anexo n° 1 tecnico indice introduccion 1. información y

ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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ANEXO N° 1
TECNICO
INDICE
INTRODUCCION
1.
INFORMACIÓN Y DESCRIPCIÓNES TECNICAS GENERALES.
1.1
MEDICAMENTOS DEL MUMT-SSMP.
1.2
MEDICAMENTOS NO MUMT-SSMP O FUERA DE MANUAL.
1.3
CAMBIO DE MARCAS.
1.3.1 POR DESABASTECIMIENTO.
1.3.2 POR NOVEDADES DE FARMACOVIGILANCIA.
1.3.3 POR VENCIMIENTO DEL REGISTRO SANITARIO INVIMA Y/O
PERDIDA DE FUERZA EJECUTORIA DEL MISMO.
1.4
ENTREGA DE MEDICAMENTOS POR SUMINISTRO Y
DISPENSACIÓN AUTORIZADOS POR COMITÉS TÉCNICOS CIENTÍFICOS
(CTC).
1.5
MEDICAMENTOS NO INTERCAMBIABLES INCLUIDOS EN LA
RESOLUCION 1400 DE 2001 Y RESOLUCION 5521 DE 2013
1.6
MEDICAMENTOS VITALES NO DISPONIBLES.
1.7
MEDICAMENTOS DE SALUD PÚBLICA, SUEROS, DANTROLENE Y
VACUNAS.
1.8
MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL Y
MONOPOLIO DEL ESTADO PARA LOS ESTABLECIMIENTOS DE SANIDAD
MILITAR (ESM) BAJO MODALIDAD DE SUMINISTRO Y SATELITES.
1.9
COBERTURA Y SITIOS DE PRESTACION DE SERVICIO
1.10 VIDA UTIL DE LOS MEDICAMENTOS
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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1.11 MARCACION DE LOS MEDICAMENTOS DISPENSADOS Y
SUMINISTRADOS
1.12 VALIDEZ DE LA FORMULA MEDICA
1.13 CERTIFICADO DE ANÁLISIS DE CONTROL DE CALIDAD DE LOS
MEDICAMENTOS DISPENSADOS Y SUMINISTRADOS
1.14 RECEPCIÓN TÉCNICA DE MEDICAMENTOS
1.15 BUENAS PRÁCTICAS EN ALMACENAMIENTO
1.16 ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS.
2.
IDENTIFICACION DE USUARIOS
3.
RECURSO HUMANO NECESARIOS Y REQUISITOS DE
OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO PARA SU VINCULACIÓN.
4.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.
5.
RECURSO HUMANO NECESARIOS Y REQUISITOS DE
OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO PARA SU VINCULACIÓN.
6.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SEGÚN LA MODALIDAD.
7.
TABLA MEDICAMENTOS ACUERDO 052 DEL 2013 Y CTC Y
TUTELAS
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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INTRODUCCION.
El presente documento, tiene como objeto informar las condiciones técnicas y
operativas a desarrollar durante la ejecución del contrato cuyo objeto es la
“Adquisición, distribución, suministro, dispensación y control de medicamentos
a través de un Operador Logístico para los usuarios del Subsistema de Salud
de las Fuerzas Militares y el Hospital Militar Central, bajo la modalidad de
monto agotable”
El contenido de este anexo técnico hará parte de las obligaciones contractuales
a que se comprometa el futuro adjudicatario.
1.
INFORMACIÓN Y DESCRIPCIÓNES TECNICAS GENERALES.
1.1
MEDICAMENTOS DEL MUMT-SSMP.
Son los medicamentos expresados en la denominación común internacional,
concentración y forma farmacéutica, que exclusivamente corresponden a los
establecidos en el Acuerdo 052 / 2013 y las demás normas que lo modifique,
sustituyan o adicionen, emitidos por el Consejo Superior de Salud de las
Fuerzas Militares y de la Policía Nacional. Descritos en el Anexo 02.
1.2
MEDICAMENTOS NO MUMT- SSMP O FUERA DEL MANUAL.
Son los medicamentos expresados en la denominación común internacional,
concentración y forma farmacéutica, NO establecidos en el Acuerdo 052/2013
del Consejo de Salud Superior de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional
o aquellos que lo modifiquen, que son autorizados previamente por Comité
Técnico Científico (CTC), estos medicamentos serán mencionados en el anexo
02 y podrán ser requeridos por nombre comercial, ya que se autorizan
expresamente esas marcas en los CTC, con el fin de garantizar la continuidad
del tratamiento médico. Descritos en el Anexo 02.
Para los medicamentos dispensados a pacientes hospitalizados, el trámite de
autorización (CTC), se realizará posterior a la entrega.
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
1.3
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CAMBIO DE MARCAS
1.3.1 POR DESABASTECIMIENTO.
En el evento en que un medicamento adjudicado como opción 1 salga del
mercado o que no haya disponibilidad para su adquisición en el mercado, bien
sea porque la casa farmacéutica deja de producirlo, de importarlo, de
comercializarlo o su producción es insuficiente para satisfacer las necesidades
del Subsistema, el OPERADOR LOGISTICO, deberá informar la novedad a la
DGSM – HOMIC inmediatamente al Comité de precios de la DGSM-HOMIC,
quienes revisarán la solicitud y autorizarán al OPERADOR LOGISTICO, para
pasar a la segunda opción. El OPERADOR LOGISTICO, deberá presentar la
carta del respectivo laboratorio que justifica esta novedad y por el tiempo que
se requiere esta autorización.
En los casos que no procedan la opción 1 ni la opción 2 adjudicadas, el
OPERADOR LOGISTICO deberá presentar tres cotizaciones cuando las
condiciones del mercado lo permitan del medicamento en mención. La DGSM y
HOMIC se reservan el derecho de verificar las cotizaciones y los precios de
estas o solicitar otras cotizaciones del mercado. Para la escogencia de la
opción a dispensar, se remitirá la solicitud al Comité de Farmacia y Terapéutica
del HOMIC y Comité de Precios DGSM-HOMIC; quienes tomaran la decisión
de la opción más favorable a escoger e informaran a las DISANES y niveles
correspondientes.
La opción autorizada, para ser dispensada temporalmente, deberá ser
facturada al precio de compra del establecimiento farmacéutico titular del
registro sanitario o importador más el porcentaje de intermediación.
En el momento en que el desabastecimiento se supere, se habilitará
nuevamente la primera opción, es obligación del OPERADOR LOGISTICO,
enviar la comunicación oportuna a los Comités de Farmacia, Comités de
precios de la DGSM-HOMIC y Supervisión líder de la DGSM y HOMIC o quien
haga sus veces, quienes se reservaran el derecho de confirmar con la Industria
Farmacéutica este hecho, en caso de encontrar inconsistencias en el reporte
emitido por el OPERADOR LOGISTICO, esta situación será causal de glosa
del excedente entre el valor de la opción 1 y la opción autorizada por
desabastecimiento.
