Introducción al diagrama de GANTT

Diagrama de GANTT
DEUSESFRITBR
Julio 2013
Introducción al diagrama de GANTT
El diagrama de GANTT es una herramienta que le permite al usuario modelar la
planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta
fue inventada por Henry L. Gantt en 1917.
Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta herramienta es
utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El diagrama de
GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una
representación gráfica del progreso del proyecto, pero también es un buen medio de
comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto.
Este tipo de modelo es particularmente fácil de implementar con una simple hoja de
cálculo, pero también existen herramientas especializadas, la más conocida es Microsoft
Project. También existen equivalentes de este tipo de software que son gratis.
Cómo crear un diagrama de GANTT
En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una línea, mientras que las
columnas representan los días, semanas, o meses del programa, dependiendo de la duración
del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontal
cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho
determina la fecha de finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas
secuenciales o se pueden realizar simultáneamente.
Si las tareas son secuenciales, las prioridades se pueden confeccionar utilizando una flecha
qué desciende de las tareas más importantes hacia las tareas menos importantes. La tarea
menos importante no puede llevarse a cabo hasta que no se haya completado la más
importante.
A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la representa
hasta llegar al grado de finalización. Así, es posible obtener una visión general del progreso
del proyecto rastreando una línea vertical a través de las tareas en el nivel de la fecha
actual. Las tareas ya finalizadas se colocan a la izquierda de esta línea; las tareas que aún no
se han iniciado se colocan a la derecha, mientras que las tareas que se están llevando a cabo
atraviesan la línea. Si la línea está cubierta en la parte izquierda, ¡la tarea está demorada
respecto de la planificación del proyecto!
Idealmente, un diagrama como este no debe incluir más de 15 ó 20 tareas para que pueda
caber en una sola hoja con formato A4. Si el número de tareas es mayor, es posible crear
diagramas adicionales en los que se detallan las planificaciones de las tareas principales.
Acontecimientos
Adicionalmente, es posible que los eventos más importantes, que no sean las tareas mismas,
se muestren en la planificación como puntos de conexión del proyecto: estos se denominan
acontecimientos.
Los acontecimientos permiten que el proyecto se realice en fases claramente
indentificables, evitando que se prolongue la finalización del mismo. Un acontecimiento
podría ser la producción de un documento, la realización de una reunión o el producto final
de un proyecto. Los acontecimientos son tareas de duración cero, representadas en el
diagrama por un símbolo específico, frecuentemente un triángulo invertido o un diamante.
Recursos
Generalmente es posible (y útil) mostrar referencias en el diagrama, humanas o materiales,
para permitir calcular el tiempo restante y tener una idea del costo global.
Para ser más concisos, por lo general sólo serán necesarios las iniciales o los nombres de
los responsables.
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Diagrama de Gantt en Excel – Parte 1
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El diagrama de Gantt es una excelente herramienta para visualizar la secuencia de
actividades de un proyecto. Existen herramientas especializadas como Microsoft Project, pero
en más de una ocasión me he encontrado en una situación en la que no se tiene instalado
Microsoft Project y aún así es necesario compartir la información con otra persona. Una
alternativa es utilizar Excel y en esta primera parte del artículo iniciaremos con el desarrollo de
un ejemplo:
Crear el diagrama de Gantt en Excel
Como puedes observar, nuestra tabla de datos tiene información sobre las actividades, la
fecha de inicio y su duración. En base a esa duración se calcula la fecha final simplemente
haciendo una suma de la columna inicio y la columna duración. Para crear el diagrama de
Gantt en Excel es necesario seguir los siguientes pasos. Suponiendo que partimos de una
hoja de Excel donde solamente tenemos la tabla de datos, haz clic sobre una celda vacía y
selecciona el comando Barra dentro de la ficha Insertar y posteriormente selecciona la opción
Barra apilada.
Esta accción insertará un gráfico en blanco al cual daremos formato a continuación. Haz clic
derecho sobre el gráfico vacío y selecciona la opción Seleccionar datos.
