analisis de los estados financieros para la toma de

Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado académico
Coordinación general de pregrado
Coordinación de pasantía
“INCES”
ANALISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS PARA LA
TOMA DE DECISIONES EN LA DIVISION DE
ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
“INCES REGION GUAYANA”
Informe de Pasantía Profesional presentado como requisito parcial para optar al
grado de Licenciatura en Administración de Empresas.
AUTOR
Kelly José Gruber Rodríguez
C.I:18.787.700
Tutor Industrial
Tutor Académico
Lcdo. Gregorio Bello
Prof. Félix Contreras
Ciudad Guayana 18 de Noviembre del 2011
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INDICE DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION…………………………………………………
2
DESARROLLO
Descripción de la empresa…………………………………………….
4
Problemas observados…………………………………………………
13
Objetivos de la Pasantía……………………………………………….
16
Explicación del plan de trabajo acordado……………………………..
17
Logros del plan de trabajo acordado…………………………………..
31
Facilidades, dificultades y aportes durante el proceso de pasantía…….
32
Apreciación sobre los conocimientos adquiridos……………………...
33
CONCLUSIÓN………………………………………………………..
39
RECOMENDACIÓN…………………………………………………
40
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………
42
1
INTRODUCCION
La pasantía es una actividad curricular de los estudiantes que tiene como
objetivo contribuir al desarrollo del programa conjunto con organismos de
educación superior, garantizándole al estudiante experiencias de trabajo previo a
su desarrollo profesional. El presente informe se desarrollo en el Instituto
Nacional de Capacitación y Educación Socialista ―INCES‖ ubicada en la Carrera
Macagua, C/C Aro, en Alta Vista Sur, Puerto Ordaz – Edo. Bolívar. Dedicado
promover el interés hacia la formación profesional de la juventud desocupada y
desarrollo de los trabajadores de todos los sectores económicos, de conocimientos,
habilidades, destrezas y actitudes positivas para el proceso productivo. La
interpretación del análisis de los estados financieros dentro de la institución
Comprende un conjunto de actividades de carácter práctico, por lo cual se aplico
en forma integrada y selectiva, conocimientos, habilidades, destrezas, aptitudes y
valores en casos concretos del campo laboral. Por lo cual se ve la necesidad de
poner en práctica esos: conocimientos, habilidades y destrezas obtenida durante el
periodo académico, de esta forma poder afrontar la teoría con la realidad de
manera muy objetiva, en pocas palabras en el transcurso de las semanas,
aplicando el plan de trabajo acordado se pudieron detectar algunas problemáticas
―en la división de administración‖ las cuales viene afectando desde un periodo
anterior a la entidad, problemática que trata sobre (la duplicación, anulación
constante de ―cheques órdenes de pago‖, cuentas deformadas generadas en el
balance de comprobación que no corresponden a su naturaleza, causando
sobregiros los cuales tienen repercusión en el ―estado de resultados‖ dando a
denotar que los egresos fueron mayores a nuestros ingresos es decir gastamos más
de lo que teníamos previsto en el periodo económico. Por lo tanto se pudo
observar tres estados financieros los cueles se ven afectados, podemos mencionar:
balance general, balance de comprobación, estado de resultado. Con el análisis
financiero se pudo evaluar la realidad de la situación y comportamiento de la
entidad, Por lo que el uso de la información contable para fines de control y
planificación es un procedimiento sumamente necesario.
2
Esta información por lo general muestra los puntos fuertes y débiles deben ser
reconocidos para adoptar acciones correctivas y los fuertes deben ser atendidos
para utilizarlos como fuerzas facilitadoras en la actividad de dirección. Aunque
los estados financieros representan un registro del pasado, su estudio permite
definir guías para acciones futuras. Es innegable que la toma de decisiones
depende en alto grado de la posibilidad de que ocurran ciertos hechos futuros los
cuales pueden revelarse mediante una correcta interpretación de los estados que
ofrecen la contabilidad. Por lo que se hace necesario profundizar y aplicar
consecuente el análisis financiero como base esencial para el proceso de toma de
decisiones financieras. Actualmente nuestros directivos deben contar con una base
teórica de los principales métodos que se utilizan para lograr una mayor calidad de
los estados financieros para optimizar la toma de decisiones. Con el análisis
económico se logra estudiar profundamente los procesos económicos, lo cual
permite evaluar objetivamente el trabajo de la Organización, determinando las
posibilidades de desarrollo y perfeccionamiento de los servicios y los métodos y
estilos de dirección.
El objetivo fundamental de dicho análisis radica en mostrar el comportamiento
de la proyección realizada, en detectar las desviaciones y sus causas, así como
descubrir las reservas internas para que sean utilizadas para el posterior
mejoramiento de la gestión de la organización. Es necesario señalar que para que
el análisis económico cumpla los objetivos planteados, debe ser operativo,
sistémico, real, concreto y objetivo.
Para lograr un óptimo análisis e
interpretación de la situación financiera de una entidad, se debe poseer la mayor
información posible, es decir, no basta solamente con la obtención de los estados
financieros principales (Balance General y Estado de Resultado), sino, que debe
consultarse los diferentes informes y documentos anexos a los mismos, debido a
que los estados financieros son tan solo una herramienta para que los usuarios
externos, principalmente los acreedores puedan tomar decisiones. De hecho los
estados financieros deben poseer la información que ayuda al usuario a evaluar,
valorar, predecir o confirmar el rendimiento de una inversión y el nivel percibido
de riesgo implícito.
3
El ―INCES‖ es un organismo autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio,
adscrito al Ministerio del Poder Popular para la Economía Comunal, creado por Ley el 22
de Agosto de 1959 y reglamentado por Decreto el 11 de Marzo de 1960 bajo la
denominación de Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE). En el 2003 de
acuerdo con Decreto publicado en la Gaceta Oficial Nº 37.809 de fecha 03 de Noviembre,
se reforma el reglamento de la Ley del INCE, con la finalidad de reorganizarlo y
adecuarlo a los intereses del país y al proceso de reconversión industrial, proceso que
enmarca posteriormente su concepción y visión, dentro del ámbito de un socialismo
abierto y participativo. Desarrolla acciones dirigidas a formar y capacitar a las personas
simultáneamente para la Educación y el Trabajo en los diferentes oficios que demandan
los sectores productivos de la sociedad, la comunidad y el Estado, para generar la
participación social en bienes y servicios, expresado en el mejoramiento de la calidad de
vida de los ciudadanos y ciudadanas. De igual manera se continúa contribuyendo al
desarrollo económico y tecnológico del país.
FILOSOFÍA DE GESTIÓN
MISIÒN
El Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista (INCES), líder de
la Formación Profesional en diferentes oficios de la República Bolivariana de
Venezuela, desarrolla acciones dirigidas a formar y capacitar a la Población
Económicamente Activa que demandan los sectores productivos, la sociedad y el
Estado, viabilizando su participación social en la generación de bienes y servicios,
contribuyendo al desarrollo económico y tecnológico del país, expresado en el
mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos y ciudadanas.
