manual de contabilidad_electronica 77
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MANUAL DE Alfa Diseño de Sistemas, S.A. de C.V. [email protected] Conmutador 3603 9970 con 30 líneas Introducción: Este material está diseñado para ayudar a los usuarios que manejan nuestro sistema CONTPAQi® CONTABILIDAD. Incluye entre otros temas, información de lo que usted necesita conocer para iniciar a utilizar nuestro sistema contable, con base a las NIF (Normas de Información Financiera). Asimismo, en este manual usted encontrará los requerimientos necesarios para generar la nueva información fiscal requerida por el SAT, de las Declaraciones y Pagos (DyP), Pago Referenciado, a fin de facilitar el cumplimiento de las diversas disposiciones aplicables a las Leyes y Reglamentos del ISR, IVA, el manejo de la cuenta de flujo de efectivo y la generación de las declaraciones R-­‐21, R1, A-­‐29-­‐DIOT. Este manual es un suplemento al Manual Electrónico de capacitación que se encuentra integrado en su sistema, por lo cual no es una sustitución de dicho manual, sino una guía práctica del mismo. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala INDICE Capítulo 1 Accediendo Al Sistema…………………………………………………………………………………………………….….pág. 1 Ventana De Ingreso Al Sistema……………………………………………………………………………………………pág. 1 Ingreso Al Sistema……………………………………………………………………………………………………………….pág. 2 Creando Una Empresa …………………………………………………………………………………………………….pág. 3 Nombre De La Empresa…………………………………………………………………………………………..pág. 4 RFC Empresa……………………………………………………………………………………………………………pág. 4 Catalogo Preinstalado……………………………………………………………………………………………..pág. 4 Estructura……………………………………………………………………………………………………………....pág. 5 Valores……………………………………………………………………………………………………………………pág. 5 Niveles…………………………………………………………………………………………………………………….pág. 5 Inicio Del Ejercicio……………………………………………………………………………………………………pág. 5 Tipo De Periodo……………………………………………………………………………………………………….pág. 5 Periodo Vigente……………………………………………………………………………………………………….pág. 6 Manejar Periodos Abiertos……………………………………………………………………………………...pág. 6 Ubicación De Los Archivos De La Empresa………………………………………………………………..pág. 6 Servidor De BDD……………………………………………………………………………………………………….pág. 6 Base De Datos…………………………………………………………………………………………………………..pág. 6 Respaldos………………………………………………………………………………………………………………….pág. 6 Archivos De Salida…………………………………………………………………………………………………….pág. 6 Cerrando La Aplicación……………………………………………………………………………………………….pág. 7 Catálogo De Empresas……………………………………………………………………………………………………….pág. 8 Abrir Empresa……………………………………………………………………………………………………………pág. 8 Nueva Empresa………………………………………………………………………………………………………….pág. 8 Respaldar…………………………………………………………………………………………………………………..pág. 8 Restaurar…………………………………………………………………………………………………………………..pág. 8 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Borrar……………………………………………………………………………………………………………………….pág. 8 Ayuda……………………………………………………………………………………………………………………….pág. 8 Cerrar……………………………………………………………………………………………………………………….pág. 8 Capítulo 2 Redefinir Una Empresa Creada……………………………………………………….……………………………….pág. 9 Generales……………………………………………………………………………………………………………………………pág. 10 Representante, Domicilio Y Datos Generales De La Empresa………………………………………………pág. 10 Fechas, Ejercicios Y Periodos……………………………………………………………………………………………...pág. 10 Ubicación De Los Datos De Los Archivos De La Empresa……………………………………………………..pág. 10 Cuentas y su Estructura…………………………………………………………………………………………………..pág. 10 Usar Cuenta De Cuadre……………………………………………………………………………………………………….pág. 10 Usar Cuenta De Flujo De Efectivo……………………………………………………………….…………………….….pág. 11 Permitir Cambiar Números De Cuenta………………………………………………………….……………………..pág. 11 Mostrar El Árbol De Cuentas…………………………………………………………………………………………………pág. 11 Búsqueda Por Páginas…………………………………………………………………………………………………………..pág. 11 Cambiar Estructura De Cuentas…………………………………………………………………………………………….pág. 12 Segmento De Negocios……………………………..…………………………………………………………………….……pág. 12 Cuenta De Flujo De Efectivo (Cambiar)………………………………………………………………………….………pág. 13 Pólizas y su Captura…………………………………………………………..…………………………………….……….pág. 14 Periodos Abiertos………………………………………………………………………………………………………………….pág. 14 Calcular Número De Póliza Automáticamente……………..…………………………………………..pág. 15 Calcular Cifra De Control………………………………………………….……………………………………...pág. 15 Usar Pólizas Estadísticas…………………………………………………..………………………………….…..pág. 15 Usar Pólizas De Orden………………………………………………………………………………………….…..pág. 15 Habilitar Diarios En Pólizas………………………………………………………………………………….……pág. 15 Habilitar Diarios En Movimientos……………………………………………………………………….….…pág. 15 Obligar El Diario En Movimientos De Flujo De Efectivo…………………………………………………….……pág. 15 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Habilitar Conceptos En Movimientos…………………………………………………………………….…pág. 15 Habilitar Referencia En Movimientos……………………………………………………………………….pág. 15 Habilitar Moneda Extranjera…………………………………………………………………………………….pág. 15 Imprimir Pólizas Con Formato Para Contadores……………………………………………………….pág. 15 Guardar Archivos Asociados En El Servidor………………………………………………………………pág. 15 Por Omisión Pólizas Sin Afectar………………………………………………………………………………..pág. 16 Habilitar Mensajes De Advertencia…………………………………………………………………………..pág. 16 Usa Búsqueda Incremental Para Cuentas………………………………………………………………….pág. 16 Mostrar Ventana De Asociación A CFDI Al Capturar La Póliza……………………………………pág. 16 IVA………………………………………………………………………………………………………………………………..….pág. 16 CSD/FIEL……………………………………………………………………………………………………………………………pág. 17 Usuarios……………………………………………………………………………………………………………………………pág. 18 Documentos……………………………………………………………………………………………………………..pág. 18 Reportes…………………………………………………………………………………………………………………..pág. 18 Catálogos………………………………………………………………………………………………………………….pág. 18 Configuración…………………………………………………………………………………………………………….pág. 18 Procesos Y Utilerías……………………………………………………………………………………………………pág. 18 Dar De Alta A Un Nuevo Usuario…………………………………………………………………………………………..pág. 19 Todas Las Empresas……………………………………………………………………………………………………………...pág. 19 Algunas Empresas…………………………………………………………………………………………………………………pág. 19 Empresas Disponibles…………………………………………………………………………………………………………..pág. 19 Empresas Permitidas…………………………………………………………………………………………………………….pág. 19 Usuarios Conectados…………………………………………………………………………………………………………….pág. 21 Utilerías……………………………………………………………………………………………………………………………pág. 21 Verificar cuentas………………………………………………………………………………………………….…..pág. 22 Verificar IVA……………………………………………………………………………………………………………..pág. 22 Verificación De Pólizas………………………………………………………………………………………………pág. 23 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Reconstrucción De Saldos………………………………………………………………………………………...pág. 23 Borrar Pólizas Y Saldos Parcialmente…………………………………………………………..…………….pág. 25 Mantenimiento A La Base De Datos…………………………………………………………………………..pág. 25 Saldo Cero A La Base De Datos…………………………………………………………………………………..pág. 26 Cambio De Idioma…………………………………………………………………………………………………………………pág. 27 Conceptos…………………………………………………………………………………..………………………………………..pág. 27 Ejecutando El Catálogo De Conceptos Desde La Ventana De Pólizas……………………………………..pág. 28 Tipos De Pólizas…………………………………………………………………………………………………………………….pág. 28 Creación De Tipo De Póliza………………………………………………………………………………………..………….pág. 29 Catálogos……………………………………………………………………………………………………………………………..pág. 30 Catálogo De Cuentas…………………………………………………………………………………………………………….pág. 30 Creación De Nuevas Cuentas………………………………………………………………………………………….…pág. 31 Cuenta……………………………………………………………………………………………………………………pág. 31 Nombre………………………………………………………………………………………………………………….pág. 31 Subcuenta………………………………………………………………………………………………………………pág. 31 Tipo De Cuenta………………………………………………………………………………………..…………….pág. 31 Cuenta De Mayor…………………………………………………………………………………………………..pág. 31 NIF (Normas De Información Financiera)…………………………………………………………………………..pág. 32 Agrupador Del Sat…………………………………………………………………………..………………………………..pág. 34 Generar El XML Del Catálogo De Cuentas………………………………………………………………………….pág. 36 Grupo De Cuentas ………………………………………………………………………………………………………………..pág. 38 Grupos Estadísticos……………………………………………………………………………………………………………….pág. 39 Reporte Auxiliar Cuenta Estadística………………………………………………………………………………………pág. 43 Pólizas………………………………………………………………………………………………………………………………pág. 44 Fecha……………………………………………………………………………………………………………………….pág. 44 Tipo De Póliza…………………………………………………………………………………………………………..pág. 44 Número De Póliza…………………………………………………………………………………………………….pág. 44 Concepto De Póliza……………………………………………………………………………………………….….pág.44 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Póliza De Ajuste…………………………………………………………………………………………………….…pág. 44 Sin Afectar……………………………………………………………………………………………………………….pág. 44 Movimientos……………………………………………………………………………………………………………pág. 45 Sumas………………………………………………………………………………………………………………………pág. 45 Ventana De ADD………………………………………………………………………………………………………………pág. 45 Movimientos De Póliza…………………………………………………………………………………………………………pág. 46 Movimiento……………………………………………………………………………………………………………..pág. 46 Cuenta………………………………………………………………………………………………………………………pág. 46 Cargo/Abono…………………………………………………………………………………………………………….pág.46 Referencia…………………………………………………………………………………………………………………pág.46 Concepto………………………………………………………………………………………………………………….pág. 46 Listado De Pólizas…………………………………………………………………………………………………….pág. 48 Periodo…………………………………………………………………………………………………………………….pág. 48 Ejercicio……………………………………………………………………………………………………………………pág. 48 Buscar………………………………………………………………………………………………………………………pág. 48 Listado De Movimientos De Pólizas…………………………………………………………………………………..pág. 48 Periodo…………………………………………………………………………………………………………………….pág. 49 Ejercicio……………………………………………………………………………………………………………………pág. 49 Buscar………………………………………………………………………………………………………………………pág. 49 Pre Pólizas………………………………………………………………………………………………………………………..pág. 50 Código……………………………………………………………………………………………………………………..pág. 51 Nombre……………………………………………………………………………………………………………….…..pág. 51 Acceso Directo…………………………………………………………………………………………………………pág. 51 Fecha………………………………………………………………………………………………………………………..pág. 51 Tipo……………………………………………………………………………………………………..…………………..pág. 51 Numero…………………………………………………………………………………………………………………….pág. 51 Concepto…………………………………………………………..……………………………………………………..pág. 51 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Zona De Movimientos………………………………………………………………………………………………pág. 51 Capítulo 3 Control De IVA………………………………………………………………………………………………………………………pág. 55 Configuración Cuenta De Flujo De Efectivo…………………………………………………………………………..pág. 55 Configuración Causación Y Control De IVA…………………………………………………………………………….pág. 56 Manejar Causación De IVA………………………………………………..………………………………………………….pág. 56 Registrar Desglose De IVA………………………………………………………………………………………………….…pág. 56 IVA Causado………………………………………………………………………………………………………………………….pág. 56 Devolución Y Control De IVA…………………………………………………………………………………………………pág. 56 Control De IVA……………………………………………………………………………………………………………………..pág. 57 Padrón De Proveedores…………………………………………………………………………………………………….pág. 57 Código…………………………………………………………………………………………………………………..……pág. 57 Nombre………………………………………………………………………………………………………………………pág. 57 Tipo De Tercero………………………………………………………………………………………………………….pág. 57 Número De Id Fiscal……………………………………………………………………………………………………pág. 57 Nombre Del Extranjero………………………………………………………………………………………….……pág. 57 País De Residencia……………………………………………………………………………………………………..pág. 57 Nacionalidad………………………………………………………………………………………………………………pág. 57 Datos De Proveedor……………………………………………………………………………………………………pág. 58 R.F.C……………………………………………………………………………………………………………………………pág. 58 Curp…………………………………………………………………………………………………………………..……….pág. 58 Cuenta………………………………………………………………………………………………………………………..pág. 58 Control de IVA……………………………………………………………………………………………………………..…..pág. 58 Alta Padrón De Proveedores Con Provisión (Ejemplo)………………………………………………………….pág. 59 Proveedor De Honorarios Persona Física (Ejemplo)………………………………………………………………pág. 59 Alta Padrón De Proveedores Sin Provisión (Ejemplo)…………………………………………………………...pág. 60 Alta De Proveedor Extranjero (Ejemplo)……………………………………………………………………………....pág. 60 Proveedor Restaurante Local (Ejemplo)………………………………………………………………………………..pág. 61 Proveedor Nomina (Ejemplo)……………………………………………………………..………………………………..pág. 61 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Proveedor: Contribuciones De Seguridad Social IMSS (Ejemplo)…………………………………………pág. 62 Proveedor 2.5 Impuesto Estatal (Ejemplo)………………………………………………………………………….pág. 62 Registró De Operaciones (Proveedores) (Ejemplo)……………………………………………………………..pág. 63 Provisión De Telefonía (Ejemplo)………………………………………………………………………………………..pág. 63 Pago Honorarios Personas Físicas (Ejemplo)……………………………………………………………………….pág. 66 Adquisición Automóvil (Ejemplo)………………………………………………………………………………………...pág. 67 Compra A Proveedor Extranjero (Ejemplo)…………………………………………………………………………..pág. 69 Consumo Restaurante Local (Ejemplo)…………………………………………………………………………………pág. 70 Pago De Nómina (Ejemplo)…………………………………………………………………………………………………..pág. 72 Acreditamiento Por Contribuciones De Seguridad Social (Ejemplo)….………………………………….pág. 73 Pago De 2.5 Sobre Nóminas (Contribuciones No ISR, IVA) (Ejemplo)……………………………………pág. 75 Periodo De Causación……………………………………………………………………………………………………..pág. 76 Fechas…………………………………………………………………………………………………………………….pág. 77 Cuenta De Flujo De Efectivo………………………………………………………….…………………………pág. 77 Movimientos……………………………………………………………………………….…………………………..pág. 77 Periodo De Acreditamiento……………………………………………………………….……………………..pág. 78 Fechas………………………………………………………………………………………………….…………………..pág. 79 Cuenta De Flujo De Efectivo………………………………………………………………….…………….……pág. 79 Buscar……………………………………………………………………………………………………….……………..pág. 79 Movimientos……………………………………………………………………………………………….……………pág. 79 Seleccionar……………………………………………………………………………………………………………….pág. 79 Acreditamiento………………………………………………………………………………………………………..pág. 79 Declaración Informativa De Operaciones Con Terceros (A-­‐29)………………………………………………pág. 79 Listado De Reportes (Menú De Reportes)…………………………………………………………………………pág. 82 Barra De Herramientas…………………………………………………………………………………………………………pág. 82 Estados Financieros………………………………………………………………………………………………………………pág. 82 Reportes NIF…………………………………………………………………………………………………………………………pág. 82 Reportes De Catalogo…………………………………………………………………………………………………………...pág. 83 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Reportes Auxiliares……………………………………………………………………………………………………………….pág. 83 Reportes De Segmentos De Negocio…………………………………………………………………………………….pág. 83 Reporte De Agrupadores del SAT…………………………………………………………………………………………pág. 83 Reportes De DIOT………………………………………………………………………………………………………………….pág. 84 Reportes De Pago Provisional De IVA………………………………………………………………………..………….pág. 84 Reportes De IETU………………………………………………………………………………………………………………….pág. 84 Declaración De IVA Y De IETU……………………………………………………………………………………………….pág. 84 Reportes Del Administrador De Documentos Digitales…………………………………………………………pág. 85 Reportes Inflacionarios…………………………………………………………………………………………………………pág. 85 Mis Reportes………………………………………………………………………………………………………………………..pág. 85 Hoja Electrónica……………………………………………………………………………………………………………….pág. 85 Modelo De Razones Financieras………………………………………………………………………………pág. 86 Cedula De Activos Fijos…………………………………………………………………………………………….pág. 87 Modulo Fiscal (Nuevo)……………………………………………………………………………………………..pág. 87 Estados Financieros A 12 Periodos…………………………………………………………………………..pág. 88 Estados Financieros Básicos…………………………………………………………………………………….pág. 88 Marco Fiscal…………………………………………………………………………………………………………………….pág. 89 Necesidades Y Características Aplicables Al Servicio De Declaraciones Y Pagos D Y P……….….pág. 92 Requerimientos De Información…………………………………………………………………………………….…..pág. 95 Los Impuestos Y Tipos De Impuestos…………………………………………………………………………………..pág. 96 Impuestos Federales……………………………………………………………………………………………………..……pág. 109 Principales Preguntas y Respuestas, para utilizar el sistema D Y P………………………………………pág. 109 Reformas Fiscales (Contabilidad Electrónica)……………………………………………………………….….pág. 113 Uso Del ADD (Administrador De Documentos Digitales)……………………………………………………..pág. 113 ¿Qué Es El ADD? …………………………………………………………………………………………………………………pág. 113 Crear El ADD…………………………………………………………………………..…………………………………………..pág. 113 Ventana Principal Del ADD………………………………………………………………………………………………….pág. 114 Partes Del ADD……………………………………………………………………………………………………………………pág. 114 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Cargar XML Al ADD……………………………………………………………………………………………………………..pág. 116 Contabilidad Electrónica……………………………………………………………………………………………………..pág. 118 Capturar Una Póliza Con Datos De Un XML…………………………………………………………………………pág. 118 Capturar Movimientos………………………………………………………………………………………………………..pág. 120 Asociación De Un Agrupador Del SAT………………………………………………………………………………….pág. 124 Generación Del XML De La Balanza De Comprobación y del Catálogo De Cuentas Contables…………………………………………………………………………………….pág. 125 Agradecimiento…………………………………………………………………………………………………………………..pág. 129 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala CAPITULO 1 • Accediendo al sistema Para accesar al sistema, con el “mouse” se debe dar doble clic al icono de: CONTPAQi® CONTABILIDAD. Que se encuentra en su escritorio. Otra opción es seleccionar el icono con el “mouse” y posteriormente oprimir la tecla Enter Ventana de ingreso al sistema Una vez que se ejecuta el sistema de CONTPAQi® CONTABILIDAD, nos mostrara la ventana del sistema con la versión que se tiene instalada. Después el sistema nos muestra la ventana para el ingreso al sistema. El sistema solicitara los siguientes datos: Código de usuario y Clave de acceso, se muestra la palabra SUPERVISOR, que es el usuario predefinido, este usuario no tiene contraseña, por lo tanto, si se le da un clic en el botón Aceptar el sistema permitirá el acceso. NOTA: Se recomienda que en un futuro se le asigne una Clave de acceso al usuario SUPERVISOR, ya que de lo contrario cualquier persona con acceso al equipo, podría ejecutar la aplicación. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 1 Ingreso al sistema Se muestra la ventana de últimas noticias, con mensajes de twitter sobre los sistemas. Si se cierra la ventana, desde el menú de ayuda del sistema podemos volver a abrirla. Creando una empresa 2 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Para crear una empresa hay que seguir los siguientes pasos: 1 Dar clic en el icono de la casita o en el menú de Empresas, y selecciona Empresas, o presionar la combinación de teclas Ctrl + E 2 Se abre una ventana que se llama “Catálogos de Empresas” y se le da un clic al icono de “Nueva Empresa” 3 En la imagen de abajo muestra su pantalla y la ventana que abre de “Nueva Empresa” que se describe a continuación. Esta es la ventana para agregar una nueva empresa al sistema de contabilidad. Y se describe a continuación: 3 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 1-­‐ Nombre de la empresa: En este campo va el nombre de la empresa 2 -­‐RFC empresa: Hay que poner el RFC de la empresa y es un campo obligatorio, ya que si no lo pone, no podrá guardar la empresa creada. 3 -­‐Catalogo Preinstalado: Aquí se puede seleccionar uno de los 4 catálogos que el sistema trae pre-­‐cargados para su uso. Por default trae ninguno, pero si se le da clic a la flecha hacia abajo nos muestra lo siguiente: NOTA: Si utilizamos alguno de ellos la estructura del catálogo será 3-­‐4 es decir XXX-­‐ 4-­‐Estructura: Si seleccionamos la opción ninguno podemos manipular la estructura del catálogo con hasta 30 caracteres sin restricción alguna. Separando con “-­‐“ guiones medios cada nivel. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 4 5-­‐Valores: El catálogo de cuentas puede trabajar con valores numéricos o alfanuméricos, esta opción solo puede seleccionarse al crear la empresa. 6-­‐Niveles: En esta configuración le indicamos al catálogo de cuentas la forma que queremos agrupar las cuentas contables. Cada segmento NO es un nivel El usuario tiene que indicar en las cuentas creadas cual será la cuenta de nivel superior. Ventajas: Con una estructura pequeña se pueden trabajar subniveles. Desventajas Si las cuentas no son agrupadas correctamente, los estados financieros pueden mostrarse en forma incorrecta (si esto ocurre se tendrá una notificación) Cada segmento SI es un nivel El sistema automáticamente al crear nuevas cuentas asignara el nivel superior a la cuenta creada. Ventajas: Sin tener tanta precaución se tiene un catálogo de cuentas mejor controlado Desventajas: Se debe tener una estructura más grande para cada nivel o subnivel que se quiera manejar A partir de la cuenta de mayor los segmentos sí son niveles Pueden existir subniveles en tanto no se marque una cuenta con la categoría “MAYOR”, a partir de ella cada nivel requerirá una mayor estructura 7-­‐Inicio del Ejercicio: Aquí es donde se configura el ejercicio de la empresa y desde ahí el sistema en automático genera los ejercicios subsecuentes. Se recomienda iniciar siempre con 1 de enero para que los ejercicios sean de enero a diciembre. 8-­‐Tipo de periodo: Si usted elige el tipo de período mensual, CONTPAQi® CONTABILIDAD siempre creara ejercicios de 12 meses. El sistema trae más periodos para poder usar el que se adapte a sus necesidades. Si se selecciona el periodo especial nos muestra la siguiente ventana y nos sirve para nosotros seleccionaremos cuantos periodos tendremos en el ejercicio (hasta 13) y las fechas inicial y final de cada uno de los periodos. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 5 NOTA: Esto solo puede modificarse al crear la empresa. 9-­‐Periodo Vigente: Se refiere a cuál de los periodos del ejercicio creado comenzaremos a trabajar. 10-­‐Manejar periodos abiertos: Si habilitamos la opción manejar periodos abiertos CONTPAQi® CONTABILIDAD nos permitirá modificar un año adelante y un año atrás, siempre y cuando existan los periodos en la base de datos. 11-­‐Ubicación de los archivos de la empresa: Ø Servidor de BDD: Es el servidor en que se encuentra instalado nuestro sistema Ø Base de datos: El nombre de la base de datos en donde se guardara la nueva empresa y todos sus movimientos, el campo puede ser editado Ø Respaldos: Es la ruta se guardaran los respaldos creados desde CONTPAQi® CONTABILIDAD, si el sistema es en red los respaldos se guardaran en el servidor. Ø Archivos de Salida: Cuando pidamos algún reporte a Excel, PDF, Texto o HTML, esta es la ruta predeterminada en donde se guardaran dichos reportes. Para guardar la configuración de la empresa se le da un clic al icono de guardar o presionamos la tecla F8 y el sistema mostrara un mensaje de que se ha creado con éxito. 6 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Al darle aceptar vemos la ventana de Catálogo de Empresas ya con la empresa que acabamos de crear. Para cerrar esta ventana solo le damos un clic en el icono de cerrar. Cerrando la aplicación Para concluir, seleccionaremos el icono de Salir. Esta es la manera correcta de finalizar la ejecución del programa Otra forma de salir del sistema es en el menú de Empresa, seleccionamos salir. Catálogo de Empresas 7 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Para abrir el catálogo de Empresas hay que darle un clic al icono de la “Casita”, también en el menú de Empresas y seleccionar empresas o usar la combinación de teclas <CTRL + E> Y nos muestra la siguiente ventana: 1-­‐Abrir Empresa: Abre una empresa ya existente 2-­‐Nueva Empresa: Nos muestra la ventana para dar de alta una empresa nueva en el sistema 3-­‐Respaldar: Nos muestra una ventana para poder respaldar nuestra información 4-­‐Restaurar: Nos muestra la ventana para subir un respaldo previamente hecho 5-­‐Borrar: Borra una empresa ya existente en el sistema 6-­‐Ayuda: Aquí nos muestra ya ayuda del sistema si se tiene instalada 7-­‐Cerrar: Cierra la ventana del “Catalogo de Empresas” NOTA: Para abrir una empresa con el botón de abrir, primero hay que seleccionarla con el mouse dándole un clic, otra forma de abrir la empresa es dándole doble clic, o seleccionándola con un clic y presionar la tecla “Enter” de su teclado. CAPITULO 2 8 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Redefinir una empresa creada Para redefinir una empresa ya creada, primero hay que abrirla dándole un clic al icono de la casita, darle doble clic, o seleccionarla y darle abrir empresa o presionar la tecla Enter. Una vez abierta la empresa nos vamos al menú de configuración, y seleccionamos la opción de “Redefinir Empresa” Se muestra la siguiente ventana: Para redefinir una empresa tenemos 5 pestañas para hacerlo: 1-­‐Generales 2-­‐ Cuentas y su estructura 3-­‐ Pólizas y su captura 4-­‐ IVA 5-­‐CSD/FIEL Para poder cambiarle el nombre a la empresa, es en esta ventana en donde dice “Nombre de la empresa”, una vez realizado el cambio solo se le da un clic en aceptar para guardar el cambio. Pestaña 1 Generales 9 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Como su nombre lo indica, en esta pestaña tendremos datos generales de la empresa creada, los cuales pueden aparecer en determinados reportes. Y se divide en 3 partes que son: 1-­‐Representante, Domicilio y datos generales de la empresa Aquí van los datos nombre y dirección de la empresa. 2. Fechas, ejercicios y periodos Aquí nos muestra con que fechas fue creada la empresa y desde que año. 3-­‐Ubicación de los datos de los archivos de la empresa Aquí nos muestra la ruta por default de donde se guardara la información de esta empresa. Pestaña 2 Cuentas y su estructura Como su nombre lo indica, en esta pestaña tendremos datos generales de la empresa creada, los cuales pueden aparecer en determinados reportes. Manejo de cuentas (1) Nosotros habilitaremos o deshabilitaremos con un clic la opción deseada: • Usar cuenta de cuadre: Con esta opción el sistema mandara la diferencia de cualquier póliza a la llamada cuenta de cuadre con lo cual ninguna póliza quedara descuadrada, incluso cuadra la póliza si se presenta una falla en la energía eléctrica, (si la cuenta de cuadre tiene movimientos los estados financieros no mostraran sumas iguales). Si esta opción es deshabilitada todas las pólizas tendrán que ser cuadradas obligatoriamente. 10 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala • • • • Usar cuenta de Flujo de efectivo: La cuenta de flujo de efectivo es uno de los requerimientos para habilitar en el sistema la parte fiscal, ya que de acuerdo a la ley del IETU e IVA estos impuestos son gravados en el momento en que la operación es aplicada efectivamente en bancos. Permitir cambiar números de cuenta: Existe la posibilidad en CONTPAQi® CONTABILIDAD de cambiar el número de cuenta aunque esta ya tenga una historia, al cambiar el número a una cuenta afectara todo el histórico cantable de la misma sin necesidad de abrir póliza por póliza. Mostrar el árbol de cuentas: Al entrar al menú catálogo de cuentas, lo va a mostrar si tenemos activada esta opción, de lo contrario estará oculto y solo podremos consultar y dar de alta cuentas si conocemos el número de esta. Búsqueda por páginas: En pólizas o filtros de reportes para buscar la cuenta deseada podemos presionar la tecla F3, búsqueda por páginas optimiza la búsqueda de la cuenta deseada Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 11 Estructura de las cuentas (2) Aquí nos muestra la estructura del catálogo de cuentas y si estamos manejando valores numéricos o alfanuméricos, además de cómo estamos usando los niveles del catálogo de cuentas. También podemos cambiar la estructura del catálogo de cuentas. La estructura del catálogo de cuentas puede ser cambiada, el requisito es que debe aumentarse, esto se logra presionando el botón cambiar estructura, nos muestra el menú de cambio de estructura en el cual conformaremos la nueva estructura y posteriormente damos clic en el botón procesar. Segmento de negocios (3) Segmentos de negocio es una herramienta muy útil de CONTPAQi® CONTABILIDAD, la cual nos permite manejar aéreas, proyectos, departamentos, sucursales etc. De una forma muy fácil y eficiente (Análisis detallado en curso intermedio) En esta parte configuramos si vamos a utilizar segmentos de negocios y cómo van a ser asignados. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 12 Cuenta de flujo de efectivo (4) (Cambiar) Como lo mencionamos anteriormente, la cuenta de flujo de efectivo nos sirve para la parte fiscal en el sistema, esta cuenta puede ser cambiada en cualquier momento y deberá ser una cuenta agrupadora, para incluir todas las cuentas dependientes como cuentas de flujo de efectivo. Cambiar cuenta de flujo de efectivo Presionar el botón cambiar la cuenta Asignar la nueva cuenta de flujo de efectivo, misma que previamente debe crearse en nuestro catálogo de cuentas. Procesar Pestaña 3 Pólizas y su captura Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 13 En esta parte encontraremos configuraciones para la captura de pólizas y movimientos Periodos abiertos (1) Le indicaremos al sistema, que periodos aparte del vigente, queremos que nos permita modificar. Habilitaremos o deshabilitaremos, la opción deseada con un clic en la casilla. Manejo de pólizas y movimientos (2) 14 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala • • • • • • • • • • • • Calcular número de póliza automáticamente: el sistema de forma autónoma asignará el consecutivo a las nuevas pólizas, de manera contraria, el usuario captura el número de póliza. Calcular cifra de control: además de sumar que los cargos y abonos sean iguales en cada póliza, sumara también el número de cuenta de cada póliza, a esta sumatoria se le conoce como cifra de control. Usar pólizas estadísticas: el sistema permite crear pólizas con movimientos estadísticos, es decir estos nunca van a formar parte de los estados financieros, también pueden servir para agrupar cuentas. Usar pólizas de orden: Le indicaremos al sistema si usamos o no cuentas de orden. Habilitar diarios en pólizas: Los libros diarios son una clasificación que podemos hacer para agrupar pólizas, por default todas las pólizas son guardadas en un libro diario, sin embargo existe la posibilidad de crear múltiples libros diarios, y con ello ampliar nuestra variedad de reportes, ejemplo pólizas de ingresos del libro diario sucursal uno. Habilitar diarios en movimientos: al igual que el punto anterior podemos asignar un diario pero a nivel de movimiento, con esto cada movimiento de la póliza pudiera estar en un libro diario diferente. Obligar el diario en movimientos de flujo de efectivo: Puede crearse un libro diario ligado a la cuenta de flujo de efectivo, de ser este el caso el campo no podrá quedarse sin libro diario Habilitar conceptos en movimientos: independientemente del concepto general de la póliza, cada movimiento puede tener un concepto independiente Habilitar referencia en movimientos: cada movimiento de la póliza puede tener una referencia independiente Habilitar moneda extranjera: CONTPAQi® CONTABILIDAD tiene la capacidad de manejar en una sola cuenta contable el saldo en moneda nacional y en moneda extranjera sin necesidad de usar cuentas complementarias (curso intermedio explicación a detalle) Imprimir pólizas con formato para contadores: las pólizas pueden ser impresas en un formato más amigable a la lectura si habilitamos esta opción. Guardar archivos asociados en el servidor: en cada póliza podemos adjuntar archivos tales como PDF o XML de las compras, si habilitamos esta opción los archivos serán guardados en el servidor, de lo contrario se guardaran localmente en la máquina del usuario del sistema Captura rápida (3) 15 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Por omisión pólizas sin afectar: una póliza sin afectar es aquella que se encuentra capturada, pero aun no forma parte de los estados financieros, si esta opción es habilitada, todas las pólizas generadas estarán sin afectar, esperando que el usuario las valide y afecte, esta opción puede usarse como filtro para autorización de la captura de pólizas. Habilitar mensajes de advertencia: el sistema nos notificara automáticamente si una póliza esta descuadrada, si estamos intentando capturar una póliza que corresponde a otro periodo que no es el vigente, o si intentamos modificar el tipo, numero o fecha a una póliza existente. Usa búsqueda incremental para cuentas: cuando se comienza a escribir el número de la cuanta contable, el sistema únicamente nos va mostrando las cuentas que corresponden a los caracteres capturados. Mostrar ventana de asociación a CFDI al capturar la póliza: aquí habilitamos o deshabilitamos que nos salga la ventana del ADD en cada póliza. Pestaña 4 IVA Al habilitar los parámetros de esta pantalla, generaremos la configuración para el manejo y control del IVA, IETU y DIOT. Se encuentra dividido en: Causación de IVA – Definición de Base Gravable. Devolución y control de IVA Explicación detallada en páginas subsecuentes. PESTAÑA 5 CSD/FIEL 16 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Configurar certificado desde la opción de Redefinir empresa Mediante la opción de Redefinir empresa, se podrá configurar el certificado o la fiel para que se incluya la firma en los archivos que se emitan y con ello realizar el sellado de documentos. IMPORTANTE: • Cuando asignes el certificado o fiel en la redefinición de la empresa, al presionar el botón Procesar de la ventana Contabilidad electrónica, se solicitará que captures la contraseña del certificado para poder emitir los documentos y los archivos XML se emitirán con su sello y certificado correspondiente. • Al no asignar el certificado en la redefinición de la empresa, no se solicitará ninguna contraseña y los archivos XML serán emitidos sin los nodos de sello y certificado del contribuyente. • En CONTPAQi® Contabilidad la información del sellado es opcional y sirve para que el usuario pueda incluir su firma a los archivos XML que genere. Usuarios 17 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Para dar de alta a los usuarios y sus respetivos permisos nos vamos al menú de Empresas y seleccionamos: Usuarios-­‐Catalogo Y nos muestra la siguiente ventana: La ventana de usuarios consta de 5 pestañas en donde viene todo el manejo del sistema 1-­‐Documentos Aquí se muestra las opciones de póliza, pre póliza, con 5 columnas. 2. Reportes Aquí vienen listados todos los reportes que usa el sistema 3. Catálogos Aquí viene la opción de los catálogos , cuentas, grupos estadísticos, etc. 4. Configuración Nos muestran las opciones para poder usar los catálogos, conceptos, diarios especiales, etc. 5. Procesos y utilerías Vienen listados losa activos fijos, opciones de cierre, conceptos de IETU y las utilerías del sistema. Para dar de alta a un nuevo usuario solo se deben de seguir los siguientes pasos: 18 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 1. Abrir la ventana de usuarios 2. En código va el nombre que va a aparecer cuando se abre el sistema, por default el sistema muestra el nombre del único usuario que trae el sistema, que es el SUPERVISOR. 