Jornada con responsables de proyectos de I+D

UNIVERSIDAD DE ALMERÍA
VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN,
DESARROLLO E INNOVACIÓN
ASPECTOS IMPORTANTES EN LA
GESTIÓN DE SUBVENCIONES DE I+D
JORNADA CON RESPONSABLES DE PROYECTOS DE I+D
18 mayo de 2011
UNIVERSIDAD DE ALMERÍA
VICERRECTORADO DE INVESTIGACION,
INVESTIGACIÓN, DESARROLLO E INNOVACIÓN
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ÍNDICE
1. Contexto y Marco Normativo
2. Gestión de subvenciones de I+D
Gestión de gastos por el IP
Gestión por el IP del personal de proyectos de I+D
Gestión de material inventariable por el IP
Publicidad de las actividades subvencionadas por el IP
Gestión de facturas por el IP
Incumplimientos, reintegros y sanciones
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1. Contexto y Marco Normativo
La financiación de las actividades de I+D+I (proyectos de investigación,
acciones complementarias, actividades individuales de carácter
científico y técnico u otras actuaciones) se obtiene, en su gran
mayoría, a través de subvenciones
Fondos, Autonómicos,
Nacionales o Europeos
Ley General de Subvenciones (LGS)
Ley de la Ciencia, la Innovación y la Tecnología (LCIT)
Reglamento (CE) n.º 1080/2006
Reglamento (CE) n.º 1083/2006
Reglamento (CE) n.º 1828/2006
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1. Contexto y Marco Normativo
Actuaciones financiadas con fondos europeos:
•
Reglamento (CE) n.º 1080/2006
•
Reglamento (CE) n.º 1083/2006
•
Reglamento (CE) n.º 1828/2006
Artículo 8.4 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006: “Cualquier documento
relativo a este tipo de operaciones (…) incluirá una declaración en la que se
informe de que el programa operativo ha sido cofinanciado por el (…) FEDER
(…).”
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1. Contexto y Marco Normativo
Obligaciones indicadas en la LGS
• Realizar la actividad subvencionada en los términos y condiciones previstos
en la concesión.
• Respetar el presupuesto aprobado o sus modificaciones.
• Realizar los gastos y pagos en el plazo establecido en la resolución de
concesión.
• Justificar ante el organismo financiador en los plazos establecidos:
- Justificación de la actividad realizada: Memoria científica.
- Justificación económica de la aplicación dada a los fondos.
• Dar la adecuada publicidad del carácter público de la financiación teniendo
en cuenta las medidas indicadas en la convocatoria.
• Reintegrar los fondos percibidos en caso de incumplimiento de
obligaciones o ejecución inadecuada.
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1. Contexto y Marco Normativo
Deberes del personal investigador indicadas en la LCIT
1. Encaminar sus investigaciones hacia el logro de los objetivos estratégicos de las
entidades para las que presta servicios, y obtener o colaborar en los procesos de
obtención de los permisos y autorizaciones necesarias antes de iniciar su labor.
2. Informar a las entidades para las que presta servicios o que financian o supervisan su
actividad de posibles retrasos y redefiniciones en los proyectos de investigación de los
que sea responsable, así como de la finalización de los proyectos, o de la necesidad de
abandonar o suspender los proyectos antes de lo previsto.
3. Rendir cuentas sobre su trabajo a las entidades para las que presta servicios o que
financian o supervisan su actividad, y responsabilizarse del uso eficaz de la financiación
de los proyectos de investigación que desarrolle. Por ello, deberá observar los principios
de gestión financiera correcta, transparente y eficaz, y cooperar en las auditorías sobre
sus investigaciones que procedan según la normativa vigente.
4. Utilizar la denominación de las entidades para las que presta servicios en la realización
de su actividad científica, de acuerdo con la normativa interna de dichas entidades y los
acuerdos, pactos y convenios que éstas suscriban.
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Visiones diferentes / opuestas / enfrentadas…….?
Visión de los Organismos financiadores:
•
•
Dan “sus fondos públicos” sin contraprestación y deberían recibir más atención
por aquellos que los reciben.
