republica bolivariana de venezuela universidad nacional

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTIAS
INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
ANALISIS DE PROCESOS EN SECCIÓN DE INSPECCIÓN
FISCALIZACIÓN DE OFICINA ADMINISTRATIVA SUR ORIENTAL
PUERTO ORDAZ
Autor: Figallo Messone, Kristhal María
C.I. 17749636
CIUDAD GUAYANA, JULIO 2012
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTIAS
INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
ANALISIS DE PROCESOS EN SECCIÓN DE INSPECCIÓN
FISCALIZACIÓN DE OFICINA ADMINISTRATIVA SUR ORIENTAL
PUERTO ORDAZ
Informe presentado para optar al Título de Licenciatura en la especialidad de
Contaduría Pública.
Lcda. CEQUEA, MARIA
Tutor Académico
Lcda. ESPINOZA, YILITZI
Tutor Industrial
CIUDAD GUAYANA, JULIO 2012
ÍNDICE GENERAL
Pp
ÍNDICE GENERAL…………………………………………………………….
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………
iii
1
DESARROLLO………………………………………………………………..
3
Empresa, unidad o departamento……………………………………………
Identificación………………………………………………………………..
Visión………………………………………………………………………..
Misión………………………………………………………………………..
Objetivos…………………………………………………………………….
Principios y Creencias……………………………………………………..
Organización y estructura ……………………………………………………
Organigrama de estructura funcional……………………………………
Situación problema……………………………………………………………
Objetivos de la Pasantía………………………………………………………
General………………………………………………………………………
Específicos………………………………………………………………….
Plan de Trabajo………………………………………………………………..
Cronograma de actividades de la Pasantía………………………………...
Marco Metodológico…………………………………………………………..
Descripción de actividades de la Pasantía…………………………………
Logros del Plan de Trabajo…………………………………………………...
Facilidades y dificultades encontradas en la Pasantía…………………….
Aporte dado a la organización………………………………………………..
Apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante el proceso de
pasantía…………………………………………...........................................
CONCLUSIONES……………………………………………………………..
RECOMENDACIONES……………………………………………………….
REFERENCIAS……………………………………………………………….
GLOSARIO DE TÉRMINOS…………………………………………………
ANEXO…………………………………………………………………………
3
3
3
3
4
4
4
4
6
9
9
9
10
18
19
22
36
37
38
39
40
43
45
47
51
iii
INTRODUCCIÓN
La Oficina Administrativa Sur Oriental IVSS de Puerto Ordaz, organismo
autónomo con responsabilidad jurídica, tiene como finalidad contribuir a la
protección de la Seguridad Social de los habitantes de la Zona Sur-Oriental
de las contingencias de maternidad, vejez, enfermedad, sobreviviente,
accidentes, invalidez, muerte, retiro o cesantía y pérdida involuntaria de
empleo; así mismo prestar ayuda económica en los casos de incapacidad
temporal; regular los procesos inherentes al Servicio de Registro e
Información del Sistema de Seguridad Social Integral; cumplir los Procesos
de Liquidación y Recaudación de los Recursos Financieros del Sistema de
Seguridad Social Integral.
Así, con esta orientación, toda empresa con uno o más de un trabajador
está en la obligación de afiliarse al Seguro Social, a través del nuevo Sistema
de Gestión y Autoliquidación de Empresas, el cual automatiza la relación
Patrono-Seguro Social, vía Web, reduciendo, de este modo, errores en los
procesos y en los tiempos de respuesta y sobre todo, sin tener que acudir a
los diferentes oficinas administrativas, al ser todos los servicios propósitos
del referido sistema.
En este contexto se desarrolló una pasantía, por una estudiante de
Contaduría de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG),
en la Sección de Inspección y Fiscalización de la referida Oficina
Administrativa, con la finalidad de investigar, comprobar, indagar el proceso
administrativo referente a las labores de Inspección y Fiscalización de las
empresas de la región, así como también coordinar las fiscalizaciones
dirigidas a éstas y tramitar infracciones, soportadas por evidencia suficiente,
valida y pertinente; experiencia ajustada a un Plan de Trabajo previamente
acordado entre la dirección de la Oficina Administrativa y la pasante.
-1-
Ello implicó las respectivas conclusiones, por su relevancia en la
investigación, a través del resultado de las actividades realizadas en función
del Plan de Trabajo acordado IVSS-Pasante, registrando, así, una
sobredimensión, respecto a la capacidad administrativa de respuesta, del
flujo de solicitudes de solvencia del Seguro Social Obligatorio; la contribución
al logro de metas organizacionales por la Unidad de Inspección y
Fiscalización, relativas al control de la morosidad de empresas regionales
con el referido seguro; atraso en el procesamiento informático, tecnológico,
de fiscalizaciones; inseguridad para el resguardo de los auditores.
Este cuadro situacional generó las recomendaciones planteadas por la
pasantía, a la Oficina Administrativa Sur Oriental IVSS de Puerto Ordaz, y
están asociadas a la corrección de la debilidades organizacionales
detectadas y resumidas en las conclusiones.
El actual informe se corresponde, en cuanto a estructuración, con el
contenido de la introducción como primer componente; el desarrollo, con la
referencia a la organización de la empresa, la planificación de las actividades
de la pasante en la empresa, y la ejecución laboral tratada de los aspectos
técnicos, como lo muestra la investigación realizada; con las conclusiones,
recomendaciones, referencias bibliográficas y anexos, como elementos
finales.
-2-
1. La organización de la empresa, unidad o departamento
Funcionamiento de la organización
El Instituto Venezolano de los Seguros Sociales es una institución pública
sin fines de lucro cuya razón de ser es contribuir con la seguridad social de
todos los beneficiarios, brindando protección de la Seguridad Social a todos
los asegurados en las contingencias de maternidad, vejez, sobreviviente,
enfermedad, accidentes, invalidez, muerte, retiro y cesantía o paro forzoso,
de manera oportuna y con calidad de excelencia del servicio prestado, en
atención al marco legal.
Actualmente se encuentra en un proceso de adaptación de su
estructura
y
sistemas
a
fines
de
atender
las necesidades
de
la
población trabajadora, ya que es una institución pública cuya razón de
ser es brindar protección de la seguridad social.
Visión
La Oficina Administrativa Sur Oriental Puerto Ordaz, bajo la inspiración de
la justicia social, la equidad y la igualdad social, garantiza el cumplimiento de
los principios y normas de la Seguridad Social a todos los habitantes del
territorio Sur Oriental del País, de manera oportuna y con calidad de
excelencia en los servicios prestados.
Misión
La Oficina Administrativa Sur Oriental Puerto Ordaz, es una Institución
pública, sin fines de lucro cuya razón de ser es contribuir con la Seguridad
Social a todos los beneficiarios en las contingencias de: Vejez, Invalidez,
sobrevivientes, Nupcias, Funerarias, Retiro y Cesantías o Paro Forzoso y
-3-
Conciliaciones de cuentas, de manera oportuna y con calidad de excelencias
en el servicio. Todo atendido en el marco legal.
Objetivos de la empresa
Objetivo General

Aplicar el régimen de los Seguros Sociales en el ámbito nacional.
Objetivos Específicos

Prestar asistencia médica curativa y preventiva a todos los venezolanos.

Desarrollar los mecanismos necesarios que garanticen la prestación de
los servicios médicos en estructuras cónsonas y adecuada dotación de
recursos.

Brindar protección a los empleados y obreros, ante las contingencias de
vejez, invalidez, sobrevivientes y paro forzoso, así mismo prestar ayuda
económica en los casos de incapacidad temporal, nupcias y funerarios.
Estructura organizativa
La Oficina Administrativa Sur-Oriental Puerto Ordaz del IVSS presenta una
estructura organizacional que refleja sus relaciones en orden jerárquico y las
interrelaciones
de
cada
una
de
las
unidades
departamentales
y
administrativas.
Los diferentes niveles jerárquicos o secciones que conforman la Oficina
Administrativa Sur Oriental son: Dirección, Unidad de Recursos Humanos,
Unidad de Administración, Sección de Recaudación y Cobranzas, Sección de
Inspección y Fiscalización, Sección de Afiliación y Sección de Prestaciones.
-4-
JEFATURA
OFICINA
ADMINISTRATIVA
UNIDAD
RECURSOS HUMANOS
SECCIÓN DE
AFILIACIÓN
UNIDAD
ADMINISTRACIÓN
SECCIÓN DE
INSPECCIÓN Y
FISCALIZACIÓN
SECCIÓN DE
RECAUDACIÓN Y
COBRANZAS
SECCIÓN DE
PRESTACIONES
Figura 1. Organigrama de Oficina Administrativa Sur Oriental Puerto
Ordaz, Estado Bolívar.
Descripción del Departamento
Sección de Inspección y Fiscalización
Unidad operativa y de control que depende normativamente de la
Dirección de Afiliación y Prestaciones en Dinero y funcionalmente de la
Jefatura de la Oficina Administrativa, correspondiéndole el proceso
administrativo del área de Fiscalización de empresas a nivel regional. Sus
funciones son:

Dirigir y controlar el funcionamiento de los programas de Fiscalización de
empresas a nivel de la región respectiva.