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VISION
Institución destacada por la calidad de su servicio educativo, proporcionado a
través del Sistema de Formación Profesional y caracterizado por la diversidad de
oportunidades de participación en procesos de formación y capacitación
continuos,
actualizados
tecnológicamente,
erigiéndose
como
elemento
dinamizador de cambios en la estructura social y económica, otorgándole a la
Población Económicamente Activa las herramientas necesarias para el
crecimiento sostenido del País, en el marco del nuevo modelo de desarrollo
endógeno.
OBJETIVOS
De Formación e Investigación:
Desarrollar el sistema de formación y capacitación integral acorde a las
exigencias del nuevo modelo de desarrollo productivo y de inclusión
social.
Ampliar las oportunidades de acceso y permanencia activa a los procesos
formativos de los sectores excluidos de la población.
Articular los programas de formación, a fin de entender los proyectos
estratégicos del estado, las potencialidades económicas regionales y el
fortalecimiento de la economía comunal.
Diseñar un programa de orientación vocacional, armonizando las ofertas
formativas de la institución con las potencialidades e intereses de los
participantes.
Crear mecanismos que faciliten la formación y capacitación permanente, a
los efectos de mantener actualizados los conocimientos adquiridos por
cada uno de los participantes del proceso formativo.
Incorporar al plan de certificación educativa de la institución, la normativa
de certificación de saberes mediante la práctica y experiencia laboral.
Generar líneas de investigación para los procesos de innovación y de
nuevas tecnologías educativas cónsonas con el modelo de desarrollo
productivo y de inclusión social.
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Institucionales:
Incrementar los niveles de efectividad de la gestión en la asignación y uso
de los recursos institucionales.
Coordinar lineamientos, acciones y recursos, a través de acuerdos
interinstitucionales para el desarrollo de la formación y capacitación
productiva.
Vincular las acciones de formación y capacitación integral a través de
nuevos diseños curriculares adaptados al Plan Estratégico de Desarrollo
Económico y Social de la Nación.
Consolidar alianzas estratégicas nacionales e internacionales para el
intercambio de conocimientos, experiencias y tecnologías que aseguren la
actualización y perfeccionamiento de los programas de educación,
formación y capacitación
Desarrollar programas de formación dirigidos a los trabajadores del sector
público, a los fines de fortalecer sus capacidades, en el cumplimiento
eficaz de los objetivos institucionales.
Desarrollar programas de formación, con tecnologías actualizadas en
oficios relacionados con los procesos de la actividad principal de ―la o el
empleador‖ obligado al PNA o servicios asociados a la misma, bajo la
estrategia de desarrollo de aprendizaje en la empresa.
Establecer con las instituciones competentes un sistema de reconocimiento
al estudio y acreditación, que permita a los egresados del Inces
incorporarse a diversos programas educativos en la consecución de
estudios superiores.
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De Participación:
Impulsar a través de la acción formativa la conformación de
organizaciones asociativas de producción, como mecanismo social de
participación en el modelo de desarrollo económico.
Desarrollar programas de atención social dirigidos a la ejecución de
proyectos especiales, en materia de capacitación y asistencia técnica, en el
marco de la Economía Comunal.
Incorporar la consulta de los Consejos Comunales en la detección de
necesidades de formación y capacitación, como insumo en la elaboración
de la programación docente anual, en las diferentes dependencias que
conforman la Institución a nivel nacional.
Abrir espacios de discusión en el marco de los principios y valores
institucionales, con los diferentes entes y actores que intervienen en el
proceso de formación y capacitación, a los fines de consolidar la
transformación de la nueva institucionalidad.
De Comunicación:
Promover y divulgar la acción formativa y capacitación integral a través de
los
medios
de comunicación
tradicionales,
alternativos
y otras
herramientas comunicacionales.
Mantener comunicación permanente y continua con los ciudadanos y
ciudadanas, comunidades organizadas para detectar las necesidades de
formación y capacitación en los distintos sectores de la población.
Difundir el impacto generado por las acciones emprendidas en el área de
formación y capacitación integral.
Promover a través de acuerdos internacionales una red de información y
difusión al servicio del proceso de formación y capacitación para el
desarrollo de la Economía Comunal.
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PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES
La justificación social enmarcada dentro de los derechos humanos, el
derecho a la vida, al trabajo, a la cultura, a la educación y la igualdad sin
discriminación, ni subordinación alguna.
La libertad, la soberanía y auténtica dignidad.
El bien común, la prosperidad y el bienestar del pueblo.
La solidaridad, la convivencia y la integridad del nuevo ciudadano y
ciudadana republicanos.
La corresponsabilidad social y el sentido de pertenencia.
La responsabilidad social conjuntamente con el compromiso ético y
profesional en todos los sentidos.
Planificación, organización, ejecución, control y evaluación para
garantizar el cumplimiento cabal de los planes, programas y proyectos.
Comunicación e información de todos los procesos administrativos a
través de la participación protagónica.
La pertinencia social para garantizar que los programas y proyectos
contribuyan al desarrollo de una sociedad productiva y democrática.
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ORGANIGRAMA DE LA DIVISION DE ADMINISTRACION
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Jefe División
Administración
Secretaria
Departamento
Departamento de
Ejecución y Control
Presupuestario
Departamento
Departamento
Sección
Tesorería
Compras
Bienes
Personal de
Personal de
Compras
Bienes
Contabilidad
Personal de
Contabilidad
Personal de Control
y Ejecución
Presupuesta
Personal de
Tesorería y
Caja
Fuente: Departamento de Contabilidad
La Sección de Presupuesto es la encargada de llevar el control de la ejecución
presupuestaria y de revisar las órdenes de pago por diferentes conceptos. La
sección de Tesorería es la encargada de custodiar y resguardar los documentos,
cheques, dinero en efectivo, y objetos de valor que se encuentren en la caja y llevar
el control del archivo relacionado a caja. La sección de contabilidad es la
encargada de revisar y codificar las diferentes operaciones ordinarias y
extraordinarias (transferencias, reintegros y caja chica), analizar, conciliar y ajustar
los resultados de los movimientos contables así como preparar y analizar los
cierres mensuales y anuales, originando los Estados Financieros (Balance de
Comprobación, Estado de Resultado y Estado de Situación Financiera).
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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA INSTITUCIÓN
GERENCIA REGIONAL BOLIVAR
División de Planificación
y Estudio de Mercado
Asesoría Legal
División de Informática
División de
Recursos
División de Formación
División de
División de
Profesional
Infraestructura
Administración
Humano
Programa de
Deducciones
Tecnología
Educativa
Programa
Nacional
Asistencia
Integral
Participante
Formación en
Empresas
de Aprendizaje
Programa
Salud
Programa
Informática
Programa
Construcción
CFS Puerto
Ordaz
Programa
Turismo
CFS La
Paragua
CFS
Metalminero
Programas
Móviles
CFS Ciudad
Bolívar
Programa
Banco Seguro
CFS Caciques
Programa
Agrícola
Leyenda:
CFS = Centro de Formación Socialista
Fuente: Departamento de Contabilidad.
