INTRODUCCION Con la magia de la ... nivel mundial, es algo que siempre ha estado presente...

INTRODUCCION
Con la magia de la globalización se acrecentó el problema de comunicación a
nivel mundial, es algo que siempre ha estado presente como brindar información
de manera asertiva, aunque sabemos que siempre van a existir los chismes de
pasillo, las empresas se ven afectadas al no poder direccionar canales efectivos
de información organizacional, por esto se invierten millones de pesos en
procesos para mejorar el ámbito del ambiente laboral a través de la comunicación
asertiva, es tan importante a título personal como empresarial, todo el equipo debe
trabajar en torno a ello.
Estudios recientes han confirmado que el 80% de la pérdida de energía en las
organizaciones reside en problemas de comunicación, propiciando conflictos,
pérdidas de tiempo, de trabajos y generando errores. Estos errores de la
comunicación muchas veces se originan en la misma dirección, en los mandos
medios y/o en los grupos de trabajadores varios, todo esto porque se han
acostumbrado a una comunicación informal e inadecuada.
La comunicación interna es uno de los procesos fundamentales en todas las
empresas, ya que esta es una de las formas de potenciar el cliente interno y de
esta manera dar respuestas satisfactorias a los clientes externos, en ese sentido,
si no existe una estrategia de comunicación organizacional previamente
establecida que tenga como objetivo satisfacer las necesidades de comunicación
de los empleados, se creará un ambiente de incertidumbre,
rumores,
desorientación, falta de motivación por parte de los diferentes miembros de la
organización.
Aunque para muchos lo primordial es producir, vender, incrementar la
productividad de la empresa” y sí, es cierto pero se han preguntado ¿que hace
que todo esto fluya y funcione? La respuesta es simple….Una verdadera
COMUNICACIÓN.
Antecedentes
Aunque no contamos con un historial histórico de la comunicación organizacional
se cuentan con ciertos puntos históricos para poder tener un punto de partida, la
comunicación organizacional inicia en los años 20 con el surgimiento de hechos
políticos radicales en los cuales se empezó a gestionar las relaciones públicas,
Las tendencias que surgieron de la especialización del trabajo y su consecuente
organización formal (Henri Fayol (1900)) dio origen a la organización moderna de
la administración (Frederick Winslow Taylor) (1914) la estructura funcional por
departamentos, Maxwe (1919) comunicación descendente, los aportes realizados
por (Elton Mayo (1972)) y Efecto Hawthorne (1927) en este escenario dieron
origen a la concepción moderna de la comunicación en las organizaciones, se
abordó la comunicación entre los colaboradores y los jefes, dando origen a la
llamada comunicación ascendente, durante la década de los años cuarenta
Abraham Maslow (1943) abrió el camino a la relación comunicación-motivación,
que sería posteriormente uno de los pilares de la comunicación actual en las
organizaciones. Pirámide de Maslow, Chester Barnard (1935), abrió el camino a lo
que hoy denominamos comunicación horizontalEn esa nueva concepción de la
organización como un sistema, Douglas McGregor (1960, Morin 1977, Elías 2003,
Rogers 1976, Agarwala1976) aporto al estudio de la comunicación el concepto de
Clima organizacional ,como expresión de la atmósfera comunicativa y de
motivación de la empresa, veinte años después William Ouchi (1981,) como
complemento a los postulados de MacGregor, a través de lo que llamó la teoría Z,
da origen a la denominada Cultura organizacional, (Kreps 1990, Álvarez 1997),
actualmente, son muchas las tendencias que procuran explicar el fenómeno
comunicativo en la organización, los aportes que realiza Manuel Castells desde la
estructura social de la información y del conocimiento.
Objetivos

