Perspectivas actuales sobre la autenticidad y autenticación de los

ISSN 0864-0769,
NÚMERO
21,
ENERO-DICIEMBRE
2013,
PP.
7-26.
Archivística
Perspectivas actuales sobre la autenticidad
y autenticación de los documentos electrónicos
de archivo
RESUMEN: se exponen algunos aspectos conceptuales sobre los documentos electrónicos de archivo y los cambios que implican para la archivística, lo más significativo y actual sobre la autenticidad y autenticación de
estos documentos desde el punto de vista archivístico, legal e informático.
Se resumen algunos resultados de investigaciones, firma electrónica y
metadatos, con vistas a servir de referencia y aportar elementos necesarios a la archivística nacional.
INTRODUCCIÓN
El aumento del valor que le confieren las instituciones y gobiernos a
sus documentos de trabajo los convierten en un recurso vital para su
buen funcionamiento y éxito, por lo
que su gestión y conservación adecuada cobra cada vez mayor protagonismo. La explosión de la creación,
recepción, envío, almacenamiento y
gestión de estos documentos en la
sociedad y sus instituciones; amplificada por el uso de las nuevas tecnologías de información y comunicaciones (NTICs), genera la necesidad
de gestionarlos correctamente, forzando a las organizaciones a adaptarse a este nuevo soporte electrónico, e incrementando la necesidad de
* Máster en Ciencias de la Información, Licenciado
en Matemática, especialista en Ciencias Informáticas. Centro de Información Bancaria y Económica,
Banco Central de Cuba. [email protected]
disponer de un basamento teórico,
metodológico, legal y tecnológico
adecuado para su gestión.
Según Mena (2006), la gestión de
los llamados “documentos legibles
por máquina” a nivel internacional,
se inició a finales de la década de los
años 60 del siglo XX, y las discusiones teóricas archivísticas de estos
documentos se remontan a Dollar
en 1971, y Fischbein en 1972.
Conceptualmente estos documentos electrónicos no se diferencian
de los tradicionales, y buscan las
mismas antiguas características de
autenticidad, fiabilidad, integridad
y permanencia, ya que según Peis
(2007): “siguen siendo, como en otras
épocas, un instrumento de constancia de actos y hechos de la gestión
administrativa”.
La gestión y conservación de los
documentos electrónicos de archivo,
y particularmente su autenticidad y
Álvarez, Álvarez Ascanio: “Perspectivas actuales sobre la autenticidad y autenticación de los documentos
electrónicos de archivo”. Boletín del Archivo Nacional, enero-diciembre 2013, pp. 7-26. La Habana, Cuba.
Lic. Ascanio Álvarez Álvarez*
7
PERSPECTIVAS
8
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
autenticación, resulta un tema actual y polémico que precisa de un
entendimiento entre distintas disciplinas, cuestionamientos y enfoques.
Su estudio constituye preocupación
de muchos gobiernos en función de
desarrollar leyes, normas y directrices básicas que garanticen el valor
probatorio y su preservación, en un
entorno de gestión altamente digitalizado y de constante cambio tecnológico, para garantizar el acceso futuro a la documentación producida
actualmente en estos formatos.
En Cuba, la sociedad y sus instituciones, empresas y organismos,
no están ajenos al tema. El DecretoLey 265 del 2009 del Sistema Nacional de Archivos de la República
de Cuba, desde su inicio, muestra
la importancia que le confiere el
Gobierno a la gestión y conservación del patrimonio documental del
país. El Artículo 1 instituye “…las
disposiciones generales para la protección del Patrimonio Documental
de la Nación, así como las normas y
principios que rigen la Gestión Documental en el territorio nacional”.
Este mismo Decreto-Ley establece explícitamente que se aplica “en
cualquier soporte” por lo que incluye de facto, en este patrimonio documental nacional, los documentos
generados electrónicamente.
En Cuba existen investigaciones
relacionadas con la autenticidad y
autenticación de los documentos
electrónicos de archivo, siendo los
autores más representativos Mena
(2006) y Campillo (2010), también
se han presentado algunas ponencias sobre el tema en eventos nacionales, sin embargo, no se encontró
ninguna legislación nacional que regule esta cuestión.
No obstante, a nivel mundial se
han realizado abundantes investigaciones, proyectos, legislaciones, etc.,
sobre la gestión y conservación de estos tipos de documentos. Entre ellas
destacan las de Duranti (1989, 1996,
2002, 2004, 2005), MacNeil (2001),
Suderman (2004, 2005), Mendoza
(2006, 2006a, 2006b, 2007, 2009),
Peis (2001, 2007) y el proyecto InterPARES (International Research
on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems).
En nuestro país, Mena (2006)
prevé un incremento en la gestión
de estos documentos y en la investigación del tema dada la “intensificación de los procesos de informatización de la sociedad cubana” y
del “ordenamiento de las actividades administrativas”. El crecimiento sostenido en la utilización de los
dispositivos informáticos en el trabajo diario de diversas instituciones
y sectores del país, hace que sus
respectivos archivos deban tener
identificados esos documentos electrónicos y los gestionen, como parte
de su documentación archivística.
Problema de investigación
Al no estar decretadas todavía en el
país normativas o legislaciones que,
de manera clara, establezcan la validez y gestión de la documentación
electrónica, se pierde gran parte de
ella; y continuará desapareciendo sin posibilidad de recuperación,
hasta tanto no se aprueben y apliquen las normas y leyes que permitan guiar esta actividad. Algo similar
PERSPECTIVAS
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
ocurre con temas electrónicos afines
como gobierno, comercio, firma, certificado, etc. Entre las justificaciones
aducidas para no tratar este tipo de
documentos, se encuentran principalmente cuestionamientos referidos a su autenticidad a largo plazo.