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CFSP= Centro de Formación Socialista
Polivalente
La División de Administración realiza actividades mediante la aplicación de
las leyes, normas, políticas administrativas y operacionales, a fin de dar celeridad
y fluidez a los mismos, mediante la utilización de sistemas de control que hicieran
de la administración una función efectiva, flexible y oportuna.
Para llevar a cabo estas tareas, el Departamento de Contabilidad cuenta con un
sistema de información basado en el registro, clasificación, medición y resumen
de cifras significativas que se expresan en términos monetarios, muestra el estado
de las operaciones y transacciones realizadas durante un periodo contable al
mismo tiempo que refleja la posición monetaria conocido como S.A.C.O.F.I.G.O.
Sistema administrativo contable y financiero de gobierno.
La sección de contabilidad es la encargada de revisar y codificar las diferentes
operaciones ordinarias y extraordinarias (transferencias, reintegros y caja chica),
analizar, conciliar y ajustar los resultados de los movimientos contables así como
preparar y analizar los cierres mensuales y anuales, originando los Estados
Financieros (Balance de Comprobación, Estado de Resultado y Estado de
Situación Financiera).
En el departamento de contabilidad se manejan los respaldos de las órdenes de
pago generada por presupuestos y los cheques por tesorería. En la cual se lleva un
control estricto sobre dichos documentos los cuales influyen en los estados
financieros.
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Funciones del departamento de contabilidad

Revisar y codificar las diferentes operaciones ordinarias y extraordinarias
(transferencias, reintegros y caja chica) y su registro contable a través del
Sistema SACOFIGO.

Analizar, conciliar y ajustar los resultados de los movimientos contables.

Elaborar las conciliaciones bancarias.

Llevar el control de los bienes muebles e inmuebles mediante (adiciones y
retiros): verificaciones, codificaciones y ubicación.

Revisar las relaciones de los fondos mensuales de los Centros MetalMinero y Construcción, además de los informes de almacén y su respectivo
registro contable a través del Sistema SACOFIGO.

Preparar y analizar los cierres mensuales y anuales, originando los Estados
Financieros (Balance de Comprobación, Estado de Resultado y Estado de
Situación Financiera).
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PROBLEMAS DETECTADOS EN LA EMPRESA
El instituto nacional de capacitación socialista ―INCES‖ actualmente periodo
2010 -2011 se rige por un presupuesto ―ordinario‖ y extraordinario en el cual se
reflejan la inclusión de nuevas partidas producto de nuevas incorporaciones como
penitenciario misión vivienda lo cual no ejecuta presupuesto estas partidas causan
anulación constante de cheques órdenes de pago y duplicación de las mismas por
lo cual se realiza un seguimiento y control del efectivo y los bienes que se
manejan en este presupuesto ya que estas partidas vienen emitidas como
deformadas se halla la necesidad de hacer reclasificaciones contables y ajustes
para su mejor interpretación y enmedar errores correspondientes a los mismo. Ya
que esto no es ejecutado por el presupuesto ordinario para los gatos diarios de la
institución. Se encuentra la necesidad de retirar dinero de otra dependencia para
solventar las de otras esto causa sobre giros en la partida de otros gastos al
personal y suministros y bebidas.
Entre los problemas más comunes se encuentran las anotaciones con valores
equivocados, las anotaciones en cuentas erróneas (anotar gastos como ingresos o
viceversa) y las operaciones no documentadas (como una compra sin factura).
Error contable es toda omisión, cálculo equivocado o inexactitud involuntaria
cometida en las anotaciones contables.
Correcciones en el diario:
equivocaciones de palabras, conceptos y fechas—si se advierte del error en
el momento, se pone a continuación: ―digo‖ y se anota correctamente. si se
advierte después se hace una anotación indicando que ese asiento queda
―anulado‖ y en su lugar entenderá que ―dice‖.
omisión de asientos se consigue anotando el asiento correspondiente e
indicando cuando debió hacerse.
duplicación de asientos.
contra-asiento: cambiar el lugar de las cuentas.
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Las facturas son muy importantes a la hora de suscribirlas, ya sea emitiéndolas
o aceptándolas, evitando problemas futuros. Comencemos por indicar que las
facturas están establecidas en nuestra legislación comercial en el capítulo referido
a la prueba de las obligaciones mercantiles (art.124 del código de comercio) y
nada específica sobre su tratamiento, modo de cobro, lapso de prescripción, entre
otros puntos. Sin embargo, ha sido la doctrina y la jurisprudencia la encargados de
darle forma teórico-práctica al tema; son innumerables los tratadistas y los
tribunales de comercio que han coincidido en criterios sobre las facturas. Cuando
emitimos una factura, debemos en primer lugar, identificar a la persona que va a
aceptar la misma, es decir, la persona que se obligará a pagar esa factura una vez
vencida ésta. Si se trata de una persona jurídica, debemos considerar el estudio de
su documento constitutivo estatutario a los efectos de determinar quien o quienes
son las personas físicas susceptibles de representar a esa empresa o sociedad
colectiva y obligarla jurídicamente.
Recordemos que si la persona que acepta mediante su firma la factura es un
simple dependiente no autorizado para obligar a esa empresa, el responsable del
pago será esa persona natural y no la institución o sociedad a quien
verdaderamente le hemos vendido nuestros productos o servicios. Una vez
determinado esto, pasamos a le fecha de vencimiento de la factura, y nos
preguntamos: cuándo se vence una factura.
La fecha de vencimiento está dada por el momento en el cual se hace exigible
el pago de la cantidad contenida en dicha factura; podría ser el mismo día de la
venta o a un plazo mayor, es decir, días, semanas o meses siguientes a la fecha de
elaboración de esa factura. si escuchamos la expresión por ejemplo, 30 días fecha,
quiere decir, que la factura debe ser pagada pasados 30 días siguientes a la fecha
de elaboración y aceptación de la misma. Otro, es colocarle a la factura la
expresión
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―para ser pagada a su vencimiento sin aviso y sin protesto‖ tal y como se suele
usar en materia de letras de cambio, las cuales ya tienen escrito tal mención. Así
evitaremos la molestia de estar publicando avisos de prensa, costosos por cierto,
llamando al deudor a pagarnos. Otro truco es escribirle también la expresión: ―el
pago mediante cheque no implica novación y no se considerara valido hasta tanto
se haga efectivo el cobro‖.
De esta manera evitamos perder la acción legal derivada de la factura y
cambiarla o sustituirla por una nueva acción derivada de ese cheque (eso se llama
novación, es decir, sustituir una obligación por otra). y así, existen muchos
detalles que comentar que sobre la factura, trucos que podrían abarcar muchas de
estas columnas de prensa, lo cual comentaremos en su debida oportunidad. Pero,
nos preguntamos también, cuánto tiempo tengo para ejercer la acción legal de
cobro ante la renuente actitud del deudor de no pagarme la factura? nada dice el
código de comercio al respecto; sin embargo, contestes son los doctrinarios y los
tribunales de la república, en afirmar que el lapso de prescripción de la factura, es,
al igual que el cheque, de un (1) año calendario, contado a partir de la fecha de
vencimiento de la factura, es decir, desde la fecha de su elaboración; y se otorgó
plazo para pagarla, desde la fecha de vencimiento de ese plazo otorgado para
pagar.
