GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.1/41 1. OBJETIVO Definir las actividades requeridas para el trámite de las comunicaciones oficiales así como la gestión de las mismas dentro de la Entidad. 2. ALCANCE Inicia desde la recepción de las comunicaciones oficiales de entrada, hasta el envío de comunicaciones oficiales de salida del COPNIA, incluyendo la generación y gestión de los memorandos. 3. NORMATIVIDAD Tipo Número Titulo Fecha Ley 527 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se 18/08/1999 establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 Ley General de Archivos Acuerdo 060 (Consejo Directivo del Archivo General de la Nación) Ley 1369 Ley 1437 Directiva Presidencial 04 Ley 1755 Norma Icontec Norma Icontec 3393 GTC 185 14/07/2000 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en 30/10/2001 las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo 30/12/2009 18/01/2011 03/04/2012 30/06/2015 Redacción de cartas y oficios comerciales Documentación Organizacional 2009 GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.2/41 4. DEFINICIONES 5.1.1. Comunicaciones Oficiales: Son todas todos los documentos recibidos o producidos en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Entidad, independientemente del medio utilizado. 5.1.2. Comunicaciones Oficiales Externas: Son las comunicaciones de entrada o salida, provenientes o con destino a otras entidades o particulares, que requieren trámite por la Entidad. 5.1.3. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. 5.1.4. Correo Certificado: Es un servicio diseñado para el manejo de toda clase de comunicaciones que requieren de tratamiento especial o con seguimiento y control en todos sus procesos a nivel nacional. La distribución o entrega se realiza en cada dirección destino obteniendo la firma e identificación de quien recibe el envío en planillas de la empresa de correo y sirve como prueba judicial. 5.1.5. Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. 5.1.6. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior. 5.1.7. Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva. 5.1.8. Firma digital: De acuerdo con lo establecido por la Ley 527 de 1999, es un equivalente funcional de la firma manuscrita, para ello cuenta con los siguientes atributos jurídicos: Autenticidad: permite garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen del mismo y tener la plena seguridad que quien remite el mensaje es realmente quien dice ser. Integridad: garantiza que el mensaje de datos o información electrónica no haya sido alterado ni modificado. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.3/41 No repudio: el emisor no podrá negar el conocimiento de un mensaje de datos ni los compromisos adquiridos a partir de éste. Confidencialidad: permite garantizar que un mensaje de datos no pueda ser conocido sino por su emisor y los receptores deseados. El contenido del mensaje de datos no podrá ser conocido por ningún tercero no autorizado 5.1.9. Foliar: Acción de numerar hojas. 5.1.10. Folio: Hoja 5.1.11. Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax 5.1.12. Mensajería Especializada: Se entiende por mensajería especializada, la clase de servicio postal prestado con independencia de las redes postales oficiales del correo nacional e internacional, cuyas características especiales deben cumplir las empresas que prestan este servicio. 5.1.13. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. 5.1.14. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de control, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. 5.1.15. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. 5.1.16. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.4/41 5.1.17. Tabla de retención documental (TRD): Listado de series y Subseries con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del ciclo vital de los documentos (archivo de gestión o de oficina, archivo central y archivo histórico). 5.1.18. Unidad de Correspondencia Nacional: Oficina principal encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones allegadas al COPNIA. 5.1.19. Unidades de Correspondencia Seccionales: Puntos satélites de atención, encargados de gestionar los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones allegadas al COPNIA con la dirección de la Unidad de Correspondencia Nacional. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1.20. La Unidad de Correspondencia Nacional, actuará como oficina central del COPNIA, a través de la cual se coordinará toda la gestión y control de comunicaciones de entrada y de salida de la Entidad. Conforme con la norma, los Consejos Seccionales actuaran como puntos satélites de atención y se denominarán Unidades de Correspondencia Seccionales. Son funciones de la Unidad de Correspondencia Nacional: a. Formular los proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de búsqueda y referencia de éstos documentos, acorde con la misión, visión, plan estratégico, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos en la ley, normas internas y reglamentación emanada por el Archivo General de la Nación - AGN. b. Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva y oportunidad, con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno y la entrega del radicado correspondiente al usuario. c. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia. d. Proponer métodos y procedimientos, y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos de las unidades de correspondencia. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.5/41 e. Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieran. f. Atender con prioridad a mujeres embarazadas o de niños de brazos, menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones y solicitar información sobre el trámite de su requerimiento. 5.1.21. La coordinación y operación de la Unidad de Correspondencia Nacional está bajo la supervisión del Profesional de Gestión Administrativa, apoyado por el Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional y en lo de su competencia por el Profesional de Atención al Usuario. 5.1.22. El objetivo de la figura de la unidad de correspondencia es servir como unidad central de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de las comunicaciones, por ende, debe contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. 5.1.23. Los procedimientos establecidos deben contribuir al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, central e histórico. 5.1.24. Las Unidades de Correspondencia Seccionales tendrán las siguientes funciones: a. Aplicar los proyectos y programas que adopte la Entidad para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de búsqueda y referencia de éstos documentos, acorde con la misión, visión, plan estratégico, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos en la ley, normas internas y reglamentación emanada por el Archivo General de la Nación - AGN. b. Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva y oportunidad, con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno y la entrega del radicado correspondiente al usuario. c. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.6/41 d. Atender con prioridad a mujeres embarazadas o de niños de brazos, menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones y solicitar información sobre el trámite de su requerimiento. 5.1.25. La coordinación y operación de las Unidades de Correspondencia Seccionales está bajo la supervisión del Secretario Seccional. 6. COMUNICACIONES OFICIALES POR MENSAJES DE DATOS 6.1.1. La unidad de correspondencia controla las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, por medios electrónicos, ópticos o similares, como Internet y correo electrónico (mensajes de datos), tanto internas como externas del COPNIA en cumplimiento de sus funciones. 6.1.2. Toda comunicación oficial externa que sea recibida por medio de mensajes de datos, en cumplimiento de las funciones de la Entidad, debe ser registrada y radicada en el sistema de información creado para tal fin. Los mensajes de datos que no requieren radicación son todos los mensajes de datos de carácter personal y/o que no se enmarcan en el contexto de una comunicación oficial para el COPNIA o aquellos mensajes recibidos por redes sociales o mensajes de chat, puesto que los datos de la comunicación quedan registradas en dicho medio. 6.1.3. El correo electrónico institucional de la entidad es [email protected], el cual constituye el vínculo oficial de comunicación entre los ciudadanos y el COPNIA; sin embargo de acuerdo a la ley 1437 de 2011 se ha habilitado el correo electrónico [email protected] como buzón exclusivamente para recibir notificaciones judiciales; estos dos canales serán los únicos que podrán ser divulgados a la ciudadanía en general. Los siguientes correos institucionales con su correspondiente administración solo podrán ser usados para la recepción de temas relacionados a cada proceso o seccional, pero no serán comunicados a la ciudadanía por la página web ni en los membretes de la papelería institucional o en la publicidad. Cuenta Administración 1. [email protected] Unidad de Correspondencia Nacional 2. 3. 4. Buzón electrónico página web [email protected] [email protected] 5. [email protected] 6. [email protected] Oficina de Atención al Usuario Área de Contratación Subdirección Jurídica Unidad de Correspondencia Seccional Antioquia Unidad de Correspondencia Seccional Atlántico GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Cuenta Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.7/41 Administración 7. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Bolívar 8. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Boyacá 9. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Caldas 10. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Cauca 11. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Cesar 12 Unidad de Correspondencia Seccional Córdoba Unidad de Correspondencia Seccional Cundinamarca [email protected] 13. [email protected] 14. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Guajira 15. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Nariño 16. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Norte de Santander 17. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Quindío 18. [email protected] 19. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Risaralda Unidad de Correspondencia Seccional Santander 20. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Tolima 21. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Valle 27. [email protected] 30. [email protected] Comité de Convivencia Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo Área de Tesorería 33. [email protected] Área de Tecnología 39. [email protected] Dirección General 29. [email protected] 6.1.4. Para los siguientes correos electrónicos las comunicaciones recibidas serán radicadas de acuerdo con las siguientes condiciones: GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.8/41 Correo electrónico institucional [email protected]: Por ser el canal oficial de comunicación de la Entidad, su administración estará a cargo de los funcionarios de la unidad de correspondencia Nacional, quienes revisaran cada una de las comunicaciones recibidas y radicarán manualmente (mediante el botón de radicación) aquellas que lo requieran. De igual forma, estos funcionarios se encargaran de distribuir las comunicaciones a los jefes de área según corresponda mediante el aplicativo InveSicres. Correo electrónico Secretarias Seccionales: Canal de comunicación establecido para los procesos y trámites específicos de las Secretarias Seccionales. Su administración está a cargo del Secretario Seccional, quien como responsable de la Unidad de Correspondencia Seccional realizara la revisión de la competencia para la atención de las comunicaciones y radicará aquellas que lo requieran. Correo electrónico [email protected]: Canal de comunicación exclusivamente para recibir notificaciones judiciales. Su administración estará a cargo del Abogado Asistente y la Secretaria de la Subdirección Jurídica, quien revisara cada una de las comunicaciones y radicara manualmente (mediante el botón de radicación) aquellas que lo requieran. Estas comunicaciones serán direccionadas automáticamente a la bandeja de distribución de InveSicres donde los funcionarios de la Unidad de Correspondencia Nacional se encardan de la distribución definitiva. Correo electrónico [email protected]: Canal de comunicación establecido para la recepción de observaciones relacionadas con los procesos de contratación que adelanta la Entidad. Su administración estará a cargo de la Profesional de Contratación quien revisará cada una de las comunicaciones y radicará manualmente (mediante el botón de radicación) aquellas que lo requiera. Estas comunicaciones serán direccionadas automáticamente a la bandeja de distribución de InveSicres donde los funcionarios de la Unidad de Correspondencia Nacional se encardan de la distribución definitiva. 6.1.5. Se dispondrá de un botón de radicación en los correos electrónicos de los directivos y profesionales donde estos podrán realizar la radicación de las comunicaciones que consideren que requieran trámite y trazabilidad en la entidad, estas serán direccionadas automáticamente a la bandeja de distribución de InveSicres donde los funcionarios de la Unidad de Correspondencia Nacional se encargarán de la distribución definitiva. En caso de no contar con el botón mencionado se debe solicitar al Área de Tecnología su instalación. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.9/41 6.1.6. Los correos electrónicos recibidos en cuentas institucionales, que requieran gestión, de acuerdo con el perfil se deberán radicar a través del sistema Outlook, usando el botón de “radicar correo electrónico” de InvesFlow, conservando así las cualidades de mensaje de datos valido y generando directamente un consecutivo cuya finalidad es poder realizar el seguimiento del documento, trámite o proceso en cuestión, por lo cual no se deberá imprimir dicho correo. 6.1.7. En caso de recibir en los correos electrónicos personalizados por cada funcionario (nombre + apellido + @copnia.gov.co) comunicaciones que deban ser radicadas y no se cuente con el botón de radicación se deberá comunicar con el área de Tecnología con el fin de que sea habilitado y proceder a la radicación correspondiente. 6.1.8. En la Sede Nacional las comunicaciones radicadas serán direccionadas de forma automática a la bandeja de distribución del aplicativo InveSicres donde los funcionarios de la unidad de correspondencia se encargaran de la distribución definitiva a los jefes de área que corresponda, conforme al procedimiento establecido (Ver documento GD-it-01 Instructivo INVESICRES). 6.1.9. Las comunicaciones recibidas mediante mensajes de datos serán radicadas directamente del correo electrónico receptor original, de forma manual en el sistema con el mecanismo creado para tal fin, en ningún caso podrán ser reenviados a un tercero para su radicación, lo anterior con el fin de garantizar la validez y la veracidad de los atributos en los datos de la comunicación. 7. COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS 7.1. Consideraciones Generales 7.1.1. Las comunicaciones oficiales que ingresen al COPNIA deberán ser revisadas, para verificar si son o no de carácter oficial, los anexos, los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite (nombre y dirección), y el destino (nombre del funcionario, dependencia, cargo y dirección donde se deba enviar respuesta) y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. 7.1.2. En caso de que las comunicaciones recibidas no estén relacionadas con las funciones y competencia de la entidad, se orientara al ciudadano sobre el trámite a seguir, teniendo en cuenta el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en el que se establece que “Si la autoridad a quien se dirige la petición no es la competente, se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días siguientes al de la recepción, si obró por escrito” GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.10/41 7.1.3. El registro de ingreso de comunicaciones allegadas (física o electrónicamente) se realiza a través de la herramienta InveSicres o mediante registro de contingencia, atendiendo el procedimiento correspondiente (Ver documento GD-it-01 Instructivo INVESICRES). 7.1.4. En el proceso de radicación, el funcionario encargado deberá digitalizar la comunicación y los anexos, verificando que toda la información sea capturada usando las herramientas y mecanismos disponibles dependiendo del tamaño, tipo de papel y estado del documento con el fin de garantizar la mejor calidad posible en la imagen capturada. 7.1.5. Todas las comunicaciones, independiente del medio en que se reciban (entrega personal, entrega por mensajería, correo electrónico, portal web), son de carácter institucional, por lo que ningún funcionario podrá atender o despachar directamente asuntos relacionados con documentos que no hayan sido previamente radicados. 7.1.6. El registro de comunicaciones recibidas se realizará siempre por un consecutivo de radicación única e independiente para cada Seccional y Sede Nacional. Al inicio de cada año se iniciará nuevamente el número de radicación consecutiva a partir de uno. 7.1.7. Todos los sobres sellados, cuyo destinatario sea la entidad, serán abiertos por el funcionario encargado de recepción de la documentación, para verificar su contenido, los datos del destinatario y remitente, previo a su radicación. La apertura de los sobres se hará siempre y cuando no tenga ninguna anotación especial como: no abrir, confidencial, privado o reservado, entre otros; o se trate del sobre que contenga exclusivamente la oferta económica de un proceso de contratación. 7.1.8. Todas las comunicaciones recibidas se radicaran dentro del horario de atención establecido para cada sede. En caso de que una comunicación sea recibida fuera de este horario será radicado al día siguiente. 7.1.9. Toda comunicación oficial producida o recibida a través de mensajes de datos se debe conservar en el soporte original en que se creó. 7.1.10. Cuando una comunicación oficial no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima; no obstante, se radicará en la herramienta InveSicres y será remitida a la oficina de su competencia, quien determinará las acciones a seguir. 7.1.11. En caso de recibir la misma comunicación oficial de un mismo remitente a un mismo destinatario, por diferentes medios, como: correo electrónico, documentos soporte papel u otro medio, se debe tener en cuenta la radicación y registro del primer documento recibido en la Unidad de Correspondencia, ya sea en el sistema manual o automatizado. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.11/41 7.1.12. Cuando se requiera la anulación de una radicación de comunicación oficial, ésta debe ser informada al área de Tecnología mediante memorando suscrito por parte del funcionario firmante (dependiendo el área donde se haya presentado la situación), para que efectúe el procedimiento de registro de causa de anulación, reportando actividad en el sistema y finalización anormal del proceso. 7.1.13. En casos específicos como problemas en el sistema o errores en la radicación de las comunicaciones oficiales que requieran la anulación de un expediente creado y radicado asignado, el profesional encargado de la unidad de correspondencia en caso de comunicaciones recibidas o el profesional de gestión para el caso de comunicaciones enviadas deberá radicar un “ticket” mediante la mesa de ayuda web “IECISA / INVESFLOW” del área de Tecnología del COPNIA, justificando debidamente la causa de la solicitud e indicando el número del radicado y el asunto del mismo con el fin de que se elimine. 7.1.14. El Sistema de Gestión Documental genera el libro digital de comunicaciones oficiales (Salida o entrada). El archivo de estos libros se realiza automáticamente en la herramienta InveSicres. (Ver documento GD-it-01 Instructivo INVESICRES). 7.1.15. Los funcionarios con personal a cargo tienen la opción de consultar y reasignar, si es del caso, los procesos asignados a estos, con el fin de monitorear y garantizar su atención oportuna. 7.1.16. Todas las comunicaciones asignadas a los funcionarios del COPNIA en el módulo InvesFlow, sean estas comunicaciones oficiales internas o externas, o en su defecto correspondencia (ésta última siempre y cuando no se visualice claramente el destinatario), deben ser abiertas y revisadas. Una vez gestionada o determinado el curso de atención o respuesta deberá siempre registrarse la acción de cierre ya sea en la respuesta o el archivo de la misma. 7.1.17. Las comunicaciones relacionadas con Derechos de Petición (PQRS), se registran a través del sistema InveSicres, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Peticiones, Quejas y Reclamos. AC-pr-01. 7.1.18. La documentación recibida, radicada y que debe ser trasladada a otra oficina, no lleva memorando remisorio, el sistema InvesFlow informa de la asignación y traslado al interesado. 7.1.19. Los paquetes y cajas no deben ser abiertos; si contienen comunicación remisoria esta será radicada con el procedimiento normal, haciendo la observación en el sistema InveSicres. Si no tiene comunicación remisoria, se colocara el número de radicado en el empaque del paquete y se anexara como digitalización del documento, la guía de envió. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES 7.1.20. 7.1.21. Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.12/41 Los derechos de petición deben ser radicados con prioridad, verificando que en ellos se registre la dirección de notificación y datos del remitente a donde se debe enviar la respuesta y remitir y asignar de manera inmediata al grupo de atención al usuario. Las acciones de tutela, se deben digitalizar y radicar de manera inmediata, y ser asignadas a la Subdirección Jurídica, a quien se le deberá informar lo más pronto posible de la llegada del documento. 7.1.22. Los derechos de petición y acciones de tutela, se registran en el sistema InveSicres, en donde se selecciona el tipo de petición por medio del cual se establece el plazo de la respuesta. 7.1.23. Las comunicaciones oficiales recibidas que contengan peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitaran en la forma y plazo que para tales casos establézcanlas normas vigentes. Los términos dentro de los cuales se deberán responder estos tipos de comunicaciones oficiales, empiezan a contarse a partir del día siguiente al de su radicación, según lo establecido en el acuerdo No. 60 de 2011. Si se constata que el asunto es competencia de otra dependencia, se debe proceder a reasignar de manera inmediata al competente a través del sistema InvesFlow. 7.1.24. Las ofertas de los procesos de selección presentadas por los oferentes, deberán ser radicadas inmediatamente sean presentadas, realizando la digitalización de la totalidad de los documentos contenidos en la oferta. Si se trata de una oferta bajo la modalidad de subasta pública, la cual requiere presentación de la oferta en sobre sellado, la radicación se realizará digitalizando únicamente la comunicación de remisión y reportando en el sistema la novedad. 7.1.25. Todas las facturas que reciba el COPNIA para pago, deberán ser radicadas en el sistema InveSicres, seleccionando uno de los siguientes asuntos según sea el caso y se deberán distribuir a los funcionarios que se relacionan: Facturas de Proveedores. Distribuir al Profesional de Gestión de Presupuesto. Facturas pagadas por Caja Menor. Distribuir a cada encargado de la caja menor. Facturas de servicios públicos pagados por el nacional. Distribuir al Profesional de Gestión de Presupuesto. Facturas de otros servicios (administración, cuotas extraordinarias, etc.), pagados por el nacional. Distribuir al Profesional de Gestión de Presupuesto. 7.1.26. Las unidades productoras se identificaran en las comunicaciones mediante las siguientes abreviaturas: a. NAL = Sede Nacional b. WEB = Buzón en página web GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.13/41 c. ANT = Seccional Antioquia. d. ATL = Seccional Atlántico e. BLV = Seccional Bolívar f. BYC = Seccional Boyacá g. CLD = Seccional Caldas h. CAU = Seccional Cauca i. CES = Seccional Cesar j. COR = Seccional Córdoba k. CND = Seccional Cundinamarca l. GJR = Seccional Guajira m. NRO = Seccional Nariño n. NTS = Seccional Norte de Santander o. QND = Seccional Quindío p. RIS = Seccional Risaralda q. STD = Seccional Santander r. TLM = Seccional Tolima s. VLL = Seccional Valle Subtítulo: Manejo de Comunicaciones oficiales recibidas por e-mail 7.2. 7.2.1. Registro de contingencia para Comunicaciones Oficiales Recibidas. En caso de que se presenten fallas en el funcionamiento de la herramienta InveSicres, se desarrollaran las siguientes actividades para la radicación de comunicaciones oficiales de entrada de la entidad: 1. La unidad de correspondencia recibe el documento verificando que tengan carácter de comunicación oficial para proceder a la radicación. 2. La radicación se realizará ubicando el sello que únicamente tiene el logo de la entidad, en la parte superior derecha de la comunicación sin que este oculte información relevante de la comunicación y registrando en la parte inferior del logo fecha, hora, nombre y apellido del funcionario que realiza la radicación. 3. Se digitaliza la comunicación y la totalidad de los anexos con el fin de realizar la posterior actualización del registro en el Sistema InveSicres. 4. Se debe solicitar al usuario un correo electrónico de contacto, con el fin de indicarle posteriormente el número de radicado que identifica su trámite en la entidad. 5. La Unidad de Correspondencia se encarga de generar una planilla de control o libro de radicados con los siguientes datos: GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.14/41 Número de radicación Fecha de radicación Hora de radicación Remitente (Entidad y/o persona) Correo electrónico del remitente Asunto (resumen) Dependencia y funcionario Destinatario Número de folios y anexos 6. Una vez se restaure el funcionamiento de la herramienta InveSicres, las Unidades de Correspondencia de cada seccional radicarán las comunicaciones recibidas en orden cronológico de llegada, registrando en el campo de resumen y al final de las observaciones la palabra “RADICACIÓN DE CONTINGENCIA”, fecha y hora del recibo de la comunicación y el nombre y apellido del funcionario que realizo la radicación. 7. El área de Tecnología emitirá una comunicación donde autorizará el restablecimiento de las actividades de radicación en las Unidades de Correspondencia. Notas: 7.2.2. El proceso de radicación mencionado usando el sello de la entidad, se autoriza únicamente en los casos de contingencia cuando la herramienta InveSicres no esté en funcionamiento. 7.2.3. La fecha y hora de recepción registrada en de forma manual en la parte inferior del sello, se entenderá como el dato oficial de radicado de las comunicaciones. 7.2.4. Una vez radicada la comunicación, se deberá enviar un correo electrónico a los usuarios indicando el número de radicado asignado con el fin de que pueda identificar y verificar la trazabilidad de su trámite en la entidad. 7.3. No. 1 2 Descripción de la Actividad Nombre de la actividad Inicio del Procedimiento Radicar comunicaciones oficiales de Descripción Responsable Se diligencia formato de radicación en el Recepcionista sistema InveSicres de acuerdo con lo indicado (Nacional ) en el instructivo GD-it-01 “Registro de Auxiliar Operativo GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES No. Nombre de la actividad entrada Descripción Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.15/41 Responsable comunicaciones oficiales de entrada en la (Seccional herramienta INVESICRES” Cundinamarca) o Secretaria (los Se digitaliza en archivos independientes el demás seccionales) documento principal (comunicado) y en otro los anexos (soportes) Nota: para el caso de los permisos temporales debe crearse una carpeta en la opción “añadir documento” y digitalizar requisito por requisito de forma independiente. Nota: Recuerde que al asignar estos campos una copia del documento se anexará al expediente seleccionado, apoyando con la clasificación y ordenación digital. Se selecciona “IMPRIMIR ETIQUETA”, para impresión de sticker de radicación para documentos físicos en original 3 4 5 En COPNIA Se asigna y reparte las comunicaciones NACIONAL: Distribuir allegadas para los funcionarios designados de Auxiliar de Archivo comunicaciones acuerdo con su ubicación geográfica y y Correspondencia competencia sobre el tema. SECCIONALES: Secretario Seccional Si el documento es de competencia del funcionario se debe usar la opción de “aceptar, por el contrario si no es competente deberá Aceptar o Usuario utilizar la opción de “Rechazar”, con la rechazar registro responsable respectiva justificación de la no aceptación, para que el registro vuelva al distribuidor, para que este realice el traslado correcto. a. Secretarias Auxiliares y Profesionales Redistribuir En la lista de comunicaciones de entrada del de gestión documentos Sistema InveSicres se redistribuyen aquellos b. Auxiliar de (Opcional) registros que hayan sido rechazados Archivo y Correspondenci a (Nacional) GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES No. Nombre de la actividad Descripción Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.16/41 Responsable Secretaria (CND) Auxiliar de Archivo y Correspondenci a (ANT, VLL, STD) Secretaria (Otros Seccionales) 6 7 Verificar asignación de comunicaciones Tramitar el documento 8 Archivo de documento 9 Fin del procedimiento Director General, Jefe de Oficina Control Interno, Se verifica si la documentación recibida del Subdirectores y traslado es competencia del asignado, si es así Profesional de pasa a la actividad 7 de lo contrario se realiza gestión rechazo. (Nacional) / Secretario Seccional (Seccionales) Se acepta el registro en el sistema InvesFlow y recibe el documento para trámite. Se gestiona y se da respuesta (si requiere). Para esto se abrirá un expediente en el sistema de acuerdo con el proceso que aplique. Tanto el documento digital como el documento físico se archivarán en la serie y subserie seleccionada inicialmente que le corresponda, de acuerdo con su temática y como soporte. 8. COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA (ENVIADAS) 8.1. Condiciones Generales 8.1.1. Funcionarios del COPNIA a quienes se les asignó la actividad. Funcionarios del COPNIA a quienes se les asignó la actividad. Todo documento de carácter oficial que se genere y envíe por mensajes de datos (Correo electrónico entre otros), servicios postales y de mensajería o notificación personal, deberá cumplir con la condición de radicación y registro en el sistema de correspondencia y por ende debe ser suscrita por quienes la entidad ha definido como aquellos que tienen la autoridad para hacerlo. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.17/41 8.1.2. El registro de comunicaciones oficiales de salida se realizará siempre por un consecutivo de radicación única e independiente. Al inicio de cada año se iniciará nuevamente el número de radicación consecutiva a partir de uno. 8.1.3. Está prohibido el envío por la unidad de correspondencia de elementos como dinero, encomiendas, comidas, estupefacientes, líquidos corrosivos, comunicaciones privadas (extractos bancarios, recibos de pagos, entre otras) de toda índole. 8.1.4. Los documentos que van a ser despachados no deben estar manchados, rotos, con errores, repisados, tachaduras, enmendaduras, entre otros. 8.1.5. El funcionario de la Unidad de Correspondencia debe verificar que los documentos estén correctamente empacados y sellados. Los documentos deben contener los siguientes datos de remitente: 8.1.6. 8.1.7. Nombres y apellidos completos. Cargo Dirección, ciudad, departamento, teléfono. Número de Radicado (Proporcionado por el sistema). Los documentos deben contener los siguientes datos de destinatario: Nombres y apellidos completos. Entidad y/o Dependencia destinataria, dirección o correo electrónico, ciudad, departamento, teléfono. 8.1.8. Las comunicaciones oficiales enviadas deben ir foliadas. 8.1.9. La redacción de documentos deben reunir las siguientes características: Breves, claras, corteses, estéticamente bien presentadas, con una sintaxis correcta, sin ningún error de ortografía y unificada la identificación del destinatario. 