manual de descriptor de puestos direccion administrativa

SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
2012
MANUAL DE DESCRIPTOR DE
PUESTOS
DIRECCION ADMINISTRATIVA
1
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
Director Administrativo
Jefe inmediato superior:
Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia
Subalternos:
1
Sub-Director
1
Asistente de Dirección
4
Jefes de Departamento
50
Personal de Departamentos de
Bienes, Compras, Servicios Generales
y Transporte y Servicios Generales
Objetivo:
Sede: 32 calle 9-34 zona 11 col. Las Charcas, SBS
Central
Horario:
De 08:00 a 17:00 horas.
Planificar, coordinar y controlar todas las acciones y procesos administrativos dentro de los
departamentos de Bienes, Compras, Servicios Generales y Archivo General.
Descripción del puesto:
Administrar los recursos disponibles para el desarrollo de las funciones de la Secretaría de Bienestar
Social de la Presidencia, en el cumplimiento de las actividades de las Sub-Secretarías y Programas
sustantivos y de apoyo.
Atribuciones:
Primarias:
1. Coordina, revisa y autoriza las actividades en la gestión de Órdenes de Compra de los
expedientes en el proceso de pago de bienes y servicios adquiridos para la Secretaría
dentro del Departamento de Compras
2. Asesora a las dependencias de la Secretaría de Bienestar Social en materia administrativa,
ejecutora y/o económica, proponiendo las directrices para una buena ejecución presupuestaria.
1. S Revisar y autorizar la asignación de cupones canjeables por combustible efectuada en el
Departamento de Servicios Generales y Transporte.
3. Seguimiento y control en el avance de la gestión de procesos de licitación y cotización ante la
Secretaría General de la Presidencia.
4. Autorizar y revisar la asignación de cupones canjeables por combustible realizada en el
Departamento de Servicios Generales y Transporte.
5. Coordinación en la planificación de Trabajos a efectuarse por parte de la jefatura de Servicios
Generales y Transporte y el personal de dicho departamento.
6. Revisión y aprobación de órdenes de compra que se encuentran en proceso de pago dentro del
Departamento de Compras.
7. Coordinar la elaboración del Plan Anual de Compras con el Jefe del Departamento de Compras.
8. Revisión y aprobación de Pedidos de compra y requisiciones a almacén.
9. Elabora y propone proyectos al Despacho para su aprobación, en asuntos relacionados con el
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11.
12.
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área administrativa y da seguimiento al desarrollo de los mismos.
Supervisión y control de las actividades desarrolladas y el cumplimiento de las leyes,
reglamentos y otros que apliquen dentro de los departamentos que conforman la Dirección
Administrativa.
Planificar y supervisar la ejecución de actividades programadas tomando como marco de
referencia el POA, revisando cumplimiento de metas y objetivos ya establecidos.
Supervisar el buen funcionamiento del Departamento de Archivo y promover la modernización
constante del sistema de resguardo de la información que en él permanece.
Realizar cualquier otra función que le sea asignada por el Despacho.
Eventuales:
1. Instruye al personal de la Dirección Administrativa en la promoción de optimización de los
recursos.
2. Elaboración de planes estratégicos y anteproyecto presupuestario de la Dirección
Administrativa y coordina la aprobación y ejecución de los mismos.
3. Resolver situaciones y problemáticas en materia administrativa, económica, ejecutora y
otras de su competencia.
4. Elabora informes al despacho de reuniones y otras actividades internas y externas a la que
sea convocado en representación de la Secretaría de bienestar Social y de la Dirección
Administrativa.
5. Realiza y coordina eventos de capacitación para el personal de toda la Dirección
Administrativa.
6. Elaboración de información de la Dirección Administrativa para la Memoria Anual y
Funcional.
7. Velar que los contratos de servicios básicos utilizados en la Secretaría estén vigentes
anualmente.
8. Elaboración de Plan Operativo Anual (POA).
Responsabilidades: Planificar, supervisar y controlar todas las actividades de la Dirección
Administrativa y los diferentes departamentos que la integran, velando por un buen
aprovechamiento de los recursos de la Secretaría.
Supervisión: Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Despacho, Sub-Secretarías, Direcciones de Apoyo y diferentes
programas de la Secretaría
Externas:
Instituciones de gobierno como Secretaría General de la Presidencia,
Ministerio de Finanzas Públicas, SAT, CONRED, y otros.
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Atribuciones del puesto:
Planificar,
supervisar,
administrativas
coordinar,
ejecutar,
actividades
Requisitos mínimos:
Perfil del puesto:
Organizado, Manejo de personal, pro-activo, dinámico, poseer
Liderazgo, Capacidades y competencias referentes a la
responsabilidad, honestidad
Educación:
Licenciatura en Administración de Empresas o Administración
Pública o carrera a fín.
Habilidades:
Facilidad de comunicación, Don de Mando, Trabajo en equipo
Experiencia:
3 años en administración pública o puesto similar.
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
Sub-Director Administrativo
Jefe inmediato superior:
Director Administrativo
Subalternos:
4
Jefes de Departamento
50
Personal de Departamentos de
Bienes, Compras, Servicios Generales
y Transporte, Archivo General
Sede: 32 calle 9-34 zona 11 col. Las Charcas, SBS
Central
Horario:
De 08:00 a 17:00 horas.
Objetivo:
Asistir al Director Administrativo en la Planificación, coordinación y control, de todas las acciones y
procesos administrativos dentro de los departamentos de Bienes, Compras, Servicios Generales y
Archivo General.
Descripción del puesto:
Administrar los recursos disponibles para el desarrollo de las funciones de la Secretaría de Bienestar
Social de la Presidencia, en el cumplimiento de las actividades de las Sub-Secretarías y Programas
sustantivos y de apoyo.
Atribuciones:
2. Apoyo en la coordinación de las actividades y procedimientos efectuados dentro de los
departamentos que conforman la Dirección Administrativa (Depto. De Bienes, Compras,
Servicios Generales y Transporte y Archivo General).
3. Asistir a la Dirección Administrativa en la Elaboración del Plan Anual de Compras realizado
conjuntamente con el Jefe de Departamento de Compras.
4. Apoyo a las diferentes instancias y Direcciones de apoyo en acciones competentes al área
administrativa.
5. Dar seguimiento a los expedientes de eventos de cotización y licitación ante la Secretaría
General de la Presidencia.
6. Revisar y autorizar la asignación de cupones canjeables por combustible efectuada en el
Departamento de Servicios Generales y Transporte.
7. Revisión y aprobación de Órdenes de Compra de los expedientes procesados dentro del
Departamento de Compras en la gestión de adquisición de bienes y servicios para la
Secretaría.
8. Autorizar y supervisar los expedientes y su avance en el portal de Guate-Compras,
9. Verificar en sistema SICOIN el avance de los expedientes que se encuentran en proceso.
10. Asiste al Director Administrativo en la revisión de la programación administrativa
cuatrimestral.
11. Apoya en la elaboración de informes y documentación emitida por la Dirección
Administrativa.
12. Apoyo a la Dirección Administrativa en la preparación de informes al Despacho.
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13. Asistir al Director Administrativo en la Optimización del uso de recursos de la Secretaría en
las diferentes funciones de la Secretaría.
14. Representar y realizar todas las funciones de la Dirección Administrativa, en caso de
ausencia del Director Administrativo.
15. Realizar cualquier otra función o atribución que le sea asignada por la Dirección
Administrativa y el Despacho.
Responsabilidades: Asistir en planificar, supervisar y controlar todas las actividades de los
Departamentos a cargo de la Dirección Administrativa.
Supervisión: Director Administrativo
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Despacho, Sub-Secretarías, Direcciones de Apoyo y diferentes
programas de la Secretaría
Externas:
Instituciones de gobierno como Secretaría General de la Presidencia,
Ministerio de Finanzas Públicas, SAT, CONRED, y otros.
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Atribuciones del puesto:
Asistir y suplir al Director administrativo en la planificación
supervisión de actividades administrativas
Requisitos mínimos:
Perfil del puesto:
Organizado, Manejo de personal, pro-activo, dinámico, poseer
Liderazgo, Capacidades y competencias referentes a la
responsabilidad, honestidad
Educación:
Licenciatura en Administración de Empresas o Administración
Pública o carrera a fín.
Habilidades:
Facilidad de comunicación, Don de Mando, trabajo en equipo.
Experiencia:
3 años en administración pública o puesto similar.
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
Asistente de Dirección
Jefe inmediato superior:
Director Administrativo
Subalternos:
Sede: 32 calle 9-34 zona 11 col. Las Charcas, SBS
Central
Horario:
De 08:00 a 17:00 horas.
Objetivo:
Asistir al Director Administrativo en la Planificación, coordinación y control, de todas las acciones y
procesos administrativos dentro de los departamentos de Bienes, Compras, Servicios Generales y
Archivo General.
Descripción del puesto: Asistencia a Dirección
Atribuciones:
1. Elaboración de todo tipo de documentos como lo son Memorandum, Oficios, Circulares,
Providencias y otros.