Pasado este tiempo sin que se haya intentado acción legal alguna, la factura no
servirá como instrumento fundamental de la demanda por cobro de dinero, sino
que constituirá una prueba simple del hecho que existe una obligación de pagar
una cantidad determinada, lo cual podrá ser refutado en juicio mediante otras
pruebas liberatorias de tal obligación de pago.
Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a
su significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su
naturaleza, etc. en este trabajo la clasificaremos de acuerdo con el papel que
desempeñan en contabilidad.
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OBJETIVOS DE LA PASANTÍA
Objetivo General
Analizar los estados financieros en la división de administración departamento
de contabilidad ―INCES‖
Objetivos Específicos
1. Diagnostico sobre los estados financieros de periodos anteriores para
denotar cómo ha evolucionado la salud de la institución en relación con el
periodo actual (balance general, balance de comprobación, estado de
resultados).
2. Revisar las relaciones de los fondos mensuales de los Centros Metal-
Minero y Construcción, además de los informes de almacén y su
respectivo registro contable a través del Sistema S.A.CO.F.I.G.O
3. Analizar, conciliar y ajustar los resultados de los movimientos contables.
4. Verificar el control y seguimiento del efectivo y obligaciones de la
institución por medio de conciliaciones.
5. Estudio sobre la Retención de IVA 75% /ISRL 3% natural 5% jurídicas
correspondiente a las empresas con la que trabajan la institución.
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PLAN INICIAL DE TRABAJO ACORDADO
Actividad 1 (INDUCCIÓN)
En la primera semana de pasantía se hizo el recorrido por las diferentes
Instalaciones
(INCE Regional Bolívar, Centro Construcción y Centro Metal-
Minero) observándose cada una de la Secciones que los conforman, el personal
que labora en cada uno de los mismos y además se pudo revisar el Manual de
Normas y Procedimientos del Instituto.
Luego se recibió una orientación acerca de la Sección donde se realizaría la
pasantía, en este caso la Sección de Contabilidad y la Sección de Bienes, se fue
presentando uno a uno al personal fijo y contratado del mismo y mostrando el área
de trabajo, de esta manera dando a conocer el compromiso que se tenía como
pasante.
ACTIVIDAD 2 (Inducción al departamento de contabilidad lugar donde se
desarrolló la pasantía)
Durante esta actividad se recibió información acerca de las normas y
procedimientos aplicados, así como su estructura organizativa y las funciones
ejecutadas por la división de administración departamento de “contabilidad”,
Compras, presupuesto, tesorería. enfatizando su propósito el cual contribuye al
logro de los objetivos generales del
Instituto Nacional de Capacitación y
Educación Socialista. y al apego del marco legal y normativo.
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ACTIVIDAD 3 (Identificación de la problemática de la empresa y
establecimiento de objetivos)
Durante esta actividad se identificó la problemática que consistió en la
verificación y análisis e interpretación de los estados financieros seguimiento del
efectivo y obligaciones a terceros con respecto a la división de administración
departamento de contabilidad denotando de forma contundente los errores y
situaciones a enmendar así como el establecimiento de los objetivos específicos a
cubrir en esta investigación.
ACTIVIDAD 4 (Ajustes contables)
Al finalizar el periodo contable en el instituto ―INCES‖, las cuentas deben
presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar
estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario
aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado
asiento de ajuste.
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su
valor real.
Por esto se realizaron ajustes de carácter ordinarios son los asientos que se
realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de
ajustes nos afectaron las siguientes cuentas:
Caja
Bancos
Inventario de mercancías
Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos
Ingresos recibidos por anticipado
Costos y gastos por pagar
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Durante esta actividad se ajustaron partidas que conforman el presupuesto
extraordinarios como compras por medio de la misión vivienda y penitenciarios
con la finalidad de ajustar estas cuentas que no están contempladas en el
presupuesto ordinario Cada asiento de ajuste afecta una cuenta de balance general
y del estado de resultados.
Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para
cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos
realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos
incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la
moneda funcional.
Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir estados
financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además
de cumplir con los principios de contabilidad.
Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace
necesaria una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores.
Algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se
conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace
necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se
tiene la información completa.
Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan
antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y
los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los
estados financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste.
De otra parte, las proyecciones y planes de la empresa, por lo general se
realizan al iniciar el año, y es de suma importancia contar con información
financiera ajustada a la realidad, algo que no se logra sino se hacen los ajustes y
correcciones del caso.
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ACTIVIDAD 5 (Reclasificación contable)
Durante esta actividad se reclasificaron las cuentas de inventarios por los cual
se realizo el traspaso de la cuenta de inventario 612 a la 613 La reclasificación de
las cuentas es otro tema que hace parte de los conceptos básicos de contabilidad y
que algunos usuarios nos han solicitado abordarlo.
La reclasificación consistió en que el saldo de la cuenta a reclasificar, debe ser
trasladado a otra cuenta, de forma tal que la presentación de los estados
financieros y la información contable sea lo más adecuada posible.
La necesidad de reclasificar una cuenta por lo general surgió cuando el saldo
de dicha cuenta es contrario al de su naturaleza. Ejemplo: las cuentas del activo
son de naturaleza debito, luego, si al finalizar el periodo queda alguna cuenta con
saldo crédito, pues habrá que reclasificarla ya que no se puede presentar así.
Un ejemplo ocurrido durante la ejecución del plan de trabajo de la
reclasificación de las cuentas, es cuando la cuenta de bancos presenta un saldo
rojo, es decir un saldo crédito. Como no es nada presentable un informe con una
cuenta de bancos en rojo, hay que proceder a su reclasificación.
Si la cuenta de bancos está en rojo, significa que sacamos del banco más plata
de la que teníamos, lo que quiere decir que se ha presentado un sobregiro, de
modo que le estamos debiendo plata al banco, por tanto hay que reconocer un
pasivo financiero.
Supongamos que tenemos la cuenta de bancos con un saldo de -1.000.000. La
reclasificación sería así:
Cuenta
1110
2105
Debito
1.000.000
Crédito
1.000.000
20
Se ha debitado la cuenta de bancos debido a que tenía un saldo crédito, y se ha
acreditado la cuenta de obligaciones financieras puesto que se debe reconocer la
deuda que se tiene con el banco al haber sobregirado la cuenta. Otra cuenta que en
ocasiones requiere ser reclasificada, es la cuenta de clientes, situación que se
presenta cuando un cliente paga más de lo que debe, dando lugar a un saldo a
favor del cliente, lo que se convierte en un pasivo para la empresa, por
consiguiente hay que reclasificarlo como tal.
