oym capitulo 1 - Tecnológico EuroAmericano

INDICE
Contenido
CAPITULO I........................................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 2
1.1
ORGANIZACION......................................................................................................................... 2
1.2
DEFINICIÓN, OBJETIVOS E IMPORTANCIA. .............................................................................. 2
1.3
JUSTIFICACIÓN Y FINALIDAD ................................................................................................... 4
1.3.1
1.4.
RAZONES DEL ESTUDIO DE O Y M. ...................................................................................... 4
CONCEPTO DE O Y M. ............................................................................................................. 5
1.4.1
PERFIL PROFESIONAL DEL PERSONAL DE O Y M. ................................................................ 6
1.4.2
FUNCIONES Y SERVICIO. ...................................................................................................... 7
1.5
PASOS PARA EL ANÁLISIS DE O y M:........................................................................................ 7
1.6
CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA O Y M .............................................................................. 7
1.7
OBSTÁCULOS Y LIMITACIONES ............................................................................................... 8
1.7.1
LA RESISTENCIA AL CAMBIO ................................................................................................ 9
1.8
CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ............................................... 11
1.9
UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA: ......................................................................................... 13
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y METODO
CAPITULO I.
INTRODUCCIÓN
1.1
ORGANIZACION.
Es una técnica que ayuda al control de mantenimiento en forma administrativa, y
están relacionadas con la administración en el planteamiento de políticas
diagnosticaran a la organización en las posibles soluciones a un problema
volviéndose eficientes y eficaces.
Eficiente.- Utiliza recursos que posee la organización para satisfacer necesidades
y llegar a un objetivo común.
Eficaz.- Optimizar, reducir máxima expresión.
1.2
DEFINICIÓN, OBJETIVOS E IMPORTANCIA.
Las técnicas de organización en general constituyen una herramienta que facilita
el desarrollo de los procedimientos administrativos, así como optimizar los
recursos disponibles, aplicando principios y formulando diagnósticos que nos
permitan recomendar soluciones, surgiendo un modelo organizacional.
Objetivos.
·
Detectar las causas que producen conflictos en la organización llamada
espina de pescado o diagrama de causa y efecto.
·
Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseño.
·
Eliminar duplicidad mediante la burocracia irreal por la real.
·
Incrementar la productividad mediante la optimización de los recursos.
·
Mejorar la calidad de los servicios.
·
Mejorar la estructura y funciones.
·
Garantizar una organización sea eficiente y eficaz, reduciendo tiempos y
mejorando el uso de los recursos.
Burocracia Real.
Una persona a un proceso
1
2
3
R
Burocracia Irreal.
Dos personas a un proceso.
2
4
1
5
3
·
5
Sistema irreal a real donde el usuario se sienta satisfecho.
·
Distribuye los datos.
·
Fluir los datos.
·
Problema
·
Generamos tipos de procesos.
·
Condicionamiento en forma lineal.
·
Para eliminar los cuellos de botella.
·
Los datos fluyen.
Enlace de datos.
IMPORTANCIA
La organización posee un aspecto final, recoge todo lo que pre visiona para
mejorar los procesos en las organizaciones.
1.3
JUSTIFICACIÓN Y FINALIDAD
Justificación
Una vez efectuado el estudio de diagnóstico se llegó a la conclusión que los
sistemas de administración existen y nos permiten desarrollar actividades con la
eficiente eficacia y control administrativo, por lo tanto recomendamos distribuir
actividades y funciones.
Finalidad
Asegurar la máxima eficiencia en la máquina administrativa, pero como regla
general en organización y métodos se le concede autoridad.
1.3.1 RAZONES DEL ESTUDIO DE O Y M.

Por iniciativa de los propios directivos en mejorar los procesos por
pedido de sus organizaciones.

Por la necesidad de satisfacer un medio externo.