El dinero se gasta con poco control, no se justifica con detalle, hay desviaciones
de los presupuestos aprobados, se abusa de la contratación directa….
Visión de los Investigadores:
•
•
•
Realizan un esfuerzo adicional a su actividad docente en beneficio de la
sociedad.
Hay demasiada burocracia que ralentiza y entorpece su trabajo.
La Administración no les apoya en la gestión y sólo se preocupan de controlar
los gastos.
Visión de la Administración universitaria:
Debemos facilitar y agilizar al máximo la labor a nuestros investigadores, pero a la
vez, y como beneficiarios de la subvención, debemos ayudar a cumplir las
obligaciones que establecen las autoridades al concedernos los fondos.
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ÍNDICE
1. Contexto y Marco Normativo
2. Gestión de subvenciones de I+D
Gestión de gastos por el IP
Gestión por el IP del personal de proyectos de I+D
Gestión de material inventariable por el IP
Publicidad de las actividades subvencionadas por el IP
Gestión de facturas por el IP
Incumplimientos, reintegros y sanciones
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Misión del Vicerrectorado
Promover, coordinar y gestionar las actividades de investigación,
innovación y transferencia de resultados de investigación de la UAL
Gestión económica de proyectos: Servicios implicados
Departamentos
Servicio
Contratación,
Patrimonio y
Serv. Comunes
Servicio
Gestión
Inv.
Servicio
Gestión RRHH
Servicio
Gestión
Económica
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SGI: Actividades realizadas en la gestión de proyectos
• Informar sobre convocatorias, tramitar solicitudes y subsanaciones.
• Control documental de los proyectos concedidos. Certificaciones.
• Propuesta de dotación económica y creación de centros de gasto.
• Apoyo a los IP durante la ejecución.
• Informar y asesorar ante problemas:
Tramitar modificaciones del proyecto.
Recordar trámites, plazos de informes y justificaciones.
Contratación del personal concedido al proyecto, su pago y
justificación.
• Coordinar la justificación económica de los proyectos.
• Actuar como interlocutores con los organismos financiadores.
• Tramitar las desviaciones resultantes de las auditorías.
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Aspectos clave en la gestión de subvenciones de I+D
por parte de los IP
• Convocatoria, resolución e instrucciones de ejecución (si las hay).
• Memoria de solicitud: guía* para la correcta ejecución; no se trata de una
declaración de intenciones, sino que hay que cumplirla.
• Control durante la ejecución:
• gastos: ajustarse a las partidas indicadas en la resolución (en caso
contrario guiarse* por lo indicado en el presupuesto solicitado)
• modificaciones: como por ejemplo del equipo inv., entre partidas,
plazo ejecución,…; requiere autorización del organismo durante el
periodo de ejecución y no tras finalizar
• respectar procedimientos de contratación pública
* excepto gastos no elegibles aunque se indiquen en el presupuesto
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Gestión de gastos por el IP
• Ordenar la ejecución de acuerdo al presupuesto y la partidas que figuran en la
resolución de concesión o en sus modificaciones autorizadas por el organismo
subvencionador. Si la Resolución de concesión no detalla el desglose entre partidas, el
importe máximo de cada partida será el indicado en el presupuesto solicitado.
• Ordenar los gastos dentro del período de ejecución. Excluir los gastos tramitados
durante el periodo de ejecución pero que la fecha de la actividad sea una vez
concluido el proyecto, por ejemplo anticipos de dietas o anticipos de caja para
asistencia a congresos.
• Toda modificación de gasto debe ser autorizada previamente por el organismo
subvencionador. La solicitud firmada por el investigador responsable será remitida al
Vicerrectorado de Investigación, Desarrollo e Investigación para su visto bueno y
posterior tramitación al organismo que concede la subvención.
• Todos los cambios tendrán que reflejarse obligatoriamente en el informe de
seguimiento y en el informe final del proyecto.
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Gestión de gastos por el IP
Proyectos Plan Nacional, Acciones Complementarias:
El MICINN resuelve la partida como gastos de ejecución (incluye todos los gastos,
incluido el personal).
