Implementación de un Sistema de Registro y Control de Inventario para el Almacén Acabados y Revestimientos 1A - sede Santa Lucia. Diana, Linares Beltrán Profesional en Relaciones Internacionales y Estudios Políticos, Analista de Crédito, Hyundai Créditos – Hyundai Colombia Automotriz, Bogotá, Colombia [email protected] RESUMEN En la actualidad, la mayoría de las empresas y negocios independientemente del nivel de sus ventas, cuentan con una herramienta tecnológica que soporte el desarrollo normal de sus actividades ofreciendo facilidades de manejo de información que sirve como soporte a la hora de tomar decisiones al interior de estas. Sin embargo, en el establecimiento Acabados y Revestimientos 1A Sede Santa Lucia, no se cuenta con ningún soporte tecnológico, a la fecha el manejo total del almacén se realiza de forma manual lo que lo hace menos eficiente. Por esta razón, se realiza un diagnóstico detallado de los procesos que requieren una mejora con el fin de proponer un sistema de registro y control de inventario que optimice dichos procesos, incremente las ventas y reduzca los costos de mantenimiento del establecimiento. Palabras Clave: Manejo de Inventario, gestión de recursos, sistematización de inventario, control de precios, Metodología IT, Visual Basic. ABSTRACT Currently, most companies and businesses regardless of the level of sales, have a technological tool that supports the normal development of their activities by providing information management tools that serves as a support for decision-making within of these. However, the establishment Acabados y Revestimientos 1A location of Santa Lucia, do not have any technological support, to date the total warehouse management is done manually which makes it less efficient. For this reason, it is performed a detailed analysis of the processes that require improvement in order to propose a system for recording and inventory control to optimize these processes, increase sales and reduce the maintenance costs of the location. Key Words: Inventory Management, Resource Management, systematic inventory, price controls, IT Metothology, Visual Basic. INTRODUCCIÓN El Almacén Acabados y Revestimientos 1A - sede Santa Lucia, es uno de los puntos de mayor movimiento en ventas que tiene la marca, funciona desde hace 12 años y se encuentra ubicado en un sector donde se promueve la demanda de todo tipo de productos para remodelación y arreglo de áreas interiores y exteriores. Durante este tiempo, el almacén ha adquirido reconocimiento entre los consumidores, lo que le ha permitido crecer y posicionarse en el sector. Gracias a esto, la sede se ha convertido en el principal distribuidor de la marca, lo que le ha significado el establecerse en el mercado. Sin embargo, se ha detectado una falla en el manejo de sus inventarios, puesto que a la fecha no se ha implementado un sistema de registro y control de éstos, a pesar de que con los años ha sido necesario ampliar el portafolio de productos, el cual no cuenta con un sistema que permita un acceso y manejo organizado del inventario, lo que se traduce en una falla de alto impacto porque se han detectado situaciones de pérdida de material lo cual implica sobrecostos para la empresa. Otra caso que se presenta, es el poco control que hay de los precios asignados a los productos que se distribuyen. Lo anterior se evidencia especialmente al momento de la venta, pues aunque el producto tiene un precio previamente establecido por el administrador, el vendedor puede cambiarlo antes del cierre de compra. Esta situación, se presenta principalmente por dos razones: la primera, para efectos de cerrar el negocio (el vendedor flexibiliza el precio para que el cliente compre) y la segunda, para suplir dinero que ha sido dejado de cobrar por descuido del mismo, bien sea por omitir un cobro o por otorgar precios menores a los permitidos. Otro aspecto importante que enfrenta el almacén es el manejo de cálculos diarios por concepto de ventas. Debido a que no cuentan con un aplicativo o sistema que registre cada salida de producto, este proceso se realiza en su totalidad de forma manual, la cajera registra en una agenda cada venta que se efectúa, bien sea en efectivo o con tarjeta de crédito y al finalizar cada jornada realiza un arqueo