A los procesos precontractuales, contractuales y ejecución de

CQNTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESARROLLO SECCIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL
i
DADSySS-0050-2014
|
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
INFORME GENERAL____________________________
A los procesos precontractuales, contractuales y ejecución de contratos de adquisición de
bienes y servicios, su recepción, uso, consumo y prestación, suscritos por la Administración
General, Secretarías del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito y denuncias presentadas
TIPO DE EXAMEN :
EE
PERIODO
D E S D E ; 2010/01/01
HA STA: 2012/12/31
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS PRECONTRACTUALES, CONTRACTUALES
Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS, SU
RECEPCIÓN,
USO,
CONSUMO
Y
PRESTACIÓN,
SUSCRITOS
POR
LA
ADMINISTRACIÓN GENERAL Y SECRETARÍAS DEL MUNICIPIO DEL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO Y DENUNCIAS PRESENTADAS.
Periodo: 1 de enero de 2010 y el 31 de diciembre de 2012
DIRECCION DE AUDITORIA DE DESARROLLO SECCIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL
Quito-Ecuador
MUNICIPIO DEL DISTRITO MEPROPOLITANO DE QUITO
SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
MDMQ:
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
ICAM:
Instituto Metropolitano de Capacitación
PAC:
P'an Anual de Contrataciones
cp c:
Catálogo de Productos Codificados
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
ÍNDICE
CONTENIDO
Carta de presentación
PÁGINA
1
CAPÍTULO I.- INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
Objetivos del examen
Alcance del examen
Base legal
Estructura Orgánica
Objetivos de la entidad
Monto de recursos examinados
Servidores relacionados (anexo 1)
2
2
2
2
3
4
5
5
CAPÍTULO II.- RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
Inadecuado archivo de la documentación que sustenta losprocesoprecontactual y
contractual
6
6-8
Proceso de contratación sin contar con estudios previos
8-11
Contrataciones no consideradas en el PAC
12-14
Información relevante no fue publicada en el portal
14-16
Facturas emitidas en fechas posteriores a los pagos
16-19
Garantía de fiel cumplimiento de contratos no fue presentada
19-20
Prórroga de plazo contractual por falta de gestión del Administrador Zonal Calderón y
del Administrador del Contrato
20-23
Infraestructura tecnológica adquirida para la implementación deeducación virtual está
subutilizada
24-28
Adjudicación de contrato a un proveedor que no cumplió conlosrequisitos mínimos
de experiencia.
28-32
Proceso MDMQ-SM-LBS-001-2011
32-35
Oferentes habilitados no cumplieron con requisitos mínimos solicitados en lospliegos
36-38
Proceso SIE-MDQMQ-AG-77-2012
38-40
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS PRECONTRACTUALES, CONTRACTUALES
Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS, SU
RECEPCIÓN,
USO,
CONSUMO
Y
PRESTACIÓN,
SUSCRITOS
POR
LA
ADMINISTRACIÓN GENERAL Y SECRETARÍAS DEL MUNICIPIO DEL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO Y DENUNCIAS PRESENTADAS.
Periodo: 1 de enero de 2010 y el 31 de diciembre de 2012
CARTA DE PRESENTACIÓN
DIRECCION DE AUDITORIA DE DESARROLLO SECCIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL
Quito-Ecuador
_Ref., Informe
, f aprobado
. . e ,l...ir:............................
2 1 - I 0 ' "2^0 i.. H
Quito D.M.,
Señor
Alcalde
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Presente.De mi consideración:
La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y
legales, efectuó el examen especial a los procesos precontractuales, contractuales y
ejecución de contratos de adquisición de bienes y servicios, su recepción, uso,
consumo y prestación, suscritos por la Administración General y Secretarías del
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito y denuncias presentadas, por el período
comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de diciembre de 2012.
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de
Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas
normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza
razonable de que la información y la documentación examinada no contienen
exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las
cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones
legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran
expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el
presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y
con el carácter de obligatorio.
Atentamente,
DIOS, PATRIA Y LIBERTAD,
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS PRECONTRACTUALES, CONTRACTUALES
Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS, SU
RECEPCIÓN,
USO,
CONSUMO
Y
PRESTACIÓN,
SUSCRITOS
POR
LA
ADMINISTRACIÓN GENERAL Y SECRETARÍAS DEL MUNICIPIO DEL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO Y DENUNCIAS PRESENTADAS.
Período: 1 de enero de 2010 y el 31 de diciembre de 2012
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
DIRECCION DE AUDITORIA DE DESARROLLO SECCIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL
Quito-Ecuador
Examen Especial
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial al Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, se realizó en
aplicación al Plan Operativo Anual de Control del año 2013 y en cumplimiento a la
Orden de Trabajo constante en oficio 0006-DADSySS-2013 de 23 de enero de 2013,
reformada en su descripción con memorando 117-DADSySS, de 25 de febrero del
mismo año, suscritos por la Directora de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad
Social.
Objetivos del examen
•
Verificar que los procesos precontractual y contractual de las adquisiciones de
bienes y servicios, se hayan realizado conforme a las disposiciones legales.
•
Verificar el cumplimiento de las cláusulas contractuales y que los bienes y servicios
adquiridos se encuentren en relación a los requerimientos institucionales.
•
Evaluar los aspectos técnicos y legales relacionados con las denuncias
presentadas.
Alcance del examen
Análisis de los procesos precontractuales, contractuales y ejecución de contratos de
adquisición de bienes y servicios, su recepción, uso, consumo y prestación, suscritos
por la Administración General, Secretarías del Municipio del Distrito Metropolitano de
Quito y denuncias presentadas, por el período comprendido entre el 1 de enero de
2010 y el 31 de diciembre de 2012.
Base Legal
La naturaleza política administrativa del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
ha sido reconocida históricamente, a través de la Constitución Política de la República
2
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
del Ecuador del año 1979, reformada mediante Ley s/n, publicada en el Registro
Oficial 763, de 12 de junio de 1984, cuyo artículo 1 dispone que:
“...Art. 1.- El Ecuador es un Estado soberano, independiente, democrático y
unitario. Su gobierno es republicano, presidencial, efectivo, representativo,
responsable y alternativo. La soberanía radica en el pueblo, que la ejerce por los
órganos del poder público. El idioma oficial es el castellano. El quichua y las demás
lenguas aborígenes forman parte de la cultura nacional. La Bandera, el Escudo y el
Himno establecidos por la Ley, son los símbolos de la Patria. El territorio es
inalienable e irreductible, comprende el de la Real Audiencia de Quito con las
modificaciones introducidas por los tratados válidos, las islas adyacentes, el
Archipiélago de Colón o Galápagos, el mar territorial, el subsuelo y el espacio
suprayacente respectivo. La capital es Quito, Distrito Metropolitano...”.
Con dicho fundamento de orden constitucional, mediante Ley Orgánica de Régimen
para el Distrito Metropolitano de Quito, publicada en el Registro Oficial 345, de 27 de
diciembre de 1993, se estableció el régimen normativo aplicable al Distrito
Metropolitano de Quito, el cual sustituyó en todos sus derechos y obligaciones al
Ilustre Municipio de Quito.
Estructura Orgánica
El Alcalde con Resolución A 0010 de 31 de marzo de 2011, estableció el nuevo
Orgánico
Estructural
por
Procesos,
que
contiene
los
siguientes
niveles
de
organización:
Nivel Político y de Decisión
Concejo Metropolitano
Alcaldía Metropolitana
Secretaría Particular
Dirección Metropolitana de Relaciones Internacionales
Dirección Metropolitana de Protocolo y Relaciones Públicas
Decisión Estratégica
Secretaría General de Planificación
Secretaría General de Seguridad y Gobernabilidad
Decisión Sectorial
Secretaría de Inclusión Social
Secretaría de Salud
3
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
Secretaría de Educación, Recreación y Deporte
Secretaría de Cultura
Secretaría de Territorio, Hábitat y Vivienda
Secretaría de Movilidad
Secretaría de Ambiente
Secretaría de Desarrollo Productivo y Competitividad
Secretaría de Comunicación
Nivel Asesor
Procuraduría Metropolitana
Auditoría Metropolitana
Nivel de Gestión
Gestión Estratégica
Secretaría General de Coordinación Territorial y Participación Ciudadana
Administración General
Dirección Metropolitana Administrativa
Dirección Metropolitana de Recursos Humanos
Dirección Metropolitana Financiera
Dirección Metropolitana Tributaria
Dirección Metropolitana de Catastro
Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivo
Dirección Metropolitana de Informática
Dirección Metropolitana de Gestión de Bienes Inmuebles
Dirección Metropolitana de Servicios Ciudadanos
Agencia Metropolitana de Control
Gestión Sectorial
Dirección Metropolitana de Planificación para el Desarrollo
Dirección Metropolitana de Coordinación, seguimiento y evaluación
Dirección Metropolitana de Desarrollo Institucional
Objetivos de la entidad
Los objetivos estratégicos formulados en el Plan Metropolitano de Desarrollo 2012-2022
del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, son:
4
Municipio dei Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
-
Planificar y articular un modelo sustentable, participativo e incluyente en el territorio
regional inmediato reconociendo y potenciando los roles e interdependencias
territoriales entre el DMQ, lo cantones vecinos.
-
Promover la conectividad, inserción y articulación estratégica del DMQ con otros
territorios locales y globales a través de la consolidación de las capacidades
locales, la gestión del conocimiento, la ciencia, tecnología y el diálogo de saberes.
-
Avanzar hacia un desarrollo urbano y rural eficiente y sustentable que reduzca las
inequidades territoriales y los impactos ambientales de los procesos urbanos del
DMQ en el territorio inmediato y regional.
-
Obtener el estatuto jurídico para ejercer las competencias de un Distrito Autónomo.
Monto de recursos examinados
En
el
período
del
examen
la Administración
General
y
las
Secretarías,
realizaron procesos de contratación para la provisión de bienes y servicios por
65 587 140,74 USD, siendo los recursos examinados los siguientes:
Años
Administración General
Procesos
Valor USD
Suman
Secretarías
Procesos
Valor USD
Procesos
Valor USD
2010
8
3 300 981,64
1
535 233,00
9
3 836 214,64
2011
15
4 497 339,18
10
4 493 447,26
25
8 990 786,44
2012
13
5 674 814,38
15
7 579 957,70
28
13 254 772,08
12 608 637,96
62
26 081 773,16
TOTAL
36
13 473135,20
Servidores relacionados
Anexo 1.
c'*í£------------------------------------------------------# Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
26
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS PRECONTRACTUALES, CONTRACTUALES
Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS, SU
RECEPCIÓN,
USO,
CONSUMO
Y
PRESTACIÓN,
SUSCRITOS
POR
LA
ADMINISTRACIÓN GENERAL Y SECRETARÍAS DEL MUNICIPIO DEL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO Y DENUNCIAS PRESENTADAS.
Período: 1 de enero de 2010 y el 31 de diciembre de 2012
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
DIRECCION DE AUDITORIA DE DESARROLLO SECCIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL
Quito-Ecuador
Examen Especial
CAPÍTULO II
RESULTADO DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
La Directora de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social, con oficio 010DA4-2012 de 9 de abril de 2012, dispuso se realice un examen especial en el
Municipio
del
Distrito
Metropolitano
de
Quito,
a
los
Ingresos,
Gastos
de
Remuneraciones, Gastos de Inversión, Inversiones en Bienes de Larga Duración y
denuncias presentadas, por el período comprendido entre el 1 de septiembre de 2008
y el 31 de diciembre de 2011, cuyo informe se encuentra en trámite de aprobación, por
lo que no se realizó el seguimiento de las recomendaciones.
