Presentación de PowerPoint

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1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
4. NORMATIVIDAD
5. DIVISIÓN FINANCIERA
5.1. SECCIÓN DE PRESUPUESTO
5.2. SECCIÓN DE TESORERÍA
5.3. SECCIÓN DE CONTABILIDAD
5.4. SECCIÓN DE INVENTARIOS
5.5. SECCIÓN DE RECAUDOS
6. SECCIÓN DE PRESUPUESTO
6.1. GENERALIDADES
6.2. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL (CDP)
6.3. REGISTRO PRESUPUESTAL (RP)
6.4. MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO
6.4.1. ADICIÓN PRESUPUESTAL
6.4.2. REDUCCIÓN PRESUPUESTAL
6.4.3. TRASLADO PRESUPUESTAL
6.5. RESERVAS PRESUPUESTALES
6.6. CUANTÍAS MÁXIMAS DE
CONTRATACIÓN QUE AUTORIZAN LOS
ORDENADORES DEL GASTO
6.7. VALOR DE LOS VIÁTICOS Y
COMPONENTE TERRESTRE
6.8. VALOR DE LOS VIÁTICOS AL
EXTERIOR
6.9. OTROS
5
5
6
8
11
12
12
12
13
13
14
14
17
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19
19
21
22
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25
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30
32
2
7. SECCIÓN DE TESORERÍA
7.1. VENTA DE SERVICIOS
7.1.1.FACTURA DE VENTA
7.1.2.FORMATO DE RECAUDO GENERAL
7.1.3.RECAUDOS CON VENTA DE PIN
7.1.4.VENTA WEB DE SERVICIOS
7.1.5.RECAUDOS POR CAJA
7.2. REPORTE DE INGRESOS A LA SECCIÓN
DE TESORERÍA
7.3. CUENTAS POR PAGAR
7.3.1.TRÁMITE DE CUENTAS POR PAGAR
7.3.2.PAGO POR TRANSFERENCIA
ELECTRÓNICA
7.3.3.TRÁMITE DE PAGO CUANDO NO SE
RECLAMA LA TIRILLA DE PAGO
7.3.4.LEGALIZACIÓN DE GASTOS POR
CONCEPTO DE PRÁCTICAS DOCENTES Y
SALIDAS DE CAMPO
7.4. REINTEGROS DE NÓMINA
7.5. ENTREGA DE CERTIFICADOS DE
INGRESOS Y RETENCIONES, RETENCIÓN EN
LA FUENTE E IVA
7.6. CIERRE DE VIGENCIA
7.7. PASAJES
7.8. OTROS
7.8.1 CAJAS MENORES Y FONDOS FIJOS
RENOVABLES
8. SECCIÓN DE INVENTARIOS
8.1. RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO
DE LOS BIENES
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35
35
37
38
39
42
44
45
45
49
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62
64
68
68
71
71
3
8.2.CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES
8.3.MÓDULO DE INVENTARIOS
8.4.INGRESO DE ELEMENTOS AL INVENTARIO
8.5.MARCACIÓN FÍSICA
8.6.BAJAS
8.7.TRASLADOS
8.8.PRÉSTAMOS
8.9.DETERIORO, ROBO Y HURTO DE LOS BIENES
8.10. PÓLIZAS
9. SECCIÓN DE CONTABILIDAD
10. SECCIÓN DE RECAUDOS
10.1. LIQUIDACIONES
10.1.1.CRÉDITOS PARA MATRÍCULAS DE
PREGRADO
10.1.2.RELIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA
10.1.3.DEVOLUCIÓN DEL PAGO DE
MATRÍCULA (Aplicables al Semestre
Matriculado)
10.1.4.HOMOLOGACIÓN DEL PAGO DE
MATRÍCULA
10.1.5.SOLICITUD DE DESCUENTO POR
EJERCICIO DEL SUFRAGIO
10.2. CARTERA
10.3. PROGRAMA ESTAMPILLA PRO-UIS
EN QUÉ SE UTILIZAN LOS RECURSOS
PROVENIENTES DE LA ESTAMPILLA PRO-UIS?
CONTROL DE CAMBIOS
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84
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96
96
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Documentar, desarrollar y fortalecer las habilidades
administrativas del personal de las Unidades
Académicas y/o Administrativas.
Aplica a todas las Unidades Académicas y/o
Administrativas y proyectos de la Universidad
Industrial de Santander.
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•Apropiación presupuestal: Partida aprobada en el
presupuesto de gastos que señala los topes máximos de
gasto para ser comprometidos o ejecutados durante la
vigencia correspondiente.
•Certificado de disponibilidad de los recursos: Documento
expedido por el Jefe de la Sección de Presupuesto que
indica la fuente de financiación del presupuesto y debe estar
soportado en el instrumento que dé lugar al ingreso,
debidamente perfeccionado.
•CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
•Código de UAA o proyecto: Código por medio del cual las
UAA y proyectos administran sus recursos; está conformado
por cuatro dígitos.
•Dación en pago: Es un acto en virtud del cual el deudor
transmite bienes de su propiedad a fin de que el acreedor
receptor los aplique al pago de su crédito.
•Disponibilidad presupuestal: Existencia de apropiación o
saldo no ejecutado ni comprometido en el presupuesto,
suficiente para atender un nuevo gasto que se proyecte.
•Donación: Acto por el cual una persona natural o jurídica,
denominada DONANTE transfiere a título gratuito y en forma
irrevocable una parte de sus bienes a otra que la acepta
llamada DONATARIO o BENEFICIARIO.
•DSI: División de Servicios de Información.
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•Ejecución presupuestal: Etapa del ciclo presupuestal en la
cual se llevan a cabo decisiones y operaciones financieras,
para informar acerca de los resultados obtenidos en el
transcurso y al final del proceso presupuestario.
•Inventario físico: Consiste en la verificación de la
existencia de los bienes de propiedad de la Universidad
que se encuentran bajo la responsabilidad de los
servidores.
•Modificación presupuestal: Cambios realizados al
presupuesto a través de adiciones, reducciones y traslados.
•Módulo de Planta Física: Módulo creado por la División de
Planta Física disponible en la intranet de la Universidad, en
el cual se debe registrar la salida de los elementos fuera de
los predios de la Universidad.
•Orden de contratación: Se refiere a las órdenes de
compra, de trabajo, de prestación de servicios, de
consultoría y de suministro que soportan la adquisición de
un bien o servicio.
•Recurso de reposición: Apelación a una decisión tomada
por el Comité de Matrículas.
•SIF: Sistema de Información Financiero.
•Smlmv: Salario mínimo legal mensual vigente.
•Subasta: Venta de los bienes muebles dados de baja de
los Inventarios de la Universidad, los cuales se adjudican al
proponente que haya presentado la mejor oferta y cumpla
con las especificaciones de los términos establecidos.
•UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.
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•Acuerdo del Consejo Superior No. 072 de
Reglamento Académico-Estudiantil de Pregrado.
1982,
•Acuerdo del Consejo Superior No. 072 de 1992, por el cual
se fija el valor de los viáticos diarios que rigen para los
Servidores de la Universidad Industrial de Santander.
•Acuerdo del Consejo Superior No. 032 de 1996, por el cual
se aprueba el Sistema de Liquidación del valor de la
matrícula para los estudiantes de programas académicos
presenciales de pregrado, de la UIS.
•Acuerdo del Consejo Superior No. 033 de 1998, por el cual
se modifica el valor de los viáticos diarios que rigen para los
Empleados Públicos no profesionales de la Universidad
Industrial de Santander.
•Acuerdo del Consejo Superior No. 090 de 1998, por el cual
se aprueba la unificación del sistema de liquidación del
valor de la matrícula para los estudiantes de programas
académicos presenciales de pregrado de las seccionales y
sedes.
•Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2000, por el cual
se modifica la conformación del Comité de Matrículas.
•Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2003, Estatuto
Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander.
•Acuerdo del Consejo Superior No. 009 de 2004, por el cual
se otorgan facultades especiales al Rector de la
Universidad
Industrial
de
Santander
en
materia
presupuestal.
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•Acuerdo del Consejo Superior 034 de 2015, por el cual se
adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad
Industrial de Santander.
•Acuerdo del Consejo Superior 050 de 2015, por el cual se
reglamenta el Estatuto de Contratación de la Universidad
Industrial de Santander.
•Acuerdo del Consejo Superior No. 075 de 2013, por el cual
se aprueba el Reglamento General de Posgrado.
•Acuerdo del Consejo Superior No. 070 de 2006, por el cual
se crea e integra el Comité Técnico de Sostenibilidad del
Sistema Contable.
•Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2007, por el cual
se otorgan facultades especiales al Rector de la Universidad
Industrial de Santander en materia presupuestal.
•Resolución de Rectoría No. 809 de 2001 de Rectoría, por la
cual se aprueba el Plan de Cuentas Presupuestales de la
Universidad Industrial de Santander.
•Resolución de Rectoría No. 1059 de 2007, por la cual se
establece el pago por transferencia electrónica a los
proveedores de la Universidad Industrial de Santander.
•Resolución de Rectoría No. 1336 de 2007, por la cual se
modifica el Manual Normativo y Procedimental para la
Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS.
•Resolución de Rectoría No. 1744 de 2007, por la cual se
modifica el artículo 41 “Salida de bienes” del Manual
Normativo y Procedimental para la Administración y Control
de los Bienes Muebles de la Universidad.
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•Resolución de Rectoría No. 868 de 2008, en la cual se
modifica el artículo 6° de la Resolución No. 249 de 2004.
•Resolución de Rectoría No. 418 de 2003 de Rectoría, por
la cual se crea el Fondo Fijo Renovable para adquisición
de pasajes terrestres y aéreos nacionales e internacionales
de la Universidad Industrial de Santander.
•Resolución de Rectoría No. 249 de 2004, en la cual se
delega la autorización de egresos según los cargos de
dirección.
•Resolución de Rectoría No. 1320 de 2008, por la cual se
aprueba el Manual de Normas y Procedimientos para el
Recaudo de Cartera de la UIS y se delega en el
Vicerrector Administrativo las facultades para adelantar el
procedimiento de cobro coactivo administrativo por
concepto de cuotas partes pensiónales.
•Resolución de Rectoría No. 2323 de 2008, en la cual se
modifica el artículo único de la Resolución 868 de 2008.
•Resolución de Rectoría No. 2627 de 2015, por la cual se
realizan delegaciones en personal de la Dirección de la
Universidad
Industrial
de
Santander
en
asuntos
contractuales y de ordenación del gasto.
•Acuerdo del Consejo Superior No. 041 de 2012, Por el
cual se modifican los artículos 38, 39, 52 y 70 del Estatuto
Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander,
adoptado mediante Acuerdo del Consejo Superior No. 67
del 21 de Octubre de 2003.
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• La División Financiera es una dependencia adscrita a la
Vicerrectoría
Administrativa
cuyo
objetivo
es
administrar eficientemente los recursos financieros de la
Universidad mediante la ejecución de las políticas
institucionales y normas fiscal, creando mecanismos de
proyección y desarrollo económico general.
• La División Financiera está constituida por las Secciones
de Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Inventarios y
Recaudos y forman parte de última el programa de
Estampilla Pro-UIS, Cartera y liquidaciones. El área de
Pasajes está adscrita a la Sección de Tesorería.
División
Financiera
Sección
Presupuesto
Sección
Tesorería
Pasajes
Sección
Contabilidad
Sección
Inventarios
Sección
Recaudos
Estampilla
PRO-UIS
Cartera
Liquidaciones
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5.1. SECCIÓN DE PRESUPUESTO
La sección de presupuesto es la encargada de coordinar
y verificar el manejo y la ejecución presupuestal de la
Universidad de acuerdo con la normatividad vigente.
Entre sus actividades está la expedición de Certificados de
Disponibilidad Presupuestal (CDP), Registros Presupuestales
(RP) y la preparación, consolidación y revisión de la
ejecución presupuestal tanto de ingresos como de
egresos.
5.2. SECCIÓN DE TESORERÍA
La sección de Tesorería es la encargada de verificar y
realizar actividades de recaudo de ingresos, y pago de
bienes y servicios en forma oportuna.
5.3. SECCIÓN DE CONTABILIDAD
La Sección de Contabilidad es la encargada de
coordinar, verificar, preparar y consolidar la información
contable requerida para la elaboración, presentación y
análisis de los estados y reportes contables de la
Universidad para la toma de decisiones.
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5.4. SECCIÓN DE INVENTARIOS
La Sección de Inventarios es la encargada de asegurar
que la administración de los inventarios se realice de
manera transparente y oportuna, además de coordinar la
gestión de las pólizas de seguros de los bienes de la
Universidad.
5.5. SECCIÓN DE RECAUDOS
Es la encargada de apoyar a las UAA para el control de
las cuentas por cobrar por la prestación de bienes y/o
servicios a terceros, la gestión ante la Gobernación de
Santander para el pago a la Universidad de lo
recaudado por Estampilla Pro-UIS, y la recepción y
verificación de la información socioeconómica de los
estudiantes y la generación de la correspondiente
liquidación.
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6.1. GENERALIDADES
La normatividad que regula el manejo de la ejecución
presupuestal es la siguiente:
Constitución Política de 1991
Ley 30 de 1992, artículo 3, Autonomía Universitaria.
Decreto 111 de 1996, Estatuto Orgánico de Presupuesto
Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2003. Estatuto
Presupuestal de la UIS
Acuerdo del Consejo Superior No. 009 de 2004. Por el cual
se otorgan facultades especiales al Rector de la
Universidad
Industrial
de
Santander
en
materia
presupuestal.
Acuerdo Consejo Superior No. 019 de 2005. Reglamento
de Contratación de la UIS
Resolución No. 809 de 2005, Manual de Normas y
Procedimientos de Contratación
Mayor información
sobre presupuesto:
[email protected]
14
Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2007. Por el cual
se otorgan facultades especiales al Rector de la
Universidad Industrial de Santander en materia
presupuestal
Acuerdo del Consejo Superior No. 025 de 2008. Por el cual
se modifica el Acuerdo No. 009 de 2004.