Las investigaciones, nacionales e
internacionales, se encuentran muy
dispersas, lo que hace difícil conocer las diferentes perspectivas que
potencian los debates actuales y
cuyo conocimiento resulta imprescindible para los investigadores, y
archiveros nacionales. Por su parte,
las instituciones cubanas hacen un
uso creciente en su gestión diaria de
las tecnologías informáticas y, por
tanto, de los documentos electrónicos; sin embargo, al no estar claramente considerados por nuestros
archivos su tratamiento y conservación como patrimonio documental
institucional y nacional, los riesgos
de pérdida se mantienen.
Pregunta de investigación: ¿Cuáles son las perspectivas actuales
acerca de la autenticidad y autenticación del documento electrónico de
archivo?
Objetivo general: Exponer las perspectivas actuales acerca de la autenticidad y autenticación del documento electrónico de archivo.
LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
DE ARCHIVO
Los avances de las NTIC´s traen
como una de sus consecuencias el
desarrollo y uso de un nuevo soporte para la información y el conocimiento, a través del denominado documento electrónico1, que presenta
una serie de características comunes con el tradicional documento en
papel y otras que lo diferencian.
La utilización e incorporación creciente de estas tecnologías en las
tareas administrativas de las instituciones, implica una nueva forma
de trabajar de las oficinas de gestión. Los archivos, para cumplir su
misión y objetivos, también deben
incorporarlas en su quehacer.
Los documentos electrónicos significan algunos desafíos y cambios
en las formas de trabajo de los archivos, al presentar algunas características y aspectos diferentes de los
tradicionales, que implican reajustar
la visión, perspectivas y paradigmas
para la archivística, y adaptar su cuerpo teórico y procedimientos para
asumirlos.
Definición de “documento
electrónico de archivo”
Las diferentes definiciones de documentos electrónicos de archivo
encontradas especifican principalmente el tipo de información que
manejan los archivos y el tipo de
soporte en que se encuentran estos
documentos. En casi todos los casos solo amplía la propia definición
de documento de archivo especificando este nuevo soporte.
Peis (2007), sostiene que el documento electrónico de archivo es:
“entidad de información de carácter
único, cuyo contenido estructurado
y contextualizado se presenta como
1
Por razones de compatibilidad lingüística con
la terminología utilizada en la especialidad se
utilizará, siempre que sea posible, el término
“electrónico” para referirnos a los soportes y
tecnologías digitales e informáticas.
9
PERSPECTIVAS
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
evidencia de las acciones y funciones propias de las organizaciones,
es probatorio de derechos y obligaciones de las partes, y se genera, gestiona y trasmite por medios
electrónicos, informáticos o telemáticos”. Duranti (2005) y el equipo
de investigación de InterPARES, lo
definen como “un documento archivístico que es creado (esto significa
realizado o recibido y guardado para
acción y referencia) en forma electrónica”; solo añaden el soporte a
su propia definición de documento
archivístico.
En resumen, documento electrónico de archivo es información realizada o recibida y guardada en el
curso de una actividad práctica por
una institución o persona física, fijada a un soporte electrónico.
Características del documento
electrónico de archivo
10
En las investigaciones realizadas
por los proyectos UBC e InterPARES, y tal como señalan Castillo y
Mena (2011) se define que: “el documento archivístico electrónico no es
diferente del tradicional en su naturaleza funcional (evidencial), solo
que sus componentes se comportan
o manifiestan de forma diferenciada
en el ambiente digital”. Entre las características que se le exigen a estos
documentos se encuentran:
Veracidad: Castillo y Mena (2011)
la definen como “cualidad para constituir una declaración precisa de los
hechos y una manifestación genuina
de esos mismos hechos y se compone de otras dos cualidades que son
la confiabilidad y la autenticidad”.
Confiabilidad: el proyecto InterPARES (2002) la define como “habilidad de testar por los hechos de
los que habla, es su autoridad para
servir como evidencia de los actos
con los que él se relaciona”. Para el
proyecto UBC depende del grado de
completamiento del documento, y el
grado de control ejercido sobre los
procedimientos en el curso de los
cuales el documento se creó”. InterPARES enumera un conjunto de
elementos de la descripción archivística necesarios o metadatos de
confiabilidad.
Autenticidad: el proyecto InterPARES la divide en dos componentes:
identidad e integridad, definiendo
para cada uno de ellos los elementos de la descripción archivística o
metadatos de identidad e integridad
necesarios.
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) (2005), entre las características principales de los documentos electrónicos identifica su
autenticidad y fiabilidad, incluye,
además, la integridad y la disponi-
PERSPECTIVAS
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
bilidad, las que incorpora en la Norma Internacional sobre Gestión de
Documentos o la ISO 15489-1 de
2001. Según el Comité de Archivos
de Gestión en Entorno Electrónico
del CIA (2005), los documentos que
poseen estas características tendrán
el contenido, la estructura y el contexto suficientes para ofrecer una
visión completa de las actividades y
las operaciones a las que se refieren,
y también reflejarán las decisiones,
acciones y competencias, mediante
elementos de la descripción o metadatos. Considerando que “si los
documentos electrónicos se mantienen de forma que sean accesibles,
inteligibles y utilizables, podrán servir de apoyo a la gestión y utilizarse
a efectos de justificación a lo largo
del tiempo” (CIA, 2005).