3. Poner el nombre del usuario 4. Asignar la contraseña 5. En empresas si presionamos la flecha hacia abajo nos muestra, 2 opciones: Todas las empresas: Así lo dejamos si el usuario que estamos dando de alta va a tener acceso a todas las empresas. Algunas empresas: Nos abre una ventana para poder seleccionar solo a que empresas va a tener acceso el usuario. Empresas disponibles: Nos va a mostrar todas las empresas dadas de alta en el sistema Empresas permitidas: Son las empresas a las que va a tener acceso el usuario, solo basta seleccionar la empresa en el panel de disponibles y presionar el botón agregar para pasarlo al panel de permitidas, una vez terminado le damos un clic en aceptar. 19 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 6. Ahora en cada pestaña, hay que marcar o desmarcar en cada campo según si el usuario va a tener permiso para hacerlo. NOTA: Si tiene la palomita, es que el usuario va a tener permiso para hacer esa acción, si no la tiene no podrá hacerlo. 7. Una vez que se terminó de poner o quitar las palomitas, se le da en la parte de arriba un clic en guardar. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 20 Usuarios Conectados Para saber que usuarios están también usando el sistema hacemos lo siguiente: 1. Dar clic en el menú de empresas, sub-­‐menú usuarios, usuarios conectados. 2. Al generarse la pantalla se pueden observar todos los usuarios que están conectados al sistema. Utilerías Para entrar a las utilerías del sistema, es en el menú de empresas, utilerías. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 21 1-­‐ Utilerías Verificar cuentas: Con esta utilería, usted puede revisar todas las cuentas del catálogo y le indica el tipo de errores, para su posterior corrección En esta ventana seleccionamos los parámetros para poder sacar el reporte. Una vez que ya revisamos los parámetros, presionamos el botón de ejecutar reporte o presionar la tecla F10 de su teclado. Y en seguida nos muestra el reporte. 2. Verificar IVA: Con esta utilería, usted puede revisar todas cuentas del catálogo que afectan el flujo de efectivo de la empresa y le indica el tipo de errores, para su posterior corrección. Podemos seleccionar de que periodo a que periodo queremos el reporte y también se puede filtrar por todas las cuentas de flujo o solo de alguna. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 22 3. Verificación de pólizas: Con esta utilería, usted puede revisar todas las pólizas elaboradas y le indica el tipo de errores, dándole opciones de reportar errores o corregir errores, que se hubieren generado. Para verificar las pólizas hay 2 opciones de corregir y revisar, seleccione corregir y en fechas de que fecha a que fecha, en la parte de abajo en archivo, nos manda la bitácora de lo que se realizó en el proceso para eso se le da un clic en procesar, una vez que termine, podremos ver la bitácora. 4. Reconstrucción de saldos: Con esta utilería, usted encuentra diferencias entre los saldos y movimientos de las cuentas, a partir del ejercicio y período indicado, dándole opciones de reportar errores o corregir los errores, que se hubieren generado. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 23 En esta ventana ya tenemos la opción seleccionada de “Corregir los problemas”, podemos seleccionar desde que ejercicio, que periodo y que tipo de cuentas revise el sistema. En la parte de abajo nos muestra la ruta en donde el sistema generara la bitácora del procedimiento realizado. Si hubiera errores aparecen listados en la bitácora. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 24 5. Borrar pólizas y saldos parcialmente: El proceso generado con esta utilería es irreversible, usted puede borrar las pólizas, movimientos de causación y devolución de IVA, segmentos de negocio, a partir del ejercicio y período indicado, conserva catálogos y configuraciones generales del sistema. En la ventana podremos seleccionar desde que ejercicio y desde que periodo se pueden borrar las pólizas. 6. Mantenimiento a la base de datos: Esta utilería reduce la base de datos, elimina la historia de las afectaciones y disminuye el tamaño físico de los archivos de la base de datos y los futuros respaldos. Antes de hacer el proceso también hará un respaldo de la información y al final nos mostrara una ventana de información como la de abajo. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 25 7. Saldo cero a la base de datos: El proceso generado con esta utilería es irreversible, afecta los sistemas de contabilidad, bancos e interfaz con el sistema comercial de Adminpaq, Factura Electrónica o Punto de venta, borra las pólizas, movimientos de causación y devolución de IVA, segmentos de negocio, conserva catálogos y configuraciones generales del sistema. Este proceso solo nos va a conservar los catálogos, ya sea de cuentas, proveedores, conceptos, etc. Para correr la utilería solo nos hace falta que se le dé un clic en procesar. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 26 Cambio de idioma Podemos cambiar el sistema de contabilidad a idioma ingles para realizarlo lo que se debe de hacer es ir al menú de “Empresa”, idioma y en la venta que sale solo seleccionamos, inglés y en automático el sistema nos mostrara los menús y todo el sistema en idioma inglés. Para revertirlo a español volvemos a hacer el proceso pero ahora seleccionamos español. En español: En ingles: Conceptos: Al capturar una póliza esta debe llevar un concepto para ser identificada en forma ágil, en el menú configuración conceptos esta lista puede ser guardada y posteriormente podemos usar este listado al crear una nueva póliza. Para dar de alta los conceptos hay que ir al menú de configuración, y seleccionar conceptos. Una vez seleccionado el catálogo de conceptos nos aparare la siguiente ventana en la cual, para dar de alta un nuevo concepto solo le damos clic en nuevo ponemos el código, que es numérico el nombre del concepto y le damos un clic en el botón de guardar. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 27 Ejecutando el catálogo de conceptos desde la ventana de pólizas. En la captura de pólizas seleccionamos F3 en el campo concepto y nos desplegara el listado de conceptos almacenados en el catálogo. Y para seleccionar uno solo le damos doble clic para que en el concepto de la póliza. También después de asignar el concepto podemos seguir escribiendo en la descripción del concepto de la póliza para que queda más detallado. Tipos de pólizas: CONTPAQi® CONTABILIDAD trae configurados por default los siguientes tipos de pólizas: 1-­‐Ingresos, 2-­‐Egresos, 3-­‐Diario, 4-­‐Orden y 5-­‐Estadistica. Para ver los tipos de póliza vamos al menú de configuración, tipos de póliza. En la siguiente ventana es donde vamos a ver los tipos de póliza que maneja el sistema y también vamos a poder dar de alta los que se necesiten. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 28 En esta ventana podemos dar de alta un nuevo tipo de póliza o simplemente ver los ya existentes, presionando el F3 que esta aun lado del código. El consecutivo de pólizas en CONTPAQi® CONTABILIDAD puede usarse en dos formas por ejercicio o por periodo, según nos convenga y esta configuración debe hacerse por cada tipo de póliza. Si elegimos por ejercicio, será un consecutivo para todo el año de la empresa, si elegimos por periodo, cada mes inicia el consecutivo del tipo de póliza. Creación de tipo de póliza: Dentro del mismo catálogo de pólizas seleccionamos la opción nueva, asignamos un código al nuevo tipo de póliza y un nombre, posteriormente indicamos como utilizaremos el consecutivo para este tipo de póliza, a partir de este momento el tipo de póliza transferencias bancarias está disponible en la captura de pólizas, con un consecutivo por periodo. Aquí como vera estamos dando de alta un nuevo tipo de póliza, con el numero 6 y con el nombre de TRANSFERENCIA BANCARIA En la ventana de pólizas del sistema al darle un clic para ver los tipos de pólizas ya se muestra la que se dio de alta. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 29 Menú de Catálogos: Son los siguientes En el menú de catálogo, vamos a encontrar: 1. Catálogo de cuentas 2. Asignar rubros NIF 3. Grupo de cuentas 4. Grupos estadísticos 5. Presupuestos Catálogo de cuentas: El catálogo de cuentas se encuentra dividido en dos secciones, árbol de cuentas e información de cuentas. Árbol de cuentas Información de las cuentas, contable y fiscal. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 30 Creación de nuevas cuentas: Para dar de alta una cuenta nueva seguimos los siguientes pasos. Cuenta: Aquí va el número de la cuenta a dar de alta Nombre: El nombre de la cuenta Subcuenta: En esta sección tenemos que seleccionar la cuenta en la que deseamos acumular la nueva cuenta Tipo de cuenta: Al seleccionar la cuenta de acumulación, por default nos indicara el mismo tipo de cuenta y naturaleza. Cuenta de Mayor: No. No es cuenta de mayor y no aparece impresa en los estados financieros Si. Si es de mayor y aparecerá impresa en los estados financieros. De título. Aparecerá en los estados financieros como un título, y tendrá un gran total de la cuenta, por ejemplo: ACTIVO. De subtitulo. Aparecerá en los estados financieros como un subtítulo, y tendrá un gran total de la cuenta, ejemplo. CIRCULANTE Una vez que ya se tiene la cuenta bien definida se le da un clic en guardar. Aquí vemos el reporte de posición financiera: ACTIVO – Titulo – Encabezado y gran total CIRCULANTE – Subtitulo – Sub encabezado y total Bancos – Mayor – Acumula cuentas afectables Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 31 Asignar rubros a las NIF (Normas de Información Financiera). Para asignar los rubros de Información Financiera a las cuentas contables podrás realizar cualquiera de las siguientes acciones: Para habilitar este catálogo ve al menú Configuración, submenú Rubros NIF y selecciona la opción Catálogo. Haz clic en el botón <F3> para desplegar el listado de rubros existentes, de qué tipo son y en qué nivel se considera cada uno. Debido a que son datos pre-­‐cargados no es posible registrar nuevos o eliminar los ya existentes. El campo “Tipo” indica el reporte en el que aparecerá el rubro actual. Este dato no forma parte de la tabla RubrosNIF. El campo “Nivel” indica a qué cuentas se asignará el rubro. Existen tres clasificaciones: cuentas de activo, pasivo y capital Desde el catálogo de cuentas: Seleccionamos la cuenta de mayor y con un clic con el botón derecho nos aparece el menú contextual y seleccionamos “Asignar Rubros NIF” Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 32 Selecciona el rubro que deseas asignar a la cuenta, desde la ventana Asignar rubros para Normas de Información Financiera. Observa que solo puedes modificar el tipo de nivel y el rubro. Adicionalmente podrás especificar los dígitos fiscales siempre y cuando estos hayan sido capturados desde la hoja electrónica. Si lo deseas, podrás capturar un dígito agrupador desde esta ventana. Guarda los cambios y cierra la ventana. No olvides hacer clic en el botón Guardar del catálogo de cuentas. Desde la ventana Asignar rubros Ve al menú Catálogo y selecciona la opción Asignar rubros NIF. Se despliegan las cuentas organizadas en tres pestañas: Cuentas de balance, Cuentas de resultados, Diarios de flujo de efectivo. Realizar la asignación desde esta ventana te permite visualizar todas las cuentas en un listado, de esta forma, puedes localizar más fácilmente aquellas cuentas de mayor a las que podrás asignarles un rubro. Selecciona la cuenta de mayor a la que deseas asignar el rubro y haz doble clic sobre el renglón. Si lo prefieres puedes presionar la tecla <Enter>. Enseguida se habilita la ventana Asignar rubros para Nomas de Información Financiera, para que selecciones el nivel y rubro deseado. Guarda los cambios y cierra la ventana. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 33 Notarás que en la ventana Rubros de información financiera, donde se listan todas las cuentas, se mostrará en la columna “Nivel NIF” y “Rubro NIF” la información que seleccionaste previamente. Catálogo de cuentas, pestaña Fiscales Agrupador del SAT En el catálogo de cuentas se agrega la pestaña Fiscales con el código agrupador de cuentas del SAT, el rubro NIF y los dígitos fiscales. El rubro NIF solo se habilita si es la cuenta es de mayor y este se asigna automáticamente al asignar el Agrupador del SAT. Seleccionando la cuenta, en la pestaña de Fiscales solo basta con darle un clic en F3 para seleccionar el agrupador del SAT, que le corresponda. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 34 Consideraciones: Todas las cuentas de mayor y afectables que integran tu catálogo, deben tener asignado un Agrupador SAT, incluyendo las cuentas activas e inactivas así como las cuentas de orden. Nota: Se excluyen las cuentas de Título, Subtítulo, Estadísticas y Cuentas de Control, ya que estas n o se integran en el XML. • La cuenta hija debe tener el mismo agrupador que la cuenta padre. • El agrupador del SAT debe de corresponder con el tipo o nivel de la cuenta para evitar inconsistencias en la información. • En este listado podrás consultar la información que capturaste en el Catálogo de cuentas. Para ejecutarlo, ve al menú Catálogo y selecciona la opción Listado de cuentas. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 35 Generar el XML del catálogo de cuentas Para poder generar el XML del listado de cuentas y la balanza de comprobación, hay que ir al menú de “Cierre”, y seleccionamos “Contabilidad Electrónica” Para generar el XML realiza lo siguiente: Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 36 Selecciona el año y mes del que deseas generar el XML. Si habilitas la opción Incluir todas las cuentas, sólo se agregarán en los XML las cuentas que tengan asignado un agrupador del SAT. Si habilitas la opción Incluir niveles de mayor y subcuentas, sólo se agregarán en los XML las cuentas de nivel mayor y subcuenta de primer nivel que tengan asignado un agrupador del SAT En la Balanza de comprobación, se agregó la opción de seleccionar el Tipo de envío: Normal o complementaria y Fecha, esta última se habilita al seleccionar la opción Complementaria para indicar la fecha de la última modificación contable de la balanza. En la emisión del Catálogo de cuentas y Balanza de comprobación, el XSD publicado por el SAT, obliga a que todas las cuentas que contiene el XML tengan asociado un agrupador SAT, por lo que las cuentas que no lo tienen se excluirán del XML aun cuando tengan movimientos En la Información de pólizas del periodo, es obligatorio seleccionar el Tipo de solicitud de la póliza. Los tipos de solicitud que pueden seleccionar son: Acto de Fiscalización - AF, Fiscalización Compulsa - FC, Devolución - DE o Compensación – CO. Número de órden • Este es un atributo opcional para expresar el número de orden asignado al acto de fiscalización al que hace referencia la solicitud de la póliza. • Es requerido para los tipos de solicitud = Actos de Fiscalización y Fiscalización Compulsa • Es alfanumérico, con longitud máxima de 13 caracteres y el formato es: Tres letras mayúsculas de la A a la Z + un dígito del 0 al 6 + seis dígitos del 0 al 9 + una diagonal (7) + dos dígitos del 0 al 9. Ejemplo: ABC6577777/88. Número de tramite: • Atributo opcional para expresar el número de trámite asignado a la solicitud de devolución o compensación al que hace referencia la solicitud de la póliza. • Es requerido para los casos de Devolución o Compensación • El campo Número de trámite es numérico, con longitud obligatoria de 10 dígitos. Ejemplo: 0000123456 Formato reporte auxiliar de folios: Con esta opción emitirás la información de los auxiliares de folios fiscales asignados a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas Formato reporte auxiliar de cuentas y subcuentas: Con esta opción es posible emitir la información de los auxiliares de cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel. Selecciona la ruta de archivos de salida deseada. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 37 Nota: Este p roceso aplica a partir del ejercicio 2014. Al ejecutarlo, se validará q ue por lo menos, las cuentas de mayor y afectables, tengan asignado un agrupador SAT. Los archivos XML se generan en la ruta de archivos de salida, indicada en el proceso. El archivo XML se genera comprimido en archivo .zip y su nombre se forma de: RFC -­‐ Ejercicio (4 caracteres) Periodo (mes 2 caracteres) Clave (siglas correspondientes al tipo de archivo) y extensión: .zip. Grupo de Cuentas La opción de Grupo de cuentas nos sirve para crear copias exactas de segmentos del catálogo de cuentas. Ejemplo: La compañía X abre una nueva sucursal y necesitamos crear las cuentas contables de gastos para esta nueva sucursal. Para no dar de alta cuenta por cuenta creamos la cuenta acumuladora de la sucursal y posteriormente ingresamos a grupos de cuentas y seleccionamos la cuenta a partir de la cual queremos hacer la copia del catálogo. 1.-­‐ En el catálogo de cuentas crear la cuenta acumulativa para la sucursal 2. Observemos que en el árbol de cuentas no tiene signo de + ya que aún no tiene cuentas colgadas. 2.