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DE ACCIONES SOBRE LOS Versión:01
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PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP Vigente desde:01-07-2014
GUÍA PARA LA APLICACIÓN DE ACCIONES
SOBRE LOS PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP
PLANEACIÓN
EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES
DEL ESTADO
Esquema de Análisis Integral Preventivo – EAIP –
Componente 1: Control Preventivo
Elaboró
Mariana Botero Cuartas
Profesional Delegada para
Eficiencia
Administrativa
Presupuestal
la
y
Revisó
Aprobó
Juan Carlos López López
Veedor Delegado para la Eficiencia
Administrativa y Presupuestal
Alexandra
Rodríguez
Gallego
Viceveedora Distrital
del
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CONTROL DE ACTUALIZACIONES
Versión
Motivo de la Modificación
Fecha Modificación
DD
MM
Responsable
modificación
AAAA
Mariana Botero
01
Creación del documento
10
03
2015
Profesional Delegada
para la Eficiencia
Administrativa y
Presupuestal
CONTROL DISTRIBUCIÓN COPIAS
La guía aprobada, puede ser consultada en la red interna, con las claves de acceso
correspondientes, los documentos impresos serán tenidos como copias no controladas.
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INTRODUCCIÓN
Esta guía pretende facilitar y orientar la aplicación de las herramientas del
componente de Control Preventivo (componente 1) del EAIP y su integración a
la labor permanente de la Veeduría. La primera parte de la Guía (Parte I),
presenta información general de contexto sobre el EAIP, sus componentes y las
definiciones utilizadas en su desarrollo; así como las bases para la identificación
de Puntos de Control, la codificación de los PC y las indicaciones sobre el
mecanismo de seguimiento y monitoreo de la aplicación de acciones a realizar
por parte de la Veeduría. La segunda parte de la Guía (Parte II), constituye el
desarrollo de los mecanismos y procesos de aplicación de los controles para el
Proceso de Planeación en las Empresas Industriales y Comerciales del Estado.
Esta guía podrá ser modificada y/o ajustada en la medida en que la aplicación
de las acciones mencionadas, generen cambios en los Puntos de control, en las
definiciones, en su pertinencia o en su aplicación. Igualmente, se incluirán
capítulos adicionales en la medida en que el EAIP avance en la caracterización
del proceso e identificación de Puntos de Control. El mecanismo de Ajuste a
esta Guía es el siguiente:
i) Responsable de la Guía: Delegada Para la Eficiencia Administrativa y
Presupuestal, o a quién delegue.
ii) Los funcionarios de la Veeduría, contratistas y demás usuarios de la Guía,
podrán presentar a la Delegada solicitudes o sugerencias de ajustes, con
base en la experiencia de su aplicación, condiciones de la gestión distrital,
revisión y evaluación del seguimiento y monitoreo de aplicación u otros
eventos que se relaciones con el control preventivo.
iii) Las solicitudes de ajustes o cambios se documentarán de manera sencilla,
indicando el texto a cambiar, el nuevo texto sugerido y las razones que
justifican los cambios.
iv) La Delegada aceptará, rechazará o hará los ajustes o cambios solicitados y
los incorporará a la Guía.
v) Se realizará la solicitud a la oficina Asesora de Planeación para la
actualización y divulgación del documento actualizado en la plataforma del
Sistema integrado de Gestión.
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PARTE I
1. EL ESQUEMA DE ANÁLISIS INTEGRAL PREVENTIVO
1.1 Definición
El Esquema de Análisis Integral Preventivo –EAIP-, como herramienta de
focalización de las acciones de la Veeduría Distrital para prevenir y alertar sobre
ineficiencias administrativas del Distrito, es un conjunto ordenado de acciones
que definen un camino para identificar aspectos relevantes para el control y el
análisis que se realiza sobre los diferentes procesos y sectores de la gestión
distrital.
Algunas definiciones y conceptos de elementos básicos del Esquema se
resumen a continuación:
a) Tipificación de la estructura institucional del Distrito: Las instancias
distritales se han tipificado dentro del EAIP como: 1) Sector central, que
incluye las 13 Secretarías Distritales, los dos Departamentos
Administrativos, una Unidad Administrativa Especial y los 19
establecimientos públicos adscritos, 2) Localidades, integrado por las 20
Alcaldías Locales, 3) Empresas Sociales del Estado, conformado por los
22 hospitales públicos del Distrito, y 4) Empresas Industriales y
comerciales del Estado, que corresponden a algunas entidades
vinculadas del orden descentralizado. Para el desarrollo de esta guía se
tendrán en cuenta los puntos de control identificados para “Hospitales”.