Los documentos electrónicos
y sus retos para la archivística
El hombre siempre ha dejado constancia de sus actividades utilizando
diferentes soportes (arcilla, piedra,
pergamino, papiro, papel, etcétera). Pese a sus diferencias todos se
utilizaron, y utilizan, con el fin de
preservar la memoria humana o
funcionan como una auténtica memoria independiente. El progreso va
marcando esta evolución, cada uno
posee nuevas ventajas de uso, que
le permiten extenderse y prevalecer.
La introducción de los soportes informáticos, electrónicos, digitales y
ópticos, son solo los últimos. Tras
siglos de soportes estáticos, en los
cuales el acceso a la información se
realizaba de manera directa, poco
a poco se generalizan estos nuevos
soportes, caracterizados por su variabilidad y acceso indirecto a la información.
La década de 1980 marcó el inicio de un proceso de cambios en los
postulados de la Archivística. Para
Bearman (1994) el incremento de
los documentos en este soporte,
implicó una verdadera “revolución
de la información electrónica” que
presentaría dos desafíos a las instituciones: “el remplazo de la relativa estabilidad de la estructuras del
modelo de organización burocrático,
y en segundo lugar la utilización de
nuevas prácticas de comunicación y
especialmente de nuevas formas documentales”.
De las responsabilidades de los
archiveros con estos documentos,
Suderman (2005) señala que el primer punto del Código de Ética del
Consejo Internacional de Archivos
plantea que están “en el negocio del
tiempo” al requerir que “protejan la
integridad del material archivístico
y garanticen así que siga siendo evidencia fiable del pasado”.
Castillo y Mena (2011) apuntan
que “a partir de escándalos como el
de PROF, Enron, Worldcom y otros,
la gestión documental se colocó en
una posición estratégica dentro de
las organizaciones, sobre todo por
la ingente necesidad de tratar de
manera efectiva la documentación
archivística, no solo aquella que se
encontraba en los archivos de papel, sino la que era generada por los
sistemas electrónicos”.
Sobre la necesidad de considerar estos documentos (Bonal, 2002)
plantea que para los archivos nacionales, pese a que todavía son
11
PERSPECTIVAS
12
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
pocos los documentos electrónicos
que han adquirido valor histórico,
debido sobre todo a su corta vida,
se trata de una “fuente básica para
la investigación futura”. Sin embargo, para los sistemas institucionales
de archivos, archivos centrales y de
gestión, representan cada vez más
su objeto de trabajo, al ser parte y
producto de la gestión institucional.
Siendo su conservación y tratamiento similar al de otros documentos
que potencialmente puedan adquirir valor histórico y en consecuencia las operaciones de tratamiento
documental deben ser las mismas,
aunque su aplicación sea diferente.
Castillo y Mena (2011) señalan,
además, un aspecto transcendental, referido a que estos documentos deben conservarse en su mismo
formato: “no pueden ser transcriptos a otros soportes sin que pierdan
su propia naturaleza funcional y valor informativo, por lo cual se hace
obligatorio tratarlos y mantenerlos
en su forma electrónica, si se tiene
por objeto proteger su veracidad y
que sirvan de evidencia veraz de las
actividades de negocios de las organizaciones”.
Para Peis (2007), aunque la conservación física es otro de los problemas que se le señalan a estos
documentos, no es el principal: “el
reto más grande al que se enfrentan
los sistemas digitales es la creación
y mantenimiento de documentos
fiables y la preservación de su autenticidad a lo largo de los años.”,
En el caso de estos documentos,
implica resolver algunas cuestiones
esenciales desde el mismo momento
de su diseño, es decir, antes de su
creación, pues de lo contrario sería
difícil mantener su fiabilidad y autenticidad.
A nivel regional varios autores
mencionan la carencia de políticas
claras para la gestión y tratamiento de estos documentos: Sonalo (2008), Álvarez, Portuz y Gracia
(2010), Mendoza (2006). Por su parte Stable, Giraldo y Mateus (2009),
resumen algunos aspectos que requieren especial cuidado en su tratamiento: “Llama la atención la eliminación de documentos en soporte
magnético que se está produciendo
en algunas instituciones sin ningún
control archivístico. Los documentos legibles por máquinas deben ser
considerados como parte integrante de la documentación archivística de las instituciones y como tal,
recibida en los archivos nacionales
para uso social. Si los archiveros no
asumen sus obligaciones respecto a
los documentos electrónicos otros
la asumirán porque la necesidad es
ineludible”.
Los cambios que implican los
documentos electrónicos para la
archivística son tratados por: Bearman, (1994); Cook, (1997); Dollar,
(1992); Hedstrom, (1995), Hedstrom
y Wallace, (1999); O’Toole, (1989);
Barbedo, Corujo y Santana, (2010);
Stable, Giraldo y Mateus, (2009), Alvarez, Portuz y Gracia (2010). De la
importancia de no demorar su gestión y tratamiento Barbedo, Corujo y
Santana, (2010) sugieren: “mientras
más rápidamente las instituciones
integren la preservación digital en
su plan de acción, y definan e implementen soluciones apropiadas,
mayor es la probabilidad de éxito
PERSPECTIVAS
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
en la preservación de los objetos digitales”.
El Consejo Internacional de Archivos (2005), por su parte, resume:
“para realizar con éxito su misión,
los archivos deben reinventarse a
sí mismos y replantearse sus relaciones con las instituciones productoras. Este reto no es opcional, o
desarrollan soluciones para las necesidades de sus usuarios con respecto a los documentos electrónicos,
o perderán influencia e importancia.
