GUÍA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA Dirección de Gobierno en línea @República de Colombia – Derechos Reservados Bogotá DC, septiembre 01 de 2014 Página 1 de 27 GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ____________________________________________________________ 3 2. OBJETIVOS ________________________________________________________________ 4 3. CONCEPTOS CLAVE ________________________________________________________ 5 4. DESCRIPCION GENERAL ____________________________________________________ 7 4.1 4.2 5. EJERCICIO DE INNOVACION PARA DESARROLLO DE APLICACIONES _________ 10 5.1 5.2 5.3 5.4 6. ETAPAS DEL PROCESO _______________________________________________________________ 7 MAPA DE ACTORES __________________________________________________________________ 9 ANÁLISIS DE RETOS __________________________________________________________________10 MARATÓN DE DESARROLLO __________________________________________________________15 DESARROLLO _______________________________________________________________________24 DIFUSIÓN Y USO _____________________________________________________________________26 CRONOGRAMA ____________________________________________________________ 27 Página 2 de 27 GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA 1. INTRODUCCIÓN E n la búsqueda permanente por parte del gobierno y de las entidades públicas de proporcionar servicios directos que generen valor a los ciudadanos, de incrementar una cultura de innovación, de promover un gobierno abierto y de aprovechar cada una de las tecnologías que faciliten la relación del ciudadano con el estado, surge la necesidad de crear una guía para el desarrollo de aplicaciones a través de ejercicios de innovación abierta, que le permita a las entidades públicas generar canales en los que la ciudadanía, las comunidades de desarrollo, la academia y en general cualquier persona interesada, puedan participar y colaborar en la ideación de soluciones de diferentes problemáticas de los ciudadanos. Con esta guía, se espera contribuir a la planeación y ejecución de acciones concretas enfocadas al desarrollo de aplicaciones en espacios de innovación abierta, para el aprovechamiento de la información pública dispuesta por las entidades y a su vez facilitar la colaboración de terceros en el mejoramiento de servicios de valor para la sociedad y el estado. Bajo un esquema colaborativo, participativo y ágil para la generación de múltiples desarrollos en cortos intervalos de tiempo, los ejercicios de innovación se presentan como una oportunidad única para incentivar la ampliación de la oferta institucional, mejorar la calidad de los servicios del Gobierno y genera un valor agregado a la participación de la ciudadanía en la construcción de política pública. . Página 3 de 27 GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA 2. OBJETIVOS La presente guía tiene como objetivo ofrecer un documento simple y amigable para la planeación y desarrollo de aplicaciones a través de ejercicios de innovación abierta, que permite a las comunidades de desarrollo generar soluciones dirigidas a los ciudadanos resolviendo problemáticas presentadas en la oferta de servicios de las entidades del Estado. Así, la guía mostrará de forma estructurada organizada y consecutiva, las actividades que debe realizar cualquier entidad, interesada en desarrollar este tipo de ejercicios para la generación de productos apropiados para sus usuarios y la entidad. Este documento brinda un paso a paso para el análisis de necesidades, la generación de contenidos, y estrategias de organización interna y externa de la entidad, para que los espacios de innovación abierta para desarrolladores, tengan los resultados esperados para cada uno de los actores participantes. Adicionalmente, la guía presentará los aspectos detallados y recomendaciones generales, derivadas de la experiencia obtenida por la Dirección de Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en la realización de estos ejercicios donde a través del uso de datos abiertos, las entidades se han visto beneficiadas con aplicaciones que brindan mejoras en la prestación de servicios dirigidos al ciudadano. Página 4 de 27 GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA 3. CONCEPTOS CLAVE ¿Qué es un Gobierno Abierto? Es un Gobierno basado en los principios de transparencia, colaboración y participación. ¿Cómo se logra tener un Gobierno Abierto? Promoviendo la rendición de cuentas y facilitando el control social Estableciendo relaciones de cooperación con los ciudadanos y con todas las organizaciones de la sociedad Generando mecanismos para captar las opiniones e ideas de los ciudadanos, implicándolos en la identificación y solución de los problemas sociales y en la construcción colectiva de las políticas. ¿Qué es Innovación Abierta? Es acceder al talento existente fuera de los límites de una organización para innovar. No solo los conocimientos o ideas de externos son tenidos en cuenta en un ejercicio de innovación abierta, sino también sus habilidades para desarrollar las posibles soluciones planteadas. Una forma, que ha ganado mucha popularidad en distintos escenarios nacionales e internacionales debido a los buenos resultados logrados, son lo Maratones de Desarrollo o convocatorias abiertas donde se dan soluciones a necesidades concretas teniendo como insumo la información disponible. ¿Se puede hacer innovación abierta en el sector público? Claro que sí, un componente fundamental es la voluntad de las entidades participantes en abrir espacios donde terceros den soluciones usando herramientas no tradicionales, para dar solución, a problemáticas sociales específicas y para contribuir al mejoramiento de los servicios del Estado. De esta forma, no solo se logra