total cruzando el dinero recaudado con el registro consignado en la agenda. Este proceso es totalmente obsoleto y representa riesgos de pérdida de dinero e inventario pues depende únicamente del control que la colaboradora tenga sobre cada venta realizada en el día. El almacén presenta un nivel de ventas constante y alto, lo que se refleja en el buen flujo de clientes que pasa a diario por la sede y por el reconocimiento que tiene en el sector, razón por la que se requiere aplicar cambios que mejoren la calidad del servicio. El hecho de no tener un sistema de registro le impide al negocio ejercer controles sobre la rotación de inventarios, no permite identificar claramente las marcas y productos que tienen mayor salida y dificulta la organización de los productos en las bodegas de almacenamiento. Si bien la relación con los proveedores es fuerte, un mejoramiento en el manejo del inventario permitirá tener alertas constantes de los productos que se requiere solicitar periódicamente, lo cual daría acceso a un proceso más eficiente para establecer mayores estrategias con ellos. La sistematización de los inventarios en el establecimiento busca mejorar su proceso productivo y de comercialización, teniendo en cuenta que al gozar de una base consolidada de los bienes y servicios que se prestan se puede direccionar, planear y gestionar la empresa en vías de aumentar las utilidades a través de la disminución de desperdicios e ineficiencia y efectividad en el trabajo. Por otra parte, se podrá llevar un mejor control de los precios de venta, toda vez que no podrán ser modificados al momento de la misma. Dentro de las alternativas para llevar a cabo la implementación, se efectúa un análisis detallado de los procesos realizados en el almacén con el fin de identificar las fallas existentes. Una vez se tenga el diagnóstico, se define cual es el sistema más eficiente, de fácil utilización y de menor costo para llevar de forma organizada su implementación en el almacén. Revisando las opciones de Software, se contempla la aplicación del modelo Visual Basic teniendo en cuenta que es un esquema de fácil utilización, permite realizar cálculos matemáticos, llevar bases de datos, generar gráficas y manejar hojas de cálculo, lo que facilitará organizar el inventario y posteriormente llevará el control del mismo una vez sea implementado. Para ello, básicamente se requiere la compra del software, la instalación de la menos un (1) equipo de cómputo para el almacenamiento de la información y la ejecución del programa. Una vez detectados los aspectos a tratar, se debe establecer el tiempo necesario para su implementación, contemplando el periodo que se requiere para el proceso de inclusión del inventario total y la capacitación de los empleados para su manejo. La gestión de proyectos a través de la metodología IT, permite identificar los requisitos necesarios para establecer los objetivos claros y posibles a realizar dentro del entorno a mejorar con el fin de optimizar un proceso en beneficio de una empresa (siendo este el caso). Lo anterior, se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de gestión de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. El alcance del estudio es de carácter exploratorio basándonos en la revisión de literatura que abarque temas como administración y registro de inventarios, programas de aplicación y casos de estudio que permitan dar claridad y encauzar el objetivo principal que se encamina en la implementación de un sistema de registro y control de inventario para el almacén. 1. ANTECEDENTES La sede Acabados y Revestimientos 1A de Santa Lucia cuenta con una capacidad instalada de 85 m2, distribuida en tres plantas, en la primera esta la recepción y atención de clientes, se encuentra ubicado el Sistema Tintométrico encargado de la preparación de colores y tonalidades a solicitud de los clientes, en la parte posterior hay una zona de inventario al igual que en los pisos 2 y 3 donde está distribuido el grueso del stock. Dada la alta afluencia de clientes, la rotación del inventario se determina de acuerdo a los productos de mayor distribución: Tabla No. 1: Rotación inventario distribución alta ROTACIÓN 2 veces / semana PRODUCTO Graniplás Estuco Plástico Pasta Acrílica CANTIDAD 800 Kilos 