Instructivo para el Uso de la Bitácora de Obra o Servicio

BITACORA.
Antiguamente, cuando los buques carecían de puente de mando cubierto, solía guardarse en el interior de la bitácora el
llamado cuaderno de bitácora, para preservarlo de las inclemencias del tiempo. Aunque el nombre se ha popularizado en
los últimos años a raíz de su utilización en diferentes ámbitos, el cuaderno de trabajo o bitácora ha sido utilizado desde
siempre.
Bitácora, del francés bitacle, es una especie de armario que se utiliza en la vida marítima. La bitácora se fija a la cubierta y
cerca del timón, ya que allí se instala la aguja náutica que facilita la navegación.
En la antigüedad, la bitácora solía albergar un cuaderno (el cuaderno de bitácora) donde los navegantes relataban el
desarrollo de sus viajes. Dicho cuaderno, al guardarse en la bitácora, era protegido de las tormentas y los avatares
climáticos.
Con el tiempo, la noción de bitácora pasó a asociarse de manera casi exclusiva a la de cuaderno de bitácora (por ejemplo:
“El avistaje de la isla fue narrado de forma detallada en la bitácora del capitán”) y se extendió a otros ámbitos.
Una bitácora es, en la actualidad, un cuaderno o publicación que permite llevar un registro escrito de diversas acciones. Su
organización es cronológica, lo que facilita la revisión de los contenidos anotados. Los científicos suelen desarrollar
bitácoras durante sus investigaciones para explicar el proceso y compartir sus experiencias con otros especialistas.
Las bitácoras consiguieron una gran fama a partir del desarrollo de los weblogs o blogs, que son bitácoras virtuales que se
publican en Internet. Los blogs recopilan información de todo tipo y pueden ser escritos por uno o más autores. Este tipo de
bitácora suele aceptar la participación de los lectores a través de comentarios y opiniones.
El fotolog o flog, por otra parte, es un blog que se basa en la publicación de imágenes y comentarios de escasa extensión.
BITÁCORA DE OBRA José Victor Meneses Campos “Una herramienta para el control de los procesos constructivos”. AUDITORIA
DE OBRA PUBLICA M. EN I. y ARQ. RUBÉN AGUILAR JIMÉNEZ MAESTRIA EN INGENIERIA EN CONSTRUCCION
Introducción La bitácora es para efecto de la ley, un medio oficial y legal de comunicación, además de ser un instrumento
técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de prestación de servicios, regulando y controlando la
ejecución de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos
que resulten diferentes a los establecidos en un contrato y sus anexos, así como dar fe del cumplimiento de eventos
significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad del contratista.
Definición Bitácora. Es el medio oficial y legal de comunicación entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante
el desarrollo de los trabajos, en el que deberán referirse los asuntos importante que se desarrollan durante la ejecución de las
obras y servicios. FORMA DE BITÁCORA El formato de bitácora se ajustará a las necesidades de cada proyecto, se podrán utilizar
una o varias libretas por contrato. 3
La libreta de bitácora 4 La libreta de bitácora es el lugar donde se materializa el registro denominado bitácora de obra. Por el
significado que tiene para bien del proceso constructivo, no puede ser cualquier libreta: se necesita una que tenga los atributos
indispensables para cumplir debidamente su función. El costo de la libreta siempre será insignificante en relación con el servicio
que presta.
5 Por lo expuesto, las libretas deberán ser de materiales muy resistentes para que puedan soportar el trato rudo a que estarán
sometidas en las oficinas de las obras. De preferencia, deberán estar confeccionadas con papel autocopiante para evitar el uso
de hojas de papel carbón, pues con el polvo propio de la construcción éstas acaban por no permitir copias claras.
6 Además, las libretas que se utilicen habrán de cumplir cuando menos los siguientes requisitos: - Juegos de hojas. Deberán
contar con juegos de tres hojas, foliadas cada una con el mismo folio. - Foliado. En cada libreta, el foliado debe iniciarse con el
folio 01.
7 - Tamaño. Es recomendable utilizar libretas de 50 folios, las de mayor número de folios son difíciles de manejar y tienden a
desencuadernarse. Sólo tratándose de obras menores, será aceptable usar libretas de 25 e incluso de 10 juegos de hojas. Copias. Cada juego de hojas debe estar integrado por un original adherido firmemente a la libreta y cuando menos dos copias
marcadas y desprendibles, una para el contratista y la otra para la supervisión. Puede haber más copias sí así lo requiere alguna
de las partes.
Apertura Nombre de la dependencia, que supervisará la obra, indicando la dirección del proyecto, activo o la región a la que
pertenece. Número del contrato. Titulo de la obra y su localización. Nombre o razón social del contratista. En el caso de
supervisión por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisión. Nombre, firma,
dirección y teléfono del residente o supervisor. Nombre, firma, dirección y teléfono del superintendente de construcción del
contratista. Número del proyecto o su equivalente. Número de partida presupuestal. Plazo de ejecución de la obra. 8
