1 MEMORANDO No. 160-AI-2012 Para: Ing. Othón

MEMORANDO No. 160-AI-2012
Para:
Ing. Othón Zevallos Moreno
GERENTE GENERAL
Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento
de Quito
De:
Ing. Miguel Ángel Játiva
AUDITOR INTERNO
Asunto:
Evaluación integral del sistema de control interno de la entidad
Fecha:
27 de diciembre de 2012
En uso de la facultad conferida en los artículos 12 literal c) y 14 de la Ley Orgánica
de la Contraloría General del Estado, la Unidad de Auditoría Interna de la Empresa
Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento de Quito, realizó la
Evaluación Integral del Sistema de Control Interno, actividad que estuvo prevista en
el Plan Anual de Control Año 2012, con corte al 31 de octubre de este año y que fue
aprobada por el señor Contralor General del Estado.
El propósito general de la evaluación fue determinar el grado de confiabilidad de los
controles establecidos por la entidad para el funcionamiento de sus procesos e
identificar las debilidades o condiciones reportables que requieran acciones
correctivas para mejorar su gestión y lograr los objetivos de la Institución.
La evaluación integral de control interno se realizó de acuerdo con las normas
ecuatorianas de auditoría gubernamental, emitidas con Acuerdo 019-CG de 5 de
septiembre de 2002.
El trabajo desarrollado consistió básicamente en evaluar los controles existentes en
la institución, pues de conformidad con el artículo 9 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado y las “Normas de Control Interno para las Entidades,
Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que
Dispongan de Recursos Públicos” emitidas con Acuerdo 039-CG, publicado en
Registro Oficial No. 78 y Suplemento No. 87 de 01 y 14 de diciembre de 2009,
respectivamente, el diseño, implantación, mantenimiento, funcionamiento,
perfeccionamiento y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima
autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de
acuerdo con sus competencias, con la finalidad de proteger los recursos públicos y
alcanzar los objetivos de la entidad.
En función de los objetivos definidos para la evaluación, a continuación se exponen
los resultados obtenidos por cada componente de control interno analizado:
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200 AMBIENTE DE CONTROL INTERNO (200-01 a la 200-09)
Como resultado de la Evaluación del Control Interno a este grupo de normas, se obtuvieron
calificaciones de MUY CONFIABLE. Es de responsabilidad de las autoridades, funcionarios
y servidores de la empresa mantener el Ambiente de Control en el nivel alcanzado.
300 EVALUACIÓN DEL RIESGO (300-01 a la 300-04)
Implementación en proceso de un modelo de gestión integral de riesgos corporativos
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Mediante una consultoría cuyo objeto fue el “Estudio para el diseño e implementación de
una metodología de gestión de riesgos corporativos en la EPMAPS”, autorizada mediante
resolución 03-GP-EPMAPS-2012 expedida por el Gerente de Planificación y Desarrollo, en
cumplimiento del contrato CDC-EPMAPS-GPD-01-2012, suscrito el 10 de mayo de 2012,
por un monto de. 35 000,00 USD más IVA, con la empresa ADDVALE ASESORES CIA
LTDA., se presentaron sus resultados en tres fases.
La Fase I del estudio “Diagnóstico del Sistema de Gestión de Riesgos Corporativos de la
EPMAPS”, fue aprobado por el Gerente de Planificación y Desarrollo, mediante oficio
05-GPD-CDC-EPMAPS-GPD-01-12 del 20 de junio de 2012, en el que se presentaron los
siguientes resultados:
1. Entendimiento de la política y procedimientos de la gestión del riesgo actual en la
empresa.
2. Revisión de los principales riesgos corporativos ya identificados por la EPMAPS.
3. Identificación de los responsables de la Gestión de Riesgos.
El 6 de agosto de 2012, la Unidad Corporativa de Negocios dió a conocer los avances de la
Fase II de la consultoría, “Diseño del Módulo de Gestión Integral de Riesgos” en los
siguientes aspectos:
1.
2.
3.
4.
5.
El universo de riesgos corporativos
Los mapas de calor ( Probabilidad e Impacto)
La metodología de gestión de riesgos
El procedimiento de aplicación de la política, y
La política de gestión de riesgos.
Se planteó además los roles y responsabilidades del Directorio, Gerencias Generales,
Direcciones y a los gestores del riesgo (servidores, servidoras y obreros); se considera
como ente de control y supervisión al Comité de Gestión de Riesgos quién será el
encargado de vigilar el cumplimiento de las políticas y procedimientos así como, de reportar
a la Gerencia General y Directorio los resultados de las evaluaciones efectuadas para la
acciones correctivas oportunas.
Se establece las actividades de control, así como los tiempos de actualización en la
identificación de los riesgos y evaluación y medición (por lo menos cada 2 años); el
monitoreo del riesgo (en forma trimestral), respuesta y mitigación (oportuna y trimestral),
reporte del riesgo (Trimestral a la Gerencia General y semestral al Directorio).
En octubre de 2012 se presentaron los resultados de la Fase III “Implementación y
Recomendación”, en el que se identificó un universo de 85 riesgos corporativos, de los
cuales 30 se trabajaron en talleres con la participación de los consultores y los Gerentes de
Área, de esos riesgos se elaboraron 20 planes de acción, como proyecto piloto,
encontrándose pendiente la elaboración de los planes de acción de 65 riesgos corporativos.
Mediante resoluciones de la Gerencia General: 299 del 02 de octubre y 326 del 25 de
octubre de 2012, se aprueba la política de gestión de riesgo corporativa y se da a conocer
la creación del comité de gestión de riesgos institucional respectivamente.
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En cuanto a la Metodología de Gestión de Riesgos Corporativos, se encuentra pendiente de
aprobación, debido a que se estableció una transitoria en la Política de Gestión de Riesgos,
otorgando un plazo de 60 días para su aprobación, desde el 28 de septiembre de 2012.
Esta metodología contiene las fases que se muestran a continuación:
1. Definición de objetivos de alto nivel
2. Identificación del universo de riesgos
3. Mapeo de objetivos y riesgos a los procesos de la organización
4. Desarrollo de un esquema de evaluación de riesgos
5. Recopilación de datos
6. Determinación del perfil de riesgos
7. Identificación de áreas de remediación, aceptación y monitoreo de riesgos
8. Planes de acción de gestión de riesgo
9. Reportes a la Administración.
Las acciones tomadas por la entidad facilitarán el monitoreo y supervisión de los controles
implementados a fin de verificar el cumplimiento de la politica y metodología en gestión de
riesgos, así como de los resultados de los planes de mitigación y funcionalidad del Comité
de Riesgos, por consiguiente al ser recientes las acciones implementadas, no ha sido
factible su verificación a fin de comprobar la efectividad de los planes de accion diseñados
en la administración de los riesgos institucionales.
Como lo considera la Norma de Control Interno NCI 300-02 en la que los Directivos deben
realizar el plan de mitigación de riesgos en la que se desarrolle una estrategia de gestión,
que incluya un proceso de implementación.
La empresa dispone de las herramientas que facilitan una adecuada administración de la
gestión de riesgo empresarial, pero aún se encuentra en proceso de aprobación, la
metodología y elaboración de 65 planes de mitigación, como lo establece la NCI 300-02 ya
mencionada.
Conclusión
Se encuentra en proceso de implementación de la metodología integral de riesgos
corporativos, la elaboración de los planes de acción para 65 riesgos corporativos y de la
política y funcionalidad del Comité de Gestión de Riesgos Corporativos, pero la Entidad no
dispone de todos los planes de acción para cubrir sus riesgos corporativos de manera
integral.
Recomendación
Al Gerente General
1. Procederá a la aprobación de la Metodología de Riesgos Corporativa, a fin de que la
empresa cuente con un documento que permita la implantación de un modelo de
gestión de riesgos corporativo.
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2. Dispondrá al Gerente de Planificación y Desarrollo se concluya con la elaboración de
los planes de acción para los 65 riesgos corporativos que se encuentran pendientes
a fin de contar con una herramienta que permita el control del modelo de gestión de
riesgos corporativo alineado a los objetivos institucionales.
A los Gerentes de Área
3. Deberán cumplir los 20 Planes de acción existentes y elaborarán los 65 restantes,
estableciendo los mecanismos de control y seguimiento que permitan la mitigación
de todos los riesgos corporativos identificados.
Definición de los niveles de control en el cumplimiento de los planes de acción.
No se definieron las instancias de responsabilidad en el proceso de administración de los
riesgos que faciliten el cumplimiento de los planes de acción de acuerdo a su competencia.
En el Reglamento Orgánico Funcional, expedido mediante resolución 325 del 25 de octubre
de 2012, por la Gerencia General, se define la responsabilidad que tienen las unidades
administrativas en la: identificación, análisis, y tratamiento de los riesgos, pero no establece
el compromiso en los procesos de verificación, aprobación y monitoreo de la información
generada que será presentada para la toma de decisiones al comité de gestión de riesgos y
a la alta gerencia.
Al respecto en la norma de control interno 300-02 Plan de mitigación de riesgos, regula la
designación de los niveles de responsabilidad de la información presentada, en el proceso
de evaluación de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo,
estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos, las
comunicaciones necesarias así como de la confiabilidad de la información reportada.
La falta de definición de niveles de responsabilidad en el proceso de gestión de riesgos
podría ocasionar que la información presentada no sea suficiente, dificultando el
establecimiento de las medidas correctivas oportunas por parte de las máximas autoridades,
Comité de Gestión de Riesgos y de la Alta Gerencia.
Conclusión
No se definió en el Reglamento Orgánico Funcional un órgano administrativo para el
monitoreo, verificación, aprobación, y entrega de los resultados de los planes de acción que
deben ser implementados y cumplidos, por parte de las áreas competentes, lo que no
permite un adecuado seguimiento sobre la ejecución de los Planes de Acción.
Recomendación
El Gerente de Planificación y Desarrollo
4. Dispondrá al Jefe de Desarrollo Corporativo se revisen las funciones del Reglamento
Orgánico Funcional y del Manual de Procesos con el objeto de incluir las funciones de
los gerentes de área referidas al cumplimiento de los Planes de Acción en su
competencia; así como los niveles de aprobación de los reportes presentados por las
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unidades responsables a fin de garantizar que la información que se presente al Comité
de Gestión de Riesgos aporte en el análisis y adopción de medidas oportunas.
Difusión de la metodología de gestión de riesgos institucional
El modelo de gestión de riesgos recientemente desarrollado en la institución al constituirse en
un modelo de gestión empresarial requiere de la inducción necesaria a fin de que el personal
sepa de la importancia del modelo ya referido, en especial el personal directamente involucrado
en el mismo y que conoce de los procesos, con el fin de que se generen las acciones para
evitar o reducir los riesgos identificados.
Al respecto la norma de control interno 300 Evaluación del riesgo establece que la máxima
autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad son los responsables de efectuar el
proceso de administración de riesgos, a través de los cuales las unidades administrativas
identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecución de
sus procesos y el logro de sus objetivos.
La falta de conocimiento sobre la metodología de la gestión de riesgos, recientemente
aprobada, por parte de los funcionarios involucrados en la misma, dificultaría en cierta manera
la identificación de eventos que impactarían en los procesos y en los resultados que se
obtendrían para identificar los riesgos para mitigarlos.
Conclusión:
No se difundió el modelo de gestión de riesgos a los servidores encargados de la ejecución de
los procesos de la Entidad, lo que ocasiona que no se aporte efectivamente, según los
conceptos de la metodología, por lo que los resultados, al no identificar adecuadamente todos
los eventos, afectan la identificación y medidas de mitigación de los riesgos.
Recomendación:
Al Jefe de Desarrollo Corporativo y Gestión de Riesgos
5. Procederá a organizar la capacitación al personal que requiera por sus funciones
conocer sobre el modelo de gestión de riesgos, con la finalidad de que los planes de
acción se cumplan en los tiempos previstos y con los resultados esperados, esto
permitirá una adecuada administración de los riesgos institucionales.
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ACTIVIDADES DE CONTROL
401 GENERALES
Como resultado de la Evaluación del Control Interno a este grupo de normas, se obtuvieron
calificaciones de MUY CONFIABLE. Es de responsabilidad de las autoridades, funcionarios
y servidores de la empresa mantener el control de la administración financiera en el nivel
alcanzado.
402 ADMINISTRACION FINANCIERA-PRESUPUESTO
Limitada verificación de las adquisiciones en el Plan Anual de Contrataciones
En varias certificaciones de disponibilidad emitidas por el Jefe de Presupuesto se hace
referencia a los bienes, servicios u obras a ser adquiridos o contratados, con una
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descripción diferente de aquella con la que se los incluyó en el Plan Anual de
Contrataciones del 2012, (PAC), de tal manera que en algunos casos se dificultó la
identificación del código del PAC al que fue aplicada la adquisición o contratación y fue
necesaria la ayuda de los servidores solicitantes del certificado de disponibilidad
presupuestaria.
En otros casos se emitieron certificados presupuestarios sin que consten las adquisiciones o
contrataciones en el Plan Anual de Contrataciones de 2012 ni en sus reformas.
Estas situaciones no fueron detectadas por el personal de Presupuesto en el proceso de
control previo al compromiso, al no verificar en el Plan Anual de Contrataciones la inclusión
de las adquisiciones o contrataciones, en forma previa a la emisión de los certificados de
disponibilidad presupuestaria.
El Gerente Financiero, al iniciar cada año fiscal, emite instrucciones internas para la
ejecución presupuestaria y dispone su aplicación a los servidores relacionados con la
administración y utilización de los recursos asignados en el presupuesto, según las cuales
deben señalar en su solicitud que la contratación consta en el PAC, una vez que hayan
realizado la verificación respectiva y, en base a esta afirmación, el Jefe de Presupuesto
emite el documento de disponibilidad.
Consideramos que esta instrucción no reemplaza al control que el personal de Presupuesto
debe efectuar para determinar que las adquisiciones o contrataciones solicitadas constan en
el Plan Anual de Contrataciones, más bien lo fortalece.
Al respecto, el Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública, en su artículo 27 se refiere a la emisión de los certificados de
disponibilidad presupuestaria específicamente para cubrir las contrataciones que constan en
el PAC, en los siguientes términos:
Artículo 27:
“……para iniciar un proceso de contratación se requiere certificar la disponibilidad
presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir
las obligaciones derivadas de la contratación…- En cualquiera de los casos
previstos, se deberá emitir la certificación sobre la disponibilidad presupuestaria …de
los recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de las contrataciones
que constan en el Plan Anual de Contrataciones, cuya responsabilidad le
corresponde al Director Financiero de la entidad contratante o a quien haga sus
veces...”
La norma de control interno 402-02 Administración Financiera – PRESUPUESTO.- Control
previo al compromiso, dispone:
“…las personas designadas verificarán previamente que:.- 1. La operación financiera
esté directamente relacionada con la misión de la entidad y con los programas,
proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos…”
Conclusión
La insuficiente verificación de la constancia de adquisiciones y contrataciones en el PAC del
2012, en forma previa a la emisión de las certificaciones de disponibilidad presupuestaria,
por parte del personal del Área de Presupuesto, no permitió detectar la inconsistencia en las
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descripciones utilizadas por los solicitantes, así como en algunos casos su inexistencia en el
PAC, dificultando asimismo el seguimiento posterior.
Recomendaciones
Al Gerente Financiero
6.
Deberá instruir a los servidores de la EPMAPS encargados del trámite de adquisiciones
o contrataciones, que utilicen las descripciones constantes en el Plan Anual de
Contrataciones y hagan referencia al código asignado para la adquisición del bien o
contratación del servicio u obra, lo que facilitará al Área de Presupuesto las
verificaciones previas a la emisión del certificado y permitirá el seguimiento posterior.
Al Jefe de Presupuesto
7. Dispondrá al personal de su área que verifique directamente en el Plan Anual de
Contrataciones la existencia de las adquisiciones o contrataciones de bienes, servicios u
obras, en forma previa a la emisión de las certificaciones presupuestarias y deje
constancia de tal verificación.
403 ADMINISTRACION FINANCIERA - TESORERIA (403-01 a la 403-15)
Seguridad en agencias recaudadoras
La Norma de Control Interno 403-05, establece lo siguiente:
“… El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estará respaldado
por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.Estas medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución suficiente al
recaudador, la contratación de pólizas de seguro, la utilización de equipos con
mecanismos de control automático de los cobros o de la secuencia y cantidad de
comprobantes, seguridad física de las instalaciones, la asignación del personal de
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seguridad, la contratación de empresas de transporte de valores o depósitos en
bancos que ofrezcan este servicio…”
El Jefe de Recaudación dió a conocer que ha solicitado al Jefe de Seguridad Física
mediante correo electrónico pedidos para seguridad física para las agencias.
Se solicitó al Jefe de Recaudación, mediante memorando 24-AI-ML-2012 de 24 de julio de
2012, describa la situación actual de la seguridad física (personal de guardianía, vidrios o
películas antibalas, medidas de seguridad electrónicas, sistema de alarmas, circuito cerrado
de televisión de alta resolución, centro de control, cajas fuertes de seguridad, etc.), de cada
una de las agencias recaudadoras de la Empresa.
Al respecto, el Jefe de Recaudación con memorando 215-GCSR-2012 de 26 de julio de
2012 da a conocer a la Auditoría Interna un cuadro de la situación actual respecto a la
seguridad física en las 12 agencias de recaudación de la Empresa, indicando que el 58% de
agencias no tienen las puertas blindadas, el 67% no poseen vidrios blindados, el 50% no
disponen de alarmas con botones de pánico, el 25% de los sitios no se han instalado
cámaras de vigilancia de circuito cerrado, el 83% no disponen de monitoreo de cámaras
desde edificio matriz y el 67% de agencias no disponen de caja fuerte.
Se solicitó al Jefe de Servicios Generales con memorando 26-AI-ML-2012 de 24 de julio de
2012, proporcione informes de los estudios de seguridad física realizados en cada una de
las agencias recaudadoras de la Empresa.
Con memorando GASF-2012-0186 de 30 de julio de 2012, el Jefe de la Unidad de
Seguridad Física y Radiocomunicaciones de la Empresa, informa sobre las medidas de
seguridad implementadas como son: bunker de seguridad, implementación de sistemas de
alarmas monitoreadas y sistemas de circuito cerrado de televisión, además se explica que
en ciertas agencias no se podría implementar la seguridad física requerida debido a que se
encuentran en Administraciones Zonales del D.M.Q y Centros Comerciales.
Respecto a los requerimientos efectuados por el Jefe de Recaudación, da a conocer que se
remitió al Jefe de Seguridad Física y Radiocomunicación un correo electrónico el 22 de
septiembre de 2011, lo siguiente:
“… como te comente anteriormente también se haga el estudio de funcionamiento de
los botones de pánico en las Agencias.- debe existir en todas las Agencias de
recaudación, en la Agencia Matriz que es la principal no se cuenta con este sistema.favor que se tome las medidas pertinentes de seguridad a fin de evitar alguna novedad
delictiva…”
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La Unidad de Seguridad Física y Radiocomunicaciones envía un informe a la Gerencia
Comercial con memorando GASM-2012-0651 de 25 de julio de 2012, en el cual detalla el
requerimiento de sistema de alarmas monitoreadas en centros de atención al cliente, matriz
y Quicentro Sur.
Cabe indicar, que no se efectuó el informe de todas las agencias que requerían del sistema
antes mencionado tal como lo solicitó el Jefe de Recaudación.
El Reglamento Orgánico Funcional de la Empresa, código 2534-GASF, Unidad Seguridad
Física y Radio Comunicaciones, en su literal d), establece lo siguiente:
“…Realizar estudios de seguridad (Seguridad Física y Seguridad Electrónica), en las
diferentes dependencias e instalaciones de la Empresa a fin de formular
recomendaciones de seguridad;”
El Jefe de Equipo de
Auditoría, solicitó al Departamento de Servicios Generales con
memorando 26-AI-ML-2012 del 24 de julio de 2012, proporcione los planes de seguridad
física e instructivos para la prevención de atracos en las agencias recaudadoras,
contestando con memorando GASF-2012-0186 de 30 de julio de 2012, lo siguiente:
“…El Jefe de la Unidad de Seguridad Física y Radio Comunicaciones (e), mediante
correo electrónico del 25 de julio de 2012, ha entregado al … de la Gerencia de
Planificación y Desarrollo, para su revisión y respectiva aprobación el Plan de
Seguridad Física e Instructivos, en donde se detalla en el Numeral “III FUNCIONES
GENERALES DE LOS GUARDIAS”, las instrucciones y procedimientos que deben
cumplir el personal de seguridad…”
En el mencionado documento que se encuentra en proceso de revisión, no se menciona los
planes de prevención de atracos a las agencias recaudadoras.
Estos requerimientos y necesidades que emiten las agencias recaudadoras, respecto a la
seguridad física, se producen al no haber planes y estudios de prevención de atracos por lo
que serian vulnerables a este tipo de eventos.
Entrega de valores fraccionarios en agencias recaudadoras
La Norma de Control Interno 403-05, establece lo siguiente:
“… La máxima autoridad de cada entidad pública y el servidor encargado de la
administración de los recursos, adoptarán las medidas para resguardar los fondos que
se recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en tránsito
para depósito en los bancos corresponsales…”
El Jefe de recaudación dió a conocer que la entrega de valores fraccionarios a las 12
agencias de recaudación se los realiza con un responsable y un chofer.
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Con memorando 24-AI-ML-2012 de 24 de julio de 2012, el Jefe del equipo de auditoría
solicitó información al Jefe de Recaudación, sobre el proceso de entrega de valores
fraccionarios con los montos a las diferentes agencias recaudadoras; contestando con
memorando 215-GCSR-2012 de 26 de julio de 2012, lo siguiente:
“…Este proceso se realiza acudiendo a las Agencias pasando un día y realizando el
cambio en monedas fraccionarias de acuerdo a la necesidad de cada Recaudador.
Cada dos días en promedio la persona responsable de esta actividad, acude al Banco
Central u otra Entidad Financiera a cambiar valores en billetes por moneda
fraccionaria de diferente denominación.- Para realizar estas actividades, la persona
responsable se traslada en un vehículo (camioneta doble cabina de la EPMAPS)
solamente en compañía del conductor del vehículo. Se ha solicitado resguardo a fin de
que un guardia de seguridad de la empresa acompañe en este vehículo…”
El requerimiento realizado por el Jefe de Recaudación al Jefe de Seguridad Física y
Radiocomunicación se efectuó con memorando 203-GCSR-2012 de 11 de julio de 2012.
También se solicitó, al Jefe de Servicios Generales con memorando 26-AI-ML-2012 de 24
de julio de 2012, que en el proceso de entrega de valores fraccionarios el área de Seguridad
Física y Radiocomunicaciones informe si participa en la Logística, así como en el plan de
seguridad física para realizar esta actividad, contestando con memorando GAS-2012-1479
de 1 de agosto de 2012, lo siguiente:
“… En referencia a este punto de la entrega de valores fraccionarios en las diferentes
agencias, a la presente fecha el Departamento de Servicios Generales y la Unidad de
Seguridad Física y Radiocomunicaciones, no tiene participación en esta actividad…
Mediante memorando No. GASF-2012-0184, del 27 de julio de 2012, dirigido al Jefe
de Gestión de Servicios (e), se le indica que su pedido de apoyo en el proceso de
entrega de valores fraccionarios, debe ser dirigido a la Gerencia de Administración y
Logística, para su respectiva autorización…”
El promedio mensual, de enero a julio de 2012, de entrega de valores fraccionarios a las
agencias recaudadoras es de 79 983 USD.
El 9 de marzo de 2012 se produjo un hecho en que el chofer y custodio de Fondo de
Cambios al salir del centro de recaudación en el Centro Comercial Aeropuerto, después de
haber entregado los valores previstos, se percataron que el vehículo había sido violentado y
que faltaba dinero fraccionario que momentos antes se había dejado en su interior en varias
fundas y paquetes que correspondían a un valor de 1 320,00 USD.
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Al no disponer de un plan de seguridad física, para el cambio y entrega de valores
fraccionarios, aumenta el riesgo de ocurrencia de actos delictivos.
Conclusión
La Unidad de Recaudación, efectuó requerimientos de seguridad física en las diferentes
agencias de recaudación para mejorar la seguridad interna en agencias recaudadoras, así
como para la seguridad de cambios y entrega de valores fraccionarios, debido a que no
existen planes e instructivos de prevención de atracos; esto dió lugar, a que las
instalaciones de recaudación de la Empresa y la actividad de entrega de valores sean
vulnerables para actos delictivos.
Recomendaciones
Al Gerente de Administración y Logística, dispondrá:
8. Al Jefe de Seguridad Física y Radiocomunicación, realice los estudios técnicos de
requerimiento de Seguridad Física para agencias recaudadoras y entrega de valores
fraccionarios, así como los Planes de prevención de atracos; esto permitirá fortalecer, las
seguridades físicas internas de estos sitios vulnerables y el cumplimiento de las
actividades previstas de recaudación.
9. Con los resultados de los informes del estudio de requerimiento de seguridad física y el
plan de prevención de atracos, implementará las acciones correctivas derivadas en el
mencionado informe.
404 ADMINISTRACION FINANCIERA – DEUDA PUBLICA ( 404-01 a la 404-11)
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Como resultado de la Evaluación del Control Interno a este grupo de normas, se estableció
que la misma es NO APLICABLE para la Entidad, por lo que no amerita la formulación de
comentarios y recomendaciones.
405 ADMINISTRACION FINANCIERA - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL (405-01 a la
405-11)
Envío de información financiera mensual al Ministerio de Finanzas.
La Disposición General QUINTA de la Ley Orgánica de Empresas Públicas, RO Suplemento
48 de 16 de octubre de 2009 establece:
“…Sistema contable y de administración de cuentas de recursos financieros.- Las
Empresas públicas, sus subsidiarias y filiales no están obligadas a llevar su
contabilidad aplicando normas de contabilidad gubernamental, tampoco están
obligadas a gestionar sus recursos financieros a través de la Cuenta única del
Tesoro Nacional ni a través del ESIGEF. La contabilidad que lleven las empresas
públicas estará basada en los principios de contabilidad de general aceptación y
normas internacionales de contabilidad, generando toda la información financiera
necesaria para medir su gestión tanto administrativa y financiera.”
El 30 de diciembre de 2010, en oficio circular MF-SCG-DACEFSP-2010-16, el Subsecretario
de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, dirigido al Gerente General de la
EPMAPS, dispuso el envío de la información financiera a diciembre de 2010, de
conformidad con el artículo 148 del Código de Planificación y Finanzas Públicas, que
dispone:
“…Las empresas públicas podrán tener sus propios sistemas de contabilidad de
conformidad a la ley y el reglamento del presente Código. Para fines de
consolidación de la contabilidad y demás información fiscal del Sector Público no
Financiero estarán obligadas a realizar y enviar reportes contables en los plazos y
formatos que emita el ente rector de las finanzas públicas para el efecto…”
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La Empresa remitió los informes financieros correspondientes al 2010, adjuntos al oficio GF
2011 026 del 7 de febrero de 2011.
Posteriormente, a través de la página web del Ministerio de Finanzas, se publicó un
comunicado a los Gobiernos Autónomos Descentralizados y Empresas Públicas, del cual se
transcribe lo pertinente:
“El Ministerio de Finanzas,….comunica a todos los Gobiernos Autónomos
Descentralizados y Empresas Públicas que a partir del 1 de abril de 2012 entrará en
operación una nueva versión del Sistema Sigef Integrador para el envío de la
información financiera a este Ministerio; en tal virtud se emiten las siguientes
directrices:.- 1. Los GADs y Empresas Públicas que aún no remiten su información
financiera correspondiente a diciembre de 2011, podrán hacerlo hasta el 10 de abril
del año 2012, a través de la versión actual del Sigef Integrador, …3. Los GADs y
Empresas Públicas deberán remitir su información financiera correspondiente a
enero y febrero de 2012, hasta el 10 de mayo de 2012, a través de la nueva versión
del Sigef Integrador,-...5. Finalmente, para la creación de los usuarios y asignación
de claves de acceso a la nueva versión del Sigef Integrador, los GADs y Empresas
Públicas deben registrar los datos del funcionario asignado a este proceso, en el
formulario electrónico anexo. ...”
La Empresa envió los informes financieros de octubre, noviembre y diciembre de 2011 el 14
de marzo, 16 de marzo y 16 de mayo del 2012, respectivamente, éste último luego de
aproximadamente un mes del plazo establecido, debido a que desde marzo de 2012 en la
EPMAPS estaba funcionando la actualización del sistema financiero CG, situación que
afectó la oportunidad en el envío.
Hasta la fecha de corte de la presente evaluación, 31 de octubre de 2012, la Empresa no
envió al Ministerio de Finanzas la información financiera gubernamental correspondiente a
enero a octubre de 2012, por lo siguiente:

El Ministerio de Finanzas, asignó el usuario y la clave del Sistema de Administración
Financiera para el nuevo Sigef Integrador, Módulo Carga de Información, el 26 de junio
de 2012, a través del correo electrónico.

Actualización del sistema CG al CGWEB, mediante contrato GP-GAA-2010-016 con la
empresa INFORMACION TECNOLOGICA DEL ECUADOR S.A., que entró en
funcionamiento a partir del 1 de marzo de 2012.
