicho erlOr y solicitando
la rat ificación ante el secretario municipal, sobre la materia advertida.
Sin perju icio de considerar adecuadas las
medidas previstas por la entidad, se mantiene la objeción formulada , en tanto no
se va lide la efectividad de la misma .
4)
En la rend ición de cuentas del
Fondo para Gastos Menores, del decreto W 1 075, ascendente a S 550.000, a
cargo de la funcionaria municipal doña Bárbara Zumarán Pizarra, se verificó que
se efectuaron desembolsos por la suma de S 276 340, imputados a la cuenta de
Alimentos y Bebidas.
",@ .
"
~"
-•
CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLI CA
CONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
Sobre el particular, la documentación de
resp aldo resulta insuficiente para acreditar que éstos se refieren a actividades
com o las que permite dicha imputación, razón por la cua l debe observarse
lo mismo ocurre en relac ión con fondos
entregados a los funcionarios Alba Olivares Tapia y Barbara Zumarán Pizarra,
según lo dispuesto en los decretos N"s. 319 y 748, ambos de 2012, en los que se
observan gastos de naturaleza simi lar a los representados en el párrafo anterior,
por las sumas de S 99. 100 Y S 236.686, respectivamente.
En otro orden de consideraCiones,
cor responde seña lar que en el decreto W 1,075, ya mencionado, se constató la
eXistencia de boletas que, por sus fechas de emisión, debieron ser incorporadas
en la rendición anterior Es asi como se imputan gastos que datan de abril de
20 12 , en circunstancia que la repOSición de fondos , pagada por decreto N" 748, es
de 3 de mayo de 2012.
En su contestación , la corporación señala
que los prestadores de serviCIO de la Unidad de Emergencia, contra tados a
honorarios, cuando se encuentran cumpliendo un cometido ylo una comisión de
servicIo, se les entrega habitualmente una suma de dinero, autorizado
previamente por el conducto regular pertinente, reqU iera la jefatura a cargo. para
alimentaCión , siempre y cuando en sus contratos se encuentre establecido el
beneficio, como es el caso de estos funCionarios (Se adjunta copia),
En efecto, en el artículo séptimo de sus
con tratos se señala: "Se proporcionaré una colaC ión cuando se tenga que salir
dentro de la comuna por instrucción de la jefatura o deba trabajar en ej camión
aljibe municipal u otro servicio encomendado de Similares condic iones·, (Se
adjunta copia).
Expresa, además, que Siendo aplicable las
diSpOSICiones que regu lan los Viáticos, estos no están considerados en el
mencionado contrato de prestación de servicios, para actos a desarrollarse dentro
de la comuna.
Agrega que para el pago de colaciones. se
ha distinguido la jurisprudencia que habla acerca de las personas que sirven a
honorarios en la administración del Estado, recalcando que no tienen la calidad de
funcionarios públicos y es el propio convenio el que regula sus relaciones con ella,
de modo que el servidor no posee otros beneficios que los convenidos
expresamente en el pertinente contrato, y en segundo orden . si el prestador de
servicio realiza el gasto de su propio patrimonio para el ejerCicio de sus labores se
constitui rían un enriquecimiento sin causa de parte de la en tidad fiscal . ya que
dichos desembolsos son la consecuencia del cumplimiento de una función pública
y no de un acto personal y vo luntario del afectado.
Complementa lo anterior, señalando que
se tomarán jas med idas pertinentes, para que estos funcionariOs , en un plazo de
30 dias, entreguen los respaldos sufiCientes, como se requiere , sobre esta
'llateria
Ademés señala que en cuanto al decreto
~ ('\, de pago W 1,075, de fecha 14 de junio. se adjunta la rendición completa de los
"
gastos asociados, que no debiere observarse,
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CONTROL EXTER NO
Respecto de la rendición de cuentas de l
Fondo para Gastos Menores. del decreto N' 1,075, ascendente a S 55 0.000, el
muniCipiO adj untó toda la documentación que rindió por la cantidad de $548.680 ,
Sin embargo. los respaldos de parte de esa suma. que totalizan $ 276,340 ,
carecen del detalle suficiente que permita formarse juicio de que éstos se refieren
a acti vidades como las que permite dicha imputación . ra zón por la cua l la
observa ción debe manteoorse , hasta mientras no se complete la información en
los té rmi nos exigidos y sea permitido evaluar esos desembotsos, Ello debera
hacerse dentro de un plazo no superior a 30 dias.
El análisis y conclusiones anteriores,
res ulta igualmente válido respecto de los decretos N' s. 319 Y 743 , ambos de 20 12 .
de simi lólres caracteristicas.