2. Seguimiento a los expedientes remitidos por el Director Administrativo.
3. Encargada del archivo de toda documentación de la Dirección Administrativa.
4. Efectuar y recibir llamadas telefónicas de la Dirección Administrativa.
5. Recepción de correspondencia y trasladar al Director Administrativo o a donde
corresponda.
6. Elaboración de pedidos, requisiciones de almacén.
7. Control de correlativos de memorándums, oficios, circulares y otros emitidos en Dirección
Administrativa.
8. Razonamiento de facturas gestionar su pago donde corresponde.
9. Coordinar el envío de correspondencia de la Dirección Administrativa con mensajeros.
10. Realizar toda actividad que le sea asignada por la Dirección Administrativa.
Responsabilidades: Asistir al Director Administrativo para el buen funcionamiento y gestiones
dentro de la Dirección y su relación con otras instancias.
Supervisión: Director Administrativo
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Despacho, Sub-Secretarías, Direcciones y programas de la Secretaría
Externas:
Instituciones de gobierno, empresas privadas y otros.
Perfil de Puesto
8
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Puesto:
Atribuciones del puesto:
Asistir al Director en toda actividad dentro de la Secretaría
Requisitos mínimos:
Perfil del puesto:
Ordenada, discreta, buenas relaciones humanas, trabajo en
equipo, colaboradora, honesta
Educación:
Título de Secretaria Bilingüe o Comercial.
Habilidades:
Facilidad de comunicación, Don de Mando, trabajo en equipo.
Experiencia:
3 años en puesto similar.
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Puesto Funcional:
Jefe de Compras
Jefe inmediato superior:
Director Administrativo
Subalternos:
9
Analistas de Compras
1
Asistente de Compras
1
Asistente encargada de la mesa de
entrada
Sede: 32 calle 9-34 zona 11 col. Las Charcas, SBS
Central
Horario:
De 08:00 a 17:00 horas.
Objetivo:
Coordinar las compras de Bienes y Servicios establecidas en el Plan Anual de Compras elaborado
según las necesidades indicadas por cada una de las Unidades Sustantivas y de Apoyo de la
Secretaría de Bienestar Social.
Descripción del puesto:
Analizar los diferentes pedidos que ingresan, verificando que cuenten con las especificaciones de
bienes y productos que se solicitan, distribuyéndolos a los analistas para solicitar ofertas ya sea
compra directa, cotización o licitación, revisar los documentos de cotización o licitación para su
publicación en Guate-compras.
Atribuciones:
Primarias:
1. Coordinar el Plan Anual de Compras
2. Revisa los diferentes pedidos de bienes y servicios solicitados y los ingresa al control de
pedidos y los distribuye a cada uno de los analistas para que inicien los procesos de
compra que correspondan
3. Revisa las diferentes ofertas presentadas por los proveedores por las compras directas, así
como los cuadros comparativos elaborados por los analistas para determinar la mejor
oferta y adjudicar la compra
4. Revisar los proyectos de bases y demás documentos para los procesos de Cotización y
Licitación
5. Solicitar los Dictámenes técnicos correspondientes
6. Publicar en Guate-compras los eventos de compra directa electrónica, cotización o
licitación así como todos los demás documentos resultantes de los mismos.
7. Dar seguimiento a los procesos de Cotización y Licitación verificando el cumplimiento de
los plazos que la ley establece
8. Autorizar las Órdenes de Compra en el Sistema SIGES para su pago
9. Solicitar al Departamento de Tesorería la Emisión de Cheques para pago a proveedores
10. Rechazar los pedidos que no reúnan los requisitos establecidos en el artículo 15 del
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
11. Actualizar cada año el manual de procedimientos de compras
Eventuales:
9.
10.
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12.
13.
14.
15.
16.
17.
Participar en las diferentes reuniones que convoque la Secretaria de la SBS.
Asesorar a los funcionarios y empleados de la SBS. En los diferentes procesos de compra
Resolver las dudas de los Analistas en los diferentes procesos de compra
Evacuar los hallazgos de la Contraloría, documentándolos para su desvanecimiento
Elaboración de planes estratégicos y anteproyecto presupuestario de la Dirección
Administrativa y coordina la aprobación y ejecución de los mismos.
Coordina capacitaciones para el personal del Departamento de Compras
Participar en reuniones de trabajo con el Director Administrativo
Proporcionar información para la Memoria Anual de Labores
Participar en la elaboración de Plan Operativo Anual (POA).
Responsabilidades: Planificar, supervisar y controlar todas las actividades del Departamento de
Compras, velando por el buen aprovechamiento de los recursos de la Secretaría.
Supervisión: Al Supervisor, Analistas y Asistente
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Despacho, Sub-Secretarías, Direcciones de Apoyo y diferentes
programas de la Secretaría
Externas:
Proveedores de bienes y servicios, Ministerio de Finanzas Públicas,
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Responsabilidad del
puesto:
Jefe Departamento de Compras
Atribuciones del puesto:
Planificar, supervisar, coordinar, ejecutar, actividades de compras
Requisitos mínimos:
Experiencia en compras en Instituciones
conocimiento de SIGES Y GUATECOMPRAS
Perfil del puesto:
Organizado, pro-activo, dinámico, poseer Liderazgo, Capacidades
y competencias referentes a la responsabilidad, honestidad
Educación:
Licenciatura en Auditoria, Administración
Administración Pública o carrera a fin.
Formación:
Universitaria
Habilidades:
Facilidad de comunicación, Don de Mando, Trabajo en equipo,
conocimiento de Word y Excel, elaboración de informes
Experiencia:
2 años en compras en Instituciones del Estado, conocimiento en
la Ley de Contrataciones del Estado, Siges y Guatecompras y
manejo de Personal.
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de
del
Estado,
Empresas
o
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Puesto Funcional:
Supervisor
Jefe inmediato superior:
Jefe de Compras
Subalternos:
9
Analistas
Sede: 32 calle 9-34 zona 11 col. Las Charcas, SBS
Central
Horario:
De 08:00 a 17:00 horas.
Objetivo:
Supervisar el trabajo de los diferentes analistas del departamento
Descripción del puesto:
Verifica que los analistas cumplan con solicitar las ofertas oportunamente por cada uno de los
pedidos que les fueron asignados
por el Jefe del Departamento, velando que se soliciten las
muestras de los bienes cuando proceda verificando que cuenten con las especificaciones según los
pedidos.
Atribuciones:
Primarias:
1. Colaborar con el Jefe de compras en la elaboración del plan anual de compras
2. Colabora en la revisión de los pedidos de compra
3. Colabora en la revisión de las diferentes ofertas presentadas por los proveedores por las
compras directas, así como los cuadros comparativos elaborados por los analistas para
determinar la mejor oferta y adjudicar la compra
4. Colabora en la elaboración de los proyectos de bases y demás documentos para los
procesos de Cotización y Licitación
5. Revisa que los Dictámenes técnicos estén elaborados correctamente
6. Publicar en Guatecompras los eventos de compra directa electrónica, cotización o licitación
así como todos los demás documentos resultantes de los mismos.
7. Dar seguimiento a las preguntas e inconformidades que los proveedores realizan en el
portal de guatecompras de los procesos de Cotización y Licitación
8. Elaborar y Autorizar las Órdenes de Compra en el Sistema SIGES para su pago
9. Rechazar los pedidos que no reúnan los requisitos establecidos en el artículo 15 del
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
Eventuales:
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
1. Participar en las diferentes reuniones que convoque el Jefe de Compras
2. Asesorar a los funcionarios y empleados de la SBS. En la elaboración de los pedidos de
compra
3. Supervisar que los Analistas estén al día con los pedidos asignados por la jefatura
4. Sustituye al Jefe de Compras en su Ausencia
5. Proporcionar información para la Memoria Anual de Labores
6. Participar en la elaboración de Plan Operativo Anual (POA).
Responsabilidades: Colaborar con el Jefe de Compras en todos las actividades que
realiza el Departamento
Supervisión: Analistas
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Jefatura de compras, Sub-Secretarías, Direcciones de Apoyo y diferentes
programas de la Secretaría
Externas:
Proveedores de bienes y servicios, Ministerio de Finanzas Públicas
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Responsabilidad del
puesto:
Supervisor
Atribuciones del puesto:
Colaborar con la Jefatura en las actividades de los procesos de
compras, supervisa a los analistas para el cumplimiento de sus
obligaciones.
Requisitos mínimos:
1 año de experiencia en compras en Instituciones del Estado
Perfil del puesto:
Organizado, pro-activo, dinámico, poseer Liderazgo, Capacidades
y competencias referentes a la responsabilidad, honestidad
Educación:
Pensum cerrado en Auditoria, Administración de Empresas o
Administración Pública o carrera a fin.
