MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO INSTITUTO NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE CAPACIDADES DEL SECTOR RURAL, A.C. MANUAL DE POLITICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO 1 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO INDICE I. Presentación II. Fundamento Legal III. Objetivos 1. Objetivos Generales 2. Objetivos Específicos IV. Políticas Generales V. Sistema de Archivo 1. 2. 3. 4. VI. Clasificación Archivistica Catálogo de Disposición Documental Inventarios Documentales Guía Simple de Archivos Órganos que darán funcionalidad y operatividad al Sistema Integral de Archivos del INCA RURAL, A.C. 1. Unidades de Coordinación del Archivo 1.1 1.2 El Comité de Información La Coordinación Archivística 2. Unidades Operativas del Sistema 2.1 Unidades Administrativas del INCA Rural, incluidas sus Delegaciones Regionales 2.2 Archivo de Trámite 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 Funciones Básicas de los Archivos de Trámite Integración y Clasificación de Expedientes Trasferencias Primarias Préstamo de Documentos Activos 2.3 Archivo de Concentración 2.3.1 Funciones Básicas de los Archivos de Concentración 2.3.2 Prevaloración y Valoración Documental 2.3.3 Baja Documental 2.3.4 Prestamos de Documentos Semiactivos 2.4 Archivo Histórico VII. Glosario VIII. Anexos 2 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO I. PRESENTACIÓN El Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A.C. (INCA Rural) es una empresa estatal mayoritaria, sectorizada a la Secretaria de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA) que tiene por misión impulsar y coordinar los procesos de participación, educación no formal, capacitación, actualización, evaluación y certificación que aseguren la calidad educativa y coadyuven a lograr un desarrollo rural sustentable. Por la importancia de la función de formación que desarrolla el Instituto y en cumplimiento de los preceptos que regulan a las instituciones gubernamentales y a los servidores públicos, quienes laboramos en el INCA Rural tenemos la obligación de dejar constancia documentada de los asuntos oficiales que se atienden en la institución, a efecto de integrar el archivo que formará parte de nuestro patrimonio y del patrimonio Nacional. Por ello, el artículo 4, fracción V de la Ley Federal de Transparencia y acceso a la información Pública Gubernamental, establece como uno de los objetivos, “el mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos” para asegurar su conservación y custodia y con ello, evitar su mal uso u ocultamiento, destrucción, divulgación o alteración. Dentro de este contexto, el INCA Rural, ha emprendido la tarea de homogeneizar los criterios y regular los procesos archivísticos de sus acervos documentales, con el fin de orientar adecuadamente la operación de los archivos institucionales, no solo de las oficinas centrales, sino también de las delegaciones regionales y con ello dar cumplimiento cabal al esquema de organización, ordenación y conservación documental planteado por el Archivo General de la Nación. El propósito de este Manual es regular la organización y funcionamiento de las estructuras encargadas de llevar a cabo las tareas de recepción, de registro, organización, despacho, seguimiento, uso, resguardo y destino final de los documentos públicos del INCA Rural, así como establecer los mecanismos de integración de los documentos de consulta y control archivístico, para que los servidores públicos, cuenten con una herramienta útil para la organización de sus archivos y para facilitar el uso paulatino de tecnologías de la información en su manejo. Se formula el presente manual de operación de archivos, conforme a los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, emitidos por el Archivo General de la Nación y el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. 3 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO II. FUNDAMENTO LEGAL. Ley Federal de Entidades Paraestatales y su Reglamento. Ley Federal de Transparencia y acceso a la información Pública Gubernamental y su Reglamento. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Ley General de Bienes Nacionales. Ley de Fiscalización Superior de la Federación. Código fiscal de la Federación. Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público. Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría y su Reglamento. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Lineamientos de Clasificación y Desclasificación de la información de la Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donarán a titulo gratuito a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no le sean útiles. 4 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO III. O B J E T I V O S: 1. Objetivo General: Establecer criterios normativos sobre la organización de los archivos de las unidades administrativas del INCA Rural y sus Delegaciones Regionales, regulando su descripción, registro, clasificación, valoración y destino final de los documentos, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Administración Pública Gubernamental, así como su Reglamento. 2. Objetivos Específicos: Controlar y dar seguimiento a la documentación, producida y recibida por el Instituto, para su pronta localización, conservación y preservación de las características que le dieron origen. Definir el esquema básico de organización y funciones de las áreas responsable del manejo de archivos. Aplicar un esquema de clasificación homogéneo para todo el INCA Rural, con el fin de simplificar el acceso y control de archivos. Elaborar los inventarios documentales, que permitan conocer la ubicación, contenidos y cronología de los archivos. Garantizar la integridad, localización oportuna y conservación de los expedientes. 5 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO IV. POLÍTICAS GENERALES: 1.- El presente manual establece el conjunto de políticas y procedimientos técnicos que regulan el ingreso, registro, organización, descripción, transferencia, concentración, uso, custodia, localización y destino final de los documentos que constituyen el Fondo Documental del Instituto. 2.- La Coordinación de Archivos corresponde al Departamento de Recursos Materiales del Instituto. 3.- Las funciones a su cargo son: a) Coordinar los esfuerzos institucionales en la materia. b) Coadyuvar con la emisión de criterios que dicte el Comité de Información. c) Elaborar, en coordinación con las unidades administrativas y delegaciones regionales los archivos de trámite, concentración e históricos, los documentos de consulta y control archivistico. d) Capacitar al personal responsable de los archivos de trámite, concentración e históricos. e) Asesorar y orientar al personal responsable de la administración de los archivos en relación a la materia. f) Administrar el Archivo de Concentración e histórico del Instituto. g) Evaluar los avances de la instrumentación de los criterios para la operación de archivos. h) Todas aquellas funciones que señalen las normas vigentes en la materia. 4.- Las unidades administrativas y delegaciones regionales serán las responsables de la administración del Activo de Trámite y deberá vigilar, en el ámbito de su competencia, los cumplimientos de las disposiciones normativas y administrativas aplicables para su correcta operación. 6 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO 5.- Cada unidad administrativa y delegación regional, designarán al responsable del Archivo en Trámite. 6.- La Dirección General Adjunta de Planeación y Administración designará al Coordinador de Archivos y responsable del Archivo en Concentración de Histórico. 7.- Los responsables de los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico, proporcionarán la información que les sea requerida en relación con la organización y conservación de los archivos, la integración de los instrumentos de Consulta, y Control Archivístico y la situación de la documentación a su cargo. 7 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO V. SISTEMA DE ARCHIVO: Se entenderá por Sistema Integral de Archivos al conjunto de normas, políticas y procedimientos técnicos que regulan el ciclo vital de los documentos desde su ingreso, gestión, turno, conservación y destino final; así como los procesos inherentes a los archivos de trámite, concentración e históricos del INCA Rural. La estructura documental del sistema de archivo del INCA Rural se compone de: 1. CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA: a) Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una Dependencia o Entidad con cuyo nombre se identifica. (INCA Rural) b) Sección: Dirección General y Direcciones Generales Adjuntas. c) Subsección: Área de control dependiente de las Direcciones Generales Adjuntas o Delegaciones Regionales. d) Serie: Área especializada que genera documentos, resultado de actividades especificas. e) Subserie: Conjunto de expedientes homogéneos en que se dividen las series. f) Expediente: Conjunto de documentos generados y/o recibidos ordenados y relacionados por un mismo asunto. g) Documento Electrónico: Soporte que contiene información relacionada con un asunto de forma magnética o virtual. Anexo 1 2. