Las pruebas de cumplimiento

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Contenido
INFORME ESPECIAL
Las pruebas de cumplimiento
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Ficha Técnica
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Título : Las pruebas de cumplimiento
Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 165 - Segunda
Quincena de Agosto 2008
1. Aspectos Generales
Las pruebas de cumplimiento consisten en
reunir evidencias suficientes por el auditor
para concluir si los sistemas de control
establecidos por la gerencia, prevén o
detectan debilidades, errores potenciales
que pudieran tener un efecto importante
en los estados financieros o en el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Las pruebas de cumplimiento están
diseñadas para respaldar la evaluación
de la aparente confiabilidad de los
procedimientos específicos de control.
La evaluación se hará determinando
si los procedimientos de control están
funcionando de manera efectiva, según
se diseñaron durante todo el período.
Estas pruebas pueden implicar el examen
de la documentación de transacciones
para buscar la presencia o ausencia de
atributos específicos. Al realizar este tipo
de pruebas, el auditor puede aplicar las
técnicas de auditoría, como son: la observación, la inspección de documentación,
certificación, entre otros.
Los procedimientos de la auditoría
podrán variar si, como resultado de las
pruebas de cumplimiento, se detectan
debilidades o desviaciones a los procedimientos de control.
Los controles internos están clasificados
en las siguientes categorías:
• Controles de informes financieros
Son las políticas y procedimientos
que se refieren a la habilidad de la
entidad para registrar, procesar, resumir y reportar los datos financieros
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Segunda Quincena - Agosto 2008
consistentes con las aseveraciones en
los estados financieros.
• Controles de presupuesto
Son las políticas y procedimientos
utilizados para manejar y controlar
el uso de los fondos asignados por
el tesoro público u otras fuentes de
financiamiento.
• Controles de cumplimiento
Se refieren a la administración del trabajo en la entidad. Estos controles incluyen
políticas y procedimientos para llevar a
cabo los objetivos de la entidad, tales
como planeamiento, programación,
economía, eficiencia y efectividad. La
administración utiliza estos controles
para suministrar una seguridad razonable de la entidad como:
- Alcance de objetivos.
- Mantiene los estándares de calidad.
- Hace lo que la administración
indica.
Los controles operativos también
incluyen los controles de ejecución
que son políticas y procedimientos
diseñados para suministrar seguridad
razonable, asegurar que los datos reportados sobre el empeño o ejecución sean
registrados apropiadamente y contabilizarse para permitir la preparación de la
información confiable y completa.
Algunos controles de política y procedimientos pertenecen a más de
una categoría de controles. Ejemplo,
los controles sobre información financiera incluyen controles sobre la
precisión y la totalidad de los registros
del inventario.
Estos controles son necesarios para
suministrar registros de inventarios
completos y precisos, para permitir
a la administración, analizar y monitorear niveles de inventario para un
mejor control de las operaciones y
tomar decisiones.
2. Objetivos
El objetivo de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al contador
público una seguridad razonable de
que los procedimientos relativos a los
controles internos contables están siendo
aplicados tal como fueron establecidos.
Estas pruebas son necesarias si se va a
confiar en los procedimientos descritos.
Sin embargo, el contador público puede
decidir no confiar en los mismos si ha
llegado a la conclusión de:
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a) Los procedimientos no son satisfactorios para este propósito.
b) El trabajo necesario para comprobar
el cumplimiento de los procedimientos descritos es mayor que el trabajo
que se realizaría en el caso de no
confiar en dichos procedimientos.
Esta última conclusión puede resultar
de consideraciones relativas a la naturaleza o número de las transaciones
o saldos involucrados, los métodos
de procedimiento de datos que se
estén usando y los procedimientos de
auditoría que puedan ser aplicados al
realizar las pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento están
íntimamente interrelacionadas con las
pruebas sustantivas y, en la práctica, los
procedimientos de auditoría suministran,
al mismo tiempo, la evidencia de cumplimiento de los procedimientos de control
interno contable, así como la evidencia
requerida de las pruebas sustantivas.
3. Naturaleza
El control interno contable requiere no
solamente que ciertos procedimientos
sean realizados, sino que éstos sean apropiados a los objetivos establecidos.
Algunos aspectos del control interno
contable requieren procedimientos que
no son necesarios para la ejecución de las
transacciones. Este tipo de procedimientos incluye la aprobación o verificación
de documentos que evidencien las transacActualidad Empresarial
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ciones y, por consiguiente, la inspección de
los documentos relativos para obtener la
evidencia mediante firmas, iniciales, sellos
de autorizaciones y otros controles similares para indicar si se realizaron, quién los
realizó y para permitir una evaluación de
la corrección en su ejecución.
Otros aspectos del control interno contable requieren una segregación de funciones de manera que ciertos procedimientos sean efectuados independientemente.
La realización de estos procedimientos es
por sí misma evidente en el desarrollo de
una actividad o en la existencia de sus
registros esenciales. Consecuentemente,
las pruebas de cumplimiento tienen
también la finalidad fundamental de
determinar si los procedimientos fueron
realizados por personas que no tuvieran
funciones incompatibles. El contador
público deberá remitirse a la observación
y comprobación de las funciones que
realiza el personal de la empresa, para
corroborar la información obtenida durante la revisión inicial del sistema.
