Anticipo a Proveedores

Normas administrativas contable
N° 2
Anticipo a proveedores
Contenidos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Objetivo
Definición
De la solicitud
De la contabilización del anticipo a proveedores
De la emisión del cheque
De la vía de pago
De la contabilización de la factura y su compensación
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Dirección de administración y finanzas
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N° 2
Anticipo a proveedores
1. Objetivos
La presente norma tiene como objetivo regular el otorgamiento, contabilización y la
compensación de los fondos entregados como anticipos a proveedores.
2. Definición
Anticipo a Proveedores es la representación de adelantos monetarios entre la Fundación
Instituto Profesional DuocUC, Fundación Centro de Formación Técnica DuocUC y/o
Fundación Duoc, y un proveedor, como parte del proceso de compra de bienes o
servicios que serán recibidos posteriormente.
Como procedimiento general, las Fundaciones Duoc NO contemplan este tipo de
operaciones. Sin embargo y en aquellos casos debidamente justificados y calificados por
la Dirección de Administración y Finanzas como excepcionales y especiales, podrán
previos acuerdos convenidos con los acreedores, anticiparse pagos por esta naturaleza.
3. De la solicitud
3.1. Quienes podrán solicitar este tipo de anticipo a proveedores, serán; Rector,
Vicerrectores, Secretario General, Directores Sedes, Directores de área y
Directores de Escuelas.
3.2. La solicitud se deberá gestionar a través de un correo electrónico al Director de
Administración y Finanzas, describiendo las razones que dan origen a dicha forma
de pago, adjuntando en forma digital el respectivo acuerdo, convenio o
contrato debidamente firmado por ambas partes y la respectiva orden de
compra aprobada.
3.3. El director de administración y finanza, deberá resolver su aceptación, rechazo o
reparo a dicha solicitud en un plazo de 48 horas al tenor de los antecedentes
presentados.
3.4. El monto del anticipo para todos los efectos no podría exceder del 50% del valor
total pactado y/o contratado con el Proveedor.
3.5. Si la solicitud de anticipo es aceptada por la dirección de administración y
finanzas, el proveedor deberá enviar factura señalando como descripción de
naturaleza en glosa “Anticipo del……% del contrato o acuerdo firmado con
fecha…………”.
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3.6. Si el anticipo obedece a prestación de servicios a honorarios de sociedades de
profesionales sin retención de impuestos (10%), Deberá existir un contrato
prestación de servicios previamente firmado entre ambas partes, en donde se
explicite el tipo de servicio, valor y tiempo de ejecución.
3.7. No se otorgara anticipos a contribuyentes de segunda categoría, que emitan
boletas de honorarios con o sin retención de impuesto.
4. Contabilización de Anticipos a Proveedor (Transacciones)
4.1. Autorizado el anticipo por el Director de Administración y Finanzas. Este deberá ser
ingresado y contabilizado por la dirección o área solicitante (subdirector
administrativo y/o el funcionario encargado designado). La transacción que
permite generar un anticipo es F-47.
4.2. Sera obligatorio indicar en la referencia el n° de la orden de compra aprobada.
4.3. La liberación de pago, será de exclusiva responsabilidad del subdirector
administrativo de sede o escuela solicitante, con factura o contrato a la vista que
respalde liberación.
4.4. La contabilización del anticipo a proveedor, se deberá ingresar con vía de pago
cheque “c”
5. De la emisión del cheque
5.1. Si la solicitud de anticipo a proveedores fue autorizada por la dirección de
finanzas, la emisión de cheque se deberá gestionar mediante la creación de un
ticket, en la plataforma Gdesk/”solicitud de cheque”, donde el área de tesorería
deberá emitir este documento en los días establecidos por la dirección de
finanzas, siendo los días martes y jueves de cada semana.
6. De la vía de pago
6.1. La única vía de pago de los anticipos solo será mediante “cheque” nominativo y
cruzado.
6.2. El retiro deberá necesariamente quedar registrado en el egreso caja (cheque),
con la identificación del proveedor (nombre, rut y Firma).
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6.3. Al dorso del cheque deberá identificarse el número de la factura que se está
pagando.
6.4. La entrega del cheque del anticipo será con la copia cedible de la factura (4ta
copia) junto con el RUT de la empresa o copia legalizada de este. Si el
documento es retirado por un tercero, éste deberá presentar un poder y
fotocopia del RUT legalizado de la empresa con una antigüedad máxima de seis
meses.
7. Contabilización de la factura y su compensación
7.1. Entregado el cheque, se deberá ingresar la factura que respalda el anticipo bajo
el proceso de compras (MIGO-MIRO)
7.2. Al efectuar el proceso MIGO para el caso de bienes que formaran parte del
activo fijo, se deberá ingresar todos datos asociados al bien según instructivo del
activo fijo. Para efectuar la liquidación de la norma, se deberá informa a la
encargada del activo fijo para asignar un solo código al bien.
7.3. Al momento de ingresar la MIRO, se deberá bloquear el documento para pago,
esto permitirá no duplicar el pago para la misma factura.
7.4. Ingresada la MIRO se deberá de forma inmediata realizar la compensación de la
factura ingresada con el anticipo al proveedor. Será de responsabilidad del
contador y jefe administrativo el de efectuar la compensación del anticipo a
proveedor.
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