innovar en el sector público sino que se avanza hacia la generación de un Gobierno Abierto. La base principal de un ejercicio de innovación abierta es el uso de la información de carácter público que generan las entidades del Estado esta es el insumo para la generación de servicios de valor agregado que beneficien a toda la comunidad. Página 5 de 27 GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA Maratones de Desarrollo: Innovación abierta en el sector público Las Maratones de desarrollo diseñadas por la Dirección de Gobierno en línea del Ministerio TIC tienen como objetivo generar prototipos de aplicaciones, por medio de eventos participativos o de co-creación, donde se encuentran desarrolladores y diseñadores con un alto grado de creatividad, para generar propuestas de soluciones a las problemáticas sociales de forma colaborativa y en un corto espacio de tiempo. Con estas aplicaciones los ciudadanos pueden realizar trámites, utilizar servicios del Estado y apoyar la solución de problemas de vivienda, salud, trabajo, educación, entre otras áreas Los objetivos principales de los maratones de desarrollo establecidos en el marco de la presente guía, son los siguientes: Desarrollar de un ecosistema de innovación abierta Involucrar y estimular a la ciudadanía y a terceros en el desarrollo de aplicaciones que den solución a necesidades de la sociedad y entidades en la prestación de servicios. Estimular la generación y uso de los datos abiertos. Reconocer el talento de desarrolladores de aplicaciones Ampliar la oferta y mejorar la calidad de los trámites del gobierno a través de diferentes dispositivos. Página 6 de 27 GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA 4. DESCRIPCION GENERAL ¿Qué se debe tener en cuenta para la realización de un ejercicio de Innovación abierta para el desarrollo de aplicaciones? 1. El fin último del ejercicio de innovación abierta es la realización de aplicaciones a través de la información disponible para la mejora de los servicios de una entidad. 2. Los ejercicios de innovación abierta deben estar dentro de la planeación de la entidad, conocida y aprobada por los directivos. 3. La ejecución, seguimiento y sostenibilidad de las aplicaciones, así como la realización de los Maratones, requieren de una planeación previa que defina los recursos técnicos, humanos, presupuestales y de tiempo necesario para una adecuada ejecución, desarrollo y durabilidad. 4. Las aplicaciones producidas por desarrolladores en ejercicios de innovación abierta responden a diferentes necesidades, enfoques y temáticas de las entidades y su población objetivo. 5. Debe hacer seguimiento a cada una de las etapas establecidas, asegurando que las decisiones por adoptar y las actividades por realizar sean congruentes y coherentes con las necesidades de usuarios y de la Entidad realizadora. ¿Qué riesgos se pueden generar al realizarse un ejercicio de innovación abierta para el desarrollo de aplicaciones? 1. Las propuestas presentadas por los desarrolladores no cumplan las expectativas de la entidad. 2. Las propuestas presentadas no son viables en su implementación. 3. A la Maratón de desarrollo no asista el número de desarrolladores esperados. Esta guía permitirá reducir estos riesgos y dará orientaciones para lograr el éxito en un Ejercicio de Innovación Abierta 4.1 ETAPAS DEL PROCESO Para iniciar un ejercicio de innovación abierta para el desarrollo de aplicaciones es necesario cumplir las siguientes cuatro etapas: Página 7 de 27 GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA Análisis de Retos El objetivo de esta etapa es identificar las problemáticas a solucionar mediante la maratón de desarrollo. Es esencial definir claramente lo que se busca solucionar mediante los retos, así como su alcance, los elementos fuera del alcance, las restricciones y las fuentes de datos. TENGA EN CUENTA: Generar estrategias que permitan la participación ciudadana en la identificación, formulación y/o validación de retos, así como evaluar la viabilidad por parte de las entidades públicas responsables. Maratón de desarrollo: Son espacios de ideación y producción de aplicaciones de software de modo colaborativo. Estos tipos de encuentros suelen tener una duración entre dos y tres días. Las maratones de desarrollo se pueden separar en dos etapas: Aspectos logísticos En esta etapa se debe planear y estructurar toda la logística necesaria para el desarrollo del evento. (Ver sección 5.2) Espacio de Co-creación En este espacio se generan los prototipos de las aplicaciones. (Ver sección 5.2) Desarrollo: Los equipos de trabajo ganadores, deberán culminar el desarrollo de la aplicación propuesta y generar la documentación pertinente para la aplicación. Difusión y uso: El uso por parte de los ciudadanos de las aplicaciones desarrolladas en el marco de los ejercicios de innovación abierta, determina el éxito del ejercicio. Es fundamental la promoción y difusión permanente a usuarios de las ventajas de las aplicaciones. Página 8 de 27 GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA 4.2 MAPA DE ACTORES ¿Qué equipo de trabajo se requiere para un Maraton de Desarrollo? Para lograr la correcta ejecución de la maratón de desarrollo, se requiere de la conformación de un equipo de trabajo con actores que cumplen diferente roles. Cada actor puede tener uno o varios roles según las características del proyecto y puede estar presente en distintas fases del ejercicio de innovación abierta. A continuación se listan los actores que intervendrán en la maratón de desarrollo: ACTOR Gobierno en línea ACTIVIDAD Asesorar a entidades Entidad líder Coordinación general del proyecto Entidades aliadas Apoyar técnica y misionalmente el proyecto Entidades padrinas (Entidad que se beneficia con la