VIII Contenido INFORME ESPECIAL Las pruebas de cumplimiento ..................................................................................................................................................................... VIII-1 Ficha Técnica Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil Título : Las pruebas de cumplimiento Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 165 - Segunda Quincena de Agosto 2008 1. Aspectos Generales Las pruebas de cumplimiento consisten en reunir evidencias suficientes por el auditor para concluir si los sistemas de control establecidos por la gerencia, prevén o detectan debilidades, errores potenciales que pudieran tener un efecto importante en los estados financieros o en el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Las pruebas de cumplimiento están diseñadas para respaldar la evaluación de la aparente confiabilidad de los procedimientos específicos de control. La evaluación se hará determinando si los procedimientos de control están funcionando de manera efectiva, según se diseñaron durante todo el período. Estas pruebas pueden implicar el examen de la documentación de transacciones para buscar la presencia o ausencia de atributos específicos. Al realizar este tipo de pruebas, el auditor puede aplicar las técnicas de auditoría, como son: la observación, la inspección de documentación, certificación, entre otros. Los procedimientos de la auditoría podrán variar si, como resultado de las pruebas de cumplimiento, se detectan debilidades o desviaciones a los procedimientos de control. Los controles internos están clasificados en las siguientes categorías: • Controles de informes financieros Son las políticas y procedimientos que se refieren a la habilidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar los datos financieros N° 165 Segunda Quincena - Agosto 2008 consistentes con las aseveraciones en los estados financieros. • Controles de presupuesto Son las políticas y procedimientos utilizados para manejar y controlar el uso de los fondos asignados por el tesoro público u otras fuentes de financiamiento. • Controles de cumplimiento Se refieren a la administración del trabajo en la entidad. Estos controles incluyen políticas y procedimientos para llevar a cabo los objetivos de la entidad, tales como planeamiento, programación, economía, eficiencia y efectividad. La administración utiliza estos controles para suministrar una seguridad razonable de la entidad como: - Alcance de objetivos. - Mantiene los estándares de calidad. - Hace lo que la administración indica. Los controles operativos también incluyen los controles de ejecución que son políticas y procedimientos diseñados para suministrar seguridad razonable, asegurar que los datos reportados sobre el empeño o ejecución sean registrados apropiadamente y contabilizarse para permitir la preparación de la información confiable y completa. Algunos controles de política y procedimientos pertenecen a más de una categoría de controles. Ejemplo, los controles sobre información financiera incluyen controles sobre la precisión y la totalidad de los registros del inventario. Estos controles son necesarios para suministrar registros de inventarios completos y precisos, para permitir a la administración, analizar y monitorear niveles de inventario para un mejor control de las operaciones y tomar decisiones. 2. Objetivos El objetivo de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al contador público una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos contables están siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos descritos. Sin embargo, el contador público puede decidir no confiar en los mismos si ha llegado a la conclusión de: Informe Especial Las pruebas de cumplimiento a) Los procedimientos no son satisfactorios para este propósito. b) El trabajo necesario para comprobar el cumplimiento de los procedimientos descritos es mayor que el trabajo que se realizaría en el caso de no confiar en dichos procedimientos. Esta última conclusión puede resultar de consideraciones relativas a la naturaleza o número de las transaciones o saldos involucrados, los métodos de procedimiento de datos que se estén usando y los procedimientos de auditoría que puedan ser aplicados al realizar las pruebas sustantivas. Las pruebas de cumplimiento están íntimamente interrelacionadas con las pruebas sustantivas y, en la práctica, los procedimientos de auditoría suministran, al mismo tiempo, la evidencia de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable, así como la evidencia requerida de las pruebas sustantivas. 3. Naturaleza El control interno contable requiere no solamente que ciertos procedimientos sean realizados, sino que éstos sean apropiados a los objetivos establecidos. Algunos aspectos del control interno contable requieren procedimientos que no son necesarios para la ejecución de las transacciones. Este tipo de procedimientos incluye la aprobación o verificación de documentos que evidencien las transacActualidad Empresarial VIII -1 VIII Informe Especial ciones y, por consiguiente, la inspección de los documentos relativos para obtener la evidencia mediante firmas, iniciales, sellos de autorizaciones y otros controles similares para indicar si se realizaron, quién los realizó y para permitir una evaluación de la corrección en su ejecución. Otros aspectos del control interno contable requieren una segregación de funciones de manera que ciertos procedimientos sean efectuados independientemente. La realización de estos procedimientos es por sí misma evidente en el desarrollo de una actividad o en la existencia de sus registros esenciales. Consecuentemente, las pruebas de cumplimiento tienen también la finalidad fundamental de determinar si los procedimientos fueron realizados por personas que no tuvieran funciones incompatibles. El contador público deberá remitirse a la observación y comprobación de las funciones que realiza el personal de la empresa, para corroborar la información obtenida durante la revisión inicial del sistema. 