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL: Es el registro general y sistemático que establece los tipos o valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los archivos. Anexo 2 8 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO 3. INVENTARIOS DOCUMENTALES: Es el instrumento de consulta que describe las secciones, series y expedientes del archivo y que permite su localización y el control documental; las especificaciones en relación con los plazos y condiciones que norman su transferencia de un archivo a otro (Trámite y Concentración); o programan su baja documental. (Baja o Archivo Histórico) Anexo 3 4. GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS: La guía simple constituye el esquema general de descripción de las series documentales de los archivos del INCA Rural, indicando sus características fundamentales, conforme a los establecido en el Cuadro General de Clasificación Archivística, así como los datos Generales (nombre, cargo, dirección, teléfonos y correo electrónico), correspondientes a los responsables de los archivos de Trámite, de Concentración e Histórico, con el fin de facilitar la consulta de usuarios internos y externos. Para su aplicación: a) Los titulares de las unidades administrativas y de las delegaciones regionales, así como los responsables de los archivos, deberán requisitar la información correspondiente, tomando como base el Cuadro General de Clasificación Archivística. La información correspondiente, así como sus subsecuentes modificaciones o actualizaciones deberán ser remitidas a la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración del INCA Rural, para que se someta a la autorización del Comité de Información. b) La Coordinación de archivo y responsable de Archivos de concentración e histórico compilará la información remitida por conducto de los responsables del Archivo de trámite, con el objeto de proceder a su publicación en el sito de Internet del INCA Rural. Para el desarrollo de este instrumento y sus subsecuentes actualizaciones se utilizará el formato Anexo 4. 9 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO VI. ÓRGANOS QUE DARÁN FUNCIONALIDAD Y OPERATIVIDAD AL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS DEL INCA RURAL. Con la finalidad de dar funcionalidad y operatividad a los Archivos del INCA Rural, la institución cuenta con dos tipos de unidades orgánicas, que interactúan entre si: las Unidades de Coordinación y las Unidades Operativas. 1. Unidades de Coordinación del Archivo 2. 1.1 El Comité de Información 1.2 L a Coordinación Archivística Unidades Operativas 2.1 Unidades Administrativas del INCA Rural, incluidas sus Delegaciones Regionales. 2.2 Archivo de Trámite 2.3 Archivo de Concentración 2.4 Archivó Histórico. Cada una de estas unidades, para efectos del Sistema Integral de Archivos tendrá las siguientes atribuciones: 1. UNIDADES DE COORDINACIÓN DEL ARCHIVO: 1.1 El Comité de Información: Es el órgano de coordinación responsable de normar el desarrollo documental, con el objeto de mejorar la correcta regulación de la producción, circulación, conservación, uso, selección y control de los documentos manejados en el ámbito institucional. El Comité está integrado por el Director General Adjuntos de Planeación y Administración, en calidad de Presidente; la Directora General Adjunta de Promoción y Operación en calidad de Titular de la Unidad de Enlace; el Titular del Órgano Interno de Control en el INCA Rural y el Director General Adjunto de Desarrollo y Difusión como suplente del Presidente o de la Titular de la Unidad de Enlace, y el Titular del Área de Auditoria, Control y Buen Gobierno como suplente del Titular del Órgano Interno de Control. Los suplentes participarán en las reuniones cuando se les requiera con las mismas facultades y responsabilidades que los titulares. 10 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO 1.2 La Coordinación Archivística: La Coordinación Archivística es la unidad responsable de unificar los procedimientos técnicos archivísticos en todas las Unidades Administrativas del Instituto, que permita el buen funcionamiento del Sistema Integral de Archivos de la Institución. 2. UNIDADES OPERATIVAS DEL SISTEMA: 2.1 Unidades Administrativas incluidas sus Delegaciones Regionales: Son todas las áreas que integran la estructura de el INCA Rural, responsables de aplicar las políticas y velar por la conservación del patrimonio documental. 2.2 Archivos de Trámite: Es el responsable de dar seguimiento y organizar los expedientes que se encuentran en etapa activa y son de uso constante; así como de efectuar las transferencias primarias al Archivo de Concentración. 2.3 Archivo de Concentración: Es la Coordinación Archivistica responsable del proceso y operación para el manejo de archivo semiactivo de uso esporádico. Recibe de las unidades administrativas el archivo en trámite y los conserva de manera precautoria durante su vigencia y hasta su destino final. 2.4 Archivo Histórico: Es la Coordinación Archivistica de organizar, conservar, administrar los expedientes valorados como patrimonio documental del INCA Rural. 2.1 UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL INCA Rural, INCLUIDAS SUS DELEGACIONES REGIONALES: Las unidades administrativas, tiene la responsabilidad de dejar constancia documental de todos y cada uno de los asuntos que les son inherentes y que por su naturaleza son las receptoras y generadoras de documentos que dan cuenta de los asuntos institucionales, por ello, son las responsables de conservar y administrar su documentación en los términos establecidos en el presente manual y en los términos de la legislación federal vigente en la materia. Serán las responsables de constituir en su área el Archivo de Trámite, a efecto de que la documentación que acredite el resultado de sus acciones se conserve en 11 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO los términos definidos por el presente manual, así como nombrar a la personal responsable que estará a su cargo. El Archivo en Trámite será la instancia responsable de administrar para toda la unidad administrativa la documentación oficial que tenga relación el funcionamiento de dicha unidad. a) CONTROL DE CORRESPONDENCIA: RECEPCIÓN Y DESPACHO DOCUMENTOS: - DE Recepción de Documentos: La recepción de documentos es la fase inicial del sistema de archivo, sus implicaciones jurídicas y administrativas para los servidores públicos y la institución, obligan a tener un proceso definido que se cuenta del ingreso oficial del documento, su destino y tratamiento dentro del Instituto. Por ello, en la etapa de recepción de documentos oficiales del INCA Rural se deberán cumplir tres principios. 1. Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida. 2. Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará de su atención y trámite. 3. Garantizar que la documentación recibida sea captada, organizada y conservada como antecedente útil para la gestión y toma de decisiones. Para la recepción de los documentos oficiales se observará lo siguiente: • La Dirección General, las Direcciones Generales Adjuntas y las Delegaciones Regionales llevarán el control de la documentación que ingrese a sus respectivas Unidades administrativas. • Al recibirse la documentación deberá cerciorarse de que ésta sea efectivamente para el INCA Rural y que se encuentre integra y completa. • La correspondencia recibida por el área de Recursos Materiales se entregará cerrada y directamente a las Unidades Administrativas correspondientes, salvo 12 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO aquellas que no contengan el destinatario o Unidad Administrativa se abrirá para su registro y entrega. • La correspondencia que tenga la leyenda de “confidencial” no se abrirá, ésta se turnará al destinatario, salvo que exista alguna indicación en contrario. • Para dar seguimiento administrativo de la gestión a la que de lugar todo documento ingresado al INCA Rural, las unidades administrativas deberá inscribir en el Registro Electrónico de Ingreso, como mínimo los siguientes datos. - Número de identificador (folio consecutivo de ingreso, el cual deberá reiniciarse anualmente). • - Asunto (breve descripción del contenido del documento) - Fecha de recepción - Nombre y cargo del generador y receptor del documento, y - Procedencia. Los criterios de prioridad que deberán tomar en consideración son: - Remitente - Destinatario - Plazos de vencimientos legales y fiscales - Notaciones de confidencialidad y urgentes - La documentación jurídica y fiscal, por su naturaleza, debe canalizarse de forma inmediata. • El turno de la documentación a las unidades administrativas se hará mediante volante contra sello de acuse recibo. Anexo 5 - Despacho de la Documentación: Consiste en la correcta y oportuna distribución de todos los documentos que genera la propia Institución con motivo de sus actividades. 