Implementación de un Sistema de Registro y Control de Inventario

Implementación de un Sistema de Registro y Control de Inventario para el
Almacén Acabados y Revestimientos 1A - sede Santa Lucia.
Diana, Linares Beltrán
Profesional en Relaciones Internacionales y Estudios Políticos, Analista de Crédito,
Hyundai Créditos – Hyundai Colombia Automotriz,
Bogotá, Colombia
[email protected]
RESUMEN
En la actualidad, la mayoría de las empresas y negocios independientemente del
nivel de sus ventas, cuentan con una herramienta tecnológica que soporte el
desarrollo normal de sus actividades ofreciendo facilidades de manejo de información
que sirve como soporte a la hora de tomar decisiones al interior de estas. Sin
embargo, en el establecimiento Acabados y Revestimientos 1A Sede Santa Lucia, no
se cuenta con ningún soporte tecnológico, a la fecha el manejo total del almacén se
realiza de forma manual lo que lo hace menos eficiente. Por esta razón, se realiza un
diagnóstico detallado de los procesos que requieren una mejora con el fin de
proponer un sistema de registro y control de inventario que optimice dichos procesos,
incremente las ventas y reduzca los costos de mantenimiento del establecimiento.
Palabras Clave: Manejo de Inventario, gestión de recursos, sistematización de
inventario, control de precios, Metodología IT, Visual Basic.
ABSTRACT
Currently, most companies and businesses regardless of the level of sales, have a
technological tool that supports the normal development of their activities by providing
information management tools that serves as a support for decision-making within of
these. However, the establishment Acabados y Revestimientos 1A location of Santa
Lucia, do not have any technological support, to date the total warehouse
management is done manually which makes it less efficient. For this reason, it is
performed a detailed analysis of the processes that require improvement in order to
propose a system for recording and inventory control to optimize these processes,
increase sales and reduce the maintenance costs of the location.
Key Words: Inventory Management, Resource Management, systematic inventory,
price controls, IT Metothology, Visual Basic.
INTRODUCCIÓN
El Almacén Acabados y Revestimientos 1A - sede Santa Lucia, es uno de los puntos
de mayor movimiento en ventas que tiene la marca, funciona desde hace 12 años y
se encuentra ubicado en un sector donde se promueve la demanda de todo tipo de
productos para remodelación y arreglo de áreas interiores y exteriores.
Durante este tiempo, el almacén ha adquirido reconocimiento entre los
consumidores, lo que le ha permitido crecer y posicionarse en el sector. Gracias a
esto, la sede se ha convertido en el principal distribuidor de la marca, lo que le ha
significado el establecerse en el mercado.
Sin embargo, se ha detectado una falla en el manejo de sus inventarios, puesto que
a la fecha no se ha implementado un sistema de registro y control de éstos, a pesar
de que con los años ha sido necesario ampliar el portafolio de productos, el cual no
cuenta con un sistema que permita un acceso y manejo organizado del inventario, lo
que se traduce en una falla de alto impacto porque se han detectado situaciones de
pérdida de material lo cual implica sobrecostos para la empresa.
Otra caso que se presenta, es el poco control que hay de los precios asignados a los
productos que se distribuyen. Lo anterior se evidencia especialmente al momento de
la venta, pues aunque el producto tiene un precio previamente establecido por el
administrador, el vendedor puede cambiarlo antes del cierre de compra. Esta
situación, se presenta principalmente por dos razones: la primera, para efectos de
cerrar el negocio (el vendedor flexibiliza el precio para que el cliente compre) y la
segunda, para suplir dinero que ha sido dejado de cobrar por descuido del mismo,
bien sea por omitir un cobro o por otorgar precios menores a los permitidos.
Otro aspecto importante que enfrenta el almacén es el manejo de cálculos diarios por
concepto de ventas. Debido a que no cuentan con un aplicativo o sistema que
registre cada salida de producto, este proceso se realiza en su totalidad de forma
manual, la cajera registra en una agenda cada venta que se efectúa, bien sea en
efectivo o con tarjeta de crédito y al finalizar cada jornada realiza un arqueo total
cruzando el dinero recaudado con el registro consignado en la agenda.
Este proceso es totalmente obsoleto y representa riesgos de pérdida de dinero e
inventario pues depende únicamente del control que la colaboradora tenga sobre
cada venta realizada en el día.