4. ¿Cómo se desarrollan las
pruebas de cumplimiento y
su extensión?
El propósito de las pruebas de cumplimiento de los procedimientos de control
interno contable es suministrar un grado
razonable de seguridad de que éstos
están en vigor y se utilizan tal y como se
planificaron. Determinar lo que constituye un grado razonable de seguridad es
una cuestión de juicio para el contador
público, ya que depende de la naturaleza, período y extensión de las pruebas y
de los resultados obtenidos.
En lo que respecta a su extensión, las
pruebas de cumplimiento deberían
aplicarse a las transacciones ejecutadas
durante todo el período que se está
auditando, de acuerdo con el concepto
general de muestreo, de que las partidas que vayan a ser examinadas deben
seleccionarse del conjunto de datos a los
cuales deban aplicarse las conclusiones
resultantes.
Los contadores públicos normalmente
realizan tales pruebas durante su trabajo
preliminar.
Cuando este sea el caso, la aplicación de
tales pruebas a todo el período restante
puede no ser necesaria. Los factores
que deben considerarse al respecto
incluyen:
a) Los resultados de las pruebas durante
el período preliminar.
b) Las respuestas e indagaciones concernientes al período restante.
c) La extensión del período restante.
d) La naturaleza y el número de las transacciones y los saldos involucrados.
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e) La evidencia del cumplimiento, dentro del período restante, que puede
obtenerse de las pruebas sustantivas
realizadas por el contador público
o de las pruebas realizadas por los
auditores internos.
f) Otros puntos que el contador público
puede considerar de interés.
Las pruebas de cumplimiento deben
aplicarse sobre bases subjetivas o sobre
bases estadísticas.
5. Características de un sistema
de control interno
Un sistema de control interno puede consistir en un juego de libros de contabilidad
y registros auxiliares bien llevados con tal
segregación de cuentas que puede ser factible de análisis y comprensión inmediata
de las operaciones que ningún empleado
o funcionario tenga control absoluto de
una transacción a través de todas sus fases.
Incluye también el plan de organización y
todo los métodos y medidas que adopte
la entidad para salvaguardar sus activos,
establecer procedimientos adecuados para
verificar el registro y la responsabilidad de
los datos de contabilidad.
Para promover la eficacia de la operación y para alentar a las políticas de la
dirección que sigan tal como fueron prescritas, preparar cuidadosamente el plan
contable manual de procedimientos de
contabilidad para promover la correcta
clasificación de los datos y el uso de los
registros adecuados.
6. Transacciones en ciclos
Las transacciones en ciclos permiten
establecer una relación entre las partes
que intervienen en el proceso y cuya
secuencia de las acciones es como sigue
para cada ciclo, tenemos:
-
Identificación de las técnicas de
control utilizadas por la entidad para
lograr dichos objetivos.
Identificación de los objetivos de
control interno aplicables al ciclo de
transacción.
Evaluación del cumplimiento de los
objetivos del control interno.
Fijación de la naturaleza, extensión y
oportunidad en la aplicación de las
pruebas practicas de auditoría.
7. Procedimientos aplicables
Los procedimientos que el auditor debe
aplicar al realizar el estudio y evaluación
del control interno por este método son
los siguientes:
• Identificación de funciones
Cada transacción está compuesta de
dos a más funciones. A su vez, una
función está compuesta por una actividad central, un antecedente y un
consecuente. Por lo tanto, el auditor
habrá de identificar las actividades
que conforman a una función, y cuya
función da lugar a un ciclo.
• Identificación de objetivos de
control
Se refiere a los objetivos de control
internos aplicables a cada función.
• Documentación de los procedimientos de proceso de cada
función
Consiste en documentar el análisis
que se lleve a cabo en los procedimientos implícitos en cada función.
Para tal efecto, el auditor puede
auxiliarse en lo especificado de los
métodos descriptivo y gráfico.
• Obtención de información
El auditor localiza información
adicional a través de análisis de su
archivo de referencia permanente,
en las observaciones directas sobre
el procedimientos de transacciones,
en entrevistas con el personal de la
entidad sujeta a auditoría, y en la revisión de los manuales de operación
en uso en la entidad.
• Entrevistas y observaciones
Deben estar diseñadas para obtener
información de como logra la entidad los objetivos de control interno
manifestados.
• Identificación de técnicas de control
Se debe analizar el conjunto de
actividades que se emplean para
prevenir, detectar, corregir errores o
irregularidades que pudieran ocurrir
al procesar y registrar transacciones.
La documentación, preparada por el
auditor que se mencionó anteriormente,
deberá enumerar todas las técnicas de
control utilizadas por la entidad en cada
función, con el objeto de poder obtener
la certeza razonable de que el objetivo de
control se logra total o parcialmente.
Aunque es factible que el auditor realice
por cualquier método descrito anteriormente sobre el estudio y, evaluación de
control interno, en la práctica resulta
más conveniente el empleo mixto de los
mismos, ya que de este modo se logran
los resultados más completos para el
soporte de las conclusiones.
El estudio y evaluación de control
interno es el criterio que afirma el auditor respecto si este es bueno o débil,
razonable, suficiente y si permite o no
la consecución de los objetivos, es decir,
que se establece la medida en que puede
confiarse en él.
Para lograr que el auditor emita un criterio, este debe tener conocimiento de
la teoría de un buen control interno en
actividades específicas.
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