13 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO Para garantizar el adecuado manejo de la documentación, para el despacho de los documentos se observará puntualmente lo siguiente: • El despacho de documentación será un servicio destinado exclusivamente para asuntos oficiales, deberá ser de óptima calidad, garantizando seguridad, eficiencia y eficacia en el reparto de la documentación. • En las oficinas centrales, el Departamento de Recursos Materiales será el canal generalmente usado para el despacho de los documentos oficiales hacia el exterior de la Institución, cualquiera que sea su destino. En las delegaciones regionales, el despacho de los documentos oficiales hacia el exterior de la Institución se hará a través de responsable del Archivo en Trámite. • Los datos mínimos que deberán consignarse en el registro electrónico de correspondencia de salida son: Nombre de la unidad administrativa que solicita el servicio. Fecha y hora de recibido. El número identificador (folio consecutivo de egreso, el cual deberá reiniciarse anualmente) • El asunto (breve descripción del contenido del documento) Fecha y hora de salida. Nombre y cargo del remitente y receptor del documento, Destino. Las unidades administrativas entregarán los documentos a despachar al Departamento de Recursos Materiales y la cual deberá contener los siguientes datos: Remitente. Destinatario: Nombre y cargo. Dirección completa: calle, número, piso, delegación, estado o Municipio, localidad, código postal. Tipo de servicio preferente que se solicita. Deberá entregarse original y copia para acuse de recepción. 14 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO • Las unidades administrativas del INCA Rural deberán programar el envío de su correspondencia con la finalidad de evitar, en lo posible, el envió de extrema urgencia que alteren el programa normal de envió y generar gastos adicionales. Anexo 6 • El departamento de Recursos Materiales será el responsable de enlazar con el prestador de servicios que haya contratado la institución, los servicios de envío de mensajería y paquetería. b) CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL FLUJO DOCUMENTAL: El control y seguimiento del flujo documental recibida oficialmente, es un aspecto fundamental para la correcta y oportuna gestión administrativa, y para la adecuada integración y preservación de los acervos documentales. El INCA Rural es responsable de disponer de los mecanismos de control y seguimiento necesarios para conocer en cualquier momento, la situación en la que se encuentra un documento que ingresó y su ubicación precisa. El Seguimiento documental garantiza, por una parte, la recuperación archivística de la información y por la otra, permite conocer el volumen y la situación que guardan los asuntos recibidos y turnados a las unidades administrativas. De acuerdo con lo anterior, y a efecto de garantizar un adecuado manejo de la documentación en trámite dentro del INCA Rural, se deberá observar lo siguiente: • El seguimiento de los documentos en trámite se hará por medio de los registros a cargo de la Dirección General, las Direcciones Generales Adjuntas o las Delegaciones Regionales. • Las unidades administrativas a las que se les turne la documentación deberán dar respuesta al asunto, marcando copia a quien se los turnó. • En los casos que los documentos remitidos a las unidades administrativas sean para conocimiento o no ameriten una respuesta institucional, las áreas deberán 15 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO anotar en el registro de documentos la leyenda “no genera documento de respuesta”, para cada caso. - Producción y Reproducción de Documentos. Las unidades administrativas serán responsables de que: • La producción y reproducción de documentos institucionales se haga atendiendo el criterio de suficiencia, con la finalidad de generar los documentos en la cantidad necesaria, para evitar dispendio y explosión documental de copias y fotocopias, que burocraticen los procesos y dupliquen los archivos institucionales. • Los comunicados internos que generen las unidades administrativas evitarán emitir copias para conocimiento; en los casos donde sea necesario e indispensable ésta no deberán ser enviadas al Archivo de Concentración. Por lo que la baja se hará en las mismas oficinas una vez que dejen de tener utilidad administrativa. • Documentación No considerada como Material de Archivo: - Los documentos de apoyo informativo, así como aquellas carpetas que se integran por documentos sueltos de control interno temporal tales como: Los controles de correspondencia de entrada y salida. Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna. Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya se encuentran en un expediente de archivo, como aquellos que reúnen copias de talonarios, de faxes, de vales al almacén, de fotocopias o tarjetas utilizadas para registrar entrada y salida del personal, entre otros. Las carpetas que solamente contienen copias o fotocopias de diversos temas y sin interrelación. Las carpetas a las que se les da el nombre de una unidad responsable o dependencia pero con contenido diverso y variado sin relación entre sí. 16 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO Carpetas con información incompleta y sin orden alguno. Materiales documentales tales como, revistas, periódicos, Diario Oficial - de la Federación u otro tipo de documentos que no reflejan una acción o trámite. Las publicaciones que reúnan las siguientes características: - Las entregadas al gubernamentales, INCA no Rural por otros gubernamentales, organismos privados o académicos, por las que no se efectuó reembolso alguno. No estar registradas como activo fijo de la dependencia. Las revistas, periódicos y otro material no registrado como bien mueble dentro del activo fijo de la dependencia, bien nacional del dominio público o monumento histórico. Otros impresos como folletos, papelería obsoleta, formas continuas, formatos, carteles, etc. Fotografías, películas, videos o documentos en soporte electrónico que no fueron registrados como un bien mueble y que no sean considerados bien nacional del dominio público o monumento histórico, y que no fueron clasificados o conservados como partes integrantes de una Serie de archivo. Todos aquellos materiales con valor de desecho de los cuales no hay constancia en los registros contables de la dependencia en los últimos 6 años, o en el inventario de bienes muebles de la misma. • Cuando la unidad administrativa y delegaciones regionales determine prescindir de este material debido a que ya no es requerido o ya no es de uso en el área, deberán notificar por medio de un memorandum al Departamento de Recursos Materiales para que éste realice la donación a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG). • La recolección se efectuará cada año en el mes de enero. 17 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO c) DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. Los documentos electrónicos, por su uso generalizado en la institución tienen la misma importancia que el documento en papel, por lo tanto, deberán recibir el mismo tratamiento archivístico. Las unidades administrativas deberán seguir los siguientes criterios: • Todos los documentos electrónicos que tengan carácter de sustantivo deberán imprimirse en papel y tendrán, para efectos de archivo, el mismo trato que los demás. • En el caso que se considere necesario que algunos documentos deban permanecer en archivos magnéticos por la naturaleza de la información, se aplicará la misma metodología de organización valoración y conservación que se aplica para los soportes tradicionales descritos en el presente Manual de Políticas. • En lo que se refiere a la clasificación y ordenación de los documentos electrónicos se aplicará el siguiente esquema: • Directorio: Sección Subdirectorio: Serie Archivo: Expediente. Los documentos electrónicos que deban ser conservados de manera magnética, formarán parte de un programa de respaldo y migración de soportes para garantizar el acceso, el uso y la adecuada preservación de la información. • El INCA Rural reservará dentro del Archivo de Concentración un espacio físico para resguardar los soportes magnéticos de información. 