b) Procesos Estructurales: Se consideran 5 procesos estructurales, objeto
de aplicación del Esquema: 1) Planeación, 2) Gestión Presupuestal y
Financiera, 3) Gestión del Talento Humano, 4) Gestión Contractual, y 5)
Gestión jurídica y producción de normas. Los temas de participación para
el control social, son aplicados transversalmente, a todos los procesos.
c) Producto: Resultado de un conjunto de actividades secuenciales
previstas para la gestión pública. La definición de producto en la
caracterización de los procesos estructurales, se orienta a resultados que
se consideren relevantes para el adecuado funcionamiento de la gestión
distrital.
d) Insumo: Normas, actos administrativos, guías o documentos oficiales
requeridos para la realización de una actividad o un conjunto de ellas.
e) Norma o acto administrativo: Se refiere a la regulación que soporta la
actividad o a las disposiciones institucionales para llevarlas a cabo.
f) Nodo estratégico: Decisión asociada a la aprobación de un producto
clave para la gestión administrativa distrital.
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g) Punto de control (PC): Actividad sobre la cual la se debe ejercer control.
Se identifican dos tipos de puntos de control para la Veeduría:
•
Control de producto: actividad sobre la cual la Veeduría Distrital
deberá verificar el cumplimiento de los requisitos y disposiciones
institucionales establecidos para determinado producto o su
contenido, antes de la expedición del acto administrativo que lo
aprueba o, como excepción, inmediatamente después. Los controles
de productos implican la revisión y análisis de aspectos como
coherencia y pertinencia de los actos administrativos a que se refiere
cada PC.
•
Control de oportunidad: Actividad sobre la cual la veeduría Distrital
debe verificar el cumplimiento de la fecha o el cronograma previsto en
la norma para dicha actividad.
Igualmente, en el proceso de caracterización de procesos, se identifican puntos
de control que podrían ser aplicados por las entidades a través de las oficinas
de Control Interno.
1.2 Componentes del EAIP
El EAIP incluye dos componentes: 1) Control Preventivo y 2) Análisis de
Condiciones y Resultados Institucionales. La descripción resumida de los dos
componentes se presenta en el cuadro No. I.1
Objetivo
Proceso de
ejecución
Resultado
Cuadro No. I.1 Descripción de los componentes del EAIP
Componente 2: Análisis de condiciones
Componente 1: Control Preventivo
y Resultados
Identificar los hechos más significativos de
Identificar, en los procesos estructurales
un grupo de situaciones sobresalientes,
de la Gestión Distrital, las actividades más
respecto del cumplimiento o desviación de
relevantes en la toma de decisiones, con
un comportamiento esperado o tendencial
el fin de hacer el control preventivo sobre
dentro de la gestión de las entidades
ellas.
distritales.
1) Guía Metodológica (batería de
indicadores): Con base en los sistemas de
1) Caracterización de los procesos
información disponibles, se definen los
estructurales: diagrama de flujo,
indicadores para cada proceso.
requisitos, insumos y estándares de
2) De la batería de indicadores inicial, se
productos, identificación de nodos
seleccionan y/o ajustan los que apliquen
estratégicos, matriz de PC.
para cada caso de análisis.
2) Definición de Puntos de Control (PC):
3) Recolección de información para cada
de producto y de oportunidad
proceso.
3) Validación de los PC
4) Procesamiento y análisis de información
5) Elaboración de árbol de causas y
consecuencias
1) Guías de aplicación de los controles
Documento de análisis de condiciones y
2) Registro de resultados de la aplicación
resultados, para las Instituciones Distritales.
de la guía.
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2. BASES DE LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PUNTOS DE CONTROL
En Desarrollo del primer componente del EAIP, aplicado a los procesos
estructurales, para las Empresas Sociales del Estado, se elaboró el diagrama de
flujo de cada proceso, sobre el cual se identificaron las actividades, requisitos,
productos y nodos estratégicos. Estos últimos constituyen los Puntos de interés
para controlar, llamados Puntos de Control (PC), dado que son acciones previas
a la toma de alguna decisión, dentro de la gestión. Con base en el diagrama de
flujo se elabora una matriz que presenta de manera esquemática los PC y
demás actividades, ordenadas en etapas y/o productos.
Adicionalmente, se cuenta con los documentos que detallan la caracterización
de los procesos e incluyen información sobre la acción de la Veeduría Distrital
relacionada con el “qué” y el “como”, para cada PC. Esta información, como
principal producto del componente 1 del EAIP, se ha considerado como la
herramienta del Esquema, que debe ser integrada a la labor permanente de las
funcionarias de la Veeduría. Tanto los documentos mencionados como los
cuadros resultados de los diagramas de flujo, constituyen el punto de partida
de la validación y análisis sobre los PC, para el desarrollo de esta Guía. Dichos
documentos se encuentran disponibles en la carpeta G de la Delegada para la
Eficiencia Administrativa y Presupuestal.
