Código: Código: TC-SC-P-03 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO Versión: 01 Fecha Elaboración: 28/10/2013 Vigente Desde: 13/11/2013 1. OBJETIVO Seleccionar, adquirir y procesar técnicamente el material bibliográfico en diferentes soportes, con el objeto de actualizar y conservar las colecciones de material bibliográfico. 2. ALCANCE Inicia con la selección para la adquisición de material bibliográfico y termina con la disposición organizada de dicho material en la biblioteca para su consulta. 3. DEFINICIONES Base de datos bibliográfica. Conjunto de registros bibliográficos que conforman el acervo documental de la Biblioteca, para ser consultado por los clientes. Esta base consta de las siguientes secciones: Bibliografía, que contiene registros de libros, folletos, artículos de revistas, documentos electrónicos, bases de datos, sitios de Internet; Legislación, que contiene registros y textos de leyes, decretos, resoluciones, etc. Catalogación. Técnica de describir e identificar un recurso de información de acuerdo con normas internacionales previamente establecidas. En la Biblioteca de Ministerio del Interior se utilizan las “Reglas de Catalogación Angloamericanas 2). Los datos registrados generalmente son los de autor, título, edición, pie de imprenta, extensión, resumen, contenidos y dirección electrónica para los recursos digitales. Clasificación. Técnica de asignar un código de clasificación tomado del “Sistema de Clasificación Decimal Dewey, CDD” a un recurso bibliográfico. Del mismo modo, asignar un término denominado epígrafe o encabezamiento de materia, tomado de un instrumento normalizado, en este caso la “Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas, LEMB”. Clave de autor. Código alfanumérico que representa las primeras letras del apellido del autor, que sigue al código de clasificación en la signatura topográfica. Cliente. Persona que, en forma frecuente u ocasional, consulta o solicita los distintos servicios de información que ofrece la biblioteca. Todos los servidores públicos del Ministerio del Interior son clientes internos de la Biblioteca; las demás personas y entidades son consideradas clientes externos. Colección de referencia. Conjunto de publicaciones, especialmente enciclopedias y diccionarios, que por la naturaleza de su contenido solamente se facilitan para consulta en la Biblioteca. Colección general. Conjunto de publicaciones (Libros y folletos), organizados topográficamente por el “Sistema de Clasificación Dewey” y disponibles para consulta y préstamo interno y externo. Epígrafe. Llamado también Descriptor o Encabezamiento de Materia, es el término o conjunto de términos que indican los distintos temas o asuntos de q ue trata un recurso bibliográfico determinado. Página 1 de6 Código: Código: TC-SC-P-03 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO Versión: 01 Fecha Elaboración: 28/10/2013 Vigente Desde: 13/11/2013 Hemeroteca. Colección conformada fundamentalmente por publicaciones periódicas, tales como revistas, gacetas, boletines y periódicos; su ubicación en los estantes es por orden alfabético de títulos. Monografía. Publicación, no periódica, cuyo contenido se refiere a un asunto o tema específico. Pertenecen a esta categoría libros, folletos, estudios e informes de investigación. Publicación periódica. Aquella que se publica con alguna periodicidad regular o irregular: diaria, semanal, mensual, bimestral, trimestral, semestral, anual, etc. A esta categoría pertenecen los periódicos, las revistas y los anuarios, principalmente. Material bibliográfico: Libros, revistas, folletos, documentos, mapas, fotografías impresos o en formato digital, registros sonoros y videos en formato analógico o digital. Signatura topográfica. Marca que se coloca en el lomo de cada publicación y que sirve para ubicar, localizar y ordenar la obra en los estantes. Esta signatura consta de dos partes fundamentales: 1) número o código de clasificación, 2) clave de autor. 4. SIGLAS RCAA2: Reglas de Catalogación Angloamericanas 2ª. Edición CDD: Sistema de Clasificación Dewey LEMB: Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas 5. NORMATIVIDAD 5.1. LEYES Ley 98 de 1993, Por medio de la cual se dictan normas sobre democratización y fomento del libro colombiano, art. 1 lit. a), b, c), f), h), i) 5.2. DECRETOS Decreto 2893 del 11 de agosto de 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior 5.3. RESOLUCIONES. Resolución 252 de 2013, Por la cual se reglamenta el trámite interno del derecho de petición y la interposición de recursos ante el Ministerio del Interior Resolución 529 del 22 de marzo de 2012, por la cual se crea el Grupo de Servicio al Ciudadano en la estructura funcional interna del Ministerio del Interior Página 2 de6 Código: Código: TC-SC-P-03 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO Versión: 01 Fecha Elaboración: 28/10/2013 Vigente Desde: 13/11/2013 5.4. OTROS Reglas de Catalogación Angloamericanas 2 Edición, RCAA2 Sistema de Clasificación Decimal Dewey, CDD Lista de Encabezamientos para Bibliotecas, LEMB 6. DESARROLLO 6.1. SELECCIÓN, AQUISICION DE MATERIALES BIBLIOGRAFICOS No. 1 2 3 4 Actividad Tarea Punto de Control Solicitar listado Proyectar, aprobar y remitir Memorando de material a las diferentes dependencias bibliográfico solicitando los títulos, autor y edición de obras y suscripciones que requieran para consulta en la Biblioteca, de acuerdo con sus planes y competencias Recibir respuesta verificar existencia Recibir la información requerida al y correo electrónico descrito en