18 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO 2.2 ARCHIVOS DE TRÁMITE. Por cada unidad administrativa se constituirá un Archivo de Trámite el cual tendrá un responsable que se encargará de conservar y administrar los documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de la unidad administrativa. Cada unidad administrativa y delegaciones regionales registraran ante la Coordinación de Archivo, los nombres de los responsables del Archivo en Trámite. Cada unidad administrativa y delegaciones regionales efectuarán, al menos un vez al año, transferencias de archivos semiactivos al Archivo de Concentración. 2.2.1 FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS EN TRÁMITE: • Las unidades de Archivo de Trámite deberán de coordinar actividades de clasificación, archivo y estricto resguardó de la documentación a su cargo, asimismo, deberán de estar informadas del proceso y el lugar en que se localizan los expedientes y documentos. • Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al Catálogo de Disposición Documental. • Elaborar y administrar los inventarios de transferencia primaria. • Seleccionar los documentos y expedientes, con el objeto de llevar a cabo la transferencia primaria al Archivo de Concentración del Instituto. • Operar el servicio de préstamo de expedientes activos. 2.2.2 INTEGRACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES: • El expediente constituye la unidad documental constituida por un conjunto de piezas que se interrelacionan y acumulan en forma natural a lo largo del desarrollo de un asunto y su debida integración permite la ordenación real de los archivos institucionales. 19 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO • El archivo en Trámite ingresará al archivo, documentos oficiales en original o en fotocopia debidamente fundamentada, para su debida integración en expedientes, con base al principio de prudencia y al principio de respeto al orden original y en estricta observancia al Cuadro General de Clasificación Archivistita del Instituto. • Los responsables de los Archivos de Trámite, integrarán y organizarán los expedientes, para su fácil localización y eficaz consulta. • Los expedientes del INCA Rural se integrarán tomando en cuenta los siguientes criterios: Los documentos deberán corresponder a un mismo asunto. Se integrarán siguiendo el orden cronológico ascendente del trámite. Los documentos serán guardados en fólder o carpetas. Que los documentos que contengan anexos, sin importar el soporte (disquetes, fotografías, CDROM, revistas o publicaciones), se integren al expediente y de ser necesario, se incorporen en sobres. Que los documentos sean conservados en la forma más cuidadosa posible, permitiendo su utilización cotidiana, pero salvaguardando su integridad. Los documentos serán foliados de forma manual con lápiz o mecánicamente conforme sean ingresados al expediente. La clasificación y ordenación de los expedientes se harán por secciones y series de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística. Además de los documentos que los conforman, los expedientes deberán identificarse con una carátula (portada o guarda exterior) la que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el Cuadro General de Clasificación Archivística. Anexo 2 • Específicamente, la documentación que haya sido calificada como reservada o confidencial, conforme a las disposiciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y los lineamientos que de ella manan, deberán identificarse con el mayor 20 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO cuidado, incluyendo en la carátula de los expedientes, una leyenda que así lo identifique como confidencial o reservada. Con el fin de cumplir con estos lineamientos se anexa al presente manual el formato de la carátula que se utilizará por los Archivos de Trámite para su debida integración del expediente. Anexo 7 • Asimismo los expedientes deberán señalar en la ceja los datos de identificación básica: sección, subsección, serie y número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de los expedientes. Anexo 8 2.2.3 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: Las transferencias primarias de archivos consiste en llevar a cabo las actividades necesarias para que los archivos semiactivos que se encuentran en las unidades administrativas puedan enviarlos al Archivo de Concentración para su conservación precautoria hasta cumplir su vigencia documental y realizar trámites para obtener la autorización de baja o transferencia secundaria. Para la realización de las transferencias primarias se establecen los criterios que los Archivos de Trámite deberán observar: • Se realizarán las transferencias de los expedientes de los Archivos de Trámite que hayan concluido su uso en las oficinas, según lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental. • La documentación original contable, de activos fijos y de obra pública deberá conservarla por un periodo de tres años y después podrá turnarla al Archivo de Concentración del Instituto. Asimismo está documentación deberá conservarse por lo menos durante un periodo de 12 años. • La Coordinación de Archivo recibirá transferencias a partir del 1º de marzo al 31 de mayo y del 1º de septiembre al 30 de noviembre de cada año. • Todo archivo que se transfiera deberá estar respaldado en el Inventario de Transferencia Primaria por lo que por ningún motivo se recibirán archivos, sin 21 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO estar debidamente inventariados en base al formato que se anexa a este manual. Anexo 9 • El responsable del Archivo de Trámite deberá separar los expedientes que consideren Históricos y/o Reservados o Confidenciales de los demás. • Para la realización física de la transferencia primaria, el responsable del Archivo de Trámite colocará en cajas de cartón de archivo muerto modelo AM5000 tamaño oficio los expedientes. Para el embalaje se observarán las siguientes normas: - Los expedientes se colocarán conforme al orden en el que aparecen en el Inventario. - La caja no se cerrará con cinta adhesiva o material similar - Para su transferencia la caja se identificará en un costado, con la guarda exterior, la cual contiene la siguiente información. • Número secuencial de la caja Sección Serie Subserie Año en que fue generada la información. Anexo 10 La Coordinación de Archivo no recibirá las transferencias Primarias, si el Inventario, los expedientes y las cajas no estén debidamente requisitadas de conformidad a este manual. • Una vez autorizada la transferencia, ésta se llevará acabo mediante memorando suscrito por el titular de la unidad administrativa o delegación regional, en el que anexará el Inventario de Transferencia Primaria y señalará el número de cajas o metros lineales, conforme al modelo de memorandum que se anexa, Anexo 11. Para este fin, el responsable de Archivo de Trámite de la unidad administrativa acude a la Coordinación de Archivo, con los archivos debidamente organizados, el memorandum de transferencia suscrito por el titular de la unidad administrativa o delegación regional. 22 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO • Una vez realizada la revisión inicial, el Coordinador de Archivo, le sellará una copia del memorando al responsable del Archivo en Trámite con la leyenda “Se tiene por recibidas (os) --- (cajas o metros lineales), mismas que serán revisadas en su contenido contra inventario. La referida copia hará las veces de recibo y deberá ser conservada por el Archivo en Trámite. De encontrarse anomalías se reportarán por escrito”. • El Coordinador de Archivo recibirá formalmente los expedientes una vez realizada la revisión física de éstos. En caso de encontrar errores, no dará entrada a los mismos. 2.2.4 PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS ACTIVOS: Los expedientes conteniendo documentación activa, bajo la custodia de los responsables de los Archivos de Trámite estarán a disposición de las áreas usuarias del Instituto, las cuales las podrán utilizar en calidad de préstamo bajo su estricta responsabilidad por un término de 15 días hábiles, mediante autorización del responsable del Archivo en Trámite y el llenado de un vale de préstamo, cuyo modelo se anexa y en el que se describirá puntualmente el contenido documental y los datos de ubicación del usuario. En caso necesario, el período del préstamo podrá ampliarse, previa actualización del formulario y autorización respectiva. Anexo 12 2.3 ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN. El Coordinador de Archivo es el responsable del Archivo de Concentración, es la unidad donde se concentran todos los expedientes que han concluido su vigencia operativa para su guarda precautoria. 2.3.1 FUNCIONES BÁSICAS DEL COORDINADOR DE ARCHIVOS RESPECTO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: • Recepción de la documentación semiactiva inventariada procedente de los responsables de los Archivos de Trámite. • Organiza y conserva precautoria de la documentación semiactiva. 