Resolución No. 249 de 2004, artículo 6. Delegación en los
procesos de contratación y para autorizar egresos.
Resolución 1858 de 2007 y Resoluciones No. 546 y 1019 de
2008. Actualización y creación de Procedimientos
Financieros
Acuerdo del Consejo Superior No. 041 de 2012. Por el cual
se modifican los artículos 38, 39, 52 y 70 del Estatuto
Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander;
adoptados mediante el Acuerdo del Consejo Superior No.
067 de 2003.
Acuerdo del Consejo Superior No. 046 de 2013. Por el cual
se realiza una delegación al Rector de la Universidad
Industrial de Santander en materia Presupuestal.
Acuerdo del Consejo Superior No. 061 de 2013. Por el cual
se modifica el parágrafo del artículo 1° del Acuerdo del
Consejo Superior No. 046 de 2013.
Acuerdo del Consejo Superior No. 050 de 2014. Por el cual
se realiza una delegación al Rector de la Universidad
Industrial de Santander en materia presupuestal.
Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2015. Por el cual
se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad
Industrial de Santander.
Resolución No. 2627 de 2014. Por la cual se realizan
delegaciones en personal de Dirección de la Universidad
Industrial de Santander en asuntos contractuales y de
ordenación del gasto.
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La vigencia del presupuesto es de un año fiscal, el cual
comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de
cada año. Después de esta fecha no podrán asumirse
compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal
que se cierra en esa vigencia y los saldos de apropiación
no afectados por compromisos caducarán sin excepción.
El presupuesto de la Universidad se administra a través de
cinco (5) fondos, con el fin de hacer más eficiente su
manejo y mantener un mayor control sobre la destinación
de los recursos. Estos fondos se encuentran definidos de la
siguiente manera:
Fondo 1 – Fondo Común: Recursos disponibles para el
desarrollo de las operaciones ordinarias de la Universidad;
sus principales fuentes son los aportes de la Nación, del
Departamento de Santander y las Rentas Propias.
Fondo 3 – Fondos Ajenos: Recursos aportados por
diferentes entidades u organismos tales como Colciencias,
Ecopetrol y otros, para el desarrollo de programas de
investigación y proyectos especiales, con destinación
específica.
Fondo 5 – Fondo Patrimonial: Son dineros que recibe la
Universidad por donaciones orientadas a financiar a
estudiantes que presentan una difícil situación económica
y desarrollar proyectos de educación, ciencia y
tecnología.
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Fondo 6 – Fondo Especial: Recursos adquiridos por las
UAA a través de la venta de servicios a la comunidad en
general, tales como: consultorías, asesorías, convenios,
programas de extensión, educación a distancia y
matrículas de posgrado, entre otros.
Fondo 8 – Fondo Estampilla Pro-UIS: Ingresos provenientes
del recaudo de la Estampilla Pro-UIS, cuya destinación es
financiar proyectos de inversión.
6.2. CERTIFICADO DE
PRESUPUESTAL (CDP)
DISPONIBILIDAD
Es el documento mediante el cual se garantiza el principio
de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la
apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto
determinado.
“Todos los actos administrativos, contrato y convenios que
afecten las apropiaciones presupuestales, deberán contar
previamente con los certificados de disponibilidad
presupuestal (CDP) que garanticen la existencia de
apropiación suficiente para atender estos gastos” (Estatuto
Presupuestal UIS, Art. 37).
La Unidad Académico y/o Administrativa (UAA) o proyecto
debe solicitar a través del SIF el respectivo certificado de
disponibilidad presupuestal (CDP) por el valor requerido,
previa verificación de la apropiación presupuestal suficiente.
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6.3. REGISTRO PRESUPUESTAL (RP)
Es la operación mediante la cual se perfecciona el
compromiso, garantizando que los recursos comprometidos
no sean desviados a ningún otro fin. De acuerdo con el
Art. 38 del Estatuto Presupuestal: “Los compromisos
efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades
presupuestales expedidas deben contar también con
registro presupuestal, en virtud del cual los recursos no
podrán ser desviados a ningún otro fin…”.
El registro presupuestal se genera automáticamente,
cuando la UAA o proyecto registra en el SIF los
compromisos previamente legalizados de las órdenes de
contratación y órdenes de pago manual.
No se podrán tramitar o legalizar actos administrativos u
obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando
no reúnan los requisitos legales o se configuren como
hechos cumplidos. Los Ordenadores de Gasto responderán
disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo
establecido en esta norma (Estatuto presupuestal UIS Art. 38
y 39).
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6.4. MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO
El presupuesto puede modificarse a través de adiciones,
reducciones, y traslados (Estatuto Presupuestal, Art. 40,
Acuerdos del Consejo Superior No. 046, 061 y 050).
6.4.1. ADICIÓN PRESUPUESTAL
Es el incremento a la apropiación inicial con el fin de
complementarla, para ampliar el servicio, cumplir con la
meta física o cubrir un nuevo gasto o servicio, con base
en recursos adicionales debidamente sustentados.
(Estatuto Presupuestal, Art. 41).
Según el Acuerdo del Consejo Superior No. 050 de 2014,
el Rector está facultado para autorizar mediante
resolución, las adiciones al presupuesto respecto de los
Fondos Común (1), Ajenos (3), Patrimonial (5), Especial (6)
y Estampilla ProUIS (8), en los casos en los que se
requieran decisiones de funcionalidad para el
cumplimiento de los compromisos de la Universidad.
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Con relación al Fondo Común (1) y el Fondo Estampilla
ProUIS (8), se limita hasta por la suma de mil quinientos
salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.500 SMLMV).
La delegación con relación al Fondo Estampilla ProUIS (8) se
refiere exclusivamente a todas aquellas partidas asignadas
al rubro “Inversión en Fomento y Desarrollo de Programas
de Investigación”.
Cuando la Nación, el Departamento, el Municipio y/o las
entidades públicas o privadas asignan recursos
adicionales a los inicialmente aprobados.
Cuando se supera el monto estimado de los ingresos que
se han presupuestado inicialmente o se obtienen nuevas
rentas debidamente soportadas.
Cuando se aprueban empréstitos.
Las adiciones requieren certificado de disponibilidad de los
recursos expedido por el Jefe de la Sección de Presupuesto
donde se indique la fuente de financiación, el cual deberá
estar soportado en el instrumento que de lugar al ingreso,
debidamente perfeccionado. (Estatuto Presupuestal, Art.
45).
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6.4.2. REDUCCIÓN PRESUPUESTAL
Es la disminución de la apropiación inicial, aprobada por el
Consejo Superior (Estatuto Presupuestal, Art. 42), que puede
originarse por:
No prestación de un servicio o no ejecución de un gasto.
Insuficiencia en el recaudo de los ingresos.
Aplicación de políticas de austeridad en el gasto.
Disminución de los aportes asignados.
Según el Acuerdo del Consejo Superior No. 050 de 2014, el
Rector está facultado para autorizar mediante resolución,
las adiciones al presupuesto respecto de los Fondos
Común (1), Ajenos (3), Patrimonial (5), Especial (6) y
Estampilla ProUIS (8), en los casos en los que se requieran
decisiones de funcionalidad para el cumplimiento de los
compromisos de la Universidad.
Con relación al Fondo Común (1) y el Fondo Estampilla
ProUIS (8), se limita hasta por la suma de mil quinientos
salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.500 SMLMV).
La delegación con relación al Fondo Estampilla ProUIS (8)
se refiere exclusivamente a todas aquellas partidas
asignadas al rubro “Inversión en Fomento y Desarrollo de
Programas de Investigación”.
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Las reducciones requieren certificado expedido por el Jefe de
la Sección de Presupuesto en el cual se haga constar que los
recursos a disminuir no han sido comprometidos. (Estatuto
Presupuestal UIS, Art. 45).
6.4.3. TRASLADO PRESUPUESTAL
Es la operación simultánea de reducir un rubro presupuestal
(contracrédito) y la adición de otro (crédito) ya previsto.
Los traslados requerirán de certificado donde haga constar que
las apropiaciones que se pretende contracreditar y que servirán
de base para abrir un crédito, se encuentran libres de
afectación presupuestal. (Estatuto Presupuestal, Art. 45).
El Jefe o Director de la UAA o proyecto debe solicitar por
escrito a la Sección de Presupuesto, con la debida justificación,
el traslado presupuestal, previa verificación de disponibilidad
presupuestal en el rubro que se quiere afectar. La solicitud debe
ser firmada por el Jefe o Director de la UAA o proyecto.
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Tabla 1. Autorización de los traslados presupuestales
*Traslados entre diferentes Proyectos de Investigación incluidos
en el Banco de Proyectos, debe ser autorizado por el Consejo
Superior.
SITUACIÓN PRESUPUESTAL
FONDO
NORMATIVIDAD
COMÚN (1)
Adición, reducción y traslado
presupuestal hasta por 1.500
SMLMV, en los casos en los que
se requieran decisiones de
funcionalidad
para
el
cumplimiento
de
los
compromisos adquiridos por la
universidad.
Todos
los
traslados
presupuestales
excepto
el
rubro “Inversión en Fomento y
Desarrollo de Programas de
Investigación”.
Rectorí
a
Acuerdo
Consejo
superior No.
046 y 061 de
2013, y
Acuerdo
Consejo
Superior No.
050 de 2014.
Consejo
Superior
Acuerdo
Consejo
Superior No.
050 de 2014
AJENO (3)
PATRIMONIAL (5)
ESPECIAL (6)
ESTAMPILLA
PROUIS
PATRIMONIAL (5)
ESTAMPILLA
PROUIS
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6.5. RESERVAS PRESUPUESTALES
Son compromisos legalmente contraídos que al cierre de la
vigencia fiscal no se han atendido por no haberse
completado las formalidades necesarias que hagan
exigible el pago al terminarse el año. Deberán constituirse
mediante resolución motivada expedida por el Rector a
solicitud de la División Financiera. (Estatuto Presupuestal, Art.
52).
Los gastos que se programan y autorizan se deben ejecutar
en su totalidad en el transcurso de la vigencia, de manera
que a 31 de diciembre no existan bienes o servicios
pendientes de ser recibidos, es decir que no queden
compromisos pendientes por constituir reserva.
La Universidad establecerá las directrices o lineamientos
que se deben seguir para las reservas presupuestales de
cada vigencia.
Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para
cancelar los compromisos que les dieron origen.
Las
reservas presupuestales que no se ejecuten en la vigencia
fiscal expirarán sin excepción, sin que se requiera acto
administrativo que así lo declare.
24
6.6. CUANTÍAS MÁXIMAS DE
CONTRATACIÓN QUE AUTORIZAN LOS
ORDENADORES DEL GASTO
Las cuantías de gastos y de pagos que pueden autorizar
los Ordenadores del Gasto actualizados para el año 2015
aparecen en la siguiente tabla:
Tabla 2. Cargos de dirección y cuantías máximas de contratación
NIVEL
I
II
III
IV
CARGO
Vicerrector
Decano, Director del Instituto de Proyección
Regional y Educación a Distancia UIS, Secretario
General, Director de Unidades Administrativas y
Jefes de División
Director de Investigación y Extensión de
Facultad, Coordinador de Programa Especial,
Director de Instituto, Subdirectores Académico y
Administrativo del Instituto de Proyección
Regional y Educación a Distancia.
Jefes de Sección y Coordinador de Programas
y Proyectos VIE y Coordinador de Sede.
CUANTÍA
(Hasta)
2000
SMLMV
1000
SMLMV
500
SMLMV
100
SMLMV
Resolución No. 2627 de 2015
25
6.7 VALOR DE LOS VIÁTICOS Y COMPONENTE
TERRESTRE
Para determinar el valor de los viáticos, se han establecido
dos categorías de acuerdo con el lugar donde el funcionario
deba cumplir la comisión asignada:
Categoría A: Corresponde a las capitales de los
departamentos y a las siguientes ciudades: Paipa, Melgar,
Villa de Leyva, Girardot, Barrancabermeja, Palmira y
Rionegro (Antioquia).
Categoría B: Corresponde a las ciudades que no están
incluidas en la categoría A.
• El valor de los viáticos se
cancela al 100% si el comisionado
pernocta en el sitio de destino.
• Si el comisionado regresa en el mismo
día se reconocerá el 60% de los viáticos.
• Cuando el comisionado pernocta uno
o más días, y realiza su regreso después
de medio día se cancela el 60% de los
viáticos.
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Tabla 3. Valores de viáticos para empleados de planta
(docentes, administrativos) y profesores de hora cátedra
NIVEL
I
DESCRIPCIÓN DEL
NIVEL
PERNOCTA /
NO
PERNOCTA
CATEGORÍA
CATEGORÍA B
A
Rector, Vicerrector Valor por día
18 smmlv / 30 10 smmlv / 30
si pernocta
Académico,
Vicerrector
Administrativo y
Vicerrector de
Investigación y
Extensión, Decanos,
Director Instituto de
Proyección Regional Valor por día
(18smmlv/30) (10smmlv/30)
y Educación a
si no
x 60%
x 60%
Distancia UIS,
pernocta
Secretario General,
Asesor Jurídico,
Director de
Unidades
Administrativas y
Jefes de División
Valor por día
16 smmlv / 30 9 smmlv / 30
si pernocta
II
III
Los que no están en
el nivel I ni en el III Valor por día (16smmlv/30) (9smmlv/30) x
si no
x 60%
60%
pernocta
Empleados no
profesionales
Valor por día
si pernocta
9.5 smmlv /
30
7 smmlv / 30
Valor por día
(9.5smmlv/30) (7smmlv/30) x
si no
x 60%
60%
pernocta
Fuente: Reglamentación según Acuerdo Superior No. 072 de 1992, No. 033 de 1998 y No.
045 de 2002.
