Dirección de Información y Defensa de los Afiliados

REPUBLICA DOMINICANA
DIRECCION DE INFORMACION Y DEFENSA DE LOS AFILIADOS
A LA SEGURIDAD SOCIAL
DIDA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
-MOF-
Elaborado en Nov. 2002,
Ultima actualización, 2010.
Depto. De Planificación y Desarrollo
Área Desarrollo Organizacional y
Recursos Humanos.
1
Contenido
Introducción…………………………………………………………………………………………………. 3
1.0
Aspectos generales manual………………………………………………………. 4
1.1.
Objetivos del manual…………………………………………………………………. 4
1.2.
De la vigencia del manual…………………………………………………………. 4
1.3.
Edición y publicación…………………………………………………………………. 4
1.4.
Cambios y/o modificaciones……………………………………………………… 4
2.0
Informaciones generales de la institución………………………….. 4
2.1
Antecedentes históricos………………………………………………………….. 4.5
2.2
Creación de la Dirección de Información y Defensa de 6
los Afiliados
2.3
Elección y designación y del/la director (a)………………….. 6
3.0
Base legal………………………………………………………………………………………. 6
3.1
Atribuciones legales……………………............................ 6
4.0
Objetivo general…………………………………………………………………………. 6
5.0
Misión…………………………………………………………………………………………….. 7
6.0
Visión………………………………………………………………………………………………. 7
7.0
Principios……………………………………………………………………………………….. 7
8.0
Niveles de dirección………………………………………………………………….. 7
9.0
Estructura Orgánica………………………………………………………………….. 7.8
10.
Organigrama de la DIDA…………………………………………………………. 9
11.
Descripción de las funciones por nivel ………………………………… 10
Nivel o Área Directivo (a)…………………………………………………….. 10
11.1
Dirección………………………………………………………………………………………. 10.11
Nivel o Área Asesor (a) Staff……………………………………………. 12
11.2
Departamento de Planificación y Desarrollo………………………. 12.13
11.3
Consultoría Jurídica………………………………………………………………….. 14
11.4
Departamento de Comunicaciones…………………………………………. 15
11.5
División de Control Interno……………………………………………………. 16
11.6
División de Recursos Humanos……………………………………………….. 17
Nivel o Área de Apoyo……………………………………………………………… 18
11.7
Departamento Financiero…………………………………………………………. 18
11.8
Departamento Administrativo…………………………………………………. 19
11.9
División de Tecnología de la Información…………………………… 20.21
11.9.1 Sección de Sistemas y Desarrollo………………………………………. 21
11.9.2 Sección de Infraestructura Tecnológica…………………………. 22.23
Nivel o Área Sustantivo (a)……………………………………………………. 23
11.10 Departamento de Promoción………………………………………………….. 24
11.11 Departamento de Orientación y Defensoría………………………. 25
11.12 Oficina Local………………………………………………………………………………… 26
2
INTRODUCCION
La Dirección de Información y Defensa de los Afiliados pone a disposición del personal y del público en
general el Manual de Organización y Funciones (MOF) actualizado, con el propósito de que a través del
mismo se tenga una compresión clara de sus atribuciones, funciones y estructura organizacional.
Para la actualización del Manual se tomó en cuenta la Ley 87-01, del 9 de mayo del año 2001, que crea el
Sistema Dominicano de Seguridad, las normas existentes relacionadas con regímenes de salud, pensiones y
riesgos laborales dentro del Marco Lógico actualizado y la planificación estratégica con que labora la
institución.
El Manual incluye aspectos generales como: Organigrama, objetivos, funciones, edición, publicación y
actualización.
3
1.- ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL
1.1.- OBJETIVOS DEL MANUAL
a) Dotar a la DIDA de una estructura funcional basada en los principios de Administración
moderna que facilite la Planificación, Organización, Dirección y Control de las operaciones.
b) Presentar una estructura organizativa que muestre sus principales funciones, niveles jerárquicos y
las diferentes clases de unidades orgánicas que la conforman.
c) Facilitar la coordinación entre las diferentes unidades y delimitar claramente las actividades
correspondientes a cada una.
1.2. DE LA VIGENCIA DEL MANUAL
El presente Manual entrará en vigencia luego de ser aprobado por la Dirección de la DIDA,
mediante comunicación escrita.
1.3.- EDICIÓN Y PUBLICACIÓN:
La edición y publicación del presente manual estará a cargo y estricta responsabilidad del
departamento de Planificación de Planificación y Desarrollo -área de Desarrollo Organizacional de la
DIDA-.
El manual será puesto a disposición del público en forma digital a través del portal de la DIDA y un
ejemplar del mismo en forma digital y física será distribuido entre las instituciones vinculadas, los
funcionarios del SDSS y al personal de DIDA.
1.4.- CAMBIOS Y/O MODIFICACIONES:
El Departamento de Planificación y Desarrollo, el área de Desarrollo Organizacional, las
unidades autorizadas para la revisión y actualización periódica del Presente Manual.
Todos los cambios y/o modificaciones del presente Manual deberán contar con la aprobación
de la Dirección de la DIDA mediante comunicación por escrito.
2.0. INFORMACIONES GENERALES DE LA INSTITUCION:
2.1 ANTECEDENTES HISTORICOS.Con la conformación de los agrupamientos de trabajadores urbanos, antes de finalizar el siglo XIX
aparecieron las primeras organizaciones gremiales: las sociedades de ayuda mutua y caritativa perseguían la
protección colectiva de los afiliados, cubrían los gastos médicos de los enfermos y se preocupaban por la
educación de sus miembros.
En la historia de la seguridad social dominicana podemos encontrar que los medios de información y defensa
de los afiliados a los distintos sistemas tanto de salud, pensiones así como de riesgos laborales estaban
concentrados dentro de los mismos organismos que tenían la responsabilidad de la prestación del servicio, lo
cual ocasionaba en muchos de los casos, confusión a la hora de tener que discriminar entre brindar el servicio
o atender las reclamaciones de los afiliados.
4
En diciembre de 1931, se crea la Secretaría de Estado de Trabajo y Comunicación, la cual tenía entre sus
atribuciones lo relacionado con seguros para obreros, días y horas de trabajo, medidas contra el paro, cajas de
ahorro y viviendas.
