MANUAL OPERATIVO EXTERNO - VERSIÓN 1.10
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MANUAL OPERATIVO EXTERNOPATRIMONIO AUTÓNOMO FIA MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA CONTENIDO I. OBJETIVO Y FUNDAMENTACION II. PROCESOS 3 PROCESO DE VINCULACIÓN Departamentos (Fideicomitentes Directos) Municipios y Distritos (Fideicomitentes Indirectos 4 4 5 2. PROCESO DE DESVINCULACIÓN 6 3. PROCESO DE TRANSFERENCIA DE BIENES FIDEICOMITIDOS APORTES Cuentas Recaudadoras Recaudo Referenciado - BANCOLOMBIA Recaudo Remesas - BANCOLOMBIA 1. 1.1. 1.2. 3.1. 4. PROCESO DE DEVOLUCIÓN DE MAYORES TRANSFERIDOS AL PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA 5. PROCESO DE EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD DE RECURSOS PARA ADQUIRIR COMPROMISOS (CDR) 5.1. 5.2. VALORES Vigencia de los Certificados de Disponibilidad de Recursos Para Adquirir Compromisos (CDR) Anulación de los Certificados de Disponibilidad de Recursos Para Adquirir Compromisos (CDR) 8 9 10 10 12 13 16 17 6.1. 6.2. PROCESO DE PAGOS Pago de Obligaciones Contraídas por los PAP-PDA Documentación Soporte del Último Pago 17 17 21 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. PROCESO DE DESCUENTOS Impuestos Nacionales Impuestos Territoriales Anticipos Embargos Multas y Sanciones 21 22 23 23 23 24 8.1. 8.2. 8.3. PROCESO DE INFORMES Informe de Gestión Mensual Estado de Cuenta Mensual Informe de Rendición de Cuentas Semestral 25 25 25 26 III. GLOSARIO 27 IV. FORMATOS 30 6. 7. 8. VERSIÓN 1.10 Página 2 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA I. OBJETIVO Y FUNDAMENTACIÓN OBJETIVO El presente Manual Operativo pretende establecer una guía completa, integrada y de fácil aplicación para los Fideicomitentes Directos e Indirectos y para los distintos usuarios del Patrimonio Autónomo FIA, acerca de los requisititos que se deben cumplir para el trámite de operaciones, desde el momento de vinculación al mencionado Patrimonio Autónomo FIA, así como los mecanismos de informes y procesos de interrelación con el Consorcio FIA, quien actúa como vocero y administrador del mismo, vehículo fiduciario a través del cual se pueden acceder a los correspondientes servicios. FUNDAMENTACIÓN Para todos los efectos, el presente Manual Operativo ha sido estructurado con la secuencia en que tales procesos se ejecutan, acorde con las solicitudes de servicio de los Fideicomitentes Directos e Indirectos, o cuando el Consorcio FIA, en su condición de vocero y administrador del Patrimonio Autónomo FIA, requiera del cumplimiento de ciertos requisitos por parte de los mencionados Fideicomitentes, buscando fundamentalmente dar estricto cumplimiento a los preceptos de ley y/o a las obligaciones contenidas en el Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, modificado mediante Otrosí # 1 suscrito el 10 de diciembre de 2012. En ese orden de ideas, a continuación se presentan los correspondientes procesos, describiendo las pautas y requisitos a seguir por los Fideicomitentes Directos e Indirectos, para alcanzar la adecuada prestación de servicios por parte del Consorcio FIA, actuando en su condición de vocero y administrador del Patrimonio Autónomo FIA. Hace parte integral del presente Manual Operativo, un Glosario de términos cuyo adecuado entendimiento y aplicación por parte de los Fideicomitentes Directos e Indirectos, posibilitará la efectividad deseada en la prestación de los servicios solicitados. VERSIÓN 1.10 Página 3 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA II. PROCESOS 1. PROCESO DE VINCULACIÓN 1.1. DEPARTAMENTOS (FIDEICOMITENTES DIRECTOS): Se genera con la suscripción del Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, modificado mediante Otrosí #1suscrito el 10 de diciembre de 2012,entre el representante del Consorcio FIA y el Gobernador del Departamento que se pretende vincular. Para efectos de formalizar la vinculación de los Departamentos al Patrimonio Autónomo FIA (Fideicomitentes Directos), se requiere la entrega de la siguiente documentación: Fotocopia de la correspondiente Ordenanza de la Asamblea Departamental, en la que se autorice al Señor Gobernador para contratar; Fotocopia del Convenio suscrito por la respectiva Gobernación Departamental con el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, mediante el cual el Departamento se compromete a adoptar el Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad-Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Aguay Saneamiento (PAP-PDA); Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Señor Gobernador; Fotocopia del Acta de Posesión del Señor Gobernador; Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) del Departamento; Formulario Único de Vinculación de Clientes, debidamente diligenciado y firmado por el Representante del Departamento; Formato de Autorización por vigencia, para Beneficiarios del Giro de los Recursos del Sistema General de Participaciones (SGP) con destinación para el sector de Agua Potable y Saneamiento Básico para Departamentos, debidamente diligenciado con su respectiva aceptación por parte de la entidad giradora; Fotocopia de la Ordenanza que autorice el compromiso de vigencias futuras para la ejecución y desarrollo del Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad-Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Aguay Saneamiento (PAP-PDA), en los casos en que aplique; Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) respecto de los recursos comprometidos dentro de la respectiva vigencia fiscal; Certificado expedido por el Señor Gobernador del Departamento, en su condición de Representante Legal del mismo, de no compromiso previo de los recursos que transfiera al Patrimonio Autónomo FIA, en el desarrollo Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad-Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Aguay Saneamiento (PAPPDA); VERSIÓN 1.10 Página 4 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA Además de la entrega de los precitados documentos, deberá complementarse con el trámite y entrega de los siguientes: Suscripción, por parte del Señor Gobernador, en su condición de Representante Legal del Departamento, del Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, así como de su correspondiente Otrosí #1. Suscripción del Anexo 3 – Discriminando los recursos que se compromete a entregar el Departamento, mediante aporte al Patrimonio Autónomo FIA, con destino al Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad-Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Aguay Saneamiento (PAP-PDA); Suscripción del Anexo No. 4 por parte del Gestor del Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad-Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Aguay Saneamiento (PAP-PDA)y del formulario de vinculación suscrito por el mismo. El formato para la vinculación de Fideicomitentes Directos, puede ser consultado en la página WEB del Consorcio FIA: www.consorciofia.com, ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales \ instructivos y formatos para vinculaciones / formato de vinculación al patrimonio autónomo FIA 1.2.MUNICIPIOS INDIRECTOS): Y DISTRITOS (FIDEICOMITENTES Son los Distritos y Municipios que han otorgado un Mandato con Representación a los Fideicomitentes Directos del Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad-Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Aguay Saneamiento (PAP-PDA)y se vinculan al Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, modificado a través del Otrosí #1suscrito el 10 de diciembre de 2012,mediante la celebración del Convenio de Cooperación y Apoyo Financiero con el respectivo Departamento. Para formalizar la vinculación de Municipios y/o Distritos al Patrimonio Autónomo FIA, se requiere la entrega de la siguiente documentación: Comunicación suscrita por el Señor Gobernador, en la que en ejercicio del Mandato con Representación otorgado por el respectivo Municipio y/o Distrito, solicita al Consorcio FIA la vinculación del Municipio al Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, modificado mediante Otrosí #1suscrito el 10 de diciembre de 2012, como Fideicomitente Indirecto; VERSIÓN 1.10 Página 5 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA Comunicación suscrita por el Representante del Consorcio FIA, dirigida al Gobernador que remitió la solicitud, en la que expresamente formaliza la aceptación dela vinculación del Municipio y/o Distrito al Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, modificado mediante Otrosí #1suscrito el 10 de diciembre de 2012; Fotocopia del Acuerdo del Concejo Municipal o Distrital, en la que se autorice al Señor Alcalde