Código: U-IN-12.004.032 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: ANULAR CHEQUES Y CONSTITUIRLOS EN ACREEDORES PROCESO: TESORERÍA Versión: 0.0 Página 1 de 4 SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA INSTRUCTIVO: ANULAR CHEQUES Y CONSTITUIRLOS EN ACREEDORES Código: U-IN-12.004.032 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: ANULAR CHEQUES Y CONSTITUIRLOS EN ACREEDORES PROCESO: TESORERÍA Versión: 0.0 Página 2 de 4 SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Identificar los cheques que llevan: a) más de sesenta (60) días en caja; o b) más de ciento ochenta (180) días de girados, verificando si se encuentran en poder del beneficiario. Efectuar la anulación de los mismos, revisando que cumplan con los requisitos establecidos para ello, y posteriormente constituir el acreedor. 1. ALCANCE: Inicia gestionando los trámites previos a la anulación del cheque y finaliza informando al beneficiario que se constituyó como acreedor y/o continuando con las gestiones para contactarlo. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales. DEFINICIONES: 1. Acreedor: Persona natural o jurídica legítimamente facultada para exigir de un deudor el pago o cumplimiento de una obligación contraída con anterioridad. 2. Cheque: Título valor que incorpora el mandato de pago de una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 3. Orden de pago – ORPA: Soporte de contabilidad donde se relaciona la liquidación de obligaciones e identifica información contable, tributaria y presupuestal que sirve de soporte de los pagos efectuados en la Tesorería. 4. Prescripción: Figura jurídica, en virtud de la cual se adquieren o se extinguen derechos, por haber agotado un término de tiempo fijado por la Ley. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 5. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 6. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Un cheque debe ser anulado para constituirlo como acreedor si se presenta cualquiera de las siguientes situaciones: a) Si no ha sido retirado de la caja de la Tesorería respectiva, transcurridos sesenta (60) días después de la fecha de giro. b) Si el cheque ya ha sido entregado al beneficiario y no ha sido cobrado en el banco, transcurridos ciento ochenta (180) días después de la fecha de expedición del cheque, el título pierde su calidad de título valor, no siendo exigible, por lo tanto se debe proceder a su anulación. (Art. 730 Código de Comercio). 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO Código: U-IN-12.004.032 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: ANULAR CHEQUES Y CONSTITUIRLOS EN ACREEDORES PROCESO: TESORERÍA Versión: 0.0 Página 3 de 4 SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA 1. Revisar que se hayan efectuado las gestiones previas a la constitución del acreedor El tesorero debe revisar que se haya efectuado y registrado en el formato seguimiento para entrega de cheques en caja, las gestiones previas a la constitución del acreedor a que hace referencia el instructivo de girar y entregar cheques, numeral 16 “Informar al beneficiario sobre la existencia del cheque”, del instructivo girar y entregar cheques - procedimiento Efectuar Giros. Ver formato seguimiento para entrega de cheques en caja ¿El cheque reposa en caja y han pasado más de sesenta (60) días después del giro? Sí: Anular el cheque físicamente, ir al numeral 2. No: ¿El cheque lleva más de 180 días de girado, está en poder del beneficiario y no ha sido cobrado en la entidad bancaria? Se debe verificar si han pasado 180 días y el cheque aún no ha sido cobrado en el banco. Sí: Anular cheque en el SGF – QUIPU y constituir acreedor, ir al numeral 3. No: Fin del instructivo. 2. Anular el cheque físicamente El auxiliar de Tesorería, para anular el cheque, debe destruirlo conservando la parte correspondiente al número de cheque el cual se debe pegar en cada comprobante de anulación. Esta tarea se efectúa cuando el cheque no ha sido entregado al beneficiario y reposa en caja (sesenta (60) días después del giro). 3. Anular el cheque en el SGF – QUIPU y constituir acreedor El auxiliar de Tesorería debe anular el cheque en el SGF – QUIPU, constituyendo el acreedor automáticamente. Esta es la ruta que debe seguir en el SGF – QUIPU para anular el cheque y constituir acreedor: SGF – QUIPU: Tesorería>Operativo>Movimiento>Anulaciones>Anulaciones de Tesorería. En la pantalla de anulaciones de Tesorería en el campo tipo de anulación presionar la tecla F9 y en la lista desplegada escoger la opción "anulación egresos - constitución acreedores" ¿Posteriormente a la anulación del cheque y constitución del acreedor, se solicita el giro nuevamente del cheque por parte del beneficiario? Si el beneficiario del pago, una vez constituido el acreedor, solicita nuevamente el giro, se deberá realizar el procedimiento para verificar que el acreedor esté constituidos en la información de los Código: U-IN-12.004.032 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: ANULAR CHEQUES Y CONSTITUIRLOS EN ACREEDORES PROCESO: TESORERÍA Versión: 0.0 Página 4 de 4 SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA estados financieros, así mismo se debe solicitar entrega de los documentos como soporte del nuevo comprobante de egreso, según corresponda. Sí: Ir al instructivo Girar y entregar cheques (Procedimiento Efectuar Giros). Numeral 2- Verificar información para efectuar giro de cheques anulados constituidos como acreedores No: ¿El cheque corresponde a una obligación que ya prescribió? Se debe establecer el tiempo de giro para determinar si la obligación ha prescrito. Sí: Ir al instructivo Anular cheques definitivamente (Procedimiento anular cheques). No: Fin del instructivo. ELABORÓ Socorro Cardozo Miranda, Nohora Judith Rojas Rojas, María Fernanda Forero CARGO Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Contratista FECHA Marzo 30 de 2010 REVISÓ CARGO FECHA Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. Abril 08 de 2010 APROBÓ CARGO FECHA Ángela María González Lozada Gerente Nacional Financiera y Administrativa Octubre 28 de 2010