1.3.2. CAMBIO DE MEDICAMENTOS DESCONTINUADOS.
Para el caso de los medicamentos que se encuentren descontinuados, según
el listado nacional de medicamentos desabastecidos o en alerta, el
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“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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OPERADOR LOGISTICO, deberá informar oportunamente a la DGSM y
HOMIC, mediante el envío del listado en mención, con el fin ser presentado al
Comité de Farmacia y Terapéutica del DGSM y HOMIC, para que estos emitan
la recomendaciones y las alternativas de manejo.
1.3.3. CAMBIO DE MARCAS POR NOVEDADES DE FARMACOVIGILANCIA
La DGSM y el HOMIC a través del Grupo Supervisor, podrá solicitar al
OPERADOR LOGISTICO el cambio de marca del producto que ha generado
los presuntos fallos terapéuticos o reacción adversa de forma inmediata y
permanente, hasta que se origine un pronunciamiento oficial por la autoridad
competente (INVIMA).
En este caso, el OPERADOR LOGISTICO deberá presentar al Grupo
Supervisor de la DGSM y HOMIC, la solicitud de las marcas a dispensar o
suministrar; quienes remitirán al Comité de Farmacia y Terapéutica del DGSM
y HOMIC, la solicitud de dispensar o suministrar la opción 2 adjudicada y por el
tiempo que se requiere esta autorización.
En el caso de no existir segunda opción pactada, el OPERADOR LOGISTICO
deberá presentar tres cotizaciones, cuando las condiciones del mercado lo
permitan del medicamento en mención. Para la escogencia de la opción a
dispensar, remitiendo la solicitud al Comité de Farmacia y Terapéutica del
HOMIC y Comité de Precios DGSM-HOMIC; quienes tomarán la decisión de la
opción más favorable a escoger e informaran al OPERADOR LOGISTICO de
dicha decisión.
La entrega de estas cotizaciones, se hará por parte del OPERADOR
LOGISTICO, dentro de un plazo no superior a los dos (2) días calendario de
informada la novedad, con el fin de elegir aquella cotización del medicamento
más favorable en la denominación común internacional y marca que se
dispensará, las cuales deberán ser facturadas al precio de compra más el
porcentaje de intermediación.
1.3.4. CAMBIO DE MARCAS POR VENCIMIENTO DEL REGISTRO
SANITARIO INVIMA O PERDIDA DE FUERZA EJECUTORIA DEL MISMO.
Para este caso el OPERADOR LOGISTICO por causa de fuerza mayor en el
desabastecimiento del medicamento por parte del laboratorio o casa fabricante
del mismo, tendrá como opción importar el producto o medicamento bajo la
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“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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figura de Medicamento Vital No Disponible, siempre y cuando no haya lugar a
obtener una 1ra o 2da opción.
Así mismo, la DGSM y el HOMIC a través de sus Grupos de Supervisión o
quienes hagan sus veces, realizarán su difusión a todos los niveles y
notificaran por escrito de la novedad a los auditores, con el fin se ejerza el
control correspondiente.
La opción única por la figura antes mencionada del medicamento Vital No
Disponible, se facturará al precio de compra más el porcentaje de
intermediación.
1.4
ENTREGA
DE
MEDICAMENTOS
POR
SUMINISTRO
Y/O
DISPENSACIÓN AUTORIZADOS POR COMITÉS TÉCNICOS CIENTÍFICOS
(CTC).
El Comité Técnico Científico informara al OPERADOR LOGÍSTICO acerca del
listado de CTC autorizados con el fin de iniciar la operación logística para su
entrega. El OPERADOR deberá exigir la entrega de parte del paciente de los
documentos (carnet servicio médico, fórmula original del medicamento y copia
de la autorización CTC) que soporten la entrega del medicamento con el fin de
poderse realizar la facturación.
En la modalidad de suministro el flete generado por la entrega de los
medicamentos por CTC a los ESM, serán asumidos por el OPERADOR
LOGISTICO.
Si durante la vigencia del contrato y por necesidades originadas en la
prestación del servicio de salud, el Comité Técnico Científico de Autorización
de medicamentos fuera del Manual Único de Medicamentos y Terapéutica del
Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares considera pertinente la
dispensación o suministro de medicamentos FUERA DE VADEMECUM, la
DGSM y HOMIC podrán solicitar al OPERADOR LOGISTICO, el suministro y
dispensación del mismo, previa presentación del formato de autorización de
medicamentos de Comité Técnico Científico, autorizándolo, siempre y cuando
el medicamento cumpla con las exigencias mínimas de calidad INVIMA y BPM,
toda vez que debe aplicarse la resolución 1604 de 2013 vigente, para la
entrega de los mismos.
El Comité Técnico Científico CTC de autorización de medicamentos fuera del
Manual Único de Medicamentos y Terapéutica del Subsistema de Salud de las
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UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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Fuerzas Militares, es el único ente con la potestad de autorizar medicamentos
fuera de vademécum, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo No. 052
de 2013 y demás normas que los complementen, modifiquen o sustituyan. Para
efectos de dispensación o suministro de la fórmula de dichos medicamentos,
esta debe ir acompañada de la copia del formato de autorización del
medicamento con las respectivas firmas de los integrantes del Comité o copia
del acta de Comité.
El OPERADOR LOGISTICO garantizará la distribución por suministro y
dispensación de estos medicamentos en el menor tiempo posible. Una vez sea
solicitado el medicamento por dispensación y suministro, para la primera
entrega deberá ser resuelta en un plazo no mayor a diez (10) días calendario,
para la segunda entrega el plazo será de dos (2) días calendario. Si el
medicamento autorizado por CTC se encuentra contemplado en el anexo 2
para medicamentos de CTC pactados en el contrato, este será pagado de
acuerdo a lo establecido más el porcentaje de intermediación ya sea por
suministro o dispensación.
Para los pacientes que se encuentran en Observación y Hospitalización la
entrega deberá ser máximo de ocho (8) horas, para los pacientes de Unidad de
Cuidado Intermedio o Intensivo y mediando el derecho fundamental a la vida, el
OPERADOR LOGISTICO deberá mostrar celeridad para la entrega oportuna
del medicamento, por tanto se establece el plazo de entrega como inmediato.
Si el medicamento autorizado por CTC no se encuentra dentro del listado de
medicamento pactados (anexo 2), se reconocerá el precio de factura más el
porcentaje de intermediación, así mismo la DGSM se reserva el derecho al
pago de este medicamento por intermedio del comité de precios de DGSM –
HOMIC, quienes verificaran el precio facturado por el operador.
TIEMPOS MAXIMOS DE RESOLUCION DE MEDICAMENTOS PENDIENTES
Y PORCENTAJE MENSUAL DE PENDIENTES DEFINITIVOS, BAJO LA
MODALIDAD DE DISPENSACIÓN Y SUMINISTRO EN LOS SERVICIOS
AMBULATORIOS Y DE HOSPITALIZACION.