Uno de los servicios del proveedor es la coordinación para la construcción de interfaces,
correspondiendo al área contable el enlace informático necesario para convertir la
información contable empresarial en la gubernamental que se remite vía Sigef Integrador
al Ministerio de Finanzas. Para el efecto se debe realizar un mapeo de cuentas
empresariales a gubernamentales y elaborar un balance gubernamental en el sistema
CGWEB.

Dentro del proceso de actualización del sistema CG han surgido dificultades, debido
principalmente a que en los últimos años la Empresa utilizó un plan de cuentas
gubernamental desactualizado que no consideró los cambios en el clasificador
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gubernamental, afectando el mapeo de las cuentas empresariales a las
gubernamentales; más aún cuando el área contable no dispone del suficiente recurso
humano capacitado para realizar esta actividad.
Las situaciones descritas tienen relación con la norma de control interno 405-05 Oportunidad
en el registro de los hechos económicos y presentación de la información financiera.
Acciones tomadas por la Entidad
El 12 de julio de 2011 la EPMAPS contrató a la consultora “ERNST & YOUNG”, para la
evaluación del Manual de Políticas Contables y el diagnóstico conceptual de conversión a
NIIF, firma que, como uno de sus productos, presentó un nuevo plan de cuentas empresarial
basado en la normatividad NIIF y en las necesidades de la Empresa, el mismo que facilita el
registro contable y el análisis financiero, que será considerado en la actualización del
sistema CG.
Conclusión
La necesidad de implementar en el nuevo sistema financiero el enlace para la conversión de
la información empresarial a la gubernamental, las dificultades que se han presentado en el
proceso, debido a la desactualización del plan de cuentas gubernamental que se ha venido
utilizando en la EPMAPS los últimos años y la insuficiencia de personal capacitado para
realizar esta actividad, no permitieron el envío de la información financiera de enero a
octubre de 2012 al Ministerio de Finanzas.
Recomendaciones
Al Gerente Financiero
10.
Reforzará el equipo de trabajo asignado para el mapeo de cuentas, en el área de
Contabilidad, para lo cual evaluará al personal a fin de actualizar el perfil requerido para
esta actividad, y continuará con el programa de capacitación para el presente año, lo que
agilitará la implementación del enlace para la conversión de la información contable
empresarial a gubernamental, logrando oportunidad en su envío al Ministerio de
Finanzas.
11.
Considerará que en la aplicación informática a implementarse se incorporen los enlaces
empresarial y gubernamental.
Inconsistencia en información empresarial y gubernamental
La Empresa remitió a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de
Finanzas, los informes financieros a diciembre de 2011.
En base a la información extraída de los balances de comprobación empresarial y
gubernamental a diciembre de 2011, proporcionados por el área de Contabilidad, a
continuación se demuestra algunas inconsistencias entre la información contable
empresarial y la gubernamental enviada al Ministerio de Finanzas.
16
Los valores totales de flujos y sumas de débitos y créditos se presentan así:
Cuadro 1
Flujos y sumas débitos y créditos
Resumen
final
Flujos
Sumas
Información
empresarial
(USD)
2 637 866 740,40
5 082 306 292,65
Información
gubernamental
(USD)
2 737 266 129,98
5 184 317 604,04
Diferencia
(USD)
(99 399 389,58)
(102 011 311,39)
Se relacionó algunos saldos presentados en los dos sistemas contables, con los siguientes
resultados.
Número
Información empresarial
Cuenta
Descripción
1-1-01-01
Caja Recaudadora
1-1-04-18
Cuentas por Cobrar
I.V.A
Valor
(USD)
342 206,71
10 608 861,22
Información gubernamental
Cuenta
Número
Descripción
Valor (USD)
11101
1138101
1248381
1-1-05-10
1249704
337 037,01
5 169, 70
7 655 768,67
1 403 909, 03
1 549 183, 52
226 363,65
140 294,10
Varias cuentas
Anticipos
importac.años ant.
Anticipo
Importaciones
Vehículos
12 897 368,01
1410105
Vehículos
13 403 074,19
(505 706,18)
Varias cuentas
Terrenos
22 793 367,56
1410301
Terrenos
23 040 655, 17
(247 287,61)
Varias cuentas
442 134 457,66
1420302
(989 69,43)
134 831 375,14
136 034 260,42
(1 202 885,28)
Varias cuentas
Redes
899 110 717,46
Varias
cuentas
1420399
Edificios, locales y
residencias
Maquinarias y
Equipos
Otros bienes
inmuebles
443 124 149,09
Varias cuentas
Edificio, estructura y
obras Hidráulicas
Maquinaria y equipo
899 110 717,46
00,00
1-1-05-05
189 024,75
Cajas
Recaudadoras
Ctas. por Cob.
Impto al Valor
Agregado
CxC años
anter.impto.valor
agregado
Anticipo importac.
años anteriores
Diferencia
(USD)
177 633, 00
Esta situación se ha dado, según criterio de la Contadora General, por los siguientes:
1. Desactualización del plan de cuentas gubernamental que se aplicó en la EPMAPS en
los últimos años, que no ha incorporado los cambios efectuados en el clasificador de
cuentas gubernamental, dificultando la conversión exacta de las cuentas empresariales
a las gubernamentales.
2. El interface que utilizó la empresa anteriormente no era una herramienta que permitía
reflejar en su totalidad el balance, pues existían 14 asientos contables que debían ser
17
realizados a mano para registrar el devengado y cruzar
con las partidas
presupuestarias, lo que ocasionó que los saldos finales vayan cambiando y no se
empate con la información empresarial.
3. No se realizó un cruce de información entre los saldos del balance empresarial al
gubernamental en los años anteriores, para determinar las inconsistencias entre las dos
informaciones y realizar las correcciones necesarias para llegar a empatar los saldos.
4. No se realizó el análisis y conciliaciones de los reportes proporcionados por la Unidad
de Recaudación y el Departamento de Contabilidad, sobre los valores a transferir en la
Empresa Municipal de Obras Públicas (EMOP-Q) por concepto de recaudación de la
Tasa de Nomenclatura y Numeración, lo que ocasionó que el registro contable no sea
el que corresponde.
5. La estructura contable empresarial actual no es flexible, pues considera
aproximadamente 35.000 cuentas, lo que dificulta el análisis de la información y no
permite utilizarla como una herramienta financiera, afectando por otro lado la
parametrización de los reportes gubernamentales. Esto ocasiona duplicidad en el
trabajo e información inconsistente.
Los eventos descritos tienen relación con las siguientes normas de control interno:
405-01
405-02
405-03
405-05
Aplicación de los principios y normas técnicas de Contabilidad
Gubernamental,
Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental.
Integración contable de las operaciones financieras.
Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de
información financiera.
Acciones tomadas:
El 12 de julio de 2011 la EPMAPS contrató a la consultora “ERNST & YOUNG”, firma que
entre los productos de su análisis, presentó un plan de cuentas empresarial basado en la
normatividad NIIF y en las necesidades de la Empresa, que facilita el registro contable y el
análisis financiero.
El área contable contrató un experto del sector público para el mapeo de las nuevas cuentas
empresariales con las cuentas gubernamentales y las partidas presupuestarias, en base al
plan diseñado por la consultora “ERNST & YOUNG”, procedimiento que concluyo y se
dispone de un nuevo plan de cuentas mapeado.
El Departamento de Contabilidad inició el mapeo de la estructura empresarial actual con la
gubernamental, en coordinación con el proveedor del sistema, para realizar el trabajo en
forma automatizada.
Así mismo está analizando la estructura anterior a fin de determinar sus fortalezas y
debilidades, con el objeto de implementar una nueva estructura que nos permita cumplir con
los requisitos financieros empresarial y gubernamental.
18
Conclusión
Situaciones originadas en años anteriores, tales como la desactualización del plan de
cuentas gubernamental, un interface que requería realizar algunos registros a mano, la falta
del cruce de información entre los saldos del balance empresarial al gubernamental, la falta
de conciliaciones mensuales de los valores a ser transferidos a terceros, la estructura
contable empresarial inflexible y voluminosa, la desactualización de conocimientos por parte
del personal existente y la falta de profesionales contables suficientes, no permitieron
generar información contable gubernamental consistente con la empresarial.
Recomendación
Al Gerente Financiero
12.
Continuará con el fortalecimiento del equipo de trabajo del Departamento de
Contabilidad, a fin de contar con profesionales especializados para realizar las
actividades de mapeo de cuentas, depuración de saldos, análisis y reestructuración de
procesos, necesarias para lograr la implementación de la nueva estructura contable y
financiera, como herramienta que permita reflejar la realidad de la EPMAPS y generar
información contable gubernamental, consistente con la empresarial, en concordancia
con la normativa emitida para el efecto.
Políticas contables y presentación de estados
Internacionales de Información Financiera (NIIF).
financieros
bajo
Normas
El Gerente Financiero de la EPMAPS, con el objeto de contar con información financiera
bajo estándares internacionales que facilite el análisis financiero, base de la toma de
decisiones gerenciales, a partir del 2011 inició en la Empresa el proyecto de implementación
de las NIIF.
Para el efecto se contrató a la consultora “ERNST & YOUNG” a fin de que realice una
evaluación de las políticas contables y los siguientes diagnósticos: conceptual de conversión
a NIIF, procedimiento de inventarios y costos. Asimismo, con la firma LEVIN se contrató el
levantamiento y valoración de los activos fijos de la Empresa.
Por su parte, el Ministerio de Finanzas, con acuerdo 037 de 17 de febrero de 2012
determinó varios requisitos y parámetros básicos y mínimos que deberán ser presentados
en dicho ministerio, en forma previa a la acreditación de los valores del IVA a devolverse a
las empresas públicas. En el Balance de Comprobación Empresarial de la EPMAPS al 31
de diciembre de 2011 consta un saldo por cobrar por este concepto de 10 608 861,22 USD.
Entre los requisitos establecidos por el Ministerio de Finanzas, se encuentran aspectos
relacionados con los diagnósticos realizados por la Consultora, tales como:
-
Contabilidad basada en los principios de contabilidad de general aceptación y NIIFs;
Contabilidad de Costos debidamente auditada;
Políticas y metas de la Empresa Pública.
19
En su informe presentado el 24 de agosto de 2011, la Consultora hizo varias observaciones
a las políticas contables de la EPMAPS y proporcionó un Manual de Políticas Contables que
se está aplicando conjuntamente con la nueva estructura.
Las políticas contables que fueron observadas y que se encuentran en proceso de
regulación, son las siguientes:
Ingresos
- Facturación manual que permite la manipulación de información e incrementa el riesgo de
fraude.
- Verificaciones no formalizadas a través de reportes (análisis de variaciones, etc)
- Distinta disgregación de ingresos entre el departamento contable y comercial, pues el
comercial los agrupa por ciclos y el contable por distrito.
Asuntos asignados a una comisión integrada por personal de Contabilidad y de la Gerencia
Comercial.
Cuentas por Cobrar
-
No existe política referente a los procedimientos de regulación y ajuste.
No se definen lineamientos ni procedimientos referentes a los títulos de crédito.
Procesos pendientes de regulación
Inventario
-
Aplicación manual de las requisiciones de solicitud de bienes o servicios.
Registro manual de la contrapartida de inventario, registro por ítem adquirido.
Las importaciones se realizan y registran de manera manual.
Se asignó a una comisión integrada por personal de las Gerencias Administrativa y
Financiera para diseñar un procedimiento que permita automatizar el proceso de inventario.
Fideicomisos
-
La EPMAPS no tiene documentado el procedimiento para registro de fideicomisos.
No existe un procedimiento de consolidación de estados financieros.
Procesos pendientes de regulación
Activos Fijos
-
La Empresa no realizó tomas físicas de sus activos fijos desde 1997, por lo que en la
actualidad no mantienen un detalle actualizado.
No existe un criterio uniforme para la activación de obras de construcción cuando se han
concluido.
El asiento de depreciación es calculado y registrado manualmente.
20
-
-
La Empresa mantiene 2 bases de activos fijos en el área de administración de activos
fijos y maneja una tercera base en el área de contabilidad, la que no está unificada ni
actualizada.
La baja de activos fijos generada en contabilidad no es informada oportunamente a la
Administración de Activos Fijos.
Existen activos totalmente depreciados sobre los cuales no se ha definido los
procedimientos a seguir.
La empresa LEVIN realizó la toma física de los activos fijos. La Gerencia Administrativa
está revisando el informe final, previo a su aprobación, para lo cual una comisión integrada
por personal de las Gerencias Administrativa y Financiera está realizando una conciliación
entre la información presentada por citada empresa y la que consta en los registros
contables.
Cuentas por Pagar
-
Existen cuentas por pagar con una antigüedad a 360 días.
Se encuentra en proceso la contratación de consultores externos para analizar estas
cuentas.
Obligaciones Financieras
-
El sistema no cuenta con un reporte donde se visualicen los movimientos (anticipos
entregados y desembolsos efectuados) por proyecto que permita realizar análisis, entre
otros reportes más que con los mayores contables.
Proceso pendiente de regulación
Nómina
-
Existen cuentas por cobrar a ex–empleados que consisten en activos fijos bajo su
custodia durante el tiempo que laboraron en la Empresa, cuya antigüedad es mayor a un
año. La Empresa dió de baja a los activos.
El Departamento de Contabilidad está efectuando el análisis de las cuentas referidas en los
párrafos anteriores.
Para lograr la presentación de información financiera bajo normas NIIF y cumplir con el
requisito establecido por el Ministerio de Finanzas, la EPMAPS se encuentra aplicando el
Manual de Políticas Contables a efectos de lograr razonabilidad de la información bajo NEC,
luego de lo cual deberá realizar los ajustes necesarios para la conversión a NIIF y preparar
el Balance de apertura bajo NIIF. Este proceso se ve dificultado por la insuficiencia de
personal capacitado en estos aspectos, en el área contable.
Los hechos descritos tienen relación con las norma de control interno:
405-01 Aplicación de los principios y normas técnicas de Contabilidad Gubernamental.
21
405-02 Organización del sistema de contabilidad gubernamental.
405-03 Integración contable de las operaciones financieras
405-11 Conciliación y constatación
Conclusión
En la evaluación de las políticas contables realizada por la consultora, se evidenciaron
procesos susceptibles de mejora, algunos de los cuales no se han regulado y otros se
encuentran en proceso de depuración, situación que no permite la conversión de la
contabilidad de la Empresa a la normativa NIIF.
Recomendaciones
Al Contador General
13.
Continuará con la aplicación del Manual de Políticas Contables en lo relacionado con los
procesos que se encuentran pendientes, a fin de tener una estructura contable adecuada
que permita reflejar información financiera confiable.
14.
Continuará con el proceso de implementación de las NIlF, a efectos de disponer de
información financiera acorde a los estándares internacionales.
Manejo del archivo de documentos en el Departamento de Contabilidad
Con memorando GF-2011-211 de 7 de octubre de 2011, el Gerente Financiero conformó
una comisión para evaluar la información existente en el archivo de Contabilidad, la misma
que presentó su informe observando lo siguiente:
“Los documentos concernientes a ingresos de bodega, egresos de bodega y
traspasos entre bodegas que se encuentra reposando en el Archivo General de
Contabilidad desde el año 1985 hasta el año 2004, y que, existe un alrededor (sic) de
350 carpetas pertenecientes al Área de Inventarios, se realicen las acciones
respectivas para que el Custodio de la información y la Unidad de Bodegas
establezcan la necesidad o no de conservar dicha información de este período; ya
que no ha tenido movimiento alguno con los documentos de respaldo, además cabe
mencionar que la información física que actualmente se mantiene esta puede recurrir
al sistema de inventarios y los documentos de soporte como contrato, guías de
remisión entre otros se encuentran en los comprobantes de pago. Y de ser el caso
de que esta información debiera conservarse pase a ser custodiada y recibida por la
Unidad de Bodegas de la Empresa.- Los documentos de respaldo de los
comprobantes de pago tipo 26 no pueden ser dados de baja, ya que esta información
mantiene hechos económicos históricos de la Institución, para lo cual se coordinará
con Funcionarios del Municipio para su manejo y archivo, los cuales deberían pasar
a custodia del Archivo Central de la EPMAPS según lo establece el Reglamento de
Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos del DMQ…”
No se reglamentó la clasificación y conservación de los documentos de uso permanente y
eventual, los calificados como históricos y los que han perdido su valor por haber dejado de
tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole. No se procedió a la
destrucción de documentos.
22
Esta situación generó una considerable acumulación de papeles, restringiendo el espacio
físico para el archivo de la documentación activa.
Con memorando GFC-506 de 29 de octubre de 2012, la Contadora General expone un
esquema de trabajo para obtener el Reglamento Interno para la Clasificación y
Mantenimiento de Archivos en Contabilidad.
Los hechos comentados tienen relación con la norma de control interno 405-04
Documentación de respaldo y su archivo.
Conclusión
La falta de un reglamento que regule la clasificación y conservación de los documentos de
uso permanente y eventual, los calificados como históricos y los que han perdido su valor
por haber dejado de tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole,
no permitió analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar los
procedimientos a seguir, los períodos de conservación de la documentación, los datos
relacionados con el contenido, período, número de carpetas o de hojas, a fin de proceder a
la destrucción de aquella que no se utiliza, de conformidad a las disposiciones legales.
Recomendación
Al Gerente Financiero
15.
Coordinará con el Contador General la implementación del plan de trabajo para la
preparación del Reglamento Interno para la Clasificación y Mantenimiento de Archivos
en Contabilidad, el mismo que una vez aprobado por el nivel correspondiente y puesto
en aplicación, permitirá un adecuado manejo de la documentación contable institucional.
406 ADMINISTRACION FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES
(406-01 a la 406-13)
Sistema de Registro para los bienes de larga duración.
23
Para el control de los bienes de larga duración, la Empresa dispone de la Unidad de Activos
Fijos y del registro se encarga el Departamento de Contabilidad de la Gerencia Financiera.
Para efecto, el Departamento de Contabilidad maneja el sistema financiero en la plataforma
CGWB, a través del módulo Administración y Finanzas en el sistema AS-400 que
comprende dos sistemas paralelos para el ingreso y egreso de los bienes de larga duración;
con el CGWB se procede al registro contable del pago al proveedor y se carga a la cuenta
donde va a estar el bien. El segundo sistema es el módulo de activos fijos y sirve para el
control y registro de los datos como son el ingreso de valores, depreciación y demás
información de tipo contable.
Al respecto el Jefe de la Unidad de Activos Fijos encargado y el responsable del sistema de
Activos Fijos en Contabilidad, con relación a la información contable, actualización y
conciliación periódica de los bienes de larga duración, en respuesta a la evaluación de
Control Interno, manifestaron lo siguiente:
“ A partir de mayo de 2010, se empieza a ingresar en el módulo de Administración y
Finanzas, todos los ingresos y egresos así como los movimientos internos, que son
conciliados con la parte contable y el módulo será actualizado con los datos
proporcionados por la Compañía ORGANIZACIÓN LEVIN S.A.SUCURSAL
ECUADOR, encargada de realizar la actualización de la base de datos del inventario
físico general y del valor razonable de los bienes muebles, inmuebles de la Empresa
y su valoración de acuerdo a la información proporcionada por la Empresa.”
(…)“Cabe señalar que la base de datos entregada por la firma LEVIN se encuentra
en proceso de revisión previa a su integración en el Sistema Financiero hasta
diciembre de 2011, respecto al año 2012, si son registrados oportunamente en el
sistema.”(…)“ Con la existencia de dos sistemas diferentes y a la falta de las
constataciones físicas anuales de los bienes de larga duración no se lograba
conciliar permanentemente los saldos”(…)“A base de la información que entregue
LEVIN, con la conformidad del área financiera se procederá a parametrizar los
asientos contables.”(…) así mismo se está planificando cambiar el sistema DOS al
ACCESS que irá en la estructura proporcionada por LEVIN para finales de este año.
Con memorando GFC-CG-2012-0126 del 4 de abril de 2012, la Contadora General
encargada comunicó al Gerente Financiero respecto al Plan de Acción de las observaciones
realizadas por la Auditoría Externa, lo siguiente:
“REVISION DE LA ESTIMACION DE LA VIDA UTIL DE LAS PROPIEDADES
PLANTA Y EQUIPO”
“…La Unidad de Contabilidad General está realizando la depuración de las bases de
activos fijos que reposan en nuestros archivos, para posterior a ello cruzar esta
información con las bases que genere la Unidad de Control de Activos Fijos, a fin de
obtener los saldos reales de los Estados Financieros.(…)Cabe indicar, que se está
coordinando un nuevo procedimiento para generar un registro integral de la
información, la misma que iniciará en la Unidad de Control de Activos, para luego ser
contabilizada en la Unidad de Contabilidad General. (…)Como parte de este proceso
se está elaborando un cuadro de activos cuyo contenido será; saldo inicial,
adiciones, disminuciones, ajustes y saldo final.(…)“ será actualizado con los datos
proporcionados por la firma LEVIN, que se encuentra finiquitando los datos de la
constatación física a diciembre del 2011 y su valoración de acuerdo a la información
proporcionada por la empresa y que será integrada en el sistema financiero hasta
24
diciembre del 2011, para el año 2012 si son registrados oportunamente en el
sistema”
De lo anteriormente señalado se determina que en el Departamento de Contabilidad y la
Unidad de Activos Fijos, para el registro y control contable de los bienes de larga duración
no utilizan un solo sistema, lo que no permite una estandarización por tipo de información
requerida para la toma de decisiones.
Al respecto la Norma de Control Interno 406-05 Sistema de Registro señala:
“Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las
existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con
valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas, de los bienes, a fin de
que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa
contable vigente.
La actualización permanente, la conciliación de los saldos de los auxiliares con los
saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica,
proporcionarán seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la toma de
decisiones adecuadas.”
Conclusión
Para el registro y control contable de los bienes de larga duración se utilizan dos sistemas
paralelos: el CGWB para el registro contable y el de Administración y Finanzas modulo del
sistema AS-400 que sirven para y registro de los datos como son: marca precio de compra,
depreciación; sistemas que no les permite mantener una sola base contable para los bienes
de larga duración de la Empresa.
Recomendaciones
Al Gerente Financiero
16.
Debido a la importancia que tienen los Activos Fijos dentro del Balance General de la
Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento, se estudie la
implementación de un proceso integrador respaldados en una adecuada base
tecnológica que permita fluir la información en las áreas de Contabilidad y Activos Fijos,
sustentada en documentación legal de todas las propiedades plantas y equipos, con el
fin de determinar el grado de obsolescencia, pérdida deterioro, adecuada estimación de
la vida útil y el valor razonable de los mismos.
17.
De conformidad a la información que entregue la Consultora LEVIN, hasta finales de
diciembre de 2012 la misma que tendrá la conformidad de la Gerencia Financiera,
realizará el análisis de esta información y procederá a realizar los asientos contables.
Procedimientos para el manejo y la administración de bienes de larga duración.

Identificación, custodia y buen uso de los bienes de larga duración.
25
La Unidad de Activos Fijos de la Empresa, se encuentra implementando procedimientos
para la conservación, seguridad y mantenimiento de los bienes a través de la formulación de
la reglamentación interna, donde se consideran servidores de enlace, sectorización y la
zonificación para que efectúen estas actividades de control.
Al respecto el Jefe de la Unidad de Activos Fijos encargado manifestó lo siguiente:
“ LEVIN registró la nueva codificación que permitirá el fácil acceso la identificación
organización y control de los bienes de larga duración (…)“Se está trabajando en ello
y con la información y nueva codificación que presente LEVIN, se superará el
desfase de registros por actualizar”
Con memorando GA-089-2012 de mayo 18 de 2012, el Gerente de Administración y
Gestión del Talento Humano, dieron a conocer que el Jefe del Departamento de
Abastecimientos entregó a la Gerencia de Planificación y Desarrollo los memorandos
GAAC-110 y 111 de 2012, de 15 de mayo de 2012 con el Proyecto de Reglamento Interno
para la Administración de Bienes de Larga Duración RIAB y de los bienes que no son
Activos, para su revisión, previo a la aprobación, difusión y aplicación correspondiente.
Al respecto el Gerente de Administración y Logística (E), con memorando GA-123-2012 de
29 de junio de 2012, realizó aclaraciones a los resultados provisionales de la evaluación
Integral del Sistema de Control Interno Institucional y adjunta el memorando GAAC-1372012 del 29 de junio del 2012, donde adicionalmente señala que con memorando 031-GPD2012 el Jefe de Desarrollo Corporativo ( E ) emite sus observaciones al RIAB y se realiza
una revisión conjunta del Reglamento para lo cual se ha procedido a los ajustes
correspondientes
De lo expuesto se determina que se encuentra en proceso la reglamentación interna que
norme los procedimientos para la identificación, custodia y uso de los bienes de larga
duración, lo que fortalecerá el sistema de control de los mismos.
Al respecto se dispone de las siguientes normas y disposiciones legales:
Normas de Control Interno 406-06 Identificación y protección, establece que todos los
bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible
permitiendo su fácil identificación.
La Norma de Control Interno 406-07 Custodia define la implementación de la propia
reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los
bienes del Estado.
Artículo 3.- Del procedimiento y cuidado, del Reglamento General Sustitutivo, para el Manejo
y Administración de Bienes del Sector Público, establece que cada institución emitirá las
disposiciones administrativas internas correspondientes.
Constatación física de existencias y bienes de larga duración
Con respecto a las constataciones físicas integrales de las existencias y bienes de larga
duración, la Empresa el 4 de enero de 2012, contrató a la Consultora AVALUAC para que
realice la inspección, etiquetado, valoración y conciliación de las existencias y suministros
de las bodegas de la Empresa, con la respectiva conciliación de los registros contables, en
26
tanto que de las propiedades, plantas y equipos, la Empresa el 20 de septiembre de 2011,
realizó el contrato con la Organización LEVIN, para que efectué la actualización de la base
de datos del inventario físico general y del valor razonable de los bienes muebles,
inmuebles, no depreciables, sujetos de control de la Empresa bajo las normas NIFS, el
mismo que tiene un plazo de 300 días y que se encuentra para la revisión los informes:
-
Informe 1: Normas y Formularios para la toma de inventarios, Planificación detallada
en que se incluye el Manual de Normas y Formularios para la toma de inventarios.
-
Informe 2: Inventarios de Terrenos, Edificaciones, Plantas de
Pozos, Captaciones, Tanques de Distribución, Estaciones
Hidroeléctrica, Cámaras, Represas, Obras de Captación de
rompe Presión, Vertientes, Pozos de Captación de Agua
Quebradas.
-
Informe 3: Manual para el levantamiento de inventarios; Texto Ejecutivo Informe N 3Inventario-EPMAPS; Inventario EPMAPS Integral; Maestro de Ubicaciones de
EPMAPS.
-
Informe 4: Manual de EPMAPS Integral, Informe Valuación EPMAPS; Inventario
Valuado; Maestro de Ubicaciones de EPMAPS, Apropiación de Valores; Informe de
Apropiación; Recomendaciones Inserción Contable; Manual de Gestión de Activos
Fijos; Manual para el Levantamiento de Inventario; Manual Procedimientos de
Activos Fijos.
-
Informe Final: Inventario EPMAPS Integral,
Inventario Valuado EPMAPS, Final, Maestro
Informe de Apropiación, Recomendaciones
Manual de Gestión de Activos Fijos; Manual
Manual de Procedimientos de Activos Fijos.
Tratamiento de Agua,
de bombeo, Central
Agua Cruda, Tanque
Cruda, Captación de
Texto informe Valuación EPMAPS,
de Ubicaciones de EPMAPS- Final.
Inserción Contable EPMAPS Final;
para el levantamiento de inventario;
La Jefe de la Unidad de Activos encargada, respecto a las constataciones físicas manifestó
mediante correos electrónicos de 4 de mayo y 4 de junio de 2012 lo siguiente:
“… El escaso talento humano nos imposibilita el realizar inventarios físicos en toda la
empresa, sin embargo se multiplican esfuerzos para atender a las personas que se
están jubilando, personas fallecidas y atender los requerimientos de traspaso de
bienes, etc. Es decir se realiza la búsqueda de bienes que hace muchos años
poseían y en diferentes lugares que laboraron por esta razón no se realiza una
constatación física de toda la empresa, pero se ha nombrado servidores de enlace
con los cuales nos vamos a apoyar en esta actividad…”(…) En lo que respecta a las
constataciones físicas no se han realizado por falta de aplicación de las
recomendaciones entregadas por Levin den el año 97, respecto a la conciliación y
actualización de las bases de datos, lo que originó que aún se mantengan los
registros inconsistentes y desactualizados(…)”
La Jefe de la Unidad de Activos encargada respecto las constataciones físicas integrales de
los bienes de larga duración manifestó lo siguiente:
27
“ (…) para los bienes de larga duración en años anteriores no se han efectuado en
forma integral sino parcial para el año 2011, se consideró la constatación física de
los bienes de larga duración en forma integral con la Compañía LEVIN, en la
actualidad esta entregado el informe de la constatación física se encuentra pendiente
las actas de entrega recepción la misma que esta en proceso de revisión por la
comisión conformada por los delegados de las Gerencias Técnica de infraestructura,
Operaciones y Jurídico, se espera que hasta diciembre del 2012 se obtenga toda la
información”(…), en el 2013 se realizará la constatación física conforme se
establezca en el manual”
Con relación a la elaboración de las actas respectivas una vez que se haya finalizado la
toma física de bienes, así como la conciliación con los registros contables, el Jefe de la
Unidad de Activos Fijos encargado en la evaluación de control interno manifestó lo siguiente:
“ Está en proceso de elaboración de las actas de entrega recepción de los bienes
sujetos a constatación física y financiera de los bienes de larga duración por el año
2011 y la Consultora LEVIN, cuyos resultados serán entregados aproximadamente
para diciembre de este año donde se procederá a realizar la conciliación contable.”,
Respecto a la existencia de reglamentación interna donde se definan procedimientos para la
realización de la constatación física periódica y las respectivas actas de las constataciones
físicas de los bienes de larga duración, el Jefe de la Unidad de Activos Fijos encargado en
la evaluación de control interno manifestó lo siguiente:
“ Dentro de los servicios contratados con la Organización LEVIN a mas del
levantamiento físico de los bienes de larga duración,(…) se obtendrá un Manual de
Procedimientos.”