Por políticas de la organización.
1.4. CONCEPTO DE O Y M.
Organización.- Conjunto de personas que se reúnen por un objetivo común en
base de prioridades.
Métodos.- Forma como aplicaremos dichos propiedades.
Organización y Método es “Una forma de consulta ideada para proveer
asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como
disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la
mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados”. y por
extensión se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al
conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del
mencionado servicio.
Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de
la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios
interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que
dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el
máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y
mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización;
conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de
obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede
autoridad sobre otras unidades en administración.
“El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de
técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la
administración pública”
Unidad asesora a los niveles superior toma decisión de un problema.
Esto nos permite tener un acceso directo a los niveles directivos, sin poder de
decisión y que nos permite incrementar los estudios pero si se les coloca entre
niveles para que asesoren a los niveles superiores para la toma decisiones para lo
cual se crea una unidad asesora, un directivo reconoce que no está cumpliendo
con los objetivos planteados.
1.4.1 PERFIL PROFESIONAL DEL PERSONAL DE O Y M.
El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como
analistas. Éste se encarga de recopilar información, analizar el proceso y
dar información de salida.
Con el fin de prestar soluciones alternativas el analista puede ser un técnico o
teórico que nos va ayudar a mejorar los procesos en la estructura
organizacional.
a. Conocimientos Teóricos.
Conocimientos en las teorías de administración, estas nos ayudaran a
mejorar los procesos.
b. Conocimientos Técnicos.
Con esto nos permitirá diagnosticar los procesos en base a un análisis, en
base a un diagrama o proceso de flujo, organigrama y distribución de
espacios.
1.4.2 FUNCIONES Y SERVICIO.
Entre las principales funciones tenemos:
FUNCIONES
·
·
·
·
Estudiar y analizar los procesos.
Adecuar la organización en función a sus dependencias.
Asesorar a las unidades o dependencias, hacer actividades de promoción.
Dictaminar, asesorar o informar.
SERVICIOS.
Entre los servicios tenemos:
·
·
·
·
1.5
Tener tiempo para estudiar el problema.
Ser independientes de la unidad bajo estudio.
Adiestrarse en técnicas especializadas para dar solución a un problema.
Limitación de limitaciones o invisiones.
PASOS PARA EL ANÁLISIS DE O y M:
La información sobre la entidad administrativa debe ser recopila y analizada y
presentada bajo un informe para lo cual se debe generar un tipo de propuesta que
nos va ayudar a mejorar dicho análisis debe seguir los siguientes pasos:
a. Conocer el hecho o la situación que se analiza y describirlo.
b. Descomponerlo con el fin de conocer con detalle los aspectos positivos y
negativos.
c. Examinarlo críticamente el hecho o situación.
d. Ordenar cada en modo de prioridades.
e. Definir las relaciones que operan entre cada elemento.
f. Clasificar la información mediante objetivos, estructuras, normas funciones y
operaciones.
1.6
CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA O Y M
Cuando hablamos de un sistema hablamos de un conjunto de problemas
entre ellos tenemos tres tipos.
1. Simplificación.
2. Automatización.
3. Tercialización.
Simplificación.
No es otra cosa que introducir mejoras a u proceso en base a
procedimientos que son: Eliminación.- Suprimir datos innecesarios.


Adición.- Agregar procedimientos necesarios.
Combinación o mixtos.- Aplicación de las dos anteriores.
Automatización.
Introducir nuevas tecnologías de comunicación e información que ayudan a reducir
tiempos y espacios.
Tercialización
Mecanismo por el cual se apoyan a otros procesos, no es otra cosa que un apoyo
de personas externas a la organización.
1.7
OBSTÁCULOS Y LIMITACIONES
Los obstáculos y las limitaciones son el orden del día en las organizaciones en
especial para las unidades de sistemas entre las que podemos mencionar.
1. Carencia de un programa general de Organización Y métodos.
2. Poca predisposición de los ejecutivos.
3. Escases de personal idóneo o calificado en programas de mejoramiento de
procesos.
4. La resistencia al cambio, este punto es el más perjudicial en las
organizaciones ya que la gente que desconoce su propósito, no quiere, no
puede y no conoce.
5. La falta de recursos económicos, tecnológicos y humanos.
1.7.1 LA RESISTENCIA AL CAMBIO
El trabajo diferente que deben realizar los empleados de una organización,
permite una resistencia muy grande en la empresa, existiendo 3 factores.
1. Social.
2. Económico.
3. Cultural.
Generando
limitantes
que
ayudan a:
1. Explicar a los directivos de la organización.
2. Reformar los programas o software en las diferentes organizaciones en
base a la capacitación.
3. Realizar un diseño de los propósitos y procesos.
4. Organizar equipos de trabajo cuyo diagnostico se representa de la siguiente
manera.
Para el análisis las empresas deben generar tres estados el antes, el durante y el
después.