En razón de l decreto W 1 075. ya
mencionado. en que se constató la existenCia de boletas de fechas de emisión
an terior a la diSPOSICiÓn de los fondos, co rresponde manifesta r que por regla
ge neral, no resulta procedente, por cuanto, en concordancia con lo dispuesto en
los numeral es 3 y 5.4 de la citada reso lución N' 759, de 2003. y lo manifestado en
el dictam en W 35.262 , de 2004. aquella rendición tien e por objeto que el
cue ntadante justifique la aplicación de los fondos puestos a su disposición , por lo
que la misma no podría sino referirse a desembolsos efectuados con ca rgo a
rec ursos disponibles y, por cons iguiente , los gastos han de ser de una fecha
pos terior a la percepción de esos fondos
No obstante. el aludido dictamen admite
que, por via excepcional. se acepte una rend ición de cuentas en dichas
condiciones, en caso de haber concu rrido ci rcuns tancias extraordinarias que
hicieran necesario efectuar el gasto de que se trate, con el fin de procurar la
co ntinuidad del servicio -en cumpl imiento de lo dispuesto en el artículo 3' de la
ley N' 13575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Adm inistración
del Estado- y previa comp robación, a través de la documentación pertinente, de
que el gasto que ha generado el egreso guarda correspondencia con los fines a
los que se encuentren destinados los fondos comprometidos, evitándose asi un
enri quecimiento sin causa en favo r de la entidad edilicia. (Ap lica dictamen
W 39,517 de 2011 , entre otros).
Al respecto, si bien los gastos rendidos,
co rre sponden a los fines para los cua les se encuentran destinados los fondos , no
se advierte que se hubiere incurrido en ellos para garantizar la continuidad del
servicio público, de manera que la observación se mantiene
b."
Cuenta 22.03, "Bienes y Servicios de Consumo' , Combustibles y
Lub ricantes
En lo que interesa , se refiere a
adquisiciones de combustib les y lubricantes para el consumo de vehiculos ,
maquinarias, equipos de producción, tracc ión y elevación, calefacción y otros
usos, el examen obtuvo el siguiente resultado
1)
La mun icipalidad no ha efectuado el
proceso de licitación y adjudicación para la adquisición de los combustib les a
través del mercado público: lo que vu lnera las disposiciones contenidas en el
art icu lo l' de la ley N' 18.886, de Bases sobre Contratos Adm inistrativos de
Suministro y Prestación de Servicios.
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CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO
CO NTROL EXTERNO
2)
En su defecto, rea liza en forma
directa las compras del citado suministro al proveedor InverSiones e inmobiliaria
R G.P. e Hijos Ltda .. sin que conste, además, que esa entidad hubiese emitido el
correspondien te decreto alcaldicio que autorice las adquisiciones por la vía del
trato directo. Al respecto y tal como lo dispone el articu lo 8° letra d}, la contratación
directa procede si solo existe un proveedor del bien o servicio, correspondiendo
dictarse una resolución fulldada que la autorice. debiendo publicarse en el
Sistema de InformaCión de comp ra s y Contratación Pública . a más tardar dentro
de las 24 horas de dictadas, lo que no ocurre en la especie
3)
Por otra parte , no consta que se
hubiese pactado un contrato con la estación de servicios Inversiones e inmobiliaria
R. G.P. e Hijos Ltda " dada la regu laridad de la provisión del serVicio, lo cua l
con traviene las dispOSICiones de la Ley N" 19,886.
4)
No se lleva un contro l sobre el uso
del combusllble , constalándose que los mformes de gasto no incluyen el nombre
del fun ciona rio que solicitó el suministro y la individualización del vehicu lo en que
se cargó, obsorvaclón que comprende al de uso del Alca lde , Dicha omisión no
perm ile llevar un control de los consumos, el registro diario de las sa lidas y
llegadas, htros, va lor a la fecha de la com isión
5)
En el decreto de pago W 14 , de 18
de en ero de 2012 , emitido a nombre de la estación de servicios Inversiones e
inmobiliaria RG.P. e Hijos Ltda., por la suma de $2.07 1.052, según factura
N' 7.131 , que consig na gu ías de despacho, éstas no se encuentran respa ldadas
con las correspond ien tes órdenes de compra Tal omisión no se ajusta a lo
señ alado en el Manual para Compra s de Combustible para Vehículos Municipales,
publicado en el Sitio web mercadopublico ,cI. El detalle de las guías de despacho
en esta situación son las siguientes:
Fecha
2011
En su con testación , re lacionada con 105
puntos 1,2 Y 3. la Municipalidad de Canela confirma que efectivamente en su
comuna solo existe un ún ico proveedo r de combustib le, como es la estación de
servicio tnve rsiones e Inmobiliaria RGP e Hijos Ltda, por lo que se soliCitará la
autorización inmediata, de licitar mediante contrato directo de sumi nistro la carga
de combustib le local
JI'
l
Sobre el particular, es preciso señalar que ,
de acue rdo con lo especificado en los articulos 9" de la ley N' 18.575, Orgánica
Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado , r y 80 de la
ley N" 19 886 Y 10° de su reglamento , contenido en el decreto N' 250 , de 2004,
del Ministerio de Hacienda, el procedimien to de trato directo es una modalidad de
carácter excepciona l, que solo corresponde ap licar en los casos especificas que la
normativa prevé
CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTE RNO
Por su parte, en el párrafo octa"o del
dictamen N" 41 .866 de 2009. se señala que "Conforme la letra d) del ( .. ) artículo
8' de la ley N' 19 ,886 Y 10, N" 4, de su reg lamento, la modalidad excepcional del
trato direclo resulta procedente cuando solo existe un proveedor del bien o
servicio, expresión que debe entenderse en su sentido natural y obvio, es decir,
resulta ilphcable cuando se trate de bienes o servicios que cuentan con proveedor
único, sin que corresponda conside rar el ámbito territOrial como una variable de
dicha causal ".