Formación:
Universitaria
Habilidades:
Facilidad de comunicación, Don de Mando, Trabajo en equipo,
elaboración de informes conocimiento de Word y Excel
Experiencia:
1 año en compras en Instituciones del Estado, conocimiento en la
Ley de Contrataciones del Estado, Siges y Guatecompras y
manejo de Personal.
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Puesto Funcional:
Asistente de Jefatura
Jefe inmediato superior:
Jefe de Compras
Subalternos:
Sede: 32 calle 9-34 zona 11 col. Las Charcas, SBS
Central
Horario:
De 08:00 a 17:00 horas.
Objetivo:
Encargada de Bandeja de Entrada del Departamento de Compras y asistir al Jefe del Departamento
en el control de pedidos de bienes y servicios.
Descripción del puesto: Asistente de Jefatura
Atribuciones:
1. Elaboración de Memorándum, Oficios, Circulares, Providencias y otros.
2. Seguimiento a los expedientes de compras remitidos por el Jefe de compras y cada uno de
los analistas.
3. Encargada del archivo de toda documentación del Departamento.
4. Efectuar y recibir llamadas telefónicas del Departamento.
5. Recepción de correspondencia y trasladar al Jefe de Compras para su análisis
6. Elaboración de pedidos, requisiciones de almacén.
7. Control de correlativos de pedidos, memorándums, oficios, circulares y otros emitidos por
la Jefatura.
8. Razonamiento de facturas gestionar su pago donde corresponde.
9. Coordinar el envío de correspondencia a las distintas oficinas de la Secretaría
10. Realizar toda actividad que le sea asignada por la Jefatura.
Responsabilidades: Asistir al Jefe del Departamento para el buen funcionamiento y gestiones
dentro del departamento y otras instancias.
Supervisión: Jefe de Compras
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Despacho, Sub-Secretarías, Direcciones y programas de la Secretaría y
analistas del Departamento.
Externas:
Instituciones de gobierno, empresas privadas y otros.
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MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Atribuciones del puesto:
Asistir a la Jefatura de Compras en toda actividad dentro de la
Secretaría.
Requisitos mínimos:
Experiencia en
administración.
Perfil del puesto:
Conocimiento en archivo, elaboración de oficios, control de
correspondencia, ordenada, discreta, buenas relaciones humanas,
trabajo en equipo, colaboradora, honesta
Educación:
Título de Secretaria Bilingüe o Comercial.
Habilidades:
Manejo de Word y Excel, facilidad de comunicación oral y escrita,
trabajo en equipo.
Experiencia:
2 años en puesto similar.
17
Instituciones
del
estado
en
secretaría
o
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Puesto Funcional:
Analista de compras
Jefe inmediato superior:
Jefe de Compras
Subalternos:
Sede: 32 calle 9-34 zona 11 col. Las Charcas, SBS
Central
Horario:
De 08:00 a 17:00 horas.
Objetivo: Efectuar las compras de los bienes y servicios solicitados por las distintas
instancias de la Institución.
Descripción del puesto: Analista de compras
Atribuciones:
1. Análisis de las solicitudes de pedido, para determinar si las especificaciones y las
justificaciones son coherentes con los bienes solicitados y faciliten su adquisición así que
cuenten con la información de no existencia en Almacén.
2. Elaborar proyecto de Bases para eventos de Cotización o Licitación
3. Solicitar los Dictámenes técnicos, financieros y jurídicos correspondientes a los eventos de
Cotización y Licitación.
4. Verificar si los bienes solicitados se encuentran en contrato abierto para proceder a su
compra por esta modalidad
5. Solicitar cotizaciones de precios en forma directa con proveedores o por medio de
Guatecompras.
6. Elaborar cuadro comparativo de ofertas recibidas para determinar al mejor oferente
tomando en cuenta precio, calidad y tiempo de entrega
7. Publicar en Guatecompras las adjudicaciones por compra directa
8. Publicar en Guatecompras los documentos de cotización y/o licitación correspondientes
9. Elaboración de todos los documentos necesarios para la conformación de expedientes
físicos de Eventos de Cotización y/o Licitación: Bases, oficios y providencias.
10. Diligenciamiento administrativo ante diferentes instancias de la Institución respecto a
expedientes de Eventos de Cotización y Licitación.
11. Conformación de expediente electrónico en Sistema Guatecompras, el cual debe incluir: a)
Agregar documentos mínimos requeridos por dicho sistema: Bases, dictámenes,
requerimiento, modelo de contrato, contratos, nota de remitido a la Contraloría General de
Cuentas del Contrato aprobado, etc; b) Responder preguntas e inconformidades en
conjunto con las Juntas de Cotización y/o Licitación cuando corresponda; c) Realizar
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
notificaciones electrónicas de Resoluciones, Actas de Recepción de Ofertas y Apertura de
plicas y Actas de Adjudicación.
12. Dar cumplimiento estricto a los plazos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado,
su Reglamento, con todas sus reformas, en procesos de Cotización y/o Licitación.
Responsabilidades: Diligenciar las solicitudes de pedido de bienes y servicios hasta su
adquisición.
Supervisión: Jefe de Compras
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Sub-Secretarías, Direcciones de Apoyo y programas de la Secretaría
Externas:
Empresas privadas y otros.
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Atribuciones del puesto:
Adquirir los bienes y servicios solicitados.
Requisitos mínimos:
Experiencia en Compras en Instituciones del Estado
conocimiento de los sistemas SIGES Y GUATECOMPRAS
Perfil del puesto:
Conocimiento de la ley de contrataciones del Estado y su
Reglamento, así como en trámite de compras.
Educación:
Perito Contador con estudios universitarios, mínimo 2 años en
carrera de Ciencias Económicas.
Habilidades:
Manejo de Word y Excel,
escrita, trabajo en equipo.
Experiencia:
2 años en puesto similar.
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y
Facilidad de comunicación oral y
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE BIENES
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
Jefe del Departamento de Almacén
Jefe inmediato superior:
Director Administrativo
Subalternos:
Encargados de Bodega
Auxiliares de Bodega
Analistas Administrativos
Asistente del Departamento
Sede:
32 Calle 9-34 zona 11
Horario:
08:00 a 17:00 horas
Objetivo:
Velar por la adecuada recepción, resguardo y distribución de los bienes que ingresan al
Departamento.
Descripción del puesto:
Trabajo de planificación, coordinación y ejecución de las actividades relacionadas con la recepción,
almacenaje y despacho de los productos que ingresan al Departamento de Almacén, así como el
control de las existencias de los productos.
Atribuciones:
1. Administra el sistema de control de ingresos y egresos de bienes, a través de
procedimientos eficaces, que permitan en cualquier momento rendir un informe detallado
de las existencias en las bodegas.
2. Define lineamientos de trabajo para la correcta distribución de funciones y actividades en
las diferentes áreas que forman el departamento.
3. Revisa periódicamente las diferentes áreas de las diferentes bodegas, verificando el estado
de los productos, fechas de vencimiento, etc.
4. Calendariza y atiende los requerimientos de mercadería de los diferentes programas y/o
unidades de la institución.
5. Vela por la correcta distribución de los pedidos, así como optimizar el tiempo de entrega
de rutas, a los diferentes centros que atiende la Secretaría de Bienestar Social.
6. Participa en la preparación del presupuesto anual y/o cuatrimestral del grupo formado por
el Departamento de Compras, Archivo General y Departamento de Bienes.
7. Supervisar la actualización de los registros de ingresos y egresos de bienes en las tarjetas
de Kardex y libros correspondientes.
8. Organiza al personal a su cargo de manera equitativa y justa, al momento de distribuir las
rutas a los centros que se encuentran en los diferentes puntos del interior de la república.
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9. Envía un reporte mensual de lo despachado, con las copias de solicitudes de requisición al
Despacho Superior, en los primeros días hábiles de cada mes.
10. Elabora la programación y planeación de las actividades a desarrollar para el logro de los
objetivos y metas trazadas, al mismo tiempo rendir informe al Despacho Superior de las
labores realizadas durante el año en su memoria de labores.
11. Elabora y envía informes mensuales de existencias a las diferentes Subsecretarías, así
como a la Dirección Administrativa, con la siguiente información: bienes ingresados,
cantidades entregadas, indicando el saldo para el próximo mes, existencias de poco
movimiento, existencias de mayor demanda, existencias obsoletas y deterioradas.
12. Realiza cualquier deber y función inherentes a la sección de almacén, dentro de los
límites de su competencia y funciones que expresamente sean delegadas por el Despacho
Superior, y/o Dirección Administrativa.
13. Controlar las existencias de los Formularios de Requisiciones a Almacén, Tarjetas de
Control de Kardex e Ingresos a Almacén., ya que los mismos son distribuidos a las
diferentes unidades técnicas y administrativas de la SBS, así como llevar control de las
existencias de formularios para poder solicitar la autorización de impresión, ante la
Contraloría General de Cuentas
Responsabilidades:
Equipo y útiles de oficina:
Computadora personal y todo lo necesario para desempeñar un trabajo de oficina.
Supervisión:
Dirección Administrativa.