800 Kilos 800 kilos Fuente: Cálculos del autor Tabla No. 2: Rotación inventario distribución media ROTACIÓN cada 15 Días PRODUCTO Vinilo Tipo 1 Vinilo Tipo 2 Veneciano Veneciano Veneciano Rodillos Brochas Espátulas Cinta Thinner Varsol CANTIDAD 150 canecas 150 galones 100 galones 20 Canecas 50 Canecas (media) 300 Unid 360 Unid 70 Unid 500 Unid 150 galones 50 galones Fuente: Cálculos del autor Es de mencionar que al momento de realizar la recolección de datos, la información fue suministrada directamente por el administrador, quien es el encargado de realizar la solicitud de los pedidos y que aunque tiene una visión general de lo que requiere la tienda, se evidencia la necesidad de un sistema de registro del inventario que permita conocer con detalle las insuficiencias del negocio contemplando situaciones como vencimiento de los productos o pérdida de los mismos. En cuanto a los proveedores, el almacén tiene 3 grandes distribuidores en materia de pinturas, vinilos, acrílicos, venecianos y graniplás: se encuentran Pintuland, Acabados y Decoraciones 1A y Acabados y Revestimientos 1A; todas empresas nacionales. En referencia a las herramientas y demás artículos que se requieren para el arreglo de exteriores e interiores, los suministros son cubiertos por las marcas Goya, Máster y Distribuciones el AS Ltda. Las ventas mensuales del almacén se determinan según el flujo de clientes, es decir, para el primer día de la semana las ventas son notablemente mejores teniendo en cuenta que los días Domingos solo funciona durante media jornada, razón por la que los días Lunes se incrementa el número de compradores. Así mismo, el mes de Noviembre es el de mayor número de ventas en el año y a partir del cual está determinada la temporada alta (Octubre a Diciembre); contrario al mes de Febrero que es donde se registra la menor cantidad de ventas anuales. De acuerdo a la información proporcionada por el administrador, las ventas mensuales de Acabados Y revestimientos 1A sede Santa Lucia para el 2013 en temporada baja fueron en promedio de $66.944.000 y en temporada alta alcanzaron $121.866.000.Así mismo informó que para el año 2013 las ventas anuales totales fueron de $968.100.000. La organización del personal en esta sede, está encabezada por un administrador quien es la persona encargada de llevar el manejo de las cuentas del almacén entregando reportes cada 15 días a la sede principal de las entradas y salidas de dinero, es responsable del personal y está al tanto del flujo de mercancía que entra y sale a diario, lo que le permite conocer de manera global las necesidades de la tienda en materia de insumos y rotación de los productos. La cajera es la persona encargada de recibir el pago y entregar el balance de ventas diario. En cuanto a los operarios, hay 3 personas encargadas de la atención y asesoría a los clientes, preparación y mezcla de colores y tonalidades, cargue y descargue de material para la venta y mensualmente son quienes realizan el control del inventario de toda la tienda. Los costos mensuales de nómina están distribuidos así: Tabla No.3: Costos de Nómina EMPLEADO Luis Prieto Blanca Rincón Nestor Beltrán Angelica Rodriguez Yeimy Corredor Fuente: Cálculos del autor CARGO Administrador Cajera Operario 1 Operario 2 Operario 3 SALARIO $ $ $ $ 1,200,000 616,000 616,000 616,000 SUBSIDIO ALIMENTACIÓN $ $ 47,551 $ 47,551 $ 47,551 $ 47,551 BONIFICACIÓN $ $ $ $ $ 150,000 150,000 150,000 150,000 El horario de atención establecido es de 8:00 AM a 5 PM de lunes a sábado y los domingos de 8:00 AM a 1:00 PM. El establecimiento funciona desde el año 2002, ubicado en el barrio Santa Lucia de Bogotá ofrece a los clientes un amplio portafolio de productos para la protección y decoración de superficies interiores y exteriores. 2. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA IT PARA LA ORGANIZACIÓN DEL INVENTARIO La metodología IT permite organizar de manera sencilla y rápida la información de una empresa ayudando a crear mejoras en la misma a través de la aplicación de unos cambios en su forma actual de operar. La tecnología de información (IT) es descrita por Cohen (2005) en Agüero (2012)como todas las tecnologías que ayudan, habilitan y soportan el desarrollo, construcción y operación de los sistemas de información. Estas tecnologías incluyen cualquier hardware y software entre otros que conjuntamente forman la infraestructura que permite a una empresa habilitar un sistema de información totalmente funcional. En la actualidad, la mayoría de las empresas, buscan contar con soportes tecnológicos que ayuden de manera sencilla y efectiva a la organización de sus actividades principales. De esta manera, pueden llevar un mayor control de su participación en el mercado y así mismo, incrementar sus ventajas competitivas estableciendo procesos operativos y de manejo de información que se convierten en la base de sus negocios para aplicar cambios cuando se considere necesario. El aporte de un sistema de información al interior de una empresa, permite desarrollar habilidades y procedimientos más convenientes y estables en los negocios, por lo que cada día esta estrategia de desarrollo ha ido creciendo y siendo fuertemente implementada, puesto que permite la integración de todas las áreas que componen el negocio. Para ello, como lo expone Agüero (2012), se requiere la integración de servicios internos y externos pertenecientes a otras organizaciones complementarias tales como proveedores, distribuidores o socios del negocio; aumentando así, las oportunidades de mercado para la compañía. En el caso de estudio, se presenta una gran falencia con relación a este tema debido a que no cuenta con ningún soporte tecnológico que determine un flujo de organización de la información que se maneja al interior del negocio. Esta situación, lo enfrenta a un retraso importante con relación a la competencia, puesto que no tiene como identificar de manera rápida dónde es necesario aplicar mejoras o cambios en sus procedimientos que sirvan como alertas ante situaciones que entorpezcan el normal funcionamiento del negocio. A continuación se identificarán los principales aspectos que se deben tener en cuenta para la aplicación de la metodología. 2.1 Técnicas y Herramientas Para la revisión de la información se realiza una investigación de campo donde se utilizan especialmente las fuentes de información primaria basada en la entrevista al personal que labora en el negocio. Como fuentes secundarias, se realiza la revisión de estudios que traten el manejo de sistemas de información y temas relacionados con el control de los inventarios basados en artículos y documentos de Internet que marquen las pautas que se deben seguir en el desarrollo de Proyectos. 2.2 Enfoque y Alcance El estudio tiene un enfoque de carácter cualitativo donde se revisan los procesos que actualmente se manejan al interior del negocio, detectando los aspectos que se requiere mejorar y las fortalezas con las que cuenta para ello. El alcance es de tipo exploratorio puesto que se está analizando específicamente la situación actual del negocio desde el punto de vista de una falencia que se quiere corregir con el fin de mejorar los procesos productivos del mismo y de esta manera ser más competitivos en el mercado. 2.3 Desarrollo de la Metodología propuesta 2.3.1 Inicio Se realiza un estudio de campo que permite identificar la situación actual del negocio, conocer su funcionamiento de principio a fin y a partir de ahí se establece lo que se necesita para su mejoramiento. En esta etapa se conoce en detalle el desarrollo normal del negocio, su ubicación, como está organizado el personal, cuáles son sus funciones, la infraestructura con la que cuenta el local, el manejo de sus inventarios, la atención al cliente y las entradas y salidas de dinero. 2.3.2 Planeación Una vez se tiene la visión general de cómo funciona el negocio, se establecen los temas a tratar para su mejoramiento. En este punto, se determinan tres aspectos principales a mejorar: la sistematización del inventario que permita llevar un registro del mismo, establecer (de acuerdo al mercado) el precio de los productos que se ofrecen y registrarlos en el sistema de manera que no sean susceptibles fácilmente a cambios en el momento de la venta por los operarios que atienden al público y por último, un sistema de control que permita llevar adecuadamente los ingresos que se generen a diario por concepto de las ventas realizadas en el establecimiento. 