Guía/Instructivo para el registro de alimentos pre

INSTRUCTIVOS O GUÍAS
Para el registro de alimentos pre-envasados para su posterior importación al
Territorio de la República de Panamá, para Estados Unidos de América y
territorios de su jurisdicción.
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USUARIOS de la AUPSA.
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Instructivo guía del usuario para el registro de alimentos pre-envasados,
exceptuando Estados Unidos de América y territorios de su jurisdicción.
La Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos, fue creada como la entidad
rectora del Estado bajo el Decreto Ley No. 11 (22 de Febrero de 2006) para asegurar el
cumplimiento y aplicación de las leyes y reglamentos en materia de seguridad para la
introducción de alimentos al Territorio Nacional, bajo criterios estrictamente científicos y
técnicos.
Para tales efectos, se estableció la coordinación correspondiente con el Ministerio de
Salud y el Ministerio de Desarrollo Agropecuario en los temas relacionados a la salud
humana, animal y sanidad vegetal.
Tomando en consideración lo antes expuesto y con el fin de fortalecer ese compromiso
con los habitantes del país, en materia de seguridad para la introducción de alimentos y
en aras de optimizar los procesos, hemos creado ésta guía dirigida a los usuarios de la
Autoridad con el propósito de permitir un fácil manejo y comprensión de la plataforma
de Registro de Alimentos que se encuentra a disposición en la página web oficial de la
Autoridad www.aupsa.gob.pa para los usuarios interesados en registrar alimentos de
consumo humano y animal de todos los países, para los Estados Unidos de América y
los territorios de su jurisdicción.
Es importante destacar que todos los usuarios de la Autoridad tengan presente que en
la República de Panamá existen reglamentos de obligatorio cumplimiento para los
ALIMENTOS Y CATEGORÍAS DE ALIMENTOS y los mismos deben ser considerados
al momento de realizar una solicitud de registro de alimentos.
De igual forma existe normas de etiquetado que son de carácter internacionales y
aceptadas por la República de Panamá y tomadas del marco de referencia que es el
Codex Alimentarius (CodexStan1-1985), esto también forma parte del análisis a realizar
por el evaluador y que incide en la admisión o no de la solicitud de registro de un
producto/alimento.
Si usted es un usuario nuevo de la Autoridad debe tener presente que para poder
realizar el trámite para el registro y su posterior importación al Territorio Nacional, bajo
la figura de importador de productos/alimentos debe solicitar su usuario y contraseña
ante la Dirección Nacional de Verificación (DINAVE), cumpliendo con los requisitos
establecidos en la Resolución: No. 031-AG-2015 del 25 de Mayo de 2015 (pulse aquí)
y en la Resolución: No. 042-AG-2015 del 23 de Julio 2015 (pulse aquí). Para la figura
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de tramitador será necesario solicitar su usuario y contraseña a través de una nota a la
Dirección Nacional de Normas (DINAN) en el Departamento de Registro de Alimentos,
siguiendo el siguiente formato (pulse aquí). Ambas direcciones se encuentran
establecidas en las oficinas principales, sede central de La Autoridad Panameña de
Seguridad de Alimentos.
En el caso que usted sea Tramitador, es
necesario que cuente con un poder que
debe ser dirigido a la Autoridad
Panameña de Seguridad de Alimentos
para el registro de alimentos. El poder es
una autorización legal que otorga un
agente económico a un tramitador
(persona natural o jurídica) para que
realice los trámites correspondientes
para el registro del alimento cumpliendo
con los requisitos solicitados en la
Resolución No. 030-AG-2015 del 25 de
Mayo de 2015 (pulse aquí).
Ejemplo de poderes:
 El poder puede ser otorgado del
Importador al usuario tramitador.
 El poder puede ser otorgado del
fabricante al usuario tramitador.
En el caso que el poder sea otorgado por el fabricante al tramitador, éste documento
debe indicar los posibles importadores del alimento al país. Se validará que en efecto
exista un vínculo comercial entre el importador mencionado en el documento y el
fabricante.
Los poderes que sean emitidos en la República de Panamá deben ser notariados. En
caso tal que sean emitidos en el extranjero deben ser apostillados. (Ver Países
miembros del Convenio LA HAYA 1961 - ESTADOS PARTES) (pulse aquí). o
consularizado y refrendando en el Ministerio de Relaciones Exteriores en la República
de Panamá.
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Requerimientos tecnológicos para el acceso a la Plataforma de Registro de
Alimentos:
1. Equipos (PC Escritorio, Portátil, dispositivos móviles): Es
necesario que cuenten con Internet Explorer 10 o cualquier
navegador que mantenga compatibilidad con los
complementos de los que dispone IE10+ destinados para
soportar plataformas .Net.