Coordinar, controlar y ordenar las fiscalizaciones ordinarias, dirigidas y/o
especiales a empresas y revisar diariamente el trabajo presentado por
los fiscales adscritos a la zona de aplicación.

Mantener y establecer los controles estrictos, referentes al material y
documentación
correspondiente
a
notas
de
créditos,
débitos
y
-5-
rectificaciones de facturas, solvencias y otros trabajos referentes a
empresas y establecimientos sometidos al régimen de los Seguros
Sociales.

Promover y programar la inspección de empresas y revisar diariamente el
trabajo realizado por los Inspectores adscritos a la región.

Ejecutar las disposiciones emanadas de los órganos superiores
orientadas a garantizar el estricto cumplimiento y observancia de la Ley
de Seguro Social, de su Reglamento y las Resoluciones vigentes.
Situación Problema
El Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS) es la institución
del Estado venezolano cuya razón de ser es contribuir con la seguridad
social de todos los beneficiarios, brindando protección a todos los
asegurados en las contingencias de maternidad, vejez, sobreviviente,
enfermedad, accidentes, invalidez, muerte, retiro y cesantía o paro forzoso,
de manera oportuna y con calidad de excelencia del servicio prestado, en
atención al marco legal.
En este sentido, para el cumplimiento del propósito fundamental del
referido instituto, éste dispone organizacionalmente de una estructura global,
registrada en el Anexo 2, para la cobertura de su prestación de servicio a
nivel nacional, donde la dirección constituye la figura dominante, originando,
así, un nivel operativo con cuatro direcciones generales, adscritas a la
Presidencia del IVSS, destacando, para los efectos de la pasantía, la
Dirección General de Afiliación y Prestaciones en Dinero, así como la
Dirección General de Fiscalización; con la adscripción de la Dirección de
Oficinas Administrativas a la de Afiliación.
Esta adscripción de las referidas oficinas administrativas adquiere
expresión regional, para su actuación en el área geográfica asignada, en la
Oficina Administrativa Sur/Oriental, la cual opera como agente de
-6-
cumplimiento de los principios y normas de la seguridad social, con sede en
Puerto Ordaz, Estado Bolívar, ubicada en la Avenida Estados Unidos, Centro
Comercial Chilemex, Piso 1, local 7, Urbanización Chilemex; disponiendo una
configuración organizacional de unidades y secciones, con diferentes niveles
jerárquicos, como lo registra la Figura 1, para el definido propósito.
En este contexto organizacional, la referida Oficina Administrativa actúa
por intermedio de una unidad de su adscripción, la Sección de Inspección y
Fiscalización, para que ésta investigue, compruebe e indague acerca del
proceso administrativo referente a las labores de inspección y fiscalización en
las empresas que se dirigen a la institución; coordine las fiscalizaciones
externas dirigidas a las diferentes empresas de la zona y tramite las
infracciones soportadas por evidencia suficiente, valida y pertinente.
De esta manera, en la operatividad de las funciones atribuidas a la
referida Sección, se registra una variación en los indicadores de
fiscalizaciones, de 845 a 1272 casos en el período de 1º agosto 2011 – 1º
Abril 2012, ocho meses, ocasionado por el incremento de empresas en
condición de morosidad e incumplimiento de los deberes formales y
materiales con sus empleados, las cuales son obligaciones establecidas en
el Decreto No 6266; así como de la Ley del Estatuto sobre el Régimen de
Jubilaciones y Pensiones de los funcionarios, funcionarias, empleados y
empleadas de la Administración Pública Nacional, de los Estados y de
los Municipios.
Este incumplimiento por los patronos de los deberes formales y materiales
con sus trabajadores, expresado en la retención del aporte correspondiente
al seguro social y paro forzoso del empleado, en la no formalización de su
inscripción ante el IVSS en el lapso establecido, en salario cotizado inferior
ante el Instituto al realmente devengado, genera dos niveles de impacto
relacionados con el asegurado, como primer nivel de afectación, así como la
propia institución, IVSS; destacando en el primero la insatisfacción en los
-7-
asegurados por la desinformación al momento de hacer cumplir sus derechos
en el IVSS.
El impacto de tal incumplimiento para el nivel institucional, para el IVSS,
vía Oficina Administrativa, se refleja en la debilidad en la imposición de
sanciones, en representación del Estado venezolano, a la violación detectada
por la Sección de Inspección y Fiscalización; potenciada tal situación por la
facturación no sistematizada y la no descentralización de los proceso, a los
efectos de evitar discrepancias entre la información reflejada en la
facturación de una empresa y su realidad, cuyo mantenimiento del actual
formato genera incremento de las empresas morosas, y
retraso en la
respuesta organizacional, a consecuencia de su no integración, en línea, con
afectación de la eficiencia en determinación de facturación en la Oficina
Administrativa.
Tal situación determinó la necesidad de ser abordada formalmente por la
Oficina Administrativa, ocasionando ello la necesidad de una investigación,
como respuesta a este cuadro organizacional, destinada a la elaboración de
una guía de trabajo, metodológica, en los procesos administrativos en la
Sección de Inspección y Fiscalización de la Oficina Administrativa Sur
Oriental del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Puerto Ordaz,
generándose la interrogante siguiente:
Esta situación problema, implicó, como área de investigación, el
establecimiento de los siguientes objetivos de la investigación, general y
específicos, y el Plan de Trabajo, asociado a ellos, desarrollados en el
período de pasantía:
-8-
Objetivos de la Pasantía
Objetivo General
Analizar los procesos en Sección de Inspección Fiscalización de Oficina
Administrativa Sur Oriental del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales,
Puerto Ordaz, Estado Bolívar.
Objetivos Específicos
1 Describir los procesos administrativos en la Sección de Inspección y
Fiscalización de la Oficina Administrativa Sur Oriental del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales Puerto Ordaz.
2 Revisar los indicadores de gestión de los procesos administrativos en la
Sección de Inspección y Fiscalización de la Oficina Administrativa Sur
Oriental del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Puerto Ordaz.
3 Especificar los resultados de gestión de los procesos administrativos en la
Sección de Inspección y Fiscalización de la Oficina Administrativa Sur
Oriental del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Puerto Ordaz.
4 Proponer guía metodológica en los procesos administrativos en la
Sección de Inspección y Fiscalización de la Oficina Administrativa Sur
Oriental del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Puerto Ordaz.
-9-
Plan de Trabajo
El Plan de Trabajo acordado entre la Oficina Administrativa del IVSS,
Puerto Ordaz, Estado Bolívar, y la pasante, comprendió a las actividades
relacionadas con el logro de los objetivos específicos, con la adopción,
previamente, de las pautas trazadas por esta unidad administrativa, donde la
inducción constituyó un requisito fundamental de cumplimiento, ajustada al
Plan de Actividades incorporado como Anexo 1.
El logro de los objetivos específicos implicó, previamente, el desarrollo
relacionado con el contexto administrativo, global, de las actividades
asociadas en la Sección de Inspección y Fiscalización de la Oficina
Administrativa:
1
Describir los procesos administrativos en la Sección de Inspección y
Fiscalización de la Oficina Administrativa Sur Oriental del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales Puerto Ordaz.
La descripción de los procesos administrativos, fundamentalmente
expresados
como
inspección
y
fiscalización,
comprendió
para
la
investigación de pasantía, la representación de la trayectoria de tales
procesos, resumidos en cuatro etapas, conformadas como:
-
Inicio, definida por oficio; información de cualquier ente fiscalizador del
Estado; denuncia (Oficina de Atención a Empresas y Afiliados)
-
Detección de la infracción, dada por la emisión de providencia
administrativa; asignación a auditor/inspector de seguridad social; visita a
empresa; notificación de providencia administrativa; levantamiento de
actas; acta de requerimiento de documentos; lapso para consignación de
- 10 -
documentos;
acta
de
recepción
de
documentos;
análisis
de
documentación; sustanciación y conformación del expediente; detección
de infracción, en caso de presentarse.
-
Sanción, comprende notificación al pago, en caso de verificación de
infracción; intimación al pago, con quince días hábiles de espera;
efectuado de pago; extinción de procedimiento. Medidas cautelares, en
caso de no pago, nominadas, con prohibición de enajenación, secuestro,
embargo preventivo; e innominadas, cualquier otra.
-
Objeción a la Decisión, aplica, cumplido lapso de quince días. Recurso
jerárquico, donde la parte, con quince días hábiles disponibles, ejerce su
defensa
Tales procesos administrativos son registrados gráficamente, a través del
diagrama de flujo del Anexo 6, y comprenden, entre otras, las actividades de:

Verificación y control de las empresas del sector público y privado.

Recepción de documentos por denuncias de los trabajadores y/o
asegurados.

Desarrollar actas de inspección por débito Forma 14-02, no liquidable y
liquidable.

Desarrollar actas crédito.

Elaborar actas de rectificación de cotizaciones.

