ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Índice MÓDULO DE AA&BB 2 1.1. ABM Productos 1.1.1. Consulta de productos 1.1.1.1 Consulta específica de un producto 1.1.1.2 Consulta colectiva de productos 1.1.2. Actualización de productos 1.1.2.1 Creación de un nuevo producto 1.1.2.2 Modificación de un producto 1.1.2.3 Eliminación de un producto 3 4 4 6 9 9 12 15 1.2. 15 17 18 20 21 Duplicación de productos 1.2.1.1 Búsqueda por departamento 1.2.1.2 Búsqueda por nombre del producto 1.2.1.3 Duplicación específica de un producto 1.2.1.4 Duplicación colectiva de productos 1.3. Ingreso de inventarios 1.3.1. RECUENTO MENSUAL 1.3.2. RECUENTO DIARIO Manual de usuario de WinPax 23 24 25 1 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Módulo de AA&BB El módulo de AA&BB esta compuesto por un conjunto de pantallas relacionadas entre si, las mismas son: Punto de Ventas, Ingreso de Stock, Órdenes de Compra, Notas de Pedido, Consulta, Administración, Configuración y Mantenimiento. Este módulo tiene por objeto llevar el control de todas las mercaderías: ingresos y faltantes de stock, transferencias, de las mismas, a otros departamentos y su posterior utilización o venta. Para ingresar en las pantallas se deberá cliquear en AA&BB (menú principal de Winpax). Aparecerá un desplegable donde se podrán visualizar todas las pantallas que componen este módulo. Figura: pantallas contenidas en el módulo AA&BB Manual de usuario de WinPax 2 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración 1. ADMINISTRACION Si queremos acceder al módulo de Administración se deberá realizar un clic en AA&&BB>Administración. Esta pantalla se divide en tres subpantallas: Actualización (ABM Productos), Duplicación de productos e Ingreso de inventarios. 1.1. ABM Productos Cliquear en: AA&BB > Administración>A/B/M Productos . Figura: ingreso a la pantalla A/B/M productos Manual de usuario de WinPax 3 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Figura A/B/M Productos Para volver al menú inicial cliquear el botón Salir situado en la parte inferior de la pantalla. En esta pantalla se pueden realizar 2(dos) funciones básicas: consulta y actualización (altas, bajas y modificaciones) de productos. 1.1.1.Consulta de productos En la parte superior de la pantalla se puede visualizar los campos: Código de producto, Departamento, Tipo de productoy Familia, los mismos deberán completarse para poder realizar la búsqueda.(mas adelante se explicara los distintos tipos de búsqueda que se pueden realizar) y en la parte derecha se pueden observar los distintos Criterios que se pueden utilizar para la búsqueda de productos, las opciones son: Opción En Uso Sin Uso Con Recetas Sin Recetas Todos Todos Descripción Indica todos aquellos productos que están en uso. Indica todos aquellos productos que no están en uso. Define aquellos productos que se componen con receta. Define aquellos productos que se componen sin receta. Indica todos los productos (en uso + sin uso). Define todos los productos (con receta + sin receta). 1.1.1.1 Consulta específica de un producto Manual de usuario de WinPax 4 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Supongamos que nos interesa saber determinada información acerca de un producto en un determinado departamento. Por ejemplo: Café largo que está en el restaurante. Para esto, en Código de producto, se deberá editar el nombre o código del producto (en este caso será Café largo) y en Departamento se deberá elegir para nuestro ejemplo Restaurante. Figura: consulta especifica de un producto Luego si presionamos Consulta, producirá lo expuesto en la siguiente figura. Manual de usuario de WinPax 5 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Figura: búsqueda especifica de un producto 1.1.1.2 Consulta colectiva de productos Supongamos que se necesita conocer: Todos los productos que pertenecen al restaurante, que tienen clasificación en cafetería, que están en uso y tienen receta. Para resolver dicha consulta procedemos a lo siguiente. En el desplegable Departamento se elige la opción Restaurante, en Tipo de producto, se opta por Cafetería, y luego se realiza un clic en Con Receta y otro en En Uso. Manual de usuario de WinPax 6 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Luego presionar Consulta. El resultado se expresa de la siguiente manera: Figura: consulta colectiva de productos Manual de usuario de WinPax 7 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración A continuación se describirán los campos de la tabla que detallan a los productos consultados. Campo Descripción Departamento Indica el nombre