Gastos de personal: en la resolución provisional (“propuesta de aceptación de
financiación”), indican el importe concedido. Los gastos en personal estarán limitados
a dicho importe. Habrá que solicitar autorización de cambio al MICINN si se va a
gastar más o menos del importe concedido.
Resto de partidas (inventariable, fungible, viajes y dietas y otros), se puede distribuir
según las necesidades del proyecto teniendo en cuenta que el límite para gastar será
lo consignado en la solicitud. Cualquier alteración tendrá que ser autorizada por el
MICINN. Dependiendo del importe solicitado la autorización será expresa o tácita.
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Gestión de gastos por el IP
Macroorden: Proyectos de excelencia e incentivos para actividades de carácter
científico y técnico
Cualquier modificación en las partidas debe ser autorizada previamente por la
Secretaría General de Universidad, Investigación y Tecnología. El importe máximo
que puede modificarse es del 20% del total presupuestado inicialmente en cada
partida.
Los gastos de personal becario y doctor son limitativos y no admiten cambios. Los de
personal técnico sí admiten variaciones previa solicitud. Pueden incrementarse desde
otras partidas pero no disminuirse.
Proyectos FIS, singulares, Parques Nacionales, Medio Ambiente, Consejo Superior de
Deportes
El presupuesto concedido limita cuantitativamente (no se puede gastar ni un céntimo
más en cada partida) y temporalmente (hay que gastar según las distribución por
anualidades que se recoge en la resolución de concesión).
Cualquier modificación requiere autorización previa por el organismo financiador.
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Gestión de gastos por el IP
Infraestructura e equipamiento científico:
Los equipos se adquirirán por el importe máximo establecido en la solicitud. Si en una
misma solicitud se incluye la adquisición de dos o más equipos, no se podrán
compensar partidas entre éstos.
Cualquier modificación del mismo, deberá ser autorizada previamente por el
organismo financiador.
Material fungible se adecuará a lo expresado en la solicitud del proyecto. Los
conceptos de las facturas deberán correlacionarse con lo indicado en la solicitud.
No es justificable la compra masiva de material fungible al final del proyecto para
liquidar remanentes.
Viajes y dietas imputables exclusivamente a los miembros del proyecto. Los gastos de
alojamiento y locomoción de profesores invitados que no se haya indicado en la
solicitud requerirá autorización del organismo financiador. Se cargará en el apartado
de otros gastos y deberá reflejarse necesariamente en el informe de seguimiento
anual e informe final del proyecto.
Complementos salariales, si están concedidos expresamente en la solicitud, se
abonarán exclusivamente a los investigadores que participan en el proyecto y que
pertenezcan a la Universidad de Almería.
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Gestión de gastos por el IP
Las transferencias a otras entidades participantes en el proyecto tendrán que estar
autorizadas con carácter previo por el organismo financiador. No se transferirán
costes indirectos.
Para los proyectos del Plan Nacional tampoco se pueden transferir gastos para
material inventariable o contratación de personal.
Se podrá subcontratar, total o parcialmente, la actividad cuando la normativa
reguladora de la subvención así lo prevea y se haya incluido en la solicitud. El importe
no podrá exceder del porcentaje que se fije en las bases reguladoras de la subvención.
En el supuesto de que tal previsión no figure, el beneficiario podrá subcontratar hasta
un porcentaje que no exceda del 50% de la actividad subvencionada.
Cuando el importe exceda del 20% de la subvención y éste sea superior a 60.000 €, la
subcontratación deberá cumplir los siguientes requisitos:
• Que el contrato se celebre por escrito.
• Que la celebración del mismo se autorice previamente por la entidad concedente de
la subvención en la forma que se determine en las bases reguladoras.
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Gestión de gastos por el IP
Gastos no elegibles, aunque se hubieran incluido en el presupuesto:
1.
2.
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12.
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16.
17.
18.
Material de oficina (papel, bolígrafos, carpetas, encuadernaciones, etc.), aunque sí son admisibles los
consumibles de informática (toner, CD, cartuchos de tinta) y gastos mensajería del proyecto.
Mantenimiento y reparación de equipos, excepto proyectos de excelencia a partir convocatoria de 2008
Mobiliario de oficina: armarios o archivadores.