27
Mediante la Resolución N° 294 de 2015, el Consejo Superior
autorizó el pago del componente terrestre, correspondiente
a los traslados de los aeropuertos a las ciudades que
incluyan el trayecto de la comisión, cuando los viajes de
realicen por vía aérea. Los valores contemplan los trayectos
de ida y regreso, se expresan en pesos y su equivalente en
salarios mínimos legales vigentes, con el propósito de que
dicho valor se mantenga actualizado en el tiempo:
VALOR*
VALOR
EXPRESADO EN
SMLMV
Bucaramanga
$ 85.492
0,124
Bogotá
$ 85.492
0,124
Cali
$ 106.865
0,155
CARGO
Medellín
Aeropuerto
Rionegro
Aeropuerto
Olaya Herrera
de
$ 106.865
$ 42.746
0,155
0,062
Barranquilla
$ 64.119
0,093
Cúcuta
$ 42.746
0,062
Cartagena
$ 42.746
0,062
Santa Marta
$ 42.746
0,062
Pereira
$ 42.746
0,062
Otras Ciudades
$ 42.746
0,062
Resolución No. 294 de 2015
28
Cuando el transporte desde
Bucaramanga al aeropuerto se realice
en vehículos de la Universidad, no
habrá lugar al pago del valor del
componente terrestre de que trata
a presente Resolución para esta
ciudad.
La presente resolución,
será aplicable a partir del 01
de marzo de 2015 y deroga a
resolución 1719 de 2006, así
como todas las disposiciones
que le sean contrarias.
El componente terrestre
será pagado con cargo el
rubro GASTOS DE VIAJE, de
la unidad ordenadora del
gasto.
29
6.8 VALOR DE LOS VIÁTICOS AL EXTERIOR
Tabla 5. Comisiones de servicio en el exterior
Viáticos Diarios en Dólares Estadounidenses (T.R.M del día que se realice la
orden en el sistema de información financiero) para Comisiones en:
Centro América, el Estados Unidos,
Europa,
Caribe y
Canadá,
Asia y
Suramérica
México, Brasil,
Ocean
excepto Brasil,
Chile,
Chile, Argentina y
Argentina y
ía
Puerto Rico
Puerto Rico
NIVEL
Descripción del nivel
I
Rector, Vicerrector
Académico, Vicerrector
Administrativo y
Vicerrector de
Investigación y Extensión,
Decanos, Director
Instituto de Proyección
Regional y Educación a
Distancia UIS, Secretario
General, Director de
Unidades Administrativas
y Jefes de División.
Hasta 210
Hasta 275
Hasta
390
II
Los que no están en el
nivel I ni en el III
Hasta 200
Hasta 265
Hasta
380
III
Empleados no
profesionales
Hasta 150
Hasta 210
Hasta
320
30
Valor por día si no pernocta
significa que para el
cumplimiento de las tareas
asignadas el comisionado regresa
el mismo día y en este caso se le
reconocerá como valor de los
viáticos el 60% de la tarifa que le
corresponda.
Cuando el funcionario
permanece por más de 10
días en comisión, la
liquidación de viáticos se
hace con base en el 90%
del valor fijado.
31
6.9 OTROS
Como política institucional, toda actividad relacionada con
la venta de servicios de los Fondos Especiales de las UAA,
deberá generar una contribución para la Universidad
equivalente a un porcentaje del valor del contrato, orden,
convenio o actividad, la cual se discrimina en la siguiente
tabla:
Tabla 6. Contribución por venta de servicios de los Fondos
Especiales
FONDO
PORCENTAJE
Fondo Especial de la Rectoría
1%
Fondo Especial
Académica
de
la
Vicerrectoría
1%
Fondo Especial
Administrativa
de
la
Vicerrectoría
2%
Fondo Especial de la Vicerrectoría de
Investigación y Extensión
1%
Fondo Especial de la Decanatura 1%
1%
Fondo Común de la Universidad
5%
TOTAL
11%
Fuente: Reglamentación según Acuerdo Superior No. 065 de
2003; Acuerdo No. 067 de 2008
32
Tabla 7. Contribución por Venta de Servicios de las Sedes
FONDO
PORCENTAJE
Fondo Especial de la Respectiva Sede
4%
Fondo Especial del Instituto de Proyección Regional y
Educación a Distancia.
1%
Fondo Especial de la Vicerrectoria de Investigación
1%
Fondo Común de la Universidad
5%
TOTAL
11%
Fuente: Acuerdo No. 067 de 2008
Todas las UAA que están adscritas a un Decanato y a una
Sede contribuyen con el 11%. Las demás UAA contribuyen
con el 10% sobre los ingresos que generan (menos el 1 %
del Fondo Especial de la Decanatura).
33
El Jefe de la UAA o proyecto debe
solicitar a la Sección de Presupuesto por
medio de un memorando, debidamente
firmado por el ordenador del gasto, la
asignación de un código para la UAA o
para el proyecto respectivo.
Cuando
termina
la
ejecución
del
proyecto, a excepción del Fondo Ajeno y
proyectos de Investigación del Fondo
Común (1), el Jefe de la UAA o proyecto
debe enviar un memorando informando la
novedad para que la Sección de
Presupuesto
realice
la
cancelación
respectiva.
La solicitud de asignación de un
código presupuestal debe ser
autorizada por el
ordenador del gasto
debidamente nombrado
mediante resolución.
34
7.1 VENTA DE SERVICIOS
Los ingresos por venta de servicios solo podrán recibirse a
través de las cajas autorizadas y entidades bancarias
donde la Universidad posea cuentas. Ninguna persona
está autorizada para recibir recursos de terceros a favor
de la Universidad.
A continuación se presentan los tipos de recaudo a utilizar
en la Universidad Industrial de Santander.
7.1.1 Factura de venta
Ingresar al modulo MANEJO DE INGRESOS.
Seleccionar FACTURACION DE SERVICIOS.
Diligenciar la información solicitada por el SIF.
La UAA debe verificar que los
datos registrados sean correctos.
Tener claramente definido el rubro
presupuestal a utilizar de acuerdo
al servicio.
Es importante definir las fechas de
pago de la factura (FECHA DE
VENCIMIENTO DEL PAGO), para
realizar su debido registro en el SIF.
35
Si no está seguro de haber adicionado la factura de
venta, NO ingrese nuevamente la información. Verifique
que esta haya sido grabada, ingresando a la opción
CONSULTAR disponible en este mismo
Recordemos que en la Universidad no operan los
abonos en las facturas de venta, por lo tanto la fecha
de vencimiento es solo una.
Se debe incluir la fecha o fechas de vencimiento de los
pagos, de lo contrario el SIF asume por defecto la fecha
elaboración de la factura, y entraría en mora a partir del
día siguiente a su elaboración.
La factura de venta tiene código de barras, su impresión
debe realizarse en impresora y papel especial asignados
para tal fin.
Se debe enviar a la Sección de Recaudos - Oficina de
Cartera la factura de venta en original debidamente
firmada por el Jefe de la UAA y por el cliente.
Mayor información
sobre facturas de
venta:
[email protected]
Mayor información
sobre formatos de
recaudo general:
[email protected]
36
7.1.2 FORMATO
GENERAL
DE
RECAUDO
El formato de recaudo general se utiliza cuando la UAA
ofrece un servicio pero no tiene la certeza de que el
interesado finalmente lo utilice, por ejemplo inscripciones a
cursos, diplomados, congresos, exámenes de laboratorio,
etc.
La principal ventaja del formato de Recaudo General es
que permite identificar, el concepto de ingreso, el fondo al
que deben ingresar los recursos y los datos del interesado
requeridos por la UAA. No genera contablemente una
cuenta por cobrar si no es pagado por el cliente cuando
este decide no tomar el servicio.
Se debe verificar que el cliente se encuentre registrado
en el SIF. En caso contrario, la UAA debe ingresar al
mismo a
través de la siguiente ruta: INGRESOS RECAUDO GENERAL UIS - ADICIONAR y registrar la
información del cliente (Documento de identidad,
nombres, apellidos, departamento, municipio, dirección y
teléfono).
Ingresar al modulo MANEJO DE INGRESOS – RECAUDO
GENERAL UIS y diligencia la información solicitada por SIF.
Ver instructivo del Formato de recaudo general y
Servicios
de
Ventas
Web
en
la
ruta:
www.uis.edu.co/GestionAdminsitrativa/DivisionFinanciera/
Secciones/Tesorería
37
7.1.3. RECAUDOS CON VENTA DE
PIN
Cuando la demanda de un determinado servicio es alta,
las UAA pueden optar por el recaudo mediante PIN el
cual consiste en un código que el Banco la vende al
interesado y que corresponde a un bien o servicio que
ofrece la Universidad.
Para recaudar con PIN, el Jefe de la UAA debe solicitarlo
mediante comunicación escrita a la Sección de Tesorería,
informando el concepto de recaudo, el valor a recaudar
y la fecha durante la cual se deben vender los pines.
La Sección de Tesorería hace la respectiva solicitud al
Banco y comunica a la UAA para que proceda a utilizar
este sistema de recaudo.
Después de adquirir el PIN en la entidad bancaria, es
necesario que el cliente entregue el soporte en la UAA la
cual está encargada de verificar el concepto por el cual
se realizo el pago, el nombre y el documento de
identidad de la persona interesada en adquirir el
respectivo servicio.
38
7.1.4.
VENTA WEB DE SERVICIOS
Se utiliza cuando la UAA ofrece un servicio pero no tiene
la certeza de que el interesado finalmente lo utilice o no,
por ejemplo inscripciones a cursos, diplomados, congresos,
exámenes de laboratorio, análisis de ingeniería, entre otros.
La principal ventaja de la Venta Web de Servicios es que
permite a los interesados realizar el pago de los servicios
ofrecidos por las UAA mediante transferencia electrónica
(Herramienta PSE) o impresión del formato y pago en las
entidades bancarias, y a las UAA identificar el concepto
de ingreso, el fondo al que deben ingresar los recursos.
Para realizar el pago
mediante trasferencia
electrónica, las personas
naturales y jurídicas
deben contar con una
cuenta en una entidad
financiera.
Mayor información
sobre venta web de
servicios:
[email protected]
39
Usted debe ingresar al SIF a
través de la siguiente ruta:
MANEJO
DE
INGRESOS

RECAUDO
GENERAL UIS 
ADICIONAR,
y
registrar
la
siguiente información:
Tipo
de
Documento
de
identidad: 8 (Correspondiente a
UAA)
Número de documento: Código
de la UAA
Conceptos de ingresos por
formato
de
recaudo
general
Código del servicio: Código de la
UAA
Descripción del servicio: Nombre
del servicio
Valor unitario y valor total del
servicio
Tomar nota del número del formato de recaudo
generado.
Ingrese al módulo: MANEJO DE INGRESOS  VENTAS
WEB  SERVICIOS OFRECIDOS WEB  ADICIONAR, y
registrar la siguiente información:
Descripción: Nombre del servicio
Fecha hasta: Fecha límite de activación del servicio
en la Página Web de la Universidad
Número de recaudo: Número del recaudo
generado en el ítem a.
40
Los interesados en el pago de los servicios ofrecidos
mediante transferencia electrónica deben realizar el
siguiente proceso:
Realizar el registro a través de la siguiente ruta: PAG. WEB
UIS > TRÁMITES Y SERVICIOS > REGISTRO
c.
Acceder al servicio: PAG. WEB UIS > TRÁMITES Y
SERVICIOS > SERVICIOS > ADQUIRIR
La generación de servicios a través de la Venta Web de
Servicios es responsabilidad de cada UAA.
La Venta Web de Servicios no sustituye el Formato de
Recaudo General
El reporte del pago del servicio a través de transferencia
electrónica, por parte de la Entidad Bancaria a la
Universidad se realiza el día hábil siguiente al día del
pago.
41
7.1.5.
RECAUDOS POR CAJA
Cuando se requiera recaudar un concepto por caja, la
UAA debe tener en cuenta que este debe realizarse
únicamente para mínimas cuantías, es decir, hasta el tope
asignado por la Universidad (un salario mínimo legal
mensual vigente).
Teniendo en cuenta el alto volumen de servicios que
ofrece la Universidad, y para evitar la congestión en las
cajas de la misma, se han establecido formatos de
recaudo con el objetivo de que los clientes realicen pagos
en las entidades bancarias respectivas.
Nombre
Tipo y número de identificación
Código
Concepto de pago
Valor
Si se requiere un recaudo por un solo pago se realiza en la
caja de la universidad con los siguientes datos:
En los casos que se requiera recibir varios pagos de una
misma Unidad, el Jefe de la misma puede solicitar por
escrito el recaudo por caja a la Sección de Tesorería
especificando la siguiente información:
Fondo al cual deben
ingresarse los recaudos.
Fechas en que se debe
recibir los recaudos.
Concepto del recaudo.
Justificación.
Valor.
42
•El cliente que vaya a realizar el pago por caja debe
brindar al cajero la información de concepto del ingreso,
valor a cancelar y UAA donde debe ingresar el
recaudo.
•Se debe tener en cuenta que para casos especiales
de cuantías mayores al SMLV la Jefe de la Sección de
Tesorería puede autorizar el recaudo por caja, para ello
el ordenador del gasto debe justificar la razón por la
cual solicita el ingreso.
•Los únicos ingresos que los funcionarios de caja no
deben recibir con formatos vencidos son los recibos de
liquidaciones de matricula pregrado presencial, Ipred y
posgrados, salvo casos especiales debidamente
autorizados por el Vicerrector administrativo, Jefe
Financiero o a quienes ellos deleguen la responsabilidad.
•Ninguna unidad está autorizada para recibir recaudos
en efectivo. Este proceso solo se debe hacer a través
de las cajas de la Universidad.
Mayor información
sobre recaudos por
caja:
[email protected]
43
7.2. REPORTE DE INGRESOS A LA
SECCIÓN DE TESORERÍA
Salvo casos muy especiales cuando se autoricen ingresos
realizados por consignación deben ser reportados a la
Sección de Tesoreria
mediante comunicación escrita
firmada por el ordenador del gasto con fotocopia clara y
legible del soporte del banco y debe indicarse
plenamente
el
concepto, la
unidad academico
administrativa y el valor pagado.
Cualquier ingreso o recaudo que se haya realizado por
recibo de consignación o sin lectura de código de barras,
debe informarse a la Sección de Tesorería para que los
dineros ingresen a la Unidad perteneciente y pueda
realizarse la depuración de la cuenta bancaria.
