Procedimiento para la Formulación y Viabilización de

PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Código : PPI.05
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN Y VIABILIZACIÓN DE PROYECTOS
PROPUESTOS POR LAS UAA EN EL BPPIUIS.
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Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007
Resolución N° 1863
Aprobó: Rector
Revisó: Director de Planeación.
Versión : 10
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las etapas correspondientes para la Formulación de Proyectos
propuestos por las UAA en el Banco de Programas y Proyectos de
Inversión de la Universidad Industrial de Santander.
Aplica a todos los Proyectos de Inversión formulados, radicados,
viabilizados, elegidos y aprobados en el Banco de Programas y Proyectos
de Inversión de la Universidad Industrial de Santander.
NORMATIVIDAD
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Decreto 2844 de 2010. Expedido por la Presidencia de la República de Colombia
Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente NSR-10
Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas, RETIE.
Reglamento Técnico para el sector de Agua Potable y Saneamiento Básico – RAS 2000
Código Eléctrico Colombiano NTC 2050
Código Colombiano de Fontanería
Acuerdo 032 de 2002 del Consejo Superior de la UIS. Artículo 6, Artículo 8, Artículo 12.
Acuerdo 047 de 2002 del Consejo Superior de la UIS.
Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander, 2003 y sus modificaciones.
Decreto único reglamentario 1082 de 2015. Título 6.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS




BPPIUIS: Banco de programas y proyectos de inversión de la Universidad Industrial de Santander. Es el instrumento encargado de regular la
inversión institucional, a través del cual, se registran los proyectos susceptibles de ser financiados o cofinanciados con recursos internos del Fondo
Común, de Estampilla Pro UIS o del Presupuesto General de la Nación mediante la radicación de proyectos en el BPIN
Banco de Proyectos: Sistema de información que permite, mediante el uso de criterios técnicos, definir los requisitos para la realización de
proyectos de inversión y adelantar un seguimiento sistemático de cada una de las etapas de los proyectos en desarrollo. Constituye una herramienta
central en la asignación eficiente de recursos y en el fortalecimiento de la programación integral de la inversión pública.
Director de Proyecto: Es la persona responsable de administrar y dirigir los recursos asignados por una organización para dar solución a una
problemática o potenciar nuevos productos y/o servicios, mediante el diseño y ejecución de un proyecto.
Elegibilidad: Un proyecto es elegible si además de ser viable, cumple con los requisitos establecidos por la dirección de la Universidad para ser
financiado con recursos de inversión programados en el presupuesto de ingresos y gastos de la institución.
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
 Planeación: En términos públicos es la orientación adecuada de los recursos procurando el cumplimiento de objetivos de desarrollo económico y


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
social.
Programa: Estrategia de acción cuyas directrices determinan gerencialmente las actividades, recursos y gastos que apoyan el logro de un objetivo
institucional.
Proyecto de inversión: Conjunto de acciones planificadas, encaminadas a satisfacer una necesidad institucional o social, plenamente identificada que
requiere financiación total o parcial del presupuesto general de la UIS.
UAA: Unidad Académico y/o Administrativa.
Viabilidad: Un proyecto es viable si es técnicamente factible y económicamente y socialmente rentable y debe demostrarse su conveniencia para la
institución
CONSIDERACIONES
 Las UAA podrán acudir a los formatos FPI.02 y FPI.03 como guía para la formulación de proyectos de inversión en el BPPIUIS.
 Permanentemente se realiza respaldo de la información de los proyectos que no han sido registrados en el Sistema de Información del Banco de