del departamento al cual pertenece ese producto. Responde al nombre con el cual se conoce al Nombre producto. Define la unidad con la que se mide el producto. Unidad Establece el precio de costo del producto. Costo Establece el precio de venta del producto. Venta Indica si el producto está en uso o en sin uso. Uso Indica si el producto tiene receta o no. Receta Es posible ver más información asociada a un producto. Para esto es suficiente realizar un clic sobre la fila del producto, de esta manera la fila se sombreará en color celeste y se podrá visualizar en el panel derecho la información acerca del mismo, con los campos descriptos anteriormente más otros que a continuación pasaremos a describir: Campo Código Artic. Departamento Sub-Departam Descripción Indica el código identificador asociado al producto. Indica el departamento en que ha sido creado Indica a que sub-departamento pertenece el producto. Baja Stock de Precio venta Indica de que departamento se bajara el stock. Indica el precio al cual es vendido el producto en los distintos puntos de venta. Costo unitario Unidad Indica el costo del producto. Informa la unidad de medida en que ha sido creado el producto. Define a que familia pertenece el producto. Establece la cantidad de stock mínimo que se requiere del producto. Familia Stk Min Stk Max Al crear el producto debe establecerse la cantidad de stock mínimo y máximo que se requiere del producto. Tipo de prod *Indica el tipo de grupo de productos al que pertenece Orden en + vendidos *Define productos más vendidos de todos los grupos de productos En uso Indica si se encuentra en uso Maneja Stock Costo Ventas Denota si el producto maneja stock o no. Define si aparece o no el producto en el asiento de costo de mercadería vendida como gasto. (Ver Manual de usuario de WinPax 8 ASDC.SRL Tiene receta AA&&BB- Módulo de Administración manual ‘Asientos’). Indica si el producto tiene receta o no * Estos campos sólo se completan si los productos pertenecen a puntos de venta 1.1.2.Actualización de productos La actualización de productos comprende una cantidad de tareas necesarias que son vitales para la administración adecuada de los productos requeridos la pantalla Puntos de venta. Estas tareas son: la creación, modificación, la eliminación, y finalmente la colocación de un producto en la grilla de productos del módulo de Puntos de venta. 1.1.2.1 Creación de un nuevo producto Para poder crear un nuevo producto, primero se deberá presionar el botón Nuevo, ubicado en la parte inferior de la ventana. A partir de ello, deberán completarse los campos situados en el panel derecho de la pantalla: Nombre, Departamento, Subdepartamento, Costo Unidad, unidad, Familia, Stock Minimo – Maximo, En Uso y Maneja Stock (para pasar de campo cliquear con el mouse cada uno de ellos o presionar ENTER).Tener en cuenta que estos son los pasos para crear productos en el Dpto. Deposito Central. Los productos que se crean en el depósito central son siempre materias primas, o sea, no tienen receta (por esa razón al seleccionar en el desplegable de departamento ‘Depósito Central’ no aparece el botón de RECETA. Para indicar que el producto va a estar en uso, tiene receta o maneja stock será necesario realizar un clic sobre la casilla de verificación correspondiente. Manual de usuario de WinPax 9 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Figura: Inserción de un nuevo producto a) Creación de Productos sin recetas: Cuando se crean materias primas, los campos: Precio de venta, Tipo de producto, y orden en + vendido, no deberán completarse. Los campos: Código Artic y costo envase se completaran automáticamente al GRABAR el nuevo producto. Manual de usuario de WinPax 10 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Cliquear OK. b) Creación de producto con receta: Si el producto llegase a tener receta, deberán ingresarse los componentes de la misma presionando el botón Receta (Ver figura creación de un nuevo producto). Para esto los productos Materia prima deben haber sido duplicados con anterioridad al departamento donde se desea vender el producto con receta (Ver Duplicación de Productos). El campo costo unidad se completara automáticamente una vez grabada la receta. Del lado izquierdo del botón Receta encontramos el casillero de Costo Auto que si lo tildamos el costo se modificará automáticamente al modificar alguna de las materias primas. Luego de presionar Receta, se abrirá la ventana Composición de la Receta en la cual se deberá presionar el botón Crear/Modificar Receta. Manual de usuario de WinPax 11 