reportes de gastos - Secretaría de Relaciones Exteriores

PROCEDIMIENTO
“REPORTES DE GASTOS”
(PR-IME-03)
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO.
Emb. Patricia Espinosa Cantellano
Secretaria.
Lic. Julio Camarena Villaseñor
Oficial Mayor.
Ing. Luis Mariano Hermosillo Sosa
Director General de Programación, Organización y Presupuesto.
Sr. Cándido Morales Rosas
Jefe de la Unidad del Instituto de los Mexicanos en el Exterior.
Emb. Carlos García de Alba Zepeda
Director Ejecutivo del Instituto de los Mexicanos en el Exterior.
Lic. Mónica Pérez López
Directora General Adjunta de Organización, Soporte Operativo y Contabilidad-DGPOP.
Lic. Hilda Dávila Chávez
Directora General Adjunta de Atención y Administración-IME.
Lic. Berenice Bonilla Rojas
Subdirectora de Organización-DGPOP.
C. María de los Ángeles Ruíz Mejía
Subdirectora de Procuración de Fondos-IME.
Dictaminó:
Lic. Horacio Balderas Valdés
Enlace de Alta Responsabilidad-DGPOP.
Junio de 2009
PR-IME-03
Versión 0.
Procedimiento
PR-IME-03
Fecha: 01/06/2009
Reporte de gastos
Versión: 0.
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Unidad Administrativa: Instituto de los Mexicanos en el Área Responsable: Subdirección de Procuración de Fondos.
Exterior.
1. Propósito del procedimiento
Llevar un control eficiente de gastos que se realizan con cargo a la “Cuenta de procuración de fondos”,
los pagos que correspondan a los proyectos autorizados, manteniendo informado al patronato.
2. Alcance
Este procedimiento aplica a todas las áreas del Instituto de los Mexicanos en el Exterior que tienen a
su cargo proyectos.
3. Marco jurídico

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y su reglamento.

Convenio Establecido con el FONCA para la Constitución del “Fondo Especial de Apoyo al
Programa para las Comunidades Mexicanas en el Extranjero”; Primer Convenio Modificatorio;
Segundo Convenio Modificatorio y Tercer Convenio Modificatorio.

Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores.

