evaluacion matrices de riesgos e indicadores de

Anuncio
EVALUACION MATRICES DE RIESGOS E
INDICADORES DE GESTION 2012
INFORME DE AUDITORIA INTERNA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
EDWIN CABRALES BONIVENTO
Asesor de control interno
CRISPULO DELUQUE DIAZ
Auditor auxiliar
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
RIOHACHA, DICIEMBRE DE 2012
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
INDICE
1. INTRODUCCIÓN
2. HECHOS RELEVANTES DEL PROCESO AUDITADO
3. MARCO GENERAL DEL INFORME
3.1. Objetivos de la Auditoria
3.1.1. Objetivo general
3.1.2. Objetivos específicos
3.2. SUBSISTEMAS, COMPONENTES Y ELEMENTOS DE CONTROL
INTERNOS AUDITADOS
3.2.1. Técnicas de auditoría aplicadas
3.2.1.1. Verificación a los documentos Respaldatorios
3.2.2. Procedimiento de auditoria
3.2.2.1. Procedimiento de cumplimiento
3.2.3. Tipos de evidencias
3.2.3.1. Evidencias documentales
3.2.4. Referencia legal y procedimental (papeles de trabajo utilizados o
documentación verificada)
3.3. IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE DE LA AUDITORIA
3.4. IDENTIFICACIÓN DEL AUDITADO Y DEMÁS PERSONAS QUE
COLABORAN
3.5. IDENTIFICACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORIA
3.6. FECHAS Y LUGARES EN QUE SE REALIZO LA AUDITORIA
3.7. DOCUMENTACIÓN VERIFICADA
4. ACLARACIONES PREVIAS
5. OBSERVACIONES, HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
1. INTRODUCCIÓN
El presente informe define el concepto y seguimiento a las matrices de riesgo
e indicadores de procesos Teniendo en cuenta la importancia de lo que es la
planificación de los proyectos y el cronograma de todas las actividades a
realizar durante la vigencia 2012 en la planeación y desarrollo de las
actividades, partiendo de la implementación de una serie de componentes que
permitan generar un ambiente favorable de control en la organización, en aras
del cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.
Los indicadores de procesos permiten a los servidores incrementar sus
capacidades para ejercer control sobre los procesos y funciones de todas las
dependencias de la Universidad de la Guajira y en todos los niveles, pues de
ello se deriva la eficiencia y la eficacia de los procesos buscando con esto un
adecuado sistema integral de calidad que se refiere principalmente a la
responsabilidad que tenemos todos con las metas de la institución, el control de
los riesgos y el mejoramiento continuo.
El propósito de esta auditoría es evaluar y verificar el grado de avance y
compromiso que existe en los funcionarios hacia el mejoramiento de los
procesos en el proyecto institucional academia y la proyección social, a partir
de la evaluación de las matrices de riesgos e indicadores de gestión de las
diferentes dependencia de la universidad de la Guajira. Asimismo se pretende
verificar, la efectividad de los controles e indicadores para detectar los riesgos
que puedan atentar en contra de las metas propuesta, igualmente verificar el
grado de avance de los indicadores de gestión y si han sido pertinentes para
cada actividad o proyecto.
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
Como parte esencial de nuestro proceso y como complemento a la gestión
establecida dentro en el plan de acción 2012, nos propusimos evaluar las
matrices de riesgo e indicadores de gestión, con fundamento en la norma MECI
y la ley 87 de 1993.
La metodología y las técnicas utilizadas para la evaluación y seguimiento a las
matrices de riesgo e indicadores de gestión, fueron parte fundamental para
determinar los resultados esperados y para que estratégicamente se verifico la
implantación de controles en las actividades propuestas, la efectividad, la
pertinencia, el seguimiento y los resultados de cada actividad programada.
Los resultados obtenidos han permitido evidenciar cuales son los controles
fijados para el cumplimiento de cada proyecto o actividad programada. Además
se verifico la pertinencia y efectividad de los indicadores de gestión en cada
proceso área o dependencia.
2. HECHOS RELEVANTES DEL PROCESO AUDITADO
Como hecho relevante en la evaluación y seguimiento del proceso auditado,
podemos mencionar que la mayoría de los líderes de los procesos no concina
de la matriz de riesgo, los indicadores de gestión y la tabla de ponderación de
los riesgos en sus respectivos procesos.