TIPO DE MEDICAMENTO
PORCENTAJE
PENDIENTE
MAXIMO
TIEMPO MAXIMO DE
RESOLUCION
DISPENSACION
AMBULATORIO
INCLUIDOS EN EL ACUERDO 052/2012
2%
2 DÍAS CALENDARIO
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“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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SUMINISTRO
AMBULATORIO
INCLUIDOS EN EL ACUERDO 052/2013
4%
2 DIAS CALENDARIO
DISPENSACION
HOSPITALIZADOS
INCLUIDOS EN EL ACUERDO 052/2013
2%
8 HORAS
LOS DOS DÍAS CALENDARIO CONTARAN A PARTIR DEL MOMENTO EN QUE EL
PACIENTE RECIBE SU TIRILLA DE MEDICAMENTO PENDIENTE.
DISPENSACION – CTC
MEDICAMENTOS AUTORIZADOS POR
CTC, INCLUIDOS EN EL ACUERDO
052/2013.
2%
2 DÍAS CALENDARIO
MEDICAMENTOS AUTORIZADOS POR
CTC NO ACUERDO 052/2013.
4%
2 DÍAS CALENDARIO
MEDICAMENTOS AUTORIZADOS POR
CTC CONTENIDOS EN EL ACUERDO
052/2013 EN – HOSPITALIZACION
MEDIA y ALTA COMPLEJIDAD UNIDAD DE CUIDADOS INTERMEDIOS
E INTENSIVOS Y URGENCIAS.
4%
MEDICAMENTOS AUTORIZADOS POR
CTC NO CONTENIDOS EN EL
ACUERDO
052/2013
EN
–
HOSPITALIZACION MEDIA y ALTA
COMPLEJIDAD
UNIDAD
DE
CUIDADOS
INTERMEDIOS
E
INTENSIVOS Y URGENCIAS.
SUMINISTRO- CTC
INMEDIATO
MEDICAMENTOS AUTORIZADOS POR
CTC DEL ACUERDO 052/2013, PARA
PACIENTES
EN
SERVICIOS
AMBULATORIOS
2%
2 DÍAS CALENDARIO
MEDICAMENTOS AUTORIZADOS POR
CTC NO ACUERDO 052/2013, PARA
PACIENTES
EN
SERVICIOS
AMBULATORIOS PRIMERA ENTREGA.
4%
*10 DÍAS CALENDARIO
*LOS DIEZ DÍAS CALENDARIO, CONTARÁN A PARTIR DE LA RECEPCIÓN DEL PEDIDO
EN LA BODEGA DEL OPERADOR LOGÍSTICO, PARA LA PRIMERA ENTREGA DE
MEDICAMENTOS AUTORIZADOS POR CTC.
MEDICAMENTOS AUTORIZADOS POR
CTC NO ACUERDO 052/2013, PARA
PACIENTES
EN
SERVICIOS
AMBULATORIOS SEGUNDA ENTREGA
Y SIGUIENTES.
2%
2 DÍAS CALENDARIO
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UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
MEDICAMENTOS AUTORIZADOS POR
CTC
CONTENIDOS
O
NO
CONTENIDOS EN EL ACUERDO
052/2013
PARA
PACIENTES
EN
SERVICIOS DE –HOSPITALIZACIÓNUNIDAD DE CUIDADOS INTERMEDIOS,
INTENSIVOS Y URGENCIAS.
MEDICAMENTOS
VITALES
NO
DISPONIBLESSERVICIOS
DE
HOSPITALIZACIÓN,
URGENCIAS,
UNIDADES
DE
CUIDADOS
INTENSIVOS Y CONSULTA EXTERNA.
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4%
INMEDIATO
0%
15
DÍAS
CALENDARIO,
POSTERIOR A LA FECHA DE
LA EMISIÓN DEL ACTO
ADMINISTRATIVO
DEL
INVIMA, AUTORIZANDO LA
IMPORTACIÓN DEL MISMO.
FALLO JUDICIAL
MEDICAMENTOS INCLUIDOS EN LOS
TIEMPO ESTABLECIDO POR LA AUTORIDAD
ACUERDOS 052 Y LOS AUTORIZADOS
JUDICIAL.
POR CTC Y TUTELA.
Para el HOMIC los tiempos máximos de resolución de medicamentos pendientes y
porcentaje mensual de pendientes definitivos, bajo la modalidad de dispensación en los
servicios ambulatorios y de hospitalización serán los descritos en el Anexo N° 11
EL OPERADOR LOGISTICO, está en la obligación de no superar el porcentaje
de pendientes y de cumplir los tiempos establecidos para la entrega. El no
cumplimiento de estos porcentajes y tiempos de resolución, causará la pérdida
del reconocimiento del porcentaje de intermediación de estos medicamentos.
Así mismo; será causal de incumplimiento del contrato.
Medicamento Pendiente: Es el número de unidades de medicamentos no
entregados por el Operador logístico al área que lo requiera, posterior a las dos
(2 ) días calendario horas de realizada la solicitud de pedido.
Porcentaje de medicamentos pendiente por dispensacion del mes: Es la
sumatoria de aquellos medicamentos que no se suministran dentro de los 2
días calendario en un periodo de un mes y se calcula dividiendo la sumatoria
de unidades no entregados por el Operador dentro de los 2 días calendario
para resolver durante el lapso de un mes, entre el número total de unidades
solicitadas en el mismo, datos que serán generados a través de la herramienta
tecnológica de forma mensual. Para mayor claridad se describe la fórmula así:
% Porcentaje de medicamentos
pendientes del mes =
∑
Unidades de medicamentos no entregados por el operador dentro
de los 2 días calendario durante el mes.
∑ de unidades formuladas en el mes
X 100
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“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
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Tiempo máximo de Resolución de pendientes por dispensacion: Es el tiempo
máximo permitido para la entrega de los medicamentos trascurrido desde el
momento en que el OPERADOR LOGISTICO, recibela formula ( fecha y hora)
hasta la fecha y hora en que el operador logístico entrega el mesdicamento al
paciente
1.5
MEDICAMENTOS NO INTERCAMBIABLES INCLUIDOS
RESOLUCION 1400 DE 2001 Y RESOLUCION 5521 DE 2013.
EN
LA
Corresponde al listado de medicamentos de acuerdo a la Resolución 1400 de
2001 del INVIMA, que establece la Guía Biodisponibilidad y de Bioequivalencia
de medicamentos y la Resolución 5521 de 2013, capítulo 5 Artículos 42, que
establece“… En el caso de los medicamentos anticonvulsivantes,
anticoagulantes orales y otros de estrecho margen terapéutico definidos de
forma periódica por el INVIMA, no deberá
cambiarse el producto ni el
fabricante una vez iniciado el tratamiento. Si excepcionalmente fuere necesario,
se realizara el ajuste de dosificación y régimen de administración con el
monitoreo clínico y paraclínicos necesarios”
1.6
MEDICAMENTOS VITALES NO DISPONIBLES
Teniendo en cuenta el Decreto 481 de 2004 del Ministerio de la Protección
Social que hace referencia a los procedimientos para el acceso a
medicamentos Vitales no disponibles como aquellos que resultan
indispensables e irremplazables para salvaguardar la vida de un paciente y que
no son comercializados bajo la autorización de un registro sanitario, se hace
necesario que el OPERADOR LOGISTICO los suministre durante la vigencia
del contrato y con cargo al mismo.
