Contabilidad Práctica vs Contabilidad Teórica Por: C.P.C. Dora

Noviembre 2014
Artículo Técnico de la Comisión Apoyo al Ejercicio Independiente
Contabilidad Práctica vs Contabilidad Teórica
Por: C.P.C. Dora Azpeitia García
Núm. 25
Introducción
El ser humano viene dotado con el conocimiento de los números; durante su crecimiento
aparece el dinero y la costumbre de gastar y hacer cuentas. Lleva un registro mental o
manual de las operaciones que realiza, pues en toda actividad económica intervienen
personas, objetos y dinero con el que se formalizan las operaciones y se obtienen
resultados. En este sentido surge el registro o anotación de los hechos que dan origen a
la Contabilidad como un valioso apoyo para, en un principio, recordar y comprobar las
operaciones realizadas, y, posteriormente recibir información financiera, administrativa y
fiscal.
La Contabilidad siempre necesita de un documento probatorio en el que se especifiquen
fechas, datos de referencia e importes en dinero; su importancia depende del monto de
la operación realizada. De manera empírica, se acostumbra anotar en un cuaderno o
agenda de caja las entradas y salida de dinero diariamente; por lo que se estableció un
postulado que a la letra dice: “las operaciones deben registrarse día a día en orden
cronológico de aparición”.
Es un hecho que las personas físicas o morales necesitan el apoyo de un especialista
que le ayude a transformar su documentación en Contabilidad Técnica, que les apoye en
la toma de decisiones y que lo oriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales;
sin embargo, es el propio emprendedor, empresario o prestador de servicios el que tiene
la visión de su negocio y, de manera práctica, lleva registros personales de lo que pasa
en su empresa. Tanto en la Contabilidad Práctica como en la Teórica, el documento es
la prueba fehaciente de la operación realizada. Los documentos expedidos y recibidos
son de alta confidencialidad, por lo que deberán guardarse y archivarse con mucho
cuidado, con las referencias necesarias para su fácil localización.
En la contabilidad Teórica se busca el método, o sea la clasificación, el procedimiento, el
registro ordenado y sistemático. Asimismo, se establecen procesos, archivos, reglas,
condiciones, clasificaciones, plazos, cortes, estilos catálogos de cuentas, rutinas de
trabajo, procedimientos para el registro de las operaciones de compra-venta, gastos e
inversión contra el dinero que se recibe o se entrega
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En la evolución de los registros y en la división del trabajo, la Contabilidad Práctica es
intuitiva, pues basta con una anotación informal en una agenda o libro de caja. También
usa registros tabulares para anotar procesos de producción, nóminas y cualquier
operación que necesite su control. En la Contabilidad Práctica se trabaja al día; en la
Contabilidad Teórica se trabaja por periodos mensuales y acumulaciones anuales. En
esta última, se deberán elaborar asientos y pólizas de acuerdo con los procedimientos y
las reglas que dicta la disciplina contable, administrativa y fiscal. Pero ambas radican en
algo esencial: saber qué está pasando en el negocio.
Para el empresario, comerciante, o profesionista resulta clara la necesidad de obtener
información oportuna. En este sentido, es importante comentar que las bases de las
operaciones no cambian; es decir, una compra será siempre una compra y una venta
siempre será una venta, así como cualquier otra operación que se realice.
En términos generales, ambas contabilidades se apoyan y complementan con la
información que proporcionan las instituciones bancarias y con el desarrollo de la
tecnología. Es decir, con los instrumentos diseñados para favorecer el registro de
operaciones tales como las sumadoras, las cajas registradoras en los puntos de venta y
los procesadores de información que capturan datos y los envían, con asombrosa
precisión, automáticamente a la cuenta que le corresponde.
La Contabilidad ha tenido un desarrollo constante en relación con el registro de
operaciones; desde la anotación en tabletas de arcilla, evolucionando a la anotación en
libros y registros, hasta los más desarrollados sistemas de cómputo. Uno de los apoyos
externos, además de las instituciones bancarias, es el de los científicos e inventores,
quienes elaboran formatos, libros, máquinas registradoras, sumadoras, computadoras,
etc. Asimismo, las instituciones contables contribuyen revisando, actualizando y dictando
leyes de aplicación general; por otro lado, las instituciones hacendarias promulgan leyes
y disposiciones para el cobro de sus impuestos.
En la Contabilidad Técnica se trabaja con programas de cómputo; en la Práctica con
reportes. En ambas se usa la misma terminología. La contabilidad se encarga de registrar
el movimiento de dinero, es decir, de donde viene y hacia dónde va. Es la imprescindible
medida de nuestra forma de vida y por eso su cuidado.
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Desarrollo contable
En la práctica, la Contabilidad parece distinta a lo teórico. Esto no es verdad. Pues los
registros con los que cuenta la empresa, por empíricos que sean, son una valiosa ayuda
para la información y la contabilización de operaciones. Los conceptos utilizados para
contabilizar las operaciones son claros, corresponden al uso común de las palabras. Ya
que basta con diseñar una cuenta en forma de “T” para las anotaciones; en el lado
izquierdo, los cargos; en el derecho, los abonos.
