Sociedad de la Información e Instituciones Documentales

6 de Marzo de 2002
Tema 1:
LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y LAS INSTITUCIONES DOCUMENTALES
• LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN.
Desde el inicio de la Revolución Industrial hasta la actualidad, con la Revolución Tecnológica e informativa,
hemos experimentado un gran cambio cualitativo desde una Sociedad Industrial a otra Sociedad de la
Información.
En este desarrollo y evolución, las tecnologías han tenido un papel determinante y fundamental, hoy son las
Tecnologías de la Información las que modifican continuamente la forma e interior de la estructura social,
económica y cultural de todas las sociedades. Así, en los países industrializados, entre el 40 y el 47 % trabajan
en este nuevo sector (tecnologías de la información). Por tanto, aquellos factores que antes determinaban el
poder de un país (Tierra, trabajo y capital) quedan relegados frente a este nuevo factor a considerar (la
información).
Esto da lugar a su vez al paso de la competencia basada en economías de escala (mayor importancia cuanto
más grandeza y poder) a la competencia basada en el conocimiento (datos e información).
Las TI (Tecnologías de la Información) permiten procesar, almacenar, recuperar y comunicar información
en cualquiera de sus formas, sin importar la distancia, el tiempo o el volumen.
Este boom venido de manos de la Revolución afectó y está afectando a todos los sectores, agentes (empresas e
instituciones) públicos y privados, y todos sus procesos en:
• Transmisión de datos e información (satélites, fibra óptica).
• Tratamiento de datos e información (desarrollo de procesadores).
• Almacenamiento de datos e información (cd−rom).
Pero para posibilitar ese desarrollo venido de manos de las Tecnologías de la Información ha sido necesaria la
unión de tres áreas científicas: Informática, telecomunicaciones y microelectrónica.
La conjunción de ordenadores, periféricos e informática ha permitido y necesita de nuevo software y hardware
adaptado a las nuevas necesidades y cada vez más económico y potente. Así encontramos:
• Redes de comunicación: LAN (Red de Área Local) y WAN (Red de Área Extendida).
• Telecomunicaciones: Teletexto, videotex (no llegó prácticamente a implantarse, pues su desarrollo se
vio desbordado por la aparición de Internet), Internet, EDI (posibilita el intercambio electrónico de
datos), TEF (Supone la transformación electrónica de los fondos), telefonía móvil, videoconferencia,
correo electrónico, fibra óptica, banda ancha, satélites.
• A la vez, todo ello ha permitido el desarrollo de la Inteligencia artificial y los sistemas expertos,
que actualmente se estudian enormemente.
• También la aparición de la ofimática (Informática aplicada a las necesidades y problemas que se
plantean en las oficinas), la automatización y la robótica (aplicable a los procesos técnicos de
empresas e instituciones).
De manera determinante, toda esta enorme evolución y desarrollo plantea nuevas necesidades para las
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Instituciones y Empresas Documentales. Para conseguir mantener su nivel de competencia en el mercado
deberán adaptarse a las nuevas circunstancias, replantear sus métodos de actuación, sus recursos y productos y
servicios. Esto es, el diseño de una Estrategia y Plan de Acción correlativo a la Sociedad de la Información.
En Murcia, ESSIMUR se encarga de la planificación y desarrollo de estas Estrategias y Planes de Acción en
www.ifrm−murcia.es/essimur. También sería aconsejable mirar la página del Instituto Nacional Español
(INE) en www.ine.es.
Las TI tienen una aplicación efectiva con su aplicación en diversos sectores y campos y la vez generan nuevas
necesidades de adaptación a la nueva realidad:
• Eliminan la necesidad de contacto físico entre el usuario y el documento.
• Nuevo diseño del puesto de trabajo (Se requieren nuevas especialidades y conocimientos).
• Nuevo diseño de escenario informativo−documental (proveedores, clientes, globalización,
competitividad). La globalización ha afectado a la competencia ampliando los campos de actuación y
aplicación en materia de calidad, contenido y servicios añadidos, es decir, hace más fuerte la
competencia.
• Nuevos diseños de instituciones y empresas de información y documentación.
Las bibliotecas del futuro comprenderán no solo un lugar físico, serán también virtuales, incluso algunas de
ellas desaparecerán o no se crearán ya en un espacio físico, sino accesibles únicamente por PC. Por tanto,
deberán poseer y serán bases de datos en línea, con textos completos e información ordenada.
• LAS INSTITUCIONES Y EMPRESAS DOCUMENTALES COMO ORGANIZACIONES Y SUS
TIPOLOGÍAS.
Las Instituciones Documentales deben entenderse más bien como organizaciones. Es decir como: Un
conjunto de elementos humanos y materiales, que trabajan bajo una dirección y que persiguen la consecución
de un objetivo común: Dar un servicio que satisfaga a los usuarios.
La organización es un sistema (conjunto de elementos orientados a un fin). Es un sistema social (porque lo
compone un conjunto de personas) y técnico (porque usa tecnología y se vale y genera procesos tecnológicos).
Incluye una serie de procesos que requieren de inputs (libros, personal, etc.) que permitan outputs (salida de
servicios y productos que requieren los usuarios). Consecuentemente, se trata de un sistema abierto (se
relaciona con otras personas, instituciones y empresas).
Por tanto, podemos entender la unidad documental como:
Institución o empresa documental con personal especialista en I + D, y otros procesos técnico−económicos,
que recoge, analiza y trata información interna y externa de la organización de la que forma parte a fin de
añadirle valor (generar utilidad).
Las organizaciones van a caracterizarse por tener:
• Una finalidad. Da lugar a dos tipos de organización: Económica (empresa, con ánimo de lucro) o
social (institución que busca satisfacer a la sociedad).