Cuando se presente un medicamento vital no disponible, el OPERADOR
LOGISTICO, informará el Comité de precios de la DGSM-HOMIC, quienes se
encargaran de reunir los documentos necesarios que soporten su uso y
entregaran al OPERADOR LOGISTICO, para su adquisición y entrega en un
plazo no mayor a 15 días calendario. Estos medicamentos serán facturados de
acuerdo al precio de la factura del ente encargado de realizar la importación y
será reconocido el porcentaje de intermediación según corresponda.
En casos especiales como la antitoxina Botulínica, suero anti arácnido, suero
anti escorpión y suero antiofídico, el OPERADOR LOGÍSTICO se compromete
a garantizar la disponibilidad permanente de por lo menos un tratamiento como
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mínimo para ser entregado en la modalidad de dispensación y suministro,
según la pertinencia.
Para el caso de Dantrolene Sódico, el OPERADOR LOGISTICO deberá
garantizar la disponibilidad de por lo menos un tratamiento como mínimo para
su uso inmediato en el HOMIC y HONAC. Así mismo, consumido este
medicamento el OPERADOR LOGISTICO está obligado a su reabastecimiento,
en un plazo no mayor a dos (2) días calendario.
1.7
MEDICAMENTOS DE SALUD PUBLICA, SUEROS Y VACUNAS
Los Medicamentos de salud pública utilizados en el manejo de enfermedades
como Malaria, Leishmaniasis, Chagas, Tuberculosis, Lepra, entre otras, al igual
que aquellas vacunas que se encuentran en el Programa Ampliado de
Inmunización (PAI), seguirán siendo suministrados por el Ministerio de Salud y
Protección Social.
Teniendo en cuenta que las vacunas PAI son suministradas de forma gratuita
por el Ministerio de la Protección Social y que la contratación de Biológicos
fuera del PAI, están a cargo de las Direcciones de Sanidad a través de la
Sección Salud Pública con presupuesto destinado para tal fin, estas no serán
dispensadas por el OPERADOR LOGISTICO, sin embargo; en casos
excepcionales y previamente autorizados por la DGSM - HOMIC, el
OPERADOR LOGISTICO podrá dispensar o suministrar algunos de estos
medicamentos siempre y cuando estos sean comercializados por la Industria
Farmacéutica.
1.8
MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL Y
MONOPOLIO DEL ESTADO PARA LOS ESTABLECIMIENTOS DE SANIDAD
MILITAR (ESM) BAJO MODALIDAD DE SUMINISTRO Y SATELITES.
La DGSM - HOMIC presentara al OPERADOR LOGÍSTICO ante el Fondo
Nacional de Estupefacientes con el fin de que este realice el trámite para la
expedición de la resolución que permita el manejo de los Medicamentos de
Control Especial y de Monopolio del Estado, este procedimiento será
responsabilidad directa del OPERADOR LOGISTICO, según lo previsto en la
Resolución 1478 de 2006 del Ministerio de la Protección Social, modificada por
la Resolución 002564 de 2008.
El procedimiento para el manejo de medicamentos de control especial en los
ESM bajo modalidad de suministro y satélites, está regido por la resolución
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
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Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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1478 de 2006 y modificada por la Resolución 002564 de 2008, emitida por el
Ministerio de la Protección Social para el manejo y control de las sustancias
sometidas a fiscalización de medicamentos de control especial y monopolio del
estado; así mismo de acuerdo a la modalidad de cada ESM, al nivel de
atención, los medicamentos incluidos dentro del Acuerdo 052/2013, y a las
necesidades de los usuarios, se determinan las siguientes condiciones
generales para el correcto manejo de este tipo de medicamentos:
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
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Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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1.8.1. MEDICAMENTOS MONOPOLIO DEL ESTADO.
En caso de ser requerido algún medicamento de este tipo en un ESM deberá
ser autorizado por la respectiva DISAN e informado al OPERADOR
LOGISTICO para que pueda ser entregado por suministro o dispensación de
acuerdo al caso. Las DISANES realizaran la verificación de la formula médica y
la pertinencia del medicamento, así mismo el OPERADOR LOGISTICO
realizara los tramites e informes ante el ente encargado de control y verificara
el cumplimiento Resolución 1478 de 2006.
1.8.2
MEDICAMENTOS
SUMINISTRO:
DE
CONTROL
ESPECIAL
MODALIDAD
Si el ESM requiere la entrega de medicamentos de control especial a
sus usuarios, el ESM debe realizar inscripción ante el Fondo Nacional de
Estupefacientes o fondos rotatorios de Estupefacientes.
Requisitos Generales de Inscripción (Capítulo V, VI, VII y VIII,
Resolución 1478 de 2006).
1.8.3 MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL MODALIDAD SATELITES:
El uso en los ESM bajo modalidad de satélites de este tipo de
medicamentos está prohibido por el nivel de atención de cada ESM, y la no
disponibilidad de personal idóneo para la asignación de la responsabilidad del
manejo de este tipo de medicamentos.
En casos excepcionales con previa autorización de la DISAN
correspondiente a cada fuerza, para garantizar el tratamiento de un usuario en
un momento dado se solicitaran los medicamentos de control especial al ESM
centralizador responsable del ESM bajo modalidad satélite que presenta la
necesidad; únicamente mediante la presentación de la formula medica
pertinente con previa verificación de su correcto diligenciamiento.
OTRAS CONSIDERACIONES GENERALES PARA EL MANEJO DE
MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL Y MONOPOLIO DEL ESTADO.
FORMULAS MEDICAS: se deben diligenciar de acuerdo a lo establecido
por la resolución 1478 del 2006 (Capítulo XVII y XVIII), Resolución 1478 de
2006), para los ESM bajo modalidad de suministro que utilicen recetarios
oficiales, el regente de farmacia debe propender por el buen manejo de estos.
CARROS DE PARO: para los ESM bajo modalidad de suministro en
donde se requiera la dotación de carros de paro con medicamentos de control
especial y monopolio de estado, la reposición después de haber utilizado este
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
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Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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tipo de medicamento, se hace únicamente con el soporte de la formula medica;
así mismo cuando la dotación sea por primera vez se realiza con el soporte de
una requisición con previa aprobación del Director de cada ESM.
Como se solicitan los medicamentos de los botiquines M 3 y M 5.