Apertura La libreta debe contar con una hoja de apertura del registro de bitácora en la que habrán de anotarse los datos
indicativos del contrato y el nombre y cargo de los técnicos que serán los autorizados para intervenir en ella. El formato
considera además un espacio para anotar la clave de la libreta precedente, en caso de tratarse de una libreta que continúa el
registro después de haberse agotado una anterior. 9
Registro de abreviaturas Se trata de dejar constancia por escrito de todos aquellos nombres extensos a los que se hace
referencia frecuentemente y para los que se utilizarán abreviaturas con fines prácticos. Se sugiere aprovechar apropiadamente
esta facilidad para evitar textos extensos. 10
¿ Qué se asienta en la bitácora? Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones de la obra.
Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra. 11
- Modificaciones del programa de obra. - Estado del tiempo que influya en la obra - Avance de los trabajos, tiempos perdidos por
diversas causas y demoras respecto al programa. -Cuando el inmueble en que deberá ejecutarse la obra, o la información, o lo
accesos necesarios para realizar el trabajo, no estén disponibles. - Atraso en la contestación de aclaraciones. 12
- En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra. - Ordenes de corrección de defectos de obra. - Equipo descompuesto o
inapropiado. - Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra. - Condiciones de inseguridad, daños al medio
ambiente, falta de higiene en alguna(s) área(s) de trabajo. Accidentes presentados en la obra, si es el caso. Acuse de recibo u
observaciones de órdenes de la supervisión relativas a corrección de defectos, procedimientos de construcción y suministro de
personal, equipo y materiales. 13
Observaciones sobre el incumplimiento de las actividades críticas, enunciando razones y/o motivos así como su terminación.
Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas, almacenamientos
inadecuados y fallas de calidad. Solicitudes de información faltante, licencias, permisos, liberación de bancos o tramos, estudios
de factibilidad, planos o croquis de la obra, etc. 14
Comentarios importantes - Todas las notas sin excepción alguna, deberán seriarse consecutivamente y bajo ninguna
circunstancia deberá alterarse este orden. - Todas las notas sin excepción alguna, deberán estar fechadas en el día en que se
efectuó la anotación. - Las anotaciones deberán efectuarse a mano con letra de molde legible y tinta indeleble, bajo ninguna
circunstancia se harán con tinta susceptible de borrarse. 15
- Cuando se cometa un error de redacción, de ortografía o de interpretación, la nota deberá anularse con una leyenda que diga
“esta nota se anula por tener error”. - Una nota con tachaduras o enmendaduras automáticamente es legalmente nula con todas
las consecuencias técnicas y legales que puede acarrear el hecho. - No está permitido sobreponer ni añadir nada a las notas de
bitácora ni entre renglones ni en los márgenes, si fuese necesario, se abre otra nota haciendo referencia a la de origen. 16
- Solo están facultados para hacer asentamiento y firmar las notas de bitácora los residentes de obra por parte de la supervisora
y constructora acreditados en el acto de apertura de la misma o en su defecto los que hubieren sido acreditados posteriormente
mediante la nota correspondiente, en sustitución o suplencia plenamente justificada. 17
- Todas las instrucciones emitidas por diversas autoridades mediante oficio, verbalmente, vía telefónica u otras, con relación a
las obras en cuestión, deberán validarse mediante las notas de bitácora correspondientes en las que se haga referencia a la
procedencia de la instrucción recibida, fecha, por que medio, nombre y cargo de quien emite la instrucción. 18
- La bitácora estará disponible para ambas partes en días y horas hábiles, es completamente improcedente que alguna de las
partes guarde bajo llave la bitácora o que impida el acceso a la misma, es incorrecto sacar la bitácora de la obra salvo en casos
de fuerza mayor plenamente justificados y acordados por las partes. 19
- Las notas de bitácora invariablemente deberán ser firmadas por ambas partes, la que asienta la nota y el acuse de enterado de
la contraparte, si una nota requiere de contestación o aclaración, ésta deberá hacerse en un término de 48 horas como máximo,
de no hacerlo así, se tendrá por consentida y no se aceptará réplica o argumentación de desconocimiento de la misma, esto sin
menoscabo de las consecuencias de diversa índole que se deriven de esta omisión. 20
Cierre de bitácora El cierra de bitácora será con una última nota especial, en la que se dará por finiquitada la relación técnica de
campo. Se deberán anular las hojas sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y esta, por conducto de la supervisión
se anexa al expediente del contrato. También se transferir el registro de bitácora de una libreta agotada a otra nueva,
proporcionando así continuidad al escribirse en esta libreta la clave de la que sigue. 21
Recomendaciones Es conveniente escribir previamente, en lugar aparte, las notas que se va a asentar, así como revisar la
redacción para asegurarse de que se está diciendo lo que se pretende. Incluso conviene consultar con un compañero para ver si