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
Programas, Unidades y Centros de la Secretaria de Bienestar Social
Externas:
22
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Atribuciones del puesto:
Planificación, coordinación y ejecución de actividades.
Requisitos mínimos:
Perfil del puesto:
Dinámico, ordenado, buenas relaciones interpersonales, honesto,
responsable y dispuesto a trabajar bajo presión.
Educación:
Licenciado en Ciencias Económicas o carrera a fin.
Habilidades:
Manejo de personal, ordenado.
Experiencia:
Mínima 3 años
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE ALMACEN
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
Sub Jefe del Departamento de Almacén
Jefe inmediato superior:
Jefe de Almacén
Subalternos:
Ninguno
Sede:
32 Calle 9-34 zona 11
Horario:
08:00 a 17:00 horas
Objetivo:
Apoyar las diferentes actividades que se desarrollan en el Departamento de Almacén.
Descripción del puesto:
Trabajo administrativo relacionado a las actividades que se desarrollan en el Departamento de
Almacén.
Atribuciones:
1. Distribuye las copias de Requisiciones de Almacén a los diferentes Encargados de Bodega.
2. Elabora la programación semanal de distribución de productos.
3. Elabora el Reporte del 1H mensual de todos los ingresos usados en el mes el cual es
presentando ante la Tesorería.
4. Dar seguimiento a los productos que han ingresado al Almacén, para constatar que los
Encargados de las diferentes bodegas ya hayan informado vía electrónica a las Unidades a
quien pertenece el producto.
5. Colaborar en la verificación de la papelería que soporta el ingreso del producto al Almacén.
6. Llevar la estadística mensual del consumo de combustible de las diferentes comisiones que
se llevan a cabo en el Almacén.
7. Llevar el control de Requisiciones de Almacén cuando ingresan y despacho del producto.
8. Resguardo y control de los expedientes con Orden de Compra o Solicitud de Cheque que
este por ingresar el producto.
9. Cubrir al Jefe de Almacén cuando este se encuentre ausente en el desarrollo de las
funciones.
10. Todas aquellas actividades que expresamente sean delegadas por el Jefe del Departamento
de Almacén.
Responsabilidades:
Equipo y útiles de oficina:
24
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Computadora personal y todo lo necesario para desempeñar un trabajo de oficina.
Supervisión:
Jefe del Departamento de Almacén.
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
Programas, Unidades y Centros de la Secretaria de Bienestar Social
Externas:
25
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Responsabilidad del
puesto:
Sub Jefe de Departamento
Atribuciones del puesto:
Administrativas
Requisitos mínimos:
Perfil del puesto:
Dinámico, ordenado, buenas
relaciones
interpersonales,
honesto, responsable
y
dispuesto a trabajar bajo
presión.
Educación:
4to. Semestre de una en
Ciencias Económicas o carrera
a fin.
Formación:
Universitaria.
Habilidades:
Dinamico, ordenado.
Experiencia:
Mínima 3 años
26
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE BIENES
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
Asistente del Departamento de Almacén
Jefe inmediato superior:
Jefe del Departamento de Almacén
Subalternos:
Sede:
32 Calle 9-34 zona 11, Las Charcas
Horario:
Ninguno
Objetivo:
08:00 a 17:00 horas
Colaborar secretarialmente con el Jefe del Departamento de Almacén.
Descripción del puesto:
Trabajo secretarial que consiste en la recepción, control, distribución y archivo de los documentos
que se manejan en el Departamento de Bienes, así como el traslado de documentación a los
diferentes programas y unidades de esta Secretaria.
Atribuciones:
1. Control electrónico de requisiciones de almacén despachadas a cada unidad.
2. Archivo físico de la copia rosada de requisiciones despachadas por correlativo.
3. Responsable de la custodia y entrega de las Requisiciones y Tarjetas Kardex, mediante
libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas.
4. Solicitar y coordinar el combustible para los vehículos que se manejan en el Departamento
(panel y camiones) para el traslado de los productos.
5. Entrega formularios en blanco de Requisición a Almacén y control en el libro de
requisiciones, autorizado por la Contraloría General de Cuentas, en donde la persona que
recibe los documentos, firma como responsable del documento oficial y al momento que el
documento es devuelto al Departamento de Bienes, se descarga la responsabilidad del
mismo.
6. Recibe Expedientes de Compras integrados por orden de compra y solicitud de pedido, los
cuales son revisados detenidamente, para constatar que lo trasladado por parte del
Departamento de Compras, cuenta con la
documentación necesaria para la recepción
de los productos requeridos a los diferentes proveedores.
7. Todas aquellas actividades que expresamente sean delegadas por el Jefe del Departamento
de Bienes.
Responsabilidades:
27
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Equipo y útiles de oficina:
Computadora personal y todo lo necesario para desempeñar un trabajo secretarial.
Supervisión:
Jefe de Departamento de Almacén
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
Unidades, Programas, Centros que atiende la Secretaria de Bienestar
Social.
Externas:
28
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Atribuciones del puesto:
Secretariales
Requisitos mínimos:
Nivel medio
Perfil del puesto:
Habilidades mecanográficas,
de archivo, gestiones.
Educación:
Nivel medio, Secretariado
Habilidades:
Mecanográficas,
Archivo,
relaciones interpersonales.
Experiencia:
1 año.
29
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE BIENES
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
Recepcionista del Departamento de Almacén
Jefe inmediato superior:
Jefe del Departamento de Almacén
Subalternos:
Sede:
32 Calle 9-34 zona 11, Las Charcas
Horario:
Ninguno.
Objetivo:
08:00 a 17:00 horas.
Recibir adecuadamente la documentación que ingresa al Departamento de Almacén así como la
distribución de las copias de los ingresos a Almacén 1H, a la unidad de Inventario.
Descripción del puesto:
Recepción, control y distribución de documentos que se manejan en el Departamento de Almacén.
Atribuciones:
1. Recepción y revisión de documentos (Expedientes para ingresos, facturas de proveedores y
cualquier otro documento que ingrese) que cumpla con lo requerido.
2. Traslado mediante libro interno la documentación para realizar el ingreso respectivo al
Encargado de realizar ingresos, sacándole fotocopias para completar los tres juegos para
su desglose.
3. Traslado a la Jefatura de bienes las requisiciones recibidas de las distintas unidades para
programar el respectivo despacho.
4. Distribución de Requisiciones recibidas y revisadas por la Jefatura a cada encargado de
Bodega para su preparación y respectivo despacho.
5. Revisión de viáticos de personal del Departamento de Almacén.
6. Entrega de copia amarilla de 1H (ingresos) al Departamento de Inventarios.
7. Entrega de pedidos ya revisados con su respectivo sello de EXISTENCIA o NO EXISTENCIA
a las distintas unidades solicitantes (llamándolos o enviándoles correo para informarles).
8. Apoyo cuando sea necesario en el desglose de 1H (ingresos)
9. Todas aquellas actividades que expresamente sean delegadas por el jefe del Departamento
de Bienes.
30
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Responsabilidades:
Recepción de documentos
Equipo y útiles de oficina:
Computadora personal, máquina de escribir, fotocopiadora y todo lo necesario para desempeñar
bien su trabajo.
Supervisión:
Jefe del Departamento de Almacén.
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
Unidades, Programas y Centros que atiende la Secretaria de Bienestar
Social.
Externas:
31
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Atribuciones
del puesto:
Recepción de documentos
Requisitos mínimos:
Nivel medio.
Perfil del puesto:
Atención al público, buenas
relaciones interpersonales.
Educación:
Bachillerato o carrera afín.
Habilidades:
Manejo de correspondencia.
Experiencia:
1 año.
32
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE BIENES
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
Encargado de Estadísticas y Reportes varios como control
de inventario por Bodega.
Jefe inmediato superior:
Subalternos:
Jefe del Departamento de Almacén
Sede:
32 Calle 9-34 zona 11, Colonia Las Charcas.
Horario:
08:00 a 17:00 horas.
Objetivo:
Mantener actualizada la información en la base de datos electrónica, para poder generar reportes
en estadísticos en cualquier momento.
Descripción del puesto:
Trabajo técnico que requiere coordinación y captación de la información para mantener actualizada
la base de datos.
Atribuciones:
1. Archivo físico de fotocopia de requisición.
2. Control electrónico de los 1H (ingreso) elaborados.
3. Archivo físico de la copia verde del 1H (ingreso).
4. Elaboración de reporte de 1H (ingreso) a tesorería por mes.
5. Control electrónico de existencias por bodega (Bodega de Alimentos, Bodega de Librería,
Bodega de Farmacia, Bodega de Limpieza y Ferretería y Bodega de Mobiliario, Equipo
varios) ingresos y egresos de productos.
6. Mantener el control de los productos que están por vencer con dos meses de anticipación
(no aplica a productos con periodos cortos de vida).
7. Revisión de existencia para colocar el sello de EXISTENCIA o NO EXISTENCIA a los pedidos
que trae cada unidad que maneja la SBS.