2.3.3 Ejecución y Control Luego de identificar los aspectos a mejorar, se determina que la alternativa más favorable es la implementación de un sistema que permita el registro de la totalidad del inventario, pues con ello, se podrá unificar y organizar el mismo, al tiempo que llevar el control de precios de los productos y el seguimiento de las ventas que se realicen a diario en el local. Se estudian dos opciones de software que más adelante se revisarán según sus ventajas y desventajas y a partir de esta distinción se decidirá cuál es el programa más adecuado para su implementación en el almacén. Una vez determinado el programa se realiza la migración de todos los productos del inventario a través de los códigos de barras que traigan de fábrica al programa seleccionado. Para ello, es necesario destinar dos jornadas completas para que el personal del almacén participe de esta transición al tiempo que se capacite para el manejo del nuevo programa por el cual se filtrarán todos los productos que ingresen o salgan del inventario. 2.3.4. Cierre Luego de la implementación del aplicativo, se establece un tiempo de prueba no mayor a 30 días para detectar las falencias que pueda presentar el programa, el tiempo de adaptación de los empleados al manejo del mismo y luego de su socialización determinar los beneficios y puntos a mejorar que deja el nuevo sistema y manejo de inventarios en el almacén. 3. IMPORTANCIA DEL MANEJO ADECUADO DE UN INVENTARIO A continuación se resalta la importancia del control de los inventarios con el fin de establecer el aporte y los beneficios que traerá la implementación de un sistema para el manejo general del almacén. Según lo define Zamarra (2012), Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos. Cuando se tiene a cargo un negocio que maneja gran variedad de mercancía, es necesario contar con un registro de lo que se tiene, lo que falta y los excedentes con el fin de evitar retrasos o falta de los productos que puedan resultar en pérdidas de capital para el negocio. De acuerdo a lo que menciona Ojeda (2012), la obtención de utilidades obviamente proviene en gran parte de ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, el área de ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente no estará satisfecho y la oportunidad de tener utilidades se disolverá. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas. El buen manejo que se le dé al inventario es un aspecto primordial en la administración de una empresa sin importar que tan grande sea esta, para el caso del Almacén Acabados y revestimientos 1A Sede Santa Lucia, este enfrenta el problema de contar con un altísimo volumen de mercancía que está siendo manejada de manera rudimentaria desde la creación de este punto, por lo que a la fecha no se ha creado ningún sistema alternativo que permita un control más efectivo de los productos que entran y salen según su demanda. Teniendo en cuenta que este control radica básicamente en las revisiones periódicas realizadas por el administrador del establecimiento, se corre el riesgo de que en su ausencia el almacén enfrente una situación de retraso y desorden en su normal funcionamiento. Como se mencionaba en el numeral 2 de Antecedentes, el establecimiento tiene dos tipos de rotación: Alta y Media lo que significa que cuenta con un buen movimiento en ventas, sin embargo es necesario revisar los procesos para dichas rotaciones con el fin de crear un procedimiento estándar que sea de conocimiento para todo el personal y que marque la pauta para el mejoramiento del inventario de manera que sea claro y de fácil aplicación. En cuanto al manejo de los precios, el registro de todos los productos que comercializa el almacén en un sistema favorece otro aspecto importante que actualmente presenta falencias; se trata del control de los precios asignados a los productos que se distribuyen en el almacén, pues debido a que el proceso es netamente manual, los vendedores pueden modificar el precio final de un producto (aumento o disminución), lo que genera pérdidas de dinero y puede afectar negativamente la imagen del negocio frente a sus clientes. Adicionalmente, no se puede desconocer que el desorden de un inventario genera situaciones graves como el robo continuado de productos por parte de los empleados, baja calidad de los mismos dada su caducidad y el