En 11 de Noviembre del 1932 se crea la Ley 385 sobre Accidentes del Trabajo la cual se mantuvo vigente
hasta el 1ero. de marzo del 2004, con la entrada en vigencia del Seguro de Riesgos Laborales.
Durante el régimen de Trujillo se dictaron una serie de leyes y reglamentos que propendían a un régimen de
protección social como fueron:
 Creación de hogares para menores huérfanos.
 Hogares para señoritas
 Hogares para ancianos e indigentes
 Guarderías y jardines infantiles
 Hogares para bebe.
 Proyectos habitacionales (barrio mejoramiento social)
 Plan de vivienda para maestros, empleados públicos y militares
En el año 1942 cuando se promulga la nueva Constitución de la República donde se consagra la Seguridad
Social como derecho del ser humano y como una obligación del Estado (Artículo 8, ordinal 3).
 En ese mismo año la República Dominicana ratificó los primeros convenios de la Organización
Internacional del Trabajo (OIT).
 Convenio 1, por el que se limitan las horas de trabajo en las empresas industriales a 8 horas
diarias y 44 horas semanales.
 Más adelante se ratificó el Convenio 19, relativo a la igualdad de trato entre los trabajadores
extranjeros y nacionales en materia de indemnización por accidentes del trabajo (31-8-56)
 El 17 de marzo de 1947, fue dictada la Ley No. 1376, relativa al Seguro Social obligatorio,
facultativo y de familia para cubrir los riesgos de enfermedad, maternidad, invalidez, vejez y
muerte.
 En diciembre de 1948, se promulga la Ley 1896, la cual sustituye la Ley N°. 1376, que da origen
a la Caja Dominicana de Seguros Sociales (CDSS).
 El 31 de julio del 1959 mediante la Ley 5185 fue creado el Fondo de Jubilaciones y Pensiones
para Empleados Públicos (FIPE), modificada mediante la Ley 379-81 del 11/12/81.
 El 13 de julio del 1961 se dicta la Ley 5574, la cual crea el Instituto Nacional de Auxilios y
Viviendas (INAVI), antiguo SAVICA, con el objetivo de crear obras de servicios y mejoramiento
social de carácter no especulativo.
 1978, el Presidente Balaguer modifica la Ley 1896 del IDSS, ampliando la cobertura de
afiliación y financiamiento.
 El 30/01/82, mediante el decreto 3013, se crea Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas
Armadas y la Policía Nacional (ISSFAPOL) que está regido por la Ley Orgánica de la Fuerzas
Armadas, la Ley Institucional de la Policía Nacional, Para cubrir a los miembros de las FFAA y la
P.N. más sus dependientes
 Con el Decreto 2745 del 12 de febrero de 1985, se creó el Seguro Médico para Maestros
(SEMMA)
 El 24 de Abril del año 2001, el Congreso Nacional de la Republica Dominicana, aprueba la Ley
87-01, que crea el Sistema Dominicano de Seguridad Social.
 El 09 de mayo del 2001, es promulgada por el Presidente de la República Ing. Hipólito Mejía. El
12 de Mayo del 2001 dicha Ley, es registrada en la Gaceta Oficial No. 10086.
 El 18 de Mayo del 2001, mediante decreto No. 560-01, el Poder Ejecutivo autoriza a la Secretaría
de Estado de Trabajo la reproducción y venta (durante un año) de la Ley 87-01
 El 1ero. De Agosto del 2001, la Ley 87-01, es publicada en el periódico El Caribe.
5
2.2.- CREACIÓN DE LA DIRECCION DE INFORMACIÓN Y DEFENSA DE LOS AFILIADOSDIDALa Dirección de Información y Defensa de los Afiliados- DIDA- se creó como una dependencia técnica del
Consejo Nacional de Seguridad Social -CNSS-. Es un organismo dotado de presupuesto definido y autonomía
operativa, que tiene como finalidad la promoción del Sistema Dominicano de Seguridad Social-SDSS- así
como la información, asesoria y defensoría de los Afiliados al SDDS de acuerdo a la Ley 87-01.
2.3.- ELECCION Y DESIGNACION DEL DIRECTOR (A) DE LA DIDA.Para la elección de su Director (a) una Comisión del CNSS prepara una terna de candidatos, la que somete al
Consejo Nacional de Seguridad Social, quien elige al candidato que considere más idóneo para desempeñar el
puesto. Después de ser elegido el CNSS hace la designación mediante Resolución. La primera Directora fue
designada el 31 de enero del año 2002, mediante la Resolución No.19-02.
3. BASE LEGAL:





Artículos 60 y 61 de la Constitución de la Republica Dominicana, proclamada el 26 de enero del
año 2010. Publicada en la Gaceta Oficial No. 10561, del 26 de enero de 2010.
Ley Núm. 87-01 que crea el Sistema Dominicano de Seguridad Social, promulgada el 9 de mayo
del año 2002.
Ley General de Salud No.42-01.
Leyes relacionadas con regímenes de salud, pensiones y riesgos laborales.
Resoluciones, reglamentos y normas complementarias.
3.1. ATRIBUCIONES LEGALES:
Son deberes y atribuciones de la Dirección de Información y Defensa de los
Afiliados, DIDA, conforme al Art.29 de la Ley Núm.87-01, las siguientes:
a) Promover el Sistema Dominicano de Seguridad Social e informar a los afiliados sobre sus
derechos y deberes.
b) Recibir reclamaciones y quejas, así como tramitarlas y darles seguimiento hasta su resolución
final.
c) Asesorar a los afiliados en sus recursos amigables o contenciosos, por denegación de
prestaciones, mediante los procedimientos y recursos establecidos por la presente ley y sus
normas complementarias.
d) Realizar estudios sobre la calidad y oportunidad de los servicios de las AFP, del Seguro Nacional
de Salud – SNS – y las ARS, y difundir sus resultados, a fin de contribuir en forma objetiva a la
toma de decisión del afiliado.
e) Supervisar, desde el punto de vista del usuario, el funcionamiento del Sistema Dominicano de
Seguridad Social.