Establecer la política de comunicación organizacional

Establecer canales de comunicación efectivos

Tener flujo de comunicación entre las directivas y empleados

Mejorar mediante la comunicación organizacional el clima laboral
Justificación
Mediante una excelente administración del recurso humano se obtiene una
estrategia clara de comunicación la cual genera procesos dinámicos, dando
excelentes tiempos de respuesta, dando como resultado satisfacción lo cual se ve
reflejado en la cultura y clima organizacional, al igual que en la motivación tanto
personal como de los grupos de trabajo.
La comunicación en las organizaciones representa la más poderosa herramienta
para alinear y orientar todas las prácticas individuales y de equipo hacia el logro
de una visión y objetivos comunes, es por ello que mediante poderosos canales de
comunicación definidos, el flujo de información transmitido entre los miembros de
una organización y la sociedad, influirá en las opiniones, actitudes, relaciones y
conductas de éstos, para respaldar así el logro de sus objetivos acrecentando de
una u otra forma la productividad, teniendo claros los lineamientos corporativos, ya
sean de carácter reglamentario (ordenes e instrucciones), operacional (tareas u
manuales de funciones) o de mantenimiento (relaciones públicas, captación y
publicidad), se brindara una excelente imagen empresarial al exterior y se
obtendrá un clima laboral sano con el cual se cumplirá el logro de objetivos
gerenciales disminuyendo tiempos de respuesta e incrementar la calidad de las
mismas.
Contexto del trabajo
Comunicación organizacional
Se define como el conjunto de instrumentos y mecanismos cohesionadores e
identitarios de las organizaciones, orientados a la integración de los miembros de
las organizaciones a proyectos estratégicos y administrativos, con clara conciencia
de su pertenencia y compromiso con los valores y propósitos misionales definidos
por la organización.
La relevancia académica se da en el fundamentar canales de comunicación
efectivos para que fluyan en cascada los mensajes de la organización interna
como externamente y de esta manera dar una imagen homogénea a sus
empleados, proveedores y clientes.
En consecuencia con lo anterior, la comunicación organizacional es el
componente principal en la estructuración de las organizaciones, de vital
importancia en la difusión de políticas organizacionales, la identificación clara y
precisa de los objetivos o propósitos, en el diseño de las estrategias, los planes,
los programas, y los proyectos a través de los cuales la organización cobra
sentido. Asimismo, la comunicación organizacional convoca a los miembros de las
organizaciones a compartir los valores de la organización. Este último aspecto es
crucial en virtud al papel que desempeña la comunicación en la construcción de
una imagen corporativa, tanto al interior como al exterior de la organización.
El trabajo que voy a efectuar lo llevare a cabo dentro de una organización
empresarial que presenta seria falencias en su proceso de comunicación
organizacional.
Tendré como base la siguiente estructura de comunicación
Según formalidad: Formal
Informal
Según el sentido adoptado:
Descendente
Ascendente
Horizontal
Oblicua o cruzada
Desarrollare los siguientes flujos de comunicación:

Comunicación descendente de los niveles jerárquicos altos a los bajos
(manuales de procedimiento).

Comunicación ascendente de los sub alternos a los jefes (informes).

Comunicación horizontal del mismo nivel jerárquico o del jefe hacia su
grupo de trabajo (reuniones de grupos de trabajo).

