formato informe de la diligencia de registro o de inspección

Código: IV-SS-FT-047
Versión: 1
FORMATO INFORME DE LA DILIGENCIA DE REGISTRO O DE Vigencia: 19/12/2014
INSPECCIÓN
Página 1 de 5
INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
(Ciudad), (fecha)
Doctor
JULIO CESAR ACUÑA GONZALEZ
Director General
UAE JUNTA CENTRAL DE CONTADORES
(Ciudad)
ASUNTO:
INFORME DILIGENCIA DE INSPECCIÓN,OFICIO COMISION No. XXXX-XX
En atención a la diligencia comisionada por el Director General, según oficio relacionado en el
asunto, se emite el siguiente informe de la diligencia de inspección y vigilancia, practicada a:
xxxxxxxxxxxxxxxxxel dia (en letras) (XX), de (mes) del año dos mil xxxxxxx (20xx):
INFORMACION GENERAL DEL INSPECCIONADO
Razón Social
NIT
No. Tarjeta de Registro
Representante legal
Dirección
Revisor Fiscal
Fecha de constitución
Registro Cámara de Comercio
Fecha de la Diligencia
Fecha de terminación Diligencia
: XXXX XXXXX XXXX
: XXXX
: XXXXX
: NN NN NN
: XXXXXXy Ciudad
: (Nombres y apellidos), T.P. XXX –(T/A)
:(día – mes - año)
:(día – mes - año)
:(día – mes - año)
: (día – mes - año)
El presente informe ha sido elaborado por los profesionales de la Unidad Administrativa Especial
Junta Central de Contadores designados para realizar el trabajo de campo y refleja los
resultados de la diligencia de inspección in situ, efectuada de conformidad con la Ley 43 de
diciembre 13 de 1990, Ley No. 1314 de julio 13 de 2009, los Decretos1510 de 1998 y 1955 de
mayo 31 de 2010 y demás normas concordantes.
La UAE Junta Central de Contadores es el tribunal disciplinario de la profesión contable con
funciones de registrara los contadores públicos, la inscripción de las sociedades prestadoras de
los servicios contables y del ejercicio de la inspección y vigilancia de los mismospara garantizar
que la Contaduría Pública sólo sea ejercida por contadores debidamente inscritos, de tal manera
que se garantice el cumplimiento de las normas en materia de contabilidad y de información
financiera y aseguramiento de información, dado que el Contador Público es fedatario y guardián
de los intereses socio-económicos; la Junta podrá solicitar documentos, practicar inspecciones,
obtener declaraciones y testimonios.
¡Antes de imprimir este documento, piense en el Medio Ambiente!
TRD-SE33-SB05
Calle 96 No. 9A-21 • PBX: (57) (1) 644 4450 • Bogotá D.C. • Colombia
www.jcc.gov.co
Código: IV-SS-FT-047
Versión: 1
FORMATO INFORME DE LA DILIGENCIA DE REGISTRO O DE Vigencia: 19/12/2014
INSPECCIÓN
Página 2 de 5
INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
Este Informe es el resultado de la diligencia de inspección y toma de información en la entidad
inspeccionada, igualmente conlleva un deber de protección de la información que es absoluta
reserva.
CONCLUSION
..
(En esta sección se escribe un resumen de la diligencia, extractado delosCapítulos denominados
recomendaciones o delcontenido del informe y hallazgos). ; se diligencia con u observaciones
más representativas, como son las violaciones a los controles de ley y las observaciones
mínimas que hace la comisión asignada).
RECOMENDACIONES
…
(En esta sección se relacionan las recomendaciones que la comisión considere importantes y
sobre las cuales la Junta Central de Contadores deberá pronunciarse mediante requerimiento a
la entidad inspeccionada). Tener en cuenta que NO SIEMPRE surgirán recomendacionesc omo
resultado de la diligencia y sólo con el desarrollo de la diligencia se determinan hallazgos, por el
incumplimiento de normas.