En virtud de lo antes dicho y como fundamento en la misma, las matrices e
indicadores no fueron construidos con los lideres o dueño de los procesos, sino
que se las enviaron elaboradas desde la oficina de planeación, lo cual creo en
cada uno de ellos un desconocimiento total de la caracterización, matriz de
riesgo e indicadores de gestión de sus procesos.
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
Igualmente podemos mencionar que a pesar que se ha dado muchas
socializaciones, capacitaciones, orientaciones y mesas trabajo para que se
conozca e implemente el SIGUG en la institución, no ha sido posible
implementar de manera integral los procedimientos, políticas, objetivos,
directrices y formatos complementarios para evidenciar o registrar las
actividades o acciones de cada proceso.
La necesidad de operar con un sistema de gestión integrado, va a permitir
dinamizar los procesos o procedimientos de la institución, es por esto y por
muchas razones más que se hace necesario que todos los funcionarios,
administrativos y lideres de proceso se apropien de del sistema para que los
resultados esperados se materialicen en cada una de las actividades o
acciones desarrolladas.
Con la misma intensión, podemos mencionar que la mayoría los líderes de
procesos no delegan el recibimiento de los auditores, sino que hubo que
esperar el espacio de algunos de ellos para ejecutar la auditoria, generando
retraso en el cronograma planeado y enviado a cada uno de ellos. Esto
evidencia que no se están realizando las actividades de mejora continua en
cuanto a direccionar las acciones a todos los involucrados del proceso para
que se maneje una sola información.
La planeaciones en las organizaciones es una de las herramientas
administrativas que nos permite mantener una estructura en los procesos, por
ello en cada proceso se debe mantener ese instrumento para fortalecer el éxito
de cada una de las metas propuestas en los planes de acción.
Es de resaltar la dedicación y compromiso de tuvieron los auditores auxiliares
para lograr completamente la ejecución de las auditorias, asimismo es de
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
resaltar que a pesar de la demora por parte de los auditados, se logro cumplir
con el objetivo fundamental de la auditoria a cada una de los planes de acción
de las aéreas o procesos de la institución.
Durante la ejecución de la auditoria a las matrices de riesgos e indicadores de
gestión, no se presento actos de resistencia o negación para el suministro de
información para ser verificada o confrontada, continuamente se observo
disposición y armonía en la revisión de los documentos soportes que
evidenciaran la ejecución de las actividades propuestas en cada plan de
acción.
Las dependencias o aéreas de la institución auditadas, hacen parte de la sede
principal, lo cual es importante anotar que hizo falta auditar todos los planes de
acción de las extensiones, puesto que no se conto con las herramientas
necesarias para trasladarse a las distintas sedes.
De los hallazgos detectado de procede a realizar los planes de mejoramientos
para evitar que se vuelvan a repetir y lograr que se minimice, controle y
administre los riesgo potenciales.
Es importante aclarar qué anteriormente no se había evaluado y verificado las
matrices de riesgo y asimismo los indicadores de gestión.
3. MARCO GENERAL DEL INFORME
3.1. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
3.1.1. OBJETIVO GENERAL
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
Evaluar, verificar e informar las matrices de riesgo e indicadores de gestión de
la Universidad de la Guajira vigencia 2012
3.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Para el logro del objetivo general nos propusimos realizar los siguientes
objetivos específicos:
Evaluar y verificar las matrices de riesgo y los indicadores de gestión de la
vigencia 2012.
Verificar y comprobar los tipos de controles planteados en cada actividad
para minimizar los riesgos.
Corroborar comprobar la pertinencia y efectividad de los controles.
Elaborar y presentar un informe final sobre los hallazgos detectados
producto de las evaluaciones o seguimientos propuestos.
Elaborar, presentar y enviar los formatos de planes de mejoramientos a
cada dependencia o área evaluada.
3.2. SUBSISTEMAS, COMPONENTES Y ELEMENTOS DE CONTROL
INTERNOS AUDITADOS
Es importante aclarar, que esta auditoría se realizo según lo Proyectado en el
Plan de Auditoria de la Vigencia 2012.