• Un objeto: producción, análisis, conservación o difusión de información y documentación (caso de
empresas o instituciones documentales).
• Titularidad. Son públicas (si dependen de la Administración Pública) o privadas.
• Financiación. Esta está directamente ligada a la titularidad. Podrán ser, por tanto, públicas o privadas.
La organización es un sistema sociotécnico abierto, así puede representarse:
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Todos estos son subsistemas con objetos e índices para medirlos
POR TANTO:
Una unidad documental es una institución o empresa documental, constituida por un conjunto de elementos
humanos, materiales e inmateriales. Que cumple con un proceso tecnológico en el que hay entradas (Input) y
salidas (Output). Es un sistema de poder y cultura, enmarcado en una economía política.
SISTEMA OBJETIVO
Eficiencia
Técnico
técnico−económica.
DEFINICIONES
Productividad.
Rentabilidad.
Dirección
Eficiencia. Eficacia.
Funciones y responsabilidad
administrativas.
Satisfacción.
Relaciones interpersonales.
Humano
Cultural
Político
Eficiencia directiva.
Satisfacción de los
individuos.
Eficiencia global.
Equilibrio interno y
externo.
ASPECTO DOMINANTE
Tecnología. Transformación de valor.
Desarrollo organizativo. Ideas y valores.
Equilibrio.
Poder de los sujetos.
EFICACIA: Conseguir el objetivo propuesto.
EFICIENCIA: Conseguir el máximo aprovechamiento, el mejor resultado al menor coste.
EJEMPLO DEL TEMA: La biblioteca universitaria.
El Artículo 1º del Reglamento de la Biblioteca Universitaria la define: Una unidad funcional (esto es,
integrada en otra unidad mayor: la universidad) en la que se organizan, procesan, custodian y ponen a
disposición de los usuarios (fin social) todos los fondos documentales de la Universidad, con independencia
del soporte en que se hallen, del lugar en que estén depositados y de los conceptos presupuestarios con cargo a
los cuales hayan sido adquiridos. Se estructura en: Servicios Centrales; Biblioteca de Campus y Centros de
Documentación especializados.
EJEMPLO DEL TEMA: La biblioteca regional de Murcia.
Es una institución social con financiación pública. Tiene 3 funciones a cumplir:
• Responsable del Patrimonio informativo Regional.
• Gestora de la Biblioteca Pública del Estado en Murcia.
• Cabecera de la red de Bibliotecas Públicas.
CONCEPTOS A ESTUDIAR
Número de productos o servicios vendidos x su precio de venta (PVP).
Ingreso
Coste
En una biblioteca pública procede de la administración, luego los clientes y el uso que dan a
los productos tienen menor incidencia.
Todo lo necesario que compramos o adquirimos para producir u ofertar nuestros servicios y
productos.
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Comprendería: compra de materiales y materias primas, salarios, seguridad social,
suministros (agua, luz, etc.), servicios auxiliares de otras empresas externas, amortización
(pérdida de valor económico de un bien por su envejecimiento o su obsolescencia
tecnológica), tributos (impuestos al Estado) y gastos financieros (intereses a pagar por
préstamos que recibimos en un momento determinado).
BENEFICIO BRUTO O BAII (Beneficio antes de intereses e impuestos) = ingresos −
gastos (incluye materiales y materias primas, seguridad social, salarios, suministros y
servicios auxiliares).
Beneficio
BAI (Beneficio antes de interés): BAII − Interés (Gasto financiero).
BENEFICIO NETO: BAI − Impuestos.
Conjunto de bienes y derechos que posee una empresa o institución.
Activo
Pasivo
Lo componen: edificios, objetos, tierra, capital social, dinero que nos deben.
Capital que debemos a otras personas, empresas o instituciones.
Capital aportado en una empresa por sus socios o accionistas.
Neto
patrimonial
NETO PATRIMONIAL = K (Capital)
Mide la eficiencia técnica. Para compararla con la de otras empresas.
Puede medirse en unidades físicas o técnicas (o económicas):
P = VS
VC
Productividad
P (hombre) = 100 (mesas) = 10 m/h.
10 horas
P (unidades monetarias) = 100 (m x precio) = 1000 pts/h.
100 horas
Es uno de los índices más usados por las empresas para medir su eficiencia económica.
Ventas
Rendimiento
R = Beneficio / Activo
Neto patrimonial
Se mide en tanto por ciento. Para ello el resultado se multiplica por 100.
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SISTEMA SOCIAL Y TÉCNICO ABIERTO (Procesos tecnológicos)
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INPUT
OUTPUT
Engloba a personas con capacidad de toma de decisiones. Se agrupan en 3 niveles: De alta dirección
(Dirección General); media dirección (Al frente de los departamentos funcionales o geográficos); dirección
operativa (supervisores). Define los objetivos de la empresa y busca y mide su eficiencia mediante unas
herramientas.
ENTORNO
ENTORNO
Sistema
político
Sistema
cultural
Sistema
humano
Sistema
dirección
Sistema
técnico
Persigue la satisfacción del trabajador y su promoción en la empresa.
Venden u ofrecen servicios al exterior
Se relaciona con otros sistemas y organizaciones
Determinado por los grupos de influencia según la teoría de los grupos, esenciales para el estudio de las
empresas no lucrativas. Grupos: Usuarios, financiadores, administradores de los que dependen.
Es una cultura organizativa: Una forma de entender y ver las cosas. Se puso de manifiesto con 2 profesores
norteamericanos que realizaron encuestas y estudios en distintas empresas y países.
NETO PATRIMONIAL
NETO PATRIMONIAL
ACTIVO
PASIVO
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