El almacén presenta un nivel de ventas constante y alto, lo que se refleja en el buen
flujo de clientes que pasa a diario por la sede y por el reconocimiento que tiene en el
sector, razón por la que se requiere aplicar cambios que mejoren la calidad del
servicio.
El hecho de no tener un sistema de registro le impide al negocio ejercer controles
sobre la rotación de inventarios, no permite identificar claramente las marcas y
productos que tienen mayor salida y dificulta la organización de los productos en las
bodegas de almacenamiento.
Si bien la relación con los proveedores es fuerte, un mejoramiento en el manejo del
inventario permitirá tener alertas constantes de los productos que se requiere solicitar
periódicamente, lo cual daría acceso a un proceso más eficiente para establecer
mayores estrategias con ellos.
La sistematización de los inventarios en el establecimiento busca mejorar su proceso
productivo y de comercialización, teniendo en cuenta que al gozar de una base
consolidada de los bienes y servicios que se prestan se puede direccionar, planear y
gestionar la empresa en vías de aumentar las utilidades a través de la disminución
de desperdicios e ineficiencia y efectividad en el trabajo. Por otra parte, se podrá
llevar un mejor control de los precios de venta, toda vez que no podrán ser
modificados al momento de la misma.
Dentro de las alternativas para llevar a cabo la implementación, se efectúa un
análisis detallado de los procesos realizados en el almacén con el fin de identificar
las fallas existentes. Una vez se tenga el diagnóstico, se define cual es el sistema
más eficiente, de fácil utilización y de menor costo para llevar de forma organizada su
implementación en el almacén.
Revisando las opciones de Software, se contempla la aplicación del modelo Visual
Basic teniendo en cuenta que es un esquema de fácil utilización, permite realizar
cálculos matemáticos, llevar bases de datos, generar gráficas y manejar hojas de
cálculo, lo que facilitará organizar el inventario y posteriormente llevará el control del
mismo una vez sea implementado. Para ello, básicamente se requiere la compra del
software, la instalación de la menos un (1) equipo de cómputo para el
almacenamiento de la información y la ejecución del programa.
Una vez detectados los aspectos a tratar, se debe establecer el tiempo necesario
para su implementación, contemplando el periodo que se requiere para el proceso
de inclusión del inventario total y la capacitación de los empleados para su manejo.
La gestión de proyectos a través de la metodología IT, permite identificar los
requisitos necesarios para establecer los objetivos claros y posibles a realizar dentro
del entorno a mejorar con el fin de optimizar un proceso en beneficio de una
empresa (siendo este el caso). Lo anterior, se logra mediante la aplicación e
integración de los procesos de gestión de proyectos de inicio, planificación,
ejecución, seguimiento y control, y cierre.
El alcance del estudio es de carácter exploratorio basándonos en la revisión de
literatura que abarque temas como administración y registro de inventarios,
programas de aplicación y casos de estudio que permitan dar claridad y encauzar el
objetivo principal que se encamina en la implementación de un sistema de registro y
control de inventario para el almacén.
1. ANTECEDENTES
La sede Acabados y Revestimientos 1A de Santa Lucia cuenta con una capacidad
instalada de 85 m2, distribuida en tres plantas, en la primera esta la recepción y
atención de clientes, se encuentra ubicado el Sistema Tintométrico encargado de la
preparación de colores y tonalidades a solicitud de los clientes, en la parte posterior
hay una zona de inventario al igual que en los pisos 2 y 3 donde está distribuido el
grueso del stock.
Dada la alta afluencia de clientes, la rotación del inventario se determina de acuerdo
a los productos de mayor distribución:
Tabla No. 1: Rotación inventario distribución alta
ROTACIÓN
2 veces /
semana
PRODUCTO
Graniplás
Estuco Plástico
Pasta Acrílica
CANTIDAD
800 Kilos
800 Kilos
800 kilos
Fuente: Cálculos del autor
Tabla No. 2: Rotación inventario distribución media
ROTACIÓN
cada 15
Días
PRODUCTO
Vinilo Tipo 1
Vinilo Tipo 2
Veneciano
Veneciano
Veneciano
Rodillos
Brochas
Espátulas
Cinta
Thinner
Varsol
CANTIDAD
150 canecas
150 galones
100 galones
20 Canecas
50 Canecas (media)
300 Unid
360 Unid
70 Unid
500 Unid
150 galones
50 galones
Fuente: Cálculos del autor
Es de mencionar que al momento de realizar la recolección de datos, la información
fue suministrada directamente por el administrador, quien es el encargado de realizar
la solicitud de los pedidos y que aunque tiene una visión general de lo que requiere la
tienda, se evidencia la necesidad de un sistema de registro del inventario que
permita conocer con detalle las insuficiencias del negocio contemplando situaciones
como vencimiento de los productos o pérdida de los mismos.