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
Asimismo la auditoría interna realizada, permitió evaluar el sistema de control
Interno de la siguiente manera:
SUBSISTEMA
COMPONENTE
ELEMENTOS
políticas de operación
Control de Gestión Actividades de Control
controles
Indicadores
Direccionamiento
Estratégico
planes y programas
Control
identificación del riesgo
Estratégico
Administración del
Riesgo
análisis del riesgo
valoración del riesgo
política de administración de
riesgo
Evaluación
Auditoría Interna
Independiente
Control de
Planes
Evaluación
mejoramiento
de
Plan de mejoramiento
institucional
Plan de mejoramiento
individual
3.2.1. TECNICA DE AUDITORIA UTILIZADAS
3.2.1.1. VERIFICACION A LOS DOCUMENTOS RESPALDATORIOS
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
La técnica de Auditoria utilizada para la verificación a los documentos
Respaldatorios de las matrices de riesgos e indicadores de gestión vigencia
2012, fue la confirmación y verificación de la información.
Este procedimiento inicio con el envió del cronograma de visitas, luego este
documento se remitió a través de medio físico y correo electrónico institucional
a los encargados de las dependencias o líderes de aéreas.
Además se elaboró y envió un formato o lista de chequeo en el cual se debía
diligenciar al momento de iniciar la auditoría interna.
Una vez terminado en cronograma de visita, se procedió a analizar, comparar y
organizar, los resultados, de tal manera que se levanto suficiente argumento
para preparar el informe final.
Dentro de los documentos verificados que respaldan el informe final de las
matrices de riesgo e indicadores de gestión, se encuentran:
Matrices de riesgos de cada proceso
Indicadores de gestión de cada proceso
Cronogramas de actividades
Lista de chequeo para la verificación y comprobación de registros
3.2.2. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
Este procedimiento consiste en utilizar las técnicas de auditoría pertinentes
para la obtención de evidencia suficiente y adecuada sobre la base de
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
información requerida, así mismo se determina la oportunidad, la naturaleza y
el alcance de la realidad de los hechos que afectan el proceso de ejecución de
las matrices de riesgos e indicadores de gestión de cada proceso, conforme a
las actividades programadas para la vigencia 2012.
3.2.2.1. PROCEDIMIENTO DE CUMPLIMIENTO
El procedimiento de auditoría aplicado para la obtención de evidencias
suficiente y pertinente que soportan la formulación de este informe, se dio con
la verificación a los documentos normativos Respaldatorios, a los documentos
fuentes que reposan (ponderación y análisis de efectividad de los controles) en
cada Aéreas o dependencia de la entidad.
Además se analizo, la pertinencia de los indicadores y su efectividad, esto con
el fin de determinar si son lo suficientemente aplicados o acordes a las
actividades programadas.
3.2.3. TIPOS DE EVIDENCIAS
3.2.3.1. EVIDENCIAS DOCUMENTALES
Para mayor Grado de confiabilidad del informe y soportado en un proceso
transparente y objetivo, utilizamos la evidencia documental, la observación
directa, y la verificación de instrumentos, lo cual permitió examinar la
información obtenida, revisando uno a uno los documentos que soportan la los
controles e indicadores en cada matriz del periodo 2012.
3.2.4. REFERENCIA LEGAL Y PROCEDIMENTAL (PAPELES DE TRABAJO
UTILIZADOS O DOCUMENTACIÓN VERIFICADA)
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
Como marco de referencia legal se analizo y comparo las matrices de riesgos e
indicadores de gestión de cada proceso, área o unidad académica, lo cual
contienen los controles, acciones e indicadores, programados en la vigencia
2012.
Además de lo anterior, se puede evidenciar el procedimiento para la evaluación
de las matrices de riesgo e indicadores de de gestión y la matriz de
caracterización de procesos. Allí se puede detallar el procedimiento mediante el
cual se debe evaluar las matrices motivo de esta auditoría.
Para soportar la información que sustenta este informe, identificamos y
anexamos lo siguiente:
 Matriz de caracterización de cada proceso
 Oficio remisorio con el cronograma de actividades propuesto
 Programa de auditoria
 Cronograma de actividades
 Matriz de riesgo de cada proceso auditado.
 Lista de chequeo
 Informe final de los auditores auxiliares.