- Esta modalidad se empleará para cubrir los requerimientos administrativos de
los E.S.M. sin mediación de fórmula, como son los medicamentos de salud
operacional (para la dotación de botiquines M5 y M3 y stock) para los sitios de
atención de las Brigadas Móviles, Batallones de Alta Montaña, Unidades a
Flote, Aeronaves Medicalizadas y los ESM, que se encuentran dentro del área
de influencia de las ciudades seleccionadas, programas de promoción y
prevención en los ESM seleccionados, así mismo por esta modalidad operarán
los satélites de los ESM, aplicando para facturación el porcentaje de
intermediación correspondiente.
Para el caso de la entrega de medicamentos para dotación de Botiquines tipo
M3 y M5, El CONTRATISTA solo deberá entregar los medicamentos
contemplados en la Directiva No 130024 CGFM-DGSM-SSS-SOPE-486 de
2007 “Estandarización Técnica De Botiquines para Socorristas de Combate M3
y Enfermeros de Combate M5” o aquellas que la modifiquen o sustituyan,. Así
mismo la herramienta debe permitir visualizar los consumos de medicamentos
entregados para dotación de Botiquines por E.S.M. Para la modalidad anterior
de entrega se le enviará al OPERADOR LOGISTICO una orden de
REQUISICIÓN la cual debe ser dispensada en el menor tiempo posible, sin que
se exceda las veinte y cuatro (24) horas siguientes a la recepción de la orden
que deberá ir en forma escrita firmada por el Jefe del E.S.M. y en medio magnético
con la indicación de los ítems y cantidades requeridas, de acuerdo con el Formato
establecido. En caso de realizar el alistamiento y el pedido no se reclame por parte del
personal autorizado dentro de las 24 horas, no será motivo de glosa al operador.
Para el pago de los medicamentos entregados por orden de REQUISICIÓN
desde un punto de dispensación el OPERADOR LOGISTICO deberá adjuntar
la correspondiente orden de REQUISICIÓN con la respectiva firma de
recepción a satisfacción de los medicamentos requeridos, la cual deberá incluir
como mínimo la firma, nombre y apellidos de quien recibe los medicamentos,
grado, cédula de ciudadanía, cargo, fecha y hora.
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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MANEJO DE MEDICAMENTOS CONTROL ESPECIAL Y MONOPOLIO DEL
ESTADO AVERIADOS Y VENCIDOS.
Se debe realizar de acuerdo a lo establecido (Capítulo XVI), Resolución
1478 de 2006, teniendo siempre presente que cuando se requiera dar de baja
se pedirá autorización ante el Fondo Nacional de Estupefacientes o Fondo
Rotatorios de Estupefacientes Departamentales, Fondo Nacional de
Estupefacientes del Ministerio de la Protección Social o al Fondo Rotatorio de
Estupefacientes, en el formato prescrito en el Anexo número 6 de esta
resolución.
PROXIMOS A VENCER: Se debe implementar las medidas necesarias
para evitar el vencimiento de este tipo de medicamentos, solicitar al
OPERADOR LOGÍSTICO el cambio de los medicamentos próximos a vencer.
CIRCULARES INTERNAS: Cada Dirección de Sanidad puede
considerar la necesidad de emitir circulares internas describiendo el
procedimiento detallado del manejo de medicamentos de control especial y
monopolio del estado bajo los parámetros de la Resolución 1478 de 2006 y
contractualmente con el operador logístico.
1.9. COBERTURA Y SITIOS DE PRESTACION DE SERVICIO
El OPERADOR LOGISTICO, está obligado a garantizar la “Adquisición,
distribución, suministro, dispensación y control de medicamentos a través de un
operador logístico para los usuarios del Subsistema de Salud de las Fuerzas
Militares y el Hospital Militar Central, bajo la modalidad de monto agotable”, en
los sitios señalados en el ANEXO No 4.
El OPERADOR LOGISTICO, deberá contar con la logística necesaria a nivel
Nacional en las Ciudades o Municipios y entregará los medicamentos en los
Establecimiento de Sanidad Militar (ESM) a nivel nacional en la ubicación y
horarios descritos en el anexo 4. En el HOMIC y HONAC el OPERADOR
LOGISTICO prestara el servicio farmacéutico para paciente hospitalario y
ambulatorio según los anexos N° 11 y 12, respectivamente; quien a su vez,
deberá contar con la logística necesaria para el desarrollo del proceso.
Para el inicio del contrato y cumplimiento del mismo, se hace necesario que el
OPERADOR LOGISTICO, tome en arriendo las instalaciones de los puntos de
farmacia de los ESM, cumpliendo con lo establecido en el Anexo 13, así mismo
que cumpla las normas técnicas necesarias, para su desarrollo, con el fin que
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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el punto de dispensación cumpla con los estándares mínimos de calidad y de
acuerdo a la normatividad vigente para servicios farmacéuticos.
NOTA: Cuando se oferte en cumplimiento al requerimiento de pliegos, las
insulinas; estas deberán suministrarse con los dispositivos inherentes para su
administración.
1.10 VIDA UTIL DE LOS MEDICAMENTOS.
La fecha de vencimiento de los medicamentos distribuidos por dispensación
(50%) de la vida útil del medicamento entregado y suministro (75%) de la vida
útil del medicamento entregado.
Fecha de vencimiento de los medicamentos: Con el fin de disminuir la
probabilidad de afrontar la pérdida de recursos públicos, tanto en dispensación
como en suministro durante la ejecución del contrato, las fechas de
vencimiento no podrán ser menores que el cincuenta por ciento (50%) de la
vida útil del medicamento para productos de origen nacional e importados,
entendiéndose la vida útil como el lapso de tiempo que transcurre desde el
momento en que se manufactura hasta la fecha contenida en el envase o
empaque, como fecha de expiración. Se exceptúa de dicha condición aquellos
medicamentos que siendo re empacados disminuyen su tiempo de vida útil, así
como las preparaciones magistrales, nutriciones parenterales y en general
medicamentos preparados en una central de mezclas.
El control será realizado mediante la herramienta, la cual emitirá la respectiva
alerta 6 meses previos a que se llegue al cincuenta (50)% de la vida útil del
medicamento.
1.8.3 RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS EN LOS E.S.M. BAJO LA
MODALIDAD DE SUMINISTROTodos los medicamentos a adquirirse serán objeto de recepción técnicaadministrativa por parte del almacenista, farmacéutico o quien se delegue por
el Jefe del Establecimiento de Sanidad Militar (ESM) y contemplados en el
Anexo No. 1, quienes deberán verificar las condiciones de calidad y estado del
empaque, vida útil la cual deberá ser como mínimo el setenta y cinco (75)%
aplicable a aquellos medicamentos cuya vida útil sea inferior a un año, los
medicamentos cuya vida útil sea superior a este periodo, se tomara como norma, que
su vencimiento no sea inferior a un año, de la vida útil del medicamento.