De acuerdo al Art.4 de la Ley 87-01, los beneficiarios del Sistema Dominicano de Seguridad Social
(SDSS) tienen el derecho de ser asistidos por la Dirección de Información y Defensa de los Afiliados
(DIDA) en todos los servicios que sean necesarios para hacer efectiva su protección. Esta asistencia
incluye información sobre sus derechos, deberes, recursos e instancias amigables y legales, formulación de
querellas y demandas, representación y seguimiento de casos, entre otros.
4.0. OBJETIVO GENERAL
Contribuir a establecer un Sistema Dominicano de Seguridad Social que sirva para mejorar la equidad social y
la calidad de vida de la población dominicana.
6
5.0 MISIÓN:
Promover el desarrollo permanente del Sistema Dominicano de Seguridad Social (SDSS), orientado
hacia la satisfacción con equidad de las necesidades de los afiliados, ejerciendo la defensa y
orientación efectiva, de los usuarios del Sistema.
6.0 VISIÓN:
Que el usuario se sienta defendido al ver que velan por satisfacer sus necesidades y así mantenga su
confianza en el Sistema Dominicano de Seguridad Social y nos vea como un organismo que le
pertenece, donde se sienta como en su propia casa.
7.0 PRINCIPIOS:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Sentido de participación
Orientación al usuario
Promoción de deberes
Defensora de derechos
Satisfacción del afiliado
Autonomía operativa
Unidad de mando, con respeto estricto de los niveles jerárquicos
Delegación de autoridad sin que ello implique una disminución del
Optimización del rendimiento sobre la base de la planeación estratégica
Garantía y seguridad del personal
Estricta exigencia del cumplimiento de los deberes y funciones
Confidencialidad en la información
8.0 NIVELES DE DIRECCION:
Nivel Normativo para el SDSS:
Consejo Nacional de Seguridad Social.
Nivel Ejecutivo Máximo de la DIDA.
Dirección
Nivel Asesor o staff:
Departamentos y Divisiones
Nivel Sustantivo:
Departamentos y Divisiones
9.0
ESTRUCTURA ORGANICA
9.1 NIVEL O ÁREA DIRECTIVO (A):
9.1.1 Dirección.9.2 NIVEL O ÁREA ASESOR (A): Dependencias Asesoras o Staff.
8.2.1
8.2.2
Departamento de Planificación y Desarrollo
Consultaría Jurídica
7
8.2.3
8.2.4
8.2.5
9.3.
NIVEL O ÁREA DE APOYO: Dependencias de apoyo
8.3.1
8.3.2
8.3.3
9.4.
Departamento de Comunicaciones
División de Control Interno
División de Recursos Humanos
Departamento Financiero
Departamento Administrativo
División de Tecnología de la Información
NIVEL O ÁREA SUSTANTIVO (A):
8.4.1
8.4.2
8.4.3
Departamento de Promoción
Departamento de Orientación y Defensoría
Oficinas Locales
10. ORGANIGRAMA DE LA DIDA
8
ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y
DEFENSA A LOS AFILIADOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
Consejo Nacional
de Seguridad Social
Presidencia
de la República
DIRECCION
DIDA
Departamento
de Planificación
Y Desarrollo
Consultoría
Jurídica
Departamento
De
Comunicaciones
División
De Recursos
Humanos
Departamento
Financiero
División
De Control
Interno
Departamento
Administrativo
División
Tecnología
Informática
Sección de
Infraestructura
Sección de
Sistemas
Departamento
De Orientación
Y Defensoría
Departamento
De Promoción
Oficinas
Locales
Diseño : TI
09/04/2010
9
11.0 DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES:
NIVEL O ÁREA DIRECTIVO (A) :
11.1. UNIDAD ADMINISTRATIVA
: Dirección de Información y Defensa y de los
Afiliados –DIDA-
11.1.1. NATURALEZA
: De Dirección
11.1.2. RELACIONES
De dependencia
: Con el Consejo Nacional de Seguridad
Social
De dirección
: Con todas las dependencias de la
DIDA
De coordinación
: Con las instancias del Sistema
Dominicano de Seguridad Social,
SDSS.
11.1.3 - OBJETIVO GENERAL
Contribuir a establecer un Sistema Dominicano de Seguridad Social que sirva para mejorar la equidad social
y la calidad de vida de la población dominicana.
10
11.1.4. FUNCIONES PRINCIPALES
a) Dirigir la Dirección de Información y Defensa de los Afiliados –DIDA- y ostentar
su representación máxima, siendo responsable de la aplicación del Art. 29 de la Ley
Núm.87-01, así como parte del Art. 4, Art.21, Art. 28 y Art.54 y de la actuación
de todos los funcionarios y empleados bajo su dependencia.
b) Dirigir la promoción del SDSS e información de los derechos y deberes a los
afiliados.
c) Velar por la recepción de reclamaciones y quejas de los usuarios y darle
seguimiento hasta su resolución final.
d) Velar por el cumplimiento de la asesoría a los afiliados en sus recursos amigables o
contenciosos.
e) Dirigir los estudios sobre la calidad y oportunidad de los servicios de las AFP, del
Seguro Nacional de Salud –SNS- las ARS y difundir sus resultados para contribuir
a la toma de decisiones del usuario.
f) Supervisar desde el punto de vista del usuario el funcionamiento del Sistema
Dominicano de Seguridad Social.
g)
Velar por el cumplimiento de las normas complementarias para el funcionamiento
de la DIDA procurando en todo momento que sea un instrumento de defensa y
orientación real de los usuarios del SDSS.
h) Desarrollar los proyectos específicos que crea necesarios para llevar a efecto los
programas a ejecutar.
i)
A nombre de la DIDA instrumentará y firmará los contratos que fueren necesarios
para ejecutar las acciones que le permitan cumplir con sus funciones.
j)
Preparar el presupuesto anual de los programas a ejecutar el cual someterá, para su
aprobación, al Consejo Nacional de Seguridad Social.
k) Preparar y someter los informes periódicos que les exijan las leyes y reglamentos.
l) Ejecutar todas las otras actividades y funciones necesarias propias para cumplir con
sus funciones.