la solicitud Verificar en las bases de datos, la existencia o no de los materiales requeridos por las dependencias, descartando aquellas que ya se tengan en la Biblioteca. Conformar Consolidar listado de los materiales lista de bibliográficos requeridos y solicita por materiales correo electrónico cotización a los proveedores el valor de tales materiales Priorizar decidir recursos adquirir y Revisar el listado de los materiales Verificar Listado requeridos, determinar y socializar con a Jefe de Oficina de Información Pública las adquisiciones a adelantar Responsable Funcionario designado Coordinador Servicio al Ciudadano Jefe de Oficina de Información Pública Funcionario designado Funcionario designado Coordinador Servicio al Ciudadano Jefe Oficina Información Pública Página 3 de6 Código: Código: TC-SC-P-03 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO 5 6 Versión: 01 Fecha Elaboración: 28/10/2013 Vigente Desde: 13/11/2013 Solicitar inclusión de necesidades en Plan de Compras Proyectar, aprobar y remitir Memorando de solicitud de inclusión de datos de los materiales bibliográficos y sus correspondientes costos de material bibliográfico en el Plan de Compras a la Subdirección Administrativa y Financiera. Funcionario designado Adelantar Etapas contractuales Aplicar procedimiento para el desarrollo Verifica contrato de procesos de selección, elaboración, perfeccionamiento y legalización de contratos o convenios del Ministerio y los fondos a su cargo Coordinador Servicio al Ciudadano Jefe de Oficina de Información Pública Funcionario designado Funcionario asignado Subdirector Gestión contractual 6.2. PROCESAMIENTO TECNICO DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO No. 1 2 Actividad Tarea Recibir los materiales bibliográficos adquiridos Recibir y coordinar con el área de Almacén el material bibliográfico adquiridos, verificando y comparando las especificaciones del contrato con los materiales recibidos y firmar el comprobante de ingreso y egreso del almacén Devolver para su cambio los materiales que presenten imperfectos o se encuentren en mal estado. Recibir y Recibir del Grupo de Correspondencia o seleccionar los de servidores del Ministerio el material materiales bibliográfico y acusar recibo por recibidos en diferentes medios. donación Aceptar la donación de acuerdo con la misión y objetivos institucionales. Punto de Control Verifica comprobantes de egreso de Almacén Responsable Funcionarios designados Área de Biblioteca y Área de Almacén Funcionarios designados Área de Biblioteca Página 4 de6 Código: Código: TC-SC-P-03 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO 3 Versión: 01 Fecha Elaboración: 28/10/2013 Vigente Desde: 13/11/2013 Catalogar y Catalogar el recurso bibliográfico según Verificación Funcionarios clasificar el las Reglas de Catalogación aleatoria en la designados material Angloamericanas 2ª. Edición (RCAA2) base de datos Área de bibliográfico Biblioteca Clasificar el recurso bibliográfico (Libros) según el sistema de Clasificación Decimal Dewey (CDD) Asignar los epígrafes o encabezamientos de materia según su temática, utilizando para ello la Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas (LEMB) Registrar en la base de datos la referencia bibliográfica completa del recurso con los datos determinados en la catalogación, clasificación y asignación de epígrafes. 4 Para el caso de artículos de revistas, efectuar la catalogación y la asignación de epígrafes de cada artículo que se considere pertinente. Rotular libros, Elaborar y colocar en el lomo de libros, folletos y folletos y documentos el rótulo que documentos contiene la respectiva signatura topográfica, de acuerdo con el sistema de clasificación. 5 Ubicar los Ubicar las obras en las respectivas materiales en colecciones, de acuerdo con el orden los estantes establecido para cada una de ellas: signatura topográfica para libros, orden alfabético para las revistas, orden secuencial para los folletos y materiales audiovisuales. 6 Efectuar seguimiento de las suscripciones Verificar la periodicidad y secuencia de los envíos de las suscripciones según el contrato, así como la disponibilidad de la información en Internet, cuando la suscripción sea de tipo virtual. Funcionarios designados Área de Biblioteca Verificación Funcionarios aleatoria de la designados correcta Área de ubicación de las Biblioteca obras. Funcionario designado Area de Biblioteca Página 5 de6 Código: Código: TC-SC-P-03 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO Versión: 01 Fecha Elaboración: 28/10/2013 Vigente Desde: 13/11/2013 7. REGISTROS Memorandos de solicitud de material bibliográfico que deban ser adquiridos Base de datos bibliográfica 8. INFORMACIÓN INFORMACIÓN GENERADA Base de datos RESPONSABLE FRECUENCIA Funcionario designado Informe de actividades Funcionario designado UBICACIÓN Diaria Biblioteca Mensual Biblioteca 9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE DESCRIPCIÓN INFORMACIÓN Base de datos Software de base de bibliográfica datos documental para (WINISIS) conformar catálogos bibliográficos normativos SIGOB Sistema de Información Gubernamental para el seguimiento de metas del Ministerio RESPONSABLE UBICACIÓN Servidor público designado Biblioteca Servidores públicos designados Red Institucional 10. ANEXOS N/A 11. CONTROL DE CAMBIOS FECHA CAMBIO VERSIÓN Elaboró Revisó y Aprobó _________________________ EDGAR FRANCO RUIZ Coordinador Grupo de Servicio al Ciudadano ____________________________ MAURICIO MORENO CARO Jefe Oficina de Información Pública (E) Página 6 de6