23 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO • Coadyuva con el INCA Rural en el desarrollo de los instrumentos de consulta y control archivístico. • Elaboración de Inventarios de Baja Documental y de Transferencia Secundaria. • Facilita el servicio de préstamo de expedientes y su respectivo control. • Prevaloración documental, en coordinación con las áreas generadoras de la documentación y realización de la gestión y seguimiento del proceso de baja documental ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y el Archivo General de la Nación, según se el caso. • Prevaloración de la información para su transferencia secundaria al Archivo Histórico. • Realiza físicamente de las transferencias secundarias y disposición del material autorizado por el Archivo General de la Nación para su disposición por baja. 2.3.2 PREVALORACIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL: La prevaloración constituye un proceso de análisis e identificación de los valores documentales de los expedientes en custodia del Archivo de Concentración, con el fin de determinar el destino final de aquellos cuyos valores administrativos, legales, fiscales o contables hayan prescrito. Como resultado de este ejercicio se determinarán los materiales documentales que serán conservados de manera permanente por poseer valor histórico y/o valores secundarios evidenciales, testimoniales o informativos o, en su caso, definir aquellos que se darán de baja. Los criterios específicos para su realización son los siguientes: • La valoración sobre el destino final de los archivos del INCA Rural corresponde exclusivamente al Archivo General de la Nación. • El Coordinador de Archivos será el responsable de la prevaloración de los expedientes inactivos. El proceso de prevaloraciones se realizará una vez concluido el plazo de conservación precautoria de aquellos archivos que ya no posean valores primarios (Administrativo, legal, fiscal o contable) y se llevará a cabo en estricta congruencia con el Catálogo de Disposición Documental. 24 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO • La prevaloración de los expedientes inactivos deberá ser realizada por la Coordinación de Archivo con un máximo de atención y orden, seleccionando los expedientes que serán dados de baja, en su caso, conservados definitivamente y para ello, transferidos al Archivo Histórico para su guarda permanente. • La prevaloración que realiza la Coordinación de Archivo sobre el Archivo de Concentración constituirá el análisis de los expediente inactivos dentro del contexto institucional más amplio, a fin de identificar la existencia de valore secundarios (evidénciales, testimoniales o informativos) de la documentación que amerite su conservación permanente. Para la realización de estas tareas se contará con el apoyo e información de los servidores públicos adscritos a las áreas generadoras de la documentación respectiva. • El Coordinador de Archivo deberá integrar un informe de prevaloración del Archivo de Concentración, con base a la ficha técnica de prevaloración documental Anexo 13 que describe detalladamente el conjunto documental depurado; así como metodología de valoración aplicada y a la Declaratoria de Prevaloración Anexo 14 que describe los resultados del proceso, en su conjunto. Estos documentos deberán contar con el Visto Bueno de la Unidad Administrativa. Podrán integrarse varios inventarios en una sola Ficha Técnica y Declaratoria de Prevaloración. 2.3.3 BAJA DOCUMENTAL: La documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos podrán ser eliminados de acuerdo a los siguientes criterios: • El Coordinador de Archivos es el responsable de tramitar todas las autorizaciones de baja ante el Archive General de la Nación. • El Coordinador de Archivos, llevará un control del Archivo de Concentración de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental a efecto de detectar oportunamente, aquella documentación que haya concluido su guarda precautoria. En base a este control, el archivo de concentración preparará 25 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO un programa de transferencia para baja, en estricta congruencia con los tiempos establecidos en el referido Catálogo. • El Coordinador de Archivos dará a conocer, mediante memorandum, a los responsables de los Archivos en Trámite de las unidades administrativas el programa de transferencia al Archivo de Concentración y solicitará la confirmación aprobatoria por parte de las unidades administrativas que generaron la documentación respectiva. La confirmación aprobatoria deberá ser enviada al Coordinador de Archivos en un plazo máximo de 15 días hábiles, contando a partir de la fecha de recepción de la solicitud respectiva. • En caso de que las unidades administrativas que generaron la información requieran ampliar el plazo de conservación de los expedientes transferidos, al Archivo de Concentración, lo informarán mediante memorandum, estableciendo el nuevo período de guarda precautoria, señalando el fundamento de utilidad ya sea legal, administrativa, fiscal o contable para su revaloración por parte del Archivo de Concentración y visto bueno del Comité de Información. • Una vez obteniendo la confirmación respectiva por parte de la unidades administrativas, el Coordinador de Archivos con el Visto Bueno del Comité de Información, deberán proceder a su trámite ante el Archivo General de la Nación mediante oficio, solicitándole se analice y/o dictamine la baja definitiva de los expedientes de conformidad con lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental, oficios de autorización emitidos por la unidades administrativas y/o delegaciones regionales generadoras de la información, los inventarios de baja y el dictamen de Prevaloración de Archivos Institucionales y Ficha técnica de Prevaloración respectivamente. • Con relación a la baja de documentación contable y en estricta observancia a la normatividad aplicable, se solicitará la intervención de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, por medio de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e informes sobre la Gestión Pública, a efecto de obtener la autorización requerida para operar y vigilar la baja definitiva en cuestión, en base a las formalidades previstas por dicha autoridad para ello. 26 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO • Una vez recibida la Acta de Baja Documental emitida por el Archivo General de la Nación o, de ser el caso la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, se procederá a la baja del material documental. • Los Inventarios de Baja Documental autorizados por el Archivo General de la Nación o por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público deberá conservarse durante cinco años, contados a partir de la fecha de autorización e incluirse en el Catálogo de Disposición Documental. • El Coordinador de Archivos deberá digitalizar y publicar en el sitio de Internet del INCA Rural, las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del Archivo General de la Nación y las actas de baja documental o de transferencia secundaria. 2.3.4 • PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS SEMIACTIVOS: Cada unidad administrativa registrará ante el Coordinador de Archivos en su calidad de responsable del Archivo de Concentración a los servidores públicos cuya firma está autorizada para solicitar préstamos del archivo de concentración, a través del cual se efectuarán las solicitudes de préstamo. • Para el préstamo de los expedientes semiactivos, la unidad administrativa deberá elaborar un vale Anexo 15, debidamente requisitazo, respaldado por firma autorizada y en el cual se asientan los datos precisos de localización del usuario. El Coordinador de Archivos estará obligado a verificar dichos datos. • El préstamo de documentos semiactivos se concederá hasta por 15 días hábiles. Concluido este plazo, el área solicitante pedirá por escrito la extensión del préstamo por un máximo adicional de 10 días hábiles. Transcurriendo los tiempos establecidos del préstamo, si no se ha realizado la devolución correspondiente, el Coordinador de Archivos apercibirá por escrito a la unidad administrativa para que realice la devolución inmediata del expediente. En los casos excepcionales, el titular de la unidad administrativa fundamentará por escrito la extensión del préstamo del expediente. 27 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO • En los casos que la unidad administrativa no justifique la retención del expediente, se notificará de ello al titular de la misma y al Comité de Información del INCA Rural. • Una vez realizada la devolución del expediente en préstamo, se cancelará el formato de solicitud y se anotará esta información en los registros respectivos. 