para contratar; Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Alcalde Municipal o Distrital; Fotocopia del Acta de Posesión del Alcalde Municipal o Distrital; Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) del Municipio, o Distrito; Formulario Único de Vinculación de Clientes, debidamente diligenciado y firmado; Fotocopia del Convenio de Cooperación y Apoyo Financiero vigente, suscrito entre el Departamento (Gobernador), Municipio (Alcalde) y Gestor del PAPPDA; Formato de Autorización por vigencia, para Beneficiarios del Giro de los recursos del Sistema General de Participaciones (SGP) con destinación para el sector Agua Potable y Saneamiento Básico para Municipios, debidamente diligenciado y remitir su correspondiente aceptación por parte de la entidad giradora; Fotocopia del Acuerdo del Concejo Municipal o Distrital, en la que se autorice el compromiso de vigencias futuras para la ejecución y desarrollo de los PAPPDA, en los casos en que aplique; Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) respecto de los recursos comprometidos dentro de la respectiva vigencia fiscal; Certificación suscrita por el Representante Legal del Municipio o Distrito (Alcalde), de no compromiso previo de los recursos que transfiera al Patrimonio Autónomo FIA en el desarrollo del Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad-Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua y Saneamiento (PAP-PDA). El formato para la vinculación de Fideicomitentes Indirectos puede ser consultado en la página WEB del Consorcio FIA: www.consorciofia.com, ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales \ instructivos y formatos para vinculaciones / formato de vinculación al patrimonio autónomo FIA 2. PROCESO DE DESVINCULACIÓN El(Los) Fideicomitente(s) que manifieste(n) su intención de desvincularse del Patrimonio Autónomo FIA, deberá(n) remitir al Consorcio FIA, a través del Gestor del PAP-PDA respectivo, solicitud escrita de terminación del Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, modificado mediante Otrosí #1suscrito el 10 de diciembre de 2012, y en VERSIÓN 1.10 Página 6 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA consecuencia, la desvinculación del Patrimonio Autónomo FIA, adjuntando documento soporte en el que se evidencien los siguientes aspectos: Comunicación formal en la que por escrito se solicite al Consorcio FIA, el trámite de la desvinculación; Aprobación del respectivo Comité Directivo del PAP–PDA, respecto de la terminación del Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, modificado mediante Otrosí #1suscrito el 10 de diciembre de 2012, y la desvinculación del Patrimonio Autónomo FIA; y Aprobación del Comité del Patrimonio Autónomo FIA. Toda solicitud de desvinculación al Patrimonio Autónomo FIA, debe contar con la totalidad de los siguientes documentos: Originales de las certificaciones bancarias, emitidas y firmadas por las Entidades Financieras en las que están constituidas las cuentas, de ahorro y/o corriente, a través de las cuales se reintegrarán los saldos de los bienes Fideicomitidos disponibles a la fecha de terminación del Contrato. Con la entrada en vigencia de la Ley 1537 de 2012 y específicamente para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 56 de la citada norma, se requiere conocer también, por escrito, certificación que identifique y especifique el nuevo esquema fiduciario que recibirá los recursos objeto de traslado. Originales de los documentos de Revocatoria de la Autorización para Beneficiarios del Giro de los Recursos del Sistema General de Participaciones con destinación para el Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico y Revocatoria de la Autorización para Beneficiarios del Giro de los Recursos de Regalías y Compensaciones, debidamente suscritos por el Representante Legal del Fideicomitente que se está desvinculando, aceptados por el Representante del Patrimonio Autónomo FIA. Certificación emitida por el Fideicomitente, haciendo constar la cancelación de la totalidad de obligaciones vigentes, con respecto a Contratos con terceros registrados por cuenta del Patrimonio Autónomo FIA, así como la cancelación de los Certificados de Disponibilidad de Recursos Para Adquirir Compromisos (CDR´s) vigentes a la fecha de solicitud de terminación del Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, modificado mediante Otrosí #1suscrito el 10 de diciembre de 2012, y la desvinculación del Patrimonio Autónomo FIA. Suscripción de Paz y Salvo y exoneración por todo concepto, renunciando a instaurar cualquier acción administrativa, judicial o extrajudicial en contra del CONSORCIO FIA y de las Fiduciarias integrantes del mismo, derivada de la ejecución del Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y pagos para el manejo de los recursos de los VERSIÓN 1.10 Página 7 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA Planes Departamentales de Agua, modificado mediante Otrosí #1suscrito el 10 de diciembre de 2012. Una vez se suscriba por las partes el Acta de terminación del Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, el Consorcio FIA enviará al Fideicomitente que se está desvinculando, la Rendición Final de Cuentas, la cual remitirá a través de comunicación oficial en la que se formalice además, su desvinculación al Patrimonio Autónomo FIA. 3. PROCESO DETRANSFERENCIA DE BIENES FIDEICOMITIDOSAPORTES Para los Fideicomitentes Directos (Departamentos) este proceso debe estar acompañado del diligenciamiento y firma del documento denominado Anexo 3 al Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos, o su modificatorio, en el cual se discriminen los recursos que entregará el Fideicomitente o Aportante al Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad-Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua y Saneamiento (PAP-PDA). El formato con el Modelo del Anexo 3 al Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos, puede ser consultado en la página WEB del Consorcio FIA: www.consorciofia.com, ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales \ instructivos y formatos para vinculaciones / ANEXO No. 3: DOCUMENTO DE VINCULACIÓN (Discriminación de Recursos que aporta el Depto al PAPPDA) Para los Fideicomitentes Indirectos (Municipios y Distritos) este proceso debe estar acompañado del diligenciamiento y firma del Convenio de Cooperación y Apoyo Financiero y su Otrosí, si aplica, en el cual se discriminen los recursos que entregará el Fideicomitente o Aportante al Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad-Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Aguay Saneamiento (PAP-PDA). El texto del modelo de Convenio de Cooperación y Apoyo Financiero, que se utiliza para estos casos, podrá ser solicitado directamente al Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, Viceministerio de Agua y Saneamiento Básico, Subdirección de Estructuración de Programas. Para Otros Aportantes, los cuales, en el marco del Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, modificado mediante Otrosí #1 suscrito el 10 de diciembre de 2012, se encuentran definidos como las entidades que destinen recursos para la ejecución del Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad-Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Aguay Saneamiento (PAP-PDA), actuando por cuenta y en nombre de los VERSIÓN 1.10 Página 8 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA Fideicomitentes Directos, en los términos y condiciones establecidos en el Decreto No. 2246 de 2012, o en la norma que lo modifique, adicione o sustituya; Los bienes Fideicomitidos deben ser transferidos a las cuentas recaudadoras del Patrimonio Autónomo FIA, directamente por la Entidad generadora del Recurso, en cumplimiento de la Instrucción de Giro Directo que el Fideicomitente y/o Aportante haya suscrito. En los casos en que se deban realizar transferencias directas por parte del Fideicomitente y/o el Aportante, debe realizarlo a las cuentas recaudadoras del Patrimonio Autónomo FIA, atendiendo el procedimiento que se describe a continuación: 3.1. CUENTAS RECAUDADORAS a. El Fideicomitente debe identificar la fuente generadora del recurso, ya sea Sistema General de Participaciones - SGP, Sistema General de Regalías (SGR), Recursos Propios, entre otros. b. Realizar la consignación de los recursos en las cuentas recaudadoras destinadas para el manejo exclusivo de éstos, identificadas en la siguiente tabla: DETALLE DE CUENTAS BANCARIAS-RECAUDADORAS BANCO NOMBRE ACTUAL DE LA CUENTA TIPO DE CUENTA NO. DE CUENTA BANCOLOMBIA PA FIA-RECURSOS CAR CORRIENTE 013-142808-61 BANCOLOMBIA PA FIA-SGP AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO CORRIENTE 031-469589-64 BANCOLOMBIA PA FIA-RECURSOS PROVENIENTES DE LA NACION CORRIENTE 031-469590-62 BANCOLOMBIA PA FIA-OTROS RECURSOS CORRIENTE 031-469591-20 c. A través de las sucursales de la Red de Oficinas BANCOLOMBIA, los Fideicomitentes encontrarán dos tipos de formatos para realizar las transacciones de entrega de los recursos comprometidos al Patrimonio Autónomo FIA, identificados así: VERSIÓN 1.10 Página 9 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA 3.1.1. RECAUDO REFERENCIADO – BANCOLOMBIA (CONSIGNACION ROSADA) Si el Aporte se realiza por medio de cheque, se debe tener presente que cuando en la parte inferior de éste, el número de la cuenta comienza con “0000”, significa que la Cuenta giradora es Nacional, por lo tanto este tipo de cheque puede ser consignado como Consignación Nacional (formato rosado). 