3.3. IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE DE LA AUDITORIA
Nuestra auditoria tiene fundamento en el plan de auditoría vigencia 2012,
presentado al comité de coordinación de control interno. Además de lo anterior,
fue solicitada por el nominador de la entidad Dr. Carlos Arturo Robles Julio,
quien tuvo a bien recomendar el seguimiento, la verificación, la comprobación e
informar sobre los hallazgos detectados en la ejecución de esta auditoría y,
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
verificar, evaluar e informar sobre los controles identificados en las matrices de
riesgo e indicadores de gestión del periodo 2012.
3.4. IDENTIFICACIÓN DEL AUDITADO Y DEMÁS PERSONAS QUE
COLABORARON
La identificación de el personal auditado en el proceso de seguimiento y
evaluación es importante, puesto que permite identificar quienes cumplieron
cabalmente con las actividades o acciones programadas en sus respectivos
matrices, a efecto de concertar acciones que permitan minimizar los riesgos, a
efecto de dar cumplimiento al plan de desarrollo institucional que depende en
gran medida de los controles programados
Los auditados que tuvieron a bien recibir el equipo auditor de la oficina de
control interno, para la evaluación y seguimiento de este procedimiento, son
todos los líderes de procesos identificados en la institución.
3.5. IDENTIFICACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORIA
El equipo de auditoría que participo en la ejecución de esta auditoría estuvo
conformado por profesionales competentes, quienes desarrollaron sus
actividades conforme a lo descrito en el plan de auditoría y al programa para
alcanzar los objetivos trazados.
El quipo estuvo conformado por:
EDWIN CABRALES BONIVENTO
Coordinador de auditoria
CRISPULO DELUQUE DÍAZ
Auditor auxiliar
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
3.6. FECHAS Y LUGARES EN QUE SE REALIZO LA AUDITORIA
A pesar de las dificultades que se presentaron en el desarrollo de esta auditoría
pudimos avanzar en el objetivo propuesto, gracias a la insistencia del equipo
que siempre mantuvo una actitud positiva y emprendedora para que se lograra
cumplir con los objetivos deseados.
La fecha de en que se ejecuto la auditoria es la siguiente:
Fecha reunión de apertura y de inicio: 17 de Julio de 2012
Fecha Entrega 1er avance: 17 de septiembre de 2012
Fecha entrega 2do avance: 12 de octubre de 2012
Fecha entrega informe final: 30 de noviembre de 2012
Fecha entrega de plan de mejoramiento: diciembre 17 de 2012
El lugar donde se desarrollo la presente auditoria tuvo como epicentro la
ciudadela universitaria, km 5 vías a Maicao sede principal.
4. ACLARACIONES PREVIAS
El objetivo fundamental de este informe tiene como propósito informar sobre la
aplicación de los controles, lineamientos y reglamentos establecidos por la
institución para la ejecución de las matrices de riesgos e indicadores de gestión
2012.
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
Es importante aclarar que esta auditoría, está proyectada en el plan anual de
auditoría presentado por esta oficina ante comité de coordinación de control
interno, cuyo órgano es el encargado de asesorar a la administración para que
logre ejecutar sus políticas, controles, planes y procedimientos conforme a lo
dispuesto en el plan de desarrollo institucional
Además de lo anterior, es importante mencionar que el flujo de la información
para la elaboración y presentación de este informe, no tuvo dificultad y fue
oportuna, lo cual evidencia que muchos de los funcionarios a los que se le
requirió los datos lo suministraron efectivamente, se observo compromiso y
receptividad con el proceso y en algunos casos, los lideres de cada proceso se
apersonaron de atender a los auditores auxiliares.
En el caso de las extensiones, no se pudo evaluar, puesto que no se conto con
los recursos necesarios para el traslado del auditor imposibilitando el accionar
de la auditoria.
Es importante aludir el compromiso que nos asiste desde esta oficina en
donde, es nuestra responsabilidad evaluar y hacerle seguimiento a todos los
proceso de la institución. En tal sentido, es preciso aclarar que debido a una
orden expresa del señor rector, en donde solicito auditar inmediatamente el
proceso de descarga académicas IPA 2012, permitió interrumpir las actividades
que veníamos desarrollando en el proceso de evaluación a las matrices de
riesgo e indicadores de gestión. Esta interrupción dilato el cronograma de
actividades programado para ejecutar las auditoria y, debido a esto no se
cumplió cabalmente con lo programado aplazando a ciertos procesos para ser
evaluados a partir de que ingrese a la institución después de vacaciones en el
2013.