2.4 ARCHIVOS HISTORICO. El Archivo Histórico es la conservación adecuada de los expedientes con valor histórico generados por el INCA Rural, culmina la labor desarrollada por el Sistema de Archivos para la integración y organización de las fuentes de información producidas y utilizadas por la Institución en el curso de sus gestiones, asimismo constituyen testimonios fundamentales de la gestión pública y por lo tanto recursos informativos valiosos, no sólo para la administración pública sino, también, para la sociedad en su conjunto. El funcionamiento, integración y clasificación de los Archivos Históricos, serán similares a los Archivos de Concentración ya que la Coordinación de Archivo es la responsable de los Archivos en comento. A efecto de garantizar el adecuado manejo de la documentación histórica del INCA Rural se observarán puntualmente lo siguiente: • La instancia responsable de la conservación y difusión de la documentación histórica del INCA Rural será el Departamento de Recursos Materiales a través de la Coordinación de Archivos. • Toda documentación que ingrese al Archivo Histórico, deberá considerar que su valor administrativo, legal, fiscal, contable, judicial, jurídico se ha perdido y ha ganado valor testimonial cultural e histórico. 28 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO • El Departamento de Recursos Materiales a través de la Coordinación de Archivo deberá ordenar e integrar los expedientes de conformidad con las series documentales y el cuadro de clasificación. • El Departamento de Recursos Materiales a través de la Coordinación de Archivo instrumentará los inventarios, catálogos de acceso y difusión, así como los instrumentos de consulta y control requeridos. • El Departamento de Recursos Materiales a través de la Coordinación de Archivo y con el visto bueno de la unidad administrativa y/o delegación regional validarán la documentación que deba conservase permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación. • El Departamento de Recursos Materiales a través de la Coordinación de Archivo deberán determinar los programas para la protección física de sus acervos, estableciendo las medidas de seguridad que exijan las áreas de depósito del Activo Histórico. • Proporcionar los servicios institucionales de transferencias, incorporación de acervos propios de la Entidad en atención a usuarios y desarrollo de recursos técnicos y tecnológicos para la administración y manejo de los acervos y documentos de valor permanente del INCA Rural. 29 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO GLOSARIO Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por las dependencias y entidades en el ejercicio de sus atribuciones. Archivo de Concentración: Unidad de archivo encargada del proceso y operaciones para el manejo de archivo semiactivos de uso esporádico. Recibe de las oficinas los archivos de trámite y los conserva de manera precautoria durante su vigencia y hasta su destino final. Archivo de Trámite: Unidad archivistita responsable de procesos y técnicas destinadas a los archivos que se encuentran en etapa activa y que son de uso constante. Conserva archivos en forma temporal, posteriormente los transfiere al un Archivo de Concentración. Archivo Electrónico: Cualquier información registrada de tal forma que sólo puede ser procesada por medios electrónicos y que tiene calidad de documento de archivo. Archivo Histórico: Unidad archivística responsable de la organización, conservación, administración, descripción y divulgación de archivos con valor permanente que previamente han sido valorados y transferidos por el Archivo de Concentración o recibidos por donación, depósitos o adquiridos por compra. Carátula: Guarda frontal del expediente donde se establecerán los elementos mínimos para describir su contenido. Carpeta: Útil de escritorio formado por dos tapas de cartón o plástico de material flexible, que sirve para integrar documentos de archivo. Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de contenido de los documentos de archivo. Conservación precautoria: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el Archivo de Concentración antes de procederá la selección y prevaloración y valoración histórica para su conservación permanente o su baja definitiva. Baja documental: Eliminación de aquellos archivos cuyos valores administrativos, legales, fiscales o contables hayan prescrito y que no contengan valor histórico. Conservación de Archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevenciónde alteraciones físicas y de contenido de los documentos d archivo. Conservación precautoria: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el Archivo de Concentración antes de proceder a la selección y prevaloración y valoración histórica para su conservación permanente o su baja definitiva. 30 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO Destino final: Selección en los Archivos de Trámite y Concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de preservación o uso haya prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos al Archivo Histórico. Descripción: Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos. Disposición: Producto final de la valoración vigencia de los documentos que resulta en transferencia primaria o secundaria, conservación precautoria o permanente o, en su caso, en la baja documental. Documento: Unidad de información registrada en u soporte físico y que puede ser consultada. Documentación Activa: Aquella necesaria `para el ejercicio de las atribuciones de las Unidades Administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el Archivo de Trámite. Documentación Histórica: Aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la Dependencia o Entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. Documentación Semiactiva: Aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, contables o fiscales, legales o jurídicas, en el Archivo de Concentración. Documento de Archivo: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, contable o fiscal, legal o jurídico, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las Dependencias y Entidades. Documento electrónico de archivo: Pieza especifica de información producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusión de una actividad institucional que comprende contenidos, contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia de la actividad y cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta especifica para leerse o recuperarse. Documentos comprobatorios: Documentos originales o copias autorizadas que generan y amparan registros en la contabilidad de la Entidad y demuestran que: recibió o proporcionó bienes y/o servicios, obtuvo o entregó dinero en efectivo o títulos de crédito, sufrió transformaciones internas o se dieron eventos económicos cuantificables que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes (facturas, notas, nóminas, cheques, fichas de depósitos, cuentas por liquidar, pago de contribuciones, avisos de cargo o débito, etc. ) Documento público: El soporte en donde se contiene información producida por cualquier área del gobierno federal, estatal y municipal y que tiene el carácter de bien de dominio público y monumento histórico. Documentos sustantivos o vitales: Aquellos materiales que reflejan las actividades vitales que cumplen con los objetivos fundamentales de un organismo. 31 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y/o recibidos ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite a cargo de una dependencia o entidad. Fecha de Clasificación: Día en que se clasifique el documento o expediente como reservado o confidencial. Fecha de Desclasificación: Día en que se extingan las causas que dieron origine la clasificación de la información o cuando haya transcurrido el periodo de reserva. Guarda o retención precautoria: Es el tiempo establecido por las áreas administrativas para conservar los documentos o expedientes en el Archivo de Concentración durante un periodo precautorio ya sea por razones fiscales o legales, o por razones de prudencia. Inventario: Instrumento en donde se describe cada expediente anotando la sección y serie a la que pertenece; la cronología, tomando fechas de inicio y fin del trámite; la número de hojas; y la ubicación física del mismo. Inventario Documental: Instrumento de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y permiten su localización (Inventario General), transferencia (Inventario de Transferencia); o baja documental (Inventario de Baja documental). Ley: Regla y norma constante e invariable de las cosas, nacida de la causa primera o de las cualidades y condiciones de las mismas. Libro de registro electrónico: El instrumento que lleva el control de los documentos que entran y salen en el organismo. Generalmente es una libreta, pero en muchos casos el instrumento se automatiza a través de un software o en una sencilla base de datos. Orden cronológico del trámite: Es la posición que se le dan a los documentos en los expedientes de acuerdo a las fechas en que van ingresando desde el punto de vista del trámite. Registro: Conjunto de actividades destinadas a la identificación y organización de un documento de archivo dentro del conjunto de archivos y conforme a un cuadro de clasificación. Serie: División de una Sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre asuntos o materias especificas. Transferencia primaria: Es el envío de los expedientes de los archivos de trámite o áreas administrativas al Archivo de Concentración siguiendo el Catálogo de Disposición Documental y el Calendario de Transferencias. Transferencia secundaria: Es el envío de los expedientes considerados valiosos para el organismo y por ello, dignos de ser conservados definitivamente en el Archivo Histórico. 