La cuenta que registra el dinero es la de caja y bancos. En esta cuenta se anotan a la
izquierda las entradas y a la derecha las salidas. La diferencia entre ambas anotaciones
arroja el saldo de la cuenta; de esta manera el movimiento del dinero se convierte en el
eje principal de las operaciones
Cuando se recibe el dinero suele ser por la aportación de capital, por él importe de una
venta o por la adquisición de un préstamo. Estas acciones se reflejarán en la contabilidad
en forma de asientos, cuando se entrelacen los cargos con los abonos, estableciendo la
teoría de la “partida doble”, la cual resulta comprensible en la Contabilidad Técnica pero
confusa en la Contabilidad Práctica.
En las operaciones de efectivo (“al contado”) juegan un papel importante las inversiones,
las compras y los gastos que mueven las salidas del dinero. Las entradas del dinero se
darán por las ventas o préstamos adquiridos.
Un capítulo especial lo integran los créditos otorgados o recibidos. Los créditos otorgados
mueven las cuentas de clientes y deudores; los recibidos, las cuentas de proveedores y
acreedores.
La Contabilidad Técnica está regulada por organismos internacionales que dictan la
correcta aplicación de los conocidos Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,
actualmente llamados: Normas de Información Financiera (NIF)
En el ámbito contable existe el método que ordena y clasifica conceptos de orden
internacional, los cuales, en su esencia, son inmutables: activo, pasivo y capital. En el
activo están los objetos o valores; en el pasivo o capital ajeno, así como en el capital
propio, están los dueños de esos objetos y valores.
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Función teórica del contador y práctica del empresario
Durante el desarrollo de la Contabilidad interviene un tercero llamado “Contador”, quien
conoce la disciplina contable y la variedad de sistemas de registro por los que ha pasado
esta especialidad. La actualización profesional continua lo mantiene al día en cuanto a
normas y procedimientos mediante los cuales lleva a cabo su práctica profesional. Es el
profesional que conoce el método y lo aplica, atento a las reglas que dicta la profesión y
a las disciplinas fiscales que tiene que atender.
En términos generales, la Contabilidad se ha clasificado en grupos y subgrupos, según
la naturaleza de cada cuenta, para el Balance General o Estado Financiero, así como
para el Estado de Resultados; los cuales, a través de sumas y restas, determinan la
utilidad o pérdida correspondiente al periodo que se examina presentándose en el
balance como complemento del capital. Si hay pérdida se resta al capital; si se obtiene
ganancia se suma al capital.
Los principales grupos del Balance están representados por el activo, que a su vez se
clasifica en activo circulante integrado por valores de inmediata realización. El activo fijo
se representa con valores tangibles de larga duración sujetos a depreciación; el activo
diferido, por pagos anticipados amortizables al paso del tiempo.
Para materializar el registro de operaciones, los sistemas de registro son un factor
determinante que ha evolucionado desde el sistema continental hasta los actuales
programas electrónicos, siempre conservando la esencia contable. La Contabilidad se
liga con el control interno y la administración, es decir, se involucra la responsabilidad del
empresario con la actuación del Contador Público para confirmar la veracidad de las
operaciones realizadas.
La Contabilidad Teórica y la Contabilidad Práctica se complementan para expresar el
correcto movimiento de las operaciones, evaluar las necesidades del negocio, establecer
procedimientos de contratación de personal, de control de las mercancías, de la
determinación de costos y precios de venta, etc. Lo práctico radica en el movimiento, las
decisiones inmediatas para la solución de problemas rutinarios; lo Teórico, en el análisis
y la aplicación de técnicas para obtener información periódica que conduzca a una mejor
toma de decisiones.
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Las instituciones bancarias
El control de operaciones a través de las instituciones bancarias ha sido un excelente
procedimiento de control, ya que se envían y reciben mensualmente los estados de
cuenta bancarios. Estos estados de cuenta son registros diarios analíticos, en orden
cronológico, con algunos datos ocultos para conservar la confidencialidad de la
información. En ellos aparecen los depósitos realmente efectuados y los cheques
realmente expedidos. Actualmente, con la tecnología se están efectuando transferencias
electrónicas para ambas acciones, lo que permite usarlo como un diario tabular,
localizando los documentos o pólizas que tienen anexos los comprobantes que la
verifican.
Para aprovechar contablemente el estado de cuenta bancario mensual se puede utilizar
un registro tabular (Excel). Actualmente los datos bancarios se consultan por internet, se
aplica la acción de copiar y se pega en una hoja de Excel, añadiéndole columnas o
campos, generalmente los estados de cuenta manejan cinco campos correspondientes a
lo siguiente: fecha, concepto, retiros, depósitos y saldo.
Al exportar estos datos a la hoja de Excel también se pueden abrir otros campos.
Después del concepto, el cual es un dato de referencia, estos campos son los siguientes:
nombre, RFC, cuenta, subcuenta, importe, IVA total (utilizando el concepto de retiros y
depósitos para el total de la operación).