8.1.10. El texto se redacta en tiempo presente generalmente de manera impersonal, o en tercera persona señalando el responsable de la actividad. 8.1.11. Las comunicaciones oficiales de respuesta a peticiones, deben cumplir con la estructura y condiciones dadas en este procedimiento, independientemente de que su notificación o respuesta sea a través de correo electrónico. (Anexos 12.3 y 12.4). Las comunicaciones oficiales de salida que tengan notificación por medio de correo electrónico, no se deberán imprimir, ya que la constancia de envío quedara automáticamente anexada en el expediente. Para las comunicaciones oficiales que se notifiquen personalmente, se imprimirán un (1) original y una (1) copia que 8.1.12. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.18/41 contenga la constancia de recepción del documento por parte del destinatario, la cual será remitida al funcionario encargado de hacer la distribución de correspondencia para la respectiva notificación, en este proceso se identificara el expediente al cual se relacionara la comunicación de forma digital de acuerdo al siguiente tramite: 1. Digitalizar la prueba de entrega de la comunicación con la firma o sello y fecha de recibido. 2. Seleccionar la opción “comunicación oficial”. 3. En el contenido del documento, seleccionar la opción “notificación”, y registrarlo como “realizado”. 4. Relacionar la fecha de notificación en los campos correspondientes. 5. Seleccionar la opción “tramite de documento” y anexar el documento digital seleccionando como tipo documental “guía de transporte” 6. Guardar los cambios y finalizar el expediente. 8.1.13. El tiempo máximo establecido para la oportuna atención del trámite de comunicaciones oficiales es el siguiente: Comunicaciones oficiales de entrada (recibidas): 15 días Comunicaciones oficiales de salida (enviadas): Debe radicarse en el momento que se va a enviar. Memorandos: 15 días, a excepción de los memorandos sobre información de competencia de profesionales correspondiente a procesos disciplinarios los cuales deben ser respondidos por los funcionarios designados en la sede Nacional en cinco (5) días. 8.1.14. Para la resolución del objeto del comunicado, el funcionario asignado, debe realizar las actividades que se requieran en el sistema InvesFlow, registrando en él, la trazabilidad necesaria y al final proceder a registrar en el sistema la acción a ejecutar de acuerdo con las siguientes opciones: “archivar” o “gestionar” si no requiere un trámite, “iniciar expediente” en caso de que se requiera elaborar respuesta o “trasladar control de lectura” si el competente es otro funcionario para dar respuesta, siguiendo los pasos establecidos en el Instructivo GD-it-02 "Operación INVESFLOW”. 8.1.15. Toda comunicación oficial y/o acto administrativo que se emite en el COPNIA, debe relacionar las radicaciones a las cuales que hace referencia para efectos de garantizar la trazabilidad de los procesos. Es obligatorio el uso, por parte de todos los usuarios, del mecanismo implementado en la plataforma InvesFlow que permite “relacionar expedientes” para asociar los comunicados y así realizar la trazabilidad al proceso. 8.1.16. En las comunicaciones oficiales de salida, la firma del funcionario autorizado debe indicar el nombre, apellido y el cargo sin agregar o identificar el Seccional, por cuanto el membrete de la comunicación ya lo identifica (Anexos 12.3 y 12.4) GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES 8.1.17. Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.19/41 Las comunicaciones externas del Consejo son firmadas oficialmente así: COPNIA NACIONAL: Presidente, Director General, Jefe de la Oficina de Control Interno, Subdirectores, Profesionales de Gestión (en casos de supervisión de contratos, asuntos de administración de bienes inmuebles o certificaciones que deban dar y se relacionen con sus funciones). En el caso específico de la respuesta a Peticiones de carácter general, se autoriza al Profesional de Atención al Usuario para que suscriba y firme comunicaciones oficiales de salida externas. CONSEJOS SECCIONALES: Presidente del Consejo Seccional, Secretario Seccional y abogados en cumplimiento de sus funciones. 8.1.18. Las comunicaciones oficiales de salida de los Consejos Seccionales describe las iniciales del título profesional del firmante (Ejemplo: Ing., Abg.,…) como se establece en la descripción del modelo de las cartas y oficios. 8.1.19. Toda comunicación que se envía por e-mail conserva su estructura, el sistema InvesFlow envía el documento en PDF con la firma digital y anexa el reporte de Outlook del envío respectivo. 8.1.20. Los oficios que se generan en el COPNIA Nacional o en los Consejos Seccionales se elaboran en el sistema InvesFlow, de acuerdo con los modelos parametrizados y plantillas suministradas por el Área Administrativa en su proceso de gestión documental. Únicamente se imprimirá en el caso de que la entrega sea por empresa de correo o de forma personal. El archivo de las comunicaciones oficiales de salida se realizará automáticamente en el sistema de gestión documental en el consecutivo respectivo de manera digital. 8.1.21. Para la estructura de los oficios se adoptan recomendaciones de la norma de Icontec GTC-185, en la que las comunicaciones del COPNIA se elaboran con las siguientes características indicadas por el Manual de Identidad Corporativa: (Ver anexos 12.5 y 12.6) ESTILO: Bloque extremo, todas las líneas parten del margen izquierdo. TIPO DE LETRA: Tahoma a 10 pts. INTERLINEADO: Sencillo. MARGENES: Superior 3 cm, inferior 3 cm, lateral izquierdo 4 cm, lateral derecho 2 cm. El encabezado será el mismo en todas las hojas a 2 cm. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.20/41 IDENTIFICACIÓN DE PAGINAS SUBSIGUIENTES Y CODIGO: El encabezado, pie de página y el código de la comunicación están parametrizados en la plantilla del sistema InvesFlow, la cual también genera la paginación consecutiva en la barra lateral izquierda donde se identifica los datos de la firma digital. Encabezado Codificación Paginación y firma digital Pie de página LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN: Datos del nombre de la ciudad de origen, se imprime a cinco interlíneas del margen superior. A partir de la ciudad, se dejan tres interlineas según la extensión de la carta. DATOS DEL DESTINATARIO: Los datos del destinatario se expresan en forma determinada, a un funcionario especifico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable. Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial: Señor, Señora, Doctor, Doctora, Licenciado, Ingeniero, Ingeniera, Economista, etc. El nombre del destinatario, se ubica en la segunda línea en mayúscula sostenida y en negrilla; de preferencia se escriben los dos apellidos. En el siguiente renglón se escribe el cargo con mayúscula inicial, cuando los cargos son demasiados extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos, no se efectúa separación silábica. Entidad, se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, en caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.21/41 Dirección y/o correo electrónico o apartado, solo se utiliza uno, en la comunicación se registra la misma dirección o apartado que en el sobre, entre el número de la calle y el de la puerta se emplea la abreviatura de número (N°). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás, en caso de que la dirección esté errada se deja copia anexa de la guía con la dirección correcta. Nombre de la ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre, aun tratándose de una ubicación local. Si la carta va dirigida al exterior, también se anota el nombre del país en esta línea. ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del documento, se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, con negrilla y sin subrayar. Es aconsejable expresarlo en cuatro palabras máximo. Se escribe a tres líneas de los datos del destinatario. SALUDO: Apreciado, Respetado o Estimado, señor o doctor o ingeniero etc. (en minúsculas). Se escribe a dos interlíneas del asunto. El tratamiento o título debe ser consistente con el que se utilizó en los datos del destinatario, por lo que si el interesado principal es una entidad se debe utilizar la frase en plural Ej. “Respetados señores”. TEXTO: Se escribe en interlineado sencillo y doble entre párrafos. Comienza a tres interlineas del saludo, se utiliza el tipo de letra Tahoma Normal N° 10 pts. del programa Word, y se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, de preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque se representa a la entidad, así se trate de un único firmante. Se utiliza tratamiento de usted, no deberá presentar errores ortográficos, gramaticales ni de puntuación. PAGINA SUBSIGUIENTE: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. El encabezado se ubica a 2 cms del borde superior de la hoja. Está constituido por el número de la página contra el margen derecho en letra Tahoma No. 10. El primer renglón de las páginas subsiguientes se inicia a 3 cms del borde superior de la hoja. Con el fin de evitar que en la última hoja de la comunicación solo aparezca la firma del remitente, se desplaza el último párrafo o parte de éste a la última hoja, buscando que permanezca la estética en la comunicación. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, despedida breve seguida de coma (Atentamente, o Cordialmente, o Sinceramente,); despedidas con frase de cortesía terminada en punto así: Agradecemos su gentil colaboración., Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta., etc. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.22/41 REMITENTE: El nombre se sitúa a cuatro interlineas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida y con negrilla. Para cartas y oficios suscritos por Secretarios Seccionales, el nombre va precedido por las iniciales de su título profesional. El cargo se anota en la línea siguiente con Mayúscula inicial al margen izquierdo, sin centrar y sin indicar el Seccional al cual pertenece, ya que el membrete de las comunicaciones de los Seccionales indican la sede a la cual pertenecen (Ejemplo: Secretario Seccional). LINEAS ESPECIALES: Se escriben en Tahoma N°8, la palabra Anexo, si se requieren se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlineas del firmante, se anota con mayúscula inicial la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad, entre parentesis se relaciona el numero de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma cotinua horizontalmente y separados por coma. Ejemplo Anexo: uno (10 folios) o dos (ocho flios y un CDROM). Copia: a dos renglones del firmante o a una interlínea de anexos (si los hay), contra el margen izquierdo, se escribe con matuscula inicial la palabra Copia, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, nombre cargo y entidad, (uno en cada renglón), si se dirige a un área o funcionario del COPNIA se omite el nombre de la Entidad. las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser reglamentarias de la entidad. Ejemplo: Copia: Señor Juan Perez, Jefe de Calidad, COPAV Doctor Andres Nuñez, Gerente General, Textiles S.A. Área Administrativa. IDENTIFICACIÓN DE QUIEN PROYECTA Y QUIEN TRANSCRIBE: A dos interlineas del firmante o a una interlínea del último renglón escrito, se anota con mayúscula fija los nombres y apellidos, seguido de un guion y en mayúsculas iniciales la identificación del cargo de la persona que proyecta en mayúscula inicial. Si el documento requiere visto bueno de otro funcionario, se anota a dos interlineas la palabra visto bueno, seguido del nombre del funcionario bajo la misma estructura utilizada para el proyectante con las mismas características. Esta información se digita en letra Tahoma N° 8. NUMERO DE RADICACION: El número de radicación y la fecha será impreso por el sistema InvesFlow en el momento de firma y radicación del documento, y quedará plasmado en el PDF con la firma digital. 