En cuanto a los proveedores, el almacén tiene 3 grandes distribuidores en materia de
pinturas, vinilos, acrílicos, venecianos y graniplás: se encuentran Pintuland,
Acabados y Decoraciones 1A y Acabados y Revestimientos 1A; todas empresas
nacionales. En referencia a las herramientas y demás artículos que se requieren para
el arreglo de exteriores e interiores, los suministros son cubiertos por las marcas
Goya, Máster y Distribuciones el AS Ltda.
Las ventas mensuales del almacén se determinan según el flujo de clientes, es decir,
para el primer día de la semana las ventas son notablemente mejores teniendo en
cuenta que los días Domingos solo funciona durante media jornada, razón por la que
los días Lunes se incrementa el número de compradores. Así mismo, el mes de
Noviembre es el de mayor número de ventas en el año y a partir del cual está
determinada la temporada alta (Octubre a Diciembre); contrario al mes de Febrero
que es donde se registra la menor cantidad de ventas anuales.
De acuerdo a la información proporcionada por el administrador, las ventas
mensuales de Acabados Y revestimientos 1A sede Santa Lucia para el 2013 en
temporada baja fueron en promedio de $66.944.000 y en temporada alta alcanzaron
$121.866.000.Así mismo informó que para el año 2013 las ventas anuales totales
fueron de $968.100.000.
La organización del personal en esta sede, está encabezada por un administrador
quien es la persona encargada de llevar el manejo de las cuentas del almacén
entregando reportes cada 15 días a la sede principal de las entradas y salidas de
dinero, es responsable del personal y está al tanto del flujo de mercancía que entra y
sale a diario, lo que le permite conocer de manera global las necesidades de la
tienda en materia de insumos y rotación de los productos. La cajera es la persona
encargada de recibir el pago y entregar el balance de ventas diario. En cuanto a los
operarios, hay 3 personas encargadas de la atención y asesoría a los clientes,
preparación y mezcla de colores y tonalidades, cargue y descargue de material para
la venta y mensualmente son quienes realizan el control del inventario de toda la
tienda.
Los costos mensuales de nómina están distribuidos así:
Tabla No.3: Costos de Nómina
EMPLEADO
Luis Prieto
Blanca Rincón
Nestor Beltrán
Angelica Rodriguez
Yeimy Corredor
Fuente: Cálculos del autor
CARGO
Administrador
Cajera
Operario 1
Operario 2
Operario 3
SALARIO
$
$
$
$
1,200,000
616,000
616,000
616,000
SUBSIDIO
ALIMENTACIÓN
$
$
47,551
$
47,551
$
47,551
$
47,551
BONIFICACIÓN
$
$
$
$
$
150,000
150,000
150,000
150,000
El horario de atención establecido es de 8:00 AM a 5 PM de lunes a sábado y los
domingos de 8:00 AM a 1:00 PM.
El establecimiento funciona desde el año 2002, ubicado en el barrio Santa Lucia de
Bogotá ofrece a los clientes un amplio portafolio de productos para la protección y
decoración de superficies interiores y exteriores.
2. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA IT PARA LA ORGANIZACIÓN DEL
INVENTARIO
La metodología IT permite organizar de manera sencilla y rápida la información de
una empresa ayudando a crear mejoras en la misma a través de la aplicación de
unos cambios en su forma actual de operar.
La tecnología de información (IT) es descrita por Cohen (2005) en Agüero
(2012)como todas las tecnologías que ayudan, habilitan y soportan el desarrollo,
construcción y operación de los sistemas de información. Estas tecnologías incluyen
cualquier hardware y software entre otros que conjuntamente forman la
infraestructura que permite a una empresa habilitar un sistema de información
totalmente funcional.
En la actualidad, la mayoría de las empresas, buscan contar con soportes
tecnológicos que ayuden de manera sencilla y efectiva a la organización de sus
actividades principales. De esta manera, pueden llevar un mayor control de su
participación en el mercado y así mismo, incrementar sus ventajas competitivas
estableciendo procesos operativos y de manejo de información que se convierten en
la base de sus negocios para aplicar cambios cuando se considere necesario.