Pero si responden estratégicamente, reposicionándose institucional
y profesionalmente, las perspectivas son buenas. Para hacerlo deben desarrollar nuevas habilidades
y aprender a trabajar con aquellos
que poseen las habilidades necesarias para gestionar documentos
electrónicos. Por encima de todo,
deben aprender cómo influir en los
productores de documentos; en la
era digital no basta con limitarse
a esperar a la última etapa del ciclo de vida de los documentos para
ocuparse de ellos. La gestión pasiva, o diferida, de estos documentos
pierde todo interés.”
Cada autor posee su punto de
vista, pero todos coinciden en que
la tecnología solo ha cambiado el
cómo los profesionales de la documentación hacen su trabajo pero no
el porqué. La gestión de metadatos
en los archivos electrónicos, imprescindible en la nueva administración electrónica, no cambia las
funciones de la archivística, pero sí
su paradigma técnico y la forma de
realizar sus funciones. El archivero
del siglo XXI no solo se encargará de
describir, custodiar y dar acceso a
los archivos, su trabajo irá más allá,
incluso participará en el diseño y la
edición digital de los documentos,
fruto de procesos y/o transacciones
administrativas.
AUTENTICIDAD
DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
La definición más difundida y aceptada plantea que un documento de
archivo es auténtico si “es lo que
pretende ser y no ha sido falsificado
ni corrompido” (Duranti e InterPARES, 2004; CIA, 2005).
Pinto (2007), Suderman (2005),
Mena (2007) y otros, señalan que
dadas las posibilidades que brinda
la tecnología informática, el archivero ya no puede presumir que los
documentos recibidos del creador
sean auténticos. La autenticidad se
debe establecer desde la creación
del documento electrónico de archivo y debe ser mantenida a lo largo
de todo su ciclo de vida, debiendo
ser documentada y correspondiendo esta responsabilidad al creador y
al propio archivero.
La autenticidad depende
de dos componentes: identidad
e integridad
La identidad son los atributos de
un documento archivístico que lo
caracterizan de manera única y lo
distinguen de otros documentos archivísticos. Estos atributos pueden
estar explícitamente expresados en
un elemento del documento archivístico (como una firma para el autor),
en los metadatos relacionados con
el documento archivístico; o pueden
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PERSPECTIVAS
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
estar implícitos en sus diversos contextos (Duranti, 2005).
La integridad es la totalidad y solidez de un documento archivístico. Si está intacto e incorrupto, o el
mensaje que se entiende que comunica para lograr su propósito está
inalterado. Puede demostrarse mediante la evidencia encontrada en el
documento archivístico, en los metadatos relacionados con el documento archivístico, o en uno o más
de sus contextos. Garantiza que no
haya sufrido alteraciones en lo que
se refiere a las informaciones en él
contenidas (Peis, 2007).
Mendoza (2009) menciona la necesidad equipos multidisciplinarios
(archiveros, profesionales de las
Ciencias de la Información, informáticos, administradores y abogados)
llamados a sumarse y colaborar en
las investigaciones para revertir los
riesgos en la generación, conservación y uso de estos documentos.
La autenticidad a largo plazo se
garantiza mediante el establecimiento de políticas, mecanismos y medios
seguros que mantengan la inalterabilidad de la información original en
todo momento, a través de elementos de la descripción archivística que
la atestigüen (metadatos de autenticidad ―identidad e integridad―) o
herramientas similares a la firma
electrónica.
Por su estrecha relación con el
tema, al hablar de autenticidad de
documentos electrónicos de archivo,
resulta necesario destacar la Diplomática, como ciencia y varios proyectos de investigación: Universidad de
Pittsburgh (1992-1996) Functional
14
2
Disponible en: www.archimuse.com/papers/
nhprc/BACartic.html
Requirements for Evidence in Recordkeeping2, el Proyecto UBC (19941997), y muy en especial el proyecto
InterPARES (1997-2013) por sus investigaciones y propuestas.
La Diplomática
Dos ciencias han coincidido en tener por objeto fundamental el estudio del documento archivístico: la
Diplomática y la Archivística, la primera lo ha estudiado en su individualidad, mientras la segunda como
parte de agrupaciones documentales. Diferentes autores afirman que
la Diplomática contiene elementos que permiten prevenir y evitar
falsificaciones en los documentos
informáticos, ya que su metodología y principios son completamente
válidos para la crítica de cualquier
documento independientemente del
tiempo y lugar de su creación.
A partir del incremento de los documentos electrónicos y la necesidad de autenticarlos y validarlos en
el presente, incluso de preservarlos
como memoria histórica o patrimonial para el futuro, son ampliamente
utilizados los fundamentos y principios de la Diplomática por parte de
proyectos, investigadores y la teoría
archivística actual, para definir el
qué y el cómo.
Las investigaciones que más impacto tienen en que los sistemas de
gestión de los documentos electrónicos de archivos deben ser capaces
de crear y mantener la veracidad e
integridad de los documentos. Son
desarrolladas por los Proyectos UBC
e InterPARES en sus tres fases, debido a su enfoque centrado en la na-
PERSPECTIVAS
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
turaleza sociofuncional y evidencial
del documento archivístico. Fruto
de estos proyectos, apareció el método diplomático- archivístico desarrollado por la Dra. Luciana Duranti
(Mena, 2007).
El enfoque legal
de la autenticidad
Existe una fuerte interdependencia
entre Jurisprudencia y Archivística.
La gestión documental por medios
electrónicos precisa de todo el basamento legal nacional e internacional
relacionado. De igual forma las leyes y normas nacionales e institucionales deben tener muy en cuenta
las opiniones de las instituciones
archivísticas.