Inadecuado
archivo
de
la
documentación
que
sustenta
los
procesos
precontractual y contractual
El Administrador General, con Resolución Administrativa AG-84 de 13 de septiembre
de 2012, emitió el Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión
Documental y Archivos del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito; sin embargo,
del análisis a la documentación que respalda los procesos precontractual y
contractual, llevados a cabo por los servidores de la Dirección Administrativa, se
estableció que ésta se encuentra dispersa en tres sitios diferentes de la Dirección; y,
que en los expedientes individuales, los documentos no se encuentren archivados y
foliados en forma secuencial y cronológicamente; y, en algunos casos no contienen
información original y completa, situación presentada por cuanto los servidores de la
Dirección Metropolitana Administrativa y las Secretarías no cuentan con un espacio
físico amplio ni con las seguridades necesarias; así como, debido a que el Director
Administrativo y Secretarios no dispusieron ni supervisaron la aplicación del
Reglamento emitido por el Administrador General, lo que dificultó la presentación y
análisis oportuno de los mismos; por lo que, el Director Administrativo y Secretarios,
no observaron lo que establecen las Normas de Control Interno 100-03 “Responsables
del control interno” y 405-04 “Documentación de Respaldo y su archivo” en vigencia.
6
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
Al respecto, la Secretaria General de Planificación, posterior a la lectura de borrador de
informe, realizada el 8 de julio de 2013, con oficio 0000547 de 30 de julio de 2013, al
equipo de auditoría, Indicó:
"... En el año 2011, el Instituto Metropolitano de Capacitación - ICAM dictó cursos
relacionados a la capacitación en gestión documental, dirigido para servidores del
MDMQ y otras instituciones...- Mediante Oficio No. DMGDA-2012-216 de 24 de julio de
2012, la Directora Metropolitana de Gestión Documental y Archivos,...comunica a la
Secretaria General de Planificación...que se desarrollará el Seminario “Sistema
Metropolitano de Gestión Documental y Archivos: archivos Ciudad e Identidad”, a
realizarse en el mes de agosto de 2012...- En base a la documentación citada, y a las
actividades impulsadas por esta Secretaría en coordinación con el Instituto
Metropolitano de Capacitación - ICAM, se puede comprobar que sí se ha gestionado y
ejecutado diversas programas de capacitación sobre gestión documental, que incluso
contaron con el apoyo técnico de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y
Archivos, y su aval técnico para la expedición de normativa relacionada al tema...”.
Lo manifestado por la servidora no modifica lo comentado, por cuanto a pesar de haber
gestionado y ejecutado programas de capacitación sobre gestión documental, la
documentación relacionada con los procesos precontractuales y contractuales no se
encontraba foliada, archivada secuencial y cronológicamente y en algunos casos los
expedientes no contenía documentación original y completa, lo que dificultó su
presentación y análisis oportuno.
Conclusión
Los documentos que sustentan los procesos precontractual y contractual realizados por los
servidores de la Dirección Metropolitana Administrativa y Secretarias, están dispersos en
tres sitios diferentes de la dirección; en los expedientes individuales del proceso, los
documentos
no
se
encuentran
foliados
y archivados
en
forma
secuencial
y
cronológicamente y en algunos casos no contienen información original y completa,
situación presentada por la falta de un espacio físico amplio y con las seguridades
necesarias; así como, debido a que el Director Administrativo y Secretarios no dispusieron
ni supervisaron la aplicación del Reglamento emitido por el Administrador General, lo que
dificultó su presentación y análisis oportuno de los mismos.
Recomendaciones
Al Administrador General
1. Dispondrá a los Directores y Secretarios Metropolitanos, soliciten un espacio para el
archivo que cuente con las seguridades necesarias; así como designen un servidor
7
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
responsable del archivo de los documentos relacionados con
los procesos
precontractual y contractual de contratación de bienes, servicios y otros, quien
archivará
los
documentos
originales
en
forma
secuencial
y
cronológica,
debidamente foliados por cada proceso contractual; a fin de tener una
documentación original, completa y la presentación sea oportuna para la revisión.
Procesos de contratación sin contar con estudios previos
Los Directores Metropolitanos Administrativo e Informático, solicitaron al Administrador
General la autorización; y, el Secretario de Comunicación, autorizó el inicio de
procesos precontractuales, sin que éstos cuenten con los estudios previos completos y
actualizados,
que contengan
la necesidad,
los objetivos de
la contratación,
condiciones, especificaciones técnicas y/o términos de referencia, cantidades, análisis
de desagregación tecnológica, presupuesto referencial determinado a base de un
estudio de mercado y de las necesidades, la aprobación de las instancias
correspondientes y la documentación de soporte que garanticen la correcta ejecución
de la contratación, lo que originó que no se garantice una correcta ejecución de las
contrataciones de adquisición de bienes y la prestación de los servicios; lo expuesto se
estableció en los siguientes procesos:
Monto
Proceso
FI-MDMQ-0012011
SIE-MDMQAG-72-2011
SIE-MDMQAG-77-2012
Objeto
Dependencia
adjudicado
USD
Servicio Complementario de limpieza de las Dirección
dependencias de la administración central del Metropolitana
Administrativa
Municipio
127 984,00
Dirección
Provisión de cartuchos y tóner HP destinados a
Metropolitana
stock de bodega
Administrativa
131 383,00
Servicio de Arrendamiento de vehículos para Dirección
varias
dependencias
municipales
de
la Metropolitana
Administrativa
Administración Central del Municipio
158 256,00
SIE-MDMQDMI-26-2011
Mantenimiento
de
equipos
nueva
plataforma
SIE-MDMQ-
Adquisición de equipo informático para diferentes
DM1-34-2011
dependencias del Municipio
MDMQ
Dirección
Metropolitana de
Informática
236 883,00
Dirección
Metropolitana de
Informática
57 500,00
8
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
Proceso
SIE-MDMQDM1-26-2011
RE-MDMQSCO-180-2012
Dependencia
Objeto
Mantenimiento de los equipos de la nueva Dirección
plataforma HP y Servidores del nuevo Datacenter Metropolitana de
Informática
del Municipio
236 883,00
Creación y elaboración de material publicitario,
Secretaría de
pautaje
y
activación
para
la
campaña
Comunicación
comunicacional convivencia vial y Bici Q
330 000,00
RE-MDMQ-
Diseño, ilustración y diagramación de 600 cartillas
SCO-01282012
informativas mensuales para la difusión de las
RE-MDMQSCO-177-2012
Monto
adjudicado
USD
Ordenanzas expedidas por el DMQ
Secretaría de
Comunicación
Contratación de los Servicios de una Agencia de
Publicidad para el pautaje en Televisión de Spots Secretaría de
Institucionales para el segundo semestre del año Comunicación
233 820,00
1 399 748,00
2012 (1 de julio al 31 de diciembre de 2012
RE-MDMQSCO-00022012
Contratación de los Servicios de una agencia de
Secretaría de
Comunicación
1 158 860,00
RE-MDMQSCO-185-2012
Contrato de los servicios de una agencia de
Secretaría de
publicidad para la realización y el pautaje de la
Comunicación
Campaña Seguros a clases
230 000,00
RE-MDMQSCO-183-2012
piezas comunicacionales para el Municipio del
Los
publicidad para el pautaje en televisión para el
primer semestre del año 2012
Contratación de los servicios de Creación de
Distrito Metropolitano de Quito
Directores
Metropolitanos
Administrativo
e
Secretaría de
Comunicación
Informático;
y
200 000,00
Secretario
de
Comunicación, incumplieron lo dispuesto en los artículos 23 de la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública, publicada en el Registro Oficial 395 de 4 de
agosto de 2008; y, 1 de la Resolución INCOP 54-2011 de 12 de noviembre de 2011.
El Administrador General, en respuesta a la comunicación provisional de resultados,
con oficios 1384 y 1327 de 26 y 30 de abril de 2013, respectivamente, al equipo de
auditoría, indicó:
“...no es un requerimiento legal que en todo procedimiento contractual exista
estudios, ya que de conformidad a su naturaleza, también pueden existir planos y
cálculos o especificaciones técnicas...’’.
El Director Metropolitano Administrativo, en respuesta a la comunicación provisional de
resultados, con oficio 1327 de 30 de abril de 2013, al equipo de auditoría, señaló:
9
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
. .no es un requerimiento taxativo que en todo procedimiento contractual exista
estudios, ya que de conformidad a su naturaleza, también pueden existir planos y
cálculos o especificaciones técnicas...el condicional inserto al comienzo del artículo
23 de la LOSCNCP, el cual sirve para diferenciar y esclarecer que los documentos
citados en el propio artículo, no son de estricto cumplimiento, sino que están
condicionados a la naturaleza de la contratación...’’.
El Administrador General, con oficio circular 121-001-2013, de 7 de enero de 2013, a
las Unidades del Municipio, respecto a los requisitos comunes en todos los procesos
de contratación, indicó:
“...A) ESTUDIOS.- Los estudios constituyen la base para la elaboración y
justificación del contenido de los Términos de Referencia y/o Especificaciones
Técnicas. Este documento, deberá constituirse al menos por los siguientes
elementos: 1.- EXPOSICIÓN DE LA NECESIDAD; 2.- ESTUDIO ECONÓMICO; 3.ESTUDIO TÉCNICO; 4.- FORMULARIOS DE DESAGREGACIÓN TECNOLÓGICA
O COMPRA DE INCLUSIÓN; FIRMA...’’.
La Secretaria de Comunicación, en respuesta a la comunicación provisional de
resultados, en oficio 560-SC de 15 de mayo de 2013, al equipo de auditoría, señaló:
“...debido a la naturaleza de la contratación de creación de piezas
comunicacionales para el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, se requiere
de especificaciones técnicas y estudios a nivel de complejidad necesarios para esta
clase de contratación...’’.
El Director de Gestión y Difusión Informativa del Municipio, en respuesta a la
comunicación provisional de resultados, con oficio 562-SC de 15 de mayo de 2013, al
equipo de auditoría, indicó:
. .En este tipo de servicios no es posible contar con estudios completos previos,
como lo exige la Ley para el caso de ejecución de obras, adquisición de bienes o
prestación de otros servicios. Para el efecto, transcribo textualmente el artículo 69
del Reglamento a la Ley de Contratación Pública...- La norma jurídica citada
corrobora todo lo manifestado respecto de las razones por las cuales, en este tipo
de servicios, no es posible contar con estudios completos, especificaciones técnicas
y presupuestos actualizados.
El ex servidor de la Unidad de Obras y Mantenimiento de la Unidad Educativa
Municipal Eugenio Espejo, en respuesta a la comunicación provisional de resultados,
en comunicación de 27 de mayo de 2013, al equipo de auditoría, expresó:
u
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
“.. .ante la urgencia que ameritaba la necesidad de que las nuevas instalaciones de
Pusuquí cuenten con el mobiliario correspondiente para el urgente traslado
dispuesto por las máximas autoridades del Municipio, la UNIDAD DE OBRAS Y
MANTENIMIENTO debió proceder con la elaboración de los términos de referencia
mencionados y específicamente, a la elaboración del presupuesto referencial,
fundamentalmente en base de: 1. La oferta económica de DECOSA CIA. LTDA.
que se refería a la mayor parte de los ítems del mobiliario requerido y que ascendía
a la suma de $324.171,12.- 2. Dos o tres cotizaciones parciales-de escritorios,
sillas, canceles o lokers que la UNIDAD DE OBRAS Y MANTENIMIENTO obtuvo de
almacenes de muebles de madera y metálicos ubicados hacia la Avenida América,
en los alrededores del edificio de la UEEME;...documentos que, de acuerdo con
averiguaciones realizadas el mismo día que recibí su comunicación, en las nuevas
instalaciones de Pusuquí no se encontraron o se extraviaron...”.