Ejecutar actas ajuste para corrección en el número de cédula de identidad
y por cambio de extranjero a venezolana.
- 11 -
2 Revisar los indicadores de gestión de los procesos administrativos en la
Sección de Inspección y Fiscalización de la Oficina Administrativa Sur
Oriental del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Puerto Ordaz.
La revisión de los indicadores de gestión de los procesos administrativos
en la Sección de Inspección y Fiscalización de la Oficina Administrativa
significó, para la investigación, el escrutinio de la representación de las
variables consideradas significativas en la bitácora de control administrativo
de esta Oficina, en función de los criterios de relevancia, pertinencia,
integración, homogeneidad, independencia, confiabilidad, destacando, en
términos globales, los siguientes:
Variables en valores absolutos:

Empresas registradas en el IVSS local; número

Solicitudes de inspección y fiscalización de empresas registradas; número

Empresas inspeccionadas y fiscalizadas, número

Empresas morosas; número

Trabajadores afectados; número

Facturación
.
Indicadores en valores relativos:

% de solicitudes de inspección y fiscalización de empresas/empresas
registradas

% empresas inspeccionadas y fiscalizadas/ empresas registradas

% Morosidad de empresas inspeccionadas y fiscalizadas /empresas
registradas

% (trabajadores afectados /(empresas inspeccionadas y fiscalizadas))
La discriminación de las categorías asociadas a los indicadores de gestión
utilizados en la referida Sección, se indican a continuación:
Solicitudes por:
- 12 -
-
Error en el total de las cotizaciones.
-
Error en el número patronal.
-
Error en el monto de salario
Las solicitudes por rectificación del monto de las facturas del IVSS,
comprenden:

Cotizaciones

Variación del salario

Intereses moratorio

Dualidad de pago
Tipos de empresas inspeccionadas y fiscalizadas:

Pequeñas empresas: < 50 trabajadores.

Medianas empresas: 50 a 250 trabajadores.

Grandes Empresas: > 250 trabajadores.

Industriales: La actividad primordial es la producción de bienes
mediante la transformación y/o extracción de materias primas.

Comerciales: Son intermediarias entre el productor y el consumidor su
función principal es la compraventa de productos terminados.

De Servicios: Son aquellas que brindan un servicio a otras empresas o
a la comunidad. Pueden tener fines lucrativos o no.

Sociedad Anónima (S.A.): Se caracteriza porque el capital está dividido
en acciones. La responsabilidad de los socios queda limitada al monto
de las acciones que hayan suscrito.

Sociedad Limitada (S L.): Tiene un número limitado de socios.

Sociedad cooperativa: Asociación de personas con el objetivo de dar a
los socios un puesto de trabajo en la producción de bienes y servicios
para terceros.
- 13 -
3 Especificar los resultados de gestión de los procesos administrativos en la
Sección de Inspección y Fiscalización de la Oficina Administrativa Sur
Oriental del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Puerto Ordaz.
Especificación
de
los
resultados
de
gestión
de
los
procesos
administrativos en la Sección de Inspección y Fiscalización de la Oficina
Administrativa
Sur
Oriental,
significó
discriminar
los
esfuerzos
organizacionales contenidos en la inspección y fiscalización en términos de
las variables de control de gestión utilizadas como bitácora por la Oficina
Administrativa, y se registraron, para los datos del mes de agosto de 2011 a
manera de ilustración al lector, en el Gráfico 1; y para el período Agosto
2011-Abril 2012, en el Cuadro 1 y Gráfico 2, dados a continuación:
Fuente: Elaboración propia con datos de IVSS Puerto Ordaz, Bolívar (2012).
Gráfico 1. Situación de empresas procesadas en la Oficina Administrativa Sur
Oriental Puerto Ordaz, Estado Bolívar en el período Agosto 2011- Abril 2012.
Para agosto 2011, el total de empresas verificadas correspondió a 2040,
valor referencial para los indicadores relativos, con 567 no registradas en el
- 14 -
IVSS, el 27,79%; 1473 afiliadas al IVSS, el 72,21%; 867 registradas en
TIUNA, el 58,86%; 606 registra en SIRA, el 41,14%; 363 solventes, el
24,64%; y 1110, el 75,36%; constituyeron los elementos relevantes del
referido mes, en término del tratamiento de las empresas con operación en la
denominada región sur oriental reportada por la Oficina Administrativa del
IVSS.
Extendiendo este razonamiento a los valores totales de las variables
analizadas, con los aportados por el Cuadro 1 y Gráfico 2, se derivaron los
resultados, para el período agosto 2011- abril 2012, un total de empresas
verificadas de 10311, valor referencial para los indicadores relativos, con
2898 no registradas en el IVSS, el 28,11%; 7413 afiliadas al IVSS, el 71,89%;
5722 registradas en TIUNA, el 77,19%; 1691 registradas en SIRA, el 22,81%;
1374 solventes, el 18,54%; y 6039, el 81,46%; constituyeron los elementos
relevantes del referido período.
Estos resultados indican la utilidad en la Oficina Administrativa de los
datos recolectados por el personal inspector y fiscalizador del IVSS, para la
radiografía de las empresas públicas y privadas ajustadas a la legalidad de
sus deberes formales y materiales, y las incursas en la insolvencia, esto es,
la morosidad, con afectación directa en los beneficiarios de la política de
protección por el Estado venezolano; resumiéndose en los valores
promedio/mes siguientes:

1146 empresas verificadas en el IVSS, local

146 solicitudes de inspección y fiscalización de empresas registradas

322 empresas no registradas en el IVSS

824 empresas afiliadas

636 empresas registradas en TIUNA

188 empresas registradas en SIRA

153 empresas solventes

671 empresas insolventes, morosas
- 15 -
Fuente: Elaboración propia con datos de IVSS Puerto Ordaz, Bolívar (2012).
Gráfico 1. Situación de empresas procesadas en la Oficina Administrativa Sur
Oriental Puerto Ordaz, Estado Bolívar en el período Agosto 2011- Abril 2012
- 16 -
Cuadro 1. Situación de empresas procesadas en la Oficina Administrativa Sur oriental Puerto Ordaz, Estado
Bolívar en el período Agosto 2011- Abril 2012
MES
VERIFICADAS
NO REGISTRADA
EN IVSS
TOTAL
AFILIADAS IVSS
REGISTRADAS
EN TIUNA
REGISTRADA EN
SIRA
SOLVENTES
INSOLVENTES
AGOSTO
2040
567
1473
867
606
363
1110
SEPTIEMBRE
1155
505
650
461
189
80
570
OCTUBRE
699
148
551
465
86
145
406
NOVIEMBRE
1487
422
1065
892
173
171
894
DICIEMBRE
1487
421
1066
895
171
174
892
ENERO
670
166
504
388
116
59
445
FEBRERO
1095
292
803
682
121
80
723
MARZO
936
255
681
528
153
177
504
ABRIL
742
122
620
544
76
125
495
TOTAL
10311
2898
7413
5722
1691
1374
6039
187,89
152,67
671,00
1145,67
322,00
823,67
635,78
Fuente: Elaboración propia con datos de IVSS Puerto Ordaz, Bolívar (2012).
PROMEDIO/MES
- 17 -
4 Proponer guía metodológica en los procesos administrativos en la
Sección de Inspección y Fiscalización de la Oficina Administrativa Sur
Oriental del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Puerto Ordaz.
La propuesta de una guía en los procesos administrativos en la Sección
de Inspección y Fiscalización de la Oficina Administrativa Sur Oriental,
consistirá en la construcción, y subsiguiente aplicación futura, en caso de
pertinencia organizacional según la dirección local del IVSS, de un dispositivo
o estructura de instrucciones direccionada al tratamiento electrónico de los
datos derivados de las inspecciones y fiscalizaciones, para así conferirle
eficiencia al IVSS, considerada globalmente, en esta fase del proceso
administrativo.
Cronograma de actividades de la Pasantía
Las actividades realizadas en el período de pasantía se registraron en una
estructura matricial identificada como Anexo 1, el cual incluye la descripción
de cada actividad y el tiempo o período asociado en su realización.
- 18 -
Marco Metodológico
Los
aspectos metodológicos involucrados en el desarrollo de la
investigación de Pasantía realizada en la Oficina Administrativa del IVSS, de
la Sección de Inspección y Fiscalización, Puerto Ordaz, Estado Bolívar, se
presentan a continuación:
Tipo de Investigación
El desarrollo de la Pasantía se ajustó a un tipo de investigación
descriptiva, cuya definición es registrada por Baptista – Fernández –
Hernández (2009) en términos de: “que los estudios descriptivos buscan
especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades,
o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis (p.60)”, significando
esta definición, en el presente caso, describir las actividades de inspección y
fiscalización de empresas registradas en el IVSS, constituyendo su
composición, y su análisis, lo específico de tal definición.
Diseño de la Investigación
El diseño de investigación aplicado en la pasantía correspondió al de
Investigación de Campo cuya definición es registrada por UPEL (2009), de la
manera siguiente:
Se entiende por Investigación de Campo, el análisis sistemático de
problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos,
interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar
sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de
métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de
investigación conocidos o en desarrollo. Los datos de interés son
recogidos en forma directa de la realidad; en este sentido se trata de
investigaciones a partir de datos originales o primarios. (p. 5).
- 19 -
El estudio de problemas comprendió, en este caso, al “propósito bien sea
de describirlos,….….” con datos de interés recogidos en forma directa de la
realidad, los efectos generados, como probabilidad estimada, de los
lineamientos de política fiscal por el IVSS al universo de empresas
operativas, y registradas en su archivo, en la región Sur Oriental.
Población
La población correspondiente de esta investigación se conformó por las
empresas registradas en el IVSS, Oficina Administrativa Sur Oriental, Puerto
Ordaz, Estado Bolívar, y ajustada al concepto registrado por Balestrini
(2002), de “la población estadísticamente hablando se entiende un finito o
infinito
conjunto
de
personas,
cosas
o
elementos
que
presentan
características comunes” (p.137), y convertida, así, en fuente de datos de
esas “características comunes”.
Muestra
La selección de la muestra para el desarrollo de la investigación
correspondió al de la población existente, haciendo innecesario el
procedimiento de su determinación estadística por la naturaleza de la
investigación, de requerir de totalización del universo estudiado.
Técnicas e instrumentos de recolección de datos
La fase de recolección de datos implicó, para la investigación realizada en
IVSS, Oficina Administrativa Sur Oriental, Puerto Ordaz, la aplicación de las
técnicas de la entrevista y observación directa, con el cuestionario y la hoja
de nota como instrumentos asociados a ellas, ajustada tal aplicación a las
siguientes definiciones:
- 20 -
Entrevista
Para Sierra (1998), la entrevista es “…una conversación que establecen
un interrogador y un interrogado para un propósito expreso. (…) una forma
de comunicación interpersonal orientada a la obtención de información sobre
un objetivo definido”, constituyendo esta técnica, en la investigación de
pasantía, una herramienta para auscultar, indagar, a través de la
conversación direccionada con personal inspector/fiscalizador y empresarios,
el universo empresarial de la región Sur Oriental requerido de cumplimiento
de sus deberes formales y materiales con sus trabajadores ante el Estado
venezolano por vía de una de sus instituciones, el IVSS.
Observación
Arias (2006) define: “en este caso el investigador pasa a formar parte de
la comunidad o medio donde se desarrolla el estudio” (pág. 70), significando
en el presente caso, la participación directa de la investigadora en IVSS,
Oficina Administrativa Sur Oriental, Puerto Ordaz, “medio donde se desarrolla
el estudio”.
Para la obtención de los datos vinculados con la investigación realizada,
se aplicaron los instrumentos y procedimientos específicos asociados a tal
propósito.
Procedimiento y Análisis
Esta etapa comprendió el procesamiento del resultado obtenido por la
investigación, como requisito para las inferencias asociadas, por utilización
de técnicas simples, tales como la representación gráfica, cuadros, tablas.
- 21 -
Descripción de las actividades de la Pasantía
Los tipos de actividades realizadas en el período de pasantía
comprendieron los siguientes:

Período de inducción, relativo al conocimiento de la Oficina Administrativa
del IVSS, de la Sección de Inspección y Fiscalización, adscrita a élla.

Ejecución de las tareas asignadas a la pasante, implicando:
1
Normativa de la institución
2
Familiarización
y
operación,
dominio,
de
procedimientos
administrativos, y su procesamiento en la plataforma electrónica por vía
sus específicos software, aplicados en el registro de morosidad de
empresas, trabajadores, en diferentes formatos tipos 14-01, 14-02, 1403, 14-33.
3
Procesamiento de solicitud de inspecciones solicitadas por los
patronos o asegurados.
4
Rectificación del monto de las facturas del IVSS: Por cotizaciones,
variación del salario, intereses moratorios, dualidad de pago.
5
Elaboración de Acta de Inspección Forma 14-00 en caso requerido
6
Aplicación de la Providencia Administrativa Nº 003 del 20/09/11,
emanada del Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y la
Seguridad Social:
a. Operación de programas informáticos aplicados en registro de
empresas, trabajadores, en formatos 14-01, 14-02, 14-03, 14-33.
Las actividades realizadas durante el período de pasantía se direccionaron
en la elaboración de diferentes formatos en función a las necesidades de los
usuarios, para lo cual se solicitan una serie de requisitos por cada trámite a
realizar, efectuándose en original y tres copias a carbón; el desglose es el
- 22 -
siguiente: una copia para el patrono o la persona autorizada por él, original y
una copia para el expediente, y una copia para el inspector que lo realiza.
Para todos los procesos es necesario que la persona en representación de
su empresa ante los fiscales de la Unidad de Inspección y Fiscalización,
presente copia del registro mercantil si fuese el representante legal,
autorización si es trabajador de la empresa y si se encuentra asegurado en el
Seguro Social Obligatorio, sino debe tener poder notariado. Todas las actas
son firmadas tanto por el patrono como por el fiscal.
Semana 2 y 3: Actas Crédito
Proceso mediante el cual se reintegran a los nuevos patrones lo
cancelado o pagado indebidamente. El Instituto debita cotizaciones a los
trabajadores improcedentes de sus reportes en cuenta individual.
Tipos de Crédito

Por cotizaciones (Forma 14-03) (Ver Anexo Nº 3)

Por dualidad de pago (pago doble de factura, cancelación de
cotizaciones, por acta de inspección o por declaración).

Por intereses en mora.

Por variaciones de sueldo.

Por fecha de ingreso errada.

El trabajador no pertenece a la empresa.
Sub- Clasificación:

Crédito sin Acta 14-C8: Debita a los trabajadores las cotizaciones
improcedentes de sus reportes de cuenta individual.

Crédito con Acta 14-C8: Debita a los trabajadores las cotizaciones
improcedentes de sus reportes de cuenta individual y reintegro del monto
por acta del patrono.
- 23 -
Requisitos:

Copia fotostática de la Cédula de Identidad legible.

Cuenta Individual del asegurado.

Copia de la “Participación de Retiro del Trabajador” (Forma 14-03).

Nómina de pago.

Liquidación de Prestaciones Sociales.

Copias de facturas, otras.
Casos que se presentan:

Cuando el asegurado aparece cesante y tiene una fecha posterior a la
fecha real de retiro.

Cuando el asegurado nunca laboró en la empresa.

Cuando el asegurado está activo y ya no labora en la empresa.
Explicación:
Considérese procedente la presente la presente nota de crédito por
semanas cotizadas de manera improcedente.
Elementos utilizados: Forma 14-03, Forma 14-100 (Ver Anexo Nº 4),
copia de la cédula de identidad, reporte de cuenta individual.
Semana 4 y 5: Débito No Liquidable
Proceso mediante el cual el Instituto acredita las cotizaciones a los
trabajadores y no realiza el cobro al patrono de las cotizaciones enteradas al
Instituto y no registradas a los trabajadores.
Se presenta cuando el reporte de cuenta individual, por Internet, no refleja
las semanas reales de cotización, se entienden por estas semanas los
períodos cumplidos por el asegurado en el Seguro Social Obligatorio, los
períodos del Seguro Social facultativo y los períodos durante los cuales el
- 24 -
asegurado recibió prestaciones en dinero por incapacidad temporal, a pesar
que en las facturas si se encuentran reflejadas.
El Débito No Liquidable puede ser procedente por:

Débito Innominado: El Instituto debita el monto en factura del
porcentaje que se pagó o debió pagar por concepto de cotizaciones.