ACTIVIDAD 6 (Impuesto sobre la renta o terceros “ISLR”)
Durante esta actividad se aplico un porcentaje % de islr dirigido a la
personalidad jurídica 5% y 3% personalidad natural según el monto del producto
o el servicio estipulado en la factura a las partidas que conforman el presupuesto
extraordinario compuesta por servicios de transportes y materiales de consumo
para solventar actividades a realizar por la misión vivienda. Este impuesto se
retiene ya que el INCES actúa como un agente de retención, estas se concilian con
las llamadas ―TR‖ conocidas como tesoro nacional en la cual se concilian y se
saldan los saldos de la cuentas entre contabilidad y tesorería.
(ISLR) es un Impuesto que se le paga al estado venezolano (a través del
Seniat) sobre las ganancias obtenidas en el año fiscal.
A solo días para que finalice el año fiscal (31 de diciembre) vamos a hacer un
resumen del ISLR, las exenciones y exoneraciones; así como las diferencias entre
estas dos modalidades que lo liberarán potencialmente total o parcialmente de este
impuesto.
Artículo 1. Los enriquecimientos anuales, netos y disponibles obtenidos en
dinero o en especie, causarán impuestos según las normas establecidas en esta
Ley. Salvo disposición en contrario de la presente Ley, toda persona natural o
jurídica, residente o domiciliada en la República Bolivariana de Venezuela,
pagará impuestos sobre sus rentas de cualquier origen, sea que la causa o la fuente
de ingresos este situada dentro del país o fuera de él.
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Las personas naturales o jurídicas no residentes o no domiciliadas en la
República Bolivariana de Venezuela estarán sujetas al impuesto establecido en
esta Ley siempre que la fuente o la causa de sus enriquecimientos esté u ocurra
dentro del país, aun cuando no tengan establecimiento permanente o base fija en
la República Bolivariana de Venezuela.
ACTIVIDAD 7 (Impuesto al valor agregado “IVA”)
Durante esta actividad realizada se procedió a retener el 75% de los bienes y
servicios los montos de la retención varían del monto del producto a realizarse la
retención generando documentos de soporte para su verificación estas son
canceladas por las llamadas ―TR‖ conocidas como tesoro nacional, en la cual se
realiza la conciliación de contabilidad con las TR que tiene tesorería y saldar
cuentas.
La Ley del Impuesto al Valor Agregado en su Artículo 1º nos señala: "es un
tributo que grava la enajenación de bienes muebles, la prestación de servicios y la
importación de bienes, aplicable en todo el territorio nacional, que deberán pagar
las personas naturales o jurídicas, las comunidades, las sociedades irregulares o de
hecho, los consorcios y demás entes jurídicos y económicos, públicos o privados,
que en su condición de importadores de bienes habituales o no, de fabricantes,
productores,
ensambladores,
comerciantes
y
prestadores
de
servicios
independientes, realizan las actividades definidas por la ley como hecho
imponible".
1º Establecido en una ley. Llamado igualmente Principio de Reserva Legal y es
que todo tributo tiene que estar establecido en una ley, de acuerdo al aforismo
latino que dice: "NULLUM TRIBUTUM, SINE LEGE". Conocido por otros
autores, como el Principio de Legalidad.
2º Es un impuesto indirecto, ya que grava los consumos que son
manifestaciones mediatas de riquezas o exteriorización de la capacidad
contributiva.
22
3º Es un impuesto real, ya que no toma en atención las condiciones subjetivas
del contribuyente, tales como sexo, nacionalidad, domicilio.
4º Se puede decir, que es un "impuesto a la circulación" ya que grava los
movimientos de riqueza que se ponen de manifiesto, con el movimiento
económico de los bienes.
5º No es un impuesto acumulativo o piramidal.
6º No se incurre en una doble tributación con el gravamen del impuesto.
7º El impuesto es soportado o trasladado al consumidor final.
El objeto de percibir más fácilmente ingresos extraordinarios de manera mas
rápida a los percibidos por las negociaciones con la finalidad de ser empleados
dentro de las operaciones financieras de la empresa y lograr una optimización de
los servicios por ellos prestados. Sin embargo, hay que tomar en cuenta los
efectos que tienen en los venezolanos la aplicación de estos o cualquier otro
impuesto, tomando en cuanta las razones por las cuales son implementados, quien
lo hace, que características presentan, etc., lo cual se explicara en le presente
informe.
En términos generales el IVA es un impuesto nacional a los consumos que
tiene que ser abonado por las personas en cada una de las etapas del proceso
económico, en proporción al valor agregado del producto, así como sobre la
realización de determinadas obras y locaciones, y la prestación de servicios. En
Venezuela comenzó a regir a partir de enero de 1975 por la Ley 20.631. El IVA
reemplazó al impuesto nacional a las ventas, también debía reemplazar los
impuestos locales de actividades lucrativas.
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ACTIVIDAD 8 (Análisis de los estados financieros balance general, estado de
resultado, balance de comprobación mediante el sistema administrativo
contable financiero para gobierno S.A.C.O.F.I.G.O.)
BALANCE GENERAL
Durante esta actividad se pudo apreciar el análisis del balance general, el cual
se trato de un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que
le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha
determinada.
Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa
sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la
disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo.
El balance general comprende el análisis de las propiedades de una empresa y
la proporción en que intervienen los acreedores y los accionistas o dueños de tal
propiedad, expresados en términos monetarios. Por lo tanto, es un estado que
muestra la situación financiera y la denominación más adecuada en una empresa.
La forma en la cual se presento el balance general fue:
En forma de cuenta.- es la presentación más usual; se muestra el activo al lado
izquierdo, el pasivo y el capital al lado derecho, es decir: activo igual a pasivo
más capital.
En forma de cuenta.- Conserva la misma fórmula pero invertida; es decir,
capital más pasivo es igual a activo. El estado muestra en el lado izquierdo y en
primer término al capital y en segundo término al pasivo; a la derecha los activos
principiando por los no circulantes y terminado con los circulantes.
En forma de reporte.- Es una presentación vertical, mostrándose en primer
lugar el activo, posteriormente el pasivo y por ultimo el capital, es decir activo
menos pasivo igual a capital.
En forma de condición financiera.- Se obtiene el capital de trabajo que es la
diferencia entre activos y pasivos circulantes; aumentando los activos no
circulantes y deduciendo los pasivos no circulantes.
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En función a su grado de análisis, el balance puede clasificarse en analítico y
condensado. En términos generales, se puede decir que en la forma analítica se
detallan las partidas que forman ciertos grupos, en el balance condensado se
indican los conceptos en grupos generales, por ejemplo, la inversión total en los
terrenos, planta o equipo.
Más allá de que los balances son útiles para los dueños de las empresas, su
elaboración suele estar a cargo de especialistas en contabilidad. Los contadores se
encargan de analizar los números y volcarlos al balance. Una vez cerrado el
balance, es presentado al empresario o al directivo pertinente, quien es que tomará
las decisiones correspondientes para la gestión de la empresa.
