FORMATO LISTA DE CHEQUEO PLANEACION Elaborado por: Fecha de Elaboración: Proceso: GESTION GERENCIAL RESPONSABLE Subproceso: PLANEACION Procedimiento : GE-S1P1-V2 Elaboracion_Plan_Desarrollo PUNTOS A VERIFICAR Nº CICLO 1 H 2 H Convocatoria al Equipo directivo y asesor de la ESE para la motivación en la Gerente Asesor elaboración del plan de desarrollo. DOCUMENTOS: Circular de Planeación Reunión de motivación y capacitación en planeación estratégica. 3 P Todo el Personal Elaboración de herramientas metodologicas y elaboración del diagnóstico de la organización. Aplicación de talleres de factores internos y externos. 4 H Asesor de Planeacion Consolidación del diagnóstico que debe tener: *Análisis de factores externos que afectan la empresa. *Análisis interno por áreas misionales y administrativas. Con lo que se emite un concepto situacional de la entidad. DOCUMENTOS: Diagnostico 5 H 6 H 7 H 8 H 9 V 10 H 11 V 12 H 13 V Asesor de Planeación 14 H Jefes de Zona 15 A Asesor de Planeación Auditados: C NC HALLAZGOS Definición estratégica: Misión, Visión, principios, Objetivos, estrategias, metas. Cada Todo el Personal vigencia gerencial estará encargada de definir la continuidad o redefinición estratégica de la empresa. DOCUMENTOS: Plataforma estrategica Asesor de Planeación Elaboración del Plan de Desarrollo de la E.S.E CEO. Definición plan de acción que interpreta el plan desarrollo gerencial, para el año respectivo de acuerdo con el presupuesto, objetivos y metas. Gerente Asesor Socialización con la alta dirección y ajustes respectivos. de Planeación Presentación del plan de desarrollo y plan de acción a la Junta Directiva para su Discusión y aprobación. DOCUMENTOS: Plan de desarrollo y plan de acción aprobado Si se presentan ajustes al plan de desarrollo o al plan de acción el asesor de Asesor De planeación deberá hacer las correcciones respectivas y volver a presentar ante la Planeación junta directiva. Presentación del plan de desarrollo y plan de acción a la junta directiva para su discusión y aprobación. DOCUMENTOS: Plan de desarrollo y plan de acción Gerente Asesor aprobado de Planeación Socialización del plan de desarrollo a todo el equipo directivo, formalizando las responsabilidades operativas. De acuerdo a las responsabilidades operativas dispuestas por el plan de desarrollo se articulará los planes de acción anuales los cuales serán construidos y monitoreados de manera conjunta con la alta dirección, líderes de proceso y jefes de zona. Socialización del plan de desarrollo a todo el personal. DOCUMENTOS: Acta De encontrarse incumplimiento, fallas u omisiones por parte de la alta dirección, lideres de proceso o jefes de zona se informará a la Gerencia para que tome correctivos pertinentes. DOCUMENTOS: Oficio CI-S1F8-V1 02/12/2014 FORMATO LISTA DE CHEQUEO PLANEACION Elaborado por: Fecha de Elaboración: Proceso: GESTION GERENCIAL Subproceso: PLANEACION Procedimiento: GE-S1P2-V2 Elaboracion_Plan_Gestion Nº CICLO RESPONSABLE PUNTOS A VERIFICAR 1 P Gerente Convocatoria al Equipo directivo y asesor de la ESE para la motivación en la elaboración del plan de Gestión. DOCUMENTOS: Circular 2 H Asesor de Planeación 3 H 4 H 5 H 6 A 7 H Asesor de Planeación 8 A Gerente 9 V Auditados: C NC HALLAZGOS Reunión de motivación y capacitación de acuerdo a la normatividad vigente. Todo el personal Elaboración diagnóstico de la organizacional acorde con la normatividad vigente. Asesor de Planeacion Gerente Asesor de Planeación Consolidación del diagnóstico. DOCUMENTOS: Diagnóstico Definición del plan de gestión acorde con la normatividad vigente. DOCUMENTOS: Plan de gestón Socialización con la alta Dirección. DOCUMENTOS: Acta Si se presentan modificaciones al Plan de Gestión se deberán hacer los respectivos ajustes para ser presentados nuevamente a la Gerencia para su respectiva aprobación. Socialización con la alta Dirección y visto bueno. DOCUMENTOS: Acta Presentación del plan de gestión a la Junta Directiva para su Discusión y aprobación Asesor de Planeación Si se presentan modificaciones al Plan de Gestión se deberán hacer los respectivos ajustes para ser presentados nuevamente a la Junta Directiva para su respectiva aprobación. 10 H 11 A Gerente 12 A Asesor de Planeacion 13 A Jefes de Zona 14 V Asesor de Planeación Verifique el cumplimiento de las tareas asignadas a la alta Dirección, lideres de proceso y jefes de Zona. DOCUMENTOS: Oficio 15 H Gerente Realiza el respectivo plan de mejoramiento que involucre al personal que ha incumplido las actividades descritas en el plan de gestión gerencial. DOCUMENTOS: Plan de mejoramiento 16 A Asesor de Planeación Hará el seguimiento respectivo para el cumplimiento del plan de Gestión a través de los indicadores. Socialización con la Junta directiva y aprobación. DOCUMENTOS: Plan de Gestión Socialización del plan de gestión a todo el equipo directivo, formalizando las responsabilidades operativas. Socialización del plan de gestión a todo el personal CI-S1F8-V1 02/12/2014 FORMATO LISTA DE CHEQUEO PLANEACION Elaborado por: Fecha de Elaboración: Proceso: GESTION GERENCIAL Procedimiento : GE-S1P3-V2 Elaboracion_Plan_Bienal Subproceso: PLANEACION Auditados: C PUNTOS A VERIFICAR Nº CICLO RESPONSABLE 1 P Asesor de Planeacion Revisión de la normatividad existente. 