Con memorando GAAC-170-2012 del 9 de agosto de 2012, los miembros de la comisión
para revisar la base de datos del inventario físico de los bienes de larga duración Activos
Fijos Inmuebles BLDAF- ponen a consideración al Gerente de Administración y Logística, el
Informe Final correspondiente a la revisión de la Base de datos del Inventario Físico de los
bienes de larga duración Activos Fijos Inmuebles BLDAF-1, entregada por la firma LEVIN
SA. y dentro del punto 3 Resultados: señala lo siguiente:
“La consultora LEVIN identificó 811 predios, que la EPMAPS se encuentra ocupando
con diferentes tipos de obras, de los cuales, la Comisión conforme a lo solicitado,
revisó y clasificó de la siguiente manera:
811
328
85
60*
32
306
*
TERRENOS OCUPADOS POR LA EPMAS
TERRENOS IDENTIFICADOS POR LA CONSULTORA LEVIN CON
INFRAESTRUCTURA DE LA EPMAPS
TERRENOS QUE CUENTAN CON ESCRITURAS A FAVOR DE LA EPMAPS
TERRENOS MUNICIPALES QUE SE ENCUENTRAN EN PROCESO DE
LEGALIZACION EN LA DMC
TERRENOSPARTICULARES EN PROCESO DE LEGALIZACIÓN POR
ABOGADOS EXTERNOS
TERRENOS IDENTIFICADOS COMO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO QUE
SERAN LEGALIZADOS A FAVOR DE LA EPMAPS
TERRENOS OCUPADOS POR LA EPMAPS SIN TITULO DE PROPIEDAD
30 Terrenos que se encuentra legalizando el Dr. ..., abogado externo, se
encuentran pendientes hasta nuevo informe de la Gerencia jurídica ...”
28
Con memorando GAAC-186-2012 del 23 de agosto del 2012, el Jefe de Abastecimientos
pone a consideración del Jefe de Recursos Hídricos e Inmuebles (e), el detalle de los
predios que se encuentran en posesión de la Empresa sin título de propiedad.
Se encuentra en proceso de revisión el Proyecto de Reglamento Interno para la
Administración de Bienes de larga duración RIAB en la Unidad de Desarrollo Corporativo de
la Gerencia de Planificación y Desarrollo y que la Organización LEVIN, entregó a la
Empresa los informes 1,2,3,4, y final donde constan recomendaciones a seguir y en el
Informe Final el Manual para la Gestión de Activos Fijos, Manual para el Levantamiento de
Inventario y Manual de Procedimientos de Activos Fijos documentos que fueron entregados
para su revisión.
La Norma Técnica de Control Interno 406-10 Constatación Física de existencias y bienes
de larga duración, establece que la administración de cada entidad, emitirá los
procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las
existencias y bienes de larga duración así como se efectuará constataciones físicas por lo
menos una vez al año.
Artículo12.- Obligatoriedad de inventarios, del Reglamento General Sustitutivo, para el
manejo y administración de bienes del sector público, establece que el Guardalmacén de
Bienes o quien haga sus veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá
a efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la información correcta, conocer
cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y cualquier
afectación que sufra, cruzará esta información con la que aparezca en las hojas de vida útil
o historial de los bienes
Conclusiones
Los procedimientos que normen la identificación, custodia, uso y mantenimiento de los
bienes de larga duración, se encuentran en proceso de estudio y aprobación, lo que limitó el
cumplimiento de las funciones y la disposición de un buen sistema de control interno para el
registro custodia y uso de estos bienes.
Se encuentra en proceso de revisión el informe entregado por LEVIN relativo a la
Actualización de la base de datos del inventario físico general y del valor razonable de los
bienes muebles, inmuebles no depreciables y sujetos de control de la Empresa, así como
los manuales entregados en el Informe Final relacionados con Gestión de Activos Fijos,
Levantamiento de Inventarios y de Procedimientos de Activos Fijos, lo que permitirá a la
Empresa disponer de una base de datos con una sola información respecto a los bienes de
larga duración y un Manual para la Administración de los Bienes de Larga Duración.
Recomendaciones
Al Gerente Financiero y Gerente Administrativo y Logística
18.
Realizarán el estudio y evaluación previo al trámite de aprobación y difusión del Manual
de Procedimientos de Activos Fijos, que permita fluir coordinadamente la información en
las áreas de Contabilidad y Activos Fijos, considerando las disposiciones legales
creadas para el efecto, la estructura de la Empresa y la magnitud de los bienes de larga
duración con el objeto de realizar constataciones físicas periódicas, de los bienes de
29
larga duración que permitan mantener registros actualizados con información real, su
ubicación, estado de conservación y cualquier afectación que sufran los bienes de larga
duración.
19.
Verificarán el proceso de revisión del informe entregado por la Organización LEVIN
relativo a la actualización de la base de datos del inventario físico general y del valor
razonable de los bienes muebles, inmuebles no depreciables y sujetos de control de la
Empresa con el objeto de asegurar la sostenibilidad del sistema de información de
Activos Fijos institucionales.
Al Gerente Administrativo y Logística
20.
Procederá con la verificación y la validación de los bienes asignados, con el objeto de
que estos bienes sean validados físicamente, previa a la suscripción de las Actas de
Entrega Recepción por parte de los custodios de los bienes de larga duración.
Al Gerente de Administración y Logística y a la Gerencia Jurídica
21.
Realizarán el análisis de la información entregada por la Organización LEVIN
relacionado con los 306 Terrenos ocupados por la EPMAPS sin título de propiedad, a fin
de proceder con el registro tanto en el área contable como Administrativa y generar una
base de datos confiable en el sistema informático de la Empresa.
407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO (407- 01 a la 407-10)
Control y registro de las Declaraciones Patrimoniales Juradas
Mediante memorando circular GAH-2011-2926 de 1 de diciembre de 2011, el Gerente de
Administración y Gestión del Talento Humano, comunicó a todo el personal de la Empresa
que de conformidad al Art. 231 de la Constitución de la República del Ecuador, los
servidores/as, obreros/as deben presentar al inicio, finalización de gestión y cada dos años
la declaración patrimonial jurada de sus bienes, igualmente señala que en aplicación de los
artículos 4 y 6 del Registro Oficial 600 de 28 de mayo de 2009, la Empresa está en la
30
obligación de remitir mensualmente a la Contraloría General del Estado los listados de los
servidores y obreros que han ingresado o finalizado su gestión, con un reporte de sus
declaraciones patrimoniales juradas.
Sin embargo, se determinó que 124 funcionarios, empleados y trabajadores de la Empresa,
según la aplicación informática del sistema AS-400, no presentaron sus declaraciones
patrimoniales juradas como lo establece la normativa legal vigente y en el caso de cuatro
servidores de libre nombramiento y remoción con códigos 162, 3848, 4027 y 3860 al pasar a
desempeñar otras funciones, no presentaron una nueva declaración, la cual se considera
como final de su gestión anterior e inicial para el nuevo cargo.
Con memorando 22-AI-ML-2012 de 18 de julio de 2012, el Auditor Jefe de Equipo, solicitó a
la Gerente de Gestión del Talento Humano remita las copias de los reportes de las
declaraciones patrimoniales juradas por el período 1 de enero y el 15 de julio de 2012, de
los servidores y obreros que han ingresado y/o finalizado su gestión, al igual que la
actualización periódica de cada 2 años, quien con memorando GH-2012-1648 de 8 de
agosto de 2012 manifestó que existen 21 declaraciones de servidores presentadas al inicio
de su gestión; 31 declaraciones presentadas por los servidores al final de su gestión; 1793
declaraciones presentadas por los servidores de manera periódica; y, 119 servidores de la
Empresa que no han presentado la declaración patrimonial juramentada.
Mediante Oficio GH-2012-1365 de 19 de junio de 2012, la Gerente de Gestión del Talento
Humano, envió a la Contraloría General del Estado, el detalle de las declaraciones
juramentadas periódicas presentadas por los servidores de la EPMAPS y el detalle de las
declaraciones de aquellos servidores que ingresaron a la Empresa, en el periodo del 1 al 30
de mayo de 2012; los reportes de enero, febrero, marzo y abril del 2012 no fueron enviados
oportunamente, conforme lo establece la Norma legal pertinente.
Los hechos anotados anteriormente se produjeron por cuanto el personal del Departamento
de Administración del Talento Humano y Competencias, no exigió las declaraciones
patrimoniales juradas a las/los servidores y obreras/os de la Empresa, lo que origina que no
se cuente con información actualizada.
La Constitución de la República del Ecuador artículo 231 establece:
“Las servidoras y servidores públicos sin excepción presentarán, al iniciar y al
finalizar su gestión y con la periodicidad que determine la ley, una declaración
patrimonial jurada que incluirá activos y pasivos, así como la autorización para que, de
ser necesario, se levante el sigilio de sus cuentas bancarias; quienes incumplan este
deber no podrán posesionarse en sus cargos…”.
Con Acuerdo 11-CG, Suplemento del R.O. 600 de 28 de mayo de 2009, se promulgan las
Normas para la presentación y control de las Declaraciones Patrimoniales Juradas y que en
su Art. 4 Presentación de la declaración.- señala:
“Las servidoras y servidores públicos presentarán la declaración patrimonial jurada en la
Contraloría General del Estado y en las respectivas instituciones públicas, al iniciar y al
finalizar su gestión…Las servidoras y servidores públicos…presentarán su declaración
patrimonial cada dos años…En caso de que una servidora o servidor público sea
nombrado para desempeñar un cargo o función de libre nombramiento y remoción
dentro de la misma institución del Estado, deberá presentar una nueva declaración
31
patrimonial jurada, la cual será considerada como final de su gestión anterior e inicial
para el nuevo cargo…”
Así como en el Art. 6 Participación de las unidades administradoras de recursos humanos,
en su parte pertinente señala:
“…Las unidades de administración de recursos humanos de las instituciones del sector
público mantendrán copia de las declaraciones patrimoniales juradas de las servidoras y
servidores en los expedientes personales y remitirán mensualmente a la matriz o a las
direcciones regionales o delegaciones provinciales de la Contraloría, de acuerdo a su
jurisdicción, un listado de las servidoras y servidores que han ingresado y/o finalizado su
gestión…”
La Norma de Control Interno 407-08 –Actuación y honestidad de las servidoras y servidoresestablece:
“La máxima autoridad, los directivos y demás personal de la entidad, cumplirán y harán
cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades institucionales, observando los
códigos de ética, normas y procedimientos relacionados con su profesión y puesto de
trabajo...”
En el Reglamento Interno de Administración del Talento Humano (RIATH) de la EPMAPS su
artículo 62 Declaraciones establece:
“De manera previa a la suscripción del nombramiento o contrato, el aspirante presentará
las siguientes declaraciones: b) Una declaración patrimonial jurada realizada ante
Notario Público y de ser el caso, que incluya la sociedad conyugal o unión de hecho,
tanto al inicio como al final de la gestión y con la periodicidad que establece la ley…La
Autoridad Nominadora, o su delegado, y el Jefe del Departamento de Gestión del
Talento Humano son responsables de exigir el cumplimiento de las declaraciones
previstas en este artículo antes de la posesión del cargo, y su omisión originará
responsabilidad por pago indebido de dichos funcionarios. El servidor que hubiere sido
nombrado contraviniendo esta disposición o no presentare las declaraciones periódicas
exigidas, incurrirá en causal de separación del cargo o terminación del contrato, según el
caso”
Acciones tomadas:
Como aclaraciones a los resultados provisionales, con memorando GHH- 2012-892 de 4 de
octubre de 2012, la Gerente de Gestión de Talento Humano, informó:
“Para el caso de los servidores de Libre Nombramiento y Remoción, como son los casos
del Ingeniero (…), Gerente de Planificación y Desarrollo y el Ingeniero (…) , Gerente de
Operaciones, presentaron sus Declaraciones Patrimoniales Juradas en Contraloría
General del Estado y en la Gerencia de Gestión del Talento Humano, de igual manera
que el caso de 35 servidores presentaron sus declaraciones patrimoniales juradas con el
sello de Contraloría General del Estado, las que fueron ingresadas a sus expedientes
personales directamente, sin haber sido registradas por la Unidad de Registro y Control
en el sistema AS 400.- En lo concerniente 26 servidores presentaron sus declaraciones
patrimoniales juradas, pero sin el sello de registro de la Contraloría General del Estado,
Fueron ingresadas directamente a sus carpetas personales en el Archivo de la Gerencia
de Gestión del Talento Humano, sin antes haber sido registradas por la Unidad de
Registro y Control en el sistema AS400, situación que se solucionó con los documentos
adjuntos a este informe.- También encontramos 59 casos, que no han presentado la
Declaración Patrimonial Jurada, de los cuales 33 son Consultores del PSA, quienes no
32
mantienen relación de dependencia con la Institución, ya que son personal con
Honorarios…- Cabe mencionar que la presentación de las Declaraciones Patrimoniales
Juradas de los meses de mayo, junio, julio y agosto de 2012 ya fue entregada a la
Contraloría General del Estado, adjunto documentos probatorios.- Además, se ha
realizado comunicaciones al personal de la Empresa, recordándoles la obligación de
presentar las Declaraciones Patrimoniales Juradas, según se puede constatar en copia
de Memorando Circular GAH-2011-2926 del 1 de diciembre de 2012…”
Si bien se da una aclaración a este comentario, existen 23 casos de servidores que no
presentaron su declaración patrimonial jurada y que no constan en el sistema.
Conclusión
Los servidores de la Empresa no presentaron las declaraciones patrimoniales juradas, como
lo establece la normativa legal vigente; además los reportes mensuales de enero, febrero,
marzo y abril de 2012, de las servidoras y servidores que han ingresado y/o finalizado su
gestión, no fueron enviados oportunamente a la Contraloría General del Estado; estos
hechos se presentaron debido a que la Unidad administrativa de Talento Humano, no
solicitó este requisito y no actualizó el registro en el sistema informático AS- 400, dando
lugar a información desactualizada, así como que la Contraloría General del Estado no
conozca los datos fidedignos de los servidores, conforme a lo que establece la Ley.
Recomendaciones
A la Gerente de Gestión del Talento Humano
22.
Dispondrá y verificará que los funcionarios encargados del registro e incorporación en
el sistema AS/ 400 de las declaraciones patrimoniales juradas de los servidores de la
Empresa, actualicen permanentemente este sistema con la finalidad de contar con
información real.
23.
Comunicará e instruirá a los servidores, que no han presentado aun la declaración
patrimonial jurada, para que cumplan con esta obligación.
24.
Remitirá mensualmente a la Contraloría General del Estado, el listado de las
servidoras y servidores que han ingresado y/o finalizado su gestión, con las
declaraciones patrimoniales juradas entregadas.
25.
Informará periódicamente a todo el personal de la Empresa, sobre la obligatoriedad de
presentar la declaración patrimonial jurada cada dos años; e instruirá a los
funcionarios encargados de posesionar a los servidores en la función o cargo, que en
lo que respecta al personal de libre nombramiento y remoción que son trasladados a
otras áreas de la Empresa, deben solicitar este documento.
Procedimiento para reclasificación de puestos de la EPMAPS, requiere actualización
Reclasificación es el cambio de una categoría a otra de un puesto, decidido por los
resultados técnicos del análisis funcional, auditoría de trabajo, valoración del puesto,
33
crecimiento sustancial y permanentemente de las responsabilidades, funciones y tareas del
mismo.
Durante el período objeto de estudio, se han realizado 117 reclasificaciones de servidores
para el proceso de reclasificación, la Empresa cuenta con un “Procedimiento para
Reclasificación de Puestos de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y
Saneamiento” código P-751-201 siendo su última revisión el 18 de marzo de 2011, el
Reglamento Interno de Administración del Talento Humano RIATH se promulgó el 20 de
abril de 2011 por lo que se debía haber reformado o actualizado este Procedimiento.
Entre otras observaciones realizadas a este documento, se puede evidenciar que en el
punto 5. Responsabilidad y Autoridad, se menciona al Gerente de Administración y Gestión
del Talento Humano como responsable de aprobar este procedimiento, siendo que en la
nueva estructura, figura como Gerente de Gestión del Talento Humano.
Con memorando GHHA-2012-1756 de 6 de agosto de 2012 el Gerente de Gestión del
Talento Humano ( E ), explica que la normativa legal que sustenta la elaboración de este
Procedimiento, es la siguiente:
”En julio de 1991 la Empresa aprobó el Reglamento de Escalafón, el 24 de noviembre
de 2005 se efectúa la reforma al Reglamento de Escalafón y se aprueba el
procedimiento para Recategorización, la última revisión del procedimiento de
Reclasificación Código: 751-201 fue el 18 de marzo de 2011, es necesario indicar que
en dicho procedimiento los términos Reclasificar y Recategorizar son utilizados para el
mismo fin y tiene directa relación con lo que Reglamento Interno de Administración del
Talento Humano RIATH establece en el último inciso del Art. 25”
Acciones Tomadas:
Con memorando GHH-2012-892 de 04 de octubre de 2012 la Gerente de Gestión del
Talento Humano, informó que remitió el Procedimiento de Selección y Concursos de Méritos
y Oposición al Gerente de Planificación y Desarrollo en Memorando GHH-2012-2167 de 27
de septiembre de 2012, con la finalidad de continuar con el procedimiento de actualización
y reforma de los procedimientos de la Gerencia de Gestión de Talento Humano. Por lo que
debemos indicar que en esta última comunicación, no se menciona al Procedimiento de
Reclasificación de Puestos de la EPMAPS.
Lo anotado anteriormente se produjo por cuánto el área de Talento Humano, no realizó una
revisión y actualización del Procedimiento referido, conforme a la nueva estructura y
funciones de la Empresa, lo que ocasionó que no se pueda orientar las actividades de
acuerdo a la realidad actual de la Empresa.
En relación a los hechos descritos la Norma de Control Interno 407-08 –Actuación y
honestidad de las servidoras y servidores- establece:
“La máxima autoridad, los directivos y demás personal de la entidad, cumplirán y
harán cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades institucionales,
observando los códigos de ética, normas y procedimientos relacionados con su
profesión y puesto de trabajo...”
34
Conclusión:
En el período objeto de estudio se han producido 117 reclasificaciones del personal, las
mismas que se basan en un procedimiento desactualizado; situaciones que se producen
porque el área encargada no efectuó una revisión conforme a la nueva estructura y
funciones de la Empresa, lo que ocasiona que las actividades no se puedan orientar de
acuerdo a la realidad actual de la Institución.
Recomendación
A la Gerente de Gestión del Talento Humano
26.
Realizará la revisión y actualización conforme a la normativa legal vigente, del
Procedimiento de Reclasificación de Puestos de la EPMAPS; el mismo que será
remitido al Jefe del Departamento de Desarrollo Corporativo y Gestión de Riesgos, con
la finalidad de contar con un instrumento actualizado que defina los pasos a seguir
para la reclasificación de los servidores/as de la Empresa.
Limitado espacio físico para el archivo de los expedientes del personal
La Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento, para cumplir con sus
objetivos institucionales cuenta con un área destinada para el archivo de los expedientes
individuales de cada servidor.
Sin embargo, se determinó las siguientes observaciones en relación a los expedientes del
personal:






Se encuentran archivados en carpetas en orden alfabético, es un archivo de 6
cuerpos rodantes, 4 volantes de los cuerpos rodantes están zafados y las cadenas
sueltas, observándose una falta de mantenimiento.
El archivo es un cuarto muy estrecho, en donde falta ventilación y la iluminación no
es la adecuada, no hay un sitio de trabajo adecuado.
Por falta de espacio, existen expedientes individuales del personal archivados en
forma horizontal fuera de las góndolas.
No se encuentran actualizados en su totalidad, los certificados de capacitación y
algunos documentos como permisos y certificados de vacaciones, se encuentran en
paquetes sobre una estantería.
Existen expedientes almacenados en cajones y en el suelo por falta de espacio.
No hay suficiente protección y seguridad, existen cajas llenas de documentos que se
encuentran sobre los cuerpos rodantes, con el riesgo de accidentes de los servidores
que ocupan estas áreas y además estas cajas se encuentran junto a luminarias, con
el peligro de un potencial incendio.
El 30 de junio de 2011, el personal de la Gerencia de Gestión del Talento Humano, presentó
un Proyecto para la Digitalización de documentos de los expedientes personales del archivo
de servidores de la EPMAPS e implementación de una solución de gestión electrónica, y en
la parte concerniente al aspecto físico del archivo señalaron lo siguiente:
“…El área del archivo ocupa un espacio demasiado limitado de aproximadamente 21
metros cuadrados. No hay diferenciación entre los documentos del área de
Administración con los de otras unidades: Información del Departamento-Secretaría,
35
Unidad de Nómina, Información de los expedientes del personal e Información que
se debe identificar el contenido. El sistema de archivadores no es adecuado,
evidenciando un alto deterioro por la intensa manipulación que ha sido sometido; al
interior del sistema las rieles, cadenas y manubrios, no se encuentran en buen
estado de operación, requiriendo de una reparación lo más oportuna posible…El
almacenamiento utilizado al momento, está saturado, lo que dificulta la normal
operación para la gestión de la documentación…En cuanto a los documentos
Expedientes de Personal, se refleja el deterioro de los documentos archivados en las
carpetas personales; debido a la manipulación constante de las mismas. Se nota
roturas, dobleces, enmendaduras, suciedad, partes sueltas con documentos
aislados; lo cual ocasiona dificultad en el manejo de la información con pérdida de
tiempo y el consiguiente desgaste psicológico en las personas que utilizan la
información…”
Lo anotado anteriormente se produjo por cuanto la Gerencia de Gestión del Talento
Humano, no consideró la generación de información originada por el nuevo personal que
ingresó a la Entidad, lo que ocasionó que no se cuente con un espacio adecuado para el
archivo y dificultad en el manejo de la información con la consiguiente pérdida de tiempo y
recursos, además los expedientes al no encontrarse actualizados, su información no es
confiable veraz y oportuna para la toma de decisiones; así como también al encontrarse
archivados en cajas encima de los cuerpos rodantes, existe un riesgo muy alto para las
personas que laboran en ésta área de trabajo.
La Norma de Control Interno 407-10 Información actualizada del personal en su parte
pertinente establece:
“La Unidad de Administración de Talento Humano será responsable del control de los
expedientes de las servidoras y servidores de la entidad, de su clasificación y
actualización.- Los expedientes del personal deben contener la documentación general,
laboral y profesional de cada una de las servidoras y servidores; la información
relacionada con su ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro… Los
expedientes donde se consigne la información del personal con nombramiento o
contrato, permitirán a la administración de la entidad, contar con información veraz y
oportuna para la toma de decisiones”
Acciones tomadas:
Como aclaraciones a los resultados provisionales, con memorando GHH 2012-892 de 4 de
octubre de 2012, la Gerente de Gestión de Talento Humano, respecto al archivo de los
expedientes del personal, informó:
“Con fecha 6 de julio de 2011, la Gerencia de Administración y Gestión del Talento
Humano, de ese entonces, presento el "Proyecto para la Digitalización de
Documentos de los expedientes personales del Archivo de los servidores de la
EPMAPS e implementación de una solución de Gestión Electrónica", la cual contó
con el aval del Departamento de Tecnología Informática, mediante Memorando
GPT-409-2011, del 15 julio del 2011, el mismo que posibilitaba, la digitalización,
custodia y almacenamiento de la documentación, contando además con la respectiva
Certificación de Partida y Disponibilidad de Fondos Presupuestarios CO 3994...-Es
de considerar, que con la reforma al Orgánico Estructural y Funcional de la
Institución, este proyecto se vio afectado en su idea original; puesto que con la
creación de la Gerencia de Talento Humano, se dispuso movilizar a todo su personal
e infraestructura al cuarto piso del edificio matriz "B", cuya primera etapa consiste en
utilizar los espacios actuales asignados en este piso, para en lo posterior, realizar el
36
diseño y arreglos pertinentes.- Además se han realizado las conversaciones y
contactos iniciales con la Jefatura de Mantenimiento, quien está actualmente
realizando los estudios de diseño, en donde se incluirá el área para el Archivo de
expedientes de Todo el Personal de la Empresa, para lo cual se ha contactado a los
ingenieros estructurales que construyeron el edificio "B", a fin de que certifiquen la
Factibilidad de instalarlo en cuatro piso, teniendo en cuenta al considerable peso del
mismo, habiéndose obtenido respuesta favorable con ciertas restricciones.-A pesar
de la carencia de Recursos Logísticos, para el funcionamiento del archivo, la
información es confiable y oportuna. Se han tomado algunas medidas de emergencia
para facilitar el manejo y utilización tanto del archivo activo como pasivo; Sin
embargo, si los técnicos así lo estiman estamos sujetos al cambio de local al cuarto
piso, donde se contaría con un área donde se trabaje en mejores condiciones
técnicas de espacio, confort, iluminación, ventilación, seguridad, personal operativo y
responsable del archivo.-En cuanto se refiere a la digitalización del archivo de los
expedientes del personal de la Empresa y en general de los documentos del
Departamento de Gestión del Talento humano, es de Considerar lo expuesto en el
antecedente de estas dos observaciones, ya que en el transcurso del tiempo,
deposiciones de orden Gerencial y presupuestario cambios significativos al proyecto
por cuanto la Empresa, había suscrito un convenio de Cooperación con la Asamblea
Nacional, coordinado por la Secretaría General, con el propósito de lograr la
digitalización de archivos. Sin embargo, por orden superior, este proceso se detuvo,
al punto de que la EPMAPS está trabajando en la consecución de otra alternativa
mejor que viabilice es aspiración, a través de los técnicos del Departamento de
Gestión informática, con el Objeto primordial de mantener y salvaguardar la
información que reposa y es competencia de la Gerencia de Gestión de Talento
Humano…”
Conclusión
Los expedientes del personal se encuentran archivados en carpetas en orden alfabético; sin
embargo, es un archivo de 6 cuerpos rodantes, 4 volantes de estos cuerpos están en mal
estado con las cadenas sueltas, observándose una falta de cuidado y mantenimiento; por la
falta de espacio físico, existen expedientes individuales del personal archivados en forma
horizontal fuera de las góndolas; no hay suficiente protección y seguridad; situación que se
presentó al no considerar un espacio más amplio para el archivo de los expedientes, por lo
que podría ocasionar riesgos de accidentes al personal.
Recomendaciones
A la Gerente de Gestión del Talento Humano
27. Solicitará al Gerente Administrativo facilite un espacio físico adecuado, para que el
archivo en donde reposan los expedientes del personal sea reubicado, con la finalidad
de contar con un sitio de trabajo en buenas condiciones físicas.
28. Dispondrá al Jefe del Departamento de Administración del Talento Humano y
Competencias, realice la actualización permanentemente de los expedientes de los
servidores de la EPMAPS, con el objeto de contar con información oportuna y confiable,
considerando como una alternativa de solución, la digitalización de los documentos,
utilizando el sistema que más convenga para los intereses de la Empresa.
37
Falta de un Plan de Promociones para el personal de la EPMAPS
La Gerencia de Gestión del Talento Humano, con el fin de fomentar el crecimiento,
permanencia, mejora y motivación del personal de la EPMAPS, ha efectuado acciones de
promoción y ascensos, a través de procesos de selección por concursos cerrados y
reclasificaciones por solicitud de los servidores, aplicando la normativa interna emitida para
el efecto; sin embargo, no se ha unificado estas acciones en un plan específico como lo
establece la norma 407-05 Promociones y Ascensos, así:
“Las unidades de administración de talento humano propondrán un plan de
promociones y ascensos para las servidoras y servidores de la entidad, observando
el ordenamiento jurídico vigente…”
La Gerente de Gestión de Talento Humano, con memorando GHHA-2012-2270 de 17 de
octubre de 2012, señaló:
“…Como se podrá evidenciar el procedimiento contempla un período anual y la
metodología para las promociones a través de recategorizaciones al personal de la
EPMAPS, dicho procedimiento está publicado en intranet.- El capítulo IV del Reglamento
Interno de Administración del Talento Humano referente al Subsistema de Selección de
Personal establece la manera como el personal puede ser ascendido y las fases de los
concursos y las modalidades.- Cabe indicar que también existe el Procedimiento de
Reclutamiento y selección que está publicado en intranet y en lo que va de este año se
han efectuado alrededor de 70 concursos de méritos y oposición .- Con lo expuesto, se
evidencia que la Empresa contempla la promoción mediante los mecanismos expuestos
y existe procedimientos para dicho fin…”
Los procedimientos citados en el párrafo anterior no fueron considerados para la elaboración
de un Plan de Promociones y Ascensos para la Empresa, conforme lo establece el
ordenamiento jurídico vigente.