Cuando la comisión considere necesario hacer recomendaciones, tener en cuenta:
1- Numerar las recomendaciones en el mismo orden en que se encuentra redactado el
contenido del informe o los hallazgos,
2- El contenido de la recomendación debe hacerse en forma resumida y breve, No se trata
de copiar el mismo texto con lo relacionado en el contenido del informe.
3- Mencionar en cada recomendación si existe violación a una norma y citarla si es del
caso.
CONTENIDO DEL INFORME Y HALLAZGOS
..
En este capítulo se narran loshechos o se amplían las situaciones observadas en desarrollo de
la diligencia de inspección, conservando un orden lógico, conforme se haya elaborado
laplaneación de la diligencia, utilizando herramientas como la lista de chequeo que guía al
¡Antes de imprimir este documento, piense en el Medio Ambiente!
TRD-SE33-SB05
Calle 96 No. 9A-21 • PBX: (57) (1) 644 4450 • Bogotá D.C. • Colombia
www.jcc.gov.co
Código: IV-SS-FT-047
Versión: 1
FORMATO INFORME DE LA DILIGENCIA DE REGISTRO O DE Vigencia: 19/12/2014
INSPECCIÓN
Página 3 de 5
INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
inspector para obtener los documentos del inspeccionado, corroborando su autenticidad, analizar
su contenido o simplemente para documentar el hecho objeto de la diligencia.
Tener en cuenta que la lista de chequeo es una guía y no necesariamente es para pedir copia
de la totalidad de los documentos allí relacionados, la comisión evalúa y determina cuales
documentos conformarán el soporte o prueba de una inconsistencia o el incumplimiento de una
norma.
El objetivo de éste capítulo es el de conocer detalles del inspeccionado en cuanto al ejercicio de
la profesión contable, contando así con los elementos de juicio suficientes para determinar si
cumple o no con lo preceptuado en la Ley; el informe debe relacionar puntos de interés
evidenciados y consignados en el acta elaborada en conjunto con el inspeccionado, por lo tanto,
el contenido del informe corresponde a una ampliación o descripción detallada de los hechos o
puntos observados, el resultado del análisis a los documentos solicitados al inspeccionado o una
información que la comisión considere de relevancia y que sea de importancia para que la UAE
Junta Central de Contadores ejerza las funciones delegadas por la Ley.
Tratar que en cada tema se relaten los hechos y situaciones de manera resumida con el
propósito de no repetir la observación o dispersar las irregularidades en varios temas. En cada
una de las diligencias se recomienda tener en cuentas los aspectos siguientes:
1- Obtener la relación de los socios o accionistas de la firma de contadores, indicando:
nombres y apellidos, número de identificación, número de la tarjeta Profesional.
2- Solicitar el libro de socios o de accionistas, registrado en la Cámara de Comercio, para
cotejar la información suministrada en la solicitud para el registro de la sociedad o con la
relación que entregue el Representante Legal de la sociedad inspeccionada.
3- Solicitar el libro de Actas, registrado en la Cámara de Comercio, para conocer las
decisiones de la junta de socios o accionistas respecto a la empresa y su conformación
societaria, su objeto social, reformas y otros aspectos.
4- Tener en cuenta los requisitos exigidos en la Ley 43 de 1990, Ley 1510 de 1998,
Resoluciones 013 y 014 del 2014, emitidas por la UAE- JCC, el Código de Comercio y
demás normas concordantes.
5- Solicitar el libro auxiliar de las cuentas de ingreso, con el propósito de conocer cuáles son
los clientes de la sociedad; esta información es útil para cotejar con la relación de clientes
que se pide al Representante Legal (numeral 5)
6- Solicitar una relación de los clientes de la Sociedad de Contadores, indicando nombre o
razón social, número de NIT., tipo de servicio que les presta, los Contadores Públicos
trabajadores o empleados asignados, indicando la identificación y número de la Tarjeta
¡Antes de imprimir este documento, piense en el Medio Ambiente!