Atend ido lo expuesto. esa entidad deberá
llama r a licitac ión pública para el suministro de combustible. encontrándose
impedida de recu rri r al trato directo. baJo la justificación de un único proveedor en
su ámbito territoria l.
Agrega el municipIO, respecto del punto
N" 4 que, sumado a lo anterior, el control ineficiente sobre el uso de combustible,
actualmen te, es solo por el hecho que los funcionarios responsabtes han ocupado
plan illas anteriores que no cump len con las exigencias existentes. Se ha solicitad o
desa rrollar un modelo que incluya en los informes de gasto, los datos reque ridos
por la Contraloría Genera l y asi cump lir con lo observado
Al respecto , el municipio no se refiere a la
observac ión relac ionada con el examen de la bltacora de la camioneta placa
patente CSRP-37, de uso también del Alcalde , la que se encontrabil Incompleta,
ya que solo reflejaba tres anotaciones por salidas, en el periodo comprendido
entre el1 de enero al 31 de Ju lio de 2012, A la vez, no se consignaban todos los
datos requeridos , como tampoco se encontraba debi damente visada por el jefe
respectivo, exigencias que se encuentran establecidas en la letra f), acápite XI I de
la circular N' 35,593, de 1995, de la Contraloría General de la República, que
imparte instrucciones sobre uso y ci rculación de veh ícu los estatales Sobre esto
último, corresponde efectuar una investigación sumaria.
El municipio omitió dar respuesta referida
a las guías de despacho que no se encontraban respaldadas con las
correspondientes órdenes de comp ra, por lo ta nto co rresponde mantenerla.
c ,-
Cuenta 22,09, "Bíenes y Servicios de Consumo", Ar riendo de Vehícu los.
El examen de cuentas a este subtítu lo
dedujo que en el comprobante de egreso N" 1,019, de 12 de junio de 2012 , por
S215,000, emitido a nombre de don Enoc Vega Pereira , por el arriendo de un
vehícu lo , se respalda con la factura N" 290 , de 25 de mayo de 2012, documento
que aparece recibido el7 de mayo de 2012, por la Municipalidad de Canela
Cabe señalar que la contratación directa
se regu larizó por decreto exento N" 729, de 8 de mayo de 2012 argumentándose
que se trató de una compra menor a 10 unidades tr ibutarias mensuales; razón por
la que luego se emitió la orden de compra W 2288-301 -SE12 , es de 19 de mayo
de 2012,
Al re specto,
Municipalidad de Canela contab a con los elementos
necesidad de contratar vehículos, destinados a
abarca rían algunos sectores de la comuna, por lo
emisión de una orden de compra exlempóranea
co rresponde indicar que la
de juicio como para prever la
movilizar a censistas que
que no procede autorizar la
CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORiA REG IONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
En su contestación, la Mun icipalidad de
Canela informa que se firmó un conven io con el Instituto Nacional de Estadisticas
(INE) con fecha 22 de febrero de 201 1 y aprobado por decreto alcaldicio W 483,
de 28 de marzo del mismo año, En dicho convenio en el punto cuarto senala: De
las obligaciones de la mun icipalidad " . La municipalidad , por su parte,
proporcionará un funcionario . de dedicación exclusiva, denominado Jefe Ejecutivo
Comu nal (J ECO), el que se coordinará para llevar a cabo las actividades precen sal es ylo censa les, con el equipo operativo comunal del INE , a través de su
enca rgado técn ico comunal , con el propósito de implementar 105 planes, politlcas
que se definan en el Il1stituto, para garantLz:ar el normal desarrollo de los procesos
adm inistrativos y operativos
Además el punto estipula que la
mun icipalidad deberá otorga r todas las fac ilidades para la locomoción del personal
(enumeradores, supervisores, jefe comuna l, etc,j, para que estas personas se
puedan trasladar hacia los diferentes puntos de la comuna y de esta manera
efectuar las labores de recolección de la información requerida ".,
Sobre el particular, cabe señalar, en
pri mer lugar, que la municipalidad no entregó explicación en relación a la factura
W 290, de 25 de mayo de 2012, documento que aparece reCibido por parte del
mu nicipio el 7 de mayo de 2012, con fecha anterior a su emiSión, por lo tanto,
corresponde mantener la observación,
Además, dado que la municipa lidad tuvo
ti empo para prever la necesidad de contratar vehículos destinados a los cenc istas,
que recorrerían 105 sectores de la comuna. Debe tenerse presente que, de
acu erdo con el memorando varios N" 149 , ya el 23 de abril de 2012 , se sol icitaba
iniciar formalmente los trámites de licitación para el servicIo de tras lado de
aquellos, por lo que no procede autorizar la emisión de una orden de compra
extempóranea y la regu larización de la comp ra directa a través del decreto exento
N' 729 , de 8 de mayo de 2012,
2 3 - Observaciones referidas al subtítulo 24, ''Transferencias Corrientes",
El subtítulo comprende los gastos por
donaciones u otras transferencias corrientes , que no representen la
contraprestación de bienes o servicIos Incluye aportes de ca rácter institucional y
otros para financiar gastos corrientes de instituciones públicas y del sector
externo
a-
Cuenta 24.01, "Transferencias Corrientes", Al Sector Privado.