Fecha de vencimiento y marcación de los medicamentos: con el fin de
disminuir la probabilidad de afrontar la pérdida de recursos públicos, tanto en
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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dispensación como en suministro durante la ejecución del contrato, no podrán
ser menores que el setenta y cinco por ciento (75)% de la vida útil del
medicamento para productos de origen nacional e importados, entendiéndose
la vida útil como el lapso de tiempo que transcurre desde el momento en que
se manufactura hasta la fecha contenida en el envase y/o empaque, como
fecha de expiración. Se exceptúa de dicha condición aquellos medicamentos
que siendo re empacados disminuyen su tiempo de vida útil, así como las
preparaciones magistrales, nutriciones parenterales y en general
medicamentos preparados en una central de mezclas. El contratista se obliga a
cambiar las veces que sea necesario aquellos medicamentos entregados bajo
la modalidad de suministro para lo cual el HOMIC-HONAC notificara su
próximo vencimiento con una anterioridad al menos de sesenta (60) días. En
caso de existir desabastecimiento del medicamento o que se encuentre
documentado por parte del fabricante, importador o bien encargado de la
distribución del producto a nivel nacional, que el medicamento en cuestión no
cumple con la vida útil solicitada y que es el único disponible, el HOMICHONAC aceptará la entrega de dichos productos, esto con el fin de propender
por la entrega oportuna a los pacientes que llegasen a requerir dicho
medicamento.
Si los medicamentos enviados no cumplen con estas características, el
almacenista deberá informar de forma inmediata al CONTRATISTA y al
respectivo supervisor DISAN, esta novedad. En este caso el CONTRATISTA
se obliga a asumir los costos de transporte y cambiar los medicamentos en un
plazo no mayor de dos (2) días calendario, sin generar un nuevo proceso de
facturación.
Si por necesidades del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares la
recepción no se pudiere realizar en estos lugares, esta se hará en el sitio que
determine el supervisor técnico respectivo de la Dirección de Sanidad de cada
Fuerza.
La vida útil se calcula contando los meses que le quedan al medicamento de
vida y dividido entre los meses que hay entre la fecha de fabricación y la fecha
de vencimiento.
1.11 ROTULACIÓN DE LOS MEDICAMENTOS DISPENSADOS Y
SUMINISTRADOS.
ROTULACIÓN “USO INSTITUCIONAL - PROHIBIDA SU VENTA”
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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El OPERADOR LOGISTICO deberá garantizar que todos los medicamentos
distribuidos por suministro o dispensación estén marcados con el rótulo “USO
INSTITUCIONAL PROHIBIDA SU VENTA,” en la unidad de empaque. No se
admitirá rotulación adhesiva, esta debe estar impresa directamente sobre el
envase o empaque (inkject), dicha marcación no debe ocultar la información
contenida en el envase o empaque, de acuerdo a las disposiciones del Decreto
677 del 26 de abril de 1995 del Ministerio de Salud, actualmente Ministerio de
Salud y Protección Social.
1.12 VALIDEZ DE LA FORMULA MEDICA
Según lo establecido en el Acuerdo 052 del 2013 del CSSMP o las normas que
lo modifiquen o sustituyan. Actualmente el tiempo es de setenta y dos (72)
horas.
1.13 CERTIFICADO DE ANÁLISIS DE CONTROL DE CALIDAD DE LOS
MEDICAMENTOS DISPENSADOS Y SUMINISTRADOS
Para efectos de auditoría, respecto a los medicamentos distribuidos bajo
cualquier modalidad (dispensación o suministro), el OPERADOR LOGISTICO
deberá allegar, en caso de ser requerido por la DGSM- HOMIC durante la
vigencia del contrato, completa información de cada lote de fabricación,
acompañado de un certificado de análisis de control de calidad del laboratorio
fabricante, firmado por el jefe de control de calidad, director técnico o quien
haga sus veces.
Para todos los medicamentos dispensados y suministrados por el OPERADOR
LOGISTICO, incluyendo los comercializados con diluyentes, deberán cumplir
con el certificado de control de calidad respectivo, el cual deberá contener la
siguiente información:
• Nombre y dirección del fabricante.
• Forma farmacéutica.
• Concentración o potencia del principio activo.
• Número y tamaño del lote.
• Fecha de fabricación.
• Fecha de expiración.
• Número y fecha del protocolo de calidad.
• Resultado de cada prueba, límite y referencias que establezcan estos límites.
• Constancia y aprobación del lote.
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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La DGSM y el HOMIC se reservan el derecho de verificar durante la ejecución
del contrato que el laboratorio fabricante de los medicamentos propuestos,
corresponda al autorizado en el Registro Sanitario presentado.
1.14 RECEPCIÓN TÉCNICA DE LOS MEDICAMENTOS EN LOS PUNTOS
DE SUMINISTRO.
El regente de farmacia del ESM o quien haga sus veces delegado por el jefe
del ESM, deberá realizar en el proceso de recepción técnica de medicamentos,
el acta que contenga como mínimo las siguientes descripciones:
Numero de acta, fecha acta, ESM, proveedor, fabricante, código, forma
farmacéutica, nombre genérico, nombre comercial, concentración, registro
sanitario (que deberá ser contrastado con la información del INVIMA dejando
documentado esta acción), cantidad, envase, empaque, embalaje, vida útil,
fecha de compra, numero de factura, número de lote, fecha de vencimiento,
porcentaje vida útil, condiciones de almacenamiento, certificado de análisis,
verificación de marcación uso institucional, observaciones, firma, nombre y
cargo de quien realiza la recepción técnica. En todo caso y atendiendo los
requisitos de Habilitación de los Servicios Farmacéuticos que aplican para el
ESM y HOMIC, el formato de recepción técnica deberá adaptarse al aprobado
o utilizado al interior del ESM y HOMIC.
El OPERADOR LOGISTICO deberá hacer entrega de manera trimestral, la
totalidad de los medicamentos solicitadas por los ESM, contemplados en el
Acuerdo 052 CSSMP, (Anexo 03), previa autorización por el personal delegado
de la DISAN.
El OPERADOR LOGISTICO deberá realizar el control de la facturación de los
medicamentos despachados hasta el agotamiento del presupuesto asignado a
cada ESM, de acuerdo a los precios unitarios presentados en su propuesta. Se
acordarán con el OPERADOR LOGISTICO las fechas de pedido de cada ESM
para la respectiva coordinación de su operación.
Para la entrega de los medicamentos, el OPERADOR LOGISTICO, contará con
máximo quince (15) días calendario contados a partir de la fecha de radicación
del pedido al operador, previamente autorizado por la DISAN respectiva. Así
mismo, el OPERADOR LOGISTICO deberá informar al ESM y DISAN
respectiva el número de guía con el cual se envió el pedido, ésta debe permitir
su seguimiento vía Internet.
1.15 BUENAS PRÁCTICAS EN ALMACENAMIENTO
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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El OPERADOR LOGISTICO deberá implementar las buenas prácticas de
almacenamiento, en sus bodegas y además cumplir con los preceptos de la
normatividad vigente.