32 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO Trámite: Cualquier solicitud o entrega de información que las personas físicas o morales hacen ante una dependencia u organismo descentralizado, ya sea para cumplir una obligación, obtener un beneficio o servicio o, en general, para que se emita una resolución. Unidad Documental: Elemento indivisible que puede estar constituido por una solo documento o por varios y que forman un documento de archivo o un expediente como unidad documental mínima. Volante: Hoja de papel, ordinariamente la mitad de una cuartilla cortada a lo largo, en la que se manda, recomienda, pide, pregunta o hace constar algo en términos precisos. Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición acciones de transferencia. Valor Administrativo: Es aquel que posee un documento, serie o sección para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institución u organismo que corresponden a procesos y actividades administrativas. Valor contable: Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación o comprobación de las operaciones contables y financieras. Valor fiscal: Valor de los documentos que tienen para documentar la forma que guarda el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Valor histórico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia. Valor jurídico: Es el valor que tiene los documentos que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas y que sirven de testimonio ante la ley. Valores primarios: Son los aplicados a los documentos y expedientes que tienen vigencia operativa en las oficinas y también aquellos que se guardan de manera precautoria en el Archivo de Concentración. Valores secundarios o permanente: Son los aplicados a los documentos y expedientes que terminaron su vigencia operativa y guarda precautoria y que son dignos de ser conservados definitivamente en el Archivo de Histórico. Vigencia operativa o administrativa: Es el tiempo de uso que se hace de los expedientes en las áreas administrativas para cumplir con el trabajo asignado de manera cotidiana. Está establecido por el Catálogo de Disposición Documental e base a las consideraciones de las mismas áreas. 33 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA Fondo Sección Subsección Serie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Sección Subsección Serie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Sección Subsección Serie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Sección Subsección Serie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie INCA DG DG DG.1 DG.1.1 DG.1.2 DG.1.3 DG.1.4 DG.1.5 DG.1.6 DG.1.7 DG.1.8 DG.2 DG.2.1 DG.2.2 DG.2.3 DG.2.4 DG.2.5 DG DRC.1 DRC.1.1 DRC.1.1.1 DRC.1.1.2 DRC.1.1.3 DRC.1.1.4 DRC.1.1.5 DRC.1.1.6 DRC.1.2 DRC.1.2.1 DRC.1.2.2 DRC.1.2.3 DRC.1.3 DRC.1.3.1 DRC.1.3.2 DG DRN.2 DRN.2.1 DRN.2.1.1 DRN.2.1.2 DRN.2.1.3 DRN.2.1.4 DRN.2.1.5 DRN.2.1.6 DRN.2.2 DRN.2.2.1 DRN.2.2.2 DRN.2.2.3 DRN.2.3 DRN.2.3.1 DRN.2.3.2 DG DRNE.3 DRNE.3.1 DRNE.3.1.1 DRNE.3.1.2 DRNE.3.1.3 DRNE.3.1.4 DRNE.3.1.5 DRNE.3.1.6 DRNE.3.2 DRNE.3.2.1 DRNE.3.2.2 DRNE.3.2.3 DRNE.3.3 DRNE.3.3.1 DRNE.3.3.2 Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A. C. Dirección General Dirección General Administración Gestión Sectorial Gestión Administrativa Informes de la Entidad Vinculos de Coordinación Institucional Vínculos de Coordinación Estatal Vínculos de Coordinación Internacional Gestión de Control de Asuntos SGC: Documentación ISO Operación Instrumentos de Operación Marco Legal de la Entidad Órganos de Gobierno Políticas de Capacitación Programas Sustantivos Dirección General Delegación Regional Centro Técnico Operativo Taller de Diseño Taller de Puesta en Marcha Taller de Asesoria Técnica y Consultoria Taller Capacitación de Empresas Rurales Telesesiones Eventos Especiales SINACATRI Contratos Coordinadores Estatales Contratos Formadores. Eventos Especiales Administración y Finanzas Recursos Financieros Recursos Materiales Dirección General Delegación Regional Norte Técnico Operativo Taller de Diseño Taller de Puesta en Marcha Taller de Asesoria Técnica y Consultoria Taller Capacitación de Empresas Rurales Telesesiones Eventos Especiales SINACATRI Contratos Coordinadores Estatales Contratos Formadores. Eventos Especiales Administración y Finanzas Recursos Financieros Recursos Materiales Dirección General Delegación Regional Noroeste Técnico Operativo Taller de Diseño Taller de Puesta en Marcha Taller de Asesoria Técnica y Consultoria Taller Capacitación de Empresas Rurales Telesesiones Eventos Especiales SINACATRI Contratos Coordinadores Estatales Contratos Formadores. Eventos Especiales Administración y Finanzas Recursos Financieros Recursos Materiales Anexo 1 34 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA Fondo Sección Subsección Serie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Sección Subsección Serie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Sección Subsección Serie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subsección Serie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Serie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie INCA DG DRS.4 DRS.4.1 DRS.4.1.1 DRS.4.1.2 DRS.4.1.3 DRS.4.1.4 DRS.4.1.5 DRS.4.1.6 DRS.4.2 DRS.4.2.1 DRS.4.2.2 DRS.4.2.3 DRS.4.3 DRS.4.3.1 DRS.4.3.2 DG DRSE.5 DRSE.5.1 DRSE.5.1.1 DRSE.5.1.2 DRSE.5.1.3 DRSE.5.1.4 DRSE.5.1.5 DRSE.5.1.6 DRSE.5.2 DRSE.5.2.1 DRSE.5.2.2 DRSE.5.2.3 DRSE-5.3 DRSE-5.3.1 DRSE-5.3.2 DGAPA DGAPA.1 DGAPA.1.1 DGAPA.1.1.1 DGAPA.1.1.2 DGAPA.1.1.3 DGAPA.1.2 DGAPA.1.2.1 DGAPA.2 DGAPA.2.1 DGAPA.2.1.1 DGAPA.2.1.2 DGAPA.2.1.3 DGAPA.2.2 DGAPA.2.2.1 DGAPA.2.2.2 DGAPA.2.2.3 DGAPA.2.3 DGAPA.2.3.1 DGAPA.2.4 DGAPA.2.4.1 DGAPA.2.4.2 DGAPA.2.4.3 DGAPA.2.4.4 DGAPA.2.4.5 Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A. C. Dirección General Delegación Regional Sur Técnico Operativo Taller de Diseño Taller de Puesta en Marcha Taller de Asesoria Técnica y Consultoria Taller Capacitación de Empresas Rurales Telesesiones Eventos Especiales SINACATRI Contratos Coordinadores Estatales Contratos Formadores. Eventos Especiales Administración y Finanzas Recursos Financieros Recursos Materiales Dirección General Delegación Regional Sureste Técnico Operativo Taller de Diseño Taller de Puesta en Marcha Taller de Asesoria Técnica y Consultoria Taller Capacitación de Empresas Rurales Telesesiones Eventos Especiales SINACATRI Contratos Coordinadores Estatales Contratos Formadores. Eventos Especiales Administración y Finanzas Recursos Financieros Recursos Materiales Dirección General Adjunta de Planeación y Administración Planeación Planeación Planes Informes Convenios (Finiquitos) Calidad Calidad Administración y Finanzas Recursos Humanos Sueldos y Salarios Honorarios Asimilados y Honorarios Regimen General IMSS, SAR e INFONAVIT Recursos Materiales Adjudicación Directa, Invitación Restringida y Licitación Publica Servicios Generales Activos Tesorería Respaldo General de Pagos Contabilidad Estados Financieros Pólizas Impuestos Conciliaciones Bancarias Expedientes Contables Anexo 1 35 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA Fondo Subsección Serie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Serie Subserie Serie Subserie Subserie Serie Subserie Serie Subserie Sección Subsección Serie Subserie Serie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Sección Subsección Serie Subserie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie Subserie Subserie Sección Subsección Serie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Subserie Serie Subserie Subserie INCA DGAPA.3 DGAPA.3.1 DGAPA.3.1.1 DGAPA.3.1.2 DGAPA.3.1.3 DGAPAUTON.1.1 DGAPAUTON.1.1.1 DGAPAUTON.1.1.2 DGAPAUTON.1.2 DGAPAUTON.1.2.1 DGAPAUTON.1.3 DGAPAUTON.1.3.1 DGAPAUTON.1.3.2 DGAPAUTON.1.4 DGAPAUTON.1.4.1 DGAPAUTON.1.5 DGAPAUTON.1.5.1 DGADD DGADD.1 DGADD.1.1 DGADD.1.1.1 DGADD.1.2 DGADD.1.2.1 DGADD.1.2.2 DGADD.1.3 DGADD.1.3.1 DGADD.1.3.2 DGADD.1.3.3 DGADD.1.4 DGADD.1.4.1 DGADD.1.4.2 DGAPO DGAPO.1 DGAPO.1.1 DGAPO.1.1.1 DGAPO.1.1.2 DGAPO.1.1.3 DGAPO.1.1.4 DGAPO.1.2 DGAPO.1.2.1 DGAPO.1.2.2 DGAPO.1.2.3 DGAPO.1.2.4 DGAEC DGAEC.1 DGAEC.1.1 DGAEC.1.1.1 DGAEC.1.1.2 