Lo manifestado por los servidores y ex servidores no modifica lo comentado; por
cuanto en varios procesos, no se contó con los estudios previos, elaborados a base de
la naturaleza de los mismos, documentos que constituyen la base para la elaboración
y justificación del contenido de los Términos de Referencia y/o Especificaciones
Técnicas, razón por la cual, el Administrador General, con oficio circular 121-001-2013,
de 7 de enero de 2013, indicó a las Unidades del Municipio, que este documento
deberá constituirse al menos con: exposición de la necesidad; estudio económico;
estudio técnico; formularios de desagregación tecnológica o compra de inclusión y
firma,
elementos
necesarios
para garantizar una correcta
ejecución
de
las
contrataciones.
Conclusión
Los
Directores
Metropolitanos:
Administrativo e
Informático,
y Secretario de
Comunicación, solicitaron autorización de inicio de los procesos de contratación sin
contar con los estudios previos completos y actualizados, a fin de garantizar una
correcta ejecución de las contrataciones de adquisición de bienes y la prestación de
los servicios.
Recomendación
A los Directores y Secretarios Metropolitanos
2. Solicitarán y autorizarán el inicio de un procedimiento precontractual; una vez que,
de acuerdo a la naturaleza de la contratación, cuenten con el estudio completo y
11
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
actualizado, debidamente aprobado por las instancias correspondientes y estén
vinculados al Plan Anual de Contratación de la entidad, a fin de garantizar una
correcta ejecución de las contrataciones.
Contrataciones no consideradas en el PAC
La Dirección Metropolitana Administrativa, a través de la Unidad de Gestión de
Adquisiciones, Director Metropolitano de Informática, Secretario de Comunicación,
Jefes de la Unidad de Gestión de Adquisiciones y Apoyo Presupuestario y
Planificación, llevaron a cabo procesos precontractuales que no constaban en el Plan
Anual de Contrataciones, a fin de que los proveedores puedan identificar claramente
los bienes, servicios a contratarse y el presupuesto estimativo, situación que se
presentó por cuanto estas unidades no programaron todas sus necesidades en
concordancia con la planificación institucional, lo que limitó la participación de un
mayor número de proveedores, siendo estos procesos los siguientes:
Monto
adjudicado
USD
Proceso
Objeto
SIE-MDMQ06-2010
Provisión de Uniformes de Presentación
para el Personal Masculino del MDMQ
Dirección Metropolitana
Administrativa
362 111,00
SIE-MDMQAG -20-2010
SIE-MDMQAG-28-2010
Provisión de uniformes de Presentación
para el Personal Femenino del MDMQ
Provisión de Uniformes de Presentación
para el Personal Masculino del MDMQ
Adquisición, Instalación y Configuración de
la Infraestructura de Networking en
Dependencias
Contempladas
en
la
Implementaclón de Telefonía IP
Contratación de los Servicios de Creación
de piezas comunicacionales para el
Municipio del Distrito Metropolitano de
Quito
Dirección Metropolitana
Administrativa
Dirección Metropolitana
Administrativa
316 400,00
SIE-MDMQDMI-14-2011
RE-MDMQSCO-1832012
Los
Directores
Metropolitanos
Dependencia
Administrativo
Dirección Metropolitana
de Informática
Secretaría de
Comunicación
e
Informática,
436 380,00
120 900,00
200 000,00
Secretaria
de
Comunicación; y, Jefe de la Unidad de Gestión de Adquisiciones, incumplieron lo
dispuesto en los artículos 4 de la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública,
25 y 26 del Reglamento de su Reglamento, y lo que establece la Norma de Control
Interno 406-02 “Planificación”.
12
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
La Secretaria de Comunicación, en respuesta a la comunicación provisional de
resultados, con oficio 560-SC de 15 de mayo de 2013, al equipo de auditoría, indicó:
“...El Departamento Administrativo y los operadores del portal de la Secretaría de
Comunicación realizaron la contratación en mención con el CPC 961210012:
Producción de spots publicitarios para televisión que finalmente es un componente
o parte de una campaña de publicidad o de comunicación, como refiere el CPC que
consta en el PAC, considerando que una campaña de publicidad o de una
comunicación es una actividad o conjunto de actividades que buscan entregar un
mensaje...’’.
El Jefe de Gestión de Adquisiciones, posterior a la lectura del borrador del informe
efectuada el 8 de julio de 2013, con oficio 0002074 de 16 de julio de 2013, al equipo
de auditoría, informó:
“...Con el objeto de asegurar el cumplimiento de la legislación relacionada con la
planificación de las contrataciones a través del PAC y de igual forma mantener
estricto control administrativo sobre este requisito para los procedimientos
precontractuales, y en el afán de contar con el suficiente respaldo documental que
motive el accionar administrativo, el Administrador General en la Circular 001 de
Contratación Pública, de 07 de enero del 2013, literal c), dispuso la emisión de una
CERTIFICACIÓN PAC, “documento que certifica que la contratación a realizarse,
se encuentra prevista en el Plan Anual de Contrataciones de la Entidad. Es emitido
únicamente por el responsable administrativo financiero (o el funcionario que haga
sus veces) de la Entidad. Para las contrataciones de la Administración General, la
certificación PAC la emitirá exclusivamente la Dirección Metropolitana
Administrativa.- En este contexto; la Dirección Metropolitana Administrativa, en
cumplimiento con estas disposiciones, a partir de enero del año 2013 está
emitiendo la certificación escrita de que la contratación a realizarse se encuentra
prevista en el Plan Anual de Contrataciones vigente, acompañado de una impresión
de la pantalla del PAC del Portal de Compras Públicas, por consiguiente, las
actividades de control por parte del responsable de apoyo presupuestario y
planificación se respaldan en el documento antes señalado. ”.
Lo expresado por la Secretaria de Comunicación y Jefe de Gestión de Adquisiciones
no modifica lo comentado, por cuanto se ejecutaron procesos de contratación sin que
estén contemplados en el Plan Anual de Contratación.
Conclusión
El Director Metropolitano Informático, Secretario de Comunicación y el Jefe de la
Unidad de Gestión de Adquisiciones de la Dirección Metropolitana Administrativa,
llevaron a cabo procesos de contratación que no constaban en el Plan Anual de
13
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
C ontrataciones,
situación
que
se
presentó
debido
a
que
estas
unidades
no
program aron todas sus necesidades en concordancia con la planificación institucional,
por lo que se lim itó una m ayor participación de proveedores.
Recomendaciones
A los Directores Metropolitanos de: Informática, Administrativo y Secretario de
Comunicación
3. Realizarán procesos de contratación de adquisición de bienes, prestación de
servicios, consultoría, otros, una vez que determinen que están contemplados en el
Plan Anual de Contrataciones, de no estar considerados, solicitarán a la máxima
autoridad la reformas al Plan Anual de Contratación, con resolución debidamente
motivada, documentos que serán publicados en el portal de Compras Públicas, a
fin de obtener una mayor participación de proveedores.
Información relevante no fue publicada en el portal
El Coordinador del Área Legal de la Unidad de Gestión Administrativa y el Servidor
Municipal 11 de la Secretaría de Comunicación, responsables del manejo del portal de
Compras Públicas, no ingresaron en esta herramienta la información relevante como:
estudios, invitaciones, ofertas técnicas de los proveedores, cronograma de ejecución
de las actividades, garantías y acta de entrega recepción definitiva, situación
presentada por la falta de cumplimiento de la disposición legal, afectándose al principio
de transparencia del proceso de contratación, por lo que incumplieron lo dispuesto en
el artículo 13 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública y la Resolución INCOP 053-2011 de 14 de octubre de 2011; lo
expuesto se estableció en los siguientes procesos:
Proceso
Objeto
Documentación relevante no
publicada en el portal de Compras
Públicas
CO NPC-MDMQUCP-03-20 año 2010
Contratación de los Estudios de las
condiciones de riesgo por movimiento
de masas e inundaciones del Distrito
Metropolitano de Quito
Ofertas, cronograma de ejecución de
las actividades contractuales y acta de
entrega recepción definitiva.
14
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
Proceso
Objeto
Docum entación relevante no
publicada en el portal de Compras
Públicas
SIE-MDMQ-AG-282011 año 2011
Provisión
de
uniformes
de
presentación
para
el
personal
masculino del MDMQ
Ofertas
SIE-MDMQ-AG-482011
Adquisición del mobiliario básico para
la operación de la segunda etapa de
construcción de la Unidad Educativa
Municipal Eugenio Espejo en Pusuquí
Ofertas, cronograma de ejecución de
las
actividades
contractuales,
cronograma de pagos y acta de
entrega recepción definitiva.
SIE-MDMQ-DMI-262011
Mantenimiento de los equipos de la
nueva plataforma (HP) y servidores
del nuevo data center del MDMQ
Cronograma
contratación.
RE-MDMQ-SCO0128-2012
Diseño, ilustración y diagramación de
600.000
cartillas
informativas
mensuales para la difusión de las
ordenanzas expedidas por el Consejo
Metropolitano de Quito
Invitaciones, ofertas y acta de entrega.
CPC-MDMQ-AG-012012
Consultoría especializada para la
definición de un nuevo modelo de
oficina de atención al usuario del
Municipio de Quito
Ofertas de los proveedores
LC-STHV-M DM Q -012011
Consultoría para el levantamiento
planimétricos de edificaciones en las
zonas que abarca la administración
zonal Eugenio Espejo y la Delicia en el
Distrito Metropolitano de Quito
Estudios, ofertas técnicas de los
proveedores, garantías del proceso de
contratación
del
proceso
de
El equipo de auditoría, con oficios 114 y 161-DADSySS-MDMQ-JGF de 15 y 30 de
abril de 2013, respectivamente, comunicó los resultados provisionales a los servidores
relacionados, sin recibir respuesta.
Conclusión
Documentación relevante como: estudios, invitaciones, ofertas técnicas de los
proveedores, cronograma de ejecución de las actividades, garantías y acta de entrega
recepción definitiva, no fue publicada en el portal de Compras Públicas, por falta de
gestión de los responsables y aplicación de la normativa vigente, afectándose al
principio de transparencia de la información y del proceso.
Recomendación
Al Director Metropolitano Administrativo
4. Dispondrá a los servidores responsables del manejo y publicación de los procesos
de contratación, publiquen en el portal de Compras Públicas toda la información
15
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
relevante relacionada con cada uno de los procesos de contratación, a fin de
garantizar el principio de transparencia de la información y del proceso.