3.1.2. RECAUDO REMESAS - BANCOLOMBIA (CONSIGNACION AMARILLA) Cuando el cheque sea de otras plazas (es decir no son girados de una cuenta corriente de la misma ciudad), NO se podrá depositar utilizando el formato de Recaudos Bancolombia (formato rosado tratado en el párrafo precedente), sino en el formato de “Consignación Cheques de Otras Plazas” (formato amarillo). VERSIÓN 1.10 Página 10 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA INFORMACION IMPORTANTE Por motivos de control y seguridad, especialmente para los giradores de Títulos Valores, se recomienda tener en cuenta que los cheques deben ser girados sin excepción, con cruce restrictivo al titular de la cuenta recaudadora del Patrimonio Autónomo FIA NIT.900.256.736-6. Tan pronto se haya tramitado la operación de consignación, deberán remitir, por el conducto mas rápido al Consorcio FIA, el Formulario de Distribución de Recursos, en el que se identifique claramente el nombre del aportante, la fuente de los recursos, la vigencia a la cual pertenecen los recursos transferidos, enviando dicho formulario al fax (0571) 3-22-14-09, y/o por correo electrónico a la dirección electrónica [email protected], y/o por correo certificado a la Calle 67 # 7-35 Torre B Piso 3 en Bogotá D.C., documento que debe estar firmado por el Alcalde o Tesorero del Departamento o Municipio. El formato de Distribución de Recursos, puede ser consultado en la página WEB del Consorcio FIA: www.consorciofia.com, ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales \ instructivos y formatos para recaudos / Formulario de Distribución de Recursos La inversión en las Carteras Colectivas Abiertas Sin Pacto de Permanencia, en las cuales se manejan las Inversiones del Patrimonio Autónomo FIA, se efectuará una vez sea identificada plenamente la procedencia de los recursos y dicha inversión generará rendimientos financieros para cada Fideicomitente, a partir de ese momento, por lo que resulta de vital importancia remitir el mencionado Formulario de Distribución de Recursos, una vez se realice la correspondiente consignación. VERSIÓN 1.10 Página 11 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA NOTAS IMPORTANTES: a. Tenga cuidado de utilizar el formato de consignación adecuado (Consignación local y nacional: formato rosado; o Consignación otras plazas: formato amarillo), de lo contrario el cheque podrá ser devuelto; b. Verifique que sus cheques estén girados adecuadamente, puesto que la devolución de cheques puede ocasionar una serie de gastos tales como: transporte, custodia, portes, remesa y demás que se llegaren a generar, los cuales, de conformidad con la Legislación Mercantil Colombiana, correrán a cargo del librador, situación corroborada por la Circular No. CI-016-2010 expedida por el Consorcio FIA, mediante la cual se señalan las consecuencias derivadas de la devolución de cheques por causas no imputables al Banco. Asímismo, los Fideicomitentes en forma directa, o a través de los Aportantes, podrán realizar las operaciones de transferencias de fondos por intermedio de las Sucursales Electrónicas por las Redes ACH, CENIT, o por el Canal del Banco de la República SEBRA. El formato de Comunicación para Transferencia de Fondos por intermedio del Canal del Banco de la República SEBRA, puede ser consultado en la página WEB del Consorcio FIA: www.consorciofia.com , ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales \ instructivos y formatos para recaudos / Instructivo de Recaudo Bancolombia 4. PROCESO DE DEVOLUCIÓN DE MAYORES VALORESTRANSFERIDOS AL PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA En los eventos en que los Fideicomitentes, Directos y/o Indirectos, requieran tramitar ante el Consorcio FIA la devolución de mayores valores de recursos transferidos al Patrimonio Autónomo FIA, por concepto de sumas superiores a las comprometidas en el PAP-PDA, por cualquiera de las fuentes comprometidas, deberá remitir solicitud motivada en tal sentido, anexando los documentos que a continuación se relacionan: a) Comunicación escrita, debidamente motivada y sustentada, suscrita por el Representante Legal del Fideicomitente, indicando la fecha y el monto del mayor valor transferido al Patrimonio Autónomo FIA y en consecuencia solicita la devolución del mismo, anexando copia de la transacción electrónica, o de la consignación, mediante la cual se transfirieron los recursos al Patrimonio Autónomo FIA; b) Previo el envío de esta solicitud, el Fideicomitente debe evaluar el alcance que sobre el reintegro de recursos que está requiriendo, tenga el Artículo 56 de la Ley 1537 de 2012 (Ley de Vivienda) VERSIÓN 1.10 Página 12 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA c) Certificación bancaria en la cual deben ser consignados los recursos objeto de devolución, expedida por la Entidad Financiera en la que se encuentre constituida la cuenta, donde conste el nombre del titular y el número de cuenta asignado a la misma; la denominación de la cuenta certificada, debe coincidir estrictamente con el de la fuente de la cual se destinaron los recursos para el giro al Patrimonio Autónomo FIA y bajo ninguna posibilidad, podrá devolverse a fuentes diferentes a las que originaron el traslado al Patrimonio Autónomo FIA; d) Tarjeta de Registro de Firmas debidamente diligenciada; Controles adicionales Como medida de control y seguridad, durante el proceso de validación y trámite de las Solicitudes de Reintegro de Recursos por mayores valores transferidos al Patrimonio Autónomo FIA, el Consorcio FIA, en su calidad de vocero y administrador del Patrimonio Autónomo FIA, realizará ante el Gestor y/o Ordenador del Gasto, la confirmación telefónica de la solicitud de Orden de Reintegro de Recursos, fin para el cual, el mencionado Gestor y/o Ordenador del Pago, deberá registrar ante el Consorcio FIA, el nombre, cargo y número(s) de teléfono(s) del funcionario que delegue para la función de confirmar las mencionadas solicitudes, quien podrá ser el mismo con el que se confirman las diferentes Ordenes de Pago. Por tratarse de la realización de controles internos para evitar y/o detectar suplantaciones, adulteraciones de cifras, o trámites de operaciones no autorizadas, la realización de la confirmación telefónica de la Órden de Pago, no constituye garantía del inmediato desembolso de la operación, o que la misma haya sido tramitada en debida forma. 5. PROCESO DE EXPEDICIÓN DE DISPONIBILIDAD DE RECURSOS COMPROMISOS (CDR) CERTIFICADOS DE PARA ADQUIRIR Para la solicitud de los Certificados de Disponibilidad de Recursos para Adquirir Compromisos, el Gestor de cada PAP-PDA, deberá remitir al Consorcio FIA, los siguientes documentos: a. Formato de Solicitud de Certificado de Disponibilidad de Recursos Para Adquirir Compromisos (CDR),por cada proyecto, debidamente diligenciado. Esta solicitud deberá ser suscrita por el Ordenador del Gasto, quien deberá estar plenamente facultado por el Representante Legal del Fideicomitente Directo (Gobernador), para desarrollar esta actividad, ó en su defecto, estar suscrita por el mismo Representante Legal del Fideicomitente Directo, si no existe tal designación. El formato de Solicitud de Certificado de Disponibilidad de recursos para Adquirir Compromisos (CDR), puede ser consultado en la página WEB del VERSIÓN 1.10 Página 13 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA Consorcio FIA: www.consorciofia.com, ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales \ instructivos y formatos para CDR´s / formato solicitud de CDR. b. Copia de la Carta de Viabilización del Proyecto, expedida por el Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, ó por el Comité Técnico Departamental de Viabilización de Proyectos, este último, para los casos de