Desde la década del 80 los países
con un fuerte desarrollo e influencia
de las TICs promulgaron leyes sobre
documentos electrónicos (Europa,
EEUU, Australia, etcétera). El rápido desarrollo de estas tecnologías y
su incorporación en la gestión administrativa, hizo que se modificara
la legislación o se emitieran normas
dirigidas a la implementación de la
informática en la gestión pública,
otorgando valor legal al documento
electrónico.
En esencia proliferaron leyes en
todo el mundo como marcos generales del uso de las TICs. Posteriormente el impedimento de poder
firmar digitalmente los documentos
electrónicos impulsó leyes que regulan su aplicación. El desarrollo e
impacto del comercio electrónico a
nivel internacional hizo indispensable el adecuado reconocimiento legal
de los acuerdos y demás contratos
pactados electrónicamente, de manera que fuera viable utilizar esta
documentación electrónica, que no
consta en el papel tradicional, como
medio probatorio y perfectamente
válido, en cualquier procedimiento
judicial.
En la actualidad, la mayoría de
los países cuenta con una legislación que les ha permitido introducir la tecnología informática en la
gestión documental con el sustento jurídico necesario. La misma se
refiere básicamente al valor legal
del documento electrónico (tratado principalmente por el Derecho
Informático), su aplicación en las
administraciones públicas y otros
temas relacionados. Enfatizando
fundamentalmente en los requisitos
que deben exhibir el documento y
la firma electrónica. El conjunto de
legislaciones por regiones, países e
internacionales sobre documentos
electrónicos (firma electrónica y gobierno electrónico) pueden localizarse principalmente en los trabajos de
Mendoza (2006, 2006a, 2007), Iglesias (2010) y Davies (2008). Estos
autores realizan una amplia revisión
del desarrollo de las legislaciones
sobre las alternativas electrónicas a
los documentos en papel en Argentina, Brasil, Colombia, Chile, Costa
Rica, Ecuador, México, Perú, Uruguay, Venezuela, Naciones Unidas,
Estados Unidos, Australia, Unión
Europea y Canadá.
Existen diferencias en las legislaciones de los diferentes países:
mientras algunas no los contemplan, otras establecen restricciones
estrictas respecto a los documentos
electrónicos. Algunas legislaciones
15
PERSPECTIVAS
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
exigen requisitos que no se les demandan a los tradicionales. Existen, además, fuertes diferencias en
su reconocimiento entre los diferentes sectores profesionales (abogados, magistrados, informáticos y
archiveros). Las normas de gestión
de estos documentos se desarrollan
fundamentalmente en el ámbito del
habla inglesa: Australia, EE.UU. y
Canadá, destacando el caso australiano por su primicia y constancia.
En la Unión Europea se desarrollan
varios proyectos relacionados con
estos documentos, aunque no todos
realizados desde la óptica archivística, de los que López (2004) realiza
una recopilación.
De la normativa internacional
destacan la ISO 15489-1y2 (2001),
la 30300 (2010), la 30301 (2010)
y la Standard Generalized Markup
Language o SGML3, definido en la
norma ISO 8879 (1996). El marco
normativo sobre gestión documental
y documentos electrónicos es amplio, sin embargo, el existente sobre
autenticidad no es tan abarcador, y
resulta mayor sobre autenticación
al considerar la firma electrónica.
El proyecto InterPARES
Este proyecto, se implementa en tres
fases: InterPARES1 (1999-2001),
InterPARES2 (2002-2007) e InterPARES3 (2007-2013), dirigido por
la archivera Luciana Duranti y un
equipo de expertos de diversa formación y preparación académica
de distintos países. Según Duranti
(2005); Superman (2005) y Mendoza (2007), su principal objetivo es
16
3
Disponible en: http://xml.coverpages.org/sgml.
html
el desarrollo de la metodología y la
teoría para la conservación a largo
plazo de documentos archivísticos
auténticos creados y/o mantenidos
en cualquier formato.
Sus resultados articulan conceptos, principios, criterios y métodos
para asegurar la creación, mantenimiento y garantizar la fiabilidad
de los documentos electrónicos y
la preservación a largo plazo de su
autenticidad, mediante el uso de la
tecnología informática. Es uno de
los proyectos más sobresalientes
en relación con la Gestión de Documentos y Archivos Electrónicos y es
el mayor proyecto internacional que
se está desarrollando en estos momentos. Buena parte de sus resultados se publican en su sitio Web.
Requisitos funcionales
de autenticidad
Para garantizar la funcionalidad y
las propiedades de los documentos
archivísticos en el medio electrónico,
desde mediados de la década del 90
comenzaron a enunciarse propuestas de requisitos funcionales, siendo
Bearman (1994) uno de los pioneros
en formularlos, indicando que antes
de trazar políticas, normas, diseños
e implementaciones, es necesario
formular requisitos funcionales archivísticos que sirvan a las demandas que se le realizan a la gestión de
documentos electrónicos.
Requisitos de autenticidad
(Mena, 2006)
Los requisitos funcionales específicos de autenticidad de Mena (2006)
consisten en 23 requerimientos a la
PERSPECTIVAS
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
aplicación, referidos a la identidad y
principalmente la integridad de los
datos, entre los que destacan los siguientes:
– No permitir la modificación de
metadatos no editables.
– Garantizar la integridad de los
datos.
– Asegurar que solo los individuos autorizados pueden
cambiar o eliminar documentos archivísticos.
– Guardar una bitácora de las
acciones.