Facturas emitidas en fechas posteriores a los pagos
Del análisis al pago de los contratos suscritos por la ejecución de los procesos
SIE-MDMQ-AG-48-2011,
efectuados
LC-STHV-MDMQ-01-2011
por el Administrador General,
y
MDMQ-SM-LBS-001-2011,
se estableció que se realizaron
desembolsos sin contar previamente con las facturas, documentos que fueron emitidos
y presentados con fechas posteriores al pago; es decir, luego de haber transcurrido
varios días que oscilan entre 15 a 220 días calendario, situación presentada por la
falta de requerimiento y control previo y concurrente al desembolso; originando que los
pagos no estén sustentados oportunamente, lo expuesto se evidenció en los
siguientes procesos:
Factura del Proveedor
Pagos al Proveedor
Proceso
Fecha
SIE-MDMQ-AG48-201 1
LC-STHVMDMQ-01-2011
LC-STHVMDMQ-01-2011
LC-STHVMDMQ-01-2011
LC-STHVMDMQ-01-2011
MDMQ-SMLBS-001-2011
MDMQ-SMLBS-001-2011
Número
Transferencia
Número
Fecha
emisión
Valor de la
factura
USD
Días
transcurridos
2012-05-04
54979
002-001-000254
2012-12-10
62 673,87
220
2012-04-12
54368
001-001-182
2012-10-09
56 190,00
180
2012-04-25
54381
001-001-184
2012-10-09
56 190,00
167
2012-05-08
55108
001-001-183
2012-10-09
56 190,00
154
2012-06-08
56198
001-001-185
2012-10-09
56 190,00
123
001-001-1027
2012-11-13
58 903,47
15
001-001-1028
2012-11-13
58 903,47
15
2012-10-29
60765
2012-10-29
60765
El Director Metropolitano Financiero, Contador General y Tesorero Metropolitano,
incumplieron lo previsto en el artículo 61, numeral 1 de la Ley Orgánica de Régimen
Tributario, que establece:
.. en el momento del pago total o parcial del precio o acreditación en cuenta, lo
que suceda primero, hecho por el cual, se debe emitir obligatoriamente el
respectivo comprobante de venta.,.".
E inobservaron lo que establece la Norma de Control Interno 403-08 “Control previo al
pago”.
16
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
La Directora Metropolitana Financiera, en respuesta a la comunicación provisional de
resultados, con oficio DMF-DIR-0808-2013 de 6 de mayo de 2013, al equipo de
auditoría, señaló:
"...con fecha 26 de octubre de 2012, se recibe de la Administración General la
autorización para que se efectúe el pago al contratista Linkearnet-Construbicis...
ante el pedido efectuado en el oficio SM-161712 por el Secretario de Movilidad,
instancia responsable del Proyecto BiciQ, quien solicita se aperture una cuenta por
cobrar a su nombre por dicho valor, hasta tanto se realicen los trámites
administrativos y financieros y se suscriban las respectivas actas.
Posteriormente, con oficio DFM-DIR-0840-2013 de 14 de mayo de 2013, indicó:
. .Las facturas emitidas por el proveedor adjudicado del proceso de contratación
LC-STHV-MDMQ-01-2011, efectivamente fueron receptadas con fecha posterior a
los pagos, en razón de que al momento de proceder con los pagos conforme lo
establece la CLÁUSULA QUINTA...se lo hace con una cuenta de movimiento
contable, sin afectación presupuestaria, se paga, atendiendo la disposición del
Director Metropolitano Financiero mediante MEMORANDOS..., en lo que, dispone
además que se cargue a la cuenta PARTIDAS POR LEGALIZAR, los mismos que
serán considerados en la primera Reforma al Presupuesto 2012...”.
El Contador, en respuesta a la comunicación provisional de resultados, con oficio
DMF-CG-22-2013 de 8 de mayo de 2013, al equipo de auditoría señaló:
“...Contando con la disposición expresa del señor Director Metropolitano
Financiero, mediante transferencia 54979 del 4 de mayo 2012, se realiza el pago
final de USD 62.673,87, con aplicación a una cuenta contable transitoria 11221030
“Partidas Presupuestarias por Legalizar”, en razón de que el monto del contrato
será considerado en la Primera Reforma al Presupuesto 2012, en consecuencia, al
no existir afectación presupuestaria, no era factible el registro de la factura, de los
descuentos, ni de la multa, pese a que la obligación estaba dada, en vista de que
los bienes adquiridos estaban recibidos en conformidad tanto en cantidad como en
calidad por la Unidad Educativa Municipal Eugenio Espejo, conforme consta en el
Acta de Entrega Recepción, suscrita en febrero 24 de 2012...”.
Posteriormente, con oficio DMF-CG-0165-2013 de 20 de mayo de 2013, indicó:
. .Efectivamente las facturas suscritas por el proveedor del servicio por los meses
de agosto y septiembre de 2012, por USD 119.691,85 fueron emitidas con fecha
noviembre 13 de 2012, después de la realización del pago en octubre 29 de 2012,
mismo que fue contabilizado en una cuenta transitoria. Esta situación obedece a
que con fecha 26 de octubre de 2012, se recibe de la Administración General la
autorización para que se efectúe el pago al contratista Linkearnet-Construbics por
USD 117.806,94, en atención al pedido efectuado en el oficio SM-161712 por el
Secretario de Movilidad, instancia responsable del Proyecto BiciQ, quien solicita la
17
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
apertura de una cuenta por cobrar por legalizar a su nombre, hasta tanto se realicen
los trámites administrativos-financieros y se suscriban las respectivas actas.-.. .este
registro fue regularizado en diciembre 07 de 2012, una vez que se contó con los
documentos de sustento, como son: facturas, informes del administrador del
contrato, actas de recepción del servicio, estadísticas, comprobante de retención de
impuestos, entre otros...’’.
El Secretario de Movilidad, posterior a la lectura del borrador de informe, efectuada el
8 de julio de 2013, con oficio SM-1049/13 de 15 de julio de 2013, al equipo de
auditoría, indicó:
. .El Secretario de Movilidad buscando salvaguardar los intereses de la ciudad y
que el servicio de Bicicleta Pública funcione con normalidad y no se suspenda,
solicita que se genere una cuenta por cobrar bajo su responsabilidad, y el
Administrador Genera! de! Municipio, sensible a la relevancia de este proyecto de
ciudad autoriza la apertura de dicha cuenta transitoria, toda vez que los trámites
administrativos y requerimientos legales que la Ley exige no permitieron el
cumplimiento oportuno de los pagos aún contándose con las debidas y oportunas
actas e informes de entrega-recepción del servicio a satisfacción.. .la transferencia
se realizó con las debidas garantías y se registró contablemente, sin afectación
presupuestaria, lo que quiere decir que el hecho generador se establece contra la
presentación de la factura y el asiento contable pertinente, asunto que
efectivamente sucedió más aún cuando el mismo artículo 61, numeral 6 de la Ley
Orgánica de Régimen Tributario establece que en el caso de transferencia de
bienes o prestación de servicios que adopten la forma de tracto sucesivo -que es
este caso-, el Impuesto al Valor Agregado -IV A- se causará al cumplirse las
condiciones para cada período, momento en el cual debe emitirse el
correspondiente comprobante de venta. Quince días después de haberse realizado
la transferencia, el contratista presentó las facturas correspondientes, incluyendo en
forma debida el IVA, a las que se les aplicaron las retenciones legales tributarias.’’.
Lo expuesto por los servidores no modifica lo comentado, por cuanto se realizaron
pagos sin contar previamente con la factura, documento necesario para sustentar la
propiedad,
legalidad
y veracidad
del desembolso;
así como,
se aplicó
un
procedimiento inusual, al aperturar una cuenta por cobrar a un servidor del municipio y
no del proveedor, sin tener un justificativo.
Conclusión
Se realizaron desembolsos por la adquisición de bienes y prestación de servicios, sin
contar previamente con la factura correspondiente, documento que fue emitido y
presentado en fechas posteriores al pago; es decir, luego de haber transcurrido varios
días que oscilan entre 15 a 220 días calendario, situación originada por la falta de
18
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
control previo y concurrente al desembolso; por lo que, los pagos no fueron
sustentados oportunamente.
Recomendaciones
Al Administrador General
5. . Autorizará los gastos, una vez que el Director Financiero realice el requerimiento,
luego de haber efectuado el control previo y concurrente a los documentos que
sustentan los desembolsos, a fin de respaldar oportunamente la propiedad,
legalidad y veracidad del pago.
Al Tesorero
6. Realizará el pago a los proveedores, una vez que cuente con la documentación
suficiente y competente (factura), que evidencie la propiedad, legalidad y veracidad
del gasto, a fin de que los desembolsos estén debida y oportunamente
sustentados.
Garantía de fiel cumplimiento de contratos no fue presentada
Del análisis al cumplimiento de las cláusulas de los contratos suscritos por el
Administrador General, para la ejecución de los procesos: CONPC-MDMQ-UCP-0320, “Contratación de los estudios de las condiciones de riesgo por movimientos de
masas e inundaciones” y SIE-MDMQ-AG-20-2010, “Provisión de uniformes de
presentación para el personal del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito”; se
determinó, que por falta de gestión, no se requirió previo o a la suscripción de los
contratos, la presentación de la garantía de fiel cumplimiento; originando que el
cumplimiento del contrato y la calidad de los materiales no estén garantizadas, por lo
que el Administrador General incumplió lo establecido en el artículo 74 de la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
Con oficios 22 y 53-JGF-DADSySS de 12 y 20 de marzo de 2013, el equipo de
auditoría comunicó al Administrador General, los resultados provisionales, sin que
19
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
hasta la lectura del borrador de informe, efectuada el 8 de julio de 2013, se haya
presentado respuesta alguna.
Conclusión
En los contratos para “Estudios de las condiciones de riesgo por movimientos de
masas e inundaciones” y “Provisión de uniformes de presentación para el personal del
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito”, se contempló una cláusula para la
presentación de la garantía de fiel cumplimiento, la misma que por falta de gestión del
Administrador General, no fue presentada ni requerida previo o/a la suscripción de los
mismos, originando que el cumplimiento del contrato y la calidad de los materiales no
estén garantizados.
Recomendación
Al Administrador General
7. Requerirá, previo o a la suscripción del contrato, que el contratista adjudicado
presente la garantía de fiel cumplimiento, en cualquiera de las formas establecidas
en la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública, a fin de dar seguridad al
cumplimiento y garantizar la calidad del objeto contratado.
Prórroga de plazo contractual por falta de gestión del Administrador Zonal
Calderón y del Administrador del Contrato
El Director Metropolitano de Informática, con oficio 782 de 24 de mayo de 2011,
comunicó al Administrador Zonal de Calderón, que en vista de que es imprescindible
estandarizar y mejorar las condiciones de administración y operación de los Centros
de Cómputo en cada una de las Administraciones Zonales, la Dirección Metropolitana
de Informática inició el proyecto de estandarización de los mismos, y le solicitó delegar
a funcionarios de esa administración zonal, para que participen como Miembros de la
Comisión Técnica de Apoyo de Evaluación de Ofertas y Fiscalizador Técnico.
Al respecto, el Técnico en Sistemas de la Administración Zonal Calderón, en el
documento denominado “Certificación de visitas a Direcciones Zonales del Distrito
20
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
Metropolitano de Quito”, emitido el 30 de septiembre de 2011, indicó que Surge
Ingeniería Cía Ltda. realizó la inspección del sitio donde se instalaría el Centro de
Cómputo.
El Administrador General y el Representante de la empresa SURGE INGENIERÍA CIA.
LTDA., el 2 de diciembre de 2011, suscribieron el contrato 126-2011, para la
Implementación de Centros de Cómputo en las Zonales del Municipio del Distrito
Metropolitano de Quito, por 320 000,00 USD con un plazo de ejecución de 6 meses
(180 días) a partir de la fecha de suscripción del contrato, debiendo entregar el objeto
del contrato hasta el 2 de junio de 2012.