Proyectos de Inversión adelantados con recursos exclusivos de las Regiones. * Para los proyectos destinados a la atención de Emergencias, se debe anexar el concepto favorable del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, de acuerdo con la Resolución #0379 del 25 de junio de 2012, modificada por la Resolución # 504 del 4 de septiembre de 2013, proferida por el Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial, hoy Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, y/o la norma que la modifique, derogue o sustituya. * Para la Expedición de Certificados de Disponibilidad de Recursos para Adquirir Compromisos (CDR) por la fuente SGP, con cargo a los cuales se realizará la compra de Predios y Servidumbres, anexar certificación del Gestor en la que conste que el Proyecto de compra esta en el marco de un Proyecto General que haya superado la etapa de estudios de Pre factibilidad, o Factibilidad, y cumple con los siguientes requisitos: - Viabilidad Técnica y Ambiental del Predio que se va a adquirir; - Viabilidad Económica; - Viabilidad Jurídica; - Socialización con la comunidad, o consulta previa en los casos en los cuales el área de influencia del Proyecto, las obras o actividades correspondan a territorios de Pueblos Indígenas y/o demás grupos Étnicos - Haber planteado ante el Comité Directivo del PAP-PDA, la inclusión en el esquema tarifario como costo asociado a la tarifa del servicio, bajo la condición de que el valor del predio sea descontado como aporte de los costos asociados. -En los casos en los cuales la adquisición de Predios y Servidumbres, sean financiados con recursos de Regalías, se debe adjuntar copia del Acta de Aprobación del Proyecto por parte de la OCAD. * Para los Proyectos de manejo de Residuos Sólidos financiados con desembolsos del Banco Mundial, se debe anexar carta suscrita por dicha entidad, donde manifieste explícitamente la no objeción a la Licitación del Proyecto. En caso de no contar con los recursos disponibles en Caja, anexar la correspondiente Resolución de Asignación de recursos expedida por el Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, donde se precisa la asignación de los recursos y el monto de éstos. * La solicitud de Certificados de Disponibilidad de recursos Para Adquirir Compromisos (CDR), para tramitar la remuneración del Gestor del PAP-PDA, deberá ser suscrita, exclusivamente, por el respectivo Gobernador, adjuntando la certificación de los Costos asociados a los Productos y Actividades a ejecutar por parte de la entidad Gestora, certificación exigida en el Parágrafo del artículo 13 del Decreto 2246 de 2012. VERSIÓN 1.10 Página 14 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA c. Diligenciamiento del Formato de Programación de Pagos de la Inversión o Proyecto que se espera desarrollar. Para efectos del diligenciamiento de este Formato, el Gestor del PAP-PDA y el Comité Directivo del PAP-PDA, deberán tener en cuenta los recursos comprometidos al Patrimonio Autónomo FIA, con el fin de ajustar los pagos de los contratos a celebrar con los recursos existentes en caja. d. Para los proyectos que no surten el proceso de viabilización ante el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, se debe adjuntar copia del Acta del Comité Directivo del PAP-PDA, o Anexo 1 del Acta de Comité Directivo (formato emitido por el Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio),debidamente aprobados y firmados por el Presidente y Secretario del Comité Directivo, en donde exista evidencia clara que los miembros principales de dicho Comité Directivo, aprobaron en forma definitiva los proyectos o inversiones para iniciar el proceso de contratación, señalando como mínimo los siguientes aspectos: Descripción del Proyecto o Inversión que se espera desarrollar; Fuente de recursos con la cual se atenderá la inversión o proyecto; y Valor del Proyecto. e. Para la expedición de Certificados de Disponibilidad de Recursos Para Adquirir Compromisos (CDR), cuyo soporte sea la aprobación dada por el respectivo Comité Directivo del PAP-PDA, esta decisión es válida siempre y cuando la correspondiente solicitud se realice dentro de la vigencia del PAEI (Plan Anual Estratégico y de Inversiones), la cual es de un (1) año calendario, a menos que la vigencia del aludido PAEI se haya especificado solo hasta el 31 de diciembre del año en que se aprobó. Para los Certificados de Disponibilidad de Recursos Para Adquirir Compromisos (CDR),que se soportan con Cartas de Viabilización emitidas por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, o el mecanismo de viabilización regional autorizado por el citado Ministerio, dichas cartas no tienen vigencia y por lo tanto, si corresponden a anualidades anteriores no requieren ningún tipo de refrendación o validación. f. En el evento que el Fideicomitente no haya suscrito las instrucciones irrevocables de Giro Directo de recursos a favor del Patrimonio Autónomo FIA, el Consorcio FIA, en su condición de vocero y administrador del mencionado Patrimonio Autónomo FIA, solo expedirá Certificados de Disponibilidad de Recursos Para Adquirir Compromisos (CDR), hasta por el monto de recursos disponibles en caja, es decir, los efectivamente recaudados en las cuentas del Patrimonio Autónomo FIA, incluyendo los rendimientos generados a nombre del Fideicomitente. Igualmente, se podrán expedir Certificados de Disponibilidad de Recursos Para Adquirir Compromisos (CDR), sin la instrucción irrevocable de Giro Directo, para la vigencia fiscal, siempre y cuando su solicitud esté acompañada y soportada con el original del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) expedido por la Entidad Territorial, o con las resoluciones de asignación de recursos de la vigencia, emitidas por el Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, descontando gastos que se hayan VERSIÓN 1.10 Página 15 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA previsto en desarrollo del Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad-Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Aguay Saneamiento (PAP-PDA). g. En el caso en que el Consorcio FIA detecte inconsistencias en los documentos aportados para la expedición de los Certificados de Disponibilidad de Recursos Para Adquirir Compromisos (CDR), procederá a comunicar las inconsistencias al solicitante, mediante correo electrónico al buzón de correo registrado ante el Consorcio FIA, durante los siguientes (3) días hábiles después de la radicación de los documentos y simultáneamente procederá a devolver físicamente la documentación radicada en dicho termino. 5.1. VIGENCIA DE LOS CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD DE RECURSOS PARA ADQUIRIR COMPROMISOS (CDR) Una vez radicada ante el Consorcio FIA la solicitud de expedición del(los) Certificado(s) de Disponibilidad de Recursos para Adquirir Compromisos (CDR), adjuntando todos los documentos relacionados en los anteriores numerales, presentados en debida forma, el Consorcio FIA expedirá los respectivos documentos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la radicación de la documentación. Los Certificados de Disponibilidad de Recursos para Adquirir Compromisos (CDR), cuentan con una vigencia de seis (6) meses calendario, contada a partir de la fecha de su expedición, término en el cual, si dicho documento no es utilizado para proceder a la apertura de un proceso de contratación, o la suscripción del contrato para el cual se solicitó, o no se informa al Consorcio FIA de su utilización, el mencionado documento no podrá utilizarse como soporte en ninguno de los mencionados procesos; en consecuencia, el poseedor del mismo deberá remitir su original al Consorcio FIA, para que este a su vez, proceda a realizar la anulación del documento y expedir uno nuevo con la vigencia ajustada. El Consorcio FIA, en su condición de vocero y administrador del Patrimonio Autónomo FIA, no se hará responsable de la indebida utilización de los Certificados de Disponibilidad de Recursos Para Adquirir Compromisos (CDR), utilizados después de su vencimiento y de presentarse esta situación, el tenedor del citado documento responderá ante los Organismos de Control y las autoridades competentes, por el inicio de gestiones contractuales con un documento cuya vigencia se encuentre vencida. En los casos que los CDR´s próximos a vencer, aún estén siendo utilizados para procesos licitatorios no asignados, o que no hayan concluido, el Gestor del PAPPDA podrá solicitar al Consorcio FIA la prórroga del mismo, por un periodo igual al inicialmente asignado. VERSIÓN 1.10 Página 16 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA 5.1. ANULACIÓN DE LOS CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDADDE RECURSOS PARA ADQUIRIR COMPROMISOS (CDR) Cuando por cualquier circunstancia de orden operativo, contractual, o procedimental, el Certificado de Disponibilidad de Recursos Para Adquirir Compromisos (CDR) deba ser anulado, bien porque se venció su vigencia, y/o porque no va a ser utilizado, y/o porque se extravió su original, etc., se debe cumplir estrictamente con el siguiente procedimiento: a. Enviar comunicación dirigida al Consorcio FIA, solicitando la expedición de un nuevo documento, en los casos que se requiera, indicando las razones por las cuales solicita su anulación. b. Anexa a la mencionada comunicación, deberán remitir, sin excepción, el original del Certificado de Disponibilidad de Recursos Para Adquirir Compromisos (CDR) que se pretende anular. c. En el evento que el mencionado original se haya extraviado, deberán anexar copia de la denuncia por extravío del mismo, presentada en debida forma ante las autoridades competentes 6. PROCESO DE PAGOS 6.1. PAGO OBLIGACIONES CONTRAÍDAS POR LOS PAPPDA Los pagos se realizarán en los términos y con las prelaciones dispuestas en el Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos del Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad-Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Aguay Saneamiento (PAP-PDA)), Cláusula Primera Numeral 1.5; Cláusula Octava y Cláusula Novena y adicionalmente en lo dispuesto en el Decreto 2246 del 31 de octubre de 2012, o la norma que modifique, adicione o sustituya a este último. 6.1.1. REQUISITOS: a. Acto Administrativo mediante el cual el Representante Legal del Fideicomitente Directo, nombra al Gestor del PAP-PDA y le asigna funciones. Este requisito, de carácter general, debe surtirse desde el momento mismo de la firma del Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, modificado mediante Otrosí #1suscrito el 10 de diciembre de 2012, por parte del respectivo Departamento. VERSIÓN 1.10 Página 17 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA b. Carta suscrita por el Fideicomitente Directo (Gobernador) informando al Consorcio FIA la designación del Ordenador del Gasto del PAP-PDA. En caso de cambio tanto de Gobernador y/o Gestor, prioritariamente debe ser notificado al Consorcio FIA, para suspender los registros de firmas de los funcionarios que han sido cambiados y en su lugar, incluir los datos de los funcionarios que los remplazan. c. Tarjeta de Registro de Firmas diligenciada por parte del Ordenador del Gasto (Gestor del PAP-PDA o Representante Legal del Municipio),Interventor y/o Supervisor de cada contrato, anexando a este documento fotocopia(s) ampliada(s) de la cedula de ciudadanía y del RUT del interventor y/o supervisor del mismo. El formato de Tarjeta de Firmas puede ser consultado en la página WEB del Consorcio FIA: www.consorciofia.com , ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales \ instructivos y formatos para pagos / Guía para el diligenciamiento de la Tarjeta de Firmas NOTA IMPORTANTE: Los originales de las correspondientes Tarjetas de Firmas, deben ser solicitados directamente al Consorcio FIA, por intermedio de los Directores de PDA asignados a cada PAP-PDA. d. Para realizar los pagos correspondientes a la remuneración del Gestor del PAP-PDA cuando este sea una Empresa de Servicios Públicos del orden Departamental, es necesario diligenciar una Tarjeta de Registro de Firmas adicional, suscrita por: El Representante Legal del Fideicomitente Directo (Gobernador); y El Supervisor del Contrato. NOTA: Se debe anexar las fotocopias de las cedulas de ciudadanía y de los RUT, si aplica este último documento, de cada uno de los anteriores funcionarios. Cuando el Contrato de Obra, o el Convenio Interadministrativo no lo especifiquen, se requiere comunicación del Ordenador del Gasto Informando quienes desempeñan las funciones de: a. Interventor del Contrato para los Contratos de Obra; b. Supervisor del Contrato o Convenio, para los pagos al Gestor / Consultorías Especializadas / Interventorías, etc. Adicionalmente, cualquier cambio que se efectúe, ya sea de Gestor y/o de Interventor, exige el diligenciamiento de una nueva Tarjeta de Registro de Firmas. (Firmas Conjuntas). e. Anexar copia de los contratos y/o convenios suscritos con los beneficiarios de los pagos, en los que se identifique plenamente que los mismos están destinados al desarrollo y ejecución de los PAP-PDA. f. Para proceder a la realización de los pagos, es necesario anexar los siguientes documentos: VERSIÓN 1.10 Página 18 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA - - - - - - Fotocopia del Documento de Identidad del beneficiario del pago y en el evento de corresponder a una Persona Jurídica, fotocopia del Documento de Identidad del Representante Legal de la misma; Copia o fotocopia del Certificado de Existencia y Representación Legal, con vigencia no superior a tres meses, de la Persona Jurídica beneficiaria del pago; Copia o fotocopia del Registro Único Tributario RUT actualizado. Para los Consorcios y Uniones Temporales, se deben anexar los RUT de cada una de las personas naturales o jurídicas que los conforman; Copia o fotocopia de certificación bancaria, expedida por la correspondiente Entidad Financiera, en la que conste el Banco en el que está constituida la cuenta a la cual se deben depositar los recursos del pago; el número de la correspondiente cuenta; el tipo de cuenta en la cual se depositaran los recursos del pago (ahorro o corriente); el nombre del titular de la cuenta; En el caso de las certificaciones bancarias de Consorcios o Uniones Temporales, dicho documento debe estar expedido con los datos del Consorcio o Unión Temporal; Anexar copia del documento de conformación de los Consorcios (Acuerdo Consorcial) y las Uniones Temporales; Actualización del Plan de Pagos de los meses siguientes, indicando el monto y la fecha de pago, el cual debe estar acorde con la prelación de pagos señalada en la Cláusula Octava del Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos. El Gestor/Ejecutor en cada proyecto, debe presentarla Programación de Pagos requerida; sin embargo, también la puede presentar consolidada para varios proyectos/contratos. NOTA IMPORTANTE: Todos los pagos, sin excepción, se realizan por transferencia electrónica de saldos. g. Relación detallada y soportada de los Impuestos y Tasas que apliquen en el Departamento, Municipio, o Distrito en el que se desarrolló la obra y/o se prestó el servicio. Para ejercer adecuado control sobre la correcta liquidación de impuestos y contribuciones y determinar los requisitos formales de la declaración tributaria (formulario, periodicidad, forma de presentación, Banco en el que se paga etc.),es indispensable el envío, sin excepción, al Consorcio FIA, de copia del Estatuto de Rentas de cada Departamento, Municipio, o Distrito y las formalidades del pago, formularios y número de cuentas bancarias en los cuáles se deben depositar los importes de impuestos. VERSIÓN 1.10 Página 19 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA Relación de los Impuestos y Tasas (Municipios y Distritos): La información de las formalidades del pago de las contribuciones y/o tributos, debe remitirse anexa a la Orden de Pago, adjuntando también a la misma, Certificación Bancaria que contenga el Número de Cuenta, el Tipo de cuenta, y el Banco en el que se deben cancelar los tributos. NOTA 1: La responsabilidad del envío de la información para los pagos en debida forma, es exclusiva e indelegable del Gestor del PAP-PDA. En consecuencia, si llegase a faltar un documento o un procedimiento, el Consorcio FIA se abstendrá de realizar el pago correspondiente. (Clausula 9. Numeral 9.6 Parágrafo Primero del Contrato de Fiducia Mercantil) ¨El ordenador del Gasto remitirá al Consorcio Fiduciario las órdenes de pago indicando el valor bruto, sus deducciones y el valor neto a pagar, en todo caso será responsabilidad del Ordenador del Gasto realizar adecuadamente los cálculos de las mismas, así como de las deducciones, retenciones de ley y demás conceptos a que haya lugar.