desconocimiento de lo que se tiene en existencias lo que puede provocar comprar de más o no contar con productos que tengan alta demanda y su pedido sea insuficiente según la necesidad de los clientes. Con la implementación de un sistema de registro y control de inventarios se establece un filtro único que desde la planeación identifica beneficios importantes como la venta de productos en condiciones óptimas, el control de los precios y los costos de los productos. Al controlar el inventario se crea un historial con la información precisa para el aprovisionamiento de los productos sin excesos ni faltantes y así se puede identificar claramente las existencias de la mercancía dependiendo de la época del año teniendo en cuenta las temporadas altas y bajas del negocio. Este sistema también hace frente a la necesidad de llevar un control diario de las entradas de dinero por concepto de ventas lo cual se puede establecer gracias al registro de ventas a diario que se genera con el descargue de cada código que se venda en el almacén bien sea por unidad o por cantidades. Este registro permite conocer la cantidad vendida, el monto total de ventas por día (o por diferentes periodos en el año), y detectar los productos de mayor demanda. Así mismo, puede diferenciar entre las ventas generadas en efectivo y las que se realizan a través de medios electrónicos generando reporte de los montos de cada uno por día. El manejo eficiente y eficaz del inventario permitirá que el punto de venta mejore sus procesos productivos, los haga más efectivos y con mayor exactitud evitando fugas de dinero o pérdidas de productos, lo que a largo plazo se traducirá en un ahorro representativo de los costos de mantenimiento del almacén. 4. REVISIÓN DE LAS ALTERNATIVAS PARA LA ELECCIÓN DEL SOFTWARE Teniendo en cuenta el tamaño del negocio y la infraestructura con la que cuenta se contemplan dos posibles alternativas de programa para la sistematización del inventario. A continuación se revisan las ventajas y desventaja de cada uno con relación a las necesidades que se quieren cubrir en el establecimiento. Tabla No. 4: Ventajas y Desventajas de Java y Visual Basic VENTAJAS Herramienta libre de licencias Es respaldado por un gran número de porveedores JAVA Se puede acceder a bases de datos facilmente Es sencillo de programar Tiene barreras de seguridad en el lenguaje y en el sistema de ejecución de tiempo real Es un lenguaje simple, por lo tanto es fácil de aprender Lenguaje compatible con Microsoft office. Es un lenguaje RAD centrado en conseguir en el menor tiempo posible los resultados que se desea VISUAL BASIC obtener. DESVENTAJAS Los programas hechos en Java normalmente tienden a ser muy lentos Por ser un lenguaje de programación no es de fácil aprendizaje Para manejo a bajo nivel deben usarse métodos nativos, lo que limita la portabilidad. Algunas herramientas tienen un costo adicional En sistemas no tan complejos puede generar errores Solo Microsoft puede decidir la evolución de este lenguaje Solo genera ejecutables para Windows No es adecuado para aplicaciones grandes, como por ejemplo: multimedia, oficina, videojuegos, editores gráficos, etc. Permite usar con suma facilidad la plataforma de los sistemas Windows. No incluye operadores a nivel de bits (es la unidad mínima de información empleada en informática) El código en Visual Basic es fácilmente migrable a otros lenguajes. Solo existe un compilador, llamado igual que el lenguaje. Fuente: Fundamento de Programación en Java Ventajas y Desventajas de Visual Basic – Garpetta.com Una vez analizadas las dos alternativas de programación y teniendo en cuenta que debe ser un sistema amigable debido que es la primera vez que se implementa un sistema de información en el almacén, se requiere que sea una herramienta de fácil utilización, accesos simples y que opere de manera rápida. Debido a que Visual Basic es un programa más familiarizado con el lenguaje de Microsoft y de fácil aplicación para el manejo de la base de datos que se va a crear con la inclusión de todos los códigos de productos que se distribuyen en el Almacén, se ha determinado que es el software más favorable para la implementación del sistema de registro y control del inventario. 