2. Servicio de Internet de Banda Ancha:
El sistema operará de manera satisfactoria con internet del
lado del usuario con las siguientes características:
 Internet ADSL
Capacidad mínima de 1Mbps
 Servicio de internet Inalámbrico USB
3G, 3.5G, 4G.
 Dispositivos con acceso a internet a través de SIM Card
3G, 3.5G, 4G y LTE
A. Pasos para realizar los registros de alimentos pre-envasados:
1) Inicio de Sesión: Una vez usted cuente con su usuario y contraseña como
Importador o Tramitador deberá ingresar a la página web oficial de La Autoridad
www.aupsa.gob.pa donde podrá dar inicio a su trámite de registro de alimento
luego de haber realizado los siguientes pasos:
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Luego que ingresa al icono de Registro de Alimentos para Importación, el sistema le
mostrará la siguiente pantalla:
Le aparecerán los siguientes
iconos, usted deberá elegir:
Solicitud/ Estatus de registros
(EEUU, otros países)
Despues de haber seleccionado
Solicitud/ Estatus de registros (EEUU,
Otros países) la plataforma le mostrará la siguiente pantalla donde procederá a
ingresar su usuario y contraseña que le fueron proporcionados en caso de ser
Importador por DINAVE o en el caso de ser Tramitador por DINAN Departamento de
Registro de Alimentos cumpliendo con los requisitos, de manera que puedan iniciar
sesión según hayan realizado su solicitud como usuarios del SISNIA.
2) Registro de alimentos pre-envasados: Una vez usted ingrese su usuario y
contraseña e indique si es Importador o Tramitador, el sistema le indicará a usted las
siguientes opciones:
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IMPORTANTE: Al momento de realizar la solicitud de registro de un producto/alimento
es probable que usted se encuentre con que el mismo tenga varias presentaciones,
tamaños o diferentes envases. En estos casos si el producto no cambio de sabor u
otros características de manufactura usted tiene que registrarlos en la misma solicitud.
Por otro lado si usted tiene varios productos/alimentos que entran en la misma
categoría pero su sabor u otras características de manufactura cambian estos tienen
que ser registrados en diferente solicitud, ver ejemplo:
 Soda: Naranja, presentación en lata, 1 Iitro, 2 litros, esto se registra en una
misma solicitud.
 Galletas: Limón, presentación en paquete de 4 galletas, 15 galletas y 30 galletas
esto se registra en una misma solicitud.
 Soda: Naranja y Fresa, tienen la misma marca y presentación en lata, 1 Iitro, 2
litros, estas se registrará en 2 solicitudes diferentes ya que los sabores o marca
fantasía son diferentes.
 Galletas: Limón y Chocolate, tienen la misma marca y presentación en paquete
de 4 galletas, 15 galletas y 30 galletas estas se registrará en 2 solicitudes
diferentes ya que los sabores o marca fantasía son diferentes
¿Por qué se hace de esta forma? Debido que, a pesar de ser productos que se
encuentran dentro de la misma categoría de alimento y son producidos de un mismo
fabricante o planta, su característica y composición son diferentes como: el sabor,
color, olor u otros.
a) Solicitud para el registro de alimentos: Esta opción permitirá acceder al
formato que contiene los campos a completar con la información solicitada por la
Autoridad. Al momento de elegir ésta opción, el sistema mostrará dos
alternativas; Estados Unidos y Otros Países. El usuario deberá elegir una de
acuerdo al origen al alimento.
b) Consultas: Ésta sección proporcionará toda la información acerca del estatus
en cualquier etapa del trámite.
c) Cerrar Sesión: Podrá salir del sistema, es necesario que siempre la utilice al
terminar sus solicitudes.
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a
b
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c
Para realizar un registro de alimentos, usted deberá tomar el recuadro que indica
Solicitud para el Registro de Alimentos donde le aparecerán dos opciones, usted debe
tomar la que indica
Una vez usted haya seleccionado
como usuario de la Autoridad
podrá dar inicio a la solicitud digital para registrar alimentos de importación al Territorio
Nacional.
IMPORTANTE: Mencionar que usted como usuario y en base a los requisitos
establecidos por La Autoridad para el Registro del Alimento para su posterior
importación que:
 “TODA INFORMACIÓN SUMINISTRADA EN LA SOLICITUD DE REGISTRO DE
ALIMENTOS E INGRESADA EN EL SISNIA TENDRÁ CALIDAD DE
DECLARACIÓN JURADA Y SE CONSIDERA COMO VERAZ.”