Normas internas en materia presupuestal que deberán observar los servidores públicos adscritos a
las unidades administrativas y delegaciones de la Secretaría de Relaciones Exteriores.
4. Responsabilidades
El Director General Adjunto de Atención y Administración, y el Subdirector de Procuración de Fondos
son responsables de la elaboración y actualización del presente procedimiento.
El Director Ejecutivo del Instituto de los Mexicanos en el Exterior es el responsable de la supervisión
para la correcta aplicación del presente procedimiento.
Procedimiento
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Fecha: 01/06/2009
Reporte de gastos
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Unidad Administrativa: Instituto de los Mexicanos en el Área Responsable: Subdirección de Procuración de Fondos.
Exterior.
5. Definiciones
Banamex: Banco en el que se tiene la cuenta del fondo especial para las “Comunidades Mexicanas en
el Extranjero”.
Patronato: Órgano Colegiado integrado por: El Subsecretario para América del Norte, el Oficial Mayor
de la SRE, el Director General de Asuntos Jurídicos, el Director General de Programación
Organización y Presupuesto y el Titular del Órgano de Control Interno, que tiene la obligación de
reunirse por lo menos tres veces al año para aprobar proyectos, patrocinadores y ejercicio de recursos.
Procuración de fondos: Obtención de recursos privados para ser aplicados en un proyecto especifico
del Instituto de los Mexicanos en el Exterior.
Proveedores.- Empresas privadas que proveen de un bien o servicio al Instituto de los Mexicanos en
el Exterior en la realización de sus proyectos.
Proyectos.- Conjunto de actividades que tienen como propósito ampliar la capacidad de un sector
social determinado, y que en el contexto de las prioridades nacionales definidas en la planeación,
contribuye de una manera particularmente significativa para el logro de los objetivos y metas del
programa correspondiente, dentro del marco de su propia estrategia.
Unidad administrativa (UA): Cualquier unidad responsable u órgano administrativo desconcentrado,
adscrito a la Secretaría de Relaciones Exteriores.
DGAAA: Dirección General Adjunta de Atención y Administración.
FONCA.- Fondo Nacional para la Cultura y las Artes.
IME: Instituto de los Mexicanos en el Exterior.
SPF: Subdirección de Procuración de Fondos.
SRE: Secretaría de Relaciones Exteriores.
Procedimiento
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Fecha: 01/06/2009
Reporte de gastos
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Unidad Administrativa: Instituto de los Mexicanos en el Área Responsable: Subdirección de Procuración de Fondos.
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6. Método de trabajo
6.1. Políticas y lineamientos
1. El área que solicite el pago a proveedores, deberá presentar a la Subdirección de Procuración
de Fondos la factura que ampare el gasto acompañada de una nota informativa firmada por el
director del área encargada del proyecto.
2. La factura a pagar siempre deberá hacerse a nombre del Banamex.
3. El oficio dirigido a Banamex para la solicitud del cheque deberá ir firmado por el Titular del
Instituto de los Mexicanos en el Exterior y el Director Ejecutivo del IME.
4. Los cheques se deberán expedir a nombre de la persona o empresa a la que corresponda el
Registro Federal de Causantes de la factura.
5. La fecha de entrega del cheque corresponde únicamente al Banamex, por lo que no se podrá
comprometer una fecha de entrega.
6. Es responsabilidad de cada área encargada de los proyectos, solicitar a los proveedores la
factura que ampare el gasto a realizar a fin de que la Subdirección de Procuración de Fondos
pueda solicitar la expedición de un cheque comprobando el gasto y sustentándolo.
7. La Subdirección de Procuración de Fondos debe mantener informado al Fondo Nacional para la
Cultura y las Artes de cada uno de los gastos que se realizan y a que proyecto obedecen.
8. Las normas a que se refiere este procedimiento deberán ser modificadas en su momento de
conformidad con lo publicado en el Diario Oficial de la Federación, y de acuerdo a las políticas
dictadas por el Gobierno Federal.
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6.2 Descripción de actividades
Documento
de trabajo
(Clave)
Paso
Responsable
Actividad
1.
Subdirección
de Procuración
de Fondos
Recibe de Banamex, el estado mensual de la cuenta de
“Programa para las Comunidades Mexicanas en el Exterior.”
- Estado de
cuenta
mensual.
2.
Captura en el formato de Conciliación Bancaria y en el formato
de Ejercicio Anual, todos los ingresos y pagos que se realizaron
durante el mes.
- Conciliación
Bancaria.
- Ejercicio
Anual.
3.
Revisa en el archivo de ejercicio anual, el concepto al que
correspondan los pagos efectuados en el mes a reportar para su
captura.
- Conciliación
Bancaria.
- Ejercicio
Anual.
4.
¿ Coinciden los ingresos, egresos y el
saldo inicial y final ?
No: Continúa en la actividad número 5.
Sí: Continúa en la actividad número 6.
Verifica los gastos y pagos efectuados, así como ingresos y
egresos que no se tenga en los registros, si es necesario solicita