11
NIVEL O ÁREA ASESOR (A) O STAF:
11.2. UNIDAD ADMINISTRATIVA:
Departamento de Planificación
y Desarrollo
11.2.1. NATURALEZA DE LAS FUNCIONES: Asesora o staff
11.2.2. RELACIONES:
De dependencia
:
De dirección
De coordinación
Con la Dirección de la DIDA
Con el personal que la integra.
:
Con todas las dependencias
de la DIDA
11.2.3. OBJETIVO GENERAL.
-Realizar estudios técnicos sobre el SDSS, hacer análisis de tendencia y cobertura de los
diferentes seguros, así como sobre las problemáticas de acceso de los afiliados.
-Diseñar indicadores de producción e impacto del Sistema Dominicano de Seguridad Social en
términos de cobertura y calidad de los servicios para los usuarios y beneficiarios.
-Elaborar el plan de trabajo en base al presupuesto a ser ejecutado por la institución, efectuar su
seguimiento y evaluar la ejecución del mismo.
-Diseñar instrumentos para la recolección de información estadística, supervisar el
cumplimiento de los planes por departamento.
-Mantener actualizado el Organigrama y el Manual de Organización y Funciones así como los
demás manuales y procedimientos utilizados en la DIDA.
11.2.4.- FUNCIONES PRINCIPALES:
a) Realizar estudios técnicos sobre el desarrollo del SDSS.
b) Hacer análisis de tendencia y cobertura de los diferentes seguros del SDSS, así como
sobre las problemáticas de acceso a los mismos por los afiliados.
c) Desarrollar y aplicar indicadores de impacto del sistema, en cuanto a la cobertura y
calidad de los servicios y beneficios para los distintos
grupos de usuarios y
beneficiarios; mantenerlos al día y darlos a conocer para la toma decisiones.
d) Realizar el monitoreo de los programas sobre seguridad social en medios televisivos,
radiales y escritos, elaborar análisis de las opiniones vertidas en los mismos e identificar
potenciales beneficiarios de derechos de la Seguridad Social.
e) Analizar los informes de los encuentros con los afiliados del Régimen Subsidiado y
realizar reportes con sugerencias, así como analizar informes de las inspecciones
realizadas a las UNAP con fines de determinar la calidad de los establecimientos y de
los servicios.
f) Coordinar con el área financiera en el proceso de preparación del presupuesto de la
Institución y velar por la compatibilidad entre el proyecto de presupuesto y los planes a
ser ejecutados por la DIDA
g) Coordinar con todas las dependencias de la DIDA la preparación de los planes,
programas y proyectos a ser desarrollados por la Institución.
h) Realizar el monitoreo, evaluación y control de los planes y las estrategias de la
institución.
12
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
u)
v)
w)
x)
Trazar pautas específicas para la elaboración y presentación de los planes y programas
de la Institución.
Elaborar, coordinar y dar seguimiento a la ejecución de proyectos de cooperación con
agencias nacionales e internacionales.
Estudiar y definir las estadísticas que debe llevar la DIDA para conocer y controlar los
resultados de ejecución y avance a nivel local, regional y nacional.
Supervisar y facilitar los instrumentos para la recolección de la información en el
proceso de elaboración del Plan General de la DIDA.
Velar porque se mantengan al día las estadísticas relativas a la ejecución del Sistema
Dominicano de Seguridad Social y de las actividades de la DIDA.
Coordinar y dar seguimiento a las relaciones internacionales de la institución.
Mantener actualizado el Organigrama y el Manual de Organización y Funciones de la
institución.
Mantener actualizado el Manual de Procedimientos Administrativos.
Realizar estudios administrativos dirigidos a detectar y/o proponer alternativas de
solución a problemas estructurales, operacionales o funcionales de la DIDA.
Elaborar manuales e instructivos dirigidos a documentar la estructura, funciones,
políticas, normas, sistemas y procedimientos de la institución.
Elaborar los formularios utilizados en las actividades y operaciones
administrativas
de la institución y controlar el diseño y las modificaciones que sean sugeridas por las
dependencias Dar seguimiento a la aplicación de las normas, procedimientos y
recomendaciones establecidas en los estudios administrativos de la DIDA.
Colaborar con la oficina de Auditoria Interna en la implantación de las normas y
procedimientos necesarios para el funcionamiento de los sistemas operativos de
protección y control de valores y documentos.
Realizar estudios de distribución de espacio físico y colocación de muebles y equipos
en coordinación.
Presentar a la Dirección los estudios realizados sobre el SDSS.
Mantener cronológico anual de la correspondencia y documentación emitida por el
Departamento.
Elaborar Informes periódicos de avance del cumplimiento de los planes y programas así
como preparar la memoria anual de las actividades realizadas por la institución.
13
11.3.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
:
Consultoría Jurídica
:
Asesora o staff.
De dependencia
:
Con la Dirección
De dirección
:
De coordinación
:
11.3.1. NATURALEZA
11.3.2. RELACIONES
Con el personal que la conforma
Con todas las Unidades de la
DIDA
11.3.3. OBJETIVO GENERAL:
Brindar asesoría jurídica y sobre la Ley 87-01 a la Dirección y a todas las dependencias de la
DIDA en lo relativo a los asuntos legales en sentido general y lo relacionado con la Ley y sus
reglamentos de aplicación.
.
11.3.4
FUNCIONES PRINCIPALES:
a) Prestar de manera continua asistencias o asesorías jurídico-legales tanto de la Ley 87-01
y sus Reglamentos de aplicación como en general a la Dirección y a todos los
departamentos de la institución, con miras a la toma de decisiones adecuadas.
b) Redactar y revisar todo tipo de contrato, acuerdo o convenio a ser suscrito entre la
DIDA y terceros y realizar las observaciones de lugar.
c) Elaborar las respuestas a las consultas y casos especiales que sean remitidos por la
Dirección.
d) Participación AdHoc en los Comités de la institución a fin de colaborar en la toma de
decisión desde el punto de vista jurídico.
e) Representar a la institución ante los Tribunales de la República, en caso de ser
necesario.
f) Manejar los aspectos jurídicos de los proyectos nacionales e internacionales.
g) Asistir a todas las reuniones internas y externas, cuando le sea requerido, en caso de ser
necesario elaborar informe y presentarlo a la dirección.
h) Conocer todas las Resoluciones y Reglamentos emitidos por las Instancias del SDSS
y, en caso de ser necesario, elaborar Observaciones a las mismas, si afectan los
derechos de los afiliados.
i) Presentar informes mensuales a la Dirección sobre las actividades realizadas,
elaborando un desglose de todas las comunicaciones que se revisan del Departamento
de Orientación y Defensoría.
j) Supervisar y dirigir las labores del personal a su cargo.
k) Mantener cronológico anual de la documentación manejada por la Consultoría.
l) Realizar cualquier otra función relacionada con el área.