Conclusión
La falta de un plan de promociones y ascensos en la EPMAPS no permitió que los
procedimientos se realicen a través de una planificación anual, sino en forma específica
para llenar puestos vacantes o atender las solicitudes de reclasificación por parte de los
servidores.
Recomendación
A la Gerente de Gestión del Talento Humano
29. Elaborará un plan de promociones y ascensos para los servidores y servidoras de la
EPMAPS, observando el ordenamiento jurídico vigente, lo que fomentará el desarrollo
profesional del personal.
Réplica de los eventos recibidos a nivel nacional e internacional
Los servidores, servidoras y obreros de la Entidad que han asistido a eventos de
capacitación a nivel nacional o internacional a través de becas financiadas total o
parcialmente por la Entidad, una vez terminado el programa de estudio no han expuesto
38
sus conocimientos y experiencias al resto del personal. El jefe inmediato y el Departamento
de Capacitación no han vigilado el cumplimiento de esta obligación.
Los convenios suscritos por los servidores que han salido fuera del país a capacitarse, no
contienen cláusula alguna que mencione la obligación de impartir los conocimientos
adquiridos al personal de la Empresa. En dichos documentos, tampoco se menciona
responsabilidad alguna al respecto, de los jefes inmediatos y del Departamento de
Capacitación.
Al respecto la NCI 407-06 Capacitación continúa, señala:
“...Las servidoras y servidores designados para participar en los programas de
estudio ya sea en el país o en el exterior, mediante becas otorgadas por las
instituciones patrocinadoras y/o financiadas parcial o totalmente por el Estado, … Los
conocimientos adquiridos tendrán un efecto multiplicador en el resto del personal y
serán utilizados adecuadamente en beneficio de la gestión institucional...”
Así como también en el Reglamento Interno de Administración de Talento Humano. RIATH:
Art. 30 Programas de Formación y Capacitación, párrafo tercero:
“..En eventos de capacitación nacional o internacional, deberán replicar sus
conocimientos y experiencia adquirida, a su equipo o área de trabajo; o a quien el
Departamento de Gestión de Talento Humano designe, sin perjuicio de que el
responsable del cumplimiento de esta obligación es el Jefe del capacitado.”
La no exigencia del jefe y la falta de seguimiento del Departamento de Capacitación,
ocasionaron que los participantes no hayan replicado sus conocimientos, a fin de lograr el
efecto multiplicador de las mencionadas capacitaciones en beneficio de la Entidad.
Conclusión
La falta de control del jefe inmediato y del Departamento de Capacitación, ocasionó que las
inversiones realizadas en capacitación no hayan producido el efecto multiplicador previsto
en beneficio de la Entidad.
Recomendaciones
Al Gerente General
30. Dispondrá que el Gerente de Gestión de Talento Humano y los Jefes de áreas, exijan a
los servidores que han sido acreedores del apoyo institucional para su capacitación, la
oportuna réplica de los conocimientos y experiencias adquiridas, para garantizar el
efecto multiplicador de las inversiones realizadas por la Entidad.
Al Gerente de Gestión de Talento Humano
31. Vigilará que el Departamento de Capacitación controle las réplicas de eventos de
capacitación auspiciados por la Entidad, junto al jefe inmediato con el debido
seguimiento del jefe de capacitación.
32. Coordinará con la Gerencia de Asesoría Jurídica la incorporación en los convenios de
capacitación las obligaciones de los servidores capacitados para realizar la oportuna
39
réplica de los eventos recibidos. Dichas obligaciones incluirán las responsabilidades para
su control y seguimiento.
408 Administración de proyectos (408-01 a la 408-33)
La Administración de Proyectos es un proceso central de la EPMAPS y por lo tanto tiene
que ver con las funciones de varias Gerencias y Unidades de la Empresa que están
vinculadas con la administración de las diversas etapas del ciclo de los proyectos. Para la
evaluación de cumplimiento de las normas 408, se consideraron: la Gerencia Técnica de
Infraestructura, la Gerencia de Operaciones, la Gerencia de Planificación, la Unidad
Ejecutora del Programa de Saneamiento Ambiental PSA, el Programa de Agua Potable y
Saneamiento Ambiental PRASA y la Unidad Ejecutora del Proyecto de Ríos Orientales
UEPRO.
Para facilitar una exposición articulada y enfocada, se dividió la evaluación de cumplimiento
de las normas 408 acorde a las dos grandes fases del ciclo del proyecto, estudios y
ejecución
La evaluación ex – ante es un elemento fundamental para la toma de decisiones en
proyectos de inversión pública y para establecer prioridades en una cartera de
proyectos.
Los grandes proyectos de la Empresa en las etapas de pre factibilidad y factibilidad
incorporan evaluaciones financieras y económicas ex – ante. Durante el período analizado,
aun la EPMAPS no cuenta con un Manual debidamente aprobado e incorporado al
Vademécum de su normativa interna, como documento que guíe las actividades de
preinversión señaladas.
Con Resolución de Gerencia General 325 de 25 de octubre de 2012 se expidió la
“Estructura Orgánico Funcional de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y
Saneamiento de los Niveles Dependientes de las Gerencias de Área, Subgerencias y
Direcciones”, en la que se incluye la descripción funcional correspondiente. En este
documento se integran las funciones de evaluación ex – ante de proyectos en la Unidad de
40
Estudios Básicos, dependiente del Departamento de Ingeniería de Proyectos. Dicha unidad
hasta la fecha no dispone del personal especializado requerido para asumir esas tareas.
Esta área encargada de formular con personal propio o de supervisar la elaboración de
estudios a cargo de consultorías externas, no dispone de los profesionales suficientes y
preparados, con la especialidad o conocimientos para cumplir y/o supervisar las tareas
vinculadas con la evaluación de proyectos en las diversas fases de los estudios. En tal
virtud, la aplicación del Manual en elaboración, llamado a guiar la evaluación ex – ante de
los proyectos, para establecer el alcance y contenido de la evaluación en cada fase de los
estudios, de acuerdo con la naturaleza y tamaño de los proyectos, su debida formulación y
supervisión, no está asegurada. Al respecto, el riesgo inherente a la aplicación de las
normas 408-07, Evaluación financiera y socio-económica, y sus actividades especializadas
en las fases de: perfil 408-04; pre-factibilidad 408-05; y, 408-06 factibilidad, subsiste.
Acciones tomadas:
Con Resolución 325 de 25 de octubre de 2012 se expidió la “Estructura Orgánico Funcional
de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento de los Niveles
Dependientes de las Gerencias de Área, Subgerencias y Direcciones”, en la que consta la
descripción funcional correspondiente. Tal documento integra las funciones de evaluación ex
– ante en la Unidad de Estudios Básicos del Departamento de Ingeniería de Proyectos.
La Gerencia de Planificación y Desarrollo mediante memorando GP-729-2012 de 3 de
octubre de 2012 puso a consideración de la Gerencia Técnica de Infraestructura, la
propuesta del “Manual para la evaluación financiera y económica ex – ante de los proyectos
de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento”, a fin de que se
formulen las observaciones pertinentes.
La verificación de cumplimiento de este grupo de normas relacionadas con la pre-inversión y
sus diferentes etapas, determina una valoración de 66% equivalente a confiable. Las
debilidades y las oportunidades de mejora advertidas tienen que ver con el grado de
atención a las normas 408-07, Evaluación financiera y socio-económica, y sus actividades
inherentes en las fases de: perfil 408-04; pre-factibilidad 408-05; y, 408-06 factibilidad.
Conclusión
La insuficiencia de profesionales capacitados para asumir las tareas de evaluación socioeconómica de proyectos y su supervisión, cuando estas son delegadas a consultores
externos, así como la inexistencia, de un Manual para la Evaluación ex – ante de proyectos
que garanticen el cumplimiento de estos análisis, contribuyen a que subsista el riesgo de
que las decisiones sobre la inversión de los recursos en las siguientes fases de ejecución de
proyectos, se tomen sin contar con el apoyo esencial de estas evaluaciones.
Recomendación:
Al Gerente Técnico de Infraestructura
41
33. Coordinará con el Gerente del Talento Humano y el Gerente de Planificación y Desarrollo, a
fin de concretar acciones para que: la Unidad de Estudios Básicos, recientemente creada en
el Departamento de Ingeniería de proyectos y responsable de establecer, realizar y
supervisar las actividades vinculadas con la evaluación ex – ante de los proyectos, disponga
de los profesionales con el perfil y el número requerido; así como para que la Empresa
cuente con un Manual para la evaluación ex – ante de los proyectos, debidamente aprobado
e integrado a su normativa interna.
Un Plan Maestro Integrado de Agua Potable y Alcantarillado, vigente, es una
herramienta de planificación a corto, mediano y largo plazo:
Los grandes proyectos que lleva adelante la Empresa, constan en la identificación y
priorización que forma parte de la actualización del Plan Maestro preparado por la
consultora, cuyo documento final fue entregado, en marzo de 2011 y demandó una inversión
de 1 666 242,54 USD (no incluye IVA).
El Plan Maestro Integrado de Agua Potable y Alcantarillado para el DMQ, fue concebido
para constituir el marco de referencia de la inversión en la infraestructura básica de la
EPMAPS. Fue descrito como el “mapa de ruta” para guiar la gestión, planificación y
ejecución a corto, mediano y largo plazo, de los servicios que presta la Empresa. Se le ha
caracterizado como un documento flexible, capaz de responder a las circunstancias y
necesidades cambiantes, es decir susceptible de ser revisado y actualizado, como condición
para mantener su vigencia y por lo tanto su valor corporativo.
Efectivamente, una vez transcurrido algo más de un año de haberse formulado, las
previsiones del Plan han experimentado ciertas modificaciones referidas a la ejecución de
importantes proyectos como son, entre otros, los siguientes:
-
Inversiones en Sistemas de Agua Potable: i) Proyecto Ríos Orientales.- se incluyó la
contratación de estudios para la Central Hidroeléctrica Chalpi Grande, como parte de
la primera etapa del proyecto Ramal Chalpi Grande-Papallacta; ii) Galerías Guápulo:
suspendido. iii) Proyecto Atacazo Bajo: descartado; iv) Línea de Transmisión de
Agua Potable Paluguillo - Tumbaco.- diferimiento en la construcción por dificultades
con propietarios de predios afectados.
-
Inversiones en Sistemas de Saneamiento: v) Descontaminación de los Ríos de
Quito.- Se requiere complementar los estudios definitivos del proyecto y como
consecuencia se produce el diferimiento de su elaboración; vi) Obras de protección
de las Cuencas de las Quebradas Sunipamba y Saguanchi.- modificación de los
diseños por la revisión del dimensionamiento de alcantarillas y modificación de la
política sobre embaulamiento de quebradas en zonas despobladas para mantener
los cauces libres; vii) Obras de protección de las cuencas de las Quebradas
Cuscungo Clemencia.- se cambiaron los diseños de colectores a cielo abierto, en su
lugar se ha previsto proyecto en túnel.
Estas modificaciones, los análisis y razonamientos técnicos que las sustentaron no se han
documentado, recopilado y ordenado. De mantenerse la situación observada, el Plan
42
Maestro y las consecuentes inversiones realizadas en su actualización, podrían perder su
valor.
Acciones Tomadas:
En la Estructura Orgánico Funcional de la EPMAPS aprobada con la Resolución 325 de 25
de octubre de 2012, se señala como función del Departamento de Programación y Control
de Proyectos “Evaluar la ejecución y avance de los proyectos y planes maestros del DMQ,
asignados a la Gerencia Técnica de Infraestructura, para ajustar periódicamente sus
alcances y su programación, adecuándolos a los avances tecnológicos y a las nuevas
necesidades del DMQ, en coordinación con la Gerencia de Planificación y Desarrollo”.
Conclusión
La falta de información documentada, recopilada y ordenada relativa a las modificaciones
realizadas a la planificación de proyectos relevantes que constan en el Plan Maestro
Integrado de Agua Potable y Alcantarillado, ponen en riesgo la vigencia y valor de este
importante instrumento.
Recomendación:
Al Gerente Técnico de Infraestructura y al Director Ejecutivo del PSA
34. Vigilarán que la información sobre las modificaciones realizadas en la planificación de los
proyectos asignados, que forman parte del Plan Maestro Integrado de Agua Potable y
Alcantarillado, sea debidamente documentada, recopilada y ordenada, incorporando los
razonamientos técnicos, administrativos y operativos que sustentaron dichas reformas,
para asegurar la vigencia y valor corporativo del Plan Maestro y las inversiones
involucradas en su formulación. Esta información, en coordinación con la Gerencia de
Planificación, se integrará en un documento de resumen anual de tales modificaciones.
La resolución de trámites vinculados con la ocupación de predios y servidumbres de
paso, así como especificaciones técnicas y precios unitarios optimizados, coadyuvan
a mejorar la ejecución y operación de proyectos.
Subsiste un represamiento de trámites pendientes para regularizar las servidumbres de
paso y perfeccionar la transferencia de dominio de predios afectados por las obras.
La “Unidad de Servidumbres y Expropiaciones”, creada al interior del Departamento de
Ingeniería de Proyectos, Estudios y Diseños, consta en la Estructura Orgánico Funcional de
la EPMAPS expedida el 25 de octubre de 2012. La referida Unidad ha suscrito las llamadas
“Acta de Autorización de Ocupación de Terreno para la Construcción de ...”, en las cuales se
deja en blanco el espacio sobre la longitud de la ocupación prevista y la fecha de suscripción
de dicho documento, tampoco se hace constar el procedimiento adoptado para socializar el
proyecto y poner en conocimiento del propietario la magnitud de la afectación.
43
Por su parte, el PSA elabora los documentos denominados “Acta de Acuerdo y Aceptación
Proyecto de ….” , cuyo objeto es: “…dejar constancia de la aceptación expresa del
Propietario(s) y/o Habitantes del predio arriba descrito, para que la Empresa Pública
Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento (EPMAPS) proceda a implementar las obras
de…”. Dichas actas y sus documentos habilitantes no especifican longitudes, áreas o la
descripción de la intervención, no refieren el procedimiento seguido para socializar el
proyecto y poner en conocimiento del interesado la magnitud de la afectación que se le
causará. Estos documentos, firmados por los propietarios de los predios, no disponen de
fecha de celebración.
En tales circunstancias las actas generadas, tanto en la Gerencia Técnica de Infraestructura
como en el PSA, no contienen información importante para describir y sustentar
apropiadamente los acuerdos.
Los procesos de ocupación de terrenos y transferencias de dominio, enfrentan dificultades
relacionadas con el tiempo transcurrido desde la formulación de los compromisos y los
valores concertados con los propietarios, ciertas inconsistencias de linderos y áreas
expropiadas, aspectos que ocasionan conflictos para la ocupación de predios, legalización e
inscripción de las escrituras.
La Gerencia Técnica de Infraestructura, en los términos de referencia de estudios a nivel de
pre- factibilidad para la selección de alternativas, ya ha incorporado el criterio sobre la menor
afectación sobre los predios y el menor grado de dificultad inherente a su posible
expropiación. Ha agregado en los términos de referencia de factibilidad que, tan pronto se
disponga del anteproyecto y definidas la localización de las obras y su viabilidad por la
EPMAPS, se presente la información para iniciar los procesos que permitan contar con las
autorizaciones y acuerdos necesarios para la ocupación de los terrenos afectados y las
servidumbres de paso para el proyecto.
El PSA podrá mejorar los trámites vinculados con la ocupación y legalización de terrenos y
servidumbres de paso de los proyectos a su cargo, incorporando, como criterio para
selección de alternativas en los términos de referencia de los estudios, la situación legal de
los predios involucrados y el grado de dificultad para su ocupación. Estos aspectos, aparte
de los costos vinculados, pueden afectar los plazos para las expropiaciones y transferencias
de dominio de las propiedades involucradas con la ejecución de las obras. El referido
criterio, incorporado en los términos de referencia de estudios a cargo de la Gerencia
Técnica de Infraestructura, aun no ha sido atendido por parte del PSA.
Las Especificaciones Técnicas y Costos Unitarios, mantienen ciertas inconsistencias, vacios
y desactualizaciones, para cuya revisión, depuración y actualización se requiere
implementar procedimientos de coordinación con las áreas encargadas de la fiscalización,
operación y mantenimiento de proyectos.
Normas relacionadas con diseño definitivo y contratación:
408-08 Diseño definitivo.
408-09 Planos constructivos.
408-10 Condiciones generales y especificaciones técnicas.
408-11 Presupuesto de la obra.
44
408-12 Programación de la obra.
408-13 Modalidad de ejecución.
408-14 Ejecución de la obra por administración directa.
408-15 Contratación
La verificación de cumplimiento de este grupo de normas relacionadas con diseño definitivo
y contratación, tiene una valoración de 72% que equivale a confiable.
Acciones tomadas:
En la Estructura Orgánico Funcional de la EPMAPS aprobada con Resolución 325 de 25 de
octubre de 2012 se hace oficial la creación de la “Unidad de Servidumbres y
Expropiaciones”, como parte del Departamento de de Ingeniería de Proyectos, Estudios y
Diseños (cumplida). El Gerente Técnico de Infraestructura, con memorando 482-GT-2012 de
6 de agosto de 2012, informó que: i) la Gerencia Técnica de Infraestructura ha elaborado
términos de referencia de estudios que, a nivel de selección de alternativas y de factibilidad,
establecen actividades para optimizar la toma de decisiones y el inicio de los procesos
vinculados con la ocupación de predios y servidumbres de paso (cumplida); ii) el
Departamento de Ingeniería de Proyectos, atiende los requerimientos de la Gerencia
Jurídica referente a los informes técnicos para iniciar las expropiaciones por los predios
afectados, esta información se envía oportunamente y de acuerdo a los requerimientos de
dicha Gerencia; iii) el Departamento de Ingeniería de Proyectos, a través de la Unidad de
Normas y Especificaciones, con la incorporación de recursos humanos adicionales,
continuará con el proceso para depurar, revisar y actualizar las especificaciones técnicas.
La Gerencia Jurídica, con memorando 0382-2012-DRH.I-DJ de 27 de julio de 2012 remitido
a la Gerencia Técnica, insiste en que se actualice la información técnica de 21 predios para
legalizar la venta, las declaratorias de utilidad pública, las expropiaciones y servidumbres de
paso, actividades que están en proceso.
Conclusión
La insuficiencia de la documentación que respalda los acuerdos de ocupación de predios y
servidumbres de paso, así como las limitaciones en las especificaciones técnicas y precios
unitarios, introducen restricciones a la normal ejecución y operación de proyectos en la
Empresa.
Recomendaciones:
Al Gerente Técnico de Infraestructura y al Director Ejecutivo del PSA
35. Vigilarán que previo al establecimiento de compromisos y obligaciones contractuales
para la construcción de las obras, la Empresa disponga de las declaratorias de utilidad
pública, los acuerdos pertinentes para la ocupación de terrenos y servidumbres de paso,
debidamente suscritos. Para el efecto, responsabilizarán a las áreas encargadas de
obtener las actas que respaldan los acuerdos de ocupación de predios, que tales
documentos firmados por los propietarios, contengan obligatoriamente la fecha de su
suscripción y que incorporen, si fuera necesario a través de documentos habilitantes,
45
información que: describa y sustente adecuadamente los compromisos establecidos; los
procedimientos para la socialización de los proyectos; y la descripción del impacto de la
afectación, como pueden ser, la longitud o área de ocupación del predio.
El Departamento de Relaciones Comunitarias de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y
Responsabilidad GAMSR, en el caso de proyectos originados en el Departamento de
Ingeniería de Proyectos, o las áreas encargadas de su socialización en el PSA, remitirán
las actas y documentos de respaldo pertinentes, que se anexarán a los expedientes.
Al Gerente Técnico de Infraestructura
36. Vigilará que el Departamento de Ingeniería de Proyectos a través la “Unidad de
Servidumbres y Expropiaciones”, recientemente incorporada en la Estructura Orgánico
Funcional de la EPMAPS, implemente procedimientos de articulación y apoyo
adecuados con el Departamento de Relaciones Comunitarias de la Gerencia de
Ambiente Seguridad y Responsabilidad y con la Gerencia Jurídica.
37. Conjuntamente con la Gerencia de Asesoría Jurídica, implementará un programa de
acción para resolver las dificultades técnicas y legales que ocasionan el represamiento
de trámites pendientes para regularizar las servidumbres de paso y perfeccionar la
transferencia de dominio de los predios afectados por la ejecución de obras. De ser
necesario, se incluirá en este programa el apoyo externo pertinente, cuyas actividades
serán supervisadas técnica y legalmente.
38. Vigilará que el Departamento de Ingeniería de Proyectos a través de la Unidad de
Normas y Especificaciones Técnicas, desarrolle actividades de coordinación para
recopilar aportes y experiencias de las áreas encargadas de la fiscalización, operación y
mantenimiento de proyectos, para la depuración, revisión y actualización de las
especificaciones técnicas, condiciones que permitirán perfeccionar los procesos de
construcción y funcionamiento de las obras.
Al Director Ejecutivo del PSA
39. Vigilará que en los términos de referencia de los estudios de preinversión asignados, se
incluya como criterio para la selección de alternativas la situación legal de los predios
involucrados y el menor grado de dificultad inherente a su posible expropiación.
Implementar la delimitación de funciones y adecuar los medios para registrar la
información y el control de materiales, mejorará el seguimiento de proyectos.
Una vez realizados los ajustes a la estructura y asignación de funciones en los diferentes
niveles de fiscalización y supervisión, a través de la expedición de la Estructura Orgánico
Funcional de la EPMAPS, es necesario implementarlos para una mejora efectiva en el
seguimiento de proyectos. Están en proceso, gestiones para concretar el registro adecuado
de la incidencia de la lluvia en el libro de obra y las afectaciones en la realización de los
trabajos, su avance y control de plazos; la actualización de especificaciones técnicas,
precios unitarios y presupuestos para todas las pruebas de control requeridas. Están
pendientes: la incorporación de los ajustes al Sistema de Control y Seguimiento de
46
Proyectos SCSP acorde a los requerimientos de Fiscalización; y, la selección de laboratorios
calificados para el control de calidad de materiales.
Sobre la contratación de nuevos fiscalizadores, residentes de fiscalización y asistentes,
mediante la modalidad de servicios ocasionales para atender tareas relacionadas con
nuevos proyectos, cabe señalar que durante el lapso evaluado no se han realizado nuevas
incorporaciones dentro del Departamento de Fiscalización de la Gerencia de Infraestructura.
Durante el mes de julio de 2012, en el Programa de Agua Potable y Saneamiento Ambiental
PRASA ingresaron nuevos profesionales para atender la fiscalización de varios proyectos
financiados por el Banco del Estado. Al respecto, los fiscalizadores designados son
profesionales que acreditan experiencia y recibieron oportunamente la inducción sobre los
procesos y actividades inherentes a sus funciones.
Normas relacionadas con la ejecución de la obra.
408-16 Administración de la obra y del contrato
408-17 Administrador del contrato.
408-18 Jefe de fiscalización.
408-19 Fiscalizadores.
408-20 Documentos que deben permanecer en la obra.
408-21 Libro de obra.
408-22 Control de avance físico.
408-23 Control de calidad.
408-24 Control financiero de la obra.
408-25 Incidencia de la lluvia.
408-26 Medición de la obra ejecutada
408-27 Prórrogas de plazo
La verificación de cumplimiento de este grupo de normas relacionadas con la ejecución de la
obra, acredita una valoración de 71% que equivale a confiable.
Acciones tomadas:
En la Estructura Orgánico Funcional de la EPMAPS aprobada con Resolución 325 de 25 de
octubre de 2012, se expidieron los ajustes cuya aplicación permitirá la mejora del
seguimiento de proyectos. El Gerente de Planificación y Desarrollo con memorando GP-7892012 de 19 de octubre de 2012, adjunta información con la cual el Departamento de
Procesos remite documentación para la revisión final de los cambios a solicitarse en el
sistema SCSP. El Gerente Técnico de Infraestructura, con memorando 482-GT-2012 de 6
de agosto de 2012, realiza varios señalamientos, que en síntesis se refieren a: i) se
establecerá un formato de cumplimiento obligatorio para el registro de la incidencia de la
lluvia y sus consecuencias, en el libro de obra; ii) las nuevas contrataciones de
fiscalizadores externos se las realizó mediante contratos de consultoría, derivando en la
contratación de personal experimentado, al que se realizó la inducción necesaria; iii la
Unidad de Control de Calidad, implementará procedimientos para tener un control adecuado
de las obras y de la calidad de los materiales utilizados en las mismas; iv) se realizará la
actualización de los módulos del SCSP, para evitar la duplicidad con las bases de datos que
maneja el Departamento de Fiscalización.
47
Conclusiones

La aplicación de las funciones establecidas en la Estructura Orgánico Funcional de la
EPMAPS recientemente expedida, permitirá evaluar y determinar las mejoras en la
administración de contratos y fiscalización de obras.

La falta de registro en el libro de obra de la información relativa a las lluvias y sus
efectos en el avance de los trabajos, la ausencia de laboratorios calificados para el
control de materiales y las restricciones en la utilización del Sistema de Control y
Seguimiento de Proyectos, son temas pendientes que impiden optimizar el seguimiento
de las obras.
Recomendación:
Al Gerente Técnico de Infraestructura
40. Para continuar con el proceso para mejorar las limitaciones señaladas, deberá:
o
o
o
o
Vigilar la implementación de las funciones establecidas en la Estructura
Orgánico Funcional de la EPMAPS recientemente expedida;
Establecer un formato de cumplimiento obligatorio para el registro de la
incidencia de la lluvia y sus consecuencias, en el libro de obra;
Concretar las acciones para realizar todos los controles de calidad de
materiales pertinentes, en laboratorios previamente seleccionados, contando
con la actualización de las especificaciones técnicas, precios unitarios y
presupuestos; y,
Vigilar que la actualización de los módulos del Sistema de Control y
Seguimiento de Proyectos SCSP satisfaga los requerimientos de
Fiscalización, cumplido lo cual se generalizará y hará efectiva su aplicación
en la EPMAPS, evitando así, la subutilización de este sistema, la duplicación
de actividades y posibles contradicciones con otras bases de datos,
actualmente manejadas.
La información actualizada y geográficamente referenciada de los sistemas, la
oportuna recepción de obras y su evaluación ex – post, mejorará el ciclo del proyecto
y la prestación de los servicios.
Respecto de la acumulación de planos de registro no ingresados en los sistemas de
información geográfica de los sistemas, cabe señalar que las Normas de Dibujo para la
elaboración de planos digitales de diseño de agua potable y alcantarillado de la EPMAPS
aprobadas el 9 de julio de 2012, refieren el estándar para la elaboración de los planos “APC
Aprobado Para Construcción”, o los que han superado las revisiones a nivel de diseño; y,
los Planos Finales de Obra (PFO) o sea los que recogen cómo se construyó (as built),
también denominados en las Normas de Control Interno 408 como Planos de Registro.
Además los presupuestos de los proyectos recientemente contratados por la EPMAPS
establecen el rubro para pagar por los planos as built.
Sin embargo, la referida normativa de elaboración de planos, no incluye procedimientos
técnicos y administrativos que aseguren su efectiva aplicación y control para garantizar la
pertinencia y oportunidad de los PFO, sin embargo la Estructura Orgánico Funcional,
48
expedida recientemente, incorpora estas tareas como función del Departamento de
Fiscalización.
Subsisten demoras para la recepción definitiva de los contratos.
Se mantienen deficiencias en la evaluación ex-post y la retroalimentación del ciclo de los
proyectos, por la falta de comunicación y coordinación entre las áreas encargadas de operar
y mantener los proyectos y aquellas que formulan o supervisan los estudios y diseños.
Al respecto, cabe citar que las evaluaciones periódicas del funcionamiento, operación y
mantenimiento de las obras y equipos que maneja la Empresa producen datos sobre costos,
ingresos, beneficios y rendimientos, cuyos flujos y registros históricos son una fuente de
valiosa información, que debe contrastarse con los supuestos utilizados en los estudios,
diseños y evaluaciones ex - ante de los nuevos proyectos.
La Estructura Orgánico Funcional expedida el 25 de octubre de 2012, incluye: como función
específica del Departamento de Programación y Control de Proyectos realizar la evaluación
ex - post de proyectos representativos; y como tarea general de todos los departamentos,
retroalimentar a la función de Programación Operativa con informes técnicos que permitan
realizar las evaluaciones ex - post de tales proyectos. Para que esto se cumpla y optimizar
las inversiones en nuevos proyectos, es necesario vigilar su cumplimiento y establecer
actividades y canales de comunicación adecuados.
Normas relacionadas con operación y mantenimiento.
408-28 Planos de registro.
408-29 Recepción de las obras.
408-30 Documentos para operación y mantenimiento.
408-31 Operación.
408-32 Mantenimiento.
408-33 Evaluación ex-post.
La verificación de cumplimiento de este grupo de normas relacionadas con la operación y
mantenimiento tiene una valoración de 62%, equivalente a confiable.
Acciones tomadas:
Las Normas de Dibujo de Agua Potable y Alcantarillado fueron aprobadas el 9 de Julio de
2012 y difundidas a través de Secretaría General.