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Figura: composición de la Receta Se puede apreciar que existe una serie de campos a completar. A continuación describiremos cada uno de ellos. Campo Descripción Departamento Se debe indicar el nombre del departamento al cual pertenece ese producto (materia prima) que se va agregar a la receta. Materia Prima Se debe indicar el nombre del producto que compondrá la receta. Se debe indicar la cantidad de ese producto o Cantidad materia prima que se necesita en esa receta. Se debe definir la unidad en la está la materia prima. Unidad Calcula el costo de esa materia prima en la receta, Costo según las proporciones utilizadas y el costo. Una vez finalizado el proceso de creación / modificación de la receta se debe presionar el botón OK para guardar los datos, o bien Cancel para abortar el proceso y salir de la ventana. Al grabar se puede ver que el sistema calculó, automáticamente, el costo de la receta. 1.1.2.2 Modificación de un producto Es habitual que los productos sufran modificaciones, como por ejemplo el precio de venta, stock mínimo y máximo o hasta determinar si estará en uso o no. Entonces, para poder realizar una modificación se procederá a realizar los siguientes pasos. Manual de usuario de WinPax 12 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Realizar una consulta para ubicar el producto a modificar. Una vez seleccionado el producto se estará en condiciones de comenzar con la modificación de los datos requeridos. Figura: búsqueda de un producto para modificar En primer lugar se deberá realizar un clic sobre la fila del producto a modificar situado en la tabla de productos. En el bloque derecho se vera como ha sido creado el mismo. Manual de usuario de WinPax 13 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Figura: modificando un producto Si queremos modificar el Precio venta del producto caféexpress, debemos realizar un clic en ese campo y editar el nuevo precio y si además queremos sacarlo de En Uso cliquear el casillero que se encuentra a su izquierda. Figura: producto modificado Manual de usuario de WinPax 14 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Luego de modificar el precio de venta, y sacar el producto como en uso, se deberá presionar el botón Grabar. La línea del producto modificado en el bloque izquierdo, se actualizara. Figura: Línea del producto luego de la modificación 1.1.2.3 Eliminación de un producto La eliminación de un producto consiste sencillamente en colocar el producto en Sin Uso. Por eso, para poder excluir un producto de los que se consideran usados, se tiene que seleccionar el producto correspondiente y desmarcar con un clic la casilla de verificación bajo el título de En Uso ubicado en la parte inferior de la pantalla. 1.2. Duplicación de productos Es común que un mismo producto se lo necesite en más de un departamento. Por eso, se ofrece la posibilidad de duplicar un producto en otros departamentos Para acceder a la pantalla Duplicar productos de otros departamentos, se deberá hacer un clic en AA&&BB>Administración>Duplicación de Productos del menú principal. Manual de usuario de WinPax 15 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Figura: ingreso a la pantalla duplicación de productos Figura: Duplicar productos a otros departamentos Para volver al menú principal se deberá aplicar un clic en el botón Salir situado en la parte inferior de la pantalla. En el bloque superior se ingresan los parámetros de búsqueda del producto/s a duplicar, y en el inferior se encuentra una tabla donde se mostrarán los datos resultantes de la Manual de usuario de WinPax 16 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración búsqueda. A continuación pasaremos a explicar el significado de las opciones Todos, Materia Prima y Compuesto ubicadas en la sección superior Campo Casilla de verificación Materia Prima Casilla de verificación Compuesto Casilla de verificación Todos Descripción Determina la búsqueda de aquellos productos que son materia prima. Determina la búsqueda de aquellos productos que son compuestos por receta. Determina la búsqueda de aquellos productos que son materia prima o que son compuestos por receta. 