8.2. Registro de contingencia para Comunicaciones de Salida (Enviadas) GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES 8.2.1. Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.23/41 En caso que se presenten fallas en el sistema o hayan cortes de energía que impidan proyectar y enviar comunicaciones oficiales y sea estrictamente necesario realizar dichas actividades, se deberá seguir el siguiente procedimiento; sin embargo, es de resaltar que las actividades de control serán desarrolladas por la Unidad de Correspondencia Nacional que unificará el registro de correspondencia en coordinación con las demás Unidades seccionales: 1. Verificar que las comunicaciones cumplan con los criterios establecidos por la entidad para la proyección de oficios y que los documentos estén correctamente empacados y sellados. 2. Todas las comunicaciones serán generadas en soporte físico, firmadas de forma manuscrita por las personas que sean autorizadas para ello en forma expresa; y entregadas a la Unidad de correspondencia quien controlara el flujo de comunicaciones enviadas. 3. Los administradores del Sistema Invesflow e InveSicres suministraran a los funcionarios de Unidad de Correspondencia Nacional, el número del ultimo radicado asignado en el sistema, con el fin de que está se encargue de coordinar y asignar los consecutivos de radicado siguientes a las comunicaciones que deban ser radicadas a nivel nacional. 4. El funcionario de la Unidad de correspondencia, recibirá el documento y anexos, original y una copia, original para el destinatario, una copia para la serie consecutivo de comunicaciones oficiales con el cual se realizara la posterior actualización en el sistema InvesFlow. 5. La Unidad de Correspondencia se encarga de generar una planilla de control o libro de radicados de comunicaciones oficiales de salida con los siguientes datos: Número de radicación Fecha de radicación Hora de radicación Dependencia y funcionario remitente. Asunto Destinatario (Entidad y/o persona), dirección, teléfono, correo electrónico, ciudad. Número de folios y anexos. Forma de notificación (correo electrónico, mensajería o correo postal) 6. Para las comunicaciones enviadas por correo electrónico, el canal autorizado para el envío será el correo institucional [email protected], por lo cual las dependencias y Seccionales entregaran a la Unidad de Correspondencia la GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.24/41 comunicación y sus anexos digitalizados con la firma, con el fin de controlar el proceso de envío. 7. Para las comunicaciones enviadas por correo postal o notificación de forma personal, la Unidad de Correspondencia asignara el radicado y conservara la prueba de la notificación (firma o sello de recibido o código postal de envío) con el fin de realizar la posterior actualización en el sistema. 8. El área de Tecnología emitirá una comunicación donde autorizará el restablecimiento de las actividades de radicación en las Unidades de Correspondencia. 9. Una vez vuelva en funcionamiento de la herramienta InvesFlow, las Unidades de Correspondencia de cada seccional radicaran las comunicaciones enviadas en orden cronológico de llegada, incluyendo la digitalización de los mismos de acuerdo al procedimiento establecido para tal fin (Ver documento GD-it-02 Instructivo INVESFLOW) y registrando en el campo de anotaciones la palabra “radicación de contingencia de salida”, fecha y hora del recibo de la comunicación y el nombre y apellido del funcionario que realizo la radicación. Notas: 8.2.2. Solo se enviaran aquellas comunicaciones que por su carácter y relevancia deban ser proyectadas y remitidas de forma inmediata. 8.2.3. La fecha y hora de envío registrada, se entenderá como el dato oficial de radicado de las comunicaciones. 8.2.4. La Unidad de Correspondencia Nacional es la encargada de asignar número de radicado a las comunicaciones oficiales enviadas, por lo cual, en caso de ser estrictamente necesario su envío las Unidades de Correspondencia Satélite deberán comunicar en este proceso deberá ser coordinado con el fin de comunicar los datos de radicación, documentos digitalizados, anexos y conservar un consecutivo único. 8.3. No. 1 Descripción de la Actividad Nombre de la actividad Inicio del Procedimiento Descripción Responsable GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES No. Nombre de la actividad Descripción Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.25/41 Responsable Se proyecta la comunicación a enviar, seleccionando en el sistema InvesFlow la opción “INICIAR EXPEDIENTE” (En caso que sea comunicación iniciadora y no sea respuesta de una petición previa o asociada a un expediente ya creado). Si se trata de una respuesta a una comunicación oficial recibida se aceptara el registro distribuido y se iniciará expediente. 2 Proyectar comunicación de salida Se diligencian los campos correspondientes en el sistema InvesFlow: destinatario, asunto, texto de Proyectante la comunicación, información remitente y anexos. Se selecciona el firmante de acuerdo con los roles establecidos. Se configura la plantilla conforme la estructura normalizada de comunicaciones. Se termina el trámite y si es el caso se delega la siguiente actividad al firmante para lo de su competencia. 3 Relacionar expediente Se crea o relaciona el título del expediente en el cual se archivara dicha comunicación, de acuerdo Proyectante a la serie y subserie que corresponde. 4 Editar comunicación (opcional) Si el texto de la comunicación tiene errores, se Proyectante edita el documento en el aplicativo InvesFlow El usuario responsable abre el proyecto de comunicación en el sistema InvesFlow, verifica y edita de ser necesario el contenido del documento. 5 Firmar comunicación Responsable Si el firmante no está de acuerdo con el contenido de firmar del documento devuelve el trámite para que se realicen las correcciones del caso (vuelve a paso 3). Si está de acuerdo con el contenido, el firmante GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES No. Nombre de la actividad Descripción Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.26/41 Responsable selecciona “firmar y registrar de salida” en el sistema. Selecciona la firma digital a utilizar y estampa su aceptación Se registra en el sistema Invesflow el envío del documento, según medio utilizado: “NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA” “NOTIFICACIÓN POSTAL ” Auxiliar de Archivo y Correspondenci a (Nacional) Técnico de Archivo y Si se selecciona la opción de notificación postal, Correspondenci este registro lo realizará el usuario que tanga el a (Seccional rol de distribución en cada oficina, para cual se Cundinamarca) o Auxiliar de deben diligenciar manualmente los campos de: Archivo y Estado Notificación: Correspondenci Fecha de envío: a ( ANT, STD, Fecha Estado Notificación: VLL) o Nº Guía Transporte: Secretaria Tipo Transporte: (otros Seccionales) Recuerde que el sistema no permite seleccionar una fecha anterior a la actual por lo que la fecha de cierre debe realizarse el mismo día de entrega. Si se selecciona la notificación electrónica el sistema automáticamente remitirá el mensaje a la dirección electrónica del destinatario y el registro de notificación en el sistema lo realizará el usuario que tramita. 6 Envío y Notificación Se cierra la actividad en el sistema Invesflow como “TERMINAR” 7 Archivar 8 Fin del Puesto que no se debe imprimir copia del documento firmado digitalmente el sistema guarda la copia de archivo respectiva, únicamente debe conformarse una carpeta en el caso de que la notificación sea física. Secretaria de la Subdirección Administrativa y Financiera (Nacional) o Secretaria (Seccionales) GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES No. 8.4. 8.4.1. Nombre de la actividad procedimiento Descripción Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.27/41 Responsable Diligenciamiento de Sobres y paquetes para el envío de comunicaciones oficiales. De acuerdo a las normas postales vigentes y las recomendaciones de la empresa prestadora el servicio de mensajería postal 4-72, los sobres y paquetes (sin importar su tamaño o material) deben diligenciarse correctamente sin tachones y sin enmendaduras (Ver gráfico 1 y 2). REMITENTE: Se escribe en la parte superior izquierda del sobre o paquete: Número de radicación, nombres y apellidos completos, cargo, dirección, teléfono, departamento/país. DESTINATARIO: Se escribe en la parte central del sobre o paquete, con mayúscula: Nombres y apellidos completos, cargo, nombre de la entidad, dirección con la nomenclatura, teléfono, ciudad y departamento/país. 8.4.2. Las unidades de correspondencia deben coordinar la hora de recogida para el servicio de correspondencia simple (documentación) con el personal de 4-72, una vez establecido el horario, debe informar a los funcionarios de la sede del COPNIA correspondiente con el fin de que realicen la entrega de correspondencia para el envío con el tiempo suficiente para el desarrollo de actividades de embalaje y envío. 8.4.3. En cuanto al envió de paquetería (mercancías, equipos, suministros) ya que este un servicio diferente al de documentación es necesario que se solicite a 4-72 cada vez que lo requieren antes de las 10 am para que salga el mismo día al lugar de destino, de lo contrario quedara pendiente para el proceso del siguiente día. 8.4.4. Si los funcionarios entregan la correspondencia de envío a la Unidad de Correspondencia posterior a la hora indicada, esta será despachada al día siguiente de la recepción. 