A final de mes se debe ordenar y sumar esta hoja en la columna de valores para obtener
datos sumamente valiosos. Mediante este procedimiento se podrán determinar los
impuestos del IVA, el DIOT, ISR; cuotas del IMSS, SAR, Infonavit; retenciones de IVA e
ISR, entre otros; además se puede elaborar la balanza de comprobación mensual.
Son muchas las alternativas de registro. En los sistemas computarizados como el COI,
NOI, Pachiolli, Compact, entre otros, se aplica el sistema de pólizas, el cual consiste en
elaborar un documento contabilizador cuyo valor se da al responsabilizar a la persona
que realiza la operación, la autoriza y la captura.
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El estado de cuenta bancario corrobora la veracidad de las operaciones bancarias a
través de la conciliación bancaria, localizando el correcto o incorrecto registro de las
operaciones realizadas en un periodo generalmente mensual.
Características de la Contabilidad
La Contabilidad es una materia altamente confidencial en sus procesos de registro
correspondientes: análisis, concentración, verificación e información. Se protegen
detalles que son secretos inviolables en el movimiento del dinero, en la producción, en la
tecnología, etc.
En la Contabilidad Práctica los propietarios del negocio conocen sus productos y los retos
a vencer para lograr sus objetivos. En la Contabilidad Teórica se establecen las reglas y
principios que deben reunir para su debido control y registro.
La Contabilidad Práctica se ejecuta en movimiento, produce mucho ruido, aprovecha
oportunidades, informa al instante. La contabilidad Teórica se hace en silencio, analiza,
busca, compara, aplica procedimientos, registra, calcula, realiza cortes parciales, informa
periódicamente. La Contabilidad Práctica y la Contabilidad Teórica, diferentes pero
complementarias, surgen de la necesidad de estar informados, de hacer historia, dejar
huella. Ambas administran el movimiento del dinero y lo transforman en obligaciones y
derechos; donde se gana o se pierde; se multiplica o desaparece; se reinvierte o se
quiebra.
Contabilidad Práctica
La Contabilidad Práctica busca la operación: compra, vende, analiza el mercado,
promociona, se comunica por diversos medios (teléfono, correo electrónico), consulta
saldos, selecciona, entrevista, gasta, invierte, visita, recibe, entrega, deposita, hace
cheques, transferencias, realiza anotaciones informales, toma decisiones, está en
movimiento todo el tiempo, pensando en lo que sigue, en fin, busca la innovación.
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Contabilidad Teórica
Espera los documentos probatorios, da seguimiento a la operación, revisa documentos,
los clasifica y archiva, elabora conciliaciones bancarias. Aplica la técnica contable con
algún sistema de registro, elabora pólizas, captura información, contabiliza, concentra,
verifica, elabora estados financieros e informa a las personas indicadas.
La labor del Contador Público se debe considerar como un factor importante en relación
con la conciliación bancaria, ya que es un reporte cruzado entre las operaciones
realizadas por la empresa y las registradas por el banco.
Conclusiones
Es un hecho que la Contabilidad está presente en todas las actividades económicas del
ser humano; por algo ha despertado la curiosidad de científicos o ingenieros mecánicos,
entre otros, desde la antigüedad hasta nuestros días. Por ejemplo, el análisis y la captura
de la información del documento, principal trabajo de la Contabilidad, ha sido resuelto a
través del uso de inventos científicos, como las sumadoras o máquinas registradoras
colocadas en los puntos de venta, principalmente tiendas de auto-servicio, restaurantes,
entre otros negocios. Sin embargo estas “cajas” representan un gran apoyo
administrativo; no una solución contable integral.
Todas las personas, desde muy temprana edad, saben hacer cuentas; pero la
contabilidad no es nada más eso. Es sólo el principio de una serie de análisis y reflexiones
para poder cumplir con una información útil y confiable que debe reflejarse por periodos
y en reportes específicos. Derivada de la Contabilidad surge la información para el fisco
y los accionistas, por lo que debe ser clara y confiable.
Actualmente, debido al vertiginoso avance de la tecnología se han inventado
procedimientos de control y registro de operaciones con diversos programas; sin
embargo, éstos no han eliminado el trabajo de archivo, ni el de captura de la información.
La Contabilidad tiene como propósito contribuir con la información financiera de la
administración para el fisco. Los mecanismos de captura deberán permitir el cálculo de
impuestos mensuales, tales como el IVA, las retenciones de impuestos, las declaraciones
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informativas por operaciones con terceros, las cuotas del IMSS, SAR o Infonavit, el pago
provisional del ISR, y cualquier otro impuesto correspondiente a la actividad de la
empresa.
En las recientes disposiciones fiscales aparece como obligación elaborar las facturas
electrónicas de clientes y proveedores, las pólizas y la balanza de comprobación; así
como todo lo relacionado con la contabilidad.
La Contabilidad Teórica y la Práctica son un conjunto de acciones que se complementan
para generar una mejor información. Las estrategias del hombre de negocios para
establecerse en el mercado, la contratación de personal, el producto que va a vender, la
innovación y la elaboración de presupuestos son labores que realizan de manera
conjunta el empresario y el Contador Público; es decir, se aprovecha la práctica de uno
y la técnica del otro.
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