– Certificar la funcionalidad de
análisis de auditoría, archivar los datos de auditoría y no
permitir que sean editados.
– Ofrecer la posibilidad de realizar copias
– Asegurar la integridad de los
datos durante los procedimientos de respaldo y recuperación.
– Notificar los errores de recuperación.
– Asegurar la continuidad de la
confiabilidad del documento
archivístico luego de cualquier
proceso de migración.
Requisitos de autenticidad
InterPARES
Los requisitos de autenticidad del proyecto InterPARES se dividen en dos
grupos: los requisitos de cota (8) y los
requisitos de base (3). Los requisitos
de cota están orientados a permitir
que el archivero pondere la autenticidad de los documentos archivísticos
electrónicos de un creador, antes de
que sean transferidos a la custodia
archivística, son acumulativos: una
mayor autenticidad se basa en el nú-
mero de requisitos satisfechos y en
el grado en que se satisface cada requisito individual. Los requisitos de
base, apoyan la producción de copias
auténticas por parte del conservador
(Duranti, 2004).
En lo referente a la autenticidad
de los documentos electrónicos de
archivo y los requisitos funcionales
de autenticidad los autores coinciden, de manera general, en que es
factible implementarlos mediante
procedimientos y elementos de la
descripción archivística (metadatos).
AUTENTICACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
La autenticación en Archivística es
“un medio de demostrar que un
documento de archivo es lo que se
propone ser en un momento determinado” (Mena, 2007). Se logra
mediante la adición de un elemento
o declaración en el documento, siguiendo las reglas establecidas por
la ley. El hecho de que la autenticación se realice mediante la inserción de determinados elementos en
el documento hace que sea externa
y temporal respecto a este.
En el ámbito del documento en
soporte de papel, la autenticación
descansa sobre el procedimiento de
firma, por analogía, en el caso de los
documentos electrónicos se utiliza el
método de la firma electrónica. Esta
firma, al igual que la manuscrita,
permite a una persona identificarse
y dar su consentimiento en relación
con el contenido puesto a su lectura
y dejar constancia de ello mediante
su firma. La firma electrónica, permite, además, avisar de cualquier
17
PERSPECTIVAS
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
modificación ulterior del documento en que se ha depositado la firma
(Solano, 2008).
Enfoque legal
de la autenticación
18
La solución desde el punto de vista
informático a la autenticación de los
documentos electrónicos se inició
mediante el empleo de herramientas
informáticas: firmas electrónicas y
similares, tratando de establecer un
equivalente a la firma manuscrita
tradicional, sellos oficiales y fechas
que se le imponen al documento en
papel, motivados por las necesidades legales y ventajas prácticas.
Desde el punto de vista legal internacional y nacional (en los diferentes países), mediante reglamentos o
dentro del mismo cuerpo de la ley,
se establecen consideraciones técnicas para garantizar las exigencias de
autenticación del documento electrónico que resultan completamente válidas, principalmente aquellas
relacionadas con firma electrónica,
comercio electrónico, gobierno electrónico, etcétera, existiendo todo un
marco legal que la menciona y trata
de manera explícita.
De las ventajas de la firma electrónica diversos autores mencionan
que cumple perfectamente la triple
función de la suscripción: la indicativa, al servir para señalar al autor
del documento; la declarativa, al
asumir la paternidad de éste; y la
probatoria, que permite verificar si
el autor de la firma es efectivamente
aquel que ha sido indicado en ella.
Peis (2007), Arece y Díaz (1999),
mencionan diversos aspectos que
caracterizan estas firmas como pro-
cedimiento de validación y autenticación, para verificar la integridad
del documento y la identidad del
creador de la firma, de forma que
tengan el mismo valor que la firma manuscrita respecto a los datos consignados. Rodríguez (2008)
destaca el uso de la firma electrónica y del sellado de tiempo como
dos instrumentos imprescindibles
para otorgar a cualquier documento
electrónico su validez legal. Mendoza (2006) enumera los principales
requisitos que se exigen a la firma
electrónica en las distintas legislaciones.
Las legislaciones referentes a firma electrónica en diversas naciones
presentan condiciones y exigencias
propias, difieren, incluso, en la
propia terminología empleada para
referirse a las firmas (avanzada,
avanzada fiable, digital, digital segura, electrónica y electrónica avanzada), aunque en esencia se trata de
las mismas consideraciones técnicas
al ser todas cifradas y estar equiparadas, a efectos legales, con la firma
ológrafa o manuscrita. En este sentido, Mendoza (2006) concuerda con
otros autores en la necesidad de lograr su homogeneidad futura.
De las diferencias entre el enfoque legal y el archivístico Mendoza
(2009) señala que la firma digital
o el sello electrónico presentan dificultades a largo plazo. La propia
tecnología impone que cambiarlos
(incluidos los algoritmos de encriptación que utilizan) cada dos años;
si el documento se mantiene durante diez años se hace casi imposible
para el sistema de gestión documental.
PERSPECTIVAS
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
Existe un abundante marco legal, con normativas específicas y generales para el uso de la firma y el
documento electrónico en el sector
público (ONU y sus leyes modelos y
la Guía UNCITRAL4, USA, Finlandia,
Italia, Singapur, Reino Unido, Argentina), que demuestra una correlación entre el grado de desarrollo
de la administración electrónica y la
existencia de normas específicas sobre el uso de la firma electrónica por
las administraciones públicas.
En resumen, existe una amplia legislación y normativa a nivel de países, regional e internacional sobre la
autenticación y el uso de herramientas
como firma electrónica y otros, cuya
enumeración detallada escapa de
nuestros objetivos, si bien la misma
es muy apreciada para su valoración.