8.4.5. Servicios Postales Nacionales devolverá la correspondencia que no cumpla con los requisitos, por lo tanto, las Unidades de Correspondencia a Nivel Central como a Nivel Desconcentrado, no recibirán comunicaciones oficiales que incumplan con lo señalado. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.28/41 Gráfico 1. Diligenciamiento de sobres Gráfico 2. Diligenciamiento de empaques. 9. 9.1.1. TRAMITE DE ENVIO DE COMUNICACIONES POR SERVICIO CORRA CORRA es un servicio de recolección y entrega a domicilio que facilita el intercambio confidencial de correspondencia entre las diferentes sedes del COPNIA a nivel nacional a través del continuo envío y recepción de valijas selladas por medio de precintos. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.29/41 9.1.2. El hecho de intercambiar correo implica que una vez se reciba la valija, se debe verificar y extraer el contenido y enviarla de vuelta al Seccional de origen preferiblemente NO vacía; aunque tiene carácter confidencial, las prohibiciones mencionadas para el envío de correspondencia también aplican para este servicio. 9.1.3. La coordinación de la recolección de las valijas debe ser coordinada desde cada Seccional con los mensajeros de 4-72 o la regional correspondiente. 9.1.4. El servicio debe realizarse de acuerdo al siguiente procedimiento: 1. Empacar lo que se tenga para enviar, cuidando la integridad del contenido usando carpetas, sellando e identificando los elementos adecuadamente; el servicio de CORRA es bidireccional, ósea se debe enviar, recibir y devolver, por lo que el flujo de las valijas entre los seccionales debe ser constante y la comunicación entre las Unidades de Correspondencia continua, con el fin de evitar la acumulación de correspondencia y retrasar los procesos de envío. 2. Una vez se tenga empacados los elementos se procede a sellar las tulas con un precinto de seguridad (Ver gráfico 3) suministrados por la empresa 4-72, se recomienda utilizarlos en forma consecutiva por el número asignado. Es importante cuando se reciban las tulas verificar este número con el fin de detectar cualquier violación del contenido. Grafico 3. Precinto de Seguridad 3. Con el fin de generar un control interno de los elementos enviados a través del servicio CORRA, la Unidad de Correspondencia se encarga de generar una cuadro donde se relacionan los datos de identificación y contenido de cada una de las valijas enviadas, de acuerdo a los siguientes criterios: Fecha de envío. Seccional de destino. Numero de Valija Numero de Precinto. Contenido de la Valija (Descripción de cada uno de los elementos enviados) GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.30/41 4. Se genera la ordenes de servicio, que es una planilla suministrada en un archivo de Excel por parte de 4-72, donde se relaciona la ciudad de destino, numero de valija y numero de precinto asignado a cada una, posteriormente el funcionario de la Unidad de Correspondencia imprime dos copias y las firma en la parte inferior. 5. Entregar la(s) tulas correspondientes al operador, quién debe firmar y sellar las planillas de imposición con su firma, nombre y cédula y devolver una copia a la Unidad de Correspondencia. 6. Las ordenes de servicio generadas en las Unidades de Correspondencia Satélite, deben ser organizadas por fecha de generación, compiladas por mes y enviadas a la Unidad de Correspondencia de la Sede Nacional los primeros 5 días del mes siguiente con el fin de realizar el proceso de conciliación. 7. Al momento de recibir las tulas es necesario verificar que los datos de identificación de las valijas concuerden con los relacionados en la planilla de entrega de 4-72, igualmente el estado de las valijas y de ser posible el contenido e informar cualquier anomalía con todos los datos relevantes (Número de precinto, descripción de la novedad, fecha de recibo, etc.) para escalar dicha información al Ejecutivo de Cuenta de la Empresa 4-72. 8. Es importante resaltar que cada Seccional debe mantener en su custodia en todo momento una (1) tula del servicio CORRA de cada Seccional, puesto que el servicio completo es envío y retorno de cada valija, cuando se reciba una se debe retornar la otra para completar el flujo correspondiente. 10. Comunicaciones Oficiales Internas 10.1. Memorandos 10.1.1. Condiciones Generales 10.1.2. Las comunicaciones oficiales internas emitidas mediante memorando del Consejo son suscritas oficialmente así: CARGO Director General Jefe de Oficina de Control Interno Subdirectores DIRIGIDO A los funcionarios del funcionarios del funcionarios del Todos COPNIA Todos los COPNIA Todos los COPNIA OBSERVACIONES GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Jefe de Oficina de Control Interno Disciplinario Secretarios Seccionales Todos los COPNIA funcionarios Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.31/41 del Los memorandos para el COPNIA Nacional según el tema de que se traten se dirigen a la jefatura correspondiente. (Ej. Envío de documentos físicos de expedientes de matrículas al Director General, envío de documentos contables al Subdirector Administrativo y Financiero, envío de expedientes de procesos disciplinarios al Subdirector Jurídico) Profesionales de Director General Se autoriza también al Gestión Subdirector del que dependen Profesional de Atención al jerárquicamente. Usuario y el Profesional de Jefe de Oficina de Control Interno Comunicaciones, para Profesionales de Gestión suscribir comunicaciones Secretarios Seccionales internas. Personal a cargo. Jefe de Oficina de Control Interno No podrán emitir memorandos con directrices, Disciplinario ni llamados de atención. Abogados Director General Están autorizados para firmar Regionales Subdirector Administrativo y memorandos que tengan que Financiero ver exclusivamente con la Subdirector Jurídico gestión realizada en cuanto a Secretarios Seccionales procesos disciplinarios Abogados Regionales consultados. Jefe de Oficina de Control Interno Disciplinario Funcionarios Director General Comunicaciones relacionadas que estén Secretarios Seccionales con las funciones asignadas obrando como Funcionarios que corresponda como supervisor del contrato supervisores de Jefe de Oficina de Control Interno contrato Disciplinario 10.1.3. Director General Jefe de Oficina de Control Interno Subdirectores Secretarios Seccionales Profesionales de Gestión Funcionarios a su cargo Jefe de Oficina de Control Interno Disciplinario Las comunicaciones internas no deberán imprimirse y se tramitarán en el sistema Invesflow de manera digital. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.32/41 10.1.4. En los memorandos en el campo del destinatario, los cargos de los funcionarios de los Seccionales deben identificar el Seccional al cual pertenecen (Ejemplo: Secretaria Seccional – Valle del Cauca, Abogado Regional - Valle del Cauca, Secretaria-Valle del Cauca). En el COPNIA Nacional las Secretarias deben identificarse como pertenecientes al Nacional. 10.1.5. Los memorandos son generados digitalmente y radicados automáticamente por el sistema Invesflow una vez se firman digitalmente por el funcionario, no se imprimen y se archivan dependiendo del objeto en su respectiva serie y Subserie. El sistema genera una copia automática para el consecutivo de comunicaciones oficiales internas, por lo que no se debe seleccionar dicha serie como sitio de archivo. 10.1.6. No se deben tratar temas de procesos diferentes en un el mismo memorando para efectos de poder garantizar la trazabilidad en el sistema. Por ejemplo si se remite una “solicitud de elementos de almacén” y en la misma se remiten “guías imposición de correo”; en este caso, aunque los dos temas tiene que ver con el Área de Gestión Administrativa, las primeras van para el proceso de administración de bienes y las guías para el proceso de gestión documental. Dado que la asignación en el sistema Invesflow solo puede ser para un funcionario, se estaría perdiendo la trazabilidad del funcionario al cual no se le asignó el memorando, en este caso se deben generar dos memorandos uno con cada tema. 10.1.7. Todos los funcionarios tienen habilitada la opción de proyectar memorandos, pero solo algunos la autoridad para firma el documento, de acuerdo con lo establecido en este procedimiento. Una vez se firme el documento quedará registrado en el sistema. 10.1.8. Los memorandos dirigidos a grupos específicos como Secretarios Seccionales, Funcionarios del COPNIA Nacional, Profesionales de Gestión, Abogados Regionales, Secretarias, o los otros que estén configurados en el sistema Invesflow, se deberán seleccionar y generar mediante el aplicativo. Todas las comunicaciones oficiales internas (memorandos), deberán ser proyectadas, firmadas y radicadas a través del aplicativo Invesflow. 10.1.9. Para la estructura de documentos se adoptan recomendaciones de la Guía Técnica Colombiana GTC 185, en la que las comunicaciones del COPNIA se elaboran con las siguientes características: (Ver anexo 12.5): HOJA: En blanco ESTILO: Bloque extremo, todas las líneas parten del margen izquierdo. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.33/41 INTERLINEADO: Sencillo. MARGENES: Superior 3 cm, inferior 2 cm, lateral izquierdo 3 cm, lateral derecho 2 cm. El encabezado de la página subsiguiente a 2 cm. DENOMINACION DEL DOCUMENTO: A partir del margen superior, a una interlínea se ubica la palabra MEMORANDO, en negrilla, mayúscula sostenida y centrado. RADICACION: Es generado por el sistema InvesFlow, se ubica en la margen superior izquierda a dos interlíneas de la palabra MEMORANDO y en negrilla. LUGAR Y FECHA: Datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se imprime a dos interlíneas de la palabra memorando, en orden de: nombre del lugar de origen,día, mes en mayúscula inicial y año sin separar con punto. ENCABEZAMIENTO: A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la preposición PARA en negrilla y mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). A dos espacios a frente se anota el nombre del funcionario en mayúscula sostenida y negrilla, a renglón seguido, el cargo con mayúscula inicial. A una interlineas del cargo se ubica la preposición DE negrilla y al margen izquierdo, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) Al frente el cargo del remitente, con mayúscula inicial y sin negrilla. A una interlínea de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:), al frente se anotará la síntesis del tema del memorando, con mayúscula inicial y negrilla, o el número de radicación de la comunicación a que se refiere o le dio origen (tabular según el modelo). TEXTO: Comienza a tres interlíneas del ASUNTO. Se escribe en interlineado sencillo entre renglones y a doble entre párrafos. El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y con la cortesía requerida. Se expresa en modo impersonal o en primera persona del plural. Se utiliza tratamiento de usted y no debe presentar errores ortográficos, gramaticales ni de