 “SUMINISTRAR LOS DATOS Y DOCUMENTOS ANEXOS EN IDIOMA
ESPAÑOL O INGLÉS, DE ESTAR EN UN TERCER IDIOMA ES NECESARIA
LA TRADUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS POR UN TRADUCTOR OFICIAL AL
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IDIOMA ESPAÑOL Y ANEXARLOS A LA PLATAFORMA JUNTO A LOS
DOCUMENTOS ORIGINALES.”
Esto obedece a la Resolución No.047-AG-2015 del 11 de Agosto 2015 (pulse aquí).
IMPORTANTE: Si usted inicia sesión como Tramitador el sistema le solicitará subir el
poder otorgado por el agente económico, luego de haber adjuntado el archivo al
sistema, entonces usted podrá continuar con su solicitud. Si inicia sesión como
Importador el sistema NO presentará este recuadro en la pantalla, podrá continuar con
su trámite.
Debajo de las indicaciones descritas, usted encontrará el formulario digital el cual
deberá completar con toda la información del producto de su interés para la
introducción al Territorio Nacional.
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1) Correo Electrónico Email: El sistema generará notificaciones en relación al
avance y status de su solicitud. El usuario deberá colocar en éste recuadro una
cuenta electrónica para recibir dicha información de forma automática.
2) País de Origen / Procedencia: Este campo es predeterminado, pero de igual
forma el mismo será validado por el técnico que se encuentre detallado en la
etiqueta del alimento.
3) Provincia / Estado (si aplica): Se validará que dicho estado corresponda al que
se encuentra en la etiqueta del alimento.
4) Partida Arancelaria: El usuario deberá solicitar a su corredor de aduana que
identifique la partida arancelaria que le corresponde al alimento. Para efecto del
trámite de registro, bastará seleccionar en el recuadro correspondiente los cuatro
(4) primeros dígitos y a su vez el sistema desplegará la descripción de la partida.
Este tiene que ser el mismo número arancelario con el que tramitan en Aduana. Se
validara que la partida arancelaria asignada corresponda a la categoría del
alimento descrito en la solicitud.
5) Nombre del Alimento: El usuario debe diferenciar la marca, nombre de fantasía y
sabor y/o características a resaltar,
Ejemplo:
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Marca: Maggi
Nombre de Fantasía: Jugoso al Sartén.
Características a Resaltar: Finas Hierbas
Dicho esto una vez identifique el nombre del alimento
usted estará en la capacidad de completar
correctamente el siguiente recuadro:
6) Descripción del Alimento: El usuario interesado deberá colocar una descripción
general, cónsona y breve del alimento.
7) Descripción del Método de Fabricación: Apoyándose en la ficha técnica, el
usuario debe transcribir de forma narrativa el método de elaboración del alimento.
8) Ingredientes: El usuario deberá transcribir textualmente el listado de ingredientes
de la misma forma que se presenta en la etiqueta o etiqueta complementaria del
alimento sin detallar cantidades o porcentajes.Debe incluir las frases que hace
referencia a la presencia de alérgenos.
Ejemplo:
“Este producto puede contener trazas de maní, huevo o marisco”.
“Este producto fue fabricado en equipo que procesa cacahuete, maní o soya”.
“Este producto contiene gluten”.
9) Fabricante: En éste recuadro, el usuario deberá colocar el fabricante que se
muestra en la etiqueta.
En el caso de que el alimento sea elaborado en un Maquila, deberá completar este
recuadro indicando que fue elaborado en la fábrica sub contratada para el
fabricante principal.
Ejemplo: NESTLÉ / ALIMENTOS MARAVILLA
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10) Dirección: Indicar en detalle el domicilio/lugar donde se encuentran las oficinas
físicas del fabricante.
11) Distribuidor: En caso de que el producto sea distribuido por un tercero, es
necesario que se describa el nombre de la empresa o persona.
12) Dirección: Indicar en detalle el domicilio/lugar donde se encuentran las oficinas
físicas del distribuidor.
13) Envasador (si aplica): En caso tal que la etiqueta del producto muestre
envasador/empacador, deberá completar éste recuadro.
14) Dirección: Indicar en detalle el domicilio/lugar donde se encuentran las oficinas
físicas del envasador.
15) Fecha de Ingreso: Automáticamente el sistema arroja esta información. En el
mismo se colocará la fecha de inicio del trámite.