Se trata de transferencias directas a
pers onas, ta les como becas de estudio en el país y en el exterior, ayudas para
fun erales, premios. donaciones, etc, y las transferencias a instituciones del sector
pri vado, con el fin especifico de financiar programas de funcionamiento de dichas
instituc iones. ta les como de enseñanza , de salud , de asistencia social, científicas ,
tecnológicas, de asistencia judicial, médica, de alimentación , vivienda , etc" a
cl ubes socia les y deportivos, mutualidades y cooperativas , entre otras.
CO NTRALORíA GENERAL DE LA RE PÚBLICA
CONTRALORiA REGIONAL DE COQUI MBO
CONTROL EXTERNO
El total de egresos por este concepto.
durante el periodo sujeto a exa men, ascendió a S 74.687 .490, respecto del cual se
examinaron S 8.244.320, monto equivalente al 11,04% Y que comprendió, según lo
revisado , a ayudas sociales a particulares, respecto de lo cua l se señala lo
siguiente:
1)
La Municipalidad de Canel a , no
cuenta con un reg lamen to para la entrega de subvenciones. con la fina lidad de
establecer un marco regulatorio a las organizaciones sociales de la com una, tal
como se Indica en la ley N' 19.862, sobre Regist ro de las Personas Juridlcas
Receptoras de Fondos Públicos.
En su respuesta. la entidad ed ilicia
reconoce la Situación observada y señala que, efectivamente , no se ha creado el
reglame nto en esta materia. Añade que se adoptarán las med idas para la
elaboración de éste.
En virtud de lo señal ado por la en tidad
edilicia y no obstan te resultar adecuadas la medida comprometida, se mantiene la
objeción formu lada, en tan to no se valide que el referido estatuto fue creado y
autorizada su aplicación, de acuerdo a la ley
2)
Los
beneficiarios
de
ayudas
sociales no suscriben documento alguno, que de cuenta de la recepc ión conforme
de ésta
En relación con este pun to, el municipio
indica que desconoce el motivo de la observación , ya que si bien no se elaboran
de recepción, los beneficiarios estampan su fi rma en la orden de co mpra, hOJa
elaborada para el caso o en el documento tributario, y dejan cop ia de su cédula de
identi dad. en señal de con formidad de entrega.
En ese sentido, y de acuerdo a la
documentación soportante que se indica, corresponde levantar la observación .
3)
Se
constató
que
algunas
Imputaciones a la cuenta en examen no se realiza ron conforme a las instrucciones
del oficio W 36.640, de 2007. de la Contraloría General de la República , Manual
de Procedimien tos Contables para el Sector Municipa l.
En efecto. las
adquisici ones rea lizadas, especialmente de materiales de construcc ión y
alimentos, no fueron contabilizadas en las cuentas correspondientes a la
naturaleza de los bienes. Esta situ aCión se verificó en los siguiel1\es exped ientes
a)
Comprobante de egreso W 954, de
2012, pagado al proveedor Alberto Ca rmona Bugueño, por la suma de S 707,600,
corresp ondiente a la comp ra de materi al es de construcción, un total de S 283.300
fueron entregados a don Iván Castro Carvaja l y Sra. Leticia Oliva res Callao
"
" r,
l
Comprobante de egreso W 1.052 ,
b}
de 2012, pagado al proveedor Comercial Carvajal y Cia. lIda., por la suma de
S 198.940, por comp ra de materiales de construcción. La suma de S 158.500,
fuero n imputados improcedentemente a la cuenta en examen
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CONTRALORíA REGIONA L DE c o a UIMBO
CONTROL EXTERNO
e)
Comprobante de egreso W 404, de
2012, pagado al proveedor Comercial Red Office Llda" por la suma de $ 211 ,590,
de los cuales $ 84.460 corresponden a la adquisición de útiles escolares
destinados a la señora Audelia Cepeda Cortés
d)
En el comprobanle de egreso
W 1.125, de 2012 , pagado al proveedor Comercial Carvajal y Cía Llda., por la
su ma de $18 1,300, de los cuales $ 113.900, corresponden a materiales de
con strucción para ser en tregados a la señora Ma ria Ley ton.
e)
Comprobante de egreso W 883, de
2012, por S 202,500, pagado al proveedor Comercial Carvajal y CIA Llda" por la
comp ra de sacos de cemen to, los cuales fueron entregadas a los beneficiarios
Nilda Olivares Leiva, Magda lena Bugueño ROJo, LUIs ROJo Cortés , Rudelindo
Lemus Lemus, Maria Cortés Robles, Johana Páez Martinez e Inés Olivares Paz.