puntuación. PAGINA SUBSIGUIENTE: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas, utilizar hojas en blanco. El encabezado se ubica a 2 cm del borde superior, el número de página contra el margen derecho. El primer renglón de las páginas subsiguientes se inicia a 3 cm del borde superior. Con el fin de evitar que en la última hoja de la comunicación sólo aparezca la firma del remitente, se debe desplazar el último párrafo o parte de éste a la última hoja, buscando que permanezca la estética en la comunicación DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.34/41 (Atentamente o Cordialmente o Sinceramente), seguido por una coma. REMITENTE: El nombre del funcionario que envía el memorando se sitúa a cuatro interlineas libres de la despedida, se escribe con mayúscula sostenida y negrilla. LINEAS ESPECIALES: Se escriben en Tahoma N°8, la palabra Anexo, si se requieren se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlineas del firmante, se anota con mayúscula inicial la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad, entre parentesis se relaciona el numero de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma cotinua horizontalmente y separados por coma. Ejemplo Anexo: uno (10 folios) o dos (ocho flios y un CDROM). Copia: a dos renglones del firmante o a una interlínea de anexos (si los hay), contra el margen izquierdo, se escribe con matuscula inicial la palabra Copia, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, nombre cargo y entidad, (uno en cada renglón), si se dirige a un área o funcionario del COPNIA se omite el nombre de la Entidad. las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser reglamentarias de la entidad. Ejemplo: Copia: Señor Juan Perez, Jefe de Calidad, COPAV Doctor Andres Nuñez, Gerente General, Textiles S.A. Área Administrativa. IDENTIFICACIÓN DE QUIEN PROYECTA: A dos interlineas del firmante o a una interlínea del último renglón escrito, se anota con mayúscula fija los nombres y apellidos, seguido de un guion y en mayúsculas iniciales la identificación del cargo de la persona que proyecta en mayúscula inicial. Si el documento requiere visto bueno de otro funcionario, se anota a dos interlineas la palabra visto bueno, seguido del nombre del funcionario bajo la misma estructura utilizada para el proyectante con las mismas características. Esta información se digita en letra Tahoma N° 8. 10.2. Registro de contingencia para comunicaciones oficiales Internas 10.2.1. En caso de que se presenten fallas en el funcionamiento de la herramienta InvesFlow y sea estrictamente necesario, el trámite de comunicaciones internas se desarrollara por medio de los correos electrónicos institucionales autorizados para cada proceso o seccional, siguiendo los canales y lineamientos mencionados anteriormente para su proyección. 10.2.2. El documento será enviado vía correo electrónico dejando registro en el asunto el tema de la comunicación precedido por la palabra “memorando” con el fin de facilitar la posterior identificación de las mismas. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.35/41 10.3. Descripción de la actividad. No . 1 Nombre de la actividad Inicio del Procedimiento Descripción Responsable Se proyecta la comunicación a enviar, seleccionando en el sistema Invesflow la opción “INICIAR EXPEDIENTE” (En caso que sea comunicación iniciadora y no sea respuesta de una petición previa). 2 Proyectar comunicación de salida Se diligencian los campos correspondientes en el sistema InvesFlow: destinatario, asunto, texto de la comunicación, información remitente y anexos. Funcionario que transcribe Se selecciona el firmante de acuerdo con los roles el memorando establecidos. Se configura la plantilla conforme la estructura normalizada de comunicaciones. 3 Editar comunicación (opcional) 4 Firmar comunicación Se AVANZA ACTIVIDAD y termina el trámite. (Si es el caso se delega la siguiente actividad al firmante para lo de su competencia). Si el texto de la comunicación tiene errores, se edita el Proyectante documento en el aplicativo InvesFlow El usuario responsable abre el proyecto de Responsable comunicación en el sistema InvesFlow, verifica y edita de firmar de ser necesario el contenido del documento. Si el firmante no está de acuerdo con el contenido del documento devuelve el trámite para que se realicen las correcciones del caso (vuelve a paso 3). Si se está de acuerdo con el contenido el firmante selecciona “firmar y registrar interno” en el sistema. Selecciona la firma digital a utilizar y estampa su aceptación GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES No . Nombre de la actividad Descripción Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.36/41 Responsable La distribución del documento es automática al terminar el trámite anterior por lo que cada usuario receptor debe abrir el documento 5 Distribuir En la opción “CONTROL DE LECTURA” se escoge una Usuario de las acciones a realizar: receptor Si no es de su competencia, escogerá la opción “Reasignar Control de Lectura” para trasladar a otro funcionario la resolución del trámite. En la opción “CONTROL DE LECTURA” se escoge una de las acciones a realizar: 6 GESTIONAR ARCHIVAR RESPONDER Gestión y Las primeras dos opciones cerraran el expediente y la trámite de última generara el ciclo de respuesta como una nueva Responsable comunicación (paso 1, 2, 3 y 4) documentos El expediente pasará a Fase de Archivo automáticamente cuando todos los memorandos distribuidos hayan sido leídos o gestionados. Los memorandos se cierran mediante las opciones señaladas y posterior a ello se archivan automáticamente en forma digital en el sistema 7 Fin del procedimiento 11. Circulares 11.1.1. Condiciones Generales 11.1.2. Las Circulares son comunicaciones internas o externas de carácter general informativa o normativa con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Entidad, así como las normas generales, cambios, políticas, proposiciones, órdenes y asuntos de interés común. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.37/41 11.1.3. Deben tratar un solo tema, iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía, ser redactada en forma clara, precisa, concreta y concisa, usar un tratamiento respetuoso y cortes y emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. 11.1.4. Las circulares solo pueden ser suscritas por el Director General, por lo tanto la Dirección General conservara dichos documentos de acuerdo a los parámetros Establecidos en la Tabla de retención Documental. 11.1.5. Para la estructura de documentos se adoptan recomendaciones de la norma GTC 185, en la que las comunicaciones del COPNIA se elaboran con las siguientes características: ENCABEZADO: A una interlinea del margen superior se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por la numeración consecutivo que la identifica, esta numeración es única e independiente para la circular. Al inicio de cada año se iniciará nuevamente el número de radicación consecutiva a partir de uno. LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE PUBLICACIÓN: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres interlíneas de la palabra circular. En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. Ejemplo: Bogotá D.C, 13 de marzo de 2015. DESTINATARIO: A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo; en mayúscula sostenida, se ubica la preposición PARA, a un espacio se escribe el grupo destinatario de la circular. Ejemplos: PARA SECRETARIOS SECCIONALES Nota: La preposición PARA; no va seguida de dos puntos (:). Asunto: Constituye la síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras. Se escribe la palabra ASUNTO seguido de dos puntos (:) en mayúscula sostenida y seguida de a dos interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguido de dos puntos. Ejemplo: ASUNTO: Cambio de horario. Texto: Se inicia a tres interlíneas del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlinea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.38/41 Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. Ejemplo: La Dirección General tiene el gusto de... Con agrado, informamos a los funcionarios del COPNIA... Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto. Remitente: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas después de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo se anota a un renglón del nombre, con mayúscula inicial, sin centrar. Líneas especiales: A dos interlíneas de la línea del cargo se escriben los anexos, si los hay, y a dos renglones los datos del transcriptor. Identificación de páginas subsiguientes: El encabezado se escribe de tres a cuatro centímetros del borde superior de la hoja en papel sin membrete o a dos interlineas libre del logotipo o razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de página contra el margen derecho. La línea de identificación debe contener el número de la circular o la fecha. El primer párrafo de las paginas subsiguientes se inicia de una a dos interlineas libres del encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida. Línea de identificación en el margen izquierdo y número de página en el margen derecho. EJEMPLO 1 circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009. 11.2. 1 2 Descripción de la actividad. Inicio del Procedimiento Proyectar comunicación. Se proyecta la comunicación determinando el carácter interno o externo de la misma y siguiendo Dirección los parámetros establecidos para su proyección. General o Funcionario que Se configura la plantilla conforme la estructura proyecte la normalizada de comunicaciones y las necesidades circular. del contenido de la circular a proyectar. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES 4 Revisión y Firma de la comunicación 5 Distribuir Archivar 7 Fin del procedimiento 12. ANEXOS 13. Revisar que el documento proyectado sea claro y Director General consistente con lo que se pretende comunicar, una vez se encuentre adecuado se procede a firmar. Dar a conocer a los destinatarios definidos el documento emitido por la Dirección General, la publicación de este documento será realizada Dirección mediante correo electrónico cuando sea dirigido a General funcionarios o en la página web cuando los destinatarios sean usuarios externos. Se debe conformar una carpeta para conservar las Secretaria de la Circulares emitidas por la Entidad de acuerdo con los Dirección parámetros establecidos en la Tabla de Retención General Documental. 6 12.1.1. 12.1.2. 12.1.3. 12.1.4. 12.1.5. 12.1.6. 12.1.7. 12.1.8. Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.39/41 Modelo, Libro de registro de comunicaciones de entrada Modelo, Libro de registro de comunicaciones de salida Modelo, Comunicación oficial externa Modelo, Memorando Modelo, Circular Listado varios destinatarios Formato, Planilla de Control recorridos mensajería Interna Formato, Notificaciones por aviso CONTROL DE CAMBIOS No . 