REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: REG-5049-1
Versión: 05
Aprobado por la Junta Directiva General en sesión N°8485/11, artículo 30°, celebrada
el 11 de octubre del 2011 y modificado en sus artículos 2, 3, 4, 5, 6, 10, 14 y 23 en
sesión N°8641/13, artículo 15°, celebrada el 16 de abril del 2013.
Artículo 1. Objetivo:
Establecer las normas generales aplicables a los trámites de contratación de obra, bienes y servicios que
realiza el Banco.
Artículo 2. Ámbito de aplicación:
(modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.)
Este reglamento involucra a todas las áreas del Banco que requieran la contratación de bienes y
servicios y abarca desde el momento en que surge la necesidad, hasta que se recibe a satisfacción el
objeto contractual.(modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16
abril 2013.)
Artículo 3. Responsables:
(modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.)
La oficina de Proveeduría y Licitaciones será el órgano competente para tramitar las contrataciones de
obras, bienes y servicios, de conformidad con la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento a la
Ley y el presente reglamento.
Para el eficiente y eficaz cumplimiento de las funciones de la oficina de Proveeduría y Licitaciones, todas
las demás oficinas administrativas de la Institución de tipo técnico, jurídico, contable, financiero,
presupuestario, informático y de cualquier otro orden, están obligadas a brindar colaboración y asesoría.
Será responsabilidad de las áreas usuarias involucradas en el proceso de contratación, la aplicación de
este Reglamento.
Artículo 4. Documentos relacionados:
(modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.)
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Constitución Política.
Ley de Contratación Administrativa.
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
Ley General de Control Interno.
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Ley General de la Administración Pública.
Ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado y Actividades
Conexas.
Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.
Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública.
Ley Orgánica de la Caja Costarricense del Seguro Social y sus reformas.
Ley para la Gestión Integral de Residuos.
Código de Trabajo.
Código de Ética de los Colaboradores del Banco.
Reglamento Autónomo de Trabajo de los Empleados del Banco Crédito Agrícola de Cartago.
Procedimiento del Administrador del Contrato.
Artículo 5. Definiciones:
5.1. Adjudicación: acto por medio del cual, el Banco selecciona la mejor oferta.
5.2. Administrador del Contrato: funcionario formalmente designado, para verificar la correcta
ejecución del contrato. Si no hay designación formal, la responsabilidad recaerá sobre el titular
subordinado del área.
5.3. Banco: Banco Crédito Agrícola de Cartago.
5.4. Cartel: documento o pliego de condiciones elaborado por la oficina de Proveeduría y Licitaciones del
Banco, en el cual se definen claramente los requisitos generales, legales y técnicos del objeto, servicio u
obra a contratar y cuya finalidad busca satisfacer el interés público.
5.5. Contrato u Orden de Compra: documento suscrito por las partes (el Banco y el contratista), donde
se establecen los derechos y obligaciones solicitados en el cartel y ofrecidos en la oferta. (modificado por
Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.)
5.6 Expediente de Contratación: expediente en custodia de la oficina de Proveeduría y Licitaciones,
que contiene la información desde la decisión inicial de la contratación del bien o servicio, hasta la
ejecución del contrato.
5.7 Expediente de Ejecución: expediente en custodia del Administrador del Contrato, que se conforma
a partir de la firma del acta de inicio del contrato y finaliza con la suscripción del finiquito o Acta de
Recepción Definitiva.
5.8 Oferta: manifestación de voluntad del participante dirigida al Banco, a fin de celebrar un contrato
conforme a las estipulaciones establecidas en un cartel.
5.9 Asesoría: corresponde a un servicio de apoyo especializado que brinda una persona física o jurídica
independiente, cuyo fin es realizar diferentes actividades mediante el otorgamiento de criterios al
momento de resolver situaciones específicas al área de interés.