14
11.4. UNIDAD ADMINISTRATIVA
11.4.1. NATURALEZA
:
Departamento de
Comunicaciones
:
Asesor o staff
De dependencia
:
Con la Dirección.
De dirección
:
Con el personal que la conforma
De coordinación
:
Con todas departamentos y
Oficinas locales de la DIDA
11.4.2 RELACIONES
11.4. 3 OBJETIVO GENERAL:
Velar por la buena imagen de la institución ante la opinión pública y por las buenas relaciones
internas y externas, garantizar la calidad en la difusión de las informaciones producidas,
materiales didácticos de orientación a los usuarios del SDSS, así como las actividades y logros
de la DIDA, utilizando los medios de comunicación adecuados para esos fines.
11.4.4
FUNCIONES PRINCIPALES:
a) Proponer la realización de campañas publicitarias que sitúen los objetivos de la
institución.
b) Organizar y dirigir programas de difusión de las actividades de la institución.
c) Organizar conferencias de prensa.
d) Coordinar la comparecencia de los funcionarios a los medios de comunicación.
e) Redactar y suministrar a los medios de comunicación informes sobre las actividades y
ejecutorias de la DIDA.
f) Elaborar revistas, boletines y memorias institucionales
g) Elaborar resumen de prensa de las informaciones del día.
h) Mantener vías de comunicación con los medios, instituciones que conforman el SDSS y
demás sectores de la sociedad.
i) Mantener el mural de la institución con informaciones actualizadas.
j) Crear y mantener una red de información electrónica con sectores relacionados con el
SDSS, con la población interesada así como con organismos nacionales e
internacionales.
k) Mantener la página Web actualizada sobre seguridad social
l) Organizar cursos y conferencias virtuales sobre seguridad social..
m) Mantener archivo de la documentación sobre seguridad social producida por la DIDA.
n) Mantener cronológico anual de la correspondencia emitida por la Oficina.
o) Realizar cualquier otra función afín o complementaria que le sea asignada por su
superior inmediato.
15
11.5. UNIDAD ADMINISTRATIVA
:
División de Control Interno
11.5.1 NATURALEZA
:
Asesora y de control
11.5.2. RELACIONES
De dependencia
:
Con la Dirección de la DIDA
De dirección
:
Con el personal que la conforma
De coordinación
:
Con el Depto. Financiero
Con el Depto. Administrativo
11.5.3. OBJETIVO GENERAL
Supervisar y controlar las operaciones financieras de la DIDA, realizando inspecciones
contables a todas sus actividades, con la finalidad de que las mismas se realicen dentro del
marco de la legalidad y acorde a los principios contables generalmente establecidos.
11.5.4
FUNCIONES PRINCIPALES:
a) Programar, coordinar y realizar auditorias internas de las todas las dependencias de la
DIDA.
b) Establecer mecanismos de control interno referentes al ingreso y egreso de efectivo,
créditos, cobros, inventarios, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y ejecución
presupuestaria de la Institución.
c) Fiscalizar todas las operaciones que se realizan en el área financiera y sus
dependencias.
d) Analizar e interpretar los informes financieros elaborados por el área de Contabilidad.
e) Realizar arqueos sorpresivos a los fondos de Cajas Chicas o Rotatorios establecidos en
la DIDA.
f) Realizar arqueos por lo menos una vez al mes a los fondos Rotatorios de las oficinas
regionales.
g) Auditar los activos de la institución periódicamente con fines de control del Inventario
realizado por el Departamento Administrativo.
h) Mantener cronológico anual de la documentación manejada por la oficina.
i) Realizar cualquier otra labor afín o complementaria que le sea requerida por su
superior inmediato o que considere de lugar para mantener la transparencia en el uso de
los fondos de la institución.
16
11.6
UNIDAD ADMINISTRATIVA
:
División de Recursos
Humanos
:
Asesor o staff.
De dependencia
:
Con la Dirección.
De dirección
:
Con el personal que la
Conforma
De coordinación
:
Con todas departamentos de la
DIDA.
11.6.1 NATURALEZA
11.6.2. RELACIONES
11.6.3
OBJETIVO GENERAL.-
Implementar y mantener actualizado el sistema de gestión humana de la institución de
acuerdo a las leyes y a los principios modernos que rigen esta materia.
11.6.4
FUNCIONES PRINCIPALES:
a) Planificar las necesidades de personal y coordinar los procesos para el reclutamiento y
selección del mismo.
b) Actuar como oficina asesora de la Dirección y de todos los Encargados en la correcta
aplicación de normas, leyes y reglamentos de trabajo.
c) Mantener actualizado el Manual de Descripción de Cargos de la DIDA y el Registro de
elegible
d) Garantizar la buena selección de candidatos a ocupar cargos en la DIDA.
e) Planificar, programar y dar seguimiento a las actividades de adiestramiento y
capacitación del personal de la institución.
f) Fomentar la integración del personal a través de actividades sociales
g) Mantener el control de la asistencia del personal, rendir los informes correspondientes
y aplicar las acciones de lugar.
h) Elaborar y tramitar todas las acciones de personal previa coordinación con la
Dirección.
i) Elaborar y aplicar el programa de Evaluación del Desempeño del personal de
institución con la finalidad determinar
las necesidades de capacitación y/o
adiestramiento, calidad del servicio, entre otros factores.
j) Velar por el cumplimiento del régimen disciplinario.
k) Velar porque se mantenga actualizado el archivo de expedientes del personal tanto
activo como de ex -empleados.
l) Velar por el buen funcionamiento del Seguro Familiar de Salud y el cumplimiento de
los demás seguros.
m) Dar servicio al personal en las tramitaciones de orden administrativo como:
certificaciones, solicitud expedición de carnet, seguro médico, etc.
n) Presentar los informes periódicos requeridos de las actividades de Recursos Humanos.
o) Mantener cronológico anual de la correspondencia emitida por la Oficina.
p) Realizar cualquier otra función relacionada con el área.