C) Documentación para Adjuntar:
IMPORTANTE: Importante resaltar que:
 TODA DOCUMENTACIÓN DEBE SER PRESENTADA EN IDIOMA ESPAÑOL O
INGLÉS. DE ESTAR EN UN TERCER IDIOMA, DEBERÁ SER TRADUCIDO AL
ESPAÑOL POR UN TRADUCTOR OFICIAL AUTORIZADO Y ANEXARLOS A
LA PLATAFORMA JUNTO A LOS ORIGINALES.
 TODA DOCUMENTACION DIGITALIZADA DEBE PRESENTARSE COMPLETA
CON SUS MEMBRETES Y SELLOS, LEGIBLE, SIN TACHONES, BORRONES
NI DISTORSIONES.
 AL ANEXAR DOCUMENTOS SÓLO DEBE SER EN FORMATOS: PDF, JPG,
TIF, NO MAYORES A 2MB (NO SE ACEPTARÁN FORMATOS DE WORD,
EXCEL).
 EL NOMBRE DEL ARCHIVO NO DEBE CONTENER CARATERES
ESPECIALES, TÍLDES, APÓSTROFES, DIERESIS, Etc. NI EXEDER LOS 30
CARACTERES.
Ejemplos: % & # * = + ^ ! ¡ $ / ( ) ñ Ñ
A. Códigos de Barra del Producto según presentación: En ésta sección,
tomando como referencia la etiqueta del producto (s), el usuario debe
transcribir el código de barra, peso o volumen y etiqueta digital.
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Es necesario digitalizar el empaque total del
producto(s). Si este cuenta con varias
imágenes de una misma presentación, es
decir, diferentes ángulos del envase es
necesario que el mismo sea digitalizado en
un solo archivo que debe ser en formato:
PDF, JPG o TIF no mayor a 2MB.
Cuando un producto cuenta con más de
una presentación el mismo deberá tener
códigos de barras diferentes, es decir, un
código de barra por presentación.
Si usted va a registrar un producto/alimento
con varias presentaciones solo debe hacer
clic en
permitiéndole habilitar la
siguiente línea donde usted subirá el
siguiente presentación.
IMPORTANTE: Si el producto no cuenta con un código de barra en la etiqueta, el
usuario deberá completar el recuadro ESCRIBA AQUÍ UNA JUSTIFICACIÓN EN
CASO DE QUE EL ALIMENTO NO CONTENGA CÓDIGO DE BARRA.
B. Otras Certificaciones: En caso tal que la etiqueta no muestra fabricante,
distribuidor o envasador en Estados Unidos de América y se señale entonces
el importador en Panamá, deberá adjuntar un certificado de libre venta (CLV)
apostillado o consularizado donde se indique el país de origen y la fábrica del
producto, además de ser escrito en la casilla correspondiente
Adicional en ésta sección también el usuario puede anexar documentos
adicionales del producto a registrar que agreguen valor al expediente del
producto.
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Luego de haber completado su solicitud, debe revisar la información detallada, ya que
si la misma no concuerda con la información del producto, el mismo no será admitido
por el evaluador, luego de haber revisado usted tiene que hacer clic en el botón
y su solicitud será enviada a la Autoridad para su debido análisis.
Un vez usted haya enviado su solicitud, el
sistema generará un número de expediente
y le indicará una fecha estimada de
evaluación, si el expediente cumple con
todos los requisitos y/o reglamentos, el
evaluador procederá admitir el registro, de
lo contario el evaluador procederá a no
admitir
su
solicitud,
indicando
las
correcciones necesarias a realizar por
usted. Deberá atender a cada una de las no
conformidades y reenviar su solicitud para
continuar la evaluación del expediente.
Una vez el registro sea admitido usted
podrá imprimir el certificada del registro del
producto/alimento y proceder con la
introducción al Territorio Nacional.
Ver documento adjunto como ejemplo:
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Información Adicional
Suplemento Alimenticios: Para estos caso o productos donde la etiqueta muestre
propiedades farmacéuticas o medicinales deberá proporcionar certificado emitido por la
Dirección Nacional de Farmacias y Drogas / Ministerio de Salud (MINSA) en el que se
hace constar que el determinado producto está fuera de su competencia. Si el producto
a registrar es liquido oral y muestra en su contenido los ingredientes sorbitol, glicerina
y/o propilenglicol deberá incorporar las pruebas de negatividad* al etilenglicol y/o
dietilenglicol el cual deberá ser incluido en éste recuadro.
FUNDAMENTO LEGAL: DECRETO EJECUTIVO 386 De 30 de Noviembre de
2006 “Que establece el certificado de negatividad de las sustancias Dietilenglicol o
Etilenglicol, como requisito para la importación de materia prima y productos
líquidos orales que contengan en su formulación los excipientes glicerinas, sorbitol
o propilenglicol”
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