Cotizaciones
ya
canceladas
o
cargadas:
El
Instituto
acredita
cotizaciones a los trabajadores y no realiza el cobro al patrono de las
cotizaciones.
Requisitos:
1. Copia de la cédula de identidad
2. Copia del reporte de cuenta individual, por Internet (www.ivss.gov.ve)
3. Original y 2 copias de la F-14-100 (Relación de sueldos mensuales)
4. Copia de la F-14-02 (Ver Anexo Nº 5) (inscripción del trabajador al
seguro social) anterior y si esta retirado copia de F-14-03 (retiro de
trabajador).
5. Copia de las facturas de cobro del I.V.S.S canceladas, donde se refleje
el ingreso, cambios de salarios y si esta retirado factura donde
procedió el retiro.
6. Hoja de vida
7. Ultimo recibo de pago o liquidación, en el caso de estar retirado.
8. Sello de la empresa.
9. Constancia de Trabajo y/o antecedentes de servicio.
Procedimiento:
Se procede a realizar:
- Acta tipo A: se especifica lo siguiente:
1 Concepto: débito.
- 25 -
2 En número de asegurado: cédula de identidad de la persona, primer
apellido y nombre del asegurado.
3 Salario semanal real: se toma como base el salario percibido por el
asegurado: si la remuneración es mensual se multiplica por 12 meses,
el resultado se divide entre las 52 semanas del año, y este es el monto
que se pone en esta casilla. Si devenga salario diario, se multiplica su
monto por 7 y este resultado se coloca en dicha casilla.
4 Las semanas van desde la fecha de ingreso de la Forma 14-02 hasta la
fecha de la factura que se está presentando, y las mismas deben ser
calculadas tomando en consideración los cortes del año y los cambios
de salarios. En el caso que la persona esta retirada las semanas irán
hasta la fecha de conformación de la Forma 14-03.
Explicación:
Considérese procedente el presente débito no liquidable por períodos y
salarios cotizados y no reflejados en el reporte de cuenta del trabajador
arriba indicado.
Elementos utilizados:
1. Forma 14-02.
2. Forma 14-02 anterior.
3. Forma 14-100.
4. Copia de la cédula de identidad.
5. Reporte de cuenta individual.
6. Hoja de vida.
7. Última liquidación.
Semana 4 y 5: Débito Liquidable
Es el proceso en el cual se elabora actas de inspección, para cargar cobro
a la empresa, ya sea por trabajadores inscritos y no procesados o por
- 26 -
trabajadores que no fueron inscritos y ahora proceden a inscribirlos en el
IVSS. Este último se realiza solo si los mismos tienen un año y medio en esta
situación, de lo contrario se realiza la Forma 14-02.
Requisitos:
1. Copia de la cédula de identidad.
2. Forma 14-02 anterior
3. Nueva forma 14-02 con salario actual.
4. Si estuviere retirado forma 14-03 y liquidación.
5. Original y copia de la F-14-100
6. Hoja de vida
7. Sello de la empresa
8. Constancia de Trabajo y/o antecedentes de servicio.
9. Recibos de pago o cualquier otro recaudo que demuestre la relación
laboral.
Procedimiento:
Para realizar el acta tipo A, se debe tomar en cuenta el riesgo de la
empresa:
Riesgo 1 (Mínimo): 15,5 %
Riesgo 2 (Medio): 16,5 %
Riesgo 3 (Máximo): 17,5 %
Estos montos se obtiene de la suma entre: 4% aporte asegurado del
Seguro Social Obligatorio, 0,5% aporte asegurado de Pérdida Involuntaria de
Empleo, 2% aporte patrono de Pérdida Involuntaria de Empleo, y el aporte
patrono del Seguro Social Obligatorio, el cual varia dependiendo del riesgo
de la empresa: riesgo mínimo 9%, riesgo medio 10% y riesgo máximo 11%.
- 27 -
Se realiza el mismo procedimiento descrito anteriormente para el débito no
liquidable, con la diferencia que una vez obtenido el sueldo real, este se
multiplica por el riesgo correspondiente al tipo de actividad desarrollada por
la empresa, el resultado es el valor o diferencia por semanas.
Luego se toman las semanas desde la fecha de ingreso hasta el mes que
se esta presentando, tomando en cuenta los cortes del año y los cambios de
salarios. La discrepancia entre las semanas, sería el total de semanas
afectadas multiplicado por el valor o diferencia por semanas obtenemos el
monto en Bs. que debe cargarse a la próxima factura.
Explicación:
Considérese procedente la presente nota de débito por períodos y salarios
no cotizados del trabajador arriba indicado. Liquídese y cárguese en próxima
factura de cobro el monto que resulte a la empresa arriba indicada.
Elementos utilizados: Forma 14-02 anterior, nueva F 14-02, F 14-100,
copia de la cedula identidad, copia F 14-03.
Semana 6 y 7: Rectificación de Cotizaciones
Este proceso se lleva a cabo cuando los trabajadores de la empresa
fueron retirados y no han procesado, es decir que aun aparecen en facturas,
por lo tanto se les cobra por dichos trabajadores.
Requisitos:
1 Copia a carbón de la Forma 14-03
2 Copia de la factura de cobro del IVSS donde se refleje la fecha de
ingreso, cambios de salarios y fecha de retiro del trabajador, es
importante mencionar que solo se rectifica hasta 2 meses antes de su
retiro.
3 Y demás requisitos para la rectificación de intereses.
- 28 -
Procedimiento:
El proceso es idéntico al mencionado anteriormente, con la salvedad que
en el acta se toma es el salario cotizado por los trabajadores, que aparecen
en las facturas.
Y al igual que la rectificación por intereses se debe llenar la Forma 14-89:
1 Facturado es el mismo proceso.
2 Rectificado: en este se reajusta tanto el aporte de las cotizaciones como
los intereses.
3 Para el aporte de cotizaciones rectificados de cada mes; se toma los
valores o diferencias por semanas y se multiplica por las semanas que
traigan los respectivos meses, ya que el Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales establece que el pago de las cotizaciones debe hacerse
por periodos de cuatro a cinco semanas. El total de esta columna debe
ser exacto al monto en Bs. calculado en el acta con anterioridad.
4 Para los intereses rectificados, se resta los enunciados en la factura y los
calculados de mora en pagado por el patrono.
5 Pagado por el patrono: el aporte de cotizaciones es la diferencia entre lo
facturado y rectificado por dicha cuenta. Para los intereses, son iguales a
los de las facturas hasta la cuarta, a partir de allí se debe calcular los
intereses de mora de 1,8375%, para esto se toma como base el primer
monto correspondiente al aporte de cotizaciones y así sucesivamente.
Cabe acotar que dichos intereses se van acumulando. Y el monto a pagar
por el patrono seria la sumatoria entre estos.
Explicación:
Considérese procedente la presente rectificación por cotizaciones de las
facturas XXX de la empresa arriba indicada, por cuanto el trabajador en
referencia fue retirado y rectificado en acta anterior Nº XX, el cual no ha
- 29 -
procesado. El trabajador Nº X fue retirado en fecha XXX y conformado en
fecha XXX, el cual no ha procesado.
Elementos utilizados: copia Forma 14-02, copia de Forma 14-89 y acta
anterior, copia a carbón de la Forma 14-03, copias de las facturas
canceladas, original y copias de las facturas a rectificar, copia Forma 14-142,
depósito bancario nº XX por Bs. XXX del Banco XX , certificación bancaria.
Semana 7 a la semana 11: Verificaciones de cumplimiento de deberes
formales y materiales de las empresas.
Este proceso de Inspección o Fiscalización, se realiza con la finalidad de
verificar el cumplimiento de los deberes formales y materiales previstos en la
ley del Seguro Social y sus Reglamentos; referidos a la presentación de
declaraciones de empresas o Patronos, inscripción de trabajadores en el
sistema
de
seguridad
social,
declaración
de
sueldos,
retenciones,
cotizaciones obrero-patronales, libros contables y registros inherentes a la
contribución especial de la seguridad social.
El auditor del IVSS realiza revisión de recaudos “In situ”; conciliando la
información suministrada en el momento por la Empresa privada o Instituto
público, a fin de determinar el estado (“Al Día” o “En Mora”) de la misma ante
el IVSS.
Se debe tomar en cuenta todo lo referente a la inscripción de la empresa
en el IVSS, el migrado al Sistema Tiuna, el debido ingreso y control de los
egresos de los trabajadores, listado de trabajadores activos, el pago
actualizado de las facturas, explicación de la Providencia Administrativa 003
(Gaceta Oficial 39.788), últimas tres (3) declaraciones del ISRL, nómina de
trabajadores ante el Mintra, entre otros. (Ver Anexo Nº 6)
Con esta información se procede a llenar el formato llamado “Ficha
Técnica de Chequeo” (Ver Anexo Nº 7).
- 30 -
Requisitos:
1. Cédula del Patrono (Forma 14-01) (Ver Anexo Nº 8) ó Inscripción al
Sistema TIUNA
2. Gaceta Oficial de Creación ó Registro Mercantil
3. Copia de Resolución ó Acta Constitutiva
4. Nomina de Trabajadores
5. Inscripción de Asegurados (Forma 14-02) ó Constancia del Sistema
Tiuna
6. Retiro del Trabajador (Forma 14-03) ó Constancia de Egreso del
Sistema Tiuna
7. Entre otros.
Semana 7 a la semana 11: Recepción de reclamos (Denuncias)
Es el proceso mediante el cual se le hace una notificación a la empresa
denunciada debido a que el trabajador (denunciante) acota que se le están
violando sus derechos.
Estos derechos están reflejados en los Artículos 72, 73 y 75 del
Reglamento del Seguro Social Obligatorio.
Casos que se presentan:

El trabajador no ha sido ingresado al IVSS dentro de los 3 días
siguientes de haber iniciado su jornada de trabajo.

Que se le cobre el porcentaje del SSO y que no se haya hecho la
debida inscripción.