APP) Realizar la documentación y el seguimiento de la aplicación. Poner en producción y generar estrategias de difusión y uso. Equipo de desarrollo Desarrollar y documentar la aplicación Equipo técnico Validar datos y realizar mentorías técnicas durante la maratón de desarrollo, apoyar a los desarrolladores durante el desarrollo de la aplicación. Logístico Ejecutar todas las acciones logísticas para llevar a cabo el proyecto Comunicaciones/Mercadeo Diseñar e implementar el plan de difusión Empresas Apoyar el evento con mentorías, recursos logísticos, contraprestaciones a cambio de visibilidad en el evento Ciudadano Usar la aplicación Página 9 de 27 GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA 5. EJERCICIO DE INNOVACION PARA DESARROLLO DE APLICACIONES El desarrollo de una aplicación mediante una maratón de desarrollo, contiene diferentes fases, proceso y pasos los cuales deben estar claramente identificados, la ilustración 1 se presenta las fases y actividades principales Ilustración 1 - esquema general del desarrollo de una aplicación mediante una maratón de desarrollo 5.1 ANÁLISIS DE RETOS La fase de Análisis de retos tiene los siguientes componentes. Convocar Proponer Identificar Página 10 de 27 Discutir GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA a. Convocar: Definir la lista de actores que participarán en el proceso de innovación abierta. Actividad Descripción Responsable Producto Fecha de cumplimento Lista de actores que participarán en el proceso de análisis. Entidad líder Definir la lista de actores. Definir la lista de actores que participarán en el proceso de generación de ideas y retos. Entidades aliadas Entidades beneficiarias Enviar invitación a los actores definidos. Enviar invitación a los actores definidos, realizar el seguimiento correspondiente para que participen activamente en la generación y alimentación de retos. Se deberá contactar a representantes de alto nivel y con poder de toma de decisiones en las entidades, empresas de software, grupos de desarrollo, organizaciones civiles, etc., de tal manera que se pueda gestionar el compromiso de los mismos y la participación en el proceso. Tres meses antes del evento Entidad líder Entidades aliadas Carta de manifestación de interés de los actores. Tres meses antes del evento Entidades beneficiarias b. Proponer: Permitir que los ciudadanos cuenten con un espacio en el que puedan especificar o proponer problemas o retos relacionados con la temática definida como eje del ejercicio. Actividad Habilitar un espacio virtual Descripción Habilitar un espacio virtual para la interacción de los usuarios que les permita generar propuestas de retos. Responsable Entidad líder Entidades aliadas Producto Sitio web para llevar a cabo el proceso de generación de retos por parte de la ciudadanía. Fecha de cumplimento Desde tres meses hasta 2 meses antes del evento Entidades beneficiarias Entidad líder Seguimiento de ideas Facilitar la trazabilidad de las ideas desde que son propuestas hasta que son ejecutadas y puestas en marcha como aplicaciones. Entidades aliadas Entidades beneficiarias Página 11 de 27 Proceso de gestión de ideas y retos implementado dentro de la plataforma web. Desde tres meses hasta 2 meses antes del evento GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA promoción de la plataforma de generación de ideas Promocionar el sitio en redes sociales y otros medios de comunicación, de tal forma que los ciudadanos puedan conocer la plataforma e ingresar a generar ideas y proponer problemáticas. Entidad líder Entidades aliadas Plataforma web implementada, con módulo de estadísticas. Desde tres meses hasta 2 meses antes del evento Entidades beneficiarias c. Identificar: Apoyar la identificación de aquellos problemas o necesidades más relevantes, teniendo como insumos la información que proporcionen las entidades aliadas y padrinas de retos. Actividad Identificación de retos Descripción Responsable Definir las características del reto identificado, según las problemáticas a resolver. En esta etapa se identifican problemas, necesidades y fuentes de información. Interactuar con las entidades aliadas y beneficiarias para identificar las necesidades de sus usuarios. Producto Duración Entidad líder Entidades aliadas Entidades beneficiarias Informe que contenga el estudio realizado con las entidades, sobre las necesidades y problemáticas identificados Hasta un mes y medio antes del evento d. Discutir: Participar y gestionar talleres de maduración de los problemas o ideas priorizados, lo cual se debe realizar en conjunto con los principales actores y usuarios identificados. De estos talleres se deberán generar retos de innovación los cuales deberán ser socializados con la ciudadanía. Actividad Identificar y convocar participantes para madurar retos Diseño de talleres de integración. Descripción Identificar y convocar los participantes a los talleres de acuerdo a las temáticas de los retos que se pretenden madurar. Diseñar los talleres de integración, estos pueden ser presenciales o virtuales, según lo Responsable Entidad líder Entidades aliadas Entidades beneficiarias Entidad líder Entidades aliadas Producto Usuarios convocados a los talleres de acuerdo a las temáticas resultantes de la etapa de identificación. Se sugiere que el taller se base en la metodología “Design Thinking”, el cual es un método práctico y formal para la solución de Página 12 de 27 Fecha de cumplimento Hasta un mes antes del evento Hasta un mes antes del evento Tenga en cuenta GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA definan las entidades participantes. Los presenciales se realizarán en las instalaciones de las entidades participantes. Los virtuales se apoyaran en las herramientas de la plataforma web, como