El contratista adjudicado en su oferta presentó el cronograma de implementación de
Centros de Cómputo en las Administraciones Zonales, estableciéndose que para la
Administración Zonal de Calderón, la implementación iniciaría del 6 de abril al 10 de
mayo de 2012, debiendo a esa fecha estar disponible el espacio físico y las
adecuaciones necesarias para la instalación del Centro de Cómputo, situación que no
se cumplió por falta de gestión del Administrador Zonal Calderón y Administrador del
contrato.
El Gerente General de la empresa SURGE INGENIERÍA CIA. LTDA, en razón de que
la Administración Zonal Calderón no contaba con el espacio físico y las adecuaciones
definidas para realizar la instalación de los sistemas del centro de cómputo y
considerando que el plazo contractual se terminaba el 2 de junio de 2012, con
comunicación de 11 de mayo de 2012, solicitó al Administrador del Contrato una
prórroga de 60 días, acción realizada luego de que transcurrió 35 días, desde la fecha
que debió iniciar la instalación según cronograma, esto es el 6 de abril de 2012.
El Director Metropolitano de Informática, Administrador del Contrato, con oficio
0000988 de 17 de mayo de 2012, al Administrador Zonal Calderón, señaló:
".. .solicito a usted, se sirva informar la fecha en la que se dispondrá del espacio
físico municipal requerido y adaptado para el efecto a fin de dar inicio a la
instalación contratada ya que el plazo de ejecución fenece el 2 de Junio de 2012.Con la premura de tiempo que el contrato exige mucho le agradeceré se sirva
disponer la entrega del área física solicitada, y en caso de no disponer del espacio
e infraestructura para la implementación propuesta agradeceré informar lo antes
posible...’’.
21
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
El Administrador Zonal Calderón, con oficio 0001251 de 31 de mayo de 2012, al
Administrador del Contrato, expresó:
“...La Administración Zonal Calderón (AZCA), le informa que contamos con el
espacio físico y que estará listo para su utilización máximo en un plazo de 30 días a
partir de la fecha...”.
Servidor que con oficio SZ-AZCA-069-2013 de 6 de mayo de 2013, indicó al equipo de
auditoría, que realizó las gestiones para contar con el espacio físico y adjuntó entre
otros, el memorando CAYS-0360A-2012 de 12 de abril de 2012 y el alcance de 21 de
mayo de 2012, con los que, la Coordinadora Administrativa de Servicios de la
Administración Zonal Calderón solicitó a la Coordinadora del Centro de Equidad y
Justicia, trasladar los bienes que se encuentran en el espacio físico en que funcionará
el centro de cómputo, gestión realizada, luego de haber transcurrido 132 días desde la
fecha de suscripción del contrato; es decir, faltando 48 días para finalizar el plazo
contractual; por lo que, no se realizó oportunamente las acciones para contar con el
espacio físico y las adecuaciones requeridas, que debían estar a disposición del
contratista para el equipamiento del centro de cómputo y cumplimiento del objeto del
contrato dentro del plazo establecido, lo que originó que la ciudadanía de Calderón no
cuente con este servicio oportunamente.
Por otra parte, el Administrador del Contrato, no realizó los controles y acciones
necesarias para garantizar el cumplimiento oportuno de la ejecución del contrato, es
así que, desde la fecha de suscripción del contrato hasta la de solicitud del espacio
físico al Administrador Zonal Calderón, transcurrieron 167 días; es decir, 13 días antes
de que culmine el plazo contractual, incumpliendo lo previsto en el artículo 121 del
Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, las
cláusulas: octava, novena y décima sexta del contrato.
El Director Metropolitano de Informática, administrador del contrato, con oficio
0001184, sin fecha, posterior a la lectura del borrador de informe, efectuada el 8 de
julio de 2013, al equipo de auditoría, indicó:
“...Las condiciones evidenciadas demuestran de forma detallada la gestión
realizada por la Administración del Contrato, dentro del ámbito de sus competencias
en la municipalidad, quedando evidenciado que se realizó los controles y
seguimiento al cumplimiento del cronograma de ejecución; sin embargo, las
condiciones probadas documentadamente por el Administrador Zonal Calderón
22
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
conjugan la existencia de un hecho de fuerza mayor, ya que el personal del Centro
de Equidad y Justicia en apego al convenio específico de Cooperación
Interinstitucional.. .no pudo desocupar las instalaciones en las fechas
comprometidas; sin embargo, por condiciones que procedieron de la voluntad de un
tercero, no se pudo iniciar las instalaciones en las fechas previstas en el contrato.
Lo manifestado por el Administrador Zonal Calderón y por el Director Metropolitano de
Informática, administrador del contrato no modifica lo comentado, por cuanto no realizó
oportunamente las gestiones para contar con el espacio físico y las adecuaciones
necesarias para la instalación del Centro de Cómputo; así como, el Administrador del
contrato no realizó los controles y acciones para contar con ese espacio físico y que la
ejecución del contrato se haya realizado de acuerdo al cronograma de instalación
presentado por el contratista, lo que originó se autorice una prórroga de plazo y que la
ciudadanía de Calderón no cuente con oportunidad con este servicio.
Conclusión
El Administrador Zonal Calderón, no realizó oportunamente las gestiones para contar
con el espacio físico y las adecuaciones necesarias para la instalación del Centro de
Cómputo, lo que dio lugar a la concesión de una prórroga de plazo de 60 días; así
como, el Administrador del Contrato no realizó los controles y seguimiento al
cumplimiento del cronograma de ejecución del contrato presentado por el contratista,
lo que originó que la instalación del centro de cómputo de Calderón, no se realice en el
tiempo señalado en el cronograma de ejecución y que el servicio del Centro de
Cómputo no se preste oportunamente a los usuarios de Calderón.
Recomendaciones
A los Directores de Área
8. Dispondrán a los administradores de contratos, el seguimiento a la aplicación de
los cronog ramas de ejecución de contratos presentados por los proveedores
adjudicados, con el fin de verificar su cumplimiento y realizar oportunamente las
acciones correctivas que ameriten y que la entrega del objeto de la contratación se
realice en
los plazos establecidos,
a fin de que
los
usuarios cuenten
oportunamente con el bien o servicio proyectado.
>
23
• Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
Infraestructura tecnológica adquirida para la implementación de educación
virtual está subutilizada
El Ministerio de Educación y Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, el 12 de
enero de 2006, suscribieron el Convenio de Cooperación Interinstitucional para
ejecutar el proyecto QuitoEduca.net, cuyo objetivo era colaborar conjuntamente en
la práctica y difusión de las tecnologías de la información telemática y educativa en
la comunidad del Distrito Metropolitano de Quito, con una duración de 5 años para
su ejecución, finalizando el 12 de enero de 2011.
Para el cumplimiento de este convenio y el fortalecimiento de la infraestructura
informática de la educación virtual de centros educativos municipales y fiscales de
Quito, el Municipio se obligó y entregó infraestructura computacional, equipos,
comunicacionales y demás componentes a los centros educativos fiscales, en los que
se instaló el Sistema de Gestión Académica, SGA bajo la estricta responsabilidad del
área QuitoEduca.net.; al respecto, el Secretario de Educación Municipal, con oficio
614-ASE de 14 de mayo de 2012, a la Ministra de Educación, informó:
"... una vez finalizado el convenio... y hasta que se aprueben técnica y
presupuestariamente los futuros proyectos, comunico a Usted que se suspende
entre otras cosas, la entrega de equipos informáticos, accesorios, sistemas,
capacitación, mantenimiento, soporte técnico, asesoría técnica, servicios de red
y conexiones de internet a los centros educativos fiscales. Una vez que se
cuente con los proyectos aprobados, de considerarlo conveniente para las
partes, procederíamos a suscribir los instrumentos legales necesarios a fin de
fortalecer, viabilizar y coordinar estratégica y legalmente la cooperación
interinstitucional...
El Administrador General, luego de 184 días de haber finalizado el convenio de
cooperación interinstitucional, con Resolución AG-117-2011, de 15 de julio de 2011,
autorizó el inicio del proceso SIE-MDMQ-DMI-22-2011 para la “Adquisición de
infraestructura computacional e implementación de educación virtual en el Municipio
del Distrito Metropolitano de Quito”, suscribiendo con el representante legal de la
empresa Binaria Sistemas Cía. Ltda., el 29 de septiembre de 2011, el contrato
108-2011, por 234 100,00 USD, para ejecutar el proyecto DMI-PRY-120, elaborado
por el Director de Educación Municipal conjuntamente con servidores de la Secretaría
de Educación, Recreación y Deporte y Dirección Metropolitana de Informática, en cuyo
esquema conceptual estableció:
24
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
“...1.126 Centros educativos dotados con infraestructura computacional beneficiada
por el proyecto QuitoEduca.net de la Municipalidad.
En el pliego del proceso SIE-MDMQ-DMI-22-2011, como objetivo y alcance, se
establecieron:
"... Objetivos.- El Municipio de Quito, requiere implementar 12 blades server, 1
storage y 1 librería de respaldos, en el menor tiempo posible... para fortalecer la
infraestructura informática de la Educación Virtual en el MDMQ y dar soporte a
las aplicaciones de la REMQ (Red Educativa Metropolitana de Quito)....-...
Alcance.- Este proceso de adquisición de la Infraestructura Informática para el
REMQ, tiene previsto atender las necesidades de procesamiento de los
ambientes de producción, desarrollo y pruebas que utilizará la Secretaría de
Educación-Quito Educa.Net... Los principales proyectos que serán atendidos por
esta infraestructura son:.- Sistema de Gestión Académica SGA.- Sistema de
Gestión Académica Virtual SGAv.- Sistema de Régimen Escolar SERE.Portales Educativos.- Sistemas de Virtualización.- Plataforma educativa
eLearning...”.
Alcance y direccionamiento contemplado en el proyecto aprobado para la aplicación
del convenio interinstitucional suscrito con el Ministerio de Educación, los mismos que
no se cumplieron, por cuanto los equipos informáticos adquiridos no fueron utilizados
en el fortalecimiento virtual de las entidades fiscales, por la finalización del convenio
interinstitucional, que generó una disminución del número de usuarios potenciales para
el servicio que prestarían los equipos; y, a la falta de coordinación entre los servidores
de la Dirección Metropolitana de Informática y la Secretaria de Educación para
reformular el proyecto.
En la verificación física de la infraestructura informática instalada en el Centro de
Datos de la Dirección Metropolitana de Informática, se estableció que los servidores y
demás infraestructura adquirida para este proyecto, está subutilizada en sistemas de
educación como: SGA, SGAv y SERE; sus réplicas respectivas están instaladas, pero
no dan la funcionalidad esperada; por lo que el Administrador General, Secretario de
Educación Municipal, Director Metropolitano de Informática, Jefa de la Unidad de
Proyectos, Coordinador del Proyecto y el Coordinador de Comunicaciones y Data
Center-QuitoEduca.Net, incumplieron lo que establece el artículo 23 de la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, por cuanto se autorizó,
aprobó y formuló el Proyecto DMI-PRY-120 con el mismo direccionamiento y alcance
del proyecto aprobado para la aplicación del convenio interinstitucional.