5. ANÁLISIS DE LOS BENEFICIOS Luego de revisar todos los aspectos que se requieren para la implementación de un sistema de información, se resaltan los beneficios que puede aportar al funcionamiento del Almacén, pues aunque los datos recolectados informan que éste goza de buena acogida y reconocimiento de los clientes, se pudo establecer que enfrenta varios problemas que pueden ser resueltos progresivamente con ayuda de un sistema de información. Dentro de los beneficios que se pueden alcanzar está principalmente la organización y clasificación de todos los productos que se distribuyen en el almacén, lo que permite tener a la mano la información más detallada de su movimiento diario y mensual permitiendo así tener un mayor control de éste. Con la sistematización del inventario se puede acceder a reportes periódicos que informen acerca de los productos con mayor salida, los que tiene menor movimiento y a partir de esto, establecer un control de costos de acuerdo a las necesidades de almacén. Partiendo de los informes que se obtienen, el almacén puede realizar la planeación efectiva de las compras que se deben realizar para el aprovisionamiento evitando falencias como la compra de excesos de producto o faltantes del mismo según la época del año en que se encuentre. Así mismo, puede calcular previamente que tanto se debe comprar de cada producto del inventario al menos cada tres meses y con ello, puede buscar mejoras en sus costos al realizar acuerdos previos con los proveedores para cantidades determinadas de material para la venta. Se puede mantener un stock de productos en condiciones adecuadas para la venta, ya que será posible acceder a la información de caducidad de éstos impulsando la salida de los que pueden ser susceptibles al vencimiento o a su deterioren un lapso de tiempo determinado según el fabricante. Al contar con un sistema de registro el riesgo de sufrir robos por parte de los empleados se reduce notablemente, puesto que al tener un control sistematizado de la entrada y salida de mercancía es posible detectar las pérdidas con mayor frecuencia y así establecer mecanismos de prevención como sanciones o despidos según sea la gravedad de lo que se descubra. Los empleados se verán limitados para modificar los cambios de precio de la mercancía, debido a que una vez asignado el precio de venta de cada producto y registrado en el aplicativo, se verán en la necesidad de acogerse a éste para evitar diferencias al final de cada jornada entre lo que se ha vendido y lo que se registra en el sistema. Estos cambios podrán realizarse solamente con la autorización del administrador del establecimiento. Otro de los importantes beneficios que se pueden adquirir con la implementación del sistema es el control diario de las entradas de dinero por concepto de ventas, pues permite de manera sistemática conocer el monto total o parcial de lo que se ha vendido a diario en cualquier momento del día y realizar con base en esta información arqueos parciales del dinero para detectar pérdidas o descuadres de dinero. Por otra parte, también será posible contar con reportes constantes de ventas y así juzgar cual es la situación actual del mercado y realizar una proyección del mismo de acuerdo al volumen de ventas en cada época del año. Se podrá contar con una base de datos muy completa que será alimentada cada vez que ingrese o salga un producto del inventario, esto favorecerá notablemente el funcionamiento del almacén cubriendo grandes falencias que se traducen en un ahorro en los costos de funcionamiento del establecimiento. La sistematización del almacén lo hará más competitivo y le permitirá tener mayores herramientas para crear estrategias de venta e impulsar los diferentes productos que se distribuyen según sea la necesidad de los clientes, lo que mejorará aún más su imagen y posicionamiento en el sector. 