Dietas de investigadores no incluidos en el proyecto, a no ser que en la solicitud del proyecto se indicara la
estancia de algún investigador.
Comidas, obsequios y atenciones protocolarias.
Consumo de telefonía fija o móvil.
Combustible. Se tramitarán a través de una liquidación de dieta.
Suscripción a revistas o cuotas de pertenencia a sociedades.
Tribunales de tesis.
Realización de cursos de idiomas u otros cursos de formación.
Retribución del PAS.
Fotocopias, salvo que se justifique, mediante informe motivado, su adecuación al proyecto.
Gastos bancarios.
Toda clase de impuestos, transporte y aranceles, así como las inversiones de reposición/sustitución.
Cargos/Abonos a otros centros de gastos no apoyados en facturas elegibles, salvo que se trate de cargos
internos de los Servicios Centrales de Investigación, Biblioteca (préstamo interbibliotecario) o Servicio de las
Tecnologías y las Comunicaciones (reprografía, copias plotter, etc.).
Transferencias a otras Universidades u otros organismos públicos de investigación, aunque participen en el
proyecto, salvo autorización previa y expresa por el organismo financiador.
Organización de congresos.
Abonar pagos por conferencias a miembros del equipo (pueden ser considerados un complemento salarial
encubierto.
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Gestión por el IP de personal de proyectos de I+D
Las partidas de personal se destinarán a la contratación de personal laboral (NO becarios). En
caso de establecer unas retribuciones fijas en función del tipo de contrato que se realice
(predoctoral, postdoctoral, técnico de apoyo) se respetará en todo caso dichos importes.
La convocatoria del contrato responderá a los principios de igualdad, mérito, capacidad y
publicidad y tendrá que atenerse al perfil que se indicó en la solicitud del proyecto y definirá
con claridad las tareas a realizar. No son válidas tareas genéricas.
La duración del contrato será lo más amplia que las disponibilidades presupuestarias lo
permitan. No es admisible, por ejemplo, un contrato de trabajo con una duración de 36 meses
que se vaya prorrogando cada 3 meses.
Los contratos de trabajo finalizarán un mes antes de la fecha máxima del proyecto para que se
pueda abonar la indemnización final de contrato dentro del plazo de ejecución del proyecto.
En los contratos de trabajo se deberá hacer referencia expresa a la financiación por el
organismo que concede la subvención y aquellos extremos que requiera la convocatoria.
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Gestión de material inventariable por el IP
Material inventariable: (i) equipos que no sean susceptibles de un rápido deterioro y cuyo
valor económico sea ≥150,00 € (IVA incluido) y (ii) material bibliográfico.
El material inventariable debe adquirirse al inicio del proyecto. No se debe adquirir en el
último año del proyecto, salvo casos excepcionales. En todo caso, nunca en el último
trimestre.
El concepto de las facturas debe ser idéntico con el concepto de gasto que se indicó en la
solicitud del proyecto. Los accesorios que no sean objeto de inventario tendrán que
facturarse separadamente.
En caso de ser necesario expediente de contratación: las solicitudes de inicio de
expediente se tramitarán a través del Vicerrectorado de Investigación, Desarrollo e
Innovación. Una vez recepcionado el equipo, la factura será tramitada por el Servicio de
Contratación, Suministros y Patrimonio, previa conformidad del citado Vicerrectorado.
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Gestión de material inventariable por el IP
Adquisición de material inventariable
Hasta 12.000 € (IVA incluido), adquisición directa. Presentación de factura.
> 12.000 € (IVA incluido) y < 18.000 € (IVA excluido):
■ solicitar un mínimo de tres ofertas a diferentes proveedores, con carácter
previo a la adquisición, salvo que por las especiales características de los
gastos subvencionables no exista en el mercado suficiente número de
entidades que lo suministren.
■ presentar un informe de elección entre las ofertas basado en criterios de
eficiencia y economía, o justificando expresamente la elección cuando no
recaiga en la propuesta económica más ventajosa.