DOTACIÓN Y MANTENIMIENTO
Dotación: El OPERADOR LOGISTICO estará sujeto al cumplimiento de lo
estipulado en la Resolución 1043 de 3 de abril del 2006 y la Resolución 1403
de 2007 expedidas por el Ministerio de la Protección Social y todas aquellas
que los sustituyan, adicionen o complementen; esta norma será aplicada tanto
en los sitios de dispensación ambulatorio como Hospitalario.
Mantenimiento: El OPERADOR LOGISTICO tendrá un programa de revisiones
periódicas de carácter preventivo, calibración y validación de equipos,
cumpliendo con los requisitos e indicaciones dadas por los fabricantes y con los
controles de calidad, de uso corriente en los equipos que aplique. Lo anterior
estará consignado en la hoja de vida del equipo, con el mantenimiento
preventivo y correctivo. Las hojas de vida deben estar centralizadas y deben
tener copias en cada sede, de acuerdo con los equipos que tengan allí.
2
IDENTIFICACION DE USUARIOS
EL OPERADOR LOGÍSTICO, se obliga a validar los derechos del paciente del
SSFM, previo a la entrega de los medicamentos mediante conectividad con la
base de datos en línea con el Grupo de Afiliación y Validación de Derechos
(GAVD) de la DGSM.
En el punto de dispensación El OPERADOR LOGISTICO entregará los
medicamentos previa revisión de la fórmula médica en los membretes oficiales
y los documentos que acrediten la calidad del usuario de acuerdo al siguiente
cuadro:
TIPO
Oficiales,
Suboficiales
y
Soldados
Profesionales
o
Infantes
de
Marina,
Profesionales en servicio activo,
Profesionales Pensionados o en
uso de buen retiro.
DOCUMENTOS
Para pacientes de servicios ambulatorios (consulta externa
y urgencias):
Carnet de Servicios Médicos del SSFM Vigente y Cédula de
ciudadanía.
Para pacientes hospitalizados: la revisión se realizará
directamente desde la herramienta en conectividad con el
GAVD
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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Documento de identificación y la certificación vigente
expedida por la oficina de personal, de acuerdo a la Fuerza
donde sea orgánico o prestando su Servicio Militar
Obligatorio, como es el caso Soldado o Infante de Marina
Regular.
Alumnos Escuelas de
Formación, Infantes de Marina
Regulares y/o Soldados
Regulares, Bachilleres y
Campesinos.
Personal Civil con derechos de
afiliación al SSFM en actividad
O pensionado.
Para el caso de los alumnos de las Escuelas de formación
se aceptará el carnet vigente emitido por la Escuela de
Formación respectiva.
Para efectos de facturación el OPERADOR LOGISTICO
deberá anexar fotocopia de estos dos documentos
asumiendo los costos de papelería y fotocopiadora. En
ningún caso el OPERADOR LOGISTICO podrá exigir la
entrega de copias de estos documentos al personal de
Soldados o Infantes de Marina Regulares.
Pacientes de servicios ambulatorios: Carnet de Servicios
Médicos del SSFM Vigente y Cédula de ciudadanía.
Pacientes hospitalizados:
La revisión se realizará directamente desde la herramienta
en conectividad con el GAVD.
8.
RECURSO HUMANO NECESARIO Y REQUISITOS DE OBLIGATORIO
CUMPLIMIENTO PARA SU VINCULACIÓN.
El OPERADOR LOGISTICO por sus propios medios y asumiendo los costos
respectivos deberá contratar a su nombre y bajo su cargo el personal necesario
para el desarrollo del objeto del contrato, razón por la cual la DGSM no tendrá
relación laboral alguna con el personal dispuesto para tal fin.
La prestación del servicio farmacéutico deberá contar con el personal idóneo y
calificado, teniendo en cuenta la normatividad vigente (Decreto 2200 de 2005
Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras
disposiciones).
El servicio farmacéutico de alta y mediana complejidad estará dirigido por un
Químico Farmacéutico. El servicio farmacéutico de baja complejidad estará
dirigido por el Químico Farmacéutico o el Tecnólogo en Regencia de Farmacia.
En los ESM que por nivel de atención se requiera de Químico Farmacéutico,
este realizará actividades conforme lo reglamentado en las anteriores normas y
demás que las complementen, adicionen o modifiquen.
La responsabilidad por acciones u omisiones del personal contratado por el
OPERADOR LOGISTICO es exclusivamente de este último.
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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Una vez legalizado el contrato, El OPERADOR LOGISTICO debe presentar la
totalidad de las hojas de vida con los respectivos soportes que acrediten las
calidades y el perfil requerido por el Decreto 2200 de 2005, antes de iniciar la
operación del servicio aquí contratado. Así mismos deberá hacer llegar a las
respectivas DISAN de las Fuerzas o Unidades Militares en donde funcionen los
sitios de dispensación los documentos requeridos para realizar los estudios de
seguridad de este personal de forma previa al inicio de labores y siempre que
haya cambios de personal.
El OPERADOR LOGISTICO deberá informar de forma inmediata al Jefe del
E.S.M. y oficinas de personal de las unidades militares en donde se encuentran
los sitios de dispensación en el momento de presentarse despidos o renuncias
del personal a su cargo.
9.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SEGÚN LA MODALIDAD.
9.1 SUMINISTRO.
Modalidad utilizada por la DGSM, para la entrega de los pedidos de
medicamentos por parte del OPERADOR LOGISTICO, a las farmacias de los
ESM operadas por personal de las FF.MM.
9.2
DISPENSACION.
Es la entrega de uno o más medicamentos a partir de una fórmula médica o
prescripción, proveniente de un profesional legalmente facultado para esta
actividad a un paciente, exceptuando las órdenes de requisición descrita en el
sub-numeral 8.2.3. El proceso de dispensación va acompañado de la
información sobre su uso adecuado realizado por un Químico Farmacéutico y
el Tecnólogo en Regencia en Farmacia. Cuando el punto de la farmacia o del
establecimiento autorizado, esté a cargo de personas que no ostenten título de
Químico Farmacéutico o Tecnólogo en Regencia de Farmacia la información
que debe ofrecer al paciente versará únicamente sobre los aspectos siguientes:
condiciones de almacenamiento; forma de reconstitución de medicamentos
cuya administración sea la vía oral; medición de la dosis; cuidados que se
deben tener en la administración del medicamento y la importancia de la
adherencia a la terapia.
8.2.1. DISPENSACION AMBULATORIA
Este procedimiento se realiza para la dispensación de la formula en los puntos
de dispensación a cargo del proveedor y se resume de manera general así:
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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1.
El regente de farmacia valida los derechos del paciente en el sistema a
través de la conectividad con Grupo de Afiliación y Validación de Derechos.
2.
Si el paciente NO aparece como afiliado activo, el regente de farmacia
no dispensara la fórmula, excepto lo contemplado en el cuadro del numeral 2.
3.