Antes a corto plazo.
Durante mediano plazo.
Después largo plazo.
Este proceso va a tener una secuencia y técnicas inmensas como el cuestionario,
entrevistas e investigación.
CUESTIONARIO.- Se le conoce como una encuesta
PASOS.
1.- Observar las necesidades que
tiene.
¿Qué es encuesta?
Son un banco de preguntas con sesgo cerrado cuyo objetivo es ayudar a dar
solución a un posible problema.
¿Qué es la entrevista?
Es un conversatorio.
ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION
La información debe ser organizada bajo tres parámetros.
Narrativa.- informes.
Grafica.- en base a flujo gramas.
Mixta.- verificación de los dos dando paso al surgimiento de análisis.
El análisis debe ser rápido, conciso y consignarse por escrito como medio de un
respaldo de su trabajo.
PRESENTACION DEL INFORME
El informe se presenta bajo tres parámetros o esquemas.
En forma scrita:
1.- Tema.
2.- Introducción.
3.- Objetivo general de la interrogación.
4.- Desarrollo (Desarrollo directo e indirecto).
(Encuestas (v, f) o (s, n)).
(Entrevistas).
(Análisis).
(Tabulación de datos (suma de datos)).
5.-Analisis de la información.
6.- Conclusión.
7.- Recomendación.
8.-Hoja de anexos.
IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES
Para implementar las recomendaciones es necesario tener en cuenta los
siguientes parámetros.
1. Prueba piloto.
2. Difusión de las recomendaciones.
3. Personal idóneo.
4. Preparación de materiales.
5. Cronograma.
Dando paso al surgimiento de evaluaciones.
EVALUACION.- Es una comprobación o una aseveración dada.
IMPORTANCIA.- El analista de sistemas debe conocer las deficiencias y
dificultades que presenta un sistema es decir los procesos que genera este
durante la ejecución de procesos en si cuyas características son:
Flexibilidad, Temporabilidad, Creatividad y Continuidad
1.8
CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
La
información
sobre
la
actividad
administrativa
de
la
dependencia o unidad orgánica de la
que se trate, se recopila, analiza y
prepara como informe en el cual se
deben formular propuestas, ventajas y
desventajas de las medidas de
mejoramiento
administrativo
más
viables de acuerdo con la estimación
de costos y presupuestos de los
recursos humanos, financieros y
materiales. Para poder realizar dichos
análisis se deben seguir diversos
pasos:
1. Conocer el hecho o la situación
que se analiza.
2. Describir tal hecho o situación.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del
hecho específico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido,
haciendo comparaciones y buscando analogías.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta
los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas
administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.
Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un
sistema de Organización y métodos, las cuales se denotan así:
a. Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento
que considere los factores.
d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones,
modificadores en las formas, registros e informes.
e. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo
mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.
f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de
hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en
unidades homogéneas de tiempo.
g. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables.
Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
h. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las
inferencias acerca de las características del personal.
i. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La
planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y
relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de
recursos, etc.
j. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función
objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos
elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en
diversas etapas.
k. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real,
para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones,
haciendo grupos complejos de variables.
l. Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas
teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está
desarrollándose, éstas se dividen así:



1.9
Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones
de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución
específica de las llegadas y el tiempo.
Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la
información se da en forma probable para el desarrollo sistemático
del análisis1.
Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de
competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose
responsables pero conociendo las reglas.
UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA:
Ya está definido que la función única de Organización y Métodos
corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un
fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como
resultado que la unidad de Organización y Métodos pueda situarse en diferentes
lugares en la estructura administrativa de una empresa.
Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de
personal o de secretaría. Lo que se deriva por establecer estos programas en
oficinas o departamentos claves en el corazón de la administración como un
instrumento efectivo para su mejoramiento.
“La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la
administración es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones
que se le asignen y del tipo de organismo implicado2”. Los documentos oficiales
recomiendan que el sistema de organización y métodos dependan de la misma
autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de
diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa
u organismo.
a) Ubicación según la función de asesoría:
Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel
jerárquico o máximo nivel de decisión, pero pueden situarse en otro nivel
jerárquico. Existen dos casos

1
2
En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del
subsecretario y de un gerente.
Joseph, L. “Bases esenciales de la Administración” Pág. 42
Quiroga, G. “Organización y Métodos en la Administración Pública” Pág. 70
Secretaría
Organización
y Métodos
Subsecretaría
Organización
y Métodos



Gerencia
En una administración descentralizada, donde puede depender
directamente del director o gerente general y del subdirector o subgerente
general.
Dirección General
Organización y
Métodos
Subdirección General
Organización y
Métodos
Subdirección
Subdirección
Subdirección
A
B
C
La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un
directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un
momento determinado al desarrollo y evolución de las actividades administrativas.
Al no poder detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar
su capacidad directiva y crea una unidad orgánica asesora.
Realizándose mediante la recolección de una serie de datos que le
permiten conocer la situación como una fase de diagnóstico y considerar los
cambios para una mejoría del sistema de actuación administrativa como una fase
de diseño.
b) Ubicación según la función de apoyo administrativo:
Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus
acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programación, presupuestos,
información, administración de recursos humanos y materiales y control.
Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal,
dependiendo de un órgano de línea pero con autoridad funcional sobre las
unidades orgánicas de la dependencia para el caso específico y especial del
apoyo administrativo en Organización y Métodos.
Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de
apoyo administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y
proyectos ubicados en las áreas que dada su importancia o dimensión las
requiera.
Secretaría
Subdirección
Subdirección
A
B
Dirección General
de O. y M.
- Ubicación de la Unidad de Organización y Métodos
como dirección general en una Secretaría
Secretaría
Subsecretaría
Subsecretaría
A
B
Dirección de
Planeación
administrativa
Departamento de
O. y M.
- Ubicación del departamento de Organización y Métodos
en una secretaría
Dirección General
Subdirección General
Subdirección
Subdirección
A
administrativa
Departamento de
administración
Departamento
Departamento
de personal
jurídico
Oficina de
Oficina de
O. y M.
O. y M.
- Ubicación de las oficinas de Organización y Métodos en una paraestatal
c) Ubicación según la función de los proyectos:
La organización por programas o proyectos es la más resultante del
desarrollo de las relaciones horizontales dentro las organizaciones.
La organización por proyectos se caracteriza porque constituye una
organización orgánico – ajustable y flexible, identificándose como una estructura
horizontal – diagonal. Es una combinación de la relación de coordinación y del
mando especializado, pero también puede considerarse como una vinculación
entre la estructura programática, cuando se aplica el presupuesto por programas,
cuya base son los proyectos y la organización.
Secretaría
Subsecretar
Subsecretar
O. y M.
Proyecto 1
Proyecto 1
- Ubicación de las unidades de Organización y Métodos en una secretaría.
Dirección General
Organización y
Subdirección A
Subdirección B
Proyecto 1
Proyecto 1
Subdirección C
Proyecto 1
- Ubicación de las U.O.M. en una paraestatal, cuando dependen de la dirección.
“Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organización y Métodos3”
El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que
ubica al más alto nivel con una relación de asesoría en el organograma.
El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre
todas las actividades del proyecto hasta su término y los funcionarios de línea conserven
su autoridad lineal original.
“En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de
los distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto4”
3
4
Ob. Cit. Pág. 84
Ob. Cit. Pág. 92