6. CONCLUSIONES Cualquier negocio independientemente del nivel de sus ventas, debe llevar un inventario de manera organizada, pues de su correcto manejo depende en gran medida la buena administración de los recursos con que cuente para su manejo y mantenimiento. Contar con un inventario organizado permite que el personal tenga una guía y mayor identificación de los productos de manera que pueda ofrecer las mejores alternativas de productos a los clientes según la necesidad que estos tengan al momento de la compra. El almacén puede mejorar los procesos productivos, reorganizar la distribución de sus espacios y establecer procedimientos claros y más efectivos para los empleados a partir de sistematización del inventario. Un establecimiento como el que fue objeto de estudio, que cuenta con un gran número de productos para la venta no puede ignorar la necesidad de instaurar herramientas de sistemas de información que coadyuven a los procesos productivos y de distribución que se adelantan a diario puesto que a hoy están presentando un retraso significativo con relación a la competencia, principalmente por la falta de actualización en el manejo de los procedimientos que se llevan a cabo en el almacén. La aplicación de un sistema de información que permita una organización tecnológica al interior de una compañía, permite ampliar los alcances del negocio ofreciendo oportunidades de mejora que favorecerán los procesos de la compañía lo que se verá traducido en mayores ganancias. La implementación de este sistema permitirá unificar los procesos de manera que sean de fácil adaptación a cambios de administración, porque la información detallada del manejo del establecimiento estará consignada de forma organizada, de manera que se puedan ubicar fácilmente datos por producto, por fecha de ingreso al inventario, conocer los detalles de lo más vendido y lo que tiene menor acogida. Así mismo, la base de datos permitirá acceder a diferentes informes del estado del negocio en cuanto a cantidad de productos como a los niveles de venta de acuerdo a los diferentes periodos y épocas del año. La aplicación de una metodología basada en los sistemas de información es la alternativa más favorable para atender las necesidades que requiere el almacén de acuerdo con el tipo de negocio que se desarrolla en él, puesto que establece un orden claro y específico para la administración de los productos y servicios que ofrece el establecimiento. AGRADECIMIENTOS El presente estudio se realizó basado en la información suministrada por el Almacén Acabados y Revestimientos 1A Sede Santa Lucia, quienes permitieron efectuar la investigación y revisión de todos sus procesos. Al docente Fernando Ortiz por su asesoría y revisión para la realización de este documento. BIBLIOGRAFÍA [1] Contraloría General de la República (2008). Guía Metodológica para Administración de Proyectos Ti. Disponible en: jaguar.cgr.go.cr/content/dav/Documentos/cgr/Sistemas/Normas_Tecnicas/Informe%2 0NTI_A_7.pdf [2] Grupo Editorial EMB (2013). Gestión de Proyectos TI: Claves para Alcanzar el éxito. Disponible en: emb.cl/gerencia/articulo.mvc?xid=137 [3] Muller, M. (2004). Fundamentos de Administración de Inventarios. Cuarta Edición. Bogotá, Grupo Editorial Norma. [4] Pontificia Universidad Javeriana (2009). Un enfoque Multicriterio para la Toma de Decisiones en la Gestión de Inventarios. Disponible en: revistas.javeriana.edu.co/index.php/cuadernos_admon/article/view/3870/2839 [5] Red de Universidades con Carreras Informáticas (2003). Sobre la Construcción de Compiladores en Java. Disponible en: sedeici.unlp.edu.ar/handke/10915/21559 [6] Universidad de Antioquia (2012). Normas Aplicables a los Inventarios. Disponible en: aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/file.php/866/Inventario/Normas_Aplicables_ a_los_Inventarios.pdf [7] Universidad de La Laguna (2004). Aplicación de una Metodología para Desarrollar TI/SI en la Administración Pública, Basada en Criterios Sistémicos y Sistemáticos. Disponible en: www.iiisci.org/journal/CV$/risci/pdfs/P717242.pdf [8] Universidad de La Laguna (2000). Metódica 3.0: base de datos, gráficos, estadísticos e Investigación de operaciones en Visual Basic 6.0 para Windows. Disponible en: psicotherma.com/pdf/543.pdf [9] Universidad para la Cooperación Internacional (2013). Metodología para Administrar Proyectos de Tecnología Basados en Arquitectura Orientada a Servicios. Disponible en: uci.arc.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1116.pdf [10] Universidad Pontifica Bolivariana (2008). Análisis y Propuesta de Mejoramiento para la Gestión de Inventarios de Ferretería Aldia SA. Disponible en: repository.upb.edu.co:8080/jspui/bitstream/123456789/464/1/digital_16908.pdf