5.10 Consultoría: es el servicio que brinda una persona física o jurídica independiente y calificada en la
identificación e investigación de uno o varios temas específicos relacionados con la organización, así
como la emisión de recomendaciones de medidas apropiadas para su atención y/o solución. Además,
involucra la prestación de asistencia en la aplicación de dichas recomendaciones.
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5.11 Contratación irregular: es el trámite de compra, sea de suministros, obras, servicios y otros
objetos, donde se incurra en vicios graves y evidentes, de fácil constatación, tales como, omisión del
procedimiento correspondiente o se haya recurrido de manera ilegítima a alguna excepción establecida
en la normativa correspondiente.
5.12 Contratista: es la persona física o jurídica, con quien el Banco formaliza una relación contractual
para la obtención de bienes, servicios, suministros, obras u otros objetos, derivada de un procedimiento
de contratación administrativa.
5.13 Fraude laboral: acción violatoria a la ley, que busca disfrazar, simular la existencia de una relación
laboral, violentando de esta forma el principio protector del derecho laboral.
Se caracteriza por ser un vicio de los actos jurídicos y quien lo ejecuta, lo realiza con la mera intención
de causar un daño o perjuicio a otro o a terceros, con el fin de eludir lo verdadero.
5.14 Garantía de participación: suma de dinero o título valor equivalente a un porcentaje del 1% al 5%
del precio cotizado en la oferta o bien de un monto fijo, según lo establezca la Administración, que
garantiza que un oferente va a mantener las condiciones de la oferta que presente y debe rendirse por
los medios que establece el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. (modificado por Junta
Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.)
5.15 Garantía de cumplimiento: suma de dinero o título valor equivalente a un porcentaje del 5% al
10% del precio cotizado en la oferta o bien de un monto fijo, según lo establezca la Administración, que
respalda la correcta ejecución del contrato conforme la normativa vigente y debe rendirse por los medios
que establece el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. (modificado por Junta Directiva
General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.)
5.16 Oferente: es la persona física o jurídica que presenta una oferta, con capacidad de actuar, según lo
establecido en la normativa de contratación administrativa.
5.17 Recurso de apelación: medio por el cual se puede impugnar ante la Contraloría General de la
República, el acuerdo de adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso de un evento, emitido por la
Administración para una licitación pública o abreviada.
5.18 Recurso de objeción: medio por el cual los posibles oferentes pueden impugnar las condiciones
establecidas en el cartel de una licitación pública o abreviada, por considerar que se violentan los
principios constitucionales de la contratación administrativa.
5.19 Recurso de revocatoria: medio por el cual se puede impugnar el acuerdo de adjudicación,
declaratoria de desierto o infructuoso de un evento, emitido por la Administración, cuando por el monto
no aplique el recurso de apelación.
5.20 Régimen de prohibiciones: regulaciones establecidas en los artículos 22 y 22 Bis de la Ley de
Contratación Administrativa, que señalan los funcionarios que están inhibidos para contratar con la
Administración Pública, tanto en la fase de presentación de ofertas, como en la fase de ejecución del
respectivo contrato.
5.21 Relación laboral: es el tipo de relación que se da entre empleado y empleador, cuando concurren
los elementos esenciales que regula el artículo 18 del Código de Trabajo, a saber, prestación de
servicios, dirección y dependencia, así como remuneración.
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Artículo 6. Decisión de iniciar el procedimiento:
(modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.)
La decisión inicial deberá contener y acreditar ante la oficina de Proveeduría y Licitaciones, lo siguiente:
a) Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a
satisfacer, considerando para ello las metas estratégicas institucionales, el Plan Operativo
Institucional y el presupuesto.
b) La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o
servicios que se requiera contratar, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar
parcialmente, de acuerdo a la naturaleza del objeto.
c) En casos de tecnologías de información, cuando puedan existir diferentes opciones técnicas para
satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución.
d) Cuando corresponda, por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se
aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio.
e) La estimación actualizada del costo del objeto, acompañada de los estudios realizados, por
ejemplo: de mercado, precios en lista, costo de contratos similares u otros.