-­‐ Ingresar a catalogo grupos de cuentas. Para eso vamos al menú de Catalogo y seleccionamos Grupos de cuentas. Y nos muestra la siguiente ventana Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 38 1. Cuenta origen. Se refiera a la cuenta desde la cual copiaremos las cuentas a la nueva sucursal 2. Cuenta destino. En este caso sucursal 2, que aún no tiene subcuentas Ya con ambas cuentas seleccionadas debemos presionar el botón copiar nos sale la ventana de confirmación en la cual le damos que si para continuar. Como resultado obtendremos una copia exacta de las subcuentas en la cuenta correspondiente a la sucursal 2, (solo se copian las cuentas los saldos no) Grupos Estadísticos La opción de grupos estadísticos le sirve para agrupar cuentas. Ejemplo: En el caso anterior se crearon subcuentas idénticas para dos sucursales diferentes, si en algún momento requerimos saber cuál es el importe en la subcuenta sueldos de ambas sucursales, la única opción es solicitar el auxiliar de ambas cuentas, o crear una cuenta estadística y agrupar en ella las cuentas de sueldos de ambas sucursales. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 39 Primero debemos crear la cuenta estadística en el catálogo de cuentas contables. Para este tipo de cuentas la naturaleza debe ser ya sea estadística deudora o acreedora de acuerdo a nuestras necesidades. Posteriormente creamos la subcuenta estadística en el catálogo de cuentas contables. En este ejemplo creamos la subcuenta estadística denominada “Sueldos estadística Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 40 Ya con la cuenta creada ingresamos al menú catalogo grupos estadísticos Cuando le demos un clic a Grupos estadísticos nos abre la siguiente ventana en la seleccionamos la cuenta estadística en la cual acumularemos cuentas de detalle. Dentro del panel grupos estadísticos seleccionamos la cuenta estadística en la cual acumularemos cuentas de detalle. Automáticamente al dar tabulador, el sistema nos preguntara cual es la cuenta de detalle que deseamos asignar, en este caso “Sueldos y Salarios” Después le damos un clic en el botón de procesar y así es como nos queda El resultado es una cuenta de detalle agregada a la estadística Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 41 Para agregar una nueva cuenta presionaremos la tecla “Insert” y agregamos la cuenta de sueldos de la sucursal 2 y presionamos procesar. Este ejercicio puede realizarse cuantas veces sea necesario. Cuando ya se esté capturando la póliza con esas cuentas, también se podrá hacer uso de reportes de cuenta estadística. Aquí se muestra una póliza con las cuentas estadísticas. Consulta de Reporte Auxiliar cuenta estadística Para revisar ese reporte nos vamos al menú de Reportes, seleccionamos reportes auxiliares y movimientos auxiliares del catálogo. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 42 Filtros solicitados Rango de fechas del cual necesitamos el reporte Tipo de saldos deseados Tipo de cuentas. Elegimos la opción algunas Elegimos la opción movimientos y saldo no cero. Cuenta inicial y final seleccionamos la cuenta 900-­‐0000 que es nuestra cuenta estadística Ejecutar reporte <F10> Reporte auxiliar cuenta estadística Nos podemos dar cuenta que el resultado es un reporte con las cuentas, sin necesidad de pedirlo en forma individual Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 43 Pólizas El menú de pólizas se divide en: 1 Pólizas, 2 Listados, 3 Movimientos masivos, 4 Exportación (Bajar) Importación (Cargar) y por ultimo Pre pólizas. La ventana de pólizas se divide en 3 secciones: Encabezado En el encabezado de la póliza encontramos datos de captura para: Fecha: con esta fecha serán afectados los saldos de la cuenta y estados financieros. Tipo de póliza: Identificado del tipo de póliza (Ingresos, Egresos, Diario, Orden, Estadística o algún tipo de póliza especial creada en el menú tipos de póliza). Número de póliza: Consecutivo del tipo de póliza, de acuerdo a la configuración puede ser por ejercicio o por periodo). Concepto de póliza: Descripción principal de la póliza, esta descripción aparecerá en los auxiliares. Dentro del encabezado de pólizas encontramos también un navegador de pólizas el cual nos permite desplazarnos por las pólizas sin necesidad de salirnos de esta ventana. En la parte inferior encontramos dos opciones mas Póliza de ajuste: con este estatus se marcara la póliza de cancelación de cuentas de resultados al cierre del ejercicio. Sin afectar: Pólizas que ya están en el sistema, pero no forman parte de los estados financieros, se pueden considerar pendientes de revisar o autorizar Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 44 Movimientos En esta parte de la póliza veremos el resumen de los movimientos capturados en la póliza, sin embargo al insertar movimientos a la póliza se abrirá la pantalla movimientos de póliza Sumas Aquí nos muestra las sumas de los movimientos de cargos y abonos. VENTANA DE ADD Ahora después de capturar el concepto de la póliza y dar enter se nos mostrará la ventana del ADD (Administrador de Documentos Digitales) va a hacer el componente que nos ayuda y llevara el control de todos nuestros XML para poderlos agregar a nuestras pólizas. Se verá el uso del ADD en un apartado más adelante en el cual se detallara su uso para el sistema de contabilidad Electrónica. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 45 VENTANA DE MOVIMIENTOS DE PÓLIZA Movimiento (1): Aparecerá el número de movimiento que estemos capturando a la póliza Cuenta: teclearemos el número de cuenta que se afectara Cargo Abono: Dependiendo de nuestro movimiento teclearemos el importe según corresponda. Referencia: Referencia específica del movimiento Concepto: Descripción especifica del movimiento Al tener listos los datos, presionaremos el botón guardar, con lo que nos limpiara la pantalla y estará lista para la captura del siguiente movimiento. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 46 Esta operación se repite tantas veces como sea necesario. En la parte inferior de esta ventana tenemos el indicativo sumas iguales y diferencia, este se moverá de acuerdo a los datos capturados, para salir de este ventana presionamos cerrar. Pólizas captura La póliza capturada se ve de esta forma, mostrando al pie sumas iguales, para pasar a uno nueva póliza, presionamos guardar y enseguida nuevo Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 47 Listado de pólizas Para sacar el listado de pólizas nos vamos al menú de Pólizas y seleccionamos listado de pólizas y nos muestra la siguiente ventana. En este listado, podemos explorar las pólizas que tenemos en el sistema, de acuerdo a los filtros seleccionados. Periodo: Nos muestra los movimientos del mes o periodo seleccionado. Ejercicio: Nos mostrara los ejercicios almacenados en el sistema. Buscar: Este espacio nos servirá para buscar expresiones, tipos de póliza e importes de los registros mostrados en el listado. En los encabezados de cada columna (Fecha, Tipo, Número, Concepto, Cargos, Abonos) tenemos un filtro llamado todos. Independientemente de las búsquedas podemos utilizar estos filtros como lo hacemos en Excel. Para explorar un periodo diferente al vigente basta con seleccionar el periodo y ejercicio a consultar. NOTA: Para abrir una póliza desde este listado basta con dar doble clic sobre ella Listado de movimientos de pólizas Para ir a esta opción del sistema nos vamos al menú de Pólizas y seleccionamos “Listado de movimientos de pólizas” Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 48 En este listado, podemos explorar los movimientos de pólizas que tenemos en el sistema, de acuerdo a los filtros seleccionados. Periodo: Nos muestra los movimientos del mes o periodo seleccionado. Ejercicio: Nos mostrara los ejercicios almacenados en el sistema. Buscar: Este espacio nos servirá para buscar expresiones, tipos de póliza e importes de los registros mostrados en el listado. En los encabezados de cada columna (Fecha, Tipo, Número, Concepto, Cargos, Abonos) tenemos un filtro llamado todos. Independientemente de las búsquedas podemos utilizar estos filtros como lo hacemos en Excel. NOTA: Para abrir un movimiento de póliza desde este listado basta con dar doble clic sobre él, lo que nos abrirá la póliza Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 49 Pre pólizas Una pre-­‐póliza es una póliza modelo que se usa con frecuencia, entonces para no volverla a capturar solo hacemos la pre-­‐póliza para que la podamos usar cuando la necesitemos. Los pasos para crear una pre-­‐póliza de una póliza ya hecha son los siguientes: Paso 1: En una póliza seleccionada, de clic en “guardar como pre póliza”. Paso 2: En la ventana que sale le podemos cambiar el nombre para poder identificar a la pre-­‐póliza más fácilmente y también le podemos agregar una “letra” como acceso directo para ejecutarla con esa combinación de teclas. Y le damos en procesar para generar la pre-­‐póliza. PASO 3: Nos aparece el mensaje de confirmación de que sea creado con éxito la pre-­‐póliza, ¿Qué si deseamos consultarla?, le damos un clic en el botón de SI. Se genera la pre póliza y se procede a su configuración. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 50 Código: Es el numero consecutivo de la pre-­‐póliza Nombre: Aparece el nombre que le dimos al momento de crear la pre-­‐póliza Acceso directo: Nos aparece la combinación de teclas de <CTRL + “ “> la letra que hayamos capturado. Fecha: Aquí podemos escoger que fecha tendrá la pre-­‐póliza cuando se ejecute. Tipo: Aquí podemos cambiarle el tipo de póliza, ya se ingresó, egreso, diario etc. Numero: Es el número que tendrá la póliza ya generada, se recomienda. Concepto: Aquí viene el concepto de la póliza que se puede modificar sin problema. Zona de movimientos: Aquí se listan igual que en las pólizas los movimientos que la componen y al dar doble clic a cada movimiento se abre la ventana de movimientos para su modificación. NOTA: Cada opción del punto 2 tiene una opción que se llama “POR CAPTAR”, quiere decir que si seleccionamos esa opción cuando ejecutemos la pre-­‐póliza, en el campo que se haya dejado por captar se detendrá en la ejecución hasta que nosotros escribamos el valor correspondiente. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 51 Se procede a configurar la pre póliza “Honorarios”, con los siguientes parámetros: Fecha: La fecha es por captar; Tipo: Egresos, Número: El número es por captar, Concepto: Pago de honorarios. Se procede a configurar cada uno de los asientos contables de la pre póliza “Honorarios”, con los siguientes parámetros: Movimiento 1: Porcentaje del importe base (100%) Movimiento 2: IVA 16% del importe base Movimiento 3: Retención ISR (10%) del importe base Movimiento 4: Retención IVA (2/3) del importe base Movimiento 5: diferencia del total (F-­‐9). NOTA: Para poder modificar el cargo y el abono para poder cambiar estos valores solo basta con darle un clic a la flecha hacia abajo Así quedaría la pre-­‐póliza ya modificada: Para guardar los cambios solo presionamos el botón de “Guardar” Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 52 Ejecutando la pre-­‐póliza Para ejecutar la pre-­‐póliza hay que abrir la ventana de “Pólizas” desde el menú de “Pólizas”, una vez abierta la venta se presiona la combinación teclas <CTRL + “la letra que se agregó” en este caso la letra “L” y nos aparecerá la siguiente ventana. Ahora se muestra el código y abajo el nombre de la pre-­‐póliza, también se muestra la combinación de teclas. Y en el Importe Base se captura: 26,530.68 y se le da un clic en el botón de procesar. Al ejecutar la pre-­‐póliza lo que nos aparece es: “La fecha es por captar” aquí la ejecución está esperando que nosotros le pongamos la fecha de la de la póliza al capturarlo y darle Enter la ejecución de la pre-­‐póliza sigue. Al terminar la ejecución de la pre-­‐póliza nos muestra el siguiente mensaje de que se ha ejecutado con éxito la pre-­‐póliza, ahora solo se le da en aceptar para ver la póliza. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 53 Aquí ya se muestra la póliza. Observemos que ya se generó nuestra póliza y damos clic en guardar y cerrar. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 54 CAPITULO 3 Control de IVA Actualmente en México el IETU e IVA son impuestos que se declaran en base a flujo de efectivo, por esta razón se tiene que indicar al sistema contable, cual es la cuenta agrupadora del flujo de efectivo, para ello con la empresa a configurar abierta, ingresamos al menú configuración, redefinir empresa sección cuentas y su estructura. Configuración Cuenta de flujo de efectivo Hay que revisar que la casilla de “Usar Cuenta de flujo de efectivo” esté marcada. También en la parte de abajo tenemos el apartado de Cuentas de flujo de efectivo con un botón para poder cambiar la cuenta. Al presionar el botón nos muestra la siguiente ventana. Seleccionar cuenta de flujo de efectivo (misma que debe incluir las subcuentas de caja, fondo fijo de caja y bancos). Esta cuenta puede ser cambiada en cualquier momento usando el botón cambiar cuenta. Al darle un clic al F3 nos muestra la venta de búsqueda para ahí seleccionar la cuenta. Una vez que ya se tenga la cuenta se le da doble clic y procesar. Y posteriormente se cierra la ventana. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 55 Configuración Causación y control de IVA En esta etapa le indicaremos al sistema que deseamos manejar IETU e IVA, la configuración se hace en forma simultánea ya que se usan las mismas bases, en el mismo menú redefinir empresa, sección cuatro IVA, activaremos las funciones deseadas. Para habilitar el control de IVA vamos al menú de configuración, redefinir empresa y nos vamos a la pestaña 4. Al activar Manejar causación de IVA, indicamos al sistema que lo usaremos para manejar el pago mensual de IVA. Registrar desglose de IVA al: Crear las pólizas Modificar las pólizas Si activamos estas opciones al afectar una cuenta de flujo de efectivo se abrirá automáticamente una ventana en donde indicaremos el importe de la operación relacionada con IVA, puede ser ingreso o egreso, esto sucederá al crear o modificar una póliza. IVA Causado Le indicamos al sistema que queremos controlar el IVA relacionado con los ingresos. Seleccionamos las tasas por las cuales tenemos ingresos Asumir: El sistema desglosara el impuesto automáticamente a todos los ingresos con la tasa seleccionada como asumir, esta opción puede ser cambiada en cualquier momento, el importe calculado por el sistema también puede ser modificado de acuerdo a nuestra necesidad Devolución y control de IVA Con esto el sistema nos permitirá manejar un catálogo de proveedores (padrón de proveedores) en el cual controlaremos los datos necesarios para control de IETU y DIOT, incluida la tasa o tasas de IVA relacionadas con cada proveedor. Al activar devolución y control de IVA se inhabilita IVA Acreditable, puesto que la configuración de IVA está asignada en el catálogo de padrón de proveedores. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 56 Una vez configuradas las opciones de manejo de cuenta de flujo de efectivo y control de IVA, se activa el menú CONTROL DE IVA Padrón de proveedores Para dar de alta, consulta o modificación, de los proveedores, vamos al menú de Control de IVA, padrón de proveedores. En este menú se darán de alta, modificara o consultará los proveedores con los que se tiene operaciones, estos también pueden ser dados de alta desde la póliza que le genere algún movimiento. Campos que componen la ventana de “Padrón de proveedores” Código: Número del proveedor en el catálogo de padrón de proveedores. Nombre: Nombre del proveedor que estamos registrando. TIPO DE TERCERO Y OPERACION Tipo de Tercero: Se clasifica de acuerdo a la actividad del proveedor este dato es tomado para el carga Bach de la DIOT, formato A-­‐29 De la misma forma se debe seleccionar el tipo de operación de cada uno de los proveedores. En caso de seleccionar 05-­‐Proveedor Extranjero (En tipo de tercero) Número de ID Fiscal: Campo de identificador fiscal de proveedor extranjero Nombre del Extranjero: Nombre del proveedor en el país de procedencia País de residencia: Seleccionar país del proveedor Nacionalidad:Indicar nacionalidad del proveedor El IVA de la importación relacionado con estos proveedores será colocado en dicha columna en el archivo carga Bach Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 57 DATOS DE PROVEEDOR R.F.C.: Dato obligado, ya que sin RFC el archivo de texto no carga en la informativa CURP. Obligatorio solo en caso de personas físicas Cuenta: En caso de tener en el catálogo de cuentas contable a los proveedores cuenta por cuenta y manejar provisiones se recomienda asignar esta cuenta, ya que al pagar la provisión automáticamente el sistema nos relacionará la operación con el proveedor y sus datos, si no se manejan provisiones no es necesario asignar cuenta contable Control de IVA Indicar la tasa o tasas de impuesto con la que realizaremos operaciones con cada uno de los proveedores, el botón asumir indica con cual tasa el sistema calculara automáticamente las operaciones realizadas. En el caso de existir retenciones indicar el porcentaje, según corresponda IVA o ISR Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 58 Alta Padrón de proveedores con provisión Proveedor de telefonía con operaciones al 16% Proveedor nacional Tipo de operación, de acuerdo al listado del SAT 85 – Otros Cuenta contable 200-­‐0001 Proveedor de honorarios persona física con operaciones al 16% retenciones de ISR 10% e IVA 2/3 partes 10.66667% Proveedor nacional Tipo de operación, de acuerdo al listado del SAT 03 – Servicios profesionales Cuenta contable 200-­‐0002 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 59 Alta Padrón de proveedores sin provisión Proveedor de Automóvil persona moral con operaciones al 16% Proveedor nacional Tipo de operación, de acuerdo al listado del SAT 85 – Otros No tiene cuenta contable puesto que no se provisiono Alta de proveedor extranjero Proveedor de Extranjero persona moral Proveedor extranjero Tipo de operación, de acuerdo al listado del SAT 85 – Otros No tiene cuenta contable puesto que no se provisiono En este caso el IVA es al 16% refiriéndonos al IVA por la importación. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 60 Proveedor restaurante local Proveedor nacional Tipo de operación, de acuerdo al listado del SAT 85 – otros No tiene cuenta contable puesto que no se provisiono IVA 16% Proveedor Nomina Egresos varios Tipo de operación, Sueldos y salarios gravados Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 61 Proveedor: Contribuciones de seguridad social IMSS. Egresos varios Tipo de operación, gastos de seguridad social Proveedor 2.5 Impuesto estatal Egresos varios Tipo de operación, No calcula IVA Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 62 Registro de operaciones Ingresos del día Al detectar el ingreso en la cuenta de bancos el sistema nos abrirá la ventana de la parte fiscal, en la que nos indica el ingreso por $232,000.00 a bancos de los cuales $32,000.00 Corresponden a IVA, esta información corresponde al pago mensual de dicho impuesto. Al darle guardar nos muestra la siguiente ventana. Con esta acción además de afectar la contabilidad, se alimenta la base de datos fiscal del sistema. Y solo le damos un clic en el botón de aceptar en la parte de arriba. Provisión de telefonía. Este registro se contabiliza como generalmente lo hacemos, puesto que fiscalmente aún no tiene ninguna implicación Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 63 Pago provisión de telefonía La póliza es capturada en forma tradicional, el sistema detecta la cuenta de flujo de efectivo, al guardar el movimiento el sistema nos muestra el siguiente cuadro. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 64 Pago provisión de telefonía Proveedor: 1 TELMEX, detectado automáticamente puesto que procede de una provisión. De acuerdo a los datos capturados en el padrón de proveedores se llena en forma automática la información, (esta puede ser modificada si es necesario) Total de la operación $5,800 base $5,000 IVA $800 Al aceptar la información anterior nos muestra un resumen de las operaciones afectadas, en la parte inferior indicamos el periodo de acredita miento de este movimiento. Al aceptar se guarda el movimiento afectando la parte fiscal, y nos deja listos para trabajar en una nueva póliza Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 65 Pago honorarios personas físicas La póliza es capturada en forma tradicional, el sistema detecta la cuenta de flujo de efectivo, al guardar el movimiento el sistema nos muestra el siguiente cuadro Proveedor: Presionamos la tecla F3y de la ventana que nos muestra los proveedores que tenemos en el padrón seleccionamos a Ernesto Ramírez. De acuerdo a los datos capturados en el padrón de proveedores se llena en forma automática la información, (esta puede ser modificada si es necesario) Total de la operación $9,533.33 Base $10,000 IVA $1,600 Ret. ISR $1000 IVA $1,066.67 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 66 Al aceptar la información anterior nos muestra un resumen de las operaciones afectadas, en la parte inferior indicamos el periodo de acredita miento de este movimiento. Al aceptar se guarda el movimiento afectando la parte fiscal, y nos deja listos para trabajar en una nueva póliza Adquisición Automóvil La póliza es capturada en forma tradicional, el sistema detecta la cuenta de flujo de efectivo, al guardar el movimiento el sistema nos muestra el siguiente cuadro. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 67 Proveedor: 3 Automóviles utilitarios, asignado manualmente. De acuerdo a los datos capturados en el padrón de proveedores se llena en forma automática la información, (esta puede ser modificada si es necesario) Total de la operación $116,000 Base $100,000 IVA $16,000 Al aceptar la información anterior nos muestra un resumen de las operaciones afectadas, en la parte inferior indicamos el periodo de acredita miento de este movimiento. Al aceptar se guarda el movimiento afectando la parte fiscal, y nos deja listos para trabajar en una nueva póliza. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 68 Compra a proveedor extranjero La póliza es capturada en forma tradicional, el sistema detecta la cuenta de flujo de efectivo, al guardar el movimiento el sistema nos muestra el siguiente cuadro Proveedor: 4 Proveedor Extranjero Inc. asignado manualmente. De acuerdo a los datos capturados en el padrón de proveedores se llena en forma automática la información, (esta puede ser modificada si es necesario) Total de la operación $17,400 Base $15,000 IVA $2,400 considerado como IVA de importaciones Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 69 Al aceptar la información anterior nos muestra un resumen de las operaciones afectadas, en la parte inferior indicamos el periodo de acredita miento de este movimiento. Al aceptar se guarda el movimiento afectando la parte fiscal, y queda listo para trabajar en una nueva póliza Consumo restaurante local La póliza es capturada en forma tradicional, el sistema detecta la cuenta de flujo de efectivo, al guardar el movimiento el sistema le muestra el siguiente cuadro. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 70 Proveedor: 5 Proveedor Restaurante local asignado manualmente. En este caso la información debe ser manipulada. Captura manual. Importe base $500 automáticamente calcula Importe e IVA. Deducible para IETU por default $500 oprimir “C” tendremos una calculadora multiplicar el importe $500 por .125 deducible para IETU al presionar enter tendremos 62.5 Otras erogaciones capturar 58 importe de propina. Al aceptar la información anterior nos muestra un resumen de las operaciones afectadas, en la parte inferior indica el periodo de acredita miento de este movimiento. Al aceptar se guarda el movimiento afectando la parte fiscal, y queda listo para trabajar en una nueva póliza Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 71 Pago de nómina La póliza es capturada en forma tradicional, el sistema detecta la cuenta de flujo de efectivo, al guardar el movimiento el sistema le muestra el siguiente cuadro Proveedor: 6 Sueldo empleados. Asignado manualmente. En este caso la información debe ser manipulada. Captura manual. Acredita miento para IETU oprimir “C” Calculadora multiplicar $10,000 por 0.175 porcentaje de acredita miento de IETU Los siguientes campos se quedan en blanco, puesto que el sistema considera esta operación como acredita miento por salarios Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 72 Al aceptar la información anterior nos muestra un resumen de las operaciones afectadas, en la parte inferior indicamos el periodo de acredita miento de este movimiento. Al aceptar se guarda el movimiento afectando la parte fiscal, y queda listo para trabajar en una nueva póliza Acredita miento por contribuciones de seguridad social La póliza es capturada en forma tradicional, el sistema detecta la cuenta de flujo de efectivo, al guardar el movimiento el sistema nos muestra el siguiente cuadro. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 73 Proveedor: 7 IMSS. Asignado manualmente. Los siguientes campos se quedan en blanco, puesto que el sistema considera esta operación como acredita miento por salarios Al aceptar la información anterior nos muestra un resumen de las operaciones afectadas, en la parte inferior indicamos el periodo de acredita miento de este movimiento. Al aceptar se guarda el movimiento afectando la parte fiscal, y queda listo para trabajar en una nueva póliza. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 74 Pago de 2.5 sobre nóminas (Contribuciones no ISR, IVA) La póliza es capturada en forma tradicional, el sistema detecta la cuenta de flujo de efectivo, al guardar el movimiento el sistema nos muestra el siguiente cuadro. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Proveedor: 8 Tesorería de la Federación, Asignado manualmente. De acuerdo a los datos capturados en el padrón de proveedores se llena en forma automática la información, (esta puede ser modificada si es necesario) Total de la operación $250 Base $10,000 no calcula IVA ya que solo es una deducción de IETU Al aceptar la información anterior nos muestra un resumen de las operaciones afectadas, en la parte inferior indicamos el periodo de acredita miento de este movimiento. 75 Al aceptar se guarda el movimiento afectando la parte fiscal, y queda listo para trabajar en una nueva póliza Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Periodo de Causación Para cambiar el periodo de causación (Ingresos) podemos hacerlo en forma masiva en el menú pólizas – asignación del periodo de causación de IVA 76 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Fechas: Seleccionar rango de fechas a consultar Cuenta de flujo de efectivo: Presionamos el F3 y buscamos la cuenta de flujo de efectivo. Movimientos: Presionamos ese botón para que nos muestre los movimientos Una vez que se muestran los movimientos en la parte izquierda seleccionamos los movimientos a los cuales se les va a cambiar el periodo, solo se les da un clic con el botón derecho y nos muestra el siguiente menú Seleccionamos la opción de “Asignar periodo” y nos mostrara en otro menú los 12 meses para seleccionar el mes que se va a cambiar. Seleccionar el o los movimientos a cambiar periodo (Transito) clic derecho sobre la selección, y asignar el periodo de causación 77 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Periodo de Acreditamiento Para cambiar el periodo de acredita miento (egresos) podemos hacerlo en forma masiva en el menú control de IVA – asignar periodo de acredita miento de IVA 78 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Fechas: Seleccionar rango de fechas a consultar Cuenta de flujo de efectivo: Presionamos el F3 y buscamos la cuenta de flujo de efectivo Buscar: Presionamos ese botón para que nos muestre los movimientos Movimientos: Aquí se listaran los movimientos entre esas fechas Seleccionar: Aquí se seleccionan los movimientos que se les va a cambiar el periodo Acreditamiento: Aquí seleccionamos el ejercicio y el periodo a cambiar en las pólizas una vez realizado eso presionamos el botón de “Aplicar Acreditamiento” Declaración Informativa de operaciones con terceros (A-­‐29) Para eso nos vamos al menú de Control de IVA y seleccionamos la opción de “Declaración Informativa de Operaciones con terceros (A-­‐29) O seleccionamos el icono que está en la barra de iconos. Y nos muestra la siguiente ventana. 79 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Vemos que el sistema nos va a generar el archivo completo y nos va a mostrar la visualización en Excel. Aquí nos muestra del primero al último proveedor Aquí nos muestra el Aquí tenemos la ruta en ejercicio y de qué periodo a donde el sistema genera el que periodo archivo texto de la declaración. Una vez revisado los proveedores, y de qué ejercicio y de qué periodo se va a obtener la declaración solo le damos en “Procesar” en la parte de arriba. Nos aparece una ventana en donde nos menciona que se creó con éxito, nos pone la ruta en donde está el archivo de texto, y solo le damos en continuar para nos muestre la información en Excel. 80 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Al abrir en Excel, usa las macros entonces hay que tenerlas habilitadas para no tener problemas con el reporte. En dado caso nos mostrara esta mensaje y solo hay que darle un clic en “Habilitar Contenido” Nos mostrara la hoja con información y este mensaje de que se abrió con éxito el archivo de texto y solo le damos en aceptar para continuar. Aquí tenemos la hoja de Excel con todos los movimientos del periodo seleccionado, también nos muestra la ruta en donde está el archivo de texto y si hay que hacerle alguna modificación lo podremos hacer y darle un clic en el botón de Guardar para que nos actualice el archivo de texto con los nuevos cambios. La vista del archivo de texto de la Declaración. REPORTES Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx 81 Ala Barra de herramientas Todos los reportes cuentan con esta barra de herramientas, para poder exportar a diferentes formatos. El sistema de Contabilidad cuenta con todo un menú de reportes los cuales se listan a continuación: ESTADOS FINANCIEROS REPORTES NIF 82 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala REPORTES DE CATALOGO REPORTES AUXILIARES REPORTES DE SEGMENTOS DE NEGOCIO REPORTES DE AGRUPADORES DEL SAT REPORTES DE DIOT 83 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala REPORTES DE PAGO PROVICIONAL DE IVA REPORTES DE IETU DECLARACION DE IVA Y DE IETU Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 84 REPORTES DEL ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS DIGITALES REPORTES INFLACIONARIOS MIS REPORTES HOJA ELECTRONICA Los reportes de hoja electrónica se ejecutan directamente en Excel y usan lo que son las macros, hay que habilitarlas para poder trabajar sin problemas. Cuenta con 6 reportes y para poderlos ejecutar solo dando clic en el botón “Ejecutar” en la parte de arriba. Y en la parte de abajo vemos la ruta en donde se encuentra cada reporte. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 85 Al ejecutar una hoja electrónica el sistema nos mostrara nuevamente la ventana de inicio de sesión basta con que le demos un clic en aceptar Recuerde “Habilitar el contenido” en excel para poder utilizar sin problemas la hoja electronica. MODELO DE RAZONES FINANCIERAS Como vera se tienen varias pestañas para poder sacar más información. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 86 CEDULA DE ACTIVOS FIJOS Como vera se tienen varias pestañas para poder sacar más información. MODULO FISCAL (NUEVO) Como vera se tienen varias pestañas para poder sacar más información. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 87 ESTADOS FINANCIEROS A 12 PERIODOS Como vera se tienen varias pestañas para poder sacar más información. ESTADOS FINACIEROS BASICOS Como vera se tienen varias pestañas para poder sacar más información. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 88 MARCO FISCAL Necesidades y Características Requerimientos de Información Los Impuestos y Tipos de Impuestos Definiciones de ISR, IVA, IETU, IDE Principales Preguntas y Respuestas y fundamento fiscal 1. Marco Fiscal Este nuevo servicio de Declaraciones y Pagos Pago referenciado, se basa en la presentación directa ante el SAT de las declaraciones: •Provisionales •Definitivas Y en caso de resultar pago de impuestos, se efectuará en bancos, utilizando el servicio de pago referenciado, es decir, a través de una línea de captura. Este nuevo servicio sustituye al Esquema de Pagos Electrónicos que se presenta directamente en los bancos. Con el Servicio de Declaraciones y Pagos (pago referenciado) los contribuyentes primero envían la declaración al SAT a través de internet en la sección Mi portal / Pago referenciado, en la que de resultar impuesto a pagar se genera la línea de captura y posteriormente el contribuyente debe pagar en la institución bancaria, sin exceder el plazo establecido en dicha línea. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 89 Qué ventajas tiene, al determinar su D y P, con nuestro sistema CONTPAQi Contabilidad: •Ya no tiene que hacer cálculos de impuestos, ya que al configurar adecuadamente el sistema CONTPAQi Contabilidad los calcula automáticamente. Además, con el nuevo esquema de Declaraciones y Pagos del SAT, usted podrá eliminar las siguientes obligaciones: •Presentar avisos en ceros. •Presentar declaraciones de corrección de datos. 1.1. Reglas de la Resolución Miscelánea Fiscal 2012 aplicables al servicio de Declaraciones y Pagos Dichas reglas fueron publicadas el pasado miércoles 28 de diciembre de 2011, en el DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN, a continuación transcribimos algunas de ellas. LIBRO I • Contribuyentes relevados de presentar aviso de compensación • I.2.3.4. Los contribuyentes que presenten sus declaraciones de pagos provisionales y definitivos a través del Servicio de Declaraciones y Pagos a que se refiere el Capítulo I.2.11. y la Sección II.2.8.5., en las que les resulte saldo a cargo y opten por pagarlo con saldos a favor vía compensación, quedarán relevados de presentar el aviso de compensación que se señala en la regla II.2.2.6 LIBRO II • Sección II.2.8.5. Presentación de declaraciones de pagos provisionales y definitivos vía Internet de personas físicas y morales • Procedimiento para presentar declaraciones de pagos provisionales y definitivos de impuestos mediante transferencia electrónica de fondos • II.2.8.5.1. Para los efectos de los artículos 20, séptimo párrafo y 31, primer párrafo del CFF y 53 de su Reglamento, las personas físicas y morales realizarán la presentación de los pagos provisionales o definitivos del ISR, IETU, IVA o IEPS, así como retenciones, por medio de la página de Internet del SAT, de conformidad con el procedimiento siguiente: • I. Ingresarán al “Servicio de declaraciones y pagos”, “Presentación de Declaraciones”, contenido en la página de Internet del SAT. Para tal efecto, el contribuyente deberá proporcionar su CIECF o FIEL generadas a través de los desarrollos electrónicos del SAT. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 90 • II. Seleccionarán el periodo a declarar y el tipo de declaración, pudiendo optar por llenar los datos solicitados en el programa directamente en línea o hacerlo fuera de línea. Mediante nuestro sistema CONTPAQi, se generan todos los importes, con soportes documentales de la información solicitada. • III. El programa automáticamente mostrará las obligaciones registradas en el RFC del contribuyente correspondientes al periodo seleccionado, así como el listado completo de obligaciones fiscales. En los casos en que el contribuyente deba presentar declaraciones derivadas de obligaciones no registradas, el programa le mostrará un mensaje para que presente el aviso al RFC que corresponda en los términos de los capítulos II.2.3. y II.2.4., previamente al envío de su declaración. • Cuando el programa muestre obligaciones fiscales distintas a las manifestadas por el contribuyente ante el RFC, se deberá realizar la aclaración respectiva por Internet o acudir ante cualquier Módulo de Servicios Tributarios para efectuarla, debiendo entre tanto, cumplir con las obligaciones fiscales a que se encuentre sujeto. • IV. Para el llenado de la declaración se capturarán los datos habilitados por el programa citado. El sistema, a elección del contribuyente, podrá realizar en forma automática los cálculos aritméticos o, en su caso, se podrán capturar los datos de forma manual. (dichos datos se generan mediante CONTPAQi Contabilidad) • En el caso de declaraciones complementarias o de corrección fiscal que correspondan a pagos provisionales o definitivos presentados de conformidad con este capítulo, el programa desplegará los datos de la declaración anterior que se complementa o corrige. • V. Concluida la captura, se enviará la declaración a través de la página de Internet del SAT. El citado órgano desconcentrado enviará a los contribuyentes por la misma vía, el acuse de recibo electrónico de la información recibida, el cual contendrá, entre otros, el número de operación, fecha de presentación y el sello digital generado por dicho órgano. • Cuando exista cantidad a pagar, por cualquiera de las obligaciones fiscales manifestadas, el acuse de recibo electrónico, incluirá el importe total a pagar y la línea de captura a través de la cual se efectuará el pago, así como la fecha de vigencia de la línea de captura. • VI. El importe total a pagar señalado en la fracción anterior, deberá cubrirse por transferencia electrónica de fondos mediante pago con línea de captura vía Internet, en la página de Internet de las instituciones de crédito autorizadas a que se refiere el Anexo 4, rubro D. • Las instituciones de crédito autorizadas enviarán a los contribuyentes, por la misma vía, el “Recibo Bancario de Pago de Contribuciones Federales” generado por éstas. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 91 • Se considera que los contribuyentes han cumplido con la obligación de presentar los pagos provisionales o definitivos, en los términos de las disposiciones fiscales, cuando hayan presentado la información a que se refiere la fracción V de esta regla en la página de Internet del SAT por los impuestos declarados y hayan efectuado el pago de conformidad con la fracción VI anterior, en los casos en los que exista cantidad a pagar por cualquiera de los impuestos citados. Cuando no exista cantidad a pagar, se considera cumplida la obligación citada cuando haya cumplido con lo dispuesto en las fracciones I, II, III, IV y V primer párrafo de esta regla. • Los contribuyentes que deban presentar declaraciones complementarias, deberán hacerlo en los términos del presente capítulo, sin que puedan cambiar de opción. • Lo dispuesto en esta regla, se aplicará en las fechas y para los diversos sectores que se den a conocer conforme al calendario que se publique en la página de Internet del SAT. • CFF 20, 31, RCFF 53, RMF 2012 II.2.3., II.2.4. 2. Necesidades y Características aplicables al servicio de Declaraciones y Pagos D y P. Dentro de la página del SAT, se describe lo que usted necesita para utilizar el nuevo servicio de Declaraciones y Pagos D y P, como se muestra a continuación: Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 92 2.1 Características mínimas que requieren los equipos de cómputo para utilizar el servicio. A continuación de menciona en la tabla 1, los componentes y características que debe contener su equipo de cómputo, para operar y manejar el D y P, generado por el SAT. FUENTE: www.sat.gob.mx 2.2 Principales Sistemas Operativos y Navegadores (browsers) soportados Aunque los navegadores Web listados en la tabla “2” pueden desplegar en su mayoría, las páginas generadas, la relación óptima recomendada al usuario final es la de Internet Explorer 8 corriendo sobre Windows Vista o Windows 7. Para el caso de computadoras con sistema operativo Mac OS X, es recomendable usar Firefox 5. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 93 2.3 Software base y complementos La tabla No. 3 contiene la lista del software que es recomendable instalar para que el navegador pueda desplegar adecuadamente el contenido más común en las páginas Web relacionadas con Solución Integral. Los componentes de software pueden estar en formato de plug-­‐in o en paquetes de instalación. Para tal caso, se anexan las direcciones de los sitios Web donde se pueden descargar, en caso de ser gratuitos. 2.4 Requisitos adicionales, para utilizar el sistema D y P. Los servicios y requisitos adicionales con los que deberá contar el usuario final para hacer uso de los servicios de la Solución Integral, son los siguientes: Servicios: Internet Descripción: El equipo de cómputo debe contar con acceso a Internet con un ancho de banda de 128 Kbps. En caso de no tenerlo, se sugiere acudir a las salas de Internet provistas por el SAT en sus oficinas Locales de Servicios al Contribuyente (ALSC), a cualquier Módulo de Asistencia o a los Espacios de Acceso Público a Internet (EAPIS). CIEC Para hacer uso de los servicios deberá contarse al menos con la Clave de Identificación Electrónica Confidencial Actualizada (CIEC). CIEC mas Si no se cuenta con CIEC actualizada, pero si con CIEC y Firma Electrónica el Firma Servicio de Declaraciones y Pagos (Pago Referenciado) también permitirá el Electrónica acceso. Sistema Genera automáticamente tus declaraciones y pagos provisionales con la nueva CONTPAQi plataforma DYP, obligatoria para todas las personas morales a partir del 2012 Contabilidad (nuevo) Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 94 3. Requerimientos de Información: ¿Cómo debe presentar sus declaraciones?, con el nuevo Servicio de Declaraciones y Pagos del SAT. Para mayor claridad sobre el procedimiento para hacer sus declaraciones, con pago y sin pago, observe el siguiente cuadro que describe como debe realizarlas a partir del ejercicio 2012. Con pago: Sin pago: 1. Captura sus ingresos, deducciones y demás 1. Captura sus ingresos, deducciones y demás datos según su régimen fiscal. El sistema datos según su régimen fiscal o, en su caso, automáticamente hace el cálculo de los captura ceros en los campos habilitados. impuestos. También puede optar calcularlos previamente de manera manual y capturar los importes en el sistema. 2. Envía su declaración desde este Portal. El 2. Envía su declaración desde este Portal; el programa genera un acuse de recibo y una programa genera un acuse de recibo que debe línea de captura con la cantidad a pagar y un conservar como comprobante del envío. Aquí plazo de vigencia. Si es persona moral o concluye y ya cumplió con el envío de su persona física con ingresos mayores* hace el declaración. pago por transferencia electrónica de fondos en el portal de su banco. 3. Si es persona física con ingresos menores, puede acudir a la ventanilla de un banco autorizado a hacer el pago en efectivo o con cheque personal del mismo banco dentro del plazo de vigencia de la línea de captura. No es necesario presentar la tarjeta tributaria. También puede hacer el pago por transferencia electrónica. Aquí * Si percibe ingresos por arrendamiento o por actividades profesionales y el año anterior excedieron de 415,150.00 pesos, o si percibe ingresos por actividades empresariales y el año anterior fueron mayores a 2,421,720.00 pesos. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 95 3.1 Al concluir su nueva declaración de pagos provisionales 2012, el SAT le generará un acuse de recibo, en caso de que exista cantidad a pagar, la cual deberá pagar por internet, en la fecha especificada, tal como se muestra en la siguiente lámina. 4. Los Impuestos y Tipos de Impuestos • 4.1 Los impuestos Según el precepto constitucional: artículo 31: son obligación de los mexicanos: Fracción IV. “Contribuir para los gastos públicos, de la Federación como del Estado y Municipio en que residan, de la manera proporcional y equitativa que dispongan las leyes.” La forma en cómo los ciudadanos contribuyen, se traduce en el pago de impuestos y de contribuciones, en este sentido, el artículo segundo, fracción 1 del Código Fiscal de la Federación, establece lo siguiente: • Impuestos son las contribuciones establecidas en ley que deben pagar las personas físicas y morales que se encentren en la situación jurídica o de hecho prevista por la misma y que sean distintas de las aportaciones de seguridad social, contribuciones de mejora y derechos Nuestra Constitución Política ha previsto que las contribuciones deben observar principios que garanticen que no se haga un cobro indebido de los impuestos. Estos principios se enuncian en la fracción IV del artículo 31 constitucional, que vimos con anterioridad y forman parte del sistema de valores humanos, cómo es el de equidad. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 96 Asimismo, el artículo segundo, fracción 1 del Código Fiscal de la Federación, establece la siguiente Descripción de Impuestos: Impuestos son las contribuciones establecidas en ley que deben pagar las personas físicas y morales que se encentren en la situación jurídica o de hecho prevista por la misma y que sean distintas de las aportaciones de seguridad social, contribuciones de mejora y derechos • 4.2 Tipos de impuestos Tanto la Federación, a través del Congreso de la Unión (encargado de formular las leyes que rigen en todo el país), como los estados a través de los Congresos Estatales, pueden establecer las contribuciones necesarias para cubrir el gasto público. Es importante mencionar que las contribuciones que fi je el Congreso de la Unión rigen en todo el territorio nacional y las contribuciones que establezcan los Congresos Estatales sólo aplican en el territorio del Estado correspondiente al Congreso Estatal. De esta forma podemos distinguir entre dos tipos de impuestos: los locales y los federales. • 4.3 Impuestos Locales Entre los impuestos locales encontramos al ISR, IVA, IETU, IDE, a continuación daremos una breve descripción de cada uno, ya que en ellos centraremos la aplicación práctica de este material. Para efectos de estudio y análisis de los impuestos, los teóricos en la materia han determinado cinco elementos básicos: • 1. Sujeto del impuesto, • 2. Objeto del impuesto, • 3. Base, • 4. Tasa, tarifa o cuotas, • 5. La forma, medio y fecha de pago. • Sujeto En lo referente al sujeto del impuesto lo primero que debe determinarse al aplicar un gravamen es el sujeto, encontrando un sujeto principal, pero también puede haber responsables solidarios. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 97 • Objeto El objeto del impuesto puede ser, el consumo, la transferencia de un bien, o la percepción de un ingreso. El objeto del gravamen se vincula a la realización de una actividad económica. En cada Ley existe un objetivo implícito. Por ejemplo, veamos la tabla siguiente: IMPUESTO Impuesto sobre la renta Impuesto al Valor Agregado Impuesto empresarial a tasa única Impuesto a los depósitos en efectivo OBJETO Grava la renta, la ganancia, la utilidad Grava ciertos actos o actividades realizadas en territorio nacional Grava el precio o la contraprestación a favor de quien enajena el bien, presta el servicio independiente u otorga el uso o goce temporal de bienes. Grava los depósitos en efectivo, en moneda nacional o extranjera, que se realicen en cualquier tipo de cuenta que tengan a su nombre en las instituciones del sistema financiero • Base Es la cantidad monetaria sobre la que se calcula el impuesto. Puede ser el valor total de las actividades o el monto de los ingresos percibidos, menos la cantidad correspondiente a las deducciones autorizadas. • Tasa, tarifa o cuota Una vez que el mismo contribuyente sujeto del impuesto ha determinado la base para efectos del impuesto, sólo deberá aplicar la tasa, tarifa o cuota, en su caso, para conocer el impuesto causado. • Forma, medio y fecha de pago En la legislación y normas aplicables a cada gravamen, se define la forma de pago (forma oficial), así como los medios y la fecha de pago. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 98 4.4 Definiciones de ISR, IVA, IETU, IDE 4.4.1 ¿Qué es el impuesto sobre la renta (ISR)? • Concepto y elementos Se llama renta al producto del capital, del trabajo o de la combinación de ambos. La renta está constituida esencialmente por los ingresos que provienen del patrimonio personal o de las actividades propias del contribuyente o de la combinación de ambos. • Sujetos del impuesto Las personas físicas y las personas morales están obligadas al pago del impuesto sobre la renta en los siguientes casos: • I. Las residentes en México, respecto de todos sus ingresos, cualquiera que sea la ubicación de la fuente de riqueza de donde procedan. • II. Los residentes en el extranjero que tengan un establecimiento permanente en el país, respecto de los ingresos atribuibles a dicho establecimiento permanente. • III. Los residentes en el extranjero, respecto de los ingresos procedentes de fuente de riqueza situada en territorio nacional, cuando no tengan un establecimiento permanente en el país, o cuando teniéndolo, dichos ingresos no sean atribuibles a éste. • Objeto del impuesto El objeto del impuesto está constituido por la situación jurídica o de hecho prevista por la ley como generadora de la obligación de pagar un determinado tributo. En el caso del impuesto sobre la renta el objeto lo constituye gravar los ingresos o la utilidad del contribuyente, percibidos en determinado tiempo. • Base del impuesto Es la cantidad monetaria sobre la que se determina el monto del impuesto a cargo del contribuyente, la cual puede ser el valor total de los ingresos del contribuyente o la utilidad o resultado fiscal que se obtienen de disminuir a los ingresos percibidos las deducciones autorizadas en las disposiciones fiscales. • Tasa o tarifa Una vez que el contribuyente sujeto del impuesto ha determinado la base del impuesto, solamente le queda aplicar la tasa o tarifa para conocer el impuesto a pagar. La tasa es el porcentaje aplicable a la base del impuesto para efectos de determinar el monto del impuesto a pagar. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 99 • Forma, medio y fecha de pago Los contribuyentes presentarán sus declaraciones, utilizando las formas oficiales o formatos electrónicos oficiales, en las oficinas que al efecto determine el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general. 4.4.2 ¿Qué es el Impuesto al Valor Agregado I.V.A.? De una manera muy breve explicaremos que es el IVA, empezaremos diciendo que es un impuesto al consumo y su nombre completo es Impuesto al Valor Agregado y esto significa que justamente es un impuesto que se estará pagando por el valor que agreguemos a los productos o servicios que hayamos adquirido. (Ver Nota 1) • Como todo buen impuesto debe tener Sujeto, Base y Tasa sin estos requisitos no estaríamos tratando con un impuesto propiamente dicho. • El sujeto de este impuesto es el siguiente: "Están obligados al pago del impuesto al valor agregado establecido en esta ley, las personas físicas y morales que en territorio nacional realicen los actos o actividades siguientes:" (Art. primero de la Ley del IVA.) • La enajenación de bienes. • La prestación de servicios independientes. • Otorguen el uso o goce temporal de bienes (El arrendamiento de bienes). • La importación de bienes y servicios. • El impuesto se calculará aplicando a los valores que señala esta Ley, para 2012, se aplica la tasa del 16%. El impuesto al valor agregado en ningún caso se considerará que forma parte de dichos valores. • Concepto y elementos El impuesto al valor agregado se aplica al consumo y está presente en todas las etapas de la actividad económica y de la intermediación. Aplica a los consumidores en todo el territorio nacional, y grava los consumos o gastos que se efectúan por bienes o servicios adquiridos en el país o en el extranjero. • Sujetos del impuesto • Las personas físicas y las personas morales que en territorio nacional realicen los actos o actividades siguientes: • I. Enajenen bienes. • II. Presten servicios independientes. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 100 • III. Otorguen el uso o goce temporal de bienes. • IV. Importen bienes o servicios. • Objeto del impuesto La realización en territorio nacional de los actos o actividades mencionados anteriormente. • Base del impuesto En las enajenaciones, la base del impuesto será el precio o contraprestación pactados, así como las cantidades que además se carguen o cobren al adquirente por otros impuestos, derechos, intereses normales o moratorios, penas convencionales o cualquier otro concepto. 4.4.3 Nuevo procedimiento para el cálculo del IVA acreditable El impuesto acreditable es el IVA que los contribuyentes pagan a sus proveedores de bienes o servicios y que pueden disminuir o restar del IVA que a su vez ellos hayan cobrado o hayan trasladado a sus clientes. A partir de 2005, los contribuyentes que realicen erogaciones por adquirir bienes o servicios en las cuales sus proveedores les trasladen o cobren el impuesto al valor agregado, podrán disminuirlo del impuesto que ellos causen o trasladen a sus clientes, considerando el fin o el uso que se les dé a los bienes y servicios en el mes en que se adquieran o durante su vida útil, tratándose de bienes de activo fijo. Se deberá calcular por separado el IVA acreditable pagado en bienes que se consideran inversiones y el pagado en otras erogaciones distintas a inversiones. Asimismo, para poder considerar el IVA pagado o trasladado al contribuyente como acreditable continúan los siguientes requisitos: • Ser estrictamente indispensable para realizar actos o actividades gravados. • Que las erogaciones sean deducibles para calcular el impuesto sobre la renta. • Cuando sean deducibles parcialmente para el citado impuesto, el IVA será acreditable en la misma proporción. • La deducción inmediata se considera erogación totalmente deducible. • En el caso de erogaciones realizadas en periodos pre operativos se puede estimar el destino de las mismas y acreditar con base en ello. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 101 • No es acreditable el IVA trasladado o el pagado en importación para actividades que no sean objeto del impuesto. 4.5 IVA Trasladado. (Artículo 5o. de la Ley del Impuesto al Valor Agregado) El impuesto trasladado por el contribuyente se causa en el momento en que efectivamente se cobren las contraprestaciones, y sobre el monto de cada una de ellas. Se efectuarán pagos mensuales por los mismos periodos y en las mismas fechas de pago que las establecidas para el impuesto sobre la renta. El pago provisional será la diferencia entre el impuesto que corresponda al total de las actividades realizadas en el periodo por el que se efectúe el pago -­‐a excepción de las importaciones de bienes tangibles-­‐ y las cantidades por las que procede el acreditamiento, determinadas en los términos del artículo 4 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. El impuesto trasladado al contribuyente únicamente lo podrá acreditar hasta que efectivamente pague la contraprestación, y hasta por el monto del impuesto que efectivamente le trasladaron, no obstante que con anterioridad al pago hubiese recibido el comprobante de la operación. En su caso, el contribuyente disminuirá del impuesto que corresponda al total de sus actividades, el impuesto que se le hubiera retenido en dicho periodo. • Este impuesto acepta el acreditamiento, es decir, que del impuesto que nos trasladen se podrá restar del mismo el que por la misma ley tengamos derecho a disminuir de acuerdo a nuestra actividad, más claro aún, podemos restar del IVA que hemos cobrado a este IVA se le llama " IVA Trasladado ", el IVA que hayamos pagado en nuestros gastos a este IVA se le llama " IVA Acreditable " y la diferencia entre estos dos IVA´s será el IVA que tengamos que pagar. • Ejemplo No. 1 Una persona física cobra honorarios mensuales por la cantidad de $ 10,000 y desea saber cuál es el IVA que le trasladarán. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 102 • Ejemplo No. 2 Una persona física desea saber cuál es el IVA que podrá acreditar, su actividad es Ingeniero Civil y trabaja en forma independiente. La suma de $ 720.00 es justamente el IVA Acreditable, es decir, el IVA que podrá restar del IVA trasladado • Ejemplo No. 3 Siguiendo con los ejemplos 1 y 2, esta misma persona desea saber a cuánto asciende la cantidad de IVA que tiene que pagar. Con los resultados obtenidos de los dos ejemplos anteriores la respuesta es $880.00 que es la diferencia del IVA Trasladado (cobrado) contra el IVA acreditable (gastado). IVA Trasladado (cobrado) IVA Acreditable (gastado) Diferencia (IVA por Pagar) • 1,600.00 720.00 $ 880.00 Hasta aquí de una manera breve hemos visto como es el manejo del IVA, por lo que para ampliar los conocimientos de este impuesto recomendamos ver las notas que a continuación ponemos a su disposición con la observación de que los temas tratados son más complejos y se requiere de más tiempo para su comprensión. Esperamos que toda esta información le sea de gran utilidad. Nota 1: • Como indicamos al principio de esta artículo, este impuesto es llamado impuesto al valor agregado y esto significa lo siguiente: • Ejemplo 1.-­‐ Supongamos que usted compra un artículo en $ 100 más $ 16 pesos correspondiente el 16% del IVA y resulta que usted vende este mismo artículo en el mismo precio que lo adquirió, la pregunta es ¿cuál es el IVA por pagar por esta operación? Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 103 • Para responder a esta pregunta realizaremos las siguiente tabla para mostrar el comportamiento de esta operación: Ingresos: 100.00 menos Gastos: 16.00 = Utilidad o Pérdida: 0.00 IVA Trasladado (cobrado): menos IVA acreditable (pagado): = IVA por Pagar: 16.00 -­‐ 16.00 0.00 • La respuesta a la anterior pregunta es: $ 0 debido a que no se le aumentó el precio del artículo adquirido, es decir se vendió al mismo precio en que se adquirió por lo que no hubo un valor agregado, y por lo mismo no resultó IVA a pagar. • Para demostrar que este impuesto se paga por el valor que agreguemos y por eso recibe ese nombre, realizaremos el siguiente ejemplo: • Ejemplo 2.-­‐Tomaremos el mismo ejemplo anterior con la diferencia que en esta ocasión vedemos este artículo en $ 200 más el IVA correspondiente, luego entonces veamos cual es el IVA por pagar por esta operación. • Realizaremos la misma tabla del ejemplo anterior pero con los datos de esta operación, para quedar como sigue: Ingresos: menos Gastos: =(utilidad) o perdida -­‐200.00 100.00 -­‐100.00 IVA Trasladado (cobrado): menos IVA Acreditable (pagado): =IVA por pagar 32.00 -­‐16.00 16.00 • La respuesta a la pregunta de cuanto es el IVA por pagar es $ 16, que no es más que el 16% de la diferencia entre lo que se adquirió el artículo y en cuanto lo vendimos, en este caso se adquirió en $ 100 y se vendió en $ 200 la diferencia de $ 100 es el valor agregado y por esta diferencia se pagarán $ 16.00 de IVA. • 4.6 Procedimiento para calcular el pago mensual del impuesto al valor agregado. A partir de 2003 los pagos mensuales del impuesto al valor agregado son definitivos, por lo que ya no se tendrá obligación de efectuar declaración anual ni ajuste por este impuesto. Sin embargo, se deberá proporcionar la información que de este impuesto se solicite en las declaraciones del impuesto sobre la renta. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 104 Ejemplo de pago mensual del impuesto al valor agregado CONCEPTO CANTIDADES $ Total de actos efectivamente cobrados del 150,000.00 mes al que corresponda el pago. POR: X Tasa de IVA (según corresponda 16% u 11%) 0.16 IGUAL: = IVA trasladado del periodo (efectivamente 24,000.00 cobrado a clientes) MENOS: -­‐ IVA retenido por persona moral 10,000.00 MENOS: -­‐ IVA acreditable del mes al que corresponda el 8,000.00 pago (efectivamente pagado en gastos) IGUAL: = Saldo a cargo o a favor de IVA del mes al que 6,000.00 corresponda el pago 4.7 Cálculo de IVA acreditable por compra de bienes y servicios sin incluir inversiones • CASO 1 Determinación del IVA acreditable cuando se realicen sólo actividades gravadas incluyendo tasa 0%. • Cuando las erogaciones estén relacionadas exclusivamente con actividades gravadas incluyendo a la tasa del 0%, el IVA será acreditable en su totalidad. • En este caso se sumará el IVA pagado en la importación y el trasladado al contribuyente en sus erogaciones que sean deducibles para efectos del ISR y el resultado será el IVA acreditable. • En el caso de bienes parcialmente deducibles para el impuesto sobre la renta el IVA sólo será acreditable en ese porcentaje. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 105 Ejemplo: Concepto IVA pagado en erogaciones estrictamente indispensables. IVA pagado en erogaciones parcialmente deducibles para el ISR. (el IVA se considera en el porcentaje que la erogación es deducible para ISR). IVA pagado en importación. Impuesto acreditable Más: Más: Igual: Cantidad $18,500.00 2,500.00 3,500.00 24,500.00 Nota. Cuando se realicen erogaciones que estén destinadas a actividades exentas o que no sean objeto del impuesto, el IVA trasladado al contribuyente no será acreditable. • CASO 2 • Cálculo del IVA acreditable cuando se realicen actividades gravadas y actividades exentas o que no sean objeto del impuesto. • En este caso se calculará un porcentaje que represente las actividades gravadas respecto al total de actividades realizadas en el mes. • Este porcentaje se aplicará al total de IVA trasladado al contribuyente en sus erogaciones. • El resultado será el IVA acreditable proporcional. • Cálculo del porcentaje de IVA acreditable • Se deberá realizar la siguiente operación: Valor de las actividades gravadas en el mes Entre: Valor total de actividades del mismo mes Igual: Proporción Total del IVA trasladado al contribuyente Por: Proporción Igual: Monto de IVA acreditable proporcional Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 106 Ejemplo: Datos enero 2012 Valor total de las actividades gravadas (incluida tasa 0%). 460,000.00 Valor total de las actividades exentas y que no son objeto del impuesto. 240,000.00 Valor total de las actividades. 700,000.00 Total de IVA trasladado al contribuyente por la compra de bienes y servicios. 55,000.00 • 4.8 ¿Qué es el impuesto empresarial a tasa única (IETU)? • La Ley sobre el Impuesto Empresarial a Tasa Única se publicó en el Diario Oficial de la Federación el 1 de octubre de 2007, con la Reforma Integral de la Hacienda Pública aplicable al ejercicio de 2008. Es un impuesto de nueva creación al que estarán sujetos la mayor parte de los contribuyentes, a continuación te comentamos algunas consideraciones previstas en la exposición de motivos de dicha ley. • Concepto y elementos • El impuesto empresarial a tasa única se aplica al precio o la contraprestación a favor de quien enajena el bien, presta el servicio independiente u otorga el uso o goce temporal de bienes, así como las cantidades que además se carguen o cobren al adquirente por impuestos o derechos a cargo del contribuyente, intereses normales o moratorios, penas convencionales o cualquier otro concepto, incluyendo anticipos o depósitos, con excepción de los impuestos que se trasladen en los términos de ley. • Sujetos del impuesto • Las personas físicas y morales residentes en territorio nacional, o cuando sean residentes en el extranjero pero que tengan uno o varios establecimientos permanentes en territorio nacional, por lo ingresos obtenidos en dichos establecimientos. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 107 • Objeto del impuesto • Gravar los ingresos que se obtengan por: • a) Enajenación de bienes; b) Prestación de servicios independientes; c) Otorgamiento del uso o goce temporal de bienes • Base del impuesto • La cantidad que resulte de disminuir de los ingresos percibidos las deducciones autorizadas. • Tasa o tarifa • Una vez que el contribuyente sujeto del impuesto ha determinado la base de éste, deberá aplicar la tasa para conocer la cantidad a pagar, La tasa, es el porcentaje aplicable a la base del impuesto a efecto de determinar el monto del impuesto a pagar, para el año 2012, la tasa es del 17.5 % • 4.9 ¿Qué es el impuesto a los depósitos en efectivo (IDE)? Otra de las iniciativas que introdujo la Reforma Integral de la Hacienda Pública aplicable al ejercicio de 2008, fue la creación del impuesto a los depósitos en efectivo. • Como parte de la exposición de motivos, se mencionó a la evasión fiscal como una de las principales causas de la baja recaudación que sufre el país. • En dicho documento se mencionan diversas formas de evasión fiscal, destacando: • ◗ La existencia de un amplio mercado informal. • ◗ La creación de esquemas para evitar el pago de contribuciones. • ◗ La prestación de servicios y venta de bienes sin expedición de comprobantes. • En este sentido, el impuesto a los depósitos en efectivo se establece como un mecanismo cuya naturaleza es auxiliar el control de la evasión fiscal. “se plantea que sea un gravamen de control del flujo de efectivo, que impacte en quienes obtienen ingresos que no son declarados a las autoridades fiscales. Lo anterior, permitirá ampliar la base de contribuyentes logrando una mayor equidad tributaria”. • El IDE se aplica a los depósitos en efectivo en moneda nacional o extranjera, que se realicen en cualquier tipo de cuenta que tengan a su nombre las personas físicas o morales en las instituciones del sistema financiero. Se excluyen los depósitos efectuados a través de medios distintos al efectivo, como son cheques o transferencias electrónicas. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 108 5 Impuestos Federales • Entre los impuestos federales encontramos los Impuestos Internos y los de Comercio Exterior. • 5.1 Internos Son aquellos que gravan las actividades económicas de los contribuyentes, siempre y cuando no sean de importación o exportación de mercancías. Por exclusión, podemos definir a los Impuestos Internos como aquellos que no gravan la importación o la exportación. • 5.2 Externos o de Comercio Exterior La introducción o la exportación de mercancías al territorio nacional o fuera de éste, está sujeta a una serie de requisitos a cumplir, entre ellos el pago de ciertos tributos aduaneros, impuesto al comercio exterior, según nuestra Ley Aduanera, y de acuerdo con el lugar que ocupen las mercancías en las nomenclaturas arancelarias o aduaneras. • Los tributos aduaneros, sobre todo de importación, constituyen factores estratégicos de la política económica de cualquier país, pues: • a) Regulan los intercambios de mercancías y productos de origen extranjero, protegiendo la producción interna de artículos idénticos o similares. • b) Constituyen una fuente de ingresos para el Estado. 6. Principales Preguntas y Respuestas, para utilizar el sistema D y P. 6.1 Generalidades: PREGUNTA 1. ¿Qué es el servicio de declaraciones y pagos? RESPUESTA Es un servicio para presentar pagos provisionales o definitivos del ISR, IETU, IVA o IEPS, incluyendo retenciones, a través de medios y formatos electrónicos, incluyendo complementarias, extemporáneas y de corrección fiscal, por medio del portal de internet del SAT. FUNDAMENTO Artículos 20, séptimo párrafo; 31, primer párrafo del CFF, 53 del RCFF y regla II.2.8.5.1. de la RMF 2012 publicada en el DOF el 28 de diciembre de 2011. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 109 2. ¿Quiénes están obligados a utilizarlo? Contribuyentes que se incorporan en 2012 ·∙ A partir de febrero de 2012, para presentar los pagos provisionales y definitivos correspondientes a enero y subsecuentes: ·∙ TODAS las personas morales. Contribuyentes que ya se incorporaron en 2011 y 2009 3. ¿Cómo puedo ingresar al A través del portal de internet servicio? del SAT (www.sat.gob.mx) / Mi portal (deberá proporcionar su RFC y Clave de Identificación Electrónica Confidencial Fortalecida) / Servicios por Internet / Declaraciones y Pagos. 4. ¿Se pueden presentar Sí, desde 2002 a la fecha, declaraciones de años cuando sean extemporáneas y anteriores? normales. Las complementarias que se originen de una declaración normal presentada en período extraordinario, no deben presentarse por medio del servicio de declaraciones y pagos. 5. ¿El servicio realiza el cálculo Sí, para personas morales y automático de los impuestos? físicas, el servicio realiza en forma automática los cálculos aritméticos desde el ejercicio 2009 a la fecha. Mediante nuestro sistema CONTPAQi, se generan todos los importes, con soportes documentales de la información solicitada. Artículos 20, séptimo párrafo; 31, primer párrafo del CFF, 53 del RCFF y regla II.2.8.5.1. de la RMF 2012 publicada en el DOF el 28 de diciembre de 2011 Artículos 20, séptimo párrafo; 31, primer párrafo del CFF, 53 del RCFF y regla II.2.8.5.1. de la RMF 2012 publicada en el DOF el 28 de diciembre de 2011 Servicio de Declaraciones y Pagos. Regla II.2.8.5.1. Fracción IV, de la RMF 2012 publicada en el DOF el 28 de diciembre de 2011. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 110 6.2 Período de Transición PREGUNTA 1. ¿Cómo se presentan los pagos provisionales o definitivos anteriores a julio de 2002? 