blogs, foros, chat’s, video o teleconferencia, herramientas audiovisuales. Difusión de loa talleres Priorizar Publicitar los talleres de integración para realizar la convocatoria (A través de las Universidades, sector Industria, entidades públicas, Unidades de Emprendimiento, etc.) Realizar talleres de integración con las entidades padrinas de los retos que se van a madurar, en semanas consecutivas previas a la maratón de desarrollo. Analizar los resultados de los talleres realizados con las entidades. Analizar Estructurar el análisis de acuerdo con la metodología "Design Thinking" Estructurar Publicar Estructurar la información detallada de los retos calificados como "viables" y que serán desarrollados en el evento de innovación abierta. Publicar en la plataforma web espacio virtual los resultados de los talleres, para que sean accesibles por los diferentes Entidades beneficiarias Entidad líder Entidades aliadas Entidades beneficiarias problemas y generación de soluciones. Campaña de promoción de los talleres de innovación, con los actores definidos previamente. Hasta un mes antes del evento Entidad líder Entidades aliadas Informe con la estructuración detallada de los retos tratados en los talleres de integración. Hasta un mes antes del evento Entidades beneficiarias Entidad líder Entidades aliadas Entidades beneficiarias Informe de análisis de los resultados de los talleres de integración con entidades y desarrolladores. Hasta un mes antes del evento Informe con la estructuración detallada de los retos tratados en los talleres de integración. Hasta un mes antes del evento Entidad líder Entidades aliadas Entidades beneficiarias Entidad líder Entidades aliadas Entidades beneficiarias Retos e información de soporte, como detalles de los web Services o datos abiertos, publicados en la plataforma virtual. Página 13 de 27 Hasta un mes antes del evento Gobierno en línea maneja una plantilla para especificar los retos (anexo 1: Especificación del problema.docx) GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA interesados de los mismos. Seguimiento al alistamiento técnico de los retos Pruebas técnicas para el consumo de los servicios expuestos como insumos para los retos. Realización de reunión de inicio con todos los actores participantes en el evento Esto incluye hacer públicos, en la plataforma web, los retos que se tratarán durante la maratón de desarrollo con el fin de que los participantes puedan llevar a cabo la respectiva investigación, las evidencias de los talleres, las principales noticias y otros. Una vez definido el reto y sus fuentes de información, se debe generar un seguimiento al alistamiento técnico del reto, de ese modo verificar la completitud de los insumos propuestos, revisión del conjunto de datos para cargue en el portal de datos abiertos, bases de datos, web services. Después que la información este expuesta mediante algún tipo de tecnología, se deben generar pruebas de consumo de la información, de ese modo verificar que en la maratón no se tengan problemas para descargar los datos. En el caso que se trabaje con datos abiertos, se debe verificar que los datos estén en formato xml y json En esta reunión deben participar los múltiples actores que intervienen en la Maratón de desarrollo. Adicionar a los requerimientos las directivas de usabilidad y accesibilidad definidas en el manual de gobierno en línea vigente. Entidad líder Entidades beneficiarias Datos expuestos. Hasta un mes antes del evento Notificación a los interesados sobre las pruebas. Tres semanas antes del evento Acta de la reunión una semana antes del evento Entidad líder Entidades beneficiarias Equipo técnico Todos los actores Página 14 de 27 Para cargar datos en el catálogo de datos abiertos del estado Colombiano: www.datos.gov.co es necesario caracterizar y definir el conjunto de datos a publicar, para ello debe usar el instrumento guía de datos abiertos (anexo 2: InstrumentosGuiaDato s_Abiertos__V2.0.xlsx ) GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA 5.2 MARATÓN DE DESARROLLO Como se señaló en el anterior capítulo la fase de Maratón de desarrollo se divide en dos aspectos: ASPECTOS LOGÍSTICOS Planear Convocar Preparar a. Planear: Generar toda la planeación logística y técnica necesaria para llevar a cabo el evento de una manera satisfactoria Actividad Definir fecha exacta del evento Descripción Para iniciar con todos los procesos de solicitud de cotizaciones es necesario elegir la fecha en la que se llevara a cabo la maratón de desarrollo. Responsable Evidencia / Entregable Fecha de cumplimiento Entidad líder Entidades aliadas Notificación sobre la definición Hasta un mes y tres semanas antes del evento Hoja de cálculo con presupuesto Hasta un mes y tres semanas antes del evento Empresas Tenga en cuenta Esta actividad debe ser concertada por los tomadores de decisión de los actores responsables Entidad líder Definición del presupuesto de la maratón. Para poder definir el alcance de la maratón de desarrollo es necesario definir en primera instancia el presupuesto que se tiene para el proyecto Entidades aliadas Entidades beneficiarias Logístico Empresas Documento donde se comparen los sitios disponibles para realizar el evento Se recomienda evaluar varias opciones de sitios disponibles para realizar el evento y así poder elegir la mejor opción Visitas técnicas a posibles lugares donde Es necesario realizar una visita técnica a los posibles sitios donde se realizará el evento, Entidad líder Logístico Documento con el contenido de la actividad Hasta un mes y tres semanas antes del evento Informe con sitios posibles Hasta un mes y tres semanas antes del evento Entidad líder Logística Página 15 de 27 Los sitios evaluados deben tener óptimas condiciones en cuanto a: capacidad, acceso, seguridad, conectividad, electricidad, ventilación, aseo, duchas. Las visitas de los sitios son esenciales, ya que en fotos e imágenes GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA se realizará el evento. Definir lugar del evento con el fin de hacer una inspección del sitio, y generar una revisión de sus condiciones en cuanto a: capacidad, acceso, seguridad, conectividad, electricidad, ventilación, aseo, duchas. Con base en la visita técnica y la comparación de los posibles sitios para realizar el evento, se debe elegir el espacio donde se llevará a cabo el evento. no se aprecian todas las variables del sitios Entidad líder Entidad líder Definir del Plan de Difusión y de convocatoria. En este plan se deben definir las piezas de comunicación impresas, digitales y merchandising y contenidos que se deben presentar Hasta un mes y medio antes del evento Comunicacion es/Mercadeo Entidades aliadas Entidades beneficiarias Comunicacion es/Mercadeo Documento donde se establezca el objetivo de la comunicación, público objetivo, mensajes, canales, hitos y cronograma de actividades, así como un plan de medios que soporte la difusión del proyecto. Las piezas comunicacionales que deberá incluir mínimo la estrategia creativa será: Nombre del evento Identidad gráfica del evento Logotipo y Slogan Piezas para redes sociales Avisos de prensa y medios masivos (TV) Cuñas radiales Banners para portal web del evento Pendones y folletos del evento Afiches y backing de prensa Mailing Certificado como ganador/participante del evento tamaño 28x21.5 para ganadores del evento. Escarapelas con porta escarapela para los participantes y para los técnicos (aprox. 160) Página 16 de 27 Hasta un mes y una semana antes del evento Debe incluir diseños de piezas, camisetas, logos, mensajes. GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA Pendones para la tarima (1), verticales (1) y laterales (2). Mínimo. Valla de impresión en banner, backing fotográfico, videos de hackaton y de retos a evaluar en el evento. Camisetas estampadas frontalposterior en algodón (aprox. 250) para participantes, logística y técnicos de apoyo a participantes. Entidad líder Alcance de los patrocinadores Definir el alcance de los patrocinadores mediante comunicación por escrito. Entidades aliadas Acta con firma de los interesados Hasta un mes antes del evento Logística Empresas Definir el plan de premios Gestionar los incentivos para los eventos de innovación abierta. En lo posible se debe premiar a los tres primeros lugares de cada reto. Se sugiere que se otorguen premios a los tres primeros lugares e cada reto. Entidad líder Entidades aliadas Entidades beneficiarias Cartas de intención de los aportes que darán los aliados. Hasta un mes antes del evento Gestionar los incentivos para los eventos de innovación abierta. Documento con términos y condiciones Hasta un mes antes del evento Gobierno en línea ha elaborado un documento de términos y condiciones que puede servir de base para eventos similares. (anexo 4: Términos y condiciones.docx) Documento con el contenido de la actividad Hasta un mes antes del evento Documento con opciones de conferencista y notificación de la confirmación de participación. Hasta tres semanas antes del evento Documento con opciones de telleristas y notificación Hasta tres semanas antes del evento Cotizaciones y soportes de pago del servicio Empresas Entidad líder Definir los términos y condiciones Definirla agenda del evento Definir conferencista Programación de talleres en el evento Los términos y condiciones son las reglas de juego antes, durante y después de la maratón de desarrollo. La agenda definida debe ofrecer el minuto a minuto de la maratón de desarrollo La conferencia debe tener una duración máxima de 45 minutos y el conferencista debe ser de categoría Internacional Es importante contar con talleres que les aporte a los Entidades aliadas Entidades beneficiarias Entidad líder Entidades aliadas Entidad líder Logística Entidad líder Empresas Página 17 de 27 GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA Cotizar y definir el streaming del evento, si aplica Definir los criterios de evaluación Definición de alimentación que se requiere comprar. Participación de altos directivos Definición de los jurados y mentores Libretos de apertura Contratar red eléctrica y red de datos participantes del evento, con temáticas aplicables y relacionadas con el eje temático de la maratón de desarrollo Definir si se requiere transmisión en directo vía streaming, o si se va a trasmitir unas secciones específicas como la apertura, premiación y cierre. En caso de Se debe evaluar: Usabilidad, viabilidad, funcionalidad innovación e integración con redes sociales (Refrigerios, desayunos, almuerzos, comidas). Se debe solicitar al proveedor el menú que va a suministrar. Confirmación de participación de altos directivos de la entidad Definición de los jurados y mentores por parte de las entidades Elaborar libretos del presentador para apertura y cierre del evento En lo posible se debe tener redundancia en la red de datos, con el fin de asegurar la conectividad a lo largo del evento. de la confirmación de participación Logística Cotizaciones y soportes de pago del servicio Hasta tres semanas antes del evento Documento con criterios de evaluación Hasta un mes antes del evento Cotizaciones y soportes de pago del servicio Hasta tres semanas antes del evento Entidad líder Entidades aliadas Entidades beneficiarias Entidad líder Entidades aliadas Comunicacion es/Mercadeo Hasta un mes antes del evento Entidad líder Entidades beneficiarias Comunicacion es/Mercadeo Tabla de Jurados asignados Hasta una semana antes del evento Libretos Hasta 5 días antes del evento Cotizaciones y soportes de pago del