Cuando al trabajador se le ha hecho un ingreso posterior al real.
Requisitos:
1. Copia de la Cédula de identidad del denunciante.
- 31 -
2. Documentos probatorios de la relación laboral entre empresa y
denunciante como por ejemplo: constancia de trabajo y/o listines de
pago.
3. Entre otros.
Semana 12 Y 13: Rectificación de Salarios
Proceso mediante el cual se realiza un ajuste por diferencia de salarios, es
decir que el trabajador cotizo con un salario superior al real.
Requisitos:
1. Copia Forma 14-01
2. Copia Forma 14-02
3. Y demás requisitos para la rectificación de intereses.
Procedimiento:
Acta tipo B:
1. Se coloca en salario cotizado, el superior.
2. Se coloca el salario real, la diferencia entre estos se multiplica por el
riesgo que tenga la empresa.
3. Y el resultado es valor o diferencia por semana.
Del resto el procedimiento es igual a Rectificación por cotizaciones.
Explicación:
Se procedió a rectificar salarios pude constatar que al momento de
inscribir a los trabajadores le colocaron salario superior al real por error
involuntario de la persona que elaboro Forma 14-02. La empresa presenta
comunicación explicativa.
- 32 -
Elementos utilizados: Forma 14-89, Forma 14-01, Forma 14-02, Forma 1410 (Relación de novedades por diferencia de salarios) (Ver Anexo Nº 9)
Semana 14 y 15: Acta Ajuste (corrección del número de cédula de
identidad)
Proceso en el cual se corrige la cédula de identidad errada de un
trabajador a través de la realización de un acta, en la cual se procede a
cargar a la empresa y al mismo tiempo se puede conceder crédito a la
misma.
Requisitos:
1. Copia de la cédula de identidad.
2. Copias de facturas de cobro de I.V.S.S. donde ingreso a la empresa
hasta la actualidad con cédula errada.
3. Copia de la Forma 14-02 anterior (cédula errada)
4. Copia de la Forma 14-03, en el caso que estuviera retirado.
5. Copia del reporte de cuenta individual.
6. Si fuera el caso en que el trabajador sigue laborando en la empresa se
debe presentar nueva Forma 14-02 con el sueldo semanal actual y
cédula correcta, en donde se indica código se coloca 63, que
corresponde a la codificación de la misma, para cambio o corrección en
el número de asegurado. Además se pone la leyenda de “Cédula
correcta……y Cédula Incorrecta……”. Y Forma 14-03 con el sueldo
semanal actual y el número de cédula incorrecta para retirarlo del
sistema.
7. Si por el contrario se encuentra retirado, corresponde presentar
la
Forma 14-03 con cédula correcta y en la casilla fecha de retiro se
coloca la fecha del acta.
8. Sello de la empresa.
- 33 -
Procedimiento:
Acta Tipo B:
1. El concepto es acta ajuste, en número de asegurado se coloca el
número de cédula correcto, nombre y apellido, el salario es lo real y las
semanas se toman desde la fecha de ingreso hasta la factura de cobro
del I.V.S.S que se este presentando, para esto se debe tener presente
los cortes de año y cambios de salarios.
2. Después se coloca el número de asegurado incorrecto, es decir la
cédula de identidad errada y el proceso es el mismo mencionado
primeramente, con la diferencia que los salarios se coloca en lo cotizado
Explicación:
Considérese procedente la presente acta ajuste de la empresa arriba
indicada por cuanto el trabajador en referencia cotizo períodos y salarios con
cédula de identidad errada. Actualizar reporte de cuenta individual con cédula
correcta.
Elementos utilizados: copia de las facturas de ingreso y cambios de
salarios, copia Forma 14-02 anterior, nueva Forma 14-02 con cédula de
identidad correcta, Forma 14-03 con cédula de identidad incorrecta, reporte
de cuenta individual, copia de cédula de identidad.
Semana 14 y 15: Acta Ajuste (cambio de cédula de identidad extranjera
a venezolana)
Requisitos:
Se piden los mismos requisitos que para un acta ajuste por corrección en
el número de cédula de identidad, con la excepción que se pide la copia de
cédula de identidad extranjera y que además, si esta activo debe presentar
nueva Forma 14-02 cédula venezolana y Forma 14-03 cedula extranjera. En
- 34 -
el caso de estar retirado se presenta Forma 14-03 con cédula de identidad
venezolana, en la casilla de fecha de retiro se coloca la fecha del acta.
Procedimiento:
Es semejante al acta ajuste por corrección en el número de cédula, tan
solo que se sustituye la cédula correcta por la venezolana y
la cédula
incorrecta por la extranjera, del resto todo el proceso es igual, incluyendo la
explicación, por supuesto haciendo la salvedad mencionada anteriormente.
- 35 -
Logros del Plan de Trabajo
Los logros del Plan de Trabajo acordado entre la Oficina Administrativa
Sur/Oriental del IVSS, Puerto Ordaz, y la pasante, cursante de Contaduría de
la UNEG, se sujetaron a los aspectos siguientes:
1 Detección, por observación directa, de afectación de la eficiencia
organizacional de la Sección de Inspección y Fiscalización, vinculada con
tratamiento de empresas en condición de morosidad e incumplimiento de
los deberes formales y materiales con sus empleados.
2 Formulación de propuesta de solución, con establecimientos de objetivos,
a debilidad organizacional detectada.
3 Contribución a rendimiento organizacional, por esfuerzo dirigido de la
pasante
en
desarrollo
de
actividades
específicas
relativas
a
fiscalizaciones externas de empresas locales y tramitación de infracciones
soportadas por evidencia suficiente, valida y pertinente en la Jefatura de
Sección de Inspección y Fiscalización.
4 Enriquecimiento de archivo bibliográfico de la Oficina Administrativa
Sur/Oriental del IVSS, Puerto Ordaz, por trabajo de investigación
realizado en Sección de Inspección y Fiscalización, modalidad pasantía.
- 36 -
Facilidades y dificultades encontradas en el período de pasantía
Las facilidades y dificultades encontradas en el período de pasantía en la
Sección de Inspección y Fiscalización, Oficina Administrativa Sur/Oriental del
IVSS, Puerto Ordaz, fueron las siguientes:
Facilidades:
1 Organización estatal dotada de experiencia profesional en el tratamiento
de seguridad social de los asegurados; así como en la morosidad e
incumplimiento de los deberes formales y materiales con sus empleados.
2 Precisión del área y responsable de investigación; inducción recibida.
3 Apoyo institucional, de la Oficina Administrativa Sur/Oriental, al acceso a
fuentes de datos requeridos por pasantía, en términos de investigación.
Dificultades:
1 El
procesamiento,
inicialmente
para
la
pasante,
del
flujo
de
fiscalizaciones, por su dimensión, asociado a empresas en condición de
morosidad e incumplimiento de los deberes formales y materiales con sus
empleados y los cuales están establecidos en la ley y su reglamento.
- 37 -
Aportes dado a la organización
En lo relativo a los aportes de la investigación, vía pasante, en la Sección
de Inspección y Fiscalización, Oficina Administrativa Sur/Oriental del IVSS,
Puerto Ordaz, destacan los descritos en Logros del Plan de Trabajo, donde
se detallan los aspectos tratados.
- 38 -
Apreciación sobre los conocimientos adquiridos en el período de
pasantía
Los conocimientos adquiridos por la pasante, en el período establecido, en
la Sección de Inspección y Fiscalización, Oficina Administrativa Sur/Oriental
del IVSS, Puerto Ordaz, se generaron por la necesidad organizacional de
esta Oficina en el tratamiento administrativo de las contingencias de
maternidad, vejez, sobreviviente, enfermedad, accidentes, invalidez, muerte,
retiro y cesantía o paro forzoso, así como de empresas en condición de
morosidad e incumplimiento de los deberes formales y materiales con sus
empleados.
Esta generación de conocimientos implicó para la actuación de la pasante
de los recibidos en el proceso de formación profesional, actuando en función
de acumulado o de stock, confrontados con los exigidos por los asegurados,
adscritos al IVSS, en la satisfacción de los deberes formales por las
empresas en la función de vejez, enfermedad, y restantes contingencias.
Esta confrontación de conocimientos en el referido escenario de la
Sección de Inspección y Fiscalización, en términos de acumulados vs
exigidos, implicó un nuevo tipo de saber, generado por las tareas asignadas
a la pasante, destacando, principalmente, el carácter de conocimientos
específicos de inspecciones y fiscalizaciones, soportados en la recolección
de datos de inspectores y funcionarios del IVSS adecuados a las nuevas
providencias administrativas concernientes a la seguridad social, y el logrado
por la relación de la investigadora con los asegurados, con perfiles diferentes
en la solicitudes de resolución de sus necesidades.
- 39 -
CONCLUSIONES
Los aspectos considerados relevantes por la investigación realizada, vía
pasantía, en la Sección de Inspección Fiscalización de Oficina Administrativa
Sur Oriental del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, Puerto Ordaz,
Estado Bolívar, son los siguientes:

La descripción de los procesos administrativos, fundamentalmente
expresados como inspección y fiscalización, se corresponden a una
trayectoria de tales procesos, resumidos en las etapas definidas como
Inicio, Detección de la infracción, Sanción, Objeción a la Decisión; las
cuales una vez cumplidas, generan un resultado para la empresa
sometida a investigación, el cual estará reflejado en una sanción, o no
procede.
Adicionalmente, asociados a tales procesos administrativos, utilizando la
observación directa, en rol de técnica de recolección de datos, se describen
las actividades y factores de restricción siguientes:
Actividades:
Verificación y control de las empresas del sector público y privado;
Recepción de documentos por denuncias de los trabajadores y/o
asegurados; desarrollo de actas de inspección por débito Forma 14-02, no
liquidable y liquidable, y de crédito; elaboración de actas de rectificación de
cotizaciones; ejecución de actas ajuste para corrección en el número de
cédula de identidad y por cambio de extranjero a venezolana.
Factores de restricción
-
Capacidad de respuesta de funcionarios a solicitudes de solvencia del
IVSS, por sobredimensión de demanda.
-
Debilidad en la organización de la Unidad de Inspección y Fiscalización.
- 40 -
-
Limitación del software utilizado en proceso de fiscalizaciones “in situ”,
por lentitud de plataforma en procesos de verificación de los estados de
cuenta, listados de trabajadores activos, reportes de cuenta individual.
-
Atraso tecnológico en la trascripción de planillas electrónicas del Sistema
Integral de Recaudación y Autoliquidación, (SIRA), afecta realización de
fiscalización.
-
Debilidad del poder sancionatorio del Estado venezolano, por vía del
IVSS, a las empresas incursas en incumplimiento de deberes formales y
materiales.
-
Carencia de niveles de seguridad para el resguardo de los auditores, a
posibles agresiones por miembros de las empresas inspeccionadas y
fiscalizadas.