4
Disponible en: http://www.uncitral.org/sp-index.htm
Firma electrónica
Encontrar métodos adecuados que
garanticen la confiabilidad de los documentos electrónicos, es tema de
investigación de la jurisprudencia, la
informática y la archivística. Al presente, una de las soluciones más extendidas desde el punto de vista legal
e informático consiste en firmar digitalmente estos documentos, mediante el uso de criptografía asimétrica y
la firma electrónica avanzada.
Existen varias definiciones de firma electrónica y de sus funcionalidades (autenticación, integridad, no
repudio y encriptación) tratadas por
la Comisión de las Naciones Unidas
para el Derecho Mercantil (CNUDMI) (2009), RedUGI (2008), Boudrez
(2007), etcétera.
La tecnología de firma electrónica
avanzada utiliza un par de claves asi-
19
PERSPECTIVAS
20
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
métricas: la clave privada y la clave
pública. Estas claves son, por regla,
suministradas por una autoridad de
certificación que verifica y registra la
identidad del signatario, aunque actualmente ya puede ser creada por
el propio usuario utilizando herramientas personales como el Pretty
Good Privacy, OpenPGP y GnuPG.
Desde el punto de vista informático
esta firma cumple tres funciones:
– Autenticación: es posible porque la firma es creada con la
contraseña privada del remitente.
– Integridad: prueba que el documento no ha sido cambiado
después de firmado.
– No-rechazo: el signatario no
puede negar que ha enviado o
firmado el documento.
Sin embargo, desde el punto de
vista archivístico se le hacen una serie de cuestionamientos a este tipo
de firma como que no dice nada respecto a la identidad de los documentos electrónicos, es solo una prueba
de que el documento fue firmado
por algo o alguien en posesión de
la clave privada del signatario. Por
esa causa no se considera aún un
método apropiado para garantizar
la autenticidad de los documentos
electrónicos a largo plazo. Respecto
a la integridad, es cuestionada porque solamente prueba que los bits
del documento están intactos, pero
no garantiza que lo esté la información. Además, la firma fue diseñada, generalmente, para verificar la
validez inmediatamente después de
la transmisión, son limitadas en el
tiempo. No obstante, los documentos digitalmente firmados pueden
ser elegibles para archivar a mediano y largo plazo, y por tanto, su autenticidad debe quedar garantizada
por mucho tiempo.
Actualmente las soluciones a estos cuestionamientos se visualizan
en los metadatos del proceso de validación que deben ser archivados
junto con el mismo documento y que
revisten una especial importancia
desde el punto de vista administrativo, legal y de archivo; la preservación de los flujos de bits originales,
firma electrónica y los metadatos de
validación; es posible combinar soluciones como archivar el documento original y la cadena de validación,
por un lado, y hacer copias (certificadas) para propósitos de consulta
(de migración), por otro. La certificación externa del proceso de migración de los documentos incrementa
la confianza y confiabilidad.
La autenticidad a largo plazo implica una serie de procesos y no solo
su firma electrónica: “es más una
cuestión de registrar los metadatos
esenciales identificados, la descripción de estos registros, las medidas
para garantizar la confiabilidad de
los registros (prevenir los cambios,
mantener un rastro de auditoría,
documentar las acciones, etcétera.)”
(Boudrez, 2007).
El Gobierno electrónico
y la autenticación
de los documentos
electrónicos de archivo
Gobierno electrónico significa garantizar la disponibilidad de la información y la autenticidad, integridad,
confidencialidad y conservación a
PERSPECTIVAS
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
largo plazo de los documentos que
se generan por medios electrónicos
en las instituciones gubernamentales. Su soporte informativo son los
documentos en cualquier soporte
que se producen a diario en la administración pública y que deben
custodiar los archivos.
Desde el punto de vista tecnológico se implementa mediante diversas herramientas (portales, redes
sociales, comunidades virtuales y
otras), para mejorar los procesos
internos y de vinculación con la sociedad, y de otros mecanismos tecnológicos que faciliten la operación
de gobierno y la distribución de sus
informaciones. Su principal ventaja
es la racionalización de los trámites
administrativos. Su soporte legal y
operacional descansa en la gestión y
autenticación de estos documentos,
a corto, mediano y largo plazo, que
son objetivos y competencias de la
teoría y práctica archivística sobre
la base de técnicas modernas.
Otras herramientas
para la autenticación
La firma electrónica no es la única herramienta implementada en relación
a la autenticación y el gobierno electrónico, existe todo un conjunto que
algunos autores enmarcan dentro de
la denominada e-administración.
Según CNUDMI (2009), la expresión “autenticación electrónica” se
refiere a diversas técnicas existentes,
o en fase de desarrollo, destinadas a
reproducir en un entorno electrónico algunas de las funciones, o todas
ellas, de las firmas manuscritas y
de otros métodos tradicionales de
autenticación (sellos, cuños, fechas,
etcétera). Entre éstas menciona la
biométrica, contraseñas y métodos
híbridos; firmas escaneadas, nombres mecanografiados y la gestión
de la identidad electrónica.
Los métodos de autenticación se
clasifican en tres categorías: los
establecidos en lo que el usuario
o el receptor conoce (contraseñas,
números de identificación personal
[PIN]); los basados en las características físicas del usuario (biométrica); y los que se fundamentan
en la posesión de un objeto por el
usuario (códigos u otra información
almacenados por ejemplo en una
tarjeta magnética).