¨ NOTA 2: En el evento en que la Órden de Pago no sea recibida debidamente diligenciada y con los documentos requeridos para su trámite, ésta será devuelta para su correcto trámite y nueva radicación ante el Consorcio FIA. h. Para proceder al desembolso de los pagos debe anexarse sin excepción, copia del Certificado de Disponibilidad de Recursos para Adquirir Compromisos (CDR) expedido por el Consorcio FIA, utilizado para respaldar la contratación del proyecto, o contrato. i. El original de la Órden de Pago debidamente diligenciada con los soportes requeridos, adicionando Factura, o documento equivalente, los cuales deben cumplir con las características exigidas por la ley, la cual deberá venir suscrita, sin excepción, por: *El Ordenador del Gasto; y *El Interventor y/o Supervisor del Contrato. NOTAS IMPORTANTES: * Se debe diligenciar una Órden de Pago por cada desembolso; en aquellos casos en que el proyecto incluya desembolsos con cargo a recursos de diferentes Fideicomitentes, las Órdenes de Pago deben venir en forma independiente por cada uno de ellos. * De igual manera, en el evento de tramitarse un pago con cargo a recursos de dos (2) o más Fideicomitentes, se debe discriminar los descuentos por contribuciones e impuestos en forma separada para cada beneficiario del pago. VERSIÓN 1.10 Página 20 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA * Para realizar los pagos al Gestor, es necesario diligenciar una Orden de Pago, suscrita por: El Representante Legal del Fideicomitente Directo; y El Supervisor del Contrato y/o Convenio. Controles adicionales Como medida de control y seguridad, durante el proceso de validación y trámite de las Órdenes de Pago, el Consorcio FIA, en su calidad de vocero y administrador del Patrimonio Autónomo FIA, realizará ante el Gestor y/o Ordenador del Gasto, la confirmación telefónica de la solicitud de Orden de Pago, fin para el cual, el mencionado Gestor y/o Ordenador del Pago, deberá registrar ante el Consorcio FIA el nombre, cargo y número(s) de teléfono(s) del funcionario que delegue para la función de confirmar las solicitudes de Órdenes de Pago. Por tratarse de la realización de controles internos para evitar y/o detectar suplantaciones, adulteraciones de cifras, o trámites de operaciones no autorizadas, la realización de la confirmación telefónica de la Órden de Pago, no constituye garantía del inmediato desembolso de la operación, o que la misma haya sido tramitada en debida forma. 6. 2.DOCUMENTACIÓN SOPORTE DEL ÚLTIMO PAGO Con el fin de ejercer control sobre la finalización del contrato y la realización de pagos con cargo al mismo, al momento de tramitar el pago final del saldo del contrato a favor del Contratista beneficiario del mismo, se deberán anexar a la respectiva Órden de Pago, los siguientes documentos: a. Acta Final de Interventoría en la que el Interventor de la Obra y el correspondiente Contratista, evidencien la terminación de la misma, el Interventor de la obra acepte la entrega de la(s) obra(s) y adicionalmente, el Interventor autorice el pago final del saldo a favor del Contratista; b. Solicitud de cancelación de los saldos del contrato, si existen a la fecha de la terminación de la(s) obra(s); y c. Solicitud de liberación del saldo del Certificado de Disponibilidad de Recursos Para Adquirir Compromisos (CDR), no utilizado en la ejecución de la correspondiente obra. 7. PROCESO DE DESCUENTOS Para efectos de cumplir estrictamente con la instrucción impartida por el Gestor del PAP-PDA, sobre los descuentos que se deben aplicar en la Órden de Pago remitida al Consorcio FIA, es indispensable que cada una de las mencionadas Órdenes de Pago, cumpla estrictamente con el detalle de los descuentos de que VERSIÓN 1.10 Página 21 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA será objeto la misma, especialmente con aquellos que tienen implicación tributaria y/o legal. Sobre este particular es de vital importancia precisar, que la totalidad de descuentos, tanto tributarios, como legales, son de la exclusiva responsabilidad del Ordenador del Gasto; el Consorcio FIA, en su condición de vocero y administrador del Patrimonio Autónomo FIA, tiene bajo su responsabilidad constatar o verificar que los descuentos incluidos en la Órden de Pago, hayan sido determinados conforme lo disponen el Contrato suscrito con los beneficiarios de los pagos y de conformidad con las disposiciones establecidas en los respectivos Estatutos de Renta que rigen en cada Ente Territorial, de acuerdo con la tipología del tributo, su plazo y porcentaje de ley. 7.1. IMPUESTOS NACIONALES Por norma general, toda Órden de Pago debe incluir el valor correspondiente al Impuesto al Valor Agregado (IVA), cuando el producto y/o servicio esté sujeto a este tributo, determinado de acuerdo con el porcentaje fijado por la Ley; adicionalmente, en los espacios correspondientes a deducciones y/o descuentos, siempre que se facture el mencionado impuesto, deberán registrar la retención sobre el mismo, en el porcentaje respectivo de acuerdo con disposiciones que expida la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN-. De igual manera, siempre que el monto del pago lo exija, la calidad del beneficiario del pago lo requiera y la clase de bien y/o servicio lo disponga, se deberá liquidar e incluir el valor de la Retención en la Fuente por Renta que deberá asumir el beneficiario del pago, la cual debe ser liquidada sobre el valor del bien y/o servicio, antes de IVA y por el porcentaje fijado por la Ley para el mismo. Asímismo, cuando el tipo de obra lo exija (contratos de obra pública, con entidades de derecho público) y el monto del pago lo establezca, el Gestor del PAP-PDA deberá liquidar el correspondiente Impuesto de Guerra (Impuesto al Patrimonio), por el porcentaje fijado en la norma, a cargo del contratista y a favor del Ente Territorial en el que se ejecutó la respectiva obra; de igual manera, el mencionado Gestor del PAP-PDA deberá informar al Consorcio FIA, a qué ente territorial, Nación, Departamento, o Municipio, deberá cancelársele el monto de este tributo (Impuesto al Patrimonio/Impuesto de Guerra), y las formalidades dispuestas por cada uno para su presentación y pago El Consorcio FIA, en su condición de vocero y administrador de los recursos del Patrimonio Autónomo FIA, descontará el valor de los Impuestos Nacionales, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente por Renta, e Impuesto de Guerra, este último cuando se trate de obras públicas con entidades de derecho público y los cancelará directamente a la Administración VERSIÓN 1.10 Página 22 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, atendiendo lo dispuesto en el Artículo 368 del Estatuto Tributario, o a la Entidad Territorial que el correspondiente Gestor del PAP-PDA le informe al Consorcio FIA. 7.2. IMPUESTOS TERRITORIALES El Gestor del PAP-PDA debe proceder a liquidar e incluir en la respectiva Órden de Pago, los montos correspondientes a la totalidad de Impuestos Territoriales, especialmente con el Impuesto de Industria y Comercio (ICA); el Impuesto de Guerra y los tributos sobre Estampillas vigente en cada Ente Territorial, para lo cual deberá consultar y aplicar, indefectiblemente, los conceptos, bases de contribución y porcentajes incluidos en los respectivos Estatutos de Rentas de cada Ente Territorial. Para que el Consorcio FIA, actuando como vocero y administrador del Patrimonio Autónomo FIA, pueda dar estricto cumplimiento a las disposiciones que rigen el pago de estos tributos, junto con la primera Órden de Pago que se remita para su trámite, correspondiente a un determinado Municipio, deberán enviar copia del Estatuto de Rentas del respectivo Municipio, junto con las instrucciones pertinentes para atender el cumplimiento formal en el pago del tributo, tales como copia del formulario, fechas de vencimiento y pago del Impuesto, Entidad(es) Financiera(s) en la(s) que se recibe el mismo, y demás consideraciones necesarias para efectuar el pago del Impuesto dentro de los plazos y en las condiciones formales exigidas en las normas. 7.3. ANTICIPOS Cuando por razón de los acuerdos contractuales suscritos entre el Gestor del PAP-PDA y el Contratista que adelantará la obra, o prestará el servicio, se haya pactado el desembolso de un Anticipo, éste no deberá superar el 50% del valor del contrato, tal como lo disponen las normas sobre la materia y al momento de legalizarse deberá amortizarse en el primer pago, preferiblemente, por lo menos el 50% del valor anticipado. En el evento en que junto con la Órden de Pago para el primer desembolso del respectivo contrato, no se incluya la legalización y amortización del correspondiente Anticipo, el pago no será tramitado y el mismo, junto con la documentación que lo respalda, será devuelta al ordenador del pago para los ajustes correspondientes. 