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
5. OBSERVACIONES, HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES
5.1. OBSERVACIONES
5.1.1. Gestión del Talento Humano
El proceso de gestión de talento humano está liderado por la doctor Edwin
Cardeño Pórtela, quien nos atendió muy amablemente delegando a su equipo
de colaboradores
los cuales se
mostraron interesados en el proceso y,
quienes estuvieron puntuales a nuestra llamado.
Se hizo la introducción, explicando el objetivo de nuestra visita, asimismo se
hicieron
las
respectivas
sugerencias
y
recomendaciones
las
cuales
consideraron oportuna y de gran importancia.
De acuerdo con la evaluación se evidencio lo siguiente:
Hallazgo Administrativo No 1
En la dependencia del talento humano, conocen las matrices de riesgo y sus
respectivos indicadores de procesos pero no está terminado en su totalidad,
referente a sus actividades y con respecto a las políticas, objetivos, formatos y
guías establecidas.
Hallazgo Administrativo No 2
En los procedimientos que se ejecutan día a día, encontramos que los planes
de acción se están cumpliendo a cabalidad y van en concordancia con la matriz
de riesgo e indicadores de procesos, pero no están ajustados al plan de acción
de la vigencia para medir el cumplimiento de las actividades, acciones o tareas
programadas.
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
Hallazgo Administrativo No 3
Se pudo Evidenciar que se están esforzando para cumplir con el plan de
capacitación, pero se ha dilatado el tiempo y el espacio para que se logre
cumplir con el plan de capacitaciones. Esto permitió detectar q
ue no se ha
cumplido cabalmente con el plan de capacitaciones programado por la
dependencia para la vigencia 2012. Como fortaleza de este proceso pudimos
observar que se tiene en un 70 a 80 % de docentes con títulos de Doctores y
de magíster. Además se evidencio que se tiene un porcentaje (60%) de la
nomina de docentes dedicados a la investigación.
Hallazgo Administrativo No 4
Comprobamos que existen indicadores en la matriz de riesgo que no son de la
competencia de la oficina de Talento humano, puesto que hacen parte de las
funciones de la vicerrectoria académica,
Hallazgo Administrativo No 5
Se evidencio que ciertos procedimientos levantados y publicados en el SIGUG,
para el proceso de gestión Talento Humano, no son de su competencia tal es
el caso de: la formación docente en doctorados, la formación docente en
magister, la tasa de calificación del relevo de docentes, control de la base o
tasa del relevo de docentes.
Hallazgo Administrativo No 6
Evidenciamos que en la comisión de carrera administrativa no se ha dado la
concertación de objetivos, por tanto la comisión está en mora de finiquitar los
acuerdos que permitan concertar el plan de incentivos y el proceso de
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
evaluación de desempeño. Se recomienda retomar los diálogos con respecto a
este importante tema.
Hallazgo Administrativo No 7
La constante que se presenta en el proceso de gestión de talento humano,
tiene que ver con los inconvenientes o problemas que se presentan
con
deficiencia en el flujo efectivo de información de otras dependencias en el
procedimiento de contratación en cada vigencia, lo cual demuestra que es
lento y deficiente.
5.1.2. Gestión Admisiones y Registros
El proceso de gestión tramites académicos está liderado por la doctora Arinda
Fuentes Orozco, quien estuvo dispuesta a atendernos, y consecuente
al
cronograma estipulado, se mostro puntual a nuestro llamado. Se hizo la
introducción, explicando el objetivo de nuestra visita, la cual era hacerle el
seguimiento respectivo a las matrices de riesgo e indicadores de gestión del
proceso gestión de admisiones y registros. Se hicieron de ambas partes las
respectivas sugerencias y recomendaciones las cuales
consideraron
oportunas y de gran importancia. De este seguimiento se evidencio lo
siguiente:
Hallazgo Administrativo No 8
En la oficina o dependencia de admisiones y registros, conocen sus matrices
de riesgo y sus respectivos indicadores de procesos, pero no están operando
en su totalidad en las actividades respecto a las políticas, objetivos,
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
establecidas en los procedimientos que realizan, se les recomendó aplicarlos
en relación a los proyectos y metas establecidos en los planes de acción de la
dependencia.