25
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
El Coordinador de Comunicaciones y Data Center-QuitoEduca.Net, en respuesta a la
comunicación provisional de resultados, en comunicación de 30 de abril de 2013, al
equipo de auditoría, señaló:
.. únicamente la DMI puede realizar y validar los términos de referencia para la,
compra o contratación de servicios tecnológicos en el Municipio de Quito, es decir,
sin esta aprobación ningún proceso de adquisiciones puede continuar....- Nuestros
Coordinadores... no nos informaron del término del convenio o que debíamos hacer
cambios a las especificaciones técnicas generadas, por lo que, el proyecto continuó
con el mismo direccionamiento y mismo alcance....- El proyecto logró adquirir la
infraestructura a finales del 2011, y se empezaron a implementar las soluciones que
en ese entonces estaban disponibles, tales como: la página web de la REMQ,
páginas web de instituciones educativas, aulas virtuales para capacitaciones, el
SGA y el SGAQ. El resto de sistemas informáticos no habían sido terminados por el
área de Sistemas de Información, por lo que no se implemento...’’.
La Administradora de Infraestructura de la Secretaría de Educación en el “Informe
Resumen Capacity Adquisición 2011 y Capacity Actual 2013”, de 10 de abril de 2013,
respecto a la funcionalidad actual de los equipos informáticos adquiridos en el
presente proceso, expresó:
"... Cabe recalcar que el capacity 2011 contemplaba el servicio para más de 1200
centros educativos entre municipales y fiscales, con oficio No. 614-SE del 14 de
mayo de 2012 e l... Secretario de Educación informa a la ... Ministra de Educación la
suspensión de la entrega de equipos informáticos... a los centros educativos
fiscales por finalización del convenio de cooperación interinstitucional... razón por la
cual desde esa fecha los servicios instalados en los 12 servidores blades solamente
atienden a las 35 instituciones municipales...’’.
El Coordinador del Proyecto, en respuesta a la comunicación provisional de
resultados, en comunicación de 3 de mayo de 2013, señaló:
“...e n oficio 287 QEN-SE del 27/Jul/2010. se aclara que esta infraestructura estará
destinada a los beneficiarios de la Secretaría de Educación como también a las
instituciones educativas pertenecientes a la REMQ Red Educativa Metropolitana de
Quito, que son las 1.126 centros....- Cabe señalar que el proyecto
Quito.EducaNET, hasta la fecha de su intervención... 17/febrero/2012... mantenía
sus servicios tecnológicos a favor de toda la REMQ....- La responsable de
infraestructura educativa Ing...., de la Unidad de Producción de la DMI, quien en el
antecedente informa que de la última constatación física, se procedió a integrar la
infraestructura a todo el esquema virtual del MDMQ según el Plan de Acción
correspondiente, teniéndose utilizado actualmente el 80% de la infraestructura
instalada...”.
26
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
El Director Metropolitano de Informática, en respuesta a la comunicación provisional
de resultados, con oficio 0000773 de 6 de mayo de 2013, al equipo de auditoría,
expresó:
“...me permito indicar que mediante oficio SN del 3 de Mayo de 2013, el Ing....
envió contestación a su requerimiento así como los anexos correspondientes, por
cuanto le supo brindar asistencia técnica como Project Manager asignado...”.
El servidor Municipal 13, con comunicación de 15 de julio del presente año, posterior a
la conferencia final de resultados, efectuada el 8 de julio de 2013, señaló:
.. la Alcaldía dispuso a través de la administración general, en coordinación con
las diferentes dependencias y secretarías involucradas, el cierre del proyecto
QuitoEducaNET, como resultado de la intervención en la que se planteó entre
varias acciones, el replantear el uso de infraestructura educativa de servidores y de
los servicios tecnológicos, así como la suspensión definitiva de los servicios
tecnológicos, que prestaba el extinto proyecto QuitoEducaNET...- producto de la
intervención del Proyecto QuitoEducaNET., y restructuración de su funcionalidad
orientándose a la atención exclusiva de 35 entidades educativas municipales...".
Lo expuesto por los servidores no modifica lo comentado, por cuanto se formuló el
proyecto DMI-PRY-120 con el mismo direccionamiento y alcance del proyecto
aprobado para la aplicación del convenio interinstitucional, esto es, dotar a 1 126
Centros Educativos con infraestructura computacional beneficiada por el proyecto
QuitoEduca.net, por lo que la infraestructura informática adquirida está siendo
replanteada, a fin de satisfacer necesidades que no fueron previstas al inicio del
proyecto.
Conclusión
La infraestructura tecnológica adquirida en el proceso de contratación SIE-MDMQDMI-22-2011, fue formulada para brindar el servicio de educación virtual a 1 126
entidades educativas (red educativa REMQ); sin embargo, en su ejecución está
siendo utilizada en 35 instituciones de educación municipal, debido a que en el
nuevo proyecto solicitado por el Director de Educación, elaborado en coordinación
con servidores de la Secretaría de Educación, Recreación y Deporte y la Dirección
Metropolitana de Informática, no se reformuló el alcance que se definió en el
proyecto elaborado para la suscripción del convenio interinstitucional con el
Ministerio de Educación, lo que ocasionó que los recursos informáticos adquiridos
27
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
estén subutilizados, por cuanto no se brinda el servicio a toda la comunidad
educativa planificada; es decir, no se repotencian los servicios virtuales de
educación tal como lo señalan los estudios.
Recomendación
Al Alcalde
9. Dispondrá al Secretario de Educación, Recreación y Deporte, en coordinación con
el Director Metropolitano de Informática, a base de la infraestructura tecnológica
adquirida, presente un informe que contenga el análisis de la capacidad no
utilizada, para reorientar el alcance del proyecto de implementación de la
educación virtual en aplicativos que requieran de los servicios de este tipo de
infraestructura, a fin de que la capacidad de la infraestructura tecnológica adquirida
se emplee en su totalidad.
Adjudicación de contrato a un proveedor que no cumplió con los requisitos
mínimos de experiencia
La Administradora General, con Resolución AG-217-2012 de 5 de marzo de 2010,
autorizó el inicio del proceso SIE-MDMQ-AG-06-2010 para la provisión de uniformes
de presentación del personal masculino del Municipio del Distrito Metropolitano de
Quito; servidora que el 9 de junio de 2010, suscribió con el Gerente General de la
Compañía IMPRECEAR Cía. Ltda., el contrato por 362 111,00 USD, con un plazo de
130 días, contados a partir de la entrega del anticipo.
Del análisis al proceso de contratación se estableció que la compañía IMPRECEAR
Cía. Ltda., para acreditar su experiencia mínima en el objeto del contrato, presentó en
su oferta técnica, tres actas de entrega recepción de las 5 establecidas en el numeral
4.10.1 “REQUISITOS MÍNIMOS” de los pliegos aprobados; además, documentos que
hacen referencia a la compañía Tecnistamp como proveedor de bienes, como se
detalla a continuación:
f ______________________________________________________
p>
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
28
Examen Especial
Entidad emisora
Fecha
Documento
Bienes entregados
/contratados
Empresa a la
que certifica
FAE-DIRECCIÓN
GENERAL DE
LOGÍSTICA
2009-06-18
Acta entregarecepción
660 uniformes
IMPRECEAR
FAE-DIRECCIÓN
GENERAL DE
LOGÍSTICA
2010-03-15
Acta entregarecepción
1.500 pares de botas,
1.500 zapatos
deportivos y 750 pares
de zapatos de baño
IMPRECEAR
2009-10-08
Acta de Puja
650 temos
IMPRECEAR
2009-07-23
Acta entregarecepción
93 uniformes
TECNISTAMP OEM
2009-07-22
Acta entregarecepción
200 uniformes
TECNISTAMP OEM
2009-07-22
Acta entregarecepción
97 uniformes
TECNISTAM P OEM
2009-07-03
Acta entregarecepción
110 uniformes
TECNISTAMP OEM
2009-11-26
Acta entregarecepción
94 uniformes
TECNISTAM P OEM
2009-07-29
Acta entregarecepción
50 uniformes
TECNISTAM P CEM
2009-05-12
Contrato
105 overoles
TECNISTAM P CEM
2009-02-06
Acta entregarecepción
564 ternos
TECNISTAM P CEM
2009-04-30
Acta entregarecepción
No se especifica
cantidades
TECNISTAM P CEM
FÁE-DIRECCIÓÑ
GENERAL DE
LOGÍSTICA
SERVICIO DE
RENTAS
INTERNAS
SERVICIO DE
RENTAS
INTERNAS
SERVICIO DE
RENTAS
INTERNAS
SERVICIO DE
RENTAS
INTERNAS
SERVICIO DE
RENTAS
INTERNAS
SERVICIO DE
RENTAS
INTERNAS
TROLEBUS
QUITO S.A.
m i ñ í s t e r í ó DE
DESARROLLO
URBANO Y
VIVIENDA
MUNICIPIO DEL
DISTRITO
METROPOLITANO
DE QUITO
Hecho que no fue observado por los Miembros de la Subcomisión de Apoyo, quienes
en su informe manifestaron que la empresa IMPRECEAR CÍA. LTDA. cumplía lo
requerido, documento que fue aceptado por los miembros de la Comisión Técnica, en
acta de calificación de 27 de abril de 2010; es decir, aceptaron los certificados
presentados por el oferente adjudicado, pese a que únicamente en tres constaba el
nombre del oferente, lo que originó se califique y adjudique a una oferta que no
cumplía con todos los requisitos mínimos, situación que debió ser causa de rechazo
por la Comisión Técnica, por lo que no se cumplió lo determinado en los artículos 18,
19 y 45 del Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública y los numerales 3.11.1 y 4.10.1.3 de los pliegos, que determina como una
causal de rechazo la falta de cumplimiento de los requisitos exigidos.
fi
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
El Gerente General de Tecnistamp, en carta de representación y distribución
autorizada de 12 de enero de 2010, expresó:
"... El presente documento certifica que la Empresa IMPRECEAR CIA. LTDA.;... es
la distribuidora exclusiva de nuestra compañía TECNISTAMP GASESPOL C.E.M.
de toda la línea de productos que nuestra empresa fabrica y distribuye, entre estos,
ropa de trabajo, uniformes industriales, uniformes masculinos y femeninos en
general...’’.
El Gerente General de IMPRECEAR CIA. LTDA., en certificado de 21 de abril de 2010,
a la Administradora General del Municipio, informó:
"... nuestra empresa presenta la oferta en calidad de Representante de
TECNISTAMP C.E.M., por lo tanto contamos con el respaldo y experiencia de dicha
empresa para cumplir con todos los contratos tanto en el sector Público como
Privado, es así que presentamos Actas de Entrega Recepción de las dos empresas
tomando en consideración como ofertante a IMPRECEAR CIA. LTDA. y la otra
como respaldo en cuanto a capacidad y experiencia...’’.
Un miembro de la Subcomisión de Apoyo, en respuesta a la comunicación provisional
de resultados, en comunicación de 28 de marzo de 2013, al equipo de auditoría,
informó:
",. .mi función fue únicamente analizar en base a las características y
especificaciones técnicas determinadas en los pliegos... lo referente a acabados,
diseño y calidad de materia prima de las muestras presentadas por los
oferentes...”.
La delegada de la Dirección Metropolitana Financiera, como miembro de la
Subcomisión de Apoyo, en respuesta a la comunicación provisional de resultados, en
comunicación de 28 de marzo de 2013, al equipo de auditoría, expresó:
"... Mi única participación dentro del proceso de “Subasta Inversa Electrónica SIEMDMQ-AG-06-2010”, fue en representación de la Dirección Metropolitana
Financiera en calidad de funcionaría delegada para establecer los índices
financieros...”.
Otro miembro de la Subcomisión de Apoyo, en respuesta a la comunicación
provisional de resultados, en comunicación de 8 de abril de 2013, al equipo de
auditoría, manifestó:
30
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
"... la oferta técnica de la empresa IMPRECEAR CIA. LTDA. contaba con una carta
suscrita por el..., Gerente General de TECNISTAMP GASESPOL C.E.M., en la cual
certifica que la empresa IMPRECEAR CIA.LTDA. es su distribuidora exclusiva, se
dio por aceptado los documentos de la convalidación...”.