7.4. EMBARGOS Cuando las autoridades competentes determinen el embargo y secuestro de recursos de los desembolsos que se deben efectuar a un determinado contratista y la órden de embargo es remitida directamente al Gestor del PAPVERSIÓN 1.10 Página 23 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA PDA, o a cualquiera de las Dependencias de esa Entidad, éste deberá incluir el valor a retener por concepto de embargo en la correspondiente Órden de Pago, e informar al Consorcio FIA por escrito: el valor total del embargo decretado por la autoridad competente; los datos del Juzgado que impartió la medida cautelar; el monto a aplicar en cada desembolso y la suma total a descontar por dicho concepto. Adicionalmente y en razón a que con los recursos del Patrimonio Autónomo FIA, no es permitido efectuar pagos diferentes a los correspondientes a los contratistas, el Gestor del PAP-PDA deberá consignar en la cuenta de ahorros del Consorcio FIA # 031-496501-55 de BANCOLOMBIA, el valor de la comisión del giro del embargo, para la constitución del Depósito Judicial, cuando el Juzgado que ordenó el embargo tenga sede fuera de la Ciudad de Bogotá y que corresponde al 1.45%del valor del respectivo embargo, más el correspondiente Impuesto al Valor Agregado (IVA) del 16%, y del Gravamen a los Movimientos Financieros (cuatro por mil). Para mayor información sobre las tarifas cobradas por el Banco Agrario de Colombia para este tipo de servicios, pueden consultar el detalle de las Tarifas de Servicios vigente en dicho Banco desde el mes de junio de 2013, documento publicado en la página WEB del Consorcio FIA, www.consorciofia.com , ruta documentos y formatos/descarga de formatos/formatos generales/TARIFAS DE SERVICIOS BANCO AGRARIO Si el Consorcio FIA no recibe oportunamente el valor del giro cobrado por el Banco Agrario para la expedición del correspondiente Depósito Judicial, la Órden de Pago será devuelta, ante la imposibilidad de dar cumplimiento integral al pago, junto con sus respectivos descuentos. 7.5. MULTAS Y SANCIONES Cuando como resultado de las relaciones contractuales suscritas entre el Gestor del PAP-PDA, en su condición de Contratante y el Contratista, se determine un incumplimiento del respectivo contrato, el Contratante podrá determinar la imposición de las correspondientes multas y/o sanciones con cargo al Contratista, y éstas deberán reflejarse como deducciones en la correspondiente Órden de Pago. Cuando se presente esta situación, y en razón a que los saldos del contrato incumplido y del Certificado de Disponibilidad de Recursos para Adquirir Compromisos (CDR), quedan inconclusos en el Sistema de Información Financiero del Consorcio FIA, el Gestor del PAP-PDA, además de incluir el descuento en la Órden de Pago, deberá remitir al Consorcio FIA, quien actúa como vocero y administrador del Patrimonio Autónomo FIA, copia de la Resolución mediante la cual se determina el incumplimiento del Contrato y se impone la respectiva multa y/o sanción, y deberá informar además, por escrito, VERSIÓN 1.10 Página 24 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA la fuente a la cual deberá reinvertirse los recursos producto de la multa y/o sanción 8. PROCESO DE INFORMES Con el fin de facilitar el seguimiento por parte de los Fideicomitentes y por los Gestores de los distintos PAP-PDA, respecto de las ejecuciones adelantadas por el Consorcio FIA, en su calidad de vocero y administrador del Patrimonio Autónomo FIA, el mencionado Consorcio prepara periódicamente diferentes informes con destino a los Fideicomitentes, que interpretan las exigencias y los requerimientos legales y contractuales, documentos que están destinados a Gestores de los PAP-PDA, y/o Fideicomitentes Directos, y/o Fideicomitentes Indirectos, y/o Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, y/o Comité del Patrimonio Autónomo FIA y/o organismos de control, cuando estos últimos los requieran. 8.1. INFORME DE GESTIÓN MENSUAL Se prepara y remite con destino a los Gestores de cada PAP-PDA y a los integrantes del Comité del Patrimonio Autónomo FIA, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de cada mes. Dicho informe, además de enviarse por correo electrónico a la totalidad de Gestores, se entrega físicamente a los miembros del Comité del Patrimonio Autónomo FIA y se acompaña de copia en medio magnético del mismo, e incluye la siguiente información: Monto de los recursos comprometidos por cada PAP-PDA; Monto de los recursos recibidos de cada PAP-PDA; Relación desagregada de cada uno de los pagos efectuados; Detalle de Impuestos descontados y pagados; Monto de los rendimientos generados por los recursos invertidos; Monto y cantidad de Certificados de Disponibilidad de Recursos para Adquirir Compromisos (CDR) expedidos y anulados; Actividades de acompañamiento adelantadas por el Consorcio FIA; Estados Financieros del Patrimonio Autónomo FIA; Estado de Conciliaciones bancarias 8.2. ESTADO DE CUENTA MENSUAL Se prepara y remite al cierre de cada mes, con destino a cada uno de los Fideicomitentes Directos e Indirectos, y Gestores de los PAP-PDA, el cual refleja, en detalle, el ingreso y salida de recursos del periodo y acumulado; los pagos mensuales y acumulados efectuados por cada PAP-PDA; los rendimientos obtenidos en el manejo de la inversión de los recursos; las VERSIÓN 1.10 Página 25 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA comisiones pagadas (hasta diciembre de 2012) y establece el saldo disponible al finalizar cada periodo mensual. Este informe se remite a la totalidad de destinatarios exclusivamente vía correo electrónico, razón por la que es de vital importancia reportar al Consorcio FIA, a través de las áreas internas encargadas del relacionamiento institucional con los usuarios del servicio, denominadas Direcciones de PDA, las direcciones electrónicas institucionales de cada Fideicomitente Directo y/o Indirecto. Por medidas de control y seguridad y en cumplimiento de disposiciones emanadas de la Superintendencia Financiera de Colombia, estos informes no se remiten a direcciones de correo electrónico con dominios públicos, tales como Gmail, Hotmail, Yahoo, etc., etc. 8.3. INFORMEDE RENDICIÓN DE CUENTAS SEMESTRAL Para dar cumplimiento a lo ordenado en el Código de Comercio y en cumplimiento de lo dispuesto en la Circular Externa 046 de 2008 de la Superintendencia Financiera de Colombia, cada seis (6) meses se prepara y remite el Informe Semestral de Rendición de Cuentas, que se envía en los meses de Enero y Julio de cada año, con corte diciembre y junio respectivamente, dirigido a cada Fideicomitente, con copia al Gestor del respectivo PAP-PDA y al Comité del Patrimonio Autónomo FIA. Dicho informe Semestral de Rendición de Cuentas incluye la siguiente información: Generalidades del Contrato Fiduciario y su Objeto; Bienes Fideicomitidos; Estado Actual y Localización de los Bienes; Inversiones; Partidas Conciliatorias; Estado de Fuentes y Usos; Acreedores Garantizados; y Aspectos relevantes acaecidos durante el semestre en reporte IMPORTANTE: Al igual que en los anteriores informes, el Consorcio FIA únicamente remite información correspondiente al Patrimonio Autónomo FIA, con destino a los Fideicomitentes Directos e Indirectos y Gestores de los PAP-PDA, utilizando correos electrónicos institucionales, debidamente reportados previamente al Consorcio FIA VERSIÓN 1.10 Página 26 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA III. GLOSARIO ACTORES: Entidades Participantes: Departamentos, Municipios, Distritos, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial (Hoy Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio), Departamento Nacional de Planeación, Autoridades Ambientales con jurisdicción en los municipios ubicados en el territorio del respectivo Departamento. APORTANTES: Serán las entidades que destinen recursos para la financiación y ejecución de los PAP-PDA, en los términos y condiciones establecidos en el Decreto Nº 2246/2012 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. BIENES FIDEICOMITIDOS: Recursos aportados por los fideicomitentes y girados al Patrimonio Autónomo FIA directamente por estos, o por otras entidades actuando en nombre y por cuenta de ellos. CAR: Corporaciones Autónomas Regionales que transfieran recursos para la ejecución de los PAP-PDA, en materia de saneamiento ambiental y protección de cuencas, actuando por cuenta y en nombre de los Fideicomitentes. CDR: Certificaciones que emite el Consorcio FIA a nombre de los fideicomitentes Directos, o Indirectos que tengan Bienes Fideicomitidos en el Patrimonio Autónomo FIA, y su propósito es el de certificar la suficiencia de recursos disponibles y/o comprometidos que permitan adelantar los procesos de contratación para el desarrollo de los PAP-PDA. COMITÉ DIRECTIVO DEL PAP-PDA: Máxima instancia de decisión y coordinación interinstitucional del PAP-PDA. Está