La Gerencia de Operaciones y la Gerencia Técnica de Infraestructura han dispuesto que
previo a la recepción de las obras se disponga de los archivos con los planos normalizados
que serán ingresados a los sistemas de información geográfica correspondientes, que los
servidores designados a las Comisiones para la recepción de obras de agua potable y
alcantarillado, antes de suscribir las actas provisionales, soliciten los archivos de los planos
as built normalizados en base a las especificaciones técnicas de dibujo para la elaboración
de planos digitales de redes de agua potable y de alcantarillado.
49
Se ha suscrito el contrato de consultoría para la generación de capa de información
geográfica de factibilidad de servicios de agua potable y alcantarillado de la EPMAPS.
Avanzan las consultorías para la normalización e ingreso de planos de diseño a los sistemas
de información geográfica.
Con Resolución 325 de 25 de octubre de 2012 se expidió la Estructura Orgánica Funcional
de la Empresa, en donde se definen funciones para retroalimentar información y realizar la
evaluación ex - post de proyectos representativos.
Con memorando GO-164-2012 de 3 de julio de 2012, el Gerente de Operaciones, señaló
que el cronograma de actividades para dotar al Departamento de Aguas Residuales de los
recursos indispensables para el manejo de los sistemas de tratamiento que serán puestos a
su cargo, se elaborará en coordinación con la Gerencia Técnica de Infraestructura y el PSA,
para cuyo efecto se requiere la planificación de ingreso a operación de las plantas de
tratamiento de aguas residuales. Con memorando GOT-133-2012 de 30 de agosto de 2012
se solicitó a la Gerencia Técnica de Infraestructura el cronograma de estudios, construcción,
implementación y entrega a la Gerencia de Operaciones de las plantas de tratamiento de
aguas residuales que se tiene previsto desarrollar en el período 2013-2014. Dicha
información ha sido remitida y servirá para planificar oportunamente la incorporación de los
recursos para que el Departamento de Aguas Residuales disponga de los medios
necesarios para atender oportunamente la operación y mantenimiento de las referidas
plantas.
Conclusión
La aplicación de las funciones establecidas en la Estructura Orgánico Funcional de la
EPMAPS recientemente expedida para el registro de cambios en los planos finales de obra,
la retroalimentación de información y la evaluación ex - post de proyectos; así como, la
implementación de acciones para superar las limitaciones en los sistemas de información
geográfica de la EPMAPS y resolver las restricciones para asumir oportunamente la
operación y mantenimiento de las plantas de tratamiento de aguas residuales, permitirán
optimizar el ciclo de los proyectos y la prestación de los servicios en la Entidad.
Recomendaciones:
Al Gerente Técnico de Infraestructura
41. Vigilará que el Departamento de Fiscalización cumpla con procedimientos para la
autorización, registro y control de los cambios incorporados durante la construcción, de
modo que se garantice la pertinencia de los planos finales de obra.
42. En coordinación con la Gerencia de Operación y Mantenimiento, establecerán y vigilarán
las actividades de coordinación y enlace que aseguren la retroalimentación de
información y la evaluación ex – post, para optimizar la inversión en futuros proyectos.
Al Gerente de Operaciones
43. En coordinación con la Gerencia de Planificación y la Gerencia Técnica de
Infraestructura continuará con las acciones para incorporar los planos finales de obra
50
acumulados hasta la fecha a los sistemas de información y para sistematizar el
procesamiento de solicitudes de factibilidad de servicios con el soporte de información
geográfica completa y actualizada.
44. Establecerá un cronograma de actividades que vincule la entrega y operación de las
primeras plantas de tratamiento de aguas residuales con la incorporación de los recursos
humanos y materiales para que el Departamento de Aguas Residuales, disponga de los
medios necesarios para cumplir las funciones asignadas en el Reglamento Orgánico
Funcional, relacionadas con su operación y mantenimiento.
409 GESTIÓN AMBIENTAL (409-01 a la 409-12)
1. Gestión Ambiental en Proyectos de Obras Públicas y en Proyectos de
Saneamiento Ambiental
Las normas 409-03 y 409-04 describen la responsabilidad de la Unidad Ambiental para
llevar a cabo la gestión ambiental en todas las fases de un proyecto de inversión pública,
mediante la participación en forma paralela en los estudios y diseños definitivos del
proyecto. De igual forma, ser el interlocutor en los mecanismos de participación ciudadana y
en los procesos de contratación de consultoría para la realización de los términos de
referencia para la ejecución de los estudios y planes de manejo ambiental y el control del
cumplimiento de las especificaciones técnicas ambientales.
Es necesario mencionar que por la naturaleza de la Empresa, se ha visto procedente
unificar la evaluación de las normas establecidas en los códigos 409-03 y 409-04, ya que los
proyectos de obras públicas ejecutados en la EPMAPS, son relacionados al saneamiento
ambiental; es decir, sistemas de agua potable, alcantarillado y tratamiento de aguas
residuales.
El índice de confiabilidad para el cumplimiento de estas normativas, está ponderado en un
factor de gestión Moderado, en los cuales en el código 409-03 se obtuvo un puntaje de 50
51
puntos y en el código 409-04, el resultado obtenido es de 57 puntos; en base a ello, se
encontró las siguientes observaciones:
Mecanismos de Participación Ciudadana en Proyectos de Saneamiento Ambiental
La Norma 409-03 referente a la gestión ambiental en proyectos de obra pública, establece el
siguiente procedimiento para las unidades ambientales de las entidades públicas:
“…Será el interlocutor en los mecanismos de participación ciudadana, esto es, en las
consultas y audiencias públicas, en lo relacionado al impacto ambiental que generará
el proyecto en su ejecución y cuando entre en operación…”
Al respecto, el Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad con memorando GR153-2012 de 10 de mayo de 2012, remitió a la Unidad de Auditoría Interna la documentación
que hace referencia a que los mecanismos de participación ciudadana se implementaron de
acuerdo a lo estipulado en el Código 2633 GRIR UNIDAD DE RELACIONES
COMUNITARIAS del Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPS, que establece lo
siguiente:
“ a) Verificar que se incorpore y operativice el componente social en estudios, planes
de manejo ambiental, obras y proyectos de la empresa, ya sea por administración
directa o por contratistas.- b) Desarrollar actividades que permitan una relación
positiva, equitativa, dinámica e interactiva con las comunidades que habitan en las
cuencas de captación que abastecen de agua al DMQ, que vincule a las
comunidades con los intereses de la empresa, con el objeto de optimizar el uso de
recursos y crear una base de confianza mutua, que garantice la seguridad y normal
funcionamiento de las obras…”
En base a ello, la Gerencia de Ambiente adjuntó como sustento, el memorando
GRIR031-2012 de 21 de junio del 2012, en el que detalla la incorporación de la participación
social en los pliegos para contratación de obras y estudios, con el objeto de agregar en los
pliegos, términos de referencia, presupuestos y especificaciones técnicas de los estudios y
obras, el componente de participación social; cabe señalar que este documento está en su
fase de borrador para su posterior análisis y aprobación.
La inclusión y las reformas del componente social en las actividades que planifica y ejecuta
la Empresa, se debe a la creación de la Unidad de Relaciones Comunitarias en el año 2010
y forma parte de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad para cumplir de
una manera más eficiente y eficaz dichos mecanismos establecidos en la Ley.
De igual manera, su accionar mantuvo de acuerdo a la planificación que lleva a cabo la
Gerencia Técnica de Infraestructura para emprender sus obras y esto ha ocasionado un
desbalance para cubrir todos los requerimientos solicitados en este ámbito; es por ello que
una vez aprobado y aplicado el componente social en las fases precontractuales y
contractuales, la Unidad de Relaciones Comunitarias elaborará una metodología para
categorizar los proyectos que ameriten diferentes mecanismos de participación social en los
estudios y obras, esto facilitará y optimizará el manejo y control de las mismas y
consecuentemente, los niveles de gestión de participación ciudadana en proyectos de
saneamiento ambiental.
52
Gestión Ambiental en la Ejecución de Obras
El Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad en memorando GR-137-2012 de 30
de abril de 2012, remitió a esta Unidad de Control los documentos que sustentan el
cumplimiento de las Normas de Control Interno referente a la Gestión Ambiental en la
EPMAPS, en la que luego del respectivo análisis se verificó lo siguiente:
Las fases de un proyecto de inversión pública, según lo describe la norma 409-04, se
detalla a continuación:
“… Los proyectos de saneamiento ambiental que desarrollará la entidad, deberán ser
vigilados y tomará partida la unidad de gestión en todo el proceso, esto es, en las
fases de planeación, factibilidad, licenciamiento ambiental, aprobación, contratación,
ejecución, operación y mantenimiento; debiendo exigir las disposiciones y
prohibiciones de la Norma Técnica de Calidad Ambiental…” (lo subrayado fuera de
texto).
En cumplimiento a lo descrito anteriormente, se evidencia que la participación y control de la
Gerencia de Ambiente, se llevó a cabo mediante procedimientos técnicos-legales como son:
fichas de categorización ambientales para clasificar la naturaleza de los proyectos,
implementación del Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema Integrado de
Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud (CASS), informes de supervisión durante la ejecución
y abandono de las obras, entre otras herramientas que permiten dar cumplimiento a lo
establecido en la legislación ambiental vigente.
En lo que respecta a la fase precontractual de las obras, la Gerencia de Ambiente adjunta
documentos que evidencian la coordinación con los departamentos de Ingeniería de
Proyectos-Estudios y Diseños que pertenece a la Gerencia Técnica de Infraestructura,
mediante la realización o asesoramiento de los Estudios y Planes de Manejo Ambiental que
deben ser presentados antes de la ejecución de las obras; al igual que, la inclusión de los
respectivos rubros ambientales especificados en las memorias técnicas y que deben ser
implementadas por los diferentes contratistas.
Si bien la participación de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad tiene una
acción y coordinación permanente con las unidades planificadoras y ejecutoras de los
proyectos, se ha observado que esta gestión se articula cuando la Gerencia Técnica de
Infraestructura emite al ente ambiental de la Empresa, el listado de obras a llevarse a cabo
en un periodo respectivo; es decir, cuando está en la etapa de factibilidad del proyecto.
Al respecto, las normas de control interno en su código 408-05, hace referencia al estudio
de prefactibilidad, señalando lo siguiente:
“…408-05 Estudio de Prefactibilidad.- Comprende el estudio de alternativas
viables, cuyo objetivo principal es profundizar en los aspectos críticos y así obtener,
con mayor precisión, los beneficios y costos identificados en el perfil.-En esta fase,
deben estudiarse los siguientes aspectos del proyecto: su marco legal; la tecnología
por emplear y sus implicaciones, el estudio técnico y las normas técnicas; su impacto
socioeconómico; finalmente; tendrá que efectuarse un estudio del impacto del
proyecto sobre el ambiente…”
(lo subrayado fuera de texto).
53
En base a lo descrito, es necesario elaborar un procedimiento con las unidades de
planeación y ejecución de las obras y la unidad ambiental de la Empresa, con el fin de que
el asesoramiento y monitoreo ambiental se ejecute en la fase descrita en párrafo
anteriormente citado, esta gestión permitirá cerrar todo el proceso que se lleva en una obra
pública según lo describen las Normas de Control Interno. Sin embargo, es preciso aclarar
que recibido el listado de proyectos por parte de la Gerencia Técnica de Infraestructura, los
estudios de impacto que se generaría sobre el ambiente por la ejecución de la obra, son
elaborados por la Gerencia Ambiental y presentados a las autoridades ambientales
pertinentes para la emisión de los respectivos permisos en cumplimiento de la Ley
Ambiental.
Conclusiones
La reestructuración que efectúa la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad en
el Reglamento Orgánico Funcional, planteó la inclusión de mecanismos de participación
ciudadana en las obras y proyectos de saneamiento ambiental, dentro de la naturaleza
operativa de la Empresa, mediante la incorporación de estos procedimientos en los pliegos,
términos de referencia, presupuestos y especificaciones técnicas de los estudios y obras
planificadas por la entidad.
Las nuevas funciones asignadas a la Unidad de Relaciones Comunitarias de la Empresa,
ocasionó que los mecanismos de participación ciudadana se encuentren en procesos de
revisión para su posterior aplicación.
Al Jefe de la Unidad de Relaciones Comunitarias
45. Planificará la intervención de sus actividades elaborando una metodología y
procedimientos en base a los riesgos que generen el componente social en cada uno de
los estudios y obras, con el fin de dar prioridad para el cumplimiento de las necesidades
que genere la entidad, esta gestión optimizará el manejo y control de las mismas y
consecuentemente propendiendo a un mejoramiento continuo en los niveles de gestión
de participación ciudadana, en proyectos de saneamiento ambiental.
2.- Gestión Ambiental en la preservación del Patrimonio Natural
La Norma de Control Interno en su código 409-05, señala lo siguiente:
“…La unidad de gestión ambiental en el ámbito de sus facultades de la entidad,
dentro de su alcance deberá propender al mantenimiento de la diversidad biológica
mediante un desarrollo y una gestión sostenibles de hábitats naturales y sus zonas
circundantes de valor…”
La Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, tiene dentro de su estructura
Orgánica la Unidad de Manejo Ambiental de Cuencas, la misma que según el Reglamento
Orgánico tiene las siguientes funciones:
“…2632-GRIM.- UNIDAD DE MANEJO AMBIENTAL DE CUENCAS FUNCIONES.a) Elaborar, implementar, monitorear y evaluar –con orientación al impacto- planes
de manejo de cuencas de captación de agua para el DMQ, considerando aspectos
sociales, ambientales, hidrológicos e hidráulicos.- b) Monitorear la calidad físico
químico y biológico del agua de ríos, embalses y fuentes de captación.- c) Establecer
mecanismos, modelos y acuerdos de
co-manejo de áreas protegidas del
54
Patrimonio de Áreas Protegidas del Estado y del Sistema Metropolitano de Áreas
Protegidas, que se ubiquen en cuencas de captación de agua para el DMQ…”
Al respecto, con memorando GR-137-2012 de 30 de abril de 2012, la Gerencia Ambiental
remitió a la Auditoría Interna, documentos que sustentan la gestión que se realiza para la
protección y manejo de las microcuencas, donde la EPMAPS tiene operando sus sistemas
de agua potable como son: los Estudios y Planes de Manejo Ambiental, informes de visitas
técnicas realizadas a los embalses y fuentes hídricas que forman parte de los sistemas,
informes de los procedimientos de vigilancia ambiental en los parques y reservas ecológicas
donde la empresa opera, convenios firmados con el Ministerio de Ambiente y la adquisición
de tierras ubicadas en las cuencas altas de captación, como medida de mitigación y
preservación del patrimonio cultural.
Cabe señalar que uno de los instrumentos para la elaboración de los planes de manejo de
las microcuencas hidrográficas, se realiza en base a las concesiones que emite la autoridad
pertinente; al respecto, luego de analizar los documentos emitidos por el ex INEHRI y
actualmente SENAGUA para el uso de las fuentes hídricas, se evidenció que el ex INERHI
no especifica el área de cobertura para su manejo y protección; en el caso de las
concesiones emitidas por SENAGUA, establece un radio de protección alrededor de la
fuente de 500 metros.
Es conveniente que la unidad ambiental en coordinación con otras dependencias de la
Empresa que tengan vinculación con las concesiones de los recursos hídricos, analicen
dichos documentos, a fin de realizar gestiones con la SENAGUA para que se unifiquen los
límites de cobertura, esta gestión permitirá que las acciones tomadas en los estudios y
planes de manejo ambiental en cuencas hídricas, se planifiquen y apliquen en concordancia
a los límites establecidos y cuyo alcance y objetivo principal sea el manejo y conservación
del recurso agua, cumpliendo de esta manera las políticas y objetivos institucionales.
En base a la naturaleza operativa y administrativa de la Empresa, se unificó la evaluación
de las normas establecidas en los códigos 409-05, 409-07, 409-09 y 409-10, ya que las
actividades que justifican el cumplimiento de las mismas, se enmarcan en los Planes de
Manejo de las Microcuencas y Embalses donde la EPMAPS tiene ubicados sus sistemas de
captación y conducción para el tratamiento de agua potable.
El 26 de marzo de 2012, se realizó la entrega en formato digital de la matriz de las normas de
control interno que establecen la gestión ambiental en el sector público ecuatoriano, a los
servidores de la Gerencia de Ambiente, con el fin de que sea analizado y debidamente
sustentando por las autoridades de dicha dependencia.
El Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad Social con memorando GR 137-2012
de 30 de abril de 2012, remitió a la Unidad de Auditoría Interna, la documentación que
sustenta el cumplimiento de las Normas de Control Interno referente a la Gestión Ambiental en
la Empresa.
Una vez revisada y analizada la información proporcionada por el Departamento de Gestión
Integral del Agua, se estableció los siguientes resultados:
55
1. Plan de Manejo del Embalse la Mica y sus Microcuencas Aportantes.
Tipo
Monto
(USD)
Consultor / Consultoría
Plazo de Contrato
Contrato de Consultoría de
Contratación Directa
05GRI-2011
27 935.00
M.Sc. Paul Alexander
Tufiño Mateus
90 días
El documento fue presentado por el consultor el 5 de octubre de 2011, el alcance del
estudio se enmarca en el diagnostico del estado ambiental trófico del embalse La Mica y la
elaboración de la propuesta del manejo del embalse, el costo aproximado para la
implementación por el período 2012-2014 es de 851 485,00 USD. En nuestra evaluación se
estableció las siguientes observaciones:
Plan de Manejo De Embalse la Mica y Sus Microcuencas Aportantes.
No.
ACTIVIDAD
FRECUENCIA
MEDIO DE VERIFICACIÓN
OBSERVACIONES
Sub Programa de Restauración Ambiental
1
Control de la Actividad Pecuaria
2
Controlar las poblaciones
exóticas de trucha arcoíris
1
Capacitación a personal del
MAE , REA y técnicos de
EPMAPS, de manejo y
proteccion del embalse y REA.
Mensual
.- Mapeo de Ganaderia en
Aportantes .
.- Registro de Presencia de
Ganado.
En Proceso de Cumplimiento
(Reporte De Guardabosque y
Avistamiento de Ganado .no se
cuenta con la elaboracion del informe
y programa de monitoreo de ganado).
Informe
En Proceso de Cumplimiento
(Contratacion de Infima Cuantia GR GAA-2012-005 .
Campaña de truchas en el Embalse
la Mica y Tributarios , para conservar
la Calidad del Agua de Consumo
Humano del DMQ).
Anual
Subprograma Control y Vigilancia Ambiental
2
1
1
2
1
2
Anual
Curso - Taller
registro de asistencia
Cumplido
Informe del Registro del retiro
de Ganado de los Aportantes al
Embalse.
En Proceso de Cumplimiento
Semestrales
Informe desechos solidos
producto del turismo
Dispuestos Adecuadamente.
Subprograma Conservación de la Avifauna
Informe de Estudio por
instalación dos islotes
Conservación de las
artificiales para amidación de
poblaciones de Chupil o
Anual
los Chupiles.
En Proceso de Cumplimiento
Zambullidor Plateado.
Informe de Resultados de La
Reproducción y estado
Poblacional del Chupil.
PROGRAMA MANEJO DE OPERACIÓN DEL EMBALSE
Informes de Balance de
Determinación del Balance de
Anual
Volúmenes del Agua del
Cumplido
Volúmenes de Agua
Embalse.
En Proceso del Cumplimiento
Análisis Comparativo de las
Batimetría Actualizada del
(De acuerdo a La Programación del
Quincenal
Batimetrías del embalse
Embalse
Plan de Manejo se Contempla
Realizar en el año 2013).
• Subprograma Monitoreo Hidroclimatológico
Cumplido reportes
Monitoreo Climatológico
Mensual
Reportes
Control De la Contaminacion
por Actividades Antropicas
Monitoreo Hidrológico en los
aportantes al Embalse
Anual - Mensual
Informes de instalación de 6
medidores de caudal
(Caudalímetros) en los Ríos
Alambrado, Moyas, Sarpache,
Desaguadero y los Ríos IJ.
Informe de Resultados del
monitoreo hidrológico de los
aportantes al embalse
En Proceso de Cumplimiento
(De acuerdo a La Programación del
Plan de Manejo se Contempla
Realizar en el año 2013)..
• Subprograma Monitoreo de la calidad del agua
1
2
Monitoreo de la Calidad DEL
Agua
Monitoreo de la Calidad de
Sedimentos del Embase
Anual
Informe de Resultados de la
Calidad Físico Química y
Microbiológica del Agua.
Cumplido
(Muestreo De acuerdo a la
programación).
Trianual
informe de Resultados de la
Calidad física química y
microbiológica de los
sedimentos
En proceso de Cumplimiento
(Proceso precontractual para los
proximos análisis)
56
Subprograma Monitoreo Biológico
1
2
3
4
1
2
3
Monitoreo de la Cobertura
Vegetal en las Riberas de los
Aportantes al Embalse, Luego
del Retiro del Ganado.
Monitoreo de Poblaciones de la
Trucha arcoíris en el embalse y
aportantes.
Anual
Anual
Informe de Resultados del
estado de la cobertura vegetal
en las riberas de los 4 ríos
aportantes al embalse.
Revisión de actividad para
transferencia de Competencias (
Acuerdos )
Informe de registros anuales
del estado poblacional de la
trucha en el embalse y
aportantes.
En Proceso De Cumplimiento
(Contratación de Ínfima Cuantía GR GAA-2012-005.
Campaña de truchas en el Embalse
la Mica y Tributarios, para conservar
la Calidad del Agua de Consumo
Humano del DMQ).
Informe de resultados de la
composición, abundacion y
Monitoreo de Fitoplancton ,
Anual
biomasa de la comunidad
Cumplimiento
Zooplancton
fitoplanctonica y
zooplanctónica
En Proceso de Cumplimiento
Informe de registros de las
Monitoreo de la Avifauna
Anual
poblaciones de aves acuáticas ( convenio para el monitoreo de la
en el embalse
Avifauna )
. ESTRATEGIA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
En proceso de Cumplimiento
Registro de Asistencia de un
Capacitación a Técnicos de La
curso para técnicos de
(De acuerdo a La Programación del
Una sola vez
EPMAPS
EPMAPS sobre limnología y
Plan de Manejo se Contempla
Biología acuática.
Realizar en el año 2013).
Generación de Material
Divulgativo Sobre la Importancia
de Proteger la REA y al
Embalse.
Colocación de Señalética
Una sola vez
Informe impresión 20000
trípticos que son entregados a
los visitantes.
Revisión de actividad para
transferencia de Competencias (
Acuerdos )
Una sola vez
Evidencia Fotográfica
instalación de 4 Letreros en
sitios estratégicos
(Parqueadero, área
circundante del embalse y
muelle 2).
En Proceso de Cumplimiento
2.-.Planes de Manejo de los Embalses Salve Faccha, Sucus y Mogotes
Tipo
Contrato de Consultoría de Contratación
Directa
03-GRI-2011
Monto
Consultor /
(USD)
Consultoría
43 000.00
M.Sc. Paul
Alexander Tufiño
Mateus
Plazo de Contrato
195 días
El informe definitivo entregado a la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, se
efectuó el 29 de noviembre de 2011 cuyo alcance fue el diagnóstico del estudio ambiental,
trófico de los Embalses Salve Faccha, Mogotes y Sucus y la elaboración del Manejo de los
Embalses, con un costo aproximado para su ejecución de 1 285 850,00 USD para el período
2012-2014, una vez verificado el cumplimiento de actividades descritas en el plan
57
conjuntamente con los servidores del Departamento de Gestión Integral del Agua, se
hallaron las siguientes novedades:
Planes de Manejo de los Embalses Salve Faccha, Sucus y Mogotes
No.
ACTIVIDAD
FRECUENCIA
INDICADOR
OBSERVACIONES
• Subprograma de Preservación de los Ecosistemas
1 Control de la actividad
pecuaria y
degradación de la
cobertura vegetal
Una sola vez
Indicadores de Gestión:
- Asignación del presupuesto requerido por parte de EPMAPS.
- Se designan responsables para conformar la comisión
interinstitucional.
- Designación de la consultoría.
Indicadores de cumplimiento:
- Acuerdos escritos entre los actores locales clave
- Documento validado por la comisión interinstitucional (comuneros,
MAE, EPMAPS) sobre reglamentos de uso de los recursos en los
embalses Salve Faccha, Mogotes y Sucus.
2
Controlar las
poblaciones exóticas
de trucha arcoíris
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de
manejo para transferencia
de competencia al MAE).
Indicadores de eficacia:
- Los reportes de control y vigilancia elaborados por el MAE no
registran presencia de ganado en el área de los embalses y sus
microcuencas
- Todos los actores incorporan los reglamentos de uso de los recursos
en el área de los embalses correspondientes a sus PMA, P.
Operativos, etc. Particulares.
Un sola vez
Indicadores de Gestión:
(sujeto a
- Asignación del presupuesto requerido para ejecutar la actividad por
análisis de los
parte de EPMAPS.
resultados)
- Acuerdo formal con el MAE para la ejecución de la actividad.
- Designación de la consultoría.
Indicadores de cumplimiento:
- 8 días de muestreo en campo utilizando los métodos previamente
descritos.
- Estadísticas del número de truchas extraídas (referencia ±3.280
individuos).
Indicadores de eficacia:
Densidad de truchas por m2 en los embalses y sus microcuencas
aportantes es igual a 0.
El índice BMWP de las microcuencas indica Aguas no contaminadas y
poco alteradas.
58
En Proceso De
cumplimiento.
1
Capacitación a
personal del MAE y
técnicos de EPMAPS
en el área.
Anual
Subprograma Control y Vigilancia Ambiental
Indicadores de Gestión:
- Acuerdo formal entre EPMAPS y el MAE.
- Designación de la consultoría requerida.
Indicadores de cumplimiento:
- 2 talleres de capacitación a guardaparques y técnicos locales de la
empresa
2
Control de desechos
generados por
actividades antrópicas
Una sola vez
Indicadores de eficacia:
- Guardaparques se encuentran informados sobre los métodos y
objetivos de los muestreos que realiza la EPMAPS en los embalses
Salve Faccha, Mogotes y Sucus.
Indicadores de Gestión:
- Implementación de la actividad erradicación de truchas
- Implementación de la actividad de control del ganado
- Asignación del presupuesto requerido para ejecutar la actividad por
parte de FONAG y EPMAPS
- Acuerdo formal entre EPMAPS, el MAE y el FONAG para la ejecución
de la actividad.
- Designación de la consultoría requerida.
Indicadores de cumplimiento:
- 2 talleres de capacitación a guardaparques.
- 4 rótulos informativos para visitantes.
- 2 motos para guardaparques.
Indicadores de eficacia:
- Los reportes de control y vigilancia elaborados por el MAE no
registran desechos generados por visitantes.
- Los reportes de monitoreo biótico de peces no reportan la presencia
de truchas
- Los reportes de control y vigilancia del MAE no reportan la presencia
de ganado en el área del embalse y sus microcuencas aportantes.
1
Conservación de las
poblaciones de aves
acuáticas en los
embalses.
Anual
Subprograma Conservación de la Avifauna
Indicadores de Gestión:
- Acuerdo formal entre MAE y una organización de investigación
especializada en aves
- Asignación del presupuesto requerido.
Indicadores de cumplimiento:
- Al menos uno estudiante desarrolla una tesis por año.
1
2
Continuar con el
monitoreo de la
calidad del agua
proveniente de los ríos
tributarios, los
embalses y sus
descargas.
Anual
Llevar a cabo un
estudio para
determinar el aporte
de agua que
constituyen las aguas
termales subterráneas
(cantidad y calidad
Una sola vez
Cumplido
Indicadores de eficacia:
- Se cuenta con información técnica y científica sobre la biología,
ecología y el estado de las poblaciones de Chupiles y otras aves
acuáticas en los embalses Salve Faccha, Mogotes y Sucus.
PROGRAMA MANEJO DE OPERACIÓN DEL EMBALSE
Indicadores de Gestión:
- Asignación del presupuesto requerido para ejecutar la actividad por
parte de EPMAPS
- Designación de la consultoría requerida.
Indicadores de cumplimiento:
- Se cuenta con un estudio sobre el aporte de aguas subterráneas en
Salve Faccha.
- Se implementa el programa de monitoreo de la calidad del agua en
los embalses y sus tributarios
Indicadores de eficacia:
La EPMAPS conoce con certeza el aporte de aguas subterráneas al
embalse Salve Faccha así como la calidad de los diferentes
aportantes.
59
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de
manejo para transferencia
de competencia al MAE.)
En Proceso de
Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para transferencia de
competencia al MAE).
En Proceso de
Cumplimiento
En prceso de
Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para transferencia de
competencia al MAE).
1
Fortalecimiento de la
capacidad técnica al
interior de EPMAPS
Anual
. ESTRATEGIA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Indicadores de Gestión:
- Asignación del presupuesto requerido por parte de EPMAPS.
- Acuerdo con un especialista internacional para la implementación del
curso
Indicadores de cumplimiento:
- Se ejecuta un curso para técnicos de EPMAPS sobre limnología e
hidrología de embalses.
2
Fortalecimiento de la
gestión técnica del
Departamento de
Gestión Integral del
Agua.
Anual
Indicadores de eficacia:
El especialista emite un certificado de suficiencia a los técnicos de
EPMAPS.
Indicadores de Gestión:
- Asignación del presupuesto requerido por parte del FONAG, MAE y
EPMAPS.
- Designación de técnico especialista
Indicadores de cumplimiento:
- Se contrata un técnico especialista que cumpla con el perfil
requerido.
3
Educación y difusión.
Anual
Revisión de actividad por
parte del departamento
Competente .