El
ex
Director
Metropolitano
Administrativo,
encargado,
en
respuesta
a
la
comunicación provisional de resultados, con oficio de 16 de abril de 2013, al equipo de
auditoría, informó:
“...debido al poco tiempo que quedaba para que venza el límite para la calificación
de ofertas, se da prioridad a los aspectos técnicos a fin de precautelar la calidad de
las prendas de vestir... y en virtud de que la Subcomisión manifiesta que las
empresas cumplen los requisitos mínimos solicitados, se da por aceptado dicho
informe...”.
Un miembro de la Subcomisión de Apoyo, en respuesta a la comunicación provisional
de resultados, en comunicación de 29 de abril de 2013, al equipo de auditoría,
mencionó:
“...la oferta técnica de la empresa IMPRECEAR CIA. LTDA. contaba con una carta
suscrita por el..., Gerente General de TECNISTAMP GASESPOL C.E.M., en la cual
certifica que la empresa IMPRECEAR CIA.LTDA. es su distribuidora exclusiva, con
esta información se procedió a presentar los documentos con el respectivo informe
en calidad de subcomisión a la Comisión Técnica del proceso y dio por aceptados
los documentos de la convalidación...".
Lo expresado por los servidores municipales, miembros de la comisión técnica y
subcomisión de apoyo no modifica lo comentado, por cuanto aceptaron como
experiencia mínima, tres certificaciones de las cinco requeridas; así como certificados
correspondientes a la experiencia de la compañía Tecnistamp C.E.M y no al del
proveedor adjudicado IMPRECEAR que le acrediten una experiencia suficiente en la
confección de uniformes institucionales; sin embargo, les habilitaron a las 3 empresas
participantes y al tratarse de una subasta inversa, se adjudicó a la menor precio.
Conclusión
La empresa IMPRECEAR adjudicada para la provisión de uniformes de presentación
para el personal masculino del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, presentó
certificados que no acreditaban la experiencia mínima requerida en los pliegos del
contrato; situación que debió ser causal de rechazo; sin embargo, los Miembros de la
^Subcomisión de apoyo y Comisión Técnica no realizaron observación alguna, lo que
31
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
originó se califique y adjudique a un proveedor que no cumplía con los requisitos
mínimos establecidos.
Recomendación
Al Administrador General
10. Dispondrá que los Miembros de las Comisiones Técnicas, verifiquen el contenido
del informe emitido por la Subcomisión de apoyo, con lo establecido en los pliegos,
realicen comprobaciones de cumplimiento de certificados presentados por los
oferentes calificados, luego de lo cual le presentará el informe debidamente
motivado, sugiriendo la adjudicación al proveedor que cumpla con los requisitos
mínimos, especificaciones técnicas establecidos en los pliegos aprobados y que
obtuvo mayor puntaje, a fin de asegurar la calidad de lo contratado.
Proceso M DM Q -SM -LBS-001-2011
El Secretario de Movilidad, con Resolución SM-30-2011 de 24 de octubre de 2011,
autorizó el inicio del proceso MDMQ-SM-LBS-001-2011; y, el Procurador Común del
«
Consorcio Linkearnet-Construbicis, suscribieron el 20 de enero de 2012, el contrato de
prestación de servicio de administración y provisión de bienes del sistema de bicicleta
pública de Quito “BiciQ”, por 1 796 003,45 USD, con un plazo de 2 años y 100
días calendario para la entrega debidamente funcionando y en perfecto estado de
los siguientes bienes:
a)
425 bicicletas de tracción puramente manual que cumplan con el diseño
presentado en la oferta técnica y el diseño gráfico entregado oportunamente por la
Secretaría de Movilidad.
b)
Anclajes suficientes para las 425 bicicletas públicas en las 25 estaciones.
c)
48 cobertores metálicos modulares con capacidad de cinco bicicletas cada uno,
para guardar las 240 bicicletas.
-6?
d)
700 cascos y 300 impermeables promocionales.
e)
1 software y 27 colectores GPRS y 3 Radios de comunicación.
f)
1 Portal web.
g)
1 Equipo o un sistema de registro de bicicletas.
> __________________________________________________ E
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
h)
2 vehículos con plataforma acoplada para transportar bicicletas.
Del análisis al cumplimiento del objeto del contrato se establecieron los siguientes
hechos:
•
Bienes adquiridos no fueron recibidos oportunam ente en su totalidad
En la verificación física a los bienes objetos del contrato, realizada el 11 de abril de
2013,
conjuntamente con
el Representante Legal del Consorcio
Linkearnet-
Construbicis, se estableció que de los 300 impermeables contratados, no fueron
presentados 100, por cuanto fueron devueltos al proveedor, según acta de acuerdo sin
fecha, suscrita por el contratista y el proveedor, por presentar defectos de fabricación,
los mismos que por la falta de gestión del Administrador del contrato, el Municipio no
contó con la totalidad de los impermeables para su uso y éstos no sean presentados
oportunamente para su constatación.
El Secretario de Movilidad, los Miembros de la Comisión Técnica de Recepción y el
Administrador de Contrato, en respuesta a la comunicación provisional de resultados,
con oficios SMP-675/13, SMP-676/13, SMP-677/13 y SMP-672/13 de 29 de abril de
2013, mencionaron:
“Los bienes fueron recibidos a satisfacción... por la Comisión delegada para el
efecto, una vez constatada la existencia de los 300 impermeables... De la misma
manera, la Comisión por muestreo y aleatoriamente comprobó la calidad de los
impermeables sin encontrar novedad alguna....- El Representante Legal del
Consorcio Linkearnet-Construbicis, remite la respuesta...“tengo a bien informarle
que los 100 impermeables a los que hace referencia la Contraloría fueron
entregados en garantía al proveedor. Adjunto sírvase encontrar el oficio mediante el
cual me informa que ya fueron entregados 30 y los 70 fallantes serán entregados
hasta el día 17 de mes de mayo del presente año....- la Fiscalización realizará el
conteo de los impermeables el día 17 de mayo de 2013...’’.
El Secretario de Movilidad, con oficio SM-1049/13 de 15 de julio de 2013, posterior a la
conferencia final de resultados, efectuada el 8 de julio de 2013, al equipo de auditoría,
indicó:
“...Con fecha 17 de mayo de 2013, mediante oficio No. 017-CLC-2013, el
contratista manifiesta que su proveedor le ha entregado todos los impermeables en
cumplimiento de las garantías establecidas entre las partes. De acuerdo al memo
f_________
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
33
Examen Especial
No. SMP-NM-032/13 de 13 de junio de 2013, la fiscalizadora del contrato informa
que con fecha 21 de mayo de 2013 realizó la constatación física de los 300
impermeables mismos que reposan en la bodega BiciQ...”.
Lo expresado por los servidores confirma que los 100 impermeables no fueron
presentados en la verificación física realizada por el equipo de auditoría. Sin embargo,
estos impermeables fueron entregados posteriormente a la observación efectuada por
auditoría.
Conclusión
De los 300 impermeables adquiridos no fueron presentados 100 en la verificación
física efectuada por el equipo de auditoría, por cuanto el contratista les devolvió al
proveedor por presentar defectos de fabricación, lo que originó que el Municipio no
cuente para su uso con la totalidad de los impermeables y estos no se presenten
oportunamente para su constatación.
Recomendación
Al Secretario de Movilidad
11. Dispondrá que los Miembros de las Comisiones Técnicas de recepción verifiquen
la cantidad y calidad de los bienes contratados y recibidos, acción de la cual le
presentarán un informe para su aprobación, luego de lo cual suscribirán el acta de
entrega recepción de los bienes, a fin de asegurar la entrega total y que los bienes
cumplan con las especificaciones técnicas establecidas en los contratos.
•
No se suscribió el contrato de comodato por la entrega de bienes
El numeral 4.10.1.10 de los pliegos establece: "... Los bienes serán entregados en
COMODATO al contratista y deberá devolverlos al finalizar el contrato..."', aspecto que
no se cumplió por falta de gestión del Administrador del contrato para elaborar y
suscribir el contrato de comodato, así como de control por los fiscalizadores,
ocasionando que la entrega, existencia y estado de los bienes no esté legalmente
respaldada, para acciones legales futuras, por lo que incumplieron lo que establecen
rú>
____________________________________________________________
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
34
Examen Especial
los artículos 80 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y
121 de su Reglamento.
El Secretario de Movilidad, los Miembros de la Comisión Técnica de recepción y el
Administrador de Contrato, en respuesta a la comunicación provisional de resultados,
con oficios SMP-675/13, SMP-676/13, SMP-677/13 y SMP-672/13 de 29 de abril de
2013, al equipo de auditoría, indicaron:
“...Adjunto sírvase encontrar el Oficio No. SMP-NM-013/13, mediante el cual el
Secretario de Movilidad solicita al Sr. Administrador General del Municipio "disponer
las acciones necesarias para la debida consecución y suscripción del Comodato...”.
Lo expresado por los servidores confirma lo comentado, pues no se realizó
oportunamente las gestiones para suscribir el contrato de comodato, a fin de
establecer las responsabilidades en el control y cuidado de los bienes, las gestiones
se realizaron por observación de auditoría.
Conclusión
Bienes adquiridos para el sistema de bicicleta pública de Quito, “Bici'Q” fueron
entregados al consorcio Linkearnet-Construbicis sin suscribirse el contrato de
comodato, debido a la falta de gestión del Administrador del Contrato y de control de
los Fiscalizadores, originando que la entrega, existencia y estado de los bienes no esté
legalmente respaldada, para acciones legales futuras en caso de presentarse algún
caso fortuito.
Recomendación
Al Secretario de Movilidad
12. Dispondrá que el Administrador del contrato en coordinación con el Procurador
Síndico del Municipio elaboren el contrato de comodato, para su aprobación y
suscripción conjuntamente con el Procurador Común del Consorcio LinkearnetConstrubicis, prestador del servicio de administración y provisión de bienes del
sistema de bicicleta pública de Quito “BiciQ”, a fin de que la entrega, existencia y
estado de los bienes estén legalmente respaldados.
35
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
Oferentes habilitados no cumplieron con requisitos mínimos solicitados en los
pliegos
El Administrador General, con Resolución AG 229-2012, de 15 de noviembre de 2012,
resolvió autorizar el proceso de contratación FI-MDMQ-AG-02-2012, para el servicio de
limpieza y aseo de varias dependencias de la Administración Central del Municipio del
Distrito Metropolitano de Quito, con un presupuesto referencial de 1 474 126,54 USD,
proceso en el que participaron 12 empresas, adjudicándose los contratos a las empresas
LIMPISÚA, DECISIONES EMPRESARIALES, HIDROPRESS Y GMG SERVICIOS, por
cumplir con los requisitos requeridos en los pliegos.
Los Miembros de la Subcomisión Técnica de Apoyo, con oficio 2631 MYSG de 30 de
noviembre de 2012, presentaron a la Comisión Técnica dos informes de análisis y
evaluación de las ofertas, en los que dejó constancia de lo siguiente:
El numeral 3.8.1 “Requisitos Mínimos” de los Pliegos, establece los siguientes requisitos:
“...Lista Blanca del SRI.- Copia de planillas del IESS (último pago).- Con el fin
de fomentar la capitalización social y patrimonial de las microempresas, así como
también el manejo eficiente de sus propios recursos, la microempresa ofertante deberá
estar inserta dentro de la formación de una sociedad popular de inversión, para lo cual
deberá presentar un certificado que especifique lo mencionado.