servicio Hasta tres semanas antes del evento Entidad líder Entidades aliadas b. Convocar: Ejecutar las actividades de promoción, divulgación y publicidad de las maratones de desarrollo, las cuales deben buscar difusión a nivel nacional, especialmente entre los diferentes grupos o clústeres de desarrolladores más reconocidos, comunidades de desarrollo y las empresas de desarrollo de software y de los diferentes sectores. Página 18 de 27 GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA Actividad Envío de correo masivo de expectativa invitando a la Maratón de desarrollo. Convocar a los diferentes equipos o comunidades de desarrollo Convocar a otros actores de los sectores económicos relacionados con la temática de cada uno de los eventos de innovación. Descripción Antes del lanzamiento del proyecto y de la apertura de la convocatoria, se sugiere que se haga un envío de correo masivo invitando a las comunidades de desarrollo a participar en la maratón de desarrollo Convocar a los diferentes equipos o comunidades de desarrollo para que participen en la maratón de desarrollo. Incluir los participantes a Universidades y otros grupos afines como comunidades de desarrollo o grupos de investigación Invitar a mentores institucionales, fundaciones y organizaciones relacionadas a las temáticas, para realizar como mínimo una conferencia dentro del evento. Responsable Logística Evidencia / Entregable Correos enviados Fecha de cumplimiento Hasta un mes y una semana antes del evento Entidad líder Entidades aliadas Comunicaciones /Mercadeo Lista de desarrolladores, diseñadores, investigadores, colaboradores y participantes de Universidades. Hasta un mes y una semana antes del evento Logística Entidad líder Entidades aliadas Lista de los mentores, organizaciones y participantes de distintos sectores económicos relacionados con la temática del evento en la ciudad en la que el operador llevará a cabo el proyecto. Logística Empresas Tenga en cuenta Es ideal que sean equipos conformados no solo por los desarrolladores sino también por diseñadores, investigadores y colaboradores. Hasta un mes y una semana antes del evento Conferencia de profundización sobre la temática del evento o de alguno de los retos, realizada por un experto en el mismo. Entidad líder Iniciar con la apertura de la convocatoria Con el fin de generar un alto impacto mediático, se sugiere que se realice una apertura oficial del evento con altas personalidades de la entidad líder, entidades aliadas y demás interesados, es necesario invitar a los medios de comunicación a este espacio. Entidades aliadas Entidades padrinas Equipo de desarrollo Apertura de la convocatoria Equipo técnico Logístico Comunicaciones /Mercadeo Empresas Página 19 de 27 Hasta un mes antes del evento Una rueda de prensa es un espacio ideal para hacer este lanzamiento. Se deben invitar a todos los actores o a representantes. GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA Ciudadano Implementar el Plan de Difusión y de convocatoria. Enviar invitaciones En este plan se deben imprimir las piezas de comunicación impresas, digitales y merchandising y contenidos definidos Envío de correo masivo y llamadas invitando a posibles participantes a la maratón de desarrollo. Invitar a Universidades Promoción del evento con representantes de universidades Publicación de los retos Publicación del detalle de los retos en la página del proyecto y apertura de inscripciones Comunicaciones /Mercadeo Logístico Comunicaciones /Mercadeo Entidad líder Comunicaciones /Mercadeo Productos definidos en el plan de difusión y de convocatoria Desde un mes antes del evento, hasta 0 días antes del evento Correos enviados Desde un mes antes del evento, hasta 0 días antes del evento Lista de asistencia con funcionarios de las universidades Desde un mes antes del evento, hasta 0 días antes del evento Publicación Hasta un mes antes del evento Publicación Hasta un mes antes del evento Lista de participantes inscritos al evento de participación, a través de la plataforma web. Hasta un mes antes del evento Evaluación de los grupos de desarrolladores a través de pruebas de conocimientos en desarrollo de software, según las necesidades de cada evento. Hasta una semana antes del evento Entidad líder Comunicaciones /Mercadeo Entidad líder Publicación en las páginas web Publicación de la maratón en las páginas web de las entidades que participan en el proyecto. Entidades aliadas Entidades beneficiarias Comunicaciones /Mercadeo Entidad líder Inscripción de participantes Evaluar a los inscritos Seleccionar a los participantes Habilitar la inscripción de los participantes a la maratón de desarrollo a través de la plataforma web. Realizar una evaluación en línea dentro de la plataforma virtual que permita conocer cuales grupos de desarrolladores son los más capacitados para asistir a los eventos Seleccionar a los grupos de desarrolladores mejor calificados para cada evento Entidades aliadas Entidades beneficiarias Entidad líder Entidades aliadas Entidades beneficiarias Entidad líder Entidades aliadas Listado de los mejores grupos de desarrollo seleccionados para participar en la maratón de desarrollo. Página 20 de 27 Hasta dos semana antes del evento La actividad no solo consiste en pegar afiches en las universidades, es invitar directamente a decanos, coordinadores y docentes que puedan apoyar la difusión de la convocatoria. GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA Entidades beneficiarias Confirmar la asistencia de las personas inscritas para la maratón de desarrollo mediante una estrategia de tele mercadeo y Mailing, de forma que se cuente con la mayor participación posible. Con base en las inscripciones se debe analizar la viabilidad de contratar medios de transporte