f) En las licitaciones públicas, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá
acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación
serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables. Para determinar la eficiencia, se
valorará el costo beneficio de modo que se dé la aplicación más conveniente de los recursos
asignados. La seguridad razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados
de la contratación, y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de
administración de riesgos, según lo dispone la Ley General de Control Interno.
g) Indicación expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o llegará a disponer, para
verificar la correcta ejecución del objeto del contrato.
h) La designación formal del Administrador del Contrato.
i) En las contrataciones que así proceda, se deberán incluir las condiciones relacionadas con la
protección al medio ambiente.
j) Se deberá adjuntar la justificación técnica para aquellas contrataciones de bienes que durante el
periodo de garantía, requieran revisiones periódicas para salvaguardar las condiciones óptimas del
objeto a contratar.
k) Cuando se requiera la contratación de servicios de asesoría y consultoría, de previo a la
elaboración de la Decisión Inicial, la oficina solicitante deberá determinar si del servicio a contratar
se deriva una relación laboral.
Entiéndase relación laboral, cuando del servicio contratado se configuran las siguientes condiciones:
a) Subordinación Jurídica: es el poder de mando, poder de dirección, poder de fiscalización y poder
disciplinario que pueda ejercer el Banco, sobre el contratista.
b) Prestación Personal del Servicio: que la asesoría debe realizarse cumpliendo con la jornada
laboral del Banco y en forma presencial.
c) El pago de salario: remuneración de una suma fija a título de salario, bajo las modalidades
salariales vigentes.
En caso de que la oficina solicitante determine la existencia de una relación laboral, deberá plantear
solicitud formal ante la Dirección de Recursos Humanos para que realice la contratación, según
corresponda.
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Por el contrario, en caso de no configurarse una relación laboral, la unidad solicitante deberá realizar la
gestión ante la oficina de Proveeduría y Licitaciones del Banco para la contratación respectiva.
a) Los funcionarios del Banco deberán tomar las acciones de inmediato, cuando determinen el
incumplimiento del apartado de prohibiciones establecido en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de
la Contratación Administrativa.
b) En la justificación de Decisión Inicial, en temas como asesorías, consultorías y servicios, la oficina
solicitante deberá establecer en forma específica las funciones o requerimientos que realizará el
contratista, esto con el fin de que se permita verificar de forma razonable el cumplimiento de sus
obligaciones contractuales.
c) La oficina solicitante que requiera la contratación de servicios de asesoría o consultoría, deberá
indicar expresamente en la Decisión Inicial, que no es factible obtener los servicios a contratar
mediante las relaciones laborales que el Banco tiene en vigencia.
d) Cualquier bien o servicio que sea requerido por los miembros de la Junta Directiva del Banco,
deberá estar materializado en un acuerdo de este órgano colegiado, que deberá adjuntarse en la
Decisión Inicial. La inobservancia a este trámite, obligará al funcionario que recibe la solicitud a
someterlo a conocimiento de la Junta Directiva.
Artículo 7. Responsable de emitir la Decisión Inicial:
El responsable de emitir la Decisión Inicial, será el titular subordinado de la oficina solicitante o bien, el
funcionario que designe formalmente.
Artículo 8. Recomendación técnica de adjudicación:
La oficina solicitante, con el apoyo técnico en los casos que corresponda, deberá emitir informe técnico
que contenga lo siguiente:
a) Verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas solicitadas en el cartel.
b) Señalar si los incumplimientos técnicos se consideran graves y cuáles son posibles de
subsanación. Aquellos incumplimientos que se consideran graves, no es posible subsanarlos.
c) Valoración del precio ofertado, tomando en consideración la estimación del negocio y el estudio de
mercado.
d) Recomendación de las ofertas susceptibles de adjudicación.
Artículo 9. Acta de deserción:
En el caso que la oficina solicitante recomiende declarar desierto un procedimiento de contratación,
deberá emitir una justificación detallada con la indicación de los motivos específicos de interés público
considerados para optar por esa decisión.
Artículo 10. Competencia para aprobar carteles:
(modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.)