DGAEC.1.1.3 DGAEC.1.1.4 DGAEC.1.1.5 DGAEC.1.1.6 DGAEC.1.1.7 DGAEC.1.2 DGAEC.1.2.1 DGAEC.1.2.2 Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A. C. Informatica Informatica Soporte Técnico Actualización Licencias Contabilidad UTON Polizas Contables, de apoyos, gastos de operación y P.D.F. Carpetas Contables Tesorería UTON Bancos (Carpeta Bancaria ) Formalización de Autorizaciones Fichas de Analisis Minutas CRyS Expedientes de Apoyos Otorgados Proyecto, ficha de análisis, carta autorización, Convenio, Finiqutio Informatica UTON Informe de Avance Físico Financiero Mensual PAPIR, PRODESCA Y PROFEMOR Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión Desarrollo Formación Presencial Planeación de la Formación Presencial Formación a Distancia Telesesiones Formación en Linea Materiales Impresos y Audiovisuales Materiales Impresos Audiovisuales Paquetes Pedagógicos SINACATRI Comité Técnico Programas Locales Dirección General Adjunta de Promoción y Operación Operación Formación Presencial Diplomados Talleres derivados de los diplomados Modalidades de Formación Presencial: Seminarios, talleres, cursos, foros y otras Seguimiento y Control de Operación Unidad de Enlace Control de Operación Actas Informes Normatividad Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación Evaluación y Certificación Evaluación Evaluación de Formadores Acreditación de Programas Acreditación de PSP´s Evaluacion para la selección de formadores Acreditación de Programas (Organizaciones Cafetaleras) Acreditación de Programas (Sinacatri) Acreditación de Programas (Sistema Producto) Análisis y Seguimiento Evaluacion de eventos ( Satisfacción del Cliente ) Evaluacion de eventos ( Secretaría de la Reforma Agraria ) Anexo 1 36 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Fondo Sección subsección Series Administración Dirección General Operación Técnica Operativa INSTITUTO NACIONAL PARA EL DESARROLLO DECAPACIDADES DEL SECTOR RURAL,A.C. Delegación Regional Centro SINACATRI Administración y Finanzas Técnica Operativa Delegación Regional Norte SINACATRI Administración y Finanzas Dirección General Técnica Operativa Delegación Regional Noroeste SINACATRI Administración y Finanzas Técnica Operativa Delegación Regional Sur SINACATRI Administración y Finanzas Técnica Operativa Delegación Regional Sureste SINACATRI Administración y Finanzas Subserie Gestión Sectorial Gestión Administrativa Informes de la Entidad Vinculos de Coordinación Institucional Vínculos de Coordinación Estatal Vínculos de Coordinación Internacional Gestión de Control de Asuntos SGC: Documentación ISO Instrumentos de Operación Marco Legal de la Entidad Órganos de Gobierno Políticas de Capacitación Programas Sustantivos Taller de Diseño Taller de Puesta en Marcha Taller de Asesoria Técnica y Consultoria Taller Capacitación de Empresas Rurales Telesesiones Eventos Especiales Contratos Coordinadores Estatales Contratos Formadores. Eventos Especiales Recursos Financieros Recursos Materiales Taller de Diseño Taller de Puesta en Marcha Taller de Asesoria Técnica y Consultoria Taller Capacitación de Empresas Rurales Telesesiones Eventos Especiales Contratos Coordinadores Estatales Contratos Formadores. Eventos Especiales Recursos Financieros Recursos Materiales Taller de Diseño Taller de Puesta en Marcha Taller de Asesoria Técnica y Consultoria Taller Capacitación de Empresas Rurales Telesesiones Eventos Especiales Contratos Coordinadores Estatales Contratos Formadores. Eventos Especiales Recursos Financieros Recursos Materiales Taller de Diseño Taller de Puesta en Marcha Taller de Asesoria Técnica y Consultoria Taller Capacitación de Empresas Rurales Telesesiones Eventos Especiales Contratos Coordinadores Estatales Contratos Formadores. Eventos Especiales Recursos Financieros Recursos Materiales Taller de Diseño Taller de Puesta en Marcha Taller de Asesoria Técnica y Consultoria Taller Capacitación de Empresas Rurales Telesesiones Eventos Especiales Contratos Coordinadores Estatales Contratos Formadores. Eventos Especiales Recursos Financieros Recursos Materiales Admon. Tipo de Documento Legal Contable Clasificación Reservada Confidencial Vigencia Operativa Tramite Concentración 6 6 6 X X X X X X X X 6 6 X X X X X X 6 6 6 6 6 6 6 X X 2 2 4 4 2 4 2 2 2 4 4 4 2 2 2 2 2 2 2 4 4 4 4 4 4 4 2 4 2 2 2 4 4 4 2 2 2 2 2 2 2 4 4 4 4 4 4 4 2 4 2 2 2 4 4 4 2 2 2 2 2 2 2 4 4 4 4 4 4 4 2 4 2 2 2 4 4 4 2 2 2 2 2 2 2 4 4 4 4 4 4 4 2 4 2 2 2 4 4 4 2 2 2 2 2 4 4 4 4 4 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 37 Destino Final Baja Histórico X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Fondo Sección subsección Series Planeación Calidad Recursos Humanos Recursos Materiales INSTITUTO NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE CAPACIDADES DEL SECTOR RURAL, A.C. Tesoreria Dirección General Adjunta de Planeación y Administración Dirección General Adjunta de Administración y Planeación Contabilidad Informatica Contabilidd UTON Tesorería UTON Formalización de Autorizaciones UTON Expedientes de Apoyos Otorgados UTON Informatica UTON Formación Presencial Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión Formación a Distancia Materiales Impresos y Audiovisuales SINACATRI Formación Presencial Dirección General Adjunta de Promoción y Operación Dirección General Adjunta de Promoción y Difusión Unidades de Enlase Evaluación Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación Analisis y Seguimiento Subserie Admon. Planes Informes Calidad Sueldos y Salarios Honorarios Asimilados y Hornarios Regimen General Nominas IMSS, SAR e INFONAVIT Adjudicación Directa, Invitación Restringida y Licitación Pública Servicios Generales Activos Respaldo General de Pagos Estados Financieros Pólizas Impuestos Conciliaciones Bancarias Expedientes Contables Soporte Técnico Actualización Licencias Polizas Contables, de apoyos, gastos de operación y P.D.F. Carpetas Contables Bancos (Carpeta Bancaria ) Fichas de Analisis Minutas CRyS Proyecto, ficha de análisis, carta autorización, Convenio, Finiqutio Informe de Avance Físico Financiero Mensual PAPIR, PRODESCA Y PROFEMOR Planeación de la Formación Presencial Telesesiones Formación en Linea Materiales Impresos Audiovisuales Paquetes Pedagógicos Comité Técnico Programas Locales Diplomados Talleres derivados de los diplomados Modalidades de Formación Presencial: Seminarios, Talleres, Cursos, Foros y otras. Seguimiento y control de operación Control de Operación Actas Informes Normatividad Evaluación de Formadores Acreditación de Programas Acreditación de PSP´s Evaluació para la selección de formadores Acreditación de Programas (Organizaciones Cafetaleras) Acreditación de Programas (Sinacatri) Acreditación de Programas (Sistema Producto) Evaluación de Eventos (Satisfacción del Cliente) Evaluación de eventos (Secretaria de la Reforma Agraria) Tipo de Documento Legal Contable X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Clasificación Reservada Confidencial Vigencia Operativa Tramite Concentración 2 2 2 3 4 4 5 5 3 3 3 5 5 5 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 8 8 8 8 10 10 10 10 10 8 8 5 2 2 2 2 2 5 5 5 5 5 2 5 2 5 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 5 5 5 5 5 5 5 4 1 4 1 4 Destino Final Baja Histórico X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 1 1 1 1 1 1 1 3 MESES 4 4 4 4 4 12 12 6 3 MESES 6 1 4 1 4 1 4 1 12 1 6 X X X X X X X X X X X X X X ANEXO 2 38 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO INSTITUTO NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE CAPACIDADES DEL SECTOR RURAL, A. C. INVENTARIO DOCUMENTAL TRAMITE CAJA UBICACIÓN FISICA SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE SUBSERIE EXPEDIENTE DOCUMENTO FECHA DESTINO FINAL PREVISTO CONSERVACIÓN TIEMPO TIEMPO DE REMANENTE TIEMPO DE FECHA DE FECHA DE CONSERVACIÓN PARA CONSERVACIÓN RECLASIFICACIÓN RECLASIFICACIÓN (AÑOS) RECLASIFICAR (AÑOS) (AÑOS) TIEMPO REMANENTE PARA DISPOSICIÓN FINAL (AÑOS) BAJA ARCHIVO HISTORICO ANEXO 3 39 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO FONDO: ARCHIVO DE: TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTORICO UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN: TÉLEFONO: CORREO ELECTRÓNICO: CARGO: NOMBRE DEL RESPONSABLE: CLAVE: SERIE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE ANEXO 4 40 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES PARA SU DISTRIBUCIÓN A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS. FOLIO ASUNTO FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN NOMBRE Y CARGO DEL REMITENTE NOMBRE Y CARGO DEL RECEPTOR. FIRMA FECHA DE RECIBIDO ANEXO 5 41 Julio de 2007 MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA ENTREGADA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES PARA SU ENVIO No. DE OFICIO ASUNTO FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN NOMBRE DEL RECEPTOR FIRMA ANEXO 6 42 Julio de 2007