El aporte de un sistema de información al interior de una empresa, permite
desarrollar habilidades y procedimientos más convenientes y estables en los
negocios, por lo que cada día esta estrategia de desarrollo ha ido creciendo y siendo
fuertemente implementada, puesto que permite la integración de todas las áreas que
componen el negocio. Para ello, como lo expone Agüero (2012), se requiere la
integración de servicios internos y externos pertenecientes a otras organizaciones
complementarias tales como proveedores, distribuidores o socios del negocio;
aumentando así, las oportunidades de mercado para la compañía.
En el caso de estudio, se presenta una gran falencia con relación a este tema debido
a que no cuenta con ningún soporte tecnológico que determine un flujo de
organización de la información que se maneja al interior del negocio. Esta situación,
lo enfrenta a un retraso importante con relación a la competencia, puesto que no
tiene como identificar de manera rápida dónde es necesario aplicar mejoras o
cambios en sus procedimientos que sirvan como alertas ante situaciones que
entorpezcan el normal funcionamiento del negocio.
A continuación se identificarán los principales aspectos que se deben tener en
cuenta para la aplicación de la metodología.
2.1 Técnicas y Herramientas
Para la revisión de la información se realiza una investigación de campo donde se
utilizan especialmente las fuentes de información primaria basada en la entrevista al
personal que labora en el negocio. Como fuentes secundarias, se realiza la revisión
de estudios que traten el manejo de sistemas de información y temas relacionados
con el control de los inventarios basados en artículos y documentos de Internet que
marquen las pautas que se deben seguir en el desarrollo de Proyectos.
2.2 Enfoque y Alcance
El estudio tiene un enfoque de carácter cualitativo donde se revisan los procesos que
actualmente se manejan al interior del negocio, detectando los aspectos que se
requiere mejorar y las fortalezas con las que cuenta para ello.
El alcance es de tipo exploratorio puesto que se está analizando específicamente la
situación actual del negocio desde el punto de vista de una falencia que se quiere
corregir con el fin de mejorar los procesos productivos del mismo y de esta manera
ser más competitivos en el mercado.
2.3 Desarrollo de la Metodología propuesta
2.3.1 Inicio
Se realiza un estudio de campo que permite identificar la situación actual del
negocio, conocer su funcionamiento de principio a fin y a partir de ahí se establece lo
que se necesita para su mejoramiento. En esta etapa se conoce en detalle el
desarrollo normal del negocio, su ubicación, como está organizado el personal,
cuáles son sus funciones, la infraestructura con la que cuenta el local, el manejo de
sus inventarios, la atención al cliente y las entradas y salidas de dinero.
2.3.2 Planeación
Una vez se tiene la visión general de cómo funciona el negocio, se establecen los
temas a tratar para su mejoramiento.
En este punto, se determinan tres aspectos principales a mejorar: la sistematización
del inventario que permita llevar un registro del mismo, establecer (de acuerdo al
mercado) el precio de los productos que se ofrecen y registrarlos en el sistema de
manera que no sean susceptibles fácilmente a cambios en el momento de la venta
por los operarios que atienden al público y por último, un sistema de control que
permita llevar adecuadamente los ingresos que se generen a diario por concepto de
las ventas realizadas en el establecimiento.
2.3.3 Ejecución y Control
Luego de identificar los aspectos a mejorar, se determina que la alternativa más
favorable es la implementación de un sistema que permita el registro de la totalidad
del inventario, pues con ello, se podrá unificar y organizar el mismo, al tiempo que
llevar el control de precios de los productos y el seguimiento de las ventas que se
realicen a diario en el local.
Se estudian dos opciones de software que más adelante se revisarán según sus
ventajas y desventajas y a partir de esta distinción se decidirá cuál es el programa
más adecuado para su implementación en el almacén.
Una vez determinado el programa se realiza la migración de todos los productos del
inventario a través de los códigos de barras que traigan de fábrica al programa
seleccionado.
Para ello, es necesario destinar dos jornadas completas para que el personal del
almacén participe de esta transición al tiempo que se capacite para el manejo del
nuevo programa por el cual se filtrarán todos los productos que ingresen o salgan del
inventario.