Revisión de actividad por
parte del departamento
Competente .
Indicadores de eficacia:
El Departamento de Gestión Integral del Agua cuenta con un
especialista responsable de la implementación de los Planes de
Manejo.
Indicadores de Gestión:
- Asignación del presupuesto requerido por parte de FONAG y
EPMAPS.
- Acuerdo con emisoras del Estado para la generación de programas
vinculados al agua y los embalses del Parque
Indicadores de cumplimiento:
Revisión de actividad por
parte del departamento
Competente .
- Se ejecuta al menos un evento por cada fecha identificada.
4
Colocación de
señalética
Una sola vez
Indicadores de eficacia:
Se evalúan los resultados de la acción a través de la presencia en
medios sobre los eventos llevados a cabo.
Indicadores de Gestión:
- Asignación del presupuesto requerido por parte de FONAG y
EPMAPS.
- Acuerdo entre MAE, FONAG y EPMAPS
Indicadores de cumplimiento:
- Se instalan 4 letreros en sitios estratégicos
Indicadores de eficacia:
Los visitantes son informados sobre la normativa dentro del Parque y
los embalses Salve Faccha, Mogotes y Sucus.
60
Revisión de actividad por
parte del departamento
Competente en
coordinación con el
departamento de
seguridad industrial y el
departamento de
seguridad física.
1
Monitoreo
Climatológico
Una sola vez
Mensual
2
Monitoreo Hidrológico
Una sola vez
• Subprograma Monitoreo Hidroclimatológico
Indicadores de Gestión:
- Asignación del presupuesto requerido para ejecutar la actividad por
parte de EPMAPS
Indicadores de cumplimiento:
- Se instalan dos estaciones meteorológicas (Salve Faccha y
Mogotes).
- generan reportes mensuales
Cumplido
Indicadores de eficacia:
El departamento de Gestión Integral del Agua recibe reportes
mensuales.
Indicadores de Gestión:
- Asignación del presupuesto requerido para ejecutar la actividad por
parte de EPMAPS
- Designación de las consultorías respectivas.
Indicadores de cumplimiento:
- Se instalan 11 estaciones hidrométricas
- Se cuenta con una batimetría actualizada de los embalses
- Se cuenta con un informe del estudio de sedimentos en los tres
embalses
- Se lleva a cabo los estudios de calidad del agua recomendados en el
presente Plan.
Cumplido
Indicadores de eficacia:
Se determina el balance de masas de cada uno de los embalses.
1
Monitoreo de
parámetros físicoquímicos de agua
Anual
• Subprograma Monitoreo de la calidad del agua
Indicadores de Gestión:
- Asignación del presupuesto requerido para ejecutar la actividad por
parte de EPMAPS
Indicadores de cumplimiento:
- Seis muestreos al año en cada uno de los tres embalse y sus
aportantes de calidad del agua
Cumplido
Indicadores de eficacia:
La EPMAPS cuenta con 6 informes anuales de calidad del agua
vinculados a 11 microcuencas y los embalses de Salve Faccha,
Mogotes y Sucus.
1
Monitoreo de
poblaciones exóticas
de peces
Semestral
Subprograma Monitoreo Biológico
Indicadores de Gestión:
- Asignación del presupuesto requerido por parte de EPMAPS.
- Designación de la consultoría
Indicadores de cumplimiento:
- Dos muestreos semestrales en 11 microcuencas y los embalses
Salve Faccha, Mogotes y Sucus
2
3
4
Monitoreo de
Fitoplancton
Monitoreo de
Macrobentos
Acuáticos
Monitoreo de la
Avifauna en época
seca y época de
lluvias
Anual
Semestral
Semestral
Indicadores de eficacia:
La densidad de truchas en las microcuencas y los embalses es igual a
cero
Indicadores de Gestión:
- Asignación del presupuesto requerido por parte de EPMAPS.
Indicadores de cumplimiento:
- 6 muestreos anuales en 11 microcuencas y los embalses
Indicadores de eficacia:
6 informes al año relacionados con este componente en 11
microcuencas y los embalses
Indicadores de Gestión:
- Asignación del presupuesto requerido por parte de EPMAPS.
Indicadores de cumplimiento:
- Dos muestreos semestrales en 11 microcuencas
En Proceso de
Cumplimiento
(debido a que el cronograma
estipula en el 2013)
Cumplido
Revision de actividad por
parte del departamento
Competente.
Indicadores de eficacia:
Dos informes anuales con resultados del índice BMWP (Col/Ecu) en 11
microcuencas.
Indicadores de Gestión:
- Acuerdo formal entre el MAE, EPMAPS y una organización
especializada en aves.
- Asignación del presupuesto requerido por parte del MAE y EPMAPS.
Indicadores de cumplimiento:
- Cuatro muestreos anuales de las poblaciones de aves acuáticas en
los embalses.
Indicadores de eficacia:
- Se conoce el estado de conservación de las poblaciones de Chupiles
y otras aves acuáticas en los embalses Salve Faccha, Mogotes y
Sucus.
- Se plantean acciones concretas para la conservación de esta especie
en el área.
61
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de
manejo para transferencia
de competencia al MAE).
3. Planes de Manejo de las Microcuencas Hidrográficas que abastecen al Sistema
Centro Occidente, Aducciones Atacazo-Lloa-Pichincha.
Monto
Consultor /
(USD)
Consultoría
29 980.00
Ing. Ramiro Patricio
Escobar
Tipo
Contrato de Consultoría de
Contratación Directa
04GRI-2011
Plazo de Contrato
120 días
El informe definitivo entregado a la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, se
efectuó el 14 de octubre de 2011 cuyo alcance fue el diagnóstico de las microcuencas
hidrográficas que abastecen al Sistema Centro Occidente, aducciones
AtacazoLloa-Pichincha y la elaboración del Plan de Manejo de las microcuencas, el monto estimado
para el cumplimiento de las acciones descritas por el Consultor por el período 2012-2014 es
de 1 166 850,00 USD, una vez verificado y evidenciado el cumplimiento de actividades
descritas en el Pan, conjuntamente con los servidores del Departamento de Gestión Integral
del Agua, se hallaron las siguientes observaciones:
Planes de Manejo de los Embalses Centro Occidente
No.
1
ACTIVIDAD
Educación ambiental
en quemas y sus
consecuencias
2 Capacitación en uso y
manejo sostenible de
las tierras
FRECUENCIA
INDICADOR
OBSERVACIONES
CAPACITACIÓN Y EDUCACIÓN AMBIENTAL
Los cinco años de
Al fin del segundo año 80
Planificacion
pobladores y 10 autoridades
locales están capacitados, y al
final del quinto año, las quemas
en Atacazo se han reducido al En proceso de revisión
20% (4 sitios) y no se presentan para transferencia de
competencia.
quemas en el resto de sectores
El segundo ,
tercero y Cuarto
año
El 50 % de las tierras del área
están levemente sobre
utilizadas al final del quinto año.
62
en proceso de revisión
para transferencia de
competencia .
1
Control para la
conservación de la
vegetación nativa
2
Regulación del
pastoreo en las partes
altas
CONTROL Y VIGILANCIA
Los cinco años de
La degradación anual de
Planificacion
vegetación de pajonal y arbustos
dispersos en máximo 10 ha. del
sector Atacazo al final del quinto
año
Después de tres años de
implantado al Plan, existe
pastoreo de 60 cabezas de
ganado bravo y de 10 caballos
en Atacazo. En los otros
sectores no existe pastoreo.
3
Adquisición de tierras
sobre los 3400 msnm
en Pichincha Lloa
El cuarto año
Al final de dos años la EPMAPS
ha adquirido 1100 ha. de terreno
en Pichincha-Lloa
4
Declaratoria de Área
de Conservación
Municipal
El segundo y
tercer año
Después de tres años el área
ubicada sobre las captaciones
de las aducciones Atacazo, Lloa
y Pichincha, está declarada Área
de Conservación Municipal y
cuenta con su Plan de Manejo.
Incorporación de los
propietarios de
páramos, bosques y
matorrales en el
Programa Socio
Bosque
El segundo ,
tercero, cuarto y
quinto año
Al final de los cinco años de
implantación del Plan el 50% de
los propietariso de pajonales,
bosques y matorrales están
trabajando con el programa
Socio Bosque del MAE.
5
En Proceso de
Cumplimiento (Se
revisara la actividad
descrita en el plan de
manejo para
reestructuración).
En Proceso de
Cumplimiento (Se
revisara la actividad
descrita en el plan de
manejo para
reestructuración).
En Proceso de
Cumplimiento (Se
revisara la actividad
descrita en el plan de
manejo para
reestructuración).
En Proceso de
Cumplimiento (Se
revisara la actividad
descrita en el plan de
manejo para
reestructuración).
En Proceso de
Cumplimiento (Se
revisara la actividad
descrita en el plan de
manejo para
reestructuración).
CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA AGROPECUARIA
1
Capacitación en
El primero y tercer Al fin del tercer año, el 40% de la
medidas de
año
población del área desconocen
En proceso de revisión
conservación de suelos
las medidas de conservación de
para transferencia de
y aguas
suelos y aguas que se deben
competencia.
aplicar en la producción
agropecuaria
2 Asistencia técnica en
El segundo y
Al final de la ejecución del Plan,
aplicación de medidas
Tercer año
el 80% de los agricultores
En proceso de revisión
de conservación de
locales aplican medidas de
para transferencia de
suelos y aguas
conservación de suelos y aguas.
competencia.
3
4
1
2
Capacitación técnica
en producción de
cultivos anuales
Cuarto y quinto
año
La productividad de los cultivos
anuales en los sectores de
estudio ha mejorado en un 10%
después de cinco años de
implementado el Plan de
manejo.
Capacitación en
manejo de ganado
vacuno lechero
Cuarto y quinto
año
Al final del Plan la producción
media de leche es de 10
lt/vaca/día en las explotaciones
ganaderas extensivas; y luego
de 5 años 50% de las
explotaciones ganaderas han
dividido sus potreros y separan
al ganado para su manejo.
Mejoramiento de la
protección de cauces
RESTAURACIÓN AMBIENTAL
Los cinco años de
100 hectáreas de taludes de
Planificacion
drenajes naturales recuperadas
al final del cuarto año.
Implantación de
el tercero y cuarto
sistemas agroforestales
año
38 hectáreas de cultivos
agrícolas limpios en pendientes
mayores al 50% son sistemas
agroforestales al fin del quinto
año. El 40% de las áreas de uso
agrícola son cultivadas
permanentemente bajo sistemas
agroforestales, a los 5 años de
iniciado el Plan.
63
En proceso de revisión
para transferencia de
competencia.
En proceso de revisión
para transferencia de
competencia.
En proceso de
cumplimiento
En proceso de
cumplimiento
1
Construcción de
abrevaderos en el
Canal Pichincha y la
aducción Atacazo
CONTROL DE LA CONTAMINACIÓN DEL AGUA
El cuarto y Quinto Al fin del cuarto año no existen
año
abrevaderos para el ganado en
el tramo descubierto del canal
Pichincha. Después de cuatro
años el ganado bebe agua en
los 8 abrevaderos construidos
cerca del canal Pichincha y 3 en
el canal Atacazo. Máximo 2 sitios
de acumulación de heces de
ganado vacuno junto al canal
Atacazo y 2 sitios en el tramo
descubierto del canal Pichincha,
al final del plan.
2 Ejecución de programa
para un adecuado
abandono de las
canteras
. Monitoreo de la
calidad del agua en las
captaciones del sistema
1
Protección de
captaciones
3
En Proceso de
Cumplimiento (Se
revisara la actividad
descrita en el plan de
manejo para
reestructuración).
MONITOREO DE LA CALIDAD DEL AGUA
Al fin de los cinco años, los
análisis indican que en todos los
sitios de muestreo los coliformes
totales y fecales y el resto de
cumplido
variables están bajo los límites
permisibles y han mejorado en
un 40%.
PROTECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE LAS ADUCCIONES ATACAZO, LLOA Y PICHINCHA
1
2
Al tercer año de implementación
del Plan se han ejecutado las
actividades necesarias para el
adecuado abandono de las dos
cantera (estabilización de
taludes, revegetación , etc.).
en proceso de
cumplimiento
Mantenimiento de
captaciones
Entubado de tramos
de los canales
Pichincha, Atacazo y
Romoleroux
1 Diseño e implantación
de sistemas de agua
potable para 4 barrios
del área de estudio
El segundo y
tercero año
Después de cuatro años las 3
captaciones de la aducción
Atacazo y 5 de la aducción
Pichincha-Lloa, de que se
encuentran en sitios accesibles
para el ganado se encuentran
protegidas
Después de dos años se han
eliminado las pérdidas en las
captaciones del Sistema Centro
Occidente
El segundo ,
Al fin del Plan se han cubierto
tercero y cuarto
(entubado) 4 kilómetros del
año
tramo del canal Pichincha y 4
kilómetros de las conducciones
de la aducción Atacazo que son
accesibles para el ganado
COMPENSACIÓN
El primero ,
segundo y tercer
año
cumplido
cumplido
cumplido
Al primer año la EPMAPS decide
comenzar los estudios para
construir o mejorar los sistemas
de agua potable actuales de
Revisión de actividades
cuatro de los barrios. Al final del para transferencia de
segundo año ha evaluado y
competencias .
dispone de los estudios iniciales.
64
4. Planes de Manejo de las Microcuencas Hidrográficas Guambi, Aglla, Iguiñaro y
Coyago aportantes a los Sistemas Menores.
Tipo
Contrato de Consultoría de
Contratación Directa 02-GRI-2011
Monto
Consultor /
(USD)
Consultoría
24 987.50
Ing. Carlos Alberto
Aguilar León
Plazo de Contrato
105 días
El informe definitivo entregado a la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, se
efectuó el 3 de octubre de 2011 cuyo alcance fue el diagnóstico de las microcuencas
hidrográficas aportantes a los Sistemas Menores y la elaboración del Plan de Manejo, cuyo
monto de aplicación por el período 2012-2014 es de 122 700,00 USD, una vez verificado y
evidenciado el cumplimiento de actividades descritas en el Pan conjuntamente con los
servidores del Departamento de Gestión Integral del Agua, se hallaron las siguientes
observaciones:
Planes de Manejo de los Embalses Sistemas Menores
No.
ACTIVIDAD
FRECUENCIA
INDICADOR
OBSERVACIONES
ACCIONES ORIENTADAS A MEJORAR LA CAPACIDAD DE GESTIÓN DE LOS
ACTORES
PROYECTO DE ORGANIZACIÓN INTERINSTITUCIONAL
1 Desarrollo de mesas de diálogo para lograr avanzar
en la definición de una estructura interinstitucional
básica que permitan coordinar estos procesos.
En Proceso de Cumplimiento
En principio durante
(Se revisara la actividad
todo el periodo,
conforme a las
descrita en el plan de manejo
.-Informe de conclusiones y
necesidades
· Desarrollo de reuniones de trabajo para: a) elaborar
para reestructuraccion ).
recomendaciones de las
un programa de implementación de las acciones
mesas de diálogo y
previstas en el Plan de Gestión de los Recursos
reuniones de trabajo.
-. Evaluaciones de avance.
2 Hídricos, que permitan iniciar el proceso de gestión
del agua; y b) desarrollar un lobby para motivar e
En Proceso de Cumplimiento
En principio durante
involucrar al grupo dirigente de los Actores, de
(Se revisara la actividad
todo el periodo,
manera de lograr el apoyo político e institucional de
conforme a las
descrita en el plan de manejo
las diferentes entidades públicas y comunales
necesidades
para reestructuracion ).
participantes.
1
2
3
PROGRAMA DE CONCIENTIZACIÓN
Desarrollo de mesas de diálogo que, a través del
intercambio de experiencias entre diferentes usuarios
del agua, desarrollen un espacio de concientización
Debe ser un proceso
de la importancia avanzar en un proceso conjunto
permanente
para la gestión del agua.
Planificación, diseño y ejecución de campañas de
divulgación de una cultura de uso eficiente del agua y
del manejo sostenible de los recursos naturales,
dirigido a los usuarios del agua y habitantes de la
zona de estudio. Par esto seprevé la realización de
eventos masivos y spots publicitarios en medios de
comunicación.
Debe ser un proceso
permanente
Seguimiento y evaluación del desarrollo del
programa.
Debe ser un proceso
permanente
65
En Proceso de Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para reestructuracion ).
.-Informes sobre avance de
compromisos alcanzados en En Proceso de Cumplimiento
las mesas de diálogo.
(Se revisara la actividad
· Informe de actividades de
descrita en el plan de manejo
información masiva.
para reestructuracion ).
En Proceso de Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para reestructuracion ).
EVENTOS DE CAPACITACIÓN EN MATERIA DE GESTION DE LOS RECURSOS HIDRICOS
1
2
Planificación, diseño y ejecución de cursos
secuenciales con temáticas en: principios de
gobernabilidad del agua, procesos de gestión y
planificación de los recursos hídricos.
En Proceso de Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para reestructuracion ).
A concluirse en los
primeros cuatro meses
Planificación, diseño y ejecución de talleres que
promuevan la participación y desarrollen
A concluirse en los
conocimientos en el manejo eficiente de los recursos
primeros cuatro meses
hídricos.
3 Seguimiento y evaluación del desarrollo de los cursos
y talleres
En Proceso de Cumplimiento
.-Listados de asistentes a
(Se revisara la actividad
los cursos de capacitación
descrita en el plan de manejo
70% de asistencia.
para reestructuracion ).
. - Realización del 90% de
los talleres programados
En Proceso de Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para reestructuracion ).
A concluirse en los
primeros cuatro meses
.- ACCIONES ORIENTADAS A MEJORAR LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS RECURSOS HÍDRICOS
.- DESARROLLO DE UN INVENTARIO GEOREFERENCIADO DE FUENTES E INFRAESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE APROVECHAMIENTO
DE AGUA
1 Ubicación de las diferentes fuentes y captaciones de
En Proceso de Cumplimiento
aprovechamiento de aguas superficiales y
El tiempo estimado de
(Se revisara la actividad
subterráneas (puntos de agua).
los trabajos es de 5
descrita en el plan de manejo
meses.
para reestructuracion ).
2
· Identificación de las principales conducciones
(canales y tuberías) de los diferentes sistemas de
aprovechamiento.
3
· Elaborar una evaluación técnica de la
infraestructura existente.
4
· Identificación de los principales conflictos.
5
En Proceso de Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para reestructuracion ).
El tiempo estimado de
los trabajos es de 5
meses.
.-Mapas de posicionamiento
En Proceso de Cumplimiento
y caracterización de la
El tiempo estimado de
(Se revisara la actividad
información de los sistemas
los trabajos es de 5
descrita en el plan de manejo
de aprovechamiento
meses.
para reestructuracion ).
existentes en un SIG.
El tiempo estimado de
los trabajos es de 5
meses.
En Proceso de Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para reestructuracion ).
El tiempo estimado de
los trabajos es de 5
meses.
En Proceso de Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para reestructuracion ).
· Elaborar un expediente técnico del inventario.
CREACION DE UN CENTRO DE INFORMACION DEL AGUA
1 · Identificación de la información relacionada con el Durante todo el periodo,
En proceso de reestructura
manejo y gestión de los recursos naturales, en
de actividad para
conforme a las
especial del agua.
cumplimiento
necesidades.
2 · Consecución de acuerdos interinstitucionales para Durante todo el periodo, .-Inventario de información En proceso de reestructura
recopilar proyectos, programas en estudio y/o
de actividad para
recopilada y equipos, actas
conforme a las
ejecución.
de recepción, acuerdos.
cumplimiento
necesidades.
3 · Implementación y equipamiento mínimo de un área Durante todo el periodo,
En proceso de reestructura
física.
de actividad para
conforme a las
cumplimiento
necesidades.
ACCIONES ORIENTADAS A MEJORAR LA INFRAESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE APROVECHAMIENTO Y EL MANEJO DE LAS FUENTES DE
CAPTACIÓN
FORMULACIÓN DE UN PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SISTEMAS DE APROVECHAMIENTO DE AGUA
1
· Elaboración de estudios breves de evaluación,
presupuestación y priorización de la infraestructura
que requiere medidas emergentes de mejoramiento.
dos meses
2 · Formulación de los términos de referencia para la
construcción de las obras requeridas.
dos meses
66
En Proceso de Cumplimiento
.-Pliegos para contratación
(Se revisara la actividad
de las obras de
descrita en el plan de manejo
mejoramiento de los
para reestructuracion ).
sistemas de agua
potable y riego.
En Proceso de Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para reestructuracion ).
PROGRAMA DE FORESTACION Y RESTAURACIÓN DE LA COBERTURA VEGETAL
1
.- Prendimiento del 90% de
las plantaciones forestales a
los 2 años.
· Resiembra de la las
plantas perdidas.
· Primer raleo a los 6 años
de las plantaciones.
· Segundo raleo a los 12
Gestionar un convenio específico para la realización
años de las plantaciones. En Proceso de Cumplimiento
de los estudios y términos de referencia para la
(Se revisara la actividad
ejecución de proyectos de forestación y de protección En todos los casos más
· Plantas nativas con
de áreas de fuentes de agua. Este convenio podría
de 12 años.
prendimientos del 70% de descrita en el plan de manejo
ser entidades como el Ministerio del Ambiente,
las especies seleccionadas.
para reestructuración).
SENAGUA y/o FONAG.
· Incremento del volumen de
agua de las lagunas
tratadas.
· Incremento del número de
aves y de la flora acuáticas
en las áreas de los
humedales
ESTRATEGIAS
1 a) Incorporar de manera controlada al proceso que
se inicia nuevos actores interesados en la gestión del
En Proceso de Cumplimiento
agua, esto implica favorecer una política de
(Se revisara la actividad
participación responsable de nuevos actores
descrita en el plan de manejo
relevantes tanto nacionales, como provinciales y
para reestructuracion ).
locales.
2 b) Iniciar con un proceso sistemático y continuo de
formulación del planeamiento para la gestión de los
recursos hídricos, con la participación de los
diferentes actores, que contemple las fase de
acuerdos y compromisos, valoración de la realidad,
identificación de escenarios de desarrollo,
implementación de acciones y evaluación del
progreso, etc.
3 c) Considerar la debida flexibilidad de las acciones de
manera de poder enfrentar de manera oportuna la
incertidumbre mediante la adecuación de los
procedimientos en función de las características de
nuevas situaciones y conocimientos.
4
En Proceso de Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para reestructuracion ).
En Proceso de Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para reestructuracion ).
d) Ejecutar las acciones propuestas en forma
descentralizada y trabajar en zonas concentradas
para que alcancen los recursos. Para esto se debe
prever un plan de implementación que deberá ser
analizado por el “grupo institucional” con el apoyo del
“grupo asesor temporal”.
En Proceso de Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para reestructuracion ).
5 e) Asegurar que el “grupo asesor temporal” tenga un
perfil profesional y experiencia en el desarrollo de
sistemas de gestión, y tener la capacidad de liderar el
proceso de integración de los diferentes intereses
institucionales.
6
f)Considerar que la estructuración de la
institucionalidad debe tener siempre un carácter de
gradual, partiendo de manera prioritaria en los
aspectos más importantes y continuar con
aquellos en los que se ofrezcan las mejores
oportunidades y acuerdos.
7
g) Establecer un mecanismo temporal para la
captación y asignación de los aportes económicos
que hagan viable la ejecución de las acciones
propuestas. En estos procesos debe haber activa
participación del “grupo dirigente”.
En Proceso de Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para reestructuracion ).
En Proceso de Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para restructuración).
En Proceso de Cumplimiento
(Se revisara la actividad
descrita en el plan de manejo
para reestructuracion ).
67
5. Plan de Manejo de las Microcuencas Hidrográficas del Sistema Noroccidente
Tipo
Contrato de Consultoría de
Contratación Directa
01GRI-2011
Monto
Consultor /
(USD)
Consultoría
14 931.00
Ing. Ruffo Xavier
Gavilanes Vera
Plazo de Contrato
120 días
El informe definitivo entregado a la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, se
efectuó el 7 de septiembre de 2011 cuyo alcance fue el diagnóstico de las microcuencas
hidrográficas aportantes al Sistema Noroccidente y la elaboración del Plan de Manejo, el
monto para la implantación por el período 2012-2014, es de aproximadamente 494 215, 00
USD, una vez verificado y evidenciado el cumplimiento de actividades descritas en el Pan
conjuntamente con los servidores del Departamento de Gestión Integral del Agua, se
hallaron las siguientes observaciones:
Planes de Manejo de los Embalses Nor- Occidente
No.-
ACTIVIDAD
INDICADOR
FUENTES DE VERIFICACION
SUPUETSOS
OBJETIVO GENERAL
Contribuir a una mejor convivencia de los actores urbanos y rurales respetando la naturaleza
OBJETIVOS ESPECÌFICOS
1
OE1. Elevar la sostenibilidad Que se mantengan los
de los ecosistemas naturales, caudales de agua en el
que permitan la conservación área de influencia del
de los recursos hídricos
sistema Noroccidente
Registros de caudales
Que se mantengan los
factores climáticos
2
OE2. Aprovechar la
Se diversifican las
potencialidad ecoturística de
actividades económicas
la zona en beneficio de los
productivas
actores locales
Composición de los ingresos
Que exista afluencia
turística
3
OE3. Evitar el avance de la
frontera agrícola, mediante la Se mantiene la frontera
aplicación de normativas e
agrícola actual
incentivos.
Fotografías multitemporales
Que exista apertura
para la implementación
de los incentivos de
conservación.
OBSERVACIONES
En proceso de
Revisión
RESULTADOS
1
2
OE1.R1. Se han
implementado programas de
recuperación y manejo de
áreas de bosque nativo y
páramos.
OE1.R2. Se ha elevado la
producción y productividad
agropecuaria local
Actitud positiva de la
gente frente al
ecosistema
Encuestas de opinión
Que los actores
participen activamente
Incremento de ingresos
Análisis de sistemas de producción
Se asuma el paquete
tecnológico propuesto
3
OE2.R1. Territorio organizado
en base a las potencialidades
ecoturísticas
Uso del territorio en
función de su
potencialidad
Plan de ordenamiento territorial
Actores asumen al
turismo como eje de
desarrollo de la zona
4
OE2.R2. Se ha incrementado
el turismo de naturaleza en la
zona que involucra a la
población local.
Incremento del flujo
turístico
Registros
Se implementen las
recomendaciones del
plan
Mantener el tamaño de
la propiedad actual
Catastro
Dueños asumen los
lineamientos
municipales
Uso del territorio de
acuerdo al plan de
ordenamiento
Plan de ordenamiento
El municipio asume su
responsabilidad de
ordenar el uso del
territorio
5
6
OE3.R1 Prevenir el
fraccionamiento de las
haciendas, para evitar
asentamientos humanos en
ecosistemas frágiles
OE3.R2 Se ha ordenado el
territorio en la parte baja de
forma consensuada, que
privilegia la propiedad
horizontal.
68
En proceso de
Revisión
ACTIVIDADES
OE1.R1. A1 Proteger física y
biológicamente zonas
degradadas
Número de has
protegidas físicamente
Verificación de campo y material
utilizado
en proceso de
cumplimiento
Número de Has
plantadas
Verificación de campo
en proceso de
cumplimiento
Sensibilidad de la
población frente a los
eco sistemas
Contenidos y materiales de la
campaña
4
OE1.R2.A4. Declaración de
Área de protección
humedales (cuerpos de
agua, manantiales,
quebradas y cursos de
agua)
Ordenanza municipal
sobre la creación del
área de protección
Ordenanza municipal
5
OE1.R2. A1 Identificar y
organizar grupos de interés
alrededor de la producción
Número de
participantes
Lista de participantes por grupo
7
OE1.R2. A2 Capacitar a los
grupos de interés
Número de capacitados
Malla curricular, registro de asistencia
OE1.R2. A3 Implementación
de un sistema de riego
Numero de Has. con
riego
Diseño del sistema y observación de
campo
1
2
3
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
OE1.R1. A2 Realizar
plantaciones forestales con
espécies nativas
OE1.R1. A3 Campaña de
sensibilización a la
población local sobre la
fragilidad de los bosques
nativos y páramos
Número de has
protegidas
biológicamente
OE1.R2. A4 Realizar división
Número de kilómetros
de potreros con cercas
con cercas vivas
vivas
OE1.R2. A5 Apoyar la
Número de hectáreas
implementación de pasto
con pasto mejorado
mejorado
OE1.R2.A6 Apoyar la
Número de hectáreas
con cobertura de cerca
implementación de cercas
eléctrica
eléctricas
OE2.R1.A1. Identificar y
caracterizar los hitos
Número de hitos
identificados
naturales con potencial
turístico
OE2.R1.A2. Elaborar un plan
Estudio
de aprovechamiento
turístico.
OE2.R1.A3 Capacitar en
Número de guías
guianza de turismo a grupo
capacitados
de interés.
OE2.R1.A4 Señalética de las
Numero de senderos
autoguiados
rutas eco turísticas.