Se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.
En este cuadro de dialogo agregaremos las dos series de datos del gráfico. Así que haz clic
sobre el botón Agregar y para la primer serie elige como valores de la serie a los datos de la
columna Inicio:
Haz clic sobre Aceptar y se habrá creado la primer serie de datos. Solo necesitamos modificar
las etiquetas del eje horizontal, por lo que deberás hacer clic sobre el botón Editar en la
sección Etiquetas del eje horizontal:
Esto abrirá el cuadro de diálogo Rótulos del eje, y deberás seleccionar la columna de
Actividades y finalmente hacer clic en el botón Aceptar.
Ahora sólo resta agregar la segunda serie de datos con la información de duración de cada
actividad. Haz de nuevo clic sobre el botón Agregar y en el cuadro de diálogo Modificar serie
selecciona los datos de la columna Duración:
Para esta segunda serie también será necesario editar las etiquetas del eje horizontal y
seleccionar los datos de la columna Actividades tal como lo hicimos para la primera serie. Al
finalizar tendrás un gráfico como el siguiente:
Diagrama de Gantt en Excel – Parte 2
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En esta ocasión seguiremos con la elaboración del diagrama de Gantt iniciado en la
publicación anterior. Abre tu archivo de trabajo para poder continuar. Una vez abierto tu
archivo ubícate sobre la gráfica y haz clic sobre el eje vertical y posteriormente haz clic
derecho sobre el mismo para mostrar el menú alterno y seleccionar la opción Dar formato a
eje.
Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje. Y deberás asegurarte de seleccionar la
opción Categorías en orden inverso:
Ahora quitaremos el relleno de la primera serie de datos. Selecciona cualquier columna de la
primera serie de datos (en el ejemplo son las barras de color azul) y haz clic derecho para
seleccionar la opción Dar formato a serie de datos:
En la sección Relleno asegúrate de seleccionar la opción Sin relleno:
Ahora remueve las leyendas del gráfico para dar mayor espacio a las barras:
Tu gráfica en este punto debe observarse como la siguiente:
Sólo nos resta adecuar el eje horizontal para no tener tanto espacio libre a la izquierda de las
barras. La primera actividad en iniciar es la actividad A y para colocar dicha barra justo al inicio
del eje debemos obtener el valor numérico de su fecha de inicio. El valor numérico lo puedes
conocer haciendo clic derecho sobre la celda con la fecha de inicio para dicha actividad, elegir
la opción Formato de celda y cambiar temporalmente la opción de Categoría a Número:
Sin hacer clic en el botón Aceptar puedes observar en la sección Muestra que el valor
numérico para esa fecha es 40544. Anota ese número porque lo colocaremos como valor de
inicio en nuestro gráfico. Cierra el cuadro de diálogo Formato de celdas y selecciona las
etiquetas del eje horizontal y haz clic derecho para seleccionar la opción Dar formato a eje:
Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje y en la sección Mínima selecciona la opción
Fija y coloca el valor numérico de la fecha de la actividad A que acabamos de obtener (en
nuestro ejemplo es el valor 40544):
Este cambio hará que se elimine el espacio en blanco que existía a la izquierda de las barras.
Antes de cerrar el cuadro de diálogo modificaremos un poco las etiquetas del eje horizontal.
Para eso ve a la sección Número y selecciona la categoría Personalizado e introduce el
Código de formato dd/mm y pulsa el botón Agregar. Esto dará una mejor visibilidad a las
fechas mostradas en el eje horizontal.
Cierra el cuadro de diálogo y deberás tener un diagrama idéntico al mostrado al inicio de este
tutorial:
Puedes aplicar varias mejoras a este gráfico como mostrar dentro de cada barra el nombre de
la actividad ó tener más detalle en tu gráfico como agregar una columna de datos adicional
para mostrar el número de personas dedicadas a cada actividad. Este ha sido sólo un ejemplo
para mostrarte una alternativa de cómo crear un diagrama de Gantt en Excel.