Lineamientos de Cierre Presupuestal

ALCALDIA MAYOR
DE FIOGO Á o t.;
MEMORANDO No
16
LINEAMIENTOS DE CIERRE PRESUPUESTAL VIGENCIA 2013
PARA:
DIRECTORES LOCALES DE EDUCACIÓN, RECTORES, DIRECTORES —
ORDENADORES DEL GASTO, INTEGRANTES DEL CONSEJO
DIRECTIVO, AUXILIARES ADMINISTRATIVOS CON FUNCIONES
FINANCIERAS Y CON FUNCIONES DE ALMACENISTA DE LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
DE:
DIRECCIÓN FINANCIERA
ASUNTO: LINEAMIENTOS DE CIERRE PRESUPUESTAL 2013 PARA LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - FSE
FECHA:
22 DE NOVIEMRE DE 2013
Con el fin de garantizar un adecuado cierre fiscal y presupuestal de la vigencia 2013, a
continuación se fijan los siguientes lineamientos que deben seguir los Fondos de
Servicios Educativos - FSE, de la Secretaría de Educación, para lo cual se tuvieron en
cuenta las disposiciones que sobre la materia establece el Estatuto Orgánico del
Presupuesto, el Decreto 714 de 1996 artículos 13 literal c.1, 612 y la Ley 819 de 2003,
artículo 8, y la guía de apoyo para la gestión Financiera de los FSE.
1. FECHA DE CIERRE PRESUPUESTAL
La fecha límite para el cierre presupuestal de los FSE para la vigencia 2013 es el 6 de
diciembre de 2013.
2. EJECUCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL
Para el cierre presupuestal los FSE deben determinar la ejecución presupuestal de
ingresos (teniendo en cuenta como base las Resoluciones efectivamente giradas y los
recursos propios debidamente soportados y consignados en la cuenta de ahorros del
De los Principios del Sistema Presupuestal- Anualidad.
De las Apropiaciones y Reservas.
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FSE) y la de gastos (soportada por los compromisos realmente adquiridos que se hayan
ejecutado o estén en proceso de ejecución), las obligaciones pendientes de pago
(cuentas por pagar), la constitución de reservas presupuestales, la anulación de reservas,
la identificación de los excedentes financieros, el estado de Tesorería en el formato
establecido y la liquidación definitiva de la caja menor.
A continuación se describe los procedimientos a seguir para cada uno de ellos:
a. CUENTAS POR PAGAR
Se constituye una cuenta por pagar cuando al momento del cierre presupuestal el bien o
el servicio se ha recibido a satisfacción pero la orden de pago al tercero queda pendiente
de pago en la respectiva pagaduría y la misma se debe registrar como "giro" en la
contabilidad presupuestal y en la ejecución pasiva del presupuesto. Además, deben
quedar registradas en el acta de constitución de cuentas por pagar.
Las cuentas por pagar se soportan en los siguientes documentos:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
Certificado de disponibilidad presupuestal — CDP.
Contrato firmado por las partes (de suministro, de prestación de servicios, de obra,
etc.).
Certificado de registro presupuestal — RP.
Factura o documento equivalente, presentada por el proveedor de bienes o
servicios debidamente radicada en la pagaduría.
Acta de recibo de obra debidamente refrendada por el supervisor del contrato o;
Certificado del recibo a satisfacción en el caso de prestación de servicios o;
Entrada al almacén, en el caso de compra de bienes.
Orden de pago debidamente diligenciada y firmada por el Ordenador del gasto.
Es requisito para su constitución que la cuenta por pagar sea girada presupuestalmente.
El Ordenador del Gasto, el Pagador (Auxiliar administrativo con funciones financieras) y el
Contador validarán y certificarán con sus firmas las cuentas por pagar y deberán indicar la
fuente de financiación que las respalda.
b. RESERVAS PRESUPUESTALES 2013
Son los compromisos que a 31 de diciembre de 2013 no se hayan cumplido por las
razones imprevistas no contempladas. Esto implica que el bien no se reciba al cierre de la
vigencia, o que la obra no se alcance a terminar o el servicio no se preste en su totalidad,
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pero el compromiso esté legalmente contraído, desarrolle el objeto de la apropiación y
cuente con el respectivo registro presupuestal.
Cabe recordar que la constitución de reservas presupuestales debe corresponder a
situaciones excepcionales o de fuerza mayor por eventos imprescindibles y se
complementa en aquellos eventos en los que de manera sustancial se afecte el ejercicio
básico de la función pública.
Las reservas presupuestales, además del registro en libros, deben ser registradas en el
acta de constitución de reservas y se soportarán con los siguientes documentos:
Certificado de disponibilidad presupuestal — CDP.