1.2.1.1 Búsqueda por departamento Para poder realizar una búsqueda por departamento, primero debemos elegir el mismo en el desplegable Depto. Origen y luego presionar la tecla Buscar. Antes, podemos optar si queremos obtener los que son Materia Prima, los que son Compuesto, o bien Todos (tanto los que son materias prima como los que son compuestos). Figura: selección de departamento Manual de usuario de WinPax 17 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Figura: búsqueda por departamento 1.2.1.2 Búsqueda por nombre del producto Análogo a la búsqueda por departamento, se podrá buscar un producto por su nombre, eligiendo el mismo en el desplegable Producto o bien editando las primeras letras de su nombre sobre dicho desplegable. Nuevamente será posible indicar en la búsqueda, que se quiere obtener el que es Materia Prima, Compuesto o Todos. Veamos un ejemplo para complementar el concepto. Supongamos que tenemos el producto creado Filet de merluza que se encuentra en el departamento Restaurante, y lo queremos tener también en el departamento Bar. Como sabemos, tenemos dos caminos a tomar: 1. Elegimos en Depto. Origen el departamento Restaurante e indicamos si es MateriaPrima o Compuesto, o bien si se desconoce, optamos por Todos. Luego presionamos Buscar y traerá como resultado todos los productos creados en ese departamento. Manual de usuario de WinPax 18 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Figura: todos los productos del departamento seleccionado 2. Elegimos en Producto el producto Filet de merluza e indicamos si es MateriaPrima o Compuesto, o bien si se desconoce, optamos por Todos. Luego presionamos Buscar y traerá como resultado a ese producto en cada uno de los departamentos en los que se encuentra. Figura: producto seleccionado en un departamento determinado Manual de usuario de WinPax 19 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración 1.2.1.3 Duplicación específica de un producto Cuando se tenga localizado el producto a duplicar, se deberá realizar un clic sobre la fila del mismo, lo que provocará que la fila se sombree en color celeste. Luego realizar un clic sobre el desplegable en el extremo derecho de la fila seleccionada. Se abrirá una nueva pantalla donde se deberá indicar el o los departamentos destinos de la duplicación. Figura: Departamentos a duplicar Como vemos el departamento al cual se duplicó el producto es Bar, y para ello se hizo un clic sobre la casilla de verificación correspondiente. Nótese que es posible duplicar a varios departamentos al mismo tiempo, o bien a todos a través del botón TODOS. Para aceptar los datos se presiona OK, y para abortar, el botón CANCEL. Finalmente, para conformar el proceso y guardar los datos, será necesario presionar el botón Grabar, lo que producirá, si todo fue realizado correctamente, el despliegue del siguiente mensaje. Manual de usuario de WinPax 20 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Figura: posibles departamentos a duplicar Figura: productos duplicados 1.2.1.4 Duplicación colectiva de productos Para el caso de querer duplicar todos los productos contenidos en la tabla, existe una manera más rápida de indicar los departamentos destinos. Esta es, a través del casillero Deptos. a Duplicar, el cual se encuentra ubicado en la sección superior. El procedimiento es el siguiente. Se debe realizar un clic en el botón deptos a duplicar, se Manual de usuario de WinPax 21 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración elige los destinos de los departamentos a duplicar, se presiona OK y luego el botón Buscar. Esto provocará que en la columna Deptos. a Duplicar de cada uno de los productos contenidos en la tabla, ahora contenga también los departamentos destinos a duplicar. Por ultimo presionar el botón GRABAR. Manual de usuario de WinPax 22 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración 1.3. Ingreso de inventarios Esta pantalla se utiliza para ingresar y consultar inventarios y para actualizar o consultar el stock diario (recuento mensual y recuento diario). Para ingresar a la misma se deberá realizar un clic en AA&&BB>Administración>ingreso de inventario. Figura: ingreso a la pantalla ingreso de inventario Manual de usuario de WinPax 23 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración 1.3.1.RECUENTO MENSUAL Seleccionar en el desplegable del campo DPTO. el departamento donde se ingresara el inventario. En el campo BALANCE DEL deberá ingresarse el mes y el año al que corresponde el inventario (sólo puede ingresarse el inventario del mes anterior al actual). Luego deberá cliquearse en el casillero NUEVO/MODIF. o CONSULTA según se quiera ingresar productos o consultar un inventario ya ingresado Una vez completados los campos anteriormente mencionados cliquear el botón NUEVO/MODIF y aparecerán todos los productos que se encuentren en ese departamento. Se podrán observar los datos del mismo (campos ENV, UNIDAD y STOCK REAL). Deberá completarse el campo RECUENTO (cantidades en stock) y al cliquearse