entiende lo mismo que se quiere expresar. Si fuese necesario, se consultará al superior jerárquico antes de efectuar el asiento;
también conviene decir que debe cuidarse la ortografía. 22
Referencias GUÍA PARA EL USO DE LA BITÁCORA DE OBRA O SERVICIO. Formatos de notas de bítácora. http://www.imcyc.com/revista/2000/julio2000/bitacora6.htm Marco Normativo Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (L.O.P.S.R.M.). Reglamento de la Ley de Obras
Públicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (R.L.O.P.S.R.M.) 23
Instructivo para el Uso de la Bitácora de Obra o Servicio
ÍNDICE
1. Generalidades.
2. De la forma de la bitácora.
3. Reglas generales para el uso de la bitácora.
3.1 Apertura.
3.2 Numeración y fechado de notas.
3.3 Redacción y escritura.
3.4 Errores.
3.5 Tachaduras y enmendaduras.
3.6 Sobreposiciones.
3.7 Inutilización de espacios sobrantes.
3.8 Retiro de copias.
3.9 Validaciones.
3.10 Frecuencia y cantidad de notas.
3.11 Compromiso de uso
3.11.1 Anotaciones de la supervisión.
3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.
3.11.3 Recomendaciones especiales.
3.12 Custodia.
3.12.1 Durante la ejecución de la obra.
3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas.
3.12.3 Al término de la obra o por suspensión definitiva.
3.13 Cierre de bitácora.
4. Reglas de
4.1
4.2
4.3
4.4
aplicación de la bitácora.
Disponibilidad.
Firmas.
Inviolabilidad.
Actividades periódicas.
5. Archivo de bitácora.
6. Bitácora de servicios.
7. Marco normativo
1. Generalidades
La bitácora es un instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de prestación de
servicio, controlando el ejercicio de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten,
considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos; así como dar fe del
cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista.
La bitácora para los efectos de la ley artículo 46°, es el medio oficial y legal de comunicación entre las partes que firman el
contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos. Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios, por lo que la
residencia y la supervisión, deberán prever que los órganos internos de control vigilarán el uso y seguimiento de la misma.
Por lo anterior, es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisión en su elaboración, para
asentar oportuna, sistemática y detalladamente los acontecimientos relevantes, lo que nos permite confirmar el orden
originalmente planeado, así como los incidentes que lo interrumpen o modifican. Los argumentos que se asienten deben ser
fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados, que permitan descubrir cualquier situación pasada.
2. De la forma de la bitácora
El formato de la bitácora se ajustará a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberá cumplir, como mínimo
con lo siguiente:
2.1 Utilizar una bitácora por cada contrato.
2.2 La bitácora de la Obra consistirá en una o más libretas de pastas duras y resistentes. En la pasta principal aparecerá el
nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el área responsable de la ejecución de los trabajos, según
sea el caso, el número del Contrato, la Descripción de la Obra y la identificación Bitácora de Obra y un Renglón para el número
de libreta.
2.3 Las primeras hojas incluirán una guía de uso de la bitácora de obra, la cual no irá foliada.
2.4 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias, una para el contratista y otra para la
residencia de obra o supervisión, en su caso.
2.5. Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con números consecutivos y en la parte superior de las hojas se
indicará el número del Contrato de que se trata.
2.6 Las hojas de copias deben ser desprendibles no así las originales que permanecerán fijas en la libreta de la Bitácora. La
primera copia desprendible deberá ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el
residente de obra o el Supervisor, en su caso.
2.7 El primer folio de la primera libreta deberá iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validación del uso de la
bitácora.
2.7 El contenido de cada nota debe precisar: número, clasificación, fecha, descripción del asunto, ubicación, causa, solución,
prevención, consecuencia económica, responsabilidad si la hubiere y fecha de atención, así como la referencia, en su caso, a la
nota que se contesta.
3. Reglas generales para el uso de la bitácora
La residencia de obra y la supervisión, así como el contratista deberán observar las siguientes reglas generales para el uso de la
bitácora.
3.1 Apertura.
Su apertura se hará previamente al comienzo de los trabajos y deberá iniciar con una nota especial (nota de apertura),
relacionando como mínimo lo siguiente: fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del
personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las
características del sitio donde se desarrollarán, así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al
personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilización de la bitácora,
indicando a quien o a quienes se delega esa facultad.
Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se deberá de anotar como mínimo lo siguiente:

Nombre de la dependencia, que supervisará la obra, indicando la dirección del proyecto, activo o la región a la que
pertenece.

Número del contrato.

Titulo de la obra y su localización.

Nombre o razón social del contratista.

En el caso de supervisión por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de
supervisión.

Nombre, firma, dirección y teléfono del residente o supervisor.

Nombre, firma, dirección y teléfono del superintendente de construcción del contratista.

Número del proyecto o su equivalente.

Número de partida presupuestal.

Importe del contrato.

Plazo de ejecución de la obra.

Fecha de iniciación programada.

Fecha de terminación programada.

Valor y fecha programada de los anticipos.
3.2 Numeración y fechado de notas.
Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse (en el día en el que se efectúe el asiento) consecutivamente
respetando sin excepción el orden establecido; cerrándolas con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del
superintendente de construcción del contratista.
3.3 Redacción y escritura.
Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble preferentemente de tinta negra, letra de molde legible,
sin abreviaturas y utilizando papel carbón o autorreproducible para las copias.
3.4 Errores.
Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, la nota deberá anularse por quien la emita, abriendo de
inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta.
3.5 Tachaduras y enmendaduras.
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, será nula.
3.6 Sobreposiciones.
No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora, ni entre renglones, márgenes o cualquier otro sitio, de
requerirse, se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen.
3.7 Inutilización de espacios.
Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas.
3.8 Retiro de copias.
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitácora, llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes, los interesados
podrán retirar sus respectivas copias.
3.9 Validaciones.
Se podrán validar oficios, minutas, memoranda, circulares y cualquier otro documento, refiriéndose en notas de bitácora el
contenido de los mismos o bien anexando copias.
3.10 Frecuencia y cantidad de notas.
Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las
previstas originalmente en el contrato.
3.11 Compromiso de uso.
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo, deberá utilizarse la bitácora para
asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión.
3.11.1 Anotaciones de la supervisión
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra, sobre los precios unitarios
establecidos en el contrato, o la recepción satisfactoria de la obra.
A continuación se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitácora, en forma
enunciativa, mas no limitativa:
b) Relativas a los documentos de la obra
§
Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones de la obra.
§
Instrucciones de los trabajos adicionales y/o extraordinarios, solicitándole el programa.
§
Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra.
c) Relativas al plazo y programa de la obra
·
Modificaciones del programa de obra.
·
Estado del tiempo que influya en la obra.
·
Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa.
·
Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo.
·
Cuando se efectúen cambios en especificaciones de ingeniería y alcances.
·
Cuando el inmueble en que deberá ejecutarse la obra, o la información, o los accesos necesarios para realizar el trabajo,
no estén disponibles.
·
Atraso en la contestación de aclaraciones.
·
Atraso con respecto a la entrega de ingeniería y/o especificaciones.
·
Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX.
d) Relativas a la ejecución de la obra
§
En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra.
§
Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones periódicas, así como de los
acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones.
§
En caso de no cumplir con el programa establecido, equipos de proceso proporcionados por el contratista, fecha de
llegada, instalación, interconexión y pruebas.
§
Materiales y equipos proporcionados por PEMEX, su fecha de llegada, así como su estado, comparado con lo señalado en
el contrato.
§
Órdenes de corrección por defectos de obra.
§
Equipo descompuesto o inapropiado.
§
Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.
§
Condiciones de inseguridad, daños al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s) área(s) de trabajo.
§
Accidentes presentados en la obra.
§
Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades críticas, enunciando razones y/o motivos así
como su terminación.
§
Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas,
almacenamientos inadecuados y fallas de calidad.
§
Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicarán, de acuerdo al
contrato.
§
Registro de visitas a la obra, enunciando el motivo de su visita.
§
Constancia de la fecha de recepción de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su
revisión.
§
Órdenes de suspensión de la obra, si es el caso, indicando la causa y órdenes de reiniciación de la misma.
§
Constancia de devolución de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX, producto de modificaciones y
cancelaciones.
§
Cambio de supervisor de PEMEX.
§
Cambio de representante del contratista.
§
Fecha de la puesta en operación y fecha del acta de recepción de la obra.
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
·
Avisos de incumplimiento de órdenes dadas al contratista
·
Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante.
·
Cancelación o cambio de órdenes o instrucciones.
3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.
Observaciones en relación a las órdenes que haya recibido del supervisor, inconformidad con las mismas y cualquier
circunstancia que a su juicio influya en la ejecución de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular
las que se indican a continuación:
a) Relativas a los documentos de la obra
·
Solicitudes de información faltante, licencias, permisos, liberación de bancos o tramos, estudios de factibilidad, planos o
croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato.
·
Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra.
b) Relativas al plazo y programa de la obra:
§
Acuse de recibo de órdenes relativas al programa de obra, o modificaciones al mismo.
§
Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliación de plazo y/o modificaciones del programa de
obra.
§
Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisión sobre demoras y falta de
cumplimiento del programa.
c) Relativas a la ejecución de la obra
·
Acuse de recibo u observaciones de órdenes de la supervisión relativas a corrección de defectos, procedimientos de
construcción y suministro de personal, equipo y materiales.
·
Constancias de mal tiempo, falta de materiales y equipo que debía entregar PEMEX, si es el caso, paros obligados y otras
circunstancias que, a juicio del representante del contratista, se aparten de lo previsto en el contrato.
·
Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o
modificaciones al respecto.
3.11.3 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitácora
Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales y/o extraordinarios, cambio de supervisor, notificaciones de retraso en
los trabajos, con aplicación de sanciones, suspensiones, reiniciaciones, terminaciones anticipadas y rescisión.
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre,
para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato.
c) Cuando aplique, llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artículo 78 del Reglamento de la Ley de
Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
3.12 Custodia.
Será responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra, y
3.12.1 Durante la ejecución de la obra
Desde la fecha de iniciación, la bitácora deberá estar permanentemente en la obra a la disposición del supervisor de la obra y
del contratista para anotaciones y consultas así como para revisión de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra
debidamente acreditados.
3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensión de la obra por afectaciones, cierre de accesos y/o secuestros de instalaciones, equipo o
maquinaria, el supervisor de la obra deberá considerar la situación para determinar si recoge la bitácora, en cuyo caso se
llevará a las oficinas de la residencia, para que una vez resueltas las situaciones descritas, se regrese a la obra.
3.12.3 Al término de la obra o por suspensión definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva, la bitácora será entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el
contrato original, para su custodia.
3.13 Cierre de bitácora.
Será con una última nota especial, en la que se dará por finiquitada la relación técnica de campo. Después se procede a firmar
y a anular todas las hojas sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y ésta, por conducto de la supervisión se anexa
al finiquito de la obra.
4. Reglas de aplicación de la bitácora
Para cada uno de los tomos de la bitácora se deberá reglamentar y validar el uso de este instrumento, precisando como mínimo
los siguientes aspectos, los cuales deberán asentarse inmediatamente después de la nota de apertura.
4.1 Disponibilidad.
Horario en que se podrán asentar notas, el que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo.
4.2 Firmas.
Las notas de la bitácora deberán ser firmadas por ambas partes. Previendo que alguna de las dos partes no firme, se
establecerá en la apertura de la bitácora, un plazo máximo para la firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento
del plazo, la aceptación del asunto en cuestión.
Establecer plazo máximo para firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptación del asunto
en cuestión;
4.3 Inviolabilidad.
Se deberá enfatizar la prohibición de modificar cualquiera de las notas ya firmadas, así sea por el responsable de la anotación
original; y
4.4 Actividades periódicas.
Es recomendable regular en las actividades de carácter técnico administrativo, lo relativo a la autorización y revisión de
estimaciones, números generadores, obra extraordinaria, así como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban
implementarse.
En este sentido, en la apertura de la bitácora de cada contrato se deberá establecer cual será la documentación soporte de las
estimaciones, así como la indicación de que si alguno de los documentos que deben acompañar a alguna estimación ha sido
previamente entregado por el contratista, será suficiente con hacer referencia a él en la propia estimación, sin que exista la
obligación de volver a entregarlo.
5. Archivo de bitácora
Durante tres años posteriores a la recepción de la obra, la bitácora se conservará en caja numerada de fácil localización en
archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisión de la obra.
6. Bitácora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios, se debe abrir una bitácora por cada contrato respetando las mismas reglas y
obligaciones para su utilización estipuladas en este instructivo.
7. Marco Normativo
·
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
·
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM).
·
Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)
·
Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos
Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales.
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Guía de Bitácora
de Obra
Instructivo de
llenado
Instructivo para el Uso de la Bitácora de Obra o Servicio
ÍNDICE
1. Generalidades.
2. De la forma de la bitácora.
3. Reglas generales para el uso de la bitácora.
3.1 Apertura.
3.2 Numeración y fechado de notas.
3.3 Redacción y escritura.
3.4 Errores.
3.5 Tachaduras y enmendaduras.
3.6 Sobreposiciones.
3.7 Inutilización de espacios sobrantes.
3.8 Retiro de copias.
3.9 Validaciones.
3.10 Frecuencia y cantidad de notas.
3.11 Compromiso de uso
3.11.1 Anotaciones de la supervisión.
3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.
3.11.3 Recomendaciones especiales.
3.12 Custodia.
3.12.1 Durante la ejecución de la obra.
3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas.
3.12.3 Al término de la obra o por suspensión definitiva.
3.13 Cierre de bitácora.
4. Reglas de aplicación de la bitácora.
4.1 Disponibilidad.
4.2 Firmas.
4.3 Inviolabilidad.
4.4 Actividades periódicas.
5. Archivo de bitácora.
6. Bitácora de servicios.
7. Marco normativo
1. Generalidades
La bitácora es un instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de
prestación de servicio, controlando el ejercicio de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos
relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos
en el contrato y sus anexos; así como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o
situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista.
La bitácora para los efectos de la ley artículo 46°, es el medio oficial y legal de comunicación entre las
partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos. Su uso es obligatorio
en todas las obras y servicios, por lo que la residencia y la supervisión, deberán prever que los órganos
internos de control vigilarán el uso y seguimiento de la misma.
Por lo anterior, es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisión en su
elaboración, para asentar oportuna, sistemática y detalladamente los acontecimientos relevantes, lo que
nos permite confirmar el orden originalmente planeado, así como los incidentes que lo interrumpen o
modifican. Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente
expresados, que permitan descubrir cualquier situación pasada.
2. De la forma de la bitácora
El formato de la bitácora se ajustará a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberá
cumplir, como mínimo con lo siguiente:
2.1 Utilizar una bitácora por cada contrato.
2.2 La bitácora de la Obra consistirá en una o más libretas de pastas duras y resistentes. En la pasta
principal aparecerá el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el área
responsable de la ejecución
de los trabajos, según sea el caso, el número del Contrato, la Descripción de
la Obra y la identificación Bitácora de Obra y un Renglón para el número de libreta.
2.3 Las primeras hojas incluirán una guía de uso de la bitácora de obra, la cual no irá foliada.
2.4 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias, una para el
contratista y otra para la residencia de obra o supervisión, en su caso.
2.5. Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con números consecutivos y en la parte
superior de las hojas se indicará el número del Contrato de que se trata.
2.6 Las hojas de copias deben ser desprendibles no así las originales que permanecerán fijas en la libreta
de la Bitácora. La primera copia desprendible deberá ser para el Contratista o su Representante
debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor, en su caso.
2.7 El primer folio de la primera libreta deberá iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de
validación del uso de la bitácora.
2.7 El contenido de cada nota debe precisar: número, clasificación, fecha, descripción del asunto,
ubicación, causa, solución, prevención, consecuencia económica, responsabilidad si la hubiere y fecha de
atención, así como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta.
3. Reglas generales para el uso de la bitácora
La residencia de obra y la supervisión, así como el contratista deberán observar las siguientes reglas
generales para el uso de la bitácora.
3.1 Apertura.
Su apertura se hará previamente al comienzo de los trabajos y deberá iniciar con una nota especial (nota
de apertura), relacionando como mínimo lo siguiente: fecha de apertura, datos generales de las partes
involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del
contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las características del sitio donde se desarrollarán, así
como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará
facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilización de la bitácora,
indicando a quien o a quienes se delega esa facultad.
Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se deberá de anotar como mínimo lo
siguiente:

Nombre de la dependencia, que supervisará la obra, indicando la dirección del proyecto, activo o la
región a la que pertenece.

Número del contrato.

Titulo de la obra y su localización.

Nombre o razón social del contratista.

En el caso de supervisión por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la
empresa de supervisión.

Nombre, firma, dirección y teléfono del residente o supervisor.

Nombre, firma, dirección y teléfono del superintendente de construcción del contratista.

Número del proyecto o su equivalente.

Número de partida presupuestal.

Importe del contrato.

Plazo de ejecución de la obra.

Fecha de iniciación programada.

Fecha de terminación programada.

Valor y fecha programada de los anticipos.
3.2 Numeración y fechado de notas.
Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse (en el día en el que se efectúe el asiento)
consecutivamente respetando sin excepción el orden establecido; cerrándolas con nombre y firmas del
residente y/o supervisor y del superintendente de construcción del contratista.
3.3 Redacción y escritura.
Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble preferentemente de tinta negra,
letra de molde legible, sin abreviaturas y utilizando papel carbón o autorreproducible para las copias.
3.4 Errores.
Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, la nota deberá anularse por quien la
emita, abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción
correcta.
3.5 Tachaduras y enmendaduras.
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, será nula.
3.6 Sobreposiciones.
No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora, ni entre renglones, márgenes o
cualquier otro sitio, de requerirse, se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen.
3.7 Inutilización de espacios.
Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas.
3.8 Retiro de copias.
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitácora, llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones
correspondientes, los interesados podrán retirar sus respectivas copias.
3.9 Validaciones.
Se podrán validar oficios, minutas, memoranda, circulares y cualquier otro documento, refiriéndose en
notas de bitácora el contenido de los mismos o bien anexando copias.
3.10 Frecuencia y cantidad de notas.
Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos
resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato.
3.11 Compromiso de uso.
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo, deberá utilizarse
la bitácora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión.
3.11.1 Anotaciones de la supervisión
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra,
sobre los precios unitarios establecidos en el contrato, o la recepción satisfactoria de la obra.
A continuación se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en
bitácora, en forma enunciativa, mas no limitativa:
b) Relativas a los documentos de la obra
§
Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones de
la obra.
§
Instrucciones de los trabajos adicionales y/o extraordinarios, solicitándole el programa.
§
Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra.
c) Relativas al plazo y programa de la obra
·
Modificaciones del programa de obra.
·
Estado del tiempo que influya en la obra.
·
Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al
programa.
·
Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo.
·
Cuando se efectúen cambios en especificaciones de ingeniería y alcances.
·
Cuando el inmueble en que deberá ejecutarse la obra, o la información, o los accesos
necesarios para realizar el trabajo, no estén disponibles.
·
Atraso en la contestación de aclaraciones.
·
Atraso con respecto a la entrega de ingeniería y/o especificaciones.
·
Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX.
d) Relativas a la ejecución de la obra
§
En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra.
§
Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones
periódicas, así como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones.
§
En caso de no cumplir con el programa establecido, equipos de proceso proporcionados
por el contratista, fecha de llegada, instalación, interconexión y pruebas.
§
Materiales y equipos proporcionados por PEMEX, su fecha de llegada, así como su
estado, comparado con lo señalado en el contrato.
§
Órdenes de corrección por defectos de obra.
§
Equipo descompuesto o inapropiado.
§
Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.
§
Condiciones de inseguridad, daños al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s)
área(s) de trabajo.
§
Accidentes presentados en la obra.
§
Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades críticas,
enunciando razones y/o motivos así como su terminación.
§
Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo,
materiales, herramientas, almacenamientos inadecuados y fallas de calidad.
§
Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se
aplicarán, de acuerdo al contrato.
§
Registro de visitas a la obra, enunciando el motivo de su visita.
§
Constancia de la fecha de recepción de las estimaciones presentadas por el contratista
o su representante para su revisión.
§
Órdenes de suspensión de la obra, si es el caso, indicando la causa y órdenes de
reiniciación de la misma.
§
Constancia de devolución de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX,
producto de modificaciones y cancelaciones.
§
Cambio de supervisor de PEMEX.
§
Cambio de representante del contratista.
§
Fecha de la puesta en operación y fecha del acta de recepción de la obra.
e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
·
·
Avisos de incumplimiento de órdenes dadas al contratista
Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su
representante.
·
Cancelación o cambio de órdenes o instrucciones.
3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.
Observaciones en relación a las órdenes que haya recibido del supervisor, inconformidad con las
mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecución de la obra o modifique las
condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuación:
a) Relativas a los documentos de la obra
·
Solicitudes de información faltante, licencias, permisos, liberación de bancos o tramos,
estudios de factibilidad, planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea
necesario para el cumplimiento del alcance del contrato.
·
Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra.
b) Relativas al plazo y programa de la obra:
§
Acuse de recibo de órdenes relativas al programa de obra, o modificaciones al mismo.
§
Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliación de plazo y/o
modificaciones del programa de obra.
§
Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisión
sobre demoras y falta de cumplimiento del programa.
c) Relativas a la ejecución de la obra
·
Acuse de recibo u observaciones de órdenes de la supervisión relativas a corrección de
defectos, procedimientos de construcción y suministro de personal, equipo y materiales.
·
Constancias de mal tiempo, falta de materiales y equipo que debía entregar PEMEX, si
es el caso, paros obligados y otras circunstancias que, a juicio del representante del
contratista, se aparten de lo previsto en el contrato.
·
Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios
que generen cambios o modificaciones al respecto.
3.11.3 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitácora
Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales y/o extraordinarios, cambio de supervisor,
notificaciones de retraso en los trabajos, con aplicación de sanciones, suspensiones, reiniciaciones,
terminaciones anticipadas y rescisión.
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas
con una nota de cierre, para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el
cierre del contrato.
c) Cuando aplique, llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artículo
78 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
3.12 Custodia.
Será responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra, y
3.12.1 Durante la ejecución de la obra
Desde la fecha de iniciación, la bitácora deberá estar permanentemente en la obra a la disposición
del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas así como para revisión de
los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados.
3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensión de la obra por afectaciones, cierre de accesos y/o secuestros de
instalaciones, equipo o maquinaria, el supervisor de la obra deberá considerar la situación para
determinar si recoge la bitácora, en cuyo caso se llevará a las oficinas de la residencia, para que
una vez resueltas las situaciones descritas, se regrese a la obra.
3.12.3 Al término de la obra o por suspensión definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva, la bitácora será entregada a la oficina de