Sobre el particular, ese Servicio reconoce
la observaCión planteada. man ifestando que en relaCión a 105 puntos a) , b). c) , d) y
e), asi como otros decretos de pago, éstos han Sido subsanados, de acuerdo al
traspaso N' 302, de fecha 23 de agosto del año 201 2, decretando con lecha 29 de
noviembre del mismo año, a través del decreto alcaldlcío N" 1.776. lo que le
permitiria subsanar lo anterior
Al respecto. co rresponde levantar lo
objetado en atención a la documentación acampanada, la cual permite dar por
subsanada la observación plan teada , ya que con esto se esta ría dando
cumplimiento de la normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación
aprobada por el oficio C.G,R. N° 60,820, de 2005, y sus modificaciones. Sm
perj uicio de efectuar validac iones sobre la materia, en futuras fiscalizaciones.
En el comprobante de egreso
W 404, de 2012, se constató una inconsistencia en los d ias transcurridos entre la
emisión de la orden de co mpra W 1 ,317, de 8 de marzo de 2012, y la fa ctu ra
N" 373.0 10, de 17 de febrero de 2012; es decir, 19 dias después que la fact ura ,
con lo que no se da cuen ta de la crono logía que deben tener los hechos
econónlicos
f)
El Alcalde no se pronunció respecto de
esta observación, por lo que debe mantenerse. Sin perjuicio de considerar que, en
futuras fiscalizaciones que efectúe esta Contraloría General, se va lide la
regular ización de la misma,
g),- Comprob ante de egreso N" 962, de
2012, pagado al proveedor Irelba W ilson Codoceo, por la suma de S 50,000, por la
com pra de flores a entregar en la ce lebración del Día de la Mad re de las
fu ncionanas municipales: el pago no procede, por cuanto se trata de un gasto que
no se relaciona con la definición de las instrucciones del Clasificador
Presupues tario, con tenido en el Decreto W 854, de 2004, del Ministerio de
HaCienda
" ~\
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La au toridad no dio respu esta a esta
observación
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CONTRALORíA GEN ERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRA LORíA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
Al respecto, la jurisprudencia de este
Organismo Conlralor. con tenido en los dictámenes N"s. 3.038, de 1988 y 72.590
de 2009. ha señalado que la celebración del día de la madre no constituye una
festividad que en si, sea propiamente municipa l ni tenga directa relación con los
fines de I;;¡s entidades edilicias, sin que por lo demás el clasificador presupuestario
actualmente vigente --contenido en el decreto W 854, de 2004, del Min isterio de
Hacienda- la incluya entre los rubros de gastos atribuibles a una actividad
municipal
Siendo así y atendido que el egreso con
cargo a los recursos municipales deben tener como base el CUmplimiento de una
función propia y ser susceptibles de imputarse a determinado item presupuestarla ,
no corresponde disponer e Imputar gastos que tengan como único objeto la
celebración del dia de la madre .
Sin embargo , atendido el balO monto del
gasto no se reparará, Sin perjuicio que la MuniCipalidad de Canela deberá tener
presente las restricciones que exis ten para efectuar desembolsos como éstos.
h)
Respecto del comprobante de
egreso N° 1 015, de 2012, por $219 200, pagados al proveedor Pablo Argandoña
Galla rdo , por la compra de cuatro tubos de cemento a don Adolfo Barrera
Vlcencio, se comprobó que la municipalidad procedió a confeccionar el cheque Sin
que el decreto de pago contara con la toda la documentación sustentatorla para
ordenar su pago, tales como la factura y la recepción de los productos .
Cabe Informar que el 13 de agosto de
2012, la municipalidad procedió a anular el documento bancario y el decreto de
pago asociado, realizando además el aj uste contable co rrespond iente
Al respecto , esa entidad informa que esta
Situación es un caso extremadamente excepcional, ya que el proveedor exigia el
pago contra la recepc ión conforme de los productos , cuestión que no se concretó,
ya que realizó todo lo administrativamente correcto para que se terminara con
éxito, sin que propsperara, y es por esta razón que se procedió a la anu lación
completa del proceso
Por lo expuesto, corresponde levantar la
observación, sin embargo el procedimiento efectuado IniCialmente no
correspond ía, ya que la municipalidad no puede confeccionar el cheque, sin que el
decreto de pago contara con toda la documentación sustentatona.
i)
Se verificó que mediante el
comproban te de egreso W 1.253, de 2012, por $480.784, se pagó al proveedor
Lu is Acevedo Magnani, por la adquisición de 460 llaveros confeccionados en
goma de PVC y 500 portadocumentos, para rega larlos a las personas que
pagaran permisos de circu lación en la comuna de Canela, hecho del todo
Improcedente .