Al respecto, en las ofertas presentadas por las empresas: Limpisúa, Decisiones
Empresariales, Hidropress y GMG Servicios, el equipo de auditoría, estableció:
Empresa
LIMPISÚA
DECISIONES
EMPRESARIALES
HIDROPRESS
GMG SERVICIOS
Valor
adjudicado
USD
Documento
No presenta Lista Blanca del SRI,
No presenta Copia de planillas del IESS (último pago)
Presenta Certificado de CONQUITO Agencia Municipal de
Desarrollo Económico en el que certifica que el representante
legal recibió capacitación en ventas, contabilidad, relaciones
públicas, servicio al cliente y publicidad alternativa.
El representante legal es la señora..., la oferta es suscrita por el
señor..., no consta poder conferido al señor.
No presenta Lista Blanca del SRI,
En etapa de convalidación de errores, el representante de la
empresa oferente, presenta una comunicación de 23 de
noviembre de 2012, dirigida al Director Ejecutivo de Conquito en
el que solicita autorizar la apertura de una Caja de Ahorro y
Crédito Comunitario.
En etapa de convalidación de errores, presenta un certificado de
la Cooperativa de ahorro y crédito Andalucía Ltda. a nombre del
señor... en el que se detalla el saldo promedio de la cuenta.
Total
191 006,40
173 437,81
144 025,16
124 710,40
633 179,77
36
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
Sin embargo de existir estas novedades, los miembros de la Comisión Técnica
habilitaron a estos oferentes que no cumplieron con la totalidad de los requisitos
mínimos solicitados en los pliegos, y que posteriormente se les adjudique a estas
empresas, 4 dependencias de la Administración Central del MDMQ para que presten
el Servicio de Limpieza y Aseo; debiendo ser rechazados, afectándose los principios
de legalidad, trato justo, igualdad y transparencia; por lo que, incumplieron lo que
establece el artículo 19 del Reglamento General de La Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública y lo previsto en los numerales. 3.8.1 “Requisitos
Mínimos” y 2.5 “Causas de Rechazo” contenidos en los Pliegos.
Los Miembros de la Subcomisión Técnica de Apoyo, con comunicación de 27 de
febrero de 2013, respecto de los criterios técnicos que utilizó para calificar la
presentación de los requisitos mínimos establecidos en los pliegos del proceso, al
equipo de auditoría, señalaron:
.. No presenta lista blanca del SRI, la calificación se fundamentó en el hecho de
que la Compañía, al momento de presentar la oferta se encontraba habilitada en el
RUP.- En lo relacionado a las planillas del IESS, es necesario determinar que como
parte de la oferta se presenta el Certificado de Cumplimiento de las Obligaciones
Patronales.- En cuanto a la observación relacionada con la representación legal de
la Empresa Decisiones Empresariales, es necesario mencionar que se trata de una
persona natural, la propietaria del Nombre Comercial es la señora... como así lo
demuestra el RUC anexado a la oferta. En virtud del Oficio s/n con fecha 2 de
noviembre de 2012, cuya copia se adjunta, la señora... autoriza expresamente al
Dr.... para suscribir la oferta, documento que reposa en Secretaría - De acuerdo a
lo estipulado en la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria, en su artículo
78.- “Para efectos de la presente Ley, integran el Sector Financiero Popular y
Solidario las cooperativas de ahorro y crédito, entidades asociativas o solidarias,
cajas y bancos comunales, y cajas de ahorro”, por lo que se cumple con lo
estipulado en la Resolución INCOP 47-2011, artículo 2 referente a los proveedores
participantes deben formar parte del Sector de la Economía Popular y Solidaria...”.
La Presidenta de la Comisión Técnica, en respuesta a la comunicación provisional de
resultados, con comunicación de 6 de mayo de 2013, al equipo de auditoría, indicó:
"... que se trata de una persona natural, la propietaria del Nombre Comercial...
autoriza expresamente al Dr.... para suscribir la oferta, autorización con validez
plena, que faculta al señor antes mencionado, para actuar a nombre de la dueña
del nombre comercial...”.
37
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
Lo expresado por los Miembros de la Subcomisión Técnica de Apoyo y Presidenta de
la Comisión Técnica no modifica lo comentado por auditoría, por cuanto los cuatro
oferentes no presentaron los requisitos mínimos solicitados en los pliegos; sin
embargo fueron habilitados, debiendo ser rechazados por no cumplir con los requisitos
mínimos requeridos en los pliegos.
Conclusión
La Subcomisión Técnica de Apoyo mediante informes puso en conocimiento de la
Comisión Técnica, que varias empresas no cumplían con todos los requisitos
establecidos en los pliegos; sin embargo, ésta habilitó a 4 oferentes que no cumplían
con los requisitos mínimos, lo que dio lugar que sean adjudicadas 4 dependencias de
la Administración Central para prestar el Servicio de Limpieza y Aseo, lo que originó se
afecte los principios de legalidad, trato justo, igualdad y transparencia.
Recomendación
Al Administrador General
13. Vigilará y dispondrá a los Miembros de la Comisión Técnica analicen las
novedades presentadas por la Subcomisión Técnica de Apoyo, mediante la
revisión de los requisitos mínimos establecidos en los pliegos, acción de la cual
dejarán constancia en el informe presentado para la adjudicación, a fin de
garantizar los principios de legalidad, trato justo, igualdad y transparencia de los
procesos precontractuales llevados a cabo por la entidad.
Proceso SIE-MDMQ-AG-77-2012
El Administrador General, con Resolución AG-144-2012, de 20 de julio de 2012,
autorizó el inicio del proceso SIE-MDMQ-AG-77-2011, para la contratación del servicio
de arrendamiento de vehículos para varias dependencias Municipales, con un
presupuesto referencial de 171 000,00 USD, en el que se adjudicó a la empresa
SERTUPRERENT S.A.; del análisis al cumplimiento del contenido del contrato se
estableció la siguiente novedad:
38
'unicipio del Distrito Metropolitano de Quito
Examen Especial
•
Contratista no cumplió con obligaciones establecidas en el contrato
El Administrador General y el Representante de la compañía SERTUPRERENT S.A,
suscribieron el contrato 82-2012, el 3 de septiembre de 2012, en el que se designó
como Administrador y Fiscalizador del contrato a dos servidores de la Unidad de
Mantenimiento y Servicios Generales. La cláusula décima segunda, en los numerales
12.02 y 12.04, estableció:
“...El CONTRATISTA empleará personal con experiencia mínima de tres años, el
conductor asignado al vehículo contará con licencia profesional.- El CONTRATISTA
notificará por escrito al Administrador del Contrato, cuando por causas de fuerza
mayor el conductor sea remplazado, así como la unidad que presta el servicio.
En la verificación de la prestación del servicio, en 9 de los 13 vehículos contratados, se
determinó las siguientes novedades:
No.
Vehículo
Placa
1
Chevrolet,
camioneta
doble cabina
PCA-9581
2
Toyota,
camioneta
doble cabina
PBV-1094
3
Chevrolet,
camioneta
doble cabina
PBX-1162
4
Nissan,
camioneta
doble cabina
PBV-1797
5
Chevrolet,
camioneta
doble cabina
PBI-2756
6
Chevrolet,
camioneta
doble cabina
PBU-4736
7
Chevrolet,
camioneta
doble cabina
PBQ-4354
Observación de auditoría
La persona que conduce el vehículo es distinta a la
presentada en la oferta, no se presentó notificación del
reemplazo por parte del Contratista, como señala en
contrato en la Cláusula décimo segunda numeral 12.4.
La persona que conduce el vehículo es distinta a la
presentada en la oferta, su licencia de conducir es tipo B,
no profesional, no se presentó notificación del reemplazo
por parte del Contratista, como señala en el contrato en
la Cláusula décimo segunda numeral 12.4, SOAT
caducado el 2012-08-23
La persona que conduce el vehículo es distinta a la
presentada en la oferta, no se presentó notificación del
reemplazo por parte del Contratista, como señala en el
contrato en la Cláusula décimo segunda numeral 12.4.
La persona que conduce el vehículo es distinta a la
presentada en la oferta, su licencia de conducir es tipo B,
no profesional, no se presentó notificación del reemplazo
por parte del Contratista, como señala en el contrato en
la Cláusula décimo segunda numeral 12.4.
El vehículo no fue presentado en la oferta, en la
notificación del reemplazo no constó la causa de fuerza
mayor del cambio de unidad, como señala en el contrato
en la Cláusula décimo segunda numeral 12.4.
El vehículo no fue presentado en la oferta, la licencia del
conductor es tipo B no profesional, en la notificación del
reemplazo, no consta la causa de fuerza mayor del
cambio de unidad, como señala en el contrato en la
Cláusula décimo segunda numeral 12.4.
La persona que conduce el vehículo es distinta a la
presentada en la oferta, su licencia de conducir es tipo B,
no profesional, no se presentó notificación del reemplazo
A'Vi
vV
%
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
39
Examen Especial
No.
Vehículo
Placa
8
Mazda,
camioneta
doble cabina
PBJ-4452
9
Nissan,
camioneta
doble cabina
PBV-4659
Observación de auditoría
por parte del Contratista, como señala en el contrato en
la Cláusula décimo segunda numeral 12.4.
La persona que conduce ei vehículo es distinta a ia
presentada en la oferta, no se presentó notificación del
reemplazo por parte del Contratista, como señala en el
contrato en la Cláusula décimo segunda numeral 12.4.
La persona que conduce el vehículo es distinta a la
presentada en la oferta, su licencia de conducir es tipo B,
no profesional, no se presentó notificación del reemplazo
por parte del Contratista, como señala en el contrato en
ia Cláusula décimo segunda numeral 12.4.
Novedades que no fueron observadas por el Administrador del Contrato, por falta de
control al cumplimiento de las obligaciones del contratista, lo que ocasionó que el
servicio sea prestado por personas distintas a las que constaron en la oferta
adjudicada, que los vehículos sean conducidos por personas que no cuentan con
licencia de conducir profesional y que el servicio no esté garantizado, aspectos que no
fueron notificados por el Administrador del Contrato al contratista para las acciones
correctivas, por lo que inobservó lo que establecen las Normas de Control Interno 10001 “Control Interno" y 100-03 “Responsables del Control Interno”.
Conclusión
La falta de control del Administrador del contrato al cumplimiento de las cláusulas del
contrato, ocasionó que el contratista adjudicado para la prestación del servicio de
arrendamiento
de
vehículos
para
varias
dependencias
municipales
de
la
administración central del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, no cumpla con
las obligaciones contractuales y que el servicio no esté garantizado.
Recomendación
Al Administrador General
14. Vigilará y dispondrá al Administrador del Contrato, realice un seguimiento continuo
al cumplimiento de las obligaciones del contratista, a fin de establecer con
oportunidad la calidad del servicio, que los documentos del vehículo y conductor se
encuentren en vigencia y sean pertinentes y que el contratista presente las
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M u n icip io del D istrito M e tropolitan o de Quito
Examen Especial
notificaciones sobre reemplazos realizados para garantizar el servicio, acción de la
cual presentarán un informe para su aprobación.
. ¿ e*t fe ?
B. Benítez. R.
CPA Ing.
Director/de Auditoria de Desarrollo
Seccional y Seguridad Social, Subrogai
*
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M u n icip io del D istrito M e tropolitan o de Quito