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La elaboración del balance general, trata sobre una especie de fotografía que
retrata la situación contable de la institución INCES en una cierta fecha. Gracias a
este documento, el empresario accede a información vital sobre su negocio, como
la disponibilidad de dinero y el estado de sus deudas.
El activo de la empresa está formado por el dinero que tiene en caja y en los
bancos, las cuentas por cobrar, las materias primas, las máquinas, los vehículos.
El pasivo, en cambio, se compone por las deudas, las obligaciones bancarias y
los impuestos por pagar, entre otras cuestiones.
Cabe destacar que el balance general también se conoce como estado de
situación patrimonial. El documento suele presentar distintas columnas, que
organizan los valores según sean activos o pasivos. La diferencia entre estos es el
patrimonio neto, es decir, la diferencia entre lo que la compañía tiene y lo que
debe.
Más allá de que los balances son útiles para los dueños de las empresas, su
elaboración suele estar a cargo de especialistas en contabilidad. Los contadores se
encargan de analizar los números y volcarlos al balance. Una vez cerrado el
balance, es presentado al empresario o al directivo pertinente, quien es el tomará
las decisiones correspondientes para la gestión de la empresa.
ESTADO DE RESULTADOS
En contabilidad el estado de resultados o estado de pérdidas y ganancias, es un
estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de como se
obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado.
El estado financiero es dinámico, ya que abarca un período durante el cual
deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso
del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo
contable para que la información que presenta sea útil y confiable para la toma de
decisiones.
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El estado de resultados, es el instrumento que utiliza la administración de la
empresa para reportar las operaciones efectuadas durante el periodo contable. De
esta manera la utilidad (pérdida) se obtiene restando los gastos y/o pérdidas a los
ingresos y/o ganancias.
Ahora, desde el punto de vista del inversionista (sea acreedor o accionista), el
estado de resultados es visto como el instrumento que lo provee de un "índice de
eficiencia". Las utilidades son, generalmente, asociadas con eficiencia en las
operaciones, y las pérdidas, al contrario, se asocian con ineficiencia.
La contabilidad financiera utiliza el enfoque de ingresos y gastos para
determinar la utilidad del ejercicio. Sin embargo, eso no quiere decir que sea la
única manera o la mejor manera de determinarla. Las opiniones pueden dividirse
al respecto.
El estado de resultados: forma en que se presento
El estado de resultados muestra, un resumen de los resultados de operación de
un negocio concernientes a un periodo de operaciones. su objetivo principal es
medir u obtener una estimación de la utilidad o pérdida periódica del negocio,
para permitir al analista determinar qué tanto ha mejorado dicho negocio durante
un periodo de tiempo, generalmente un año, como resultado de sus operaciones.
En lo que se refiere a la forma de presentar el estado de resultados existen,
básicamente, dos formas. La primera y la más sencilla consiste en un formato de
una sola resta en la cual se agrupan por un lado todos los ingresos y/o ganancias y
por otro todos los gastos y/o pérdidas. al total de ingresos y/o ganancias se le resta
el total de gastos y/o pérdidas y se obtiene la utilidad neta.
La segunda forma que es la más útil, y que generalmente es más usual, se
presenta en un formato en el que las partidas son agrupadas según las funciones a
las que pertenecen. En este formato se presentan varias cifras de utilidad según se
van restando los diferentes grupos de gastos y/o pérdidas.
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Además se busca hacer una separación entre lo que son los resultados
provenientes de operaciones norn1ales y los que resultan de otro tipo de
operaciones que no constituyen el giro de la empresa (dividendos por ejemplo).
Balance de comprobación
Un balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para
visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al
saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite
establecer un resumen básico de un estado financiero.
El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u
organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a
la hora de preparar las cuentas anuales.
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El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad de
la empresa esté bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea
correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sería el
caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho
pago a otro. El balance sería correcto desde los números, pero no en la práctica.
La elaboración de un balance de comprobación comienza con la realización de
las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber. En
el paso siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta (la diferencia entre el debe y
el haber). Por último, las sumas y los saldos obtenidos se trasladan al balance.
Por lo general, el balance de comprobación es un documento voluntario para el
empresario, aunque recomendable para que éste pueda conocer con precisión el
estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la
elaboración de las cuentas anuales.
El objetivo final de este balance es comprobar que no existen asientos
descuadrados en la contabilidad. Ahora bien, esto no significa que todo esté en
orden, sino únicamente que la contabilidad está cuadrada. Por ejemplo: hemos
podido pagar a un proveedor y habérselo anotado a otro. En este caso el balance
de Sumas y Saldos saldrá correcto y sin embargo la contabilidad estará mal
realizada.
La revisión de las fichas de Mayor, una a una, junto con el balance de Sumas y
Saldos será lo que nos dé la garantía de que todo está en orden.
A diferencia del Balance final, el balance de comprobación de sumas y saldos
no requiere de periodificación contable, del cálculo del resultado del periodo, ni
del cierre de la contabilidad para su elaboración.
A estos Balances se refiere el artículo 28 del Código de Comercio, al señalar
que: "Al menos trimestralmente se transcribirán (al libro de inventarios y cuentas
anuales) con sumas y saldos los balances de comprobación"
En este sentido podemos entender el Balance de comprobación como un
documento obligatorio, pero al mismo tiempo, puede ser un documento
voluntario, pues el empresario, puede realizar tantos Balances de comprobación
como estime necesarios.
Su estructura es la siguiente:
Balance de comprobación de sumas y saldos:
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Cuenta
Sumas Debe
Sumas Haber
Saldo Debe
Saldo Haber
Para su elaboración se siguen los siguientes pasos :
1. Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en el debe como en
el Haber.
2. Se obtiene para cada cuenta el saldo de la misma. El saldo se obtiene por diferencia
entre el Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo o de gastos.
En caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo (tanto el Neto Patrimonial como el
Exigible), el saldo se obtiene por diferencia entre el Haber y el Debe.
3. Las sumas y los saldos obtenidos se llevan al Balance.
Durante la pasantía se evaluó los últimos 3 meses en comparación con el
periodo actual y se pudo sacar la conclusión de que la anulación de cheques que la
anulación constante de cheques y la falta de control de las órdenes de pago
―pasivas‖ hacen una mala interpretación de los estados financieros. Por lo que se
puede decir que la mala interpretación de los estados financieros proviene de parte
de los procesos administrativos que no se realizan de una mejor manera. Por eso
se realizo el seguimiento de los documentos contables y del presupuesto
extraordinario el cual viene emitido con partidas deformadas, en el periodo actual
se realizaron ajustes correspondientes a los meses anteriores para enmendar
situaciones que agobian a la institución reclasificaciones para cuentas de
inventarios mediantes estas corrección encontradas y solucionadas se realizo una
mejora para su interpretación ya que los meses anteriores arrojaban perdidas en el
estado de resultados y partidas sobregiradas en el balance de comprobación de allí
se patio en búsqueda de partidas que no corresponden a su naturaleza
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LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO ACORDADO
Todas las actividades fueron cumplidas de manera satisfactoria, sin mayor
grado de dificultad, obteniendo de esta forma la experiencia y los conocimientos
necesarios y requeridos para un buen desempeño en el área de Contabilidad. Entre
las actividades desarrolladas están: Control del efectivo por medio de
conciliaciones, Ajustes contables para enmendar errores e incluir partidas del
presupuesto extraordinario, Reclasificación contable, IVA/ISLR, entre otros, se
realizaron sin ninguna complicación ya que se recibió orientaciones del personal
en esta área con respecto a cada una de las actividades que se realizaba.