Al respecto , no corresponde efectuar
publicidad o actividades promocionales tendientes a captar co ntribuyentes, ya que
el articulo 8' del decreto N' 11, de 2007. del Ministerio del Interior, dispone
expresamente que "Las municipalidades sólo estarán autorizadas para publicar
aVIsos informativos en los que se indiquen locales, horarios y fechas de atención,
así como los requisitos establecidos para efectuar los trámites para el pago del
permiso de circu lación". (Aplica dictamen W 3.500, de 2011 ).
CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
La autoridad responde que de acuerdo a
lo verificado en el comprobante de egreso N' 1.253 de 2012, por la suma de
S 480 784 , por la adquisición de 460 llaveros y 500 porta documentos, esla
adqu isición no con lraviene el artículo 8 del decreto W 11 , de 2007, del MinisteriO
del Intenor, pues se adjunta foto complementaria de dichos articulas que en
ningún caso ha pub licitado o promocionado actividad tendiente a captar
contribuyentes, pues desde los últimos dos años, se entregan a los hab itantes de
la comUnidad dichos objetos con el propósito de mostrar una nueva imagen de
comuna natural, como se lee en la leyenda estampada en dichos artícu los, Agrega
la municipalidad que aqui solo existe una mala Interpretación de los hechos, pues
Dideco, Cultura y otros departamentos mantienen dichas prácticas. con el
propósito de difundir la naturaleza existente de la comuna
Sobre el particular, ese Servicio no
re conoce la observación planteada, lo que no permite subsanar la observación,
Al respecto es oportuno reiterar que la
mUnicipalidad contraviene el decreto W 11 de 2007, del Ministerio del Interior, ya
que en su articulo 8 estipula que las mUniCipalidades sólo estarán autorizadas
para publicar avisos informativos, en los que se indiquen locales, horarios y fechas
de atención, así como los requisitos establecidos para efectuar los trámites para el
pago del permiso de circulac ión, Reiterando además la aplicaC ión del dictamen
3500 , de 2011 en su artículo 9 sobre la improcedencia de efectuar publicidad o
actiVidades promocionales tendientes a captar contnbuyentes ,
Al respecto, está acreditado que la entidad
ediliCia distrajO recursos indebidamente, para la adquisición de llaveros y porta
documentos, con motivo de la obtención y renovación de los permisos de
circulación, por el monto de $ 480,784, lo que onginó un gasto Improcedente
Habiéndose provocado un dar'io al patrimon io municipal por la suma antes
señalad a, procede formular el correspondiente reparo, an te el Tribunal de
Cuen tas.
2.4 ,- Otras va lidaciones.
a-
Vehículos de propiedad municipal y/o arrendados
Sobre el resu ltado del examen rea lizado,
se constataron las sigu ientes observaciones:
va lidación
propiedad
camioneta
reparación
la Visita ,
I,
1)
Se procedió a efectuar una
de la existencia y de la documentación de los 12 vehículos de
de la Municipalidad de Canela, de los cuales no se tuvo a la vista la
placa UP-1709, la que. según lo informado , se encontraba en
en un taller. Lo que fue confirmado posteriormente en el transcurso de
2)
La Municipalidad de Canela no ha
emitido el correspondiente decreto de asignación de vehícu los, según lo indicado
por el señor Luis Vega Vega, encargado de ellos Los conductores se asignan
verbalmente , lo que constituye una fa lta de con trol respecto de la tenencia y
responsabilidad de los bienes municipales
CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTRO L EXTERN O
La municipalidad responde que a la fecha
no se ha emitido el decreto de asignación de vehícu los, por lo que la observación
se mantiene .
3)
En cuanto a las bitácoras , la
re visión de la correspondien te a la camioneta Chevrolet, placa única CSRP·37 , del
período 1 de enero al 31 de julio de 2012, permitió constatar que no se
conSign aron los antecedentes obligatorios que se ordena en el oficio N° 35 593, de
1995, del señor Contralor General , en que se imparten instrucciones sobre uso y
cllcu laclón de vehiculos estatales. En efecto, no se reg istraron los kilómetros
recorrid os, el destino y el motivo de la comisión . entre otros antecedentes Cabe
indicar que dicho móvil se encuentra designado al traslado de la alcaldía, y su
conducc ión asignada al Alcalde.
fue entregada
mencionado a
encargado de
sugerido por la
La municipalidad reconoce que la bitácora
a la autoridad edilicia para que fuera utilizada en el vehículo
su ca rgo. Al respecto, se le informó verbalmente, por parte del
movilización, que procediera a ponerla al dia, de acuerdo a lo
Conlraloria.