La ausencia de reporte de ingresos por parte de las
diferentes Unidades Académicas y/o Administrativas,
ocasiona que no se pueda asignar los recursos a la
Unidad respectiva y que estas a su vez presenten liquidez
y retrasos al momento de girar los pagos a proveedores.
Manejo de Ingresos
Consulta recaudo barras
Consultar
Opción detalles movimiento
Detalles Descuentos Pagados.
Mayor información
sobre reporte de
ingresos a Tesorería:
[email protected]
44
7.3. CUENTAS POR PAGAR
7.3.1. TRÁMITE DE CUENTAS POR PAGAR
La UAA debe enviar los documentos de contratación
con sus respectivos soportes a la Sección de Presupuesto,
la cual se encargara de revisar que se cumplan los
requisitos en relación con:
El rubro presupuestal.
CDP
El documento de contratación.
Los documentos soporte.
Por ningún motivo se deben generar cuentas en el SIF y no
ser entregadas físicamente en la División Financiera.
Si no se presentan inconsistencias, las cuentas se envían
a la Sección de Tesorería, la cual se encarga de verificar
la información del beneficiario del pago:
Nombre.
Dirección.
Ciudad.
Teléfono.
Tipo de documento y número de identificación.
Que los descuentos se realicen de acuerdo al
detalle del servicio y que los valores a descontar
sean correctos.
45
Igualmente se verifica que se registren en el SIF
únicamente los pagos que se vayan a realizar de acuerdo
con el documento de contratación físico que se haya
recibido, debido a que el SIF muestra todos los pagos
relacionados a un mismo contrato u orden de
contratación, ya sea que estén pendientes o que ya se
hayan efectuado.
Una vez verificada la información anterior, el auxiliar de
tesorería registra y activa la cuenta para que el
ordenador del gasto la autorice.
Las cuentas se activan para que se autorice el pago
correspondiente cuando se cumplen las siguientes
condiciones EN SU TOTALIDAD:
Que el servicio
corresponda
al
rubro presupuestal
correspondiente.
Se ha utilizado el
formato de orden
de
contratación
apropiado.
Las
órdenes
deben
ser
firmadas por el
ordenador
del
gasto.
Se verifica que se hayan realizado
correctamente los descuentos
(Rete fuente, ICA y demás que
haya lugar) y que correspondan
realmente al servicio.
Se ha registrado correctamente el
número de factura de venta en el
SIF, cuando haya lugar a esta,
ejemplo en las órdenes de
compra.
En casos de pagos parciales debe
venir la orden general firmada por
el proveedor y su respectivo pago
parcial.
46
La falta de algún documento soporte, error en el
diligenciamiento de la información, inconsistencias entre
el documento de contratación y el soporte y falta de
firmas en las ordenes, ocasiona demora en el proceso
de registro y activación y serán devueltas a la unidad
correspondiente.
El contrato debe estar firmado por el beneficiario del
pago y el ordenador de gasto; no se aceptan
documentos escaneados ni fotocopiados.
La elaboración del documento de contratación se debe
realizar de acuerdo a un concepto específico según el
servicio prestado y no realizar la combinación de
cuentas como es el caso de: Honorarios con gastos de
viaje, servicio de arrendamientos y alquileres, transporte
de carga, prácticas docentes y gastos de viaje.
Las unidades deben prever sus compromisos con el fin
de que todos los documentos de contratación sean
generados de forma oportuna, de tal manera que a la
sección de tesorería lleguen con la debida anticipación
para su debido proceso de registro, activación y pago.
Especialmente lo correspondiente a viáticos, gastos de
viaje y honorarios extranjeros.
Mayor información
sobre trámite de
cuentas por pagar:
[email protected]
47
Los descuentos que se realizan se observan en la tabla de
descuentos del año 2015:
CONCEPTO
RETENCION EN LA FUENTE
(ESTATUTO TRIBUTARIO)
Hoteles y restaurante y hostales
%
3,5%
Arrendamiento de bienes inmuebles
3,5%
Transporte de pasajeros
3,5%
Transporte de carga
1%
Arrendamiento de bienes mueble
4%
Compra de combustible
0,1%
Compra o suministro (Declarante)
2,5%
Compra o suministro (No declarante)
3,5%
Servicios (Declarante)
4%
Servicios (No declarante)
6%
Honorarios persona jurídica
11%
Honorarios persona natural
10%
RETENCION ESTAMPILLA PRO UIS
(LEY 1216/2008 Y ORDENANZA N°14 DE 2008)
Honorarios profesionales mayor a
3
2,2%
SMLV
Compras (cualquier valor)
2,2%
RETENCION CONTRATO OBRAS PUBLICAS
(LEY 1106/2006)
Contribución
5%
RETENCION ICA
(ESTATUTO MUNICIPAL DE BUCARAMANGA)
Impuesto de industria y comercio (Excepto
0,5%
honorarios personal natural)
48
7.3.2. PAGO
ELECTRÓNICA
POR
TRANSFERENCIA
Cuando las UAA contraten la prestación de un bien o un
servicio, deben solicitar al proveedor que diligencie el
formato “AUTORIZACION PARA PAGO A TRANSFERENCIA
ELECTRONICA.
Si es proveedor externo por primera vez para la
universidad este trámite lo debe realizar durante el
proceso de inscripción a proveedores ingresando:
Página principal - www.uis.edu.co
En la parte izquierda se encuentra el ítem
“proveedores”
Inscribir proveedor
Si es proveedor ya registrado en la universidad y
requiere incluir o modificar la cuenta bancaria , debe
ingresar:
Página
principal
www.uis.edu.co
-
Gestión Administrativa
División Financiera
Documentos de Interés
En la parte baja del recuadro
“Documentos”
Autorización para Pago por
Transferencia Electrónica.
Descargar formulario
Una vez se
diligencie el
formulario, enviar
al correo
[email protected]
du.co o acercarse
a la Sección de
Tesorería con el
documento físico.
49
Todos los pagos se realizaran a la
cuenta reportada, por tanto ante
cualquier modificación de la información,
se debe remitir nuevamente la
documentación respectiva a la Tesorería
de la Universidad, haciendo referencia a
que es actualización de datos para
pago por transferencia
electrónica.
La cuenta bancaria
relacionada debe estar al
nombre del beneficiario del
pago, es decir el titular de la
cuenta bancaria o entidad que
presta el servicio, dado que
solo se realizara transferencia
a la primera la persona
inscrita.
Mayor información
transferencia
electrónica:
[email protected]
50
7.3.3.TIRILLA DE PAGO
La tirilla de pago es un titulo valor de efectivo que se
puede utilizar para pago de nomina de personal planta,
auxiliaturas, becas, hora cátedra y algunos subsidios
otorgados. El beneficiario debe reclamarla oportunamente
en la caja principal de la Sección de Tesorería
presentando su documento de identidad.
El beneficiario se acerca a la oficina de Tesorería; se le
entrega un formato de devolución de tirillas para que la
persona lo diligencie, le anexe fotocopia de la cedula y
por parte de la sección se le anexa la tirilla devuelta. Una
vez recibidos los documentos se continuara con el trámite
de pago a través de una trasferencia electrónica o se
gira un cheque para que lo reclame en la caja de la
universidad.
El tiempo de permanencia de tirillas es
aproximadamente de dos (2) meses, por lo cual es
importante no dejar pasar este tiempo y así no incurrir
en trámites adicionales.
51
Mayor información
sobre tirillas de pago:
[email protected]
En el caso de que la cuenta bancaria que se reporto
tenga algún inconveniente, el banco reporta un rechazo,
indicando cual fue la causa por la que no se pudo aplicar
el pago. Se ubica a la persona (correo electrónicoteléfono o cualquier otro medio) se corrige la información y
se procede a realizar nuevamente el proceso de pago.
Cuando se presentan
rechazos la persona debe dirigirse
a la División de Recursos
Humanos- Nominas y allí solicitar la
revisión de la información
reportada para que no se
presente de nuevo este
inconveniente.
52
7.3.4. LEGALIZACIÓN DE GASTOS POR
CONCEPTO DE PRÁCTICAS DOCENTES Y
SALIDAS DE CAMPO
Consiste en entregar en la Sección de Tesorería los
documentos soportes que respalden el dinero otorgado al
beneficiario del pago para legalizarla en el SIF según el
rubro de prácticas docentes y salidas de campo.
Para legalizar los gastos por concepto de prácticas
docentes y salidas de campo, el funcionario debe realizar
los siguientes pasos:
53
Esta relación
debe estar
debidamente firmada
por el ordenador de gasto
y las personas que
realizaron la salida de
campo o práctica
docente.
Relación de los gastos en el cual se
debe indicar:
Número de la orden de pago con
la que se reconocieron los recursos.
Concepto.
Nombre.
Número de identificación de la
persona que realizo la práctica
docente o salida de campo.
Fecha en que se realizo la
actividad.
Código de la UAA.
Documentos soportes que respalden
todos los pagos (Facturas, tiquetes
de viaje y recibos).
Los documentos soportes deben
ser originales y venir dirigidos a
nombre
de
la
Universidad
Industrial de Santander. No se
aceptan
documentos
escaneados o fotocopiados.
Cuando se trate de transporte terrestre
de pasajeros, se deben anexar copias
de los papeles del vehículo y del
conductor.
Revisión por parte de tesorería y
elaboración del memorando
informando el reintegro de los
descuentos o sobrantes.
Pago de los reintegros mencionados
anteriormente que se indican en el
memorando entregado por la Sección
de Tesorería en la caja de la
universidad.
55
El funcionario debe reclamar
el memorando una vez haya
recibido el correo electrónico
por parte de la Sección de
Tesorería.
El recibo original del pago
realizado en caja se debe
presentar en la Sección de
Tesorería para culminar el
proceso de legalización.
Sin el
cumplimiento de estos
requisitos no se puede
realizar la legalización
de los gastos por
concepto de prácticas
docentes y salidas de
campo.
56
Debe estar a nombre de la Universidad Industrial de
Santander, NIT 890.201.213-4.
Estar debidamente firmados por la persona natural o
jurídica que prestó el servicio.
Deben especificar:
Información de la persona o entidad que prestó el
servicio: nombre, identificación (cedula o NIT),
dirección teléfono.
Descripción del servicio.
Fecha en que prestó el servicio.
El valor del IVA discriminado, si a ello hubiere lugar.
En caso de ser Persona Jurídica, la factura debe
cumplir con todos los requisitos de la ley.
57
Si el servicio es prestado
por una persona natural
que no expide factura se
debe elaborar un
documento equivalente
que describa los datos
anteriormente
mencionados.
Dada la naturaleza de la Universidad
se debe descontar retención en la
fuente, retención de ICA, y Estampilla
Pro-UIS de acuerdo con la TABLA DE
DESCUENTOS AÑO 2015.
58
Una vez finalice la practica o salida de campo deberán
legalizarse dentro de los cinco días siguientes a la
terminación del viaje y, en todo caso, deberán realizarse
antes de la fecha fijada por los procedimientos
establecidos en la División Financiera.
Los gastos por concepto de prácticas docentes y salidas
de campo que se realicen en el último mes del año
deben legalizarse antes del 29 de diciembre. De esta
manera se garantiza que la Universidad pueda presentar
a
la
DIAN
la
declaración de la
retenciones en la
fuente
que
de
conformidad con las
normas vigentes se
debieron
efectuar
durante
el
respectivo mes o
vigencia.
No cancelar oportunamente
las retenciones a cargo le
acarrea a la Universidad el pago
de intereses moratorios a la DIAN.
En este caso, dicho monto
deberá ser reembolsado por el
responsable de la
legalización.
59
7.4. REINTEGROS DE NÓMINA
La División de Recursos Humanos remite una carta al
servidor público notificándole acerca del concepto de
reintegro que debe realizar a la Universidad. El funcionario
puede optar por una de las siguientes opciones de pago:
Enviar una carta a la División de Recursos Humanos
autorizando el descuento por nomina.
Consignar el valor correspondiente en las Entidades
autorizadas para efectuar reintegro, o pagar en la caja
de la Universidad si el valor no exceda la cuantía
máxima establecida para recibir por caja (1 SMLV)
Cuando el pago se
realice en caja, debe entregarse una copia del recibo de
caja en la División de Recursos
Humanos.
Cuando el pago se realice en una
entidad bancaria, debe entregar
una copia del de la consignación en la Sección de
Tesorería.
60
7.5. ENTREGA DE CERTIFICADOS DE
INGRESOS Y RETENCIONES, RETENCIÓN EN
LA FUENTE E IVA
Certificados de descuentos de retención en la fuente e
ICA
Una vez realizada la transferencia y aplicación de la
misma, en la Sección de Tesorería se expide el certificado
de descuentos de retención en la fuente e ICA y se envía
al proveedor por cada documento que se pago.
Certificados de descuentos de ingresos y retenciones
Anualmente, la Sección de Tesorería expide los
certificados de ingresos y retenciones a los proveedores
de la Universidad.
Los proveedores pueden solicitar el envió por correo o fax,
o pueden reclamar directamente en la oficina, los
certificados de ingresos y retenciones de los gastos de los
pagos que hayan sido generados en la Universidad ya
sea mediante cheque o transferencia electrónica.
Mayor información sobre
entrega de certificados:
[email protected]
61
El recibo de
consignación debe
tener sello del banco
o registro de caja.
7.6. CIERRE
VIGENCIA
DE
Para que el cierre de
vigencia se realice correcta y
oportunamente es necesario:
Para los casos especiales en
que se realice el cierre de
vigencia
la UAA debe
enviar todos los soportes de
consignaciones que posean
de sus clientes indicando el
concepto, el código de
UAA o proyecto, la fecha y
el valor de la consignación,
con el fin de identificar y
aplicar dichos recursos a la
Unidad respectiva.
62
Remitir todas las copias de
debidamente firmadas a Cartera.
facturas
de
venta
Dar cumplimiento a las órdenes en el SIF, una vez se
hayan recibido los bienes y servicios se debe enviar a la
División Financiera para trámite de pago todos los
documentos de contratación teniendo en cuenta las
fechas establecidas en la circular emitida para tal fin.