2. ¿Cómo se presenta la declaración informativa de razones por las cuales no se realiza el pago de impuestos en el servicio de declaraciones y pagos? RESPUESTA Se deberán realizar utilizando las formas oficiales vigentes hasta esa fecha. FUNDAMENTO Regla II.2.9.4. de la RMF 2012 publicada en el DOF el 28 de diciembre de 2011 y artículo 31 del CFF. Presentando la declaración de Regla II.2.8.5.2. de la RMF pago provisional o definitivo 2012 publicada en el DOF el que corresponda, a través del 28 de diciembre de 2011 y Servicio de Declaraciones y artículo 31, sexto párrafo del Pagos, capturando CFF. únicamente los datos solicitados por el mismo. 6.3 Declaraciones: PREGUNTA 1. En la nueva Estructura del DyP ¿Cuáles son las Declaraciones que generan la Información relacionada con Operaciones Contables, ISR, IVA, IETU, IDE, IEPS, etc.? RESPUESTA En el portal del SAT se relacionan las Formas y formatos fiscales vigentes en 2012, dependiendo de la disposición fiscal que corresponda, tal como se muestra en la siguiente imagen. FUNDAMENTO Portal del Servicio de Administración Tributaria SAT Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 111 PREGUNTA 2. ¿Cómo se presentan los pagos provisionales o definitivos anteriores a julio de 2002? RESPUESTA Se deberán realizar utilizando las formas oficiales vigentes hasta esa fecha. 3. ¿Por qué al ingresar a mi portal / Pago referenciado aparece el siguiente mensaje? “Señor Contribuyente, su usuario aún no se encuentra habilitado para operar la funcionalidad de Declaraciones y Pagos” Porque en la página de internet del SAT se publicaron los contribuyentes obligados a utilizar el servicio de declaraciones y pagos, por lo que no aplicaría a los que no estén obligados FUNDAMENTO Regla II.2.9.4. de la RMF 2012 publicada en el DOF el 28 de diciembre de 2011 y artículo 31 del CFF. Artículos 20, séptimo párrafo; 31, primer párrafo del CFF, 53 del RCFF y regla II.2.8.5.1. de la RMF 2012 publicada en el DOF el 28 de diciembre de 2011. 6.4 Declaraciones Complementarias PREGUNTA 1. ¿Para qué sirven las declaraciones complementarias? RESPUESTA Para efectuar correcciones en una declaración presentada anteriormente. 2. ¿En qué casos se presenta la declaración complementaria por el supuesto Obligación no presentada? 3. En caso de presentar declaración complementaria ¿se tiene que recapturar toda la información? Cuando sea para presentar una o más obligaciones fiscales que se dejaron de presentar. El SAT desplegará los datos de las obligaciones presentadas en la declaración anterior que se modifica. Mediante nuestro sistema CONTPAQi, se generan todos los importes, con soportes documentales de los importes solicitados FUNDAMENTO Artículo 32 del CFF y reglas II.2.8.5.3., II.2.8.5.4. Y la Sección II.2.8.6. de la RMF 2012 publicada en el DOF el 28 de diciembre de 2011. Reglas II.2.8.6.1. y II.2.8.6.5. de la RMF 2012 publicada en el DOF el 28 de diciembre de 2011 y artículo 32 del CFF. Artículo 32 del CFF y regla II.2.8.5.1., fracción IV segundo párrafo de la RMF 2012 publicada en el DOF el 28 – dic. de 2011 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 112 Reformas Fiscales (Contabilidad Electrónica) Uso del ADD (Administrador de documentos digitales) ¿Qué es el ADD? El Administrador de Documentos Digitales (ADD) es un módulo que te permite almacenar, buscar y administrar los comprobantes fiscales digitales (CFDI) que emitas y recibas en tu empresa. También nos sirve para validar los XML recibidos y así poder asignarlos a nuestras pólizas. Crear el ADD Cuando se crea una empresa nueva es importante el RFC ya que sobre ese RFC validara los archivos XML. Al darle un clic en guardar para que se cree la empresa nueva tambien nos saldra un mensaje de que se esta creando el ADD Una vez creada la empresa para abrir el ADD nos vamos al menu de Empresa, Administrador de Documentos Digitales. Al darle un clic a la opción de Administrador de Documentos Digitales, se nos abrirá nuestro navegador y nos mostrara la siguiente ventana. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 113 Esta es la ventana principal del ADD PARTES DEL ADD Ingresa a esta opción para cargar los documentos al ADD y poder administrarlos. Además de cargar los XML también podrás seleccionar archivos con extensión: .PDF, .XLS, .DOC Aqui podrás cargar documentos emitidos por aplicaciones CONTPAQi® o de terceros. 114 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Consulta los documentos que se han cargado al ADD y realizar diferentes tipos de búsquedas, capturar información adicional a los documentos, asociarlos con otros y tener una vista previa de los PDF. En este módulo podrás realizar la carga de los certificados públicos. Ejecuta desde este módulo una serie de utilerías para darle mantenimiento a cada uno de los índices del administrador de documentos digitales. Un índice corresponde a un administrador de documentos digitales. 115 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala En este módulo podemos ver las validaciones para los XML. Cargar XML al ADD Abrir el ADD (Administrador de Documentos Digitales) y seleccionar “Cargar documentos recibidos” Ya en la ventana hay 2 formas de cargar los XML 1 es usar el boton de seleccionar archivos a cargar Nod abrira una ventana en donde vamos a poder buscar los archivos XML, y una vez que se tenga ubicado se selecciona y se le da abrir , y por ultimo le damos en el botón de cargar. Una vez que lo valida nos muestra el archivo Ya tenemos el XML cargado en el ADD 116 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala La otra opción es cargar los archivos XML arrestándolos desde una ventana de Windows al ADD Se selecciona los archivos XML y se arrastran al área de “Cargar documentos emitido” se muestra la cantidad de documentos que se van a cargar. Y nos muestra el archivo XML validado Contabilidad Electrónica Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx 117 Ala Esta nueva disposición consiste en lo siguiente: 1. A partir del 2014, los contribuyentes deben llevar su contabilidad por medios electrónicos de manera obligatoria; de acuerdo con el Artículo 28 del Código Fiscal Federación (CFF). 2. “El contribuyente deberá conservar y almacenar toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y proceso sus registros contables (…), poniéndolas a disposición de las autoridades fiscales para que las auxilien cuando estas ejerzan sus facultades de comprobación”, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 34 del CFF. 3. Los registros contables deberán identificar cada operación: ingresos, gastos, inversiones, etc., con su correspondiente Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Asimismo, en cada registro deberá detallarse la forma de pago de la operación. 4. La contabilidad deberá permitir la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del contribuyente. Cuándo entra en vigor Esta iniciativa de ley entra en vigor en Julio de 2014. Por ello, estamos preparando la aplicación para que puedas obtener facilidad en la digitalización y almacenamiento de tu información; seguridad en el momento de la validación así como la integración automática con la contabilidad. El principal objetivo es tener la contabilidad al día, relacionar digitalmente los comprobantes fiscales (CFDI) validando, almacenando y contabilizando digitalmente a través del Administrador de Documentos Digitales. Capturar una póliza con datos de un XML Creamos muestra póliza como comúnmente lo hacemos, en el menú de pólizas, seleccionamos pólizas, ya en la ventana capturamos la fecha, el tipo, el número y el concepto de nuestra póliza, al darle <Enter> se abre en automático la venta del ADD con los XML que contiene, para poder seleccionar el que vamos a ocupar. Nos muestra la siguiente ventana: 118 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Filtra los registros por fecha para que puedas visualizar los comprobantes deseados. Enseguida selecciona el comprobante que deseas utilizar Haz clic en el botón Asociar Documento, o se le da un clic con el botón derecho y en menú contextual que sale seleccionamos asociar documento. Revisa el detalle de la asociación que se va a generar y haz clic en el botón Guardar Asociación. Solo se le da aceptar, para finalizar. Enseguida debes seleccionar un CFDI con el cual alimentarás los movimientos de la póliza. Ejecuta esta acción desde la ventana Seleccionar los CFDI del movimiento haciendo doble clic en el renglón deseado. Si lo deseas puedes seleccionar varios renglones a la vez, una forma es mantener presionada la tecla <Ctrl> mientas haces clic sobre cada renglón deseado. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 119 Capturar Movimientos Después de asociar un comprobante fiscal digital (CFDI) a la póliza, al momento de capturar los movimientos de la misma, encontrarás del lado izquierdo de la ventana, un apartado con información general del XML, simulando lo que se hacía en papel (tener la factura a un lado del teclado para ver sus datos). CONTPAQi® Contabilidad te permite tener a la mano la información general del comprobante para que puedas visualizar los importes que vas a utilizar en los movimientos. Del lado izquierdo podremos ver los datos de la factura que se está asociando a la póliza, como vera el nombre del proveedor, rfc, sus movimientos, el neto, IVA, total y el folio fiscal (UUID). Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 120 Del lado derecho se capturan los movimientos, una vez que seleccionemos la cuenta nos saldrá una ventana con el monto de CFDI para poderlo seleccionar. Una vez que se seleccionó el importe del CFDI, nos vuelve a mostrar la ventana para seleccionar la factura para el movimiento 2 Se le da doble clic o <Enter> para seleccionarlo y capturamos la siguiente cuenta Una vez capturada la cuenta nos vuelve a mostrar la ventana de los importes para seleccionar eldel CFDI y le damos doble clic al de IVA Después nos vuelve a salir la ventana para seleccionar el CFDI, le damos doble clic y capturamos el 3er y ultimo importe. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 121 Una vez terminado de capturar el último movimiento de la póliza, cerramos la venta de seleccionar los CFDI ya que no va a seguir saliendo. Así quedaría la póliza generada a través de los datos del CFDI. Al darle un clic en el botón de guardar, nos mostrara la ventana de que en automático el sistema de CONTPAQi Contabilidad ya hizo la asociación con el proveedor, solo le damos en el botón de cerrar. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 122 Nos muestra la ventana de asociar movimiento a proveedor con los datos de la póliza que se acaba de generar. Y solo le damos en aceptar para poder capturar una nueva póliza. Contabilidad Electrónica Continua El pasado 1° de julio se dio a conocer la segunda resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014 y sus Anexos 1, 1-­‐A, 2, 3,6, 11, 14, 15, 18, 22, 23 y 24. En dicha publicación se estipula que las empresas que emitan contabilidad electrónica deberán incluir tres aspectos: 1) Envío del catálogo de cuentas de la empresa basados en un formato que determina el fisco. En él se establecerán los gastos organizados por categorías como sueldos, gasolina, viáticos, colegiaturas, comida, esparcimiento y activos fijos. 2) Envío de la balanza de comprobación mensual o contabilidad abreviada. Éste será el detalle de los cargos, abonos y saldos iniciales y finales de todas las cuentas de la empresa, es decir, cuánto debían los clientes al iniciar el mes y al terminar, y cuánto tiene el contribuyente en el banco al iniciar el mes y al finalizar. Si el fisco tiene alguna duda sobre la documentación presentada, le solicitará al contribuyente realizar un tercer paso. 3) Enviar su contabilidad detallada con pólizas y folios de los comprobantes fiscales digitales. Para obtener más detalles al respecto consulta dicha resolución en la página del SAT. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 123 Vamos a realizar lo siguiente: • Asociación de un agrupador del SAT a las cuentas contables para generar el XML que será entregado al organismo fiscal. • Generación del XML de la Balanza de Comprobación y del catálogo de cuentas contables. Asociación de un agrupador del SAT a las cuentas contables para generar el XML que será entregado al organismo fiscal. En el catálogo de cuentas se agrega la pestaña Fiscales con el código agrupador de cuentas del SAT, el rubro NIF y los dígitos fiscales. NOTA: El rubro NIF solo se habilita si es la cuenta es de mayor y este se asigna automáticamente al asignar el Agrupador del SAT. En este listado podrás consultar la información que capturaste en el Catálogo de cuentas. Para ejecutarlo, ve al menú Catálogo y selecciona la opción Listado de cuentas. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 124 Consulta las cuentas con su código agrupador del SAT y personalízalo, agregando columnas adicionales a las que se muestran por omisión. Para obtener más información haz clic derecho sobre un renglón para desplegar el menú flotante. NOTA: El orden en que se genera el listado, es por código de la cuenta, en forma descendente, e incluye todas las cuentas Generación del XML de la Balanza de Comprobación y del catálogo de cuentas contables Dentro del menú Cierre encontrarás la opción Contabilidad electrónica; con ella podrás generar el XML del listado de cuentas y la balanza de comprobación. Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 125 Selecciona el año y mes del que deseas generar el XML. Si habilitas la opción Incluir todas las cuentas, sólo se agregarán en los XML las cuentas que tengan asignado un agrupador del SAT. Si habilitas la opción Incluir niveles de mayor y subcuentas, sólo se agregarán en los XML las cuentas de nivel mayor y subcuenta de primer nivel que tengan asignado un agrupador del SAT En la Balanza de comprobación, se agregó la opción de seleccionar el Tipo de envío: Normal o complementaria y Fecha, esta última se habilita al seleccionar la opción Complementaria para indicar la fecha de la última modificación contable de la balanza. En la emisión del Catálogo de cuentas y Balanza de comprobación, el XSD publicado por el SAT, obliga a que todas las cuentas que contiene el XML tengan asociado un agrupador SAT, por lo que las cuentas que no lo tienen se excluirán del XML aun cuando tengan movimientos En la Información de pólizas del periodo, es obligatorio seleccionar el Tipo de solicitud de la póliza. Los tipos de solicitud que pueden seleccionar son: Acto de Fiscalización - AF, Fiscalización Compulsa - FC, Devolución - DE o Compensación – CO. Número de orden • Este es un atributo opcional para expresar el número de orden asignado al acto de fiscalización al que hace referencia la solicitud de la póliza. • Es requerido para los tipos de solicitud = Actos de Fiscalización y Fiscalización Compulsa • Es alfanumérico, con longitud máxima de 13 caracteres y el formato es: Tres letras mayúsculas de la A a la Z + un dígito del 0 al 6 + seis dígitos del 0 al 9 + una diagonal (7) + dos dígitos del 0 al 9. Ejemplo: ABC6577777/88. Número de tramite: • Atributo opcional para expresar el número de trámite asignado a la solicitud de devolución o compensación al que hace referencia la solicitud de la póliza. • Es requerido para los casos de Devolución o Compensación • El campo Número de trámite es numérico, con longitud obligatoria de 10 dígitos. Ejemplo: 0000123456 Formato reporte auxiliar de folios: Con esta opción emitirás la información de los auxiliares de folios fiscales asignados a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas Formato reporte auxiliar de cuentas y subcuentas: Con esta opción es posible emitir la información de los auxiliares de cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel. Selecciona la ruta de archivos de salida deseada. 126 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Nota: Este proceso aplica a partir del ejercicio 2014. Al ejecutarlo, se validará que por lo menos, las cuentas de mayor y afectables, tengan asignado un agrupador SAT. Los nombres del archivo .Zip y XML son los mismos y por omisión se generan en la carpeta de la empresa. En la siguiente tabla se muestran ejemplos de los nombres de estos archivos: Ejemplo: OPCION Catálogo de cuentas Balanza de Comprobación Complementaria Balanza de Comprobación Normal Pólizas SIGLA CT Auxiliar de folios XF Auxiliar de cuentas XC BC Archivos XML que se generan ARCHIVO .ZIP AAQM610917QJA201501CT.zip AAQM610917QJA201503BC.zip ARCHIVO XML AAQM610917QJA201501CT.xml AAQM610917QJA201503BC.xml BN AAQM610917QJA201503BN.zip AAQM610917QJA201503BN.xml PL AAQM610917QJA201503PL.zip AAQM610917QJA201503XF.zip AAQM610917QJA201501XC.zip AAQM610917QJA201503PL.xml AAQM610917QJA201503XF.xml AAQM610917QJA201501XC.xml Se agregó el código agrupador de cuentas del SAT al reporte Catálogo de cuentas que se ejecuta desde el menú Reportes, submenú Catálogos, para poder revisar las cuentas. 127 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala 128 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala Agradecimiento: Esperamos que éste material sirva para facilitar el registro contable de sus operaciones. Nuestro más sincero agradecimiento por permitirnos ser parte de su crecimiento y proyección. 129 Alfa Diseño de sistemas www.ads.com.mx Ala