Programas y Proyectos de la Universidad Industrial de Santander (BPPIUIS), utilizando la herramienta de almacenamiento en la nube de One Drive.
Los proyectos que cumplan mas de un año en el Banco de Programas y Proyectos deberán ser actualizados en sus componentes presupuestales,
técnicos y económicos.
Los planos aprobados deberán incluir la firma de las unidades asesoras de la Universidad como: División de Mantenimiento Tecnológico, División de
Planta Física y División de Servicios de Información.
Los proyectos presentados deberán cumplir con la normatividad aplicable en el marco de los sistemas de gestión ambiental y seguridad y salud
ocupacional.
Cumplimiento del numeral 7.3 NTC GP1000:2009
Cumplimiento Numeral 7.3 NTC GP 1000:2009
Requisito
Descripción
Actividad
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 11, 12, 13, 14,
15, 18, 19
7.3.1
Planificación del diseño y desarrollo
7.3.2
Elementos de entrada para el diseño y desarrollo
7.3.3
Resultados del diseño y desarrollo
7.3.4
Revisión del diseño y desarrollo
7.3.5
Verificación del diseño y desarrollo
9
7.3.6
Validación del diseño y desarrollo
12, 14, 15, 16, 17
7.3.7
Control de los cambios del diseño y desarrollo
1, 3
2,4, 6, 13
5, 7
19, 20
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.F. o
intranet
Procedimiento predefinido
Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1. Identifica las necesidades de inversión de las U.A.A. y
solicita asesoría y acompañamiento del profesional de
Planeación
Director del Proyecto
2. Elabora las propuestas para dar respuesta a las
necesidades identificadas.
Director del Proyecto
3. Busca información sobre proyectos relacionados o
similares dentro de la U.A.A. o de otras U.A.A. con el fin de
evitar duplicidad de esfuerzos o de utilización de recursos.
Director del Proyecto
4. Elabora y estructura la propuesta con base en los
conceptos de formulación de proyectos de inversión
Director del Proyecto
5. Solicita apoyo a la División de Servicios de Información,
División de Mantenimiento Tecnológico y División de
Planta Física, para que proporcionen el Vo Bo a los
estudios técnicos que se vayan a adelantar y que sean
requeridos en el proyecto.
Director del Proyecto
INICIO
1. Identifica las necesidades
de inversión de las U.A.A.
2. Elabora las propuestas.
3. Busca información sobre
proyectos relacionados o
similares.
4.Elabora y estructura la
propuesta.
Documento del Proyecto
5. Pide concepto técnico.
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Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
6. Diligencia los formatos
correspondientes a la
metodología . (Tipo A).
6. Diligencia los formatos correspondientes a la
metodología. Fichas del Banco de Programas y Proyectos
de Inversión de la Universidad Industrial de Santander.
Director del Proyecto
7. Evalúa y aprueba el
proyecto.
7.
Para
el
caso
de
las
Unidades
Académicas, evalúa y aprueba el proyecto según los
requerimientos de la U.A.A.
Consejo de Escuela
y de Facultad
8. Radica oficialmente en Planeación el documento
(impreso y en versión digital) del proyecto con la
documentación requerida.
Director del Proyecto
DIAGRAMA DE FLUJO
Versión : 10
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
8. Radica oficialmente en
Planeación el documento.
9. Revisa el documento
entregado.
¿Hay observaciones?
9. Revisa el documento entregado
Administrador
BPPIUIS
10. Retroalimenta al Director del Proyecto sobre los
resultados de la revisión de la documentación entregada.
Administrador
BPPIUIS
11. Complementa la documentación y la envía a Planeación .
Director del Proyecto
12. Da VoBo para la radicación del proyecto según los
requerimientos establecidos.
Administrador
BPPIUIS
No
Si
10. Retroalimenta al
Director del Proyecto.
11. Complementa la
documentación y la envía a
Planeación.
12. Da VoBo para El
registro del proyecto.
2
FPI.02
FPI.03
BPPIUIS
Carpeta de Proyecto.
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
2
13. Registra el Proyecto en
el Sistema del BPPIUIS.
13. Registra el Proyecto en el Sistema del BPPIUIS una vez
recibido el VoBo de Planeación.
Director del Proyecto
Proyecto de Inversión
registrado en el BPPIUIS
con código asignado
14. Identifica posibles
evaluadores interno y
externo.
14. Identifica posibles evaluadores internos y externos del
proyecto para aquellos cuya complejidad lo requieran.
15. Asigna evaluadores y
envía la documentación.
15. Asigna evaluadores y envía la documentación requerida
para emitir concepto de viabilidad.
16. Analiza la
documentación y emite
concepto de viabilidad.
16 Analiza la documentación del proyecto y emite
concepto de viabilidad.
3
Administrador
BPPIUIS
Administrador
BPPIUIS
Evaluador Interno y
Evaluador Externo
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
3
¿Es viable el proyecto?
Si
No
17. Emite observaciones al
proyecto.
18. Da respuesta a las
observaciones..
17. Emite observaciones al proyecto.
18. Da respuesta a las observaciones realizadas por los
evaluadores en caso de que el concepto para el proyecto
sea de "sujeto a modificaciones" o "no viable".
Evaluador Interno y
Evaluador Externo
Director del
Proyecto
Concepto de Viabilización
del Proyecto
Administrador
BPPIUIS
19. Retroalimenta al
Director del Proyecto.
20. Viabiliza
Institucionalmente el
Proyecto con base en los
conceptos de viabilidad.
FIN
19. Retroalimenta al Director del Proyecto sobre los
resultados de las evaluaciones interna y externa
Administrador
BPPIUIS
20. Viabiliza Institucionalmente el proyecto con base en los
conceptos de viabilidad establecidos por el BPPIUIS.
Director de Planeación
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
02
FECHA DE
APROBACIÓN
Diciembre 04 de 2007 Creación del Documento
Se completo el nombre del Decreto 111 de 1996. Articulo 8, con Estatuto Orgánico del
programa G.N
Se incluyó como consideración la relación del requisito 7.3 de la NTC ISO 9001:2000 con las
Mayo 02 de 2008
actividades del procedimiento. Se incluyó como documentos de referencia carpeta del
proyecto en la actividad 8.
03
Octubre 1 de 2008
04
Abril 16 de 2009
05
Junio 25 de 2009
06
Febrero 04 de 2011
07
Enero 26 de 2012
08
Marzo 05 de 2012
09
Julio 01 de 2014
10
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
NTC GP 1000:2004. Cambio de norma de referencia NTC ISO 9001:2000 a NTC GP
1000:2004
Revisión de normatividad: inclusión de normas NSR98, RETIE, RAS 2000, NTC 2050 y
Código Colombiano de Fontaneria.
Inclusión de algunas consideraciones
Actualización norma referenciada NTC GP 1000:2009
Revisión de normatividad: Decreto 2844 de 2010, Reglamento Colombiano de Construcción
Sismo Resistente NSR-10, inclusión de la consideración referente al cumplimiento de la
normatividad relacionada con los sistemas de gestión ambiental y seguridad y salud
ocupacional
Inclusión de la consideración referente al los formatos FPI.02 Y FPI.03
Modificación de las actividades 7 y 13.
Modificación de la segunda consideración referente al respaldo de la información
Inclusión de la definición de director de proyecto
Revisión de las actividades relacionadas con el numeral 7.3 de la NTC GP 1000:2009
Reorganización de las actividades 10 y 11, inclusión de la actividad 12 y renuneración de
actividades posteriores.
Inclusión de normatividad, cambio del nombre de la herramienta de almacenamiento de
Noviembre 09 de 2016 google drive a one drive en consideraciones y eliminación de la palabra proyectos en la
actividad 14.