al banco la aclaración de ingresos y egresos de la cuenta de
Procuración de Fondos.
5.
Continúa en la actividad número 6.
6.
Captura en el formato de Reporte Trimestral los gastos
realizados, una vez que se acumulan tres reportes mensuales.
- Reporte
Trimestral.
7.
Entrega con oficio el Reporte Trimestral para su revisión y firma
del Director Ejecutivo del IME.
- Oficio.
- Reporte
Trimestral.
Recibe oficio y Reporte Trimestral para su revisión y firma.
- Oficio.
- Reporte
Trimestral.
8.
9.
Director
Ejecutivo del
IME
¿Está correcto el reporte trimestral?
No: Continúa en la actividad número 10.
Sí: Continúa en la actividad número 11.
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Reporte de gastos
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Paso
10.
Responsable
Director
Ejecutivo
IME
del
Actividad
Asienta modificaciones al Reporte Trimestral, y entrega a la
Subdirección de Procuración de Fondos para su corrección.
Documento
de trabajo
(Clave)
- Reporte
Trimestral.
Regresa a la actividad número 3.
Firma Reporte Trimestral y entrega a la Subdirección de
Procuración de Fondos para su registro y control.
- Reporte
Trimestral.
Recibe Reporte Trimestral firmado y lo fotocopia, así como los
tres estados mensuales correspondientes y se concentra en dos
carpetas una en original y otra en copia.
- Reporte
Trimestral.
13.
Entrega al área administrativa la carpeta original para su envío
con oficio al Fondo Nacional para la Cultura y las Artes; y la
carpeta en copia para su archivo y control.
- Oficio.
- Carpeta.
14.
Captura en el formato de Ejercicio Anual al término de cada año,
los ingresos y egresos por rubro mostrado saldo inicial y final del
año.
- Resumen
Anual.
15.
Entrega con oficio el Ejercicio Anual a la Dirección General
Adjunta de Atención y Administración para su conocimiento.
- Oficio.
- Ejercicio
Anual.
Recibe oficio y Ejercicio Anual, y entrega a la Dirección Ejecutiva
del IME para su conocimiento.
- Oficio.
- Resumen
Anual.
11.
12.
16.
Subdirección
de Procuración
de Fondos
Dirección
General
Adjunta
de
Atención
y
Administración
Fin de procedimiento.
Procedimiento
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Reporte de gastos
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6.3 Diagrama de flujo (continúa)
INICIO
Recibir de Banamex,
el
estado mensual de la cuenta
de
“Programa
para
las
Comunidades Mexicanas en
el Exterior”.
1
-Estado de cuenta
mensual.
Capturar en el formato de
Conciliación Bancaria y en
formato de Ejercicio Anual
todos los ingresos y pagos.
2
-Conciliación
Bancaria.
-Ejercicio Anual.
Revisar en el archivo de
ejercicio anual, el concepto
al que correspondan los
pagos efectuados.
3
-Conciliación
Bancaria.
-Ejercicio Anual.
¿Coinciden los ingresos,
egresos y el saldo
inicial y final?
NO
Verificar los gastos y pagos
efectuados,
así
como
ingresos y egresos que no
se tenga en los registros.
5
4
Sí
6
Capturar en el formato de
Reporte Trimestral los gastos
realizados.
6
-Reporte
Trimestral.
Entregar oficio y Reporte
Trimestral para su revisión y
firma.
7
-Oficio.
-Reporte
Trimestral.
8
Procedimiento
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6.3 Diagrama de flujo (continúa)
Recibir oficio y Reporte
Trimestral para su revisión y
firma.
8
-Oficio.
-Reporte
Trimestral.
NO
¿Está correcto el reporte
trimestral?
Asentar modificaciones al
Reporte Trimestral, y entregar
a
la
Subdirección
de
Procuración de Fondos para
su corrección.
10
-Reporte
Trimestral.
9
Sí
3
Firmar Reporte Trimestral y
entregar a la SPF para su
registro y control.
11
-Reporte
Trimestral.
Recibir Reporte Trimestral
firmado y lo fotocopia, así
como los tres estados
mensuales correspondientes.
12
-Reporte
Trimestral.
Entregar
al
área
administrativa la carpeta
original y la carpeta en
copia.
13
-Oficio.
-Carpeta.
Capturar en el formato de
Ejercicio Anual al término de
cada año, los ingresos y
egresos.
14
-Reporte Anual.
15
Procedimiento
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Fecha: 01/06/2009
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6.3 Diagrama de flujo
Entregar con oficio el
Ejercicio Anual a la DGAAA
para su conocimiento.
15
-Oficio.
-Ejercicio Anual.
Recibir oficio y Ejercicio Anual,
y entregar a la Dirección
Ejecutiva del IME para su
conocimiento.
16
-Oficio.
-Resumen Anual.
FIN
Procedimiento
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6.4 Formatos e Instructivos
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Reporte de gastos
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Formato de Reporte de Gastos Mensual
Procedimiento
PR-IME-03
Fecha: 01/06/2009
Reporte de gastos
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Unidad Administrativa: Instituto de los Mexicanos en el Área Responsable: Subdirección de Procuración de Fondos.
Exterior.
Procedimiento
PR-IME-03
Fecha: 01/06/2009
Reporte de gastos
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Unidad Administrativa: Instituto de los Mexicanos en el Área Responsable: Subdirección de Procuración de Fondos.
Exterior.
Formato de Reporte Trimestral de Gastos
Procedimiento
PR-IME-03
Fecha: 01/06/2009
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