Comunicación oblicua es la de diferentes departamentos pueden ser del
mismo nivel o no (reuniones inter departamentos).
Según su grado de formalidad
Desarrollare la base del tipo de comunicación formal para evitar los teléfonos rotos
(comunicación informal) aunque es de resaltar que tiene gran importancia dentro
de cualquier organización porque es la que permite conocer muchas cosas a cerca
de los empleados y sus análisis del entorno empresarial, la desarrollare por medio
de manuales y reglamentos por los que se regirá cualquier tipo de comunicación o
comunicado emitido.
Tendré dos tipos de comunicación
La oral:
Con entrevistas cara a cara (comité de convivencia, delegar funciones, nuevas
políticas), con un ambiente de video (eventos, ofertas) a través de entrevistas y
colocación de pantallas en sitios estratégicos para llegar a empleados,
proveedores y clientes externos.
La Escrita:
Con memorandos, cartelera corporativa, correos electrónicos, publicación de
catálogos de productos.
Problemática
La empresa se encuentra con canales de comunicación poco efectivos y al ser
una empresa de 3500 empleados y tener sedes en varios lugares la información
no fluye de manera congruente siendo habitual que el radio pasillo sea el mejor
elemento de comunicación, lo anterior se da porque en un entorno de trabajo
normal, como una oficina o un estudio, con personas trabajando, los teléfonos
(fijos y móviles), la mensajería instantánea, reuniones improvisadas en cualquier
rincón, idas y venidas a la impresora, cafetería, baños, las visitas externas que
ostensiblemente cruzan la oficina, consultas de viva voz de mesa a mesa, las
conversaciones en alto entre varias personas, y las bromas compartidas con
quienes nos rodean, los rumores son los que reinan y las reuniones para
comunicar estrategias o objetivos de grupo no se dan con frecuencia y se ingresa
en el campo en que los jefes asumen que ya su grupo los conoce y se pierde el
objetivo común u organizacional.
Metodología
Primero definiré junto con las personas que asigne la organización los canales
efectivos de comunicación a utilizar.
Después hare reuniones con todos los equipos de trabajo de concientización< en
las cuales el tema principal será la importancia de una comunicación efectiva y los
canales
que
en
adelante
se
utilizaran
para
mejorar
la
comunicación
organizacional.
Implementar los medios de comunicación efectivos.
Evaluar los medios de comunicación y hacer los ajustes necesarios.
Otros proyectos del problema en referencia
Los líderes de cada uno de los equipos se encuentran en capacitaciones
constantes de manejo de personal, relaciones intergrupales, trabajo en equipo,
comunicación efectiva estas capacitaciones están divididas en charlas in house y
actividades out house con constantes evaluaciones y seguimiento de proyectos en
cada área.
Desarrollo de la propuesta.
Los medios de comunicación que instaure para mejorar los canales de
comunicación son:
Cartelera corporativa la cual estará dividida por sectores en el central y de gran
tamaño ira información relevante a toda la organización, a la derecha información
de eventos realizados, políticas o normas de conducta, resultados de la
organización, a la izquierda información perteneciente a la sucursal donde se
encuentra ubicada la cartelera.
La ubicación de las carteleras en cada sede será a la entrada al lado de la
recepción con colores vistosos y letra clara.
Contacto digital el cual se hará por correo electrónico al correo corporativo de
cada uno de los integrantes de la organización por este medio enviare información
que sea de carácter prioritario para la compañía.
Charlas frente a frente por medio de las cuales los líderes notificaran a sus
equipos de trabajo las políticas de la organización, los objetivos del área, los
resultados de gestión, se realizan después de cada reunión de gerencia.
Reuniones de gerencia, por medio de esta los gerentes de las sedes notificaran
los resultados y se hará evaluación de las actividades y problemas de cada área a
los líderes de procesos al igual se dejaran tareas puntuales y actividades a realizar
su periodicidad es semanal.
La solución del problema va encaminado a todo el personal de la organización
para que de esta manera tengan el enfoque, reglas claras de políticas, sepan los
alcances dentro de la sociedad, presupuestos y de esta manera ir disminuyendo
poco a los rumores.
El proyecto se llevara a cabo en la empresa publicidad Bea digital
Análisis
Se ha visto que con los canales propuestos el personal de la compañía ya tiene
clara la visión y misión de la empresa, conoce de manera oportuna los
presupuestos de la compañía al igual que cada uno de los objetivos de las áreas,
los eventos o actividades realizados en cualquiera de las sedes tienen un impacto
mayor y ayudan de manera efectiva a la motivación del personal, por lo anterior el
ambiente y clima organizacional ha mejorado, para una segunda etapa tendré en
consideración varias sugerencias dadas por el personal de la organización como
implementar unas mini carteleras en cada uno de los puntos de venta.
Conclusiones
Los canales de comunicación se deben ajustar a la infraestructura de la empresa.
De cosas elementales como una cartelera se deben implementar herramientas
poderosas para potencializar la información.
Se debe incluir a todo el personal de la compañía para que la información fluya de
manera efectiva.
Las diferentes herramientas comunicacionales deben manejarse de manera
efectiva no enviar información por enviar.
Bibliografia
www.udc.es
www.wilkipedia.com