La revisión de los indicadores de gestión de los procesos administrativos
en la referida Sección implicó, en el escrutinio de la representación de las
variables
consideradas
significativas
en
la
bitácora
de
control
administrativo de la Oficina, en términos globales y en valores absolutos,
los siguientes:
Variables:
A. Número de empresas registradas en el IVSS, local
B. Número de solicitudes de inspección y fiscalización de empresas
registradas
C. Número de empresas inspeccionadas y fiscalizadas
D. Número de empresas morosas
E. Número de trabajadores afectados
F. Facturación
Estas variables permiten la construcción de indicadores relativos.
- 41 -

La especificación de los resultados de gestión de los procesos
administrativos en la referida Sección permitió discriminar los esfuerzos
organizacionales, contenidos en la inspección y fiscalización, en términos
de valores promedio/mes:

-
1146 empresas verificadas en el IVSS, local
-
146 solicitudes de inspección y fiscalización de empresas registradas
-
322 empresas no registradas en el IVSS
-
824 empresas afiliadas
-
636 empresas registradas en TIUNA
-
188 empresas registradas en SIRA
-
153 empresas solventes
-
671 empresas insolventes, morosas
La propuesta de una guía en los procesos administrativos en la Sección
de Inspección y Fiscalización de la Oficina Administrativa Sur Oriental,
consistirá en la construcción, y subsiguiente aplicación futura, de un
dispositivo de instrucciones direccionada al tratamiento electrónico de los
datos derivados de las inspecciones y fiscalizaciones, para así conferirle
eficiencia al IVSS, considerada globalmente, en esta fase del proceso
administrativo.
- 42 -
RECOMENDACIONES
Las recomendaciones consideradas pertinentes por la Pasantía para su
revisión, procesamiento, en la Sección de Inspección Fiscalización de Oficina
Administrativa Sur Oriental del IVSS, son los siguientes:
A la Oficina Administrativa Sur Oriental del IVSS, Puerto Ordaz:
Con el propósito de posicionamiento de los servicios de seguridad social
de los beneficiarios, para protección de los asegurados en las contingencias
de maternidad, vejez, sobreviviente, enfermedad, accidentes, invalidez,
muerte, retiro y cesantía o paro forzoso asociados a su oferta, en Ciudad
Guayana, la Oficina debe establecer su actuación organizacional según las
siguientes orientaciones:

Propiciar el incremento de la participación del Estado venezolano en la
verificación y control de las empresas del sector público y privado por
medio de la inspección y fiscalización, obligándolas al cumplimiento de
deberes formales y materiales, implicando ello:
-
Reingeniería
de
la
Sección
de
Inspección
y
Fiscalización,
incorporándole capacidad de respuesta a los funcionarios a solicitudes
de solvencia del IVSS en función de la demanda; con niveles de
seguridad para resguardo de auditores.
-
Sustitución del software utilizado en proceso de fiscalizaciones “in situ”,
con plataforma de alta velocidad de descarga de datos en procesos de
verificación de los estados de cuenta, listados de trabajadores activos,
reportes de cuenta individual; así como en la trascripción de planillas
electrónicas del SIRA
- 43 -
A Jefatura de Sección de Inspección Fiscalización del IVSS:
1. En relación Indicadores de gestión:
a) Incorporar la cultura de los indicadores de gestión de los procesos
administrativos en la referida Sección, utilizada en la bitácora de control
administrativo de la Oficina Administrativa, en jornadas de capacitación, y
entrenamiento del personal inspector / fiscalizador.
b) Profundizar en la práctica diaria de la Sección, el dominio de los
indicadores de gestión asociados a los procesos administrativos de
inspección y fiscalización.
2. En relación a recursos organizacionales:

Establecer Manuales de Normas y Procedimientos para el uso constante
de cada funcionario, que se apeguen a la normativa establecida en la Ley
y generen uniformidad en los procesos.

Dotar al personal con equipos (Laptops con Internet satelital) que
permitan auditar a fondo la situación de cada empresa.

Trabajar mancomunadamente con efectivos de la Guardia Nacional y/o
Policía Municipal, para dar resguardo a los auditores y reducir el riesgo de
agresiones hacia los mismos.

Que se le proporcionen a los pasantes suministros y materiales de
manera de efectuar con mayor comodidad sus funciones dentro del
Organismo.