8. Todas aquellas actividades que expresamente sean delegadas por el jefe del Departamento
de Almacén.
Responsabilidades:
Equipo y útiles de oficina:
Computadora personal, impresora, y todo el equipo de oficina necesario para desempeñar
adecuadamente sus funciones.
33
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Supervisión:
Jefe del Departamento de Almacén
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
Unidades, Programas y Centros que atiende la Secretaria de Bienestar
Social.
Externas:
34
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Atribuciones del puesto:
Manejo de programas de
WORD, XP,
Requisitos mínimos:
Manejo de computadora.
Perfil del puesto:
Dinámico, ordenado, buenas
relaciones
interpersonales,
honesto,
responsable
y
dispuesto a trabajar bajo
presión.
Educación:
Bachillerado, Perito Contador
o carrera a fin.
Habilidades:
Mecanográficas y manejo de
programas de computación.
Experiencia:
Un (1) año.
35
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE BIENES
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
Encargado de Ingresos a Almacén
Jefe inmediato superior:
Jefe del Departamento de Almacén
Subalternos:
Sede:
32 Calle 9-34 zona 11, Colonia Las Charcas
Horario:
08:00 a 17:00 horas.
Objetivo:
Mantener actualizado los ingresos de almacén para poder despacharlos a las Unidades, Programas
y Centros que lo requieran.
Descripción del puesto:
Atribuciones:
1. Recibir y verificar la documentación de los expedientes para elaborar los ingresos al
Almacén.
2. Elabora los ingresos a Almacén por medio de los formularios 1H autorizados por la
Contraloría General de Cuentas, en base a la factura contable entregado por el proveedor
y la orden de compra respectiva de productos que ingresan al Departamento de Almacén y
los que son comprados con Caja Chica por parte del Despacho Superior y Subsecretarias
de la Secretaria de Bienestar Social.
3. Desglosa los expedientes elaborados de los ingresos, para enviarlos a las diferentes áreas.
4. Responsable del resguardo de los formularios autorizados por la Contraloría General de
Cuentas de Ingresos de Almacén 1H.
5. Trasladar diariamente al encargado de estadísticas y control digital, fotocopia del ingreso
al Almacén.
6. Llena el libro de control, a través del cual se hace entrega del expediente original de
compras.
7. Recibe y revisa
productos entregados por los diferentes proveedores, cuando es
requerido por el Jefe del Departamento de Almacén tomando como base los datos de la
orden de compra y la factura contable entregada por el proveedor y firmando como
responsable de que el producto fue recibido de conformidad.
8. Colabora en realizar inventarios físicos periódicos que comprueben la existencia física de
los productos reportados a las autoridades.
9. Todas aquellas funciones que expresamente sean delegadas por el Jefe del Departamento
de Almacén.
36
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Responsabilidades:
Equipo y útiles de oficina:
Supervisión:
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
Externas:
37
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Atribuciones del puesto:
Requisitos mínimos:
Perfil del puesto:
Educación:
Bachillerato, Perito Contador o
carrera a fin.
Habilidades:
Contables.
Experiencia:
38
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE BIENES
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
Encargado de Bodega
Jefe inmediato superior:
Jefe del Departamento de Almacén
Subalternos:
Sede:
32 Calle 9-34 zona 11, Las Charcas.
Horario:
08:00 a 17:00 horas.
Objetivo:
Descripción del puesto:
Atribuciones:
1. Ingresa la mercadería.
2. Recibe la papelería.
3. Recibe y revisa Expedientes de Compras que ingresan al Departamento de Almacén
por parte del Departamento de Compras.
4. Recibe y revisa los productos entregados por los diferentes proveedores, tomando
como base los datos de la Orden de Compra y la factura contable entregada por el
proveedor y firmando como responsable de que el producto fue recibido de
conformidad.
5. Coordina la colocación de los productos recibidos de acuerdo a la bodega a la que
pertenecen, así como a la unidad técnica o administrativa que los solicitó.
6. Llevar el control del producto que ingresa a la bodega asignada ordenándolo mediante
el sistema (PEPS) PRIMERO QUE ENTRA PRIMERO QUE SALE.
7. Elabora el documento denominado CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACÉN E
INVENTARIO, en base a la factura contable entregada por el proveedor.
8. Desglose del Expediente de Compras, al que ya se le ha adjuntado la respectiva factura
contable con el sello y firma de recepción por parte del Departamento de Bienes.
9. Observa la salida de mercadería..
10. Recibe Requisiciones a Almacén, debidamente firmadas, selladas y autorizadas por el
respectivo Subsecretario de programa, Director de Programa, Director del centro/Jefe
39
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
11.
12.
13.
14.
15.
de la unidad y el visto bueno del Despacho Superior.
Entrega producto a los centros
Prepara físicamente los productos solicitados para los diferentes centros a través de
la REQUISICIÓN A ALMACÉN.
Realiza la entrega física de los productos por enviar, al auxiliar de área, quien es el
responsable del resguardo del pedido durante el traslado y entrega de los productos en
los respectivos centros de la SBS.
Realiza inventarios físicos periódicos que comprueben la existencia física de los
productos reportados a las autoridades.
Resguardar los documentos contables que respaldan la salida de productos del
Departamento de Bienes.(Requisiciones a Almacén autorizadas por la Contraloría de
Cuentas)
Responsabilidades:
Equipo y útiles de oficina:
Supervisión:
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
Externas:
40
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Atribuciones del puesto:
Requisitos mínimos:
Perfil del puesto:
Habilidad matemática,
Educación:
Nivel medio
Habilidades:
Experiencia:
41
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE BIENES
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
Auxiliar de Bodega
Jefe inmediato superior:
Jefe del Departamento de Almacén
Subalternos:
Sede:
32 Calle 9-34 zona 11, Colonia Las Charcas
Horario:
08:00 a 17:00 horas
Objetivo:
Descripción del puesto:
Trabajo operativo que consiste en auxiliar a los diferentes encargados de bodega, en la recepción y
traslado de productos a las diferentes bodegas, así como la preparación y despacho de los
productos que se encuentran resguardados en el Departamento de Almacén.
Atribuciones:
1. Apoya a los encargados de área en la recepción de la mercadería que ingresa al
Departamento de Almacén.
2. Coloca la mercadería recibida, en las respectivas bodegas.
3. Apoyar a los encargados de área en la preparación de los productos a distribuirse a los
diferentes centros, en base a la respectiva Requisición a Almacén.
4. Traslada la mercadería a las oficinas centrales, según lo solicitado a través de la
Requisición a Almacén.
5. Recibe los productos que serán entregados a los centros, así como entregar los mismos a
la persona responsable del centro.
6. Carga y descarga el camión que trasladará los productos solicitados a los diferentes centros
del país.
7. Es Responsable del orden y limpieza de las diferentes bodegas, así como también de la
limpieza del área donde se encuentran las oficinas administrativas del Departamento de
Almacén.
8. Apoya a los encargados de área en el recuento físico de los productos que se encuentran
en las diferentes bodegas.
9. Resguarda el equipo de trabajo que es utilizado para el traslado de los productos dentro y
42
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
fuera de las bodegas.
10. Realiza Todas aquellas funciones que expresamente sean delegadas por el Jefe del
Departamento de Almacén.
Responsabilidades:
Equipo y útiles de oficina:
Supervisión:
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
Externas:
43
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Atribuciones del puesto:
Requisitos mínimos:
3ro. básico
Perfil del puesto:
Responsable, dinámico,
Educación:
Básica
Habilidades:
Experiencia:
Seis (6) meses.
44
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
Jefe del Departamento de Archivo General
Jefe inmediato superior:
Director Administrativo
Subalternos:
Sede:
32 Calle 9-34 zona 11, Las Charcas.
Horario:
08:00 a 17:00 horas.
Objetivo:
Velar por el adecuado ordenamiento y resguardo de documentación de importancia de la Secretaría
de Bienestar Social de la Presidencia
Descripción del puesto:
Coordinar y ejecutar sistemas adecuados de archivo y resguardo de expedientes y documentos en
general.
Atribuciones:
1. Ser el responsable directo de toda la documentación que se encuentra en Resguardo y
custodia en la Sección de Archivo General.
2. Orientar, Coordinar, Planificar, Ejecutar, Supervisar y Evaluar las actividades relacionadas
con el área de trabajo bajo su jurisdicción, asumiendo la responsabilidad de las mismas.
3. Revisar y confrontar Constancias de Trabajo, Certificaciones de Actas de toma y entrega de
cargo de empleados y ex empleados de la Institución en base al expediente respectivo.
4. Realizar evaluación sobre actividades realizadas por el personal que labora en la unidad.
5. Reportar cualquier falta grave cometida o la reincidencia de la misma por algún miembro
de la unidad.
6. Atención al público en asuntos particulares, cuando los interesados lo soliciten en relación
de diversos trámites sobre tiempo laborado.
7. Proporcionar información a las diversas coordinaciones y unidades de la Institución en el
esclarecimiento de cualquier conflicto administrativo y en relación a la actividad
archivística.