2.3.4. Cierre
Luego de la implementación del aplicativo, se establece un tiempo de prueba no
mayor a 30 días para detectar las falencias que pueda presentar el programa, el
tiempo de adaptación de los empleados al manejo del mismo y luego de su
socialización determinar los beneficios y puntos a mejorar que deja el nuevo sistema
y manejo de inventarios en el almacén.
3. IMPORTANCIA DEL MANEJO ADECUADO DE UN INVENTARIO
A continuación se resalta la importancia del control de los inventarios con el fin de
establecer el aporte y los beneficios que traerá la implementación de un sistema para
el manejo general del almacén.
Según lo define Zamarra (2012), Los inventarios representan bienes corporales
destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se
hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción
de otros que van a ser vendidos.
Cuando se tiene a cargo un negocio que maneja gran variedad de mercancía, es
necesario contar con un registro de lo que se tiene, lo que falta y los excedentes con
el fin de evitar retrasos o falta de los productos que puedan resultar en pérdidas de
capital para el negocio. De acuerdo a lo que menciona Ojeda (2012), la obtención de
utilidades obviamente proviene en gran parte de ventas, ya que éste es el motor de
la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, el área
de ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente no estará
satisfecho y la oportunidad de tener utilidades se disolverá. Entonces, sin inventarios,
simplemente no hay ventas.
El buen manejo que se le dé al inventario es un aspecto primordial en la
administración de una empresa sin importar que tan grande sea esta, para el caso
del Almacén Acabados y revestimientos 1A Sede Santa Lucia, este enfrenta el
problema de contar con un altísimo volumen de mercancía que está siendo
manejada de manera rudimentaria desde la creación de este punto, por lo que a la
fecha no se ha creado ningún sistema alternativo que permita un control más efectivo
de los productos que entran y salen según su demanda.
Teniendo en cuenta que este control radica básicamente en las revisiones periódicas
realizadas por el administrador del establecimiento, se corre el riesgo de que en su
ausencia el almacén enfrente una situación de retraso y desorden en su normal
funcionamiento.
Como se mencionaba en el numeral 2 de Antecedentes, el establecimiento tiene dos
tipos de rotación: Alta y Media lo que significa que cuenta con un buen movimiento
en ventas, sin embargo es necesario revisar los procesos para dichas rotaciones con
el fin de crear un procedimiento estándar que sea de conocimiento para todo el
personal y que marque la pauta para el mejoramiento del inventario de manera que
sea claro y de fácil aplicación.
En cuanto al manejo de los precios, el registro de todos los productos que
comercializa el almacén en un sistema favorece otro aspecto importante que
actualmente presenta falencias; se trata del control de los precios asignados a los
productos que se distribuyen en el almacén, pues debido a que el proceso es
netamente manual, los vendedores pueden modificar el precio final de un producto
(aumento o disminución), lo que genera pérdidas de dinero y puede afectar
negativamente la imagen del negocio frente a sus clientes.
Adicionalmente, no se puede desconocer que el desorden de un inventario genera
situaciones graves como el robo continuado de productos por parte de los
empleados, baja calidad de los mismos dada su caducidad y el desconocimiento de
lo que se tiene en existencias lo que puede provocar comprar de más o no contar
con productos que tengan alta demanda y su pedido sea insuficiente según la
necesidad de los clientes.
Con la implementación de un sistema de registro y control de inventarios se
establece un filtro único que desde la planeación identifica beneficios importantes
como la venta de productos en condiciones óptimas, el control de los precios y los
costos de los productos.
Al controlar el inventario se crea un historial con la información precisa para el
aprovisionamiento de los productos sin excesos ni faltantes y así se puede identificar
claramente las existencias de la mercancía dependiendo de la época del año
teniendo en cuenta las temporadas altas y bajas del negocio.
Este sistema también hace frente a la necesidad de llevar un control diario de las
entradas de dinero por concepto de ventas lo cual se puede establecer gracias al
registro de ventas a diario que se genera con el descargue de cada código que se
venda en el almacén bien sea por unidad o por cantidades. Este registro permite
conocer la cantidad vendida, el monto total de ventas por día (o por diferentes
periodos en el año), y detectar los productos de mayor demanda. Así mismo, puede
diferenciar entre las ventas generadas en efectivo y las que se realizan a través de
medios electrónicos generando reporte de los montos de cada uno por día.