PEMEX que resguarda el contrato original, para su custodia.
3.13 Cierre de bitácora.
Será con una última nota especial, en la que se dará por finiquitada la relación técnica de campo. Después
se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y ésta,
por conducto de la supervisión se anexa al finiquito de la obra.
4. Reglas de aplicación de la bitácora
Para cada uno de los tomos de la bitácora se deberá reglamentar y validar el uso de este instrumento,
precisando como mínimo los siguientes aspectos, los cuales deberán asentarse inmediatamente después
de la nota de apertura.
4.1 Disponibilidad.
Horario en que se podrán asentar notas, el que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo.
4.2 Firmas.
Las notas de la bitácora deberán ser firmadas por ambas partes.
Previendo que alguna de las dos partes
no firme, se establecerá en la apertura de la bitácora, un plazo máximo para la firma de los interesados,
acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptación del asunto en cuestión.
Establecer plazo máximo para firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento del plazo, la
aceptación del asunto en cuestión;
4.3 Inviolabilidad.
Se deberá enfatizar la prohibición de modificar cualquiera de las notas ya firmadas, así sea por el
responsable de la anotación original; y
4.4 Actividades periódicas.
Es recomendable regular en las actividades de carácter técnico administrativo, lo relativo a la autorización
y revisión de estimaciones, números generadores, obra extraordinaria, así como lo relativo a las normas
de seguridad e higiene que deban implementarse.
En este sentido, en la apertura de la bitácora de cada contrato se deberá establecer cual será la
documentación soporte de las estimaciones, así como la indicación de que si alguno de los documentos que
deben acompañar a alguna estimación ha sido previamente entregado por el contratista, será suficiente
con hacer referencia a él en la propia estimación, sin que exista la obligación de volver a entregarlo.
5. Archivo de bitácora
Durante tres años posteriores a la recepción de la obra, la bitácora se conservará en caja numerada de
fácil localización en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisión de la
obra.
6. Bitácora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios, se debe abrir una bitácora por cada contrato respetando las
mismas reglas y obligaciones para su utilización estipuladas en este instructivo.
7. Marco Normativo
·
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
·
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM).
·
Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con las Mismas
(RLOPSRM)
·
Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados
con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales.
BITACORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA
Especificaciones Generales
Objetivo
Proveer de una herramienta informática eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Públicas en su
supervisión, vigilancia, control y revisión, permitiendo a las personas autorizadas, llevar a cabo en ella registros y
consultas de manera transparente, fácil, moderna, completa, veraz, ordenada e inmediata.
Alcances
El desarrollo de la bitácora electrónica de obra se adecuará a los requisitos de la Ley de Obras Públicas y
Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento, a fin de sustituir a la bitácora de obra física tradicional
en las obras que se realicen en Petróleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios.
Para su desarrollo se deberá de realizar el diseño del sistema, desarrollo del prototipo, pruebas del prototipo,
construcción, pruebas e implantación y documentación del sistema, incluyendo el desarrollo e implementación de
la firma electrónica en el sistema, obteniendo un sistema único para todo Petróleos Mexicanos.
Portada
Cada bitácora electrónica deberá de tener una portada donde aparecerá el nombre de la empresa “Petróleos
Mexicanos”, el del Organismo Subsidiario, y el del área responsable de la ejecución de los trabajos, número de
contrato, descripción de la obra, nombre de la contratista y la identificación “Bitácora de Obra”.
Notas
Para las notas se propone cumplan con las siguientes características:
El encabezado de cada hoja deberá de contener el número de contrato y número de folio.
Cada nota contendrá número, descripción del asunto y si es el caso, la referencia a otra(s) nota(s).
Las notas podrán guardarse en forma preliminar, y será hasta que se firmen electrónicamente cuando se agregue
a la bitácora, asignándole el número de nota y fecha que será dado automáticamente.
No se podrá modificar una nota una vez firmada por una de las partes.
Clasificar las notas en base a un catalogo (fase, tema, procedimiento, si requiere respuesta, etc.), a fin de facilitar
el seguimiento y consulta.
Que el usuario pueda adicionar más datos al catalogo de clasificación de notas.
Relacionar o hacer referencia a notas anteriores.
Revisión de ortografía y de gramática.
Adjuntar archivos de cualquier tipo: Power Point, Word, Acrobat, JPG, etc.., en caso de que se requiera apoyar a
la nota con mayor información.
Envío de avisos por correo, en los siguientes casos:
 De las notas del día, con la opción de que sea al final de la jornada, en determinado tiempo o
fecha.
 Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte.
Incluir notas guías (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitácora así
como incluir notas guías con base en la experiencia, con la finalidad de que apoyen a la supervisión en el
llenado de las mismas, y evitar alguna omisión de datos.
Las notas guías deberán de cumplir con las características anteriores además de lo siguiente:
Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o algún requisito debe
de cumplir.
Cuando sea el caso, ligar a los procedimientos administrativos para la obra pública y/o a la normatividad.
Sección para hacer anotaciones libres.
Control de notas
Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota, con base al plazo establecido en la validación del
instrumento.
Relación de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)
Incluir una sección de recordatorios, donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios de.algún
pendiente para determinada fecha.
Reportes
Los reportes se visualizarán en pantalla con opción de imprimirse, se proponen los siguientes:
Bitácora completa
Notas:
Por rango de fechas.
Por tipo de clasificación.
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse.
Sin autorización
Firma electrónica
Este instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitácora tradicional con la bitácora electrónica, el
cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretaría de la Función Pública.
Seguridad
Acceso al sistema en dos niveles: de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitácora
(Residente, Supervisor, Superintendente de construcción), estos últimos independientemente a la firma
electrónica que deberán de tener para dar autenticidad al contenido.
El usuario de consulta podrá acceder a varias bitácoras dependiendo del ámbito de su competencia.
Validar el acceso al sistema según los horarios establecidos en la nota de validación de este instrumento
(bitácora).
Deberá de contar con un módulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los
usuarios y las acciones realizadas por ellos.
Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet, se deberá de contemplar el esquema para que solo
determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema, independientemente de las restricciones
implementadas por los administradores de las redes corporativas de Pemex.
Disponibilidad
Además de que el sistema se instale en un servidor central, este deberá de poderse instalar en una computadora
en un ambiente local con Windows 2000 o superior, con la opción de poder sincronizar los datos de la
computadora local con el servidor central y viceversa vía Internet, intranet, conexión telefónica, etc..
Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema, caídas de comunicaciones, base de
datos, servidor de aplicaciones, etc..
Para el caso de las bitácoras en una computadora local, considerar los esquemas de respaldo de la información
(disco compacto, disco externo, etc..), así como la sincronización con el servidor central.
Documentación
La documentación deberá estar formada por tres manuales (manual del usuario, manual técnico del sistema y
manual de administración de la base de datos), mismos que se deberán llevar a cabo a lo largo del proyecto.
Especificaciones Técnicas
Ambiente de Producción
A continuación se listan los requisitos software para las versiones local y servidor:
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL SERVIDOR