para que desarrolladores de otras regiones se puedan desplazar a la ciudad del evento. Posteriormente se debe realizar una confirmación telefónica de los inscritos, con el fin de dimensionar el tamaño del bus a contratar Confirmar asistencia Logística de transporte. Estadísticas de las calificaciones obtenidas por todos los grupos de desarrolladores inscritos Entidad líder Entidades aliadas Entidades beneficiarias Logístico Listado de inscritos confirmados con soporte por hora de llamada o correo de confirmación. Hasta una semana antes del evento Cotizaciones y soportes de pago del servicio Hasta una semana antes del evento c. Preparar: Es necesario que antes de la maratón de desarrollo se generen una serie de actividades que permitan realizar una puesta a punto de la logística del evento: Actividad Realización de pruebas funcionales de la plataforma de evaluación. Transporte Coordinación logística Descripción Se debe ofrecer una plataforma de evaluación en línea para que los jurados puedan evaluar las aplicaciones propuestas y elegir las soluciones que más se sujeten a lo esperado. Coordinación de salidas y llegadas de los transportes de las diferentes ciudades al lugar del evento Coordinación de logística con el operador o personal contratado para la ejecución exitosa de la maraton (montaje, equipos técnicos, refrigerios, transporte, etc). Verificación del espacio donde se realizará la maratón: revisión de audiovisuales, prueba de sonido, video beam, aseo, instalación eléctrica, instalación de red, conectividad, zonas de actividades ESPACIO DE CO-CREACIÓN Página 21 de 27 Responsable Entidad líder Logístico Entidad líder Logística Tenga en cuenta GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA Los componentes de este espacio están dirigidos a la parte misional del evento Ejecutar Evaluar Elegir d. Ejecutar: Desarrollar las maratones de desarrollo de acuerdo a los retos identificados, garantizando la inclusión de todos los actores y de los diferentes sectores económicos relacionados con el mismo. Actividad Desarrollo de la agenda de la maratón Responsable Entidad líder Tenga en cuenta Actividad antes de iniciar el evento Registro de participantes para el ingreso a la maratón, registro de equipos y stickers. Entrega de elementos de identificación y camiseta a los participantes Logístico Actividad antes de iniciar el evento Ajustar libretos del presentador para apertura de la maratón Actividad antes de iniciar el evento Comunicaciones/Mercadeo Acompañamiento para la ubicación de los participantes Logístico Actividad antes de iniciar el evento Grabar y probar el buen funcionamiento de las presentaciones y videos que se van a presentar en un solo equipo Logístico Actividad antes de iniciar el evento Pruebas de sonido y de equipos adicionales que se requieran Logístico Actividad antes de iniciar el evento Realizar la apertura oficial de la maratón Entidad líder Presentación de los retos por parte de las entidades publicas Entidades beneficiarias Balancear a los equipos de trabajo entre los retos de la maratón, de modo tal que se garantice que no se tengan retos desiertos. Realizar talleres de análisis de cada reto dirigidos por las entidades beneficiarias, en los que se brinde un contexto completo a los equipos de desarrollo inscritos Desarrollo de la conferencia Logístico Entidades beneficiarias Logístico Página 22 de 27 GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA Realizar mentorías a los equipos Realizar las mentorías técnicas y funcionales a los equipos de trabajo durante la realización del evento Entidades aliadas Entidades beneficiarias Ajustar libretos del presentador para el cierre del evento Comunicaciones/Mercadeo Realizar el armado de las carpas Logístico Entrevista a los participantes del evento Comunicaciones Capacitar los jurados en el manejo de la plataforma de evaluación y criterios de evaluación. Entidad líder Tomar fotografías del evento Comunicaciones/Mercadeo e. Evaluar: Ejecutar el modelo de evaluación de aplicaciones desarrolladas dentro de la maratón de desarrollo, que permita elegir las aplicaciones ganadoras de cada reto. Actividad Realizar una jornada de capacitación previa a la evaluación con los jurados, con el fin de explicarles la metodología que se llevará a cabo para evaluar las aplicaciones. Realizar la evaluación en línea y elección de las aplicaciones por reto. Responsable Entidad líder Entidad líder Entidades aliadas Entidades beneficiarias Generar la tabla de puntuación final con los ganadores f. Empresas Técnico Elegir: Escoger la mejor propuesta de acuerdo con el modelo de evaluación propuesto, para cada una de las problemáticas o ideas planteadas en el evento. Actividad Realizar entrega de premios y firma de soporte de entrega Responsable Entidad líder Entidades aliadas Entidades beneficiarias Registro de participantes para el ingreso a la maratón, registro de equipos y stickers. Entrega de elementos de identificación y camiseta a los participantes Empresas Logístico Página 23 de 27 GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA Realizar informe consolidado con información sobre los ganadores de la maratón Publicar los resultados de las evaluaciones de las aplicaciones Brindar incentivos durante la realización de la maratón de desarrollo, en las que se premie: Avances en los desarrollos. Dinamización del evento en redes sociales Publicar resultados de la evaluación Comunicaciones/Mercadeo Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones/Mercadeo 5.3 DESARROLLO La fase de desarrollo tiene los siguientes componentes: Discutir Seguir Entregar Publicar a. Discutir: Generar espacios con los equipos ganadores para definir el alcance, los ajustes y elementos fuera del alcance de la aplicación, que permitan