El manejo eficiente y eficaz del inventario permitirá que el punto de venta mejore sus
procesos productivos, los haga más efectivos y con mayor exactitud evitando fugas
de dinero o pérdidas de productos, lo que a largo plazo se traducirá en un ahorro
representativo de los costos de mantenimiento del almacén.
4. REVISIÓN DE LAS ALTERNATIVAS PARA LA ELECCIÓN DEL SOFTWARE
Teniendo en cuenta el tamaño del negocio y la infraestructura con la que cuenta se
contemplan dos posibles alternativas de programa para la sistematización del
inventario.
A continuación se revisan las ventajas y desventaja de cada uno con relación a las
necesidades que se quieren cubrir en el establecimiento.
Tabla No. 4: Ventajas y Desventajas de Java y Visual Basic
VENTAJAS
Herramienta libre de licencias
Es respaldado por un gran número
de porveedores
JAVA
Se puede acceder a bases de
datos facilmente
Es sencillo de programar
Tiene barreras de seguridad en el
lenguaje y en el sistema de
ejecución de tiempo real
Es un lenguaje simple, por lo tanto
es fácil de aprender
Lenguaje compatible con
Microsoft office.
Es un lenguaje RAD centrado en
conseguir en el menor tiempo
posible los resultados que se desea
VISUAL BASIC obtener.
DESVENTAJAS
Los programas hechos en Java
normalmente tienden a ser muy
lentos
Por ser un lenguaje de programación
no es de fácil aprendizaje
Para manejo a bajo nivel deben
usarse métodos nativos, lo que limita
la portabilidad.
Algunas herramientas tienen un
costo adicional
En sistemas no tan complejos puede
generar errores
Solo Microsoft puede decidir la
evolución de este lenguaje
Solo genera ejecutables para
Windows
No es adecuado para aplicaciones
grandes, como por ejemplo:
multimedia, oficina, videojuegos,
editores gráficos, etc.
Permite usar con suma facilidad la
plataforma de los sistemas
Windows.
No incluye operadores a nivel de bits
(es la unidad mínima de información
empleada en informática)
El código en Visual Basic es
fácilmente migrable a otros
lenguajes.
Solo existe un compilador, llamado
igual que el lenguaje.
Fuente: Fundamento de Programación en Java
Ventajas y Desventajas de Visual Basic – Garpetta.com
Una vez analizadas las dos alternativas de programación y teniendo en cuenta que
debe ser un sistema amigable debido que es la primera vez que se implementa un
sistema de información en el almacén, se requiere que sea una herramienta de fácil
utilización, accesos simples y que opere de manera rápida.
Debido a que Visual Basic es un programa más familiarizado con el lenguaje de
Microsoft y de fácil aplicación para el manejo de la base de datos que se va a crear
con la inclusión de todos los códigos de productos que se distribuyen en el Almacén,
se ha determinado que es el software más favorable para la implementación del
sistema de registro y control del inventario.
5. ANÁLISIS DE LOS BENEFICIOS
Luego de revisar todos los aspectos que se requieren para la implementación de un
sistema de información, se resaltan los beneficios que puede aportar al
funcionamiento del Almacén, pues aunque los datos recolectados informan que éste
goza de buena acogida y reconocimiento de los clientes, se pudo establecer que
enfrenta varios problemas que pueden ser resueltos progresivamente con ayuda de
un sistema de información.
Dentro de los beneficios que se pueden alcanzar está principalmente la organización
y clasificación de todos los productos que se distribuyen en el almacén, lo que
permite tener a la mano la información más detallada de su movimiento diario y
mensual permitiendo así tener un mayor control de éste.
Con la sistematización del inventario se puede acceder a reportes periódicos que
informen acerca de los productos con mayor salida, los que tiene menor movimiento
y a partir de esto, establecer un control de costos de acuerdo a las necesidades de
almacén.
Partiendo de los informes que se obtienen, el almacén puede realizar la planeación
efectiva de las compras que se deben realizar para el aprovisionamiento evitando
falencias como la compra de excesos de producto o faltantes del mismo según la
época del año en que se encuentre. Así mismo, puede calcular previamente que
tanto se debe comprar de cada producto del inventario al menos cada tres meses y
con ello, puede buscar mejoras en sus costos al realizar acuerdos previos con los
proveedores para cantidades determinadas de material para la venta.
Se puede mantener un stock de productos en condiciones adecuadas para la venta,
ya que será posible acceder a la información de caducidad de éstos impulsando la
salida de los que pueden ser susceptibles al vencimiento o a su deterioren un lapso
de tiempo determinado según el fabricante.