3. CODIFICACIÓN DE LOS PUNTOS DE CONTROL
Con el fin de facilitar el reconocimiento y manejo de los PC, para la aplicación
de acciones, se decidió asignar un código de la siguiente manera:
Código de los PC
W-xy-z
W
Proceso al que se
refiere el Punto de
Control
x
Sector
y
Identifica el tipo de
control
z
Número
consecutivo de los
PC de cada proceso
P = Planeación
EIC= Empresas Industriales y Comerciales
del Estado
1= control de producto
2= control de oportunidad
3= control de la entidad (interno)
Incluye los PC de producto y de
oportunidad. Es decir el último corresponde
al total de los PC del proceso.
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4. SEGUIMIENTO A LA APLICACIÓN DE CONTROLES
El mecanismo de seguimiento de aplicación de las acciones sobre los PC,
consiste en una matriz, denominada Matriz de Seguimiento y Monitoreo (MSM),
en la cual se hace el registro resumido, ordenado y consecutivo de las acciones,
así como las respuestas y resultados obtenidos de dichas acciones. Este registro
permite hacer revisiones y análisis sobre el avance y logro de los controles, lo
que constituye el seguimiento y monitoreo del componente 1 del EAIP. A través
de este seguimiento se revisa y evalúa la pertinencia de los PC, los principales
resultados y las necesidades de ajustes. La estructura básica de la MSM se
esquematiza en el siguiente cuadro, con un ejemplo sobre las acciones en dos
PC: de producto y de oportunidad, sobre el mismo tema.
Cuadro No. I.2 - Estructura de la Matriz de Seguimiento y monitoreo
de las acciones sobre los PC
P-H3-1
30 días
hábiles
Presentación
del después de
proyecto de Plan de posesión del
Gestión Gerencial
gerente
Entidad
Resultados
2015
Actividad
Acción 4
Fecha
Nombre
Actividad
Actividad
Acción 3
Fecha
Nombre
Fecha
Nombre
Actividad
PUNTOS DE
CONTROL
Acción 2
Fecha
Nombre
Código
Acción 1
Se verifica ante
la junta directiva
la radicación del
proyecto de Plan
de
Gestión
Gerencial
Esta MSM se encuentra disponible en la carpeta G de la Delegada, de manera
que los funcionarios responsables de las acciones de control, puedan registrar
las acciones de avance en la aplicación de controles, en una única hoja de
datos.
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PARTE II
1. Puntos de Control del Proceso de Planeación para Entidades
Sociales del Estado
Las etapas y productos del proceso de Planeación, bajo los cuales se ordenan
los PC, cubren el período de Gerencial del Gerente de la Empresa, iniciando con
la presentación del proyecto del Plan Estratégico, hasta el Informe de Gestión.
Estos productos se presentan y se numeran en el siguiente cuadro:
Cuadro No. II.1 – Etapas y Productos del Proceso de
Planeación para las Empresas Industriales y Comerciales
Productos
1. Plan de Estratégico
2. Plan de Acción
3. Plan Operativo Anual o Plan de Acción
4. Informe de Gestión
Para el caso de Planeación para las Empresas Industriales y Comerciales del
Estado y según la versión de diciembre de 2014 de los documentos de base, se
obtuvieron los siguientes PC:
PC de Producto: 0
PC de Oportunidad: 0
PC de la Entidad CI: 7
De las base de identificación de los PC, se extrajeron y se ordenaron en el
siguiente cuadro, con los códigos correspondientes. Para identificar fácilmente
los PC de oportunidad, el código de estos se presenta en rojo. El borde
resaltado divide los PC por productos.
Cuadro No. II.2 – Puntos de Control del Proceso de Planeación
Código
Punto de Control
P-H3-1
P-H3-2
P-H3-3
P-H3-4
P-H3-5
P-H3-6
P-H3-7
Presentar el Plan Estratégico para aprobación del Comité Directivo
Presentar el Plan de Acción para aprobación del Comité Directivo
Registro de los proyectos de inversión en ejecución estén registrados en el BDPP.
Reporte Trimestral SEGPLAN
Remitir el POAI a la Secretaría Distrital de Hacienda y a la Secretaría Distrital de Planeación
Registro de los proyectos de inversión en ejecución estén registrados en el BDPP.
Publicación del informe de gestión en la WEB de la respectiva EICD
Al ser identificados en su totalidad puntos de control para la entidad a través de
las oficinas de Control Interno, esta guía se entrega sin la acción del qué y el
cómo se deben aplicar los puntos de control, ya que serán las mismas
entidades quienes definirán el protocolo de aplicación.