8. Presentar informes gerenciales, cuando sean requeridos por las autoridades Superiores.
9. Elaborar la memoria de labores anual cuando sea requerida.
10. Elaborar y presentar el anteproyecto de presupuesto anual de la unidad.
11. Presentar la programación presupuestaria por cuatrimestres.
12. Ejercer estricto control sobre el registro en la base de datos de toda la documentación que
ingresa a la unidad, para futuras consultas.
13. Asistir a reuniones de trabajo cuando sea convocado por las autoridades superiores.
14. Manejar adecuadamente las relaciones interpersonales con el personal a su cargo.
45
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
15. Recepción de documentos que ingresan a la unidad, de las diferentes unidades que
conforman la SBS. para su clasificación, archivo, resguardo y custodia.
16. Delegar las funciones en ausencia del titular
17. Desglosar la papelería que ingresa a la unidad para luego ser clasificada.
18. Rotulación de fólder con el logotipo Secretaria de Bienestar Social, para archivar la
documentación clasificada.
19. Rotulación de fólder de documentación clasificada.
20. Colocar la documentación en orden cronológico y en su lugar respectivo por unidades toda
la documentación clasificada.
21. Todas aquellas funciones que expresamente sean delegadas por el Jefe Inmediato
Superior.
22. Mantener actualizada la base de datos de la documentación que ingresa a unidad.
Responsabilidades:
Supervisión:
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
Externas:
46
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Atribuciones del puesto:
Coordinación de actividades en Archivo General
Requisitos mínimos:
Perfil del puesto:
Conocimiento de sistemas de archivo, almacenaje y embalaje
Educación:
Nivel Medio
Habilidades:
Don de mando, ordenado, proactivo, trabajo en equipo
Experiencia:
3 años en puesto similar
47
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
Asistente de Sección de Archivo
Jefe inmediato superior:
Jede del Departamento de Archivo General
Subalternos:
Sede:
32 Calle 9-34 zona 11, Las Charcas.
Horario:
08:00 a 17:00 horas.
Objetivo:
Realizar el adecuado ordenamiento y resguardo de documentación de importancia de la Secretaría
de Bienestar Social de la Presidencia
Descripción del puesto:
Ejecutar sistemas adecuados de archivo y resguardo de expedientes y documentos en general, y
asistir al Jede del departamento de Archivo General en diferentes actividades.
Atribuciones:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Asumir las funciones del Jefe de la unidad en ausencia del titular.
Recepción de documentos que ingresan a la sección.
Atender llamadas telefónicas.
Transcripción de documentos y distribuirlos a donde corresponda, constancias laborales a
ex empleados, actas de toma de y de entrega de cargo a empleados y ex empleados de la
Institución.
Recepción de Diarios Oficiales.
Préstamo de expedientes de ex empleados a la Coordinación de Recursos Humanos,
llevando los registros respectivos.
Proporcionar información a diversas Coordinaciones y Unidades de la Institución, cuando
sea requerido en el esclarecimiento de cualquier conflicto administrativo o laboral.
Atención al público en asuntos laborales para trámites diversos a ex empleados de la
Institución.
Clasificar y archivar los expedientes de pasivo laboral, remitidos por la Dirección de
recursos Humanos en orden alfabético numérico para su resguardo y custodia.
Clasificar y archivar la documentación que ingresa a la unidad para su resguardo y
custodia.
Transcribir listados de la documentación que ingresa a la unidad.
Asistir puntualmente a sus labores.
Auxiliar al Jefe de la unidad cuando sea necesario.
Rotulación de fólder para clasificar la documentación para su respectivo archivo.
48
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
15. Confrontar los listados de documentación que ingresa a la unidad por las diversas
coordinaciones y unidades, corroborando que los mismos vengan en orden.
16. Registrar e ingresar al equipo de cómputo, la documentación que ingresa a la Unidad.
17. Otras que en el desarrollo de la actividad archivística sean necesarias.
Responsabilidades: Ordenamiento y resguardo de documentación y confrontación de los mismos
a solicitud previa.
Supervisión: Jefe del Departamento de Archivo General
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
Externas:
49
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Perfil de Puesto
Puesto:
Atribuciones del puesto:
Emitir constancias y confrontar documentos, así como el archivo y
resguardo de toda documentación que ingresa al Archivo General
Requisitos mínimos:
Perfil del puesto:
Conocimiento de sistemas de archivo, almacenaje y embalaje y
de aspecto Secretarial.
Educación:
Nivel Medio
Habilidades:
ordenada, proactiva, trabajo en equipo, buenas relaciones
humanas
Experiencia:
3 años en puesto similar
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL
50
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
Jefe de Departamento de Servicios Generales y Transporte
Jefe inmediato superior:
Director Administrativo
Subalternos:
3
Asistentes
1
Supervisor de Transporte
7
Mantenimiento
6
Conserjes
7
Marimbistas
17
Pilotos
Sede: Central SBS
Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Objetivo: Coordinar y administrar eficaz, eficiente y oportunamente el talento humano, los
suministros, equipos y recursos financieros a través de procesos de acuerdo a las directrices
definidas para el mejor desarrollo de las actividades y funciones de la secretaría.
Descripción del puesto: planificar, coordinar y supervisar la prestación de
los servicios básicos y de proveer la logística necesaria para el adecuado
cumplimiento de las funciones que les corresponden a las demás direcciones
de la Secretaria de Bienestar Social y sus diferentes unidades.
Atribuciones:
Supervisar, controlar, diseñar y coordinar actividades de mantenimiento y otros servicios generales
de las oficinas centrales y otros establecimientos de la institución.
Diseñar los instrumentos de evaluación de las condiciones del equipo, mobiliario e infraestructura
física de la institución y trasladar a los superiores la propuesta de mantenimiento y reparación de
los mismos.
Elaborar términos para contratación de bienes, servicios y obras.
Velar por los mecanismos de seguridad de los bienes inmuebles de la institución.
Realizar reuniones con el personal de la unidad para la fijación de las acciones a seguir en el
desarrollo de los programas asignados.
Monitorear comportamientos, comentarios y quejas del personal a su cargo o de los superiores
para mejorar y optimizar sus servicios y acciones.
Supervisar el cumplimiento de labores de los elementos de seguridad privada de la empresa que
brinda el servicio a la Secretaría.
Supervisar, dirigir, capacitar y motivar al personal a su cargo.
Asistir y participar en reuniones técnicas con miembros de la dirección administrativa para planificar
actividades y la optimización de los servicios prestados.
Otras funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato superior o por el despacho superior.
Responsabilidades: En formar grupos de trabajo y capacitarlos, prever al personal a cargo con
las herramientas que soliciten.
Equipo y útiles de oficina: Computadora, Celular, Radio transmisor, Impresora a color,
Escritorio, Silla, Sala de Espera, Archivo.
Supervisión: Está a cargo de la Dirección Administrativa.
51
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
El cargo mantiene relaciones frecuentes con todas las unidades
administrativas, y con el personal a su cargo, a fin de apoya y/o ejecutar
y/o coordinar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al área, exigiéndose
para ello una buena habilidad para obtener cooperación, así como con la
empresa de Seguridad Privada que brinda el servicio a la Secretaría.
Externas:
El cargo mantiene relaciones continuas con las empresas contratistas,
proveedores, a fin de apoyar y/o ejecutar y/o coordinar y/o controlar lo
relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para negociar
y obtener cooperación.
52
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Puesto:
Jefe de Servicios Generales y Transporte
Atribuciones del puesto:
Coordinar y supervisar a las personas bajo su mando para que
brinden el mejor servicio solicitado.
Requisitos mínimos:
Pensum Cerrado en la Carrera de Administración, ingeniería o
arquitectura
Perfil del puesto:
Educación:
Pensum cerrado de las carreras anteriormente descritas.
Habilidades:
Coordinar, supervisar, manejo de personal y buena comunicación.
Experiencia:
3 años en el manejo como mínimo de 20 personas.
53
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL
Puesto Funcional:
Asistente de Servicios Generales
Jefe inmediato superior:
Jefe de Departamento de Servicios Generales y Transporte
Subalternos:
7
Mantenimiento
6
Conserjes
7
Marimbistas
Sede: Central SBS
Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Objetivo: Coordinar y administrar eficaz, eficiente y oportunamente el talento humano, los
suministros, equipos y recursos a su cargo dentro de la secretaria
Descripción del puesto: Planificar, coordinar, dirigir y controlar todas las actividades del personal
a su cargo, con el consentimiento de su superior.
Atribuciones:
Controla los insumos de la bodega.
Lleva el seguimiento de las solicitudes de la marimba.
Distribuye insumos al personal de servicios ( los lunes).
Realiza gestiones para abastecer la bodega de la coordinación.
Atiende las solicitudes de servicio de cualquier unidad de SBS.
Coordina la asignación de salones a cargo de la secretaria.
Elabora los pedidos.
Elabora las requisiciones.