≥ 18.000 € (IVA excluido): obligatorio iniciar el correspondiente expediente de
contratación
http://cms.ual.es/UAL/universidad/serviciosgenerales/contratacion/servicios/index.htm
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Gestión de material inventariable por el IP
Expedientes de contratación
1. Procedimiento negociado: ≥ 18.000 € y < 100.000 € (IVA excluido)
- Negociado sin publicidad: ≤ 60.000 € (IVA excluido). Se invita a 3
empresas, seleccionadas por el investigador
- Negociado con publicidad: de 60.001 € a 100.000 € (contactar con la
Sección de Contratación)
En caso de exclusividad, único proveedor, hay que redactar también el expediente de
contratación
2. Procedimiento abierto: ≥ 60.000 € (IVA excluido)
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Publicidad de las subvenciones por el IP
Es obligatorio cumplir con las normas de información y publicidad contenidas en la
convocatoria. El incumplimiento de adoptar las medidas de difusión puede suponer el
reintegro de la ayuda con los correspondientes intereses de demora.
Las publicaciones derivadas de actividades de I+D subvencionadas deberán reflejar la
financiación recibida del proyecto y organismo concedente haciendo mención, si
procede, a su cofinanciación por FEDER. Idem en el caso de personal.
El material impreso de congresos (cartelería, dípticos, etc) hará referencia al financiación
e incluirá los logotipos y emblemas que correspondan.
Los equipos adquiridos, tanto en proyectos como en grupos de investigación, deben estar
debidamente etiquetados en función del organismo financiador. Las etiquetas
identificativas están disponibles en la web:
http://cms.ual.es/idc/groups/public/@vic/@vinvestigacion/documents/documento/vinvestplan_comunicacion.pdf
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Gestión de facturas por el IP
Los gastos a imputar a proyectos de I+D tienen que remitirse al Servicio de Gestión de
Investigación, mediante escrito firmado por el responsable del proyecto (Impreso
remisión de facturas), incluyendo UN ORIGINAL de las facturas, dietas, fichas de
inventario cuando sea necesario, etc Y UNA COPIA COMPLETA de toda la
documentación anteriormente mencionada. Si el responsable del proyecto desea obtener
una copia sellada tendrán que adjuntar UNA SEGUNDA COPIA. En el citado escrito se
especificará a qué concepto de gasto de los indicados en el cuadro se quiere cargar la
factura:
PIBD
Gastos de Infraestructuras, pequeño equipamiento y material bibliográfico por coste
directo
PMFD
Gastos de Material Fungible por coste directo
PVDD
Gastos de Viajes y Dietas por coste directo
PGVD
Gastos Varios por coste directo
Para la tramitación de facturas es imprescindible disponer, en el Servicio de Gestión de
Investigación, de la solicitud del proyecto con el desglose detallado del presupuesto y sus
posibles modificaciones.
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Gestión de facturas por el IP
Requisitos que han de cumplir las facturas de:
Material fungible: tener correlación con lo expresado en la solicitud. Ésta se especificará
en el impreso de remisión de facturas.
Material inventariable: el concepto de gasto que se indicó en la solicitud del proyecto.
Gastos de viajes y dietas: Los impresos de “Autorización de Comisión de Servicios”
tienen que detallar el motivo del viaje, nos es válido simplemente “reunión proyecto de
investigación”.
Cuando el viaje se realiza para asistir a congresos, se debe incluir el certificado de
asistencia. Si fuera para realizar una estancia, certificado del centro receptor indicando las
fechas de la estancia.
Las facturas de las agencias de viaje y de los hoteles tienen que identificar claramente
quien realiza el viaje y las fechas, de esta forma se podrá justificar la trazabilidad del
gasto.
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Gestión de facturas por el IP
Requisitos que han de cumplir las facturas de:
Gastos mensajería: incluir informe donde se especifique el concepto del gasto. Por
ejemplo: envío de muestras al Instituto de xxxxx para análisis de xxxx.
Gastos de fotocopias: en el oficio de remisión de la factura se tiene que justificar la
necesidad del gasto para la ejecución del proyecto.
Justificación de anticipos de gastos: se tramitarán por el Servicio de Gestión de
Investigación.
Transferencias entre centros de gastos: se deberá motivar la solicitud y adjuntar las
facturas que la soportan.