Por lo señalado anteriormente es que la
municipalidad deberá hacer entrega a esta Contraloria Regional de la bitácora del
menCionado automóvil, en un plazo de 20 dias a partir de la recepción del
presente informe.
CONCLUSION ES.
La entidad ha aportado antecedentes e
iniciado acciones sobre algunas observaciones formu ladas en el preinforme de
auditoria puesto en conocimiento de esa municipalidad.
Sin perjuicio de lo anterior. deberá adoptar
las siguientes med idas con el objeto de dar estricto cumplim iento a las normas
legales y reg lamen tarias aplicables. comprendiendo, entre otras, las siguien tes
acciones. sobre las materias que a continuación se indican. a más tardar el 30 de
marzo de 20 13
1.Formalizar la estructura y funciones
de la Unidad de Compras mediante un aclo administratrvo. que designe a los
fu ncionarios mun icipales que se encuentren habilitados para utilizar el portal, con
su re spectivo perfil y con una adecuada segregación de funciones.
2Implementar
las
medidas
compro metidas tendien tes a formalizar, a través del acto administrat ivo
correspond iente, al reglamento que regu ta el uso y contro l de los ve hícu los
municipales .
3.- Regularizar la calidad en que se
encuentra contratado el Encargado de Bodega , ya que le asiste responsabilidad
por la custodia de los bienes que se encuentran en ella
"'"
(i)\
". /:J~
.".... . .
CONTRA LO RíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CQNTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
4 .- Regirse por el Manual de Compras
para la Adqu ISICión de Combustible pa ra vehículos mun icipales, procedim iento lo
debe rea li zar la Encargada de Adqu isiciones
5,- Exigir a las Jefaturas directas del
supervisor autorizado, un informe que certifique que las actividades
encomendadas hubiesen sido cumplidas conforme con lo establecido en los
respectivos convenios de las personas contratadas a travós de las partidas
21 03.001 Y21 04.004
6.Establecer las medidas pertinentes
para que los aelos administrativ os que autorizan las horas extraordinarias, se
dicten en forma prev ia a la reali zación de las mismas, además que se detallen y
Justifiquen las lilbores específicas a efectuar. en conformidad con la eXigenCia de
la normativa que regula la materia.
7, Adoptar las med idas necesarias,
que permitan rectificar el cálcu lo del monto a pagar por concepto de horas extra s,
en la aplicación computac ional que sirve a este pro pósito, de manera que ést¡¡,
una vez sumados los excedentes de una jornada normal, solo considere las horas
enteras, descartando las fracciones, de acuerdo con el criteriO contenido en el
d ictamen W 43,108, de 2012, de este Organ ismo de Con trol
Asimismo reliquidar el pago de horas
extraord inarias que presenten diferenc ias. ya sea a favor o en con tra de los
func ionariOS muniCipales por el período 2012 , cumpliendo la Jurisprudencia de la
Contraloría vigente, e Informa r de su res ultado a más tardar el 30 de marzo de
2013.
8, Requeri r el informe de comet ido de
don Juan Carlos Araya Oliva res, por los días 16 y 19 de enero de 2012, y justificar
la procedencia del pago de viático de un 40% diario.
9.Exigir la presentación de los
informes de cometido y la rendición de los mismos, debidamente aprobados, en
acuerdo a lo dispuesto por las instrucciones conten idas en el oficio N' 43 890, de
1974 , de la Contraloría General de la República,
10 " Ordenar que, en lo sucesivo, los
funciona rios que se encuentren contratados a honorarios a suma alzada, efectúen
las tareas que se encuentran contempladas en sus convenios y no como ocurrió
con dona Milena Cortés Torino la cual rea lizó func iones permanentes y habituales
del municipio.
11 ." Disponer la instrucc ión de un
proceso sumarial, con el objeto que se persigan las eventuales responsabi lidades
compromet idas de qu ién le correspondia supervisar el cu mpli miento de las
funciones consideradas en el contrato a honorarios. que el Mun icipio ce lebró con
doña Milena Cortés Torino. Proceso que, una vez afinado, deberá rem itirse a esta
Conlra loría Regional
CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CON TRALORíA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTER NO
12,- Revisar y ajuslar los términos del
Programa Comunitario del Sublitulo 21-04-004 y de sus respectivos contra los, en
atención a los criterios jurisprudenciales que ha eslablecido la Contraloria General
de la República , en cuanto a que las labores contempladas en éstos, no
correspondan a las gestiones adm inistrativas internas del municipio
13.- Esta Contraloría Reg iona l formulará
un reparo conforme con lo díspuesto en los artículos 95. 98 Y 101 de la ley
N' 10 ,336 , por el monto de los recursos destinados a la adquisición de 460
llaveros y 500 porta documentos, con motivo de la obtención y renova ción de los
permisos de crrculaC lón , daño al patrimonio del ServicIo ascendente a la suma de
$ 480.784.