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NIVEL O AREA DE APOYO:
11.7
UNIDAD ADMINISTRATIVA
11.7.1
NATURALEZA
:
Departamento Financiero.
:
11.7.2
De Apoyo.
RELACIONES:
De dependencia
:
Con la Dirección de la DIDA
De dirección
:
Con el personal que la integra
De coordinación
:
Con las demás dependencias
de la Institución.
11.7.3. OBJETIVO GENERAL:
Supervisar, controlar, dirigir y organizar las actividades relacionadas con las finanzas de la
DIDA, así como asesorar en la formulación e implementación de políticas relativas a lo
económico, estableciendo un efectivo control de la ejecución de las mismas.
11.7.4. FUNCIONES PRINCIPALES:
a) Velar por la correcta aplicación e implementación y manejo del sistema contable de la
institución.
b) Informar diariamente a la Dirección sobre la disponibilidad financiera.
c) Coordinar conjuntamente con Planificación y la Dirección el presupuesto de cada año.
d) Elaborar y presentar los Estados Financieros mensualmente para ser remitidos a las
instancias correspondientes.
e) Mantener control de la ejecución del presupuesto.
f) Supervisar y controlar todas las operaciones financieras.
g) Mantener al día los asientos de las cuentas de Ingresos y Egresos.
h) Realizar los ajustes pertinentes al presupuesto acorde a las variaciones que se puedan
producir.
i) Asistir a la Dirección en todo lo relacionado con el área Financiera.
j) Mantener el control y detectar las necesidades de capacitación del personal bajo su
dependencia.
k) Atender los requerimientos de las diferentes auditorias internas y externas.
l) Mantener cronológico anual de la documentación manejada por el departamento.
a) Realizar cualquier otra función afín o complementaria con las del departamento.
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11.8. UNIDAD ADMINISTRATIVA
:
11.8.1. NATURALEZA
11.8.2
11.8.3
Departamento
:
Administrativo
De apoyo
RELACIONES
De dependencia
:
Con la Dirección
De dirección
:
Con el personal que la integra.
De coordinación
:
Con todas las Unidades de la
DIDA
OBJETIVO GENERAL:
Velar porque todas las dependencias de la institución cuenten con la logística adecuada para el
desempeño de sus funciones y que las instalaciones equipos y materiales se mantengan en
condiciones óptimas.
11.8.4. FUNCIONES PRINCIPALES:
a) Velar por la correcta aplicación de los procedimientos administrativos de la Institución.
b) Recibir las requisiciones de compras de materiales, equipos y servicios de los distintos
departamentos según sus necesidades.
c) Mantener el control de inventario de los Activos Fijos de la Institución.
d) Controlar las solicitudes de pago que por diferentes conceptos, sean remitidas al Depto.
Financiero.
e) Velar por la adecuada recepción, registro, trámite, distribución, control y mensajería
de la correspondencia que entra y sale de la Institución.
f) Velar por el mantenimiento actualizado del registro de suplidores de la Institución.
g) Tramitar y controlar todas las órdenes de compras.
h) Administrar los servicios de transporte y velar por el uso correcto de los combustibles,
mantenimiento de los vehículos así como: Seguros, placas revistas y otros.
i) Garantizar que los conductores mantengan sus licencias al día.
j) Velar por adecuado suministro de material gastable y equipos a todas las
dependencias de la institución así como su adecuado uso.
k) Velar por el mantenimiento y reparación de la edificación, así como del mobiliario y
los equipos de la Institución.
l) Manejar los fondos de la Caja Chica de acuerdo al límite establecido.
m) Recibir los materiales y equipos adquiridos por la institución, controlando que lo
recibido se corresponda con lo comprado tanto en calidad como en cantidad.
n) Mantener un archivo cronológico de las copias de expedientes sobre solicitudes de
pagos, según los fondos DIDA y de los proyectos que estén financiando actividades así
como de la correspondencia en general.
o) Realizar los traslados de mobiliarios y equipo requeridos.
p) Realizar los trámites de lugar para la reparación de equipos de la institución.
q) Realizar cualquier otra función afín o complementaria que le sea asignada por su
superior inmediato.
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11.9. UNIDAD ADMINISTRATIV
:
División de Tecnología de la
Información
11.9.1 NATURALEZA
:
De apoyo.
De dependencia
:
Con la Dirección
De dirección
:
Con Unidad de Sistemas y
Desarrollo., y con la
Unidad de Infraestructura
De coordinación
:
Con todas las unidades de la
DIDA
11.9.2 RELACIONES
11.9.3 OBJETIVO GENERAL:
Servir de apoyo a todas las unidades de la institución planificando, coordinando y
evaluando las actividades tendientes al desarrollo en el manejo de sistemas de información y
en la automatización del flujo de las mismas, manteniendo control del área con fines de
preservar las informaciones. Velar por el efectivo manejo de las informaciones y de los
equipos.
11.9.4. FUNCIONES PRINCIPALES
a) Crear la infraestructura tecnológica necesaria para la integración de sistemas de
información gerencial con la integración de un almacén de información para la
toma de decisiones y las proyecciones de comportamiento del SDSS que requiere la
Institución para los fines de lugar.
b) Planificar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades de sistemas, servicios de redes
y equipos de computación, cursos y mecanismos de transferencia de datos.
c) Asesorar a la Dirección sobre las tecnologías de información existentes y la
factibilidad para adquisición, aplicación y desarrollo de herramientas tecnológicas
que requiera la institución.
d) Coordinar con Recursos Humanos
los programas de capacitación sobre
herramientas, sistemas y equipos de computación que se dicten o que estén
vinculados con personal de la Oficina.
e) Participar en las negociaciones técnicas que se deriven de los contratos de
ampliación del hardware y software requeridos por la DIDA.
f) Participar en la selección del personal que requiera la Unidad.
g) Coordinar con las diferentes instancias del sistema acciones para viabilizar el
sistema de información a los usuarios.
h) Coordinar acciones con otras Direcciones de Sistemas del Sector Público a fin de
facilitar la instrumentación de aplicaciones y herramientas que faciliten la gestión
de los organismos.
i) Asignar capacidades, accesos y prioridades en el uso de los equipos.
j) Mantener informadas a la Dirección y al resto de los usuarios de los avances
tecnológicos que se vayan produciendo en el área de informática (hardware,
software, material de informática, etc.).
k) Definir estrategias tecnológicas en coordinación con el departamento de Estudios
Técnicos y Planificación para la aplicación de la tecnología de información.
l) Realizar análisis periódicos de calidad y productividad de la Unidad.