TRD-SE33-SB05
Calle 96 No. 9A-21 • PBX: (57) (1) 644 4450 • Bogotá D.C. • Colombia
www.jcc.gov.co
Código: IV-SS-FT-047
Versión: 1
FORMATO INFORME DE LA DILIGENCIA DE REGISTRO O DE Vigencia: 19/12/2014
INSPECCIÓN
Página 4 de 5
INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
profesional de cada uno de estos trabajadores de la Sociedad de Contadores (esto con el
propósito de establecer el número de revisorías asignadas a cada uno colaboradores).
7- Revisar selectivamente algunos contratos vigentes con clientes, si es del caso obtener
fotocopia al detectar alguna inconsistencia.
8- Obtener declaración o testimonios que considera pertinente, teniendo en cuenta el
artículo 9º de la Ley 1314 de 2009.
9- Las relaciones de información, obtenidas del inspeccionado, que se hagan en papel con
membrete de la entidad y con la firma del Representante Legal o el Contador de la
entidad quien lo suministra.
10- En el evento en que no se obtenga información de algún documento o el inspeccionado
suministre alguna información, o cuando se encuentran los libros oficiales en blanco o
atrasados, se deberá dejar constancia en el acta de cierre de la visita.
11- Demás aspectos que la comisión considere de importancia para incluir en el informe.
Señores inspectores, recuerden que la UAE Junta Central de Contadores NO tiene la
competencia para hacer AUDITORIAS, la función de inspección y vigilancia es para cotejar o
verificar que la sociedad inspeccionada cumple con los requisitos exigido en la Ley para el
correcto ejercicio en la prestación de los servicios relacionados con la ciencia contable.
ANEXOS
..
El diligenciamiento de este capítulo obedece al desarrollo de la diligencia de inspección,
ordenada por el Director General de la UAE Junta Central de Contadores, donde se solicita
fotocopia de algunos documentos que a criterio de la comisión y conforme a la planeación de la
diligencia o por solicitud del área de registro de la UAE Junta Central de Contadores, son
necesarios para sustentar un hallazgo u observación que indican incumplimiento de alguno de
los requisitos exigidos en la Ley. Los documentos recibidos del inspeccionado se relacionan
indicando el nombre del mismo y la cantidad de folios, por ejemplo:
-
Fotocopia libro acta de socios. (xx folios)
Copia Estados financieros (xx folios)
Relación socios(x folio)
Acta de cierre de la visita.(xx folios)
Otros documentos
NOTA: recuerde que los documentos incorporados al expediente debe foliarse (numerarse).
¡Antes de imprimir este documento, piense en el Medio Ambiente!
TRD-SE33-SB05
Calle 96 No. 9A-21 • PBX: (57) (1) 644 4450 • Bogotá D.C. • Colombia
www.jcc.gov.co
Código: IV-SS-FT-047
Versión: 1
FORMATO INFORME DE LA DILIGENCIA DE REGISTRO O DE Vigencia: 19/12/2014
INSPECCIÓN
Página 5 de 5
INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
(Incluir el siguiente texto):
El contenido del presente informe está basado en datos extraídos de los documentos solicitados
al Representante Legal de la Entidad inspeccionada y en declaraciones o testimonio de
directores, ejecutivos, contadores y empleados del inspeccionado o en información obtenida de
otras fuentes veraces.
Cualquier información adicional con gusto será suministrada.
Cordialmente,
(NOMBRE Y APELLIDO)
INSPECTOR - CONTADOR
T.P. Nº XXXXX-T
Contratista UAE –JCC
(NOMBRE Y APELLIDO)
INSPECTOR– ABOGADO
T.P. Nº XXXXX C.S de la J.
Contratista UAE-JCC
¡Antes de imprimir este documento, piense en el Medio Ambiente!
TRD-SE33-SB05
Calle 96 No. 9A-21 • PBX: (57) (1) 644 4450 • Bogotá D.C. • Colombia
www.jcc.gov.co