Es competencia de los órganos señalados en el artículo siguiente, aprobar el cartel del concurso con los
límites y facilidades que se indican. En el caso de la Junta Directiva, podrá reservarse el derecho de
designar esta aprobación a otros comités u oficinas competentes.
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Artículo 11. Órganos competentes para adjudicar:
En concordancia con lo dispuesto en el artículo No.221 del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa, serán competentes para dictar el acto de adjudicación o la declaratoria de desierto o
infructuoso de un procedimiento de contratación, los siguientes órganos:
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La Junta Directiva, cuando la contratación obedezca a los servicios de auditoría para el dictamen
de los estados financieros anuales; para aquellos bienes o servicios que fueron requeridos por
dicho Órgano o en cualquier otro caso cuya adjudicación la Junta Directiva quiera reservarse, lo
cual deberá constar en el acuerdo respectivo.
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La Comisión de Contrataciones por montos iguales o superiores al doble de la cuantía de la
Contratación Directa, indistintamente del tipo de procedimiento, en donde no se contempla la
inclusión de prórrogas.
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El superior jerárquico inmediato del Proveedor, hasta el monto mínimo asignado a la Comisión de
Contrataciones.
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El jefe de la oficina de Proveeduría y Licitaciones, hasta por el monto establecido para la
Contratación Directa por escasa cuantía.
Artículo 12. Contrataciones no sujetas a concurso público:
La determinación de los supuestos de prescindencia de los procedimientos ordinarios, es
responsabilidad exclusiva de la oficina solicitante que emite la Decisión Inicial, la cual deberá tomar en
consideración los requisitos para cada supuesto establecidos en el artículo 131 del Reglamento a la Ley
de Contratación Administrativa.
Para tal fin, de previo a emitir la Decisión Inicial para contratar, se deberá fundamentar y justificar
debidamente la excepción que invoca, con todos los aspectos jurídicos y/o técnicos pertinentes.
En los supuestos de oferente único, seguridades calificadas, patrocinios y situaciones imprevisibles, la
oficina solicitante debe gestionar la viabilidad legal de la Asesoría Jurídica, sobre la procedencia del
supuesto invocado, cuando el monto estimado supere la suma de la Contratación Directa de escasa
cuantía.
Artículo 13. Formalización de las contrataciones:
Las contrataciones se formalizarán por medio de contratos u orden de compra.
Se formalizarán mediante orden de compra, aquellos casos en donde de la documentación originada por
el respectivo procedimiento de contratación, resultan indubitables los alcances de los derechos y las
obligaciones contraídas por las partes.
Artículo 14. Administrador del contrato:
(modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.)
Será obligación del administrador del contrato, conocer y aplicar el Procedimiento de Administrador del
Contrato, así como tomar oportunamente las previsiones necesarias para que el contratista se ajuste al
estricto cumplimiento de las condiciones, especificaciones y plazos establecidos en el contrato y demás
obligaciones implícitas en éste, advertir a su superior, la conveniencia de introducir modificaciones o
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señalar correcciones en la ejecución, recomendar la ejecución de las garantías o bien la rescisión o
resolución del contrato, cuando advierta fundamento para ello. Dar seguimiento a la vigencia y demás
requisitos de las garantías de cumplimiento.
Es obligación del administrador del contrato, elaborar y firmar conjuntamente con el representante
designado por el contratista, el acta de recepción definitiva del objeto, sea dentro del mes siguiente a la
recepción provisional, dentro del plazo establecido en el cartel o bien, vencido el plazo para corregir
defectos.
Artículo 15. Suspensión del contrato:
En el caso que sea necesario suspender el contrato o su plazo de ejecución, la decisión será tomada en
dos niveles: un nivel de recomendación a cargo del administrador del contrato y un nivel de aprobación a
cargo del superior jerárquico del administrador, debiendo acreditar en el expediente las razones
debidamente fundamentadas, según lo establecen los artículos 199 y 202 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa. La suspensión del contrato podrá ser de seis meses como máximo,
prorrogable por otro plazo igual.