Si está activo en la base de datos del SSFM, procede a cargar la
información en el sistema del proveedor y dispensará la fórmula, expidiendo
una tirilla que contiene la misma información de la fórmula.
4.
Si no entrega el medicamento por no tener existencias en el momento, o
lo entrega parcialmente genera una tirilla por el medicamento entregado
completo y lo marca como entregado y otra tirilla, solo para el medicamento
pendiente indicando este estado “Pendiente”.
5.
Para la entrega del medicamento pendiente, el proveedor tiene dos (2)
días calendario para su entrega, contados a partir de la generación de esta
tirilla.
6.
El regente debe consultar al usuario, si elige la recepción del pendiente
en el punto de dispensación de farmacia o si deja sus datos de dirección y
teléfono, para enviárselos al lugar de residencia.
7.
Cuando el medicamento esté disponible y el paciente no lo reclama, este
permanecerá disponible en la farmacia máximo por treinta (30) días calendario,
tiempo en el cual si es reclamado no se descontará la intermediación, ya que el
operador cumplió con la disponibilidad del mismo en el tiempo establecido
contractualmente, si el usuario no lo reclama, este medicamento podrá ingresar
nuevamente al inventario de proveedor y disponerse del mismo.
8.
Pasado los treinta (30) días calendario si el paciente regresa a reclamar
el medicamento, éste debe direccionarse con el médico tratante a fin de que el
profesional de la salud defina pertinencia del mismo a través de una consulta
médica y genere una nueva fórmula.
8.2.2 DISPENSACION HOSPITALIZADOS.
Este procedimiento se realiza para la dispensación de la fórmula a cargo del
proveedor en el servicio de hospitalizados y se resume de manera general así:
Es la entrega de medicamentos realizada a los usuarios que se encuentran
hospitalizados o en observación, previa verificación de sus derechos y
presentación de la orden médica o fórmula médica debidamente diligenciada
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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en el servicio de hospitalizados.
1.
La Enfermera Jefe entrega la fórmula del medicamento a la farmacia
hospitalaria.
2.
El Regente valida derechos (opera el mismo procedimiento que en
dispensación) y dispensa la fórmula, previo cargue de información a la
herramienta del operador.
3.
La Enfermera Jefe del Piso en donde se encuentre hospitalizado o en
observación el paciente, reclama en la farmacia hospitalaria los medicamentos
verificando que coincida con la fórmula entregada.
4.
Si no entrega el medicamento por no tener existencias, o lo entrega
parcialmente genera una tirilla por lo entregado y lo marca como entregado, y
otra tirilla solo para el medicamento pendiente indicando este estado
“Pendiente”.
5.
Para la entrega del medicamento pendiente, el proveedor tiene ocho (8)
horas para su entrega, contados a partir de la generación de esta tirilla.
6.
En caso contrario, se genera una alarma de indicador de oportunidad y
se mantiene hasta que la farmacia solucione la entrega de medicamentos.
De igual forma el Operador Logístico, se comprometerá a reportar a los
Comités de Farmacia y Terapéutica y/o al Comité de Farmacovigilancia y /o
Direcciones de Sanidad de cada Fuerza, las fallas terapéuticas y/o reacciones
adversas causados por los medicamentos, que se presenten durante la
ejecución del contrato, cuyos casos hayan sido reportados en la farmacia.
8.2.3 ORDEN DE REQUISICIÓN.
Es una solicitud de medicamentos mediante el uso de un formato que se
emplea para cubrir las necesidades de medicamentos para usuarios del
sistema sin mediación de una fórmula para ser entregado por el OPERADOR
LOGISTICO de un área específica del ESM.
9. DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS.
Las devoluciones de medicamentos hacia el OPERADOR LOGISTICO se
pueden realizar en las siguientes situaciones:
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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 En suministro cuando el medicamento recibido por el ESM no coincide
técnicamente o en número al medicamento solicitado, en este caso el flete de
la devolución será asumido por el OPERADOR LOGISTICO.
 En suministro cuando el medicamento recibido por el ESM no cumple con
las fechas de expiración acoradas en el contrato, en este caso el flete de la
devolución será asumido por el OPERADOR LOGISTICO.
 En suministro cuando el medicamento recibido por el ESM no llega en las
condiciones de transporte adecuadas o se evidencia deterioro en su embalaje,
en este caso el flete de la devolución será asumido por el OPERADOR
LOGISTICO.
 En suministro se hará devolución de los medicamentos que se tienen
almacenados en farmacia (inventario) y que estén próximos a vencerse o que
presenten baja rotación, el OPERADOR LOGISTICO se obliga a cambiar la
totalidad del medicamento previa verificación de las óptimas condiciones del
producto y de su empaque. Para tal efecto, procederá a realizar el cambio
correspondiente, enviando el requerimiento dentro de los cinco (05) días
hábiles siguientes a la fecha de la solicitud. Los gastos de transporte en que se
incurra desde el E.S.M hasta la entrega de los medicamentos al OPERADOR
LOGISTICO, será a cargo del E.S.M. y los gastos de transporte desde el centro
de dispensación del Operador hasta el E.S.M, será asumido por el
OPERADOR LOGISTICO quien realizara solamente el cobro de la
intermediación establecida para suministro.
 En suministro de los medicamentos autorizados por CTC - TUTELAS se
podrán realizar devolución por cambio de fórmula del paciente, por muerte del
paciente, por traslado del paciente a otra zona geográfica, por cambios en la
vía de administración, en este caso el flete de la devolución será asumido por
el ESM.
 En dispensación para pacientes hospitalizados o en observación el
OPERADOR LOGISTICO deberá recibir el total de medicamentos que se
retornan como devoluciones de medicamentos de pisos. En el formato
institucional dispuesto para el control y documentación de las devoluciones,
estos medicamentos serán recibidos máximo con diferencia de veinticuatro (24)
horas, teniendo en cuenta que es necesario mantener la trazabilidad en el flujo
interno de medicamentos. Igualmente el contratista es el responsable primario
para que se efectúe el debido y oportuno descargue de estos medicamentos en
ANEXO N° 1. ESTUDIOS DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA
“ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE
UN OPERADOR LOGISTICO PARA LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
Y EL HOSPITAL MILITAR CENTRAL”, BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE”.
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las cuentas de los pacientes, de tal forma que no se cobren aquellos
medicamentos que puedan ser nuevamente utilizados.
 Se citan las siguientes causales de devolución de medicamentos en servicio
farmacéutico hospitalario:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Muerte.
De alta hospitalaria.
Suspendido
Dosis incorrecta
Cambio o vía incorrecta
Reacción adversa a medicamentos.
Medicamento incorrecto
Intolerancia
Intervención quirúrgica
Paciente realizando pruebas
Paciente en ayunas.
Otros.
 El contratista con base en su sistema de información, implementará un
mecanismo de seguimiento y control, para evitar la reclamación de múltiples
formulaciones o cuando el paciente no tenga derecho a reclamar
medicamentos, tomando como base el régimen de dosificación del médico
tratante.