20
m) Desarrollar y mantener los sistemas que la Oficina requiera para cumplir con sus
objetivos estratégicos.
n) Mantener cronológico anual de la documentación de la oficina.
o) Realizar otras actividades afines y complementarias con las funciones de la Oficina.
11.9.1. UNIDAD ADMINISTRATIVA
:
Sección de Sistemas y Desarrollo
11.9.1.1 NATURALEZA
:
Asesora y de apoyo
De dependencia
:
Oficina de Tecnología
Informática
De dirección
:
Con el personal que la
integra
De coordinación
:
11.9.1.2 RELACIONES
Con todas las Unidades de la
DIDA
11.9.1.3 OBJETIVO GENERAL:
Proponer y consensuar los lineamientos, estándares y metodología de los proyectos de
informática a desarrollar en la institución. Así como diseñar y proponer, al Coordinador de la
oficina de Tecnología Informática, sistemas de información y administración estratégica en las
áreas críticas, y mantenerlos permanentemente actualizados.
11.9.1.4 FUNCIONES PRINCIPALES:
a) Atender y evaluar las solicitudes de desarrollo y adecuaciones de sistemas informáticos
para las diferentes áreas. Administrar los Sistemas de información en general y las
instancias de Base de Datos en particular.
b) Recomendar y Proponer la organización y las acciones sobre los Sistemas, Procesos y
Procedimientos automáticos.
c) Sugerir los participantes del equipo que se requiera en cada proyecto, de acuerdo a sus
capacidades y funciones que desempeñan.
d) Supervisar la gestión integral de los colaboradores propios y del cliente o usuario
interno.
e) Entender y transmitir a sus colaboradores la cultura, valores y contexto del cliente o
usuario interno, para facilitar las relaciones con sus interlocutores.
f) Determinar el alcance del proyecto y velar por su cumplimiento. Realizar y consensuar
los cambios o modificaciones requeridos.
g) Analizar los informes, documentación y reportes inherentes a los proyectos con la
finalidad de evaluar la evolución de los mismos.
h) Definir la estrategia y metodología de los diferentes talleres de capacitación en función
de los proyectos y de los perfiles de los usuarios internos.
i) Anticipar soluciones y resolver problemáticas surgidas en el transcurso de vida de un
proyecto.
j) Conocer el entorno del cliente interno, con el objetivo de facilitar el vínculo de
confianza, comunicar resultados y asegurar los niveles de satisfacción acordados.
k) Mantenerse actualizado en los procesos tecnológicos a fin de incorporar las mejores
prácticas al funcionamiento de las diferentes áreas de la institución.
l) Mantener cronológico anual de la correspondencia de la Unidad.
m) Realizar otras tareas afines y complementarias con las funciones del área.
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11.9.2. UNIDAD ADMINISTRATIVA
:
Sección de Infraestructura
Tecnológica.
11.9.2.1 NATURALEZA
:
Asesora y de apoyo
De dependencia
:
Oficina de Tecnología
Informática
De dirección
:
Con el personal que la integra
De coordinación
:
Con todas las Unidades de la
DIDA.
11.9.2.2 RELACIONES
11.9.2.3 OBJETIVO GENERAL:
Diseñar la arquitectura y definir la infraestructura de redes de la Institución, para adecuarla a las
necesidades. Mantener, monitorear y reparar la infraestructura de redes de la Institución.
Administrar el soporte en las comunicaciones, de la plataforma de telefonía y centro de
contacto así como establecer un programa permanente de atención a los problemas técnicos
tanto de los equipos informáticos, como del usuario en general, manteniendo dichos equipos en
óptimas condiciones en cada uno de las áreas.
11.9.2.4. FUNCIONES PRINCIPALES:
a) Diseñar la arquitectura y definir la infraestructura de redes para adecuarlas a las
necesidades de la institución.
b) Mantener, monitorear y reparar la infraestructura de redes de la Institución.
c) Implementar y mantener los servidores y servicios de red comunes dentro de la
Institución.
d) Diseñar, implementar y mantener sistemas de monitoreo y respaldo para la
infraestructura de redes.
e) Asegurar la calidad y el desempeño en el funcionamiento de la infraestructura de redes
y servicios.
f) Administrar y brindar soporte en las comunicaciones, plataforma de telefonía y centro
de contacto.
g) Supervisar las labores correspondientes al Soporte de Aplicaciones y Soporte Técnico.
h) En colaboración con el área de seguridad, llevar un monitoreo constante de la
actualización de parches de seguridad de los servidores, así como el monitoreo
constante de de la red y las PC´s.
i) Estandarización y regulación de los nombres de las PC de las regionales y de las IP’s de
la red.
j) Estructurar para las aplicaciones el Plan de Pruebas (Testing) con la asistencia de los
soportes. (Aplicaciones y técnicos), con los siguientes requerimientos:
1. Diseño de Plan de Pruebas Testing, preparando los casos de prueba en base a
una o varias técnicas para validar la solución.
2. Gestión de armado de ambientes de prueba y ejecución de tareas del Plan
de Testing.
3. Generación de lotes de prueba y documentación de respaldo de las pruebas.
4. Análisis e informes de los resultados de las pruebas.
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k) Diseñar un esquema de mantenimiento periódico de los equipos informáticos, así como
revisión y actualización de hardware y software según las necesidades de los usuarios y
de las aplicaciones.
l) Llevar un control estricto de los problemas e inconvenientes que se le presenten al
usuario y tener registrada cada una de las actividades realizadas en el área solicitante.
m) Supervisa las actividades correspondientes a la parte operativa informática de la
institución brindando el soporte técnico de las diferentes aplicaciones.