ANTE LA DUDA SOBRE LA ELEGIBILIDAD DE UN GASTO SE ACONSEJA NO
TRAMITARLO.
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Incumplimientos, reintegros y sanciones
Principales causas de reintegro:
1. Incumplimiento de los procedimientos de contratación (material inventariable).
Fraccionamiento del gasto.
2. Gastos extemporáneos: imputados antes o después del período de ejecución del
proyecto.
3. No se acredita la vinculación del gasto con el proyecto. No se identifica la persona,
lugar o motivo del viaje. No se correlaciona el concepto de la factura con lo indicado
en la solicitud y/o informes de seguimiento o final.
4. Viajes y dietas de investigadores que no pertenecen al equipo del proyecto.
5. Gastos no recogidos en la solicitud del proyecto y aquellos autorizados y no incluidos
en los informes de seguimiento y final.
6. Trasvase de las partidas sin autorización previa.
7. Gastos no elegibles: material de oficina, mantenimiento, reparaciones, limpieza, etc.
8. Ausencia de publicidad: ni del MICINN, ni comunitaria, tanto en publicaciones como
en los equipos adquiridos.
9. Ausencia de pegatinas de inventario.
10. Equipos inventariados en laboratorios de docencia y no en áreas de investigación.
11. Errores en las facturas: Facturas proformas, no identifican la persona que realizó el
viaje ni las fechas.
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Incumplimientos, reintegros y sanciones
El incumplimiento de los requisitos establecidos en la orden de bases, la convocatoria y
resoluciones de concesión dará lugar a la pérdida del derecho del cobro de la ayuda
o, en su caso, previo el oportuno procedimiento de reintegro, a la obligación de
devolver la subvención más los intereses de demora correspondientes.
Además, constituye infracción administrativa, tipificada en la Ley General de
Subvenciones como leves, graves o muy graves (artículos 56 al 58).
Las infracciones se sancionarán mediante la imposición de sanciones pecuniarias o no
pecuniarias (pérdida durante un plazo de hasta cinco años de la posibilidad de
obtener subvenciones, etc).
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Incumplimientos, reintegros y sanciones
Infracciones leves (art. 56 LGS):
• Presentación fuera de plazo de la justificación técnica o económica.
• Justificación económica inexta o incompleta.
•…
Sanciones por infracciones leves (art. 61 LGS):
• Multa de 75 a 900 €.
• Multa de 150 a 6.000 €
Infracciones graves (art. 57 LGS):
• Incumplir con la obligación de comunicar al órgano concedentes la obtención de
cualquier otra subvención para la misma finalidad.
• Incumplir las condiciones establecidas alterando sustancialmente los fines para los que
la subvención fue concedida.
• La falta de justificación del empleo dado a los fondos recibidos una vez transcurrido el
plazo establecido para su presentación.
•…
Sanciones por infracciones graves (art. 62 LGS):
• Multa pecuniaria proporcional del tanto al doble de la cantidad indebidamente obtenida,
aplicada o no justificada.
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Incumplimientos, reintegros y sanciones
Infracciones muy graves (art. 58 LGS):
• La obtención de una subvención falseando las condiciones requeridas para su
concesión u ocultando las que la hubiesen impedido o limitado.
• La no aplicación, en todo o en parte, de las cantidades recibidas a los fines para los que
la subvención fue concedida.
• La resistencia, excusa, obstrucción o negativa a las actuaciones de control.
• …
Sanciones por infracciones muy graves (art. 63 LGS):
• Multa pecuniaria proporcional del tanto del doble al triple de la cantidad
indebidamente obtenida, aplicada o no justificada.
Además, en caso de infracciones graves o muy graves se podrán imponer sanciones no pecuniarias:
a) Pérdida durante un plazo de hasta cinco años de la posibilidad de obtener subvenciones, ayudas
públicas y avales de las Administraciones públicas u otros entes públicos.
b) Pérdida durante un plazo de hasta cinco años de la posibilidad de actuar como entidad
colaboradora y
c) Prohibición durante un plazo de hasta cinco años para contratar con las Administraciones
públicas.
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