conformado y tendrá las funciones establecidas en el artículo 10 del Decreto No. 2246/2012 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. COMITÉ DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO: La máxima instancia del Patrimonio Autónomo FIA, tiene, entre otras, las funciones de: analizar los informes y estados de cuenta presentados por el Consorcio FIA y constituir el canal de comunicación entre las partes intervinientes en el Contrato de Fiducia Mercantil y los Beneficiarios del Fideicomiso. Está integrado por: i) dos (2) representantes del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio; ii) un (1) representante de la Financiera de Desarrollo Territorial S.A. –FINDETER, y iii) dos (2) representantes de los Fideicomitentes Directos (Gobernadores) CONSORCIO FIA: Conformado por: FIDUCIARIA BANCOLOMBIA, FIDUCIARIA BOGOTA Y BBVA ASSET MANAGEMENT, tiene como objeto la administración de un Patrimonio Autónomo para el recaudo, administración, garantía y pagos para el manejo de los recursos de los PAP-PDA de los Departamentos y Municipios que decidan vincularse como fideicomitentes. VERSIÓN 1.10 Página 27 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA CONTRATO DE MANEJO DE CUENTA: Contragarantía que sirve para que en caso que los bienes fideicomitidos al Patrimonio Autónomo FIA, no sean transferidos en su oportunidad, o exista incumplimiento en los flujos de caja comprometidos, el Consorcio Fiduciario haga exigibles inmediatamente las sumas adeudadas a su favor. El Contrato de Manejo de Cuenta debe suscribirse por los Fideicomitentes con la entidad Financiera recaudadora de la renta referenciada, renta que deberá corresponder a la fuente de Ingresos Corrientes de Libre Destinación (ICLD), la cual no se afecta presupuestalmente, ya que la entidad territorial no está ejecutando ningún gasto, sino que está anticipándose a un eventual incumplimiento, que en caso de no darse, impedirá que el Consorcio FIA, en su calidad de vocero y administrador del Patrimonio Autónomo FIA, requiera a la entidad financiera que maneja los recursos. CONVENIOS DE COOPERACIÓN Y APOYO FINANCIERO: Convenio que establece los términos y condiciones de la cooperación y asistencia técnica entre EL DEPARTAMENTO, EL GESTOR y EL MUNICIPIO, para la vinculación de estos últimos al PAP-PDA. Contempla los recursos que se transfieren expresa, incondicional e irrevocablemente al Patrimonio Autónomo FIA para la financiación y ejecución del PAPPDA. PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA: Es el Patrimonio Autónomo constituido para la Financiación de las Inversiones en Agua, en virtud del Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, modificado mediante Otrosí #1suscrito el 10 de diciembre de 2012. FIDEICOMITENTES: Es la persona jurídica que ha suscrito contrato con el Consorcio FIA, ha transferido unos bienes con un objeto especifico, con el cual el Consorcio tiene una serie de obligaciones por las que percibe una remuneración fiduciaria. FIDEICOMITENTES DIRECTOS: Departamentos que suscriben el Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, modificado mediante Otrosí #1suscrito el 10 de diciembre de 2012, con el Consorcio FIA. FIDEICOMITENTES INDIRECTOS: Distritos y Municipios a los que el Consorcio FIA aceptó para ser adheridos al Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, modificado mediante Otrosí #1suscrito el 10 de diciembre de 2012con base en el mandato con representación otorgado a los Fideicomitentes Directos de los PAP-PDA. FINDETER: Financiera de Desarrollo Territorial S.A., para el financiamiento de los PAP-PDA. VERSIÓN 1.10 Página 28 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA GESTOR: Encargado de la gestión, implementación y seguimiento de la ejecución del PAP-PDA de cada uno de los Fideicomitentes. INFIS: Entidades descentralizadas de carácter financiero de los Entes Territoriales. NECESIDADES DE CAJA:Son los recursos de financiación requeridos por los Fideicomitentes para cubrir los déficit de caja presentados para atender los pagos de los contratos que hayan sido aceptados para su pago por el Patrimonio Autónomo FIA. PARTES:FIDEICOMITENTES que suscriban, celebren o se vinculen, directamente o por interpuesta persona, al Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Recaudo, Administración, Garantía y Pagos para el manejo de los recursos de los Planes Departamentales de Agua, modificado mediante Otrosí #1suscrito el 10 de diciembre de 2012,y las Sociedades Fiduciarias integrantes del Consorcio FIA. PAP-PDA - PROGRAMA AGUA Y SANEAMIENTO PARA LA PROSPERIDAD PLANES DEPARTAMENTALES PARA EL MANEJO EMPRESARIAL DE LOS SERVICIOS DE AGUA Y SANEAMIENTO (PAP-PDA): Conjunto de estrategias de planeación y coordinación interinstitucional, formuladas y ejecutadas con el objeto de lograr la armonización integral de los recursos, y la implementación de esquemas eficientes y sostenibles en la prestación de los servicios públicos domiciliarios de agua potable y saneamiento básico en cada uno de los Fideicomitentes. PROGRAMACIÓN DE PAGOS: Es el cronograma de pagos presentado por el ordenador del gasto al Patrimonio Autónomo FIA, desagregado de tal manera que se pueda identificar con precisión lo correspondiente a cada uno de los conceptos y su prelación. RECURSOS ADMINISTRADOS: Se refiere a todos los recursos que manejará el Consorcio FIA, en su condición de vocero y administrador del Patrimonio Autónomo FIA y que corresponden a los Bienes Fideicomitidos, y a los recursos provenientes de los desembolsos de los Créditos que las entidades financieras otorguen directamente a los Fideicomitentes Directos e Indirectos. RECURSOS DISPONIBLES:Se refiere a los Bienes Fideicomitidos que tienen los Fideicomitentes, descontando los recursos comprometidos a la fecha en que se vaya a realizar una determinadaoperación. VINCULADOS: Son aquellos departamentos, distritos o municipios que hacen parte del Patrimonio Autónomo FIA como Fideicomitentes VERSIÓN 1.10 Página 29 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA FORMATOS VERSIÓN 1.10 Página 30 MANUAL OPERATIVO EXTERNO PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA FORMATO PARA LA VINCULACIÓN DE FIDEICOMITENTES DIRECTOS www.consorciofia.com , ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales \ instructivos y formatos para vinculaciones / formato de vinculación al patrimonio autónomo FIA FORMATO PARA LA VINCULACIÓN DE FIDEICOMITENTES INDIRECTOS www.consorciofia.com , ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales \ instructivos y formatos para vinculaciones / formato de vinculación al patrimonio autónomo FIA FORMATO MODELO DEL ANEXO 3 AL CONTRATO DE FIDUCIA MERCANTIL IRREVOCABLE DE RECAUDO, ADMINISTRACIÓN, GARANTÍA Y PAGOS www.consorciofia.com , ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales \ instructivos y formatos para vinculaciones / ANEXO No. 3: DOCUMENTO DE VINCULACIÓN (Discriminación de Recursos que aporta el Depto al PAP-PDA) MODELO DEL CONVENIO DE COOPERACIÓN Y APOYO FINANCIERO El texto del modelo de Convenio de Cooperación y Apoyo Financiero, que se utiliza para estos casos, podrá ser solicitado directamente al Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, Viceministerio de Agua y Saneamiento Básico, Subdirección de Estructuración de Programas. FORMATO DE DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS www.consorciofia.com , ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales \ instructivos y formatos para recaudos / Formulario de Distribución de Recursos FORMATO DE COMUNICACIÓN PARA TRANSFERENCIA DE FONDOS POR INTERMEDIO DEL CANAL DEL BANCO DE LA REPÚBLICA SEBRA www.consorciofia.com , ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales \ instructivos y formatos para recaudos / Instructivo de Recaudo Bancolombia FORMATO DE SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE RECURSOS PARA ADQUIRIR COMPROMISOS (CDR) www.consorciofia.com , ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales \ instructivos y formatos para CDR´s / formato solicitud de CDR FORMATO DE TARJETA DE FIRMAS www.consorciofia.com , ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales \ instructivos y formatos para pagos / Guía para el diligenciamiento de la Tarjeta de Firmas Los originales de las correspondientes Tarjetas de Firmas, deben ser solicitados directamente al Consorcio FIA, por intermedio de los Directores de PDA asignados a cada PAP-PDA TARIFAS DE SERVICIOS BANCO AGRARIO – VIGENCIA 2013 www.consorciofia.com , ruta documentos y formatos/descarga de formatos/formatos generales/TARIFAS DE SERVICIOS BANCO AGRARIO VERSIÓN 1.10 Página 31