2 H Gerente Asesor de Planeación Definición de los proyectos a incluir en plan bienal, la priorización debe ser enfocada a los lineamientos del plan de desarrollo. DOCUMENTOS: Actas de reunión 3 H NC HALLAZGOS Ingreso a la página Web del Ministerio y se registran los proyectos Previamente definidos Asesor de Planeación Impresión del registro de inscripción DOCUMENTOS: Registro de inscripción de proyectos en el plan bienal. 4 H 5 V Gerente De acuerdo a la metodología descrita en la inscripción del plan Bienal se inspeccionara los pasos descritos en este procedimiento y de encontrar fallas se realizara el respectivo plan de mejoramiento al Asesor de Planeación. 6 H Asesor de Planeacion Elaboración proyectos en metodología MGA. DOCUMENTOS: Ver procedimiento elaboración proyectos de inversión 7 A Gerente Elaboración del plan de mejora involucrando DOCUMENTOS: Plan de mejoramiento al Asesor de Planeación. CI-S1F8-V1 02/12/2014 FORMATO LISTA DE CHEQUEO PLANEACION Elaborado por: Fecha de Elaboración: Proceso: GESTION GERENCIAL Nº 1 Subproceso: PLANEACION Procedimiento : GE-S1P4-V2 Elaboracion_Planes_Accion CICLO RESPONSABLE PUNTOS A VERIFICAR P Gerente Asesor de Planeación Convocatoria al Equipo directivo y asesor de la ESE para la Definición de metodología y metas por dependencias, alineadas al plan de desarrollo, de acción institucional, presupuesto y competencias de cada área. DOCUMENTOS: Circular citatoria y acta de reunión Auditados: C NC HALLAZGOS Cada proceso deberá construir su plan de acción como mínimo surtiendo los siguientes aspectos: *Diagnostico situacional del proceso. *Priorización de necesidades de intervención. *Diseño de las estrategias y acciones operativas acordes a los resultados esperados. DOCUMENTOS: Propuesta de plan de acción del proceso 2 H 3 H 4 H Ejecutar las actividades del plan de acción propuesto por área 5 A Presenta informes de gestión sobre el desarrollo de los planes de acción. DOCUMENTOS: Informes de gestión 6 H Consolida los informes de las dependencias en el plan de acción institucional e informe de gestión. DOCUMENTOS: Plan Acción evaluado e informe de gestión Lideres de Proceso Definición de las metas y los indicadores de seguimiento respectivos a los responsables de los procesos. DOCUMENTOS: Propuesta de plan de acción del proceso Asesor de Planeación 7 V 8 A Verifica el cumplimiento del plan de acción a través de los indicadores. Elaborar los planes de mejoramiento con los líderes que incumplan los plazos en el Gerente Asesor desarrollo de las actividades descritas en el plan de acción de su área o servicio. de Planeación DOCUMENTOS: Planes de mejoramiento CI-S1F8-V1 02/12/2014 FORMATO LISTA DE CHEQUEO PLANEACION Elaborado por: Fecha de Elaboración: Proceso: GESTION GERENCIAL Nº CICLO RESPONSABLE Subproceso: PLANEACION Procedimiento : GE-S1P5-V1 Elaboracion proyectos_inversión PUNTOS A VERIFICAR Auditados: C NC HALLAZGOS Análisis del plan bienal de inversiones determinando los proyectos que se van a desarrollar, definiendo posibles cofinanciaciones. 1 P 2 H Gerente - Asesor de Planeación En caso de existir necesidades que ameriten proyecto y estén fuera del plan bienal, si se requiere normativamente se procede a la inscripción, de lo contrario se le da continuidad para su desarrollo. DOCUMENTO: Acta de reunión Acorde a cada proyecto definido se deben surtir los siguientes pasos: *Solicitud de cotizaciones y especificaciones técnicas. *Elaboración de diseños y presupuestos en los casos de obra. * Gestión de cofinanciación. DOCUMENTOS: Carpeta de proyecto Asesor de Planeación Elaboración del proyecto en Metodología MGA actualizada, que debe ser validada. DOCUMENTO: Proyecto elaborado y validado 3 H 4 H 5 H Gerente 6 V Entidad que Cofinancia Realiza el respectivo análisis acerca de los componentes técnicos y normativos referentes al proyecto. Si se encuentran errores, inconsistencias, anomalías se realizan las respectivas sugerencias para que sean subsanadas. DOCUMENTOS: Oficio 7 H Asesor de Planeación Realiza los correctivos sugeridos por el ente financiado, y remite nuevamente a la Gerencia. 8 V Inscripción en el Banco de Proyectos de Planeación Municipal. DOCUMENTO: Certificado de inscripción Presentación del proyecto ante la entidad correspondiente para cofinanciación Verificar los cambios hechos en el proyecto a sugerencia de la entidad que cofinancia. Si todo se encuentra acorde a lo requerido lo presenta nuevamente para su aprobación. DOCUMENTOS: Oficio Gerencia 9 A 10 H Si encuentra errores, inconsistencia, o fallas en las modificaciones del proyecto realizara el respectivo plan de mejoramiento el cual vincula al Asesor de Planeación. DOCUMENTOS: Plan de Mejoramiento. Asesor de Planeación Seguimiento permanente y archivo de los documentos soporte en la carpeta respectiva, identificando cronología y foliación. DOCUMENTOS: Carpeta de proyecto CI-S1F8-V1 02/12/2014