Las cuentas que a 28
presupuestal o no se
Tesorería como cuentas
de pago en la siguiente
de diciembre no tengan reserva
encuentren en la Sección de
por pagar no podrán darse trámite
vigencia.
Es responsabilidad de
cada una de las Unidades
Académicas y/o Administrativas
velar por el pago oportuno a sus
respectivos proveedores, por el recaudo efectivo de sus cuentas por cobrar
y por la legalización de los recursos
entregados por la Universidad ya
sea a terceros o a través de las
diferentes cajas menores o fondos fijos.
63
7.7. PASAJES
Para hacer la compra de los pasajes aéreos la UAA debe
tener en cuenta lo siguiente:
Verificar que el viajero esté inscrito como proveedor de
la universidad.
Verificar que disponga de CDP y efectivo para la
adquisición del mismo. Si la UAA no dispone de efectivo
el SIF no permite realizar la solicitud.
Solicitar la cotización mínimo a Dos (2) agencias de
viajes autorizadas por la universidad.
El ordenador del gasto debe seleccionar la cotización
más adecuada, teniendo en cuenta precios, rutas y
horarios.
Realizar la reserva de los pasajes en el SIF (Importante:
Antes de la compra de los pasajes se debe realizar la
solicitud en el sistema)
En el caso de los pasajes aéreos internacionales es
necesario enviar una copia de la visa del viajero, para
realizar la reserva.
Autorizar compra del pasaje en el SIF en el mismo día
de la realización de la solicitud. Esta actividad debe ser
realizada por el ordenador del gasto.
La UAA debe confirmar la compra del pasaje con el
respectivo número de solicitud con la aerolínea o
agencia.
64
Las UAA deben solicitar las cotizaciones a las agencias
con las cuales la universidad tiene convenio, teniendo en
cuenta los mejores precios, rutas y conexiones.
Al realizar la reserva, la UAA debe verificar los siguientes
datos para la posterior elaboración de la solicitud del
tiquete en el modulo de pasajes del SIF.
Nombre completo, cédula, dirección y teléfono de la
persona que va a viajar.
Fecha y hora de salida y regreso.
Numero de vuelo de salida y regreso.
Hora de conexión, en caso de haber lugar a ello.
Record de la reserva.
Clase de tarifa de ida y regreso.
Valor de cada clase discriminada en tarifa, IVA, tasas y
otros conceptos si los hubiere.
Plazo de compra del pasaje.
65
Cuando se ha comprado el tiquete y la persona no
puede realizar el viaje, la UAA debe enviar
oportunamente un memorando a la Sección de tesorería
– Pasajes informando el motivo por el cual no se va a
efectuar el viaje, especificando el nombre del viajero, el
número de la solicitud, la ruta y fecha de viaje.
Una vez se defina el nuevo usuario del tiquete, se debe
realizar una nueva solicitud en el SIF por el excedente que
genere el cambio. En el espacio de observaciones se
debe mencionar, antes de la justificación del viaje, que el
tiquete corresponde al que estaba pendiente, indicando
el número de la solicitud del tiquete anterior.
La Universidad solo pagará los excedentes por cambios de
los pasajes no utilizados por motivos institucionales, los
demás deberán ser cancelados por el viajero realizando el
reintegro a la UAA en la caja de la Universidad. Copia del
recibo deberá ser presentado en la Sección de Tesorería Pasajes.
Si la UAA considera que el pasaje no va a ser utilizado por
nadie de su unidad, esta será encargada de trasladarlo a
una UAA que si lo requiera.
66
La UAA no debe
anular la solicitud de
compra de pasajes, sin haber
consultado a la Sección de
Tesorería – Pasajes si puede
o no realizar dicho
proceso.
Cuando se
apruebe la anulación de
una solicitud de compra de
pasajes, la UAA debe hacerlo
inmediatamente para
descomprometer el CDP
y el efectivo.
Mayor información sobre
pasajes: [email protected]
67
7.8. OTROS
7.8.1. CAJAS MENORES Y FONDOS FIJOS
RENOVABLES
Es un cupo de dinero expresado en efectivo y en bancos
entregados a un servidor público de la Universidad para
atender gastos identificados y definidos, los cuales por su
especificidad y carácter regular se deben atender de
forma inmediata y no se pueden adquirir a través del
trámite normal de contratación.
Dicho fondo se maneja a través de una cuenta corriente
bancaria, cuyo titular es la Universidad y la firma
autorizada corresponde al ordenador del gasto autorizado
en la resolución de creación del respectivo fondo fijo.
Es un cupo de dinero en efectivo entregado a un servidor
público de la Universidad para atender gastos
identificados y definidos que por su especificidad y
carácter regular se deben atender de forma inmediata y
no se pueden adquirir a través del trámite normal de
contratación.
La Unidad Responsable es la UAA que solicita y tiene bajo
su responsabilidad el manejo del fondo fijo renovable. Esta
unidad puede hacer uso del fondo.
La Unidad Solicitante es la UAA que solicita la adquisición
de un bien o servicio a través del fondo fijo renovable.
68
Los conceptos de gastos autorizados para cada fondo
fijo están establecidos en la resolución de aprobación del
mismo.
No se podrán realizar con recursos de caja menor ni
fondo fijo las siguientes operaciones: fraccionar compras
de un mismo elemento, reconocer y pagar gastos por
concepto de servicios personales, contribuciones que
establezca la ley sobre la nómina, cesantías ni pensiones,
cambiar cheques o efectuar préstamos.
El límite máximo para cada desembolso es el diez por
ciento (10%) del efectivo del fondo fijo o de la caja
menor.
El responsable del fondo fijo o de la caja menor no
entregará recursos a una UAA solicitante que tenga
pendiente la legalización de algún gasto.
La Universidad incluirá al responsable de la caja o del
fondo fijo en la póliza global de manejo para proteger
los recursos de la institución.
Sin excepción, para el cierre de la vigencia todos los
fondos fijos y cajas menores deben quedar totalmente
legalizados a más tardar el día establecido por la
Universidad para dicha actividad so pena de incurrir en
falta disciplinaria.
69
La UAA responsable debe registrar diariamente en el SIF
los documentos soporte de los pagos realizados con
recursos del fondo fijo o caja menor respectiva. Cuando
estime conveniente, debe solicitar la legalización a la
Sección de Presupuesto presentando los originales de los
documentos soporte.
La Sección de Presupuesto verifica que los recibos se
encuentren a nombre de la UIS y que el CDP corresponda
al rubro afectado, elabora la orden de pago para que
sea firmada por el ordenador del gasto y envía a la
Sección de Tesorería para el respectivo reembolso.
Para evitar que se
generen hechos cumplidos,
el CDP debe cumplir con los
requisitos establecidos en el
Estatuto Presupuestal.
70
8.1. RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO
DE LOS BIENES
En general, son responsabilidades de quienes manejan,
usan y custodian los bienes de la Universidad (personal de
planta y externo), las siguientes:
Verificar personalmente la existencia y el estado de
cada elemento, al recibir inventario.
Hacer un adecuado uso del inventario de acuerdo con
los fines misionales para lo que fue encomendado.
Verificar que los bienes que se encuentran bajo su
responsabilidad entes legalizados y con la marcación
física correspondiente si a ella hubiere lugar.
Recibir el inventario que corresponda al asumir un nuevo
cargo y entregar el inventario del cargo anterior.
En caso de robo, hurto o perdida informar
oportunamente el Jefe inmediato y/o al Grupo de
Inventarios de acuerdo con el procedimiento
establecido.
Reportar oportunamente el Jefe inmediato y/o al Grupo
de Inventarios, de acuerdo con los procedimientos
establecidos, las novedades que se presenten en
relación con los bienes.
71
Mayor información sobre
inventarios: [email protected]
Gestionar oportunamente e4l mantenimiento preventivo
y correctivo de los bienes.
Tramitar la solicitud de baja de los muebles y enseres y
de
los
equipos
electrónicos,
eléctricos
y/o
electrodomésticos cuando a ello hubiere lugar.
Supervisar el correcto uso de los bienes y que este
corresponda a fines misionales.
En caso de préstamos, solicitudes de baja, salida de
elementos, utilizar los formatos disponibles en los módulos
de inventarios y de Planta Física los cueles se
encuentran en la Pagina Web y en la Intranet de la
Universidad respectivamente.
El documento que soporta el manejo de los bienes
muebles es el Manual Normativo y Procedimental para la
Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS, al
cual puede acceder en la Intranet a través de la siguiente
ruta: Sistema de Gestión de Calidad/Mapa de
Procesos/Financiero /Inventarios/Manual
72
Según el artículo 24 del
Manual
Normativo
de
Inventarios
MFI.02.
“Los
servidores públicos de la
Universidad
Industrial
de
Santander, son responsables
administrativa, disciplinaria y
fiscalmente por la custodia y
preservación
de
los
elementos y recursos de
propiedad de la Universidad
o de terceros (préstamos,
arrendamientos
y
comodatos), que reciban,
manejen, administren o usen
para el ejercicio de sus
funciones.
Es un mecanismo de control que
consiste en la verificación física de
los elementos. Puede ser realizada
por el Grupo de Inventarios y/o la
Dirección de Control Interno y
Evaluación de Gestión, quienes
seleccionan de manera aleatoria
el funcionario y/o los bienes a
verificar. Esto le permite a la
Universidad verificar el uso y
custodia que, sobre sus inventarios,
están llevando a cabo los
responsables de los bienes.
Para
que
los
funcionarios
tengan una visión clara sobres
los bienes que tienen a cargo.
Para identificar elementos que
por
su
condición
de
obsolescencia deban ser dados
de baja.
Para facilitar el traslado de
elementos a los funcionarios que
los
estén
efectivamente
utilizando.
Para prepararse frente a la
rendición de inventarios anual. 73
En el artículo 25 del mismo Manual se establece que: “En
el momento de recibir o entregar un cargo, el servidor
público responsable de la custodia de los bienes deberá
realizar el traslado respectivo de los elementos, asumiendo
de ésta forma la responsabilidad por el uso, conservación y
adecuada utilización de los bienes; por lo tanto, el servidor
público de la Universidad debe verificar personalmente la
existencia de cada elemento, constatando su descripción,
identificación, localización y UAA a la cual está adscrito el
elemento. Esta labor la deben realizar los dos funcionarios,
tanto el que entrega como el que recibe el inventario.”
En este sentido, en caso que los bienes en su inventario se
encuentren bajo la custodia de otro funcionario se debe
coordinar el traslado de los mismos para garantizar “el
correcto uso de los bienes, debiendo gestionar
oportunamente el mantenimiento preventivo, correctivo y
su conservación” (artículo 26 del MFI.02.)
Puede contactar a la Sección de Inventarios al correo
[email protected] o extensiones 2240 – 2176 – 2257 –
2457 – 2449 y consultar a nombre de quién se encuentra el
elemento para solicitar el traslado a su nombre o realizar
la entrega del elemento al funcionario responsable del
bien.
74
En el momento de recibir o entregar un cargo, el servidor
público responsable de la custodia de los bienes deberá
realizar el traslado respectivo de los elementos, asumiendo
de ésta forma la responsabilidad por el uso, conservación y
adecuada utilización de los bienes; por lo tanto, el servidor
público de la Universidad debe verificar personalmente la
existencia de cada elemento, constatando su descripción,
identificación, localización y la UAA a la cual está adscrito
el elemento.
Esta labor la deben realizar los dos funcionarios, tanto el
que entrega como el que recibe el inventario, en el
término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la
fecha de la novedad.
8.2. CLASIFICACIÓN
MUEBLES
DE
LOS
BIENES
Los bienes muebles de propiedad de la Universidad se
clasifican en Elementos Devolutivos, de Consumo e
Intangibles. Los elementos devolutivos a su vez clasifican
en: Mayores, Menores y Libros.
75
Figura 2. Clasificación de los Bienes Muebles
BIENES MUEBLES
DEVOLUTIVOS
Mayores
Menores
DE CONS UMO
INTA NGIBLES
Libros
Para efectos de registro y control, los bienes existentes en
la Universidad se agrupan en los siguientes tipos:
Tipo 0. Bienes de Arte y Cultura
Tipo 1. Equipos y Elementos de Laboratorio
Tipo 2. Muebles y Enseres
Tipo 3. Equipos y Elementos de Oficina
Tipo 4. Maquinarias y Equipos
Tipo 5. Equipos y Elementos Audiovisuales
Tipo 6. Equipos Automotores
Tipo 7. Equipos y Elementos de Cómputo
Tipo 8. Elementos Intangibles
Tipo 9. Elementos de Consumo
76
Son
bienes
tangibles
disponibles para el uso de la
Universidad
que
tienen
carácter
duradero
o
permanente aunque por el
tiempo o por razones de su
naturaleza
o
uso,
se
deterioran a largo plazo;
pueden estar sujetos a
depreciación o amortización
y su devolución es exigible.
Son bienes representado en
equipos
de
laboratorio,
equipos
de
oficina,
maquinaria,
equipos
audiovisuales,
parque
automotor y equipos de
cómputo, cualquiera que sea
su cuantía. Los muebles y
enseres cuyo costo de
adquisición sea mayor a
medio
(0.5)
SMLMV
se
incluyen en esta clase de
elementos.
Son aquellos muebles y enseres
y
demás
elementos
que
cumplen las características de
elementos devolutivos y su
costo de adquisición es menor o
igual o medio (0.5) SMLMV, tales
como herramientas, vidriería de
laboratorio y similares. Los
elementos se incluyen en esta
clase de elementos.
Son los bienes de propiedad de
la Universidad que careciendo
de naturaleza material, implican
un derecho o privilegio de cuyo
ejercicio o explotación pueden
obtenerse
beneficios
económicos en varios periodos
determinables. Para efectos de
esta normatividad, hace parte
de este grupo de elementos
inventariables las licencias de
software,
patentes,
marcas,
franquicias, derechos fiduciarios
y derechos de autor.
77
8.3. MÓDULO DE INVENTARIOS
Es un modulo diseñado para el manejo de los bienes
muebles mayores, en cual todo empleado de planta
puede ejercer un mayor control y un manejo eficiente de
sus elementos.