4. ¿Cómo se desarrollan las pruebas de cumplimiento y su extensión? El propósito de las pruebas de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable es suministrar un grado razonable de seguridad de que éstos están en vigor y se utilizan tal y como se planificaron. Determinar lo que constituye un grado razonable de seguridad es una cuestión de juicio para el contador público, ya que depende de la naturaleza, período y extensión de las pruebas y de los resultados obtenidos. En lo que respecta a su extensión, las pruebas de cumplimiento deberían aplicarse a las transacciones ejecutadas durante todo el período que se está auditando, de acuerdo con el concepto general de muestreo, de que las partidas que vayan a ser examinadas deben seleccionarse del conjunto de datos a los cuales deban aplicarse las conclusiones resultantes. Los contadores públicos normalmente realizan tales pruebas durante su trabajo preliminar. Cuando este sea el caso, la aplicación de tales pruebas a todo el período restante puede no ser necesaria. Los factores que deben considerarse al respecto incluyen: a) Los resultados de las pruebas durante el período preliminar. b) Las respuestas e indagaciones concernientes al período restante. c) La extensión del período restante. d) La naturaleza y el número de las transacciones y los saldos involucrados. VIII-2 Instituto Pacífico e) La evidencia del cumplimiento, dentro del período restante, que puede obtenerse de las pruebas sustantivas realizadas por el contador público o de las pruebas realizadas por los auditores internos. f) Otros puntos que el contador público puede considerar de interés. Las pruebas de cumplimiento deben aplicarse sobre bases subjetivas o sobre bases estadísticas. 5. Características de un sistema de control interno Un sistema de control interno puede consistir en un juego de libros de contabilidad y registros auxiliares bien llevados con tal segregación de cuentas que puede ser factible de análisis y comprensión inmediata de las operaciones que ningún empleado o funcionario tenga control absoluto de una transacción a través de todas sus fases. Incluye también el plan de organización y todo los métodos y medidas que adopte la entidad para salvaguardar sus activos, establecer procedimientos adecuados para verificar el registro y la responsabilidad de los datos de contabilidad. Para promover la eficacia de la operación y para alentar a las políticas de la dirección que sigan tal como fueron prescritas, preparar cuidadosamente el plan contable manual de procedimientos de contabilidad para promover la correcta clasificación de los datos y el uso de los registros adecuados. 6. Transacciones en ciclos Las transacciones en ciclos permiten establecer una relación entre las partes que intervienen en el proceso y cuya secuencia de las acciones es como sigue para cada ciclo, tenemos: - Identificación de las técnicas de control utilizadas por la entidad para lograr dichos objetivos. Identificación de los objetivos de control interno aplicables al ciclo de transacción. Evaluación del cumplimiento de los objetivos del control interno. Fijación de la naturaleza, extensión y oportunidad en la aplicación de las pruebas practicas de auditoría. 7. Procedimientos aplicables Los procedimientos que el auditor debe aplicar al realizar el estudio y evaluación del control interno por este método son los siguientes: • Identificación de funciones Cada transacción está compuesta de dos a más funciones. A su vez, una función está compuesta por una actividad central, un antecedente y un consecuente. Por lo tanto, el auditor habrá de identificar las actividades que conforman a una función, y cuya función da lugar a un ciclo. • Identificación de objetivos de control Se refiere a los objetivos de control internos aplicables a cada función. • Documentación de los procedimientos de proceso de cada función Consiste en documentar el análisis que se lleve a cabo en los procedimientos implícitos en cada función. Para tal efecto, el auditor puede auxiliarse en lo especificado de los métodos descriptivo y gráfico. • Obtención de información El auditor localiza información adicional a través de análisis de su archivo de referencia permanente, en las observaciones directas sobre el procedimientos de transacciones, en entrevistas con el personal de la entidad sujeta a auditoría, y en la revisión de los manuales de operación en uso en la entidad. • Entrevistas y observaciones Deben estar diseñadas para obtener información de como logra la entidad los objetivos de control interno manifestados. • Identificación de técnicas de control Se debe analizar el conjunto de actividades que se emplean para prevenir, detectar, corregir errores o irregularidades que pudieran ocurrir al procesar y registrar transacciones. La documentación, preparada por el auditor que se mencionó anteriormente, deberá enumerar todas las técnicas de control utilizadas por la entidad en cada función, con el objeto de poder obtener la certeza razonable de que el objetivo de control se logra total o parcialmente. Aunque es factible que el auditor realice por cualquier método descrito anteriormente sobre el estudio y, evaluación de control interno, en la práctica resulta más conveniente el empleo mixto de los mismos, ya que de este modo se logran los resultados más completos para el soporte de las conclusiones. El estudio y evaluación de control interno es el criterio que afirma el auditor respecto si este es bueno o débil, razonable, suficiente y si permite o no la consecución de los objetivos, es decir, que se establece la medida en que puede confiarse en él. Para lograr que el auditor emita un criterio, este debe tener conocimiento de la teoría de un buen control interno en actividades específicas. N° 165 Segunda Quincena - Agosto 2008