Manejo de archivo de la coordinación.
Realiza solicitudes de la SBS.
Elabora solicitudes de permisos, vacaciones, u otros de todo el personal de servicios generales.
Supervisa el servicio de la empresa de seguridad privada perimetral brindado a la SBS.
Supervisa el estado de las áreas de la SBS.
Supervisa Sanitarios de hombre y mujeres.
Supervisa la limpieza de vidrios del edificio.
Supervisa los trabajos realizados por el personal de servicios.
Es la encargada de personal de servicios Generales.
Elabora actas a las llamadas de atención (verbal) realizadas al personal de servicios.
Responsabilidades: Inventario de la bodega de servicios generales y de liquidar las facturas de
caja chica.
Equipo y útiles de oficina: Computadora, Impresora, Celular, Radio transmisor, escritorio,
engrapadora, hojas, folders.
Supervisión: a cargo del Coordinador de servicios generales y transporte.
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SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
El cargo tiene comunicación con todas las personas de la SBS.
Externas:
Relaciones con proveedores en cuanto a seguridad privada, servicio de agua,
cerrajeros.
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SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Puesto:
ASISTENTE DE SERVICIOS
Atribuciones del puesto:
Coordinar las actividades de conserjes, mantenimiento, marimba,
salones y todas las actividades de apoyo a la jefatura
Requisitos mínimos:
Graduada de Secretaria
Perfil del puesto:
Educación:
Estudios de administración de recursos y manejo de personal
Habilidades:
Relaciones humanas, Trabajo en equipo, Toma de decisiones,
Liderazgo y manejo de personal, Sentido común, Supervisión.
Experiencia:
3 años
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SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Puesto Funcional:
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL
Jefe de Transporte
Jefe inmediato superior:
Subalternos:
1
Asistente de Transporte
1
Supervisor de transportes
17
Pilotos
Jefe del Departamento de Servicios Generales y Transporte
Sede: Central SBS
Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Objetivo: Coordinar y administrar eficaz, eficiente y oportunamente el talento humano, el
combustible y los vehículos a cargo de la SBS.
Descripción del puesto: planificar, coordinar y supervisar la prestación de
Transporte, contratación del servicio de talleres y el uso adecuado de los vehículos para la
asignación de comisiones de todas las direcciones de la Secretaria de Bienestar Social y sus
diferentes unidades.
Atribuciones:
Visita a talleres para verificar reparaciones de vehículos, solicitar cotizaciones para la evaluación y
autorización sobre la compra y cambio de repuestos dañados.
Coordinar, organizar y planificar el plan piloto de vehículos para diferentes comisiones oficiales a
nivel de la república.
Apoyar y asistir al coordinador y jefe de servicios generales, refiriéndose a funciones
administrativas y de control y supervisión general.
Elaborar y recibir informes de comisiones llevadas a cabo con nombramiento asignado.
Inspección general: revisión de limpieza interna y externa de cada unidad vehicular y del estado de
los neumáticos.
Supervisar gastos de consumo de combustible de los vehículos, en distancia y kilómetros por
recorrer.
Monitorear unidades en comisiones oficiales vía GPS, solicitadas para el efecto laboral y de
asistencia social.
Reuniones semanales de trabajo: observaciones, recomendaciones y sugerencias sobre rutas.
Coordinar todos los servicios de mantenimiento, servicios mayores y menores de cada unidad
vehicular.
Control de tarjetón de vehículos. Revisión y registro de servicios por mantenimiento realizados, por
kilometraje recorrido.
Información en aspectos generales dirigidos a este departamento.
Planificar periodo de vacaciones (plan piloto).
Asistencia y monitoreo por medio de botón de pánico y apoyo de seguros CHN
Responsabilidades: Supervisar y controlar el ingreso a talleres de los vehículos respecto al
recorrido de cada unidad vehicular.
Equipo y útiles de oficina: Computadora, impresora.
Supervisión: A cargo del Coordinador de Servicios generales y Transporte.
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SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Externas:
Puesto / Área/ Institución
Con todo el personal y direcciones que soliciten comisiones.
Comunicación con los agentes de seguros, talleres y gasolineras
asignadas.
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SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Puesto:
Asistente de Transporte
Atribuciones del puesto:
Asignar vehículo y piloto a las distintas comisiones, mantener
actualizado el kardex de cupones.
Requisitos mínimos:
3 años de estudio en las carreras de ciencias económicas.
Perfil del puesto:
Educación:
Graduado a nivel diversificado con estudios de Ciencias Económicas.
Habilidades:
Manejo de personal, liderazgo, relaciones humanas.
Experiencia:
2 años en logística o transporte
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SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL
Puesto Funcional:
Asistente de Transporte
Jefe inmediato superior:
Jefe de Departamento de Servicios Generales y Transporte
Subalternos:
1
Supervisor de transportes
17
Pilotos
Sede: Central SBS
Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Objetivo: Coordinar y administrar eficaz, eficiente y oportunamente el talento humano, y de
recursos como lo son los cupones canjeables por combustible y los vehículos al servicio de la
Secretaría.
Descripción del puesto: planificar, coordinar y supervisar la prestación del servicio de Transporte
y el uso adecuado del combustible para la asignación de comisiones de todas las Direcciones de la
Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia y sus diferentes instancias.
Atribuciones: Supervisa, asigna y distribuye comisiones.
Realiza informe de comisiones.
Elabora nombramientos para pilotos, logística y coordinación de actividades de pilotos y vehículos.
Realiza cálculos de kilometraje.
Asigna de acuerdo al kilometraje calculado los cupones canjeables por combustible necesarios en el
cumplimiento de las comisiones solicitadas por las diferentes instancias dentro de la Secretaría.
Lleva control del archivo.
Elabora y recibe informes de comisiones.
Lleva control de asignación de cupones canjeables por combustible.
Hace entrega de cupones canjeables por combustible.
Realiza informes del consolidado de los cupones de combustible.
Es el encargado del personal de la unidad de transportes.
Elaboración de actas administrativas en situaciones y actividades concernientes al personal de
transporte.
Responsabilidades: Resguardo y asignación de cupones canjeables por combustible para
distintas comisiones y el control actualizado en el Kardex.
Equipo y útiles de oficina: Computadora
Supervisión: A cargo del Jefe del Departamento de Servicios Generales y Transporte
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SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Externas:
Puesto / Área/ Institución
Con todo el personal y direcciones que soliciten comisiones.
Comunicación con los agentes de seguros, talleres y gasolineras
asignadas entre otros.
61
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Puesto:
Asistente de Transporte
Atribuciones del puesto:
Asignar vehículo y piloto a las distintas comisiones, mantener
actualizado el kardex de cupones.
Requisitos mínimos:
3 años de estudio en las carreras de ciencias económicas.
Perfil del puesto:
Educación:
Graduado a nivel diversificado con estudios de Ciencias Económicas.
Habilidades:
Manejo de personal, liderazgo, relaciones humanas.
Experiencia:
2 años en logística o transporte
62
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL
Puesto Funcional:
Supervisor de Transporte
Jefe inmediato superior:
Asistente de Transporte
Subalternos:
12
Pilotos
Sede: Central SBS
Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Objetivo: Mantener la flota de vehículos en las mejores condiciones, supervisar calidad de
trabajos efectuados por talleres que brinden el servicio de mantenimiento y reparación a los
vehículos que se encuentran en uso por la Secretaría, así como tener motivados al personal a su
cargo.
Descripción del puesto: Coordinar y planificar el mantenimiento y reparación de todos los
vehículos al servicio de la secretaría y verificar que cada vehículo cuente con los documentos en
orden para poder circular, así como supervisar a pilotos en el cumplimiento de sus atribuciones
como tal.
Atribuciones: Supervisa y asigna parqueos.
Supervisa y controla las gestiones para dar mantenimiento a los vehículos.
Supervisa las comisiones de fin de semana y nocturnas.
Supervisa el kilometraje de comisiones.
Monitorea a los pilotos en el cumplimiento de las comisiones asignadas.
Efectuar las gestiones necesarias para el trámite de pago de facturas de proveedores que brindan
servicio o bienes al departamento de transportes.
Realiza el trámite de vehículos (calcomanías, remisiones y tarjetas de circulación)
Tramita el pago a proveedores
Monitoreo de los vehículos en el sistema GPS y emitir informes del mismo.
Coordinar con empresa aseguradora ante cualquier accidente vehicular la asistencia al lugar del
siniestro.
Elaboración de informes a Jefatura del Departamento de Servicios Generales y Transporte.
Otras actividades asignadas por el Jefe de Servicios Generales y Transporte o Asistente de
Transporte.
Responsabilidades: Mantener en Perfecto estado la flota de vehículos, y el buen cumplimiento
del trabajo de los pilotos.
Equipo y útiles de oficina: Computadora, Impresora, Celular, Archivo.
Supervisión: A cargo de la Asistente de Transporte
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
63
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Con las personas que acuden a las comisiones y demás direcciones y
unidades que solicitan transporte.