OE2.R1.A5 Diseñar y
Numero de rutas
adecuar las rutas eco
turísticas
OE2.R2.A1 Construir sitios
Sitios de descanso
de de información y
Sitios de información
descanso
para
el turista
OE2.R2.A2
Apoyar
la
implementación de
Número de hospedajes
disponibles
habitaciones para
hospedaje de turistas
OE2.R2.A3 Recuperación de
gastronomía ancestral y
Menú al servicio del
cliente
ponerla al servicio de los
turistas
OE2.R2.A4 Capacitar a la
Forma de atención al
población en atención al
cliente
cliente
OE2.R2.A5 Promover la
Nivel de higiene en el
profilaxis del hogar y el
hogar
habitad saludable
En proceso de
Revisión
Número de plantas en sitio,
verificación de campo
Mezcla forrajera y facturas
Diseño del sistema , planillas y
verificación de campo
Memoria fotográfica y verificación de
campo
Documento plan
Malla curricular, convenio con
ministerio de turismo
Observación de campo y planillas
Diseños
Diseños , contratos y planillas
Memoria del curso y lista de
participantes
Documento, registro de talleres,
verificación de campo.
22
Nivel de sensibilidad
ambiental en
autoridades
Plan de visita y memorias
23
OE3.R1.A2 Socializar la
problemática ambiental de
la zona con propietarios de
haciendas.
Nivel de conocimiento
de la problemática
Sistematización rápida de comentarios
24
OE3.R1.A3 Promover
acuerdos entre autoridades
y propietarios, sobre la
gestión del territorio.
Acuerdos
Documento, registro de reuniones
25
OE3.R1.A4 Vía ordenanza
municipal, poner un límite
inferior al tamaño de la
propiedad observando la
rentabilidad de los sistemas
de producción
agropecuaria.
Propuesta de
ordenanza
Documento , registro de participación
OE3.R1.A5 Promover un
acercamiento entre los
hacendados y los
programas socio bosque y
socio páramo.
Acuerdos
Lista de participantes , memorias,
registro fotográfico
Memorias
Lista de participantes , memorias,
registro fotográfico
Plan de ordenamiento
territorial
Documento estudio
29
OE3.R2.A3 Definir espacios
para construcción de
vivienda popular de
propiedad horizontal.
Plan de ordenamiento
territorial
Documento
30
OE3.R2.A4 Poner en
vigencia el plan mediante
ordenanza municipal.
Ordenanza - Plan
Documento
27
28
OE3.R2.A1 Coordinar
reuniones entre EMAAP-Q ,
Municipio y actores
relevantes para exponer
problemáticas.
OE3.R2.A2 Realizar un
estudio de ordenamiento
territorial.
Existe financiamiento
para el cumplimiento
de las actividades.
Recetario gastronómico de la zona
OE3.R1.A1 Visitas a la zona
con la comisión del medio
ambiente del municipio,
para sensibilizar a las
autoridades sobre la
fragilidad del ecosistema.
26
En proceso de
Revisión
Diseños , contratos y planillas
Diseños , contratos y planillas
En proceso de
Revisión
69
Como se puede observar en los planes de manejo expuestos, existen actividades como el
plan monitoreo de la calidad del agua, determinación del balance hídrico, monitoreo de
fitoplancton y zooplancton, acciones de protección alrededor de las fuentes hídricas,
educación ambiental para la conservación del recurso agua, entre otras que se encuentran
cumplidas de acuerdo al cronograma planificado. Sin embargo, también se evidenció
programas como: la capacitación técnica en producción de cultivos anuales, capacitación en
el manejo del ganado vacuno, monitoreo de la avifauna, recuperación de la gastronomía
ancestral de la zona, promover la profilaxis del hogar, aprovechar la capacidad ecoturística
de las zonas, implementación de sistemas de riego agrícola, señalética turística,
capacitación a los pobladores en atención al cliente, construcción de sitios de información y
descanso para los turistas, apoyar la implementación de habitaciones para los turistas,
definir espacios para construcción de vivienda popular de propiedad horizontal, entre otras
acciones que no son competencias de la EPMAPS, para el mantenimiento de los embalses
y fuentes hídricas que son para el aprovechamiento y producción de agua potable para el
Distrito Metropolitano de Quito.
Las actividades descritas en los planes de manejo, se deben a que el Consultor enfocó el
cumplimiento a las especificaciones técnicas elaboradas por el Departamento de Gestión
Integral del Agua, al manejo integral de las microcuencas en donde existen otros actores
para su conservación, tal es el caso del Ministerio de Ambiente, la Secretaria Nacional del
Agua, la Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos, Alcaldías, Juntas Parroquiales, entre
otros usuarios, ocasionando que varias actividades no se cumplan o estén en proceso de
cumplimiento.
Una vez analizada las actividades en cada uno de los planes de manejo con los servidores
del Departamento de Gestión Integral del Agua, se acordó revisar las acciones propuestas
por el Consultor, con el fin de adaptar dichas tareas con la misión y objetivos institucionales
de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento y su rol en la
protección de las fuentes hídricas concesionadas; es preciso señalar que dicho compromiso
fue revisado y firmado por el jefe departamental para su cumplimiento.
Conclusiones
La Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento, en cumplimiento a lo
que estipulan las normas de control interno respecto al patrimonio natural, gestión ambiental
en fuentes hídricas adjudicadas en las cuencas altas de captación, la protección y
conservación del recurso suelo alrededor de las fuentes y la gestión ambiental en flora y
fauna dentro de sus ámbitos de competencia, elaboró los Planes de Manejo en las
Microcuencas Hidrográficas y Embalses donde se ubican y operan los sistemas de
captaciones y conducciones, con el fin de que sea un instrumento básico para regular el
uso, conservación y manejo racional del entorno natural, en especial de los recursos
hídricos y del sistema de agua potable para el Distrito Metropolitano de Quito.
Las especificaciones técnicas elaboradas en la fase precontractual para los Planes de
Manejo en las Microcuencas Hidrográficas, se enmarcaron en la gestión integral de los
recursos hídricos; en consecuencia, varias actividades identificadas en los planes no están
dentro del ámbito de competencias de la Empresa y cuyas responsabilidades corresponden
a otras entidades para ejecutar su cumplimiento.
70
Con la creación de la Secretaría Nacional del Agua-SENAGUA que reemplazó el Instituto
Ecuatoriano de Recursos Hídricos-INEHRI, han existido cambios en las regulaciones para la
concesión de las fuentes hídricas, una de ellas, es el establecimiento de protección
alrededor de la fuente de 500 metros, alcance no especificado anteriormente por el ex
INERHI, ocasionando de esta manera que al momento de realizar o actualizar los planes de
manejo en las microcuencas altas de captación, no se estandarice el límite de cobertura
alrededor de las fuentes, a efectos de desplegar las acciones de mitigación y protección que
efectúa la Empresa a través de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad.
Recomendaciones
Al Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad
46. Revisará y analizará las actividades descritas en los planes de manejo de las
microcuencas hidrográficas y embalses donde se encuentran operando las captaciones
de los sistemas de agua potable de la EPMAPS, con el fin que dichas acciones se
encuentren dentro del ámbito de competencias de la entidad, esta gestión permitirá
aplicar eficiente y eficazmente los planes de manejo cuyo alcance y objetivo debe ser la
conservación de la calidad del agua mediante el manejo ambiental de los embalses,
captaciones y fuentes hídricas adjudicadas para el tratamiento y distribución de agua
potable para el Distrito Metropolitano de Quito.
47. En coordinación con otras dependencias de la Empresa que tengan vinculación con las
concesiones de agua, analizará los documentos que las autorizan, a fin de realizar
gestiones con la Secretaría Nacional del Agua-SENAGUA para definir y de ser el caso
unificar los límites de cobertura de protección alrededor de las fuentes concesionadas.
Esta gestión permitirá que las acciones tomadas por la EPMAPS a través de la Gerencia
de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, en los estudios y planes de manejo en las
microcuencas altas de captación y embalses, se planifiquen y ejecuten en concordancia
a los límites acordados, garantizando que el marco de su alcance y objetivo principal se
centren en el manejo y conservación de la calidad y cantidad del agua que son captadas
y tratadas, cumpliendo de esta manera las políticas y objetivos institucionales.
3.- Gestión Ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para conservar
el medio ambiente y en el Ambiente Físico o Natural, Agua
La norma de control interno 409-6 establece lo siguiente:
“… En el ámbito de competencia, las entidades públicas responsables, a través de
la unidades de gestión, emprenderán las acciones que sean necesarias a fin de dar
cumplimiento con los objetivos y compromisos establecidos en los tratados
internacionales…”
En cumplimiento a lo descrito, una vez analizados los documentos de sustento presentados
por la Gerencia Ambiental, se estableció un puntaje de 65 cuyo factor de riesgo es
moderado, tal como se describe a continuación:
Dentro de las funciones de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, en el
artículo 28 del Anexo 1 del Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPS, se señala:
71
“… g) Coordinar e implementar planes y proyectos especializados o convenios con
entidades gubernamentales, organismos no gubernamentales y organismos
multilaterales y otras de la cooperación externa, en los sistemas relacionados con
sus funciones…”
Al respecto, se adjuntaron como evidencia la consultoría realizada al cambio climático del
sistema Pita-Puengasí y un convenio suscrito con la ONU, respecto a lucha contra la
desertificación y la sequía.
De igual manera, se constató que en los contratos firmados con organismos multilaterales
de crédito que son BID y la CAF, para proyectos de saneamiento ambiental, se encuentran
estipulados en las cláusulas contractuales, el cumplimiento de tratados y convenios
internacionales relacionados al medio ambiente.
Así mismo la norma de control interno 409-07 Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o
Natural, Agua, referente al recurso agua, indica lo siguiente:
“… La Unidad de Gestión deberá precautelar, prevenir, proteger la contaminación
del recurso agua, controlando los límites permisibles, exigiendo el cumplimiento de
las disposiciones y prohibiciones de la Norma Técnica de Calidad Ambiental de
Descarga de Efluentes, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento
a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental…”
En cumplimiento a lo descrito, una vez analizados los documentos de sustento presentados
por la Gerencia Ambiental, se estableció un puntaje de 51 cuyo factor de riesgo es
moderado, tal como se describe a continuación:
En base a lo estipulado, dentro de las funciones de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y
Responsabilidad en el literal a) del artículo 28, del Reglamento Orgánico Funcional de la
Empresa, que señala:
“…a) Diseñar y liderar la implantación de políticas, estrategias, procesos y
procedimientos para articular la gestión integral ambiental, la seguridad y salud
ocupacional, la responsabilidad social, el manejo integral del agua, y el riesgo
asociado a las competencias de esta Gerencia…”
La Gerencia de Ambiental cuenta con el Departamento de Gestión Integral del Agua en la
que la Unidad de Manejo Ambiental de Cuencas, realiza las siguientes funciones:
“…2632-GRIM.- UNIDAD DE MANEJO AMBIENTAL DE CUENCAS FUNCIONES.a) Elaborar, implementar, monitorear y evaluar –con orientación al impacto- planes
de manejo de cuencas de captación de agua para el DMQ, considerando aspectos
sociales, ambientales, hidrológicos e hidráulicos.b) Monitorear la calidad físico
químico y biológico del agua de ríos, embalses y fuentes de captación.- c) Establecer
mecanismos, modelos y acuerdos de
co-manejo de áreas protegidas del
Patrimonio de Áreas Protegidas del Estado y del Sistema Metropolitano de Áreas
Protegidas, que se ubiquen en cuencas de captación de agua para el DMQ…” (lo
subrayado fuera de texto).
Existen Planes de Manejo de Microcuencas y Embalses, dentro de los cuales consta un
Plan de Monitoreo de las fuentes hídricas de agua cruda y de la calidad de agua de los
embalses, cuyas muestras se realizan in situ en lugares ya establecidos por los técnicos
competentes y cuyas muestras son enviadas a los respectivos laboratorios acreditados para
72
su análisis, y de esta manera verificar la calidad y cumplimiento de estándares establecidos
en la Ley. Es preciso señalar que las actividades estipuladas en los planes de manejo de los
embalses y microcuencas altas de captación, fueron observadas y realizadas las respectivas
recomendaciones en la norma 409-05.
En lo referente a la polución del agua, en la cual la norma hace referencia de la
responsabilidad de la Unidad de Gestión Ambiental para precautelar y prevenir la
contaminación del agua, es necesario considerar, que debido a la complejidad estructural
de la Empresa y con el objeto de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley para los
procesos de tratamiento y descontaminación de los ríos, se ha creado el Departamento de
Tratamiento de Aguas Residuales, entidad que pertenece a la Subgerencia de Saneamiento
de la Gerencia de Operaciones, dentro sus funciones está:
“…2380-GOT.- DEPARTAMENTO TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES.- a)
Planificar, coordinar y controlar con la función Subgerencia de Saneamiento las
actividades y resultados de la gestión de su departamento.- b) Participar en la
supervisión del desarrollo de los estudios sobre los proyectos de intercepción y
plantas de tratamiento de aguas residuales, así como, en su recepción.- c) Revisar y
emitir criterios técnicos, respecto de nuevos proyectos de alcantarillado en los que la
Empresa vaya a incursionar, verificando que estos cumplan lineamientos de
intercepción y descontaminación (…) g) Operar las Plantas de Tratamiento de Aguas
Residuales, una vez que se encuentren construidas…”
Al respecto, la Empresa tiene dentro de su planificación y con el financiamiento pertinente,
realizará lo siguiente:
Plantas de Tratamiento de Aguas Residuales:



PTARs SUR de Quito
o Inversión aproximada: 29,8 millones de dólares
o Periodo de construcción: 2012 - 2014
Planta de Tratamiento de Aguas Residuales Vindobona
o Inversión aproximada: 286,6 millones de dólares
o Periodo de construcción: 2015 – 2018
PTARs pequeñas en las parroquias dispersas
o Inversión aproximada: 37 millones de dólares
Conclusiones
La Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento con el fin de cumplir lo
estipulado en las normas de control interno y en apego a sus objetivos institucionales
respecto a la gestión integral del agua, elaboró planes de manejo de sus embalses y
microcuencas altas de captación para mantener la cantidad y calidad de sus fuentes
hídricas, así como lleva en marcha el plan de descontaminación de los ríos del Distrito
Metropolitano de Quito que se encuentra en su fases iniciales.
Si bien la Empresa realiza las acciones pertinentes para el tratamiento de las aguas
residuales que se generan en el Distrito Metropolitano de Quito, se ve imperiosa la
participación técnica de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, en las fases
del mencionado proyecto dentro del ámbito de sus competencias, mediante una revisión de
las funciones del Orgánico Funcional, con el fin de dar cumplimiento a la norma referida en
el comentario que establece que la unidad ambiental deberá precautelar, prevenir y proteger
73
la contaminación del recurso agua en coordinación con los demás departamentos técnicos
asignados para estas actividades.
Recomendaciones
Al Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad
48. Coordinará con el Gerente de Planificación y Desarrollo, a fin de incluir en el
Reglamento Orgánico Funcional, en lo relativo a la Gerencia de Ambiente, Seguridad y
Responsabilidad, funciones para precautelar, prevenir y proteger la contaminación del
agua
producto de las actividades de la empresa, dentro del ámbito de sus
competencias. Así como también para participar, asesorar y gestionar en los planes y
actividades de la descontaminación de los ríos y quebradas pertenecientes al DMQ,
estas gestiones permitirán incluir al ente ambiental de la Empresa dentro de su ámbito
de acción, en los procesos de descontaminación del agua y cumplir su responsabilidad
en concordancia a lo estipulado en la legislación y normas de control interno pertinente.
4.- Procedimiento para la Dotación y Vigilancia del uso de Ropa de Trabajo y Equipos
de Protección para el personal de la EPMAPS
La norma de Control Interno 409-08 Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural,
Aire, establece lo siguiente:
“…La unidad de gestión, en su accionar y en ámbito de su competencia, propenderá
a preservar la salud de las personas, la calidad del aire ambiente, el bienestar de los
ecosistemas y del ambiente en general, controlando los límites máximos permisibles
de contaminantes en el aire…”
El índice de confiabilidad para el cumplimiento de esta normativa, está ponderado en un
factor de gestión confiable, por los siguientes aspectos:
Según el Reglamento Orgánico Funcional de la Empresa, la Gerencia de Ambiente,
Seguridad y Responsabilidad cuenta dentro de su estructura orgánica con la Unidad de
Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, cuyas funciones relativas a esta norma son:
“…2621-GRSI UNIDAD DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL.a) Identificar los peligros, evaluar riesgos de su competencia, proponer medidas de
control operacional para precautelar la integridad física y la salud ocupacional, del
personal de la Empresa, contratistas y terceros..- d) Promover la organización y
funcionamiento, así como asumir la coordinación de las acciones y funciones del
Comité Paritario y Subcomités de Seguridad y Salud.- f) Asesorar técnicamente a
personal de la Empresa y de contratistas, en el cumplimiento de: normas de
seguridad industrial y en el uso adecuado de equipos e implementos de seguridad en
obras de construcción y mantenimiento de agua potable o saneamiento.- g)
Inspeccionar en obra y operación, el uso y manejo de equipos de seguridad
industrial, tanto del personal de la Empresa como de contratistas, a fin de vigilar la
adopción de medidas de prevención e informar a los responsables de su
cumplimiento, sobre las novedades encontradas en la ejecución de los trabajos.- h)
Verificar que los equipos e implementos de seguridad industrial individual y colectiva
se encuentren disponibles, operativos y calibrados en los lugares en lo que se los
requiere para preservar la integridad física y la salud ocupacional.- i) Ejecutar las
acciones necesarias para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad
74
Industrial y Salud Ocupacional de la Empresa.. j) Elaborar, revisar y modificar
procedimientos, instructivos y formularios.- k) Coordinar con instituciones públicas y
privadas las acciones de seguridad del trabajo para ejecutar medidas de prevención
de riesgos.- l) Elaborar, ejecutar y supervisar según sea el caso, el componente de
seguridad industrial y salud ocupacional en los planes de manejo ambiental, de los
sistemas de agua potable y saneamiento en operación o en obras realizadas por
administración directa y contratistas…”
Con memorandos GR-137-2012 y GR-153-2012 de 30 de abril y 10 de mayo de 2012
respectivamente, el Gerente Ambiental remite a la Unidad de Auditoría Interna las acciones
tomadas para la mitigación y manejo de la calidad del aire, mediante la presentación de los
Planes de Manejo Ambiental que establecen procedimientos respecto al control del aire en
obras realizadas en espacios abiertos como confinados, informes de monitoreos in situ en
las obras en ejecución y en los diferentes sistemas de agua potable que son parte de la
Empresa. De igual manera, adjuntó como documentos de evidencia, procedimientos ISO
ante posibles eventualidades de fuga de gases tóxicos que se manejan en las plantas como
parte del procedimiento de potabilización, como es el cloro gas, entre otros y cuyo objetivo
es medir y controlar los límites permisibles en cumplimiento de la Ley Ambiental.
La Jefa del Departamento de Seguridad y Salud con memorando GRS-2012-107 de 30 de
mayo de 2012, adjunta el Procedimiento para Dotación y Vigilancia del Uso Correcto de Ropa
de Trabajo y Equipos de Protección para el Personal de la EMAAP-Q-Código:P-751/446-03 de
noviembre de 2010, que establece lo siguiente:
“… la Unidad de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, envía a la Jefatura de la
Bodega Central, copia del listado aprobado de los servidores, servidoras, trabajadores y
trabajadoras que deben recibir la ropa de trabajo y/o equipos de protección anotando el
respectivo código y cargo. Una vez que los bienes adquiridos ha arribado a la Bodega
Central La Chorrera, el jefe de la misma o su delegado notifica del particular a la Unidad
de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, dependencia que a su vez comunicará a
los jefes de área correspondientes para que inicien con el trámite de la solicitud de
bienes y de retiro de la ropa y equipos.- La Bodega entregará la ropa de trabajo y
equipos de protección con la presentación de la Solicitud de Bienes debidamente
firmada por el Jefe del Área y el Jefe de la Unidad de Seguridad Industrial y Salud
Ocupacional, debidamente sellado, y conforme al listado mencionado en el literal
anterior. El jefe inmediato será el responsable de que los trabajadores y trabajadoras
firmen en el casillero correspondiente del mencionado listado al momento de recibir la
ropa de trabajo y los equipos de protección…”
A fin de corroborar el cumplimiento del procedimiento P-751/446-03, la Unidad de Auditoría
Interna con memorando 30-AI-XD-2012 de 15 de junio de 2012, solicitó al Gerente de
Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, informar en qué consiste la matriz cuantitativa de
riesgos y si ya está aplicándose en toda la Empresa.
En memorando GR.2012.248 de 28 de junio de 2012, el Gerente de Ambiente, Seguridad y
Responsabilidad, respondió en los siguientes términos:
“…la matriz de evaluación cuantitativa de riesgos es una herramienta técnica, que
permite dar valor a los factores de riesgo laboral. El resultado es una estimación del
riesgo bajo rangos de: moderado, importante e intolerable. La evaluación de los
factores de riesgo, usando la matriz cuantitativa, es realizada por los técnicos del
75
Departamento de Seguridad y Salud y se ha realizado en todos los departamentos de
la Empresa…”
Esta autoridad adjuntó al citado memorando una copia del formato de la matriz cuantitativa de
riesgos establecida por el Ministerio de Relaciones Laborales, la misma que se encuentra
vigente.
Con respecto a la matriz cualitativa de riesgos, el Gerente Ambiental, en el memorando de la
referencia, expuso lo siguiente:
“…La matriz integral de evaluación cualitativa de riesgos es otra una herramienta que
permite asignar rangos de estimación del riesgo a los puntos o actividades realizadas
por los trabajadores a diferencia de la matriz cuantitativa, los rangos asignados en ésta
matriz, se califican como trivial, tolerable, moderado, importante o intolerable.- Esta
matriz ha sido aplicada en los siguientes departamentos de la Gerencia de
Operaciones: producción, conducciones y captaciones, distribución y saneamiento.
Cabe señalar, que el Gerente Ambiental adjuntó el formato de matriz cualitativa de riesgos
elaborada en la Gerencia de Operaciones.
Analizada la documentación de respaldo y los procedimientos aplicados, se estableció que el
Departamento de Seguridad y Salud para la planificación de adquisición de ropa de trabajo y
equipos de protección individual, es la solicitud realizada al Departamento de Gestión del
Talento Humano, en base al listado de todo el personal que labora en la EPMAPS con sus
respectivas actividades.
Al respecto el Gerente de Ambiente, en memorando GR.2012.248 de 28 de junio de 2012,
expone lo siguiente:
“…Al momento de entregar la ropa de trabajo y los equipos de protección individual, no
siempre corresponde a la actividad que los trabajadores y las trabajadoras se
encuentran realizando, debido a que los listados del distributivo del personal no están
actualizados con los cambios administrativos correspondientes…” (lo subrayado fuera
de texto).
La no actualización del listado del personal que labora en la Empresa, ocasiona que no se
haga una identificación y evaluación objetiva de acuerdo a la naturaleza del trabajo y en
consecuencia en algunos casos, los empleados reciben dotación de ropa y equipos que no
están de acuerdo a sus actuales funciones.
En base a ello, se está inobservado el Procedimiento ISO para la dotación y vigilancia del uso
correcto para la ropa de trabajo y equipos de protección para el personal de la Empresa,
debido a que el alcance del mismo establece:
“…2. ALCANCE: El presente procedimiento abarca la identificación de necesidades de
ropa de trabajo y equipos de protección para el Personal de la Empresa Pública
Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento, determinación de especificaciones
técnicas, realización de los trámites administrativos para su adquisición, entregarecepción de ropa de trabajo, entrega-recepción de equipos de protección, reposición
de los mismos y vigilancia del uso correcto por parte del todo el personal de la
Empresa…”
76
El Guardalmacén General mediante memorando 0435-GAAB-2012 de 21 de mayo de 2012,
remitió un cuadro con el reporte de la entrega de la ropa de trabajo en la bodega 121 desde
enero 2009 hasta abril de 2012, el mismo que se detalla a continuación:
REPORTE DE BODEGA 121
IBCOIT
DESCRIPCIÓN
TOTAL
2009
TOTAL
2010
TOTAL
2011
TOTAL
2012
TOTAL
GENERAL
140402009
CHOMPA
TERMICA
SIMPLE
1688
3422
2912
6
8028
140103001
TERNO
CAMISIR
HOMBRE
4104
1252
5224
98
10678
140103004
TERNO
CASIMIR
JORNAL
1364
1672
99
194
3329
140103002
TERNO
CASIMIR
MUJER
24
1428
1400
8
2860
140103002
TERNO
CASIMIR
MUJER
JORNAL
294
42
-
48
384
141501001
ZAPATOS DE
MUJER
BUESTAN
24
29
26
-
79
141502001
ZAPATOS
PARA
HOMBRE
1
2
-
-
3
FUENTE: MEMORANDO 0435-GAAB-2012-GUARDALMACÉN GENERAL
Como se puede observar la Jefatura de la Bodega Central, tiene registros generales de las
totalidades de ropa y equipo de trabajo entregado a los servidores de la Empresa y no el
detalle de la entrega a cada servidor como solicitó esta Unidad de Control en el memorando
anteriormente señalado.
El procedimiento P-751/446-03 aprobado en noviembre 2010, estable lo siguiente:
“…c) La Bodega entregará la ropa de trabajo y equipos de protección con la
presentación de la Solicitud de Bienes debidamente firmada por el Jefe del Área y el
Jefe de la Unidad de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, debidamente sellado, y
conforme al listado mencionado en el literal anterior. El Jefe inmediato será el
responsable de que los trabajadores y trabajadoras firmen en el casillero
correspondiente del mencionado listado al momento de recibir la ropa de trabajo y los
equipos de protección…”
77
Por lo expuesto, al momento de solicitar el detalle de la entrega de ropa de trabajo y equipos
de protección individual de la muestra señalada, tendría que haberse remitido una lista similar
o igual a la envida por Seguridad Industrial en concordancia a lo señalado en procedimiento P751/446-03; sin embargo, el Guardalmacén General maneja un listado basándose en el total
de entregas al personal de la Empresa, evidenciándose, que no exista un registro homogéneo
de control y verificación para la entrega de ropa de trabajo y equipos de protección individual
(EPI´s).
Conclusiones
El procedimiento que define las actividades para la dotación y vigilancia del uso correcto de
ropa de trabajo y equipos de protección, no es aplicado en su totalidad, ya que los listados del
distributivo del personal de la Empresa, no se encuentran actualizados con los cambios
administrativos correspondientes, ocasionado que al momento de entregar la dotación
correspondiente a los servidores, en algunos casos no estén acorde a sus funciones.
Los Departamentos de Seguridad y Salud y la Unidad de Bodegas de la EPMAPS, no
manejan un registro homogéneo para el control de la entrega de ropa de trabajo y equipos de
dotación al personal, ocasionado de esta manera que al momento de cruzar la información
entre ambas unidades, no se pueda realizar un control que verifique si la dotación recibida por
los servidores es acorde a las actividades asignadas.
Recomendaciones
A la Gerente de Gestión del Talento Humano
49. Realizará la actualización del Distributivo del Personal de la Empresa en función de las
actividades que ejercen los servidores y trabajadores de la entidad, esta gestión permitirá
que al momento de efectuar la identificación y evaluación de riesgos en cada sitio y puesto
de trabajo, se optimicen los procedimientos y controles para la planificación y ejecución de
la dotación de la ropa de trabajo y equipos de protección individual, de acuerdo a la
naturaleza del trabajo.
Al Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad
50. Efectuará una actualización al procedimiento P-751/446-03 con el fin de implementar
nuevas herramientas que permitan optimizar la planificación, especificaciones técnicas,
presupuesto, dotación, uso y control de las prendas de trabajo. Incluirá los datos luego de
un estudio técnico que mida, identifique y evalúe los riesgos de los puestos laborales de la
Empresa, en cumplimiento a lo estipulado en el procedimiento para la dotación y vigilancia
del uso correcto de ropa de trabajo y de quipos de protección para el personal de la
entidad.
5. Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, suelo y energía
La norma 409-09 Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, Suelo establece que la
unidad ambiental debe cumplir con los siguientes niveles de gestión:
78
“…La unidad de gestión, en su accionar y en el ámbito de su competencia,
propenderá a controlar las prácticas inadecuadas (…) la gestión debe propender a
evitar la ocurrencia de procesos erosivos, que complementado con el uso
inapropiado de los suelos, da lugar a la desertización o desertificación…”
Al respecto, se obtuvo un puntaje de 60 que corresponde a un nivel de riesgo moderado,
observándose lo siguiente:
La Gerencia de Ambiente, Seguridad y Salud con su Unidad de Manejo Ambiental de
Cuencas tiene dentro de sus funciones lo siguiente:
“…c) Establecer un plan general de restauración ambiental y manejo de cuencas
hidrográficas en coordinación con FONAG y Secretaría Metropolitana de Ambiente, que
incluya manejo de la regeneración natural, regeneración de suelos, enriquecimiento
forestal y reforestación con especies nativas en cuencas abastecedoras de agua para el
DMQ (…) g) Diseñar mecanismos de mejora en el manejo productivo de de recursos
naturales, con el ánimo de reducir las presiones antrópicas a los ambientes naturales y
reducir la conflictividad socio ambiental…”
Tal como se detalla en la norma 409-05, que debido a la naturaleza de las funciones de la
Empresa, se ha procedido a unificar la evaluación de las normas: 409-05, 409-07, 409-09 y
409-10, debido a que los indicadores de gestión respecto al recurso natural suelo, se
relacionan directamente con el ambiente físico flora y fauna y cuyas observaciones y
recomendaciones se encuentran descritas en la norma respecto a la preservación del
patrimonio natural.