Contrato firmado por las partes (de suministro, de prestación de servicios, de
obra).
Certificado de registro presupuestal — RP.
i.
iii.
c. MANEJO DE LAS RESERVAS
Conforme a lo establecido en la Circular 18 de 2012, y al Memorando de la Dirección
Financiera DF-5400-00005 de febrero 22 de 2013, el manejo de las Reservas
Presupuestales a partir de la vigencia 2014, será la siguiente:
"Las Reservas Presupuestales de 2013 no se incorporarán al presupuesto de la vigencia
2014. Esta nueva situación implica que se efectuarán dos tipos de ejecución:
•
•
Ejecución del Presupuesto de la vigencia
Ejecución del Presupuesto de la Reserva
Por lo anterior, en la vigencia 2014 dichos compromisos conservarán el mismo número
del Certificado de Disponibilidad Presupuestal — CDP y el mismo número del Registro
Presupuestal — RP de la vigencia 2013 que los originó y con base en estos, se procederá
a realizar los respectivos giros. No habrá generación de saldo de reservas ni se
ejecutarán reemplazos de CDP, ni de RP de Reservas Presupuestales..."
RESERVAS
DE
ANULACIÓN
d. CANCELACIÓN,
CONSTITUIDAS EN EL 2013 PARA EL 2014.
PRESUPUESTALES
Si al momento del cierre presupuestal 2013, la reserva presupuestal que no ha sido girada
en su totalidad, el saldo no pagado fenecerá mediante acta y se convertirá en pasivo
exigible. Los pasivos exigibles deben asumirse con cargo al presupuesto de la vigencia en
que se pagan.
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Si al momento del cierre presupuestal 2013, se tuviera certeza que la reserva
presupuestal no se va a ejecutar porque el compromiso legalmente constituido ya no
existe, se procede a la anulación de dicha reserva y los recursos liberados deberán ser
adicionados en el 2014 a los mismos rubros que le dieron su origen e incorporados en el
acta de reporte de Excedentes Financieros.
e. EXCEDENTES FINANCIEROS
Corresponde al valor neto en tesorería una vez descontadas las obligaciones y
compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago al 06 de
diciembre de 2013 (reservas presupuestales, cuentas por pagar, cheques pendientes de
cobro en poder del tercero, acreedores varios e ingresos recibidos por anticipado).
Una vez obtenido el valor neto de los excedentes financieros, se procede a identificar la
fuente de financiamiento de los recursos y la destinación específica o no de los mismos.
f.
ESTADO DE TESORERÍA
Corresponde a la suma de los valores en caja, bancos e inversiones temporales al cierre
de la vigencia fiscal. De este estado hacen parte los fondos con destinación específica,
derechos académicos y cobros complementarios (para colegios que cuentan con
educación superior), los cheques pendientes de cobro en poder del tercero, los
acreedores varios, las cuentas por pagar, las reservas y en general todo recurso que esté
a disposición de la tesorería del FSE.
A continuación se describe cada uno de los ítems para la elaboración del estado de
tesorería.
Caja. Representa la existencia de fondos en dinero y cheques en moneda nacional, de
disponibilidad inmediata.
Cuentas Corriente y de Ahorros. Representa el valor de los fondos disponibles en cuentas
corrientes o de ahorro, en moneda nacional.
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Inversiones Temporales. Bajo esta denominación se agrupan cuentas representativas de
los fondos colocados en títulos valores, con la finalidad de obtener un rendimiento
financiero el cual se encuentra predeterminado.
Fondos con Destinación Específica. Son los recursos disponibles, sin comprometer, al
cierre de la vigencia fiscal que se hayan recibido con DESTINACIÓN ESPECÍFICA (Ej.
Escuela — Ciudad — Escuela, PROMETEO, PIMA, 40 HORAS). Estos recursos se
adicionarán mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo al presupuesto de la
siguiente vigencia en el presupuesto de ingresos y en el presupuesto de gastos deben
mantener la destinación para atender el objeto para lo cual se recibieron, siempre y
cuando los mismos no estén sujetos a devolución.
Cuentas por Pagar en Poder del pagador. Son todas las órdenes de pago a terceros que
quedaron pendientes de pago en la respectiva pagaduría al cierre de la vigencia fiscal.
Cheques en poder del tercero: Corresponde a los cheques pendientes de cobro que están
en poder del beneficiario y que no han sido cobrados.