A través de esta herramienta se pueden realizar las
siguientes actividades:
Traslados de elementos en línea, los cuales se hacen
efectivos en el SIF cuando el servidor público a quien se
le realice el traslado acepte la solicitud.
Actualización de la información con respecto a cada
elemento como: ubicación, estado, marcación, etc.
Consultas de los inventarios de elementos mayores,
menores, intangibles y de consumo; además de
impresión de los respectivos listados.
Registro de los préstamos y de las solicitudes de baja de
elementos, e impresión de los formatos respectivos.
Solicitud de baja de los elementos dañados u obsoletos.
Rendición de inventarios a cargo del servidor público.
Mayor información
sobre inventarios:
[email protected]
Mayor información
sobre inventarios:
[email protected]
78
Usted puede ingresar al Módulo de Inventarios en Nuevas
Versiones a través de la siguiente ruta: Pág. Web UIS/
Sistemas de Información/ Nuevas Versiones/ Acceder/
Usuario y Password/ Financiero/ Empleado UIS/ Inventarios
En caso de no contar con una clave para el ingreso a
nuevas versiones o haberla olvidado, la puede renovar a
través de la siguiente ruta: Pág. Web UIS/intranet/Pestaña
Recursos Humanos/ Claves nuevas versiones (Esquina
superior derecha)
Puede acceder al video ilustrativo de las diferentes
funcionalidades del módulo de inventarios a través del
siguiente link:
https://www.uis.edu.co/webUIS/es/sistemasInformacion/inv
entarios/demoInventarios.html.
El modulo de Inventarios es
una oportunidad para ejercer
un mayor control sobre los
bienes devolutivos mayores. Es
responsabilidad del servidor
público ingresar al modulo y
actualizar la información
correspondiente a
cada elemento.
79
8.4. INGRESO
INVENTARIO
DE
ELEMENTOS
AL
El ordenador del gasto o quien el delegue,
preferiblemente quien va a asumir la custodia de los
bienes, debe corroborar que los elementos se reciban en
la correspondientes cantidades, valores contratados,
marcas, referencias y características, de conformidad con
la factura y la orden de compra respectiva. En casi de
recibir equipos electrónicos, eléctricos y electromecánicos,
se debe solicitar concepto técnico a la División de
Mantenimiento Tecnológico, a la División de Servicios de
Información o Unidad Asesora que corresponda.
Para que el proceso de legalización de los bienes se
pueda llevar a cabo se requiere:
Que se hayan cumplido satisfactoriamente los
procedimientos
de
contratación,
importación,
fabricación, dación en pago y donación según el caso.
Que cuente con la orden de compra, la factura de
venta y demás documentos soportes a que haya lugar.
Que el bien se haya recibido a satisfacción y se
encuentre en las instalaciones de la Universidad.
80
La legalización de los bienes consiste en realizar en el SIF la
entrada y salida de almacén, para esto se requiere
registrar el nombre de la persona que va asumir la
responsabilidad en el inventario. Una vez realizada la
salida de almacén, el SIF automáticamente asigna un
número de inventario a loa elementos devolutivos mayores
y un número consecutivo a elementos devolutivos e
intangibles.
El SIF genera el comprobante de salida de almacén, el
cual debe ser firmado por el ordenador del gasto y el
servidor público que va a sumir la responsabilidad en el
inventario.
El ordenador del gasto o la persona a quien delegue,
debe legalizar los elementos inmediatamente se reciban a
satisfacción. Es responsabilidad del ordenador del gasto,
verificar que ha realizado un correcto ingreso de los
elementos al SIF.
Para legalizar los elementos provenientes de donaciones,
dación en pago o que hayan sido fabricados por la
Universidad, la UAA debe comunicar oportunamente por
escrito al Grupo de Inventarios anexando los documentos
soportes a que hubiere lugar. En la comunicación se debe
especificar claramente la descripción, la marca si es el
caso y la cantidad.
81
De acuerdo con el procedimiento establecido, el Grupo
de Inventarios realiza el acta correspondiente para
ingresar el elemento al inventario y, en caso corresponder
a elementos devolutivos mayores, al programa general de
pólizas. Cuando se requiera, realiza previamente el evaluó
de los bienes en colaboración de la Unidades Asesoras
correspondientes.
El servidor público de la
Universidad puede proponer la
reposición de un faltante con
otros bienes cuando el bien a
reponer haya desaparecido
del mercado o que por
tratarse de un elemento
obsoleto no se requiera otro
idéntico. Los bienes a recibir en
reposición deben responder a
las necesidades de la UAA a
la que pertenece el servidor
público y con destino a
actividades misionales.
La aceptación de estos bienes
es realizada por una Comisión
conformada por el Director o
Jefe de la Unidad y el Jefe del
Grupo de Inventarios. En caso
de
requerirse
concepto
técnico, este se solicitara a la
Unidad
Asesora correspondiente.
Puedes contactar a la Sección
de Inventarios en las
extensiones 2240 – 2176 – 2257
– 2457 – 2449 para solicitar
incluir dicho elemento como
mayor valor de un equipo
existente.
Puede revisar
procedimiento de
Donación de bienes
muebles recibidos por la
Universidad a través de la
siguiente ruta: Sistema de
Gestión de Calidad/Mapa
de Procesos/Financiero
/Inventarios/
Procedimientos.
Mayor información
sobre inventarios:
[email protected]
82
Mayor información
sobre inventarios:
[email protected]
8.5. MARCACIÓN FÍSICA
Una vez se han ingresado los elementos mayores al
inventario de la Universidad, el Grupo de Inventarios
genera la impresión de los stickers con su respectivo
número de inventario y procederá a realizar la marcación
física
del
elemento
previa
verificación
de
las
características estipuladas en la factura y en la orden de
compra.
El responsable del elemento debe contactar a la Sección
de Inventarios al correo [email protected] o
extensiones 2240 – 2176 – 2257 – 2457 – 2449 para solicitar
la generación del Sticker y los funcionarios de la Sección
de Inventarios te visitarán para marcar el equipo.
8.6. BAJAS
Para solicitar la baja de bienes mayores y productos
informáticos el servidor público debe:
1. Solicitar el respectivo concepto técnico para técnico
para eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos a la
División de Mantenimiento Tecnológico cuando el motivo
sea deterioro, avería u obsolescencia.
83
2. En el caso de muebles y enseres debe elaborar
memorando de solicitud de baja en el modulo de
inventarios en la página Web de la Universidad, imprimirlo y
presentarlo al Grupo de Inventarios.
3. Para el caso de muerte o venta de semovientes debe
enviar carta al Grupo de Inventarios reportando la
novedad.
4. Presentar al Grupo de Inventarios los conceptos técnicos
y los documentos soporte para el trámite de baja.
A continuación encuentra los documentos soporte que
debe anexar de acuerdo con el motivo de la solicitud de
baja:
Robo o hurto: Original y copia
al
carbón
del
denuncio
colocando ante autoridad
competente;
informes
del
Servidor Público responsable
del bien y del servicio de
vigilancia.
Dación en pago: Cotización
del nuevo bien a adquirir
donde
debe
quedar
claramente
estipulado
el
elemento que se recibe como
dación en pago y el valor por
el cual se recibe el mismo.
Deterioro, avería u
obsolescencia:
Concepto técnico
de la División de
Mantenimiento
Tecnológico
en
caso de equipos
electrónicos,
eléctricos
o
electrodomésticos.
En caso de bienes
muebles
no
se
requiere concepto
técnico.
84
Mayor información
sobre inventarios:
[email protected]
Muerte o venta de
semovientes: Carta del
Jefe de la UAA.
Licencia de Software:
Cuando las licencias de
software expiran, enviar
por escrito al Grupo de
Inventarios
un
documento
que
certifique
que
el
software no está en uso
y que ha sido eliminado
de
los
equipos
de
cómputo en los cuales
se
habían
instalado,
junto con el medio de
almacenamiento
original, si existe.
Mayor información
sobre inventarios:
[email protected]
8.7. TRASLADOS
Se debe realizar el traslado de
los bienes en las siguientes
situaciones:
Comisión administrativa o
encargo.
Ausencia temporal por un
tiempo
mayor
a
un
periodo
ordinario
de
vacaciones, por ejemplo
comisión
de
estudios,
licencias,
comisión
administrativa.
Al finalizar la relación
laboral con la Universidad
(Entrega
definitiva
del
Inventario).
Cuando no necesita el
bien para el desempeño
de sus funciones y otra
persona lo requiere.
El Servidor Público que se encuentre interesado en trasladar
algún elemento mayor, menor e intangible, debe ingresar al
sistema de inventarios a través de la siguiente ruta: Pág. web
UIS -> Sistemas de información -> Nuevas versiones ->
Acceder -> Usuario y Password -> Financiero -> Empleado
UIS -> Inventarios, y solicitar el respectivo traslado del bien, y
considerar:
85
Realiza seguimiento a los
traslados que realizas. Luego de
30 de días de solicitado el
traslado, en caso que la
persona a quien se le traslada
el elemento no lo acepte, el
sistema automáticamente
anula la solicitud.
Que una vez realizada la
traslado, el sistema de
enviará
un
correo
informando a la persona
los elementos.
solicitud de
información
electrónico
que recibirá
La solicitud de traslado permanecerá
activa en el sistema de información
para su aceptación, por un período no
mayor a 30 días calendario.
Para aceptar el traslado se sigue la
misma ruta: Pág. web UIS -> Sistemas
de información -> Nuevas versiones ->
Acceder -> Usuario y password ->
Financiero -> Empleado UIS ->
Inventarios
En caso de requerir transporte, el
Servidor
Público
se
encargará
directamente de realizar ante la
División de Planta Física de la
Universidad, el trámite de transporte
del elemento mayor, a su sitio de
destino.
86
8.8. PRÉSTAMOS
El préstamo de bienes se realiza a los servidores y
estudiantes de la Universidad exclusivamente para realizar
labores misionales. El préstamo a personas particulares,
entidades o instituciones se puede realizar siempre y
cuando el trabajo objeto del préstamo corresponda a
actividades misionales y este contemplando en un
convenio o contrato celebrando con la Universidad.
Para solicitar un préstamo de elementos se debe tener en
cuenta:
Verificar que el elemento se encuentre en buena estado
al momento de recibirlo.
Cumplir el plazo del préstamo.
En casos especiales en que se requiera el elemento por
un tiempo mayor a un semestre académico, realizar la
renovación respectiva.
En caso de robo o hurto reportar inmediatamente al
Jefe inmediato y al responsable del elemento en el
inventario, para que se proceda con el respectivo
proceso
administrativo
de
acuerdo
con
los
procedimientos establecidos.
En caso de avería del elemento debe reportar al Jefe
inmediato y al responsable del elemento en el inventario
y realizar la reposición del elemento, el cual debe
cumplir con iguales o superiores características.
87
Antes de entregar un elemento en calidad de préstamo a
otro empleado de planta o externo, el responsable del
bien debe:
Verificar que el elemento esté disponible.
Verificar que el elemento a prestar se requiera para fines
misionales.
Verificar que el elemento se encuentre en buen estado.
El préstamo de los elementos también se puede realizar
mediante comunicación escrita dirigida a la Sección de
Inventarios y firmada por ambas partes, en la cual se
relacionan los elementos y su número de inventario.
El préstamo de bienes a usuarios internos y externos para el
caso de elementos devolutivos mayores, menores e
intangibles, debe ser registrado en el Sistema de
Información de Inventarios a través de la siguiente ruta:
Pág. web UIS (www.uis.edu.co) -> Sistemas de información > Nuevas versiones -> Acceder -> Usuario y Password ->
Financiero -> Empleado UIS -> Inventarios.
La ficha de préstamo debe imprimirse y ser firmada por el
servidor público responsable de los elementos y el
solicitante.
88
Toda solicitud de préstamo con salida de
bienes fuera de los predios de la Universidad
debe estar autorizada por el servidor
responsable del bien, quien constata que el
elemento se requiere para realizar labores
misionales. Esta solicitud de autorización se
debe realizar con el visto bueno de la
División de Planta Física y la Sección de
Inventarios.
La solicitud de salida de equipos la puede
realizar a través de la siguiente ruta: Pág.
Web UIS/intranet/Pestaña Planta Física/
Solicitudes/ Salida de equipo UIS donde
debe diligenciar los campos indicados lo
cual será verificado en las porterías al
momento de la salida del equipo.
Mayor información
sobre
pólizas:
[email protected]
.co
Ext2449
2257-2457-
Ingresa al menú de solicitudes/salida de equipos UIS y
registra:
Documento de identificación del servidor que solicita la
salida del elemento.
Datos de la persona autorizada para la salida del
elemento.
Datos de la persona que va a hacer uso del equipo.
Fecha de salida y de posible entrega.
Motivo de salida y observaciones.
Número de inventario de los bienes (máximo 10 equipos)
89
El registro es importante ante
cualquier reclamación frente a la
aseguradora. Las fechas de salida y
entrada deben ser ajustadas en caso
que el elemento deba permanecer
más tiempo fuera de la institución
Con el propósito de
garantizar el control de
los elementos y su
seguridad se debe
realizar el registro de la
salida en el sistema.
90
8.9 DETERIORO, ROBO Y HURTO DE LOS
BIENES
Cuando se presente deterioro en los Muebles y Enseres el
responsable de los bienes puede solicitar su reparación a
Planta Física; en caso de Equipos Eléctricos, Electrónicos y
Electrodomésticos puede solicitar su reparación a la
División de Mantenimiento Tecnológico. En casi de ser
posible, puede solicitar a una entidad externa.
El funcionamiento debe reportar por escrito al Grupo de
Inventarios, una vez ocurrido el siniestro, anexando el
respectivo denuncio colocando ante autoridades
competentes, para que se realice el proceso
administrativo correspondiente.
Adicionalmente debe entregar al Grupo de Inventarios
dos cotizaciones de elementos con iguales características,
o similares en caso que el elemento no exista en el
mercado; lo anterior con el objeto de realizar el trámite de
reclamación ante la compañía de seguros.