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DIFICULTADES Y FACILIDADES ENCONTRADAS DURANTE EL
PROCESO DEL DESARROLLO DE LA PASANTÍA
Limitaciones
Para la realización de este informe de pasantía no hubo ninguna limitación,
puesto que se cubrieron es su totalidad los objetivos específicos propuestos.
Facilidades
 Un excelente clímax organizacional en el departamento por lo cual facilito
la experiencia laboral.
 Colaboración por parte de los empleados del departamento en brindar el
conocimiento necesario en la realización de las actividades.
Aportes dados a la organización
 La aplicación de los conocimientos teóricos, en el área administrativa;
adquiridos durante el proceso de enseñanza, a la parte práctica de la
organización, en materia planes y programas.
 El apoyo dado a la organización para agilizar las operaciones en el
Departamento Administrativo, debido a la carga de funciones que
diariamente recaen sobre tres personas.
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APRECIACIÓN SOBRE LOS CONOCIMIENTO ADQUIRIDO A NIVEL
TEÓRICO Y PRÁCTICO
NIVEL TEORICO
El cierre contable es el proceso que consiste en cancelar las cuentas de
resultados (compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y
costos de producción) y trasladar dichas cifras a las cuentas de balance respectivas
(activo, pasivo y patrimonio). Este cierre permite conocer el resultado económico
del periodo y cuantificar las ganancias o las pérdidas.
El resultado del cierre de las cuentas de resultados se debe incluir en la cuenta
de patrimonio. Esto quiere decir que, si los resultados son positivos (utilidades), la
cuenta de patrimonio aumentará, mientras que si los resultados son negativos
(pérdidas), dicha cuenta disminuirá.
Para cancelar o cerrar las cuentas de resultados, es necesario realizar ajustes
(depreciación de los activos fijos, amortización de los activos intangibles, etc.) y
conciliaciones (de cuentas bancarias).
En resumen, el cierre contable implica, como primer paso, la regularización de
las cuentas de gastos e ingresos para obtener el resultado del ejercicio. Esto
permitirá saber cuánto se ha ganado o perdido en el periodo. Luego se debe
regularizar las cuentas de patrimonio neto (si aumentó o disminuyó según las
ganancias o pérdidas) y, finalmente, cerrar todas las cuentas con saldo para que el
mismo sea igual a cero.
Es posible que surjan diversos problemas con el cierre contable a partir de
errores en los registros de los movimientos. Entre los más comunes se encuentran
las anotaciones con valores equivocados, las anotaciones en cuentas erróneas
(anotar gastos como ingresos o viceversa) y las operaciones no documentadas
(como una compra sin factura).
33
Provisión de gastos y pérdidas
Mediante las provisiones la empresa registra por adelantado aquellos gastos o
pérdidas de las que se conoce el importe, pero se desconoce el momento exacto en
que tendrán lugar. El hecho de que el registro se produzca por adelantado obedece
al principio de prudencia, según el cuál los gastos y las pérdidas deben
contabilizarse en el momento en que se conoce su existencia, mientras que los
ingresos y beneficios sólo pueden contabilizarse cuando efectivamente se han
producido.
Dentro de los procesos que conforman el cierre contable del ejercicio
económico se incluye el cálculo y el registro de las provisiones correspondientes
al ejercicio que se cierra. En cuanto al cálculo se estará a lo previsto en las
normas contables, existentes al respecto. Siempre con independencia de lo que
establecen las normas tributarias. Por cuanto la normativa contable no está en
ningún caso sometida a la fiscal, ni viceversa. De igual manera, las provisiones se
registrarán en las cuentas previstas a esos efectos por el PGC, clasificadas por la
naturaleza de los gastos o de las pérdidas registradas. Por ejemplo: Para riesgos y
gastos: Provisión para pensiones y obligaciones similares. Provisión para
impuestos. Etc. De inmovilizado: Provisión por depreciación del inmovilizado
inmaterial. 292. Provisión por depreciación del inmovilizado material. Etc. De
existencias: Provisión
por
depreciación
de
mercaderías.
Provisión
por
depreciación de materias primas. Etc. Por operaciones de tráfico: Provisión para
insolvencias de tráfico. Etc. Financieras: Provisión por depreciación de valores
negociables a corto plazo de empresas del grupo. Etc.
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Revisión de los registros contables Detección y corrección de errores
A lo largo del ejercicio económico los responsables de recoger y registrar los
hechos económicos (administrativos y contables) que se hayan producido pueden
cometer errores involuntarios al registrarlos. Estos errores pueden ser
cuantitativos: anotaciones contables con valores equivocados; o cualitativos:
anotaciones contables en partidas (cuentas) equivocadas. Mediante este proceso
se detectan y corrigen los errores efectuando los asientos de rectificación que
correspondan: asientos de anulación, asientos complementarios, etc.
Operaciones no formalizadas
En la fecha de cierre del ejercicio económico, que puede coincidir o no con el
31 de diciembre de cada año, suelen quedar hechos económicos (operaciones) que
no están completamente documentados, por ejemplo: compras entradas en el
almacén, pero de las que no se han recibido las facturas o, si se han recibido, no se
han aprobado; ventas entregadas a los clientes sin que hayan sido facturadas o que
están pendientes de aprobación por los mismos.
Reclasificaciones
El PGC establece que determinadas operaciones de
inversión y/o financiación de la empresa que en su origen tenían un vencimiento o
devengo (momento en el que nace el derecho de cobro o la obligación de pago) a
largo plazo (más allá de la fecha de cierre del ejercicio económico) deben ser
registradas como operaciones a corto plazo por la parte del importe total cuyo
vencimiento o devengo se produzca durante el ejercicio económico. Las partidas
o cuentas que recogen las operaciones de las que se derivarán estas
reclasificaciones son las siguientes:
Cuentas representativas de operaciones de financiación o de otras deudas
contraídas por la empresa a largo plazo: Empréstitos y otras emisiones análogas.
Deudas a largo plazo con empresas del grupo y asociadas.
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Deudas a largo plazo por préstamos recibidos y otros conceptos. Fianzas y
depósitos recibidos a largo plazo.
Cuentas representativas de operaciones de inversión o de otros créditos
concedidos por la empresa a largo plazo: Inversiones financieras en empresas del
grupo y asociadas. Otras inversiones financieras permanentes. Fianzas y depósitos
constituidos a largo plazo. Provisiones de inmovilizado.