Al contar con un sistema de registro el riesgo de sufrir robos por parte de los
empleados se reduce notablemente, puesto que al tener un control sistematizado de
la entrada y salida de mercancía es posible detectar las pérdidas con mayor
frecuencia y así establecer mecanismos de prevención como sanciones o despidos
según sea la gravedad de lo que se descubra.
Los empleados se verán limitados para modificar los cambios de precio de la
mercancía, debido a que una vez asignado el precio de venta de cada producto y
registrado en el aplicativo, se verán en la necesidad de acogerse a éste para evitar
diferencias al final de cada jornada entre lo que se ha vendido y lo que se registra en
el sistema. Estos cambios podrán realizarse solamente con la autorización del
administrador del establecimiento.
Otro de los importantes beneficios que se pueden adquirir con la implementación del
sistema es el control diario de las entradas de dinero por concepto de ventas, pues
permite de manera sistemática conocer el monto total o parcial de lo que se ha
vendido a diario en cualquier momento del día y realizar con base en esta
información arqueos parciales del dinero para detectar pérdidas o descuadres de
dinero. Por otra parte, también será posible contar con reportes constantes de ventas
y así juzgar cual es la situación actual del mercado y realizar una proyección del
mismo de acuerdo al volumen de ventas en cada época del año.
Se podrá contar con una base de datos muy completa que será alimentada cada vez
que ingrese o salga un producto del inventario, esto favorecerá notablemente el
funcionamiento del almacén cubriendo grandes falencias que se traducen en un
ahorro en los costos de funcionamiento del establecimiento.
La sistematización del almacén lo hará más competitivo y le permitirá tener mayores
herramientas para crear estrategias de venta e impulsar los diferentes productos que
se distribuyen según sea la necesidad de los clientes, lo que mejorará aún más su
imagen y posicionamiento en el sector.
6. CONCLUSIONES
Cualquier negocio independientemente del nivel de sus ventas, debe llevar un
inventario de manera organizada, pues de su correcto manejo depende en gran
medida la buena administración de los recursos con que cuente para su manejo y
mantenimiento.
Contar con un inventario organizado permite que el personal tenga una guía y mayor
identificación de los productos de manera que pueda ofrecer las mejores alternativas
de productos a los clientes según la necesidad que estos tengan al momento de la
compra.
El almacén puede mejorar los procesos productivos, reorganizar la distribución de
sus espacios y establecer procedimientos claros y más efectivos para los empleados
a partir de sistematización del inventario.
Un establecimiento como el que fue objeto de estudio, que cuenta con un gran
número de productos para la venta no puede ignorar la necesidad de instaurar
herramientas de sistemas de información que coadyuven a los procesos productivos
y de distribución que se adelantan a diario puesto que a hoy están presentando un
retraso significativo con relación a la competencia, principalmente por la falta de
actualización en el manejo de los procedimientos que se llevan a cabo en el
almacén.
La aplicación de un sistema de información que permita una organización tecnológica
al interior de una compañía, permite ampliar los alcances del negocio ofreciendo
oportunidades de mejora que favorecerán los procesos de la compañía lo que se
verá traducido en mayores ganancias.
La implementación de este sistema permitirá unificar los procesos de manera que
sean de fácil adaptación a cambios de administración, porque la información
detallada del manejo del establecimiento estará consignada de forma organizada, de
manera que se puedan ubicar fácilmente datos por producto, por fecha de ingreso al
inventario, conocer los detalles de lo más vendido y lo que tiene menor acogida. Así
mismo, la base de datos permitirá acceder a diferentes informes del estado del
negocio en cuanto a cantidad de productos como a los niveles de venta de acuerdo a
los diferentes periodos y épocas del año.
La aplicación de una metodología basada en los sistemas de información es la
alternativa más favorable para atender las necesidades que requiere el almacén de
acuerdo con el tipo de negocio que se desarrolla en él, puesto que establece un
orden claro y específico para la administración de los productos y servicios que
ofrece el establecimiento.
AGRADECIMIENTOS
El presente estudio se realizó basado en la información suministrada por el Almacén
Acabados y Revestimientos 1A Sede Santa Lucia, quienes permitieron efectuar la
investigación y revisión de todos sus procesos.
Al docente Fernando Ortiz por su asesoría y revisión para la realización de este
documento.
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