mejorar la calidad, viabilidad y uso de las aplicaciones. Actividad Realizar reunión inicial con desarrolladores y entidades para definir alcance final de la aplicación y cronograma que permita definir responsabilidades. Describir las funcionalidades de la aplicación propuestas durante el evento, las cuales conformarán las historias de usuario Responsable Producto Entidades beneficiarias Equipo de desarrollo Acta de reunión Plan de reuniones con los ganadores de los eventos Cronograma de desarrollo de la aplicación. Documento de historias de usuario Entidades beneficiarias Fecha de cumplimento Hasta una semana después del evento Hasta una semana después del evento Equipo de desarrollo Generar el plan de trabajo para el cumplimiento del alcance y cambios acordados para garantizar la usabilidad de las aplicaciones o ideas de negocio ganadoras. Entidades beneficiarias Plan de trabajo con cronograma de entregas Equipo de desarrollo Página 24 de 27 Hasta una semana después del evento Tenga en cuenta Validar los requerimientos de usabilidad y accesibilidad definidas en el manual de gobierno en línea vigente. GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA b. Seguir: Realizar la supervisión y seguimiento al avance en el plan de trabajo definido con los equipos ganadores. Actividad Continuación en la construcción de la aplicación Generación de la documentación técnica de la aplicación Responsable Equipo de desarrollo Entidades beneficiarias Fecha de cumplimento Hasta 2 meses y tres semanas después del evento. Producto Versión de la aplicación Hasta 2 meses y tres semanas después del evento. Documento técnico Hasta 2 meses después del evento. Informe de pruebas Hasta 2 meses y una semana después del evento. Informe de pruebas Hasta 2 meses y medio después del evento. Versión de la aplicación Hasta 2 meses y tres semanas después del evento. Informe de pruebas Hasta 3 meses después del evento. Acta de entrega Después de 3 meses después del evento. Aplicación puesta en producción Equipo de desarrollo Desarrollo de pruebas por parte de los desarrolladores Desarrollo de pruebas de la aplicación por parte de la entidad. Equipo de desarrollo Entidades beneficiarias Equipo de desarrollo Corrección de incidencias por parte de los desarrolladores, si aplica Verificación de la corrección de incidencias por parte de la entidad. Entrega de la aplicación a la entidad Puesta en producción de la aplicación por parte de la entidad. Equipo de desarrollo Entidades beneficiarias Entidades beneficiarias Equipo de desarrollo Entidades beneficiarias c. Entregar: Gestionar la entrega de las aplicaciones a las entidades nacionales o territoriales involucradas con la problemática de cada reto. Actividad Entrega de la aplicación a la entidad Puesta en producción de la aplicación por parte de la entidad. Responsable Entidades beneficiarias Producto Acta de entrega Equipo de desarrollo Entidades beneficiarias Aplicación puesta en producción d. Publicar: Acompañar a las entidades en la carga de las aplicaciones en los tiendas de aplicaciones según los sistemas operativos para los que sean desarrolladas, para que los usuarios y ciudadanos puedan descargarlas y usarlas Actividad Gestionar la apertura de las cuentas de desarrollo de las tiendas de aplicaciones Cargar la aplicaciones en las tiendas de aplicaciones Responsable Entidades beneficiarias Entidades beneficiarias Equipo de desarrollo Página 25 de 27 Producto Apertura de cuenta en las tiendas de aplicaciones. Aplicación cargada GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA 5.4 DIFUSIÓN Y USO La fase de difusión y uso no tiene componentes internos pero debe cumplir con las siguientes actividades Actividad Descripción Fecha de cumplimien to Tenga en cuenta Documento con el contenido de la actividad Al realizar la entrega de la aplicación a la entidad Las aplicaciones generalmente responde a las necesidades de un sector específico de ciudadanos Productos definidos en el plan de difusión Al finalizar la planeación de la estrategia de difusión Responsable Evidencia / Entregable Desarrollar y documentar una metodología de evaluación del impacto y adopción de los ejercicios de innovación, se sugieren las siguientes métricas: Proponer las métricas que permitan conocer la efectividad de los ejercicios de innovación abierta. Presentar los resultados de apropiación de las aplicaciones Se deben tener métricas que permitan una evaluación cuantitativa del impacto que tienen las aplicaciones. Presentar en el espacio virtual los resultados de la adopción de las aplicaciones y el éxito de las ideas de negocio. Entidad líder Entidades aliadas Entidades beneficiarias *Número de aplicaciones desarrolladas; *Número de asistentes a eventos; *Tasas de volumen de negocios; *Creación de casos de éxito *Amplitud de ecosistema creado (por ejemplo, el número y la calidad de las partes interesadas escalabilidad o la calidad de aplicaciones producidas; *Retorno social de la comunidad (por ejemplo, el análisis de costes y beneficios); Entidad líder Entidades aliadas Resultados publicados en el sitio web. Entidades beneficiarias Entidad líder Diseñar el Plan de Difusión de las aplicaciones desarrolladas En este plan se deben definir cómo se realizará la difusión de los aplicativos desarrollados Implementación de plan de difusión Implementar el Plan de Difusión de las aplicaciones desarrolladas Entidades aliadas Entidades beneficiarias Comunicaciones/ Mercadeo Entidad líder Entidades aliadas Entidades beneficiarias Comunicaciones/ Mercadeo Página 26 de 27 GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA 6. CRONOGRAMA El tiempo estimado para cada una de las actividades por fase que se espera para el desarrollo de la metodología es el siguiente: Página 27 de 27