Artículo 16. Prórroga del contrato:
En los contratos que tengan cláusulas de prórroga, previo a operar la misma, el administrador del
contrato deberá realizar un análisis de la razonabilidad de la prestación del servicio, con al menos treinta
días hábiles previo al vencimiento e informar al contratista la decisión tomada. En caso de prórroga, el
contratista deberá aportar las especies fiscales correspondientes y mantener vigente la garantía de
cumplimiento.
En todo caso, el administrador del contrato deberá asegurarse de contar con los recursos
presupuestarios necesarios para hacerle frente a las obligaciones del contrato.
Artículo 17. Finiquito del contrato:
Sin detrimento de lo dispuesto en el artículo 152 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa,
el administrador del contrato deberá gestionar, cuando corresponda, el finiquito de la relación
contractual.
En dicho finiquito deberá consignarse, como mínimo, las cantidades, calidades, características y
naturaleza de los bienes y/o servicios recibidos, así como toda otra información pertinente que deberá
ser suscrita por quien ostente la representación legal de las partes.
Artículo 18. Recursos:
Los procedimientos de contratación administrativa tendrán los recursos de objeción, revocatoria y
apelación que establece la ley y serán resueltos por el Gerente General, Subgerentes Generales o la
Contraloría General de la República, según lo dispuesto en el artículo 221 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa, quienes darán por agotada la vía administrativa.
Artículo 19. Rescisión y resoluciones contractuales, sanciones y ejecución de
garantías:
Contra los procedimientos de rescisión contractual, resolución contractual, sanciones (inhabilitación o
apercibimiento por escrito), ejecución de garantías, proceden los recursos de revocatoria y/o apelación.
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La revocatoria será de conocimiento de la oficina de Proveeduría y Licitaciones, y la apelación, de la
Gerencia o Subgerencia General, quien una vez resuelto el recurso planteado (cuando corresponda)
dará por agotada la vía administrativa.
Estos recursos deberán ser presentados ante la oficina de Proveeduría y Licitaciones del Banco.
Artículo 20. Finalización de la contratación:
Una vez finalizada la relación contractual y emitida el acta de recepción definitiva, el administrador del
contrato en un plazo máximo de 5 días hábiles, deberá remitir a la oficina de Proveeduría y Licitaciones,
el expediente de ejecución contractual debidamente foliado en orden cronológico.
En caso de no cumplir con el envío oportuno del expediente de ejecución, según lo dispuesto
anteriormente, se aplicarán las sanciones que correspondan.
Artículo 21. Del no trámite de requerimientos:
Cuando el Jefe de Proveeduría y Licitaciones estime conveniente no tramitar un determinado
procedimiento, expondrá sus objeciones ante su superior jerárquico, quien resolverá lo que corresponda,
en coordinación con el encargado de la oficina solicitante y la respectiva Subgerencia General.
Artículo 22. Venta y compra de bienes inmuebles:
La venta y compra de bienes inmuebles para uso del Banco, deberá ser autorizada por la Junta Directiva
General y estará sometida al procedimiento de contratación administrativa que corresponda.
Artículo 23. Sanciones:
(modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.)
Por el incumplimiento de las obligaciones indicadas en este reglamento y en la Ley de Contratación
Administrativa y su Reglamento, se aplicarán las sanciones establecidas en los artículos del 95 al 98 del
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y lo establecido en el capítulo sobre el régimen
disciplinario del Reglamento Autónomo de Trabajo de los Empleados del Banco Crédito Agrícola de
Cartago. Previo a imponer las sanciones señaladas, se seguirá el debido proceso.
Este reglamento fue aprobado por la Junta Directiva General en sesión sesión N°8485/11, artículo 30°,
celebrada el 11 de octubre del 2011 y modificado en sus artículos 2, 3, 4, 5, 6, 10, 14 y 23 en sesión
N°8641/13, artículo 15°, celebrada el 16 de abril del 2013.