14.- Regular izar
los
errores
de
Imputación contable, en particular a nivel de item y asignación por almuerzos.
ce nas y alojamientos para personas que graba ría n la cuenta pública: y
al imentaCión del grupo artístico "Los Vásquez " en el marco del Festival de Can ela.
e InstrUir sobre el correcto uso del Clasificador Presupuestario ,
15,- Establecer
proced im ientos
administrativos que garanticen la em isión de las órdenes de comp ra en forma
oportuna. eVitando su suscripción extemporánea solo para efectos de un
cu mplrmlento administrativo.
16.- Presentar detalladamente, dentro
de un plazo no superior a 30 d ías, los gastos menores imputados al ítem alimentos
y bebidas de los decretos de pago N's. 1075, 3 19 y 748, todos del año 2012 , por
la suma de $276.340, $99100 y $236.686, respectivamente. que permitan
acreditar que éstos se refieren a actividades como las que permite dicha
Imputación , Además deberá acompar'lar la documentación respaldatoria de los dos
ultrm os decretos mencionados.
17,- Licitar el servicio de suministro de
combustible, de conformidad con lo establecido por la ley N" 19 ,886, cons iderando
que esa entidad se encuentra impedida de recurrir al trato directo, bajo la
Justifrcación de un ún ico proveedor en su ámbito territoria l,
18 ,- La bitacora del veh ícu lo a cargo del
Alca lde, debe ser elaborada, incorporando roda la información que proceda,
co nforme con lo exigido por la circu lar W 35.593 , de 1995, del señor Contralor
General, lo que se va lidará en una próxima visita de seguimiento
19.- Implementar un contro l sobre las
guías de despacho de combustib le a utilizar por los vehiculos institucionales, las
cuales deben estar respaldadas con las correspond ientes órdenes de compras, de
acuerdo con lo señalado en el Manual para Compras de Combustible para
Veh ícu los Municipales. publicado en el sitio web correspondiente.
20.- Dar estricto cump limiento al artícu lo
51 del decreto W 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, especialmente en lo
relativo a que las contrat aciones cuyo monto sea igual o inferior a 10 un idades
tri butarias mensua les. se obtengan tres cotizaciones
CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLI CA
CONTRALOR iA REGIONAL DE COQUIMBO
CON TROL EXTERNO
Además, IJerifica r la fecha de emisión de la
factu ra N' 290, de 25 de mayo de 2012 , IJersus la lecha de ingreso a la
municipalidad de Ca nela y efectuar oportunamenle las licitac iones para la
con:rataclón de los IJehícu los arrendados
21 ," Dictar un reg lamento de ayudas
sociales, de manera que las transferencias entregadas a los beneficiarios se
efectúen con objetiIJos, lineamienlos y req uisitos establecidos por la administración
municipal. exigiendo a quienes reciben aquellas, la firma que acred ite su
confo rmidad
,
,..' I
22," Formalizar la deSignación de los
choferes a cargo de cad a uno de los IJehiculos de la municipalidad, estab leciendo
sus funciones y obligaciones al respecto,
Saluda aten ta mente a Ud,.
:)(, t -
Gean lna Pére
Jefa Unidad de
'----
1éncia
CONTRA LO RíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
ANEXO N" 1
Universo y Muestra de los subtítulos 21, 22 Y 24.
ZI ~·21·0 1· 00 4 ·1X16
215·21 ·Q2 ·004·00(l
11 79~ ()!l1
e<l raord, nMO$ per$onal tonlrala
d. Se"',"'o. en el p~,s pe"onal
en progra mas
2. 194
2.373 238
CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
ANEXO N" 2
Di ferenc ia en el pago d e horas ext rao rd inarias personal de pl anta abril 20 12.
NOMBRES
HORAS al
25'/.
"
,"
en
I
Diferencia en exceso I resto de los func ionarios S 18 030
I
Diferencia en el pago de horas extraord inarias personal de contrata febrero 2012.
NOMBRES
25'10
HORAS
HORAS
al 50 '1'.
pagadas
-Diferen cia en exceso a los funcionarios S 6 300
CONTRA LO RíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO
CONTROL EXTERNO
ANEXO 3
Personas contratadas por el subtitulo 21 .04.004, "Prestaciones de Servicios
en Programas Comunitarios"
Nombre
Funeion qu e realrzan
T raba¡ador p.r~ .erv",'" (le la Unidad de Segundad
Pub lica, Protección ei,,1y Emergencias
Segurld~d Pub ~ ""
09 0 1.2012
I
Kat heri ne Macarena Olla",,, Va lencia
23 01.2 0 12
'"
ante la
01 ,1)82010
, ,
,
, "
'"
14 ,012009
18.042 007
Cla udi a Ino"" na Campusano Ast0l9a
07,11 .2011
01,0.< 2009
Blan ca Dahaly Zepeda Farias
Juan Car",
P ~ rr a
0 1.06 2009
OrtlZ
01 04 2009
que del '"" la ¡"falU ra del
01 032000
,
~ al "", ka
Ca rola Perel Rivem
Ficha
"
06 0 1 2009
www.contraloria.cI