sobre esa fila el sistema calculara el campo DIF automáticamente. Campo Producto Env. Unidad Recuento Stock Real Dif. Descripción Nombre del producto. Envase o paquetes de ese producto. En la unidad que se mide ese producto. Cantidades de ese producto que se contó en el inventario y se ingresa. Cantidad de ese producto que figura en el sistema La diferencia entre el Stock real y el recuento. Se completa automáticamente. Continuar ingresando los productos de la misma manera y por ultimo presionar el botón GRABAR. Manual de usuario de WinPax 24 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Figura: Ingreso de un producto inventariado Para realizar una consulta de un inventario ya grabado, seleccionar el campo donde ha sido ingresado, cliquear la opción consulta, ingresar el mes y el año y por ultimo cliquear el botón CONSULTA (no se pueden realizar modificaciones en inventarios grabados). Aparecerá en el bloque inferior la información solicitada. Si se desea realizar una consulta de un producto especifico deberá completarse el campo PROD (buscar el producto en el desplegable) y una vez seleccionado presionar el botón CONSULTA. En el bloque inferior aparecerá el producto solicitado. Para realizar otra consulta cliquear el botón BORRAR. 1.3.2.RECUENTO DIARIO Esta opción es utilizada para realizar actualizaciones en el stock del dia o para consultar el mismo. Cliquear en RECUENTO DIARIO, no cambiar la fecha (recuento diario) y sólo completar el campo PRODUCTO si se requiere una búsqueda o actualización de un producto específico. Luego cliquear en NUEVO/MODIF. O CONSULTA(según se requiera actualizar o consultar) y por ultimo cliquear el botón NUEVO/MODIF. En el bloque inferior aparecerá la información solicitada. GRABAR. Manual de usuario de WinPax 25 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración Figura: actualización de productos Al grabar aparecerá el siguiente indicador: Cliquear ACEPTAR. Manual de usuario de WinPax 26 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración WinPax: Ejercicios ABM productos 1. Crear el producto Harina 0000, en el depósito central. Código X: ______________________ 2. Crear el producto lata de tomate 250g, en el Depósito Central. Código X: ______________________ 3. Duplicar el producto del punto nº1 en todos los departamentos. 4. Duplicar el productos del punto nº2 en restaurant y Bar. 5. .Crear el producto mozzarella en el depósito central. Código X: ______________________ 6. Crear el producto aceite de Olivo por 5 litros en depósito central Código X: ______________________ 7. Duplicar el producto del punto nº 6 a todos los departamentos donde se venda comestibles. 8. Crear el producto alfajor 2020, en depósito central y duplicarlo al frigo bar. Código X: ______________________ 9. Con los siguientes ingredientes: 0.250 g Harina 0000,100g lata, 60g de mozzarella, 0.01L de aceite de oliva, crear el producto “especial de la casa”, el mismo será consumido en el restaurant. Código X: ______________________ 10. Cargar el siguiente Stock inicial: Harina 0000 50 kg Lata de tomates Mozzarella Aceite de oliva Alfajor 2020 10 unid. De 250g 5 kg 5 litros 100 unid. deposito 100 unid. frigo bar 11. Ver listado de Stock. 12. Creación de un producto con receta, donde el costo se modifique automáticamente, con los siguientes ingredientes: o.2L de leche, 300g de harina Manual de usuario de WinPax 27 ASDC.SRL AA&&BB- Módulo de Administración 0000, 0.05L de Aceite de oliva y 250g mozzarella. El producto se llamará 'Chipa' en el departamento "Bar". 13. Crear el producto 'FANTA Lata' en el depósito central. 14. Duplicar el producto 'FANTA lata' a todos los departamentos en los que se vendan bebidas. 15. Sacar de Uso el producto 'FANTA lata'. 16. El Restaurant hace una Nota de Pedido al Dto. Central por: 10 kg de harina 0000, 4 latas de tomates de 250g, 2kg de Mozzarella, y 2L de Aceite de oliva. N°:___________ 17. Crear una Orden de Compra sugerida por el sistema del producto 'Harina 0000'. 18. Entra la mitad de lo pedido de 'harina 0000' con un remito. Orden de compra en el punto 17. N° remito:___________ 19. Ingresa el pendiente de mercadería del punto 18. El proveedor trae la factura total de ambas entregas (factura n°876). Relacionar la factura. 20. Ingresa un producto nuevo, el producto es 'Agua 500ml' e ingresa por 100 unidades. Crear el Producto desde la pantalla de 'Ingreso de Stock'. 21. Hacer la Trasferencia de mercadería pedida por el restaurant al depósito central en el punto 16. 22. Se vence 1 kg de mozzarella, dar salida a ese producto. Manual de usuario de WinPax 28