Acreedores Varios. Corresponde a los valores pendientes de pago al cierre de la vigencia
a favor de la Dirección de Impuestos Distritales y la DIAN por concepto de impuestos y
anticipo de impuestos, que fueron descontados del valor bruto de las órdenes de pago
En el caso del pago de impuestos, se recomienda que estos queden declarados y
pagados en diciembre, a excepción del último periodo de Retención de Industria y
Comercio (Rete ICA) que vence el 19 de enero de 2014, el de retención en la fuente cuyo
vencimiento es según número de NIT entre el 10 y el 23 de enero de 2014 y el de
contribución especial 5%, deberá hacer en una única consignación los primeros tres días
hábiles del mes siguiente al recaudo.
Derechos Académicos y Cobros Complementarios. Es aplicable a los colegios que
ofrecen el ciclo de educación superior, Corresponde a matrícula, pensión, servicios
complementarios que el colegio pueda ofrecer al estudiante, como son: boletines, agenda,
material didáctico, salidas pedagógicas, mantenimiento de mobiliario y equipo de aulas de
clase y especializadas.
Reconocimientos. Los reconocimientos son recursos que al cierre de la vigencia no han
ingresado a la Tesorería, pero de los cuales se tiene certeza que se recibirán en una
fecha posterior a la del cierre presupuestal. Los reconocimientos tendrán como soporte un
Acto Administrativo o Certificación.
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LEGALIZACION DEFINITIVA DE LA CAJA MENOR
g.
Es el proceso mediante el cual se legaliza la caja menor del FSE, se hará a más tardar el
6 de diciembre de 2013, de acuerdo al procedimiento establecido en la resolución de
constitución de la misma. El responsable del manejo de la Caja Menor responderá fiscal y
pecuniariamente por el incumplimiento de la legalización oportuna.
Los dineros en efectivo en poder del responsable deberán ser reintegrados antes del 6 de
diciembre de 2013 a la cuenta bancaria del FSE, la consignación debe ser entregada
mediante oficio al respectivo pagador.
h.
ENTREGA DE INFORME DE EJECUCION PRESUPUESTAL
El artículo 6° del Decreto 4791 de 2008 establece que es función de los Ordenadores del
Gasto de los Fondos de Servicios Educativos — FSE presentar a la Dirección Financiera
de la Secretaria de Educación de Bogotá, el informe de ejecución presupuestal,
incluyendo los excedentes de recursos no comprometidos si los hubiere.
Por lo anterior, se debe dar estricto cumplimiento a lo establecido en el memorando 5400001 del 18 de febrero de 2013, respecto a las fechas límites de presentación de la
ejecución presupuestal cuarto trimestre consolidado.
GENERALIDADES A TENER EN CUENTA
3.
Se debe revisar que todos los certificados de disponibilidad presupuestal
expedidos soporten uno o varios registros presupuestales (según sea el caso) y
aquellos que no lo hacen, a solicitud del Ordenador del Gasto que requirió su
expedición, sean anulados.
ii.
Se recomienda, NO EFECTUAR anulación de Certificados de Disponibilidad
Presupuestal, sin antes haber verificado que efectivamente estas disponibilidades
no están respaldando compromisos.
iii.
Se recomienda, EFECTUAR anulación de Registros Presupuestales que no estén
amparando un compromiso y por ende no se requiera para respaldar un pago.
iv.
El Auxiliar Administrativo con funciones financieras debe efectuar la
CONCILIACION entre los giros presupuestales, los pagos efectivos de la vigencia
2013, las cuentas por pagar y reservas presupuestales, con el fin de establecer
una situación fiscal y de tesorería confiable.
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v.
En época de vacaciones y/o receso escolar no debe dejarse dinero en la cuenta
corriente, todos los recursos deben estar depositados en la cuenta de ahorro o en
lo posible invertidos en título valor, a excepción de los necesarios para amparar
compromisos que serán pagados en dicho periodo y por los cuales se han girado
cheques.
vi.
Antes de salir a vacaciones, debe enviarse un oficio a la entidad financiera,
relacionando los cheques que fueron girados y que serán cobrados en este
período, indicando claramente que no está autorizado el pago de ningún otro
cheque durante este periodo.
vii.
Solicitar a la entidad financiera mediante oficio, que durante el período de
vacaciones sean inactivadas las cuentas bancarias hasta nueva orden.
viii.
Cerciorarse de que los cheques y demás títulos valor queden debidamente
custodiados en caja fuerte.
Para cualquier inquietud favor comunicarse con la Oficina de Presupuesto al teléfono
3241000, Ext. 4380.
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Aprobó: Amanda Marina Martínez Arias - Jefe Oficina de resupuesto j(3,
Revisó: Myriam Barrios Garzón — Gerente - FSE
Proyectó: Luz Angela Velásquez C - Profesional de Apoyo - FSE
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