Externas:
Talleres, Aseguradoras, SAT, CORECHA, Ministerio de Finanzas Públicas.
64
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Puesto:
SUPERVISOR DE PILOTOS
Atribuciones del puesto:
Coordinar el mantenimiento preventivo de la flota de vehículos a
su cargo así como supervisar a pilotos
Requisitos mínimos:
Graduado como mecánico automotriz o técnico automotriz
Perfil del puesto:
Educación:
Estudios técnicos de mecánica, enderezado y pintura, manejo de
personal.
Habilidades:
Manejo de Personal, manuales, toma de decisión, persuasivo,
comunicativo.
Experiencia:
1 año
65
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL
Puesto Funcional:
Conserje
Jefe inmediato superior:
Asistente de Servicios Generales
Subalternos:
No tiene
Sede: Central SBS
Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Objetivo: Mantener la limpieza de todas las áreas asignadas.
Descripción del puesto: Limpieza a detalle de todas las áreas de trabajo asignado, así como
cualquier tarea asignada por sus superiores.
Atribuciones: Es el encargado de mantener la limpieza dentro de las instalaciones de la SBS
(Barrer, Trapear, Limpieza de escritorios, limpieza de vidrios, Extracción de Basura y papel de
reciclaje.
Realiza el lavado de los oasis de agua pura.
Lava las refrigeradoras del despacho superior.
Realiza la limpieza de los microondas.
Mantiene café en las áreas asignadas.
Limpieza de sanitarios del área asignada.
Responsabilidades: Limpieza de todo las áreas asignadas
Equipo y útiles de oficina: Materiales de limpieza (escobas, palas, trapos).
Supervisión: a cargo del Asistente de Servicios Generales.
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
Con todo el personal de las áreas asignadas a su trabajo.
Externas:
No tiene relación.
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SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Puesto:
Atribuciones del puesto:
Requisitos mínimos:
CONSERJES
Realizar las distintas tareas de limpieza asignadas.
Primaria terminada.
Perfil del puesto:
Educación:
Estudios de primaria
Habilidades:
Destreza manual y trato con gente
Experiencia:
No necesaria
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SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL
Puesto Funcional:
Mantenimiento
Jefe inmediato superior:
Asistente de Servicios Generales
Subalternos:
Sede: Central SBS
Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Objetivo: Mantener los edificios en el mejor estado posible.
Descripción del puesto: Realizar tareas de mantenimiento en las áreas de electricidad,
fontanería, soldadura, reparaciones en las áreas de la SBS y de todas sus direcciones e instancias.
Atribuciones:
Es el encargado de las reparaciones menores, de las Instalaciones de la Secretaria de Bienestar
Social de la Presidencia y otros Programas de la Secretaria que soliciten el apoyo. Dentro de esta se
incluyen trabajos de electricidad, fontanería, albañilería.
Apoya a solicitud del Jefe de Servicios Generales y del Asistente de Servicios Generales.
Responsabilidades: Mantenimiento de edificios.
Equipo y útiles de oficina: Barreno, escalera, podadoras, caja de herramientas, compresor,
brochas, rodillos.
Supervisión: No cuenta con personal a su supervisión.
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Externas:
Puesto / Área/ Institución
Todas las personas en las cuales se solicite el trabajo de mantenimiento.
Dirección y personal de los CAI y Hogares en los cuales soliciten el
mantenimiento necesario.
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SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Puesto:
MANTENIMIENTO
Atribuciones del puesto:
Reparar y mantener el mobiliario y bienes generales en excelente
estado.
Requisitos mínimos:
Estudios de primaria
Perfil del puesto:
Educación:
Primaria
Habilidades:
Destreza manual
Experiencia:
De 6 meses
69
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL
Puesto Funcional:
Marimbista
Jefe inmediato superior:
Asistente de Servicios Generales
Subalternos:
Sede: Central SBS
Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Objetivo: Brindar el mejor servicio en cuanto a conciertos en los cuales han sido solicitados.
Descripción del puesto: Practica y presentarse a todos las actividades y conciertos programadas
por el Asistente de Servicios Generales.
Atribuciones:
Práctica de todas las melodías solicitadas.
Verificar el estado de los instrumentos musicales y reportar cualquier anomalía.
Asisten a los conciertos en los cuales son requeridos.
Mantenimiento y limpieza de su área de trabajo.
Responsabilidades: Perfección en las melodías solicitadas.
Equipo y útiles de oficina: Marimba, bajo, batería.
Supervisión: No cuenta con personal a su supervisión.
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
Todas las instancias de la instituciones y personas las cuales soliciten el
trabajo de marimba.
Externas:
Con todas las personas de las diferentes instituciones en las cuales son
requeridos.
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SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Puesto:
MARIMBISTA
Atribuciones del puesto:
Acudir a las distintas comisiones y conciertos solicitados a la SBS.
Requisitos mínimos:
Primaria o estudios en conservatorio musical.
Perfil del puesto:
Educación:
Estudios instrumentos musicales especialmente marimba
Habilidades:
Destreza manual y buen oído
Experiencia:
1 año
71
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL
Puesto Funcional:
Pilotos
Jefe inmediato superior:
Supervisor de Transporte
Subalternos:
Sede: Central SBS
Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Objetivo: Brindar el mejor servicio en cuanto al traslado de las personas en comisiones en las
cuales han sido solicitados.
Descripción del puesto: Manejar a los diferentes lugares en los cuales han sido asignados de
comisión.
Atribuciones: Cumple con la conducción y el transporte hacia los destinos planificados para la
realización de las actividades o comisiones asignadas al personal.
Llena el formulario de bitácora de recorrido del vehículo asignado en cada comisión (dicho
formulario deberá permanecer dentro del vehículo.
Presenta debidamente llenos y firmados los formularios informes necesarios para solicitar anticipo
o liquidar los viáticos asignados en las comisiones desempeñadas.
Mantiene los vehículos limpios por dentro y por fuera, así como velar porque las personas que
utilizan los vehículos no consuman alimentos, bebidas o cigarrillos dentro de los vehículos.
Revisa el buen estado del vehículo y los niveles de los fluidos de frenos, hidráulico, agua y aceite
de motor.
Realiza diligencias que le sea asignada por sus superiores que sean en beneficio de las funciones
y actividades de la Secretaría.
Realiza cuando le sea solicitado, actividades de portería y atención a la entrada y/o de mensajería
que le sean asignadas por sus superiores así mismo realizar turnos nocturnos en caso de ser
necesario.
Responsabilidades: El vehículo asignado y las personas a las cuales pilotea.
Equipo y útiles de oficina: Computadora.
Supervisión: No cuenta con personal a su supervisión.
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
Todas las personas en las cuales se solicite las comisiones.
Externas:
Con todas las personas de las diferentes instituciones en las cuales son
enviados de comisión.
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SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Puesto:
PILOTOS
Atribuciones del puesto:
Tomar la mejores rutas y verificar el correcto funcionamiento de los
vehículos
Requisitos mínimos:
Mecánica general, Reglamento de tránsito
Perfil del puesto:
Educación:
Primaria
Habilidades:
Actitud de servicio
Manejo de estrés
Seguimiento de información
Disponibilidad de tiempo
Disciplina y organización
Experiencia:
2 años
73
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL
Puesto Funcional:
Secretaria
Jefe inmediato superior:
Jefe de Servicios Generales y Transporte
Subalternos:
Sede: Central SBS
Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Objetivo: Llevar el control de todas las actividades que se deben llevar a cabo dentro de la
jefatura de servicios generales y transporte
Descripción del puesto: Lleva el control de la agenda, recepción de llamadas y visitas dentro de
la jefatura de servicios generales.
Atribuciones:
Llevar la agenda de la Jefatura de Servicios Generales.
Atiende llamadas del Departamento.
Lleva el control del archivo de Servicios Generales.
Atiende visitas de Servicios Generales.
Realiza memorándum, oficios, Providencias e informes solicitados
Responsabilidades: Actualización del archivo
Equipo y útiles de oficina: Computadora, impresora, máquina de escribir, cartapacio, archivo.
Supervisión: No cuenta con personal a su supervisión.
RELACIONES DE TRABAJO
Internas
Puesto / Área/ Institución
Con las personas de las distintas direcciones que acudan con solicitudes
a la Jefatura de Servicios Generales y Transporte
Externas:
No tiene.
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SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Puesto:
SECRETARIA
Atribuciones del puesto:
Llevar la agenda de la jefatura de servicios generales.
Atiende llamadas de servicios.
Lleva el control del archivo de servicios.
Atiende visitas de servicios.
Realiza memorandos e informes solicitados
Requisitos mínimos:
Graduada de Secretaria
Perfil del puesto:
Educación:
Graduada a nivel de diversificado como Secretaria preferible con
estudios en administración.
Habilidades:
Experiencia:
Habilidades en manejo de equipo de oficina, considerable nivel
de organización, discreción, iniciativa.
De 2 años
75
SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA
MANUAL DESCRIPTOR DE PUESTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
76