ñ) Coordinar y /o operar las unidades periféricas del computador para
registrar los programas a procesar. Manejar los diferentes software desarrollados en la
DIDA
así como realizar transferencias de datos.
n) Coordinar el soporte a las aplicaciones a todo el personal requerido.
o) Velar por el perfecto funcionamiento de las aplicaciones y equipos de la institución.
p) Coordinar el soporte a los usuarios en las aplicaciones internas, instalación y
entrenamiento correspondiente.
q) Mantener cronológico anual de correspondencia emitida por la Unidad.
r) Realizar otras tareas afines y complementarias con las funciones del área.
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NIVEL O ÁREA SUSTANTIVO (A):
11.10 UNIDAD ADMINISTRATIVA :
Departamento de Promoción
11.10.1 NATURALEZA
Sustantiva.
:
11.10.2 RELACIONES
De dependencia
:
De dirección
Coordinación
Con la Dirección de la DIDA
:
:
Con el personal que la integra
Con las oficinas locales en las
actividades de promoción.
11.10.3. OBJETIVO GENERAL
Coordinar y dar seguimiento a la ejecución de las actividades de promoción a nivel nacional.
11.10.4. FUNCIONES PRINCIPALES:
a) Diseñar y ejecutar el programa de promoción del Sistema Dominicano de Seguridad
Social.
b) Supervisar el cumplimiento de las actividades de promoción del SDSS en las provincias
y municipios. (charlas, talleres, ferias, conferencias, operativos y otros medios de
promoción directa) así como radial y televisiva
c) Sugerir y diseñar contenidos para materiales de promoción del SDSS.
d) Coordinar y preparar los programas para los eventos de información y capacitación
solicitados por los diferentes sectores de la sociedad en todo el territorio nacional tales
como operativos, ferias, charlas y talleres..
e) Mantener el control del inventario de los materiales de promoción
f) Verificar el registro y análisis de las inquietudes de los participantes en los eventos, las
que servirán de insumo para materiales de promoción y para datos estadísticos.
g) Dar seguimiento a los puntos fijos de distribución de materiales establecidos así como
ubicar nuevos puntos.
h) Mantener contactos e intercambios permanentes con las instituciones y organizaciones
de la sociedad con las cuales tenemos acuerdos en cada región así como de los
contactos con otras para futuros acuerdos de colaboración con fines de promover y
desarrollar el SDSS..
i) Mantener cronológico anual de la correspondencia emitida por el departamento.
j) Realizar otras actividades afines y complementarias al departamento.
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11.11 UNIDAD ADMINISTRATIVA
11.11.1 NATURALEZA
:
Departamento Orientación y
Defensoría
:
Sustantiva.
11.11.2 RELACIONES
De dependencia
: Con el –la- Director –a- de la
DIDA.
De dirección
:
Con el personal que la conforma
De coordinación
:
Con los demás Deptos. de la
DIDA.
11.11.3. OBJETIVO GENERAL
Desarrollar y ejecutar instrumentos para la operación del sistema de Orientación y Defensoría
de los usuarios del SDSS así como ejecutar el sistema de Recepción y Registro de Quejas y
Reclamaciones, darle seguimiento para lograr su resolución final.
11.11.4. FUNCIONES PRINCIPALES
a) Garantizar el cumplimiento de los mandatos legales en beneficio de los afiliados.
b) Orientar, dar asistencia y servicios a los afiliados sobre los diferentes aspectos de la
Ley y sus normas.
c) Recibir, tramitar y dar seguimientos a las quejas y reclamaciones de los afiliados en
las diferentes instancias.
d) Hacer observaciones y sugerir modificaciones o creación de normas en beneficio de
los afiliados, a partir de sus inquietudes y quejas.
e) Detectar necesidades de informaciones masivas a la población afiliada a partir de las
quejas e inquietudes recibidas.
f) Elaborar y aplicar instrumentos para la operación del sistema de asesoría al usuario
en los casos de Quejas y reclamaciones hasta su solución final.
g) Aplicar los reglamentos y manuales de procedimientos para la
Recepción de quejas y reclamaciones de usuarios.
h) Propiciar recursos amigables o contenciosos por denegación de prestaciones,
mediante los procedimientos establecidos en la Ley 87-01 y sus normas
complementarias.
i) Detectar las necesidades de capacitación del personal para su especialización.
j) Supervisar las actividades de orientación y defensoría, a los usuarios del SDSS.
k) Llevar registros de todas las actividades realizadas.
l) Preparar informes periódicos para remitirlos a la Dirección.
m) Mantener cronológico anual de la documentación manejada por el departamento.
n) Realizar cualquier otra labor afín o complementaria con las funciones del área.
25
11.12
UNIDAD ADMINISTRATIVA
11.12.1.
NATURALEZA
11.12.2.
RELACIONES
: Oficina Local DIDA.
: Sustantiva.
De dependencia
: Con la Dirección.
De dirección
: Con el personal que la integra.
De coordinación
: Con todos los departamentos de
la institución
11.12.3. OBJETIVO GENERAL:
Contribuir a la promoción del SDSS en la región correspondiente así como servir de
instrumento efectivo de información, comunicación, orientación, asesoría y defensoría de los
usuarios del sistema.
11.12.4. FUNCIONES PRINCIPALES:
a) Ejecutar el sistema de comunicación, información, orientación y defensoría en las
diferentes localidades, de conformidad con los beneficios y derechos consagrados en
cada uno de los regímenes y seguros correspondientes.
b) Ejecutar el programa de información y promoción aprobados, para la población en
general y sus respectivas localidades en particular
c) Recibir, registrar y atender las quejas y reclamaciones de los usuarios en su
demarcación de acuerdo al sistema establecido.
d) Realizar labores de asesoría y defensoría de los usuarios que así lo requieran dando
seguimiento a los expedientes hasta su resolución final
e) Supervisar las actividades de las unidades operativas bajo su dependencia.
f) Ejecutar todas las labores financieras y administrativas de la Oficina Local.
g) Rendir los informes periódicos solicitados a los departamentos correspondientes.
h) Mantener cronológico anual de la correspondencia emitida por la oficina.
i) Realiza cualquier otra función afín o complementaria con las del área.
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