Ajustes de Gastos
Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de
pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un cargo a
una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo.
A continuación se muestran tres tipos de ajustes de gasto:
Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del
periodo antes de efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se van
acumulando se llaman gastos devengados o incurridos.
Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron como un
activo o como un gasto cuando se pagaron. Un gasto pagado por
anticipado es un activo y se produce cuando se pagan gastos que abarcan
uno o más periodos contables futuros. Cuando el pago se hace antes de que
se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido por lo general
se hace el cargo a la cuenta de un activo, debido a que representa un costo
no vencido y que se empleará en periodos futuros, para producir ingresos.
Sin embargo se puede utilizar una cuenta del estado de resultados para
registrar el gasto cuando se paga. Cuando se usa una cuenta del estado de
resultados para anotar el asiento inicial, es necesario ajustar una cuenta de
gastos para bonificar cualquier parte no utilizada o vencida, y pasar el
importe a una cuenta del balance general.
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Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil, mediante
el proceso de depreciación. Al proceso de cancelar o disminuir el costo de
un activo fijo, con la excepción de terrenos, a lo largo de su vida útil
estimada se le conoce como depreciar el activo o simplemente como
depreciación. Cuando se distribuye el costo del activo fijo a lo largo de su
vida útil estimada, se carga a la cuenta de depreciación y se acredita a la
cuenta de depreciación acumulada.
Interés Acumulado
El interés que se carga en préstamos a corto plazo (30,60 o 90 días) es el gasto
o costo de pedir dinero prestado. El interés se va acumulando según pasa el
tiempo. Pero el pago de la cantidad tomada mas el interés, no se efectuará hasta la
fecha de vencimiento del préstamo.
Ajustes de Ingresos
Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos
que al momento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido
devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una
cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el ultimo día del periodo contable.
Existen dos tipos de ajustes de ingresos:
Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados.
Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se
devenguen se convertirán en ingresos.
Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba efectivo
del cliente, o de que se contabilice la operación en los registros contables. Estos
ingresos que se han devengado pero que aun no se han recibido o registrado se
llaman ingresos devengados.
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Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga a la cuanta
de efectivo y por lo general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de
clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso aun no se ha
ganado.
Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se registran en una
cuenta de pasivo al momento en que se recibe el pago.
Cuando se usa una cuenta de resultados para registrar el asiento inicial, será
necesario el ajuste a una cuenta de ingresos para cancelar cualquier ingreso no
devengado y traspasar el importe a una cuenta de pasivo.
PRACTICO:
Manejo del programa S.A.C.O.F.I.G.O ―Sistema Administrativo, Contable
y Financiero para Gobierno‖
Elaborar las conciliaciones para el control y seguimiento del efectivo.
Ajustar los resultados de los movimientos contables.
Revisar y codificar las diferentes operaciones ordinarias y extraordinarias
(transferencias, reintegros y caja chica)
Técnicas para analizar los cierres mensuales y anuales, originando los
Estados Financieros (Balance de Comprobación, Estado de Resultado y
Estado de Situación Financiera).
Reclasificación contable de cuentas que no corresponden.
Reconocimiento de partidas que no ejecuta el presupuesto ―ordinario‖ y
pasa a formar parte del presupuesto extraordinario.
Las cuentas nominales mueren en el año, en cuanto las reales perduran en
el tiempo.
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CONCLUSIÓN
Una vez realizadas las actividades programadas por esta pasantía, las
conclusiones son:
1. En el Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE) no existe un
Manual de Normas y Procedimientos actualizados para el adecuado
manejo y conocimiento de las distintas funciones de los departamentos que
lo integran, cabe destacar que el mismo ha ido evolucionando con el
transcurrir de los años y necesita mantener esta información al día.
2.
A pesar de que el Instituto cuenta con un Sistema de Información integral
como lo es el S.A.C.O.F.I.G.O, existen ciertas debilidades con respecto al
manejo del mismo, puesto que le realizan modificaciones constantes y esto
no permite mantener una información veraz y oportuna en un momento
determinado.
3. El INCE brinda la oportunidad a los estudiantes de realizar las pasantías
dentro del Instituto.
4. Durante el periodo de pasantía se pudo observar que en el Instituto existe
una gran armonía de trabajo y un ambiente calido, que permite laborar con
tranquilidad.
5. Se pudo evidenciar que no existen listados de Activos Fijos actualizados,
la mayoría de los activos que tiene asignados el INCE Regional Bolívar,
no se encuentran identificados en cuanto a su ubicación y quien es el
responsable del mismo.
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RECOMENDACIONES
INCES: (Instituto nacional de capacitación y educación socialista)
Después de haber cumplido con el proceso, podemos sugerir:
1. Se propone actualizar el Manual de Normas y Procedimientos de la
Institución, con el fin de que se maneje de forma óptima los procesos de
cada departamento y se incluyan las nuevas secciones creadas con el
transcurrir de los años y que necesitan de ser reflejadas en el mismo.
2. Se plantea estabilizar al Sistema S.A.C.O.F.I.G.O, esto con el fin de lograr
un información congruente y oportuna en todo momento, mantener
actualizado a todo el personal que trabaje bajo este sistema para así ahorrar
en el costo de hora hombre y aprovecharlo en realizar otras actividades.
3. Seguir el Instituto brindando su apoyo a los estudiantes que estén
interesados en la realización de sus pasantias.
4. Seguir manteniendo esa armonía dentro y fuera de la Institución, puesto
que en un lugar de trabajo con esas características es mucho más fácil y
cordial laborar.
5. Se sugiere realizar como mínimo dos (2) inventarios de Activos Fijos al
año, considerando la cantidad de Bienes con que cuenta la Institución y a
las constantes movilizaciones que esta realiza de una dependencia a otra y
dentro de la misma, lo que permitirá mantener actualizados los listados de
Activos Fijos.
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UNEG: (COORDINACIÓN DE PASANTÍA)
En función de la experiencia adquirida a través del proceso de pasantía se
recomienda lo siguiente:
1. La: Coordinación de Pasantia en aras de mejorar sus funciones debe
Contar con información actualizada como: folletos, libros, informes, que
puedan proporcionar información de asesoramiento al pasante.
2. Efectuar charlas de orientación que permitan ubicar al pasante en su
respectivo campo laboral y de esta forma evitar posibles inconvenientes.
3. Estar en contacto con el pasante durante el proceso de inducción de la
pasantía para llevar un control en cuanto al plan de trabajo.
4. Tener una comunicación constante con los tutores académico e industrial.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍA
INCES Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista. Manuales de
normas y procedimientos actualizados.
Constitución Bolivariana de Venezuela en Gaceta Oficial Nº 37.809 de fecha 03
de Noviembre
Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector público en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.891 Extraordinario.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
Publicación Nº 20 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Ley Orgánica del Régimen Presupuestario.
Reglamento Parcial Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público, Sobre el Sistema de Contabilidad Pública.
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