Sistema Operativo:



o Windows 2000 Server o
o Windows XP Profesional con SP 2 o
o Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1
IIS (Internet Information Server) 5.0 o superior. Si no tiene instalado el IIS elija: Inicio > Panel
de Control > Agregar o quitar Programas > Agregar o quitar Componentes de Windows >
Servidor de Aplicaciones > Detalles > Debe activar
o .ASP. Net,
o Internet Information Services (IIS).
o En la opción del IIS > Detalles > Debe tener activado:
 Archivos Comunes
 Front Page 2002 Server Extensions
 Internet Information Services Manager
 SMTP
 www
SQL Server 2000 Standard Edition
Total Espacio en disco duro estimado: 4GB
INSTALACIÓN DEL .NET FRAMEWORK 1.1

Si el servidor no tiene instalado el .NET Framework, este se deberá instalar ejecutando
el archivo DOTNETFX.EXE que viene en el CD de instalación de la aplicación

NOTA: En Windows 2003 el .NET Framework ya esta instalado. No será necesario
realizar este paso.
REQUERIMIENTOS MINIMOS EN EL CLIENTE




Internet Explorer 6.0 o posterior.
El PLUGIN de FLASH.
El Acrobat Reader versión 6.0 o mayor.
El componente segurisign.ocx ó GenKey.ocx, dependerá deacuerdo a la versión del
certificado emitido.
Ambiente de desarrollo
A) El sistema y reportes deberán ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL
STUDIO .NET y la base de datos para almacenar la información deberá de ser SQL_SERVER; o en alguna
otra herramienta que este de acuerdo con las políticas institucionales que son determinadas por el área de
Tecnología de Información.
B) Para el análisis, recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema.
C) Seguir estándares de diseño, se recomiendan las herramientas de Macromedia.
D) Establecer estándares de codificación donde se detalle el formato de comentarios, nombres de variables,
archivos y objetos.
E) Mantener un control de versiones de código.
F) Los equipos que usarán el sistema eBitacora, deberán tener instalado el Internet Explorer 6.0 o posterior,
acceso a la intranet de la dependencia, instalar localmente el componente “.ocx” para firma electrónica,
PLUGIN de FLASH y el Acrobat reader versión 6.0 o mayor.
Accesibilidad
En todos los procesos del sistema, se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga más con menos clics.
Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y fácil de usar.
Por lo que, en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web
establecidas por la World Wide Web Consortium.