91
8.10. PÓLIZAS
Los activos e intereses patrimoniales de la Universidad
están protegidos mediante pólizas establecidas en un
programa de seguros el cual está conformado de la
siguiente manera:
Todo Riesgo Daños Materiales: Esta póliza asegura los
daños ocurridos por incendio, rayo – terremoto, rotura
de maquinaria, corriente débil, hurto y sustracción.
Responsabilidad Civil Extracontractual
Responsabilidad Practicantes de Medicina
Responsabilidad Civil Servidores Públicos
Manejo Global de Manejo para Entidades Estatales
Vehículos.
Transporte de Mercancía.
Transporte de Valores
Infidelidad y Riesgos Financieros
SOAT vehículos
Mayor información sobre
[email protected]
pólizas:
92
La Universidad disponible de seguros de garantías, tales
como:
Calidad del servicio.
Buen manejo de anticipo.
Pago de prestaciones.
De cumplimiento.
Todo riesgo.
La Sección de Inventarios es la dependencia encargada
de tramitar las pólizas de garantías y efectuar las
reclamaciones ante las compañías aseguradoras por los
daños ocasionados a los activos e intereses patrimoniales
de la Universidad, previa información y soportes
suministrados por las diferentes UAA.
Mayor
información
consultar
en
la
ruta:
www.uis.edu.co/GestionAministrativa/Secciones/Inventarios
/
93
La Sección de Contabilidad en cumplimiento de su
función presenta los siguientes informes:
Declaración Anual de Ingresos y Patrimonio, a la DIAN.
Información Tributaria Anual en Medios Magnéticos,
DIAN.
Informe Bimestral de Solicitud de Devolución de IVA, a la
DIAN.
Estados Financieros clasificados con corte a Diciembre
31 y sus respectivas notas con destino al Consejo
Superior.
Presentación del informe de Deudores Morosos con
corte a Mayo 31 y Noviembre 30 a la Contaduría
General de la Nación. Este informe se presenta en los
diez (10) primeros días de Junio y Diciembre de cada
año.
Balance de Prueba Mensual con destino a la Rectoría.
94
Informe de Rendición de Cuentas Mensual y Anual
con
destino
a
la
Contraloría
General
del
Departamento de Santander.
Informe de la Deuda Pública SEUD con destino a la
Contraloría General del Departamento de Santander.
Información Financiera Anual en el SNIES con destino
al Ministerio de Educación Nacional.
Información Financiera Económica y Social con destino
a la Contaduría General de la Nación en forma
trimestral y anual.
Información Financiera Económica y Social con destino
al Banco de la República en forma trimestral y anual.
Muestra Trimestral y Anual de servicios con destino al
DANE.
Mayor información sobre
contabilidad:
[email protected]
95
10.1. LIQUIDACIONES
10.1.1. CRÉDITOS PARA MATRÍCULAS DE
PREGRADO
La Universidad ha establecido con entidades externas con
el fin de brindar a los estudiantes los instrumentos que
faciliten el pago de sus matrículas.
Las siguientes son las instituciones con la cuales la
Universidad tiene actualmente convenios:
ICETEX
COOPFURUTO
COOCTESAN
BANCO DE BOGOTA
BANCO DE CREDITO
Mayor información
sobre recaudos:
[email protected]
Estas entidades también brindan crédito para estudios de
posgrado. Coopfuturo ofrece crédito para Maestrías ”
96
El ICETEX ofrece dos modalidades de crédito: Mediano
Plazo, Proyecto ACCES (Financiación a largo plazo).
Mediano plazo
Crédito para el cubrimiento total de la matricula hasta un
monto de ocho (8) smlmv por semestre. El estudiante debe
cancelar el 60% del valor girado más los intereses
respectivos durante cada semestre y el 40% a financiar en
un plazo de cinco años finalizado el último periodo de
crédito.
Proyecto ACCES
Crédito para sostenimiento o para matricula. Para
sostenimiento los créditos pueden ser desde uno (1) hasta
cinco (5) SMLMV por semestre académico. Para matricula,
el ICETEX puede cubrir hasta el 50% o el 75% del valor de la
matricula. Los estudiantes que estén registrados en el SISBEN
y cuyo núcleo familiar corresponda a los estratos
socioeconómicos 1 y 2, reciben del ICETEX un subsidio del
25% del valor de la matrícula, siempre y cuando culminen
con éxito el programa académico financiado.
En esta modalidad de crédito, durante la época de
estudios y el periodo de gracia, el estudiante deberá
amortizar una cuota mensual del 2% a partir del mes
siguiente de efectuado el giro por parte del ICETEX, y
adicionalmente en la primera cuota de cada periodo
académico debe cancelar una prima de seguro
correspondiente al 1% del giro.
Los pagos del crédito se inician un año después de
terminado el programa académico (periodo de gracia) y el
plazo de amortización corresponde a un tiempo
equivalente al doble del periodo financiado.
97
El estudiante puede diligenciar la solicitud de crédito y
encontrar mayor información acerca de los créditos que
ofrece el ICETEX, ingresando a la página WEB del ICETEX,
www.icetex.gov.co , en el link correspondiente a crédito
educativo.
Es un crédito a corto plazo. Existen dos convenios con
COOPFUTURO: Sin representación y Con representación.
Sin representación
Cuando el valor del crédito es superior a tres SMLMV En
este caso, COOPFUTURO financia el 100% del valor de la
matricula el cual debe cancelar en cinco cuotas
mensuales durante el semestre. El estudiante debe afiliarse
a la cooperativa.
Con representación
Cuando el valor del crédito es menor o igual a tres SMLMV.
En este caso, el estudiante debe cancelar el 30% del valor
de la matricula al solicitar el crédito y Coopfuturo financia
el 70% el cual debe pagar en tres cuotas mensuales.
Consiste en financiación a corto plazo por medio de
COOTECSAN (Cooperativa Tecnológica de Santander) con
recursos del IDESAN (Instituto Financiero para el Desarrollo
de Santander). El crédito puede cubrir hasta el 100% de la
matrícula, el cual debe ser cancelado en cinco cuotas
durante el semestre. El estudiante debe afiliarse a la
cooperativa.
98
El crédito que ofrece el Banco de Bogotá – Crediestudiantil –
consiste en un crédito a corto plazo que el estudiante puede
cancelar en tres hasta seis cuotas mensuales.
El crédito que ofrece el Banco de Crédito financia hasta el
100% del valor de la matricula y tiene 2 opciones de
financiación:
Crédito con cheque
Crédito con pagare
La información está disponible en la página
www.tubancodecredito.com en el link “Tu banco”
WEB
10.1.2 RELIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA
Estudiante puede solicitar re liquidación de matrícula cuando
(Consultar Resolución No. 606 de 2005)
Se presenta disminución de los ingresos de la UEF (Unidad
Económica Familiar)
Se presentan cambios en el estrato de la UEF.
La institución en la que curso el grado once del bachillerato le
otorgó beca para el estudio del mismo.
El estudiante se declara independiente económicamente.
La instancia encargada de analizar, documentar, resolver y
responder las solicitudes de reliquidación de matrícula de
estudiantes de pregrado es el Comité de Matriculas.
99
El interesado debe ingresar a la página WEB de la
Universidad y diligenciar en
el módulo Estudiantes, el
“Formulario Único de Reliquidaciones de Matriculas”, en el
caso de becas adicionalmente debe diligenciar el
“Formulario Único de Beca”. Estos formulas debe
entregarlos debidamente firmados, dentro de la fechas
que programe la Universidad; en la Ofician de
Liquidaciones junto con los documentos soporte exigidos
según el caso, para su radicación.
Fuera de las fechas establecidas, solo se aceptan
solicitudes de reliquidación que se consideren tipificadas
como de fuerza mayor, las cuales deberán ser avaladas
según concepto de Asesor Jurídico de la Universidad.
Al presentar la solicitud, el peticionario dejara constancias
expresa declarada bajo gravedad de juramento, que la
información que allega es completa y verídica y que, si se
llegase a comprobar inexactitud por cualquier medio,
asumirá las consecuencias disciplinarias de las fallas
gravísimas previstas en las normas universitarias y en la ley.
Para todos los casos, la Universidad se reserva el derecho
de verificación de la información suministrada por el
estudiante en cualquier momento. El estudiante está en la
obligación de presentar la información pertinente a la
Universidad, tan pronto su situación vuelva a ser favorable
(Art, 10 resolución No. 606 de 2005).
100
Las reliquidaciones podrán ser temporales o definitivas
según lo determine el Comité de Matriculas de acuerdo
con la normatividad que rija para la Universidad. Cuando
la situación que medie para solicitud de reliquidación sea la
disminución de ingresos, la reliquidación tendrá una
vigencia hasta dos semestres; transcurrido ese tiempo, el
estudiante deberá actualizar la información de ingresos de
la UEF, de no hacerlo la liquidación se hará considerando
los parámetros iniciales.
Las reliquidaciones podrán ser temporales o definitivas
según lo determine el Comité de Matrículas de acuerdo
con la normatividad que rija en la Universidad. Cuando la
situación que medie para la solicitud de reliquidación sea la
disminución de ingresos,
la reliquidación tendrá una
vigencia hasta de dos semestres; transcurrido ese tiempo, el
estudiante deberá actualizar la información de ingresos de
la UEF, de no hacerlo la liquidación se hará considerando
los parámetros iniciales.
El peticionario puede interponer recurso de reposición
contra la decisión del Comité de Matrículas, el cual debe
presentarse por escrito ante la oficina de Liquidaciones
dentro del plazo fijado por la Universidad; de lo contrario se
entiende notificada la decisión para todos los efectos. (Art.
12, Resolución 606 de 2005).
101
Mayor información sobre
reliquidación de matrículas:
[email protected]
10.1.3.
DEVOLUCION DE PAGO DE
MATRICULA SE INCLUYO, NO ESTABA EN
ESTE DOCUMENTO
El estudiante puede solicitar devolución del pago de la
matrícula en los siguientes casos:
No realizo matricula académica del semestre que solicita
devolución.
Obtuvo descuentos aprobados por el
Matricula que no han sido en su liquidación.
Comité
de
Quedo excluido de la Universidad por bajo rendimiento
académico y ha cancelado la matricula del siguiente
semestre.
Tiene asociados dos pagos a la liquidación (ICETEX y
efectivo u otro).
Cancelo un mayor valor al establecido en su liquidación.
La Universidad recibe pago proveniente de subsidio de
Cooperativa por una valor mayor al del costo de la
matrícula y este autorizada por la Cooperativa.
Generalmente la devolución se efectúa a la misma
Cooperativa, en todo caso se debe realizarse de
acuerdo con lo estipulado en los estatutos de la misma.
102
Para tramitar la devolución del pago de matrícula el
estudiante debe presentar en la Sección de Tesorería los
siguientes documentos:
Carta de solicitud de devolución del pago total o parcial
de matrícula, según el caso, debidamente firmada por el
estudiante. En esta carta debe especificarse claramente:
Datos del estudiante: Nombre, documento de
identidad, dirección, teléfono, número de cuenta
bancaria a la cual se le hará efectiva la evolución (el
titular debe ser el beneficiario de la devolución).
Motivo de la devolución.
Fotocopia
identidad.
del
carnet
estudiantil
y
documento
de
Recibo original del pago de la liquidación.
De acuerdo con la situación presentada, debe anexar el
documento requerido:
Certificación de la Dirección de
Admisiones y Registro Académico
en donde conste que no realizo
matricula académica del periodo
para
el
cual
solicita
la
devolución.
Copia del acta del Comité de
Matricula. En este caso se debe
anexar el recibo de la liquidación
inicial y el de la re liquidación.
Certificación de condición de PFU
expedida por la Dirección de
Admisiones, correspondiente al
periodo pagado que no ha sido
matriculado y del cual solicita
devolución.
Carta
de
la
cooperativa
donde
se
autorice entregar
el excedente al
estudiante, si así
lo permiten los
estatutos de la
misma.
Carta
del
consejo
Académico en el
evento en que el
estudiante haya
realizado
matricula
académica.
103
Cuando la devolución se solicite por no haber realizado
matricula académica, la Universidad reintegra el 90%
Si el estudiante queda en condición de PFU en un
periodo académico y ha cancelado el valor de la
matrícula del siguiente semestre, se reintegra el 100% del
valor de la matrícula.
Cuando el descuento obedece a una decisión del
Comité de Matricula, se devuelve la diferencia entre la
liquidación original y la reliquidación.
Cuando se haya cancelado un mayor valor al del costo
de la matrícula, se reintegra el excedente.
Devolución por no matricula se reintegra el 85%.
10.1.4. HOMOLOGACIÓN DEL PAGO DE
MATRÍCULA
Consiste en aplicar el pago de una liquidación de
matrícula de una semestre en el que el estudiante no haya
realizado matricula académica a otro semestre posterior en
el cual desee matricular.
Recuerde!
La solicitud de homologación del pago de matrícula debe
realizarse en las fechas que programe la Universidad, las
cuales serán comunicadas por la Sección de Tesorería.
104
Mayor información sobre
homologación pago de
matrícula: [email protected]
Cuando el estudiante no realiza matricula académica.
En casos especiales, con aprobación previa del Consejo
Académico, cuando el estudiante realiza cancelación de
semestre después de haber efectuado matricula
académica.
Para tramitar la solicitud de homologación el estudiante
debe presentar los siguientes documentos:
Carta solicitando la homologación del pago de
matrícula. Se debe especificar el año y el semestre que
se requiere homologar, y la dirección y el teléfono del
estudiante.
Recibo de pago original con el timbre y sello de la
entidad bancaria.
Certificación de la Dirección de Admisiones y Registro
Académico, donde conste que el estudiante no realizo
matricula académica en el semestre que dese
homologar.
En caso que el estudiante haya realizado matricula
académica, carta del Consejo Académico donde se
apruebe la solicitud de homologación.