RedUGI (2008) define y enumera
varias de estas herramientas informáticas existentes actualmente relacionadas con la autenticación y
que considera imprescindibles para
la gestión de estos documentos: Referencia Temporal (Marca de tiempo
y Sello de tiempo), Sede electrónica, Formulario electrónico, Registro
electrónico, Expediente electrónico,
Digitalización certificada, Portafirmas electrónico, Validador de documentos electrónicos, Actuación
automatizada, Comunicaciones y
notificaciones electrónicas, Archivo
electrónico de documentos, Tablón
oficial electrónico.
Metadatos
Para Peis (2007) y el Comité de archivos de gestión en entorno electrónico del CIA (2005) los metadatos
son una parte esencial de la información contextual, y su gestión forma parte inseparable de la gestión
21
PERSPECTIVAS
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
documental. Éstos cumplen varias
funciones para la gestión de documentos electrónicos entre las que
destacan: identificar, autentificar y
contextualizar registros, personas,
procesos y sistemas que los crean,
gestionan, mantienen y utilizan; así
como las políticas que los rigen.
La Archivística desde hace años
ha trabajado en la gestión y recuperación de cualquier objeto de información digital mediante los metadatos, desarrollando un cuerpo
teórico, estándares o esquemas de
metadatos específicos y un conjunto
bien definido de “buenas prácticas”.
Existen varios modelos o estándares
entre los que Prada (2006) menciona: ISAD (G)5 - Norma Internacional
General de Descripción Archivística
publicada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) en 1994, DOI
Handbook (2012)6: OAI - Open Archives Initiative7, y el moreq2 de la Comisión Europea.
Todos los datos de la descripción
archivística, y entre ellos los relacionados con la identidad e integridad
de los documentos, registros y expedientes electrónicos de archivo, tienen por definición, como única forma de ser capturados o recogidos a
los metadatos; que se corresponden
a elementos de autenticación (al ser
externos al documento original); y
de igual forma sucede con aquellos
datos relativos a migraciones, accesos, etc., garantes igualmente de su
autenticación al largo plazo.
En los metadatos está la garantía
Disponible en: www.icacds.org.uk/eng/ISAD(G).
pdf
6
Disponible en: www.doi.org/hb.html
7
Disponible en: http://www.openarchives.org/
5
22
de autenticación y autenticidad de
los documentos de archivo al largo
plazo y en ellos residen y residirán
los principales valores que agregan
los archivos. Deben ser definidos
previamente; son capturados por los
creadores y archiveros; y deben ser
custodiados y conservados por los
archivos mientras resulte necesario.
CONCLUSIONES
– El éxito en la preservación y gestión de los documentos electrónicos de archivo comienza por que
las instituciones y sus archivos
los consideren en sus planes de
acción mediante la definición e
implementación de soluciones
apropiadas. Si los archivos no
asumen sus obligaciones al respecto, estos documentos se perderán y de continuar así, otros
la asumirán sin tener en cuenta
consideraciones archivísticas necesarias.
– Las perspectivas actuales de autenticidad y autenticación de los
documentos electrónicos de archivo se localizan principalmente
en investigaciones de varios autores sobre documentos electrónicos, Archivística, Diplomática,
marco normativo y legal, proyectos de investigación como InterPARES, requisitos funcionales,
firma electrónica y otras herramientas similares, así como en
los metadatos.
– El documento electrónico de archivo requiere las mismas características de veracidad, confiabilidad, autenticidad, identidad e
integridad del documento tradi-
PERSPECTIVAS
–
–
–
–
ACTUALES SOBRE LA AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
cional y son vitales para el control, al ser los medios primarios a
través de los cuales las administraciones e instituciones responden por sus acciones.
Los documentos electrónicos deben conservarse en este mismo
formato digital o electrónico para
proteger su veracidad y servir de
evidencia.
Para realizar con éxito su misión,
los archivos necesitan implementar políticas, mecanismos,
medidas de seguridad, requisitos
y procedimientos que garanticen
entre otros aspectos la autenticidad, acceso y conservación de los
documentos desde su creación y
a lo largo de su ciclo de vida; basadas en el uso de las tecnologías a partir de las necesidades
institucionales y los principios
archivísticos. Todos los procesos
deben ser totalmente documentados y la responsabilidad es
compartida entre el creador y el
archivero.
La mayoría de los países cuentan
con normas y legislaciones sobre
documentos electrónicos y firma
electrónica, que les ha permitido
desde el punto de vista legal introducir la tecnología informática
en la gestión documental con el
sustento jurídico necesario. Presentan un grado de aplicación
y compatibilidad terminológica
variable y salvo contadas excepciones, no tienen en cuenta las
necesidades archivísticas.
La autenticación es un medio de
probar que un documento archivístico es lo que pretende ser en
un momento dado del tiempo;
mientras la autenticidad es una
propiedad del documento archivístico que lo acompaña durante
tanto tiempo como existe.
– Los metadatos para la gestión
se pueden utilizar para identificar, autenticar y contextualizar
tanto los documentos como los
agentes, procesos y sistemas que
los crean, gestionan, mantienen
y utilizan, así como las políticas
que los rigen. Existen investigaciones archivísticas actuales
sobre metadatos con un cuerpo
teórico, estándares o esquemas
específicos y un conjunto bien
definido de buenas prácticas.
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Gobierno Municipal de Marianao, destacándose por su importancia las Actas del Ayuntamiento, de las Comisiones Permanentes y los
Certificados de Acuerdos y en menor proporción, documentación del período revolucionario
que contiene información importante sobre los
cambios ocurridos en la Municipalidad durante
el primer año de la Revolución.
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