La Norma 409-12 Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, Energía, establece
que la unidad ambiental analizará lo siguiente:
“…en cuanto a los residuos, la unidad de gestión analizará las dificultades que
genere su eliminación…”
La EPMAPS dentro de su proceso de mejora continua creó dentro de la estructura orgánica
funcional de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Salud la Unidad de Ecoeficiencia cuyas
funciones se detallan a continuación:
“… 2612-GRAE UNIDAD DE ECOEFICIENCIA.- a) Elaborar estudios y propuestas para
la gestión costo efectiva y ecoamigable innovadoras y de vanguardia de la empresa, en
el marco de una gestión orientada al impacto, considerando indicadores de gestión y de
resultados.- b) Monitorear, reportar y sugerir medidas de incentivo o corrección a la
unidad administrativa correspondiente, respecto al uso ecoeficiente de recursos en la
empresa.- c) Desarrollar investigaciones e implementar programas que permitan la
optimización en el uso de los recursos de la empresa, así como aquellas que contribuyan
a la sostenibilidad ambiental, social y financiera de la misma o que reduzcan las huellas
hídrica, de carbono y ecológica de la empresa.- d) Diseñar y ejecutar proyectos de
reducción de consumo de energía, agua y materiales, en coordinación con todas las
unidades administrativas involucradas.
Con estos antecedentes, la Gerencia Ambiental ha evidenciado mediante la presentación de
documentos propuestas de medición de Ecoeficiencia, informes de buenas prácticas
ambientales, un informe de Tesis Cálculo de la Huella Ecológica edificio Matriz A, B, y
Saneamiento Norte.
79
Conclusión
Los cambios en la entidad respecto al Reglamento Orgánico Funcional, han ocasionado que
ciertas funciones y procedimientos de la Gerencia de Ambiente, no se encuentren
actualizadas en concordancia a las políticas y objetivos institucionales ambientales de la
Empresa.
Recomendaciones
Al Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad
51. En base a lo que estipula la legislación ambiental ecuatoriana y las normas de control
interno, analizará las competencias actuales de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y
Responsabilidad, en apego a la naturaleza administrativa, técnica y operativa de la
Empresa, lo que permitirá cumplir de manera eficiente y eficaz, los objetivos
institucionales respecto a su gestión ambiental.
410 TECNOLOGIA DE LA INFORMACION (410-01 A LA 410-17)
Creación de la unidad de gestión de proyectos informáticos
La EPMAPS suscribió el contrato de consultoría CDC-EPMAPS-GPT-03-2012 de 9 de julio
de 2012 con la Empresa BIGBRANCH S.A (Intergrupo) para realizar el servicio de
ASSESSMENT DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍA Y PROCESOS DE TICS BASADOS EN
ITIL.
Como producto de esta consultoría se obtuvo el informe final denominado “Proyecto
Gestión de los Procesos de TI con ITIL “. En el numeral 9 de este documento relacionado
con la Propuesta de Reestructuración Orgánico Funcional del informe Assesment-Análisis
de Brecha se manifiesta lo siguiente:
80
“Los roles y responsabilidades en cuanto al soporte no están claramente
delimitadas entre las unidades. De otra parte, la seguridad informática está dentro
de una de las unidades impidiendo tener autonomía para la ejecución de las tareas
de control de la política asociadas con la seguridad de la información. Controlar
accesos, hacer auditorías cruzadas entre los departamentos y ejecución de la
política de seguridad impuesta para la EPMAPS. No se cuenta con un área que
realice la investigación de nuevas tecnologías, el entrenamiento técnico requerido
por el personal del Departamento en función del área de recursos humanos de
que(sic) se encarga de la capacitación. Tampoco se tiene claramente establecido
hay un área dedicada al inicio, planeación, ejecución, monitoreo y cierre de los
proyectos de TIC.-Por lo anterior se sugiere: -1. Independizar el área de Seguridad
Informática llevándola a una unidad independiente con responsabilidad de control
sobre las demás unidades del Departamento. -2. Crear una unidad de investigación
y Gestión de Proyectos que trabaje en función de todas la demás unidades del
Departamento. “
En el documento denominado “Políticas de gestión tecnológica, elaborado por la Dirección
Metropolitana de Informática, en el título II Gestión de Proyectos, parágrafo1. De los
anteproyectos y el parágrafo 2.De la Planificación se establece lo siguiente:
“Parágrafo 1°. : De los Anteproyectos.Art.1. Los anteproyectos serán analizados.
priorizados y autorizados por el Jefe de Proyectos, para lo cual validará si se
encuentra en el portafolio de proyectos y plan operativo establecidos en el periodo
de gestión; y luego del análisis respectivo entregado a un Coordinador de proyectos
designado en el tiempo establecido en la línea base de la metodología de
proyectos…Art.3 Los anteproyectos deberá tener la descripción de la naturaleza,
objetivos y alcance del proyecto, su relación con otros proyectos institucionales,
sobre la base del compromiso, participación y la aceptación de los usuarios
interesados; además el cronograma general de ejecución.-Parágrafo 2°. : De la
Planificación.Art.1.- Todo esfuerzo acometido a la obtención de resultados
especificas no repetitivos será considerado como un proyecto, por lo tanto
requerirán de un proceso de planificación en el que se consideren recursos, costos
y tiempos necesarios para su cumplimiento utilizando una herramienta de software
de proyectos.Art.2.- Para le ejecución de Proyectos de Tecnología, el cumplimiento
de la metodología de Gestión de Proyectos de Tecnología es de carácter obligatorio
para todo el DMQ Art.3.- Toda planificación deberá ejecutarse mediante
herramientas automatizadas que permitan: Establecer tareas, secuencias, estimar
costos, asignar y reasignar recursos, realizar el seguimiento de su cumplimiento,
así como también la generación de informes…Art. 8. Todo proyecto, deberá incluir
un análisis de la infraestructura requerida para la aprobación.
La Dirección Metropolitana de Informática dispone de una oficina encargada de la gestión
de proyectos informáticos, con personal especializado que realiza la investigación de nuevas
tecnologías, lo que permite, entre otros aspectos, administrar los proyectos que soportan los
procesos institucionales de manera adecuada y que constan en un Plan Informático
empresarial.
El numeral 4 de la norma 410-06.- Administración de proyectos tecnológicos señala lo
siguiente:
“Para asegurar la ejecución del proyecto se definirá una estructura en la que se
nombre un servidor responsable con capacidad de decisión y autoridad y
81
administradores o líderes funcionales y tecnológicos con la descripción de sus
funciones y responsabilidades.”
Por lo tanto se observó que el Departamento de Tecnología Informática no dispone bajo su
dependencia estructural de una unidad que tenga dentro de sus funciones la gestión de
proyectos informáticos, acorde con las etapas desde su inicio hasta su cierre, ni cuenta con
personal especializado encargado de realizar el análisis de recursos, costos y tiempos para
el cumplimiento de los proyectos considerados en el Plan Informático Institucional, así como
con los nuevos proyectos que la Empresa requiera implementar a nivel de tecnología.
Conclusión
El Departamento de Tecnología Informática en su estructura orgánico-funcional no dispone
de un área que se dedique a la gestión de proyectos informáticos considerando las fases de
inicio, planeación, ejecución, monitoreo y cierre de estos proyectos, pues no cuenta con
personal especializado en este campo, lo que no ha permitido contar con una metodología
de gestión de proyectos que viabilice su integración tecnológica con los procesos de gestión
de la administración de la Empresa.
Recomendaciones
El Gerente de Planificación y Desarrollo
52. Solicitará la creación de una unidad de investigación y gestión de proyectos que trabaje
en función de todas la demás unidades del Departamento, que será integrada con
personal técnico especializado de acuerdo al perfil definido por el Jefe de Tecnología
Informática.
Implementación del sistema cgweb personal
En el Departamento de Gestión de Talento Humano, existe información sensible en el área
de Nómina que es ingresada en una plantilla Excel que combina, en distintas medidas, datos
exportados de los sistemas informáticos centrales o departamentales con otros ingresados
manualmente como el cálculo de horas extras y liquidación de haberes.
El cálculo de horas extras para el caso de personal de las áreas administrativas de la
EPMAPS, se lo realiza a través de un módulo que forma parte del GP con el fin de que, los
delegados de cada área ingresen el detalle de horas extras reportadas mensualmente previa
autorización del Jefe inmediato, como lo señala el Jefe de la Unidad de Nómina en correo
electrónico de 03 de septiembre de 2012 dirigido a la Gerente de Gestión del Talento
Humano, así:
“… mediante el módulo desarrollado por informática, con el cual se ha descentralizado
el reporte de horas extras, esto es que cada área que genera pago de las horas extras,
lo registre en el sistema y además, se nos envíe los documentos debidamente
autorizados para convalidarlos y aprobarlos y así generar el archivo que se carga al
sistema GP, para que se calcule y pague los sobre tiempos; por lo que, se solicitó que
las áreas respectivas soliciten la capacitación por parte de informática, para que se les
asignen las claves y usuarios respectivos a quien ellos indiquen, actualmente algunas
áreas ya lo hacen, estamos integrando a las restantes; esto con el fin ir automatizando
el reporte y minimizar el proceso manual ….”
82
Este procedimiento no puede ser aplicado para el personal de operadores de las Plantas de
Tratamiento que forman parte de la Gerencia de Operaciones, pues debido a la dificultad en
la programación del cálculo de horas extras para turnos especiales, se realizan de forma
manual,
Al respecto, en el 2009, el Gerente Administrativo solicitó con memorando GARN-2009- 519
de 18 de marzo de 2009, al Gerente de Planificación, realizar un estudio técnico para
adquirir la actualización del sistema informático de Recursos Humanos GP, en plataforma
CG/WEB, con el propósito de fortalecer sus procesos y sistemas administrativos para
asegurar una adecuada provisión de información y servicios en forma ágil y oportuna.
El Jefe de Recursos Humanos (E) con memorando GARE-2009-1850 de 24 de abril de
2009, dirigido al Jefe de Recursos Informáticos informó lo siguiente:
“El Departamento de Recursos Humanos, requiere de una herramienta que integre,
dentro de una sola arquitectura, todas las funcionalidades del Departamento, carga y
análisis de datos, funcionalidad web, control integrado, simulaciones y creación de
escenarios…De acuerdo a la solicitud planteada en memorando GDR-187-2009,
adjunto al presente encontrará la información sobre la funcionalidad que desea cada
área de Recursos Humanos respecto al software…”
Ante esta situación y previos los informes y estudios realizados por las áreas de Gestión del
Talento Humano y Tecnología Informática, el Gerente General de la EPMAPS, mediante
Resolución 280 de 6 de octubre de 2010, resolvió autorizar el procedimiento de Régimen
Especial para la contratación de la Actualización e implementación tecnológica de los
sistemas CG/WEB financiero y CG/WEB personal, con la Empresa Información Tecnológica
del Ecuador, firmando el 15 de noviembre de 2010, el contrato de adquisición de bienes GPGAA-2010-016, con un plazo de ejecución de 9 meses a partir de la fecha de suscripción del
mismo.
Sin embargo, hasta la fecha de corte de nuestras operaciones este sistema informático no
ha sido puesto en producción en lo que se relaciona con el CG/WEB personal, tal como lo
manifiesta el Administrador del contrato que mediante comunicación GNH-2012-0937 de
19 de octubre de 2012 dirigida al equipo de auditoría, informó lo siguiente:
“(…)Me permito poner a su conocimiento que el proceso de Actualización e
Implementación del Sistema CG/Web Financiero y CG/Web personal, se está llevando a
cabo, en el cual, un gran porcentaje de cumplimiento se lo ha realizado, en lo referente
a la fase Financiera; en lo que se refiere a la fase Personal, se encuentra analizando la
funcionalidad que ofrecería la misma, ya que ante las nuevas expectativas de Gestión
de la actual Gerencia de Gestión de Talento Humano, es obligatorio contar con una
herramienta integral al 100%, por lo que de ser necesario, estaríamos en la posibilidad
de contar con una recepción parcial del Contrato en referencia; una vez, que se cuente
con los datos decisorios, comunicaremos la posición de la Institución al respecto. En
cuanto se refiere al cumplimiento del mismo, este ha sobrepasado la fecha contractual,
incluidos dos ampliaciones de plazo, lo que ha generado las multas correspondientes y
que están establecidas contractualmente, las mismas que constarán en la liquidación
respectiva.”
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Al respecto la norma de control 410-07 Desarrollo y adquisición de software aplicativo
establece:
“La Unidad de Tecnología de Información regulará los procesos de desarrollo y
adquisición de software aplicativo con lineamientos, metodologías y procedimientos.
Los aspectos a considerar son: (…).-6. En caso de adquisición de programas de
computación (paquetes de software) se preverán tanto en el proceso de compra
como en los contratos respectivos, mecanismos que aseguren el cumplimiento
satisfactorio de los requerimientos de la entidad. Los contratos tendrán el suficiente
nivel de detalle en los aspectos técnicos relacionados, garantizar la obtención de las
licencias de uso y/o servicios, definir los procedimientos para la recepción de
productos y documentación en general, además de puntualizar la garantía formal de
soporte, mantenimiento y actualización ofrecida por el proveedor.-(…)8. La
implementación de software aplicativo adquirido incluirá los procedimientos de
configuración, aceptación y prueba personalizados e implantados. Los aspectos a
considerar incluyen la validación contra los términos contractuales, la arquitectura de
información de la organización, las aplicaciones existentes, la interoperabilidad con
las aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la eficiencia en el
desempeño del sistema, la documentación y los manuales de usuario, integración y
planes de prueba del sistema.”
A pesar de que en dicho contrato constaba que el nuevo sistema informático ofrecía mejoras
sustanciales al sistema GP/GRH que la Empresa dispone actualmente, este no ha sido
implementado en lo relacionado al CGWEB/Personal.
Conclusión
La EPMAPS adquirió un nuevo aplicativo para brindar mejoras sustanciales al software que
actualmente dispone el Departamento de Gestión de Talento Humano; sin embargo, este no
ha sido implementado en lo relacionado al CGWEB/Personal, lo que ocasionó que los
procesos relacionados con el cálculo de horas extras y liquidación de haberes continúen sin
el apoyo de una herramienta informática que permita la automatización integral de sus
procesos.
Recomendación
Al Jefe de Tecnología Informática
53. En coordinación con el Jefe de Gestión de Talento Humano, analizará la posibilidad de
desarrollar internamente los módulos requeridos por el Departamento de Gestión del
Talento Humano, o en su defecto realizarán el trámite para adquirir un software
comercial, de tal forma que esta implementación sirva de apoyo a los procesos
desarrollados por esta dependencia.
Implantación del servicio de mesa de ayuda
La norma de control interno 410-12 relacionada con la administración de soporte de
tecnología de información establece lo siguiente:
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“La Unidad de Tecnología de Información definirá, aprobará y difundirá
procedimientos de operación que faciliten una adecuada administración del soporte
tecnológico y garanticen la seguridad, integridad, confiabilidad y disponibilidad de los
recursos y datos, tanto como la oportunidad de los servicios tecnológicos que se
ofrecen.-Los aspectos a considerar son:-1. Revisiones periódicas para determinar si
la capacidad y desempeño actual y futuro de los recursos tecnológicos son
suficientes para cubrir los niveles de servicio acordados con los usuarios.- (…)6.
Definición y manejo de niveles de servicio y de operación para todos los procesos
críticos de tecnología de información sobre la base de los requerimientos de los
usuarios o clientes internos y externos de la entidad y a las capacidades
tecnológicas.-7. Alineación de los servicios claves de tecnología de información con
los requerimientos y las prioridades de la organización sustentados en la revisión,
monitoreo y notificación de la efectividad y cumplimiento de dichos acuerdos. -8.
Administración de los incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes
de información y de cambios que demandan los usuarios, a través de mecanismos
efectivos y oportunos como mesas de ayuda o de servicios, entre otros…”
Así mismo, la norma 410-13 relacionada con el Monitoreo y evaluación de los procesos y
servicios señala lo siguiente:
“Es necesario establecer un marco de trabajo de monitoreo y definir el alcance, la
metodología y el proceso a seguir para monitorear la contribución y el impacto de
tecnología de información en la entidad..-La Unidad de Tecnología de Información
definirá y ejecutará procedimientos, mecanismos y la periodicidad para la medición,
análisis y mejora del nivel de satisfacción de los clientes internos y externos por los
servicios recibidos.”
El 22 de febrero de 2011, el Gerente General de la EPMAPS, aprobó la “Actualización del
Plan Estratégico de Informática”, en el cual constan, los procesos de modernización
tecnológica empresarial que deben ser ejecutados entre el 2011 y el 2014, dicho documento
se elaboró con el objetivo de actualizar la plataforma tecnológica de software, hardware y
telecomunicaciones, para apoyar a la automatización de los procesos del negocio.
Como parte del desarrollo de este Plan, se encuentra ejecutando el proyecto 1.4.1 Gestión
de los procesos de TI con ITIL, que tiene como objetivo automatizar tareas de la unidad de
TI haciendo uso de las mejores prácticas bajo el marco de trabajo de ITIL v3. (TI
Infraestructure Library mejores prácticas de la industria de Infraestructura Tecnológica a
nivel mundial).
Este proyecto de acuerdo al Plan Informático tiene un plazo de 36 meses a partir de junio
de 2012 mismo que de acuerdo al cronograma establecido concluirá en diciembre del 2014.
Para este fin, la EPMAPS suscribió el contrato de consultoría CDC-EPMAPS-GPT-03-2012
de 9 de julio de 2012 con la Empresa BIGBRANCH S.A (Intergrupo) para realizar el servicio
de ASSESSMENT DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍA Y PROCESOS DE TICS BASADOS EN
ITIL.
Como producto de esta consultoría se obtuvo el informe final denominado “Proyecto Gestión
de los Procesos de TI con ITIL”, en el que se definió el formato y plantilla para levantar un
Catálogo de Servicios en base a las recomendaciones contenidas en las mejores prácticas
de ITIL.
85
En el documento se estableció el análisis GAP de la Mesa de ayuda así como la definición
para la implementación de los procesos de incidentes, requerimientos y problemas que
deben ser implantados en el Departamento de Tecnología Informática para atender al cliente
empresarial.
A partir de este informe se ha planteado la segunda fase del proyecto en el cual se
propondrá la definición del Catálogo de Servicios, definición de acuerdos de niveles de
servicio (SLA: Service Level Agreement), definición del proceso de configuración y,
definición de los términos de referencia que permitirán proponer y gestionar la contratación
de un Servicio de Mesa de Ayuda. De acuerdo a la planificación operativa y presupuestaria
del 2013 para el Departamento de Tecnología Informática, esta consultoría se ejecutará en
el primer semestre del 2013.
Si bien con esta segunda fase se podrá complementar la definición de los procesos
necesarios que soportarán la implementación de Mesa de Ayuda apoyado en el marco de
trabajo ITIL bajo una modalidad de servicio contratado, este instrumento no ha sido
implantado en el Departamento de Tecnología, por lo tanto ha dejado de ser un proyecto
que reemplace únicamente el contingente de pasantes en el Grupo de Asistencia a Usuarios
de la Empresa.
El Plan Estratégico de Tecnología de la EPMAPS, tiene bien estructurados los proyectos a
ejecutar a fin de que en el año 2015 la EPMAPS pueda contar no solamente con la mejor
tecnología a su alcance, sino que también pueda tener personal capacitado, sistemas de
información adecuados a sus necesidades y una estructura que esté ajustada con los
requerimientos de la organización.
Sin embargo, muchas de las actividades que se llevan a cabo por el personal del
Departamento no están relacionadas con el desarrollo de los proyectos, también hay
muchas actividades relacionadas con el soporte a los usuarios y el mantenimiento a los
sistemas, lo que no se está midiendo efectivamente.
Conclusión
La EPMAPS al no contar con el servicio de Mesa de Ayuda, debido a que la atención al
usuario se la realizó con la contribución de pasantes universitarios en la carrera de
tecnología informática; permitió que los usuarios de la Empresa no logren identificar como
los servicios de Tecnología, apoyan sus actividades cotidianas y a los procesos de la
Institución.
Recomendación
Al Jefe de Tecnología Informática
54. Continuará con el proceso de contratación del servicio de Mesa de Ayuda, hasta su
implantación, con el fin de que el departamento de Tecnología Informática, adopte las
mejores prácticas internacionales para la gestión de tecnología y servicios relacionados
lo que permitirá establecer niveles adecuados de servicios de toda la plataforma
tecnológica que sustenta la Empresa. Para lo cual se tomará en cuenta las siguientes
actividades relacionadas:
o Capacitar a los usuarios, respecto a los procedimientos de uso de los servicios,
86
o Considerar en este servicio lo relacionado con: requerimientos, cambios, niveles
de servicio, configuración, disponibilidad, gestión financiera de los servicios y de
la continuidad de los servicios de TI.
500 INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Como resultado de la Evaluación del Control Interno a este grupo de normas, se obtuvieron
calificaciones de MUY CONFIABLE. Es de responsabilidad de las autoridades, funcionarios
y servidores de la empresa mantener los canales de información y comunicación en el nivel
alcanzado.
600 SEGUIMIENTO
Estructura y metodología para la aplicación de la supervisión y evaluación del control
interno institucional
La norma 600-01 Seguimiento Continuo o en operación, establece que en los niveles
directivos y de gerenciamiento de la Empresa se debe efectuar un seguimiento permanente
del ambiente interno y externo que permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre las
87
condiciones sean estas de carácter real o potencial que afecten al desarrollo de las
actividades institucionales.
Con la información presentada por la Gerencia General se puede observar que si cuenta
con varias herramientas que le permiten evaluar y medir la gestión institucional, entre las
cuales se menciona la implementación de una estructura en base a un Modelo de Procesos
que según el Reglamento Orgánico Funcional son: gobernantes, centrales y de apoyo en la
cual se insertan las diferentes Direcciones y Gerencias. Se evidencia igualmente las
evaluaciones periódicas de la gestión estratégica institucional mediante el Plan Estratégico
plurianual y Operativo Anual que permiten evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos
institucionales mediante la aplicación de varios indicadores de gestión y en el ámbito
Financiero mediante el Presupuesto Institucional Anual.
De la documentación se puede evidenciar que se cuanta con varias herramientas
informáticas que facilitan el seguimiento de la gestión administrativa interna como son:
Sistema de seguimiento a las disposiciones de la Gerencia General, Sistema Business
Objets, Sistema de Seguimiento de Recomendaciones de los Exámenes Especiales
aprobados por la Contraloría General del Estado y por Firmas Privadas de Auditorias,
Sistema de Seguimiento de las Resoluciones y Recomendaciones del Directorio. En el
ámbito externo se dispone del Sistema de seguimiento Quito Avanza del DMQ y de los
compromisos de la Alcaldía.
Por lo que se aprecia que existe un desarrollado seguimiento de las operaciones tanto
administrativas como estratégicas de la Institución pero no se visualiza el seguimiento al
control tanto interno como externo de control, al no contar con los resultados de la
evaluación, los cuales facilitarían conocer y aplicar medidas oportunas en condiciones reales
o potenciales que impactan al desarrollo de las actividades, la ejecución de los planes y el
cumplimiento de objetivos.
De la información proporcionada por la Gerencia General no se ha podido identificar la
dependencia responsable de la aplicación metodológica de la supervisión del control interno
de los controles claves identificados en los procesos centrales y de apoyo, durante el
desarrollo de las operaciones normales de las mismas, y la evaluación del grado de
funcionamiento del control interno institucional, con el fin de determinar la vigencia y la
calidad mediante los reportes o informes con las sugerencias de los cambios que sean
necesarios para que estos mantengan su efectividad.
Por lo que según la Guía para la Supervisión de Sistemas de Control Interno, emitida en
2009 por el Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission (COSO) la
supervisión debe permitir: al Gerente y Directorio: determinar si el sistema de control interno
funciona de forma efectiva, mejorar la eficacia y la eficiencia general de la organización
ayudando a identificar y corregir deficiencias de control y Promover una buena gestión de
control en la organización.
Por lo que en base a lo expuesto las gerencias no cuentan con un planteamiento efectivo
para la supervisión del control interno que considere como mínimo los siguientes elementos:
1.-el establecimiento de una base de supervisión, (tono “desde arriba”, estructura
organizativa, referencia de la efectividad del CI); 2.- el diseño y ejecución de procedimientos
de supervisión priorizados en base a los riesgos sobre la consecución de los objetivos de la
organización, (priorizar riesgos, identificar los controles y su información, implementar los
88
procedimientos de supervisión y 3.- la evaluación y comunicación de los resultados, así
como el seguimiento de las acciones correctivas cuando sea aplicable, (priorizar los
hallazgos, comunicar los resultados al nivel apropiado y hacer seguimiento para las
acciones correctivas). La metodología expuesta permitirá la formulación de soluciones
debidamente sustentadas con respecto a la efectividad del control interno de la Entidad.
Según la norma de control interno 600-02 Evaluaciones periódicas, son la máxima autoridad
y todos los servidores que participan en la conducción de las labores institucionales quienes
deben promover y establecer una autoevaluación periódica de la gestión y el control interno
de la entidad tomando como base los planes organizacionales y las disposiciones
normativas vigentes con el objeto de corregir de manera oportuna eventuales desviaciones
que pongan en riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales.
De la información entregada en medios magnéticos como respaldo de la aplicación del CCI
se detallan las mismas herramientas y sistemas y que fueron ya citados en párrafos
anteriores al referirse la norma 600-01 Seguimiento Continuo o en operación y se les añade
otras como: Diagnostico del Sistema de costos para la Gestión de la Empresa, Diseño y
mejora de las políticas contables y plan de cuentas, diagnostico del área contable para la
implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIFS),
levantamiento de los Activos de la Empresa.
Se tiene instrumentos de evaluación periódica de las operaciones estratégicas,
administrativas y técnicas de la Empresa y se cuenta con herramientas que permiten el
seguimiento de las observaciones realizadas por el Organismo Técnico de Control,
Auditoría Interna y firmas privadas de Auditoria.
En base a los lineamientos establecidos para la evaluación del control interno la Entidad
aun no dispone de uno de los elementos importantes, de la supervisión del control interno,
como es la evaluación y comunicación de los resultados, así como el seguimiento de las
acciones correctivas de ser el caso, en consecuencia no se ha considerado: la priorización
de los hallazgos, la comunicación de los resultados al nivel apropiado y el seguimiento de
las acciones correctivas
Acciones tomadas:
El Gerente de Planificación y Desarrollo procede a suscribir el 8 de agosto de 2012 , un
contrato complementario con la Consultora con el objeto de brindar “Asesoramiento para el
Diseño del área de coordinación del Sistema de Control Interno de la Empresa Publica
Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento”, el cual contempla dos fases: Fase 1
Reporte de Visión del Estado Futuro del Área de Coordinación del Sistema de Control
Interno y Fase 2 Diseño del Área de Coordinación del Sistema de Control Interno. En
relación al informe de la Fase 1 fue aprobado el 28 de septiembre de 2012 y esta pendiente
la elaboración del informe de revisión y aprobación del informe de la Fase 2.
Conclusión:
La entidad dispone de herramientas que le permiten evaluar y medir la gestión institucional,
en base a una estructura orgánica dividida por procesos. Así mismo, cuenta con
evaluaciones periódicas de la gestión estratégica institucional en base del Plan Estratégico
plurianual y operativo, que le permiten hacer un seguimiento de las metas y objetivos
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institucionales, mediante la aplicación de indicadores de gestión y en el ámbito financiero
mediante el Presupuesto Institucional Anual; y está pendiente los resultados de la
consultoría lo que permitirá contar con un area de coordinación del Sistema de Control
Interno lo que permitirá a la máxima autoridad de la Entidad y a las demás gerencias
efectuar el seguimiento y la evaluación del control interno institucional de cuya aplicación se
generarían los informes de resultados que permitan establecer los correctivos necesarios
para fortalecer y mantener actualizado el control interno institucional.
Recomendación
Al Gerente General
55. Dispondrá a la Gerencia de Planificación y Desarrollo que una vez con el producto del
estudio de diagnóstico, elabore los procedimientos de gestión necesarios, en base a los
procesos existentes del Departamento de Desarrollo Corporativo, con el objeto de
implantar un sistema de seguimiento continuo del ambiente de control interno y externo
que permitan aplicar medidas oportunas para un desarrollo optimo de las actividades
administrativas y técnicas de la Empresa; además, este sistema deberá promover y
establecer una autoevaluación periódica de la gestión y control interno sobre la base
normativa vigente, obteniendo como resultado las medidas correctivas necesarias que
disminuyan el riesgo del cumplimiento de los objetivos institucionales establecidos.
Con comunicaciones: 89-AI-2012 de 20 de junio y 124-AI-2012 de 14 de septiembre de
2012, se dieron a conocer los resultados provisionales de la evaluación de control interno,
así como las recomendaciones respectivas para su implementación al Gerente General.
Finalmente, con el objeto de fortalecer el sistema de control interno de la entidad,
agradeceré disponer a los servidores responsables de cada una de las unidades
administrativas la implementación inmediata de las recomendaciones resultantes de la
presente evaluación y solicitar se informe a esta Unidad de Auditoría Interna, las acciones
adoptadas.
Con esta evaluación la Unidad de Auditoría Interna cumple con la responsabilidad
establecida en el artículo 12 literal c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado, que estipula que “… la unidad de auditoría interna será responsable del control
posterior interno ante las respectivas autoridades…” contribuyendo de esta manera, al
mejoramiento de la gestión institucional.
Ing. Miguel Ángel Játiva
AUDITOR INTERNO
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