Hallazgo Administrativo No 9
El nivel de riesgo de los procesos de ingreso, control y administración de notas
es alto, puesto que no cuentan con un sistema altamente protegido que le
permita asegurar los registros y no sean vulnerados por cualquier persona.
Hallazgo Administrativo No 10
Los controles para la entrega de notas o calificaciones por parte de los
docentes, es casi nula, puesto que se observo que muchos docentes no
ingresan las notas o calificaciones oportunamente, creando de este modo un
alto riesgo en la liquidación de matriculas de los estudiantes ya que no se
tienen los datos fuentes para poder liquidarla, generando una no conformidad
en la prestación del servicio.
Hallazgo Administrativo No 11
Se verifico que los docentes de la facultad de ingeniería programan sus salidas
de campo casi siempre a finales de semestre y esto Conlleva a que las notas o
calificaciones no se entreguen oportunamente, convirtiendo esto en un riesgo
alto en el flujo de la información académica. Este retraso en la información va
a generar una no conformidad en el estudiantado, puesto que no se tiene
efectivamente las calificaciones de los cortes académicos.
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
5.1.3. Gestión Bienestar Social Universitario
El proceso de gestión de Bienestar Universitario está liderado por el doctor
Miguel Panciera Di dzoppola, quien encomendó a su grupo de colaboradores
atender nuestra visita, el cual estuvieron
dispuestos a colaborarnos
oportunamente a nuestro llamado. Se hizo la introducción, explicando el
objetivo de nuestra visita, la cual era hacerle el seguimiento respectivo a las
matrices de riesgo e indicadores de procesos de la dependencia.
Cabe resaltar la organización y planificación de cada uno de los procesos por
parte de los coordinadores de cada área.
De este seguimiento se evidencio lo siguiente:
Hallazgo Administrativo No 12
En la dependencia de Bienestar Social Universitario, conocen las matrices de
riesgo y sus respectivos indicadores de gestión, pero se hace necesario
replantear los indicadores para que permita medir realmente la gestión.
Hallazgo administrativo No 13
Con la evaluación desarrollada en este proceso, pudimos encontrar que los
planes de acción se están cumpliendo a cabalidad y tienen coherencia con la
matriz de riesgo e indicadores de gestión, pero se deben registrar proyectos,
actividades, tareas o acciones trascendentales que permita cumplir con los
objetivos planes, programas y metas institucionales.
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
6. RECOMENDACIONES
Se recomienda elaborar, presentar e implementar un plan de mejoramiento
que permita avanzar y corregir en las dificultades que retrasan la
operatividad de los diferentes procedimientos en esta área y cumplir con los
objetivos y políticas de calidad.
De este mismo modo, revisar la matriz de riesgo y la matriz de
caracterización, para identificar los riesgos y poder aplicar los controles
necesarios
capacitar y sensibilizar al personal a cargo de los diferentes procesos,
sobre la importancia de las matrices de riesgo, la Implementación de los
indicadores de gestión, a efecto de minimizar los riesgos que puedan
afectar el desarrollo de los procedimientos y poder alcanzar los objetivos y
metas trazadas.
Revisar los procedimientos de cada área o dependencia, con el fin de
ajustar y registrar las actividades de cada área o dependencia.
En el proceso gestión de Admisiones y Registro, Se recomienda
implementar un plan de mejoramiento que permita avanzar y corregir las
dificultades que están retrasando la operatividad de los diferentes
procedimientos en esta área y, cumplir con los objetivos de los proyectos
trazados en los planes de acción, para que de esta manera se mejore sus
indicadores de gestión.
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA
CALIDAD “SIGUG”
Código:
IAI-F01
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA
Carácter del Informe
Final
las matrices de riesgo, los indicadores de gestión y los controles de las
aéreas, procesos o dependencias auditados, deben ser revisados para
determinar de manera más concreta la efectividad de los mismos.
Se hace necesario fortalecer los controles en todos los procesos y
procedimientos para que esta herramienta prevenga y minimice los riesgo
en vigencias futuras.
EDWIN CABRALES BONIVENTO
Coordinador de auditoria
Proceso o Dependencia
Auditada
Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión
Descargar