Que se les dé una gratificación o incentivos a los pasantes para así
valorizar sus labores y esfuerzos.
- 44 -
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ARMIJO, M. (2009). Lineamientos metodológicos para la construcción de
indicadores de desempeño. Curso Internacional: Planificación
Estratégica, Preparación y Evaluación de Proyectos. Consultora
ILPES/CEPAL/CAPRADE. Santiago, 16 al 30 de enero de 2009.
Disponible en: http://projusticia.org.pe/downloads/documento/Expositor%20Marianela%20Armijo%20Quintana(Chile).pdf
ARIAS, F. (2006). El proyecto de investigación: Guía para su
elaboración. Caracas, Editorial Epísteme.
BALESTRINI, M. (2000). Como se elabora el proyecto de investigación.
BL Consultores. Caracas.
Código Orgânico Tributário (COT).
HERNÁNDEZ, Q. (2005). Cuadro de mando Integral (Balanced
Scorecard) como herramienta gerencial para caracterizar la eficiencia
en instituciones públicas del sector salud. Universidad Centroccidental
"Lisandro Alvarado". Disponible en:
http://bibadm.ucla.edu.ve/cgiwin/be_alex.exe?Acceso=T070600016094/0&Nombrebd=baducla&TiposD
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HERNÁNDEZ, R. - FERNÁNDEZ, C. - BAPTISTA, P. (1.994). Metodología
de la Investigación. Colombia: McGraw-Hill Interamericana, S.A.
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Venezuela Nº 4.322 Extraordinaria. Caracas, Venezuela. Julio 2008.
Reglamento General de la Ley del Seguro Social. Gaceta Oficial de la
Republica Bolivariana de Venezuela Nº 2.814 Extraordinaria. Caracas,
Venezuela. Febrero 1993.
Decreto Nº 6266 con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Parcial
de la Ley del Seguro Social, Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana
de Venezuela Nº 4.322 Extraordinaria. Caracas, Venezuela. Fecha 31 de
Julio de 2008
Ley Orgánica del Sistema de Seguridad Social, Gaceta Oficial N° 37.600
de fecha 30 de diciembre de 2002.
Ley del Régimen Prestacional de Empleo, Gaceta Oficial Nº 38.281 del 27
de septiembre de 2005.
LOSADA, M. Cuadro de mando Integral (Balanced Scorecard) para
hospitales del sector público. Aplicación práctica: Hospital Central
Universitario Dr. Antonio María Pineda. Universidad Centroccidental
"Lisandro Alvarado". Decanato de Administración y Contaduría. Disponible
- 45 -
En:
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QUIROZ, Y.A. (2010). Análisis de la gestión de los fondos de pensiones
dentro del Sistema de Seguridad Social venezolano durante el
período 2002-2008. Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado.
Disponible
en:
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SIERRA BRAVO (1995). Técnicas de investigación social. Teoría y
ejercicios. Paraninfo, Madrid. 705 p.
Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL, 2003). Manual de
trabajo de grado de maestría y tesis doctoral. Caracas: FEDEUPEL.
- 46 -
GLOSARIO
A los efectos del Procedimiento Administrativo de Fiscalización, se definen
los siguientes términos:
1. Acta de Conformidad: Documento que indica la finalización del
procedimiento administrativo de verificación y/o fiscalización realizado y
donde se indica la conformidad del cumplimiento de la norma en razón al
pago de los aportes obrero-patronal, intereses moratorios y multas
aplicadas.
2. Acta de Decisión de Multa: Documento a través del cual se deja
constancia de las objeciones formuladas respecto incumplimiento de la
norma por parte del Empleador (a) y que surge como consecuencia del
procedimiento de verificación y/o fiscalización practicado, y dónde se
describe con detalle el resultado de la determinación a fin de liquidar la
deuda, intereses moratorios y multas aplicada.
3. Acto Administrativo: Toda declaración de carácter general o particular
emitida de acuerdo con las formalidades y requisitos establecidos en la
Ley, por los Órganos de la Administración Pública.
4. Cierre: Es la interrupción temporal de las actividades de una empresa,
que se genera por reincidencia y puede ser: por tres (3) días ó cinco (5)
días, según sea el caso.
5. Determinación: Conjunto de actos dirigidos a precisar las deudas,
intereses moratorios y sanciones correspondientes.
- 47 -
6. Empleador(a): Es la persona natural o jurídica que utiliza los servicios de
uno o más trabajadores(as) en virtud de un contrato o relación de trabajo,
cualquiera que sea su duración y el monto del salario devengado.
7. Empresas Privadas: Entidad que desempeña una actividad económica
dentro del sector privado; es decir, son empresas que no pertenecen al
Estado. Es una empresa individual que avanza en búsqueda de
beneficios económicos y ganancias propias.
8. Empresas Públicas: Son empresas creadas por el Gobierno para prestar
servicios públicos. Son entidades con personalidad jurídica, patrimonio y
régimen jurídico propio. Son creadas mediante decretos, con actividades
mercantiles, industriales y cualquier otra actividad conforme a su
denominación. Las empresas públicas son propietarias parciales o totales
del capital aportado por el Estado, las mismas son fundadas con un fin
específico.
9. Entes Descentralizados Funcionalmente con Fines Empresariales
Privados: Son aquellos cuya actividad principal es la producción de
bienes o servicios destinados a la venta y cuyos ingresos o recursos
provienen fundamentalmente de esa actividad.
10. Entes Descentralizados Funcionalmente con Forma de Derecho
Público: Son personas jurídicas creadas y regidas por normas de
derecho público que podrán perseguir fines empresariales o no
empresariales, al igual que podrán tener atribuidos el ejercicio de
potestades públicas.
11. Expediente Administrativo: Es una compilación de documentos
conformados
de
concernientes
a
forma
los
metódica
hechos
y
y
sistemáticamente
situaciones
ordenados,
relacionados
con
el
procedimiento administrativo.
12. Fiscalización: El proceso de Fiscalización comprende una serie de
tareas que tienen por objeto verificar, determinar y sancionar e instar a los
aportantes a cumplir su compromiso, así como vigilar el correcto, íntegro
- 48 -
y oportuno pago de los aportes obrero - patronal. También puede
indicarse que es el procedimiento establecido en el Código Orgánico
Tributario dirigido a constatar, determinar, sancionar y exigir el
cumplimiento
de
la
normativa
legal
vigente
por
parte
de
los
empleadores(as).
13. Intereses de Mora: Prestación consistente en la entrega de una suma de
dinero, como consecuencia del pago de una deuda persistente, teniendo
una función resarcitoria, indemnizatoria, por el retraso de la deuda
principal, la cual se calculará con base de la tasa activa promedio
establecida por el Banco Central de Venezuela, vigente para el momento
del incumplimiento.
14. Multa: Consiste en una sanción pecuniaria expresada en Unidades
Tributarias, la cual se ajusta al valor que éstas tuvieren en el momento en
que se cometa la infracción.
15. Notificación: De acuerdo a lo que establece el Código Orgánico
Tributario, es requisito necesario para la eficacia de los actos emanados
de la Administración Tributaria, cuando éstos produzcan efectos
individuales.
16. Obligaciones: La obligación en un sentido amplio, es la necesidad
jurídica
de
cumplir
voluntariamente
una
prestación
de
carácter
patrimonial, a favor de un sujeto que eventualmente puede llegar a existir,
o a favor de un sujeto que ya existe.
En el ámbito institucional son todas aquellas derivadas de las relaciones
laborales que tienen los empleadores(as) para con los trabajadores que
se encuentran establecidas en el Decreto N° 6.266 con Rango, Valor y
Fuerza de la Ley de Reforma Parcial de la Ley del Seguro Social y su
Reglamento General de la Ley del Seguro Social.
17. Organismo: Son entes de las unidades administrativas de la República,
los Estados y los Distritos Metropolitanos Públicos, a las que se les
- 49 -
atribuyen funciones que tienen efectos jurídicos frente a terceros, o cuya
actuación tenga carácter perceptivo.
18. Recaudación: Contribución económica que los ciudadanos realizan, en
forma oportuna, conforme establece la ley.
19. Recaudación Fuera de Plazo: Es el procedimiento establecido en el
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley
del Seguro Social, que permite obtener la percepción de las cotizaciones
y otras cantidades no enteradas en el tiempo previsto y con las
formalidades exigidas, así como los intereses moratorios.
20. Reincidencia: Es la repetición de la misma falta, culpa o delito;
insistencia en los mismos. Es la realización de un nuevo delito, por el
mismo agente después de haber sido sancionado por otro anterior, cuya
sanción se haya tenido en todo o en parte y antes de haber transcurrido
un determinado tiempo fijado por la Ley. Constituye un agravante para la
responsabilidad.
21. Sanción: Es la consecuencia jurídica que genera la infracción
administrativa, que se materializa con prisión, multa, cierre de
establecimiento.
22. Sanción en caso de Reincidencia: Acciones legales aplicables al
empleador(a) que reincida después de una resolución o sentencia firme,
cometa una o varias infracciones de la misma índole; es decir, las
incluidas bajo la misma calificación, durante los tres (3) años siguientes a
partir de aquellas.
23. Verificación: Es el proceso de comprobación de la documentación
presentada por los empleadores(as), que involucra el cumplimiento de la
norma.
- 50 -
ANEXOS
- 51 -
Anexo 1. Cronograma de Actividades de Plan de Trabajo
ACTIVIDAD
 Inducción del IVSS
 Realizar Actas Crédito.
ENERO
1 2 3 4
SEMANAS
FEBRERO
MARZO
ABRIL
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
X
X
X
 Desarrollar Actas Débito F 14-02 No Liquidable
X
X
 Desarrollas Actas Débito F 14-02 Liquidable
X
X
 Elaborar Actas de Rectificación por Cotizaciones
X
X
 Realizar Verificaciones de cumplimiento de
deberes formales y materiales relativos a la
seguridad social de los trabajadores
 Recepción de reclamos por parte de los
trabajadores (Denuncias)
 Elaborar Actas por Diferencia Salarial
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
 Ejecutar Acta Ajuste para corrección en el
número de cédula de identidad y cambio de
identidad extranjera a venezolana.
 Presentar el Proyecto:
X
X
X
- 52 -
Anexo 2. Organigrama del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS)
Fuente: www.ivss.gov.ve
- 53 -
Anexo Nº 3. Forma 14-03 (Retiro del Trabajador)
FORMA 14-03 (RETIRO DEL TRABAJADOR)
- 54 -
Anexo Nº 4. Forma 14-100 (Constancia de Trabajo para el IVSS)
- 55 -
Anexo Nº 5. Forma 14-02 (Registro de Asegurado)
- 56 -
Anexo Nº 6. Esquema del Proceso de Fiscalización
ESQUEMA DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN
 Oficio
 Información de cualquier ente Fiscalizador del Estado
 Denuncia (Oficina de Atención a Empresas y Afiliados)
Emisión de
Providencia Administrativa
Asignación de caso al Supervisor
de Inspección de Seguridad Social
Visita a la
Empresa
Acta de
Requerimiento
De Documentos
Notificación
Providencia
Administrativa
Inicio
Lapso para
Consignar los
documentos
3 días hábiles
para consignar
Acta de
Recepción
De documentos
Análisis de la
Documentación
Sustanciación y
Conformación
Del Expediente
Detección
De la
Infracción
Levantamiento de
Actas
- 57 -
Anexo Nº 6. Esquema del Proceso de Fiscalización
.
Nominadas
ESQUEMA DEL
PROCESO
DE
FISCALIZACIÓN
Innominadas
Efectuar
El Pago
Detección
De la
Infracción
Prohibición de Enajenar, Secuestro, Embargo Preventivo
Medidas
Cautelares
Intimación al
Pago
Cualquier otra (Administrador)
Extingue el
Procedimiento
15 días
Objeciones a
La Decisión
Notificación al
Pago.
Recurso Jerárquico
La Parte tendrá un
lapso de 15 días
hábiles contando
desde su formal
notificación para su
defensa.
Notificación Personal, por correo, con
acuse de recibo, medios informáticos
(Prensa)
OBSERVACIONES
Queda abierta la facultad al administrado de esperar la decisión de la Autoridad
Administrativa o esperar que se configure el
Silencio Administrativo Negativo, facultando entonces la Vía Contenciosa
Administrativa
- 58 -
Anexo Nº 7. Ficha Técnica de Chequeo
- 59 -
Anexo Nº 8. Forma 14-01 (Cédula del Patrono)
- 60 -
Anexo Nº 9. Forma 14-10 (Relación de Novedades)
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