1 2 3 4 Fecha Descripción del cambio o modificación Mar /03 Sep /04 Sep /07 Abr /08 5 Abr/10 Emisión de Manual de Archivo y Correspondencia Actualización del Manual de Archivo y Correspondencia Ajuste a estructura de Procedimientos y Sistema WorkFlow Ajustes del proceso según implementación del Sistema WorkFlow Ajustes establecidos en el Comité de Gestión de Calidad y Control Interno realizado el 4 de noviembre de 2009. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES 6 7 May/11 Mar/12 Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.40/41 Se modificó el formato de libro de Correspondencia para que este reflejara los nombres de los destinatarios, como se informó mediante NAL-CI-2010-00520 de febrero de 2010. Además se incluyeron los modelos de los libros de Correspondencia enviada, memorandos y peticiones y reclamos, los cuales no estaban relacionados ni codificados. Se incluyó la autorización de la firma de memorandos por parte de los Abogados Regionales como se informó mediante NAL-CI-2010-00923 de marzo de 2010. Actualización solicitada por el Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno según acta 01-2011 (establecer en las comunicaciones el registro del radicado interno del documento al cual se hace referencia) y acta 02-2011 (aclarar en las comunicaciones quien transcribe y quien proyecta). Se aclaró que el pantallazo que se debe conservar en los consecutivos de CR en los casos de traslado es el de “Gestión de comunicación oficial recibida” el cual indica el destino del documento. Dada la modificación de la Estructura Orgánica, la adopción de la Planta de Personal y la adopción del Manual de Funciones se actualiza el procedimiento de control de documentos: con cambio de responsables, Se ajustan los anexos 6.6, 6.7, 6.8 y 6.9 para incluir la columna que permita ver el estado del radicado, en especial, cuando han sido anulados, para el control que debe ejercer el Área de Gestión Administrativa, dentro del proceso de Gestión Documental. Se actualizan los anexos 6.3 y 6.4 con el membrete que refleja el sello de Certificación de Calidad del COPNIA. 8 9 Se incluyen las últimas instrucciones dadas por el Comité de Gestión de Calidad y Control Interno, en especial la del memorando NAL-CI-2012-00621 del 13 de febrero de 2012. Se incluye la autorización para que el Profesional de Gestión Administrativa firme respuestas a Peticiones y reclamos y la autorización para que el Técnico Sep./12 o el Auxiliar de Archivo y Correspondencia del Co Nacional puedan asignar comunicaciones. Se modifica el procedimiento incluyendo los lineamientos del nuevo sistema de Gestión documental y sus módulos InveSicres e InvesFlow y se realiza el Sep./15 cambio de nombre del Procedimiento de correspondencia por Procedimiento de Trámite de Comunicaciones Oficiales. 10 Abr./16 Se modifica el procedimiento incluyendo la creación de la figura de “unidades de correspondencia”, las pautas para el diligenciamiento de sobres y paquetes, el trámite de envío de comunicaciones por servicio corra, los criterios de acción para registros de contingencia para comunicaciones oficiales y todos los lineamientos necesarios para la creación y trámite de circulares. Adicionalmente se actualizaron los cargos de acuerdo al último cambio de Estructura Organizacional adoptado por la Entidad, mediante la Resolución Nacional 363 del 30 de marzo de 2016. GD-pr-01 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ Profesional de Gestión Administrativa ACTUALIZÓ FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Subdirector Administrativo y Financiero REVISÓ Vigente a partir de Abril de 2016 10a. Actualización Pág.41/41 RUBÉN DARIO OCHOA ARBELAEZ Director General APROBÓ Registro de entrada Pág.núm:1 Relacion: 2 NACIONAL Dia: 28/04/15 Destino: NAC-NACIONAL Núm. registro Fecha de registro 2015NAL00006644 4/28/15 4:03 AM ALEXANDRA CARDENAS PINZON EMAIL.PQR-PQRS Email A TRAVS DE LINKEDIN <[email protected]>, LA INVITACIN DE ALEXANDRA CARDENAS PINZON ESPERA TU RESPUESTA CORREO ELECTRONICO RECIBIDO EL: TUE, 28 APR 2015 04:00:34 0500 2015NAL00006645 4/28/15 5:06 AM CSAR SNCHEZ A TRAVS DE EMAIL.PQR-PQRS Email LINKEDIN <[email protected]>, LA INVITACIN DE CSAR SNCHEZ ESPERA TU RESPUESTA CORREO ELECTRONICO RECIBIDO EL: TUE, 28 APR 2015 05:00:25 0500 2015NAL00006646 4/28/15 5:43 AM ZIGURAT <[email protected]>, EMAIL.PQR-PQRS Email LAS 3 LLAVES MAESTRAS PARA ALCANZAR EL XITO PROFESIONAL CORREO ELECTRONICO RECIBIDO EL: TUE, 28 APR 2015 05:38:08 0500 2015NAL00006647 4/28/15 5:46 AM ZIGURAT <[email protected]>, EMAIL.PQR-PQRS Email LAS 3 LLAVES MAESTRAS PARA ALCANZAR EL XITO PROFESIONAL CORREO ELECTRONICO RECIBIDO EL: TUE, 28 APR 2015 05:46:05 0500 2015NAL00006648 4/28/15 5:46 AM ZIGURAT <[email protected]>, EMAIL.PQR-PQRS Email LAS 3 LLAVES MAESTRAS PARA ALCANZAR EL XITO PROFESIONAL CORREO ELECTRONICO RECIBIDO EL: TUE, 28 APR 2015 05:46:07 0500 2015NAL00006649 4/28/15 6:03 AM ACIS EMAIL.PQR-PQRS Email <[email protected] INSCRIBASE SEMINARIO-TALLER IMPLEMENTACIN DE UNA PMO CORREO ELECTRONICO RECIBIDO EL: TUE, 28 APR 2015 06:02:05 0500 2015NAL00006650 4/28/15 7:36 AM GERENCIA GENERAL, GESTIN HUMANA, GERENCIA ADMINISTRATIVA <[email protected] MEJORE EL DESEMPEO DE SUS EMPLEADOS CORREO ELECTRONICO RECIBIDO EL: TUE, 28 APR 2015 07:35:48 0500 SICRES 103 Origen Remitente Asunto EMAIL.PQR-PQRS Email Resumen 28/04/2015,11:46:38 Registro de salida Pág.núm:1 Relacion: 0 NACIONAL Dia: 27/04/15 Destino: Núm. registro Fecha de registro Origen 2015NAL00002677 4/27/15 9:45 AM NAC-NACIONAL Expediente: EXP2015/012790 2015NAL00002678 4/27/15 2:31 PM NAC-NACIONAL Respuesta PQRS - Ref.Exp.: EXP2015/012742 2015NAL00002679 4/27/15 4:35 PM NAC-NACIONAL Expediente: EXP2015/009547 2015NAL00002680 4/27/15 4:38 PM NAC-NACIONAL Expediente: EXP2015/009227 2015NAL00002681 4/27/15 4:41 PM NAC-NACIONAL Expediente: EXP2015/012462 2015NAL00002682 4/27/15 4:44 PM NAC-NACIONAL Expediente: EXP2015/008057 2015NAL00002683 4/27/15 4:50 PM NAC-NACIONAL Expediente: EXP2015/008800 2015NAL00002684 4/27/15 4:53 PM NAC-NACIONAL Expediente: EXP2015/009871 2015NAL00002685 4/27/15 4:56 PM NAC-NACIONAL Expediente: EXP2015/010031 2015NAL00002686 4/27/15 4:59 PM NAC-NACIONAL Expediente: EXP2015/010034 2015NAL00002687 4/27/15 5:02 PM NAC-NACIONAL Expediente: EXP2015/010644 2015NAL00002688 4/27/15 5:04 PM NAC-NACIONAL Expediente: EXP2015/011779 SICRES 203 Asunto Resumen 28/04/2015,11:54:34 Registro de salida Pág.núm:2 Relacion: 0 NACIONAL Dia: 27/04/15 Destino: Núm. registro Fecha de registro Origen Asunto Resumen DILIGENCIA: SE HAN RECIBIDO TODOS LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS EN ESTA HOJA Fdo.: SICRES 203 28/04/2015,11:54:34 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA RADICADO: 2016NAL0000XXXXX FECHA: 28/01/2016 16:33:04 DESTINO: ENTIDAD FOLIOS: 1 Bogotá, x de xxx de 2016 Señor / Doctor / Ingeniero “Solo uno” NOMBRES Y APELLIDOS (Mayúsculas sostenidas) Cargo del funcionario Entidad Dirección Ciudad Asunto: Síntesis de la comunicación Estimado señor / Doctor / Ingeniero “Solo uno” : Para cualquier texto de las comunicaciones que se elaboren en el COPNIA y sus Seccionales, debe utilizarse el tipo de letra Tahoma 10 puntos, los textos deben ir siempre al margen y después de punto dejar doble espacio. El nombre del funcionario a quien se dirige la comunicación, el asunto y el nombre del funcionario que firma la comunicación debe ir en negrilla. Cordialmente, NOMBRES Y APELLIDOS Cargo del funcionario Anexo: 1. 2. Anexo 1 Anexo 1 Proyecta: NOMBRES APELLIDOS - Cargo Copia: NOMBRES APELLIDOS - Cargo Revisó: NOMBRES APELLIDOS - Cargo 1 MEMORANDO Bogotá D.C., xx de xx de 2016 PARA: NOMBRE DEL FUNCIONARIO (EN MAYUSCULAS) Cargo del funcionario DE: Cargo del funcionario que remite el memorando ASUNTO: DESCRIPCIÓN BREVE DEL TEMA A TRATAR EN EL MEMORANDO El texto de las comunicaciones que se elaboren en el COPNIA y sus Seccionales, debe utilizarse el tipo de letra Tahoma 10 puntos, los textos deben ir siempre al margen y después de punto dejar doble espacio. El nombre del funcionario a quien se dirige la comunicación, el asunto y el nombre del funcionario que firma la comunicación debe ir en negrilla. PAGINA SIGUIENTE: 1. un lugar central y cerca de la sede principal en Bogotá. Cordialmente, NOMBRES Y APELLIDOS Cargo del funcionario Anexo: uno (10 folios) Copia: NOMBRE DEL FUNCIONARIO - Cargo Proyecta: NOMBRE DEL FUNCIONARIO - Cargo 1 CIRCULAR 001 Bogotá, D.C. xx de xx de 2016 PARA NOMBRE DEL GRUPO AL CUAL SE DIRIGE LA COMUNICACIÓN ASUNTO: CAMBIO DE HORARIO. El texto de las comunicaciones que se elaboren en el COPNIA y sus Seccionales, debe utilizarse el tipo de letra Tahoma 10 puntos, los textos deben ir siempre al margen y después de punto dejar doble espacio. El nombre del funcionario a quien se dirige la comunicación, el asunto y el nombre del funcionario que firma la comunicación debe ir en negrilla. Gracias por su atención y colaboración. Atentamente, NOMBRES Y APELLIDOS Cargo del Funcionario Anexos: uno (10 folios) Proyecta: NOMBRE DEL FUNCIONARIO - Cargo ANEXO 7.6 LISTADO DE DESTINATARIOS RADICADO: ASUNTO: DESTINATARIOS EMPRESA NOMBRE CARGO *ENTREGADO * Espacio para firma y/o sello de recibido en caso de entrega personal; cuando la entrega se realiza por correo certificado se debe relacionar el número de la guía con el que fue remitido, de lo contrario colocar visto bueno de entrega una vez se haya realizado el envio de la comunicación. COD. DOCUMENTO CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA PLANILLA No.: ___________________ PLANILLA DE CONTROL RECORRIDOS MENSAJERÍA INTERNA FECHA : ________________________ NOMBRE EMPRESA ASUNTO Area Administrativa FECHA ENTREGA HORA / TRÁMITE FIRMA / SELLO Verificado: ________________ NOTIFICACIÓN POR AVISO FALLO PRIMERA (SEGUNDA) INSTANCIA Ciudad, fecha -> dd de MM de AAAA Señor (Nombre completo) (Dirección) (Teléfono) (Correo electrónico) Ciudad El Secretario Seccional HACE SABER: Que por medio del presente aviso se le notifica el contenido de la Resolución N° numResSeccional, proferida por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería- Seccional seccional. Se adjunta copia del acto administrativo en XXX folios. Contra dicha decisión procede el recurso de apelación ante la Junta Nacional del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA-, que deberá ser interpuesto en este despacho dentro de los diez (10) días contados a partir del día siguiente en que se entiende surtida la presente notificación por aviso, es decir, al finalizar el día siguiente al de la entrega de este aviso en el lugar de destino, de conformidad con lo establecido en el artículo 69 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA). SECRETARIO SECCIONAL Seccional Nombre de quien proyecta – Cargo de quien proyecta