105
10.1.5. SOLICITUD DE DESCUENTO NUEVO
Para tener derecho al descuento por sufragar ( Ley 403 de
1997, Art.2 numeral 5), el estudiante debe presentar en la
Oficina de Liquidaciones, preferiblemente dentro de los
siguientes 30 días calendario a la elecciones o a más tardar
15 días antes de realizar el proceso de liquidación de
matrícula, los siguientes documentos:
Original de certificado electoral, con el nombre y código
del estudiante al respaldo.
Fotocopia del certificado electoral.
Cedula de ciudadanía.
El descuento se verá válido hasta que se lleve a cabo la
siguiente jornada electoral, según lo previsto el Art, 1 “de
la Ley 815 de 2003.
Mayor información sobre
descuentos por sufragio:
[email protected]
106
10.2.CARTERA
La persona responsable del diligenciamiento de la factura
en la respectiva UAA debe tener en cuenta lo siguiente:
Se debe poner la fecha de vencimiento diferente a la
fecha de elaboración de la factura, de acuerdo con lo
pactado con el cliente.
La factura debe estar firmada por el Jefe de la Unidad y
el Cliente, como constancia de aceptación y
compromiso de pago.
Si la factura no es firmada por el cliente, este debe
enviar una carta de acuerdo de pago donde acepte la
obligación contraída con la Universidad indicando la
forma como cancelara la factura.
La factura debidamente firmada por las partes en
original o anexando los documentos enunciados
anteriormente, debe ser enviada a la Sección de
Recaudos-Cartera para que se realice su contabilización.
Por ningún motivo deben anularse
vencimiento en la fecha de pago.
facturas
por
No deben elaborarse facturas posteriores a la fecha de
pago del servicio.
Cuando se trata de personas jurídicas siempre se debe
generar una factura de venta.
La UAA debe utilizar el papel esencial de factura,
suministrado por la División Editorial y Publicaciones.
107
Es importante recalcar al cliente que la factura debe
cancelarse hasta la fecha de vencimiento, utilizando
para ello el documento impreso con el código de barras,
en cualquiera de las entidades bancarias.
Por ningún motivo deben anularse
vencimiento en la fecha de pago.
facturas
por
“No es aceptable fiscalmente que por efecto del pago del
adquiriente, se anulen facturas y se expidan otras con
fecha posterior… Expedida la factura respecto de una
operación realizada, con el lleno de los requisitos legales,
puede afirmarse que el vendedor o prestador del servicio
cumplió con su obligación.
Con posterioridad a tal hecho y solamente para efectos de
recibir el pago, no podrá expedir una nueva factura que
corresponda a la operación ya realizada y ya facturada
porque implicaría que está facturando doblemente una
misma operación, conducta que constituye una infracción
a la normatividad tributaria. Por lo mismo, la nueva factura,
no estaría cumpliendo con el requisito ni del número
consecutivo ni de la fecha en tanto la operación fue
realizada con anterioridad a su expedición y el número no
correspondería a la realización de la operación.”
Régimen Colombiano de Impuesto a las ventas. Marzo de 2006.
Envío N° 95. Anulación de facturas. Pág. 671.
108
Mayor información sobre
Cartera: [email protected]
Para evitar
inconvenientes, es importante
verificar la información
consignada en la factura de
venta antes de aceptar la
generación del documento
y ordena su
impresión.
Lo anterior ratifica la importancia de
consultar al cliente la fecha límite de
recepción de facturas en su respectiva
empresa y tenerlo en cuenta para definir
al momento de la generación de la
Factura de Venta puesto que la
Universidad no debe proceder a
anulación de facturas por este motivo.
Para casos excepcionales, en los que se
requiera solicitar la anulación de una
factura de venta por otros conceptos, la
UAA debe elaborar un memorando
sustentando con claridad el motivo de la
anulación y enviarlo a la Sección de
Tesorería junto con el original y las dos
copias de la factura de venta.
El
memorando debe ser firmado por el Jefe
de la UAA.
109
Para realizar el cobro persuasivo y jurídico, se debe cumplir
con lo estipulado en el Manual de Normas y
Procedimientos para el recaudo de cartera de la UIS
aprobado según Resolución de Rectoría No. 1320 de 2008 y
el Procedimiento de Gestión de Cartera por Venta de
Bienes y Servicios.
Para efectuar el control de las cuentas por cobrar la UAA
debe:
Ingresar a “Facturación de Servicios” del módulo de
Presupuesto del SIF. La opción Consultar le permite:
Consultar las cuentas pendientes de cobro.
Verificar los pagos efectuados.
Realizar oportunamente el cobro persuasivo de aquellas
facturas que se encuentren en mora, mediante
comunicación escrita y demás medios que considere
pertinentes, de tal manera que quede constancia del
cobro.
Enviar para cobro jurídico, las facturas de venta que
correspondan.
Para realizar el cobro persuasivo y jurídico se debe cumplir
con lo estipulado en el Manual de Normas y
Procedimientos para el recaudo de cartera de la UIS
aprobado según Resolución de Rectoría No.1320 de 2008 y
el Procedimiento de Gestión de Cartera por Venta de
Bienes y Servicios.
110
El cobro jurídico se debe iniciar a más tardar cuando las
facturas de venta tengan 180 días de vencimiento. Para
dar inicio a este proceso, la UAA debe enviar los
respectivos soportes a la División Financiera – Sección de
Recaudos – Cartera.
Si. Siempre que así lo hayan acordado desde un comienzo
la UAA y el cliente.
El SIF permite registrar, cuando se han acordado pagos
parciales con los clientes, las fechas de vencimiento de los
mismos.
Estos pagos no se registran con código de barras, por lo
tanto la UAA debe solicitarle al cliente que a medida que
realice los pagos entregue a la Universidad una copia
legible de la consignación con el respectivo sello del
banco. Estas copias deben ser enviadas oportunamente
por la UAA a la Sección de Tesorería.
No. Las UAA no están autorizadas para otorgar crédito a los
estudiantes de posgrado.
Si los estudiantes requieren
crédito deben tramitarlo con las entidades autorizadas
como Coopfuturo, Icetex, Cootecsan, Banco de Bogotá y
Banco de Crédito. (Ver Sección de Tesorería, punto 7.1
Créditos).
111
10.3. PROGRAMA ESTAMPILLA PRO-UIS
La Estampilla Pro-UIS, es una programa institucional gestado
por la Universidad Industrial de Santander cuyo objetivo es
la consecución de recursos destinados a la inversión, de tal
forma que le permitan un mayor fortalecimiento en su
infraestructura física, tecnológica e investigativa, así como
la renovación bibliográfica, con lo cual contribuye al
cumplimiento de los fines misionales.
Según el Articulo 4°, de la Ley 1216 de julio de 2008; “La
emisión de la estampilla Pro – Universidad Industrial de
Santander, cuya creación se autoriza, será hasta por la
suma de doscientos mil millones de pesos. El monto total
recaudado se establece a precios constantes de 2007”.
Atendiendo lo establecido en los Artículos 15 y 16 del
Decreto 0147 de 1994, a la Universidad Industrial de
Santander le corresponde realizar el control operativo y
contable por concepto del recaudo de la Estampilla Pro UIS.
En desarrollo de esta función, realiza diversas tareas: por un
lado, la gestión con los diferentes entes recaudadores
(Departamento, Municipios y entes descentralizados del
orden departamental y municipal) sobre la correcta
aplicación del gravamen y del procedimiento establecido
para el recaudo y por otro lado, gestión con la
Gobernación de Santander tendiente a la verificación y
oportuna distribución de los recursos.
112
Mayor información sobre
Estampilla: [email protected]
Congreso de la República
Ley 85 de Noviembre 16 de 1993, por la cual se crea
la emisión de Estampilla Pro-UIS
Ley 1216 de julio 16 de 2008, por la cual se modifica
parcialmente la Ley 85 de 1993
Asamblea Departamental
Ordenanza 038 de diciembre 29 de 1993, por la cual
se autoriza la emisión de la Estampilla Pro-UIS
Ordenanza 005 de 1994, por la cual se deroga
parcialmente la Ordenanza No. 038 de 1993
Ordenanza 009 de 1994, por la cual se modifica y
aclara la Ordenanza No. 038 de 1993
Ordenanza 057 de 1994, por la cual se actualizan los
valores, tarifas y actos departamentales obligatorios
para aplicar la Estampilla Pro-UIS y modifica la
Ordenanza No. 038 de 1993.
Ordenanza 067 de 1996, por la cual se adicionan y
modifican las Ordenanzas 038 de diciembre 29 de
1993 y 057 del 21 de diciembre de 1.994
Ordenanza 014 de 2008, por la cual se modifica la
Ordenanza No. 038 del 29 de diciembre de 1993.
Gobernación de Santander
Decreto 0147 de 1994, Gobernación de Santander, por
medio
del
cual
se
definen
las
modalidades,
denominaciones y características para ordenar la impresión
de la Estampilla Pro-UIS y se establecen procedimientos
para su recaudo.
113
Según el Artículo 1º. De la Ley 1216 del 16 de julio de 2008,
el recaudo de la Estampilla Pro-UIS se distribuirá de la
siguiente manera: el setenta y cinco por ciento (75%) será
para la Universidad Industrial de Santander, el diez por
ciento (10%) para la Universidad de la Paz y el quince por
ciento (15%) restante será para las Unidades Tecnológicas
de Santander.
UIS (75%)
$150.000 millones
RECAUDO ESTAMPILLA
PROUIS ($200.000
millones, precios
constantes de 2007)
UTS (15%)
$30.000 millones
UNIPAZ (10%)
$20.000 millones
En la UIS, según el Artículo 2°. De la Ley 1216 del 16 de julio
de 2008, la distribución de los dineros debe ser de la
siguiente manera:
30% para mantenimiento o amplificaciones de la actual
planta física, compra de materiales y equipos de
laboratorio, dotación de bibliotecas.
20% para dotación y adecuación de la planta física de
Guatiguara, Piedecuesta la cual se destinara al
establecimiento de centros de investigación y programas
de pregrado, posgrado y doctorado.
30% para el establecimiento de regionalización de la UIS
en la provincia santandereana.
10% para la adquisición de textos básicos y publicaciones
periódicas de acuerdo con las prioridades establecidas
por el Consejo Superior de la UIS
10% para programas específicos que tiendan a elevar el
nivel científico de la Universidad.
114
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
Octubre de
2006
02
Diciembre 04
de 2007
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del documento
Adecuación del documento al Sistema de
Gestión de Calidad según el Procedimiento
Control de Documentos.
Modificación del nombre del documento.
Actualización de las actividades básicas del
Proceso Financiero.
03
Septiembre 11
de 2008
Actualización de las actividades del Proceso
Financiero e inclusión del programa de
Estampilla PRO-UIS.
Inclusión de algunas resoluciones en la
Normatividad.
Actualización de la tabla de los cargos de
dirección
y
cuantías
máximas
de
contratación para ordenadores del gasto
según Resolución No. 2323 de Diciembre 31
de 2008.
04
Febrero 12 de
2009
Actualización de la tabla de valores de
viáticos para empleados de planta en
cuanto a la Descripción del nivel como
resultado de los cambios en la Estructura
organizacional de la UIS según Acuerdo
No.061 de 2008.
Actualización de la tabla de retenciones y
descuentos para el año 2009.
Actualización de la tabla de los valores del
componente terrestre para el año 2009 de
acuerdo al IPC del año 2008.
115
Actualización de la tabla de retenciones y
descuentos para el año 2010.
06
07
Abril 23 de 2010
Febrero 04 de
2011
Actualización de la tabla de los valores del
componente terrestre para el año 2010 de
acuerdo al IPC del año 2009.
Actualización de la tabla de retenciones y
descuentos para el año 2011.
Actualización de la tabla de los valores del
componente terrestre para el año 2011 de
acuerdo al IPC del año 2010.
Inclusión en la normatividad “Acuerdo del
Consejo Superior No. 041 de 2012”.
Modificación en los ítems 5, 5.4 y 5.5 sobre la
descripción de la División Financiera, la
Sección de Inventarios, e inclusión de la
Sección de Recaudos.
Modificación de la definición del Certificado
de Disponibilidad Presupuestal ítem 6.2.
08
Agosto 02 de
2012
Se incluye en la tabla 1 de Autorización de
los traslados presupuestales, la aclaración
“traslados entre diferentes Proyectos de
Investigación incluidos en el Banco de
Proyectos, debe ser autorizado por el
Consejo Superior.”
Se incluye las fuentes de la tabla 2 y
actualización de la tabla de los valores del
componente terrestre para el año 2011 de
acuerdo al IPC del año 2010.
Inclusión en el ítem 7.1 de conceptos en la
devolución del pago de matrícula.
116
Inclusión del ítem 7.2.4. de venta web de
servicios.
Modificación de los requisitos para recaudos
por caja.
Cambio en el ítem 8 de “GRUPO DE
INVENTARIOS” a “SECCIÓN DE INVENTARIOS”.
08
Agosto 02 de
2012
Cambio en los nombres en el ítem 8.10 de
pólizas de “Responsabilidad Practicantes de
Medicina”
por
“Responsabilidad
Civil
Profesional Médicos y/o Odontólogos”, de
“Responsabilidad Directores Administradores”
por
“Responsabilidad
Civil
Servidores
Públicos”, y de Global de Manejo para
Entidades Oficiales por “Manejo Global
Entidades Estatales”, e inclusión de “Póliza de
Maquinaria. Contratistas y/o Agrícola”.
Inclusión del numeral 10 de la Sección de
Recaudos, con información referente a
liquidaciones, cartera y programa estampilla
Pro-UIS.
09
Marzo 18 de
2013
Actualización de la tabla de los valores del
componente terrestre para el año 2013 de
acuerdo al IPC del año 2012.
Inclusión de normatividad: Acuerdo del
Consejo Superior 034 de 2015, Resolución de
Rectoría No. 2527 de 2014, Resolución de
Rectoría No. 22 de 2015, Acuerdo del
Consejo Superior No. 075 de 2013.
10
Actualización Tabla Cargos de dirección y
cuantías máximas de contratación
Actualización de la tabla de los valores del
componente terrestre para el año 2015 de
acuerdo al IPC del año 2014.
Actualización del documento según
necesidades del Proceso Financiero.
las
117